Universidade Candido Mendes - UCAM

MBA em Controladoria Empresarial

Alberto de Mendonça Barros

SISTEMAS ERP: A FERRAMENTA ESTRATÉGICA

DA CONTROLADORIA EMPRESARIAL

Profª. Ms. Annemarie de Moraes Heltai Lima

RIO DE JANEIRO
2016
 Universidade Candido Mendes - UCAM
MBA em Controladoria Empresarial

Alberto de Mendonça Barros

SISTEMAS ERP: A FERRAMENTA ESTRATÉGICA

DA CONTROLADORIA EMPRESARIAL

Profª. Ms. Annemarie de Moraes Heltai Lima

Trabalho de Conclusão apresentado a

Universidade Candido Mendes - UCAM, como
requisito parcial para a obtenção do grau de
especialista, sob a orientação da Profª. Ms.
Annemarie de Moraes Heltai Lima

RIO DE JANEIRO
2016
 Termo de Aprovação

Aluno: Alberto de Mendonça Barros

Título: Sistemas ERP: A ferramenta estratégica da Controladoria Empresarial

Trabalho de Conclusão apresentado a

Universidade Candido Mendes - UCAM, como
requisito parcial para a obtenção do grau de
especialista, sob a orientação da Profª. Ms.
Annemarie de Moraes Heltai Lima

Rio de Janeiro, de de 2017

Banca Examinadora:

_____________________________________________________
Professor (a) orientador

_____________________________________________________
Professor (a) convidado

_____________________________________________________
Professor (a) convidado
 AGRADECIMENTOS

Primeiramente a Deus, pois Ele é a razão de tudo o que vivemos e da nossa

existência, além da fonte de onde extraímos força para seguir em frente e acreditar
que podemos realizar nossos sonhos.
À minha esposa Patricia, companheira em todos os momentos, por me
incentivar a estudar novamente e em toda a forma de progressão acadêmica e
profissional, além de todo apoio moral.
Aos meus pais e minha família, pois são a base da nossa educação moral e
ensinar-nos a respeitar aos outros, independentemente de sua classe ou nível social
e intelectual, além de também ensinar a viver com o que temos nos momentos de
dificuldade.
Aos amigos que acreditam que o elo da amizade nunca é rompido mesmo
sob as circunstâncias da distância e do tempo, e que o mantém intacto.
À professora Angela Lastella, por ter sido sempre solícita e compreensiva
quando tive dúvidas e pela orientação nas matérias ao longo do curso.
À professora Annemarie Lima, pela orientação ao longo da produção deste
trabalho.
A todos que direta ou indiretamente fizeram parte de minha formação, meus
agradecimentos.
“Conhecimento vem do seu professor.
Sabedoria, do seu interior”.
(Bruce Lee)
Título: Sistemas ERP: A ferramenta estratégica da Controladoria Empresarial

Aluno: Alberto de Mendonça Barros1

Acadêmico do Programa de Pós-graduação lato sensu “MBA em Controladoria
Empresarial” da Universidade Candido Mendes - UCAM.

Resumo

Este estudo tem como objetivo analisar a importância da controladoria nas

organizações, no sentido de assegurar o controle das informações e da exatidão dos
processos operacionais e do uso da tecnologia da informação, sob a forma dos
sistemas ERP. Informações úteis, seguras e rápidas diferenciam uma organização
das demais. Assim é possível prever problemas e agir com antecedência. Na era da
informação, com avanços tecnológicos constantes, concorrência acirrada e clientes
exigentes, seu uso de forma estratégica, garante um melhor processo decisório e o
controle das informações proporciona uma gestão mais eficiente e eficaz.

Palavras-chave: Controladoria, sistemas ERP, controle, processo decisório.

Abstract

This study aims at analyzing the importance of controllership in organizations

in order to ensure the control of information and accuracy of operational processes
and the use of information technology in the form of ERP systems. Useful, safe, and
fast information differentiates one organization from the rest. So you can predict
problems and take action in advance. In the information age, with constant
technological advances, fierce competition and demanding customers, its use in a
strategic way, guarantees a better decision-making process and the information
control provides more efficient and effective management.

Key words: Controllership, ERP systems, control, decision-making process.

1
albertobarros1985@hotmail.com
 SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 10
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO .......................................................................................................... 12
1.2 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 12
1.3 PERGUNTA DE PESQUISA .................................................................................................. 12
1.4 JUSTIFICATIVA E APRESENTAÇÃO DO TRABALHO .................................................... 12
2. CONTROLADORIA EMPRESARIAL ......................................................................................... 14
2.1 ORIGEM DA CONTROLADORIA ......................................................................................... 14
2.2 DEFINIÇÃO DA CONTROLADORIA .................................................................................... 14
2.3 MISSÃO, FUNÇÕES E OBJETIVOS DA CONTROLADORIA ......................................... 16
2.4 CONTROLES INTERNOS...................................................................................................... 17
2.5 CONTROLLER ......................................................................................................................... 20
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ................................................................................................... 21
3.1 CONCEITO DE DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO ......................................... 21
3.2 SISTEMAS E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .......................................................... 23
3.3 CLASSIFICAÇÃO E TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ..................................... 24
3.4 SISTEMAS ERP....................................................................................................................... 27
4. METODOLOGIA ............................................................................................................................ 31
5. ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ........................................................................ 32
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................................... 34
REFERÊNCIAS .................................................................................................................................. 35
 ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Hierarquia da organização .................................................................... 16

Figura 2 - Requisição de material .......................................................................... 18
Figura 3 - Fluxo da informação .............................................................................. 22
Figura 4 - Benefícios do uso da TI ......................................................................... 24
Figura 5 - Pirâmide dos SI ...................................................................................... 25
Figura 6 - Funcionalidades do ERP ....................................................................... 28
 ÍNDICE DE TABELAS

Tabela 1 - Diferenças entre Contabilidade Financeira e Gerencial ..................... 15

Tabela 2 - Dado, informação e conhecimento ...................................................... 21
Tabela 3 - Tipos de SI .............................................................................................. 27
Tabela 4 - Roteiro para implementação de um ERP ............................................. 29
 SIGLAS

ERP – Enterprise Resource Planning

SI – Sistema de Informação
SIG – Sistema de Informação Gerencial
SIGE – Sistema de Integrado de Gestão Empresarial
SSD – Sistema de Suporte à Decisão
SSE – Sistema de Suporte Executivo
SPT – Sistema de Processamento de Transações
STC – Sistema de Trabalho do Conhecimento
TI – Tecnologia da Informação
1. INTRODUÇÃO

Um ambiente de negócios altamente competitivo é uma guerra entre

empresas: todas lutando por uma fatia no mercado. Os clientes também resolveram
deixar de lado a fidelidade e estão mais atentos e muito exigentes. A qualidade já
não é o bastante para satisfazê-los.
Diante desse cenário, aliado a uma recessão na economia, os gestores são
obrigados a pensarem em estratégias para que as empresas revertam seu quadro
atual e continuem sobrevivendo. A organização precisa estar atenta a estas
mudanças dos clientes e atualizadas em relação ao mercado. Enquanto o cliente
procura pelo menor preço, os gestores buscam maximizar o lucro. E sem perder a
qualidade! Como diminuir esses custos?
Um gestor precisa de informações estratégicas para que ele possa tomar
suas decisões rapidamente. Para isso é necessário um levantamento de todo o tipo
de informação referente ao negócio da empresa e a sua situação internamente.
Essas informações devem ser sólidas, acessadas facilmente e condizerem com a
realidade da empresa. Isso o leva a ser capaz de prever, analisar e comparar os
resultados. Para isso, é preciso controlá-las.
Controles sempre existiram nos negócios. É a contabilização das informações
de forma organizada. São necessários em qualquer empresa, independentemente
de seu porte ou segmento. Pode ser desde uma requisição de material ou mesmo
uma operação financeira de alto valor. Desde a antiguidade, o homem já
contabilizava seu patrimônio e fazia transações comerciais. Inicialmente da forma
mais primitiva, por meio das pinturas e troca de bens, evoluindo até a invenção da
escrita e da moeda e chegando à idade média onde, cientificamente, deu-se o início
da contabilidade. Com o passar dos séculos, a complexidade das operações
contábeis e a evolução tecnológica, a forma de controlar essas informações também
evoluiu para o que hoje conhecemos como contabilidade gerencial ou controladoria.
A controladoria entra como organizadora das informações. É o controle que
os gestores desejam e é através dela que eles encontram o suporte em seu
processo decisório. Nela surge a figura do controller, o profissional da controladoria.
Ele compila e interpreta as informações financeiras e contábeis, na forma de
relatórios, tornando-as de forma clara para ajudar os gestores em suas tomadas de

10
decisão. E da forma mais rápida possível. Mas para realizar esse trabalho, com o
volume de informações crescendo ininterruptamente, ele também precisa de
ferramentas.
Hoje, as organizações apostam e investem em tecnologias da informação.
Existem no mercado diversos softwares que armazenam, processam, executam
cálculos e fornecem dados. Dados esses que podem ser acessados a qualquer
momento, gerando relatórios instantâneos, e que dão ao gestor a capacidade de
tomar decisões, dependendo do problema, até mesmo de forma imediata.
Esses softwares são chamados de sistemas ERP. Acompanhando a
transformação do mundo, a evolução dos computadores e da internet, as empresas
que desenvolvem esses sistemas aprimoram constantemente seus softwares devido
à alta concorrência de similares. É possível realizar diversas operações com os
sistemas de informação que integram todos os setores da organização. Por
exemplo, uma filial de um supermercado pode obter informação sobre os níveis de
estoque de sua central de distribuição para verificar a possibilidade de realizar seu
pedido, assim como a central pode verificar os níveis de estoque para realizar uma
distribuição para todas as suas filiais. Até mesmo, por meio de um parâmetro de
configuração, ao diminuir o estoque de um determinado produto a um nível mínimo
determinado, o sistema automaticamente envia uma solicitação daquele produto
para a central e já com a quantidade definida. Outros sistemas permitem interação
da empresa com seus fornecedores, da mesma forma do exemplo citado.
Mesmo com essas vantagens, muitos gestores ainda insistem em trabalhar de
forma arcaica, com um sem número de anotações gerando acúmulo de um sem
número de papéis de trabalho quando poderiam acessar estas informações por meio
de uma planilha eletrônica ou mesmo um relatório gerado por um ERP. Isso se deve
ao fato de que mesmo que os esforços da área de TI trabalhando a nosso favor
ainda haverá pessoas excluídas do mundo digital.
Nessa era da informação, o termo exclusão digital que afeta a sociedade em
relação ao uso da informática, também afeta as empresas. Para evoluir é preciso se
adaptar. Não há mais tempo para adiar a implantação de um sistema integrado de
informações. Todavia, é necessário fazer um bom planejamento antes. Toda
mudança gera custos, em dinheiro e em tempo.Nada é perfeito sem um
planejamento e a controladoria é fundamental nessa etapa. Em longo prazo, a

11
implantação de um ERP acrescenta muitas vantagens como além da redução de
custos, redução do tempo de trabalho e automatizar processos o que,
consequentemente, maximiza os lucros.

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO

Baseando-se nas informações referentes à controladoria e aos SI, fica clara e

evidente a necessidade de sua implantação desses dois elementos nas
organizações.
Os ERP representam a atualização das ferramentas de trabalho, que tornam
os processos automatizados reduzindo o tempo de geração das informações e
concedendo acesso imediato a elas.
A controladoria surge como o elo entre a gestão e a informação, registrando,
transformando e traduzindo esses dados de forma clara e concisa para seus
interessados. Ela também é um agente de mudanças, fazendo com que todos os
colaboradores sigam os padrões estabelecidos.

1.2 OBJETIVOS

 Destacar a importância da controladoria empresarial nas organizações;

 Analisar a aplicação dos ERP no âmbito da controladoria empresarial;
 Atestar a eficácia dos ERP como ferramenta de controle;
 Fomentar a importância dos ERP como ferramenta na estratégia empresarial.

1.3 PERGUNTA DE PESQUISA

As organizações estão cientes da importância do uso dos SI como

ferramentas estratégicas, da controladoria como área estratégica e que o
investimento em novas tecnologias pode, em longo prazo, ajudar na redução de
custos e maximizar o lucro?

1.4 JUSTIFICATIVA E APRESENTAÇÃO DO TRABALHO

12
 O tema escolhido deu-se pela notação dos benefícios que os SI e as práticas
da controladoria proporcionam às organizações e que muitas vezes são deixados de
lado devido aos custos, ao tempo de implantação ou mesmo resistência a mudanças
e esquecendo que, além de importante, são necessários investimentos em novas
tecnologias que facilitem a gestão em suas tomadas de decisão e enriqueçam seus
processos de trabalho. Este trabalho está dividido em seis capítulos:
O capítulo 1 aborda a introdução, o objetivo, a problemática, a justificativa e a
apresentação.
O capítulo 2 descreve os conceitos, a origem e a importância da controladoria
nas organizações e seus processos. Apresenta também o controller como o
profissional da controladoria e sua função como elemento chave no planejamento
estratégico
O capítulo 3 aborda os tipos e o uso dos ERP e sua utilidade para o serviço
da controladoria e para os gestores no processo decisório.
O capítulo 4 descreve a metodologia utilizada para a produção do trabalho.
O capítulo 5 analisa e discute os dados da pesquisa.
O capítulo 6 refere-se às considerações finais. Em seguida, as referências
encerram este trabalho.

13
2. CONTROLADORIA EMPRESARIAL

2.1 ORIGEM DA CONTROLADORIA

A controladoria surgiu no início do século XX, pela necessidade de um

controle rígido nas organizações norte-americanas, em suas filiais e subsidiárias.
Com a Revolução Industrial, no século XIX, houve uma grande proliferação de
empresas que começaram a se fundir, originando os grandes conglomerados
industriais. Esses grandes grupos empresariais eram caracterizados por possuírem
uma estrutura verticalizada, organizada sob a forma de departamentos e divisões
(BEUREN, 2002; MARION, 2005).
Com esta estrutura tão complexa, foi requisitado pelos acionistas e gestores
um controle central em relação a estes setores. A tendência da descentralização
espalhava-se rapidamente em todo o mundo. Para Nascimento e Reginato (2007):

“É desafiador administrar um empreendimento em um

ambiente turbulento, incerto e dinâmico, como o
empresarial. Ciclos de vida cada vez mais curtos de
produtos, concorrência, renovação tecnológica
constante, mercados globalizados, entre outros, são
variáveis que requerem das ciências administrativas um
permanente reexame das filosofias que sustentam suas
contribuições para esta busca pelo melhor entendimento
dos fatores ambientais que permitam tornar o ambiente
empresarial menos complexo e mais compreensível para
os seus administradores.”

Com a evolução dos meios sociais, a necessidade de informações relevantes

e uma atividade empresarial cada vez mais complexa, a controladoria foca na
proteção da empresa, contínua e progressivamente, visando maximizar o resultado
global (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004). Segundo Tung (1997) a controladoria
surgiu para “difundir o entendimento do processo de gestão da organização,
identificando a razão de existência e quais os fatores que contribuem positiva e
negativamente, para a eficiência e eficácia de suas operações, a fim de garantir a
continuidade do negócio pela geração sucessiva de resultados econômicos
vantajosos”.

2.2 DEFINIÇÃO DA CONTROLADORIA

14
 A controladoria é uma área híbrida da Administração, Economia, Psicologia,
Estatística e, principalmente, da Contabilidade. Ela garante informações adequadas,
auxiliando os gestores no processo decisório, buscando um futuro melhor para a
organização. Ela integra as demais áreas da organização no atingimento de suas
metas globais, garantindo a eficácia organizacional (MOSIMANN; ALVES; FISCH,
1999).
Para Beuren (2002), a controladoria completa a contabilidade no sentido de
fornecer as informações essenciais aos gestores. Segundo Sell (2004), ela também
pode ser chamada de contabilidade gerencial, pois ao extrair os dados da
contabilidade financeira, produz relatórios que atendam as necessidades dos
gestores com informações claras e concisas.

Tabela 1 - Diferenças entre Contabilidade Financeira e Gerencial

Tópicos Contabilidade Financeira (Tradicional) Contabilidade Gerencial

Transforma dados financeiros e econômicos

Preocupa-se em como melhor gerenciar as
em registros contábeis, cuja fonte são
Atuação fontes de informações da empresa, envolvendo
documentos como notas fiscais, extratos
todos os que participando processo produtivo.
bancários, contratos, etc.

Preocupa-se com aspectos tributários

Objetivo exigidos pela legislação, pertinentes a cada Auxilia na gestão de recursos da empresa.
ramo de atividade.

Aloca os custos a fim de compreender a

Custos Apura os custos dos serviços ou produtos.
dinâmica dos processos.

Concilia contas patrimoniais e de resultado Em termos de controle, incentiva a

Controle
como forma de controle. performance da empresa.

Elabora as demonstrações financeiras Transforma números em informações úteis à

Relatórios
exigidas pela Legislação administração.

Restrições nas Segue os princípios contábeis geralmente Segue as determinações julgadas importantes
informações aceitos. pelos administradores.

Fonte: Sell (2004)

15
 A controladoria administra os dados financeiros e contábeis através dos
sistemas de informação. Embora exerça um papel de grande importância nas
organizações, ela não substitui o gestor, pois cabe a ele decisão final. De acordo
com Oliveira, Perez Junior e Silva (2002, apud BRUNI; GOMES, 2010), ela é a área
assessora da organização, ficando entre a alta administração e a gerência.

Figura 1 - Hierarquia da organização

Fonte: do autor

2.3 MISSÃO, FUNÇÕES E OBJETIVOS DA CONTROLADORIA

O papel da controladoria nas organizações é dar suporte à gestão, gerando

informações relevantes para a tomada de decisão. No princípio, suas atribuições
eram voltadas para desenvolver e implantar sistemas de informação para os
diversos tipos de usuários da contabilidade. Aos poucos, foram se modificando e a
controladoria passou a atender os interesses de outros tipos de usuários, como
acionistas, credores e gestores. Dessa forma, seu campo ampliou-se voltando ao
processo decisório em sua totalidade (BEUREN, 2002).

“A Controladoria tem uma missão e atribuição específica

que implicam um comportamento proativo e
profundamente responsável e influenciador no
desempenho do negócio”. (PADOVEZE, 2010)

16
 Sua missão, segundo Mosimann, Alves e Fisch (1999), é "otimizar os
resultados econômicos da empresa, para garantir sua continuidade, por meio da
integração dos esforços das diversas áreas”.
Seguindo a mesma concepção, Almeida, Parisi e Pereira (1999) salientam
que os objetivos da controladoria, tendo em vista a sua missão estabelecida, são:

 Promoção da eficácia organizacional;

 Viabilização da gestão econômica;
 Promoção da integração das áreas de responsabilidade.

Para Almeida e Parisi (2002), suas funções estão ligadas a missão da

organização, destacando-as abaixo:

 Subsidiar o processo de gestão: ajudar o processo de gestão dando

suporte e apoio para projeções e simulações sobre eventos
econômicos que possam afetar as decisões dos gestores;
 Elaborar a avaliação de desempenho: a controladoria elabora a
análise de desempenho de todas as áreas, dos gestores, da empresa e
da própria área;
 Apoiar a avaliação de resultado: elaborar a análise de resultado
econômico dos produtos e serviços e monitorar e orientar o processo
de estabelecimento de padrões;
 Gerenciar os sistemas de informação: realizar a padronização e
harmonização das diversas informações econômicas transmitidas aos
gestores;
 Atender aos agentes do mercado: através da interação com o meio
externo, analisar e mensurar o impacto das legislações no resultado
econômico da empresa e apoiar os gestores no atendimento aos
diversos agentes do mercado.

2.4 CONTROLES INTERNOS

As organizações dispõem de diversos tipos de controles para administrar

seus negócios. De acordo com Sá (1999), Iudícibus e Marion (2002), desde a
17
antiguidade o homem já registrava suas transações utilizando controles simples.
Com o aumento da dimensão dessas operações, os controles passaram a se tornar
cada vez mais complexos.
Para Almeida (1996), “o controle interno representa em uma organização o
conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os
ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução
ordenada dos negócios da empresa”.
De acordo com Mosimann, Alves e Fisch (1999), “o controle do sistema da
empresa visa salvaguardar o patrimônio e definir o rumo da empresa, garantindo sua
continuidade e o cumprimento de sua missão. Para tanto, necessita da definição de
metas e padrões.” Attie (1998) enfatiza que um sistema de controle interno eficiente
deve possuir as seguintes características:

 Plano de organização;
 Sistema de autorização e procedimento de escrituração;
 Práticas salutares e pessoal qualificado.

Figura 2 - Requisição de material

Fonte: http://www.efdeportes.com/efd187/perdas-e-desvios-de-medicamentos-
01.jpg

18
 Attie (1998) destaca alguns tipos de controles utilizados: “formas de
organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês,
planos de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros,
métodos, projetos, segregação de função, sistemas de autorização e aprovação,
conciliação, análise, custódia, arquivos, formulários, manuais de procedimentos,
treinamento, etc”. A figura 2.2 refere-se a uma requisição de material, um tipo de
controle muito comum dentro das empresas, utilizado para a gestão dos estoques.
Trata-se de um formulário com número de ordem e data da operação. Nela é
descrito as especificações do material a ser solicitado, a quantidade solicitada, seu
destino, quem solicita, quem autoriza a saída do material e quem o recebe. Um bom
controle de estoque evita encalhamentos, falta de materiais e compras
desnecessárias. Esses dados são registrados e tornam-se a fonte de informação
para os gestores tomarem suas decisões operacionais de sua área de
responsabilidade. Para Nakagawa (1993):

“Os modernos conceitos de Controladoria indicam que o

controle desempenha sua função de maneira muito
especial, isto é, ao organizar e reportar dados relevantes
exerce uma força ou influência que induz os gerentes a
tomarem decisões lógicas e consistentes com a missão
e objetivos da empresa”.

O objetivo do controle, para Fayol (1989), é “assinalar as faltas e os erros a

fim de que se possa repará-los e evitar sua repetição”. Assim, registros são
executados corretamente e as informações seguras tornam-se acessíveis com
facilidade. Seguindo a perspectiva de Attie (1998), os controles internos tornam o
trabalho padronizado, fazendo com que os trabalhadores sigam as políticas
estabelecidas, resultando em um maior profissionalismo. Estabelecer bons controles
internos dá a organização domínio sobre suas atividades.
Concluindo, os controles internos são todos os meios que uma organização
utiliza para fazer cumprir seus objetivos, esperando o retorno desejado. As
organizações que não monitoram ou implantam mal seus controles podem colocar-
se em situações desfavoráveis tais como maior exposição à fraude, publicidade
desfavorável, impacto negativo sobre o valor do acionista e queixas ou outras ações
judiciais impetradas por acionistas (BRUNI; GOMES, 2010).

19
2.5 CONTROLLER

O controlador ou controller é o responsável pelo Setor de Controladoria.

Segundo Figueiredo e Caggiano (1997), os primeiros profissionais a realizarem
essas funções foram os das áreas de finanças e de contabilidade, que teriam a
aptidão necessária para identificar problemas e sugerir soluções dentro dessa esfera
na organização.
É um gestor como os demais, porém está em uma posição assessora das
demais áreas da empresa prevendo problemas, elaborando relatórios gerenciais e
fornecendo informações aos outros gestores para o processo decisório (CATELLI,
1999).
Suas críticas têm finalidade construtiva e fazem com que os gestores tomem
suas decisões com segurança, qualidade e rapidez. Por ter, segundo Tung (1997),
“conhecimentos em contabilidade, auditoria, orçamento, planejamento de lucros,
relatórios de desempenho, controle de impostos e outras atividades da empresa”, o
controller torna-se um profissional possuidor de toda informação financeira da
organização e, segundo Padoveze (2003) um grande influenciador.
O controller torna-se o elo entre a alta gestão e os demais departamentos da
empresa. É um profissional multitarefa. Sua interação com os departamentos lhe
dá, de acordo com Ribeiro Filho (2005) a capacidade de realizar muitas tarefas
graças à sua ética, persistência e compromisso. Por ter boa capacidade de
comunicação e um líder, costuma atuar na supervisão de equipes, projetos e em
todas as funções orçamentárias, financeiras, contábeis e gestão de custos.
Além dos conhecimentos e habilidades citadas, Ribeiro Filho (2005), alonga
também que deve o controller deve possuir habilidades com informática e
ferramentas de apoio gerencial, a exemplo de métodos quantitativos aplicados.
Ele também se torna encarregado pelo projeto de implantação de um SI, que
idealiza o conceito da controladoria, por Padoveze (2003), como principal
instrumento, de que ela deve oferecer suporte à gestão através de um sistema
integrado que mensura economicamente as operações para o processo
administrativo dos demais gestores.

20
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

3.1 CONCEITO DE DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

Antes de comentar sobre os ERP, é necessário entender o que são esses três
elementos e onde se originam. Batista (2004) revela que os canais de informação e
as redes de comunicação são a pedra fundamental para o processo decisório. É
através deles que os dados são, respectivamente, adquiridos e direcionados. Esses
elementos norteiam as empresas em seus negócios. É importante conhecer os
conceitos de dado, informação e conhecimento.

Tabela 2 - Dado, informação e conhecimento

 Facilmente estruturado;
 Simples
 Facilmente obtido por máquinas;
Dado observações sobre
 Frequentemente quantificado;
o estado do mundo
 Facilmente transferível
 Requer unidade de análise;
 Dados dotados de  Exige consenso em relação ao
Informação relevância e significado;
propósito  Exige necessariamente a
mediação humana

 Informação valiosa  De difícil estruturação;

Conhecimento da mente humana.  De difícil captura em máquinas;

 Inclui reflexão,  Frequentemente tácito;
síntese e contexto  De difícil transferência

Fonte: Davenport, Prussak (1998)

Segundo Oliveira (2002), “dado é qualquer elemento identificado em sua

forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou
situação”. Dados precisam ser analisados e transformados, tornando-se
compreensíveis para uma determinada situação. Davenport e Prussak (1998)
21
enfatizam que a não compreensão desses dados por uma organização, pode levá-la
ao fracasso. É a partir de sua interpretação que os gestores tomam suas decisões.
Esses dados, após a passagem dos processos de análise e transformação, são
considerados, a partir de agora, informações. De uma forma estruturada, a
informação ajuda os gestores no processo decisório.
Stair (1998) conceitua informação como um “conjunto de dados, regras,
procedimentos e relações que devem ser seguidos para se atingir o valor
informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do
conhecimento”. Assim são traçados os objetivos da organização: identificando os
dados e as informações adequadas. Oliveira (1992) afirma que, além de cruciais,
tornam a empresa capaz de atingir seu objetivo. As informações que levam a
empresa ao seu sucesso são consideradas valiosas, pois garantem um processo
decisório com qualidade (PADOVEZE, 2000).
A informação útil é gerada por um processo: os dados, em sua natureza
bruta, são processados de forma inteligível com o uso do nosso conhecimento. Para
Chiavenato (2006) são “[...] uma sequência lógica de tarefas, uma sequência
estruturada de atividades iniciadas com uma entrada (input), de vários elementos
possíveis, tendo como meio o processamento destes inputs, e tendo como fim, a
saída (output)”.

Figura 3 - Fluxo da informação

Fonte: do autor

22
 Laudon e Laudon (1999) conceituam conhecimento como “o conjunto de
ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar,
colecionar, armazenar e compartilhar a informação”. Isso se dá ao fato de que o ser
humano cria as informações transformando os dados, aplicando seu conhecimento.

3.2 SISTEMAS E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Um sistema é um conjunto de elementos interativos e ligados entre si. Assim

é uma organização como sistema: São diversas áreas que, distintas em suas
atividades, atuam sinergicamente. Ao alcançarem suas metas setoriais, elas atingem
o objetivo principal. Para Oliveira (1992), “sistema é um conjunto de partes
interagentes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitário com
determinado objetivo e efetuam determinada função”.
Padoveze (1997) classifica-os como abertos ou fechados. Chiavenato (2000)
descreve uma empresa como um sistema aberto, pois ela recebe os insumos do
ambiente externo, transformando-os e devolvendo-os como produtos ou serviços. A
retroalimentação (feedback) permite a correção dos desvios, dando maior qualidade
ao processo. Um sistema fechado pode ser caracterizado pelas máquinas, motores,
computadores ou, como Padoveze (2000) descreve um relógio: seus componentes
interagem sem a necessidade de nenhum agente externo.
Oliveira (1997) afirma que, de forma estratégica, a informação “é um recurso
com dois significados distintos: por um lado, ressalta sua importância nas empresas
e valoriza o trabalho dos profissionais da área; por outro, mostra que é necessário
aplicar as técnicas tradicionais de gestão de recursos - planejamento, organização,
direção e controle - à informação” (EATON; BAWDEN, 1991; GLAZER, 1993;
CORNELLA, 1994).
Albertin e Albertin (2008) enfatizam a importância da TI, que beneficia a
organização fornecendo inúmeras vantagens para a administração, contribuindo
para um melhor desempenho empresarial e, oferecendo “inovação, flexibilidade,
qualidade, produtividade e custo”. Para Laudon e Laudon (2001), as pessoas da
organização buscam o auxílio dos SI na forma de alicerce para tomar suas decisões
e solucionar seus problemas. Através dos SI a empresa pode adquirir vantagens
competitivas, preparando-se para um ambiente externo e as mutações do mercado,
na forma de apoio para que possam atingir suas metas. A melhoria de sua infra-
23
estrutura tecnológica permite que ela diminua o tempo de realização das tarefas,
trabalhando com um grande volume de informações que, tornando-se acessíveis a
qualquer momento, permitem um processo decisório mais rápido.

Figura 4 - Benefícios do uso da TI

Fonte: Albertin e Albertin (2008)

3.3 CLASSIFICAÇÃO E TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Batista (2004), classifica os SI de acordo com sua funcionalidade, em vista do

nível empresarial. Do nível mais alto ao mais baixo, são também classificados por
sua complexidade e abrangência:

 Sistemas de Nível Estratégico: dão suporte a alta administração.

Permitem a análise dos dados de forma compilada. Essa modelagem
de dados, através de relatórios e/ou gráficos interativos, faz com que
os gestores do nível estratégico verifiquem indicadores de
desempenho, projeções financeiras, perfis de clientes, níveis de
produção, rankings de vendas e muito mais;

24
 Sistemas de Nível de Conhecimento: transmitem conhecimento e
informação entre os departamentos;
 Sistemas de Nível Tático ou Gerencial: dão suporte a decisão aos
gerentes, gestores e tomadores de decisão. Permitem o controle dos
planejamentos operacionais, definindo táticas ou metas a serem
cumpridas, afim de garantir a eficácia organizacional;
 Sistemas de Nível Operacional: destinam-se às tarefas rotineiras, tais
como emitir notas fiscais, movimentar estoques, realizar cadastros,
efetuar cálculos, processar folha de pagamento, inserir e alterar dados
de forma geral. Um grande volume de informações. É através desses
sistemas que é feito o input dos dados que auxiliarão os gestores no
processo decisório.

Figura 5 - Pirâmide dos SI

Fonte: Adaptado de Batista (2004)

25
 No nível operacional existem os Sistemas de Processamento de Transações
(SPT). Laudon e Laudon (2001) e Batista (2004) afirmam que esses sistemas dão
apoio às operações da organização. Os SPT executam e registram, de forma
computadorizada qualquer tipo de transação rotineira necessária para a condução
dos negócios.
No nível de conhecimento estão os Sistemas de Trabalho do Conhecimento e
Automação de Escritório (STC e SAE). Esses sistemas são muito específicos. São
utilizados pelo pessoal da área técnica para criar novas formas de acesso à
informação ou, se for o caso, criar informações novas. Eles transmitem informação e
conhecimento entre os departamentos, aumentando a produtividade dos usuários,
agilizando e facilitando a execução das tarefas. A necessidade de conhecimento da
organização é suprida por estes sistemas (LAUDON & LAUDON, 2001; BATISTA,
2004).
No nível tático há os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) e os Sistemas
de Suporte à Decisão (SSD). Os SIG coletam e processam os dados atualizados de
todas os sistemas da organização (contabilidade, produção, finanças, recursos
humanos e marketing e vendas) transformando-os em informações, através dos
relatórios gerenciais. Assim os gestores conseguem o suporte necessário para a
tomada de decisão e podem planejar, organizar e controlar eficiente e efetivamente.
A finalidade do SIG é ajudar a empresa no atingimento de suas metas . Os SSD são
SI destinados ao nível estratégico, mas podem também ser utilizados no nível
gerencial. Flexíveis e adaptáveis, eles são a evolução dos SIG. Possuem recursos
de modelagem de dados, gráficos interativos e análises de sensibilidade (BATISTA,
2004; LAUDON & LAUDON, 2001; OLIVEIRA, 1992, 2002; STAIR, 1998).
Por fim, no nível estratégico temos os Sistemas de Suporte Executivo (SSE).
São utilizados pela alta administração. Possuem a mais alta tecnologia para a
elaborar gráficos, projeções e relatórios como um SSD, transmitindo a informação
desejada de forma prática e rápida e com a mais alta qualidade. Suas informações
dão suporte aos altos executivos no planejamento estratégico, na decisão de
negócios importantes, fazendo-os identificarem as oportunidades e os problemas o
quanto antes. Por sua praticidade, é a solução para os executivos que têm pouco ou
nenhum contato com a informática (BEUREN et al, 2001).

26
 Tabela 3 - Tipos de SI

TIPO DE
ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA USUÁRIOS
SISTEMA

Dados agregados internos Gráficos; simulações; Projetos, respostas e

SSE Altos gerentes.
e externos. interações. consultas.

Dados de pouco volume; Relatórios especiais; Analistas;

SAD modelos analíticos; dados
internos e externos.
Sumários de dados
operacionais; alto volume
SIG
de dados; modelos
simples.
STC Especificações de projeto.
Interações; simulações;
análises de decisões; assessores;
análises.
respostas e consultas. gerentes.
Relatórios rotineiros;
Relatórios de Gerentes de
modelos simples; análises
exceções e sumários. nível médio.
simples.
Profissionais
Modelagem; simulações Modelos; gráficos.
especializados.

Documentos;
Documentos; Documentos; programação; Pessoal de
SAE programações;
programações. comunicação escritório.
comunicados.
Pessoal
Classificação; listagem; Relatórios detalhados;
SPT Transações; eventos. operacional;
atualização; junção listas; sumários
supervisores.

Fonte: Laudon e Laudon (2001)

3.4 SISTEMAS ERP

De acordo com Padilha e Marins (2005), ERP, do inglês, “Enterprise

Resource Planning”, significa Planejamento de Recursos Empresariais. Engloba
todos os tipos de SI vistos no tópico anterior. Sendo único, possibilita o fluxo de
informações por toda a empresa, por meio de uma base única de dados. No Brasil, é
caracterizado como Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE). Permite que
os gestores tomem decisões inteligentes, pois possibilitam rastreamento e visão total
da informação de qualquer área da empresa e bem como de sua cadeia de
suprimentos. Com informações on-line e em tempo real, proporciona a visualização
completa de todas as operações realizadas pela empresa (CHOPRA; MEINDL,
2003).
Uma empresa que deseja implantar um ERP está procurando vantagem
competitiva em seus negócios e maximizar seu lucro; atender padrões estabelecidos
pela Lei; e modernizar as suas operações econômicas, seja internamente ou
associada a parceiros de negócio (FILHO, 2001).
27
 Figura 6 - Funcionalidades do ERP

Fonte: http://imgur.com/z8JDl

Davenport e Prussak (1998) destaca as funcionalidades dos sistemas ERP

separando-as como internas (back office) e externas (front office):

 Funções internas: composta por serviços de escritório como finanças,

estoques e recursos humanos;
 Funções externas: composta por serviços externos como marketing e pós-
vendas.

Os ERP são um “pacote de softwares” que pode ser implantado por completo
ou por módulos, de modo que a empresa vá adequando seus padrões de trabalho
de forma seqüencial, e de acordo com sua disponibilidade financeira. Módulos de
Estoques, Finanças, Faturamento e Recursos Humanos são alguns dos exemplos
mais comuns. Padilha e Marins (2005) cita Koch, Baatz e Slater (1999), descrevendo
as três formas de se implantar um ERP:
28
  “Big Bang”: A empresa substitui simultaneamente em todas as suas
unidades, todo o seu sistema antigo pelo novo ao mesmo tempo. É a forma
mais arriscada, pois as pessoas ainda não compreenderam o novo sistema,
podendo dificultar a avaliação de seu funcionamento;
 “Franchising”: Utilizado em empresas que possuem unidades operacionais
distintas, é instalado um ERP independente, cada um com sua própria base
de dados. Apenas alguns processos, como o de faturamento, são
compartilhados para avaliar o desempenho de cada uma pela matriz.
 “Slam-Dunk”: O ERP substitui apenas alguns processos fundamentais. É
uma forma de baratear os custos de implantação, comumente utilizado pelas
pequenas empresas.

Laudon e Laudon (2004) comentam que é muito difícil implantar um sistema

integrado. Além do investimento em TI, a forma de trabalho se altera. Os
funcionários adquirem novas responsabilidades e a gestão deve fazer com que a
informação flua suavemente entre elas. Mendes (2003) expõe detalhadamente todo
o roteiro para a implementação de um ERP, visando uma reflexão sobre a
necessidade real de implantá-lo e definir seu plano de ação e, em seguida, explica
cada parte do processo:

Tabela 4 - Roteiro para implementação de um ERP

Fonte: Mendes (2003)

29
 Avaliação da necessidade: a alta gerência, a área de TI e alguns
funcionários-chave participam nessa etapa, entendendo o conceito de ERP e
analisando a viabilidade de sua implementação;
 Seleção e adequação: analisar e selecionar a alternativa que mais se
adequa à realidade da empresa, institucional e financeiramente;
 Implantação: deve ser planejada por uma equipe de projeto e sua execução
gerenciada;
 Conscientização e treinamento: por intermédio de uma equipe formada por
funcionários do fornecedor e da equipe de projeto da empresa, excluir a
resistência dos funcionários ao uso do sistema, do nível operacional à
gerência;
 Utilização: com o sistema implantado, monitorar os usuários a fim de
identificar erros e melhorias necessárias.

30
4. METODOLOGIA

Este trabalho é fruto de uma pesquisa científica que tem como objetivo
abordar os benefícios gerados pelas práticas da área de controladoria nas
organizações e o uso dos sistemas de informação como ferramenta estratégica para
o processo decisório, tendo como base fontes teóricas, trazendo ao leitor uma visão
clara sobre o tema. Para Vergara (2005):

“A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela

necessidade de resolver problemas concretos, mais
imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao
contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela
curiosidade intelectual do pesquisador e situada,
sobretudo no nível da especulação”.

O método utilizado para a realização deste trabalho foi a pesquisa explicativa,

visando ressaltar a importância do tema abordado. Para Vergara (2005):

“A investigação explicativa tem como principal objetivo

tornar algo inteligível, justificar-lhe os motivos. Visa,
portanto, esclarecer quais fatores contribuem, de alguma
forma, para a ocorrência de determinado fenômeno”.

O procedimento utilizado foi a pesquisa bibliográfica feita através de livros e

artigos científicos. Trata-se de material já publicado e disponível ao público. Para
Vergara (2005):

“A pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado

desenvolvido com base em material publicado em livros,
revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material
acessível ao público em geral”.

31
5. ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

A controladoria é uma área da Administração, originada da contabilidade.

Subsidia o processo de gestão concedendo informações financeiras seguras e
concisas, possibilitando o retorno das informações onde é implantada. É dessa
forma que os gestores tomam suas decisões: monitorando e controlando seus
processos.
O controller é o responsável pelo gerenciamento e o fornecimento dessas
informações. Analisando-as, ele consegue identificar problemas que podem
comprometer o rumo da organização.
Por atuar como um supervisor e também um líder, assessora os demais
setores, mantendo todos os funcionários envolvidos no atingimento das metas
estabelecidas, controlando e orientando a todos, sem perderem o foco.
A monitoração dessas informações, por meio de seus relatórios, evita
excessos, desperdícios, desvios e fraudes, garantindo a eficácia da função controle
e assegurando os negócios da empresa.
Manter um departamento de controladoria e um profissional qualificado como
o controller requer gastos. Além disso, pode haver um engessamento dos
procedimentos devido à adoção de um controle rígido, o que pode causar demora no
processo de geração das informações. Sendo assim, a controladoria necessita de
uma grande ferramenta para administrá-las.
O uso de um SIGE é a oportunidade para uma modernização tecnológica das
empresas em suas operações. É uma ferramenta de controle que permite o
gerenciamento total das informações da organização e concede muitas vantagens.
Ele reduz os custos com horas de trabalho devido a rapidez de execução das
tarefas e também os gastos com pessoal. A simplificação das tarefas diminui a
quantidade de pessoas para realizá-las. Evita atividades repetidas. As informações
tornam-se processáveis e disponíveis conforme a necessidade dos gestores,
tornando o processo decisório mais eficiente. Por ter integração com a internet,
clientes e fornecedores podem realizar transações comerciais, reduzindo o tempo de
resposta ao mercado.
A empresa que deseja adquiri-lo precisa pensar muito bem em como realizar
este objetivo. Apenas a sua implementação não a torna integrada.

32
 A aquisição do software, os gastos com consultores técnicos do fornecedor
para treinar os funcionários e horas excedentes para realizar todo trabalho atrasado,
são exemplos de gastos que podem não comprovar a relação custo/benefício
gerado.
É um produto de produzido por terceiros, adquirido no mercado. É
desenvolvido de forma genérica, fruto de pesquisas de mercado, procurando atender
o maior número possível de empresas. Isso a torna dependente daquele fornecedor
para solucionar eventuais problemas e adaptar o software conforme a sua
necessidade, o que requer atualizações constantes.
É composto de módulos integrados, as informações precisam ser atualizadas
constantemente. Cada setor depende do trabalho de outro para realizar o seu. Por
ser uma ferramenta de controle, ela obriga as pessoas a realizarem suas tarefas
conforme o programa e não da forma e no momento que desejam. A falta de
habilidade com informática da parte dos funcionários e gestores, também pode gerar
resistência e desmotivação pela nova forma de trabalhar.
Contudo, é extremamente viável a adoção de um SIGE e o estabelecimento
de um departamento de Controladoria. A organização deve saber que toda forma de
investimento apresenta vantagens e desvantagens e, quase sempre, dá retorno
apenas em longo prazo.

33
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A controladoria é essencial para a boa gestão da empresa. Ela assegura a

veracidade das informações e salvaguarda seu patrimônio através da função de
controle. Através do controller, ela fornece as informações aos gestores para seu
processo decisório.
O controller é um profissional com perfil de negócios. Gerencia a informação,
supervisiona processos, propõe melhorias e aponta problemas, ajudando a todos os
gestores em suas áreas operacionais. Ele é uma peça chave no sucesso da
organização.
Além de estabelecer um departamento de Controladoria, a organização deve
estar ciente de que também é necessário compreender e utilizar a TI a seu favor. Ela
deve sim, buscar soluções de última geração disponíveis no mercado para que ela
adquira um diferencial entre a concorrência e atender seus clientes com celeridade.
Os ERP otimizam a execução das rotinas operacionais e aceleram o tempo
de resposta das informações, o que viabiliza relatórios para apoio a tomada de
decisão.
Uma organização que adota as práticas da controladoria como e o uso dos
ERP como ferramenta estratégica só tem a ganhar. Redução de custos e
maximização do lucro são o resultado de todo bom investimento realizado com um
planejamento excelente.
Rapidez, segurança, controle e confiança dão a empresa um grande
diferencial no mercado em que atua, maior credibilidade perante aos seus parceiros
de negócio e proporcionando maior satisfação aos seus clientes.

34
REFERÊNCIAS

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