Fluxograma

Tcnicas de Fluxograma Neste captulo, analisada a importante tcnica da representao grfica que permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Entre as tcnicas de representao grfica, a mais usada pelo analista sistemas, organizao e mtodos a do fluxograma. Por meio dos fluxogramas, o analista de sistemas, organizao e mtodo pode representar os vrios fatores e as variveis que ocorrem no sistema, circuitos de informaes relacionadas ao processo decisrio, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo. Por outro lado, deve-se ter conhecimento de que os mtodos administram so os meios manuais, mecnicos ou eletrnicos plos quais as operaes administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais so executadas, mtodos so relacionados com a maneira pela qual o trabalho executado; processos, com o tipo de trabalho feito. O sistema corresponde a um conjunto de processos relacionados. Todas as empresas possuem numerosos sistemas necessrios consecuo de seus objetivos, tais como planejamento da produo (que engloba os processos de programao e controle da produo, reaplicao de material etc.), suprimentos (que engloba os processos de compra, de recebimento etc.). Os executivos das empresas devem estar cientes de que maior rapidez no circuito das informaes, economias de mo-de-obra e de material, maior exatido etc. so obtidas pela simplificao dos mtodos administrativos. Neste captulo, so apresentados os principais aspectos das representaes grficas que visam auxiliar o analista de sistemas, organizao e mtodos em suas tarefas bsicas. No fim deste captulo, voc estar em condies de responder a algumas perguntas, tais como: o o o Quais as tcnicas de representao grfica disposio do analista de sistemas, organizao e mtodos? O que representa a tcnica de fluxogramas? Como o analista de sistemas, organizao e mtodos podero utilizar, da melhor maneira possvel, a tcnica de representao grfica?

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10.2 TCNICA DO FLUXOGRAMA Neste captulo, o estudo dessa tcnica efetuado com mais profundidade, pois o fluxograma de intenso e amplo uso universal. Ele representa com racionalidade, lgica, clareza e sntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informaes recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsveis e/ou unidades organizacionais. O fluxograma, por meio de smbolos convencionais, representa de forma dinmica o fluxo ou a sequncia normal de trabalho. O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja soluo interessa, diretamente, ao exerccio de uma administrao racional. Mostrando a circulao de papis e formulrios entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, ele usado para a pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo. Fluxograma a representao grfica que apresenta a sequncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. O fluxograma, ou flow-chart, conhecido com os nomes de carta de fluxo de processo, grfico de sequncia, grfico de processamento etc. O fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais: o o o o o o padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos; maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; facilitar a leitura e o entendimento; facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; maior flexibilidade; e melhor grau de anlise.

O fluxograma objetiva evidenciar a sequncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos ilgicos e a disperso de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento bsico de todo trabalho racionalizado, pois no basta fazer sua diviso, sendo necessrio bem disp-lo no tempo e no espao. o meio pelo qual o analista de sistemas, organizao e mtodos consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois da imprescindvel diviso e distribuio das tarefas. Por meio de uma completa, ordenada, detalhada e fidedigna disposio; fatores pertinentes ao funcionamento de uma empresa, os fluxogramas auxiliam a descobrir os pontos que, representando falhas de naturezas diversas podem responder pelas deficincias constatadas na execuo dos trabalhos, fluxograma pronto abrange grande nmero de operaes, em um espao relativamente pequeno. No estudo da organizao empresarial, muito se fala da Necessidade simplificar o trabalho; a grande maioria dos autores, todavia, esquecem de apontar os instrumentos capazes de obter a to desejada eliminao do suprfluo. Pode afirmar que a grande maioria fala da necessidade de aumentar a produtividade diminuir os custos; os mais esclarecidos complementam dizendo que necessrio eliminar os movimentos inteis, combinar as tarefas afins, visando encurtar percursos, mas ainda no dizem como alcanar o esperado resultado. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo quais as coisas so feitas, no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios que as faam; no a maneira segundo a qual o chefe pensa que so feitas, mas a forma pela qual o manual normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles so, portanto, fotografia exata de uma situao real em foco. 10.2.1 Vantagens do fluxograma Prof. Washington Grimas Washington@wsgrimas.com Pgina 2

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O fluxograma apresenta uma srie de vantagens, que podem ser resumidas em: o o o Apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a anlise da eficincia do sistema; Possibilidade da apresentao de uma filosofia de administrao, atuando, principalmente, como fator psicolgico; Possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo, o que facilita o exame dos vrios componentes do sistema e de suas possveis repercusses, tanto positivas quanto negativas. Normalmente os outros mtodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua anlise; Propiciar o levantamento e a anlise de qualquer mtodo administrativo desde o mais simples ao mais complexo, desde o mais especfico ao de maior abrangncia;

Propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lgica do processo, tanto por parte dos especialistas em mtodos administrativos, quanto por seus usurios; Possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e fracos do mtodo administrativo considerado; E propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos. 10.2.2 Informaes bsicas de um fluxograma O analista de sistemas, organizao e mtodos, bem como os usurios, sempre devem ter em mente quais so as informaes bsicas provenientes de um fluxograma, para que possam obter o melhor resultado do mesmo. As informaes bsicas representadas num fluxograma podem ser relacionadas aos aspectos apresentados a seguir: o o o o o O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito de informaes; O sentido de circulao ou fluxo de informao; As unidades organizacionais em que se realizam cada operao; O volume das operaes efetuadas; e Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes do mtodo administrativo representado pelo fluxograma.

Saliente-se que os dois ltimos itens podem ser considerados como opcionais, elabora sua representao possa proporcionar uma informao importante ao Analista de sistemas, organizao e mtodos, bem como aos usurios do mtodo administrativo considerado. 10.2.3 Anlise pelo fluxograma No estudo detalhado de cada tipo de fluxograma, deve ser examinado o tema de anlise que convm a cada um; as perguntas relacionadas a seguir, porm, so comuns a todos. Antes de iniciar a anlise do fluxograma, o analista de sistemas, organizao: mtodo deve certificar-se de que todas as fases foram relacionadas, bem 10 saber, exatamente, o que cada uma significa. Para tanto, deve aplicar as seguintes perguntas bsicas: a) O que feito? Para que serve essa fase? Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas t utilidades de cada uma delas. se so conhecidas as

a pergunta que serve de base de sustentao para o analista de sistemas, organizao e mtodos. b) Por que essa fase necessria? Tem ela alguma influncia r: resultado final da rotina Prof. Washington Grimas Washington@wsgrimas.com Pgina 3

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analisada? H, realmente, uma necessidade absoluta dessa fase? Se as respostas a essas perguntas no forem positivas, a fase deve-ser eliminada. c) Onde essa fase deve ser feita? Ser que a mudana do local em que essa fase est sendo realizada no permitir maior simplificao da rotina? Tal mudana de local vivel? Verifique se a mudana de local onde a fase est sendo feita economizar tempo e evitar transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execuo e eliminar as fases desnecessrias. d) Quando essa fase deve ser feita? A seqncia est corretamente fixada? As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentao do analista de sistemas, organizao e mtodos no estudo realizado. e) Quem deve executar a fase? H algum mais bem qualificado parai execut-la? Seria mais lgico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase? Essas perguntas permitem verificar a extenso da transferncia de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional. f) Como a fase est sendo executada? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fcil de executar a fase, seja por meio de um impresso prprio, seja pela mecanizao da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial. Fica evidente que as perguntas apresentadas so necessrias, mas no suficientes. O analista de sistemas, organizao e mtodos deve ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos. 10.2.4 Simbologia do fluxograma Os smbolos utilizados nos fluxogramas tm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informao escrita e/ou verbal componente de um sistema administrativo. Por outro lado, salientase que existe uma tendncia. Cada vez mais generalizada, para a padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos ou situaes correntes. possvel utilizar smbolos diferentes dos convencionais, desde que no ofeream dificuldade de compreenso para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Essa situao decorrente das caractersticas especficas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade. Contudo, os smbolos mais comuns se desenvolveram e tiveram sua utilizao ampliada, de tal maneira, que chegaram a constituir uma linguagem corrente entre os usurios. A combinao dos smbolos apresentados com uma srie de outros smbolos complementares permite ampliar, esclarecer ou interpretar os diferentes passos dos sistemas administrativos. Essas expresses simblicas so utilizadas de forma consistente em anlises de sistemas administrativos no campo da informtica, ainda que, nesse caso, algumas operaes requeiram o uso de smbolos especiais. Este livro no se preocupa com o uso da tcnica de fluxogramas nesse ramo de atividades, ficando restrito rea de organizao e mtodos. Salienta-se que os smbolos inerentes aos tipos de fluxogramas so apresentados junto com as consideraes gerais de cada tipo de fluxograma ao longo deste captulo.

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10.2.5 Tipos de fluxogramas Os principais tipos de fluxogramas que o analista de sistemas, organizao e mtodos pode utilizar so: o o o Fluxograma vertical; Fluxograma parcial ou descritivo; e Fluxograma global ou de coluna.

A seguir, so apresentados os aspectos bsicos de cada um desses tipos de fluxograma. 10.2.5.1 Fluxograma vertical O fluxograma vertical, tambm, denominado folha de anlise, folha de simplificao do trabalho ou diagrama de processo. O fluxograma vertical , normalmente, destinado representao de rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens. A primeira consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado. A segunda consiste na rapidez de preenchimento, pois os smbolos e convenes j se acham impressos. A terceira consiste em maior clareza de apresentao. A quarta, na grande facilidade de leitura por parte dos usurios. O fluxograma vertical, como o prprio nome indica, formado de colunas verticais; em cada coluna so colocados os smbolos convencionais de operao transporte, arquivamento, demora e inspeo; em outra, a descrio do mtodo atual e, por ltimo, aquela em que consta o elemento que executa a operao. Alguns fluxogramas verticais possuem mais uma coluna, para que sejam anotadas as clssicas perguntas: por qu? onde? quando? quem? o qu? como?, objetivando fornecer elementos para posterior simplificao do trabalho, por meio de automtico levantamento das condies e razes operacionais. Outros fluxogramas apresentam colunas em que so anotados a distncia do percurso dos passos e o tempo mdio de dispndio de cada fase, bem como apresentam duas colunas: uma para os procedimentos atuais e outra para os propostos. Pela anlise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminao, combinao, reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos de detalhes. Por essa razo, inquire-se cada detalhe, aplicando-se as seguintes perguntas: POR QUE Esse sistema necessrio? Podem-se eliminar o sistema, o processo, os passos? O QUE feito? Quais os passos? Esto todos eles includos? ONDE - deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar? QUANDO Deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser combinado ou simplificado, movendo-o para frente ou para trs? QUEM Deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa indicada? Outra pessoa pode executla melhor? COMO Prof. Washington Grimas Washington@wsgrimas.com Pgina 5

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Est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Com esquema diferente? O analista de sistemas, organizao e mtodos deve inquirir sobre cada detalhe e tomar notas para indicar os melhoramentos possveis. Por outro lado, as espcies de ao a serem praticadas, combinao, seqncia da modificao etc. so anotadas em impresso auxiliar. Do estudo original deve-se, sempre, preparar um roteiro de trabalho para orientar a instalao dos melhoramentos e certificar-se de que o sistema no retorne aos antigos mtodos de operao. De maneira resumida, verifica-se que os aspectos bsicos do fluxograma vertical so: a) Facilitar a descrio das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os smbolos so impressos de maneira que permitem que o analista de sistemas, organizao e mtodos, medida que transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses smbolos para descrever o sistema existente; b) Reduzir as divergncias entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o entrevistado explica o sistema, o entrevistador procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo tempo; e c) Estruturar a proposio de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situao existente. Os smbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical so apresentados no Quadro 10.1:

A operacionalizao do fluxograma vertical realizada por meio da unio dos smbolos, interligados em ordem sequencial. Numa situao mais resumida, tem-se a seguinte situao: o o o lado esquerdo da folha: smbolos; centro da folha: reas de responsabilidade por onde circulam os documentos e as informaes do sistema; direita da folha: descrio dos passos do sistema.

De maneira mais detalhada, o fluxograma vertical pode conter: o o o o lado esquerdo da folha: descrio da rotina atual; parte central da folha: smbolos da situao atual e proposta; lado direito da folha: descrio da rotina proposta; e centro superior da folha: anlise do nmero de passos para cada smbolo na situao atual e na situao proposta, bem como as diferenas identificadas. Pgina 6

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Com base na representao, apresentado, a seguir, um exemplo de fluxograma vertical que representa um sistema de recepo de materiais numa empresa fictcia (Quadro 10.2).

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10.2.5.2 Fluxograma parcial ou descritivo Seus aspectos bsicos so: o o o o Descreve o curso de ao e os trmites dos documentos; Tambm mais utilizado para levantamentos; de elaborao um pouco mais difcil do que o fluxograma vertical; e. mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

Os smbolos utilizados para esse tipo de fluxograma so os apresentados no Quadro 10.4:

Sua operacionalizao efetuada mediante a interligao de seus smbolos. Deve-se notar que o conector utilizado para evitar muitas interseces de linhas (sentido de circulao). Outro aspecto que se torna difcil visualizao dos documenta manuseados por uma nica unidade organizacional, principalmente se houve troca constante de documentos entre as unidades. Tambm, como a unidade organizacional representada por um smbolo, o fluxograma mostra-se mais complexo, ou seja, com maior nmero de smbolos do que os outros grficos representativos da rotina e procedimento administrativo. Na Figura 10.1, apresentado um exemplo do fluxograma parcial ou descritivo que representa um Prof. Washington Grimas Washington@wsgrimas.com Pgina 9

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sistema de recebimento de materiais de uma empresa fictcia.

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