Abertura de empresas:

Como redesenhar e
simplificar processos
Módulo

3 Identificando os gargalos no processo

de abertura de empresas
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Coordenador-Geral de Educação a Distância

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Este projeto tem iniciativa e organização da
Enap, com apoio do Laboratório Latitude da
Direção de arte
UnB (TED 083/2016).
Karen Evelyn Scaff

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Sumário
1. Mapeamento do processo completo.............................................. 5
1.1 Mapeamento dos procedimentos.....................................................................7

2. Identificação dos gargalos.............................................................. 8

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 3
Módulo

Identificando os gargalos no processo de

abertura de empresas

1. Mapeamento do processo completo

Você já parou para pensar como é feito o mapeamento completo do processo de abertura
de empresas no município? Esse é o assunto que estudaremos agora, mas antes precisamos
esclarecer o que são os processos a que nos referimos aqui.

Os processos são um conjunto de atividades, com início e fim, que recebe insumos (matérias
primas) e a eles agrega valor de modo estruturado, com o objetivo de gerar um produto ou
serviço específicos que atenda a demanda dos clientes.

Os processos estão presentes não apenas na iniciativa privada, mas também no setor público,
como é o caso do processo para abertura e regularização de empresas, ao qual diz respeito este
conteúdo. No setor público, o cliente é o usuário-cidadão.

Os processos são atividades rotineiras e contínuas e, apesar de terem início e fim, ocorrem em
ciclos de repetições indefinidas.

Como fazer o mapeamento do processo completo (macroprocesso)

O mapeamento é a coleta de informações sobre esse conjunto de atividades para dar visibilidade
ao processo como um todo. Ele é importante pois permitirá ao governo identificar em que ponto
o usuário poderá encontrar mais dificuldade para abrir sua empresa, ou ainda, como a prefeitura
e o governo do estado podem eliminar ineficiências, otimizar serviços, entre outros.

Para realizar o mapeamento de um processo, o primeiro passo é coletar informações para

perguntas como:

• Qual é o objetivo desse processo?

Permitir que empresas comecem a atuar de modo formal e de acordo com padrões
estabelecidos pelo governo.

• Quais são os órgãos/secretarias envolvidos, quais são as suas responsabilidades e

como eles estão integrados?
Alguns exemplos de órgãos envolvidos no processo de abertura de empresas são a
Secretaria da Fazenda, as Juntas Comerciais e a Receita Federal Brasileira, que são
responsáveis por cadastros tributários e emissão do ato constitutivo da empresa.

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 • Quais são os insumos necessários para esse processo, e em qual momento eles são
fornecidos?
Podemos tratar como insumos as informações fornecidas pelos empreendedores
sobre o negócio que se pretende abrir, como qual será a atividade desenvolvida e em
qual local. Em processos integrados, essas informações são fornecidas no início do
processo e depois são compartilhadas entre os órgãos/secretarias. Quando não há
integração, é demandado que o empreendedor forneça esses dados repetidamente.

• Como o cliente (usuário-cidadão) se envolve no processo?

O envolvimento dos usuários cidadãos (empreendedores e contadores) no processo
de abertura de empresas está relacionado aos pontos de contato desses usuários
com o poder público. Descrever quais são esses pontos de contato, qual a troca de
informações realizada e qual é o tratamento oferecido ajuda o entendimento da
experiência do usuário.

O segundo passo do mapeamento de processos é representar, por meio de um fluxograma, qual

é a estrutura deste macroprocesso, quais são os procedimentos que o compõe e como eles estão
encadeados, isto é, quais atividades devem ser finalizadas para que outras tenham início.

A elaboração desse fluxograma é bastante importante para a identificação de gargalos no

processo, pois permite entender qual é a estrutura do fluxo de atividades, se há procedimentos
realizados em duplicidade, se há ações que são executadas em sequência quando poderiam ser
feitas em paralelo para dar maior celeridade ao processo, entre outros aspectos.

A imagem a seguir é o fluxograma construído no mapeamento do processo de abertura de

empresas em Porto Alegre antes de seu redesenho.

Boletim Informativo

Emissão Licenciamento Alvará de

do APPCI Ambiental
Alvará de
Constituição Saúde e
Funcionamento
Consulta da empresa Vigilância
Inscrição Municipal e Localização
ao nome e emissão Sanitária
do CNPJ
Inscrição Estadual

Legenda:
Sem Poucas Muitas Oportunidades
oportunidade oportunidades oportunidades Crícas
de Melhoria de Melhoria de Melhoria de Melhoria

Nessa imagem, pode-se notar que estão representadas cada uma das atividades que integram
o processo, bem como o seu encadeamento, e quais ações são executadas em paralelo (como
as inscrições municipal e estadual). Além dessas informações, é importante que o mapeamento
detalhe qual órgão/secretaria é responsável por cada um desses procedimentos.

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1.1 Mapeamento dos procedimentos
Se o processo é um conjunto de atividades com início e fim, cada procedimento pode ser
entendido como uma das atividades que compõem o macroprocesso. Há um forte encadeamento
entre esses procedimentos, já que, geralmente, o fim de um procedimento é necessário para o
início de outro, como pode ser observado no processo de abertura de empresas: a realização das
verificações de viabilidade de local e nome são atividades demandadas para que se possa iniciar
a emissão do ato constitutivo da empresa.

Como fazer o mapeamento dos procedimentos:

• Qual o passo a passo executado durante este procedimento?

Para realizar o cadastro tributário municipal, por exemplo, o empreendedor acessa
o site da Secretaria da Fazenda de sua cidade, consulta quais são os documentos
e informações necessários, realiza o seu cadastro e o envio desses materiais. Em
seguida, a prefeitura estuda os dados recebidos e posteriormente emite um parecer
sobre o cadastro solicitado.

• Qual o tempo de duração desse procedimento?

O tempo é medido entre o recebimento dos insumos e a entrega do produto final
para o usuário-cidadão. No caso da emissão de uma licença ambiental, é medido o
tempo a partir da solicitação do documento pelo empreendedor até o fim da análise
das informações fornecidas, quando o pedido é aceito ou negado.

• Quais são as tecnologias empregadas?

Recursos tecnológicos podem ser utilizados na execução de cada um dos
procedimentos, como sistemas que permitem receber ou repassar informações a
outros órgãos ou tecnologias de georreferenciamento que automatizam as análises
de viabilidade.

• Quais são os indicadores de eficiência?

Se há o monitoramento da eficiência do processo por meio de indicadores, é
importante compreender quais são os parâmetros utilizados, como o número de
análises realizadas por dia ou o tempo de resposta a cada solicitação. Eles ajudam a
compreender se há oportunidades de melhoria.

O fluxograma a seguir é a representação do mapeamento de um procedimento - neste caso,

a análise de viabilidade de local - também realizado para o redesenho do processo em Porto
Alegre.

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 Órgão responsável Tempo atual Status geral
SMIC 4 dias

Objetivo

Com base no Plano Diretor, o bolem informavo esclarece se é possível realizar determinada avidade econô-
mica no local escolhido, além de fornecer outras informações como: o po de imóvel (residencial, misto ou
comercial) e se há habite-se para o imóvel solicitado.

Macroprocesso

Acesso ao site da SMIC Preenchimento das informações Análise dos Dados Realização do Boletim

Eficiência do processo Sistemas de suporte Modelo de gestão de indicadores

- Processo de comunicação da - Realização da consulta não é Não havia informações disponíveis

necessidade do bolem informa-
vo não é claro. Há casos de em-
preendedores que não realizam
esta análise como primeira etapa
do processo e acabam indo direto
para a Junta Comercial, causando
possíveis problemas futuros para
obtenção do alvará de funciona-
mento.
automáca, recursos da SMIC pre- em relação ao respeito do prazo
cisam acessar três sistemas dife- acordado.
rentes (BL, SIAT e COI) para con-
cluir a análise.
- As informações encontradas
nesses sistemas nem sempre
estão atualizadas (ex.: se o imóvel
possui habite-se ou dívidas).

- Processo interno de checagem

do bolem não é centralizado e
exige diversas checagens.

Legenda: Sem Poucas Muitas Oportunidades

oportunidade oportunidades oportunidades Crícas
de Melhoria de Melhoria de Melhoria de Melhoria

Por fim, na representação do fluxograma, é possível observar também os dados referentes à

duração da análise, o passo a passo para sua execução, as tecnologias de suporte utilizadas e os
indicadores monitorados.

2. Identificação dos gargalos

Os gargalos do macroprocesso e de cada procedimento podem ser entendidos como ineficiências
que limitam a capacidade de execução daquela atividade. No processo de abertura de empresas,
são exemplos de gargalos comuns:

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Falta de capacitação de servidores

A falta de capacitação de servidores para avaliar solicitações faz com que

o tempo de análise seja mais longo e, muitas vezes, com que as respostas
fornecidas sejam subjetivas.

Falta de integração entre órgãos

A falta de integração entre órgãos exige que as informações sejam

fornecidas em duplicidade pelo empreendedor.

Tecnologias ultrapassadas

O uso de tecnologias ultrapassadas demandam intervenção humana em

análises que poderiam ser realizadas de forma automática por sistemas.

Segundo Vaz, são gargalos normalmente presentes na administração pública:

• Realização de atividades desnecessárias ao objetivo do processo: casos como o estudo

de risco ambiental e a análise de licenças ambientais para atividades com potencial de
dano mínimo para o meio-ambiente, por exemplo, as costureiras. Para resolver este
gargalo, a dispensa da licença deve ser fornecida à empresa.

• Falhas na padronização de informações: casos como o uso de classificações de risco

distintas pelos diversos níveis de governo. Para evitar esse problema, recomenda-se a
adoção de uma classificação padronizada com o CNAE.

• Falhas no encadeamento dos procedimentos: por exemplo, a consulta da viabilidade

do nome da empresa após a realização dos cadastros tributários, ou a realização de
procedimentos em sequência quando esses poderiam ser analisados em paralelo.

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 • Deficiências normativas: casos como normas que criam a obrigatoriedade de
procedimentos que tornaram a abertura de empresas mais burocrática, como a
realização de vistoria prévia ao início do funcionamento de qualquer negócio,
independentemente do seu tamanho e do risco envolvido.

• Retrabalho: casos como verificação da veracidade de documentos quando essa análise

já foi realizada por outro órgão/secretaria do governo.

• Insuficiência de recursos: casos como poucos servidores públicos designados para a

análise de muitas solicitações realizadas por empreendedores, o que gera sobrecarga
de trabalho e lentidão no tempo de respostas.

Os gargalos na abertura de empresas devem ser identificados por meio da análise dos
mapeamentos do macroprocesso e de cada um dos procedimentos, de acordo com problemas
recorrentes mencionados anteriormente e quaisquer outros desafios encontrados.

É possível que diversas oportunidades de melhoria sejam diagnosticadas, mas pela complexidade
de resolução desses gargalos e por limitações de recurso e tempo, é difícil que todos sejam
solucionados de uma só vez. Por isso, é preciso que os gargalos sobre os quais se vai atuar sejam
priorizados pelo seu potencial de impacto no processo.

Acompanhe um exemplo interessante sobre o processo de abertura de empresas em Porto

Alegre antes do redesenho. O processo possuía alguns dos gargalos mencionados por Vaz.

1. Deficiência normativa: foi criada a Lei Kiss, que determinava exigências rígidas e
necessidade de vistoria prévia do Corpo de Bombeiros para todos os negócios abertos
no município, independentemente do risco representado por essas empresas. Essa
norma criou a obrigatoriedade de atividades desnecessárias ao objetivo do processo.

2. Insuficiência de recursos: ao ampliar o escopo de negócios que deveriam ser

vistoriados pelo Corpo de Bombeiros sem aumentar o número de servidores
designados para essa função, a Lei Kiss também gerou um gargalo de insuficiência
de recursos humanos. Esse gargalo, por sua vez, gerou um longo tempo de resposta
dos bombeiros às solicitações, que chegou a 420 dias.

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