Zen to Done

Escrito por Leo Babauta, traduzido por Lucas Teixeira http://lucasteixeira.com/ztd

Indice
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Introdu c ao Por que ZTD? Vis ao Geral ZTD M nimo a alternativa mais simples Adquirindo os 10 H abitos H abito 1: Capture H abito 2: Processe H abito 3: Planeje H abito 4: Fa ca 2 2 4 6 7 9 10 11 12 14 16 17 18 20 21 23 24

10 H abito 5: Sistema Con avel Simples 11 H abito 6: Organize 12 H abito 7: Revise 13 H abito 8: Simplique 14 H abito 9: Dena Rotinas 15 H abito 10: Encontrando Sua Paix ao 16 Um Dia com Zen To Done 17 Perguntas Freq uentes

Introdu c ao
Muito do estresse que as pessoas sentem n ao vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de n ao terminarem o que come caram. David Allen

Esse livro foi escrito para os que querem organizar suas vidas e de fato cumprir suas listas de tarefas. Se voc e e uma dessas pessoas, vai encontrar alguns conceitos valiosos nesse livro. Zen To Done (ZTD) e um sistema de uma s o vez simples e poderoso, e vai te ajudar a desenvolver os h abitos pra manter todas as suas tarefas e projetos organizados, manter seu dia de trabalho simples e estruturado, manter sua mesa e sua caixa de entrada limpas, e manter voc e fazendo o que precisa fazer, sem distra c oes. Isso e muita coisa pra se pedir de um pequeno e-book. Na verdade, esse livro n ao vai fazer tudo isso por voc e voc e quem tem que fazer. Voc e tem que querer de verdade mudar seus h abitos, e o que esse sistema prov e s ao as ferramentas pra mud a-los. E, devo dizer, mudar seus h abitos e poss vel. Usando as t ecnicas de mudan ca de h abito que eu descrevo nesse livro, mudei muitos h abitos: parei de fumar, comecei a correr, passei a comer coisas mais saud aveis, completei uma maratona, dobrei minha renda e coloquei minhas nan cas em ordem, me tornei vegano, quitei quase todas as minhas d vidas, completei um triatlo, perdi 10 quilos, e constru um blog bem-sucedido, pra citar alguns. Ent ao, sim, mudan cas de h abito s ao mesmo poss veis, se voc e come car pequeno, encontrar a motiva c ao certa, e mantiver seu foco. Eu tamb em quei mais organizado e produtivo. H a alguns anos, minha mesa era cheia de coisas, eu mantinha v arias listas de coisas que eu vivia sempre perdendo ou me esquecendo, tinha um monte de coisas pra fazer e cava sobrecarregado pelo caos e a complexidade do meu dia. Minha caixa de e-mails, minha caixa de correio e minha secret aria eletr onica transbordavam. Eu vivia esquecendo de fazer as coisas, e em geral era bem desorganizado e improdutivo. Mas eu decidi mudar esses h abitos, um por um. Hoje, minhas caixas de entrada est ao todas vazias. Minha lista de tarefas pra hoje e uma lista simples de tr es coisas muito importantes. Eu consigo me livrar de distra c oes e manter o foco. Eu anoto as coisas em um s o lugar, pra que eu n ao as esque ca. Minha vida agora est a muito mais s a, mais simples e mais concentrada. Eu fa co MUITO mais coisas as tarefas do meu emprego, escrevo no meu blog, escrevo em outros seis blogs, completo projetos pessoais, e ainda assim tenho tempo pra minha fam lia. Eu sou mais feliz e produtivo, e tudo gra cas a poucas e simples mudan cas de h abito. Voc e pode fazer isso tamb em, acredite. N ao sou nenhum super-homem s o me comprometi a melhorar, e comecei a mudar meus h abitos, um de cada vez. Continue lendo, e veja como voc e tamb em pode fazer acontecer. Eu n ao espero que voc e adote o sistema inteiro cada pessoa funciona diferente das outras. Essa e a beleza do ZTD: voc e pode escolher os h abitos que funcionem melhor pra voc e. Boa sorte, e aproveite o livro. Mudar h abitos pode ser empolgante, e eu te encorajo a aproveitar a jornada.

Por que ZTD?

A simplicidade e a sostica c ao m axima. Leonardo da Vinci

Eu decidi tomar emprestados alguns dos melhores conceitos de alguns dos melhores sistemas de produtividade j a inventados, inclusive do Fazendo Acontecer do David Allen e do 7 H abitos de Pessoas Altamente Ecazes, do Stephen Covey. Adicionei tamb em outros conceitos u teis, e destilei todos eles em um sistema de produtividade f acil de usar e bem simples chamado Zen To Done (ZTD). 2

Por que Zen To Done? Primeiro, o meu blog se chama Zen Habits, e Habits do Done n ao soa bem o bastante pra mim. Eu tamb em pensei em Simple To Done, mas o acr onimo n ao parecia bom. Segundo, ZTD captura o esp rito essencial do novo sistema: o de simplicidade, de se concentrar no fazer, no aqui-e-agora, em vez de no planejamento e no sistema. Se voc e tem problemas com o GTD, por melhor que ele seja, o ZTD pode dar certo com voc e. Ele se concentra nas mudan cas de h abito necess arias pro GTD de um jeito mais pr atico, e se concentra em fazer, simplicar e adicionar uma estrutura simples. O ZTD tenta resolver cinco problemas que muita gente tem com o GTD. Pra constar, o GTD n ao tem nenhuma falha, e n ao precisa de nenhuma modica c ao; mas cada pessoa e de um jeito, e o ZTD e um jeito de customiz a-lo pra que sirva melhor a diferentes tipos de personalidade. O ZTD resolve cinco problemas que as pessoas t em com o GTD: 1. O GTD e uma s erie de mudan cas de h abito. Essa e a raz ao principal pela qual as pessoas falham s ao muitas mudan cas de h abito tentadas ao mesmo tempo. Se concentrar em um h abito por vez e o melhor, e garante um maior sucesso. Al em disso, praticantes do GTD n ao aplicam m etodos comprovados pra mudar seus h abitos. Solu c ao: o ZTD se concentra em um h abito por vez. Voc e n ao tem que tentar adotar o sistema inteiro ao mesmo tempo vai te sobrecarregar, e e muito dif cil se concentrar em mudan cas de h abito se voc e zer muitas de uma vez. Em vez disso, concentre-se em um de cada vez, e adote o sistema em fases. Use m etodos comprovados (Desao de 30 Dias, comprometimento, recompensas, hacks de motiva c ao, etc) para adotar cada h abito com sucesso. 2. O GTD n ao se concentra o suciente em fazer. Embora o nome seja Gettings Things Done 1 , muitas vezes o que acabamos fazendo e Fazendo Entrar no Nosso Sistema de Conan ca. Apesar do livro apresentar um sistema excelente, ele se concentra mais no est agios de captura e processamento do que no est agio de fazer. 3. O GTD e muito desestruturado pra muita gente. Esse pode ser um dos pontos brilhantes do GTD sua falta de estrutura, sua decis ao em tempo real sobre que tarefa fazer mas pode tamb em ser uma grande fonte de confus ao pra tantas outras pessoas. Muita gente precisa de mais estrutura nos seus dias, e o GTD pode ser desorientador. Pessoas diferentes t em estilos diferentes. Solu c ao: o ZTD oferece alguns h abitos pra resolver isso: o h abito de planejar, em que voc e planeja as suas tr es TMIs do dia e suas Grandes Rochas pra semana; e o h abito da rotina, em que voc e dene rotinas di arias e semanais pra si mesmo. Esses h abitos, como todos os h abitos do ZTD, s ao opcionais. Se parece que n ao v ao funcionar pra voc e, n ao os adote. Mas, pra muita gente, eles v ao complementar as outras partes do GTD de um modo perfeito. 4. O GTD tenta fazer coisas demais, o que acaba te estressando. O GTD discrimina todas as coisas que surgem na sua vida, o que tamb em e parte da beleza do sistema. O problema e que n os acabamos colocando tudo nas nossas listas, e cando sobrecarregados. N os tentamos fazer tudo que est a nas listas. Esse n ao e um problema do GTD, e sim um problema de como n os o implementamos. Mas e um problema que deve ser resolvido. Solu c ao: O ZTD se concentra em simplicar. Tire o tanto quanto puder dos seus deveres, pra que voc e possa se concentrar em fazer o que e importante, e fazer bem feito. 5. O GTD n ao se concentra o bastante nas metas. O GTD e, de prop osito, um sistema de baixo pra cima, no n vel do mar da sua vida. Ele fala sobre n veis mais altos, mas n ao fala muita coisa. Com isso, o GTD e mais focado em fazer qualquer tarefa que apare ca na sua frente do que fazer o que voc e deveria estar fazendo as coisas mais importantes. Solu c ao: o ZTD, como foi dito acima, pede pra que voc e identique as coisas grandes que voc e quer fazer na semana e no dia. Outro h abito do ZTD e o de rever suas metas a cada semana, de modo a continuar concentrado nelas durante o ano. O GTD tem um pouco disso, mas o ZTD estende esse pouco.
1 em tradu c ao livre, Fazendo Acontecer. Solu c ao: o ZTD se concentra mais em fazer e em como completar suas tarefas, de uma maneira simples e sem estresse.

Mais uma vez: o GTD e um sistema brilhante, e funciona muito bem. Mas o ZTD resolve alguns problemas que as pessoas t em ao praticar o GTD, adiciona outros conceitos poderosos, e adapta o sistema pra vida real.

Vis ao Geral
As coisas mais importantes nunca deveriam car ` a merc e das coisas menos importantes. Goethe

Vamos dar uma olhada no que e o Zen To Done: e um conjunto de 10 h abitos que v ao te ajudar a se organizar, simplicar sua vida, colocar as coisas sob controle e fazer as coisas acontecerem de verdade. Se voc e quer adotar o ZTD, n ao tem a obriga c ao de adotar todos os 10 h abitos. . . voc e deve pegar aqueles que v ao funcionar pro seu estilo individual, e se tornar mestre neles. Cada um desses h abitos deve ser aprendido e praticado um de cada vez se poss vel, ou 23 ao mesmo tempo no m aximo. Concentre-se na sua mudan ca de h abito por 30 dias, e a parta pra pr oxima. Isso pode ser dif cil, eu sei, mas os h abitos se xar ao melhor a longo prazo se voc e se concentrar em um ou dois de cada vez. No per odo de um ano, voc e ser a mestre em todos eles e eu n ao acho que se tornar completamente organizado e produtivo em um ano seja uma conquista ruim. A ordem a seguir e s o uma sugest ao voc e pode adotar os h abitos na ordem que funcionar melhor pra voc e. Os h abitos 1 ao 8 s ao os mais essenciais, mas eu sugiro que voc e considere seriamente os h abitos 9 e 10. Vou falar mais sobre cada um desses 10 h abitos nos cap tulos seguintes.

1. Capture
H abito: captura onipresente. Carregue um caderninho (ou qualquer outra ferramenta de captura que funcione com voc e) e escreva quaisquer tarefas, ideias, projetos, ou outras informa c oes que surgirem na sua cabe ca. Tire da sua cabe ca e passe pro papel, pra que n ao esque ca. O ZTD pede que voc e escolha uma ferramenta bem simples, port atil e f acil de usar pra captura um caderninho ou um conjunto de chas 3x5 s ao prefer veis (mas n ao obrigat orios), simplesmente porque s ao muito mais f aceis de carregar por a que um PDA ou um notebook. Quanto mais simples forem as ferramentas, melhor. Quando voc e voltar pra casa ou pro escrit orio, transra suas anota c oes pra sua lista de tarefas.

2. Processe
H abito: decida r apido sobre as coisas na sua caixa de entrada, n ao deixe que acumulem. Deixar as coisas empilharem e procrastinar as tomadas de decis ao. Processe suas caixas de entrada (e-mail, correio, correio de voz, caderninho) pelo menos uma vez por dia, mais vezes se necess ario. Quando process a-las, fa ca de cima pra baixo, tomando uma decis ao em cada item: fazer (se for levar 2 minutos ou menos), jogar fora, delegar, arquivar ou colocar na sua lista de tarefas ou no calend ario pra fazer depois.

3. Planeje
H abito: dena TMIs pra semana e pro dia. A cada semana, liste as Grandes Rochas (tarefas mais importantes) que voc e quer realizar naquela semana, e agende-as primeiro que as outras. A cada dia, crie uma lista de 13 TMIs (suas Grandes Rochas do dia) e se certique de complet a-las. Fa ca suas TMIs cedo pra tir a-las do caminho e ter certeza de que ser ao feitas.

4. Fa ca
H abito: fa ca uma tarefa por vez, sem distra c oes. Esse e um dos h abitos mais importantes do ZTD. Voc e deve selecionar uma tarefa (de prefer encia uma das suas TMIs) e se concentrar nela e em nada mais. Primeiro, elimine todas as distra c oes. Desligue o e-mail, o celular, a Internet se for poss vel (se n ao for, feche todas as abas desnecess arias); remova o entulho na sua mesa (se voc e seguir o h abito 2, vai ser f acil). Coloque um timer se quiser, ou ent ao concentre-se na sua tarefa pelo maior tempo poss vel. N ao se deixe distrair dela. Se voc e for interrompido, escreva qualquer requisi c ao, tarefa ou informa c ao no seu caderno e volte pra tarefa. N ao tente ser multitarefa.

5. Sistema con avel simples

H abito: mantenha listas simples, cheque diariamente. Voc e pode usar listas de contexto, como @trabalho, @ligar, @casa, @fora, @esperando, etc., se elas funcionarem pra voc e. O ZTD sugere que voc e mantenha suas listas uma o mais simples poss vel. N ao crie um sistema complicado, e n ao que tentando usar novas ferramentas. E perda de tempo, mesmo que seja divertido. Use um caderninho ou chas 3x5 pras suas listas, ou use o programa de listas mais simples que encontrar. Voc e n ao precisa de um planejador, de um PDA, do Outlook ou de um sistema de tags complicado. S o uma lista pra cada contexto, e uma lista de projetos que voc e revise di aria ou semanalmente. Ligar as a c oes aos projetos e contextos e bom, mas pode se tornar complicado demais. Mantenha a simplicidade, e concentre-se s o no que voc e tem que fazer agora, e n ao em car brincando com sistemas ou ferramentas.

6. Organize
H abito: um lugar pra tudo. Todas as coisas que surgirem v ao pra caixa de entrada. De l a, v ao pras suas listas de contexto e pra uma pasta de a c ao, ou pra um arquivo no seu sistema de arquivamento, ou pra sua caixa de sa da se voc e for deleg a-la, ou pra lixeira. Coloque as coisas onde elas pertencem, de cara, em vez de empilh a-las pra organizar depois. Isso mant em sua mesa limpa pra que voc e possa se concentrar no seu trabalho. N ao procrastine coloque as coisas no lugar.

7. Revise
H abito: revise seu sistema & metas semanalmente. A revis ao semanal do ZTD pede que voc e cheque rapidamente seu sistema, e tamb em concentre-se em rever suas metas a cada semana. Durante sua revis ao semanal, voc e deve examinar cada uma das suas metas anuais, ver o progresso que fez nelas na u ltima semana e quais a c oes voc e vai tomar pra mov e-las pra frente na pr oxima semana. Uma vez por m es, separe um tempinho a mais pra fazer uma revis ao mensal das suas metas; e todo ano voc e deve fazer uma revis ao anual das suas metas pro ano e pra vida.

8. Simplique
H abito: reduza suas metas & tarefas pro essencial. Se voc e tentar cuidar de todas as tarefas que surgirem, pode car sobrecarregado rapidamente, e acabar sem o foco necess ario pras tarefas importantes (TMIs). Em vez disso, o ZTD pede que voc e revise suas tarefas e listas de projetos, e veja se pode simplic a-las. Remova tudo, exceto os projetos e tarefas essenciais, pra que voc e possa se concentrar neles. Simplique seus compromissos e seu uxo de entrada de informa c ao. Certique-se de que seus projetos e tarefas est ao de acordo com suas metas pro ano e pra vida. Fa ca isso diariamente (numa menor escala), durante sua revis ao semanal e durante sua revis ao mensal.

9. Rotina
H abito: dena e mantenha rotinas. Se outros sistemas de produtividade s ao desestruturados demais pra voc e, tente o h abito de criar rotinas pra ver se funciona melhor. Uma rotina matinal, por exemplo, pode incluir olhar 5

o calend ario, checar suas listas de contexto, denir suas TMIs pro dia, praticar exerc cios, processar o e-mail e as caixas de entrada, e fazer sua primeira TMI do dia. Uma rotina noturna pode incluir processar seu e-mail e caixas de entrada (de novo), revisar seu dia, escrever no seu di ario, se preparar pro dia seguinte. Rotinas semanais podem incluir um dia de tarefas na rua, um dia de lavar roupas, um dia das nan cas, sua revis ao semanal, um dia da com voc fam lia, etc. E e dena suas pr oprias rotinas, fa ca com que elas funcionem pra voc e.

10. Encontre sua paix ao

H abito: procure o trabalho pelo qual voc e e apaixonado. Esse pode ser seu u ltimo h abito, mas ao mesmo tempo o mais importante de todos. O GTD e otimo pra gerenciar as tarefas da sua vida, e tentar n ao procrastinar. Mas se voc e for apaixonado pelo seu trabalho, voc e n ao vai procrastinar voc e vai amar o que faz, e vai querer fazer mais. O h abito a adquirir aqui e o de constantemente procurar coisas pelas quais voc e e apaixonado, e ver se consegue fazer delas uma carreira quando encontr a-las. Fa ca com que seu trabalho seja uma paix ao, e n ao uma coisa que voc e tem pavor de fazer, e suas listas de tarefas v ao parecer mais com uma lista de recompensas.

ZTD M nimo a alternativa mais simples

Tudo deve ser feito da forma mais simples poss vel, mas n ao mais simples que isso. Einstein

Pra algumas pessoas, implementar 10 h abitos novos, mesmo um de cada vez, ainda e muito complicado. Ent ao, pros que querem implementar o sistema mais simples poss vel, aqui vai a vers ao minimalista do ZTD uma maneira de ser produtivo sem rulas. S ao s o quatro h abitos: capturar, processar, planejar e fazer. E ele s o usa duas ferramentas: um caderninho e uma caneta. 1. Capture: carregue um caderninho e anote quaisquer tarefas, ideias, projetos ou outras informa c oes que surgirem na sua cabe ca. Tire da sua cabe ca e coloque no papel, pra que voc e n ao esque ca. 2. Processe: decida r apido sobre as coisas na sua caixa de entrada, n ao deixe que acumulem. Processe suas caixas de entrada (e-mail, correio, correio de voz, caderninho) pelo menos uma vez por dia, mais vezes se for necess ario. 3. Planeje: dene TMIs pra cada semana e pra cada dia. Cumpra suas TMIs de manh a pra tir a-las do caminho e ter certeza de que ser ao feitas. 4. Fa ca: concentre-se em uma tarefa de cada vez, sem distra c oes. Remove todas as distra c oes, e ent ao concentre-se na sua tarefa pelo maior tempo poss vel N ao tente ser multitarefa.

O que o ZTD M nimo deixa de fora

Essa vers ao deixa de fora seis h abitos: manter um sistema de listas simples, organizar tudo, as revis oes semanais, simplicar suas tarefas e projetos, denir rotinas e encontrar sua paix ao. Embora eu ache que esses seis h abitos t em seu valor, eles n ao s ao absolutamente necess arios para um sistema minimalista.

A implementa c ao minimalista
Como devo implementar esse sistema, e do que eu preciso? Primeiro, as ferramentas: um caderninho e uma caneta. Isso e tudo. Implemente o sistema desse jeito: 1. Use seu caderninho pra anotar todas as coisas que vierem na sua cabe ca, no momento em que vierem. Isso permite que voc e tire as coisas da sua mente e n ao as esque ca. 2. Quando voc e chegar na sua mesa ou em casa, adicione as tarefas novas na sua Lista Mestre de Tarefas, que voc e tamb em pode manter no caderninho. 3. No in cio de cada dia, revise sua lista e escreva as 13 TMIs que voc e quer realizar nesse dia. Esse e todo o seu sistema de planejamento. Voc e n ao vai precisar de nada al em disso. 4. Fa ca suas TMIs o mais cedo poss vel. Enquanto voc e faz cada tarefa, livre-se de todas as distra c oes e concentre-se somente em fazer essa tarefa. N ao tente fazer mais de uma coisa de cada vez. Quando voc e terminar, v a pra pr oxima tarefa. Se voc e completar suas TMIs, v a pra sua Lista Mestre e veja qual a pr oxima tarefa mais importante na sua lista. Fa ca como no Passo 4 acima. Repita o quanto precisar. Voc e n ao precisa de 10 listas diferentes, e se voc e n ao mant em essas todas essas listas, n ao precisa de uma revis ao semanal. Eu ainda assim sugiro que voc e dena uma u nica meta pro ano, e sempre se concentre no pr oximo passo necess ario pra alcan car essa meta. Tamb em opcional: adicione qualquer h abito deixado de fora desse sistema minimalista mais tarde, se achar que vai ajudar.

Adquirindo os 10 H abitos
O in cio e a metade de qualquer a c ao. Prov erbio grego

Uma parte essencial do ZTD e adquirir os 10 H abitos, um de cada vez. Um dos principais problemas que as pessoas t em com outros sistemas de produtividade, provavelmente sem ter consci encia disso, e que eles s ao uma s erie de mudan cas de h abito que as pessoas tentam empreender ao mesmo tempo. Elas se entusiasmam e tentam dar conta todas de uma vez s o, e da caem do cavalo. Elas tentam subir de novo, mas parecido com fazer dieta ou exerc tornam a cair. E cios se voc e n ao adotar m etodos bem-sucedidos de mudan ca de h abito, vai continuar falhando, e vai acabar se desencorajando e desistindo. De acordo com a minha experi encia, mudan cas de h abito n ao devem ser encaradas trivialmente. Elas podem funcionar, mas requerem muita energia, concentra c ao e motiva c ao, e e dif cil juntar isso com muitos h abitos ao mesmo tempo. Eu recomendo de verdade que voc e comece com um h abito, aplique uma metodologia comprovada praquele h abito, e uma vez que ele tenha se xado, parta pro pr oximo. Eu sei que n ao e f acil. Quando voc e come ca a usar um sistema de produtividade, quer fazer tudo de uma vez. Voc e est a estimulado e entusiasmado! Cone em mim, eu j a estive no mesmo barco. Mas pegue esse est mulo e canalize em um s o h abito, e voc e vai ser imensamente bem-sucedido. Adquirir um h abito de cada vez requer certa paci encia, mas ao mesmo tempo n ao e t ao avassalador e e muito mais f acil adotar esse jeito. Pra algumas pessoas, se tornar mais produtivo e organizado pode ser uma mudan ca de vida muito grande. Eu sou um defensor de mudan cas de vida graduais, mudan cas que v ao durar por bastante tempo, n ao s o por algumas semanas. 7

Se voc e j a e bom em alguns desses h abitos, e se e bom em mudar de h abitos, e poss vel fazer mais de um de cada vez. Mas eu n ao recomendo tentar mais de 23 ao mesmo tempo, porque quanto mais h abitos voc e tentar, menores ser ao suas chances de sucesso. Se voc e j a e bom em capturar tudo, por exemplo, voc e pode tentar adotar esse h abito junto com, digamos, processar suas caixas de entrada. Mas n ao tente muito mais que isso. Comece pequeno, e gradualmente adicione os outros h abitos como voc e achar melhor. Quais h abitos adotar primeiro? Eu recomendo a ordem em que eles est ao listados, mas isso est a longe de ser obrigat orio. Voc e pode facilmente tent a-los ao contr ario ou mistur a-los, ou fazer um algoritmo pra decidir. Eu sugiro que se voc e n ao quer usar a recomendada, priorize aqueles que v ao te ajudar mais. Roma n ao foi feita em um dia, e voc e n ao pode mudar de ser indisciplinado, desorganizado, procrastinador, improdutivo (como eu era um dia n ao estou te acusando de ser essas coisas) diretamente pra ser organizado e produtivo. D e um tempo pra que voc e fa ca essas mudan cas. No nal desse ano, se voc e come car agora e adotar 12 h abitos por m es, vai ter otimos h abitos adquiridos.

Metodologia de Mudan ca de H abito

Quais s ao os m etodos que voc e pode usar pra fazer essas mudan cas de h abito acontecerem? Aqui v ao alguns dos mais importantes: 1. Comprometimento. Comprometa-se com sua mudan ca de h abito, de verdade. Torne seu comprometimento o mais p ublico poss vel coloque no seu blog, entre em um f orum online e fale sobre isso, conte pra sua fam lia e amigos, mande um e-mail a cada dia falando sobre seu progresso. Quanto mais press ao p ublica positiva, melhor. 2. Pr atica. Mudar seus h abitos e uma habilidade, e como qualquer habilidade, requer pr atica. Se comprometa com um Desao de 30 Dias, e tente fazer seu h abito todo dia, durante 30 dias. voc e vai estar treinando pra fazer esse novo h abito, dia ap os dia. Se voc e n ao conseguir, n ao que se culpando, tente de novo. A pr atica leva ` a perfei c ao. 3. Motiva c ao. Se motive de todas as formas poss veis. 4. Monitoramento. Vai ser melhor se voc e registrar o progresso no seu h abito todos os dias. Pode soar dif cil, mas vai fazer sua mudan ca de h abito ter muito mais chances de sucesso. Escreva antes de se deitar, e deixe o di ario perto da cama. Vai te motivar, e fazer com que se sinta otimo quando olhar pra tr as e vir todo o seu progresso. 5. Ajuda. Entre num grupo na Internet, ou fa ca sua mudan ca de h abito com um parceiro.Encontre uma maneira de fazer suas mudan cas de h abito com outras pessoas e ser a bem mais f acil. 6. Recompensas. D e recompensas a si mesmo, sempre no m de cada um dos primeiros tr es dias, no nal de cada semana, e uma bem grande no nal do seu Desao de 30 Dias. extremamente importante que voc 7. Foco. E e mantenha seu foco nesse novo h abito durante todos os 30 dias. Esse e o motivo pelo qual e dif cil fazer mais de um ou dois h abitos por vez voc e n ao vai manter o foco. Descubra maneira de trazer o foco de volta pro seu h abito. Coloque sinais ou p osteres pela sua mesa e pela casa. Mande lembretes por e-mail pra si mesmo. Coloque no seu papel de parede. N ao importa como, mas mantenha o foco aado! 8. Pensamento positivo. Talvez esse seja o elemento mais importante. Se voc e disser pra si mesmo que pode fazer, que vai fazer, voc e vai. Mande embora todos os pensamentos negativos e os substitua com outros positivos. Voc e pode fazer!

H abito 1: Capture
Muito do estresse que as pessoas sentem n ao vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de n ao terminarem o que come caram. David Allen

Frequentemente ideias surgem nas nossas cabe cas, cartas chegam em nossas casas, papeladas chegam nas nossas mesas, n umeros de telefone nos s ao dados e encontros s ao marcados enquanto estamos na rua. . . e ea desaparecem, s ao esquecidos, ou s ao largados numa gaveta cheia de poeira, e nunca mais s ao vistos. O problema e que n ao temos nenhum sistema pra capturar toda as informa c oes, pap eis e e-mails que chegam nas nossas vidas, e manter tudo isso organizado de forma sistem atica. Pra resolver esse problema, vamos tentar manter um lugar pra tudo que entra nas nossas vidas, e adquirir o h abito de anotar as coisas imediatamente, em vez de depender dos nossos c erebros pra monitorar tudo. Se n os dependermos dos nossos c erebros, eles v ao transbordar, e eles t em o h abito de esquecer do que precisamos na hora em que precisamos. O h abito de captura e simples: tenha alguns lugares pra capturar informa c oes e pap eis, e n ao deixe de us a-los. Voc e tem que ter um lugar pra capturar os pap eis que chegam na sua mesa: uma caixa de entrada. Nunca jogue um peda co de papel em uma gaveta, coloque um post-it em algum canto da mesa, ou empilhe cartas que chegarem em algum lugar que n ao seja a sua caixa de entrada. Ela e o seu u nico lugar pra capturar as coisas. Voc e tamb em deve ter uma caixa de entrada pra sua casa, pra juntar todas as cartas que chegam, pap eis do trabalho e da escola, mensagens de telefone, coisas que voc e trouxer de fora, recibos tudo, mesmo. Agora as coisas nunca mais v ao se perder. Pros e-mails, tente ter s o uma conta (pra evitar m ultiplas caixas de entrada). Voc e talvez tenha algumas outras caixas de entrada que checa todo dia, na Internet, embora n ao pense nelas como caixas de entrada contas do Orkut ou do Facebook, f oruns, outros lugares em que voc e receba mensagens. S ao todas caixas de entrada, e voc e deve trat a-las da mesma forma. Quanto menos tiver, melhor. No pr oximo cap tulo, vamos ver como processar todas essas caixas de entrada pra esvazi a-las. Por enquanto, s o esteja ciente das suas caixas de entrada, e tente manter todos os pap eis nas caixas de entrada da sua mesa ou de casa.

Seu caderninho
Mas tamb em precisamos falar sobre um tipo especial de caixa de entrada sua ferramenta de captura de ideias, anota c oes, informa c oes que te d ao enquanto voc e est a na rua, tarefas que voc e lembra que precisa fazer. Resumindo, tudo que surge na sua vida e que n ao est a escrito ou gravado em algum lugar. At e agora, voc e deve estar dependendo da sua mente pra lembrar dessas coisas, e talvez as tenhas adicionado em uma lista de tarefas quando chegava em casa. Infelizmente, sua mente e uma ferramenta pass vel de erros. Ela esquece as coisas quando precisamos delas, e da lembra delas quando n ao precisamos. Em vez disso, vamos tornar um h abito tirar as coisas da mente e passar pra forma escrita. Carregue um caderninho (ou qualquer ferramenta de captura que funcione pra voc e) e escreva quaisquer tarefas, id eias, projetos e outras informa c oes que surgirem na sua cabe ca. Tire da sua mente e coloque no papel, pra que voc e n ao esque ca. Quando voc e estiver em uma reuni ao e se lembrar de algo que tem que fazer mais tarde, anote. Quando seu chefe te ligar pra pedir que voc e trabalhe em um projeto, anote. Quando algu em te der um n umero de telefone ou um endere co de e-mail em um encontro, anote. Voc e entendeu o esp rito da coisa. O ZTD pede que voc e escolha uma ferramenta simples, port atil e f acil de usar pra captura um caderninho ou algumas chas 3x5 s ao prefer veis (mas n ao obrigat orias), simplesmente porque s ao muito mais f aceis de usar e

carregar por a do que um PDA ou um notebook. Quando chegar em casa ou no escrit orio, transra suas anota c oes pra sua lista de tarefas (uma lista de tarefas simples vai funcionar pra voc e por enquanto listas de contexto podem ser um h abito pra depois). a ferramenta de captura que eu uso, simplesmente Uma escolha popular, mas n ao necess aria: o Moleskine. E porque e port atil, dur avel e esteticamente agrad avel. Eu adoro escrever nele. Mas qualquer caderninho serve. Voc e tamb em pode tentar o Hipster PDA (mais detalhes no H abito 5, em As Ferramentas). Eu recomendo uma m dia anal ogica (papel) em vez de digital pra esse h abito, mas se seu PDA ou smartphone funciona contigo, use. O motivo pelo qual eu acho que meios anal ogicos funcionam melhor e que s ao mais r apidos no digital, voc e n ao s o tem que tirar de uma capa, mas tem que ligar, escolher o programa certo, abrir um arquivo, etc. Com o meio anal ogico, voc e s o tem que tirar o caderno e a caneta e escrever. Ambos funcionam, mas eu acho que quanto mais simples e f aceis as ferramentas, mais prov avel que voc e v a us a-las. Mas fa ca o que funcionar pra voc e. A chave pro h abito de capturar e escrever as coisas imediatamente, antes de esquec e-las, e esvaziar seu caderninho assim que chegar em casa ou no trabalho. N ao adie esses dois passos, ou eles v ao acumular e vai ser mais dif cil de fazer. Fique no topo! Carregue ela com voc e, pra qualquer lugar. N ao importa a ferramenta que voc e usar, desde que seja bem f acil de carregar, e f acil de anotar suas ideias rapidamente. Voc e precisa carreg a-la pra qualquer lugar que for, inclusive pra cama, pra lojas, se voc e for hospitalizado, pra qualquer lugar mesmo. Esse h abito simples de capturar todas as informa c oes que surgirem na sua vida em um caderninho (e em poucas outras caixas de entrada) vai melhorar muito sua organiza c ao e conseq uentemente sua produtividade. Voc e vai parar de esquecer as coisas, parar de perder informa c oes, e vai sempre saber onde as coisas est ao.

H abito 2: Processe
A vida merece algo al em do aumento da sua velocidade. Ghandi

Uma vez que voc e tenha adquirido o h abito de capturar as coisas em algumas caixas de entrada, incluindo um caderninho (ou outra ferramenta simples de captura) que voc e carregue pra todo lado, a pergunta continua: o que fazer com todas essas coisas quando voc e captur a-las? Voc e processa elas, tomando decis oes r apidas em cada item e se livrando delas at e que as caixas de entrada estejam vazias ou tudo que voc e capturou no caderno seja processado. Processe at e o m. Deixar as coisas acumuluarem e procrastinar as tomadas de decis ao. Se voc e processar suas caixas e entrada, tomando decis oes r apidas e colocando as coisas onde elas pertencem, as coisas n ao v ao acumular. Processe suas caixas de entrada pelo menos uma vez por dia, mais vezes se for necess ario. Primeiro, minimize o n umero de caixas de entrada. Cada lugar que voc e tem que checar mensagens ou ler informa c oes e uma caixa de entrada, e quando mais voc e tiver, mais dif cil e gerenciar a coisa toda. Corte o n umero de caixas de entrada pro menor n umero poss vel que te permita funcionar do jeito que voc e precisa. Liste todas as vias pelas quais voc e recebe informa c ao, avalie cada uma pra ver se te acrescenta alguma coisa, e ache maneiras de combinar ou eliminar caixas de entrada. Se alguma coisa n ao est a te acrescentando nada, considere elimin a-la da sua vida. Veja se consegue car uma semana sem sentir falta dela. Pra todo o resto, veja se consegue combinar m ultiplos uxos de informa c ao em uma caixa de entrada. Por exemplo, em quantos lugares da casa os pap eis que chegam s ao colocados? Tenha uma caixa de entrada em casa pro correio, pap eis do trabalho e da escola, anota c oes do telefone, impress oes do computador, hor arios, etc. Voc e tem quatro endere cos de e-mail? Veja se consegue encaminhar todos eles pro mesmo endere co. Quanto menos caixas de entrada voc e tiver, melhor. Tente ter 47 caixas de entrada se for poss vel.

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Em seguida, domine suas caixas de entrada. N ao deixe elas transbordarem. Isso vai criar uma imensa pilha de coisas antigas pra voc e analisar, e vai te deixar estressado. Em vez disso, domine suas caixas de entrada. Cheque e processe suas caixas de entrada uma vez por dia. Pra algumas caixas de entrada, voc e talvez precise checar mais de uma vez (eu checo meu e-mail de hora em hora), mas n ao cheque constante e obsessivamente. Isso s o te faz perder tempo e te tira produtividade e vida. Mas n ao cheque menos de uma vez por dia, pois desse jeito as coisas v ao acumular. Pilhas s ao suas inimigas. Processe desse jeito: 1. Processe de cima pra baixo, tomando decis oes r apidas e imediatas. Comece com o primeiro item da sua caixa de entrada, e tome uma decis ao imediata. N ao pule, nem coloque de volta, nem adie a decis ao. 2. Remova. Se voc e n ao precisa desse item, jogue-o fora. Fa ca dessa a sua primeira op c ao. 3. Delegue. Voc e e a pessoa que deveria estar fazendo isso? Se n ao for, mande pra pessoa certa e tire do seu caminho. 4. Fa ca imediatamente. Se a tarefa vai tomar 2 minutos ou menos, fa ca logo em vez de adicionar na sua lista de tarefas. 5. Dera pra mais tarde. Se vai tomar mais de 2 minutos, adicione na sua lista de tarefas pra fazer depois. 6. Arquive. Se e s o uma coisa que voc e precisa como refer encia, arquive imediatamente. N ao use um arquivo Miscel anias ou A Ser Arquivado isso s o vai adiar a decis ao. N ao deixe as suas coisas a serem arquivadas acumularem arquive de uma vez. 7. Em todos os casos, n ao deixe um item na caixa de entrada. Remova ou arquive. Trabalhe em cada item at e que sua caixa de entrada esteja vazia. Nota: se voc e tem centenas de itens na sua caixa de entrada, talvez seja bom jog a-los todos em uma pasta pra serem processados depois (e agendar algumas horas pra fazer isso), e da come car a processar todos os itens novos daquele ponto em diante. 8. Repita esse processo, pra manter suas caixas de entrada vazias. Se voc e minimizou o n umero de uma caixas de entrada, n ao vai ser muito dif cil. Comemore quando sua caixa de entrada estiver vazia! E sensa c ao maravilhosa. Lembre-se: n ao cheque o dia inteiro agende a hora de processar e denitivamente n ao tenha uma notica c ao instant anea pras suas caixas de entrada.

H abito 3: Planeje
Passe algum tempo sozinho todos os dias. Dalai Lama

Ent ao voc e tem uma lista de coisas pra fazer, e um dia novinho em folha te encarando. O que voc e vai fazer hoje? As decis oes que voc e toma sobre o que fazer a cada semana, a cada dia, a cada momento, formam um processo chamado uxo de trabalho. No ZTD, eu sugiro que voc e pegue o uxo desestruturado e momento-a-momento que o GTD te oferece e o adapte para uma estrutura otimizada. Por que voc e tem que adicionar estrutura e planejar seus dias e semanas? Porque sen ao voc e vai car ` a merc e dos ventos da mudan ca, reagindo ` as tarefas que surgem em vez de decidir o que e importante e o que voc e realmente quer fazer. Tome o controle da sua vida, em vez de deixar que as necessidades, vontades e prioridades dos outros controlem ela por voc e. Mas cada pessoa tem um estilo de trabalho diferente; se estrutura n ao serve pra voc e, eu sugiro que tente o estilo momento-a-momento do GTD. N ao e um mau caminho a se tomar. De qualquer maneira, esse e o uxo de trabalho recomendado pelo ZTD: 11

A cada semana, liste as Grandes Rochas que voc e quer completar, e agende-as primeiro (mais sobre isso daqui a pouco). A cada dia, crie uma lista das 13 Tarefas Mais Importante (TMIs suas Grandes Rochas do dia) e certique-se de complet a-las. Fa ca suas TMIs cedo pra tir a-las do caminho e ter certeza de que ser ao feita. Esse e um dos h abitos ZTD mais simples, mas tamb em um dos mais importantes. Por qu e? Porque d a prop osito pro seu dia e pra sua semana. Em vez de tentar dar um jeito em algumas tarefas na sua lista de tarefas, voc e tenta fazer as mais importantes. Claro, voc e tamb em vai fazer as outras tarefas da lista, mas vai identicar as que voc e quer mesmo completar aquelas que quando voc e olhar pra tr as no nal do dia, vai se sentir orgulhoso de ter realizado. Muitas vezes trabalhamos duro e fazemos muita coisa, mas quando olhamos pra tr as, n ao zemos nada de concreto. Ent ao como realizar esse h abito? Aqui v ao algumas dicas: 1. Grandes Rochas. No in cio de cada semana (domingo ou segunda, escolha) sente-se e olhe pra sua lista de tarefas. O que voc e quer realizar nessa semana? Essas s ao as suas Grandes Rochas. O termo vem do livro 7 H abitos de Pessoas Altamente Ecazes, do Stephen Covey. Ele diz que voc e deve colocar as Grandes Rochas primeiro na sua agenda, e da deixar as pedras menores e o cascalho preencherem os hor arios em torno das Grandes Rochas se voc e colocar as pedras menores e o cascalho primeiro, eles v ao preencher a agenda, n ao deixando espa co pras Grandes Rochas. Tente manter 46 Grandes Rochas por semana, no in cio mais tarde, quando voc e tiver uma ideia melhor do quanto consegue realizar, pode adicionar mais. Certique-se de incluir pelo menos algumas tarefas que levem suas metas anuais pra frente. 2. Planejamento. Agora, pegue essas Grandes Rochas e coloque-as no seu planejamento semanal. Agende s o uma ou duas por dia, pra que voc e n ao se sobrecarregue. Agende-as em blocos de 12 horas, bem cedo se poss vel. Agora que essas tarefas importantes j a foram tratadas, voc e pode agendar outras coisas em volta delas quando for necess ario. 3. TMIs. A cada manh a, decida quais s ao as Tarefas Mais Importantes daquele dia. Provavelmente v ao ser as suas Grandes Rochas do dia, embora conforme as coisas mudem voc e possa ter TMIs diferentes. Escolha umas 3 TMIs pro dia elas podem incluir uma Grande Rocha e algumas outras tarefas importantes. Reserve tempo pra elas no come co do dia se poss vel se voc e agend a-las pra mais tarde, outras coisas podem aparecer e tomar o tempo delas. 4. Complete-as. Agora vem a parte mais importante: fazer acontecer. Primeira coisa do dia, antes mesmo de checar o e-mail: fa ca a primeira TMI. Livre-se de todas as distra c oes, e concentre-se somente nessa tarefa at e ela terminar. Quando terminar, se recompense. . . mas lembre-se de partir pra pr oxima TMI em breve! 5. Olhe pra tr as e diga ahh!. Se voc e completar suas TMIs, vai se sentir o m aximo. Lembre-se de olhar pra tr as, ver o que conseguiu fazer e se dar alguns tapinhas nas costas ou at e se recompensar.

H abito 4: Fa ca
A conversa n ao cozinha o arroz. Prov erbio chin es

o h O H abito de Fazer e a chave do sistema ZTD. E abito que est a faltando em v arios outros sistemas de produtividade, e ironicamente e o mais importante. Todo o resto e s o enfeite se voc e n ao zer as coisas na sua lista de tarefas. Enfatize o fazer mais do que o sistema, as ferramentas, o planejamento, as listas de tarefas. O ZTD se concentra em fazer as tarefas uma de cada vez, deixando de lado todas as outras. N ao seja multitarefa, e n ao se deixe ser interrompido. Por vezes demais durante o dia n os checamos nosso e-mail, respondemos liga c oes, falamos com as pessoas que v em ` a nossa mesa tudo isso em detrimento da tarefa que dever amos estar fazendo. O resultado? As coisas n ao s ao feitas. Uma tarefa por vez e foco s ao as chaves pra faz e-las. Aqui v ao algumas dicas pra encontrar foco e de fato fazer as coisas na sua lista: 12

1. Escolha uma Grande Rocha. Primeiro, escolha uma tarefa (de prefer encia uma das TMIs) e decida que voc e vai trabalhar nela at e terminar, ou por uma quantidade xa de tempo (digamos, 30 minutos). 2. Saia do radar. Antes de come car, elimine todas as distra c oes. Desligue o e-mail, o celular, a Internet se for poss vel (se n ao for, feche todas as abas desnecess arias), remova o excesso da sua mesa, qualquer coisa que possa te interromper. 3. Cronometre. Coloque um timer se quiser, ou se concentre na tarefa pelo maior tempo poss vel. N ao se distraia dela. 4. Interrup c oes. Se voc e for interrompido, anote qualquer requisi c ao, tarefa ou informa c ao no seu caderninho, ou jogue o documento na sua caixa de entrada, e volte pra sua tarefa. N ao tente ser multitarefa. 5. Se voc e sentir vontade de checar seu e-mail ou trocar pra outra tarefa, pare! Respire fundo. Se concentre de novo. Volte pra tarefa que estava fazendo. 6. O inevit avel. H a horas em que uma interrup c ao e t ao urgente que voc e n ao pode adi a-la at e terminar a tarefa atual. Nesse caso, tente anotar onde voc e parou (anotando mais coisas se tiver tempo) na tarefa, e coloque todos os documentos ou anota co es daquela tarefa, juntos, de lado (numa pasta de a c ao ou na pasta do projeto). Ent ao, quando voltar praquela tarefa, voc e pode pegar a pasta e olhar pras suas anota c oes pra saber onde parou. 7. Relaxe. Respire profundamente, se espreguice e fa ca intervalos de vez em quando. Aproveite a vida. Saia e aprecie a natureza. Mantenha-se s ao. 8. Ahhhh. Quando voc e terminar, congratule-se! Recompense-se com um pouco de e-mail ou blogs mas estabele ca um limite de 10 minutos, e a parta pra pr oxima tarefa. N ao se deixe levar e muito f acil sair dos trilhos e vagar por horas.

Resolvendo problemas de execu c ao

Se voc e zer tudo isso e ainda assim encontrar resist encia em fazer as coisas da sua lista, h a algumas coisas que voc e pode fazer: Por c ao pequena. Diga a si mesmo que voc e s o tem que trabalhar 5 minutos nisso. Esse per odo menor e menos intimidante. Apenas comece. Assim que voc e estiver fazendo, ser a mais f acil prosseguir. Ent ao diga a si mesmo que tudo o que voc e tem que fazer e come car. Eu gosto de comparar isso ` a minha losoa de corrida: em vez de me preocupar em ter que fazer a corrida inteira, eu digo a mim mesmo que s o tenho que amarrar o cadar co e sair de casa. Depois disso, e bem mais f acil. Fa ca o mesmo com as suas tarefas s o abra o programa e fa ca as primeiras a c oes (isso e, comece a digitar). Vai car mais f acil depois disso. Se recompense. N ao se permita checar o e-mail (ou qualquer recompensa que funcione pra voc e algo que voc e precisa fazer todos os dias) at e gastar pelo menos 10 minutos (ou 15, ou 20, n ao importa) na tarefa. Coloque um timer. Quando seus 10 minutos terminarem, coloque outro timer de 5 minutos e v a ver seus e-mails. Repita. Se entusiasme. Essa, na verdade, e uma dica que ajuda com qualquer um desses pontos. Se voc e se sente entusiasmado em fazer alguma coisa, voc e n ao vai hesitar em fazer. Por exemplo, eu amava essa sugest ao de t opico, e eu estava entusiasmado em escrever sobre isso. Assim que tive a chance, sentei pra escrever e s o z um intervalo. Mas como car entusiasmado com uma tarefa? Tente achar algo estimulante nela. Vai te trazer lucro? O que voc e pode fazer com esse lucro? Vai te trazer novos clientes, novas oportunidades, reconhecimento? Se voc e n ao consegue pensar em nada entusiasmante a respeito de uma tarefa, considere se ` vezes eliminar (ou delegar, ou adiar) ela e mesmo importante se n ao for, ache um jeito de n ao faz e-la. As uma tarefa e a melhor op c ao. 13

 Pare de se concentrar nos aspectos negativos. Voc e pode estar dando muita aten c ao a qu ao dif cil a coisa e, ou a todos os obst aculos. Tente ver os aspectos positivos em vez disso. Concentre-se na grande oportunidade que esse projeto representa. . . uma oportunidade de aprender, de car melhor em alguma coisa, de ganhar mais dinheiro, de melhorar um relacionamento, de ganhar reconhecimento de longo prazo, parecido com o item se entusiasmar. Se voc de melhorar suas oportunidades. E e pensar nas oportunidades e n ao nos problemas, vai se sentir menos assustado e mais propenso a querer fazer. Se comprometa. Se motiva c ao e o seu problema, comprometa-se a fazer algum progresso em uma meta ou em um projeto hoje, ou todos os dias dessa semana diga a todos os seus amigos e ` a sua fam lia, escreva no seu blog, junte-se a um f orum. Permane ca contando a eles o seu progresso, o que voc e fez no dia.

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H abito 5: Sistema Con avel Simples

Simplique, simplique, simplique Thoreau

Uma das chaves de qualquer sistema de gerenciamento de tempo e a lista de tarefas ela guarda todas as tarefas que voc e n ao pode fazer agora organizadas pra que voc e saiba o que precisa fazer a qualquer momento. O GTD do David Allen pede que voc e separe suas tarefas em listas de tarefa separadas, chamadas de listas de contexto, como @trabalho, @computador, @casa, @liga c oes, @fora, etc. O motivo e que se voc e est a em um contexto em particular, voc e s o tem que ver as tarefas que voc e pode fazer nesse momento, em vez de ver uma longa lista de tarefas em que quase nenhuma pode ser feita agora. No ZTD, e importante manter um sistema simples que voc e vai mesmo usar. . . um sistema em que voc e pode conar pra manter suas informa c oes. Esses s ao os tr es componentes de um sistema simples e con avel: 1. Congura c ao. Um sistema simples consistiria de caixas de entrada, um calend ario, listas, e um sistema de refer encia. 2. Ferramentas. Tamb em e importante que voc e use ferramentas bem simples, pra que o sistema n ao precise de muita manuten c ao. 3. Uso. Finalmente, o mais importante e que voc e possa de fato usar o sistema, e adquira o h abito de chec a-lo diariamente.

A Congura c ao
O ZTD diz que voc e deve usar as listas de que precisar, mas manter seu sistema o mais simples poss vel. Embora o conceito de listas de contexto seja u til, elas podem ser dif ceis de manter. Mantenha o menor n umero poss vel delas. Uma congura c ao b asica poderia ser assim: @trabalho: todas as tarefas relacionadas ao trabalho. @pessoal: todas as suas tarefas pessoais. @fora: uma lista de coisas a fazer na rua. @liga c oes: pra liga c oes que voc e pode fazer de qualquer lugar. @espera: uma lista u til pras coisas que ainda n ao dependem de voc e. Algum dia/talvez: uma lista de coisas que voc e n ao quer ou n ao pode fazer agora, mas que quer checar mais tarde.

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De qualquer jeito, lembre-se de que essas n ao s ao suas listas de tarefas di arias. As listas pessoais e de trabalho s ao s o listas mestres de onde voc e pode tirar suas TMIs di arias e suas Grandes Rochas (veja o H abito 3). As listas @fora, @liga c oes e @espera podem ser checadas conforme precisar, e claro. Al em disso, se ajudar, voc e pode usar uma lista de projetos. Os outros componentes de um sistema, al em das listas, seriam caixas de entrada (veja o H abito 1), um calend ario e um sistema simples de arquivamento.

As Ferramentas
Embora muitas ferramentas populares de GTD (Kinkless, stikkit, Outlook, Remember the Milk, etc) tornem as coisas um pouco complicadas, a verdade e que tudo que voc e precisa e de listas. Muita gente ca presa demais em fu car as ferramentas, criar sistemas complicados, mudar ferramentas e sistemas toda semana, em vez de fazer as coisas acontecerem de fato. Mas o GTD pede que voc e use as ferramentas mais simples que puder, e da pare de pensar nelas. O ZTD se importa com fazer, n ao com as ferramentas. Ent ao a pergunta obvia e: qual ferramenta usar pra manter suas listas? Aqui v ao as minhas recomenda c oes as ferramentas GTD mais simples e mais ecazes: Simple GTD: esse e o meu favorito, e o que eu estou usando agora. Eu estava usando o Tracks, que tamb em e simples e muito bom, mas eu mudei recentemente porque eu queria uma coisa um pouquinho mais simples. Simple GTD tem tudo que voc e precisa, com uma boa interface e nenhuma rula. Brinque um pouco com ele a interface e extremamente intuitiva e n ao requer um manual. Ele n ao tem um monte de fun c oes, mas e esse e seu ponto forte. Moleskine: qualquer caderninho que couber no seu bolso serve e f acil usar um caderno (voc e n ao tem que ligar ou apertar bot oes!). Mas o Moleskine possui um apelo especial e esteticamente agrad avel, e maravilhoso de usar. Hipster PDA: popular entre a galera low-, o Hipster PDA e o mais b asico poss vel, e tamb em extremamente port atil. Basicamente, e uma pilha de chas 3x52 unidos por um clip. D a pra achar modelos pra imprimir na Internet, ou simplesmente escrever suas listas neles. O pulo do gato: voc e pode trocar as chas quando elas estiverem cheias, e rep or seu PDA a qualquer hora. Tadalist: talvez a ferramenta mais simples de todas, o tadalist e um programa de listas. Sem rulas, embora a interface seja boa ( e do mesmo pessoal do Backpack e do Basecamp). Crie quantas listas precisar, imprima se precisar, cheque s o o contexto que precisar. O c umulo da simplicidade. Todoist: outro gerenciador de listas simples, com algumas fun c oes extras, mas nada muito complicado. Eu n ao uso simplesmente porque n ao gosto da interface, mas ela pode agradar mais a alguns de voc es. Vale dar uma olhada. Assim que tiver escolhido a ferramenta, crie suas listas, e as mantenha simples! Outras ferramentas pra uma congura c ao simples: Calend ario: eu sugiro o Google Agenda, 30 Boxes, Outlook ou um calend ario de papel. Sistema de refer encia: pra arquivar pap eis, usar pastas ordenadas alfabeticamente em uma gaveta e simples e funciona bem. S o crie um arquivo pra cada projeto, cliente e/ou t opico. Pra arquivos digitais, voc e pode usar um sistema simples de pastas parecido com o de papel, ou s o arquivar as coisas e procurar por elas quando precisar.
3x5 tamb em s ao conhecidas como chas pautadas no Brasil, embora nem sempre tenham pauta. S ao muito usadas pra fazer resumos de livros. (N.T.)
2 Fichas

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Uso
A pr oxima parte desse h abito, e a parte mais importante (mais importante que a ferramenta que voc e usar), e checar suas listas todos os dias. Eu sugiro que voc e fa ca disso parte da sua rotina di aria (mais sobre isso no H abito 9), checando suas listas de manh a e no nal do dia, e checando suas listas @fora e @liga c oes quando precisar delas. Esse n ao e um h abito dif cil, mas voc e deve dar aten c ao especial a ele por uns 30 dias, porque se voc e tornar checar suas listas um h abito, sua vida vai se tornar muito mais organizada e produtiva.

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H abito 6: Organize
A melhor maneira de prever o futuro e cri a-lo Stephen Covey

Uma das dicas de organiza c ao mais batidas, mas talvez a mais importante de todas: um lugar pra cada coisa, cada coisa em seu lugar. Por que ela e t ao popular? Porque funciona. Vamos dar uma olhada em como adquirir esse h abito e nunca mais perder nada. H a pap eis espalhados pela sua mesa? Voc e procura as chaves do seu carro todos os dias? Voc e sabe, nesse exato momento, onde cada coisa na sua vida est a? Sua vida pode car completamente organizada com somente uma regra: coloque todas as coisas onde devem car. um h E abito que eu estou tentando ensinar pros meus lhos, pra que eu n ao tenha que car juntando as coisas deles o tempo todo, e tamb em porque e um dos h abitos mais u teis que eu adquiri. assim que funciona: E Tenha um sistema. Coloque todos os pap eis que chegarem pra voc e na caixa de entrada (em casa e no trabalho). Processe essa caixa de entrada, seja fazendo as tarefas, colocando elas numa lista de tarefas (e em uma pasta de a c ao), arquivando-as, encaminhando pra outra pessoa, ou jogando-as fora. Com esse sistema, nunca h a d uvidas sobre o que fazer voc e tem um n umero limitado de op c oes. Encontre um lugar: se voc e est a a ponto de colocar alguma coisa na estante, em cima da mesa, ou jog a-la no sof a ou na cama, pense: e nesse lugar que ela deve car? Onde e o lugar dela? Se ela n ao tem um lugar denido, crie um. Designe uma area praquele item ou praquele tipo de item. Chave do carro? Tenha um lugar pra colocar as chaves, sempre. Roupa suja? Elas n ao v ao pra cima da cama. Algemas? Coloque naquela caixa especial no seu arm ario onde est a escrito contas. Sistema simples de arquivamento: quando voc e tiver processado os pap eis da sua caixa de entrada, vai precisar de um lugar pra coloc a-los se tiver que fazer uma consulta mais tarde. N ao tenha um monte de pap eis empilhados em algum canto crie um sistema simples de arquivamento ( e melhor fazer em ordem alfab etica, embora voc e possa classicar em hexadecimal se for geek ). Sempre tenha etiquetas em branco e pastas ` a m ao pra que voc e possa fazer um arquivo r apido se precisar, e n ao tenha medo de criar novos arquivos. Nunca tenha um arquivo de Miscel aneas. Voc e pode cham a-lo de arquivo Procrastinador. eu sei, voc Livre-se imediatamente. E, e vai se livrar dele mais tarde. S o vai deixar ele esperando ali at e voc e tratar dele. Depois de um tempo, mais tarde cria pilhas e bagun ca. N ao espere at e mais tarde. Fa ca agora! Fa ca disso um h abito. Colocar as coisas sempre onde elas pertencem n ao e algo que vai acontecer da noite pro dia. Voc e vai se esquecer, ou car com pregui ca. Pra pegar de verdade, voc e precisa se concentrar nesse h abito por 30 dias. Fa ca um Desao de 30 Dias, concentre suas energias nisso at e que se torne autom atico.

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 Preste aten c ao ` as transi c oes. O intervalo entre quando voc e est a fazendo uma coisa e quando voc e est a fazendo a pr oxima coisa e uma transi c ao. Essa e a hora em que voc e deve colocar as coisas onde elas pertencem e limpar sua bagun ca, mas tamb em e uma hora em que n ao pensamos muito nisso, s o na a pr oxima coisa que vamos fazer (ou o pr oximo epis odio de Gilmore Girls ). Quando voc e estiver trabalhando no seu h abito Cada Coisa Em Seu Lugar, preste muita aten c ao ` as transi c oes. Estando consciente dessas transi c oes, ser a mais f acil se lembrar de colocar as coisas no lugar. Mantenha as superf cies planas limpas. Nunca jogue alguma coisa em uma estante, na mesa, na cama, em cima do arm ario, ou no ch ao. Se voc e zer, se d e conta disso, e ache outro lugar praquela coisa. Aproveitando o momento, limpe todas essas superf cies planas, encontrando lugares melhores pras coisas. Ahhh! N ao e demais? Quem diria que havia uma mesa embaixo de tudo aquilo? Etiquetas. Essas s ao as melhores amigas de um organizador. Tenha sempre um etiquetador em m aos, ou pelo menos algumas etiquetas em branco, e marque caixas com elas, pra que voc e saiba onde deve car cada coisa. Eu tentei etiquetar minha esposa e as crian cas, mas eles n ao gostaram muito da ideia. ` vezes n Avalie. Vez ou outra, e bom rever a organiza c ao das suas coisas. As ao faz sentido ter uma coisa ` vezes em um c omodo quando voc e costuma us a-la em outro. As e bom ter tr es tesouras se voc e us a-las ` vezes voc freq uentemente em tr es c omodos diferentes. As e precisa limpar ou reorganizar uma gaveta ou um arm ario. Checar essas situa c oes periodicamente vai ajudar a manter tudo bem organizado. Se voc e perder alguma coisa de novo, volte pras dicas acima e trabalhe melhor nelas. Se voc e nunca mais perder nada, pense em quanto tempo e dinheiro voc e economizou. Sinta-se livre pra me mandar um cheque.

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H abito 7: Revise
Al em da nobre arte de fazer, existe a nobre arte de n ao fazer coisas. A sabedoria consiste em eliminar o que n ao e essencial. Lin Yutang

Sejamos francos: at e o melhor de n os sai dos trilhos com o tempo, se desconcentrando das metas e deixando um sistema t ao bem planejado se desmantelar. Com uma semana corrida no trabalho, e uma vida corrida fora dele, os melhores sistemas tendem a gravitar ao redor do caos. a E que entra a Revis ao Semanal ela te d a a chance de juntar as coisas e se reconcentrar no que e importante. Mas nesse cap tulo vamos descobrir como usar o poder da Revis ao Semanal no menor tempo poss vel a Revis ao Semanal Simplicada. O foco da Revis ao Semanal Simplicada e rever suas metas a cada semana. Durante sua revis ao semanal, voc e deve pegar sua u nica meta do ano, ver o progresso que fez nela na semana passada, e quais passos vai fazer na pr oxima semana pra levar essa meta pra frente. Voc e pode fazer uma revis ao semanal poderosa com cinco passos simples: 1. Revise suas metas de longo e de curto prazo. Revise suas metas de vida (se voc e ainda n ao as escreveu, tire um tempo pra isso). A partir dessas metas, voc e deve escolher uma meta de longo prazo que quer completar esse ano. S o uma meta, pra voc e poder se entregar completamente a ela. Escolha uma s o se voc e escolher meta demais, vai perder o foco, e o foco e o componente mais importante pra se alcan car uma meta. Ent ao escolha uma meta de curto prazo que voc e pode completar na pr oxima semana ou que te deixe mais pr oximo da meta de longo prazo. Quando tiver feito isso, cada Revis ao Semanal consistir a somente em importante se concentrar uma revis ao do progresso que voc e fez nessa meta, e se concentrar novamente nela. E de novo na sua meta toda semana, pois vai te manter nos trilhos, manter sua aten c ao e sua energia onde devem estar, e te mover em dire c ao a ela. (1015 minutos na sua sess ao inicial de planejamento; 5 minutos pra cada semana seguinte). 17

2. Revise suas anota c oes. Se voc e tem seguido o H abito 1 do ZTD (Capture), vai ter anota c oes da semana passada. Muitas das tarefas das suas anota c oes j a estar ao feitas, mas e importante olhar pra tr as pra que voc e possa encontrar tarefas incompletas, n umeros de telefone pra colocar nos seus contatos, etc. S o d e uma olhada r apida e readicione quaisquer itens que n ao tiver completado (510 minutos) 3. Revise seu calend ario. Olhe pro seu calend ario da semana passada pra ver se tem alguma coisa que precise ser movida pra frente, ou se alguma coisa gerou novas tarefas que precisem ser feitas. Olhe tamb em a pr oxima semana, pra ver se h a alguma tarefa que precise ser feita. (5 minutos) 4. Revise suas listas. Quer voc e tenha m ultiplas listas de contexto, quer tenha uma u nica lista de tarefas, e importante examin a-la e se certicar de que est ao atualizadas. Marque itens completados. Revise tamb em sua lista @espera, sua lista algum dia / talvez e sua lista de projetos, se voc e tiver essas listas. (10 minutos) 5. Dena sua meta de curto prazo da semana, e planeje suas Grandes Rochas. No passo 1 acima, se voc e terminou sua meta de curto prazo, ter a que denir uma nova. Se n ao terminou, se concentre novamente nessa meta de curto prazo, e veja quais mini-tarefas voc e pode fazer pra complet a-la. Liste essas tarefas e quaisquer outras tarefas importantes pra voc e realizar essa semana, e agende-as no calend ario, de manh a. Essas tarefas v ao ter a maior prioridade em cada dia. S o coloque uma ou duas em cada dia. (510 minutos) Tempo total pra revis ao: 30 minutos, se voc e se concentrar. N ao se distraia, e siga por cada passo rapidamente. Remova todas as distra c oes, saia do e-mail e da Internet (a n ao ser que suas listas e calend ario estejam l a), desligue o telefone. Esses passos v ao te tomar, no m aximo, 45 minutos. Cumprindo as tarefas essenciais na sua Revis ao Semanal, voc e vai n ao s o manter seu sistema organizado, como tamb em manter-se focado nas suas metas. Lembre-se: se concentre em uma meta de cada vez, aumentando assim suas chances de alcan c a-la. Imprima a meta e cole na parede, se precisar. Mande lembretes pra si mesmo por e-mail. Fale pra todo mundo sobre ela. Escreva no seu blog. Seja l a o que voc e zer, mantenha a concentra c ao aada, e vai acontecer.

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H abito 8: Simplique
Antes da ilumina c ao, eu cortava lenha e carregava agua. Depois da ilumina c ao, eu cortava lenha e carregava agua. Prov erbio Zen

Se voc e for parecido comigo, ter a uma longa lista de tarefas, talvez divida em algumas listas de contexto (trabalho, pessoal, fora, liga c oes, etc). Sua lista de tarefas e t ao longa que te espanta. Voc e nunca consegue acabar sua lista, porque ela cresce todo dia. Simplique sua lista at e o m nimo essencial, e vai conseguir eliminar a necessidade de sistemas de planejamento complexos. As longas listas de tarefa s ao um dos problemas da maioria dos sistemas de produtividade. As tarefas dessas listas n ao t em prioridades, e voc e adiciona de tudo nessas listas. Ela acaba sobrecarregada de tarefas, e voc e, extremamente ocupado tentando terminar todas elas. Nesse cap tulo, vamos descobrir meios de reduzir suas metas e tarefas pro essencial. Primeiro, vamos imaginar o cen ario ideal. Recentemente, comecei a simplicar meu sistema de gerenciamento de tempo, saindo do GTD e chegando em basicamente nada. Ainda tenho longas listas de tarefas, mas n ao olho pra elas tanto quanto antes. Em vez disso, comecei um processo de elimina c ao, e me concentrei no que e de fato importante. Agora minha lista de tarefas e basicamente uma lista de tr es coisas essenciais que quero fazer hoje (minhas TMIs). Tamb em tenho uma lista de algumas tarefas menores que quero completar, numa tacada s o, geralmente em uns 30 minutos ou menos, deixando o resto do dia livre pras tarefas mais importantes. Eu ainda uso meu calend ario 18

como uma maneira de me lembrar de compromissos, mas n ao como uma ferramenta pra gerenciar meu tempo. N ao preciso mais dessas ferramentas simpliquei minha lista pra tr es tarefas, todo dia. Como fazer pra chegar nisso? Aqui v ao os passos-chave: Elimine, elimine. Reserve alguns minutos pra revisar suas listas de tarefas e de projetos, e veja o quanto consegue simplic a-las. Fa ca disso um desao. Veja se consegue diminuir pela metade! Se tem 50 itens, corte pra ` vezes uma tarefa ca velha e Da tente diminuir mais ainda alguns dias depois. Como eliminar tarefas? As ` n ao e mais necess aria. Risque-as. As vezes tarefas podem ser delegadas. Fa ca isso, e risque-as. Saiba o que e essencial. Como saber o que e essencial? Sabendo qual e a sua meta principal, e outras metas que forem necess arias. Voc e deveria se concentrar em uma meta por vez, mas se quiser fazer 2 ou 3. tudo bem. S o n ao fa ca 10 de uma vez, ou coisa parecida. Essas metas devem ser seus projetos essenciais. Outras tarefas menores s ao essenciais se te ajudarem a completar essas metas, e n ao-essenciais se n ao t em nada a ver com elas. Simplique seus compromissos. Com quantos projetos voc e est a comprometido? Quantas coisas extracurriculares voc e faz? Voc e n ao pode fazer tudo. Voc e precisa aprender a dizer n ao, e valorizar seu tempo. Se voc e j a disse sim, ainda d a pra dizer n ao. Sincero com as pessoas e dizer que voc e tem muitos projetos urgentes pra completar e n ao pode se comprometer com mais nada. Devagarinho, voc e pode eliminar seus compromissos pra um n umero bem pequeno s o tenha na sua vida os compromissos que te derem alegria e valor. Simplique seus uxos de informa c ao. Recentemente, passei pelo processo de eliminar a maioria das minhas assinaturas RSS. Tamb em diminu o n umero de endere cos de e-mail pros quais respondo. E, por mais de um ano agora, n ao li um u nico jornal, n ao assisti TV (s o DVDs), ou li uma revista sequer. As not cias n ao me adicionam mais nenhum valor. Simplique as portas de entrada na sua vida, e voc e vai simplicar as de sa da. Revise semanalmente. Sua lista de tarefas tende a encher durante a semana. Tire alguns minutos a cada semana pra eliminar, e eliminar mais um pouquinho. Voc e n ao precisa de uma lista enorme de tarefas pra ser produtivo fa ca s o as coisas que interessam. Grandes Rochas. Durante sua revis ao semanal, descobra as tarefas mais importantes que voc e quer completar durante a pr oxima semana. Essas s ao as suas Grandes Rochas. Coloque-as na sua agenda, nos dias da pr oxima semana, como a primeira coisa do dia. Fa ca dessas as suas tarefas mais importantes do dia, e ataque-as primeiro n ao deixe que elas sejam empurradas pro nal do dia. O maior valor. Considere o caso de dois jornalistas. Um deles e super ocupado e escreve uma d uzia de artigos por semana. Todos eles s ao decentes, mas de natureza bem trivial. O segundo escreve um artigo nessa semana, mas consegue a manchete de primeira p agina, e comentado na cidade inteira, na Internet, e ganha um pr emio, tornando-se um nome respeitado no jornalismo. Por causa desse artigo, ele consegue um emprego melhor e um contrato pra um livro. Esse exemplo e um pouco extremo, mas ilustra o fato de que, a longo prazo, algumas tarefas valem mais a pena, enquanto outras s o te mant em ocupado e n ao importam tanto. O primeiro jornalista poderia ter cado em casa a semana inteira, dormindo, e seu mundo n ao teria mudado muito (s o n ao teria recebido por essa semana). Se concentre nas grandes tarefas, que te trar ao reconhecimento, que gerar ao lucros a longo prazo, que te trar ao felicidade e satisfa c ao. Essas s ao as suas Grandes Rochas. Elimine todo o resto. Tr es TMIs. Esse e o seu sistema de planejamento pra cada dia: escreva suas tr es Tarefas Mais Importantes isso. Marque essas tarefas quando termin numa folha de papel (escrevo as minhas num Moleskine). E a-las. Devote o seu dia inteiro, se poss vel, a essas tr es tarefas; ou pelo menos devote a primeira metade do dia pra elas. Suas TMIs s ao basicamente as Grandes Rochas que voc e planejou pra essa semana, e quaisquer outra TMI que voc e precise fazer hoje.

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 Agrupe tarefas pequenas. Durante o desenrolar do dia, outras coisas v ao aparecer, e voc e vai precisar lidar com elas, ou ter a problemas mais tarde. Escreva essas tarefas numa lista de tarefas menores (a minha ca na parte de baixo da p agina do Moleskine). Voc e provavelmente n ao precisa faz e-las de imediato. S o anote pra mais tarde. Dena um tempo (uns 30 minutos, talvez) pra processar essas tarefas em grupo alguma hora do dia (talvez 4 da tarde). Fa ca suas TMIs primeiro, e a fa ca todas as tarefas menores. Podem ser liga c oes, e-mails, escrever uma carta, etc. Tenta faz e-las rapidamente e tir a-las da sua lista. Talvez voc e tenha algumas tarefas sobrando no nal do dia. Processe os e-mails em grupo tamb em se voc e zer ao longo do dia, v ao ser v arias interrup c oes. Fa ca s o uma ou duas vezes por dia.

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H abito 9: Dena Rotinas

O Zen n ao e um tipo de entusiasmo, e sim concentra c ao na sua rotina di aria normal. Shunryu Suzuki

Crie rotinas di arias e semanais pra deixar seu dia e sua semana mais ordenados e calmos. Rotinas tamb em podem simplicar bastante seu dia de trabalho e sua vida pessoal, j a que seu dia n ao vai ser t ao ca otico e complicado; voc e pode agrupar tarefas similares juntas e process a-las em grupo, e pode car seguro de que est a fazendo as coisas que precisa fazer. Mais importante, isso te coloca no controle do seu dia, em vez de te colocar ` a merc e do uxo de todas as requisi c oes que chegam. Sem uma rotina, n ao temos um bom jeito de dizer n ao ` as requisi c oes quando elas chegam, e camos a inteira disposi ` c ao de cada pessoa que quiser nosso tempo e de cada website que pedir nossa aten c ao. Isso n ao e bom, n ao se voc e quer que as coisas importantes sejam feitas. Tome controle da sua vida. Dena algumas rotinas e aprenda a segui-las. Aqui v ao algumas dicas: Tarefas do trabalho. Fa ca uma lista de todas as coisas que voc e quer ou precisa fazer no seu trabalho. Podem ser coisas grandes como sua Revis ao Semanal, ou coisas pequenas como papelada ou relat orios, ou limpar sua caixa de entrada a cada dia, denir suas TMIs no in cio do dia, revisar suas metas, comunicar seu progresso com o chefe, esvaziar sua caixa de entrada de e-mails, fazer liga c oes, escrever, criar designs, etc. Tarefas pessoais. Fa ca a mesma coisa com a sua vida pessoal. Isso inclui fazer exerc cios, yoga, medita c ao, escrever em um jornal, ler, ler not cias, pagar contas, fazer o balan co do tal ao de cheques, ir ` a lavanderia, rotinas de limpeza, fazer compras, ir ao banco, fazer comida pros seus lhos, etc. Processe em grupo. Olhe pras suas listas e encontre maneiras de agrupar tarefas menores. Isso vai economizar tempo e diminuir as interrup c oes. Por exemplo, se voc e tem que fazer compras, ir ao banco, passar no correio ir na loja de animais, coloque essas tarefas todas juntas na lista @fora e fa ca tudo num dia s o. Voc e pode criar um dia caseiro semanal pras coisas pessoais e pra cuidar de processar o correio, pagar contas, fazer o balan co nanceiro, arquivar pap eis pessoais, deixar as coisas prontas pra levar pro correio, denir seu card apio da semana, e criar uma lista de compras. Pro trabalho, voc e pode processar de uma vez todas as liga c oes em uma hora, processar o e-mail todo em uma hora, processar toda a papelada de uma vez, etc. Listas di arias. D e uma olhada nas suas listas e veja quais t em tarefas que precisam ser feitas todo dia. Isso inclui e-mail, liga c oes, denir suas TMIs, escrever num di ario, fazer exerc cios, ler not cias, processar sua caixa de entrada, entre outras. Planeje sua rotina di aria. N ao agende cada minuto do seu dia, mas tenha certas horas a cada dia em que voc e faz essas tarefas di arias. Minha sugest ao e ter uma rotina matinal (talvez uma em casa e outra quando voc e chegar no trabalho) e uma de nal de dia (de novo, uma pro nal do dia de trabalho e outra antes de ir pra cama). Deixe o meio do dia (a maior parte do dia) aberto pra completar suas TMIs e outras coisas que aparecerem.

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 Lista semanal. As coisas que voc e faz uma ou duas (ou mais) vezes por semana, mas n ao todo dia, devem car na sua Rotina Semanal. Pode ser coisas como sua Revis ao Semanal, ir ` a lavanderia, revisar metas (embora isso possa acontecer na sua Revis ao Semanal), limpar a casa, fazer exerc cios (se voc e se exercitar 3 vezes por semana, por exemplo), coisas pra fazer fora de casa, tarefas nanceiras, seu Dia Caseiro, jardinagem, tarefas do quintal, etc. Agende essas coisas pra semana, tentando n ao colocar muitas coisas em um s o dia. Voc e deve ter 23 coisas por dia no m aximo. Uma mistura ideal seria 12 coisas por dia. Se voc e tem tantas tarefas que precisa colocar 34 por dia, ou mais, voc e provavelmente precisa simplicar, porque vai ser dif cil manter essa agenda. Agrupe algumas coisas ou elimine as menos importantes. Testando. Agora que voc e deniu suas rotinas di arias e semanais, coloque em pr atica. Pras rotinas di arias, tente cumpri-las por pelo menos uma semana. No nal da semana, veja como foi. Se algumas coisas simplesmente n ao deram certo, fa ca ajustes. Pra rotina semanal, veja se consegue cumpri-la por pelo menos duas semanas (a n ao ser que n ao d e mesmo certo; nesse caso, v a fazendo ajustes no caminho). Fa ca os ajustes e tente de novo, at e encontrar o que funciona pra voc e. Continuando com elas. Esse e o truque e f acil denir rotinas, mas e dif cil permanecer com elas. Mas assim que tiver encontrado um bom conjunto de rotinas que funcione pra voc e, se voc e continuar com elas por 30 dias, vai se tornar um h abito. E voc e vai se sentir muito mais calmo e no controle da sua vida. Como car com elas por 30 dias? Fa ca um Desao de 30 Dias, se recompense, se comprometa publicamente com elas, pregue suas rotinas na parede de casa e perto da sua mesa, e n ao mantenha nenhuma outra meta ou mudan ca de h abito enquanto faz isso. Se voc e conseguir colocar toda a sua energia e concentra c ao nisso por 30 dias, vai se tornar mais autom atico e requerir menos energia.

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H abito 10: Encontrando Sua Paix ao

N ao se chegou a nada grande nesse mundo sem paix ao. Hegel

De todos os h abitos do Zen To Done, esse e o mais dif cil e talvez o mais importante. Se voc e zer uma u nica coisa desse livro, essa e a que eu recomendo. Ela e essencial pro sistema? N ao. Voc e pode aplicar todos os outros h abitos, pular esse, e ser produtivo, calmo e organizado. Mas esse passo vai te fazer n ao s o muito mais feliz, como tamb em mais produtivo. Pense comigo: se voc e quer de verdade fazer alguma coisa, voc e vai trabalhar feito um condenado pra terminar. um trabalho Voc e vai trabalhar duro, vai dedicar mais horas ainda, e vai estar menos propenso a procrastinar. E pro qual voc e n ao se importa de estar procrastinando. Se voc e tem pavor de ir pro trabalho, ou se ca constantemente sem motiva c ao, ou acha o que est a fazendo chato e repetitivo, voc e precisa procurar um novo emprego. Ficar no seu emprego atual n ao s o vai continuar te deixando infeliz; voc e n ao vai estar realizando todo o seu potencial da sua vida. Em vez disso, imagine: voc e se levanta cedo, salta da cama, doido pra ir pro trabalho. Voc e talvez dedique mais horas que o indiv duo comum, mas n ao parece dif cil pra voc e, porque suas horas de trabalho passam voando. Voc e est a frequentemente naquele estado mental chamado de uxo, onde voc e perde a no c ao do mundo e do tempo, se perdendo na tarefa que tem pra fazer. Trabalho n ao e o trabalho ao qual as pessoas costumam se referir, mas uma coisa divertida, interessante e estimulante. N ao e um emprego, mas uma paix ao. Se voc e tem um emprego do qual n ao gosta, ou at e odeia, isso vai parecer com um sonho distante. E se voc e n ao se esfor car pra encontrar algo que te desperte paix ao, e isso mesmo: uma coisa assim nunca vai ser poss vel. Mas ouse sonhar, ouse imaginar as possibilidades, e ouse procurar o que voc e ama, e n ao vai mais ser s o uma possibilidade; vai ser uma probabilidade. O que voc e quer fazer, de verdade, nesse momento? (N ao diga dormir!) O que voc e ama fazer? Qual o seu emprego dos sonhos, e como voc e pode consegui-lo? Pense um pouco nessas coisas; n ao s o agora, mas pelos pr oximos dias. Primeiro identique esse emprego, e da elabore um plano pra consegui-lo. 21

Como Encontrar sua Paix ao

E se voc e n ao souber qual e sua paix ao? N ao se preocupe voc e est a no mesmo barco que muita gente. O segredo e come car a busca, e continuar procurando at e encontrar. Aqui v ao algumas sugest oes: Voc e j a ama fazer alguma coisa? Voc e tem um hobby, ou amava fazer alguma coisa quando crian ca, mas nunca a considerou como sendo uma possibilidade? Seja ler hist orias em quadrinhos, colecionar alguma coisa, fazer alguma coisa, criar ou construir, deve existir um jeito de transformar isso em dinheiro. Abra uma loja de quadrinhos, ou crie um website de quadrinhos. Se j a existe alguma coisa que voc e ama fazer, voc e j a tem meio caminho andado. Agora basta pesquisar as possibilidades de ganhar dinheiro com isso. Sobre o que voc e passa horas lendo? Quando eu me apaixono por alguma coisa, eu leio sobre ela por horas a o. Eu compro livros e revistas. Eu passo dias na Internet descobrindo mais e mais. Deve haver algumas possibilidades pra voc e. . . e todas elas s ao carreiras poss veis. N ao ignore esses t opicos. Investigue-os. Brainstorm. Nada te vem na cabe ca agora? Bem, pegue uma folha de papel e comece a rascunhar ideias. Qualquer coisa que surgir, escreva. D e uma volta pela casa, olhe no computador e na estante, procure inspira c ao, e escreva. N ao existem ideias ruins nesse est agio. Anote tudo, e avalie depois. Pergunte, e navegue pelas possibilidades. Pe ca ideias pra outras pessoas. Veja o que outros descobriram como sendo suas paix oes. Procure por ideias na Internet. Quanto mais possibilidades voc e encontrar, maiores s ao suas chances de encontrar sua paix ao. melhor testar sua ideia antes de se jogar nela como uma carreira. Pratique Fa ca um teste primeiro. E como um hobby ou um segundo emprego antes, pra que voc e possa ver se e mesmo a sua voca c ao. Voc e pode amar os primeiros dias, mas vai saber que e mesmo pra valer se ainda estiver apaixonado depois de alguns meses. Se voc e passar nesse teste, provavelmente encontrou. Nunca pare de tentar. N ao consegue achar sua paix ao logo de in cio? Desista ap os alguns dias e pode ter certeza de que fracassou. Continue tentando, por meses e meses se for preciso, at e que encontre um dia. Pensou que tivesse achado sua paix ao mas enjoou? Sem problemas! Comece de novo e encontre uma nova paix ao. Deve haver mais de uma paix ao na sua vida, ent ao explore todas as possibilidades. Encontrou sua paix ao mas n ao conseguiu ganhar dinheiro com ela? N ao desista. Continue tentando, e tente de novo, at e conseguir. O sucesso n ao vem f acil; desistir cedo e o caminho certo pro fracasso. Continue tentando, e vai conseguir.

Como Chegar L a
Assim que tiver encontrado sua paix ao, voc e vai ter dado um grande passo em dire c ao ` a felicidade! Parab ens! Comemore esse fato, e depois arregace as mangas, porque ainda n ao chegou l a. Aqui v ao algumas sugest oes pra de fato viver da sua paix ao: Ainda n ao saia do seu emprego. Se voc e encontrou sua voca c ao, sua paix ao, n ao pe ca demiss ao amanh a. melhor continuar no seu emprego enquanto estiver pesquisando as possibilidades. Se voc E e puder exercer sua paix ao como um segundo emprego, e conseguir renda pra alguns meses ou um ano, melhor ainda. Vai ter a chance de juntar algumas economias (se vai entrar nos neg ocios sozinho, vai precisar dessa reserva) enquanto pratica as habilidades de que vai precisar. Pesquise. Quem mais tem seu emprego dos sonhos? Qual e a experi encia deles? Como eles conseguiram trabalho? Do que voc e precisa? Pesquise na Internet, pergunte a quem voc e conhece, fa ca algumas liga c oes. Quanto mais informa c ao voc e tiver, melhor. Quais s ao os obst aculos? Do que voc e precisa pra chegar l a? Precisa de aulas? Voc e precisa conhecer as pessoas certas? S o precisa preencher uma cha de inscri c ao? Precisa aprender alguma habilidade nova? 22

 Planeje. Pense em algumas solu c oes pros seus obst aculos. Se voc e precisa de aulas ou de uma habilidade, n ao vai dar pra executar o plano da noite pro dia, mas se n ao planejar agora, talvez nunca chegue l a. Trace o caminho pro seu sucesso. Aja. N ao espere que a oportunidade venha bater na sua porta. Saia de casa e agarre a oportunidade. Execute seu plano fa ca pelo menos uma coisa hoje, e uma por dia, at e chegar l a. Pode parecer que vai levar o resto da vida, mas se voc e se esfor car de verdade, um dia vai alcan car seus sonhos. Pratique, pratique, e pratique mais um pouco. N ao entre nessa com suas habilidades amadoras. Se voc e quer ganhar dinheiro ser um prossional vai precisar de habilidades prossionais. Torne-se excelente na sua futura carreira e voc e vai ganhar dinheiro nela. Pratique por horas a o. Se e algo que voc e ama, a pr atica vai ser algo que voc e quer fazer. Seja persistente. N ao desista se for rejeitado algumas vezes (ou mesmo muitas vezes). Continue batendo nas portas. Continue fazendo as liga c oes. Continue enviando seu curr culo. Continue marcando compromissos. N ao deixe a bola cair. A pessoa incans avel vai vencer a pessoa que desistir. Consiga seu emprego dos sonhos, fazendo uma coisa pela qual voc e e apaixonado, e nunca mais vai precisar se motivar pra ser produtivo.

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Um Dia com Zen To Done

Nunca confunda movimento com a c ao. Ernest Hemingway

Voc e pode estar pensando sobre tudo isso, sobre os 10 h abitos, e imaginando como seria na pr atica. Bem, o Zen To Done e basicamente o sistema que eu uso, e posso te contar como seria um dia de ZTD. Mas em vez de entrar em detalhes da minha vida pessoal, vamos ver a de um praticante imagin ario do ZTD. . . s o pra dar uma ideia de como o sistema funciona na pr atica. Vamos conhecer Steve, que durante o ano passado implementou todos os h abitos do ZTD.

Manh a
Steve acorda cedo; ele se levanta ` as 5:30. Isso n ao e, de jeito nenhum, obrigat orio no Zen To Done, mas o Steve gosta assim. A primeira coisa a dizer sobre o Steve de manh a? Ele se levanta r apido da cama, porque quer come car logo o dia. Por qu e? Porque no ano passado, ele alcan cou o H abito 10, e encontrou sua paix ao. Ela agora e seu emprego, e claro que voc ele trabalha em casa. E e n ao precisa trabalhar em casa pra implementar o ZTD, mas o Steve gosta assim. Ent ao ele sai cedo da cama, pronto pra cumprimentar o dia. Ele come ca sua rotina matinal: faz a barba, aprecia um boa x cara de caf e, e assiste o sol nascer. Em seguida, come ca seu ritual matinal de escrita, escrevendo um artigo que calha de ser uma das suas Tarefas Mais Importantes (TMIs) do dia. Quando ele termina, coloca suas roupas de corrida, amarra o t enis, e sai pra uma corrida de meia hora. O Steve gosta de correr, porque lhe d a algum tempo pra pensar. Depois de correr, ele toma uma ducha r apida, come um caf e da manh a saud avel, e vai pra sua segunda TMI do dia. Quando vai fazer uma TMI, o Steve limpa a mesa, desliga a Internet e o telefone, fecha todos os programas do computador que n ao vai usar pra fazer seu trabalho, e se concentra completamente na tarefa que tem que fazer. Ele se levanta e faz um intervalo a cada 1015 minutos, mas n ao se permite entrar no e-mail ou em outras distra c oes, at e terminar. 23

S o quando ele termina sua rotina matinal, e completa duas das suas TMIs, e que ele se permite checar o e-mail e ler as not cias.

Planejando
O Steve deniu suas tr es TMIs na noite anterior, durante sua rotina noturna, pra car pronto pro dia seguinte. Ele usa um caderninho Moleskine simples como ferramenta ZTD: numa p agina em branco, p oe a data de hoje, e lista as tr es TMIs do dia. No nal da p agina, ele lista suas tarefas agrup aveis tarefas menores que ele tem que fazer durante o dia, mas que ele guarda pra fazer em grupo no nal do dia pra que n ao interrompam suas TMIs. Ele tamb em usa o Moleskine como ferramenta de captura, levando pra todos os lugares, e tem uma se c ao (marcada por um post-it ) onde anota pensamentos e tarefas que lhe vierem na cabe ca. Hoje tamb em calha de ser o dia da Revis ao Semanal Simples, ent ao ele repassa rapidamente o sistema, gastando s o 30 minutos pra revisar. Ele repassa sua lista de tarefas (que ele guarda atr as do Moleskine), e remove as tarefas que ele n ao precisa mesmo fazer, deixando s o as mais importantes. Ele revisa sua u nica meta pra esse ano, se certicando de que algumas das Grandes Rochas da pr oxima semana ajudam a mover essa meta pra frente. Ele tamb em v e o progresso que fez nessa meta durante a semana passada, e ca feliz de saber que est a mais adiantado do que planejou. Ele marca algumas tarefas que completou, e encaminha pra outras pessoas, por e-mail, algumas tarefas que n ao e ele quem tem que fazer. Satisfeito por sua lista estar o mais simples poss vel, ele planeja suas Grandes Rochas pra pr oxima semana, se certica de que suas caixas de entrada est ao vazias e que seu sistema de arquivamento est a no lugar.

Rotina noturna
O dia do Steve se parece bastante com o planejado. Ele realiza as tr es TMIs, o que e bem agrad avel, e faz a maioria das tarefas agrup aveis l a pelo m do dia. Ele esvazia a caixa de entrada de e-mail e a f sica no nal do dia. Algumas outras tarefas surgem, mas ele se livrou rapidamente delas, e anotou uma na lista de tarefas que ca no nal do caderninho. Depois que terminou de esvaziar as caixas de entrada, concluiu suas tarefas agrup aveis e marcou as tarefas que completou, Steve faz o resto da rotina noturna. Ele prepara os lanches das crian cas pro dia seguinte, revisa o calend ario e as listas de tarefa pra ver o que precisa fazer amanh a, escolhendo tr es TMIs. Ele recapitula o dia, escrevendo num di ario pra gravar seu progresso e seus pensamentos.

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Perguntas Freq uentes

Comece por sempre esperar que coisas boas aconte cam Tom Hopkins

Alguns leitores me mandaram perguntas sobre o Zen To Done, e eu achei que poderia ser u til respond e-las num formato de Perguntas Freq uentes. Em que aspectos o ZTD difere do GTD? Eles parecem iguais. O Zen To Done adota alguns princ pios do GTD e de outros sistemas de produtividade. . . mas com alguns focos diferentes: 1. O GTD requer que voc e adote um monte de h abitos novos de uma vez, e muitas pessoas fracassam nisso. Mudan cas de h abito requerem muita energia e concentra c ao pra darem certo, e e muito melhor fazer uma de cada vez. O ZTD pede ` as pessoas que adotem os h abitos do GTD um de cada vez (ou dois, no m aximo). 2. O ZTD se concentra em simplicar suas tarefas pro essencial, e em n ao tentar dar conta de tudo ao mesmo tempo. O GTD se concentra menos no que e importante, tratando tudo o que surge da mesma forma. 24

3. Com o GTD, muita gente se concentra nas ferramentas e no sistema, enquanto o ZTD se concentra mais em fazer. Ele apresenta uma maneira de cumprir suas tarefas se concentrando em uma tarefa por vez, se livrando de distra co es, e entrando na zona3 . O GTD n ao fala muito sobre realmente fazer. 4. O GTD menciona supercialmente as metas. Ele e intencionalmente uma abordagem de baixo pra cima, e e otimo no que tenta fazer. Mas o ZTD se concentra mais nas metas durante suas revis oes anuais, mensais e semanais, e diariamente com suas TMIs. Ele combina a abordagem de baixo pra cima do GTD com a abordagem de cima pra baixo de gente como o Stephen Covey. 5. Com o GTD, o seu dia e muito desestruturado, o que novamente e um ponto forte, mas que pode ser dif cil e confuso pra algumas pessoas. O ZTD adiciona estrutura pro seu dia com suas TMIs e suas rotinas (matinal, noturna e outras). Muita gente acha mais f acil assim, mas e um h abito opcional. 6. Finalmente, o ZTD adiciona o h abito de encontrar sua paix ao. Embora n ao seja um h abito estritamente relacionado ` as tarefas, encontrar sua paix ao e extremamente importante pra fazer algo que voc e ame, pra que voc e de fato fa ca mais coisas. Eu acho que e um ponto muito importante pra muitas pessoas. Com o H abito 8 (Simplique), voc e n ao est a minando o princ pio do GTD de tirar todos os pensamentos da sua cabe ca e coloc a-los nas listas? Se voc e simplicou antes de anotar as coisas na sua ferramenta de captura (um caderninho, por exemplo), sim, isso vai minar o princ pio de tirar as coisas da cabe ca. No entanto, o ZTD pede pra voc e primeiro anotar, tirar as coisas durante o processo de revis da sua cabe ca, e depois revis a-las. E ao que voc e simplica, e decide se quer mesmo fazer a tarefa, e se ela e mesmo importante. Esses sistema n ao parece nada simples. S ao 10 h abitos diferentes! Primeiro, a maioria dos sistemas de produtividade t em bem mais de 10 h abitos. O GTD talvez tenha o dobro disso, por exemplo. Os 7 h abitos do Stephen Covey na verdade s ao muitos mais quando voc e implementa o sistema inteiro, quando chega a hora da pr atica. Por exemplo, pra implementar o h abito As Primeiras Coisas Primeiro, voc e precisa de v arios passos, colocar as coisas em quadrantes, prioriz a-las, etc. Os outros sistemas s o n ao apresentam os h abitos de maneira t ao simples quanto o ZTD apresenta e eles sugerem que voc e os implemente todos de uma vez, o que e uma grande raz ao pra falhar. Segundo, voc e n ao precisa adotar todos os 10 h abitos. S ao todos bons h abitos a se adotar, mas voc e pode escolher s o 5 deles, por exemplo. Use os h abitos que v ao te ajudar mais, e que v ao funcionar com seu estilo de trabalho. Cada pessoa e diferente, e nenhum sistema vai funcionar pra todas as pessoas. Essa abordagem permite exibilidade. Pra uma abordagem m nima, veja o ZTD M nimo. Parece que e preciso muita disciplina pra adquirir s o um h abito de cada vez. Eu concordo, pode ser dif cil se limitar o suciente pra adquirir um h abito de cada vez. Mas, na verdade, e muito mais dif cil tentar adquirir muitos h abitos de uma s o vez. Pense assim: e se voc e tentasse parar de fumar, come car a correr, malhar tr es vezes por semana, virar vegetariano, acordar ` as 5 da manh a todo dia, parar de procrastinar, se tornar organizado, e meditar. . . tudo na mesma semana? O quanto isso ia funcionar? Voc e provavelmente fracassaria, n ao e? uma habilidade que requer pr A verdade e que mudan cas de h abito s ao dif ceis. E atica. Elas denitivamente podem acontecer eu mudei, e muitas outras pessoas tamb em mas requerem concentra c ao. Voc e n ao pode se concentrar em 10 coisas ao mesmo tempo. D a pra se concentrar em algumas, mas se voc e se concentrar s o em uma coisa de cada vez, seu foco ser a muito melhor, o que vai aumentar as suas chances de sucesso. Se voc e acha que e muito bom em mudan cas de h abito, sugiro que tente adotar 34 h abitos de in cio, mas n ao todos os 10. Voc e pode tentar o ZTD M nimo, e da adicionar outros h abitos, 12 de cada vez, depois que esses 4 h abitos forem adquiridos. Tente adot a-los por um m es, e gradualmente adicione mais.
3 Entrar na zona e uma express ao usada pra expressar o estado mental alcan cado quando se est a completamente entregue e absorvido por uma atividade; esse estado e alcan cado por atletas, artistas, e qualquer pessoa que e boa no que faz.

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Pense desse jeito: h abitos ruins n ao surgem do dia pra noite; bons h abitos tamb em n ao ser ao adquiridos assim. Se voc e adquirir um h abito por m es, no nal do ano ser a uma pessoa muito mais produtiva, organizada e calma! N ao e uma otima conquista em um ano? E se eu n ao conseguir encontrar minha paix ao? Devo implementar os outros h abitos mesmo assim? O d ecimo h abito e opcional, e voc e ainda deve adquirir o maior n umero dos outros h abitos que conseguir (ou que se apliquem ao seu estilo de trabalho), mesmo se n ao estiver num emprego que ame. No entanto, a chave pro d ecimo h abito e manter os olhos bem abertos. Pelo menos inicie a busca, e esteja sempre ` a procura de oportunidades e ideias que podem te levar a viver uma vida em que sua paix ao e seu trabalho. Eu tenho mesmo que manter uma u nico meta por ano? Tem tanta coisa que eu quero fazer! Eu sei como voc e se sente! Mas, novamente, concentra c ao e a chave pra alcan car qualquer coisa, e voc e n ao pode se concentrar em 10 metas de uma vez. Eu sei isso por experi encia pr opria, porque comecei 2007 com uma longa lista de metas que queria alcan car, e muito entusiasmo. A cada semana, eu planejava os passos necess arios pra mover todas essas metas pra frente. N ao demorou muito pro meu entusiasmo se esvair era dif cil demais manter aquela energia com tantas metas ao mesmo tempo. Em vez disso, adotei uma nova abordagem: dar conta de uma meta de cada vez. Agora, precisa levar um ano inteiro pra completar essa meta? N ao. Voc e pode se concentrar numa meta que possa ser feita em uma semana, ou um m es, ou seis meses. Mas s o se concentre nessa meta. Quando tiver terminado, escolha outra. Desse jeito, mantendo um n vel alto de concentra c ao, voc e pode alcan car muita coisa em um ano. O ZTD n ao e uma viola c ao da marca GTD do David Allen? N ao. Primeiro, embora eu deva bastante ao David Allen e a outros sistemas de produtividade, o David Allen n ao inventou o conceito de capturar, processar ou revisar. Essas t em sido as ferramentas dos gurus da produtividade h a d ecadas. O que Allen fez foi junt a-las num otimo sistema, que e bastante l ogico e compreensivo, e que faz sentido. Eu peguei emprestadas algumas ferramentas que ele usa (e que t em sido usadas h a d ecadas) e as combinei com outras ferramentas que t em sido usadas h a d ecadas. Conceitos como as Grandes Rochas e as TMIs, que foram usadas por Stephen Covey. . . e por outros antes dele. Conceitos como simplicar, que se tornaram populares nos anos 70. Conceitos como encontrar sua paix ao, que t em s eculos de idade. Segundo, Zen To Done n ao e uma viola c ao de Getting Things Done. Eles s o t em uma palavra em comum, pra come car, e n ao d a pra algu em confundir os dois termos. Al em disso, embora ZTD se pare ca com GTD, o David Allen n ao tem marcas registradas pra todas as combina c oes de letras que rimem com GTD. Eu devo muito a David Allen e a outros, mas esse sistema e a minha pr opria mistura de ferramentas muito u teis, e que outras pessoas tamb em acharam u teis. Como voc e usa o ZTD? A congura c ao ser a diferente pra cada um, j a que voc e deve encontrar as ferramentas e a congura c ao que funcionem pra voc e. Mas se te interessa, essa e a minha congura c ao: Um caderninho Moleskine, que eu levo pra todos os lugares e uso como ferramenta de captura. No caderninho, eu escrevo minhas tr es TMIs do dia, junto com as tarefas agrup aveis no nal da p agina. Escrevo minha lista de tarefas mestre, junto com uma lista separada de coisas a fazer fora, liga c oes e coisas que estou esperadno, no nal do caderno. Uso o Google Calendar s o pra compromissos (e pras atividades dos meus lhos), Gmail pra e-mail, e o Google Documents e o AbiWord pra escrever. Isso e tudo!

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