E - Book Arquivologia

______________________________ Profa.
Giovanna Carranza
◼ NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
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______________________________ Profa. Giovanna Carranza
A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as

funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística,
estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda,
preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos,
seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de
documentos funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos.
A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:
✓ 1º Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no

decorrer de suas funções;
✓ 2º Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.);
✓ 3º Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
✓ 4ºUnidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a
responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão
de arquivo, etc.).
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um

suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos:
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes,

as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um
suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.
◼ MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser

utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem
elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as
atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são
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produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza

do suporte ou formato.
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um
documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha
sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que
preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA
DE SUAS ATIVIDADES”.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma
revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ
considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar
uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será

documento de arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da
empresa, que seria a aquisição de periódico.
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz
de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo
exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro
similar é que fará isso.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas

diferentes; são classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos

diferentes suportes:
✓ Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;

✓ Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
✓ Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas.
✓ Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas
de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões
variáveis, contendo imagens em movimento.
✓ Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos.
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✓ Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da

microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
✓ Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador.
1.2 Quanto à natureza do assunto
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:
✓ Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja

divulgação não prejudica a administração.
✓ Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.
Graus de sigilo
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso ànInformação (Lei

Federal n° 12.527/11), que entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que
trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As
normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o
documento dever permanecer sigiloso.
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode

circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem
do maior para o menor grau de sigilo:
✓ ultrassecreto;
✓ secreto;
✓ confidencial;
✓ reservado.
A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional

grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política

governamental de alto nível e segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo

teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente.
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São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos,

programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta
que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de
maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes
de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos,
psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram
obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação
inferior.
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram

alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,

material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como
por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas
respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que devam ser
usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
consideradas importantes para a segurança nacional.
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em

geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos
e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que
indiquem instalações importantes.
Seguem as tabelas de classificação:
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Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à

Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem
revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é
fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e
período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à
classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela.
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos

prazos, como o Decreto; Prevê apenas sua redução.
Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em

desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos.
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode
ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.
2. ARQUIVO
2.1- CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos
Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
2.2- FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso
técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos
pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas
informações ali depositadas.
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Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria
arquivística moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a

administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento
da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.
2.3– IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados

compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades
políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim
surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas
também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a
legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua
grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente

organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua
manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer
se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com
objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades
empresariais ou de quaisquer outras.
2.4– TIPOS DE ARQUIVAMENTO
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
✓ Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados

em caixas, estantes ou escaninhos.
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É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos
permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para
se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele,
o que dificulta a localização da informação.
✓ Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo
sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos
ou fichas.
3. Órgãos de Documentação
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de

arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único
ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto
ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por
isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto
do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou
proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O
arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes,
e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são
unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da
biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes
e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.
Centro de Documentação / Informação
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento

de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma
eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências
(bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.
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Museu
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de

informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo
de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais.
Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de

concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente
diferenciar estes órgãos e não errar questões.
4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser
classificados segundo:
✓ as entidades mantenedoras (públicos ou privados);

✓ a natureza dos documentos (especial ou especializado);
✓ aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente);
✓ à extensão de sua atuação (setorial e central).
Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora

os arquivos podem ser públicos ou privados.
Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público.

São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte
dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições
de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares,
e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade.
Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público,
por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso
ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição
do Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que
os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
✓ Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

✓ Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.
✓ Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.
✓ Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.
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Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou

privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais,
institucionais e pessoais ou familiares.
Classificação segundo a natureza dos Documentos
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,
conservação etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto

específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação,

os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus
produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para
facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em
empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa
(vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de
RH, Compras, etc).
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de

uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão
pequeno, um consultório medico, etc.
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos

correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de

acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações)
e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).
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Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma

que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das
condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o
aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a

função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a
função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o
contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros
documentos.
Vejamos alguns exemplos:
✓ Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)

✓ Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)
✓ Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)
É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.
O formato é a configuração física que o suporte assume.

Ex: suporte
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc.
A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual.

Ex: rascunho, minuta, original e cópia.
Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro
da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos
públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o
entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos
arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou

consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os
receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
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Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante
de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os
produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos
aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por
isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-
Bretanha para designar esta fase.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que

perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu
valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são
arquivados de forma definitiva”.
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase
para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades
de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão
substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária,
que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender

alguns termos técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação
final dos documentos.
Valoração dos Documentos
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo

possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das
seguintes formas: administrativo ou histórico.
Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário,

refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o
valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É
um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua
existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se
possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.
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Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude
de suas características.
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à

possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informação para terceiros e para a própria administração.
O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento
jamais o perderá.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado,

em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou
intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado,
desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente,
quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir
que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou
documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.
Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
✓ frequência de uso das informações contidas nos documentos;

✓ existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos
prescricionais);
✓ existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recapitulativos);
✓ necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será

chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o
período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será,
portanto, a soma das duas fases em questão.
Destinação final dos Documentos
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Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda
permanente.
✓ Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico.
✓ Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte:
✓ Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente?

✓ Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária?
✓ Como saber se o documento tem ou não valor histórico?
Tabela de temporalidade
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que

determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária
(período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final
(eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será
elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do
órgão para que possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de

documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão
que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu
próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem como a destinação final
(eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de
guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária;
cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão
de Análise quando da elaboração da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados

hipotéticos:
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Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver

documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária,
bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente.
Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma

como esta funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão
preservados na fase permanente.
Informações importantes
1) Todo documento será criado na fase corrente;

2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios
setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de
arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo
com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a
fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de
acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos
(para a fase permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais
serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou
intermediária) e nunca na terceira (permanente);
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4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia

para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a
preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a
disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como
a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de
consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro,

distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades
encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos,

o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas
comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:

Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais
das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que
possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a
primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto
a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e
movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando:

número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do
documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da
ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do
protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de
acordo com despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo;

verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas
cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso,
malotes ou em mãos;
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,

ao setor de arquivo.
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c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações

contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e
obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos,
pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido
visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos
só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam
ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos
e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
e) Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como referência,

há outros aos quais se faz referencia com menos frequência ou quase não são usados e
ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso dos documentos,

a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente
estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:
✓ LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu

aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a
atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos,
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.),
os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e
conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
✓ âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos

✓ âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
✓ âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organização
✓ organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada

pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a
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organização e seus respectivos níveis hierárquicos.

✓ Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as
atividades de cada um de seus órgãos.
Documentação
✓ gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.;

✓ tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;
✓ volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
✓ estado físico: necessidade de restauração.
Processos
✓ rotinas e formulários em uso na empresa;

✓ registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar,
data);
✓ arranjo e classificação documental.
Recursos
✓ Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da

empresa (nível das pessoas, escolaridade);
✓ físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
✓ ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
ANÁLISE DE DADOS COLETADOS
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a

estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua
realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no
complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado.
✓ PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do

arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra
seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e
permanente.
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Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da

instituição, devendo estar divido em três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;

2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto

arquivístico e seu acompanhamento.
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas,

fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da
informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente
por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os
maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de
deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.
Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente as causa do

processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir
consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas
intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja

deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de
intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza
mecânica corrige o processo de deteriorização.
Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,

política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da
integridade dos materiais.
Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e
de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
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Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de

arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das
condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do
usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e
administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação.
Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a

reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e
do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
6. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos,

dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja,
o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no

inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de
consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem
duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de

escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).
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7. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer,

fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um
documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925
George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema
para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros
das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e

particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação,
diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a
documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina
administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma

pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar
da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida
através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus

trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:
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Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante

princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma
pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados
com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de
arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo
deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve
ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados
com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou
entidade chamamos de “fundo arquivístico”.
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e
externas de seu produtor.
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o

arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio
enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem
dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido,
pois garante sua organicidade.
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo,

independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo
contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e
para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento
igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que
motivaram sua produção são únicas.
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do

Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de
arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos
que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele.
Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível
o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma

formação progressiva, natural e orgânica.
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Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais

adiante), em que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição
dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos
conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então,
um produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas

fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos,
ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do
documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito
administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se
manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma
região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a
documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou
Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história
da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios
conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor
primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é
temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda
possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros
campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e
todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos,

decisões e processos adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser
“desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição de
código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como exceção
prática a aplicação desse princípio, ou seja, operações que não podem ser desfeitas,
podemos citar a expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como
recuperá-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsideração) e a eliminação
de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado).
Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos,

quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e
reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização
originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao
Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de
acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua
razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.
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Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas,

mas que podem confundir. São eles:
Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio

determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra
quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade
administrativa. Também está em desuso.
Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos

deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre
o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram
produzidos.
Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma

que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no
qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou
representações diplomáticas.
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o

acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada
de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela
natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos

considerar tantos os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada
mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de
instrumentos.
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca

e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico.
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou

recuperação, como são os métodos numéricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o
método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da
utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para
localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da
localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta.
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Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem

de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos
(recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas
classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o
direto e o indireto).
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico

e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex,
automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
BÁSICOS
✓ MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas

físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na
ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação,

e que são as seguintes:
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1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o

prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Sistemas
Direto
Indireto
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do

prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen

não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
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3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra

dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto,

Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
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Exemplo:
Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome

completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos

casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
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Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais

comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras
maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

apresentam.
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Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem

ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e

assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão
aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
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✓ MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número,

devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
Numérico Simples
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de

quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão.

Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas
as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de
autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são
transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser

preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de
assunto para facilitar a recuperação da documentação.
Método Dígito-terminal
Considera o número do próprio documento como elemento principal de

ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para
reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros
métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta
(simples), este método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo
apenas uma releitura. O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é
feita da direita para a esquerda.
Ex:
Circular n° 256.741 (método numérico simples).
O número de arquivamento será: 25-67-41
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
67 – grupo secundário, indicando a guia
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do

menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também
ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo
terciário e repetir o procedimento.Ex: GT GS GP
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25 85 95
86 92 95
06 07 98
✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)
Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para
elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição,
além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem
analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser
adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica.
Alfabético Dicionário
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem
alfabética.
Alfabético Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX
Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um

índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos.
Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se

do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia
Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir

a abertura ilimitada de classes.
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✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL
Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja

classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima
reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em
nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove
subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira
do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter
um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes,
as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos,
subseções etc.
Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de
classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o
desenvolvimento das atividades da instituição.
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada,

esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e
especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos
(descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que
fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere.
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método,
pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples:
basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item.
No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de
descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do
nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário,
enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim,
cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o
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examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade

pertence ao ideográfico.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético

com a rapidez do método numérico. Como o método alfabético pertence ao sistema
direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico
pertence ao sistema semidireto.
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as

bancas não costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o
candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema
semidireto.
✓ MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao

documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em
um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por

estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão
estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
ESTADO
Amazonas
Amazonas Rio de Janeiro
Rio de Janeiro São Paulo
São Paulo
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CIDADE
Manaus (capital) Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital) Campos
São Paulo (capital) Lorena
CORRESPONDENTE
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa
Almeida, José de Corrêa, Gilson
Silva, Alberto
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de

identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética
por cidade, não havendo destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois

as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que
as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o
mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país,

seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em
ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
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PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França Paris (capital) Unesco Vadim, Roger
França Lorena Pereira, José
Portugal Lisboa Albuquerque, Maria Ferreira,
Portugal (capital) Antônio
Portugal Coimbra
Porto
MÉTODOS PADRONIZADOS
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando,

pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a
eles;
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar

CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as
cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do nome de entrada no arquivo,
e devem ser colocadas nas guias.
Ex:
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser

da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:
A – D e abreviações = ouro ou laranja
E – H e abreviações = rosa ou amarelo
I – N e abreviações = verde
O – Q e abreviações = azul
R – Z e abreviações = palha ou violeta
Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem
definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas
aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto.
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas

acrescentando cores.
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação

de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É
muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes.
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Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da

semelhança sonora entre eles.
Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos.
Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (rima).
Por isso ficam arquivados próximos.
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por

combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma
remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a
memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação.
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona da

mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores.
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que
não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito
eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O
método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da
Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram
obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO
SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA
UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM!
Mas essa não é uma afirmação tão concreta.
O que quero com isso é chamar a atenção do concursando para mostrar que O
ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE
CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence
(padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos.
Avaliação de documentos
Na fase de destinação da Gestão de Documentos é realizada a mais complexa das
atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por
arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por
representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades
fim da instituição.
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Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do

Plano de Classificação, assim como quando for necessário programar mudanças nessas
ferramentas.
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para

a instituição. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e não para outros), este
é o motivo pelo qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com a identificação desse
valor, é possível preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que
não têm importância. Além disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor
secundário ou o descarte de documentos com esse valor.
A Comissão deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de

que trata a instituição, estudar esse documento e tentar identificar o que é relevante e
o que não é em seu conteúdo informacional. Então mesmo que traga um assunto
importante, se a informação se repetir com frequência em outros documentos, o
mesmo pode ser descartado.
Uma vez definidos os assuntos que têm relação direta com a origem, evolução e
objetivos da instituição, devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase
documental de acordo com a importância do documento, assim como a sua destinação.
E isso será feito através da Tabela de Temporalidade.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são o resultado

direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. Esses dois instrumentos são
as ferramentas básicas da Gestão de Documentos e sempre andam juntos, pois a
classificação é fundamental para a aplicação da temporalidade e destinação.
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de

Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de
guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão
eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês
observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no
início da apostila.
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da

atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para
os documentos da atividade fim.
O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos) começa a

contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o
prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de
guarda começa a contar do momento da sua transferência.
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Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela não define prazos de guarda no
arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser
mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a
Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da
Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.
Preservação de Documentos
Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte material.

A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a
informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas
características.
A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades,

métodos e cuidados a serem observados para colaborar com a durabilidade do
documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo possível. Está
dividida em conservação corretiva (ações no documento quando o mesmo já sofreu
algum dano) e conservação preventiva (ações a serem empregadas para evitar os
danos).
Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os conceitos de

armazenamento e acondicionamento, e as determinações do CONARQ para sua
aplicação.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua

preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do

documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito.
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística,

que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às recomendações do
CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas questões.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições

ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda
estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de

segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
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✓ áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;

✓ áreas de risco de incêndios;
✓ áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica;
✓ áreas próximas a instalações estratégicas.
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades

de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser
totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os
cuidados devem ser dirigidos a:
✓ evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de

inundações;
✓ prever condições estruturais de resistência a cargas;
✓ ter limite de 200 m2 de área.
Os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser

independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas
corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica,
de aeração ou de climatização;
✓ evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre

as áreas de depósito;
✓ evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou
formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
✓ aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em

especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento
térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos
construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for
possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;
✓ promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a
disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
✓ evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
✓ manter suprimento elétrico de emergência.
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente,

de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:
✓ documentos textuais, como manuscritos e impressos;

✓ documentos encadernados;
✓ documentos textuais de grande formato;
✓ documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
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✓ documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

✓ documentos em meio micrográfico;
✓ documentos fotográficos;
✓ documentos sonoros;
✓ documentos cinematográficos;
✓ documentos em meios magnéticos e ópticos.
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber

tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem
se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para
cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da
região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a
obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre

por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e
umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações
luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoção dos parâmetros
recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade
relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios
mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos,
manutenção e energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do
ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de
insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções dos
danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
✓ armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua

preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;
✓ monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;
✓ utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de

níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, evitando
variações súbitas;
✓ reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de

climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção;
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✓ proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por

meio de filtros, persianas ou cortinas;
✓ monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
✓ reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando

filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
✓ promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de

armazenamento;
✓ manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de

insetos;
✓ monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando

reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como
realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
✓ armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em

condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas
por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a
manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
fotografias em preto e branco T

12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
fotografias em cor
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
filmes e registros magnéticos
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros

apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se
as características físicas e a natureza de cada suporte.
A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes

sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra

danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos,
estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
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Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como

mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas
adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão
alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser

armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda
de dados.
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com

pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais,

minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos
de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos

e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições
de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos

padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes

devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar
quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser

alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. No caso de
caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros
internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais
instáveis.
Atenção: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendação sobre evitar

subsolos e porões não é adotada pela imensa maioria das instituições, devido à falta de
uma estrutura arquitetônica capaz de suportar o grande peso dos arquivos. Então, para
efeitos de recomendação, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas par para efeitos
práticos, é vantajoso por não comprometer a estrutura dos edifícios.
Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas as questões sobre
ele não são raras.
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Técnicas de Restauração:
Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando

sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento
por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros

específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido
ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso, o
material muito específico o deixa com custos altos.
Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra
de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica
com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.
Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha

de acetato de celulose.
Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de

duplo revestimento.
Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito

comuns em provas. Vamos a elas:
Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são

reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa,
por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo
consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção,
se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter
espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom
original, para diferenciar as áreas novas da antiga.
Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do

original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado
diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o
novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária.
Planificação é a prensagem do documento.
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Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do

original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.
Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos;

compõe-se de dois pontos de costura.
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a

desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o método mais comum
é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e
o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de
dobras e facilitar a retirada de manchas.
Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestação NÃO SÃO técnicas de

restauração! Elas estão no mesmo patamar, e as quatro são atividades de
CONSERVAÇÃO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos, pois é muito comum que a banca
tente derrubar o candidato afirmando isso.
Então temos:
Conservação corretiva: restauração, alisamento, limpeza e desinfestação.
Noções de Preservação:
A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto relata sobre

os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deterioração. Dificilmente é
pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias.
As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo

CONARQ. Vamos a elas:
✓ Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até
mesmo a luz artificial deve ser moderada.
✓ Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
✓ Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar

entre 16º e 22ºC.
✓ Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras,
usar luvas de algodão sempre que possível.
✓ Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.
✓ Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.
✓ Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo
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✓ Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plástico,
e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedaço
de papel.
✓ Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o
manuseio pode provocar danos nas lombadas.
✓ Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
✓ Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de deterioração do
acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração
dos materiais).
✓ Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados
ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário recomenda-se não usar, pois os danos
serão muito maiores.
✓ Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical
com a bitola cheia voltada para baixo.
✓ Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos
(computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e
temperaturas altas.
De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados para os documentos,

de acordo com suas características:
Documentos em papel:
✓ Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar a

ferrugem);
✓ Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos;
✓ Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;
✓ Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para evitar a
perda de um fragmento do volume em degradação.
Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversíveis no local de

aplicação.
✓ Não escrever nos documentos;

✓ Não dobrar as páginas;
✓ Na apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar;
✓ Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido;
✓ Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode ser
utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de filó ou
gaze;
✓ Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de algodão ou
borracha em pó;
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✓ Remover grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos;

✓ Fazer anotações e observações somente à lápis.
Fotografias:
✓ Devem ter proteção individual de boa qualidade;

✓ Devem ser manuseadas com luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço;
✓ Não forçar a separação de uma fotografia da outra;
✓ Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio.
Diapositivos (slides):
✓ Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de

polietileno ou polipropileno);
✓ Utilizar mobiliário metálico revestido de tinta;
✓ Produzir cópias ou vias em caso de projeções frequentes.
Microfilmes:
✓ Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo, e

acondicionados em latas vedadas contra a umidade.
✓ Produzir cópias ou vias (determinação legal);
✓ Remover a sujeira com pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Film
Cleaner.
Disquetes e CD’s:
✓ Usar disquetes de boa qualidade;

✓ Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
✓ Usar programas antivírus;
✓ Proteger os CD’s contra arranhões e poeira.
Caixas de Arquivo (caixa-box):
✓ Utilizar caixas de papelão e não as de plástico; esta tendem a transpirar quando

submetidas a altas temperaturas. Além disso, o papel em que forem confeccionadas
deve ser alcalino ou com pH neutro, pois são livres de acidez. Ainda, suas medidas
devem ser maiores que as dos documentos que vai acondicionar, utilizando calços
ou apoios para evitar que os documentos e dobrem ou rasguem.
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Limpeza do assoalho:
✓ Não utilizar água, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano
umedecido e aspiradores;
✓ Remover a poeira com cuidado para não deslocá-la para as estantes e para os
documentos. Não utilizar vassouras ou espanadores. É sempre aconselhável utilizar
panos umedecidos e aspiradores.
✓ O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. É necessário também lavá-
lo sempre que ficar totalmente sujo.
Gestão de Documentos
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é fundamental

o seu entendimento.
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos
Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos podem ser divididos e
tratados em três fases distintas e complementares, que são a corrente, a intermediária
e a permanente.
Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição,

podem possuir dois valores diferentes: o valor primário, que dizemos ser o valor
principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do
documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado
diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se não fosse
assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento
cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário, nem todo
documento possui valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser
atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o documento possua
valor secundário, vai durar para sempre (o valor).
Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele está
inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos
frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento
vai para o arquivo intermediário, aquele que guarda documentos não utilizados
frequentemente, e que aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso
o documento não possua o valor secundário, será descartado; caso possua, será
preservado permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, diferentes

daqueles para os quais foi criado.
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Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de Temporalidade, que
veremos mais adiante. Mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos
terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis, estatutos,
contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alterações,
regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua história.
A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria.

Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo
possui valor primário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em
Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm
finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos
possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa científica, por exemplo.
A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão de Documentos PÁRA,
TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois quando o
documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a Gestão de
Documentos já cumpriu seu objetivo.
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a

utilização e a destinação.
Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são

inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que
controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários,
estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.
Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para

que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam)
internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se
cumpra uma atividade específica. As atividades desta fase são de busca e localização
(protocolo), de consulta e empréstimo, entre outras.
Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo

processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos
cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o
documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será
determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais
adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o
“recolhimento”para o arquivo permanente.
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Arquivos Correntes e Intermediários
Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermediário. Como dito no

início da aula, a compreensão da Teoria das Três Idades é fundamental, pois será com
base nela que todos os estudos e práticas serão desenvolvidos. Estudamos juntos os
arquivos corrente e intermediário porque as diferenças entre eles são pequenas. Aliás,
pelas características dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo
intermediário é uma “extensão” do arquivo corrente. A não ser pela frequência de uso
de seus documentos, não há diferenças significativas entre eles. Vamos falar sobre cada
um.
Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, é caracterizado por guardar documentos

que são consultados frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grande
valor primário e vitais para as atividades administrativas.
Este arquivo deve estar o mais próximo possível de seu produtor, tanto física
quanto logicamente. Seus documentos, sendo extremamente necessários, estão com o
máximo do valor primário.
Sua configuração, como vimos na aula anterior, pode ser arquivo setorial (dividido
nos vários departamentos) ou central (localizado em apenas um ambiente). E somente
o arquivo corrente pode ter esta configuração.
Entre suas atividades estão:

Atividades de pesquisa;
Diagnósticos;
Avaliação da necessidade de recursos humanos, materiais e espaço;
Elaboração de ferramentas de controle, preservação e recuperação;
Atividades de Protocolo e Expedição;
Arquivamento, empréstimo e consulta;
Avaliação de Documentos;
Classificação de Documentos;
Preservação de Documentos.
Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público, por mais
que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentos somente é autorizado
ao seu produtor, ou a terceiros com a permissão daquele.
Arquivos Intermediários
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Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por guardar

documentos com valor primário decrescente, ou seja, que estão perdendo sua
importância administrativa. Exatamente por este motivo, esses documentos sofreram
uma redução na frequência de sua utilização.
Os documentos desse arquivo não são mais necessários para a realização de

atividades administrativas, mas ainda devem ser mantidos como prova de direitos e
obrigações das partes envolvidas. Mas mesmo assim ainda tem o seu acesso restrito ao
produtor ou a terceiros, com a autorização desse.
Sua configuração deve ser um depósito com grande espaço interno e estruturas
firmes, com recursos humanos e materiais adequados á preservação e recuperação da
informação. A localização deve ser a mais distante possível do produtor, em locais de
seguros e longe de áreas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo
corrente.
A principal justificativa para a criação dessa fase é a facilidade da gestão dos

documentos correntes e a economia de recursos humanos, materiais e de espaço. Por
isso sua implementação deve ser precedida de estudo prévio, feito por especialistas,
onde seja apontada a necessidade de sua criação; caso contrário, vai se tornar um
verdadeiro “elefante branco” para a instituição, tendo o efeito contrário ao esperado.
Suas atividades são:

Arquivamento;
Empréstimo e Consulta;
Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como uma

extensão dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui são as mesmas do
arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois não
há tramitação (movimentação administrativa).
Protocolo
O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trâmite,

isto é, a movimentação interna do documento no ambiente interno da instituição. O
protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase de utilização da Gestão
de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam controlar o

trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra protocolo, assim como
arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:
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✓ O número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição.
Neste caso chamamos de protocolo o número de registro que o documento

recebe. Este número será a identificação do documento dentro da instituição. È muito
utilizado em processos.
✓ O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentações internas do

documento.
Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas as anotações sobre a

movimentação do documento. O espaço é destinado para anotações como o número do
documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatário.
✓ A unidade ou setor responsável pela distribuição e movimentação de documentos

dentro da instituição. O protocolo é a porta de entrada e saída de documentos da
instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e distribuídos aos
destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas: antes de seguir de um
setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento
deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e

classificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a expedição
como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedição
como atividade de protocolo, ela a menciona nas questões. Caso não considere, não
mencionará tal atividade.
São atividades de recebimento e classificação:

Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatários;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.
As atividades de registro e movimentação são as que tratam da distribuição,

redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.
As atividades de expedição tratam da saída de documentos e correspondências

da instituição. Todos os documentos de caráter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser
remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de enviá-los para o ambiente
externo à instituição.
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Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas às funções de arquivo

corrente! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam documentos que
estão em uso freqüente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as

atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e
permanente.
Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente são

realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e controle de documentos
dentro da instituição.
Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,

Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do setor
pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
Classificação de Documentos
Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos
estudar agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de
Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao
seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.
Além disso, a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma das

atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A classificação do
documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que
o recebeu.
A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao documento de

acordo com o assunto de que ele trate.
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela Comissão

Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por profissionais das diversas
áreas do conhecimento e de atuação da instituição.
Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a

classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência
ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à
classificação e encaminhar os documentos ao destinatário.
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Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a

atribuição de classificar os documentos é do arquivista, o que não é verdade: é
responsabilidade do setor de protocolo.
O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a serem

utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e ordenados
seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente
possível, sempre abarcando todos os assuntos que interessam à instituição. Ainda, este
deve ser flexível, capaz de atender as necessidades de mudanças das instituições, e
sempre reservar espaços para assuntos e situações que são desconhecidos das
instituições, mas podem ocorrer.
Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão

constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos. Os planos podem seguir três critérios: o estrutural, ou organizacional,
que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; o funcional, que
classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição; e
o temático ou por assunto, que classifica os documentos de acordo com conteúdo de
sua informação.
Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério de

classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha optado por
utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda vez que se criar,
extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o
critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituição, suas
atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua
criação.
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro classifica os

documentos de acordo com as funções da instituição que os produziu, e o segundo
classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da área
de atuação da instituição.
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Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com a função

da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e tarefas. Sempre se vai
do geral para o específico.
Dica de prova: Por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as entidades

integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Código de
Classificação para documentos da atividade meio, instituído para eles, e ainda elaborar
um código para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado
para a atividade meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e
entidades públicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituições privadas
que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio,
o Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada
instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio, contanto que siga o mesmo
padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o caso do Ministério
da Fazenda.
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir
algumas operações e rotinas. As operações são:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto
deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se
refere a dois ou mais assuntos.
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CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de

que trata o documento. E as rotinas de classificação são as seguintes:
1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de
acordo com seu conteúdo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,
utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação);
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.
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______________________________ Profa.

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as

Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos.

A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:

✓ 1º Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no

O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes,

◼ MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser

produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza

Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas

1.1 Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos

✓ Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;

✓ Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da

1.2 Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

✓ Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso ànInformação (Lei

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode

A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional

São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo

São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos,

A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram

São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,

Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em

Seguem as tabelas de classificação:

Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à

Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos

Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em

2.1- CONCEITO DE ARQUIVO

Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

2.2- FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a

2.3– IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente

2.4– TIPOS DE ARQUIVAMENTO

✓ Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de

4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

✓ as entidades mantenedoras (públicos ou privados);

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público.

✓ Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou

Classificação segundo a natureza dos Documentos

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação,

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de