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Pensamento Silva Calabouço

Software para biblioteca e arquivo

Curso de Licenciatura em Ensino de História com Habilidades em Documentação

Universidade Rovuma
Extensão de Cabo Delgado
2023
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Pensamento Silva Calabouço

Software para biblioteca e arquivo

O trabalho é de carácter avaliativo a ser

entregue no Departamento de Letras e
Ciências Sociais, na Cadeira de Informática
Documental, 4º Ano do 2° Semestre,
leccionada pelo:

Docente: dr. Lulhambo Lucas Mbomela

Universidade Rovuma
Extensão de Cabo Delgado
2023
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Índice
Introdução...................................................................................................................................4

1.1.1.Software para biblioteca e arquivos...................................................................................5

1.1. Software...............................................................................................................................5

1.2. Conceitos básicos.................................................................................................................5

1.3. Contextualização..................................................................................................................5

1.4. Historial de Software para biblioteca...................................................................................6

1.5. Historial de Software para arquivo......................................................................................7

1.6. Factores a ter em conta para automatização do acervo documental....................................8

1.6.2. Factores de carácter técnico..............................................................................................8

1.6.3. Factores de carácter logístico............................................................................................8

1.7. Características de software para biblioteca e arquivo..........................................................9

1.8. Objectivo de Software para biblioteca e arquivo.................................................................9

1.9. Vantagens e desvantagens..................................................................................................10

1.9.1. Vantagens........................................................................................................................10

1.9.2. Desvantagem...................................................................................................................10

Conclusão..................................................................................................................................11

Referência bibliográfica............................................................................................................12
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Introdução
O presente trabalho tem como tema Software para biblioteca e arquivo. É cada vez mais
frequente encontrar unidades documentais/bibliotecas com os seus serviços automatizados.
Para além do interesse em modernizar a biblioteca, o desejo de informatizá-la surge
frequentemente quando, devido ao seu crescimento e funcionamento regular, as tarefas de
gestão se complicam à medida que os fundos documentais aumentam. Por outro lado, os
utilizadores necessitam cada vez mais de localizar informação de uma forma célere e de
acordo com os seus interesses, o que faz com que a informatização dos serviços potencie o
valor dos produtos e dos serviços de uma biblioteca. Assim, por comparação com as
tecnologias clássicas, as novas tecnologias possibilitam uma maior segurança e novas
facilidades no tratamento da documentação e da informação.

Objectivo geral:
 Analisar o processo de automação a partir de software para biblioteca e arquivo.
Objectivos específicos:
 Identificar os objectivos e as características de automação de software para biblioteca
e arquivo.
 Mencionar as características de software para biblioteca e arquivo
 Indicar os factores a ter em conta para automatização do acervo documental
 Apontar as vantagens e desvantagens de automação de um acervo documental.
A metodologia usada na elaboração do trabalho foi a consulta bibliográfica que consistiu na
leitura, criticas e analise das informações de várias obras que debruçam sobre o tema em
estudo. Os autores das referidas obras estão devidamente citados dentro do trabalho e na
referência bibliográfica.
O trabalho apresenta a seguinte estrutura: Introdução onde contem o tema do trabalho,
objectivos do trabalho, metodologias e estrutura do mesmo; em seguida vem o
desenvolvimento; a conclusão onde contem a síntese em relação ao tema e por fim a
referência bibliográfica onde constam as obras usadas na elaboração do trabalho.
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1.1.1.Software para biblioteca e arquivos

1.1. Software
1.2. Conceitos básicos
De acordo com Sawaya (1999, p. 436) a definição de software é: suporte lógico, suporte de
programação, um conjunto de programas, métodos e procedimentos, regras e documentação
relacionados com o funcionamento e manejo de um sistema de dados.

1.3. Contextualização
Os softwares para informatização de bibliotecas tiveram seu início com a
inserção da informática na sociedade, acompanhando seu desenvolvimento e
as novas tecnologias da informatização. Quanto mais recursos tecnológicos
surgem, mais softwares são fabricados ou são feitas novas modificações nos
antigos, adaptando-os às novas necessidades que vão surgindo ao passar do
tempo, ocorrendo então um desenvolvimento crescente na evolução dos
softwares. Assim os “desenvolvedores e programadores, buscam inovações e
técnicas para acompanhar os melhoramentos na tecnologia de hardwares e
periféricos” (Ribeiro e Damasio, 2006, p. 74).
Ainda o autor acima supracitado, salienta que os softwares para bibliotecas surgem através de
diversas implementações e desenvolvimentos com recursos tecnológicos, usando informações
da própria biblioteca como catalogação, organização de assuntos e padronização automática
de índices, entre outros.

Para Torino et al. (2008, p. 3) “é possível afirmar que a introdução do computador como
forma de organizar documentos e materiais de pesquisa foi um dos eventos mais importantes
na Biblioteconomia”.

Para que essa organização seja feita de modo globalizado, surgiram padrões de formatação de
dados como a ISO 2709, o protocolo Z39.50 e o formato MARC, que são essenciais na
automação para auxiliar no processo de padronização entre as informações das unidades.

Côrte et al. (2002, p. 36), esclarecem que: a ISO 2709 é uma norma que especifica os
requisitos para o formato de intercâmbio de registos bibliográficos que descrevem todas as
formas de documentos sujeitos à descrição bibliográfica. Os dados em meio magnético estão
estruturados de forma a possibilitar o intercâmbio de registos bibliográficos, porém não
elimina a característica da incompatibilidade que utilizam diferentes formatos de entrada. [...]
um arcabouço projectado especialmente para comunicação entre sistemas [...].
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Rosetto (1997, p. 3), explica que o Protocolo Z39.50 é: um protocolo de comunicação entre
computadores desenhados para permitir pesquisa e recuperação de informação-documento
com textos completos, dados bibliográficos, imagens, multimeios e em redes de computadores
distribuídos. Baseado em arquitectura cliente/servidor e operando sobre a rede Internet, o
protocolo permite um número crescente de aplicações.

Furrie (2000) esclarece que o formato MARC é:

um termo para rotular cada parte de um registo no catálogo de forma

que possa ser manipulada pelo computador. O registo MARC significa
Machine Readable for Cataloging, ou seja, um registo catalográfico
legível por computador. É formado por campos, parágrafos,
indicadores, sub-campos e código de sub-campos, tem o propósito de
desenhar a representação física de documento, meio legível por
computadores, contendo informações bibliográficas de todo tipo de
material.

O formato MARC permite que haja contribuição entre as bibliotecas, recebendo dados
(importação) já catalogados para compor o seu acervo ou enviando os dados do seu catálogo
(exportação) para outras bibliotecas. As actividades de gerenciamento de uma biblioteca estão
direccionadas para o controle de seu acervo. O sistema de gerenciamento tem por base
controlar as actividades básicas da biblioteca, que são: aquisição, catalogação, circulação,
empréstimo, controle de publicações seriadas, entre outros serviços.

1.4. Historial de Software para biblioteca

De acordo com Corte (2002) remonta à década de 1960 a experiência de automação de
bibliotecas utilizando grandes computadores. Encontramos nos anos 1980 o desenvolvimento
de aplicativos para seu gerenciamento, garantindo ao bibliotecário maior agilidade no
tratamento e recuperação da informação e domínio da tecnologia, tornando- se mais amigável,
inclusive, para o usuário.
Segundo Martinelli (1998) citado por Corte, diz que o processo de informatização das
bibliotecas passou a viver uma nova fase, caracterizada pela disponibilidade de recursos
avançados - máquinas e softwares de nova geração que chegaram ao nos últimos anos-,
apontando como causa, tanto da defasagem quanto do novo surto de desenvolvimento, as
mudanças da política de informática, ocorrida a partir de 1993, que proporcionaram o acesso a
uma nova geração de equipamentos e softwares.
Ainda Corte (2002, p.25) sustenta que cenário indica que se as bibliotecas e arquivos
quiserem oferecer melhor serviço aos usuários e cumprir sua missão, necessário se torna
acompanhar passo a passo o desenvolvimento da sociedade, entender com melhor precisão os
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hábitos e os costumes dos usuários, adaptar as tecnologias. As necessidades e quantidades de

informação de que dispõem, e utilizar um sistema informatizado que privilegie todas as etapas
do ciclo documental, onde a escolha recaia sobre uma ferramenta que contemple os recursos
hoje disponíveis, sem se tornar obsoleta a médio e longo prazo.
A autora acima citada, afirma que definir esse sistema não é tarefa das mais fáceis, mesmo
porque, nos últimos dez anos, houve um grande avanço na área de desenvolvimento de
sistemas, especialmente em softwares para automação de bibliotecas. Factores decisivos desse
processo foram, sem dúvida, a quebra da reserva de mercados e a introdução da
microinformática, em substituição aos sistemas desenvolvidos para ambientes de mainframes.
Os softwares desenvolvidos para aplicações em computadores de grande porte, se por um lado
possuíam uma grande capacidade de armazenamento de dados, por outro, não permitiam a
alimentação em tempo real e exigiam uma infra-estrutura computacional com equipes
altamente especializadas, ambientes totalmente apropriados, colocando as bibliotecas, os
bibliotecários e os usuários totalmente dependentes da tecnologia, com pouca agilidade na
prestação de serviços.

1.5. Historial de Software para arquivo

De acordo com Corte (2002) estabelece que já na área de arquivo, o surgimento de aplicações
próprias tem sido presenciado neste início de século, impulsionado pelas propostas do
Programa Sociedade da Informação, onde a informatização, a capacitação e melhoria do
parque computacional das instituições é meta prioritária na busca de promover maior rapidez
e agilidade na tramitação de documentos e informações nos órgãos da Administração Pública.
Presenciamos uma grande explosão de softwares para a chamada GED - Gestão Electrónica
de Documentos. A cada dia surgem novas soluções, cada uma buscando melhoria de sua
capacidade.
No entanto, como o próprio nome indica, essas soluções estão mais voltadas para o controle
da tramitação dos documentos usando os recursos da informática.
Segundo Costa (1995), se as bibliotecas convivem com sérios conflitos organizacionais,
orçamentos reduzidos, pessoal insuficiente e muitas vezes não qualificado para o desempenho
de suas funções atuais, têm enfrentado os desafios oriundos das transformações socioculturais,
incorporando o novo papel que lhes cabe na transferência de conhecimentos e informações, a
situação não é diferente para os arquivos e tem exigido, dos profissionais, conhecimento e
incorporação dos recursos tecnológicos para a organização e prestação de serviços de
informação.
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Às bibliotecas e arquivos está reservado o papel de repensar suas actividades e funções,

adaptando -se aos novos modelos organizacionais e extraindo das tecnologias disponíveis o
substrato para a melhoria na prestação de serviços e na utilização eficaz de informações. Essa
conjuntura tem levado a um processo de modernização directamente ligado à automação de
rotinas e serviços, com o intuito de implantar uma infra-estrutura de comunicação para
agilizar e ampliar o acesso à informação pelo usuário, tornando-se necessária uma ampla
visão da tecnologia da informação e sua aplicação nas organizações.

1.6. Factores a ter em conta para automatização do acervo documental

De acordo Leite (2002), a escolha do software para gestão de Bibliotecas, Centros de
Documentação ou Arquivos deve ter em conta os factores, incluídos nas categorias a seguir
especificadas:

1.6.2. Factores de carácter técnico

 Linguagem de programação
 Sistema operativo
 Compatibilidade com o “hardware” a utilizar
 Compatibilidade com as normas e recomendações internacionais sobre a interconexão
de sistemas abertos
 Outro software exigido
 Flexibilidade e possibilidades de expansão
 Adequação técnico-funcional do sistema
 Estrutura e conteúdo dos dados a tratar
 Possibilidade de importação de registos de outras bases de dados
 Volume de dados a tratar
 Manuseamento dos programas
1.6.3. Factores de carácter logístico
 Documentação disponível
 Instalação, condições e garantias de manutenção do sistema
 Formação e treino do pessoal que vai utilizar o sistema
 Avaliação e testes
 Obtenção de modificações
 Obtenção de novas versões
 Existência de associações de utilizadores
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1.7. Características de software para biblioteca e arquivo

De acordo com segundo McCarty (1988, p. 28), citado por Rodrigues e Prudêncio (2009), São
apresentadas abaixo, sete características essenciais de um projecto para iniciar a automação de
uma biblioteca.
Deve oferecer experiência relevante na automação de serviços bibliotecários;
Ser adequado aos recursos financeiros e humanos da biblioteca;
Oferecer um produto visível, inclusive ao público;
Oferecer resultados em curto ou em médio prazo;
Não depender para seu funcionamento da digitação de grande quantidade de dados;
Permitir à biblioteca um controle adequado sobre suas fases principais;
Permitir automação conforme um cronograma flexível, dependendo de conveniência
de biblioteca.
A escolha de um software para automação de acervos não é uma tarefa fácil. É necessário ter
planejamento prévio que leve em consideração alguns factores essenciais como: a que público
é destinado, qual tipo de biblioteca, que nível de processamento técnico se deseja alcançar,
qual a política da instituição que a biblioteca está vinculada, qual abrangência temática, tipo
de acervo existente, dentre outros.
1.8. Objectivo de Software para biblioteca e arquivo
Segundo Rowley (2002, p. 3) “a introdução dos computadores nas bibliotecas resultou em
padronização, aumento de eficiência, cooperação e melhores serviços.” Uma biblioteca
automatizada proporciona um considerável acréscimo na produtividade do trabalho, fazendo
com que as necessidades básicas dos usuários possam ser atendidas. Além de aumentar a
produção, os serviços automatizados permitem uma maior uniformidade do produto final. O
usuário encontra facilidade, qualidade, rapidez e eficiência na recuperação da informação.
Para o profissional, facilita na rotina de actividades de uma biblioteca uniformizando a
produção e evitando esforços desgastantes e repetitivos. “Os bibliotecários gastam a maior
parte do seu tempo, energia e recursos na descrição bibliográfica, análise de conteúdo e na
busca do significado ou importância desses conteúdos.”
Ainda fazendo o cruzamento das fontes, de acordo com Rezende (200, p. 56) sustenta que a
automação tem como principal objectivo colocar ao alcance do usuário uma base de dados
com informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos
pela empresa, de forma a facilitar seu acesso.” As bibliotecas estão adquirindo softwares para
automatizar seus acervos de acordo com suas necessidades, custo, benefícios, tamanho do
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acervo, serviços prestados e suas características pessoais visando disponibilizar em tempo real
as informações inseridas em sua base de dados.
Portanto, a partir desse pressuposto, percebe-se que hoje, o objectivo de software para
biblioteca e arquivo é de recuperação da informação de forma mais eficaz para o usuário.

1.9. Vantagens e desvantagens

1.9.1. Vantagens
 A gestão automatizada facilita não só as actividades de gestão documental e de
pesquisa e recuperação da informação, como possibilita a integração do uso da
informática nos processos de aprendizagem. Com efeito, o desenvolvimento de
comportamentos autónomos no acesso à informação é uma das condições básicas para
o êxito escolar e profissional posterior do utente da biblioteca.
 Flexibilidade na recuperação de informação.
 Aquisição de qualquer obra que o usuário ou utente pretende explorar.
 Recuperação da informação em um curto tempo

1.9.2. Desvantagem
Torna muito difícil de obter informação para os utentes ou usuários que não tem maior
domínio das tecnologias de informação e comunicação TICˊs.
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Conclusão
Chegado a este ponto, vale ressaltar que a introdução das tecnologias da informação em
unidades de informação trouxe novas formas de trabalho para os bibliotecários. Informatizar
uma biblioteca não é simplesmente automatizar tarefas, mas sim disponibilizar o acesso à
informação utilizando as tecnologias que fazem parte do nosso quotidiano. Escolher um
software representa, hoje, mais que escolher uma ferramenta tecnológica para implementar
serviços prestados pelas bibliotecas. Uma nova metodologia de trabalho é adquirida junto com
a nova tecnologia. Isso gera uma modernização nos serviços prestados por estes centros. A
escolha de um ou outro software depende de vários factores e características que variam de
acordo com cada centro de informação Faz-se necessário um estudo prévio para que a
automação se torne um meio facilitador na execução das tarefas realizadas na biblioteca.
Metodologias disponíveis na literatura especializada na área orientam na avaliação deste
programas. Deve-se pensar também no usuário, levar em consideração que nem todos os
usuários estão aptos a utilizar novas tecnologias, por isso é indispensável realizar programas
periódicos de treinamento de usuário. Isso faz com que o cliente tenha interesse em utilizar
esta nova ferramenta disponível. No mercado actual existe uma grande variedade de softwares
para automação de acervos e serviços bibliotecários.
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Referência bibliográfica
Côrte, Adelaide Ramos et al. (,2002). Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos:
uma visão do cenário nacional. 2. ed. São Paulo: Polis.
Furrie, Betty.(2000). O MARC bibliográfico: catalogação legível por computador. Brasília:
Thesaurus.
Leite, João Emanuel Cabral (2002). Informática Documenta. Faculdade de letras. Portugal.
Ribeiro, Carlos Eduardo Navaro; Damasio, Edílson. (2006). Software livre para bibliotecas,
sua importância e utilização: o caso GNUTECA. Revista Digital de Biblioteconomia e
Ciência da Informação, Campinas.
Rosetto, Márcia. (1997). Uso do Protocolo Z39.50 para recuperação da informação em redes
electrónicas. Ciência da Informação, Brasília.
Rowley, J. E. (2002). A biblioteca electrónica. 2.ed. Brasília.
Rodrigues, A. M. Marques e Prudêncio, R. B. Cavalcante (2009). Automação: a inserção da
biblioteca na tecnologia da informação. Universidade Federal de Pernambuco – UFPE.
Sawaya, M. R. (1999). Dicionário de informática e Internet: inglês – português. São Paulo.
Torino, L. P. et al. (2008). A satisfação dos alunos após a implantação do sistema Pergamum
na Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Campus de Campo Mourão. In: seminário
nacional de bibliotecas universitárias, 15, 2008, São Paulo. Anais electrónicos. São Paulo.