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Comunicao Empresarial

INTRODUO
A Comunicao importantssima para os agrupamentos humanos, atravs
dela que se estabelecem todas as relaes entre as pessoas e os diversos grupos
humanos, sejam elas relaes comerciais, de trabalho ou afetivas.
A comunicao pode ser definida como a troca de mensagens entre as
pessoas.
A origem etimolgica da palavra comunicao tornar comum, ou seja, a
comunicao acontece quando uma pessoa consegue fazer com que sua idia seja
captada e compreendida por outra(s) pessoa(s).
Esse processo pode acontecer atravs das Comunicaes Verbais e No
Verbais.
A Comunicao Verbal acontece quando feita atravs das palavras:
Linguagem Oral ou Escrita.
A Comunicao No Verbal ocorre quando a mensagem transmitida
atravs de gestos, do tom de voz, do olhar, da maneira de vestir, smbolos e etc.
A Comunicao acontece quando conjuntos de elementos se juntam ou se
alternam para atingir o objetivo principal que a transmisso de idias,
conhecimentos e etc.
Os elementos do Processo de Comunicao mais comuns so:
Emissor ou Remetente aquele que, em certo momento, emite uma mensagem
para o Receptor ou Destinatrio.
Fonte a origem da mensagem; o elemento que inicia o ciclo da comunicao.
Cdigo um conjunto de signos relacionados de tal modo que sirvam para produzir
uma mensagem. ele que permite a transmisso de mensagens.
Canal ou Veculo o suporte material que veicula uma mensagem de um emissor a
um receptor, atravs do espao e do tempo. Ex. Carto, livro, Rdio, Televiso

Receptor ou Destinatrio aquele a quem se dirige a mensagem; aquele que

recebe a informao e a decodifica.
Mensagem o objeto da comunicao; a mensagem um conjunto de signos que o
emissor envia ao receptor para estimul-lo a produzir uma resposta.
Rudo um fator geralmente negativo para a comunicao, pois ele interfere na
decodificao da mensagem, prejudicando a transmisso, a recepo e a
compreenso da mensagem. Ex.: barulho, erro na grafia de palavras, ambigidade
de uma expresso e outros.
Representao Grfica do Processo de Comunicao

Canal
Mensagem

Receptor
Decodificao/
Compreenso

Emissor

Comunicao
OK

Fonte

Incio

Fim
ERRO na
Comunicao

Fonte

Tentativa de
Decodificao

Emissor

Mensagem

Receptor
Canal

Rudo

Agora que voc conhece como funciona o processo da comunicao,

daremos prioridade a Comunicao Verbal atravs da linguagem escrita.
inestimvel o valor da comunicao atravs das mensagens escritas.
atravs delas que adquirimos inmeros conhecimentos e realizamos as trocas de
informaes.

1 CORRESPONDNCIAS
Correspondncia a transmisso ou recepo de mensagens atravs da
escrita.
A correspondncia uma das maneiras mais eficazes de realizamos a troca
de informaes entre pessoas. Ela acontece por meio de papis, cartas ou
documentos. Atualmente ela abrange todo o conjunto de instrumentos da
comunicao escrita, que so os bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofcios,
requerimentos e etc.
2 TIPOS DE CORRESPONDNCIAS.
Existem vrias formas de redigir correspondncias e isso significa escrever
com ordem e mtodo.
Podemos distinguir trs tipos bsicos de correspondncias:
Particular a carta trocada entre familiares, colegas, amigos ou namorados. Os
objetivos desse tipo de correspondncia podem variar (pedir ou expor notcias,
solicitar favores, agradecer ou declarar sentimentos, dentre outros). A linguagem
informal e espontnea.
Comercial ou Empresarial a carta trocada entre profissionais liberais, entre
uma empresa e outra, entre empresas e seus clientes para tratar de negcios.
Refere-se, geralmente, a transaes comerciais, industriais e financeiras (assuntos
sobre investimentos bancrios, emprstimos, cobrana de duplicatas, divulgao de
produtos, etc.). A linguagem utilizada objetiva e mais formal.
Oficial a carta trocada entre instituies pblicas, civis e militares, ou de rgo
oficial para uma pessoa ou empresa (Atos dos poderes Executivo, Legislativo ou
Judicirio, requerimentos de cidados, avisos populao). A linguagem deve ser
formal e impessoal. H um Decreto Federal que dita as normas das
correspondncias oficiais, o Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

3 O TRATAMENTO
Os Pronomes de tratamento mantm a formalidade necessria s cartas
comerciais e oficiais, uma vez que as pessoas envolvidas geralmente no se
conhecem.
Voc acha difcil empregar corretamente esses pronomes? Se voc
respondeu que sim, calma!!
Veja como os pronomes esto relacionados ao tipo de correspondncia e
posio de hierrquica de quem recebe.
Veja o quadro abaixo:

REMETENTE

DESTINATRIO
Tu ou voc
Teu ou seu
Senhor / Seu

Correspondncia Particular

Eu meu

Correspondncia Comercial

Ns nosso
Esta empresa / Seu

V. Sa. ou V.Sas. / seu

Essa empresa / seu

Ns nosso
Este rgo / seu

V. Sa. ou V.Sas. / seu(s)

V. Exa. Ou V.Exas / seu(s)

Correspondncia Oficial

Voc acabou de conhecer os pronomes a serem utilizados nos trs tipos de cartas.
Percebeu as diferenas? Acompanhe os outros exemplos a seguir:

FORMAS DE TRATAMENTO NA CORRESPONDNCIA

Tratamento

Abreviatura

Vocativo

Destinatrio

Grafia no envelope

No se usa

Excelentssimo Senhor
Presidente da Repblica

Presidente da Repblica
Vice-Presidente da Repblica

Excelentssimo Senhor
(Nome da Pessoa)
Presidente da Repblica Federativa
do Brasil

Excelentssimo Senhor

Chefe do Gabinete Civil e

Chefe do Gabinete Militar da
Presidncia da Repblica;
Ministro de Estado
Consultor Geral da Repblica
Chefe do Servio Nacional de
Informaes;
Chefe do Estado-Maior do
Exrcito, Marinha e
Aeronutica;
Oficiais-Generais das Foras
Armadas

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Chefe do ...

Excelentssimo Senhor

Membros
do
Congresso
Nacional e Senado Federal;
Secretrios de Estado dos
Governos Estaduais

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Deputado Federal
Senador / Cmara dos Deputados/
Senado

Excelentssimo Senhor

Governador do Estado,
Territrio e Distrito Federal

Excelentssimo Senhor
(Nome da Pessoa)
Governador do Estado de ...

Excelentssimo Senhor

Prefeitos,
Presidentes
e
Membros das Assemblias
Legislativas Estaduais
Presidentes das Cmaras
Municipais

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Presidente da Assemblia Legislativa
de (Nome do Estado ou Cidade)

Presidente de Membros do
Supremo Tribunal Federal;
Presidente de Membros do
Supremo Tribunal Federal de
Recursos;
Presidente de Membros do
Tribunal Superior Eleitoral;
Presidente de Membros do
Tribunal
Superior
do
Trabalho;
Presidentes e Membros dos
Tribunais de Justia;
Presidentes e Membros dos
Tribunais Eleitorais;
Presidentes e Membros dos
Tribunais
Regionais
do
Trabalho;
Presidentes e Membros do
Tribunal de Contas

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Presidente do Egrgio
Regional...

Juzes em Geral e Auditores

da Justia Militar

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Juiz da ...

Procurador-Geral
da
Repblica;
Procuradores-Gerais junto aos
Tribunais;
Procuradores de Justia;
Embaixadores.

Exmo. Sr.
(Nome da Pessoa)

Outras pessoas e demais

autoridades: Diretores, Chefes
de Seo, Capito, Tenente.

Ilmo. Sr.
(Nome da Pessoa)
Cap., Tem. (Nome da Pessoa)

V.Ex.

V.Ex.

No se usa

V.Ex.

Vossa
Excelncia
V.Ex.

Vossa
Senhoria

Excelentssimo Senhor
Presidente (ou membro)
Do Egrgio Tribunal...

V.Ex.

Meritssimo

V.Ex.

Excelentssimo Senhor

V. S.

Prezado Senhor

Tribunal

FORMAS DE TRATAMENTO NA CORRESPONDNCIA

Tratamento

Abreviatura

Vocativo

Destinatrio

Grafia no envelope

Vossa
Magnificncia

No se usa

Magnfico Reitor

Reitor de Universidade

Excelentssimo Senhor
Prof. (Nome da Pessoa)
Magnfico Reitor da Universidade...

Vossa
Santidade

No se usa

Santssimo Padre

Papa

Vossa
Eminncia

V. Ex.

Eminentssimo
Senhor Cardeal

Cardeais

Vossa
Excelentssima
Reverendssima

V.Ex.

Reverendssimo
Senhor
Bispo ou Arcebispo

Bispos e Arcebispos

Santssimo Padre Papa

(Nome da Pessoa)

Eminentssimo Senhor
(Emmo. Sr.)
Dom...
Cardeal...
Reverendssimo Senhor (a)
Padre, Madre, Irmo () etc...

Ao ler atentamente o quadro sobre as formas de tratamento, voc poder

notar que h vocativos correspondentes aos pronomes nele especificados, como por
exemplo:
Para V. Ex. Excelentssimo Senhor
Para V.S.

Ilustrssimo Senhor.

Saiba que empregar a forma correta dos pronomes de tratamento um dever

de quem redige. A falta ou o excesso deles pode prejudicar, e muito, a comunicao.

4 TIPOS DE DOCUMENTOS
Existem inmeros documentos criados para atender s necessidades das
empresas (Documentos Comerciais) e dos rgos pblicos (Documentos Oficiais).
Os tipos de documentos destacados sero trabalhados posteriormente,
escolhemos aqueles que consideramos mais teis a voc e ao seu trabalho.
DOCUMENTOS
Comerciais
Abaixo-assinado
Acordo
Ata
Atestado
Aviso
Bilhete
Carta
Carto
Certificado
Circular
Comunicao
Contrato
Conveno
Convnio
Convite
Convocao
Curriculum Vitae
Declarao
Edital
Estatuto
Formulrio
Mala Direta
Memorando
Ordem de Servio
Procurao
Protocolo
Recibo
Recomendao
Regulamento
Relatrio
Requisio
Telegrama

Oficiais
Abaixo-assinado
Acrdo
Acordo
Alvar
Ata
Atestado
Ato
Auto
Aviso
Boletim
Certido
Certificado
Circular
Citao
Contrato
Convnio
Declarao
Decreto
Despacho
Edital
Ementa
Estatuto
Lei
Memorial
Moo
Notificao
Ofcio
Ordem de Servio e Instruo
Parecer
Petio
Portaria
Procurao
Regimento
Regulamento
Requerimento
Resoluo

5 CARTA COMERCIAL OU EMPRESARIAL

Daremos nfase correspondncia Comercial, tambm conhecida por
Comunicao Empresarial, pois muitas so as situaes em que precisamos
escrever uma carta a um cliente, instituio, empresa, rgo pblico. Nossos
objetivos em cada uma dessas ocasies provavelmente so diferentes.
As cartas, alm de diversos destinos, tambm tm funo variada, como a de
informar, solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitao de emprego, oferta
de algum produto de sua empresa, reclamao quanto m prestao de algum
servio, cobrana de algum dbito, enfim, essas e outras situaes que fazem parte
do cotidiano empresarial.
Os textos utilizados nas correspondncias comerciais devem ser claros,
concisos, coerentes e objetivos. Ao redigir estes textos voc deve prestar muita
ateno, pois voc no pode esquecer de que est representando uma empresa,
cuja imagem deve preservar. Portanto, preciso que esta correspondncia seja
bem redigida e apresente uma boa impresso esttica.
5.1 REDAO DE CARTAS COMERCIAIS
Para conseguir redigir uma boa correspondncia empresarial, voc precisa
atentar para os seguintes pontos:

Toda carta comercial deve ser breve e sem rodeios;

Antes de escrever, organize seu pensamento e siga o plano abaixo:

- O que vai comunicar?
- A quem vai comunicar?
- Como deve transmitir?
- Quais informaes so relevantes?

Colocar-se no lugar do receptor;

Ter informaes suficientes sobre o fato;

Dominar todas as palavras necessrias e tratar o assunto com propriedade;

Prestar informaes precisas e exatas;

Inicie a correspondncia com Verbos na primeira pessoa do plural (ns). Ex.:

Solicitamos, comunicamos, informamos, pedimos, autorizamos etc.

Responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo Destinatrio.

V direto ao assunto, evite utilizar prembulos, formalidades exageradas, clichs

e termos arcaicos tanto para o incio quanto para a finalizao destas

correspondncias.
5.2 DEFEITOS NA CARTA COMERCIAL
Os defeitos de uma carta comercial que podem ser evitados quando:

Evitar utilizar frases excessivamente longas;

Evitar abreviaturas e escrever por extenso;

Utilizar vocabulrio casual, evitando terminologias complexas, neologismos,

estrangeirismos;

Deve-se evitar, quando possvel, os verbos auxiliares. Ex.: foi feito = fez-se, foi

tomado = tomou-se.

Local e data: Usa-se vrgula depois do local / O nome do ms escrito com

letras minsculas e usa-se ponto aps o ano. Ex: Manaus-AM , 5 de maio de 2006

Usa-se vrgula aps o nome do assinante da carta e ponto aps o cargo ou

funo. Ex.: Marcos Antnio da Silva ,

Presidente.

A saudao inicial seguida de dois-pontos. Ex.: Sr. Maurcio Barbosa :

Evitar erros ortogrficos.

Veja algumas substituies gramaticais que podem ser feitas:

EVITAR
Em anexo
Face ...
Pedimos para...
Solicitamos para...

USAR
Anexamos, anexo
Em face de, diante de...
Pedimos que...
Solicitamos que...

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Tenho para te perguntar

Sito rua...
Em nossa conversa, onde propusemos...
Aonde voc passou suas frias?
Haja visto...
EVITAR
Fazem 10 dias
H duas semanas atrs
Haviam 20 pessoas na reunio
Fez tudo para mim realizar o trabalho.

Tenho algo para perguntar-lhe.

Sito na rua...
Em conversa em que propusemos...
Onde voc passou suas frias?
Haja vista...
USAR
Faz 10 dias
H 2 semanas.
Havia 20 pessoas na reunio.
Fez tudo para eu realizar o trabalho.

Veja alguns chaves que devem ser EVITADOS no incio ou encerramento

das correspondncias:
INCIO DE CARTAS
Vimos atravs desta...
Vimos por meio deste...
Tem esta a presente finalidade de...
Aproveitamos o ensejo, a oportunidade...
Temos em nosso poder sua carta...
Venho por meio desta...
Acusamos o Recebimento...
Em face do exposto...

ENCERRAMENTO DE CARTAS
Limitados ao exposto, encerramos.
Sendo o que nos resta a oferecer no momento
Sem mais para o momento.
Sem mais nada a apresentar no momento.
Temos em nossas mos sua carta...
Aproveitamos o ensejo...
Reiteramos nosso apreo...
Sem mais, subscrevemo-nos...

5.3 ELEMENTOS DA ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL

As cartas comerciais normalmente tm sua estrutura composta por:
Cabealho ou Timbre referncia da empresa; logotipo, smbolo ou emblema.
OBS.: O Papel timbrado quase sempre apresenta o Rodap, onde pode ser
informado o endereo da empresa.
Nmero de Controle facilita ao destinatrio responder sua carta e mencionar a
referncia. tambm uma maneira de garantir o controle da correspondncia. Sua
colocao a esquerda um destaque que facilita a leitura.
Local e Data o dia deve ser indicado sem o zero na frente; o nome do ms
escrito com letra minscula; na indicao do ano, no se coloca o ponto ou espao
separador de milhar.
OBS: quando o papel timbrando, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez
que o endereamento completo aparea no rodap da pgina.

11

No caso de empresa com filiais em diversas cidades ou estados,

interessante manter o nome da cidade, pois tornar a identificao mais rpida.
Destinatrio foram feitas algumas atualizaes:

No colocar ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a

quem a carta se destina.

No escrever endereo completo com caixa postal e CEP no papel da carta,

basta que esses dados apaream no envelope.

Assunto ou Referncia o contedo da carta sintetizado, facilitando o registro
para quem recebe.
Invocao ou Vocativo o emprego de palavras como prezado, estimado, caro,
amigo deve ser de acordo com o tipo de carta. Pode se tratar de uma carta
puramente profissional ou pode envolver tambm relaes de amizade. Utilizam-se
dois pontos aps o Vocativo.
Corpo da Carta ou Contedo deve estar disposto, geralmente, em cerca de trs
pargrafos:

A informao Inicial;
O desenvolvimento do tema;
A concluso.

Saudao Final, Despedida ou Fecho depende das relaes de negcios.

Atualmente empregam-se trs fechos Simplificados:
Respeitosamente Empregado para autoridades de hierarquia superior de quem
remete a correspondncia;
Atenciosamente Empregado para autoridades da mesma hierarquia ou de
hierarquia inferior de quem remete a correspondncia;
Cordialmente empregado para correspondncias dirigidas a particulares.
Assinatura deve-se obedecer a seguinte seqncia: Nome do Remetente e logo
abaixo seu Cargo. Somente as iniciais devem ser maisculas.

No colocar o ttulo do emissor na frente de seu nome. Para indicar que se trata

de um mdico, advogado etc., basta que se coloque o registro do CRM / OAB.

12

No mais utilizado o trao acima do nome, para a assinatura do emitente.

Anexos parte destinada enumerao de papis ou de documentos que

acompanham a carta. Os anexos tambm podem ser citados no decorrer do assunto
da carta, no precisando, neste caso, dessa parte especfica.
Veja Modelo:

DOCE PESCA
Empresa de Pescado de gua Doce Ltda.
DV/ 86/2006

TIMBRE

NMERO DE CONTROLE

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

LOCAL E DATA

Comestveis Pantanal Ltda.

Rua So Sebastio, 39
DESTINATRIO / ENDEREAMENTO.
Rio de Janeiro
Assunto: Pedido n 28/2006 ASSUNTO OU REFERNCIA
Prezado Senhor:

VOCATIVO

CORPO DA CARTA - CONTEDO

Acusamos o recebimento do seu pedido de encomenda de 120 kg de

pescado de surubim.
Solicitamos que seja especificado o tipo de corte do pescado: em postas
ou fil.
Contamos com a resposta imediata para que possamos cumprir o prazo
de entrega da encomenda.
Atenciosamente,

SAUDAO FINAL

ASSINATURA
Pedro Paulo da Silva,
Gerente de Vendas.

5.4 - IMPRESSO ESTTICA.

13

A impresso esttica de uma correspondncia empresarial visa sobretudo

economia de tempo e a distribuio do texto no papel varia conforme a empresa.
Existem trs modelos bsicos de organizao espacial dos elementos que
compem um documento comercial, eles so:
1. Endentado ou Semibloco
2. Bloco
3. Bloco Compacto ou Bloco Cheio
Veja o modelo:
Estilo Endentado ou Semibloco
Data e Assinatura Alinhamento a Direita
Destinatrio e Vocativo Alinhamento a Esquerda
Corpo do Texto e Saudao Final 10 espaos para iniciar os Pargrafos e espaos entre um
pargrafo e outro.

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Dr. Frana Pinto.
Companhia Arapongas Ltda.
Senhor Empresrio:
Iniciamos este ano a comercializao de Cestas
Temticas confeccionadas pelas crianas abrigadas na Fundao
Viver Feliz - FVF.
Tal iniciativa se prende a uma postura de incentivo
criatividade infanto-juvenil, de integrao do menor sociedade
por meio da arte e de auxlio por meio do trabalho.
Convidamos Vossa Senhoria a participar desse
processo de integrao social, cumprimentando seus amigos,
familiares e conhecidos com estas lindas Cestas da Fundao
Viver Feliz.
Agradecemos em nome dos menores, a preferncia que
V.Sa. nos dar.
Atenciosamente,
Ana Theodora Nery,
Gerente de Vendas.

Veja o modelo:

14

Estilo Bloco
Data e Assinatura No centro do papel.
Destinatrio, Vocativo, Corpo do Texto e Saudao Final Alinhamento a
Esquerda.

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Dr. Frana Pinto.
Companhia Arapongas Ltda.
Senhor Empresrio:
Iniciamos este ano a comercializao de Cestas Temticas
confeccionadas pelas crianas abrigadas na Fundao Viver
Feliz - FVF.
Tal iniciativa se prende a uma postura de incentivo criatividade
infanto-juvenil, de integrao do menor sociedade por meio da
arte e de auxlio por meio do trabalho.
Convidamos Vossa Senhoria a participar desse processo de
integrao social, cumprimentando seus amigos, familiares e
conhecidos com estas lindas Cestas da Fundao Viver Feliz.
Agradecemos em nome dos menores, a preferncia que V.Sa.
nos dar.
Atenciosamente,
Ana Theodora Nery,
Gerente de Vendas.

15

Veja o modelo:

Estilo Bloco Compacto ou Bloco Cheio

Todos os elementos da estrutura da carta so alinhados a esquerda do papel.

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Dr. Frana Pinto.
Companhia Arapongas Ltda.
Senhor Empresrio:
Iniciamos este ano a comercializao de Cestas Temticas
confeccionadas pelas crianas abrigadas na Fundao Viver Feliz FVF.
Tal iniciativa se prende a uma postura de incentivo criatividade
infanto-juvenil, de integrao do menor sociedade por meio da
arte e de auxlio por meio do trabalho.
Convidamos Vossa Senhoria a participar desse processo de
integrao social, cumprimentando seus amigos, familiares e
conhecidos com estas lindas Cestas da Fundao Viver Feliz.
Agradecemos em nome dos menores, a preferncia que V.Sa. nos
dar.
Atenciosamente,
Ana Theodora Nery,
Gerente de Vendas.

5.5 FORMATO DO PAPEL

16

Os papis mais adequados e utilizados nas comunicaes empresariais

atualmente so:
O papel tipo Carta cujas dimenses so 215,9 mm x 279,4mm e o Papel A4,
atualmente conhecido como Papel Ofcio, cujas dimenses so 297 mm x 210 mm.
5.6 TIPOS DE LETRAS (FONTE)
No computador, temos a opo de escolher os tipos de letras (fontes) a serem
utilizados. Por ser um trabalho formal, devemos ter bom-senso na escolha da letra.
Porm as fontes mais adequadas e indicadas so a Arial e a Times New Roman.
5.7 TAMANHO DA LETRA (FONTE)
Outra facilidade que os computadores nos oferecem a escolha do tamanho
da fonte, ou seja, o tamanho da letra. O tamanho da fonte tecnicamente chamado
de pitch.

O tamanho indicado pela ABNT (Associao Brasileira de Normas

Tcnicas) o pitch 12 para o corpo do texto.

5.8 MARGENS
As margens de uma Correspondncia Comercial ou Empresarial devem ser:
a) Margem Superior: 3cm
b) Margem Inferior:

2cm

3cm

c) Margem Esquerda: 3cm

d) Margem Direita:

2cm
3cm
2cm
3cm

2cm
3cm

OBS: No esquea de utilizar o recurso de alinhamento do computador que permite

expandir as linhas, este recurso conhecido como Justificar, ele faz com que as
correspondncias fiquem esteticamente bonitas e do um certo profissionalismo ao
redator.
Margens Alinhadas

Margens no Alinhadas

17

5.9 ESPACEJAMENTO
O tamanho dos espaos que podem ocorrer entre as linhas das
comunicaes empresariais podem ser os

Espaamentos Simples (1,0),

Espaamento 1,5 linha e Espaamento Duplo (2.0). Os mais indicados so os

espaamentos Simples e 1,5 Linha, mas isso pode variar dependendo dos padres
da empresa e/ou da esttica da carta.
6 CONCEITOS E MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
A correspondncia comercial, para atingir seus objetivos, submete-se
obedincia de certas normas e orientaes quanto elaborao e circulao de
papis prprios ao mundo do trabalho comercial e industrial.
A Carta Comercial toda espcie de correspondncia trocada por motivo de
negcios, utilizada por profissionais liberais, indstria, comrcio, bancos e
instituies financeiras ou particulares.
Veja que vrios assuntos podem ser tratados atravs da carta comercial:
pedido de emprego, envio ou recebimento de documentos ou mercadorias,
reclamao de remessa no correspondente solicitao feita, oferecimento de
mercadorias, cobrana de prestaes e comunicaes gerais a uma empresa.
Veja Modelos de Cartas Comerciais:

18

1 Situao: Comunicao de recebimento ou envio de mercadoria ou de

documentos.
1. Jos Antunes gerente de uma loja de sapatos e quer comunicar o recebimento
de uma mercadoria para um determinado fornecedor. Veja como ficou a carta.
Observe que foi escolhido o estilo Bloco Compacto para a esttica do texto.

Calados P de Ouro
Rua das Flores, 771 Loja 4
Manaus - AM
CPO / 193 / 2006
Manaus-AM, 5 de maio de 2006.
Nunes Representaes Ltda.
Departamentos de Vendas.
Prezado Senhor :
Recebemos no dia 18/01/2006, a mercadoria solicitada conforme pedido n
583/2006.
O pagamento ser feito atravs de ordem de pagamento, ainda hoje.
Solicitamos-lhes a visita de um representante, com novos catlogos de
produtos para posterior pedido.
Agradecemos o pronto atendimento.
Atenciosamente,
Jose Antunes,
Gerente de Vendas.

19

2. Mrio Ribeiro, chefe do setor de vendas do Ponto Designers, precisa comunicar

ao contador da empresa que est enviando-lhe as notas fiscais solicitadas. Nesta
carta, optamos pelo estilo Semibloco.

Ponto Designers
Rua Paulo Afonso, 30 Parque das Laranjeiras
Ponto Designers
Manaus - AM

GD / 27 / 2006
Manaus-AM, 5 de maio de 2006.
Sr. Carlos Pereira
Contabilidade Excelsior
Prezado Senhor :
Comunicamos a V.S. o envio das notas fiscais srie B, n 000701 a
001000, referentes aos blocos n7, 8 e 9 de acordo com a solicitao feita.
Relatamos-lhe, ainda, que no fechamos o bloco 10. Em breve,
vamos remet-lo a sua empresa.
Atenciosamente,

Mrio o Ribeiro
Mrio o Ribeiro,
Setor de Vendas.

20

2 Situao: Reclamao no atendimento ao pedido

Joana fez um pedido de material escolar Papelaria tima. Porm, a
remessa no estava de acordo com o pedido. Ela redigiu esta carta pedindo
providncias.

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Papelaria tima.
Departamentos de Vendas.

Prezados Senhores:

Recebemos dessa empresa, pelo SEDEX, o material escolar referente ao

pedido n 679/2006, realizado no dia 30/04/2006.
Faltaram os seguintes materiais:
08 Cartolinas Brancas;
12 Cartolinas Coloridas (Cores Diversas);
15 Folhas de papel crepom (Cores Diversas);
Solicitamos a V.S. que a complementao seja feita o mais breve possvel.

Atenciosamente,

Joana Silva Marinho

21

3 Situao: Oferecimento de Mercadorias

A firma Sol de Vero quer comunicar a seus clientes o lanamento de sua
nova linha de vero. A carta pode ser assim:

Sol de Vero
Rua da Felicidade, 20 Bairro da Paz
Manaus AM

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Prezado Senhor:
Estamos lanando nossa nova linha de biqunis e mais para este vero.
So diversos modelos, em cores fortes e vibrantes. Acompanham
lanamento lindas sadas de praia.
Segue, anexo, o catlogo com os modelos, referncias e preos.
Caso seja de seu interesse adquirir nossos produtos, solicite a presena
de um dos nossos representantes. Estamos prontos para atend-lo.

Atenciosamente,

Pedro Paulo da Silva

Pedro Paulo da Silva,
Gerente de Vendas.

22

4 Situao: Pedido de emprego

Csar est procura de emprego. Leu no jornal, o anncio de uma oferta de
vagas para digitadores. Resolveu candidatar-se a uma delas. Observe a carta:

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

DIGIFORM
Departamento Pessoal

Prezados Senhores:
Candidato-me a uma das vagas anunciadas no jornal, para o cargo de
digitador nessa empresa.
Possuo todos os pr-requisitos exigidos. Fiz vrios cursos na rea de
Informtica e tenho vasta experincia como digitador.
Espero atender as necessidades desse estabelecimento e aguardo
resposta.

Atenciosamente,

Csar Augusto Ferreira

Anexo: Curriculum Vitae

23

Ata
um registro em que se relata o que passou numa reunio, assemblia ou
conveno. H os seguintes tipos de ata: a ordinria e a extraordinria.
A Ata Ordinria a que resulta de reunies estabelecidas em estatutos, ou
convocadas com regularidade. A Ata Extraordinria ocorre fora das datas
costumeiramente previstas.
A ata deve ser assinada pelos participantes da reunio, em alguns casos
(conforme o Estatuto da empresa), pelo presidente ou secretrio, sempre.
Como redigir uma ata?
Em uma ata, registramos tudo que foi tratado numa reunio, esse registro
servir para posterior comprovao. Caso seja necessria alguma alterao, devese convocar uma nova reunio.
Para sua lavratura, devem ser observadas as seguintes normas:

Lavrar a ata em livro especfico ou em folhas soltas. Deve ser lavrada de tal

modo que impossibilite a introduo de modificaes.;

Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrncias verificadas;

O texto ser digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;

O texto ser compacto, sem pargrafos ou com pargrafos numerados, mas no

se far uso de alneas;

Se for manuscrito, nos casos de erros constatados no momento de redigi-la,

emprega-se a partcula corretiva digo;

Os nmeros so escritos por extenso;

Quando ocorrerem emendas ata, ou alguma contestao oportuna, a ata s

ser assinada aps aprovadas as correes;

A ata redigida por um secretrio efetivo. No caso de sua ausncia, nomeia-se

outro secretrio designado para essa ocasio.

Esse livro deve possuir o Termo de Abertura, que feito na 1 pgina, onde

consta sua finalidade. Ao termin-lo, feito o Termo de Encerramento. Esses termos

devem ser datados e assinados por pessoa autorizada pela instituio

24

Devem constar em uma ata:

1. Dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso).
2. Local da reunio.
3. Pessoas presentes (com suas respectivas qualificaes)
4. Declarao do presidente e secretrio.
5. Ordem do dia.
6. Fecho
7. Assinaturas de presidente, secretrio, participantes.
Veja Modelo

EMPRESA XMLC
CNPJ: 02.578.339/0001-35
Ata da Assemblia Geral Ordinria realizada no dia
dois de maio do ano de dois mil e seis.
Aos. . . dias do ms de . . . . . . . . .do ano de dois mil e seis,
s quinze horas, na sede social da companhia, na rua . . . . . . . . . . .n. . .
Manaus, AM, reuniram-se em Assemblia Geral Ordinria os Acionistas da
XMLC representando a totalidade do Capital Social com direito a voto,
conforme consta no livro de Presena de Acionistas. Assumiu a
presidncia, na forma dos Estatutos Sociais, o Diretor Presidente, que
convidou para secretari-lo o Sr.. . . . . . . . . . . .Instalada a Assemblia
Geral Ordinria, o Sr. Presidente informou que a Administrao da
Companhia estava representada por sua pessoa, justificando a ausncia
do Conselho Fiscal por ser o mesmo de funcionamento no permanente e
no se achar em exerccio. Em seguida mandou proceder leitura dos
seguintes documentos: Relatrio da Diretoria, Balano Geral e
Demonstraes Financeiras, referentes ao exerccio do ano de Dois mil e
cinco. Verificando-se a aprovao dos resultados no exerccio anterior, por
unanimidade. Nada mais havendo a tratar e ningum querendo fazer uso
da palavra, o Sr. Presidente interrompeu os trabalhos para lavratura da
presente ata, que foi lida e aprovada, sendo assinada por todos os
presentes. Presidente:. . . . . . .; Secretrio:. . . . . .. . .;Acionistas:. . . . . .. A
reunio encerrou-se s quinze horas e quarenta e cinco minutos. Eu, . . . .
, Secretrio em exerccio, lavrei, transcrevi e assino a presente ata.
Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Marcus Santos,
Presidente

Csar Augusto Ferreira

Secretrio

25

Circular
A caracterstica bsica de uma circular conter um assunto de interesse
geral. Sendo assim, voc deve concordar que ela uma tima opo para as
empresas, quando quiserem transmitir ordens, avisos ou instruo a vrias pessoas
ao mesmo tempo.
A circular pode se destinar tanto a um grupo interno da empresa quanto a um
grupo externo, possveis clientes, por exemplo, ou clientes j consagrados.
A linguagem a utilizar deve ser simples, direita, clara, desprovida de grias,
assim como as vrias correspondncias existentes no mundo comercial devem ser.
O destaque da referncia fica a critrio de cada estabelecimento. A empresa
pode ou no, querer faz-lo.
Veja Modelo:

IMPORTAO E EXPORTAO ASTRAL

CIRCULAR N 19/2006
Em 02 de maio de 2006.
Senhores Funcionrios:
Ser realizada no auditrio A da Empresa, de 21 a 27 de Maio de 2006, a
SEMANA DA QUALIDADE TOTAL, que constar de palestras e debates.
Foram convidados vrios especialistas no assunto, inclusive com livros
publicados.
Haver dispensa das atividades normais uma hora mais cedo, pois as
reunies sero de 17 s 19 horas.
Pede-se pontualidade no s em ateno aos convidados, como para
maior aproveitamento das conferncias.
As chefias esto encarregadas de fornecer a seus colaboradores
imediatos, a programao e o material de apoio a ser utilizado nas
sesses.
Atenciosamente,
Jos Carlos Amaral
Departamento de Relaes Humanas

26

Contrato
Contrato um documento resultante de um acordo entre duas ou mais
pessoas que transferem uma para a outra algum direito ou se sujeitam a alguma
obrigao.
Veja Modelo:

CONTRATO DE FORNECIMENTO
INSTRUMENTO PARTICULAR DE CONTRATO DE FORNECIMENTO DE MO-DE-OBRA
QUALIFICADA, CONFORME ADIANTE DECLARAM:
Pelo presente instrumento particular de contrato de fornecimento de mo de obra qualificada,
de um lado doravante designada CONTRATANTE NORTE LTDA, com sede na cidade de
Belm-Par, no Bairro Pedreira, Tv. Baro do Triunfo, 1046 - Cep . . . . , inscrita no CNPJ . . . . .
. e INSC. ESTADUAL .. . ., e com filial na cidade de Manaus-Am na Rua.........., - Bairro, pr
seus representantes ao final assinados e, do outro lado, doravante designada CONTRATADA,
A.C.AZEVEDO estabelecida na Rua..... Bairro..... - CEP......., no Municpio de Manaus,
Estado do Amazonas, inscrita no CNPJ.........., por seus representantes ao final assinados, tm
entre si justos e contratados o seguinte, que mutuamente aceitam e outorgam:
CLUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO
A CONTRATANTE contrata a CONTRATADA, que assim expressamente aceita
fornecer mo de obra qualificada para a execuo de servios de manuteno, calibrao e
certificao de Equipamentos - Vlvulas de Segurana (PSV) em operao na Unidade da
Unio Taboca, localizada .... e na BARAC, localizada em....., a ttulo de Prestao de Servios.
CLUSULA SEGUNDA DOS SERVIOS
A CONTRATADA oferece neste ato CONTRATANTE, Lista dos Preos e Prazos de Entrega
vlida por seis meses, que passar a constituir parte integrante e inseparvel deste contrato.
CLUSULA TERCEIRA - DO FORO
Elegem as partes o foro da cidade de Manaus, como o dirimidor das eventuais dvidas suscitadas
na interpretao do presente negcio jurdico, renunciando, desde j, quaisquer outros, ainda que
privilegiados.
E, por estarem justas e contratadas, firmam o presente em trs vias de iguais teor e forma, extradas para
um s efeito, o que fazem na presena das testemunhas abaixo.
Manaus AM, 02 de maio de 2006.
CONTRATANTE

Fiscal Unio Taboca

CONTRATADA

Everson de Altola Bezerra

Responsvel Tcnico

27

Convite
a ao de convidar. um bilhete que d direito a ingresso gratuito em um
espetculo, coquetel de lanamento de um livro. Mensagem pela qual se formaliza
uma convocao ou pede-se o comparecimento de algum em algum lugar.
Veja Modelo:

A EDITORA ATLAS
Convida V.Sa. para o coquetel de
Lanamento do livro
DICIONRIO ERROS CORRENTES DA LNGUA PORTUGUESA

Jos Carlos Amaral

Adilson de Souza Gobes.

Data: 31 de maio de 2006.

Horrio: A partir das 18 horas.
Local: Livraria Atlas Ltda.
Rua Pedroso Alvarenga, 345 Centro Manaus AM.
Informaes: 92 3839-2527

28

Curriculum Vitae
Conjunto de informaes a respeito de uma pessoa, geralmente exigido
quando da procura ou solicitao de emprego. Inclui detalhes da formao
profissional e intelectual da pessoa, especificando cursos que tenha realizado;
relaciona as atividades anteriores e experincia adquirida, assim como dados
pessoais. Considera-se que um curriculum vitae bem elaborado seja fator
determinante na obteno de um emprego.
O curriculum atualmente composto por seis partes principais:

Dados Pessoais Nome Completo (Maisculo, Negrito, Centralizado, Tamanho

da Fonte: de 14 a 18; Endereo (no escrever as palavras Endereo, Fone ou

Telefone), Telefones, E-mail e Estado Civil e Idade Tamanho da Fonte 12.

Perfil Profissional Informar as suas Competncias, o que voc realmente

sabe fazer.

Escolaridade ou Formao Acadmica Escolaridade: 1 e 2 Grau /

Formao Acadmica: a partir do Nvel Superior.

Experincias Profissionais Empresas onde j trabalhou com Funo e

perodo.

Qualificaes Profissionais Cursos diversos de atualizao e reciclagem.

Data e Local Para determinar a data da atualizao do curriculum atualmente

usa-se apenas Municpio e Ano.

OBS: A foto poder ser includa quando solicitada ou por preferncia. Dever ficar
localizada no canto superior Direito, para facilitar a visualizao.
O Nome dever ser repetido antes da data com a mesma formatao do incio
do curriculum.

Veja Modelo:

29

JOS PAULO RIO DA COSTA AGUIAR

Rua Pensador Criativo, 130 A - Centro Manaus - AM
(92) 3632-35654
16 anos / Solteiro.
PERFIL PROFISSIONAL
Atuao como Vendedor e Conhecimentos em procedimentos de Recebimento de
Mercadorias.
ESCOLARIDADE
Francisca Botinelly Cunha & Silva / 2 Ano / 2006.
EXPERINCIA PROFISSIONAL
Manaus Motores Eltricos / Menor aprendiz em Vendas
30/08/2004 a 11/07/2005
QUALIFICAES PROFISSIONAIS
Tcnicas de Vendas / SENAC-PAET / 60 horas / 2006
Fundamentos da Administrao Mercadolgica / SENAC-PAET / 60 horas / 2006
Oficina de Sade a Apresentao Pessoal / SENAC-PAET / 20 horas / 2006
Matemtica Instrumental / SENAC-PAET / 20 horas / 2006
Aplicativos de Informtica / SENAC-PAET / 20 horas / 2006
Comunicao Empresarial / SENAC-PAET / 20 horas / 2005
Qualidade na Prestao de Servio / SENAC-PAET / 20 horas / 2005
SALRIO
A combinar

JOS PAULO RIO DA COSTA AGUIAR

Manaus - AM

Declarao
O principal objetivo da declarao documento uma informao verdadeira
sobre algum ou algum fato. Pode ser elaborada por pessoas ou empresas.
O declarante deve assumir a responsabilidade do que expe no papel. Por
isso, a declarao pode inclusive ter valor judicial.
Itens que no devem faltar:

Identificao do emissor, citando documentao pessoal, se pessoa fsica, ou o

nome da empresa, se for pessoa jurdica;

O beneficirio tambm deve ser identificado;

30

Data e assinatura.

DECLARAO

Janana Bessone Aguiar, portadora da RG-125626-5 e CPF236.851.567-00, residente na Rua 2, Bloco 2B, Apto 109 Cachoeirinha, em
Manaus Amazonas, declara que o Sr. FERNANDO GABEIRA MOTA,
portadora da RG-256123-9 e CPF-125.262.782-20, residente na Rua 6, Bloco
4C,

Apto 4109 Cachoeirinha, em Manaus Amazonas, marceneiro,

funcionrio desta empresa, recebe mensalmente a quantia de R$-1000,00

(Um mil reais) pelos servios que executa no horrio de 12 s 18 horas.

Manaus AM, 03 de maio de 2006.

Janana Bessone Aguiar

Mala Direta
Normalmente, as empresas recebem e enviam sempre um grande nmero de
cartas e, muitas vezes, os assuntos so os mesmos. Ento, para maior praticidade,
basta fazer uma carta comercial impressa contendo algumas lacunas que devem ser
preenchidas por quem for responsvel pela correspondncia (mala-direta).
Alguns exemplos de assuntos que podem ser tratados em uma carta
impressa: cobrana de prestaes atrasadas, oferecimento de crdito, aviso de
mudana de endereo ou assuntos mais gerais.
Observe este exemplo de carta comercial impressa (mala-direta):

31

IDL Empreendimentos
Rua Cabo Verde, 30 Centro Manaus-AM
92 3222-9080
Manaus-AM,

de

de 200

Prezado(a) Senhor(a):
Verificamos em nossos arquivos que no consta o pagamento de sua
prestao referente ao ms de

, vencida em

Aguardamos a regularizao do dbito.

Caso j tenha efetuado o pagamento, desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

SETOR DE COBRANA

Memorando
Certamente, voc j redigiu para algum uma mensagem curta, com linguagem
simples, objetivando levar ao conhecimento dele algum fato. Caso j tenha feito isso,
voc escreveu um bilhete pessoal.
Vamos mostrar-lhe, de imediato, que o memorando um bilhete, porm,
comercial. O memorando assemelha-se ao bilhete pessoal quanto a comunicao

32

rpida, objetiva. Mas difere dele em relao ao papel utilizado, que deve ser
impresso, e quanto forma fixa de alguns campos de preenchimento. O nmero,
data de emisso e o destinatrio so dados que mantm a organizao dos
documentos e o controle das informaes.
Com memorando, os funcionrios de uma empresa podem comunicar-se entre
setores ou departamentos. A mensagem, geralmente, destina-se a um dos
elementos; diferente de circular que visa enviar mensagens a todos da organizao
ou de um dos setores desta.
Os assuntos tratados, normalmente, so: relembrar decises, dar instrues ou
informaes sobre um fato, fazer solicitaes, marcar datas, dentre outros. Tudo isso
requer comunicao rpida e objetiva, no acha?
Compe-se das seguintes partes:

Timbre Nome da empresa impresso;

Ttulo do documento Memorando; muitas vezes tambm denominado

Memorando Interno;

Indicao do remetente De: nome do setor, da pessoa ou cargo de quem envia

o documento.

Indicao do destinatrio Para: nome do setor, da pessoa ou cargo de quem

recebe a comunicao;

Nmero de memorando;

Data da emisso;

Assunto Tema tratado no texto;

Texto Exposio sucinta do assunto;

Assinatura do emissor.
No memorando desnecessrio o uso de tratamentos formais, tanto na

invocao (Prezado Senhor, por exemplo) quanto no encerramento (Atenciosamente

ou Respeitosamente).
No h forma rgida para a colocao dos itens no memorando, podendo variar de
empresa para empresa.

33

TECIDOS ALVORADA S/A

MEMORANDO

DE: Chefe da Seo de Estamparia

N 2006/54

Para: Chefe do Setor Administrativo

Data: 03/05/2006.

Assunto: Paralisao da Produo

Comunico-lhe que uma das mquinas do Setor de Estamparia est em

reparo, estando a produo paralisada at amanh dia 04/05/2006.

Carlos Eduardo Marques

Procurao
Procurao um documento que uma pessoa passa para algum para que
possa tratar de negcios em nome d outra. um documento em que se estabelece
legalmente essa incumbncia, em que se outorga o mandato e se explicitam os
poderes conferidos.

34

PROCURAO

Por este instrumento particular de procurao, eu, Carlos

Eduardo Marques, brasileiro, solteiro, empresrio, portador da RG4522525-6 e CPF-256.366.852-40, residente e domiciliado a Rua Santa
Etelvina, 253 Cidade Nova Manaus Amazonas, nomeio e constituo
meu bastante procurador o Sr. Alcides Castro Mota, brasileiro, casado,
contador, portador da RG-748566-6 e CPF-863.221.751-40, residente e
domiciliado a Rua Santa Etelvina, 270 Cidade Nova Manaus
Amazonas, para o fim especfico de fazer minha inscrio no concurso
para Tcnico do Tesoura Nacional, estando para tal fim, autorizado a
assinar documentos e a praticar todos os atos necessrios ao fiel
desempenho deste mandato.
Manaus AM, 5 de maio de 2006.

TESTEMUNHAS:

Carlos Eduardo

Marques
_________________________
_________________________

RG-4522525-6
CPF-256.366.852-40

Recibo
Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de
alguma coisa. Normalmente, um documento particular. So partes de um recibo:

Ttulo escreve-se a palavra (RECIBO) no centro do papel.

Nmero s no caso de empresa

35

Valor colocado a direita do papel.

Texto declarao de que se recebeu (recebi ou recebemos), identificao

daquele que pagou (nome, endereo, CPF ou CNPJ), valor por extenso, motivo do
recebimento.

Local e data

Assinatura Nome do recebedor. Sob o nome do qual se colocam CPF e RG

Testemunhas utilizada quando necessrio. Coloca nome, identificao e

endereo.

RECIBO
R$ 2.785,00
Recebi do Sr. LUIZ AUGUSTO SILVA, portador da RG-125626-5
e CPF-236.851.567-00, residente na Rua 2, Bloco 2B, Apto 109
Cachoeirinha, em Manaus Amazonas, a importncia de R$-2.785,00
(Dois Mil, Setecentos e Oitenta e Cinco Reais), referente venda de um
Computador completo, marca Metron, com CPU, Monitor de 17 Teclado,
Kit Multimdia, Gravador de CD e DVD, Impressora Jato de Tinta Modelo
2600.
Manaus AM, 5 de maio de 2006.

TESTEMUNHAS:

Carlos Eduardo

Marques
_________________________
_________________________

RG-4522525-6
CPF- 234.567.890-00

36

Relatrio
Relatrio uma exposio oral ou escrita daquilo que se presenciou, viu,
observou; a narrao minuciosa dos fatos colhidos por uma comisso ou pessoa
encarregada de esclarecer determinados fatos.

EMPRESA VERSO E PROSA

R E LATRIO DA DIRETORIA
Senhores Acionistas:
Em

cumprimento

disposies

legais

estatutrias,

submetemos apreciao de V.Sas. o Balano Patrimonial, a

Demonstrao de Resultados e a Demonstrao das Origens e
Aplicaes de Recursos do exerccio de 2004. Os documentos e livros
da Sociedade encontram-se a disposio dos Senhores Acionistas em
nossa Sede Social para quaisquer esclarecimentos que se fizerem
necessrios.

Manaus AM, 5 de maio de 2006.

A DIRETORIA.

37

CORRESPONDNCIAS OFICIAIS
Atestado
Documento oficial com que se certifica, afirma, assegura, demonstra alguma
coisa que interessa a algum. Atestado uma declarao, um documento firmado
por uma autoridade em favor de algum ou algum fato de que tenha conhecimento.
So elementos constitutivos do Atestado:

Timbre de quem fornece o atestado;

Ttulo (ATESTADO) em letras maisculas;

Mensagem: texto sobre o que se atesta/afirma, declara; identificao do emissor;

identificao do interessado (nome, n do RG, profisso); exposio do fato que se

atesta; caracterstica da Linguagem: Objetividade, conciso e clareza.

Local e data;

Assinatura: nome e cargo da autoridade que se atesta.

Veja Modelo:

ATESTADO
DE IDONEIDADE MORAL

Eu, Maria Bentes, vereadora, atesto para os devidos fins que

conheo Cristiano Saraiva Magalhes h 10 anos e que pessoa de alto
conceito, digna de toda confiana e que nada existe que possa desabonlo.
Por ser expresso da verdade, firmo o presente atestado.
Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Maria Bentes
Maria Bentes,
Vereadora de Manaus.

38

Ofcio
Voc tem idia do que seja um ofcio?
Tudo que oficial sugere algo respeitoso, com valor de lei, no mesmo?
Assim ofcio. um tipo de correspondncia estabelecida entre rgos
oficiais, ou de um rgo oficial para uma pessoa. Pode, tambm, ser utilizado por
pessoas e empresas quando se dirigem a algum rgo pblico ou autoridade.
Trata de assuntos burocrticos, do interesse da repartio ou de particulares.
A linguagem oficial est condicionada tradio da impessoalidade e
formalidade.
Os ofcios devem conter as seguintes partes:

Tipo e nmero de expediente, seguido da sigla do rgo que o expede e ano, na

margem esquerda. Ex.

OFCIO N 123 / CTEAD / SENAC / 2006

Local e Data em que foi assinado, com alinhamento direita (ou acompanhando

o espao de pargrafo, no caso de bloco compacto).

Ementa ou assunto, onde se faz o resumo do contedo do texto, margem

esquerda (uso facultativo). Ex.:

Assunto: Remessa de Tarefas

Vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de vrgula. Ex.

Senhor secretrio,

Texto. Constitudo de introduo, desenvolvimento e concluso.

Fechos. Ex. Respeitosamente, Cordialmente, Atenciosamente.

Assinatura. Geralmente centralizada, acima do nome e cargo de quem assina.

Anexo se necessrio, quando o ofcio for acompanhado por outros papis.

Anexo: Quadro de Freqncia.

Endereamento deve constar o tratamento, o nome e o cargo do destinatrio,

acompanhado da cidade e unidade federativa a que se destina ( margem

esquerda).EX.
Ilmo. Sr.
Jonas Ferreira

39

Superintendente Administrativo IBAC

Belo Horizonte MG

Iniciais Maisculas, do redator e do datilgrafo, separadas por barra.Ex.

ABJ/CSF

Veja Modelo:

ASSOCIAO COMUNITRIA
Bairro Estrela Ribeiro

Ofcio n 047 / ACBER / 2006.

Manaus AM, 5 de Maio de 2006.
Assunto: Encaminhamento
Senhor Diretor,
Encaminhamos a Vossa Senhoria a proposta para a implantao de uma nova
linha de transporte coletivo, visando atender aos moradores do bairro.
Atualmente, a linha que nos atende s vai at a Rua Beira Mar, deixando cerca
de 1500 usurios sem conduo ou obrigando-os longas caminhadas.
Solicitamos a Vossa Senhoria que aprecie a proposta e avalie a possibilidade de
criao dessa nova linha.
Atenciosamente,

Jferson Cardoso Bastos

Presidente
ACBER
Ilmo. Sr.
Jonas Ferreira.
Diretor BHTRANS.
Manaus AM.
CD/MAC

40

Requerimento
Como agir quando queremos pedir a concesso de um direito prprio?
O documento especfico para esta solicitao o requerimento. Ele dirigido
a uma determinada autoridade, por um servidor que lhe est subordinado
diretamente.
Atravs desse documento pode-se requer algo que tenha amparo legal,
justificando o pedido. Muitas vezes, podem aparecer no requerimento, citaes de
leis ou artigos.
No tratamento comum o uso de formas respeitosas, tanto no vocativo
quanto no texto.
O requerimento compe-se das seguintes partes:

Invocado feito no alto da folha, a partir da margem esquerda, com o pronome

de tratamento conveniente, o ttulo ou o cargo da pessoa a quem se dirige o

requerimento.

Texto Deve ter apenas um pargrafo, comeando aproximadamente, a nove

linhas da invocao. Contm:

Identificao do requerente: nome, nacionalidade, estado civil, nmero do RG,
endereo, bairro etc. Dados que a natureza do requerimento exigir;
Exposio do que se est requerendo;
Justificativa do que se requer: citaes legais e indicaes de documentos
comprobatrios.

Fecho colocado a trs linhas abaixo do texto e ocupa o lado direito da folha.

Sua forma invarivel. Ex.

Neste termo,

Nestes Termos,

Pede deferimento.

Pede deferimento.

Data Duas linhas abaixo do fecho escrevem-se o nome da localidade e a data

completa;

41

Assinatura Duas linhas abaixo da data deve vir a assinatura, alinhada

disposio adotada do texto.

Veja Modelo

Exmo. Senhor Governador do Estado do Amazonas.

Roberto Alves, funcionrio Pblico Estadual, MASP 236.451-2,

lotado na Assemblia Legislativa deste Estado, residente na Av.
Amazonas, 1045 , nesta capital, vem requerer de V.Exa. a concesso de
licena para tratamento de interesses pessoais, por 2 anos, como lhe
faculta

lei,

por

estar

impedido

temporariamente.

Nestes termos,
Pede deferimento.

Manaus-AM, 5 de maio de 2006.

Roberto Alves

de

exercer

suas

funes

42

7 A EMPRESA E OS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS

Todas as empresas ligadas ao comrcio ou a prestao de servios guardam
os mais variados dados e informaes sobre o seu trabalho, com a finalidade de
us-los posteriormente, quando houver necessidade.
As organizaes s podem garantir qualidade nos seus resultados quando
trabalham baseados nos dados e nas informaes. Por isso necessrio que os
profissionais conheam a documentao de sua empresa, saibam onde ela pode ser
buscada e consigam encontr-la com rapidez, sempre que dela precisarem.
No seu cotidiano, uma empresa se utiliza dos mais variados documentos,
desde os mais simples at os mais complexos; desde aqueles de uso interno, at os
exigidos pelo governo.
Para facilitar essa busca de informaes em documentos j guardados,
utilizamos os mtodos de arquivamentos mais adequados realidade de nossa
empresa.
8 ARQUIVO E PROTOCOLO
Toda empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, recebe e expede
documentos diariamente. Algumas delas possuem um setor de arquivo, onde um
profissional denominado Arquivista, o responsvel pelo controle dos documentos
da empresa.

Mas se este setor no existir na empresa, necessrio que o

funcionrio conhea um pouco deste assunto tanto para guardar como para buscar
as informaes de maneira gil e eficaz.
8.1 - ARQUIVO

43

toda coleo de documentos classificados e ordenados, que permite a

obteno rpida de informaes precisas sobre os negcios e assuntos de interesse
da empresa.

O arquivo fonte constante de consulta dos documentos que contm

informaes necessrias s decises nos negcios da empresa.
As atividades realizadas ao trabalhar com o arquivo so:
Separar os documentos para arquivo: aqueles j despachados e
resolvidos pelos seus responsveis.
Arquivar os documentos classificados: guardar os documentos em
pastas, pastas selecionadoras, pastas suspensas ou em caixas tipo Box.
Localizar os documentos solicitados: procurar documentos para efeitos
de confirmao de informaes ou comprovao documental.
Os equipamentos utilizados para guardar documentos so variados e
devem ser escolhidos de acordo com a espcie de documentos a serem arquivados
para garantir eficincia durante o seu manuseio.
Se a empresa necessitar arquivar documentos em pastas, o mais comum o
Arquivo Vertical Frontal, que possui nmero variado de gavetas e onde as pastas
ficam suspensas, oferecendo proteo mais adequada aos documentos.
Veja que no arquivo vertical frontal, as pastas suspensas so colocadas uma
atrs da outra e na projeo registra-se o contedo existente na pasta, facilitando
assim a consulta e permitindo um ordenamento eficiente dentro das gavetas.
Projeo

44

Mtodos de Arquivamento
Existem vrios mtodos para se arquivar. O mtodo escolhido deve
possibilitar a localizao rpida e segura dos documentos a serem arquivados
Mtodo Numrico - consiste em atribuir um nmero a cada documento entra no
arquivo.
Mtodo Cronolgico realizado levando-se em considerao a data do
documento. Essa data pode ser a de emisso do documento, a do vencimento das
prestaes, a da entrega, etc. muito utilizado em setores de contabilidade,
cobrana, crdito e outros que desenvolvam atividades financeiras.
Mtodo Geogrfico a base do arquivamento nesse mtodo a diviso
geogrfica.

Ele se mostra eficiente, quando a regio geogrfica o dado de

referncia.
Mtodo por Assunto o documento arquivado de acordo com o assunto que o
caracteriza.
Mtodo Alfabtico - Os documentos so arquivados em ordem alfabtica. Existem
algumas regras que disciplinam a classificao alfabtica.
Antes de estudarmos cada regra do mtodo Alfabtico vamos recordar o alfabeto?

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z.

Regras do Mtodo Alfabtico

Pessoas Fsicas
Regra Geral
A regra geral para o arquivamento de nomes de indivduos considerar
sempre o ltimo sobrenome. Ele antecede o nome separado por uma vrgula, que
serva para indicar que houve inverso.

45

Exemplo:

Pedro Garcia

Arquiva-se: Garcia, Pedro

Jos Siqueira Mendes

Arquiva-se: Mendes, Jos Siqueira.

Os sobrenomes Garcia e Mendes foram considerados Unidade de Entrada. Mas o

que Unidade de Entrada?
Unidade de Entrada o elemento levado em considerao para determinar a
ordenao alfabtica de nomes, ttulos, etc.
Regras Especficas
1. A preposio de ou suas combinaes da, do, das, dos no so consideradas
unidades de entrada.
Exemplo: Solange de Castro Arquiva-se: Castro, Solange de

2. Palavras que indicam grau de parentesco como: Jnior, Filho, Sobrinho, Neto
so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, no constituindo porm,
unidades de entrada.
Exemplo: Afonso Souza Filho Arquiva-se: Souza Filho, Afonso.

3. As partculas estrangeiras Di, Del, De la, De, Von, Mac, Mc O, grafadas com
inicial maiscula em nomes de origem estrangeira, so consideradas partes
integrantes do nome posterior.
Exemplo: Emiliano Di Cavalcante Arquiva-se: Di Cavalcante, Emiliano.

4. Todo sobrenome composto de substantivo + adjetivo constituir uma nica

unidade, indivisvel para fins de arquivamento.
Exemplo: Augusto Rio Branco Arquiva-se: Rio Branco, Augusto.
Subst. Adj.

5. Nomes com Santa, Santo ou So seguem a regra do item 4.

Exemplo: Carolina Santo Cristo Arquiva-se: Santo Cristo, Carolina.

6. Sobrenomes ligados por hfen ou apstrofo tambm so considerados uma s

unidade.
Exemplo: Carlos Mata-Machado Arquiva-se: Mata-Machado, Carlos.

7. Os ttulos que precedem os nomes devero ser colocados, ao final, entre

parnteses.
Exemplo: Engenheiro Rui Souza Arquiva-se: Souza, Rui (Engenheiro)

Pessoas Jurdicas
Regra Geral
Como regre geral, a unidade de entrada o primeiro elemento do nome.
Exemplo: Refinaria Unio Arquiva-se: Refinaria Unio.

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Regras Especficas
1. Nas empresas que possuem sigla, a unidade de entrada a prpria sigla,
seguida do significado dela.
Exemplo: PETROBRSPetrleo Brasileiro S.A. Arquiva-se: PETROBRS Petrleo Brasileiro S.A.

2. Os artigos (o, a, os, as) ou de origem estrangeira (the, la, le, I, der, etc.) no so
considerados unidades de entrada, para fins de arquivamento.
Exemplo: La Roche Arquiva-se: La Roche (Considera-se Roche).
O Rei dos Calados Arquiva-se:O Rei dos Calados (Considera-se Rei)

3. Os nmeros em algarismos arbicos ou romanos que iniciam nomes de

empresas sero considerados unidades de entrada. Para fins de ordenao
alfabtica, esses nmeros so considerados como se fossem escritos por extenso.
Exemplo: IX Encontro de Enfermagem Arquiva-se: IX Encontro de Enfermagem
Nono
15 de Novembro Cursos Associados Arquiva-se: 15 de Novembro Cursos Associados
Quinze

Alm de arquivar os nomes na forma correta necessrio colocar na ordem

alfabtica. Para visualizar melhor, vamos verificar como seria o arquivamento dos
nomes abaixo:

Nomes

Unidade de Entrada

Arquiva-se

Cludio Pereira Menezes

Paula Abreu dos Santos
Leandro Vieira Neto
Robson Mac Laren
Patrcia Costa Brava

Meneses
Santos
Vieira Neto
Mac Laren
Costa Brava

Casa da Moeda
Costa Brava, Patrcia
A Cristaleira
Mac Laren, Robson
MEC Ministrio de Educao e

Casa da Moeda
MEC - Ministrio da Educao e

Casa
MEC

Cultura
Menezes, Cludio Pereira
VIII Congresso de Pediatria

Cultura
The Sidney Co
A Cristaleira
VIII Congresso de Pediatria
7 de Setembro Magazin

Sidney
Cristaleira
Oitavo
Sete

Santos, Paula Abreu

7 de Setembro Magazin
The Sidney Co
Vieira Neto, Leandro

Note que na coluna arquiva-se, os nomes aparecem na ordem alfabtica e na

maneira correta de arquivar.

47

8.2 PROTOCOLO
Protocolo o registro dos documentos recebimento e expedidos pela
empresa
Nas empresas de mdio e grande porte, todo o movimento de recebimento e
expedio de correspondncia controlado por um setor constitudo por um fim,
comumente denominado Protocolo ou Setor de Expedio.
Nas empresas de pequeno porte, cabe a um funcionrio, a tarefa de controlar
a entrada e sada da correspondncia. Para isso utiliza-se o protocolo.
As formas de controle adotadas variam de uma empresa para outra. Muitas j
se utilizam de sistemas informatizados, o que facilita em muito a dinmica de
controle.
Voc aprender um sistema simples de protocolo, adotado em vrias empresas,
controlando assim, o recebimento e a expedio das correspondncias.

Recebendo as correspondncias.
O Controle da correspondncia recebida evita o extravio de documentos.
Aps o recebimento, devem-se protocolar as correspondncias recebidas, ou

seja, efetuar o seu registro.

Esse registro consiste em carimbar o prprio documento, em lugar
previamente convencionado (normalmente, na parte inferior, direita), e anotar a
data, hora e o nmero de recebimento que ser listado no Livro de Registro de
Correspondncia - Protocolo.

Expedindo as correspondncias.
Quando o remetente envia um documento e quer ter a garantia de que o

documento foi recebido, ele solicita que o destinatrio assine e date o livro de
protocolo ou que acuse o recebimento em uma 2 via do documento.
No livro de Protocolo devem constar todos os dados do documento e
encontrar-se devidamente registrado para que o destinatrio assine o Livro de
Protocolo que comprova o recebimento da correspondncia.

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OBS: Preencher todos os campos solicitados no Livro de Protocolo, anulando os

espaos em branco e no esquecendo de anotar a hora da entrega do documento.
9 - ENDEREAMENTO
Depois de finalizar uma carta (ou um documento), a ltima atitude deve ser
coloc-la num envelope, antes de remet-la ao destinatrio.
O endereamento feito escrevendo-se o nome completo do destinatrio,
precedido do tratamento apropriado e respectivo endereo (rua nmero da casa ou
do edifcio e apartamento cdigo de endereamento postal (CEP) cidade Sigla
do Estado), iniciando-se, esquerda, a fim de deixar espao suficiente para a
selagem direita (observe o modelo).
No verso do envelope, deve constar o nome completo do remetente e seu
endereo (incluindo os mesmos itens do destinatrio).
A transcrio no envelope deve estar correta no nome e no endereo. Erros
no nome causam m impresso ao destinatrio e, no endereo, extraviam a
correspondncia, obrigando os servios de correio a operaes de busca para a
devoluo do material.
9.1 - Endereamento Datilografado
Ao datilografar num envelope, o CEP deve vir esquerda do nome da cidade,
no nos retngulos dos envelopes RPC (Recomendado Pelos Correios).
Veja o endereamento abaixo:

Ilmo.Sr.
Jos Rocha
Rua Tupinambs, 1.062 Centro.
63180 000
Belo Horizonte - MG

Rem: Jos Romeu

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Rua Itaituba, 98 Centro.

69190 000 Manaus-AM

9.2 - Endereamento Manuscrito

Nesse endereamento, o CEP vem nos retngulos do Envelope RPC.
Veja os envelopes abaixo:

Ilmo.Sr.
Jos Rocha
Rua Tupinambs, 1.062 Centro.
Belo Horizonte - MG
6

Rem: Jos Romeu

Rua Itaituba, 98 Centro .
6

Manaus-AM

Finalizamos nossa viagem ao mundo da Comunicao Empresarial afirmando

que qualidade uma exigncia presente nas relaes de consumo do mundo
moderno. Exige-se qualidade no s de produtos, como tambm de servios. Com
relao s mensagens escritas, no diferente: o leitor sempre deseja informaes
de qualidade, claras e compreensveis.
A redao de uma carta comercial exige a mesma ateno que se dedicaria a
um texto literrio ou a um relatrio tcnico. No com agastamento, cansao ou
aborrecimento que se transmite uma imagem positiva da empresa.
Ns lhe entregamos as ferramentas, para nortear a sua criatividade, agora
com voc. Pratique!!!!!!

Viver conviver. E o que torna possvel o conviver a

comunicao.

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REFERNCIAS
MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia; tcnicas de comunicao criativa.
14. ed. So Paulo: Atlas, 2004.
FURAST, Pedro Augusto. Normas tcnicas para o trabalho cientfico. 11. ed.
Porto Alegre: s.n., 2002.
PIMENTA, Maria Alzira. Comunicao empresarial. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2000.
MENDES, Gilmar Ferreira et al. Manual de redao da Presidncia da Repblica.
Braslia : Imprensa Nacional.