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Gerenciamento de Projetos
Aula 05
2
Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
3
Introdução ao Gerenciamento de Projetos
O que é um projeto?
É um esforço TEMPORÁRIO
para criar um produto, serviço
ou resultado ÚNICO
4
Introdução ao Gerenciamento de Projetos
Portfólio, Programas e Projetos
Ger. Programa
Coordenar Múltiplos
Projetos
Ger. Portfolio
Definir Curso de
Ação e Estratégia
Ger. Projeto
Entregar Soluções
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
5
PMI
6
PMI
7
PMI
E o tal de PMBoK??
8
PMBoK
9
PMBoK e as áreas do conhecimento
10
Visão Geral do PMBoK
Composição
Áreas de Conhecimento
RH
Tempo
Custo
Aquisições
INTEGRAÇÃO Comunicação
Qualidade
Escopo
Riscos
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
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Visão Geral do PMBoK
Composição
Áreas de Conhecimento
Gerência de Escopo
descreve os processos necessários para assegurar que o projeto
contemple todo e somente o trabalho requerido para completar
o projeto com sucesso
Gerência de Tempo
descreve os processos necessários para assegurar o
encerramento do projeto no tempo definido
Gerência de Custo
descreve os processos necessários para assegurar que o projeto
se encerrará dentro do orçamento
Gerência de Qualidade
descreve os processos necessários para assegurar que o projeto
satisfará as necessidades contratadas
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Visão Geral do PMBoK
Composição
Áreas de Conhecimento
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PMBoK - PROCESSOS
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
15
Iniciação
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
16
Iniciação
17
O Início de um Projeto
18
O Início de um Projeto
19
O Objetivo do Projeto
Objetivo do Projeto
20
O Objetivo do Projeto
Objetivo do Projeto - Exemplos
Exemplo 1:
1. Construção de depósitos para mantimentos
2. Construção de 5 depósitos para mantimentos, em 8 meses, com
previsão de investimento no valor de R$ 60.000,00
Exemplo 2:
1. Aumento da capacidade de processamento do servidor de dados
2. Aumento da capacidade de processamento do servidor de dados
de 1.2 GHz para 3 GHz até o próximo período de elaboração da
folha de pagamento
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
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Termo de Abertura do Projeto
O
O Termo
Termo dede Abertura
Abertura do
do Projeto
Projeto éé oo documento
documento que
que
autoriza
autoriza formalmente
formalmente oo início
início de
de um
um projeto
projeto na
na
organização
organização. .
22
Termo de Abertura do Projeto
23
Premissas
A tríplice
restrição!
Custo Escopo
Exemplo:
1. “O projeto deverá estar operacional até o ano fiscal de 2004”
2. “O limite de gastos é de R$ 60.000,00”
3. “Todos os produtos devem atender às especificações da norma
ISO XXXXX”
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
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Planejamento
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
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Planejamento do Projeto
27
Planejamento do Projeto
28
Planejamento do Escopo
29
Estrutura Analítica do Projeto
AA Estrutura
Estrutura Analítica
Analítica do
do Projeto
Projeto (EAP)
(EAP) éé uma
uma
rrepresentação
epresentação gráfica
gráfica ee detalhada
detalhada dde
e todo
todo oo
escopo
escopo dodo projeto.
projeto.
30
Estrutura Analítica do Projeto
Exemplo
31
Estrutura Analítica do Projeto
Conceito
Conceito de
de Pacote
Pacote de
de Trabalho
Trabalho
32
Estrutura Analítica do Projeto
Exemplo
33
Estrutura Analítica do Projeto
Nível de detalhe
34
Estrutura Analítica do Projeto
Benefícios da EAP
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Planejamento do Tempo
Inclui
Inclui todos
todos os
os processos
processos necessários
necessários para
para
planejar
planejar como
como concluir
concluir oo projeto
projeto no
no prazo.
prazo.
Envolve:
6.1 – Definição das atividades
6.2 – Sequenciamento das atividades
6.3 – Estimativa de recursos da atividade
6.4 – Estimativa de duração da atividade
6.5 – Desenvolvimento do cronograma
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Definição das atividades
Identificar
Identificar as
as atividades
atividades que
que devem
devem ser
ser
executadas
executadas para
para aa entrega
entrega dos
dos produtos
produtos do
do
projeto.
projeto.
- Uma vez o escopo do projeto definido e seus principais produtos
(deliverables) identificados, as atividades do projeto para o alcance
dos objetivos precisam ser definidas, seqüenciadas e estimadas em
termos de recursos necessários e duração.
- Os pacotes de trabalho são decompostos em componentes
menores, chamados de atividades, para fornecer uma base para a
estimativa e elaboração de cronograma.
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
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Seqüenciamento de atividades
Identificar
Identificar ee documentar
documentar aa seqüência
seqüência lógica
lógica que
que as
as
atividades
atividades devem
devem ser
ser realizadas
realizadas ee estabelecer
estabelecer aa
relação
relação de
de dependência
dependência entre
entre elas.
elas.
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Seqüenciamento de atividades
Início E Fim
C D
Fonte - Aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos do Prof. Mario Andreuzza”, para o curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
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Desenvolvimento do cronograma
• Cronograma do Projeto
- Diagrama de rede do cronograma do projeto – com
informações de datas normalmente demonstram a
dependência entre as atividades e o caminho crítico do
cronograma
- Gráfico de barras (Gantt) – apresenta geralmente o
planejado com o progresso atual das atividades na escala
de tempo
- Gráfico de marcos – Apresenta os principais eventos do
projeto. Tem uso essencialmente gerencial
40
Desenvolvimento do cronograma
Diagrama de rede
41
Desenvolvimento do cronograma
Gráfico marcos
42
Planejamento de Custos
Envolve
Envolve planejar
planejar os
os custos
custos associados
associados àà realiza ção do
realização do
trabalho
trabalho ee sua
sua forma
forma de
de controle.
controle.
43
Planejamento de Custos
44
Planejamento de Custos
45
Planejamento de recursos humanos
Envolve
Envolve identificar,
identificar, documentar
documentar ee designar
designar os
os papéis,
papéis,
as
as responsabilidades
responsabilidades ee os
os relacionamentos
relacionamentos de
de reporte
reporte
do
do projeto
projeto
46
Planejamento de recursos humanos
47
Planejamento de recursos humanos
Tabela
Tabelaque
quedefine
definepapéis
papéiseeatribui
atribuiresponsabilidades
responsabilidadespara
para
cada
cadauma
umadas
dasatividades
atividadesrelacionadas
relacionadasna
naEAP.
EAP.
O peraç ão
O b te n ç ã o
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
G e r e n te
D ir e to r
E q u ip e
L íd e r
Executa É responsável direto pela execução dos trabalhos,
pela obtenção dos recursos e pelos resultados.
3. Planejamento das Atividades
3.1 Mobilizar Equipe A E P
Participa Participa da execução dos trabalhos mas não é 3.2 Estabelecer Critérios de Gerenciamento
responsável direto. Revisar Matriz de Responsabilidades E P
Revisar Plano de Acompanhamento A E P C
É Consultado Fornece informações necessária à execução Revisar Critérios de Conclusão e Aceite P E P C
dos trabalhos. Montar Diretório de Participantes do Projeto E P
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Planejamento das Comunicações
Envolve
Envolve determinar
determinar asas necessidades
necessidades de
de informações
informações ee
de
de comunicações
comunicações dos dos Stakeholders
Stakeholders::
Quem
Quem precisa
precisa de
de que
que informação,
informação, quando
quando será
será
necessário
necessário disponibilizá -la, como
disponibilizá-la, como será
será produzida
produzida
ee por
por quem.
quem.
49
Planejamento das Comunicações
Rico
Presença Física
(Face a Face)
Canais Interativos
RIQUEZA
(Telefone, Chat)
DE
CANAIS Canais Pessoais Estáticos
(Email, Memorandos, Cartas)
Canais Impessoais Estáticos
(Comunicados Escritos, boletins,
Relatórios Computador, Gerais)
Pobre
50
Planejamento das Comunicações
51
Planejamento das Comunicações
52
Plano de gerenciamento das comunicações
# Canal / Objetivo / Conteúdo da Mensagem Grupos de Audiência Periodicidade Responsável Meio de Acesso
Evento
{informar o {informar o conteúdo da mensagem {informar os {informar a {informar o {informar o local onde
canal de com seu objetivo claramente receptores / periodicidade em que responsável pela a informação será
informação expresso} destinatários da deve ocorrer a comunicação} disponibilizada}
a ser mensagem} comunicação}
utilizado}
1 Status do - Informar: - Gerente do Projeto Semanal Gerente do Projeto Site do Projeto
Projeto / . atividades em progresso - Equipe (Líderes de
Reuniões de . próximos passos Frente de Trabalho)
Status . problemas e riscos - PMO
. Mudanças
2 Status - Fornecer uma visão macro do - Diretores e gerentes Semanal PMO Site do Projeto
Consolidado/ andamento das frentes (principais funcionais envolvidos
Reuniões de atividades e marcos) - Gerentes de Projeto
Comitês - Apresentar principais problemas e - PMO
riscos
- Apresentar principais decisões e
definições necessárias
3 Site do - Disponibilizar: - Público em geral Semanal Equipe de Change Intranet
Projeto . Termo de Abertura Management
. Declaração de Escopo
. Plano do Projeto
. Status Consolidado
. Comunicados Gerais
53
Planejamento dos Riscos
54
Planejamento dos Riscos
Problema e Risco
Problema Risco
• Situação que de fato ESTÁ ocorrendo e • Situação que PODE vir a ocorrer e causar
impactando o projeto impacto no projeto
• Solucionável; requer ação imediata; • Gerenciável;
• Descoberto (normalmente de forma reativa) • Pode e deve ser identificado previamente;
durante o curso do projeto; • Pode se transformar em problema.
Exemplos: Exemplos:
• Indisponibilidade de infra-estrutura para • Alta do dólar (em contratos vinculados ao
instalação de HW dólar)
• Falta de recursos necessário para início de • Mudança na legislação do setor
certa atividade • Inviabilidade tecnológica (se há dependência
• Atrasos no cronograma de tecnologia não comprovada)
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Planejamento dos Riscos
Gerenciar
Gerenciarriscos
riscosenvolve
envolvemaximizar
maximizaraaprobabilidade
probabilidadede
deocorrência
ocorrênciaee
efeitos
efeitosde
deeventos
eventospositivos
positivos(oportunidades)
(oportunidades)eeminimizar
minimizaraa
probabilidade
probabilidadeeeefeitos
efeitosde
deeventos
eventosnegativos
negativos(ameaças).
(ameaças).
Componentes do Riscos
Evento
Probabilidade de ocorrência
Gravidade do impacto ou efeitos ou conseqüência
Criticidade ou nível de controle (Probabilidade x Impacto)
56
Planejamento dos Riscos
• Categorias de risco
técnicos • Riscos organizacionais, técnicos e externos
s
ou de cronograma (gerenciamento do
ext
acio
projeto)
ern
aniz
s o
org
Processo
Processo de
de determinar
determinar quais
quais os
os prováveis
prováveis
riscos
riscos podem
podem afetar
afetar oo projeto
projeto ee documentar
documentar
suas
suas características
características
A identificação de riscos é um
processo iterativo porque novos
riscos podem ser conhecidos
conforme o projeto se desenvolve
durante todo o seu ciclo de vida
58
Análise qualitativa de riscos
Processo
Processo de
de avaliar
avaliar aa probabilidade
probabilidade ee oo impacto
impacto dos
dos
riscos
riscos identificados
identificados
59
Análise qualitativa de riscos
60
Análise qualitativa de riscos
Graduação da Probabilidade
0 1.0
61
Análise qualitativa de riscos
Probabilidade
Moderada
baixa mod mod Mod alta
Baixa
baixa baixa mod Mod alta
Muito baixa
baixa baixa baixa baixa mod
Impacto
62
Análise qualitativa de riscos
Probabilidade
Probabilidade
Probabilidade
• Alto impacto / Alta probabilidade
• Nenhum projeto sobrevive com riscos em
nível crítico a longo prazo
• Ações de mitigação, são
conseqüentemente, mandatórias para a
Impacto
“saúde” do projeto
65
Análise qualitativa de riscos
Probabilidade
• Estes riscos frequentemente são
relacionados às operações cotidianas
• O efeito líquido destes riscos, se não forem
gerenciados, é tão grande quanto os riscos
no quadrante 1 Impacto
66
Análise qualitativa de riscos
Probabilidade
• Estes riscos são frequentemente guiados
por fatores externos ou ambientais, fora do
controle da gerência tais como terremotos
ou furacões
• O planejamento de contingências é Impacto
67
Análise qualitativa de riscos
Probabilidade
• Baixo impacto / Baixa probabilidade
• São geralmente aceitáveis em seu
nível atual
• Devem ser monitorados porém com
menor frequência Impacto
68
Planejamento de respostas a riscos
Processo
Processo de
de desenvolver
desenvolver opções
opções ee determinar
determinar ações
ações
para
para ampliar
ampliar oportunidades
oportunidades ee reduzir
reduzir ameaças
ameaças aos
aos
objetivos
objetivos do
do projeto
projeto
O planejamento de respostas a
riscos aborda os riscos de acordo
com a sua prioridade, inserindo
recursos e atividades no
orçamento, cronograma e plano de
gerenciamento do projeto,
conforme necessário.
69
Planejamento de respostas a riscos
70
Execução
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
71
Distribuição de Informações
Envolve
Envolve disponibilizar,
disponibilizar, de
de forma
forma regular,
regular, as
as
informações
informações necessárias
necessárias às às partes
partes envolvidas
envolvidas do
do
projeto.
projeto.
72
9.3 Desenvolver a equipe do projeto
Melhorar
Melhorar as
as competências
competências ee aa interação
interação entre
entre os
os
membros
membros dada equipe
equipe para
para melhorar
melhorar aa performance
performance do
do
projeto.
projeto.
73
Monitoramento e Controle
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
74
Monitoramento e Controle
Envolve
Envolve os
os processos
processos realizados
realizados para
para observar
observar aa
execução
execução dodo projeto
projeto dede forma
forma aa identificar
identificar
potenciais
potenciais problemas
problemas ee tomar
tomar ações
ações corretivas ,
corretivas,
quando
quando necessário
necessário,, para
para controlar
controlar aa execução
execução do
do
projeto.
projeto.
As mesmas informações do planejamento estão disponíveis para
a execução e para o monitoramento e controle. Isso é
fundamental para romper com a idéia de que quem faz controle
está querendo surpreender quem está executando. Os
executores devem saber não só o que fazer, mas como serão
avaliados.
75
O Processo de Mudança
Sem
Semgerenciamento
gerenciamentoformal
formalde
demudanças
mudançasééimpossível
impossível
garantir
garantirque
queas
asalterações
alteraçõespropostas
propostasestejam
estejamde
deacordo
acordocom
com
os
osobjetivos
objetivosdo
doprojeto.
projeto.
76
Controle Integrado de Mudanças
Coordenar
Coordenar ee gerenciar
gerenciar as
as mudanças
mudanças ao
ao
longo
longo da
da execução
execução do
do projeto.
projeto.
• Coordena as mudanças em todas as áreas do conhecimento.
• Determina que uma mudança aconteceu.
• Influencia fatores geradores de mudança de maneira a assegurar que
haja concordância.
• Assegura que todas as mudanças no escopo do produto sejam
refletidas no escopo do projeto.
• Mantém a integridade da base de referência para medição do
desempenho.
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Sistema de controle de mudanças
Solicitação
de mudança Aprovado? N
Aprovação S Documentar
inicial pelo e armazenar
Gerente do
Projeto
Estimativas de
custo e tempo Fim
da implantação
da mudança N
Aprovação Implementar,
pelo Comitê documentar
Aprovado? S
de Controle e armazenar
de Mudanças
78
Controle: Indicadores
Indicadores
Indicadores são
são valores
valores mensuráveis
mensuráveis usados
usados
para
para representar,
representar, da
da forma
forma mais
mais fiel
fiel possível,
possível,
uma
uma situação.
situação.
79
Controle: Indicadores
Características Gerais
80
Controle: Indicadores
Características Gerais
Quantidade: Quanto?
Qualidade: Como?
Tempo/ prazo: Quando?
Local (geograficamente): Onde?
81
Controle: Indicadores
Indicadores
Indicadores de
de desempenho
desempenho medem
medem oo grau
grau de
de
realização
realização do
do planejamento
planejamento do
do projeto.
projeto.
Exemplos:
IDE - Índice de Desenvolvimento de Escopo: mostra percentual do
progresso físico alcançado em relação ao valor planejado até o momento
(IDE = Escopo realizado/Escopo planejado);
IDC – Índice de Desenvolvimento de Custos: mostra o percentual do
orçamento gasto em relação ao valor planejado até o momento (IDC =
Valor Realizado/Valor Planejado);
Indicadores
Indicadores de
de qualidade
qualidade relacionam
relacionam os os aspectos
aspectos
aa serem
serem avaliados
avaliados para
para identificar
identificar se
se um
um produto
produto
atende
atende às
às necessidades
necessidades dede um
um solicitante.
solicitante.
Exemplo:
Diâmetro 10cm
83
Encerramento
Processos
Processos de
de Processos
Processos de
de
Iniciação
Iniciação Planejamento
Planejamento
Processos Processos
Processos de
de
Processos de
de
Monit./ Execução
Execução
Monit./ Controle
Controle
Processos
Processos de
de
Encerramento
Encerramento
84
Encerramento
Envolve
Envolve as
as ações
ações realizadas
realizadas para
para concluir
concluir
formalmente
formalmente todas
todas as
as atividades
atividades dede um
um projeto
projeto ou
ou
fase,
fase, entregar
entregar oo produto
produto para
para oo solicitante
solicitante ou
ou
encerrar
encerrar um
um projeto
projeto cancelado.
cancelado.
85
Nossos agradecimentos especiais ao Prof. Mario Andreuzza e suas
notas de aula “Fundamentos do Gerenciamento de Projetos”, para o
curso “Gerência de Projetos”, da FGV-DF, 2005
Obrigado!!
86