CODIFICAO

FOLHA


UERJ

ATO EXECUTIVO DE
DECISO ADMINISTRATIVA

AEDA 019/REITORIA/2002

01


Institui no mbito da UERJ o Manual de
Procedimentos Administrativos e
Operacionais para o uso nos almoxarifados
de suas Unidades Gestoras.

A REITORA DA UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no
uso de suas atribuies,


RESOLVE:



Art. 1 - Aprovar o manual operativo para uso nos almoxarifados da Instituio, com a
finalidade de estabelecer procedimentos operacionais normalizados e padronizados, no
desenvolvimento de suas atribuies regimentais;

Art. 2 - Caber Auditoria Interna promover a reviso e atualizao de seu contedo,
incorporando as mudanas ocorridas no Servio Pblico;

Art. 3 - A inobservncia das normas estabelecidas no referido manual sujeitar o
responsvel pelo almoxarifado que der causa ao fato, as sanes disciplinares previstas
em lei;

Art. 4 - Este Ato Executivo de Deciso Administrativa entra em vigor nesta data,
revogadas demais disposies em contrrio.


Rio de Janeiro, 04 de Setembro de 2002.



NILCEA FREIRE
Reitora










UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO











Manual de Procedimentos
Administrativos e Operacionais


ALMOXARIFADO













NDICE

I - Introduo


II - Procedimentos Administrativos e Operacionais


1. Recebimento e Aceitao de Material
2. Registro de Entrada de Material
3. Estocagem de Material
4. Distribuio de Material
5. Controle Interno


III Disposies Gerais












I INTRODUO


Este Manual foi elaborado em obedincia determinao da Magnifica
Reitora e tem por finalidade orientar os responsveis pelo recebimento,
aceitao, guarda, conservao, distribuio e controle de material de consumo
e permanente no almoxarifados da UERJ.

Objetiva ainda estabelecer procedimentos padronizados e aes de
controle interno que possibilitem alcanar a eficincia desejada no
desenvolvimento desses servios mediante orientao, informaes e tcnicas
modernas que possam enriquecer e atualizar essa gesto com as desejveis
condies de operacionalidade.

A sua apresentao se faz oportuna em razo da recomendao dos
Consultores recentemente contratados para execuo do projeto intitulado
Atualizao dos Aspectos Conceituais e Prticos da Ao do Controle
Interno, com as modificaes e adaptaes impostas pelas particularidades da
UERJ.

Todavia, por se tratar de um instrumento dinmico necessria sua
constante atualizao, de forma a compatibiliza-lo s mudanas ocorridas na
Administrao Pblica.




II PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS

I - RECEBIMENTO E ACEITAO DO MATERIAL


1. Via de regra, a entrega de material deve ocorrer sempre nos
almoxarifados das unidades gestoras que os adquiriu, salvo situaes em
que no possa ou no deva ser ali estocado. Nesse caso a entrega dever ser
efetuada no local previamente estabelecido acompanhada por dois
servidores do respectivo almoxarifado da unidade gestora;

2. De qualquer forma, independente do local de recebimento, o registro
de entrada de material deve ser de responsabilidade do almoxarifado;

3. No ato de recebimento do material, o Almoxarife ou o servidor
designado para esse fim proceder a sua conferncia a vista dos documentos
hbeis que rotineiramente o acompanha: Nota fiscal, Fatura e Nota
fiscal/Fatura, Nota Fiscal de Consignao, Termo de Cesso, Termo de
Doao ou Declarao de Permuta, Guia de Remessa ou de Transferncia,
ou outros documentos afins;

4. Na conferncia do material, o responsvel pelo almoxarifado ou o
funcionrio encarregado da recepo, dever observar cuidadosamente os
seguintes elementos que devero constar necessariamente do documento de
entrega:

dados cadastrais do fornecedor e da unidade requisitante;
especificao do material;
peso, qualidade e quantidade;
preo unitrio e total;
impostos;
prazo de entrega;
condies de pagamento;

5. O material que no est sujeito a exame qualitativo pode ser recebido e
aceito aps sua conferncia. Nesse caso no havendo discordncia, a
aceitao do material ser atestada no verso da 1 via do respectivo
documento de entrega, assinada por dois servidores do setor devidamente
credenciados. Em seqncia, a 1 via do documento dever anexado ao
respectivo processo de aquisio e encaminhada ao DRTC para os devidos
fins;




6. Quando o material demandar inspeo ou anlise qualitativa, o
almoxarifado poder receber o material condicionalmente at que possa ser
atestada a sua qualidade. Esta condio dever ser indicada no documento
de entrega que acompanha o material e prontamente solicitado, ao
responsvel tcnico, essa inspeo ou exame. A 1 via do documento de
entrega deve ficar retida at o pronunciamento final do referido tcnico
quando ento poder ser ou no atestado o recebimento;

7. Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos,
falta ou ainda verificado defeito de material, o responsvel pelo
recebimento dever providenciar junto ao fornecedor a regularizao da
entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato
imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos fins;

8. Ocorrendo a situao descrita no item 6, o recebimento do material
dever ser atestado pelo chefe do almoxarifado e pelo funcionrio do setor
responsvel pela inspeo ou anlise;

9. O local destinado ao recebimento de material deve ser, sempre que
possvel, separado do local de entrega e dispor de espao adequado a sua
conferncia;

10. Mensalmente o almoxarifado remeter ao setor de contabilidade o
Demonstrativo Mensal das Operaes referentes a material
permanente e de consumo (modelo 21), de acordo com o item IV do art. 17,
Subseo I, Seo IV da Deliberao N 198, de 23/01/96 do TCE;

11. At sua efetiva entrega unidade requisitante, a guarda e
conservao do material ficar sob a responsabilidade do chefe do
almoxarifado. No entanto, no cabe ao almoxarifado a responsabilidade
sobre materiais entregues diretamente nas unidades. Nesse caso o
responsvel o funcionrio que atesta e recebe o material;






II REGISTRO DE ENTREGA DE MATERIAL


1. O registro da movimentao fsica de material (entrada/sada)
recebido no almoxarifado de responsabilidade do chefe do almoxarifado
que poder indicar um funcionrio da unidade para anotar a referida
movimentao no competente instrumento de controle (ficha de prateleira,
ficha de estoque ou listagens processadas em computador) com base nos
respectivos documentos hbeis que acompanham o material;

2. No caso de se utilizar ficha de prateleira, por exemplo, deve ser
numerada em ordem cronolgica e adequadamente preenchida, sem
emendas, rasuras ou ressalvas. Devem conter ainda, espcie ou natureza do
material, valor, registro da movimentao ocorrida (entrada/sada) e
existncias fsicas (saldos). Os eventuais lanamentos impropriamente
efetuados devem ser corrigidos mediante estorno, devidamente justificados
e visados pelo Chefe da unidade. As fichas de prateleira devem ser
acondicionadas em envelopes plsticos. O mesmo procedimento deve ser
adotado no caso de ser utilizado outro instrumento de controle;

3. O material recebido por adoo, cesso ou permuta somente deve ser
includo e registrado no almoxarifado se estiver devidamente acompanhado
pelo respectivo documento de entrega que pode ser Termo ou Processo;

4. O controle financeiro deve ser feito por outro funcionrio, de forma
independente, promovendo, assim, a segregao de funo entre o controle
fsico e financeiro e possibilitando um efetivo registro contbil da gesto de
material;

5. Toda movimentao de material de consumo ou permanente que no
seja para uso imediato deve ser objeto de registro pelo almoxarifado,
contra apresentao dos respectivos documentos hbeis;

6. Materiais recebidos em consignao, via almoxarifado, como por exemplo,
(orteses, prteses e materiais especiais OPM`s), devem ser conferidos e
mantidos em local separados, claramente identificados;




III ESTOCAGEM


1. O responsvel pelo almoxarifado dever zelar pela organizao
necessria que possibilite a movimentao de material bem como a
utilizao do equipamento preciso, de forma ordenada e segura;

2. A arrumao do material deve ser projetada levando em considerao
aspectos a seguir elencados, assim como os dispositivos legais concernentes
a matria:

deve ser evitado o contato direto do material como piso, utilizando-se
para isso acessrios de proteo (estrados de madeira);

material de mesma classe deve ficar em local contguo, de modo a
facilitar sua movimentao, inspeo e rpida realizao de inventrio;

material pesado e de grande volume, freqentemente movimentado,
deve ser estocado em local de fcil acesso e prximo a sada;

no deve haver material estocado nos corredores e reas de circulao
que devem permanecer livres e bem iluminadas, de modo que o trfego
de pessoas e material possa fluir livremente;

material de grande porte (peso e volume) deve ser estocado na parte
inferior da estante, minimizando os riscos de avarias ou de acidentes,
alm de facilitar sua movimentao;

o material deve ser empilhado de forma a no comprometer a segurana
das pessoas ao redor, assim como a qualidade do prprio material que
pode vir a ser afetada em decorrncia de excessiva presso e da
ausncia de adequado arejamento;

a arrumao do material deve ser feita de forma a possibilitar fcil
visualizao de sua etiqueta de identificao;

material inflamvel deve ser estocado separadamente dos demais;





rteses, prteses e materiais especiais recebidos em consignao
deve ser estocados separadamente, em local adequado, claramente
identificado;

3. O almoxarife deve zelar por manter um adequado sistema de alarme
contra furto, roubo, incndio e inundao;

4. Todo material deve estar devidamente protegido bem como preservado
da ao e das ameaas climticas, de animais daninhos e acidentes;

5. Os acessos devem ser suficientemente amplos a fim de permitir e
facilitar a circulao de material e do pessoal especializado no combate a
incndio;

6. Os extintores de incndio devem ser colocados em locais visveis, de
fcil acesso e ser rigorosamente controlados quanto a validade e quantidade
adequada;

7. Material estranho ao setor no deve permanecer no almoxarifado;

8. Material obsoleto ou em desuso deve ser identificado para fins de baixa,
a ser precedida de exame por comisso especial para esse fim. Deve ser
diligenciado, ainda, no sentido de viabilizar possvel aproveitamento em
outra instituio, mediante doao, observados os dispositivos legais
vigentes;

IV DISTRIBUIO DE MATERIAL


1. A distribuio de material pelas diversas unidades integrantes da
estrutura organizacional da Instituio deve ser feita mediante Requisio
de material devidamente preenchida pelo usurio, contendo os seguintes
elementos:

data de emisso;
unidade requisitante;
cdigo do material;
quantidade solicitada;
unidade de consumo;
assinatura e matricula do funcionrio credenciado a requisitar
material;

2. A referida requisio de material deve ser emitida em (03) trs vias que
tero a seguinte destinao: as primeiras e segunda vias so para uso
exclusivo do almoxarifado e a terceira via para uso da unidade requisitante;






3. No caso de urgncia, emergncia ou de natureza
extraordinria, o usurio deve proceder da mesma forma descrita no
item 1, justificando no rodap da RM a situao atribuda requisio;

4. No atendimento as solicitaes de Impressos, Impresso ou Reprografia
de Formulrios, o almoxarifado deve aplicar a rotina descrita no item 1
acima, solicitando ao usurio a substituio do formulrio de Requisio
de material pela Requisio de Impressos. A 1 e 2 via do formulrio
de requisio de impressos ficam em poder do almoxarifado, sendo a 3 via
destinada ao usurio;

5. O almoxarifado deve proceder a entrega de material de forma ordenada e
previamente estabelecida em cronograma, providenciando para que seja
efetuada a conferncia e comprovao de recebimento no ato de entrega;

6. Nos casos de natureza Urgente, Emergncia ou Extraordinria,
devidamente justificados, o material poder ser retirado pelo solicitante ou
preposto no prprio almoxarifado. Quando a movimentao do material
requerer transporte especfico, um funcionrio do almoxarifado devidamente
acompanhado do requisitante ou preposto efetuar a entrega no local de
destino realizando, no ato, a conferncia e comprovao de recebimento;

7. A baixa de responsabilidade pelo material estocado no almoxarifado em
decorrncia de sua transferncia por cesso, permuta, doao, obsoletismo,
furto ou roubo somente deve ser processado a vista dos respectivos
documentos hbeis comprobatrios e de acordo com os dispositivos legais
vigentes;

8. Toda movimentao de material, mesmo em se tratando de transferncia
entre almoxarifados ou destes para sub-almoxarifados ou depsitos internos
da instituio, deve ser registrada no competente instrumento de controle
(ficha de prateleira, estoque, listagem computadorizada), mediante
apresentao do respectivo documento hbil que autorizou a referida
movimentao;








IV CONTROLE INTERNO

1. O almoxarife deve exercer um controle efetivo de seu estoque
mantendo os instrumentos de registros atualizados, de forma a propiciar
informaes oportunas e confiveis as unidades integrantes da estrutura
organizacional da instituio, atravs da remessa de relatrios peridicos
contendo os seguintes dados:

quantidade de requisies atendidas;
intervalo de tempo nas solicitaes de itens de valores elevados e/ou
de importncia vital para a instituio;
consumo mximo e mnimo;
material em estoque;
nveis de estoque;
ponto ideal de ressuprimento;
itens inativos (itens sem movimentao por longo tempo)
material considerado obsoleto ou imprestvel para uso na instituio;

2. Deve ser elaborado mensalmente e remetido exclusivamente para os
responsveis pelas unidades gestoras Relatrio de Distribuio de
Material informando o consumo de material que lhes foi efetivamente
atribudo, para fins de acompanhamento, conferncia com as cpias de
requisies em poder dessas unidades e correo de eventual apropriao
indevida;

3. O almoxarifado deve inventariar seu estoque periodicamente, a partir
da contagem fsica para posterior conferncia com o respectivo controle
escritural;

4. O almoxarifado no deve receber material sem que lhe seja
apresentado o respectivo documento hbil que deve acompanh-lo,
conforme dispositivos legais em vigor;

5. Toda sada de material, mesmo que por emprstimo, deve ser
registrada e lanada no Relatrio Financeiro (modelo 21), para fins
de controle. O referido relatrio financeiro, por ser um demonstrativo
contbil, deve refletir com propriedade a posio dos estoques existentes
no almoxarifado;

6. Ocorrendo extravio, furto ou roubo de material, o Chefe do
almoxarifado deve imediatamente comunicar o fato ao responsvel pela
Unidade Gestora que adotar as medidas administrativas necessrias para
apurar responsabilidades;






7. No caso da Instituio manter sub-almoxarifados, a transferncia de
material ser realizada mediante documento de Transferncia de
Material. O responsvel pelo sub-almoxarifado deve acusar o recebimento
do material mediante assinatura e manter efetivo controle da movimentao
do material, assim como zelar pela sua conservao e segurana. Entretanto,
o controle fsico/financeiro do material transferido do almoxarifado.

8. O almoxarifado deve manter em arquivo a relao de funcionrios
credenciados a assinar Requisies de Material;


III DISPOSIES GERAIS


1. O almoxarifado deve manter a disposio dos usurios os seguintes
formulrios:

Requisio de Material;
Requisio de Impresso;
Listagem de Material;
Quadro de Nomenclatura para Unidades de Compra;
Cronograma de entrega de Requisio de Material;
Cronograma de entrega de Material;


2. A orientao contida no presente MANUAL DE PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS deve ser observada por todos
Almoxarifados e sub-almorifados da UERJ, responsveis pela guarda e
conservao de material e visa compatibilizao razovel de critrio e
procedimentos adotados em razo da diversidade de servios prestados e da
prpria natureza da Instituio aos dispositivos legais vigentes, dentro do
seu limite natural de competncia.




BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Na elaborao do presente MANUAL DE PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS concernentes a Movimentao
de Material, foram pesquisados e consultados diversos trabalhos tcnicos e
estudos didticos, desenvolvidos por consagrados mestres e estudiosos do
assunto, limitando-se, o autor, a reunir comentrios, inferncias e conceitos
por eles apresentados, assim como a respectiva legislao que trata da
matria, a saber:

Manual de contabilidade do Estado do Rio de Janeiro
Secretaria de Estado da Fazenda
Inspetoria Geral de Finanas 1978

Instruo Normativa n 205, de 08/04/88, da Secretaria de Administrao
Pblica da Presidncia da Repblica.

Lei 4.320, de 17/03/64.

Decreto Lei 2300, de 21/11/86.

Manual de Movimentao de Material HUPE

Manual de Normas e Rotinas do Servio de Farmcia do HUPE-UERJ

Deliberao n 198, de 23/01/96 do Tribunal de Contas do Estado do Rio de
Janeiro.

NP n 2.4-01, de 21/01/87 da CTI Normas e Procedimentos.