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Check-list das diversas fases para a realizao de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comit de Promoo da ABA - Associao Brasileira de Anunciantes. I. Definio de Evento
Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade. Esta definio bastante formal, mas expressa a grande gama de variaes que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidades bsicas: Esportivo Artstico Social Mercadolgico
Alguns exemplos de eventos por atividade: 1. Esportivo Aqutico Olmpico Popular Sofisticado De Vero/Primavera De Inverno/Outono Praiano Motorizado 2. Artstico Artes Plsticas Artes Cnicas Artes Visuais Msica Clssica Multimdia Msica Popular Festival Exposio Tpico 3. Social Campanha de Sade Campanha de Levantamento de Fundos Aniversrio da Cidade Apoio a Iniciativas Sociais 4. Mercadolgico Feira/Exposio Reunio
Encontro Mesa Redonda Simpsio Seminrio Conferncia Palestra Congresso Painel Frum Debate Conveno Desfile Comcio Lanamento de Produto/Servio
II. Escolhendo o seu Evento Em primeiro lugar, deve-se fazer um pr-projeto, enfatizando seis tpicos: 1) Objetivo 2) Conceito do Produto Definio clara do que deve ser o evento Estruturao 5W/2H o que fazer quem faz onde faz quando faz por que faz como faz quanto custa fazer
3) Pblico-Alvo 4) Anlise do Mercado Demanda do produto Concorrncia 5) Estratgia Que ferramentas usar Possibilidade de patrocnio 6) Anlise de Viabilidade Tcnica/Econmica Necessidade de recursos financeiros e humanos Simulao pessimista e otimista
III) Sistema de 3 Pontos Para que um evento tenha um final feliz, necessrio organiz-lo considerando 3 pontos: Produo Promoo Custos Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a realizao de um evento. Ser atravs do levantamento dessas atividades que voc ir compor o seu check-list. 1) 2) Produo Local Perodo Pblico-Alvo Fluxo de Pblico Estacionamento Segurana Limpeza Atendimento Mdico Equipamentos Equipes de Manuteno Aspectos Legais Licenas Seguro Hospedagem Translado Alimentao Coquetis Recepo Secretaria Contratao de Pessoal Administrao de Pessoal Venda de ingressos Inscries Credenciamento Promoo Criao de nome Programao visual Cenografia promocional Merchandising Mdia Comunicao
3)
Promoo Distribuio de Brindes Sorteios Divulgao Assessoria de Imprensa Relaes Pblicas Prospeco de Patrocnio Relatrios de Retorno Clipping Custos Oramento Global Oramento Setorizado Fluxo de Caixa Balancete Prestao de Contas Relatrio com Relao Custo/Benefcio
IV. Exemplo de um Evento Estruturado Para que fique simples Realizar um Evento, podemos estruturar este processo. Podemos utilizar um evento para aumentar vendas, como exemplo. No anexo I, voc tem o macrofluxo deste processo. No anexo II, h uma descrio do evento com os seguintes itens: objetivo; tarefas identificadas; insumos necessrios para realiz-lo fornecedores destes insumos; produtos resultantes clientes que necessitam de tais produtos anexos que iro compor tal processo Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando: os materiais e/ou recursos necessrios; as atividades crticas que orientam tal tarefa; os pontos a serem observados nesta fase; os resultados esperados; as aes corretivas a serem tomadas. Voc poder estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitar todo o trabalho de acompanhamento. Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists especficos nos Anexos XIV a XVII.
Incio | Estruturar Evento | Estrutura OK | Providenciar Recursos | Preparar o Evento | Realizar | Desmontar | Aes Ps Evento | Relatrio Ps-Evento | Fim
6. PROGRAMAO 7. MARKETING COOPERATIVO 8. INFRAESTRUTURA 8.1.Recursos Materiais e Instalaes 8.2.Recursos Audiovisuais 8.3.Recursos Humanos 9. ESTIMATIVA DE CUSTOS
III) Desenho do Stand Definio de reas para divises de produtos Projeto de displays rea disponvel Quantidade de displays disponveis Produtos por painel Texto de produtos Destaques Fotos, slides, grficos Chamadas promocionais Definir moblia/decorao Definir posicionamento de plantas Atividades promocionais IV) Necessidades do Stand Instalao eltrica Telefone Catlogos/folhetos Crachs/convites Vale estacionamento Vigilncia do stand Limpeza do stand Contratao do buffet Definir coquetis ou eventos especiais Brindes Recepcionistas Vesturio Fotgrafo V) Imprensa
Folheto institucional Press release Entrevistas com imprensa Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio
VI) Atendimento Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc. Determinar pessoal do satnd Regulamento disciplinar do stand Relao de telefones Plano de visita de personalidades ao stand Em caso de coquetel, elaborar plano especfico Notas de venda para mercadoria a ser comercializada Reservas de hotel Traslados Treinamento da equipe VII) Montagem Emisso de notas fiscais de transporte Seguro Remessa de produtos para feira Montagem Limpeza VIII) Desmontagem Checagem das notas fiscais de transporte Retirada e embalagem de produtos Transporte Recepo de produtos na fbrica IX) Relatrio Avaliao dos resultados da exposio Distribuio dos contatos realizados
III) Servios de Terceiros Vender patrocnio Verificao do local Contrato Audiovisual Projetor Retroprojetor Vdeo Gravao
Computadores, impressoras Telefones, fax Recepcionistas Segurana Caf, gua, etc Refeies Coquetel Jantar Hospedagem Translados Passeio turstico Decorao Fotgrafo Faixas Pastas/blocos Crachs Certificados
IV) Ps Evento Despacho da sobra do material Pagamento de servios Relao final de inscries Faturamento Cartas de agradecimento
Solicitar aos responsveis o nmero de participantes Determinar perodo Preparar lista de participantes Elaborar programa Redigir convite/programa/orientao Enviar aos gerentes programa detalhado Solicitar adiantamento de despesas Dividir os participantes por grupos Enviar aos participantes pasta com material Contratar hotel Enviar ao final carta de agradecimento Preparao do Material para Conveno Encomendar pastas Montar pastas Arranjar e preparar filmes Preparar crachs Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Conveno Definir e arranjar equipamentos audio visuais Contratar alimentao Disponibilizar ou no cigarros, charutos, etc Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc Preparar material para decorao
II)
III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados Determinar os assuntos Determinar os fins a serem atingidos Determinar tnica principal da conveno Criar slogan para conveno Preparar tema do discurso de apresentao Preparar discurso de despedida IV) Providncias de Administrao a Serem Tomadas no Local Pedir oramentos do hotel Reserva dos apartamentos Informar ao hotel a data e horrio de chegada dos convencionais Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel Acertar jantar de encerramento Escolher e preparar sala de demonstrao Determinar sequncia de lugares dos participantes na mesa Contratar fotgrafo Decorar salas de trabalho da conveno
Informar e convidar imprensa Determinar os horrios das refeies Levantar preferncias alimentares dos convencionais Prepara lisa de distribuio dos apartamentos Informar lista de participantes ao hotel Distribuir as pastas nas salas de trabalho Entregar crachs Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conforme programa Escolher quem far a recepo no local de chegada No esquecer a foto do grupo de convencionais Emitir relatrio ao final Realizar debates internos sobre a conveno
II) Decorao Do Salo 1. Setas indicativas 2. Som 3. Iluminao 4. Arranjos florais 5. Cestos de lixo 6. Cinzeiros 7. Mesas de apoio 8. Livro de ouro Do Palco 1. Painis ou faixas 2. Iluminao 3. Plpito para oradores 4. Som do microfone 5. gua para orador 6. Arranjos florais 7. Espao para msico III) Estacionamento Contratao de empresa especializada Policiamento nas redondezas Segurana dos automveis IV) Recepo Recepcionistas Uniformes/Trajes Mesas de apoio Controle Crachs V) Imprensa Jornalistas Convidados Kit de imprensa
VI) Registro de Evento Equipe de fotografia Equipe de filmagem VII) Primeiros Socorros Caixa de Pronto - Socorro Nome de Mdicos de Planto Nome de Hospitais de Emergncia VIII) Pessoal de Servio Chefia Recepcionistas Segurana Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som Encarregado da iluminao Plantonista dos sanitrios Encarregada de chapelaria IX) Diversos Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria tickets Telefone e fichas Balco de informaes Guarda - chaves Crachs