Estrutura de

Arquivamento:
Dicionário vs
Enciclopédia
A estrutura de arquivamento é fundamental para a
organização e recuperação eficiente de informações. Neste
contexto, é importante compreender as diferenças entre
dicionários e enciclopédias, que representam duas
abordagens distintas na organização do conhecimento.

by Milena Brasil
Métodos Ideográficos
Ideográfico Alfabético
Nesta abordagem, os assuntos são organizados em
ordem alfabética, sem vínculo entre eles. Tanto
dicionários quanto enciclopédias podem utilizar
este método, com a diferença de que as
enciclopédias agrupam os assuntos em hierarquias.
Ideográfico Numérico
Os métodos numéricos, como o Decimal e o Duplex,
utilizam uma classificação numérica para organizar
os assuntos. O método Uni-termo, por sua vez,
atribui números a cada assunto, permitindo a
recuperação de documentos que abordem
múltiplos temas.
Método Alfabético
1 Regras para Nomes 2 Nomes de Eventos 3 Cargos e Títulos
Brasileiros
Para eventos, os numerais Cargos e títulos são
Ao ordenar nomes em são colocados ao final, colocados ao final do
ordem alfabética, é entre parênteses, e não nome e não são
importante seguir regras são considerados na considerados na
específicas, como ordenação. ordenação alfabética.
considerar o último
sobrenome, tratar nomes
compostos e graus de
parentesco, e não levar
em conta artigos e
preposições.
Teoria das Três Idades
1 Fase Corrente
Documentos em curso ou de consulta frequente, com valor
primário, acesso restrito e alta frequência de uso,
armazenados próximo ao produtor.

2 Fase Intermediária
Documentos com valor primário, mas consultados com
menor frequência, armazenados em depósitos temporários.

3 Fase Permanente
Documentos de valor histórico, legal ou cultural permanente,
com valor secundário e acesso livre, armazenados em
arquivos permanentes.
Aplicações e Questões
Inspeção
Analisar se um documento
deve ser arquivado ou seguir
outra rotina de trâmite.
Método Ideográfico
Arquivamento por assunto,
podendo ser alfabético ou
numérico.

Regras de Alfabetação
Essenciais para a correta ordenação de documentos, especialmente em
concursos públicos.
Valor dos Documentos
Valor Primário Valor Secundário

Relevante para a administração, refere-se ao uso Relevante para pesquisa histórica ou outras
original para o qual o documento foi criado. Acesso finalidades secundárias. Acesso geralmente livre na
geralmente restrito. fase permanente.
Arquivos Intermediários
Características
Guardam documentos que, embora não sejam frequentemente usados, ainda podem ser necessários.
Documentos não precisam ficar próximos ao setor que os utilizou, podendo ser armazenados em locais
mais baratos para economizar custos.
Fases do Ciclo de Vida dos Documentos
Corrente
Permanente
Documentos de uso frequente, mantidos
próximos ao setor. Exclusiva fase obrigatória Guarda definitiva de documentos com valor
para todos os documentos. histórico, probatório ou informativo.

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Eliminação de Documentos
Processo de Eliminação
Precedida pela elaboração de listagem de eliminação e publicação de edital. Elaboração do termo de
eliminação de documentos. Deve impossibilitar a recuperação dos documentos eliminados.
Tabela de Temporalidade
Funções
Define prazos de guarda para as fases corrente e intermediária. Destinação final dos documentos
(eliminação ou guarda permanente). Baseada na legislação e nas necessidades administrativas. Inclui um
campo de observações sobre alterações de suporte.