Informação - tudo o que é alvo do conhecimento Funcionalidades Bases de dados documentais

humano e, como tal, susceptível de ser comunicado,

tratado e armazenado.
Computador - máquina que trata a informação de
uma forma automática.
Informática - conjunto de métodos e técnicas que
visam o tratamento sistemático, automático, racional
e controlado da informação.
As aplicações da informática na unidade
documental concentraram-se inicialmente na
pesquisa documental e na elaboração de boletins
bibliográficos e de índices. Mas, pouco a pouco,
estas aplicações se estenderam ao conjunto das
operações técnicas, às operações de gestão e aos
serviços aos usuários.
A diferença entre automação e informatização
dos serviços nas unidades de informação:
A automação dos serviços de uma unidade de
informação refere automação dos processos técnicos
sobretudo a aquisição, emissão de catálogos e/ou
índices e circulação.
A diferença consiste na medida em que, na
automatização usa-se o computador como sendo a
máquina que trata a informação de uma forma
automática. Enquanto a informatização consiste num
conjunto de métodos e técnicas que visam o
tratamento sistemático, automático, racional e
controlado da informação, estes processos se
resumem na informática.
*A Sociedade de informação - é uma palavra que
explica o estágio actual da sociedade, onde a
sociedade esta baseada nas tecnologias de
informação e comunicação que incluem a aquisição,
o armazenamento, o processamento e a distribuição
da informação por meios electrónicos, tais como a
rádio, a televisão, telefone e computadores, entre
outros.
*Base de dados – conjunto de armazenamento onde
contem informações estruturados com a finalidade de
obter informação. Ou seja, estrutura de
armazenamento da informação.
*Protocolo Z39.50 – permite a comunicação entre
sistemas padronizados (cooperação entre bibliotecas)
*Razões de automatizar:
 Melhoria da gestão administrativa;
 Reabilitação dos serviços bibliográficos;
 Melhoria dos serviços ao utilizador;
 Desenvolvimento e criação de novos serviços;
 Cooperação inter-bibliotecas.
GESTÃO AUTOMATIZADA DE
DOCUMENTOS
Arquitectura dos sistemas
Sistemas integrados de gestão:
 Chave na Mão;
 Modular;
 Integrado;
 Em Linha;
 Aberto;
 Utilização multilingue; Base de dados – conjunto de dados estruturados,
 Criação e utilização, em simultâneo, de várias manipulados através de um sistema de gestão de
bases de dados distintas, incluindo bases de bases de dados (SGBD) de forma a que os dados
dados não bibliográficos; armazenados possam posteriormente ser facilmente
 Integração de outras bibliotecas; recuperados e utilizados.
 Utilização de interfaces amigáveis,
alfanuméricos e gráficos, para ambientes
Níveis de gestão de base de dados
Windows;
 Integração de browsers WWW, E-mail, etc;
 Possibilidade de gestão autónoma, a partir do  Definição de dados;
 Consulta;
OPAC, deficheiros de utilizadores;

 Pesquisa, a partir do OPAC, a outras bases de Manipulação.
dados;
 Produção de auxiliares de gestão para todas as *Tipos de base de dados
funções.
 Bibliográficas;
Operacionalidade  Referenciais;
 Factuais;
 Índices de operacionalidade entre 95 e 97%  Texto integral;
 Informação automática a todos os terminais sempre  Multimédia.
que severifica um problema
 Logout automático sem perda de informação
 Execução simultânea de tarefas em batch e online Estrutura e organização dos dados
 Rotinas de reinicialização e de
reconstituição de ficheiros após A estrutura das bases de dados é caracterizada por
falhas do sistema dois sistemas nomeadamente: Sistema manual e
 Rotinas de segurança com o mínimo de intervenção sistema informatizado.
humana.
*Formato UNIMARC
Gestão e tratamento documental
UNIMARC (Universal Marc Format) - é um Formato
 Controlo dos índices de produtividade
de troca internacional de dados bibliográficos
 Controlo de qualidade
legíveis por computador. O principal objectivo do
 Organização
formato UNIMARC é de comunicar e trocar
 Gestão orçamental
informação bibliográfica em formato legível por
 Elaboração de auxiliares de gestão
computador.
(estatísticas/relatórios)
 Implicações nos esquemas
tradicionais de organização O registo UNIMARC é composto por 3 elementos:
dotrabalho (teletrabalho)
 Autonomia do cliente Etiqueta de registo;
 Novas aplicações / novos produtos Directoria;
 Comunicações Campos de registo.
* Sistemas de gestão da informação
Concepção de uma base de dados
 ALEPH; Concepção de uma base de dados - a criação de uma
 HORIZON Sunrise 7.0; base de dados consiste na criação de uma estrutura
 MILLENIUM; que permita armazenar e processar vários conjuntos
 BIBLIOBASE; de dados.
 PORBASE 5;
 DOCBASE;
 GEAC / ADVANCE; Fases de base de dados
 Micro CDS/ISIS;
 LIBWARE.  Definição da estrutura do registo;
 Concepção dos ecrãs de entrada de dados;
 Definição dos pontos de acesso à informação
Configurações: hardware
armazenada na base de dados;
 Definição dos formatos de saída.
 Microcomputador em regime de “stand-alone”
 Rede de microcomputadores *Funções e serviços a automatizar
 Rede local (LAN) autónoma ligada a um
servidor instalado no serviço Módulos principais:
 Terminais ligados a um servidor externo
(WAN)  Aquisições
 Catalogação
Sistemas - (Monotarefa - Um utilizador executa uma  Controlo de publicações periódicas
tarefa de cada vez; e Sistema Multiposto/ Multitarefa  Empréstimos / empréstimo inter-bibliotecas
 OPAC (Online Public Access Catalogue)
- Um utilizador executa vários programas
Simultaneamente).
Serviços:

 Internet
 Correio electrónico
 Acesso a bases de dados remotas
 Transmissão electrónica de documentos
 Difusão selectiva da informação
 Edição electrónica

Acesso e recuperação da informação

Estratégias de pesquisa

 Operadores booleanos;
 Operadores de campo e de proximidade;
 Pesquisa em texto livre ;
 Truncatura;
 Indexação automática;
 Linguagens (linguagem natural e linguagem
controlada);
 Instrumentos de controlo - ficheiros de
autoridade thesauri.

*Factores a ter em conta na escolha do sistema

1. Factores de carácter geral

Utilização do sistema por outras unidades

documentaise respectivos resultados; Custo integral do
sistema; Produtor do software; Fornecedor do sistema;
Realização das aplicações exigidas e obtenção dos
objectivos pretendidos.
2.Factores de carácter técnico

Linguagem de programação; Sistema operativo;

Compatibilidade com o “hardware” a utilizar;
Compatibilidade com as normas e recomendações
internacionais sobre a interconexão de sistemas
abertos; Outro software exigido; Flexibilidade e
possibilidades de expansão; Adequação técnico-
funcional do sistema; Estrutura e conteúdo dos dados a
tratar; Possibilidade de importação de registos de
outras bases de dados; Volume de dados a tratar;
Manuseamento dos programas.

3. Factores de carácter logístico

Documentação disponível; Instalação, condições e

garantias de manutenção do sistema; Formação e
treino do pessoal que vai utilizar o sistema; Avaliação e
testes; Obtenção de modificações; Obtenção de novas
versões; Existência de associações de utilizadores.

4. Factores de carácter legal

Garantias legais; Aprovação pelos departamentos

jurídicos para a aquisição do sistema.