Guia para Realizao de Eventos

Check-list das diversas fases para a realizao de um evento, dentro da

atividade promocional. Preparado pelo Comit de Promoo da ABA -
Associao Brasileira de Anunciantes.
I. Defnio de Evento
Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande
envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade.
Esta denio ! "astante formal, mas e#pressa a $rande $ama de
varia%es &ue podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento
em &uatro modalidades "'sicas(
Esportivo
Art)stico
*ocial
+ercadol,$ico
Al$uns e#emplos de eventos por atividade(
1. Esportivo
A&u'tico
-l)mpico
Popular
*osticado
.e /ero0Primavera
.e 1nverno0-utono
Praiano
+otorizado
2. Artstico
Artes Pl'sticas
Artes Cnicas
Artes /isuais
+2sica Cl'ssica
+ultim)dia
+2sica Popular
3estival
E#posio
4)pico
3. ocial
Campanha de *a2de
Campanha de 5evantamento de 3undos
Anivers'rio da Cidade
Apoio a 1niciativas *ociais
!. "ercadol#$ico
3eira0E#posio
6eunio
Encontro
+esa 6edonda
*imp,sio
*emin'rio
Conferncia
Palestra
Con$resso
Painel
3,rum
.e"ate
Conveno
.esle
Com)cio
5anamento de Produto0*ervio
II. Escol%endo o seu Evento
Em primeiro lu$ar, deve-se fazer um pr!-pro7eto, enfatizando seis
t,picos(
1& '()etivo
2& *onceito do +,roduto-
.enio clara do &ue deve ser o evento
Estruturao 890:;
o &ue fazer
&uem faz
onde faz
&uando faz
por &ue faz
como faz
&uanto custa fazer
3& ,.(lico/Alvo
!& An0lise do "ercado
.emanda do <produto=
Concorrncia
1& Estrat2$ia
>ue <ferramentas= usar
Possi"ilidade de patroc)nio
3& An0lise de 4ia(ilidade 52cnica6Econ78ica
?ecessidade de recursos nanceiros e humanos
*imulao pessimista e otimista
III& iste8a de 3 ,ontos
Para &ue um evento tenha um <nal feliz=, ! necess'rio or$aniz'-lo
considerando @ pontos(
Produo
Promoo
Custos
Podemos detalhar al$umas atividades cruciais a serem o"servadas para
a realizao de um evento. *er' atrav!s do levantamento dessas
atividades &ue voc ir' compor o seu check-list.
1& ,roduo
5ocal
Per)odo
P2"lico-Alvo
3lu#o de P2"lico
Estacionamento
*e$urana
5impeza
Atendimento +!dico
E&uipamentos
E&uipes de +anuteno
Aspectos 5e$ais
5icenas
*e$uro
;ospeda$em
4ranslado
Alimentao
Co&uet!is
6ecepo
*ecretaria
Contratao de Pessoal
Administrao de Pessoal
/enda de in$ressos
1nscri%es
Credenciamento
2& ,ro8oo
Criao de nome
Pro$ramao visual
Ceno$raa promocional
+erchandisin$
+)dia
Comunicao
Promoo
.istri"uio de Brindes
*orteios
.ivul$ao
Assessoria de 1mprensa
6ela%es P2"licas
Prospeco de Patroc)nio
6elat,rios de 6etorno
Clippin$
3& *ustos
-ramento Alo"al
-ramento *etorizado
3lu#o de Cai#a
Balancete
Prestao de Contas
6elat,rio com 6elao Custo0Benef)cio
I4. E9e8plo de u8 Evento Estruturado
Para &ue &ue simples <6ealizar um Evento=, podemos estruturar este
processo. Podemos utilizar um evento para <aumentar vendas=, como
e#emplo. ?o ane#o 1, voc tem o macroBu#o deste processo.
?o ane#o 11, h' uma descrio do evento com os se$uintes itens(
o"7etivoC
tarefas identicadasC
insumos necess'rios para realiz'-lo
fornecedores destes insumosC
produtos resultantes
clientes &ue necessitam de tais produtos
ane#os &ue iro compor tal processo
?os ane#os se$uintes D111 a E111F, a"rimos cada tarefa, anotando(
os materiais e0ou recursos necess'riosC
as atividades cr)ticas &ue orientam tal tarefaC
os pontos a serem o"servados nesta faseC
os resultados esperadosC
as a%es corretivas a serem tomadas.
/oc poder' estruturar &ual&uer evento desta forma, o &ue facilitar'
todo o tra"alho de acompanhamento.
Como e#emplo adicional, indicamos al$uns check-lists espec)cos nos
Ane#os E1/ a E/11.
A:E;' I
,rocesso< Realizar Evento
+acro 3lu#o$rama
1n)cio
G
Estruturar Evento
G
Estrutura -H
G
Providenciar 6ecursos
G
Preparar o Evento
G
6ealizar
G
.esmontar
G
A%es P,s Evento
G
6elat,rio P,s-Evento
G
3im
A:E;' II
Descrio de Evento
,rocesso< 6ealizar Evento
Respons0vel=is&<
'()etivo do ,rocesso( .ivul$ar produtos0servios o"7etivando aumentar
vendas(
5are>as<
I. Estruturar evento
:. Providenciar recursos para o evento
@. Preparar evento
J. 6ealizar evento
8. .esmontar evento
K. 6ealizar p,s-evento
L. Ela"orar relat,rio do evento
?ornecedores< A&ueles &ue, al!m de fornecerem os insumos, possi"ilitaro
&ue se realizem as tarefas.
Insu8os<
I. Plano de ao comercial
:. *olicitao de evento Dver"al, comunicao internaF
@. 6elao de p2"lico alvo
J. 5ista de parceiros
8. 6e$istro de oportunidades de ne$,cio
K. +aterial promocional de apoio
L. /er"a para contratao de servios0produtos
M. 1nfra-estrutura
*lientes< A&ueles &ue necessitam do resultado do processo
,rodutos<
I. Evento realizado
:. 6elat,rio de evento realizado
Ane9os<
I. +acroBu#o$rama
:. 89 :; do processo
@. Procedimentos operacionais de cada tarefa
J. .ese7os dos clientes
8. Caracter)sticas mensur'veis dos produtos
K. 1tens de controle do processo
L. 1tens de vericao do processo
M. .ese7os do processo
N. Caracter)sticas mensur'veis dos insumos
Respons0vel =is& pela ela(orao<
A:E;' III
,rocedi8ento 'peracional @ Estruturar Evento
:o8e da 5are>a< Estruturar Evento
Respons0vel =is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
I. 6elat,rio de eventos similares
:. 6e$istro de oportunidades de ne$,cios
@. +odelo de formul'rio <proposta em eventos0encontros=.
Atividades *rticas<
I. Consultar relat,rios de eventos similares
:. E#plicitar o"7etivo do evento
@. .enir local, per)odo e hor'rio
J. .enir p2"lico-alvo
8. .enir t'tica de a"orda$em
K. .enir es&uema de divul$ao
L. .enir necessidade de marketin$ cooperativo DparceriasF
M. .enir necessidade de infra-estrutura
N. .enir crono$rama0responsa"ilidades
IO..enir es&uema de treinamento
II.Ela"orar oramento
I:..ivul$ar proposta de participao em eventos0encontros
I@.-"ter aprovao da proposta de participao em eventos0encontros
IJ.Encaminhar proposta aprovada aos ,r$os envolvidos
"anuseio do "aterial<
I. Atentar para os pontos fortes de eventos similares
:. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de ne$,cios
@. Atentar para a aprovao da <proposta de participao em
eventos0encontros= pelos ,r$os envolvidos em tempo h'"il.
Resultados Esperados<
I. Proposta de participao em eventos0encontros com crono$rama
responsa"ilidades e oramentos denidos em tempo h'"il.
AAes *orretivas<
Atrav!s de cr)ticas rece"idas, ree#aminar cada atividade para fazer as
corre%es pertinentes. Caso no consi$a a aprovao da proposta em tempo
h'"il, acionar a chea.
Aprovao<
A:E;' I4
,rocedi8ento 'peracional @ ,reparar Evento
:o8e da 5are>a< Preparar Evento
Respons0vel=is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
I. Cadastro de participantes potenciais
:. +aterial para treinamento da e&uipe
@. +aterial promocional0apoio
J. Cartas0eti&uetas
8. 3ormul'rio de avaliao
Atividades crticas <
I. Enviar carta0convite
:. 3azer telemarketin$ de conrmao
@. Ela"orar lista de participantes
J. 3azer <check-list= do material promocional0apoio
8. Confeccionar crach's
K. Confeccionar0montar pastas do evento
L. 3azer check-list de todos os itens de infra-estrutura
M. +ontar secretaria0recepo
N. Preparar formul'rio de responsa"ilidades
IO.4reinar e&uipes de tra"alho
II.Preparar lista de presena de participantes
"anuseio do "aterial<
I. .iariamente atualizar a lista de participantes conrmados
:. Atentar para &ue o material promocional este7a ade&uado ao evento
@. ?o treinamento, ! importante conhecer profundamente a&uilo &ue vai ser
apresentado e acertar com os palestrantes a nfase e coerncia com o
o"7etivo do evento.
Resultados Esperados<
I. Aarantir &ue o n2mero de participantes conrmados se7a o maior poss)vel.
:. Crach's e pastas do evento confeccionados em tempo h'"il
@. E&uipe treinada em tempo h'"il
J. 1nfra-estrutura montada e em funcionamento em tempo h'"il
AAes *orretivas<
Pro"lemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados P
chea.
Aprovao<
A:E;' 4
,rocedi8ento 'peracional @ ,rovidenciar Recursos para o
Evento
:o8e da tare>a( Providenciar 6ecursos Para o Evento
Respons0vel=is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
I. <Proposta de participao em eventos0encontros=aprovada
:. Cadastro de palestrantes
@. 5ista de parcerias
Atividades *rticas<
I. ?e$ociar local para realizao do evento
:. Preparar scripts de telemarketin$ ativo0receptivo
@. Ela"orar carta convite0eti&uetas
J. ?e$ociar0acertar parcerias
8. Ela"orar a $rade do pro$rama
K. ?e$ociar0acertar palestrantes
L. Ela"orar formul'rio de avaliao
M. ?e$ociar o fornecimento e instalao de recursos infra-estruturaDrecursos
humanos materiais, e&uipamentos e alimentaoF
N. *olicitar o fornecimento e instalao de servios de telecomunica%es
IO.*olicitar material promocional0apoio
II.Ela"orar script do mestre de cerimQnia
I:.Acertar apoio da imprensa
I@.*olicitar contratao0pa$amento de servios0produtos selecionados
IJ.Preparar material de treinamento
"anuseio do "aterial<
I. Certicar-se &ue os ,r$os envolvidos rece"eram a <proposta de
participao em eventos0encontros= na verso aprovada.
:. +anter palestrantes de <stand "R= em caso de impossi"ilidade do titular
comparecer
@. ?o es&uecer de fornecer dados dos e&uipamentos para &ue se7a feito
se$uro com antecedncia de I8 dias do evento.
Resultados Esperados<
4er todos os recursos0procedimentos necess'rios P realizao do evento
dispon)veis e de acordo com o crono$rama esta"elecido.
AAes *orretivas<
.etectado &ue al$um recurso poder' no estar dispon)vel em tempo h'"il,
acionar chea.
Aprovao<
A:E;' 4I
,rocedi8ento 'peracional @ Realizar Evento
:o8e da 5are>a< 6ealizar Evento
Respons0vel=is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
I. Crach's0pastas do evento
:. +o-de-o"ra treinada para demonstra%es
@. Palestrantes
J. Parcerias
8. 1nfra-estrutura DitensF
K. 5ista de participantes
L. 5ista de presena de participantes
M. +aterial promocional0apoio
Atividades *rticas<
I. 6ecepcionar0re$istrar participantes entre$ando crach's0pastas
:. Cerimoniar o evento
@. 6ealizar palestras
J. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao
8. .emonstrar servios
K. A"ordar participantes DvendasF
L. Prestar informa%es so"re servios0aplica%es
M. 6e$istrar oportunidades de ne$,cios
N. *upervisionar as atividades0infra-estrutura durante o evento
IO. Administrar material promocional0apoio
II. Administrar distri"uio de tickets refeio e vaucher de transportes
I:. 6ecolher formul'rios de avaliao
I@. 6e$istrar anormalidades
"anuseio do "aterial<
I. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formul'rio de avaliao pelos
participantes
:. 1nformar plat!ia so"re poss)veis atrasos0falhas
@. 1nformar plat!ia so"re a pro$ramao se$uinte
J. 1nformar da e#istncia de e&uipe de venda e demonstrao no local
8. Atentar para reposio de material promocional
Resultados Esperados<
I. +aior n2mero de participantes poss)vel
:. Palestras realizadas
@. *ervios demonstrados
J. 4odos os formul'rios de avaliao preenchidos
8. 4odas as oportunidades de ne$,cios re$istradas
AAes *orretivas<
I. *u"stituir lSmpadas dos retropro7etores em caso de &ueima
:. Pedir0monitorar conserto0recuperao de e&uiopamentos0servios
@. -rientar palestrantes0demonstradores so"re poss)veis desvios
J. Acionar suporte t!cnico do evento para dia$n,stico de pro"lemas nos
servios0aplica%es
8. >ual&uer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento
Aprovao<
A:E;' 4II
,rocedi8ento 'peracional @ Des8ontar Evento
:o8e da 5are>a< .esmontar Evento
Respons0vel=is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
I. Bloco de nota scal
:. ?otas scais rece"idas
Atividades *rticas<
I. 6ecolher material promocional0apoio em e#cesso
:. 3azer check-list dos e&uipamentos0materiais a serem retirados
@. Coordenar a retirada0transporte dos materiais0e&uipamentos
J. Coordenar o desmonte0transporte do stand
8. Entre$ar local ao fornecedor
K. 6e$istrar incidentes ocorridos
"anuseio do "aterial<
I. Atentar para o preenchimento do "loco de nota scal correto
:. Preocupar-se para &ue o local se7a li"erado antes da li"erao da se$urana
Resultados Esperados<
5ocal de realizao do evento li"erado no dia se$uinte ao t!rmino do evento.
AAes *orretivas(
Em caso de d2vida com relao ao preenchimento das notas scais, contactar
pessoal apto.
Caso ha7a pro"lema no check-list, acionar chea
Aprovao<
A:E;' 4III
,rocedi8ento 'peracional @ Realizar ,#s/Evento
:o8e da 5are>a< 6ealizar P,s-Evento
Respons0vel=is&<
"aterial6Recursos :ecess0rios<
5ista de presena dos participantes
5ista de participantes D&ue conrmaram presenaF
Atividades *rticas<
I. Consolidar relat,rio de participao
:. Enviar correspondncias de a$radecimento Dpalestrantes, parceiros e
p2"lico presenteF
@. .ar aval para pa$amento dos servios0produtos prestados por terceiros
"anuseio do "aterial<
Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes
diferentes dos conrmados
?otas scais para pa$amento devero ser li"eradas no dia se$uinte ao
t!rmino do evento
6ecolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados
Resultados Esperados<
A$radecimento no m'#imo em 8 DcincoF dias 2teis
AAes *orretivas<
*olicitar orientao P chea &uando da ela"orao das correspondncias de
a$radecimento "em como &uando do pa$amento dos servios prestados, caso
se7a detetado al$um no cumprimento dos servios0produtos contratados por
parte dos fornecedores.
Aprovao<
A:E;' I;
,rocedi8ento 'peracional @ Ela(orar Relat#rio do Evento
:o8e da 5are>a< Ela"orar 6elat,rio do Evento
Respons0vel=is&<
"aterial Recursos :ecess0rios<
I. Proposta de participao em eventos0encontros aprovada
3ormul'rios de avaliao preenchidos
6elat,rios de anormalidades
6e$istros de oportunidades de ne$,cios
6elat,rio de participao
Atividades *rticas<
I. 4a"ular dados de(
6elat,rio de anormalidades
6e$istros de oportunidades de ne$,cios
6elat,rio de participao
:. *olicitar contri"ui%es aos ,r$os envolvidos
@. Comparar o plane7amento com o realizado, identicando as causas de
sucesso e insucesso
J. Propor plano de Ao
8. 3azer recomenda%es
K. .ivul$ar relat,rio
"anuseio do "aterial<
- plano de ao deve indicar com clareza os respons'veis pela ao de p,s-
evento
Resultados Esperados<
- relat,rio ela"orado em at! IO dias ap,s a realizao do evento para uma
ao de venda imediata.
AAes *orretivas<
.ados no o"tidos em tempo h'"il Ddependentes de terceirosF devero ser
fornecidos posteriormente
Aprovao<
A:E;' ;
,roposta de Estruturao de Encontros
Respons0vel=is&<
1. E:*':5R'
I. I. 5ocal
I. :. .ata0;or'rio
I. @. *ervio
I. J. Tr$os Envolvidos
2. 'BBE5I4'
:. I. Aeral
:. :. Complementos
3. ,CBDI*'/AD4'
@.I. ?2mero de participantes
@.:. *e$mentos
@.@. Crit!rios de *eleo de Empresas
@.J. Perl do Convidado
!. 5E5I*A DE AB'RDAGE"
J.I. Palestras
J.:. +arketin$ Cooperativo
J.@. E#posio de *ervio0E&uipamentos
1. EFGE"A DE DI4GDGAHI'
8.I. Pu"licidade
8.:. +ala .ireta
8.@. 4elemarketin$
8.J. Apoio de 1mprensa
3. ,R'GRA"AHI'
J. "ARKE5I:G *'',ERA5I4'

L. I:?RAE5RG5GRA
M.I.6ecursos +ateriais e 1nstala%es
M.:.6ecursos Audiovisuais
M.@.6ecursos ;umanos
M. E5I"A5I4A DE *G5'

A:E;' ;I
,roposta de ,articipao e8 Eventos
Respons0vel=is&<
1. E4E:5'
I.I. 5ocal
I.:. .ata0;or'rio
I.@. Entidades Envolvidas
I.J. P2"lico
I.8. -"7etivo
2. ,AR5I*I,AHI'
:.I. *ervios
:.:. -"7etivo
:.@. Posicionamento Comercial
:.J. ?)vel de Participao
a Palestras
" *tand
c *ala de 1mprensa
d +arketin$ Cooperativo
3. DE?I:IHI' DE ER4IH'6EFGI,A"E:5'
!. DE?I:IHI' DE RE*GR'
J.I. ;umanos
J.:. 1nfraestrutura
J.@. Promocionais
1. DE4'DGHI'
3. DI5RIBGIHI'
J. A:E;'
L.I. Pro$rama
L.:. 5aR-out do Evento
A:E;' ;II
Relat#rio de Avaliao de Encontros
Respons0vel=is&<
1. E:*':5R'
I.I 5ocal
I.: .ata0;or'rio
2. ,RN/E4E:5'
:.I Plane7amento
:.: .esenvolvimento
3. E4E:5'
@.I 1nfraestrutura
@.: +arketin$ Cooperativo
@.@ Palestras
@.J .ivul$ao
A:E;' ;II
Relat#rio de Avaliao de Encontros
Respons0vel=is&<
1. E:*':5R'
I.I 5ocal
I.: .ata0;or'rio
2. ,RN/E4E:5'
:.I Plane7amento
:.: .esenvolvimento
3. E4E:5'
@.I.1nfraestrutura
@.:.+arketin$ Cooperativo
@.@.Palestras
@.J..ivul$ao
@.8.E&uipe de 4ra"alho
@.K.P2"lico
@.L.Aspectos
@.M.+aterial Promocional
@.N.-r$anizao
@.IO.Atividades E#tras
!. ,O E4E:5'
J.I.>uestion'rio de Avaliao
J.:.Procedimentos Comerciais
1. *':*DGPE E RE*'"E:DAHPE
3. A:E;'
K.I.Proposta de Estruturao de Encontros
K.:.5ista de Participantes
K.@.Pro$rama
K.J.Convite
K.8.Pu"licidade
K.K.+alas .iretas
K.L.+aterial Promocional
K.M.C,pia de Palestras
K.N.4a"ulao do >uestion'rio
A:E;' ;III
Relat#rio de ,articipao e8 Eventos
Respons0vel=is&<
1. E4E:5'
I.I.5ocal
I.:..ata0;or'rio
2. A:EDIE DE*RI5I4A D' E4E:5'
:.I.Con$ressos0*emin'rios0*imp,sitos
a. Participantes 1nscritos
". Palestras Proferidas
c. Concorrentes
d. -r$anizao
:.:.3eiras0E#posi%es
a Urea de E#posio
" ?2mero de *tands
c Concorrentes
d 4otal de /isitantes
e -r$anizao
3. DEE",E:Q'
@.I Con$ressos0*emin'rios0*imp,sios
a Palestras
" P2"lico Participante
c 1nscri%es
d 1nfraestrutura
e .ivul$ao
f Participa%es Adicionais
$ E&uipe de 4ra"alho
h +arketin$ Cooperativo
i 6esultados

!. ,R'*EDI"E:5' ,O E4E:5'
1. *':*DGPE E RE*'"E:DAHPE
3. A:E;'
K.I Proposta de participao em eventos
K.: 5aR-out *tand
K.@ 6ecortes so"re o Evento
K.J 5ista de Cadastro
A:E;' ;I4
*KE*K/DI5 ,ARA G"A ?EIRA
I& In>or8aAes Gerais
6e&uer informa%es para participao
.eterminar tamanho e posio do stand
Contrato do espao
Contrato montadora
1nforma%es $erais dos setores envolvidos internamente
.eterminar pontos de desta&ue
.enir &ue produtos sero e#postos
Produtos e#istentes na empresa
Produtos &ue devero ser ad&uiridos0importados
II& ,ro)eto
*olicitar pro7eto
+a&uete do stand
Aprovao do stand
III& Desen%o do tand
.enio de 'reas para divis%es de produtos
Pro7eto de displaRs
Urea dispon)vel
>uantidade de displaRs dispon)veis
Produtos por painel
4e#to de produtos
.esta&ues
3otos, slides, $r'cos
Chamadas promocionais
.enir mo")lia0decorao
.enir posicionamento de plantas
Atividades promocionais
I4& :ecessidades do tand
1nstalao el!trica
4elefone
Cat'lo$os0folhetos
Crach's0convites
/ale estacionamento
/i$ilSncia do stand
5impeza do stand
ContrataPo do "uVet
.enir co&uet!is ou eventos especiais
Brindes
6ecepcionistas
/estu'rio
3ot,$rafo
4& I8prensa
3olheto institucional
Press release
Entrevistas com imprensa
3otos0lma$em do stand e de produtos em e#posio
4I& Atendi8ento
Pa$amento das ta#as le$ais( ener$ia, hidr'ulica, 1C+*, ECA., etc.
.eterminar pessoal do satnd
6e$ulamento disciplinar do stand
6elao de telefones
Plano de visita de personalidades ao stand
Em caso de co&uetel, ela"orar plano espec)co
?otas de venda para mercadoria a ser comercializada
6eservas de hotel
4raslados
4reinamento da e&uipe
4II& "onta$e8
Emisso de notas scais de transporte
*e$uro
6emessa de produtos para feira
+onta$em
5impeza
4III& Des8onta$e8
Checa$em das notas scais de transporte
6etirada e em"ala$em de produtos
4ransporte
6ecepo de produtos na f'"rica
I;& Relat#rio
Avaliao dos resultados da e#posio
.istri"uio dos contatos realizados
A:E;' ;4
*QE*K/DI5 ,ARA G" *':GRE' 6 ?ORG"
I& ,arte 52cnica6*ientfca
Comisso or$anizadora
3i#ar data e local
Chamadas para tra"alhos
Confeco
E#pedio
Cartazes
Confeco
E#pedio
1nscrio de tra"alhos
Aprovao de tra"alhos
Comunicao para os autores
6ece"imento de ori$inais
Convites ociais
Conrmao de convites
Pro$rama denitivo
Confeco
E#pedio
Editorao da coletSnia
1mpresso da coletSnia
Entre$a da coletSnea
3ormao de mesa
Palestra de a"ertura
*ess%es t!cnicas
/isitas t!cnicas
II& ecretaria
5ista pr! - inscritos
Crach's
+onta$em de pastas
+aterial de escrit,rio
Carim"os
3ichas para inscrio no local
Pro$rama
Envio do material
+onta$em da secretaria
III& ervios de 5erceiros
/ender patroc)nio
/ericao do local
Contrato
Audiovisual
Pro7etor
6etropro7etor
/)deo
Aravao
Computadores, impressoras
4elefones, fa#
6ecepcionistas
*e$urana
Caf!, '$ua, etc
6efeiWes
Co&uetel
Xantar
;ospeda$em
4ranslados
Passeio tur)stico
.ecorao
3ot,$rafo
3ai#as
Pastas0"locos
Crach's
Certicados
I4& ,#s Evento
.espacho da so"ra do material
Pa$amento de servios
6elao nal de inscri%es
3aturamento
Cartas de a$radecimento
A:E;' ;4I
*QE*K/DI5 ,ARA G"A *':4E:HI'
I& ,rovidRncias ,reli8inares de Ad8inistrao
1nformar ocialmente a realizao
*olicitar aos respons'veis o n2mero de participantes
.eterminar per)odo
Preparar lista de participantes
Ela"orar pro$rama
6edi$ir convite0pro$rama0orientao
Enviar aos $erentes pro$rama detalhado
*olicitar adiantamento de despesas
.ividir os participantes por $rupos
Enviar aos participantes pasta com material
Contratar hotel
Enviar ao nal carta de a$radecimento
II& ,reparao do "aterial para *onveno
Encomendar pastas
+ontar pastas
Arran7ar e preparar lmes
Preparar crach's
Arran7ar "andeiras do Brasil e do Estado da Conveno
.enir e arran7ar e&uipamentos audio visuais
Contratar alimentao
.isponi"ilizar ou no ci$arros, charutos, etc
Arran7ar a"ridores de $arrafa, cinzeiros, $uardanapos
Arran7ar &uadro-ne$ro, $iz, Bip-charter, etc
Preparar material para decorao
III& ,reparao de Assuntos a ere8 5ratados
.eterminar os assuntos
.eterminar os ns a serem atin$idos
.eterminar tQnica principal da conveno
Criar slo$an para conveno
Preparar tema do discurso de apresentao
Preparar discurso de despedida
I4& ,rovidRncias de Ad8inistrao a ere8 5o8adas no Docal
Pedir oramentos do hotel
6eserva dos apartamentos
1nformar ao hotel a data e hor'rio de che$ada dos convencionais
Prever possi"ilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel
Acertar 7antar de encerramento
Escolher e preparar sala de demonstrao
.eterminar se&uncia de lu$ares dos participantes na mesa
Contratar fot,$rafo
.ecorar salas de tra"alho da conveno
1nformar e convidar imprensa
.eterminar os hor'rios das refei%es
5evantar preferncias alimentares dos convencionais
Prepara lisa de distri"uio dos apartamentos
1nformar lista de participantes ao hotel
.istri"uir as pastas nas salas de tra"alho
Entre$ar crach's
6ealizar atividades de inte$rao, lazer e convivncia social conforme
pro$rama
Escolher &uem far' a recepo no local de che$ada
?o es&uecer a foto do $rupo de convencionais
Emitir relat,rio ao nal
6ealizar de"ates internos so"re a conveno
A:E;' ;4II
*QE*K/DI5 ,ARA G" BA:5AR6*'FGE5ED
I& Docal e Data para o Evento
Conrmao por escrito
Contratao de servios "uVet
Contratao de m2sicos
Contratao da decorao
Contratao de mano"ristas
Contratao de porteiros
Contratao de recepcionistas
Convites
Pro$rama ocial
Presentes para homena$eados
II& Decorao
Do alo
I. *etas indicativas
:. *om
@. 1luminao
J. Arran7os Borais
8. Cestos de li#o
K. Cinzeiros
L. +esas de apoio
M. 5ivro de ouro
Do ,alco
I. Pain!is ou fai#as
:. 1luminao
@. P2lpito para oradores
J. *om do microfone
8. U$ua para orador
K. Arran7os Borais
L. Espao para m2sico
III& Estaciona8ento
Contratao de empresa especializada
Policiamento nas redondezas
*e$urana dos autom,veis
I4& Recepo
6ecepcionistas
Yniformes04ra7es
+esas de apoio
Controle
Crach's
4& I8prensa
Xornalistas Convidados
Hit de imprensa
Press releases
3otos
4I& Re$istro de Evento
E&uipe de foto$raa
E&uipe de lma$em
4II& ,ri8eiros ocorros
Cai#a de Pronto - *ocorro
?ome de +!dicos de Planto
?ome de ;ospitais de Emer$ncia
4III& ,essoal de ervio
Chea
6ecepcionistas
*e$urana 1nterna0E#terna
+ano"ristas
Porteiros
Eletricista
Encarre$ado do som
Encarre$ado da iluminao
Plantonista dos sanit'rios
Encarre$ada de chapelaria
I;& Diversos
Checar *anit'rios Z papel toalha0sa"onete0etc
Checar chapelaria Z tickets
4elefone e chas
Balco de informa%es
Auarda - chaves
Crach's