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Apostila Secretaria Da Igreja
Apostila Secretaria Da Igreja
Secretria Moderna
Aprenda a ser uma Secretria de sucesso
Profissional e Ministerial
Faa a Diferena....
1
SECRETRIA ESTATUTRIA
e
SECRETRIA MODERNA
NDICE GERAL
Pg. 02...........................
Pg. 04 ...........................
Pg. 05 ...........................
Pg. 06 07....................
Pg. 08 ...........................
Pg. 09 ..........................
Pg. 10 ...........................
Pg. 11.............................
Pg. 12 ...........................
Pg. 13 ...........................
Pg. 14 ...........................
Pg. 15 ...........................
Pg. 16 ...........................
Pg. 17............................
Pg. 18 20....................
Pg. 21...........................
Pg. 22.....................
Pg. 23 ...........................
Pg. 24............................
Pg. 25...........................
Pg. 26............................
Pg. 27 e 28.....................
Pg. 29 ...........................
Pg. 30 ...........................
Pg. 31 33....................
Pg. 34 35.....................
Pg. 36 38....................
Pg. 39 ...........................
Pg. 40 41.....................
Pg. 42 46....................
Pg. 47 49 ..........................
Pg. 50..............................
Pg. 51 e 52..............................
ndice Geral
Origem da Profisso
Declogo da Secretria
Cdigo de tica
Elegncia e Comportamento
O que ser Secretrio de Igreja
Deveres e Responsabilidades
Um Secretrio Responsvel precisa:...
A Liderana da Igreja ( Convocaes)
Pronomes de Tratamento
Erros e Vcio de Linguagem
Vida Profissional / tica
Organize-se
Como Organizar Arquivos
Como Organizar Reunies
Atas
Ofcios
Requerimentos
Resumir Texto
Telegramas
Como Melhorar sua Redao
Como Administrar seu Tempo
Eventos Empresariais
Teste sua Motivao
Como Lidar e Administrar seu Lder
O que Qualidade Total ?
A importncia do Atendimento Telefnico
Dicas de Currculo
Cartas Diversas
Como Confeccionar Atas
Dicas para o Sucesso
10 Erros de Portugus
Como Ser Eficiente
ORIGEM DA PROFISSO
DE SECRETRIA
A profisso de secretria no tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por a que a
primeira secretria foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretria assessorou Napoleo Bonaparte, sendo demitida por presses da Josefina! Conta-se ainda que a primeira
secretria assessorou a Rainha Vitria, trabalhando com luvas e chapu! Atravs de pesquisas histricas, percebemos que o "antepassado" da secretria foi o Escriba profissional de atuao destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comrcio. Lendo a descrio do trabalho do escriba, observamos que
existe bastante semelhana com o trabalho da secretria, resguardando, obviamente, as
caractersticas de cada poca: "O escriba oriental o homem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e, que,
por conseguinte, naturalmente encarregado da sua execuo". Na obra "A fascinante
histria do livro", de Jos Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citao, tambm
sobre os escribas. Citao est que poder, at, explicar algumas das posturas das secretrias em nossos dias: "De incio, dediquemos algumas palavras aos escribas, preceptores da humanidade, segundo a expresso de Claude Abastado. Na Grcia antiga,
eles constituam espcie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditria, porm, sem o carter sacerdotal a que outras civilizaes guindaram os seus confrades.
Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler
e escrever instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econmica, de
progresso e de controle cvicos seu prestgio sofreu restrio, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filsofos, professores, sbios, escritores. Parte (constituda, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na
condio de escravos, a servio de senhores capazes de aproveitar as suas aptides
mentais. Daqui saam os secretrios, os copistas e leitores (e por que no?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofo, escravo de Eurpedes,
passou Histria, pelas mos de Aristfanes, como tendo participado da redao das
peas do terceiro dos grandes trgicos. Perversidade do autor da Assemblia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penrias
que seguem os passos dos funcionrios pblicos em geral. Havia os secretrios dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraes: forros ou
escravos, modestos cidados que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputao
no era das melhores". Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se
muitas secretrias, que mantm uma postura de submisso, no estariam ainda sofrendo
as conseqncias daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as
suas secretrias como serventes, sem qualquer tipo de participao e iniciativa, tambm
no estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grcia e Roma antigas? Uma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de
secretrios, no Baixo Imprio Romano: muitos deles eram taqugrafos! No Baixo Imprio
Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritrios da
administrao pblica. A prpria palavra secretria tem origem no Latim, onde encontramos, a princpio, as palavras: secretarium / secretum, que significa: lugar
retirado, conselho privado, e secreta, particular, segredo, mistrio. Acredita-se que,
com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alteraes, surgindo os dois gneros.
Declogo da Secretria
Texto de Liana Natalense
Cdigo de tica
do Profissional de Secretariado
Publicado no Dirio Oficial da Unio de 7 de julho de 1989.)
Esse Cdigo de tica um dos instrumentos bsicos para o direcionamento correto da nossa atuao como profissionais. Se
voc ainda no o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para rel-lo. Deixe-o mo, divulgue-o entre as colegas de profisso, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos.
Faa uma reflexo e veja como - individualmente ou em grupo - o Cdigo pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em
prtica. Sempre que fizer sua auto-avaliao profissional, tenha o Cdigo de tica como parmetro.
Captulo I
Dos Princpios Fundamentais
Art.1. - Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao exerccio da profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da
lei em vigor.
Art.2. - O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerccio de sua profisso, regulando-lhes as relaes com a prpria categoria, com os poderes pblicos e com a sociedade.
Art.3. - Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais
nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.
Captulo II
Dos Direitos
Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamentao; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os
direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de
aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos
de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a
legislao trabalhista em vigor.
Captulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao
profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso
e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o
desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as
instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.
.Captulo II
Dos Direitos
Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamentao; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da
categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a
outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista
em vigor.
Captulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso e exercer
suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o
pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as instituies que ministram cursos
especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.
Captulo IV
Do Sigilo Profissional
Art.6. - A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so
confiados.
Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Captulo V
Das Relaes entre Profissionais Secretrios
Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios: a) manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; d) estabelecer um clima de respeito hierarquia com liderana e competncia.
Art.9. - vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputao profissional de outro secretrio; c) ser, em funo de seu esprito de solidariedade , conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este
Cdigo de tica.
Captulo VI
Das Relaes com a Empresa
Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantao de mudanas administrativas e polticas;
b) agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua rea de atuao; c) atuar como figurachave no fluxo de informaes desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de comunicao.
Art.11. - vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores
pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Captulo VII
Das Relaes com as Entidades da Categoria
Art.12. - A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, no se utilizar dessa
posio em proveito prprio.
Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade
profissional.
Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como mensalidades e taxas,
legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que pertencem.
Captulo VIII
Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do Cdigo de tica
Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio.
Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princpios e
normas contidas neste Cdigo.
Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde a advertncia cassao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios.
Art.20. - Constituem infraes: a) transgredir preceitos deste Cdigo; b) exercer a profisso sem que esteja
devidamente habilitado nos termos da legislao especfica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das
Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e
da Federao Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional
Elegncia no comportamento -
Hoje, a maioria das pessoas que tem acesso informao sabe que "peruce"
usar uma blusa de paets s 14h e que deselegante comparecer a um casamento sem gravata.
Dizem Costanza Pascolato, Glria Kalil, Fernando Barros e Cludia Matarazzo,
alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a no cometer gafes na
hora de se vestir ou de se portar mesa.
Mas, existe uma coisa difcil de ser ensinada e que, talvez por isso, esteja cada
vez mais rara: a elegncia do comportamento.
um dom que vai muito alm do uso correto dos talheres e que abrange bem
mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza.
a elegncia que nos acompanha da primeira hora da manh at a hora de
dormir e que se manifesta nas situaes mais prosaicas, quando no h festa
alguma, nem fotgrafos por perto. uma elegncia desobrigada.
possvel detect-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam, nas pessoas que escutam mais do que falam. E, quando falam, passam longe da fofoca, das pequenas maldades ampliadas no boca a boca.
possvel detect-la nas pessoas que no usam um tom superior de voz ao se
dirigir a empregadas domsticas, garons ou frentistas, nas pessoas que evitam assuntos constrangedores porque no sentem prazer em humilhar os outros. possvel detect-la em pessoas pontuais.
Elegante quem demonstra interesse por assuntos que desconhece, quem
presenteia fora das datas festivas, quem cumpre o que promete e, ao receber
uma ligao, no recomenda secretria que pergunte antes quem est falando e s depois manda dizer se est ou no.
Oferecer flores sempre elegante.
elegante no ficar espaoso demais.
elegante no mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro.
muito elegante no falar de dinheiro em bate-papos informais.
elegante retribuir carinho e solidariedade. Sobrenome, jias e nariz empinado
no substituem a elegncia do gesto.
No h livro que ensine algum a ter uma viso generosa do mundo, a estar
nele de uma forma no arrogante.
Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atravs da observao, mas
tentar imit-la improdutivo.
A sada desenvolver em si mesmo a arte de conviver, que independe de status social: s pedir licena para o nosso lado brucutu, que acha que "com amigo no tem que ter estas frescuras".
Se os amigos no merecem uma certa cordialidade, os inimigos que no iro
desfrut-la.
O Secretrio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administrao apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos
os outros oficiais da igreja, o secretrio eleito pelo perodo de um ou dois anos, segundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funes especializadas de seu cargo, convm escolher algum que possa ser reeleito para repetidos perodos de servio, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de
relatrios.
DEVERES E RESPONSABILIDADES
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UM SECRETRIO RESPONSVEL
PRECISA:
1.Manter sigilo dos dados, relatrios e atas.
2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram.
3. Recepcionar os membros para conhec-los melhor.
4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja.
5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos.
6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar.
7. Ser pontual: reunies, cultos, eventos, casamentos, etc.
8. No jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor).
Lista dos membros sempre revisadas:
1. O secretrio deve zelar para que os registros sejam precisos.
2. Corrigir nomes errados e incompletos.
3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome. (hoje em dia o homem tambm)
4. Dados gerais da ficha.
5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com as entradas e sadas em atas.
6. Pedir ajuda de irmos que conheam os membros. (diconos e lderes)
7. Identificar aqueles que no freqentam e providenciar para que sejam visitados.
8. Descobrir aqueles que mudaram de residncia.
9. Avisar aos Pastores e Diconos sobre os membros que esto faltando e podem estar esfriando na f e que precisam ser visitados com urgncia.
10. Pessoas recm chegadas, verificar se desejam solicitar a carta de transferncia da Igreja
de origem. (Membrar-se)
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A LIDERANA DA IGREJA
1. Convocar e comunicar com bastante antecedncia aos membros da Liderana da Igreja, informando a data, local e hora da prxima reunio.
2. Colher com o pastor da Igreja e os responsveis dos departamentos, os itens
que devero compor a agenda a ser discutida na comisso.
3. Elaborar em conjunto com o pastor , a agenda a ser discutida reuni. Esta prvia pode ser feita algumas horas antes da reunio ou no dia anterior.
4. Preparar ento a agenda propriamente dita e fornecer uma cpia para cada
membro da liderana.
5. Cabe ao secretrio informar ao presidente se h quorum suficiente para o incio da reunio.
6. Aps a liderana da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e recomend-los igreja a fim de que sejam votados ou no. A igreja tem o poder ltimo de decidir sobre os seus negcios.
7. Elaborar um completo relatrio da reunio, contando o seguinte:
Tipo de reunio
Local, ms, dia e hora da reunio.
Nome dos participantes.
Quem presidiu.
Quem orou no incio e no final da reunio.
8. S aps a votao pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especificamente cada voto.
9. Enviar comunicados s pessoas atingidas por decises na Liderana da Igreja, e se necessrio, fixar no quadro de anncios tudo o que seja de interesse geral da congregao. (isso muito importante no caso de pessoas que sofrero
desligamentos ou algum tipo de advertncia.
10. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.
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PRONOMES DE TRATAMENTOS
FORMA DE
TRATAMENTO
ABREVIATURAS
Vossa Senhoria
V.S.a.
Vossa
Excelncia
V.Ex a.
Vossa Reverendssima
Vossa Santidade
Sua Santidade
Eminncia
Vossa
Magnificncia
Vossa
Meritssima
Senhor/ Senhora
V.Rev. Ma.
USADO PARA
Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Governador do Estado, Juiz, Marechal, Ministro, Presidente e Vice Presidente da Republica, Prefeito
Municipal, Poder Judicirio, Poder Legislativo, Secretrio do Estado
E.ma
V. Mag. a.
No abreviado
Sr. / Sr.a.
Cardeais
Reitor de Universidade
Juiz
Pode ser substitudo por titulo profissional Ex: Doutor, Professor, Pastor, , etc...
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Organize-se!
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Faa sempre um check-list (relao das providncias): para que a reunio de seu executivo seja perfeita.
Pauta da Reunio: Verifique com seu executivo qual ser o assunto, quem
sero os participantes, o local, a data, o horrio em que a reunio ser realizada.
Atenta aos Materiais: Veja sempre a necessidade de seu executivo usar relatrios, graficos, copias de documentos, etc. Providencie tudo com antecedncia.
Prepare a sala de Reunio: tudo deve estar no seu devido lugar, verifique a
limpeza da sala, se esta bem arejada, as mesas, cadeiras, blocos para anotaes, canetas, lpis, transparncias, gua, caf, copos, aperitivos, cinzeiros,
etc.
Em caso de Seminrios: onde as pessoas no se conhecem e haver refeies servidas, providencie a demarcao dos locais onde cada um deva sentar-se com identificao.
Verifique a infra-estrutura do local: se h tomadas suficiente, mesas auxiliares, existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc.
Faa uma Vistoria geral: aps a reunio para providenciar a devoluo dos
itens e equipamentos utilizados.
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Atas
um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrncias , deliberaes, resolues e decises de reunies ou assemblias.
Deve ser redigida de tal maneira que no seja possvel qualquer modificao posterior.
Para evitar isso deve ser escrita:
- sem pargrafos ou alneas (ocupando todo o espao da pgina);
-sem abreviaturas de palavras ou expresses;
- nmeros escritos por extenso;
- sem rasuras nem emendas;
- sem uso de corretivo
- com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo;
- com verbo de elocuo para registrar as diferentes opinies.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partcula retificativa digo, como neste exemplo: Aos vinte dias do ms de maro, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e
seis...
Quando se constatar erro ou omisso depois de lavrada ata, usa-se em tempo: Em tempo: Onde se l maro, leia-se abril.
Modelo de ata
Data, horrio, local e objetivos
Aos quatorze dias do ms de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com incio s
vinte horas, no salo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, nmero duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunio de todos os alunos da oitava srie da escola, com o objetivo de preparar as festividades de concluso do
primeiro grau.
O presidente e a secretria da reunio, as pessoas presentes
A reunio foi presidida pelo lder da oitava srie A, Jos Lus Lousada, tendo como secretria a lder da oitava srie B, Andria Passos. Contou com a participao de oitenta e dois
alunos, dos professores conselheiros das trs turmas e da vice-diretora, Fabola Barreto.
Relato da reunio propriamente dita.
Inicialmente, Jos Lus Lousado solicitou vice-diretora que comunicasse as providncias
administrativas e o andamento legal referente ao trmino do primeiro grau. Foi esclarecido
que os alunos de oitava srie encerrariam o ano e fariam as recuperaes juntamente com
os demais alunos da escola, e que a direo pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava srie, ocasio em que os alunos
receberiam o histrico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunio. Aps
ouvir variadas sugestes e opinies, o presidente da reunio solicitou que fossem votados
dois itens: a escolha da data e se a entrega dos histricos escolares teria a presena dos
pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender
diferentes pontos de vista sobre a convenincia ou no de se realizar uma reunio formal
no encerramento do primeiro grau. Aps debatidas as idias apresentadas, Jos Lus Lousado encaminhou a votao, que obteve o seguinte resultado: cerimnia formal para entrega dos histricos escolares e posterior coquetel: cinqenta e sete votos favorveis e vinte
e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favorveis e cinqenta e
sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o
dia quinze dezembro para a realizao do evento, com incio s vinte horas.
Enceramento
Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andria
Passos, secretria, pelo presidente da reunio, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.
21
Ofcio
quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao entre chefias e
com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado quando dirigido ao servio pblico. Seu contedo formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introduo e para o fecho do que propriamente para o contedo. Como, geralmente, dirigido a autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige.
O ofcio est para a empresa pblica como a carta comercial e o memorando esto para a
empresa privada. , portanto, um instrumento de Relaes Pblicas, como a carta comercial.
Beltro afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas no expedem ofcio. Parecenos que ele est considerando a possibilidade dessas instituies terem que se dirigir ao
servio pblico; pois, se isso ocorrer, necessariamente tero que elaborar uma correspondncia chamada ofcio.
Para Enas de Barros, embora ofcio, em geral, seja quase sempre exclusivo da correspondncia emitida pelos rgos pblicos estatais (ministrios, departamentos, servios,
autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se tm valido desse documento, principalmente em suas relaes com aqueles rgos, subordinando-se, tambm, forma estabelecida oficialmente para tal espcie de correspondncia.
Para o prof. Raphael Pugliese, ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente
carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como
por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou , ainda, por instituio particular ou pessoa a uma repartio pblica.
O Manual de Redao, da Presidncia da Repblica, recentemente elaborado, apresenta
o ofcio com algumas inovaes. Esse novo modelo para ser aplicado em todo o servio
pblico federal brasileiro, poder todavia servir de parmetro para a empresa privada. Segundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando:
Para os chefes de Poder usa-se Excelentssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por
exemplo:
- Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica.
- Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.
- Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo,
como:
- Senhor Senador.
- Senhor Juiz.
- Senhor Ministro.
- Senhor Governador.
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades trata das por
Vossa Excelncia ter a seguinte forma:
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Ministro da Justia
70.064 - Braslia/DF
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Senador Federal
70.160 - Braslia/DF
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10 Vara Civil
Rua X, n 14
01010 - So Paulo/SP
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Continuao Oficio...
Outra alterao que eliminou parte do formalismo do ofcio foi a excluso do uso do tratamento DD.
( dignssimo) e M.D. (mui dignssimo) s autoridades, curiosamente sob a alegao de que a dignidade
pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.
Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequado: Senhor (cargo).
O endereamento a ser colocado no final do texto do ofcio ser assim:
Para chefes do poder e demais autoridades:
Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Presidente do Congresso Nacional
Braslia/DF
Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Secretrio Geral da Presidncia
Braslia/DF
Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada apenas Vossa Senhoria, elimina-se o
Ilustrssimo Senhor, ficando:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Cargo
Guararapes/SP
Em vez de:
Ilmo. Sr.
Fulano de Tal
Cargo
So Paulo/SP
necessrio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocativa. Exemplos peculiares so as utilizadas para juzes, reitores, bispos. A empresa privada que procura
formas de tornar sempre mais gil sua correspondncia j adotou o sistema bloco-compacto para a esttica tambm do ofcio, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaborao.
So pblicos dessa comunicao dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pblica. Para
a empresa privada, somente o pblico externo atingido com este tipo de comunicao.
Modelo
Indstria Gimenes S/A.
Vitria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente
Vitria, 17 de novembro de 1996.
Of. n 15/96
Senhor Prefeito
Dentro da programao de comemorao do aniversrio de nossa empresa, estaremos inaugurando, no
prximo dia 7 de junho, s 17h, a Creche Criana Sadia, localizada na rua Emlio Rios, 245; reivindicao antiga de nossos funcionrios, que agora concretizada.
Gostaramos de contar com a presena de V.Ex para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a
importncia da criao de creches nas empresas, pois sabemos que essa , tambm, uma das prioridades de seu governo.
Atenciosamente
Diretoria Geral
(assinatura)
Excelentssimo Senhor
Paulo Soares Martins Dias
Prefeito Municipal de Campinas
Proposta de redao
Redija ofcio dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inaugurao das novas dependncias
de sua escola..
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Requerimento
um documento no qual o interessado, depois de se identificar e se qualificar, faz sua solicitao autoridade competente. S usado ao se dirigir ao servio pblico.
Possui caractersticas prprias, como: aps o vocativo, deixam-se aproximadamente dez
linhas ou espaos e o corpo, espao destinado ao despacho da autoridade competente,
finalizando com pedido de deferimento solicitao, data, aps exposio." (Cleuza G.
Gimenes Cesca, in Comunicao Dirigida na Empresa.)
H tericos, como Teobaldo de Andrade, que defendem a dispensa do pedido de deferimento, argumentam que ningum faz uma solicitao para pedir indeferimento: "Nestes
termos, pede deferimento" ou "N. termos, p. deferimento" ou "N.T./P.D./ ou "N.T./A.D."
O requerimento um instrumento do cidado, nele se faz a solicitao de um direito que a
pessoa, grupo de pessoas ou empresa considera t-lo. No h necessidade de ser datilografado, pode ser manuscrito.
O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, um requerimento de carter coletivo. Como nele vo muitas assinaturas, o espaamento entre
as partes do requerimento pode ser menor. Mas, cuidado! No assine nada em branco,
exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que voc for colocar sua
assinatura.
Antigamente ele era feito em papel almao (com ou sem pauta), sua redao era uma iniciativa do requerente, por isso o cidado semi-letrado pagava uma taxa a um escritrio para redigi-lo. Hoje, com o programa de desburocratizao, as reparties fornecem modelos
e at formulrios a serem preenchidos.
Modelo 1:
Exmo. Sr. Secretrio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas.
(10 espaos)
Indstria ABC, localizada na rua Accia n. 500, Bairro So Joo, nesta cidade, inscrita no
CGC 48.784.943/0001-08 e Inscrio Estadual n. 244.152.262, vem requerer a V.Exa. a
cesso do Centro Esportivo do Jardim Santo Antnio para a realizao do 1 Campeonato
Esportivo Interno de seus funcionrios, nos dias 16 e 17 de maro prximo, das 8 s 18
horas, em virtude de no possuir espao fsico adequado.
(3 espaos)
Nestes termos,
pede deferimento.*
(3 espaos)
Campinas, 13 de fevereiro de 2000.
(3 espaos)
Assinatura
* "Nestes termos, pede deferimento" pode ser eliminado.
Modelo 2
Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araatuba
(10 espaos)
Ns, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino, vimos requerer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgncia, pois em
dias secos a poeira invade as casas, prejudicando a sade das pessoas, e em dias chuvosos, suas vias pblicas ficam intransitveis, at para os nibus da TUA.
(2 espaos)
Nestes termos,
pedimos deferimento.*
Araatuba, 7 de maro de 2000
(2 espaos)
Assinatura:
Endereo:
Assinatura:
Endereo: (sucessivamente)
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Resumir Texto
Ler no apenas passar os olhos no texto.
preciso saber tirar dele o que mais importante, facilitando o trabalho da memria.
Saber resumir as idias expressas em um texto no difcil. Resumir um texto reproduzir com poucas palavras aquilo que o autor disse.
Para se realizar um bom resumo, so necessrias algumas recomendaes:
1. Ler todo o texto para descobrir do que se trata.
2. Reler uma ou mais vezes, sublinhando frases ou palavras importantes. Isto ajuda a
identificar.
3. Distinguir os exemplos ou detalhes das idias principais.
4. Observar as palavras que fazem a ligao entre as diferentes idias do texto, tambm
chamadas de conectivos: "por causa de", "assim sendo", "alm do mais", "pois", "em
decorrncia de", "por outro lado", "da mesma forma".
5. Fazer o resumo de cada pargrafo, porque cada um encerra uma idia diferente.
6. Ler os pargrafos resumidos e observar se h uma estrutura coerente, isto , se todas as partes esto bem encadeadas e se formam um todo.
7. Num resumo, no se devem comentar as idias do autor. Deve-se registrar apenas o
que ele escreveu, sem usar expresses como "segundo o autor", "o autor afirmou que".
8. O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado. recomendvel que nunca ultrapasse vinte por cento da extenso do texto original.
9. Nos resumos de livros, no devem aparecer dilogos, descries detalhadas, cenas
ou personagens secundrias. Somente as personagens, os ambientes e as aes mais
importantes devem ser registrados.
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Telegrama
O "Manual de Redao" da Presidncia da Repblica, que um norteador da correspondncia oficial no Brasil, publicado na poca de Itamar Franco, define como
telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex. As agncias dos Correios possuem impressos prprios para telegrama.
Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicao em extino diante
da democratizao da telefonia, pois o telgrafo e o telex esto ficando obsoletos.
Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone; e ainda
mais, programam a emisso dos telegramas a seus clientes.
Exemplo: aniversrio de um amigo ou parente na prxima sexta-feira. mais chique e cmodo passar um telegrama. Pega-se o telefone, liga-se hoje (tera-feira)
agncia central dos Correios, dita-se o texto e pede-se ao funcionrio que a entrega deve ser feita na sexta-feira de manh. Assim, no se corre o risco de esquecer
a data do aniversrio da pessoa querida.
Se o cliente quiser, recebe em casa a cpia do telegrama remetido (ou a ser remetido). A nica coisa amarga deste procedimento receber o custo do telegrama na
conta mensal do telefone.
No to simples redigir um telegrama, porque sua linguagem possui caractersticas prprias. A omisso das palavras desnecessrias (adjuntos adnominais e adverbiais) no tem apenas a finalidade de reduzir seu custo, tambm uma questo
de competncia.
Jos Roberto Whitaker Penteado, em seu livro "Relaes Pblicas nas Empresas
Modernas", afirma que o telegrama um veculo emocional, sempre provoca um
choque em quem o recebe.
Odacir Beltro sugere abreviaes e neologismos na linguagem telegrfica, como:
ATEH (para at), IMPAGO (no pago), VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AVBRASIL (para Av. Brasil), GAMALIMA (para Gama Lima), LAN (para l), SDS (para
saudaes).
Alm disso recomenda usar COMPRARA e no HAVIA COMPRADO; fazer uso
de endereo telegrfico (em caso de empresa), suprimir ou reduzir expresses de
cortesias, evitar rasuras, no dividir palavras em fim de linha, escrever em letras
maisculas, deixando dois espaos entre cada palavra, suprimir hfen
(ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS), dispensar acentos grficos, omitir
palavras desnecessrias, colocar nmeros em algarismos arbicos (15000 ou
QUINZE MIL), escrever datas de forma contnua (120396).
"Existem, tambm, outras formas convencionais em pontuao, tais como: VG vrgula; PT - ponto final; PTVG - ponto e vrgula; BIPT - dois pontos; INT - interrogao; EXC - exclamao; ABRASPAS - abrir aspas; FECHASPAS - fechar aspas". (Comunicao Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca, Summus Editorial)
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VIDA PROFISSIONAL /
COMO ADMINISTRAO DO TEMPO
Assinale abaixo qual das situaes em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver
mais:
1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo;
2) Aquelas que so IMPORTANTES mas no tm URGNCIA;
3) As que so URGENTES mas no possuem muita IMPORTNCIA;
4) Coisas que no so URGENTES nem muito menos IMPORTANTES.
Voc escolheu a situao nmero um?
claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e
importantes. Entretanto, o ideal na ADMINISTRAO DO TEMPO nos fixarmos cada
vez mais no item 2. As situaes em que nos debruamos sobre fatos e acontecimentos
importantssimos mas que no apresentam urgncia para soluo ou providncias.
No livro Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, o autor Stephen Covey nos aconselha
a priorizar coisas importantes e no-urgentes. E quanto mais nos ativermos ao item 2, menos precisaremos ficar no item 1.
Explicando: o primeiro item se refere quilo que quase todos ns estamos fazendo atualmente. Ou seja, "matando um leo por dia". A presso da competitividade faz com nossos
lderes planejem cada vez menos e busquem sadas cada vez mais de emergncia. Nisso,
a secretria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes.
Se todos pudermos parar e planejar com calma, cada vez haver menos "incndios para
serem apagados", que do que trata o item um. Ento, a primeira coisa a fazer preparar
uma lista diria do que importante e do que urgente.
Depois, basta priorizar - na mente e no corao - aqueles fatos, providncias, iniciativas que se mostram muito mais importantes do que urgentes. Enquanto voc extingue um
"foco de incndio" aqui e outro acol, vai planejando um futuro cada vez mais calmo.
Tem de ser assim na sua funo profissional, na carreira, na vida afetiva, no lazer, enfim,
em tudo.
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Teste de Motivao
TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANA
Marque ao lado de cada questo uma das letras - "A" , "B" ou "C" - procurando a alternativa que melhor representa aquilo que voc pensa sinceramente:
A) Sempre B) s vezes C) Nunca
1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma
ou algumas destas qualidades: bonito(a), rico(a), elegante ou divertido
(a).
2) Eu tenho um sentimento de que no mereo ser amado(a) e respeitado(a).
3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos.
4) Para mim, o sucesso o mais importante para eu ser aceito(a). No
basta que eu tente fazer o melhor que posso.
5) Quando estou em reunies sociais, tenho algo interessante para dizer.
6) Se algum demonstra sincero interesse por mim, esforo-me para
provar que mereo esse apreo, caso contrrio esse interesse pode desaparecer.
7) No estou seguro(a) de que o trabalho que fiz bom, at algum me
dizer.
8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono
socialmente parece ser melhor do que eu.
9) Tenho um forte sentimento de insignificncia pessoal e isso me deprime.
10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de
"looser", isto , um(a) perdedor(a).
-------------GABARITO DE RESPOSTAS
"A" = 0 ponto
"B" = 1 ponto
"C" = 2 pontos
TABULAO E RESULTADOS
ACIMA DE 18 PONTOS = Se voc respondeu com sinceridade, autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliao, parabns. Voc certamente tem um elevado conceito de si mesmo(a). Sua auto-estima altssima e, portanto, deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta,
sente prazer na vida e dificilmente est deprimido(a). A tendncia a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes. Apenas tome cuidado para no cair no oposto - o "pecado capital" da soberba.
DE 14 A 17 PONTOS= Voc tem um bom nvel de auto-estima. uma pessoa que tem confiana nas prprias decises, sabe discernir o momento
de agir, e est apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades.
DE 11 a 13 PONTOS= Voc desfruta de uma auto-estima "mdia". Isto , provavelmente j trabalhou bem em nvel psicolgico as barreiras que lhe
impuseram no inconsciente desde a infncia. Mas ainda ter que trabalhar mais. Voc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um
forte sentimento de importncia na vida e aquela que no v qualquer valor em si mesma.
DE 10 PONTOS PARA BAIXO= H uma expresso at um tanto chula, utilizada popularmente, que reflete um pouco do que voc pensa a seu
respeito na maior parte do tempo: "Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido"... Voc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos
(as), isolando-se dos demais, reclamando de si mesmo. Essa insegurana precisa ser
tratada. Dificilmente voc progredir numa grande organizao, pois este tipo de empresa necessita de lderes. E um dos pr-requisitos bsicos
para isso a auto-confiana. Acredite mais em si mesmo(a). Se procurou responder a esse teste j sinal de que est sinceramente preocupado(a)
em melhorar.
V em frente.
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ADMINISTRAO
COMO LIDERAR .
COMO ADMINISTRAR SEU LDER
Foi-se o tempo em que a secretria era apenas uma "carregadora do piano" do chefe. Ela hoje tem
que conhecer, discutir e aprofundar o conceito de LDER.
Para ajudar seu lder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe "jurssico".
E tambm para assumir sua postura de lder, j que a Secretria Moderna, hoje, muitas vezes
responsvel por muitas das pessoas que cuidam dos servios internos da organizao.
Voc, secretria uma LDER MODERNA? Seu "superior hierrquico pode ser enquadrado na categoria de um LDER MODERNO?
Para ajud-la a responder essas questes, aplicamos aqui um TESTE. Nesta semana voc ter as
primeiras 10 questes. Nas semanas seguintes, publicaremos no site o resto do teste e o gabarito
com totalizao de pontos. Alm disso, vamos discutir tambm cada um dos aspectos. Boa sorte!
EM RELAO EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABILIDADE, POSSO DIZER QUE ...
a) Mantenho certa desconfiana sobre o desempenho de alguns colaboradores, o que
necessrio para as melhorias; b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico
tranqilo;
c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho
como um todo.
2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO, MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR
CERTOS DE QUE...
a) Vou-me esforar sempre para que saibam para onde estamos indo e por qu;
b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanas de objetivos, para
que no se acomodem;
c) Minha viso do futuro dever ser descoberta por eles mesmos no dia a dia.
3) ACREDITO QUE O LDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO
QUE ELE ESPERA DOS OUTROS.
a) Totalmente falso;
b) S s vezes;
c) Completamente verdadeiro.
4) NOS MOMENTOS DE CRISES, OS VERDADEIROS LDERES MOSTRAM...
a) Que possvel manter-se digno e calmo sob qualquer situao, estimulando-se assim a
busca de solues inteligentes;
b) Que so humanos e, por isso mesmo, no escondem suas contradies ao enfrentar o
problema;
c) Que nem sempre o lder precisa estar presente nessa hora, deixando para
equipe a criatividade das solues.
5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS.
ENTRETANTO, PARA MINHA EQUIPE, O IMPORTANTE ...
a) Que todos os colaboradores tenham conscincia que no h mais
estabilidade no emprego e, portanto, excesso de risco pode gerar demisso;
b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros, desde que estejam
arriscando em prol das metas e diretrizes da organizao;
c) Que no fiquem buscando, a tempo todo, o novo pelo novo.
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6) UM LDER TEM A OBRIGAO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABORADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA.
a) Nem sempre;
b) Pelo contrrio, ele um generalista cercado de especialistas;
c) Invariavelmente.
7) NA MINHA EQUIPE, NO ADMITO DIVERGNCIAS DE OPINIES, POIS ISSO AFETA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE.
a) Alm disso, com um pouco de medo de falar o que se pensa, evita-se a politicagem e os
assuntos pessoais;
b) Isso um grande mentira;
c) Isso s parcialmente verdade, a despeito de eu procurar contratar pessoas com esprito jovem, estimulando a contestao.
8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE MINHA EQUIPE
AQUELE QUE...
a) Diz no com muita facilidade;
b) Diz sim com bastante agilidade;
c) Hesita quase sempre entre o sim e o no.
9) AS QUESTES COMPLEXAS OBTM DE MIM QUASE SEMPRE...
a) Uma resposta tambm complexa, j que minha equipe saber elucidar;
b) A deciso de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira;
c) Respostas simples que evitem a burocracia nas solues.
10) O ADJETIVO '' SONHADOR '' CABE NUM LDER QUANDO...
a) Queremos elogi-lo em sua insistncia em ter uma viso;
b) Queremos critic-lo de forma definitiva;
c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade
11) O LDER NO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPORTAMENTO COMPATVEL COM AQUILO QUE PREGA.
a) Sem dvida;
b) Errado;
c) Eu fique em dvida sobre isso.
12) SOBRE A CONSECUO DOS OBJETIVOS DO GRUPO, O LDER DEVE...
a) Demonstrar claramente que eles sero atingidos, a despeito das mudanas que podem
ocorrer no cenrio geral;
b) Indicar que ele passvel de fracasso como qualquer empreendimento humano;
c) Mostrar determinao, mas ficar sensvel e influencivel pelo grupo.
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33
Qualidade Total
DICA 1
O QUE QUALIDADE TOTAL
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35
Qualidade Total
DICA 3
A IMPORTNCIA DO ATENDIMENTO
TELEFNICO
Antes de mais nada, vamos dar uma olhada em quais so as expectativas do cliente
quando fazem negcios com as nossas empresas:
Com o tempo, iremos aprofundar um pouco cada um desses itens. Por ora, nos atemos
questo do atendimento telefnico. Como vimos, dois itens so, neste caso, muito interessantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende".
Isso chateia o cliente. A secretria que demonstra desconhecer os produtos e servios
da empresa, atende de forma desaforada, que se limita a dizer ao consumidor que aquilo no com ela.
O atendimento telefnico fundamental no processo de fidelizao dos clientes. E tambm para o ambiente de produtividade. Ento, vamos s dicas que voc no pode desprezar:
1) Lembre-se: ao atender um chamado telefnico, voc o departamento ou a empresa. Quem est do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organizao a partir do seu comportamento.
2) Credibilidade: s prometa o que voc pode cumprir. Responsabilize-se pelo encaminhamento seguro do problema, caso ele no seja atinente sua rea.
3) Boa receptividade: seja cordial. Deixe transparecer um sorriso na sua voz. Tenha boa
disposio e bom nimo ao telefone.
4) Empatia: mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles , tambm,
o seu.
5) Segurana: no vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questo. Demonstre que
voc sabe onde, com quem e porque est trabalhando ali.
6) Atenda, no mximo, ao terceiro toque. Pode ser que, ao soar a campainha pela quarta vez, o cliente j se dirigiu ao concorrente.
7) Utilize os recursos de transferncias de chamadas, da secretria eletrnica, e tudo o
mais que possa deix-la mais vontade na empresa. Mas controle tudo. Os retornos
tm que ser rpidos, as pessoas includas nas transferncias tm de ser bem orientadas.
8) Atenda com seu nome, o nome da empresa e do departamento. Depois oferea ajuda
a quem ligou.
9) PADRONIZE: por ltimo, queremos lembrar a necessidade de uma padronizao. Se
a organizao que voc trabalha ainda no tomou essa providncia, faa-o pelo menos
no seu departamento. Como atender, como preparar os recados por escrito, quem se
responsabiliza pelo que.
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Qualidade Total
DSICA 4
ATENDIMENTO TELEFNICO PARA
SECRETRIA
Sempre que devo falar com algum importante, sinto certo nervosismo, mesmo que a pessoa esteja esperando meu telefonema. Passar pela secretria costuma ser um constrangimento. Ligo, por exemplo, para um amigo executivo.
Dou meu nome. Oua a pergunta:
- De onde o senhor ?
- De marte, acabo de aterrissar.
impressionante o nmero de vezes que j me perguntaram de onde sou. Dizer o que?
Onde nasci? Outras fazem o gnero ntimo, mas mais falso do que uma jibia ao sorrir para um coelhinho.
- Oi, querido. Um instantinho, meu amor... Ele no pode atender, corao. No sou de ferro: adoro ser chamado de meu amor. Imagino a desconhecida do outro lado. Dentinhos
separados como os da Zlia (que sempre teve um bitipo perfeito para secretria).
Cabelos loiros, no tom da Rosane Collor (outra que...). culos como os da Erundina. Desisto. Sei que chama a todos de meu amor, a melosa.
Tambm no faltam as rgidas, que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total.
Um amigo, acaba de se separar. Ligo para dar solidariedade. Ouo um rosnado, e uma
voz metlica.
- Poderia me adiantar o assunto?
- particular.
A voz ganha um tom mais irritado:
- Ele no gosta que eu passe a ligao sem saber do que se trata.
- Explique que sobre sexo.
Ouo um suspiro nervoso. Logo ela retorna, a voz melodiosa. Descobriu que sou amigo do
chefe.
- J vou passar para eeeeeeele!
S falta oferecer cafezinho pelo telefone. Reflito: como falsa a humanidade. Mas franqueza tambm fogo:
- Vou ver se ele pode atender.
possvel uma resposta mais fina, mais elegante do que essa?
Nem mame dinossauro seria to sutil. Se existisse lei para o comportamento das secretrias, algumas mereceriam um bom processo. Como as que perguntam:
- O senhor da parte de quem?
- De mim mesmo, faz favor.
Quanto mais importante o figuro, mas importantes algumas secretrias se sentem. Ficam
to esnobes quanto a rainha da Inglaterra. Algumas gastam todo o salrio em roupas de
seda, cabeleireiro, bijuterias caras e perfumes importados - at andam mais bem vestidas
do que a mulher do patro, mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa
roleta financeira com os credirios. Nervosas, atendem ao telefone como se estivessem
deitadas em um sof de veludo:
- Eu no sei se ele vai poder falar. Est muito ocupado.
Muitos homens, verdade adoram ter secretrias to arrumadas quanto um poodle e com
o comportamento de um dobermann. Outros sofrem. Sabe-se que so comuns as secretrias com cimes do chefe. Odeiam voz de mulher.
- Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje noite.
- Deixe recado, melhor. Ele est falando com a esposa.
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Enfrentar situaes de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretria. Talvez por isso atuem como se cada telefonema fosse um ataque inimigo. Evitar as gafes no faz mal a ningum. Um ex-prefeito de So Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresrio e se
anunciou secretria. A moa morreu de rir.
- Essa boa. Diz, quem ? Estou reconhecendo essa voizinha. Est procurando emprego
at hoje. E no ri nem em show humorstico."
Voc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor?
essencial que ns profissionais de secretariado busquemos a excelncia no atendimento, porque as nossas aes, muitas vezes, refletem na imagem da empresa. Abaixo algumas dicas para um atendimento telefnico adequado:
1) No pergunte quem est falando, o que voc quer saber no o nome da pessoa que
est falando? ento pergunte:
- Por favor qual o seu nome?
2) De onde ? como disse o autor: sou de marte! qual a informao que voc deseja saber?
- Qual a sua empresa?
- Para qual empresa o senhor trabalha?
3) O senhor pode me adiantar o assunto? Tire esta frase do seu vocabulrio, arrogante,
ou aquela "o meu diretor s atende se souber o assunto", simplesmente diga:
- o senhor gostaria de me adiantar o assunto?
- o Sr. (nome do seu chefe) j tem conhecimento do assunto?
Se a pessoa no quiser adiantar o assunto, no force a barra, diga ao seu chefe, que a
pessoa no quis adiantar o assunto, ou disse, que o ele, o seu chefe, j sabe do que assunto.
4) Evite usar "um instantinho", "um momentinho", "um segundinho", estas palavras no
combinam com um bom atendimento, o correto dizer: um momento por favor, e ao retornar agradea a pessoa por ter aguardado!
5) Sempre use as "palavras mgicas": por favor, obrigada,
- Sr.(nome), Sra.(nome), desculpe!
6) E no se esquea de permitir permisso para falar ou transferir seu chefe se voc ligar
para o celular, de qualquer pessoa.
7) Crie um padro para o seu atendimento: nome da empresa, departamento, seu nome e
saudao
Ex: Secretariando - Operacional - Ktia - Bom Dia!
8) Sempre trate a pessoa formalmente, somente mude o tratamento quando ela permitir,
ou lhe pedir.
Muito Importante: anote tudo, assim que ele disser o nome, anote, anote o nome da empresa, anote o assunto, no confie na sua memria, porque ela normalmente falha, principalmente porque sempre estamos fazendo vrias coisas ao mesmo tempo!!
No educado voc perguntar de novo: Qual o seu nome mesmo??
"Fala, para que eu possa te ver" - Scrates.
Espero que de alguma forma, essa mensagem possa ajud-la em seu dia-a-dia.
Um bom atendimento!
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Modelos de Currculo
Nome
Idade
Telefone/celular/Pager/e-mail
Estado civil
(lado esquerdo)
(lado direito)
Objetivo
Deve conter o cargo e a rea pretendida, de forma clara e simples. Nunca coloque opes
de cargos e reas num mesmo currculo, para no passar a impresso de estar aceitando
qualquer proposta. Se houver interesse em mais de uma rea, opte pelo currculo flexvel.
Qualificaes
Abrange tempo no mercado, atividades e experincias profissionais. O qu voc realizou:
implantao de sistemas, programas e projetos, aumento nos lucros ou produo, etc.
Destaque as experincias ligadas funo pretendida.
Experincia Profissional
Esto relacionadas s empresas nas quais voc trabalhou. Comece da ltima para a primeira empresa, colocando dados como nome da organizao, cargo, tempo de trabalho e
atividades / resultados. Coloque as datas de entrada e sada. Servios temporrios devem
ser citados, deixando clara essa temporariedade. Para profissionais com mais de 20 anos
no mercado de trabalho, geralmente no h necessidade de citar as primeiras empresas
em que trabalhou.
Formao Acadmica / Escolaridade
Pode vir logo abaixo do objetivo, quando a formao acadmica representar um grande
diferencial. Neste item esto o curso, nome da instituio e ano de concluso. As informaes devem estar de forma decrescente, do ltimo curso para o primeiro.
No h necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus, nem anexar cpias de diplomas e atestados.
Cursos de ps-graduao, MBA e especializao so muito valorizados.
Idiomas
Indique o idioma, colocando ao lado seu grau de conhecimento: bsico, intermedirio e
fluente. O ingls fundamental para a maioria dos cargos, principalmente nos nveis gerenciais. Ao mencion-lo, provavelmente voc passar por um teste prtico.
Informtica
Outro requisito fundamental hoje em dia. Relacione os aplicativos que domina.
Cursos Complementares
Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo. Coloque em ordem
decrescente, o nome do curso, a instituio, ano e durao. Cursos de ps-graduao,
MBA e especializao so muito valorizados. No deixe de mencionar cursos que no tenham a ver com sua rea, desde que cite como eles contriburam para seu desenvolvimento. Por exemplo, como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibio de falar
em pblico e em reunies.
39
40
18 de maio 2000
41
OBJETIVO
O objetivo deste documento instruir os secretrios quanto confeco de atas utilizando-se de um meio eletrnico
(entenda-se computador). Surgiu face ausncia de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resolues
baixadas pelo Supremo Conclio referem-se apenas confeco de atas manualmente ou com uso de mquina de
escrever.
2.
REFERNCIAS
O presente documento tomou por base e complementado pelas resolues SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regulamentao Geral, que tratam respectivamente da confeco de atas com o uso de mquina de escrever manualmente.
3.
INSTRUES
O documento dever ter seu layout definido segundo as seguintes especificaes:
3.1.
TAMANHO DA FOLHA
3.2.
Podero ser utilizadas folhas de tamanho padro do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x
297 mm), Ofcio (216 x 315 mm) e outras.
No podero ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm.
TIPO DA FOLHA
3.3.
Podero ser utilizadas folhas soltas ou contnuas. No caso do uso de folhas contnuas, aps a impresso, a
remalina dever ser destacada.
COR DO PAPEL
3.4.
Poder ser utilizada a cor branca. No podero ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e trazem cansao aos olhos.
A cor branca, no entanto, a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto.
MARGENS
3.5.
Dever ser utilizada a medida de trs centmetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a
partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contnuas, a largura da remalina dever ser desconsiderada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel.
Essa medida refere-se ao resultado final, isto , pode ser necessrio informar ao software valores diferentes
de 3 cm, no caso de no conformidade dos valores informados aos softwares em relao impresso propriamente dita.
DIREO DA IMPRESSO
3.6.
O documento dever ser impresso na sua posio vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada pgina ser
impressa em apenas um dos lados (o verso dever permanecer EM BRANCO).
BORDAS
3.7.
3.7.1.
Roman 12
Roman 14
Courier 12
Courier 14
True Type
Arial 12
Arial 14
42
ATM
Universe 12
Universe 14
Formatao do caractere
3.7.2.
Deve-se formatar o caractere sem uso das caractersticas MAISCULAS (uppercase), NEGRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITLICO (italic) O uso desses recursos de formatao fica restrito aos seguintes casos:
3.7.3.
Maisculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para ttulos e subttulos no
corpo da ata.
Negrito: idem ao formato MAISCULO, com maior nfase.
Sublinhado: idem ao formato MAISCULO, com menor nfase.
Itlico: nas citaes ou transcries de textos e dilogos, entre aspas.
Essas formataes diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evitar o uso constante dessas caractersticas, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque
obtido com estas formataes.
Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatao e estilo e todas as atas de um
mesmo livro de atas.
Espaamento do caractere
3.7.4.
3.8.
Dever ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste.
No caso de se optar por caracteres de outra cor, devem-se utilizar cores que contrastem com
o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou
em tons pastis tendem a um maior esforo da vista, e devem ser evitadas.
FORMATAO DO PARGRAFO
3.8.1.
Deslocamento da margem
3.8.2.
3.8.3.
3.8.4.
3.9.
3.9.1.
Incio da ata
3.9.2.
43
3.9.3.
No havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente (horrio do trmino) com
uma orao pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu...
(nome do secretrio), secretrio da igreja, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.
Destaque de textos
3.9.4.
O texto com o contedo propriamente dito da ata dever ser, sempre que possvel dividido
em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilizao dos recursos de formatao de caractere (maisculas, negrito, itlico e sublinhado) para destaque dos assuntos
mais importantes, permitindo uma rpida pesquisa posterior de informaes no texto.
Regras Gerais
Os nomes mencionados na ata devero sempre constar completos na primeira vez em que
so citados. Posteriormente poder-se- utilizar apenas o nome prprio, ou uma reduo que
permita identificao nica.
Os numerais podero ser representados na forma de algarismos. No caso de valores monetrios que seja de relevante importncia, conveniente completar a representao por algarismos com o valor expresso por extenso.
As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:
Art.
Artigo
C.D.
Cdigo de Disciplina
CI/IPB
Constituio da Igreja
dic.
Dicono
Nmero
p.f.
prximo futuro
p.p.
prximo passado
Pr.
Pastor
Pres.
Presidente
Presb.
Presbtero
Rev.
Reverendo
Sec.
Secretrio
Tes.
Tesoureiro
4.
Modo da recepo
Nome Complet
RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES.
O uso de resumo, anotaes e observaes so obrigatrios, uma vez que completam e/ou facilitam a recuperao de informaes da ata, substituindo as anotaes marginais na lavratura de atas.
Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAP (footnotes), presente em todos os softwares de
processamento de texto da atualidade.
5.
AS NOTAS DE RODAP
1.
2.
3.
4.
44
Devero ser referenciadas no texto por nmero seqenciais, iniciando e 1 em cada ata;
Devero utilizar mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como
por exemplo, ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.;
Devero ser separadas do corpo da ata por um trao contnuo, com aproximadamente 10 cm de extenso
(ou seja, no dever estender-se por toda a largura da pgina);
Esse recurso, quando bem utilizado, permitir uma busca rpida de quaisquer informaes que se deseje
obter que esteja contida na ata;
5.
Chamadas aos assuntos discutidos na reunio ou assemblia geral, com referncia resumida.
Informaes da Tesouraria
Congregaes
Junta Diaconal
Sociedades Internas
Escola Dominical
Zeladoria
2. ASSUNTOS EXTERNOS
Correspondncias Recebidas
7.
TRANSCRIES
As transcries de documentos, tais como Atas da Assemblia, Estatutos, etc., quando necessrias, devero
ser feitas obedecendo-se os mesmos critrios para confeco das atas, exceo feita s assinaturas, que no
devero constar.
8.
NUMERAO DAS PGINAS
Cada pgina ser numerada seqencialmente, sendo que a primeira pgina de cada livro ter o nmero UM.
A numerao dever ser informada no canto inferior ou superior direito de cada pgina, sendo que a fonte ter
o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e ser formatada apenas com negrito.
Os termos de abertura e encerramento no sero numerados.
9.
ASSINATURAS
Ao final de cada ata, imediatamente aps o texto da ata, o secretrio dever assinar a ata, com caneta preta
ou azul.
Cada pgina da ata ser devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretrio, prximo ao nmero da pgina.
Os termos de encerramento e abertura sero tambm devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB.
10.
INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO LIVRO DE
ATAS.
10.1.
TERMO DE ABERTURA
Na primeira pgina do livro de atas constar o TERMO DE ABERTURA. A redao a seguinte:
TERMO DE ABERTURA
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica
caneta azul ou preta) do meu uso, servir para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de
nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Municpio e data).
(Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
10.2.
TERMO DE ENCERRAMENTO
Na ltima pgina do livro de atas constar o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redao sugeria a
seguinte:
45
TERMO DE ENCERRAMENTO
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica
(rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas da igreja da (nome da
Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
10.3.
11.
As observaes do Pastor, feitas aps o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, devero ser confeccionadas obedecendo-se ao mesmo padro das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o
livro.
As pginas devero ser igualmente numeradas.
Aps a elaborao do termo de aprovao, o mesmo dever ser assinado pelo Presidente, e ento
anexado ao Livro de atas da igreja.
ARMAZENAMENTO DAS ATAS
As atas sero armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada pgina armazenada em plstico transparente.
Ao completar um total de 50 ou, no mximo, at 100 pginas, excluindo-se os termos de abertura e encerramento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se- encadernar as pginas, com sistema de
grampo fixo ou similar; a encadernao em espiral no permitida, por permitir fcil adulterao.
Dever ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual dever conter as seguintes informaes:
LIVRO DE ATAS N (nmero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja)
Aberto em (data da abertura)
Encerrado em (data do encerramento)
*** F I M ***
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As seis palavras mais importantes so: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
As cinco palavras mais importantes so: VOC FEZ UM BOM TRABALHO!
As quatro palavras mais importantes so: QUAL A SUA OPINIO?
As trs palavras mais importante so: FAA O FAVOR!
As duas palavras mais importantes so: MUITO OBRIGADA!
A palavra mais importante : NS.
A palavra menos importante: EU.
9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o no como resposta, se:
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Se voc trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois voc a representa.
Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligncia.
Se voc do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, melhor que
largue seu emprego. Quando estiver fora, a sim, xingue o quanto quiser...
Mas enquanto voc fizer parte da instituio, no a condene.
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar voc ser levada, e, provavelmente, nunca
saber o porqu.
14 - Procure manter um intercmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cpias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profisso. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, so bastante teis.
15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da deciso dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por voc mesma com segurana e eficcia. Uma vez feito isso, voc estar mantendo sua postura como profissional eficiente, j
que tais funes e atribuies lhe so dadas como secretria. Isso, lgico, com todo o respeito e
sabendo at que ponto o seu poder de deciso, no passando nunca por cima de seus superiores.
16 -Se o seu chefe no estiver convencido de que voc de confiana e discreta, suas oportunidades de progredir sero mnimas. No esquea, tambm, de que a primeira impresso permanente, e que uma indiscrio pode arruinar sua reputao. Orgulhe-se dos altos padres que se esperam de voc. Eles demonstram o respeito devido sua profisso. Eis algumas sugestes de como
demonstrar que voc de confiana e discreta:
17 - Os chefes esto sempre to envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que
formam em suas cabeas a idia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretrias sofrem com as famosas broncas
porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a tcnica do Feed-back, que consiste
nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informao e ele repetir o que
entendeu.
18 - Manter uma postura profissional muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja
sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou rea em que trabalha. Diga seu
nome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa,
lembre-se de que voc a empresa para o cliente.
Caso pea para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso no
tenha sido, procure ajud-lo.
No se aventure a informar o que no sabe com segurana.
Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada est ou no.
Lembre-se, todas as chamadas so muito importantes, e a primeira impresso a que fica...
19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem no s secretrias que exorbitam de
suas funes. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes
e at dos amigos e que, talvez por excesso e zelo, criam entre o seu prprio chefe e as pessoas
que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transaes que vinham sendo
mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negcios, o telefone vital como meio de comunicao. claro que cabe secretria fazer uma triagem. H porm, uma grande diferena entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone parte integrante do nosso cotidiano. Como
elemento vital de comunicao, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao us-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que
no fiquem com m impresso do nosso chefe, nem da nossa empresa.
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Fonte: JT - 13/11/06 - pg
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Hoje, ser eficiente fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcanar a mxima eficincia. Para ajudar voc a ser mais eficiente ainda, a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional, empresa de consultoria especializada em Administrao e Planejamento Empresarial, preparar algumas dicas. A Tilibra
oferece essas dicas para voc, esperando que de alguma forma, elas possam lhe ser teis.
Lista de Tarefas
Um instrumento til para sua organizao fazer uso de um caderno onde voc registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e
a data alvo ou o prazo para sua realizao. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois com ele
que voc planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier cabea, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Voc se surpreender com a melhoria obtida em sua organizao pessoal.
O Lixo
No h lugar melhor para voc colocar uma boa parte dos papis que chegam diariamente at sua mesa do que o lixo. No tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reunies (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cpias de cartas para simples informaes, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que voc j tomou conhecimento e
sabe que no precisa mais recuperar. Com esta prtica voc estar esvaziando sua mesa de coisas inteis e preparando o terreno
para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idias.
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Bibliografia
Secretaria moderna
Site Contabil
Ministrio da Justia Federal
Receita Federal
Posto Fiscal
EXPRESSAMENTE PROIBIDA A
REPRODUO TOTAL OU PARCIAL
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA
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