O trabalho inicialmente proposto será o de reestruturação da empresa,
com a finalidade de profissionalizar as atividades desenvolvidas e tornar mais organizado o fluxo de informação e a gestão da mesma.
Plano de atividades:
O plano inicial consiste em três etapas principais:
− Coleta de informações − Departamentalização Estratégica − Plano de Cargos e Salários
1 - COLETA DE INFORMAÇÕES
Fase 1 – Coleta de dados: Serão coletados dados que servirão de base ao
trabalho, em uma entrevista com o administrador;
Fase 2 – Elaboração do questionário: A ser aplicado com todos os
colaboradores, com o objetivo de visualizar as atividades desenvolvidas na organização;
Fase 3 – Aplicação do questionário: Através de entrevistas individuais os
questionários serão aplicados em períodos definidos em conjunto com o administrador;
Fase 4 – Observação: As atividades serão observadas e mensuradas;
Fase 5 – Tabulação dos dados;
Fase 6 – Relatório: A pesquisa servirá de base para as próximas fases, pois
gerará as seguintes informações: − Atividades desenvolvidas na empresa na visão do colaborador − Atividades desenvolvidas na empresa na visão do proprietário − Atribuições atuais de cada colaborador − Áreas específicas − Grupos específicos − Competências de cada área − Competências de cada colaborador
2 – DEPARTAMENTALIZAÇÃO ESTRATÉGICA
Será realizada uma divisão e especialização das tarefas dentro da
organização, agrupando estas tarefas em áreas específicas, de forma a abranger todas as atividades, com o objetivo de facilitar o controle, a comunicação, a organização e a gestão.
Fase 1 – Constituição de grupos homogêneos: As atividades previamente
identificadas serão alocadas em grupos estratégicos para serem melhor visualizadas, por exemplo, produção, decoração, alimentos, infra-estrutura, atendimento, etc.;
Fase 2 – Avaliação dos grupamentos constituídos: Os grupos serão
avaliados através de 4 fatores principais:
− Complexidade da função (grupos homogêneos);
− Volume de trabalho desenvolvido; − Pessoal efetivamente engajado no trabalho; − Importância relativa da função. Fase 3 – Definição de áreas estratégicas: As áreas serão definidas de acordo com a especialização e peculiaridade de cada;
Fase 4 – Alocação de competências exclusivas: Serão identificadas
competências específicas para cada área, como por exemplo: MKT – Atendimento ao Cliente, Pós venda, Propaganda, Parcerias, etc. Estas tarefas serão definidas através de 3 itens base:
− Agrega valor, mas não é necessário: atividades que podem vir a
agregar valor ao produto, mas que não precisam existir para que o mesmo seja feito; − Não agrega valor, mas é necessário: Atividades que devem existir para que o produto seja feito, mas não agregam valor; − Desperdício: Não agregam valor e não são necessárias.
Fase 5 – Alocação dos grupos de atividades nas áreas: Os grupos de
atividades homogêneas serão especializados em cada área para em conjunto com as competências criar a contribuição de cada área na empresa;
Fase 6 – Criação de redes de comunicação: Serão definidas as informações
que cada departamento será responsável por guardar, adquirir, estudar, controlar e repassar à administração geral, assim como a sua periodicidade e complexidade;
Fase 7 – Definição da Hierarquia;
Fase 8 – Alocação das pessoas nas áreas estratégicas: Com os dados do
Plano de Cargos e Salários, as pessoas serão alocadas nas áreas específicas;
Fase 9 – Treinamento: As pessoas receberão um treinamento sobre as
atribuições que serão responsáveis, assim como de novas atribuições que serão repassadas ao cargo ocupado.
3 - PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS
Fase 1 – Definição de números de colaboradores necessários por área
Fase 2 – Criação de cargos específicos dentro das áreas estratégicas: Através de uma pesquisa de cargos, serão definidos cargos específicos, através de nomenclaturas padrão como, por exemplo, Auxiliar de Cozinha, Auxiliar de eventos, Gerente Produção, etc.;
Fase 3 – Descrição de cargos: Os cargos serão descritos através das
atividades identificadas na entrevista individual, observação e na entrevista com o administrador. Nesta etapa, as atividades também serão dividas em níveis, de acordo com a responsabilidade.
Fase 4 – Análise de cargos: Os cargos descritos serão analisados através
das seguintes atribuições:
− Requisitos intelectuais: conhecimentos necessários para a execução
do cargo, assim como experiência necessária, aptidões, iniciativa, período de adaptação, etc.; − Requisitos Físicos: caso existirem barreiras que limitem a pessoa devido a sua condição física; − Habilidades Técnicas: Aspectos técnicos necessários ao cargo; − Habilidades Comportamentais: Atitudes esperadas e incentivadas para o cargo.
Fase 5 – Avaliação de Cargos: Os cargos serão avaliados através de fatores
definidos, e pontuados com o objetivo de se observar a importância dos mesmos na organização, este ranking servirá de base para a política salarial;
Fase 6 – Pesquisa de Salários base, e Análise de salários atuais: Os
salários pagos atualmente serão comparados a médias do setor, nacionais, e regionais, observando os aspectos legais;
Fase 7 – Determinação de Competências: Serão definidas competências
dentro dos cargos para a determinação da política de remuneração variável; Fase 8 – Criação da Pontuação por competência: As competências serão mensuradas e pontuadas, para servir de base para a política salarial;
Fase 9 – Estrutura Salarial: Será montada uma estrutura para a visualização
da Política de Remuneração, partindo de dois fatores básicos:
− Política de remuneração Variável;
− Política de remuneração Fixa.
Fase 10 – Alocação das pessoas em seus cargos definidos: Após definidos
os cargos, as pessoas serão alocadas de acordo com suas competências e conhecimentos, sendo que estes deverão estar de acordo com os pré- requisitos do cargo a ser ocupado;
Fase 11 – Criação de um banco de dados de pessoas não utilizadas neste
momento;
Fase 12 – Treinamento individual: Será realizado um treinamento com todos
os colaboradores da empresa para adaptá-los aos novos cargos e funções, aproveitando a situação para que se observe possíveis correções a serem feitas.