Nº: REVISÃO N°:

OPE.1.PO.GR.01.00001 00
Padrão
Operacional PÁGINA: DATA APROVAÇÃO:
1 / 21 XX/XX/2024

TÍTULO: ÁREA / DEPARTAMENTO:

MANUAL INTERNO DE PORTARIA
OPERAÇÕES / GESTÃO DE RISCO

1. OBJETIVO

Este manual tem como objetivo padronizar as atividades realizadas na portaria da unidade CD
Pavuna do Grupo SOMA, bem como estabelecer responsabilidades para estas atividades e
documentos que assegurem a integridade das pessoas e o controle das movimentações diárias
nestes locais, quais sejam, entrada principal galpão B1 e entrada principal galpão B2.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Este manual é aplicável ao CD Pavuna, galpão B1 e galpão B2 do Grupo SOMA.

3. FUNÇÃO EXECUTANTE

Vigilantes, vigias, zeladoria, porteiros e/ou recepcionistas das empresas de segurança contratadas.

4. CONDIÇÕES MÍNIMAS (INFRA-ESTRUTURA)

Existência de no mínimo dois ramais de telefone para a portaria, um para ligações rotineiras e outra
exclusivamente para emergências (acionamento da brigada, etc.);

Iluminação interna e externa.

Micro computador ou VD em cada portaria com acesso a e-mail, ao sistema da balança, sistema
SSO e ao MPD Promax para os centros de distribuição internos e externos.

Sistema de vigilância eletrônica (câmaras de filmagem).

Deverá existir ponto de rede/energia nos acessos das unidades: entrada e saída da (s) portaria (s)
e catraca / torniquete.

Toda unidade deverá possuir um controle de gerenciamento de visitantes automatizado.

Cada porteiro e vigilante deve ter senha própria de rede e Promax. É proibido o compartilhamento
de senha.

Deve existir na portaria um Claviculário fechado onde estejam identificadas todas as chaves da
unidade.

5. DEFINIÇÕES

AR – Analista de Riscos;
 GPP – Gerente Prevenção de
Perdas;
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SST – Saúde e Segurança do

Trabalho;

ROI – Registro de Ocorrência Interna;

PA – Produto Acabado;
MP – Matéria Prima;

Almox – Itens de Almoxarifado

6. RESPONSABILIDADES

6.1. FACILITIES

Tem como responsabilidade gerenciar o contrato firmado, negociação junto aos fornecedores, a
estrutura de pessoal e infra-estrutura vigente na unidade, bem como efetuar o controle de
documentação, verificando o correto atendimento aos procedimentos descritos neste padrão e às
normas de SST (Saúde e Segurança do Trabalho).

6.2. PREVENÇÃO DE PERDAS

Tem como responsabilidade garantir a estrutura de segurança ideal ao grau de risco do CD Pavuna
e verificar que todas as atividades desenvolvidas na portaria estejam em concordância com as
premissas definidas neste padrão. Nesta responsabilidade se enquadra todo fluxo de entrada e saída
de pessoas, materiais, equipamentos,

O GPP / AR deverá estabelecer uma rotina de controle para aferir controles constantes neste
manual mensalmente. Deverá fazer a validação de todos os documentos preenchidos, verificar se
existem anomalias e realizar o tratamento necessário para a realização das ativadas descritas
neste padrão.

Garantir o correto preenchimento das ocorrências de segurança patrimonial (ROI) no sistema

(Google Forms).

Link: https://forms.gle/Vs1hZYtB87tvHTfm7

Realizar a liberação de senha para porteiros e vigilantes.

6.3. BUSINESS PARTNER (BP) DE RH E/OU SEGURANÇA DO TRABALHO

Fazer cumprir todos os passos de segurança do trabalho durante ambientação de novos

colaboradores ou visitantes, que deverá ser adotado no CD Pavuna do Grupo Soma.
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Os novos colaboradores ou visitantes deverão ser instruídos sobre as rotas de fuga do galpão e seus
pontos de encontro em caso de emergência, por uma pessoa capacitada para passar essas
informações para os visitantes e novos colaboradores. A equipe de SST é a responsável por garantir
o processo o técnico de segurança da operação no CD Pavuna.

6.4. EMPRESA DE VIGILANCIA E PORTARIA

Realizar os procedimentos descritos neste padrão.

Enviar diariamente as ocorrências de segurança patrimonial para o Gerente de Prevenção de Perdas

via whatsapp no grupo oficial de comunicação e registro no livro de ocorrências da unidade
(conforme exigência da empresa terceira). Casos graves como sinistros, fraudes, brigas ou que
podem causar danos ao patrimônio da empresa ou aos seus funcionários devem ser registrados
também via Google Forms como ROI (Link: https://forms.gle/Vs1hZYtB87tvHTfm7)

Os porteiros e vigilantes não podem receber encomendas particulares na portaria, nem mesmo
pessoais, como pizzas, lanches, brindes, etc. Deve-se sempre acionar o funcionário responsável
para que este venha a portaria e faça o recebimento.

7. PROCEDIMENTOS

7.1. TREINAMENTO E RECICLAGEM DE CONHECIMENTOS

Após a leitura e compreensão deste manual, GPP e AR deverão garantir que a empresa prestadora
do serviço de segurança realize treinamento de 100% da equipe de porteiros e vigilantes nos
procedimentos aqui descritos fazendo o registro em uma ata específica.

Somente o GPP, AR ou o Coordenador de Facilities estão autorizados a passar orientações aos

porteiros e vigilantes. Nenhuma ordem ou orientação deve ser passada diretamente por outros
funcionários SOMA aos porteiros e vigilantes. Deve ser passado para o GPP, AR ou Coordenador de
Facilities e este então passar para o líder ou supervisor da empresa contratada.

A cada troca de funcionários, o responsável pela empresa de segurança terceira deverá passar o
treinamento básico na função e encaminhar ao GPP, AR e Coordenador de Facilities o registro de
treinamento realizado, bem como uma avaliação sobre o treinamento aplicada. A unidade deve
elaborar sua prova de acordo com sua realidade.

A cada prazo máximo de três meses o responsável pela Empresa de Segurança Terceira deverá
realizar uma reciclagem dos conhecimentos dos porteiros e vigilantes, registrados em ata,
discutirem as reclamações e sugestões da equipe.
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7.2. ENTRADA DE PESSOAS

7.2.1 Premissas

Não é permitido o acesso de pessoas não autorizadas nas dependências do CD Pavuna. Todo
visitante deverá fazer ambientação conforme orientações mais abaixo. O guarda-volumes é
permitido, de modo temporário, somente para visitantes durante a visita (por não possuirem
armários dentro do vestiário), e somente dentro do escaninho apropriado. Cabe a portaria
acompanhar qualquer utilização não indevida do local. A portaria garante o devido uso e a guarda
dos escaninhos de aparelhos celulares dos colaboradores. A equipe de segurança da Portaria
lançará no livro de ocorrências todas as exceções autorizadas pelas gerências.

Ambientação: Colaboradores novos e terceirizados alocados no estabelecimento antes de iniciar

devem ter um tempo dedicado a conhecer os processos da empresa e CD Pavuna com setores G&G,
DP, SST, 5s, Prevenção de Perdas e Facilities.

O colaborador deve se dirigir inicialmente ao vestiário para vestir o uniforme e guardar seus
pertences no armário, que deverá permanecer fechado com cadeado próprio e chave sob sua
responsabilidade. Não é permitido o acesso de colaboradores sem uniforme na Operação e
Refeitório da unidade.

Não é permitido cabelo solto em áreas operacionais; os colaboradores com cabelos a partir do
ombro devem mantê-los presos.

EPI’s obrigatórios para TODOS: Uso obrigatório de bota de segurança com biqueira e Certificado
de Aprovação. Adornos e acessórios: Nenhum colaborador, terceirizado ou visitante deverá
acessar as dependências da operação com o uso de bonés (cobertura na cabeça de qualquer
espécie), chinelos, chapéus, peças que possam atrapalhar a identificação e qualquer tipo de
adornos (brinco, cordão, argola, pulseira, relógio, aliança) ou sem camisas evitando risco de
acidentes. Piercings deverão ser retirados ou estarem cobertos por esparadrapo.
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Visitantes: O funcionário visitado será considerado responsável pelo visitante e deverá assegurar
todas as informações e orientações, bem como garantir que este cumpra todos os padrões da Cia
enquanto estiver em visita.

Prestador de serviços: Todo prestador de serviço deve receber treinamento em procedimentos de

segurança do trabalho antes de iniciar as atividades dentro da Unidade. Cabe a cada unidade definir
o que deve ser avaliado antes do início dos trabalhos.

Entrada de Funcionário na unidade fora do horário regular de expediente deverá ser prévia e
formalmente aprovada pelo Gerente ou Coordenador da respectiva Área. Esta autorização deve ser
enviada via whatsapp/ e-mail ou Teams à portaria, que deverá manter arquivada ou salva.

7.2.2 Entrada de Terceiros (Fixos e Temporários)

A entrada de funcionários terceiros temporários ou eventuais na unidade é feita através do cadastro

dos funcionários que irão executar os serviços.

Todo funcionário de empresas prestadoras de serviço permanente, deve apresentar o crachá de

identificação na entrada e o mesmo deve estar cadastrado no sistema de controle de acesso da
unidade. Não é permitido ao porteiro/vigilante liberar a entrada pela porta lateral de
acesso ao galpão para funcionários ou terceiros fixos da unidade sem cadastro.

Todo empregado de empresa prestadora de serviço que não apresentar o crachá deverá apresentar
documento de identificação para a conferência do RG, e depois de conferido e validado o nome do
empregado, deverá ser cadastrado via biometria acesso temporário ao Galpão. Caso a
necessidade de acesso seja pela rampa lateral do Galpão B1 (somente com prévia autorização da
equipe de Prevenção de Perdas – GPP ou AR), o registro deve ser feito no livro de ocorrências do
vigilante que fica localizado ao lado da mesma, estando nesse caso validado o controle em papel
(somente exceções).

No momento da entrada, o porteiro deve perguntar se o prestador está com equipamentos em seu
porte que precisam ser declarados para serem conferidos na saída. Para estes itens, devemos fazer
uma relação na entrada e registrar via formulário CONTROLE DE MATERIAIS NA UNIDADE (anexo
1) , se estiver um volume alto de itens, o prestador de serviço deve fornecer uma relação do
mesmo.

7.2.3. Entrada de Funcionários SOMA que estão lotados na unidade

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Deverá ser exigido o cadastro da biometria/CPF para acesso pela catraca. Somente a equipe de
Prevenção de Perdas ou um Gerente SOMA podem autorizar a entrada de funcionários sem
cadastramento, em regime de exceção como, por exemplo, algum problema no sistema de
cadastramento. Deverá ser registrado no livro de ocorrência a entrada sem biometria/CPF e
informado ao time de Facilities e Prevenção de Perdas sobre o problema no cadastramento para
correção pela empresa responsável.

7.2.4. Entrada de Materiais, Equipamentos e Ferramentas

Todos os materiais, equipamentos e ferramentas que não sejam de propriedade da Unidade,

deverão estar relacionados no CONTROLE DE MATERIAIS NA UNIDADE (anexo 1) em duas vias.
Sendo que na saída deverá ser conferido o material e retida a autorização.

Caso o visitante / fornecedor ingressar na unidade sem o devido preenchimento da listagem, no

momento da saída apenas o GPP (Gerente de Prevenção de Perdas) e o AR (Analista de Riscos)
poderão autorizar a saída dos mesmos.

7.2.5. Entrada de Policiais, Imprensa ou Outras Autoridades

No que se refere às Autoridades públicas, Ministério do trabalho e Oficiais de justiça,

deve-se solicitar a identificação funcional, informando dos processos internos de segurança, e já o
encaminhando para o responsável da unidade disponível neste momento. O prazo para
atendimento e execução desta atividade não pode ser superior a dez (10) minutos.

O pessoal que trabalha na portaria nunca assinar nenhum documento para pessoas estranhas ou
terceiros.

No caso de Imprensa, não deve ser dada nenhuma informação para este tipo de visitante.
Deve ser feita a comunicação imeadiata à equipe de RH (G&G) ou à um gerente SOMA, que
passarão orientação sobre o que deve ser feito.
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No caso de sindicato, somente o RH poderá autorizar a entrada. Em havendo autorização de

ingresso deve ser respeitado todo o procedimento de acesso de visitantes.

7.3. SAÍDA DE PESSOAS

7.3.3. Saída de Visitantes e Funcionários da Unidade pela portaria de Pedestres

Na saída de visitantes e funcionários de dentro do galpão, deverá ser feita a revista 100% de
bolsas, mochilas e/ou caixas que possam estar portando, e somente o vigilante deve realizar a
revista. Não é permitido tocar nos pertences das pessoas. Em caso de anomalia o GPP ou AR devem
ser acionados para as devidas providências. Ao sair será enviado um pulso elétrico para o sorteador
de revista, que determinará se o funcionário será revistado com o detector de metais ou não o
vigilante deverá apertar a cada saída de pessoa o botão de revista aleatória, para saber se irá
revistar com o detector de metais o funcionário ou não o próprio funcionário deverá apertar a cada
saída de pessoa o botão de revista aleatória, para saber será revistado com o detector de metais ou
não.

IMPORTANTE: Não é permitida revista de 100% das pessoas, e nem sem o devido
acionamento da revista aleatória, seguindo orientação do jurídico, para não soar como
perseguição.

Foto: Sorteador de revista Foto: Detector de metais

7.4. ENTRADA DE VEÍCULOS

7.4.3. Premissas

Somente os veículos previamente autorizados junto à portaria da Hines (Galpão Logístico), podem
acessar o estacionamento do galpão logístico Distribution Park.
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Ao entrar, o motorista deverá parar seu carro no local indicado para que seja feito o
registro da placa através do CFTV.

Todos os veículos deverão ser inspecionados no momento de sua entrada (porta-malas) pela equipe
responsável da portaria da Hines.

Na entrada somente o motorista pode estar no veículo. Os demais acompanhantes devem

desembarcar e se dirigir à portaria de pedestres.

À noite, o motorista deverá manter os faróis baixos e acender a luz interna ao passar pela portaria.
Durante seu deslocamento dentro da unidade o condutor do veículo deverá respeitar o limite
de velocidade da unidade.

Caso o veículo possua película para escurecer o vidro (insul film) o condutor deverá abrir todas as
janelas para que a segurança possa identificá-lo. Para entrada de motos o motociclista deverá
levantar a viseira.

Para todos os itens (produto acabado, matéria prima, embalagem, Almox, peças, materiais de
marketing, bens de uso externo) recebidos na unidade é obrigatória a apresentação da Nota Fiscal
quando da apresentação na portaria.

Todas as Notas Fiscais deverão ser encaminhadas ao PAF da unidade para o devido registro fiscal.

7.4.4. Entrada de Veículos de Fornecedores

O motorista mostrará a NF emitida para o Grupo Soma à portaria da Hines, que liberará a
entrada do mesmo para apresentação do PAF do CD Pavuna. Após a conferência do pedido
de agendamento e quantidades, o PAF direcionará o mesmo para a Doca na qual realizará o
recebimento dos produtos, sejam PA, MP, Almox ou qualquer outro material.

ATENÇÃO: Os ajudantes (caso haja) deverão entrar via portaria de pedestres obrigatoriamente.

7.4.5. Entrada de Veículos para Retirada de Lixo ou Recicláveis

A retirada destes materiais será feita mediante liberação enviada via e-mail pelo
funcionário responsável para a portaria do CD Pavuna que comunicará a Portaria do Galpão
Logístico (Hines).
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7.4.9 Entrada e retirada de produtos acabados por terceiros dentro do CD

O motorista se apresenta na portaria do galpão logístico (Hines), que verifica a liberação

prévia do mesmo para posterior liberação do veículo. Os ajudantes (caso haja) deverão entrar
via portaria de pedestres obrigatoriamente.

7.5. SAÍDA DE VEÍCULOS

Toda a saída de produto acabado, matéria prima, embalagem, almoxarifado, bens de uso
externo e subprodutos a unidade é obrigada a emitir a respectiva nota fiscal com correta
natureza de operação (venda, doação, remessa para análise, remessa para conserto,
consumo interno, etc.).

7.6. OUTRAS INSTRUÇÕES

7.6.1 Passagem de Turno de Vigilantes

Todo horário de entrada e saída da vigilância armada ou não deve ser registrada no livro de
ocorrência, com devidas assinaturas, conforme orientação da empresa contratada. Caso
haja vigilância armada, a passagem de armas deve ser feito em uma sala fechada sem a
presença de outras pessoas. Armas reservas ou que não forem utilizadas no turno devem
ficar trancas no cofre.

7.6.2 Equipamentos de segurança

Sempre que algum equipamento de segurança (câmeras, alarmes ou controle de acesso)

não estiver funcionando, deverá ser comunicado formalmente ao AR, ao GPP ou à equipe de
manutenção imediatamente.

7.7. INFORMAÇÕES SOBRE A CIA

É vetado à portaria prestar qualquer tipo de informação sobre a empresa ou sobre funcionários.

A portaria deve limitar-se a dizer: “Não sei informar”. “Estamos aguardando as pessoas
responsáveis”.

QUALQUER ACONTECIMENTO QUE FUJA DA ROTINA DA PORTARIA DEVERÁ SER

REGISTRADO NO LIVRO DE OCORRÊNCIA E PREENCHIDO UM ROI ONLINE (FORMS).
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7.8. RONDA PATRIMONIAL

Verificar após o expediente se todas as portas, docas e portões estão fechados, bem como
torneiras, luzes e aparelhos de ar condicionado. Registrar no livro de ocorrência qualquer
irregularidade encontrada.

O vigilante deve seguir a ronda conforme check list e horários adotados no CD Pavuna,
conforme treinamento realizado junto ao time de Prevenção de Perdas.

Caso seja identificado na ronda algum problema com as câmeras, docas, portas de emergência, acessos em
geral ou outras irregularidades, deve-se comunicar imediatamente o AR ou o GPP para providências de
manutenção. O fato também deve ser registrado no livro de ocorrência.

7.9. INCÊNDIO, INVASÕES e ALARMES DE CAIXA

7.11.3. INCÊNDIO

Quando for notificado deve o vigilante acionar o alarme por 1 minuto contínuo, para a
reunião da Brigada de Emergência no QG da Brigada, para as ações de mitigação da
emergência e Contatar imediatamente o Corpo de Bombeiros pelo fone 193.

7.11.4. TENTATIVAS DE INVASÃO

Acionar a Polícia assim que for detectada a ocorrência pelo fone 190.
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Informar o Gerente Fabril / GPP / GF / COF sobre o problema e registrar no Livro de

Ocorrências. Em caso de ocorrência noturna deve ser acionado o plano de chamada da
unidade.

Para unidades que são monitoradas pela central de monitoramento deve ser acionado o
alarme para acompanhamento externo.

7.11.5 ALARMES DE CAIXA

Quando a central de monitoramento entrar em contato solicitando o “Produto do Mês” o

porteiro deve informar a senha para os casos que estiver tudo sob controle dentro da
unidade. Verificar o motivo do alarme e retornar a central.

Para o caso de um eventual assalto em curso dentro da unidade fornecer o nome

de qualquer produto que não seja o correto ou dizer que não sabe. Manter-se
calmo e seguir as instruções dos assaltantes.

7.10. CONTROLES DE CHAVES

Deverá existir na portaria um claviculário com as chaves dos locais onde seja necessário a
abertura/fechamento pelo porteiro ou vigilante.

As chaves devem estar identificadas, organizadas e com acesso restrito. Caso seja necessário
um funcionário ambev utilizar uma destas chaves, deverá ser feito o registro na planilha
CONTROLE DE CHAVES (anexo 1).

7.11. MALOTES E CORRESPONDÊNCIAS

Todos os malotes, encomendas e correspondências que chegarem à unidade deverão ser

encaminhadas à área responsável da unidade, com a apresentação de identificação, deve ser
liberada a entrada do “carteiro” para que seja feita a entrega das correspondências.

8. ANEXOS

Anexo 1 – Gerenciador de Portaria contendo:

A1 - CONTROLE DE ENTRADA DE VISITANTES
A2 - RELAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS SEM CRACHÁ
A3 - RELAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS EVENTUAIS
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A4 - CONTROLE DE MATERIAIS NA UNIDADE

A5 - CONTROLE DE CHAVES
A6 - CONTROLE DE ACESSO DE VEICULOS
A7 - CONTROLE DE RONDA (MOTO)
A8 – RELAÇÃO DE TERCEIROS EVENTUAIS FORA DO HORÁRIO

9. ELABORADORES

Elias Machado Vitorino

Fabio A.C. Leite
Marcelo Bittencourt Piccolo
Nadilson Cavalcanti de Almeida

10. APROVADOR

Fabio A.C.Leite

11. HISTÓRICO

Nº Revisão Nome Responsável Nome Aprovador (es) Descrição da Alteração

00 Marcelo B. Piccolo Ricardo Romanelli Emissão Inicial
Vicenti Dragano
01 Marcelo B. Piccolo Fabio A.C.Leite Revisão anual-Retirada da área de
Compliance & Risco do texto
Ajuste do identificador para
CSC.3.PO.GR.01.000010
02 Marcelo B. Piccolo Fabio A.C Leite Revisão anual – Adequação geral do
padrão.
03 Marcelo B. Piccolo Fabio A.C Leite Revisão anual – Adequação geral do
padrão.