Secretariado v6 n2010

UNIVERSIDADE DE PASSO FUNDO INSTITUTO DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS
Curso de Secretariado Executivo Bilngue Campus I - Bairro So Jos - Fone (054) 3316-8330 - 8436 CEP 99001-970 - Passo Fundo - RS secretariajunior@upf.br
Secretariado Executivo em Revist@

N 6/Dez. 2010 ISSN 1809-2802
Acesso: www.upf.br/secretariado
Conselho editorial desta edio
Profa. Ms. Daniela Giareta Durante Profa. Ms. Fabiana Regina Biscoli Prof. Giezi Schneider Profa. Ms. Josete Alzira Passamani Stocco Prof. Ms. Olivo Tiago Giotto Profa. Ms. Rosimeri Ferraz Sabino Profa. Ms. Susana Elisabeth Neumann Pereira Profa. Ms. Vera Eloci Estrasulas Daneli
Organizao
Profa. Ms. Josete Alzira Passamani Stocco
Sumrio
A insero da mulher no mercado de trabalho e o surgimento da profisso secretria .............................................................................................................. 5
Caroline de Ftima Matiello Vaz, Rosane Terezinha Laimer
Autonomia do secretrio: uma questo de postura e de valorizao profissional ........................................................................................................ 17

Daniela Giareta Durante, Maria Elisabete Mariano dos Santos
Esteretipos, boa aparncia e a secretria executiva ...................................... 29

Altair dos Santos Paim, Marcos Emanoel Pereira
O profissional do secretariado e seus desafios no contexto da sociedade globalizada.......................................................................................................... 41

Renata Andrade de Lima e Souza
Gesto secretarial uma nova viso de assessoramento nas organizaes ... 51

Graciele Becker, Jamara Ceolin
Consultoria jnior secretarial: limites e oportunidades .................................. 62

Cibelle Santiago, Lidiane Reis, Maria Luzitana C. dos Santos
Relaes humanas: um enfoque no gerenciamento de conflitos .......................... 77

Ritiele Jocelaine Sippel, Rosa Maria Guedes
Organizao de eventos: diferencial do secretariado ....................................... 87

Amanda Goin, Elades Lovizon
A automatizao de processo em empresa do setor fumageiro: padronizao e qualidade de servios ............................................................... 96

Charles Vitalis, Luiza Wioppiold Vitalis, Kurt Werner Molz
A insero da mulher no mercado de trabalho e o surgimento da profisso secretria

Caroline de Ftima Matiello Vaz*, Rosane Terezinha Laimer**
Resumo
Este trabalho consiste em relatar a histria da insero da mulher no mbito empresarial, abordando a origem da profisso secretria. Apresenta-se a luta da mulher na busca de um espao na rea empresarial, fato que originou uma grande caminhada e a derrubada de muitos preconceitos gerados pela sociedade. Analisa-se ainda o surgimento da profisso secretria, uma das primeiras atividades exercidas pela mulher e que, atualmente, ocupa lugar privilegiado nas organizaes. Palavras-chave: Mulher. Preconceito. Secretria.
Introduo
A luta da mulher na busca de um espao no ambiente empresarial foi muito grande e marcada por uma srie de acontecimentos, que mudaram as concepes da sociedade e derrubaram alguns preconceitos. A priso domstica em que vivia a mulher desde seu nascimento afugentou seus sonhos, desejos e aspiraes, tornando-a escrava do lar, do marido e da prpria vida. O pensamento machista e a prpria cultura que dominavam a Idade Mdia impediram que as mulheres mostrassem seu valor e habilidades, despertando em algumas a vontade de ir alm, de buscar seus direitos e poder ajudar no sustento da casa. E foram essas mulheres que se uniram s demais e saram luta. No incio tiveram muitas dificuldades e foram desprezadas por suas atitudes, mas com incansvel busca por um espao no mercado de trabalho conseguiram obter algumas conquistas. Por meio dessas conquistas comearam a ocupar cargos como professoras, enfer-
**
Bacharel em Secretariado Executivo Bilngue pela Universidade de Passo Fundo e aluna do curso de Especializao em Assessoria Executiva da UPF. E-mail: carol_matiello@hotmail.com Professora do curso de Secretariado Executivo Bilngue da Universidade de Passo Fundo e especialista em Gesto Secretarial. E-mail: rtlaimer@terra.com.br
Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010
meiras e secretrias. Nesta ltima, elas s tiveram espao quando os homens foram para as frentes de guerra, nos anos 1914-1918 e 1939-1945, e, assim, por falta de mo de obra, as mulheres ocuparam esse espao. Dessa forma, este trabalho apresenta a saga da mulher na busca da insero no mercado de trabalho e as conquistas do feminismo, que foi um dos maiores movimentos em prol da mulher. Alm disso, aborda ainda a histria da profisso secretria, uma das primeiras funes exercidas pela mulher e que teve origem no tempo dos faras.
A insero da mulher no mbito profissional

Desde os primrdios da civilizao at os dias atuais, a mulher sofre com a discriminao e a impossibilidade de atuar no cenrio profissional. A posteridade registrou fatos impressionantes que oprimiram a mulher durante muitos anos e afugentaram seus sonhos e aspiraes, oferecendo-lhe um espao restrito e limitado prtica domstica. Partindo do princpio da humanidade, mais precisamente no terceiro milnio antes de Cristo, Carmo (2001, p. 110) descreve Lilith, a primeira mulher de Ado:
A acepo de Lilith, inserida na cultura hebraica, originou-se da divergncia entre as duas narrativas sobre a criao da mulher, inseridas no texto do Antigo Testamento. No primeiro relato bblico (Gnesis, 1:27), Deus criou Ado, ou Adamah palavra hebraica feminina que designa terra ou cho , um ser andrgino, tanto homem como mulher. J no segundo (Gnesis 2:22), a mulher foi criada como um adjutrio ao varo, sendo formada de uma costela de Ado, enquanto ele estava dormindo.
Nessa narrativa percebemos que desde a criao do mundo a ideia de submisso da mulher para com o homem muito visvel. Se ela fora criada atravs de uma costela do homem, seria sujeita a ele para sempre. Era exatamente isso que se pensava nos primrdios de nossa civilizao. Com o passar dos tempos, a viso da humanidade com relao mulher no mudou muito. A cada ano, sculo e milnio o preconceito vinha tomando espao e fazendo parte do cotidiano. Para Cardoso (1980, p. 41), a Igreja colocou a mulher em situao de desvantagem social e de discriminao. A religio sempre defendia a tese da existncia de diferenas inatas entre os dois sexos, as quais deixavam a mulher sempre em situao de inferioridade com relao ao homem. A cada dia esse preconceito tomava passos maiores e a mulher era cada vez mais dominada pelo homem. Toledo et al. (1985, p. 9) abordam a dominao do homem sobre a mulher da seguinte forma:
Vivemos em uma sociedade de estrutura patriarcal, que consciente ou inconscientemente tem sido concebida imagem da famlia burguesa o homem como provedor e a mulher devendo permanecer em casa atendendo aos afazeres domsticos e cuidando das crianas [...]. A mulher permanece margem destes processos esperando que o homem se ocupe de sua sobrevivncia e da prole.
Nesse sentido, a mulher realizava apenas os trabalhos domsticos, como lavar, cozinhar, arrumar a casa, gerar e cuidar dos filhos. Eram essas as suas atribuies como me, mulher e dona de casa, deixando o sustento da famlia nas
mos do marido, que por ser mais forte deveria trabalhar e prover a sobrevivncia de seus dependentes. Conforme explica Macedo (1990, p. 9), na Idade Mdia, entre os sculos V e XV, a mulher era governada pelos homens, sendo eles o seu prprio pai, esposo ou at mesmo o sogro, e seu limite era a casa. Muraro (2002, p. 100-101) destaca que as mulheres ficavam sob a guarda dos pais, passando virgens para a guarda dos maridos. Elas no herdavam diretamente, de modo que as terras conquistadas eram entregues aos mais valentes guerreiros. Tambm nessa poca era comum o infanticdio de meninas, o que tornou as mulheres escassas, restando aos homens pagar altos preos pelas noivas. Se analisarmos a histria da mulher no Rio Grande do Sul, percebemos o domnio masculino habitando o estado. Segundo Paixo (1995, p. 23-28), o papel do homem como protetor e provedor familiar evidenciou-se a partir dos povos primitivos. As mulheres indgenas exerciam trabalhos domsticos com imensos sacrifcios, nunca decidiam nada e eram obrigadas, em tempos de guerra, a amasiar-se aos guerreiros. J a mulher negra era um objeto de compra e venda. Os preos pagos por elas eram to baixos que valiam menos do que um animal. Eram conhecidas como escravas e as que possuam boa sade e estivessem amamentando eram levadas para amamentar as crianas das patroas. Por sua vez, a mulher imigrante mostrou-se forte. Ela chegou ao Brasil com o esposo e os filhos menores, pois os mais velhos eram obrigados a ir guerra,
mas mesmo assim no se omitiu, e sua coragem e determinao ajudaram a superar os problemas. As imigrantes ajudavam os maridos no trabalho da roa, plantando e colhendo para garantir sua sobrevivncia, alm de cuidar da casa, dos filhos e dos maridos. Podemos dizer que as imigrantes deram um primeiro passo para a ascenso da mulher, porm ainda muito discretamente. Muito se discute sobre a origem histrica da discriminao da mulher, mas o que se constata que ela era submissa ao homem em todos os sentidos: domsticos, de lazer e sexuais. No podia sair de casa e, se assim fizesse, era mal interpretada, sofria discriminao e repdio por parte da sociedade. O trabalho fora de casa era exclusivamente para os homens, que eram os chefes da famlia. De certa forma, Toledo et al. (1985, p. 11) destacam essa desigualdade de funes entre homem e mulher como uma questo familiar, ou seja, desde pequenos os filhos j recebem a lio de que o pai o responsvel por trabalhar e resolver os problemas fora de casa. Os filhos eram educados nessa tica, ou seja, as meninas ajudavam a me no trabalho da casa e os meninos aprendiam com o pai sobre o trabalho que cabia ao homem realizar. A discriminao por sexo, portanto, inicia na famlia, mas se formaliza na escola. Toledo et al. (1985, p. 17) ressaltam que na escola que a diferenciao entre os sexos ocorre, pois a professora dita exatamente as regras aprendidas na sua infncia, as quais dividiro meninos e meninas. Alm disso, muitos livros didticos trazem a figura da mulher-me,
aquela que cria os filhos e cuida da casa. Assim, as prprias professoras, uma das primeiras funes exercidas pela mulher, concordavam e repassavam aos alunos a ideia de submisso da mulher, ou seja, reafirmavam ainda mais a dominao masculina. Para Pinto (2003, p. 13), alm dos limites da casa, a mulher s tinha acesso vida religiosa, ou bruxaria, fato que intrigou a populao na poca em que muitas mulheres morreram queimadas em praa pblica, acusadas de serem bruxas, pois receitavam remdios caseiros, entre outros. Muraro (2002, p. 109) relata que a partir do sculo XIII as mulheres mdicas e curandeiras foram proibidas de seguir os trabalhos e com isso foram sumindo, conforme explica: A perseguio as cirurgis e curadoras tradicionais ia aumentando medida que ia se solidificando o poder mdico. Ao menos centenas de milhares de mulheres morreram em quatro sculos. Muitos crem que este nmero atinja a casa dos milhes. Hoje os historiadores e principalmente as historiadoras se aplicam em resgatar a memria das bruxas. Sua destruio foi um dos maiores genocdios da humanidade. At hoje o mundo lembra esse fato cruel, que demonstrou o preconceito contra as mulheres, supervalorizando o trabalho masculino. As mulheres curandeiras receitavam chs medicinais, benzeduras e prticas de orao por doentes, que muitas vezes curavam-se por sua prpria f, acreditando no trabalho delas. Assim, restava-lhes somente a vida religiosa, frequentando a igreja e seguindo o que os sacerdotes pregavam.
Nesse longo processo em busca da conquista por um espao no mbito profissional, alm do preconceito e das imposies, a mulher sofria tambm com a violncia. Werner (1992, p. 82) relata a triste histria de Maria Regina, uma mulher que morreu aps ser alvejada com seis tiros pelo prprio marido. Eduardo Souza Rocha no aceitou que sua esposa estudasse e trabalhasse; ento, no dia 11 de agosto de 1980, tirou-lhe a vida, alegando estar agindo em legtima defesa. Casos como esses ocorreram diversas vezes, e ainda ocorrem, porm em menor nmero, pois a partir de 22 de setembro de 2006 entrou em vigor a lei n 11.340, conhecida como Lei Maria da Penha, a qual prev maior rigor nas punies para agresses contra mulheres ocorridas no ambiente familiar ou domstico. Os casos de violncia contra a mulher ocorrem, em sua maior parte, no ambiente domstico, onde a mulher violentada pelo marido e at pelos filhos, como percebemos pelos jornais e meios de comunicao que relatam fatos como esse. A lei contribuiu muito para a diminuio desses casos, porm ainda existem mulheres que por medo no denunciam seus violentadores. Assim, aos poucos a mulher percebia que seu principal objetivo de vida era o marido, conforme as imposies da estrutura familiar, vindas da prpria criao. Dessa forma, ela foi tentando encontrar lacunas que a pudessem libertar dessa masmorra, travando lutas e unindo-se s demais para se equiparar com o homem.
O feminismo e o mercado de trabalho

A mulher teve uma longa peregrinao na busca de um espao na sociedade, especialmente no mbito empresarial. Ela derrubou preconceitos, criou sua prpria rotina de vida e pde comear a trabalhar fora do limite domstico. Mas no poderamos falar de sua histria sem abordar as grandes conquistas que elas tiveram ao longo dessa caminhada. Um dos principais movimentos em torno da conquista das mulheres foi o feminismo, iniciado com a Revoluo Francesa na Europa. Pinto (2003, p. 22-28) relata sobre o incio do movimento feminista no Brasil, liderado por Bertha Lutz, que reivindicava o direito ao voto pelas mulheres, o qual foi conquistado em 1932 com o novo Cdigo Eleitoral, que possibilitou mulher o direito de votar e ser votada. Evangelista (2003, p. 1) pontua o seguinte sobre o feminismo no Brasil:
Ao levantar bandeiras como o direito ao voto e a eleio, a igualdade de salrios perante os homens e proteo contra os abusos no ambiente de trabalho (como assdio sexual), o movimento feminista tem contribudo sistematicamente para tornar o Brasil um pas mais democrtico, superando sua origem autoritria e oligrquica.
Tais conquistas deram muito trabalho s mulheres, que lutaram durante anos para conseguir garantir alguns direitos. A chegada dos mtodos contraceptivos ocorreu a partir da dcada de 1960 e possibilitou s mulheres o controle do nmero de filhos e o planejamento do ambiente familiar. E sua entrada nas universidades foi um grande salto, pois ali mostraram suas inmeras habilidades e puderam relatar e escrever para a posteridade sua prpria histria. Por sua vez, o engajamento no mercado de trabalho, sem dvida, foi o maior avano do feminismo. Sobre os primeiros registros da entrada da mulher no mercado de trabalho, Falco (2001) assim registra:
Isso comeou a acontecer de fato com a I e II Guerras Mundiais (1914-1918 e 1939-1945, respectivamente), quando os homens iam para as frentes de batalha e as mulheres passavam a assumir os negcios da famlia e a posio dos homens no mercado de trabalho. Mas a guerra acabou. E com ela a vida de muitos homens que lutaram pelo pas. Alguns dos que sobreviveram ao conflito foram mutilados e impossibilitados de voltar ao trabalho. Foi nesse momento que as mulheres sentiram-se na obrigao de deixar a casa e os filhos para levar adiante os projetos e o trabalho que eram realizados pelos seus maridos.
A partir desses movimentos feministas que se disseminaram por todo o pas, a mulher foi passando por grandes mudanas. Nesse sentido, podemos afirmar que as trs grandes revolues da mulher foram: a chegada dos mtodos contraceptivos, sua entrada na universidade ou at mesmo na escola e seu engajamento no mercado de trabalho.
Na verdade, esse acontecimento foi um dos muitos que levaram a mulher a se inserir na atividade profissional. Aps esse perodo a mulher comeou a introduzir-se no mercado de trabalho, conforme relata Probst (2005):
No sculo XIX, com a consolidao do sistema capitalista inmeras mudanas ocorreram na produo e na organizao do trabalho feminino. Com o desenvolvimento tecnolgico e o intenso crescimento da ma-
quinaria, boa parte da mo-de-obra feminina foi transferida para as fbricas. Desde ento, algumas leis passaram a beneficiar as mulheres. Ficou estabelecido na constituio de 32 que sem distino de sexo, a todo trabalho de igual valor correspondente salrio igual; veda-se o trabalho feminino das 22 horas s 5 da manh [...]. Mesmo com essa conquista, algumas formas de explorao perduraram durante muito tempo. Jornadas entre 14 e 18 horas e diferenas salariais acentuadas eram comuns. A justificativa desse fato estava centrada no fato de o homem trabalhar e sustentar a mulher.
grupos de pessoas deixaram de lado seus receios milenares e saram s ruas para defender seus direitos e os de suas classes (apud GEHRINGER, 2000, p. 12).
Apesar de trabalharem longas horas dirias, as mulheres no recebiam equivalente aos homens, pois na realidade eram sustentadas por eles; portanto, no necessitavam ganhar como eles. Essa era a posio dos empregadores. Contudo, mesmo assim elas no desistiram e continuaram trabalhando fora de casa. Hahner (1978, p. 95) salienta que, no sculo XIX, as mulheres eram empregadas em nmero crescente nas indstrias brasileiras, especialmente as txteis, visto que seus salrios ainda estavam muito abaixo dos j pequenos vencimentos pagos aos homens. Alguns autores lembram que a entrada da mulher no mercado profissional ocorrera recentemente e mobilizara demais grupos sociais em situao de preconceito a se defenderem, conforme registra Maerker:
O grande salto feminino, da cozinha para o mercado de trabalho recente [...]. A conscincia de paridade profissional entre os sexos foi um fenmeno do sculo 20, assim como o foi o recrudescimento de lutas pelas igualdades sociais e raciais. Este talvez seja o sculo que, no futuro, ser reconhecido com o primeiro momento em que grandes
No Brasil, as primeiras profisses exercidas pelas mulheres foram enfermeiras, secretrias e professoras, as quais se mantm com grande participao feminina at hoje. Durante esse processo de insero da mulher no mbito profissional, muitos problemas foram surgindo, tais como: o que seria trabalho de mulher e de homem, ou seja, mais uma vez o preconceito vem tona e diferencia ambos os sexos. Werner (1992, p. 88-90) destaca que, em razo da fora fsica do homem, ele era considerado melhor para o trabalho, pois possua maior resistncia. Apesar desses fatos, percebemos que houve crescimento da insero delas no mercado. Teixeira (2005) fala sobre esse crescimento:
Nos ltimos cinquenta anos um dos fatos mais marcantes ocorridos na sociedade brasileira foi a insero crescente das mulheres na fora de trabalho. Este contnuo crescimento da participao feminina explicado por uma combinao de fatores econmicos e culturais. Primeiro, o avano da industrializao transformou a estrutura produtiva, a continuidade do processo de urbanizao e a queda das taxas de fecundidade, proporcionando um aumento das possibilidades das mulheres encontrarem posto de trabalho na sociedade.
Nos dias atuais as mulheres ocupam mais postos de servio, em comparao com os tempos passados, assumindo cargos mais elevados, porm em menor nmero. Probst (2005) registra o fato da seguinte forma:
10
No Brasil, as mulheres so 41% da fora de trabalho, mas ocupam somente 24% dos cargos de gerncia [...]. No geral, entretanto, as mulheres brasileiras recebem, em mdia, o correspondente a 71% do salrio dos homens. Essa diferena mais patente nas funes menos qualificadas. No topo, elas quase alcanam os homens. Os estudos mostram que no universo do trabalho as mulheres so ainda preferidas para as funes de rotina.
prescindveis para um bom desempenho em qualquer setor. Com isso, durante os anos, o homem acabou se dando conta de que tambm poderia ajudar a esposa no servio domstico, conforme Muraro (2002, p. 190) explica:
Numa fase posterior a mulher reivindica a entrada do homem no domnio do privado. Hoje o homem comea a ajud-la nos afazeres domsticos em alguns pases, e tal como o homem primitivo, comea a ter participao no processo reprodutivo, cuidando do beb e do cotidiano, tarefas antes consideradas s femininas.
Por meio da narrativa percebemos que houve um pequeno crescimento nos postos de trabalho para a mulher, mas ela continua recebendo menos que os homens e realizando, em algumas situaes, apenas as prticas dirias. No entanto, o jornal Correio do Povo (POA, 2009, p. 5) relata que o salrio de homens e mulheres est mais equilibrado. O valor dos rendimentos femininos na regio Metropolitana de Porto Alegre atinge 85,4% dos atribudos aos homens; o rendimento mdio real por hora das mulheres apresentou crescimento de 4% em 2008. A reportagem apresenta ainda os setores que mais empregaram mulheres nos ltimos tempos: servios (47 mil), comrcio (14 mil) e indstria (7 mil). Esse crescimento em determinados setores ocorre em razo da capacidade da mulher em negociar, vender e comunicarse com as pessoas. Observamos que nas lojas do setor de vesturio, por exemplo, os vendedores na maioria so mulheres, pois elas tm capacidade de convencimento e criatividade que despertam interesse das pessoas; por isso, acabam sendo as preferidas para tais funes. Podemos afirmar que, realmente, nos dias atuais a mulher tem uma aceitao maior por parte dos empregadores, que observam nela caractersticas im-
Essa situao em que o homem passa a ajudar nos servios domsticos muito beneficiou a estrutura familiar, sendo cada um responsvel pelo bom desenvolvimento da casa, do trabalho e dos filhos. Sem falar que a mulher atualmente investe na sua qualificao profissional, dividindo o lar, os filhos, os estudos e o trabalho, administrando ambos com eficincia e qualidade. Por todos esses relatos que devemos ter em mente quo difcil e dolorosa foi a luta das mulheres pelo mundo todo, conforme destaca Pinto (2003, p. 106), no sentido de que o feminismo foi uma das maiores organizaes realizadas pelas mulheres e ainda tem uma longa histria pela frente. Elas derrubaram barreiras, foram persistentes e no se deixaram levar pelo pensamento conservador da sociedade. Portanto, temos de reconhecer que as mulheres atuais sabem evidenciar seus valores, assim como a sociedade tambm os valoriza. Elas penaram, foram humilhadas, privadas de muitas coisas, mas conquistaram aos poucos o seu merecido espao, talvez ainda pequeno, mas em constante crescimento.
11
A profisso secretria
A profisso secretria uma das mais antigas, porm sua origem no muito conhecida. Sabe-se que teria surgido nas civilizaes remotas atravs dos escribas, no sculo IV antes de Cristo. Segundo Azevedo e Costa (2004, p. 17-18), os primeiros registros da profisso datam dos tempos dos faras, sendo exercida somente pelos homens, na figura dos escribas. Os escribas eram divididos em dois grupos: no primeiro, os filsofos, professores e escritores; no segundo, os prisioneiros de guerra que continuaram na condio de escravos, a servio de seus senhores, originando-se, assim, os secretrios. Esses secretrios, por possurem habilidades valiosas naquele tempo, como saber ler, escrever, entre outras, tornaram-se assessores dos reis. Sabino e Rocha (2004, p. 4) descrevem os escribas da seguinte forma:
Eles foram trabalhadores valiosos e requisitados s primeiras aes de organizao burocrtica na histria social. A valorizao de habilidades diversas e perfeito domnio do idioma, da literatura e da histria do seu pas foram caractersticas exigidas a esses assessores de Reis, Imperadores, Filsofos e lderes. Tais caractersticas incorporariam, mais tarde, o perfil do profissional de Secretariado.
Por meio dessa descrio podemos avaliar que existem muitas semelhanas entre o trabalho do escriba e o trabalho da secretria: ambos dominavam perfeitamente o idioma e eram exmios conhecedores da histria de seu pas. Guimares (2001, p. 15) relata mais algumas semelhanas, tais como: a clas12
sificao de arquivos, domnio da escrita e habilidade de receber uma ordem e redigi-la, alm de execut-la. Se analisarmos essas caractersticas, percebemos que o escriba era uma pessoa de confiana do rei, reafirmando atravs da origem que a secretria sempre foi o brao direito de seu chefe, a pessoa em quem ele podia confiar e a quem podia delegar as tarefas, desde as mais simples at as mais complexas. Tem-se, assim, um dos primeiros relatos histricos da profisso, representado pela figura do escriba. A origem da profisso deriva de um conjunto de informaes, das quais podemos citar tambm o nome secretria, hoje to conhecido e popular, mas que antigamente significava algo privado. De acordo com Azevedo e Costa (2004, p. 18), a origem da palavra secretria vem do latim, secretarium, secretum e secreta, significando lugar retirado, particular e secreto; com o passar do tempo, ocorreram mudanas no significado e na grafia desses termos, surgindo, assim, secretria(o). Hoje o nome da profisso conhecido e atribudo a vrios profissionais que executam atividades secretariais, desde as mais antigas, como atender telefone e recepcionar, at as atuais, como gerenciar. Conforme os mesmos autores, a funo de secretria apareceu aps a Revoluo Industrial, nessa poca exercida quase que exclusivamente pelos homens, e aps as duas guerras mundiais (1914-1918 e 1939-1945), contando com a presena feminina. Nesse perodo, em razo da falta de mo de obra masculina, houve o surgimento da mulher na
rea, mais precisamente na Europa e nos Estados Unidos. Com as guerras, os homens deixaram seus trabalhos e as mulheres incorporaram-se na atividade, afastando-os, de certa forma, da profisso, que nessa poca ainda no era reconhecida. De acordo com Azevedo e Costa (2004, p. 17), no Brasil as mulheres surgiram como secretria na dcada de 50. Nesse perodo a secretria comeou a atuar na estrutura empresarial brasileira, porm executando algumas tcnicas secretariais, como atendimento telefnico e recepo. Cabe destacar que os salrios pagos a elas eram muito baixos, inferiores aos que eram pagos aos homens; no entanto, elas no desistiram de seguir na profisso e foram luta. Alm do salrio baixo, outro problema enfrentado pelas profissionais foi a busca pelo reconhecimento da profisso, o qual teve xito na dcada de 1970, conforme narram Sabino e Rocha (2004, p. 8):
Um fato histrico confirma o reconhecimento da profisso como restrita s mulheres: em homenagem ao centenrio de nascimento de Llian Sholes (primeira datilgrafa), as indstrias fabricantes de mquinas de escrever organizaram em 1950 o primeiro concurso de datilgrafos (uma das inmeras denominaes que o Secretariado ganharia ao longo da sua histria). Dada a presena macia de mulheres ao concurso realizado em 30 de setembro, instaurou-se o Dia da Secretria.
pando de um concurso de datilografia, habilidade que era essencial para a secretria na poca. Guimares (2001, p. 25) revela que o Dia da Secretria foi oficializado no Brasil em 26 de outubro de 1977, a partir da sendo comemorado anualmente no dia 30 de setembro. Por menor que seja essa conquista, impulsionou o crescimento e a valorizao da secretria, que comeou a ser conhecida por suas funes e sua importncia no ambiente empresarial. Na dcada de 1980, outro fato marcante impulsionou o reconhecimento da secretria: foi regulamentada a profisso no Brasil. Azevedo e Costa (2004, p. 17) destacam a conquista da categoria por meio da assinatura da lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985. Com a nova lei foram estabelecidos requisitos para o exerccio da profisso, atribuies e at mesmo a formao mnima exigida. Este ltimo que gerou muitas discusses em torno de seus critrios, conforme explica Guimares (2001, p. 25):
[...] a lei, embora definisse os critrios da funo secretarial e exigisse formao tcnica e aperfeioamento cultural para a profissional, tambm trouxe grandes prejuzos. Ao exigir que s poderiam ser consideradas secretrias (ou secretrios) as pessoas que exercessem a profisso h cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados, fechou as portas a uma grande maioria, pois no previu um perodo de acomodao da lei. Foi assim que cerca de 90% das pessoas que exerciam a profisso se viram prejudicadas, pois no se enquadravam na nova legislao.
Mesmo atuando por vrios anos e sendo um importante instrumento na rotina empresarial, a secretria somente foi reconhecida aps esse evento, que reuniu centenas de mulheres partici-
Esse fato prejudicou centenas de pessoas que exerciam a profisso, mas em 9 de setembro de 1996, a Consultoria
13
do Ministrio do Trabalho emitiu um parecer alterando a contagem de tempo para os profissionais no habilitados por diploma, mudando a contagem para 36 meses (AZEVEDO; COSTA, 2004, p. 23). Nesse sentido, a lei ainda prev que somente ser considerado secretrio executivo o profissional diplomado por curso superior de secretariado, ou aquele portador de qualquer outro diploma de nvel superior, mas que comprove o exerccio efetivo da profisso por 36 meses. A lei prev tambm que, para ser considerado tcnico em secretariado, o profissional deve ter concludo curso de secretariado em nvel de 2 grau (GUIMARES, 2001, p. 17). Mesmo com a lei estabelecendo essas regras, ainda existem pessoas que trabalham na ilegalidade, que se dizem secretrias, ou at mesmo so descritas na hierarquia das empresas como tal, porm sequer realizaram algum curso profissionalizante na rea. Mas, apesar desses fatos, a lei contribuiu imensamente com a profissionalizao da secretria, fazendo com que exercesse a profisso com maior responsabilidade, buscando atualizao e aprimoramento de suas competncias. Alm disso, a nova lei deu mais flego classe, oportunidade em que surgiram os sindicatos das secretrias. No Brasil o primeiro sindicato a surgir foi o Sindicato das Secretrias e Secretrios do Rio Grande do Sul (Sisergs). Sabino e Rocha (2004, p. 17) descrevem o surgimento:
O primeiro sindicato de secretariado no Brasil foi o SISERGS Sindicato de Secretrias e Secretrio no RGS, que recebeu sua Carta Sindical no dia 30 de abril de 1987, com
vigor a partir de 01 de maio do mesmo ano, em homenagem ao Dia do Trabalhador. Os sindicatos de secretrias foram criados em vrios Estados e receberam a representao nacional da FENASSEC Federao Nacional das Secretrias, criada em 31 de agosto de 1988, em Curitiba Paran. Atualmente ela composta por vinte e quatro sindicatos.
Dessa forma, os profissionais que atuavam na rea uniram-se na busca de direitos e de uma profisso regulamentada e reconhecida em todo pas. Foi a partir desse esforo que foi criado tambm o cdigo de tica da profisso. Sabino e Rocha (2004, p. 17) relatam que o Cdigo de tica Profissional de Secretariado foi publicado no Dirio Oficial da Unio em 7 de junho de 1989, apesar de ter sido aprovado em 30 de setembro de 1983. O cdigo determinou os direitos e deveres do secretariado, alm das penalidades para aquele que exercer erroneamente a profisso. Entre outros, prev as relaes entre profissionais de secretariado, relaes com a empresa e relaes com as entidades que representam a categoria. Com certeza, todos esses fatos foram imprescindveis para o surgimento e fortalecimento da profisso secretria. Hoje a profisso reconhecida mundialmente, porm nem todos os pases tm legislao especfica para a secretria. Entre as datas oficiais da profisso, como o 30 de setembro, Dia da Secretria, temos tambm a ltima quarta-feira do ms de abril, quando comemoramos o Dia Internacional do Secretariado. Alm disso, na religio catlica as secretrias tm como patrono e protetor da profisso So Jernimo, que se imortalizou pelos estudos Bblia e foi considerado Doutor mximo das Escrituras (SABINO; ROCHA, 2004, p. 25).
14
Apesar de ter surgido discretamente e conquistado seus direitos morosamente, a profisso secretria destacou-se na estrutura empresarial. Primeiramente ocupada somente por homens desenvolvendo funes bsicas, hoje a profisso exercida por ambos, em sua maioria por mulheres, porm com funes mais elaboradas e inseridas no contexto tecnolgico em que vivemos.
masculina, atualmente, a funo ocupada, em sua maior parte, por mulheres. Ser secretria tornou-se uma profisso importante. Para tanto, exigem-se um perfil empreendedor e uma postura inigualvel. Alm de dominar as habilidades e assessorar o executivo, a secretria dotada de vrias outras distines que a fazem surgir a cada dia como uma profissional competente, eficiente e que responde altura da profisso.
Consideraes finais
Atualmente, a evoluo da mulher no mercado de trabalho visvel, apesar de ainda serem a minoria e muitas vezes ganharem menos que os homens desempenhando funes semelhantes. As lutas, mobilizaes e movimentos feministas realizados ao longo de todos esses anos contriburam para a insero da mulher nos mais diversos postos de trabalho. Hoje, alm de realizar as tarefas domsticas e cuidar dos filhos, elas tambm ajudam no oramento familiar, fato que anteriormente era obrigao apenas do homem. A mulher, de certa forma, tornou-se independente; ela trabalha, estuda, toma suas prprias decises, tem suas responsabilidades e capaz, ainda, de incorporar outras atividades que apaream, fazendo-as com eficincia. No Brasil, a caminhada feminina derrubou preconceitos e mudou um pouco da cultura conservadorista que era dominante na sociedade. Quanto secretria, esta se tornou um diferencial nas organizaes. Apesar de ter se originado dos escribas, que eram homens, e por certo tempo ter sido uma profisso
The integration of women in the workplace and the emergence of the secretary profession Abstract
This work tells the story of women entering the business scope, addressing the origin of the secretary profession. It shows the struggles of women in search of a place in the business, fact that caused a great walk and overthrow of many prejudices created by society. It also examines the emergence of the secretary profession, one of the first activities undertaken by woman who currently occupies a privileged place in organizations. Key words: Woman. Prejudice. Secretary
Referncias
AZEVEDO, Ivanize; COSTA, Sylvia Ignacio. Secretria: um guia prtico. 4. ed. So Paulo: Editora Senac So Paulo, 2004. BRASIL. Lei n 11.340, de 7 de agosto de 2006. Dispe sobre a criao dos Juizados de Violncia Domstica e Familiar contra a Mulher; altera o Cdigo de Processo Penal, o Cdigo Penal e a Lei de Execuo Penal; e d outras providncias. Casa Civil, Subchefia para Assuntos Jurdicos, Braslia, DF, 7 ago.
15
2006. Disponvel em: <http://wwwplanalto. gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2006/Lei/ L11340>. Acesso em: 12 set. 2008. CARDOSO, Irede. Mulher e trabalho: discriminaes e barreiras no mercado de trabalho. So Paulo: Cortez, 1980. CARMO, Cludia Rejane do. A mulher no horrio nobre da TV: estudo sobre representaes do feminino na telenovela brasileira. 2001. Dissertao (Mestrado em Comunicao e Informao) - Faculdade de Biblioteconomia e Comunicao, Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto Alegre, 2001. EVANGELISTA, Rafael. Uma histria do feminismo no Brasil. Disponvel em: <http:// www.anglombarde@bol.com.br>. Acesso em: 12 jan. 2009. FALCO, Juliana. Elas realmente no fogem luta. Disponvel em: <http://carreiras. empregos.com.br/carreira/administracao/ comportamento/090301-historico_mulher. shtm>. Acesso em: 30 set. 2008. GUIMARES, Mrcio Eustquio. O livro azul da secretria moderna. 19. ed. So Paulo: rica, 2001. HAHNER, June E. A mulher no Brasil. Trad. de Eduardo F. Alves. Rio de Janeiro: Civilizao Brasileira, 1978. MAERKER, Stefi. Mulheres de sucesso: os segredos das mulheres que fizeram histria. So Paulo: Infinito, 2000. MACEDO, Jos Rivair. A mulher na Idade Mdia. So Paulo: Contexto, 1990. MURARO, Rose Marie. A mulher no terceiro milnio: uma histria da mulher atravs dos tempos e suas perspectivas para o futuro. 8. ed. Rio de Janeiro: Record; Rosa dos Tempos, 2002. PAIXO, Darcy. A prenda tradicionalista. 2. ed. Santa Maria: Palotti, 1995. PINTO, Cli Regina Jardim. Uma histria sobre o feminismo no Brasil. So Paulo: Fundao Perseu Abramo, 2003.
PROBST, Elisiana Renata. A evoluo do trabalho da mulher no mercado de trabalho. Disponvel em: <http://www.icpg.com.br/artigos/rev02-05.pdf>. Acesso em: 4 abr. 2009. SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fabio Gomes. Secretariado: do escriba ao webwriter. Rio de Janeiro: Brasport, 2004. Salrio de homens e mulheres est mais equilibrado. Correio do Povo, Porto Alegre, ano 114, n. 156, 5 mar. 2009. TEIXEIRA, Zuleide Arajo. As mulheres e o mercado de trabalho. Disponvel em: <http:// www.universia.com.br/html/materia/materia_daba.html>. Acesso em: 30 set. 2008. TOLEDO, Regina Antnia G. de et al. A dominao da mulher: os papis sexuais na educao. 3. ed. Petrpolis: Vozes, 1985. WERNER, Dennis. Uma introduo s culturas humanas. 3. ed. Petrpolis: Vozes, 1992.
16
Autonomia do secretrio: uma questo de postura e de valorizao profissional

Daniela Giareta Durante*, Maria Elisabete Mariano dos Santos**
Resumo
So recorrentes os indicativos de que a profisso secretarial vem conquistando um espao mais evidente nas organizaes, participando e interferindo efetivamente nos processos empresariais. Questiona-se, no entanto, at que ponto essa participao representa maior autonomia do secretrio sobre o seu trabalho e, ao mesmo tempo, se o secretrio se sente valorizado e que fatores favorecem essa valorizao. Buscando elucidar essas indagaes, foi realizado um estudo terico-emprico com aproximadamente sessenta secretrios atuantes em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul, utilizando como procedimento de coleta de dados um questionrio e, para interpretao dos dados, a tcnica de anlise de contedo. Os resultados revelam que os secretrios se sentem valorizados e respeitados pelos colegas e superiores e que a autonomia mais frequente nas decises vinculadas ao seu espao de trabalho, diferentemente das decises que abrangem toda a empresa, que conquistada gradativamente, por isso mais comum entre os secretrios com mais tempo de servio. Conclui-se que
a valorizao da profisso est ligada postura autnoma do secretrio. Palavras-chave: Secretrio executivo. Remunerao. Reconhecimento profissional.
Introduo
O profissional de secretariado, na atualidade, um indivduo fundamental nas organizaes em razo das suas atribuies, que perpassam diretamente por sua capacidade de participao nos diversos processos empresariais, exigindo uma postura mais autnoma em relao s suas prticas dirias, o que tambm o valoriza perante o mercado de trabalho. A sua atuao, que no passado se baseava quase que exclusivamente em tarefas tcnicas, regida por uma postura passiva, foi se transformando com o passar dos tempos, em razo da busca constante por uma qualificao que
**
Mestra em Desenvolvimento, especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto Secretarial, bacharela em Secretariado Executivo. Professora e pesquisadora do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. E-mail: gdaniela@upf.br Mestra em Educao, Bacharela em Secretariado Executivo. Professora e pesquisadora do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. E-mail: mmariano@upf.br
17
visa atender s necessidades do mundo coorporativo, assim como promover o seu desenvolvimento pessoal e profissional. Dessa forma, notvel a maior valorizao e, consequentemente, participao do secretrio nos processos empresariais. Este chamado a pensar estratgias de negcio e a colaborar no desenvolvimento do negcio. Contudo, at que ponto essa participao representa maior autonomia do secretrio no seu trabalho? Apesar de a literatura apontar maior reconhecimento da profisso, o secretrio se sente valorizado? Que fatores favorecem essa valorizao na concepo desse profissional? A partir dessas indagaes, realizou-se um estudo terico-emprico com aproximadamente sessenta secretrios atuantes em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul, buscando investigar o fator autonomia, alm de aspectos de valorizao profissional. O texto tem continuidade com uma breve reviso terica em torno da profisso secretarial e da autonomia, seguindo com a descrio dos procedimentos metodolgicos. Os dados e resultados alcanados so apresentados na sequncia, finalizando com as consideraes finais e as referncias utilizadas.
Profisso secretarial
A profisso secretarial surgiu em meio intelectualidade e aos centros de poder e decises. Os escribas foram os primeiros a exercer essa funo por dominarem a escrita e terem um amplo conhecimento cultural, necessrios para
assessorar os governantes e lderes em suas batalhas. Com a democratizao, o povo teve acesso ao conhecimento, ao ler e escrever, de forma que essa habilidade no mais representava um diferencial ao escriba. Aos poucos a classe foi ficando enfraquecida, at mesmo subdividida: de um lado, os de representao intelectual e, de outro, os subordinados aos senhores, seguidores de ordens, explorados em sua intelectualidade, que executavam operaes solicitadas pelos lderes (NONATO JNIOR, 2009). A profisso secretarial desenvolveuse com o segundo grupo de escribas, por isso se restringiu a atividades operacionais, o que, de certa forma, explica o fato de ainda hoje muitas vezes ser percebida como excessivamente tecnicista e pragmtica. Esse enfoque da profisso foi acentuado com a introduo da mulher no mercado de trabalho, que se deu notadamente no campo secretarial. As mulheres, habituadas com os fazeres domsticos e o cuidado da famlia, levaram para o espao de trabalho esse perfil. Preocupavam-se, portanto, com o espao de trabalho, visando torn-lo mais agradvel s pessoas. Essa preocupao foi reconhecida como fundamental, no entanto originou esteretipos na profisso. Alm disso, conhecida a luta das mulheres pela emancipao e igualdade diante dos homens, mas na poca em que ingressaram no mercado de trabalho tiveram de se sujeitar a situaes bastante desiguais em termos de jornada de trabalho, remunerao, sobretudo da dominao exercida pelos homens, que detinham o poder. Isso reduziu as
18
contribuies das mulheres, logo das secretrias, que ficavam restritas execuo de determinadas tarefas e ao mando dos superiores. Por isso, ao longo da histria, a profisso secretarial tem sido vista como executora, seguidora de normas e determinaes dos superiores, ficando implcito o perfil submisso e de espectador. No Brasil, a lei n 6.556, de 5 de setembro de 1978, que dispe sobre a atividade de secretrio e d outras providncias, foi o primeiro documento oficial da categoria, apesar de considerar o trabalho secretarial como atividade, no profisso. As atividades costumeiramente desenvolvidas pelos secretrios e descritas na lei caracterizavam-se pela anotao de recados, atendimento telefnico, registros de entrevistas, arquivamento, redao de ditados, entre outros. A preocupao voltava-se eficincia e obedincia na realizao de tais tarefas. A literatura, mediante a propagao de manuais tcnicos e de dicas de comportamento, tambm enfatizava esse perfil operacional e de subordinao. O reconhecimento do secretariado como profisso ocorreu sete anos depois, por meio da lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985. Assim como as mulheres foram conquistando a igualdade e se consolidando no mercado de trabalho, a categoria secretarial evolui qualitativamente no sentido de amplitude de suas funes e interferncia dessas nos processos empresariais. O processo de industrializao e globalizao, bem como os avanos da cincia e da tecnologia, muito contribuiu com a transformao do perfil secretarial, pois as organizaes
passaram a necessitar de mo de obra diferenciada, abrangendo vrios saberes, tornando o conhecimento tcnico insuficiente para responder s novas demandas do mercado. Com esses adventos, o ensino superior em secretariado expandiu-se com o propsito de melhor preparar e capacitar os profissionais para as novas demandas do mercado. Ao mesmo tempo, a procura por tal formao cresceu consideravelmente. A partir de uma formao mais slida, abrangente e interdisciplinar, a atuao profissional tornou-se mais assertiva; consequentemente, aos poucos, os secretrios foram assumindo mais responsabilidades, agregando outras atividades e ampliando suas funes. No final do sculo XX a atuao do secretrio j era outra em termos de perfil, postura e atividades sob sua responsabilidade. Medeiros e Hernandes (2003, p. 17) referem essa mudana apontando que o secretrio transformouse em assistente executivo, que domina as habilidades requeridas num escritrio, demonstra capacidade para assumir responsabilidades sem superviso direta e tem iniciativa para tomar decises segundo os objetivos assinalados pela autoridade. Azevedo e Costa (2004, p. 146), igualmente, indicam a alterao do perfil secretarial, sinalizando a necessidade de competncia em: 1) assessoria, que diz respeito capacidade de trabalhar ao lado dos centros de poder e deciso; 2) gesto, compreendendo o exerccio de planejamento, organizao, liderana e controle; 3) empreendedorismo, que representa a capacidade reflexiva e
19
criativa para identificar e solucionar problemas e promover prticas inovadoras. Bscoli e Cielo (2004, p. 12), dentre outros, tambm referem a transformao da atuao secretarial. O secretrio executivo, na atualidade, destaca-se no papel de assessor gerencial, cujas habilidades vo desde a gesto de rotinas administrativas at a leitura e gerenciamento das relaes organizacionais, atravs da qual o profissional desenvolve a caracterstica de mediador de relacionamentos. O exposto elucida a conquista de um espao mais evidente nas estruturas organizacionais, uma participao e interferncia mais ampla nos processos empresariais, sobretudo maior autonomia para gerir o seu trabalho e tomar decises inerentes ao seu campo de atuao. Desse modo, a viso unilateral da profisso, processualmente, vem sendo desmistificada com a qualificao dos profissionais e a atuao mais estratgica e condizente com as necessidades das organizaes, fazendo-se, portanto, respeitada pelo mercado.
Autonomia na atuao secretarial

A autonomia foi uma temtica focalizada nesta pesquisa, buscando compreender suas implicaes para a rea secretarial, tornando crucial esclarecer o que se entende por esse termo. Ao se buscar o significado do termo autonomia, encontra-se no dicionrio Aurlio a seguinte definio: Faculdade de governar-se por si mesmo. No mbito organizacional, percebe-se que o conceito
20
est diretamente vinculado ao domnio de determinados conhecimentos que capacitam o profissional a gerenciar suas aes dentro de um contexto que tambm seja amplamente compreendido por ele, dominando seus processos de forma a tomar decises assertivas por via de um desempenho independente. A autonomia muito visada nas empresas atualmente. Em razo da competitividade e desafios a que esto submetidas, as organizaes almejam que seus funcionrios sejam capazes de encontrar solues criativas para os problemas e promover inovaes nos processos e produtos. O sujeito que tem autonomia sobre o seu fazer reflete, age, cria, questiona, argumenta, inova, apreende, desaprende, enfim, desenvolve-se ao longo da vida. Quem no tem autonomia sente-se alienado, tendo seu desenvolvimento pessoal e profissional impedido ou, pelo menos, prejudicado. O secretrio que no se desenvolve mantm-se no operacional, tem viso restrita; por isso, prefere que seu superior indique o qu e como deve fazer, comprometendo significativamente sua contribuio. A autonomia, contudo, resulta da postura do sujeito, do querer ser mais e de estar em constante busca pelo aprender. Nos casos dos funcionrios passivos, que no se sentem encorajados ao desenvolvimento e conquista da autonomia, papel da organizao estimular essa busca para que ambas as partes evoluam. A autonomia pode ser instigada por terceiros, gestores e programas de formao, at porque a empresa s evolui com a aprendizagem de seus funcion-
rios. A aprendizagem organizacional nos trs nveis individual, grupal e organizacional imprescindvel para o desenvolvimento do negcio e dos seus integrantes e a autonomia um alicerce significativo. Antonello (2004, p. 54), discutindo o autodesenvolvimento na perspectiva da aprendizagem organizacional, afirma que a autonomia possibilita ao sujeito o uso de sua liberdade e de fazer escolhas mais conscientes, alm de incentivar a constituio do pensamento crtico. Apesar da importncia da atuao autnoma, ainda existem empresas que no se preocupam com esse fator e corrompem qualquer iniciativa mais ativa de seus funcionrios, afinal, ter em seus quadros sujeitos submissos, que tudo aceitam e pouco questionam, pode ser mais confortvel para certos dirigentes. Muitas polticas empresariais esto direcionadas apenas produtividade e lucratividade, sem a viso humanstica do que isso representa para os funcionrios. O profissional no pode se submeter a essas situaes, aceitar que sua atuao seja aqum das suas possibilidades, transformando-se num sujeito alienado. A autonomia parte da postura do sujeito, mas deve ter seu espao no ambiente de trabalho, ser concedida e estimulada pela organizao. No caso especfico da atuao secretarial, que culturalmente carrega a submisso das mulheres diante dos homens (detentores do poder), a autonomia notadamente uma conquista significativa do profissional, uma conquista pela competncia, conhecimento e experincia j demonstrados. No so raros os casos
em que o secretrio convive com o abuso de poder ou excesso de autoritarismo, que impedem qualquer iniciativa, at mesmo de fazer opes prprias ou escolhas, como, por exemplo, utilizar uma metodologia de trabalho inovadora. Nesses casos, as contribuies do secretrio ficam comprometidas, alm de se tornar um funcionrio alienado. Portanto, a autonomia deve ser uma das caractersticas que permeia o fazer do secretrio da modernidade, que tem amplas responsabilidades frente do negcio, no assessoramento aos executivos e no gerenciamento de servios, pessoas e processos. Para tanto, necessita refletir, criar, questionar, agir, decidir, constituindo-se num agente do processo, deixando para trs a atuao passiva, submissa, de repetio e reproduo. , sem dvida, um diferencial do perfil do secretrio na atualidade, comparando com o que o permeou durante boa parte do sculo XX.
Procedimentos metodolgicos
A pesquisa, em relao a seus objetivos, enquadra-se como exploratria (TRIVIOS, 1987) e descritiva (GIL, 2002). No tocante aos procedimentos tcnicos, classifica-se como bibliogrfica e estudo de campo. O estudo de campo foi escolhido em razo de a pesquisa dirigir-se a um grupo especfico, ou seja, secretrios, e da importncia de aprofundar as questes propostas sem a preocupao estatstica (GIL, 2002). Desse modo, a pesquisa tambm se caracteriza pela abordagem predominantemente qualitativa.
21
A definio da quantidade de atores sociais do estudo seguiu os pressupostos da pesquisa qualitativa (MINAYO, 1994). Inicialmente, definiu-se que se daria com secretrios atuantes em empresas privadas localizadas nas cidades de Passo Fundo, Marau e Carazinho, todas do interior do Rio Grande do Sul, em razo de fazerem parte da regio de alcance da Universidade de Passo Fundo e estarem em intenso processo de desenvolvimento econmico. Na sequncia, foram definidos os tipos de empresa. Em se tratando do ramo de atividade, a escolha recaiu sobre indstrias, comrcio varejista, educao e sade, pela quantidade existente nessas cidades, empregando parcela significativa de profissionais de secretariado. No que diz respeito ao tamanho das empresas, restringiu-se s pequenas, mdias e de grande porte, a partir do critrio do nmero de funcionrios estipulado pelo Sebrae (2004). Por ltimo, optou-se por investigar 15 profissionais atuantes em cada um dos quatro ramos de atividade anteriormente definidos, englobando as trs cidades e pequenas, mdias e grandes empresas, totalizando sessenta empresas e sessenta sujeitos. A escolha das sessenta empresas foi aleatria, apenas respeitando os critrios j descritos. Destaca-se que no houve o propsito de investigar somente os secretrios com formao na rea, mas, sim, levantar nas empresas profissionais atuantes na rea secretarial para ento identificar sua formao, cargo e atividades. A tcnica de pesquisa escolhida para a coleta de dados foi o questionrio, contemplando perguntas abertas e fechadas
acerca do perfil do respondente, formao e principais atividades. O primeiro contato com o sujeito foi feito por telefone, momento em que eram combinados o envio e retorno do questionrio por e-mail, fax ou pessoalmente na empresa. Os questionrios foram respondidos no perodo de dezembro/2008 a maio/2009 e, aps a primeira anlise, foram considerados vlidos 59 questionrios. De posse dos dados, o prximo passo foram a descrio e interpretao desses, sendo a anlise de contedo a tcnica escolhida para esse fim, realizada com base nas orientaes de Bardin (1977) e Minayo (1994).
Interpretao dos dados

A pesquisa abrangeu secretrios atuantes em 59 empresas privadas, sendo 15 do ramo da educao, 17 da sade, 11 do comrcio e 16 indstrias. Quanto ao porte das empresas, 20 so pequenas, 28 mdias e 11 grandes, considerando o nmero de funcionrios. Dos 59 sujeitos da pesquisa, 56 so do sexo feminino e 3, do masculino, com idades que variam de 19 a 60 anos, com concentrao entre 19 e 35 anos. Em termos de formao, nove sujeitos possuem o ensino mdio; dez, curso tcnico; nove, graduao em andamento e 31, ensino superior completo. No tocante rea de formao, dos cinquenta que possuem curso tcnico ou graduao, 34 so no campo administrativo, destacando-se o bacharel em Administrao (12 sujeitos), o bacharel em Secretariado Executivo (10 sujeitos) e o tcnico em Secretariado (6 sujeitos). A formao dos outros 16
22
em reas distintas, como Pedagogia, Filosofia, Direito, Educao Fsica e Letras. Embora apenas 27% dos sujeitos tenham formao especfica em secretariado, todos atuam na rea secretarial, em setores/departamentos como recepo, secretaria, administrativo, gerncia e diretoria, e so registrados sob vrias nomenclaturas: telefonista, recepcionista, auxiliar, assessor, assistente, secretria, secretria executiva, supervisor e vendedor. Observa-se que apenas um sujeito possui o cargo de secretria executiva, mas chama ateno que sua formao em Administrao. Os dez profissionais com formao em secretariado executivo possuem os cargos de assessora executiva, assistente administrativa, recepcionista, secretria e telefonista. O tempo no respectivo cargo varia entre 15 dias e 20 anos. A maioria tem at cinco anos no cargo atual. O mesmo ocorre com o tempo de empresa, que varia entre 15 dias e 30 anos, concentrando-se em at cinco anos de empresa. Este estudo enfocou principalmente dois fatores na profisso secretarial atualmente, autonomia e valorizao profissional, e os dados obtidos so detalhados a seguir.
Autonomia: uma questo de postura dos secretrios

Os dados levantados pela presente pesquisa em torno do fator autonomia do secretrio remetem a trs situaes distintas: 1) os que possuem autonomia; 2) os que a possuem em algumas circunstncias; 3) os que no a possuem.
Boa parte dos sujeitos argumenta que sua independncia ao decidir alcana certo nvel de deciso e comentam que seus limites respeitam critrios predeterminados pela empresa. Conforme um sujeito, tenho autonomia em quase todas as situaes, mas dependendo do caso, preciso do aval da chefia. A autonomia mais frequente nas decises vinculadas realizao das atividades de rotina e decises acerca das mesmas, diferentemente da autonomia na tomada de decises que envolvem a empresa de um modo geral, que conquistada gradativamente; por isso, mais comum entre os secretrios com mais tempo de servio. Apesar de a maioria dos profissionais da rea secretarial no ter formao nessa rea, eles buscam preparao, seja por meio de treinamentos na empresa, seja por cursos especficos, para a realizao das tarefas de rotina, assumindo responsabilidades e autonomia nas decises no que diz respeito s atribuies dirias. Em mdia, 57% dos entrevistados dizem ter autonomia para tomar decises no setor em que atuam. No entanto, com o percentual de mais de 28% do pblico com cinco anos ou mais de empresa, percebe-se que, quanto maior o tempo de servio na empresa, maior a participao na tomada de deciso, envolvendo situaes que englobam a empresa, no apenas o setor em que atua. Inversamente, quanto menor o tempo de servio na empresa, menor essa autonomia global. Esses dados so considerados normais pelos entrevistados, j que a experincia e a vivncia com as diversas situaes na
23
empresa ampliam as possibilidades de participao no decorrer do tempo. Dos sujeitos que responderam no ter autonomia nas suas funes, formado por um percentual de 43%, alguns so assertivos e no justificam a falta de aes independentes, talvez at por no terem noo do que significam, reduzindo suas atividades ao ato de executar. O restante argumenta que segue manuais para tudo que faz, ou que suas decises precisam ser sempre apresentadas e aprovadas pela chefia. Um respondente afirmou somente em situaes predefinidas pelo executivo, explicitando a sua dependncia do ponto de vista de terceiros. Apesar disso, os profissionais desprovidos de autonomia parecem reconhecer que tal falta causa morosidade e pendncia de tarefas que poderiam ser facilmente solucionadas. necessrio, nesse aspecto, pontuar que os sujeitos que constituem o grupo daqueles que dizem atuar sob superviso direta de suas aes so, na sua maioria, profissionais sem a formao especfica em secretariado. Talvez isso explique a situao de submisso vivenciada nas organizaes, j que se entende que autonomia pode ser uma questo de conquista atravs de conhecimentos especficos, postura de viso ampla dos fatos e proatividade, questes pontuais queles que frequentam os bancos escolares visando atuao na rea secretarial.
vados a realizar o trabalho, buscando seu pleno desenvolvimento e desempenho, bem como resultados significativos para a empresa. Alm do mais, profissionais motivados tendem a se comprometer mais com a profisso e o empregador. O primeiro fator que surge ao se tratar de valorizao profissional o da remunerao. Neste ponto, os 59 sujeitos da pesquisa esto assim classificados:
Salrios-mnimos 12 23 34 56 Varivel Total N de sujeitos 32 19 5 2 1 59
Quadro 1 - Remunerao dos sujeitos
Aspectos de valorizao profissional

A valorizao um fator importante para que os profissionais se sintam moti24
No existe relao entre uma melhor remunerao e o porte ou ramo de atividade da empresa. Na primeira faixa salarial (at dois salrios-mninos), por exemplo, encontram-se profissionais atuantes em pequenas, mdias e grandes empresas, englobando os quatro ramos pesquisados. Por outro lado, pode-se inferir que, medida que o profissional possui maior tempo de empresa e formao mais elevada, a sua remunerao melhor, podendo-se relacionar com a autonomia, que normalmente conquistada pelo conhecimento e/ou experincia profissional. Destaca-se que, dos dois profissionais de maior remunerao (5 6 salrios), um bacharel em Secretariado Executivo, est h nove anos na empresa e exerce a funo de assessor executivo; outro licenciado em Geografia, est h 29 anos na empresa, sendo
dez anos no cargo de secretrio. Ambos atuam junto diretoria. Dentre as respostas que afirmam a valorizao, o aspecto financeiro no to relevante para que se sintam valorizados realmente, tendo em vista que lembrado somente depois que citam o respeito e a concesso da autonomia por parte de seus chefes. Apesar disso, para os profissionais que tm dvidas a respeito de sua valorizao ou julgam no serem valorizados, foi o fator financeiro o mais relevante. Quatro sujeitos concluem no serem valorizados pelo motivo de que terem grandes responsabilidades, mas no so valorizados em seus direitos nem tm perspectivas de mudana dessa situao. Ainda, oitos secretrios possuem dvidas acerca de sua valorizao; nestes casos o fator financeiro levantado, pois so colaboradores que desempenham atividades em que a chefia demonstra confiana para a realizao dessas, mas no o suficiente para demonstrar a valorizao, porque isso no se reflete em seus rendimentos salariais. Contudo, a questo da valorizao dos secretrios investigada por esta pesquisa no pode ser vista apenas pelo fator financeiro. Dos 59 sujeitos, 47 assumiram ser valorizados pelas atitudes de tratamento de seus superiores e de colegas da empresa onde atuam. E pela frequncia das respostas, a maioria dos respondentes se sente valorizada em, pelo menos, quatro aspectos distintos: respeito, elogios, direitos e as condies bsicas de trabalho e autonomia. O primeiro aspecto relevante o respeito. As pessoas tm valores e interesses
que podem, ou no, ser compatveis com os objetivos da organizao. Por isso, o respeito citado como forma de valorizao, pois faz com que os profissionais se sintam bem tratados, visto que a empresa demonstra conciliar tais interesses e necessidades para que haja satisfao e qualidade de vida dos funcionrios, bem como um ambiente de trabalho harmonioso. Outro aspecto refere-se aos elogios, pois alguns secretrios percebem a valorizao por meio do feedback, ou seja, a prtica de dar retorno sobre determinado comportamento ou prtica. Trata-se de uma ao comunicativa que procura mostrar a satisfao em ter aquela pessoa na organizao, por meio de palavras permeadas de adjetivos positivos, pela sua capacidade profissional, promovendo, alm de respeito, o seu desejo de permanecer na empresa. Para os sujeitos da pesquisa, o feedback tornou-se construtivo, pois passa confiana e reconhecimento pelo trabalho prestado. Elogios, mesmo que singelos, promovem nas pessoas um sentimento de vitria. Mesmo quando os secretrios recebem crticas, entendemnas e aceitam-nas como algo que pode vir a ser trabalhado para melhorar seu desempenho no cargo, e isso s possvel por meio de uma comunicao clara, que permita tambm que o receptor venha a expor suas ideias. Essa posio demonstra aos funcionrios que sua opinio importante e valorizada. Um terceiro aspecto diz respeito aos direitos e s condies bsicas de trabalho. Neste caso a valorizao se d pelo cumprimento das leis trabalhis-
25
tas e das prprias condies fornecidas pela empresa, como segurana, conforto, iluminao, ventilao, promoes, entre outras. Alguns sujeitos fizeram referncia ao fato de serem estagirios e de a empresa proporcionar-lhes os mesmos direitos dos demais colaboradores. Assim, no ocorre perda de motivao nem animosidade entre os colegas da organizao, visto que no h eleio de preferidos. Por fim, outro aspecto sugerido pelas respostas obtidas referente autonomia, que uma forma de valorizao adquirida atravs do tempo de servio prestado empresa e de reconhecimento pelo trabalho desenvolvido, que lhes do possibilidades de opinar em determinados assuntos e terem suas ideias aceitas pelos seus superiores, bem como tomarem decises relativas ao seu trabalho. Diante do exposto, possvel inferir que o tempo de servio contribui na constituio da autonomia, pois ao longo do tempo os profissionais adquiriram experincias que os dirigentes julgam prprias para agora opinar em favor dos assuntos da organizao. Tambm d autonomia a esses profissionais de se ausentarem das suas atividades quando necessitam e o incentivo, por parte das chefias, para participar de eventos da empresa e/ou cursos que os ajudem a desenvolver suas funes.
Consideraes finais
A profisso secretarial em boa parte do sculo XX esteve restrita operacionalizao, seguindo manuais e o determinado pelas chefias. Os avanos
tecnolgicos que impactaram a sociedade e, consequentemente, os ambientes organizacionais desafiaram tambm a atuao dos secretrios no sentido de aliar diferentes saberes e distanciar-se da reproduo de tcnicas e procedimentos. Do secretrio da atualidade esperada uma interferncia maior no todo organizacional. Algum que opina, questiona, sugere, justamente pelo vasto conhecimento que possui dos sistemas e subsistemas, bem como pela viso abrangente dos processos, ficando implcita sua participao mais efetiva e sua autonomia em gerir seu trabalho. A pesquisa emprica realizada corrobora os pressupostos tericos de que a autonomia fruto do autodesenvolvimento, conhecimento, experincia, especialmente, da postura dos indivduos em querer ser mais e aprender ao longo da vida. Ao fazer uma anlise mais profunda sobre o fator autonomia nas organizaes, em especial relacionado ao secretrio, pode-se concluir que, alm do acmulo de anos e experincia no setor em que atua para promover a sua capacidade de decidir, preciso que busque uma formao em prol da to almejada independncia. preciso, inicialmente, ter o conhecimento para decidir e conquistar o direito de faz-lo, contribuindo com seus superiores na medida em que soluciona problemas. Esse desenvolvimento precisa acontecer no apenas em nvel tcnico, mas em nvel de postura. , muitas vezes, uma questo de atitude e discernimento do que fazer e at onde ir, no ultrapassando, claro, suas atribuies. No h de ultrapassar limites, mas, sim, ser capaz de enfrentar e solu-
26
cionar questes pertinentes ao seu cargo, sem ficar na dependncia de terceiros. A atuao autnoma tambm se reflete na valorizao e no reconhecimento do profissional, justamente pelo respeito que adquire dos superiores, que passam a conceder inclusive elogios em forma de feedback pelo trabalho desenvolvido. A maioria dos sujeitos declarou a percepo de valorizao por se sentirem respeitados, receberem elogios, terem as condies bsicas de trabalho satisfeitas e usufrurem dos seus direitos como trabalhadores. Alm disso, a remunerao foi um fator levantado pelos sujeitos, mas, nesse caso, pelos secretrios que no se sentem valorizados por se envolverem com vrias atividades e no serem recompensados financeiramente por isso. Desse modo, verifica-se a evoluo qualitativa da profisso, por meio da atuao estratgica e comprometida com o crescimento do empreendimento. A partir da prtica mais assertiva, obtmse o reconhecimento, pois os secretrios sujeitos dessa pesquisa sentem-se valorizados e respeitados pelos colegas e superiores, bem como tm oportunidades para sugerir, questionar e gerir o seu trabalho. Portanto, o reconhecimento da profisso tambm consequncia da postura autnoma dos secretrios. Embora os resultados alcanados neste estudo possam ser considerados positivos, desejvel que os secretrios tenham maior autonomia para decidir sobre as demandas relacionadas ao seu trabalho e ao seu espao de atuao, podendo participar das decises que envolvem a empresa como um todo, visto que suas contribuies sero ainda mais
concretas. Igualmente, espera-se um reconhecimento efetivo da profisso em termos financeiros, condizente com o trabalho desenvolvido pelos secretrios com formao superior. Portanto, a autonomia e a valorizao ainda devem ser encaradas como desafios a serem assumidos e buscados pelos que se dedicam a essa profisso.
Secretarys autonomy: a question of attitude and professional development Abstract

The secretarial profession is gaining a more clear space in organizations, participating and intervening effectively in business processes. It is questionable, however, if this participation represents a greater autonomy of the secretary on their work. At the same time, if the secretary feels valued and which factors influence this recovery. In order to elucidate these questions, a theoretical and empirical study was conducted, with approximately 60 secretaries working in private companies in the countryside of Rio Grande do Sul, using as procedure to collect data a questionnaire, and to the interpretation of data, the technique of content analysis. The results reveal that the secretaries feel valued and respected by colleagues and superiors and that autonomy is more widespread in decisions related to their work space, unlike the decisions that span the entire company that is achieved gradually, so it is more common between the secretaries with more seniority. We conclude that the appreciation of the profession is linked to the autonomous position of the secretary. Key words: Executive secretary. Pay. Professional recognition.
27
Referncias
ANTONELLO, C. S. O autodesenvolvimento e a perspectiva da aprendizagem organizacional. In: BITENCOURT, C. (Org.). Gesto contempornea de pessoas: novas prticas, conceitos tradicionais. Porto Alegre: Bookman, 2004. AZEVEDO, I.; COSTA, S. I. Secretria: um guia prtico. 4. ed. So Paulo: Senac, 2004. BARDIN, P. Anlise de contedo. Lisboa: Edies 70, 1977. BISCOLI, F. R. V.; CIELO, I. D. Gesto organizacional e o papel do secretrio executivo. Expectativa, v. 3, n. 3, p. 11-19, 2004. BRASIL. Lei n 6556, de 5 de setembro de 1978. Dispe sobre a atividade de secretrio e d outras providencias (1978). FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda; SILVEIRA, Alzira Malaquias da; FERREIRA, Marina Baird (Coord.). Aurlio sculo XXI: o dicionrio da lngua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2003. 2128 p. GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2002. MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretria. 8. ed. So Paulo: Atlas, 2003. MINAYO, M. C. S. (Org.). Pesquisa social: teoria, mtodo e criatividade. Rio de Janeiro: Vozes, 1994. NONATO JNIOR, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a fundao das Cincias da Assessoria. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009. SEBRAE. Classificao do tipo de empresa por setor e pelo nmero de funcionrios, 2004. Disponvel em: <http//www.sebrae.com.br>. Acesso em: 25 maio 2009. TRIVIOS, A. N. S. Introduo pesquisa em cincias sociais: a pesquisa qualitativa em educao. So Paulo: Atlas, 1987.
28
Esteretipos, boa aparncia e a secretria executiva

Altair dos Santos Paim*, Marcos Emanoel Pereira**
Resumo
Esta pesquisa teve como objetivo identificar como as estudantes de secretariado avaliam o fenmeno da discriminao racial nos processos seletivos, presumindose que a boa aparncia, como critrio para o acesso ao mercado de trabalho das secretrias, est associada cor da pele e ao tipo de cabelo. Objetivou-se, igualmente, analisar como as estudantes de secretariado percebem os esteretipos na universidade e o processo de desqualificao das secretrias. A amostra foi composta de 86 participantes do sexo feminino, estudantes do curso de Secretariado em uma instituio de nvel superior na cidade do Salvador, Bahia. Foi utilizado um questionrio sobre esteretipos e discriminao, elaborado a partir das entrevistas realizadas na universidade com professores, estudantes e a coordenadora do curso. Os resultados demonstraram que essas estudantes de secretariado, no geral, percebem a existncia de critrios tnico-raciais para a insero profissional em Salvador. Observou-se, no entanto, que as participantes variam a avaliao sobre o fenmeno nos itens referentes profisso de secretariado executivo. Palavras-chave: Esteretipos. Aparncia fsica. Insero profissional.
Introduo
Precisa-se de moa Boa aparncia, pra secretria Tem que ser muito bonita Descontrada e educada. Jlia Graciela
Essa msica, Anncio de jornal, composta por Jlia Graciela na dcada de 1970, apresenta um esteretipo presente no exerccio profissional da secretria executiva: a exigncia da boa aparncia. As empresas exigiam para a contratao de uma secretria um requisito que no dependeria de uma formao universitria, experincia profissional e competncia tcnica. A questo que sustenta esta pesquisa reflete a persistncia desse critrio para essa funo. E em que medida h discriminao, fundada em esteretipos raciais, na exigncia de que a boa aparncia seja essencial para a insero no mercado de trabalho, de forma especfica, na cidade de Salvador, Bahia. O esteretipo so crenas compartilhadas sobre um grupo ou membro desse grupo (STANGOR, 2009; PEREIRA,
* **
Mestre em Psicologia Universidade Federal da Bahia. E-mail: altairpaim@yahoo.com.br Doutor em Psicologia Universidade Federal do Rio de Janeiro. E-mail: emanoel@ufba.br
29
2002). um fenmeno presente no cotidiano que pode fomentar atitudes negativas, os preconceitos e, assim, legitimar processos de excluso social. A aparncia fsica tem um papel primordial na formao e no desenvolvimento dos esteretipos, dado que a forma mais simples de distinguir e homogeneizar os membros do grupo-alvo (ZEBROWITZ, 1996). Os esteretipos sobre alguns grupos so ativados pela salincia e distintividade da aparncia, como, por exemplo, o caso dos niseis, dos obesos, dos skinheads, carecas do ABC, rastafaris, idosos, deficientes, entre outros. O primeiro aspecto saliente no julgamento de estrangeiros e membros de grupos distintivos o aspecto fsico, que torna o grupo-alvo exposto ao julgamento do percebedor. Alm disso, quanto mais proeminente for essa salincia, mais vulnervel estar esse alvo do esteretipo. Desse modo, os esteretipos devem ser caracterizados em quatro aspectos fundamentais: o consenso, a homogeneidade, a distintividade e a salincia (PEREIRA, 2002). O consenso diz respeito ao grau de concordncia compartilhada pelos percebedores do outgroup a respeito das caractersticas que so estereotipadas. A suposio de que a boa aparncia fundamental para a insero de profissionais que atuam em cargos com atendimento direto ao pblico um exemplo. A homogeneidade refere-se suposio de que os membros da categoria-alvo seriam percebidos como iguais. Desse modo, quando se afirma que todos os negros se parecem fisicamente, assume-se a facilidade de identific-los e submet-los ao processo
de estereotipizao. A distintividade uma caracterstica que alude a um suporte do percebedor para diferenciar esse grupo-alvo dos demais. E, por fim, a salincia, que relaciona a probabilidade de incluso de um membro num grupoalvo ao grau de compartilhamento do atributo estereotipado. Pode-se observar que os cabelos dos rastafaris, chamados dreadlocks, so marcadores que distinguem os membros desse grupo. Alm disso, quanto mais salientes os dreads no rastaman, maior a possibilidade de incluso desse membro nos seguidores dessa expresso cultural. Bar-Tal (1997) apresenta um modelo que postula a existncia de trs conjuntos de variveis capazes de determinar os contedos, a extenso e a intensidade dos esteretipos nacionais e tnicos: variveis de background, variveis transmissoras e variveis pessoais mediadoras. A primeira categoria do modelo apresentado por Bar-Tal (1997) constitui as variveis macrossociais que servem como background para a formao e mudana dos esteretipos. Envolve as condies socioeconmicas e poltica e a natureza da histria das relaes intergrupais que tm um maior impulso para os contedos dos esteretipos. Tomando como exemplo a sociedade brasileira, as relaes entre os grupos tnicos foram marcadas por trs sculos de escravido e apenas um sculo sem o regime escravocrata. As marcas histricas desse processo ainda fundamentam os esteretipos a respeito dos africanos e dos negros descendentes. H no modelo proposto por Bar-Tal (1997) para analisar a formao dos esteretipos outro conjunto de variveis
30
denominadas de transmissoras. Nessas variveis se incluem os mecanismos sociais, polticos, econmicos e educacionais, as influncias familiares e os contatos diretos entre os vrios grupos. As informaes diretas e indiretas sobre os grupos servem como base para a formao dos esteretipos e so absorvidas dos vrios tipos de canais, polticos, sociais, culturais e educacionais (BARTAL, 1997). As caractersticas dos grupos so descritas e apresentadas para confirmar os esteretipos e reforar o compartilhamento dessas crenas. Um exemplo fundamental nesse sentido a mdia. Arajo (2000), examinando as imagens dominantes nas telenovelas no perodo de 1963 e 1997, observou o ideal de embranquecimento e a excluso do negro da televiso brasileira. Identificouse a maior presena de grandes atores e atrizes negras como figurantes ou em posio desqualificada na trama. As variveis pessoais formam o terceiro grupo de variveis propostas por Bar-Tal (1997) para avaliar a formao dos esteretipos. As informaes sobre o grupo, absorvidas dos canais de comunicao, e a formao de impresso so mediadas por essas variveis. As informaes sobre o exogrupo so assimiladas, identificadas e processadas. As variveis pessoais referem-se habilidade cognitiva, linguagem, crenas pessoais, valores, atitudes, motivaes e influncia da prpria personalidade que medeiam o processo de informao (BAR-TAL, 1997; PEREIRA, 2002). Um fenmeno pertinente na discusso sobre as consequncias desse processo a percepo de sentir-se discrimina-
do e, por consequente, a influncia sobre a autoestima dos membros do grupo estereotipado. Ruggiero (1999) conduziu dois estudos nos Estados Unidos para examinar a existncia de uma discrepncia entre a discriminao eu/grupo. Essa discrepncia se d quando um membro de um grupo historicamente discriminado minimiza ou nega a existncia de uma discriminao sofrida pessoalmente. Por outro lado, esses membros tendem a perceber mais rapidamente a discriminao que afeta o seu grupo de pertena. A autora identificou que os participantes respondiam a questes sobre discriminao grupal em menor tempo do que s questes sobre discriminao pessoal. Isso se deve s diferenas do processo de informao implicado para avaliar as questes. Presume-se que minimizar a discriminao pessoal tem consequncia para a manuteno da autoestima elevada. O pressuposto de que se considerar vtima de discriminao reconhecer que os outros no te aceitam, tornando tambm ameaa a crena de controle sobre o mundo.
Os esteretipos e a secretria executiva

A profisso de secretariado executivo na sua origem foi restrita ao universo masculino. Os escribas foram os primeiros secretrios, que tinham uma tarefa fundamental na Antiguidade, a qual consistia em escrever como copistas, secretrios ou redatores (NATALENSE, 1998). Com a responsabilidade de manter sigilo sobre informaes cruciais, o exemplo do escriba remonta origem
31
etimolgica do termo secretria: aquela que guarda segredo. Essa especificidade da funo descrita no Cdigo de tica da Profisso no captulo 6, denominado Do sigilo profissional, que afirma como dever da secretria guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados. So Jernimo denominado o santo protetor desses profissionais. Ele foi secretrio do papa Dmaso, que comandou a Igreja Catlica de 367 a 384. No Dia da Secretria, 30 de setembro, comemorase, no entanto, o aniversrio da primeira mulher a escrever numa mquina de datilografar, Lilian Sholes, inventada por seu pai, Chistopher Sholes, em 1867 (NATALENSE, 1998). A inovao no mercado de trabalho tem exigido novas habilidades tcnicas e comportamentais ao profissional de secretariado, como descreve Mosca:
As exigncias para a profisso de secretrio se referem autodeterminao, capacidade, honestidade, postura executiva, formao humanista e exata, viso administrativa, versatilidade, informtica, conhecimento de vrias lnguas, zelo, responsabilidade, e o conhecimento pleno no Cdigo de tica do Profissional Secretrio (2004, p. 29-30).
Santayana, na coluna Coisa da poltica, escreveu que

a proliferao de cursos universitrios, para ofcios singelos, como os de bibliotecrios e secretrias, faz parte do grande mercado de iluso dos tempos modernos, e serve ao fundamentalismo mercantil. Milhares e milhares de jovens sacrificam-se e sacrificam seus pais na busca de um diploma que lhes venha conferir modesta estabilidade, e acabam caindo na fossa do desemprego e do desespero.
No obstante, estigmas, preconceitos e mitos tm afetado os profissionais de secretariado executivo (PEIXOTO, 2003). No site da Federao Nacional das Secretrias h um link que discute temas a respeito de rtulos negativos sobre as secretrias veiculados pela mdia nacional (FENASSEC, 2007). Um rtulo negativo comum relatado pelo site referese desqualificao do prprio curso de formao dessas profissionais. No Jornal do Brasil, em 28/7/2006, Mauro
32
Um estigma muito presente s secretrias diz respeito s relaes supostamente estabelecidas com chefes e supervisores. O site tambm relata uma ao judicial movida em 13 de outubro de 2003 pelo Sindicato das Secretrias do Estado do Rio de Janeiro (Sinserj) contra o Hotel Elegance (Hotel Cambuquira), que publicou no jornal O Globo, edio de 25 de setembro de 2003, uma propaganda com a seguinte frase: Nossas camas so bem mais confortveis que a mesa do escritrio. Dentre os esteretipos que afetam a profisso, as secretrias profissionais convivem com a exigncia de um requisito fundamental para se adequar s demandas da profisso: a boa aparncia (GARCIA, 1999, 2000; SCHVINGER; PRADO; CASTRO, 1985; RUIZ, 2000). Nesse processo de recrutamento, como demonstram Bento (2000), Santos (2003) e Telles (2003), a cor da pele teria um valor preditivo para determinar a boa aparncia. O processo de desvalorizao da aparncia fsica do negro est arraigado na sociedade brasileira. Essa generalizao de atributos negativos associados cor da pele, ao tipo de cabelo e feio negroide um dos alicerces
em que se edificou a excluso racial de muitos homens e mulheres. A aparncia foi um dos planos em que se materializou a situao de desigualdade entre brancos e no brancos desde o processo de formao do Brasil. Em ltima instncia, a boa aparncia seria uma condio decisiva para a ocupao da vaga, embora alguns autores, como Talhavini (2006), tenham sugerido que esse critrio estritamente faria referncia apenas ao vesturio, higiene pessoal ou aos cabelos desalinhados. A proibio desse tipo de anncio no mercado de trabalho pode ter ajudado a reduzir um pouco esse tipo sutil de discriminao. O racismo brasileira, assim designado por Telles (2003), no entanto, faz crer que a excluso tnicoracial ainda persiste, pois se pode afirmar que as distines raciais so fundamentais nas interaes sociais como tambm determinam as oportunidades na vida de cada um no pas. Nesse contexto, esta pesquisa teve como objetivo identificar como as estudantes de Secretariado avaliam a exigncia do critrio da boa aparncia para a insero profissional da secretria executiva e em que medida esse critrio est associado discriminao racial.
Procedimentos
Primeira etapa - Entrevista aberta Na primeira parte da pesquisa foram realizadas entrevistas na universidade com professores, estudantes e a coordenadora do curso. As entrevistas foram abertas e o contedo era baseado em questes que permitiram identificar o perfil das estudantes do curso de Secretariado (faixa etria, classe social, etnia); entender como as estudantes so percebidas pelos outros estudantes, pelos professores e pela comunidade em geral; identificar quais so os esteretipos de que comumente so alvos as secretrias e as estudantes de secretariado e, alm disso, compreender a discriminao racial em relao insero no mercado de secretrias. O resultado dessas entrevistas serviu de insumo para a construo de um questionrio sobre os esteretipos e a discriminao no mercado de trabalho. Segunda etapa - Questionrio esteretipos e discriminao no mercado de trabalho Na segunda etapa, a coleta dos dados foi realizada por meio de um bloco com um questionrio com itens sobre os esteretipos e a discriminao no mercado de trabalho. As opes de respostas variaram entre as opes discordo, discordo totalmente, nem concordo e nem discordo, concordo, concordo totalmente, nessa ordem. Os valores variavam de 1 a 5, em ordem crescente de concordncia com a afirmao que constava no item.
Metodologia
Participantes
Este estudo contou com a colaborao de 86 participantes do sexo feminino, estudantes de Secretariado em uma instituio pblica de nvel superior na cidade do Salvador, Bahia.
33
Anlise e discusso dos resultados

A instituio de nvel superior pblica e o curso foi criado em 1969, sendo reconhecido apenas em 1998. Conforme relato da coordenadora, o curso foi estruturado para atender s necessidades advindas principalmente da implantao do Plo Petroqumico de Camaari. O colegiado concentra a maioria das aulas no turno matutino. O curso de Secretariado compartilha o espao fsico da instituio com o curso de Administrao. As estudantes de Secretariado dessa instituio convivem diretamente com estudantes e professores de outro curso, o de Administrao, na Escola de Administrao da universidade. Os alunos de Administrao possuem um perfil bem diferente, pois conta com uma altssima concorrncia na disputa de vagas no vestibular, recebe estudantes em sua maioria advindas de escolas particulares e com melhor situao financeira. As estudantes de Secretariado no conseguem conciliar o curso com trabalho, pois estudam no perodo matutino. Uma fala de uma estudante entrevistada revela essa diferena: As estudantes de Administrao so brancas, bem vestidas e chegam de carro; as de Secretariado so negras e chegam de nibus.
Questionrio esteretipos e discriminao

No primeiro item da escala h uma afirmao de que na cidade do Salvador a mulher negra encontra mais obstculos para se inserir profissionalmente que a
34
mulher branca. Os resultados demonstram que as participantes concordam, em geral, com a existncia de um processo discriminatrio que impe barreiras raciais ao acesso das mulheres ao mercado de trabalho (: 4, 36, dp: 0,8046). Em seguida, as participantes julgaram a condio de ser branca como uma caracterstica facilitadora na escolha de uma secretria num processo seletivo. Em geral, no h uma concordncia veemente com o item (:3,2; dp:1,322). Esses resultados indicam apenas uma tendncia leve de que as estudantes de Secretariado aceitem que ser branca pode facilitar a seleo para a funo de secretria. As estudantes parecem acreditar que o processo de discriminao racial no afete essa profisso. O item prximo apresenta uma declarao tambm especfica em relao s profissionais de secretariado. Afirma-se que as secretrias brancas tm mais oportunidades de acesso ao mercado de trabalho. As participantes, em geral, demonstram uma tendncia a aceitar essa afirmao (:3,6 dp:1,298). Este resultado confirma o que foi notado no item anterior. As participantes, embora tenham concordado com a existncia de uma disparidade racial no acesso ao emprego, no parecem crer intensamente que esse processo afete as profissionais de Secretariado. Pereira (2002) afirma que o fenmeno da discriminao se caracteriza quando uma pessoa, geralmente preconceituosa, adota um padro de comportamento manifesto que contempla a preferncia aos membros do prprio grupo e/ou rejeio aos membros dos gru-
pos externos. As participantes parecem no concordar com a tese da existncia de uma democracia racial no Brasil, sobretudo em Salvador. Essas estudantes de secretariado acreditam que na capital baiana as condies desiguais de acesso ao emprego so fundamentadas em critrios tnico-raciais, o que se aproxima das discusses tericas que reiteram o processo de excluso, sobretudo no mercado de trabalho, que aflige a populao negra no pas e, especificamente, em Salvador (BENTO, 2000; SANTOS, 2003; TELLES, 2003). O prximo item declara que os cabelos lisos ou alisados uma caracterstica que contribui para a boa aparncia de uma secretria. Em geral, no se observa uma concordncia veemente entre as participantes em relao a essa afirmao (:3,4, dp:38). Estes resultados so importantes, pois mostram como as participantes aceitam o seu prprio tipo de cabelo. As mulheres negras utilizam formas variadas para cuidar do cabelo, que incluem as tranas e o mega-hair, as quais fazem parte de uma nova forma de cuidado oferecido ao cabelo em substituio o alisamento a ferro (VIEIRA, 1999; BENTO, 2000; SANTOS, 2003). Embora o alisamento ainda seja utilizado, as participantes parecem no confirmar que haja uma valorizao do cabelo liso ou alisado. Em relao ao item que assevera a boa aparncia como um critrio fundamental na seleo de uma secretria, nota-se, em geral, nas mdias das respostas das participantes uma aceitao dessa declarao (:4,4; dp:0,95). V-se, pois, um consenso sobre a importncia
da boa aparncia para a adequao da secretria funo. Esses resultados demonstram que, embora os anncios de vagas nos jornais no mais especifiquem esse critrio como um requisito para a vaga de secretria, h uma crena compartilhada de que, para a adequao ao cargo, fundamental a boa aparncia. O item seguinte apresenta uma declarao que define a cor da pele como um critrio que predomina numa avaliao sobre a aparncia fsica. Observa-se, na mdia das participantes, uma tendncia neutralidade diante da afirmao (:2,9; dp: 1,48). As estudantes parecem no adotar uma posio favorvel ou discordante a respeito da suposio de que a tonalidade da pele seja fundamental para categorizar indivduos, incluindoos ou excluindo-os socialmente. Nota-se que as participantes, da mesma forma que no item anterior, no demonstram uma concordncia diante da declarao de que o atributo fsico tipo de cabelo afete a aparncia fsica (: 2,9, dp: 1,54). O conjunto desses resultados indica uma concordncia entre grupos de que a boa aparncia um critrio fundamental na seleo de uma secretria, como afirmam Afonso, (2004), Garcia (1999, 2000), Ruiz (2000) e Schvinger et al. (1985). As mdias de respostas dos grupos, no entanto, no demonstram concordncia de que a cor da pele e o tipo de cabelo definam a aparncia. As participantes parecem acreditar que essas caractersticas fsicas no teriam impacto num processo que excluiria a mulher negra de um processo seletivo. Os esteretipos so crenas compartilhadas sobre um atributo que em sua
35
estrutura pressupe o grau de compartilhamento desse atributo dentro de um grupo (PEREIRA, 2002). Estudos tm demonstrado as consequncias afetivas e comportamentais desse fenmeno para o membro do grupo estereotipado (FISKE, 2003; STANGOR, 2009; ZEBROWITZ, 1996). Era presumvel que a pele negra e o cabelo menos alisado configurassem um processo de distintividade no processo de formao do esteretipo da boa aparncia. A distintividade uma caracterstica que diz respeito possibilidade de distinguir e identificar o membro do exogrupo por possuir o atributo estereotipado de forma acentuada (PEREIRA, 2002). No caso das participantes, a cor da pele e o cabelo, que seriam atributos fsicos mais destacados na aparncia, no parecem se constituir num elemento fundamental para o critrio da boa aparncia. Observa-se um padro de resposta compatvel com o que expressa a hiptese da discrepncia entre a discriminao eu/grupo (RUGGIERO, 2003). Assim, nota-se uma tendncia a se considerar que a discriminao que afeta o grupo percebida pelos membros de forma mais intensa do que a discriminao pessoal. As participantes, na mdia geral, concordam com a existncia de discriminao racial. Essas participantes, no entanto, no aceitam que os critrios para tratar o negro sejam baseados no que mais perceptvel para um selecionador, a cor da pele. Supe-se que, ao recusar a aparncia fsica como um critrio para a discriminao, as participantes afastam a possibilidade de serem includas nesse
processo. Ruggiero (2003) considera que para manter a autoestima elevada o membro do grupo estereotipado tende a perceber que a discriminao racial contra o grupo existe, mas relata que nunca sofreu essa discriminao. Da mesma forma, nota-se uma discrepncia eu/grupo quando se observam os itens que declaram a existncia de obstculos para a incluso profissional da secretria negra. As participantes negras que mantinham mdia de aceitao de uma discriminao racial mostram menor concordncia tese de que mulheres negras sofreriam esse fenmeno numa seleo para a vaga de secretria. Numa outra perspectiva, esses resultados pem em relevo a aceitao positiva dos atributos fsicos de grupos tnicos das participantes no brancas: a cor da pele mais escura e os cabelos menos alisados. Nesse sentido, os critrios que fundamentam uma boa aparncia, segundo as participantes, so menos determinados pelas caractersticas fsicas que condizem ou se aproximam do padro eurocntrico de beleza branca. Para as participantes, o cabelo e a cor da pele no definem a boa aparncia, o que corrobora o argumento de Talhavini (2006), que no percebe o critrio da boa aparncia como eivado de racismo. Afonso (2004) afirma que a apresentao da secretria executiva reflete a imagem da empresa. Assim, algumas caractersticas so fundamentais para que a secretria se adapte s organizaes: um bom currculo, boas maneiras, vestido, maquilagem e perfumes discretos, pendendo para o estilo clssico, cabelos e mos limpas e boa apresenta-
36
o. Assim, acrescenta que a aparncia fundamental para a funo, e a etiqueta faz parte dessa aparncia. Essa noo confirmada por uma das professoras do curso de Secretariado: A secretria tem um papel de representao, de representar a instituio, representar o chefe. Ento, ela precisa estar bem, no s apenas enquanto secretria, mas ela tem que fazer o papel de recepcionar a casa, por isso ela deve cuidar da sua imagem. A secretria tem uma jornada integral, uma responsabilidade enorme, ganha pouco e tem de ter uma aparncia impecvel. Ela no tem liberdade para esta coisa de produo de cabelo ou roupas. Talhavini (2006) considera que nesse critrio no est implcita qualquer forma de discriminao racial. Ressalta que a definio de boa aparncia est fundamentada na suposio de que um profissional de secretariado deve compreender a necessidade de adequar a forma do vesturio ao cargo, assim como conciliar a manuteno de hbitos de higiene e apresentao pessoal que no comprometam a relao como o cliente a ser atendido. Bento (2000) afirma que esse critrio tem um efeito de autoexcluso; mecanismo sutil de afastar as mulheres negras da seleo de pessoal, pois sempre foram alijadas dos conceitos padronizados de beleza. Da mesma forma, a coordenadora do curso de Secretariado postula a existncia de discriminao racial na seleo para secretrias:
Se voc fizer um levantamento entre as mdias e grandes empresas as secretrias, que so realmente secretrias executivas, ver
bem poucas de cor negra. Hoje temos uma conscincia maior a respeito da valorizao da etnia. Voc v meninas com cabelo afro. Antigamente tinha aquela questo alisar cabelo, de chapinha, hoje, no. Eu trabalhei numa empresa, cinco anos, no RH, e vivi um processo seletivo em que uma candidata, que tinha sido a melhor candidata em todas as etapas foi preterida por ser negra. A selecionadora no final disse que o cliente no gostaria de ser recebido por uma negra. Eu vivi isso e no pude fazer nada. Hoje as pessoas tm cuidado com o que falam, vivemos numa sociedade em que a postura do politicamente correto muito cobrada.
Uma professora, em depoimento, declara que esses esteretipos afetam a percepo das estudantes de Secretariado que comeam a estudar no curso.
A gente tem todo trabalho de fazer com que a informao chegue para elas: que esta profisso tem histria, tem valor, que sofre realmente preconceitos por parte da sociedade, um preconceito justamente pro ignorar, por ignorncia da sociedade. Estes preconceitos se estabelecem a partir dos esteretipos transmitidos por novelas, msicas e programas humorsticos. Aqui, apesar do padro de beleza diversificado devido miscigenao racial, voc percebe que existem certas preferncias. Este preconceito no acontece de forma direta, velado, pois politicamente incorreto voc demonstrar.
De acordo com uma professora da instituio pblica, a postura da alunas influencia nas suas relaes nas organizaes com as demandas referentes aparncia:
O cabelo pra mulher , vamos dizer assim, 85%. a moldura do rosto. Entre as minhas alunas vejo vrios tipos, cabelos tranados, tranas estilizadas, trancinhas embutidas e cabelos espichados, s no vem cabelo natural, crespo mesmo. As tranas entram com
37
uma coisa estilizada. No vejo uma postura politizada entre as alunas. Por exemplo, ela entra na empresa com medo. Quando percebe um olhar de modo estranho, considerando que seu cabelo tnico ruim, ela vai espichar e comprar roupas que nem o salrio d. Ainda bem que hoje tem pessoas nas faculdades para acabar com este vcio.
As estudantes parecem revelar que, embora seja perceptvel a discriminao racial, h um processo na contramo que permite que o alvo postule a competncia profissional como preponderante numa seleo de pessoal. Assim, ser negra no significaria uma restrio adequao ao critrio da boa aparncia, assim como o tipo de cabelo no revelaria a competncia de uma secretria. Essas consideraes so importantes, pois reforam a importncia de se entender os esteretipos sob a perspectiva daqueles que so percebidos de forma estereotipada. Nota-se que h uma nova perspectiva nos relatos de pesquisas que aderem ao estudo sobre a perspectiva do alvo que sofre os processos de estereotipizao e discriminao. Como afirmam Stangor e Schaller (1996) e Pereira (2002), os esteretipos tambm devem ser estudados e analisados segundo o ponto de vista das pessoas que so estereotipadas.
Consideraes finais
O estudo dos esteretipos tem despertado um amplo interesse por parte dos psiclogos sociais, sobretudo quando se verifica que o preconceito e a excluso social se fundamentam em processos de estereotipizao. A presente pesquisa teve o objetivo de investigar a percepo
38
das estudantes de secretariado sobre o critrio da boa aparncia como requisito para insero profissional da secretria executiva em Salvador; da mesma forma, avaliar em que medida este critrio se fundamenta em esteretipos raciais. Os resultados demonstraram que as estudantes de secretariado, no geral, percebem a existncia de critrios tnico-raciais para insero profissional em Salvador. No obstante, observou-se que as participantes comeam a variar a avaliao sobre a discriminao racial nos itens sobre a profisso de secretria executiva. A hiptese de que a boa aparncia um critrio fundamental para ser secretria foi corroborada. No se observou, contudo, aceitao de que o mercado de trabalho valoriza a aparncia fsica das mulheres brancas. As estudantes se contrapem s crenas de que nos processos seletivos subjazem os esteretipos negativos sobre a aparncia do negro e esteretipos positivos para os brancos. A hiptese inicial presumia que possuir a pele negra e o cabelo menos alisado constitusse um processo de distintividade na formao do esteretipo sobre a boa aparncia. Dois aspectos podem ser considerados diante desses dados. Primeiro, a discrepncia entre a discriminao eu/ grupo. A discriminao pessoal considerada menos intensa ou inexistente diante de um processo discriminatrio que afeta o grupo. Pressupe-se que esse processo facilite ao membro do grupo discriminado manter a autoestima elevada. As participantes de todos os grupos concordam com a existncia de excluso racial; no obstante, no aceitam que os
critrios para tratar o negro sejam baseados na cor da pele. Do mesmo modo, nota-se tambm pouca aceitao de que este fenmeno ocorra entre as secretrias negras. Um segundo aspecto a ser considerado a aceitao positiva dos atributos fsicos das participantes no brancas. Nota-se uma maior presena de negros como referncia de beleza, sobretudo como aparncia positiva na mdia (GUIMARES, 2004). As aes dos movimentos sociais que valorizam a beleza negra, especialmente os blocos afros, contriburam para o desenvolvimento desse processo. Assim, as imagens e discursos estereotipados, mormente em relao aos cabelos, veiculados pelos diversos canais de comunicao, esto sendo substitudos, mesmo que lentamente, por uma valorizao maior da diversidade tnica. Esses resultados mostram como as variveis de background e as transmissoras no se sobrepem s variveis pessoais na compreenso do fenmeno dos esteretipos. Bar-Tal (1997) afirma que essas variveis fundamentam a formao e a manuteno dos esteretipos. As participantes parecem nem sempre se conformar com a lgica da aceitao dos padres estticos ditados pelos meios de comunicao e pelo mercado de trabalho.
the labor market of the secretaries is associated with skin color and the type of hair. It also aimed to analyze how students realize stereotypes in secretarial college and procedure for disqualification of the secretaries. The sample consisted of 86 female participants, students of secretarial studies at an institution of higher education in the city of Salvador, Bahia. We used a questionnaire Stereotypes and Discrimination, drawn from interviews conducted at the University, with teachers, students and the course coordinator. The results showed that these secretarial students, in general, realize the existence of ethnic-racial criteria for employability in Salvador. It was observed, however, that participants vary the assessment of the phenomenon on items related to the occupation of the secretarial executive. Key words: Stereotypes. Physical appearance. Employability.
Referncias
AFONSO, K. R. A profissional de secretariado cumprindo as normas de etiqueta, 2004. Disponvel em: www.claretianas.com.br. Acesso em: 22 jan. 2007. ARAJO, J. Z. A negao do Brasil: o negro na telenovela brasileira. So Paulo: Ed. Senac., 2000. BAR-TAL, D. Formation and change of ethnic and national stereotypes: an integrative model. Int. J. Intercultural, n. 4, p. 491-523, 1997. BENTO, M. A raa e gnero no mercado de trabalho. In: MIB da Rocha (Ed.). Trabalho e gnero: mudanas, permanncias e desafios. Editora 34, 2000. p. 295-307. BROWN, R. Prejudice: Its social psycology. Black Well Oxford UK and Cambridge USA, 2000. CDIGO DE TICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO. Disponvel em: www. fenassec.com.br. Acesso em: 12 jan. 2007.
Stereotypes, good looking and the executive secretary Abstract

This research aimed to identify how the secretarial students evaluate the phenomenon of racial discrimination in selection processes, assuming that the good appearance as a criterion for access to
39
FISKE, S. T. Stereotyping, Prejudice, and discrimination. In: GILBERT, D. T.; FISKE, S. T.; LINDZEY, G. (Ed.). The handbook of Social Psychology, New York: McGraw-Hill, n. 4, v. 2, p. 357-411, 1998. GARCIA, E. V. Muito prazer, sou a secretria do senhor. Um estudo sobre a profissional secretria a partir da anlise do discurso. So Caetano do Sul: Cmara Brasileira dos Livros, 1999. _______. Noes fundamentais para a secretria. So Paulo: Summus, 2000. GOMES, N. L. Cabelo e cor de pele: uma dupla inseparvel. Multiculturalismo e Pedagogia Multirracial, Florianpolis: Atilnde, v. 8, p. 95-113, 2003 (Pensamento negro em educao). _______. Educao, identidade negra e formao de professores/as: um olhar sobre o corpo negro e o cabelo crespo. Educao e Pesquisa, So Paulo, v. 29, n. 1, p. 167-182, 2003a. GRACIELA, J. Anncio de Jornal. Disponvel em: http://letras.terra.com.br/juliagraciela/1054235. Acesso em: 10 ago. 2010. GUIMARES, A. S. Preconceito de cor e racismo no Brasil. Revista de Antropologia, USP, v. 47, n. 1, p. 9-43, 2004. KEMERER, R. B. A tica do profissional secretrio, 2004. Disponvel em: www.claretiana.com.br. Acesso em: 22 ago. 2006. LEI DE REGULAMENTAO DA PROFISSO DE SECRETRIA. Disponvel em: www. fennasec.com.br. Acesso em: 12 nov. 2006. MOSCA, F. A. A tica e a conduta do profissional secretrio, 2004. Disponvel em: www. claretianas.com.br. Acesso em: 12 mar. 2006. NATALENSE, L. A secretria do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. PEIXOTO M. C. A auto-estima do secretrio executivo na atualidade. Rio Claro - SP. Disponvel em: www.claretianas.com.br. Acesso em: 12 mar. 2004. PEREIRA, M. E. Psicologia social dos esteretipos. So Paulo: Edusp, 2002.
RUGGIERO, K. M. The personal/group discrimination discrepancy: extending allports analysis of targets. Journal of Social Issues, n. 55, v. 3, p. 519-536, 1999. RUIZ, A. R. Secretria: profisso que no sai da moda. Jornal: Carreira e Sucesso, 20. ed., seco especial, 2000. SALATINI R. M. C. Arte da liderana como uma competncia essencial do secretrio executivo. Disponvel em: www.claretianas. com.br. Acesso em: 22 jan. 2007. SANTOS, H. A busca de um caminho para o Brasil: a trilha do crculo vicioso. So Paulo: Senac, 2003. SENEME, D. C. A profissional secretrio executivo: um lder necessrio nos contextos da empresa? Disponvel em: www.claretianas. com.br. Acesso em: 2 jan. 2007. SCHVINGER, A.; PRADO, D.; CASTRO, J. Secretria. Uma ambiguidade em feitio de profisso. Card. Pesq., So Paulo, n. 54, p. 85-87, 1985. STANGOR, C. The study of stereotyping, prejudice, and discrimination within social psychology: a quick history of theory and research. In: Handbook of prejudice, stereotyping, and discrimination. New York: Psychology Press, 2009 TALHAVINI, M. Boa aparncia, 2006. Disponvel em: www.secretariando.com.br/imagem/imag-26.htm. Acesso em: 23 jan. 2007. TELLES, E. Racismo brasileira: uma nova perspectiva sociolgica. Rio de Janeiro: Relume-Dumar, 2003. VIEIRA, H. Tranas: a nova esttica negra. In: LUZ, M. A. (Org.). A identidade negra e educao. Cadernos de Educao Poltica. Salvador: Ianam, 1989. ZEBROWITZ, L. Physical appearance as a basis of stereotyping. In: MACRAE, C. N.; STANGOR, C.; HEWSTONE, M. (Org.). Stereotypes and stereotyping. New York: Guilford. 1996. p. 79-120.
40
O profissional do secretariado e seus desafios no contexto da sociedade globalizada

Renata Andrade de Lima e Souza*
Resumo
Considerando os processos de globalizao da sociedade contempornea, ligados s mudanas nas tecnologias da informao, o texto problematiza a necessidade de se construrem novas imagens sobre a identidade e o papel do profissional do secretariado em nossa sociedade. Hoje, com o computador e a internet, esse mesmo profissional est de posse de tecnologias que possibilitam exercer o seu trabalho extrapolando os limites do mero ato de digitar, podendo tambm elaborar arquivos, produzir textos, apresentaes, coletar dados e gerar informaes cientficas de suma importncia para os gestores organizacionais, ou seja, estamos diante de uma ferramenta prpria da contemporaneidade, que garante novas possibilidades de atuao para que o profissional em questo venha a se redimensionar. Para tanto, precisamos desconstruir as imagens que circulam no imaginrio social e que propagam um sentido desqualificador do secretariado. Essa a nossa expectativa e contribuio para um debate que precisa ganhar fora em nossa rea. Palavras-chave: Secretariado. Identidade. Mdia.
Introduo
A sociedade contempornea tem passando por transformaes ligadas, por exemplo, aos avanos na tecnologia da informao, implicando a forma de produo, veiculao e recepo de informaes (gerando choques de cultura pela simultaneidade dos contatos entre os diferentes costumes e os valores das diferentes sociedades). Esse fato coloca, no mnimo, uma questo para o profissional de secretariado: Qual o seu papel nessa mesma sociedade globalizada, sendo uma pessoa que lida fundamentalmente com informaes? Repensar o papel do secretariado na sociedade globalizada o desafio que nos instiga na atualidade, e o texto em tela tem por objetivo contribuir para isso a partir da ideia central de que seja necessria a construo de outro olhar sobre o profissional do secretariado, capaz de trazer tona os seus principais valores e competncias e reafirm-lo como produtor de conhecimento cientfico. Aqui, e para efeito de reflexo, acreditamos que um passo importante nessa direo o de se discutir sobre a
E-mail: natadelima@yahoo.com.br
41
identidade social desse profissional, o que nos coloca diante da necessidade de olhar para o passado (quando a imagem/ identidade foi construda), o presente (qual imagem/identidade temos hoje) e o futuro (quando discutiremos que profissional se quer e se pode ser). Essa reflexo parte do pressuposto de que existe um grande equvoco sobre a imagem/identidade do profissional do secretariado circulando no imaginrio social, uma vez que se encontra num local privilegiado dentro da organizao e, ao mesmo tempo, tem sua conduta pessoal e profissional desqualificada em razo dos esteretipos historicamente produzidos sobre ele (FREITAS, 2007). O olhar que buscamos contrair sobre o profissional de secretariado tem como tese a ideia de que ele ocupa um lugar que no qualquer lugar na organizao; uma posio de destaque dentro da hierarquia organizacional, pois por meio dele que acontece um grande fluxo de informaes, que servem no s como elo entre o executivo e a organizao, mas para gerenciar as informaes e organizar as mensagens. Por isso, precisa de um profissional que tenha condies de criar, opinar e decidir (LIMA, 2002, p. 448). Para Lima, o crescimento e a visibilidade do profissional so sustentados pela gesto da informao e pelo uso das novas tecnologias. A substituio da mquina de escrever pelo computador teve um papel fundamental para estabelecer novas perspectivas profissionais, pois ela recebeu esta nova tecnologia de forma positiva, e enfrentou o desafio do aprendizado para melhor atender s
necessidades das organizaes (2002, p. 447). Com isso, a secretria foi impelida a adquirir novos saberes, novas tcnicas para fazer seu trabalho. Por outro lado, a sua identidade marcada tambm pelo imaginrio estereotipado de submisso, da carncia afetiva e moral, sendo vista ainda como uma profisso meramente tecnicista (FREITAS, 2007). Olhando por esse ngulo, a profisso precisa construir sua identidade mais cientfica. Para Nonato Jnior, h necessidade de criao de uma epistemologia secretarial, pois existem, e persistem, alguns obstculos epistemolgicos ao secretariado, dentre os quais esto as ms interpretaes do sen-
so comum, esteretipos, limitaes tericas e concluses previamente equivocadas (2008, p. 5).

O presente texto est dividido em trs partes, alm desta introduo: a primeira visa apresentar o conceito de identidade, levando em considerao sua construo histrica e social e suas implicaes na identidade do profissional de secretariado; a segunda apresenta as relaes de gnero como pano de fundo para a construo e reafirmao da identidade do profissional; na tercei-
ra parte o foco recai sobre a mdia como ferramenta de reproduo, de construo e de reconstruo dessa imagem, ancorado nas discusses de Kellner sobre o papel da mdia como formadora de opinies.
42
Definindo o conceito de identidade

A construo de identidade leva em considerao diversos sentidos e envolve vrios fatores, sejam externos, sejam internos. Est imersa nos smbolos e na histria da sociedade; so significados construdos pelos sujeitos ao longo da histria e em diversos contextos sociais, reproduzindo, reforando e construindo novas identidades, trazendo novos sentidos e resgatando sentidos mortos (SANTOS, 2008, p. 51). A identidade no algo estanque, imvel, mas em constante processo de mutao, de transformao. A sua construo tambm estabelecida por meio da constituio das diferenas, ou seja, a partir do outro, aquilo que no , [...] aquilo que falta [...] (HALL, 2000, apud SANTOS, 2008, p. 46), a partir de comparaes com outras identidades. Dessa forma, trata-se de um processo que influenciado e ao mesmo tempo influencia. Pensada assim, a identidade definese nas relaes cotidianas por meio de um processo histrico, ancorado nas representaes do indivduo sobre si e sobre o outro, que foi e est sendo construdo. Woodward, citado por Santos, diz que compartilhamos um mundo atravs de um sistema de representaes o qual nos permite produzir significados e dar sentido quilo que somos e nossas experincias (2008, p. 48). A identidade , ento, representada por distines, definies de espaos, simbolicamente comparados com outras identidades, muitas vezes marcadas pelas relaes de poder, buscando se
diferenciar ou se identificar com o outro, reconhecer-se na sociedade e ser por ela reconhecido. A identidade social considera, entre outros aspectos, o papel que o indivduo representa na sociedade. Segundo Laurenti e Barros,
a identidade constitui-se de uma multiplicidade de papis, Na execuo de um papel social, como o de pai, por exemplo, est introjetado neste pai a dimenso social em sua totalidade, desde a formao da palavra pai a sua suposta funo, bem como a dimenso individual, que por sua vez se constitui no social (2000, p. 6).
Para Castells, identidade pode ser entendida como um conjunto de atributos adquiridos pelo indivduo culturalmente que se inter-relacionam com o outro, prevalecendo os significados definidos como a identificao simblica, por parte de um ator social, da finalidade de ao praticada por tal ator (1999, p. 23). Ainda segundo ele, a construo de identidades vale-se da matria-prima fornecida pela histria, geografia, biologia, instituies produtivas e reprodutivas, pela memria coletiva e por fantasias pessoais, pelos aparatos de poder e revelaes de cunho religioso (1999, p. 23). Contudo, a sociedade reorganiza todo esse aparato de acordo com a estrutura social vigente e sua viso de tempo e espao. Segundo Natalense (2008), o antepassado da secretria foi o escriba, na Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comrcio. Naquela poca era o homem que dominava a escrita, classificava os arquivos, redigia e executava ordens. Durante as grandes guerras mundiais na Europa e nos Estados Unidos, o secretrio deixou
43
de ser uma funo masculina e passou a ganhar uma parcela cada vez maior de mulheres, pois, com a escassez de mode-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas no tiveram outra alternativa, para manterem-se em funcionamento, seno a de utilizar a mo-de-obra feminina, em todas as reas (NATALENSE, 2008). Casimiro (2008) acrescenta que as mulheres passaram a utilizar o escritrio como um feliz campo caa de homens elegveis para futuros maridos. Para tanto valiam-se da profisso de secretria como meio e no como um fim em si mesma (FREITAS 2007, p. 5). E por meio dessas relaes que a sociedade comea a construir a identidade dessa profissional. Dessa forma, temos de pensar a identidade do secretariado de acordo com esses aparatos e, pensando assim, vemos a construo da identidade do profissional de secretariado como influenciada pelo imaginrio do senso comum, da representao histrica e das relaes de poder estabelecidas na prpria construo da identidade feminina. A trajetria da mulher na sociedade marcada por grandes diferenas entre ser homem e ser mulher, seja no mbito social, seja no profissional ou cultural. Para entender como isso pode influenciar na identidade do profissional de secretariado, devemos levar em considerao que essa profisso historicamente se firmou atravs do trabalho feminino, mesmo que seus antepassados fossem homens. A essncia do que a secretria
contempornea nasceu da ida das mulheres ao mercado de trabalho.
Relaes de gnero na construo da identidade do secretariado

A construo da identidade feminina est baseada numa trajetria histrica, percebida com uma diferena entre o papel da mulher e do homem na sociedade. As mulheres detm um poder privado, ou seja, ligado s funes maternais e reprodutoras, ao trabalho de casa, ao cuidado com os outros e a uma situao de subordinao ao homem; por sua vez, os homens detm o poder pblico, o trabalho fora do lar, a fora fsica, o prestgio social, a credibilidade e o poder social (LAKOMY, 2003). Schmidt (1999, apud CAIXETA; BARBATO, 2004) considera que esses espaos, pblico e privado, so compreendidos como construes histricas e no possuem fronteiras cristalizadas, podendo, ento, um adentrar no outro. Para Santos, gnero no pode ser entendido, numa viso simplista, como sendo uma relao estabelecida nas caractersticas de ordem sexual entre ser homem ou mulher; o que caracteriza as relaes de gnero so as representaes produzidas pela sociedade por meio dos processos histricos que determinam quais papis devem ter o homem e a mulher. Sabendo que o processo de identidade se desenvolve atravs do cultural e histrico, percebe-se que
44
mesmo as mudanas sociais que esto ocorrendo em direo a levar a mulher a adentrar no espao pblico com mais freqncia e fora, no conseguiram alterar, significativamente, o conceito de identidade feminina construdo ao longo da histria da humanidade. Ocorreu, no entanto, uma ampliao dos significados que compem este conceito complexo para que as novas funes sociais pudessem participar desse constructo (CAIXETA; BARBATO, 2004).
Lakomy concorda quando diz que a concepo de feminino e masculino acaba definindo o tipo de ocupao profissional, sendo a diviso de trabalho influenciada por definies de carter social e psicolgico da masculinidade e feminilidade.
Essas concepes acabam influenciando a construo social das identidades de feminino e masculino que, por sua vez, determinam tanto o carter de uma ocupao, como o sexo do individuo apto para exerc-la. assim, portanto, que atividades como enfermagem, magistrio e secretariado relacionadas ao cuidado so socialmente consideradas como femininas (BRUSCHINI, 1988; ROSEMBERG, 1994; SAFFIOTI; ALMEIDA, 1995; VIANNA; RIDENTI, 1998; REGO, 1998) enquanto atividades como engenharia, advocacia e medicina relacionadas a prestgio social e poder so vistas como masculinas (LAKOMY, 2003, p. 3).
Percebe-se, ento, que ao analisar as relaes de gnero que perpassam as experincias de trabalho, o espao privado repercute no espao pblico e passa a ser determinante para as posies e ocupaes das mulheres fora do ambiente social e historicamente construdo para ela (NEVES apud SANTOS, 2008). Freitas apresenta alguns pontos que devemos considerar para analisar a construo da identidade do secretariado,
levando em considerao as relaes de gnero. Os mais relevantes para nosso texto so: o seu principal meio de trabalho era a mquina de escrever, o que gerou, segundo a autora, uma correlao entre o trabalho manual, vinculado ao maquinrio, visto que, ao recusarem outra qualificao mulher e elogiar a sua destreza mecanogrfica, no fundo lhe negavam a cincia. Cita que havia uma escola francesa de estenodatilografia cujo slogan era: Se voc no pode dar um dote s suas filhas, mande-as escola Pigier (PERROT apud FREITAS, 2007); que a mulher pblica era tida na sociedade como uma criatura, mulher comum que pertence a todos, diferentemente do homem pblico, que tinha prestgio e reconhecimento social. Durante a investigao ficou claro que mecanismos de ordem social e, principalmente, algumas mdias influenciaram no processo, pois as mulheres so mais imaginadas do que descritas ou contadas, e fazer a sua histria , antes de tudo, inevitavelmente, chocar-se contra esse bloco de representaes que as cobre e que preciso necessariamente analisar, sem saber como elas mesmas as viam e as viviam, como fizeram nessas circunstncias (PERROT apud FREITAS, 2007). A insero da mulher no mercado de trabalho deu-se principalmente em funes com pouco status social, de baixa remunerao e limitadas possibilidades de atualizao profissional. Assim, as
45
mulheres tendem a ocupar profisses consideradas como femininas pela sociedade, no sentido de levar ao espao pblico suas experincias com o privado.
Por exemplo, no ensino superior, 78% das mulheres optam pelos cursos de Enfermagem e Pedagogia profisses caracterizadas por baixos salrios e reduzido status social, poltico e econmico (Hirata, 1991; Neves, 1998; Lakomy, 1999). Nota-se ainda, que no setor tercirio, onde sua participao maior, a mulher tambm exerce os chamados trabalhos femininos: 94% so costureiras, 89% so secretrias e 81% so recepcionistas (Lakomy, 1999). (LAKOMY, 2003, p. 1).
O mercado de trabalho feminino gerou um redirecionamento do papel da mulher na famlia, uma mudana no lugar de trabalho, na famlia e na sociedade: primeiro, porque a mulher levar para o escritrio seus dotes femininos, de me, mulher, dona de casa; segundo, porque as mulheres trabalhavam por menos de um tero do montante que era pago aos homens (CASIMIRO, 2008). importante salientar que ainda se paga menos pelo mesmo trabalho e que a diferena dos salrios recebidos pelas mulheres em relao aos homens persiste no mundo inteiro. Para Castells,
a entrada macia das mulheres na fora de trabalho remunerado deve-se, de um lado, informatizao, integrao em rede e globalizao da economia e, de outro, segmentao do mercado de trabalho por gnero, que se aproveita de condies sociais especficas da mulher para aumentar a produtividade, o controle gerencial e, conseqentemente , os lucros (1999, p. 197).
Assim, atividades femininas, como enfermagem, magistrio e secretariado, que so relacionadas ao cuidado, so socialmente consideradas femininas, ao passo que as relacionadas ao prestgio e poder, como engenharia, medicina e advocacia, so vistas como masculinas. Ser secretria requer, entre outras habilidades, as de relaes interpessoais, e na sociedade ainda existe uma diviso das atividades de acordo com o sexo, como entre as tradicionais tarefas masculinas, ligadas produo, e as tradicionais tarefas femininas, domsticas e sociais (CASTELLS, 1999, p. 208). Mesmo dentro dessa tica, as identidades femininas comeam a moldurar uma nova forma de serem identificadas na sociedade pelo trabalho, modificando o seu papel na famlia. Mesmo que em condies desiguais, principalmente nos valores recebidos pelo trabalho, a entrada da mulher no mercado de trabalho aumentou seu poder de barganha em relao aos homens, o que ocasionou um profundo impacto na sociedade.
46
Novas tecnologias de informao, mdia e a (re)construo da identidade do profissional de secretariado: cincia, saber e competncia
Segundo Lima (2002), no incio da dcada de 1980, com a chegada dos computadores, os primeiros experimentos nos escritrios foram feitos pelas secretrias e a tecnologia comeou a substituir as mquinas de escrever, permitindo que as secretrias aplicassem seus conhecimentos e habilidades para lidar com
diferentes variveis simultaneamente ao tratamento de tarefas no padronizadas. Isso maximizou seu valor e sua imagem positivamente na organizao, pois a que ela busca valorizar sua situao, uma vez que o computador facilita o domnio das ferramentas de comunicao e de criao. Coube, ento, a ela o papel de humanizar esse processo de incorporao dos recursos tecnolgicos, sendo a responsvel por gerenciar conflitos e informaes. Freitas (2007) faz um levantamento icnogrfico dos materiais miditicos produzidos mundialmente, por meio do cinema, da msica etc. E conclui que a maioria dos materiais aponta para uma identidade duvidosa do profissional de secretariado, em geral, percebendo-se uma tendncia para a evidncia da relao amorosa e/ou sexual entre ela e o executivo, exemplos de secretrias nem sempre confiveis ou ticas, situaes humilhantes e de fundo pejorativo. A autora enfatiza que a imagem da secretria est sempre relacionada a um meio e no um fim em si mesma. A profisso muito vinculada a beleza e jovialidade, em detrimento do saber e da competncia. Segundo a autora,
o secretariado teria cooperao das atividades do lar revertidas para o campo profissional, pois a atividade domstica faria da secretria uma tcnica do lar, sendo, portanto normal estender a organizao do trabalho aos setores de sua casa e viceversa. Qui por isso a sociedade costume chamar o empregado domstico categoria profissional que tem seu exerccio regulamentado por outra lei e atividades de secretrios, em uma tentativa de igualar a sua natureza profissional: a serventia, a humildade e a submisso (FREITAS, 2007).
Para se construir uma identidade desejvel, livre dessas representaes, faz-se necessrio discutir como essas construes podem interferir no reconhecimento da profisso na sociedade, porque os indivduos assumem seu papel na sociedade ancorados muitas vezes pelo senso comum, que so conceitos e percepes produzidas pela sociedade e decodificados num processo de relaes sociais da vida cotidiana. Para Nonato Jnior, que problematiza no seu artigo a necessidade de criao de uma epistemologia secretarial, existem alguns obstculos epistemolgicos ao secretariado, dentre os quais esto as
ms interpretaes do senso comum, esteretipos, limitaes tericas e concluses previamente equivocadas (2008, p. 5).
Essas imagens surgem por meio do senso comum, oriundas de manifestaes mais adversas, criadas tanto do imaginrio popular quanto da criao desse imaginrio, ou seja, o indivduo produz ou reproduz essa criao do outro, num processo que fortemente influenciado pelo background de conhecimentos, pelos esteretipos lingusticos e pelas experincias prticas dos indivduos (SILVA, 1997, p. 32). Assim, ao pensar sobre o lugar e o papel do secretariado no contexto de uma sociedade globalizada, deparamonos com a necessidade de construir outra imagem desse profissional: uma imagem que traga tona a importncia estratgica dele. Temos de desconstruir a dicotomia existente no conjunto da sociedade entre o profissional e a pessoa; o profissional se redescobrindo como vital
47
e, consequentemente, quebrando com uma imagem que destoa desse papel. Se considerarmos a mdia como uma das principais fontes de informaes da sociedade globalizada, faz-se necessrio repensar como a imagem desse profissional construda e reconstruda. Segundo Kellner (2001), a mdia fornece material para que se construam identidades diferenciadas entre os indivduos, definindo como eles se inserem na sociedade e qual lugar eles ocupam. Porm, importante ressaltar que esse texto no tem o objetivo de estudar a mdia, mas apenas de exemplificar como essas imagens circulam e so afirmadas em nossa sociedade. Pensando assim, comum assistir mdia televisiva utilizando-se de ferramentas estereotipadas para apresentar a imagem da secretria como um ser submisso e incapaz de desenvolver tarefas simplistas sem uma orientao, ou mais, de ser ela a cmplice de relaes escusas, sem direito a expressar seus valores e sentimentos, numa relao de absoluta dominao, uma relao de poder que coloca o indivduo entre o que manda e o que obedece, entre quem pode e tem o poder e o que no pode. A mdia influencia no modo como as pessoas pensam e se comportam e, mais, como elas se veem e como veem o outro, atuando no sentido de gerar pensamentos e comportamentos e reproduzindo discursos sociais (KELLNER, 2001). Sabemos que a mdia no pode ser vista apenas como aquela que s reproduz o discurso j construdo, pois tambm pode ser fonte de mudana. Segundo Kellner, ela tambm pode propiciar o
avano de interesses dos grupos oprimidos quando ataca coisas como as formas de segregao social ou sexual, ou quando, pelo menos, a enfraquece com representaes mais positivas de raa e sexo (2001, p. 13), ou seja, ocupa um vasto lugar para discusses sobre a construo da sociedade, especialmente no que diz respeito a seus signos e significados. Cabe, ento, ampliar as discusses sobre esse ponto de vista, que passa pelo entendimento do secretariado como uma profisso, digo melhor, como uma cincia que est, como todas as outras, sempre em construo. Nonato Jnior expressa alguns sentimentos vivenciados por aqueles que optaram pela profisso. Ele se preocupa em discutir o porqu fazer e no o que fazer, ou seja, tenta levantar a discusso sobre o dever de discutir o conhecimento na rea de secretariado enquanto cincia, capaz de produzir conhecimento, de quebrar tabus, no meramente recorrer a discursos sobre as tarefas executadas pelo secretrio numa organizao. O autor afirma que instaurar uma epistemologia passa a ser um objetivo importantssimo para qualquer cincia ou rea do saber que queira se legitimar social e filosoficamente, fundando categorias e teorias que sustentem os mais diversos processos empricos e tcnicos realizados em uma profisso (NONATO JNIOR, 2008, p. 4). Os esteretipos em torno do secretariado esto nesse contexto, e hoje desconstru-los condio sine qua nom para construirmos outra imagem sobre esse profissional, que, como a prpria histria mostra, constituiu-se assumin-
48
do papis fundamentais, no apenas do ponto de vista utilitarista, fazendo funcionar o processo comunicativo, mas construindo uma sociedade que vai carregar sua marca.
Consideraes finais
A reflexo proposta neste texto colocou em pauta a necessidade de se repensar o papel do secretariado na sociedade globalizada. Para tanto definimos o conceito de identidade necessrio para a anlise; discorremos sobre a identidade historicamente construda sobre o secretariado, as relaes de gneros que orientaram a construo dessa identidade, destacando aqui aspectos a ser superados, e fizemos uma incurso sobre as novas tecnologias, sua influncia na profisso em questo, as competncias adquiridas e a necessidade de afirmar o secretariado como cincia. Profisses tidas como femininas carregam consigo toda uma identidade construda a partir da identidade por gnero, uma vez que vista pela sociedade dessa forma. Apesar de haver secretrios do sexo masculino atuando na profisso, ainda encontramos essa identificao com o universo feminino. Por isso, impossvel discutir a identidade da(o) secretria(o) sem levar em considerao as questes relativas ao gnero. O profissional deve ser respeitado enquanto portador de competncias que o qualificam nas suas atividades e seus valores, independentemente do sexo, e esse respeito passa por uma reconstruo de seu papel na sociedade. Isso, para o texto em tela, significa dizer que ser secretria ir muito alm das necessidades
imediatas, administrativas, da organizao; defend-la enquanto cincia, capaz de transformar o ambiente local e global. Entretanto, esse papel precisa ser mais bem definido dentro das organizaes. O secretariado h muito deixou de ser uma simples tcnica de como fazer. Hoje ele vislumbra uma gama de conhecimentos cientficos capazes de nortear o fluxo de comunicao de toda organizao. Considerando Castells e sua obra, a informao um capital precioso para o desenvolvimento competitivo das empresas e da sociedade como um todo, pois quem tem conhecimento, informao, detm um poder de gerenciar e transformar os fins. Percebemos, ento, que por meio do profissional de secretariado, desde o mais remoto, que a informao flui, se processa. Assim, preciso que o profissional de secretariado reflita sobre qual o seu papel na sociedade contempornea e, a partir disso, desenvolva um olhar crtico sobre como a mdia nos coloca para essa mesma sociedade, que papel estamos fazendo nela, como exercemos nossa profisso.
The secretarys professional
work and its challenges in the context of the globalized society

Abstract
Considering the processes of a contemporary societys globalization, linked to changes in information technology, the text discusses the necessity to build new images about the identity and the secretarys professional role in our society. Today, with the computer and the
49
internet, this professional possesses the technologies and it fulfills his/her work overstepping the limits of a mere act of typing, including the skills for: produce files, produce texts, presentations, collect data and generate scientific information that is very important to the organizational managers, that is, we are faced with a very contemporary tool that provides new possibilities of action. For this, we must deconstruct the images that circulate in the social and propagate a sense of disqualify the secretarys professional. This is our expectation and contribution to a debate that needs to gain strength in our area. Key words: Secretary. Identity. Media.
Bibliografia
CAIXETA, Juliana Eugnia; BARBATO, Silviane. Identidade feminina um conceito complexo. Disponvel em: http://www.scielo. br/pdf/paideia/v14n28/10.pdf. Acesso em: 14 abr. 2009. CASIMIRO, Lucia. Histria da profisso de secretariado a saga das(os) secretrias(os). Disponvel em: <http://www.fenassec.com. br>. Acesso em: 28 set. 2008. CASTELLS, Manuel. O fim do patriarcalismo: movimentos sociais, famlia e sexualidade na era da informao. In: _______. A era da informao: o poder da identidade. Rio de Janeiro: Paz e Terra, 1999. cap. 4, p. 169-238. _______. Parasos comunais: identidade e significado na sociedade em rede. In: _______. A era da informao: o poder da identidade. Rio de Janeiro: Paz e Terra, 1999. cap. I, p. 21-92. FREITAS, Karine. O lugar da secretria: implicaes histricas de gnero no trabalho e imagem da profisso. In: I Encontro de Gesto de Pessoas e Relaes de Trabalho. Natal, 2007. Disponvel em: <http://www. fenassec.com.br>. Acesso em: 20 abr. 2009. KELLNER, Douglas. A cultura da mdia estudos culturais: identidade e poltica entre o moderno e o ps-moderno. Bauru - SP: Edusc, 2001.
LAKOMY, Ana Maria. Educao, gnero e trabalho: a leitura como uma prtica inclusiva. Disponvel em: http://www.alb.com.br/ anais14/Sem03/C03003.doc. Acesso em: 15 abr. 2009. LAURENTI, Carolina; BARROS, Mari N. F. de. Identidade: questes conceituais e contextuais. Volume 2, n. 1, jun. 2000. Disponvel em: http://www2.uel.br/ccb/psicologia/revista/textov2n13.htm. Acesso em: 12 abr. 2009. LIMA, Solange Ferrari. Tendncias do mercado: profisso secretariado executivo. In: CARVALHO, Antnio P.; GRISSON, Deller (Org.). Manual do secretariado executivo. 5. ed. ver. e atual. So Paulo: DLivros, 2002. NATALENSE, Liana. A origem da profisso de secretria. Disponvel em: <http://www. fenassec.com.br>. Acesso em: 28 set. 2008. NONATO JNIOR. Raimundo. Epistemologia do secretariado executivo: por uma teoria do conhecimento em Secretariado. Disponvel em: http://www.fenassec.com.br/consec>. Acesso em: 26 set. 2008. SANTOS, Marcelo Bernardo dos. Relaes de gnero: as formas de enunciao da identidade da mulher na mdia jornalstica. 2008. Dissertao (Mestrado) - Programa de Ps Graduao em Letras, Universidade Federal de Pernambuco, Recife, 2008. SILVA, Srgio Lus Pereira da. A fundao terica e epistmica da noo de representao social: uma introduo. In: _______. Imagens de reconhecimento e de conflito: um estudo sociolgico das representaes sociais da poltica. 1997. Dissertao (Mestrado) Programa de Ps-Graduao em Sociologia, Universidade Federal de Pernambuco, Recife, 1997. cap. 1, p. 6-17. _______. O senso comum e as representaes sociais. In: _______. Imagens de Reconhecimento e de conflito: um estudo sociolgico das representaes sociais da poltica. 1997. Dissertao (Mestrado) - Programa de PsGraduao em Sociologia, Universidade Federal de Pernambuco, Recife, 1997. cap. 2, p. 18-35.
50
Gesto secretarial uma nova viso de assessoramento nas organizaes

Graciele Becker*, Jamara Ceolin**
Resumo
A secretria, por seu compromisso nas organizaes, transformou seu esteretipo de simples encarregada de tarefas que pressupunham auxlio ao chefe. Com o passar do tempo, aperfeioou suas habilidades e desenvolveu novas competncias, que, embora fossem simples, exigiam comportamento tico, conhecimento tcnico e grau de instruo que contribusse para a execuo de seus deveres. Essas e outras evolues levaram a secretria a tornar-se um secretrio executivo, executante de funes complexas, que giram em torno dos conceitos gerenciais. um profissional preparado para as mudanas de paradigmas, marcado pelo ato de assessorar e contribuir na busca pelos resultados; possui viso holstica do sistema e capacidades multifuncionais que agregam diferencial competitivo para as organizaes. A mudana desse perfil o que se pretende esclarecer no decorrer deste artigo, de modo a fazer um paralelo do antigo profissional para com o gestor secretarial, fundamentando, sobretudo, a importncia que esse conceito traz para a profisso. Palavras-chave: Secretrio executivo. Perfil profissional. Gesto secretarial.
Introduo
Para uma organizao manter-se competitiva e sustentvel no mercado, tornou-se evidente a necessidade de adaptao e coordenao de novos conceitos, que emergem das transformaes no cenrio scio-organizacional. A busca por profissionais est muito mais seletiva, pois precisam ser competentes humana e tecnicamente, pr-ativos e flexveis, para que acompanhem esse universo corporativo constantemente mutvel. As exigncias esto cada vez mais rgidas quanto postura e iniciativa, capacidade para atuar nos centros de decises, quanto s competncias reflexivas e quanto ao nvel cognitivo dos profissionais. Enfim, precisa ser um gestor. O mtodo de gesto so maneiras de organizar os processos de trabalho, de forma que haja desenvolvimento humano e qualidade nos resultados esperados. Em destaque neste estudo, o secretrio executivo tem um enorme desafio, na medida em que a sua profisso evoluiu, em razo da passagem do perfil tcnico para o universo profissional estratgico.
**
Acadmica do VI nvel do curso de Secretariado Executivo Bilngue da Universidade de Passo Fundo. Contato: 84774@upf.br Acadmica do VI nvel do curso de Secretariado Executivo Bilngue da Universidade de Passo Fundo. Contato: 98990@upf.br
51
A sua atuao abrange uma dimenso importante dentro da organizao, tornando-se um profissional pensante que age racionalmente, exercendo um papel estratgico e autnomo, com viso generalista do espao de trabalho. Dentro desse contexto surge a seguinte problemtica: Que fatores contribuem para a transformao de perfil secretarial ttico/prtico para tornar-se um profissional que atua como gestor estratgico dos seus processos de trabalho? Pretendemos esclarec-la com um estudo baseado em pesquisa bibliogrfica referente a obras de autores que se envolvem com as reas afins. Destarte, este estudo tem como objetivo principal esclarecer como acontece a mudana do perfil do secretrio executivo, que hoje o caracteriza como gestor. Em primeiro plano, descrever as atribuies que o diferenciam do antigo profissional, por conseguinte, descrever como podemos considerar a gesto atribuio do secretrio executivo e, por fim, mostrar a importncia que o conceito de gesto secretarial traz para a profisso.
pr-requisitos vo alm: so necessrios um aperfeioamento contnuo de competncias e uma constante busca por diferencial competitivo. Como menciona Grion, a profisso evoluiu perceptivelmente pelos desempenhos exigidos:
A profisso de secretria exige como um mnimo de instruo o 2 grau completo mais especificadamente, causa de secretariado em um nvel de 2 grau. preciso que a secretria saiba dominar atividades burocrticas, tenha habilidade com microfones para comunicaes internas, ditafones, mquinas de contabilidade, foto copiadoras, mimegrafos, telefones, fax e computadores (1996, p. 30).
A secretria precursora
Uma profisso, com vrias dcadas de existncia, construiu por meio de suas habilidades e tarefas uma ocupao essencial nas organizaes, especialmente para auxiliar nas responsabilidades de seu chefe. No entanto, para ser um secretrio, a exigncia de grau cognitivo se faz cogente desde tempos atrs, quando a profisso era limitada no que diz respeito a tarefas. Essa preocupao j era cobrada, mas presentemente os
Do grau escolar s tarefas, a figura da secretria, uma funcionria de real expresso, deve ser o elo de confiana do executivo, para que o alivie das atividades rotineiras e o livre de inmeras providncias do dia a dia, o que poderia lhe ocupar um vasto tempo, o qual j escasso perante as vrias responsabilidades que o esperam diariamente (GRION, 1996). Ainda sobre as tarefas, segundo Grion (1996, p. 29), as funes de uma secretria variam de acordo com a estrutura da empresa e o ramo de atividades a que destina e tambm o tipo de executivo. A autora expe algumas das funes que o secretrio desempenha em seu cotidiano, como recepcionar visitas, atender a telefonemas, receber e classificar correspondncias, planejar viagens, controle de materiais, agendas, deveres domsticos do escritrio, cuidar da sala do chefe, ajudar o executivo a manter compromissos.
52
O relacionamento com seu superior influenciado pelo que o secretrio conhece dele. Conhec-lo em todos os aspectos pode melhorar a comunicao e o convvio entre ambos. Beltro e Passos (1991, p. 18) afirmam que qualquer que seja o temperamento do chefe, depende da habilidade do subordinado a encontrar um jeitinho para que as metas do trabalho sejam alcanadas, bem como adaptar-se a ele. Assim como com o superior, o relacionamento com os colegas requer algumas tticas. O ambiente de trabalho agradvel tambm precisa ser conservado, e isso pode ser obtido pela pacincia, compreenso e gerenciamento dos acontecimentos, alm de como o secretrio executivo se porta diante da presso do dia a dia nas empresas.
Uma das maneiras para um bom relacionamento entre colegas compreender os momentos de instabilidade que acontecem em virtude do stress no trabalho, e a secretria, por sua vez, precisa ser tolerante, para que se mantenha a empatia no ambiente empresarial, como mencionam (BELTRO; PASSOS, 1991, p. 18).
Necessidade da mudana para o reconhecimento

Encontramos, pois, na dcada de 1990 um profissional que superou todo aquele esteretipo feminino e tcnico que atuava em anos anteriores. Agora, abriram-se as portas para um profissional no mais de gnero, aquele que busca e sabe da necessidade de reconhecimento pelo seu trabalho. Surge, dessa forma, a denominao de secretrio executivo. A questo acima pode ser entendida facilmente se olharmos o currculo do curso de secretariado executivo. O ensino pressupe disciplinas voltadas para o cotidiano do profissional, visando customiz-lo complexidade das organizaes e instig-lo qualificao permanente. Em breves palavras, Sabino e Rocha (2004, p. 9) descrevem o secretrio executivo como uma pessoa empregada por um corpo pblico, ou por uma empresa ou por um indivduo, cabe a ele escrever ordens, cartas e registros, documentos pblicos ou privados. Partindo desse conceito, imaginamos uma organizao que faz uso frequente desses documentos, e quem estaria mais bem preparado para produzi-los? Assim, destacamos uma das funes secretariais: a redao de textos empresariais. fundamental saber escrever documentos bem fundamentados, seguir normas tcnicas esmeradamente formatadas e ter incondicional domnio da lngua destinada. A capacidade de comunicar-se com eficincia e segurana origina um diferencial qualitativo e pode ser desenvolvida adotando um estilo simples, porm claro e coesivo.
53
Em virtude de tais habilidades, a secretria viu transformar-se seu carter profissional, sendo um aliado das tarefas de seu superior, sempre contribuindo e auxiliando-o em seus deveres. Contudo, essas simples tarefas exigem um adequado posicionamento diante da sua posio dentro da organizao, sobretudo no modo de se expressar e no carter tico, vital para um bom elo de comunicao e relacionamento com os demais indivduos.
Outra tarefa atribuda ao secretrio a assessoria prestada em vrias atividades da empresa, especialmente na conduo do auxlio da vida empresarial do seu superior. Essa ideia tambm reforada por Sabino e Rocha (2004, p. 3-4) ao afirmar que h uma proximidade dos secretrios aos grandes lderes, sendo vistos como pessoas fiis e de confiana, pois tem acesso a documentos de relevante importncia. Alm disso, atua como um mediador e facilitador das relaes interpessoais, tanto do seu superior com o grupo empresarial e com os clientes externos, quanto do grupo para com a gerncia da empresa. Para isso, assumir uma postura profissional de vital valor, seguindo princpios ticos e conduta incorruptvel. E falando em confiana, o que mais instiga o secretrio a ser sigiloso e passar essa imagem s organizaes o seu prprio cdigo de tica, conduta essa extremamente reivindicada aos profissionais de qualquer rea. No que se refere ao profissional de secretariado, a tica deve fazer parte de sua postura. Azevedo e Costa (2002, p. 31) afirmam que no podemos esquecer que antes de um Cdigo de tica Profissional existe um Cdigo de tica Pessoal. Finalizando, Sabino e Rocha em belas palavras transmitem a importncia do secretrio como profissional tico:
O papel didtico do Secretariado facilitado pela gama de relaes que ele mantm com os variados setores e nveis hierrquicos da empresa. Se ele assume a figura de elo entre a alta administrao e o restante da empresa, ele tambm pode assumir o papel de facilitador do despertar da conscincia tica em seus colegas. Esse despertar pode
ser iniciado pelo incentivo compreenso dos valores individuais em relao ao bem comum (2004, p. 38).
Alm de ter uma presena determinante nas empresas, o secretrio executivo caracteriza-se pela organizao no ambiente em que trabalha. Como mencionam Azevedo e Costa: Por ter essa caracterstica, pode desencadear em uma ao integrada entre os colaboradores, equipamentos e materiais para firmar o processo produtivo da empresa. de responsabilidade de o secretrio organizar seu local de trabalho para que se torne agradvel e eficaz (2002, p. 37). A presena do profissional de secretariado uma maneira de conduzir as organizaes adaptao das transformaes no competitivo mundo do trabalho e sobrevivncia das empresas nesse contexto. Uma das atribuies do secretrio executivo a qualidade do seu trabalho no atendimento ao cliente, principal razo de existncia e sucesso das organizaes. Azevedo e Costa (2002, p. 39) afirmam:
A ateno das empresas no est apenas voltada para a produo. A qualidade do servio no atinge somente os produtos, mas sim as relaes com clientes. Essa relao de parceria que ir manter a empresa competitiva no mercado. Maiores lucros sero obtidos quando as necessidades dos clientes, internos e externos, forem atendidas. Faz-se necessrio que estes sejam conhecedores dos objetivos da organizao, mesmo sendo atuantes em outras reas (2002 p. 39-40).
Por todo esse envolvimento com a organizao que ainda mais se faz a exigncia de excelncia para com aqueles que sero os receptores de nossa con-
54
tribuio no andamento dos processos empresariais, estratgias e gerenciamento. Como escrevem Azevedo e Costa (2002, p. 40): Procurar apresentar um excelente servio. Surpreender sempre o cliente. Aps essa breve amostragem de que a secretria no contratada exclusivamente para cuidar de uma agenda e convir com as demandas do executivo, encontramos um trecho que justifica exatamente o nome deste captulo do projeto:
De fato percebemos que o contexto das organizaes contribuiu para alavancar a profisso secretarial e delinear novos rumos nesta carreira, que se consolidou com a implantao de cursos superiores em Secretariado, com os esforos das entidades de classe que levou aprovao das Leis n 6.556, de 5 de setembro de 1978, n 7.377, de 30 de setembro de 1985 e n 9.261, de 10 de janeiro de 1996, a criao da Federao Nacional de Secretrias e Secretrios FENASSEC, em 31 de agosto de 1988 e, por fim, conquista do Cdigo de tica do profissional de Secretariado no Brasil publicado no Dirio Oficial de 7 de julho de 1989 (TAGLIARI; DURANTE, 2009, p. 28).
objetivos, ousado para apresentar ideias e inovar constantemente nas suas aes.
Gesto secretarial
O secretrio executivo, como mostrado anteriormente, um profissional de nvel superior ligado ao domnio institucional e intelectual das organizaes privadas ou pblicas, que exerce funes extremamente complexas e interdisciplinares, cujo foco se aplica em trabalhos de assessoria executiva. Possui formao que lhe possibilita competncias em anlises, pesquisa, interpretao, articulao de conceitos e viso holstica (NONATO JUNIOR, 2009). A profisso vem demonstrando constante avano na abordagem dos conceitos da gesto. O secretrio tem preparao permanente e atuao polivalente, sendo um colaborador marcado pelas relaes interpessoais, pelo gerenciamento das informaes e pelo comprometimento com as metas da empresa. Na mesma linha de pensamento, Durante afirma que a gesto secretarial est inserida no contexto de mudanas vivenciadas pela sociedade e as organizaes. Tais mudanas afetam diretamente o mercado de trabalho, ao exigirem uma postura diferenciada dos profissionais das diversas reas do conhecimento, dentre elas, a secretarial (2009, p. 136). Fundamentado na gesto organizacional, o secretariado executivo transcendeu seu antigo perfil e hoje, ao lado do poder decisrio, reafirma a importncia do seu papel, correspondendo ao sucesso que dele esperado e superando expectativas dentro da organizao.
Aps o exposto, fica evidente que o profissional de secretariado deve obter seu devido reconhecimento, buscando continuamente um espao nas organizaes, caracterizando-se pela tica, habilidades e competncias, organizao, planejamento e assessoramento, como tambm estando preparado para os novos desafios do mundo do trabalho (SABINO; ROCHA, 2004). O secretariado do terceiro milnio deve ter capacidade empreendedora, ser capaz de trabalhar em grupo, ser determinado para alcanar
55
Viso clssica de gesto

A gesto pode ser definida por quatro pilares bfuncionais: planejar, organizar, liderar e controlar. Este conceito surgiu a partir de estudos realizados por Fayol, quando buscou definir as teorias administrativas em torno das funes exercidas pelos dirigentes organizacionais. Consiste em prticas sociais que visam ao funcionamento eficiente e eficaz da organizao, assegurando qualidade nas relaes interpessoais, contribuindo para o desenvolvimento das pessoas e mediando os recursos materiais e financeiros disponveis para o desenvolvimento da instituio (PORTELA; SCHUMACKER, 2009). Motta (1999) descreve a gesto como a arte de pensar, decidir e agir; de fazer as coisas acontecerem por meio das pessoas numa constante interao. um processo caracterizado como fragmentado e impreciso na medida em que a definio das estratgias, a reflexo e resoluo dos conflitos so dados conforme a sua decorrncia ou necessidade. Tudo isso, em consequncia da diversidade cultural existente entre os indivduos e das suas mudanas comportamentais e, ainda, das constantes oscilaes da sociedade contempornea. Gerenciar significa realizar os processos com base nos conceitos da administrao, aplic-los e distribu-los racionalmente entre os membros colaboradores da organizao. Os gestores so profissionais muito complexos, dentre cujas competncias possvel destacar algumas que compem um perfil altamente relevante: viso estratgica;
percepo das necessidades da empresa; conhecer e desenvolver alternativas que respondam s demandas; ser analtico e intuitivo para identificar problemas e conflitos; ter iniciativa para a tomada de decises; flexibilidade; habilidade interpessoal, liderana e esprito cooperativo, a fim de influenciar o grupo a comprometer-se com os objetivos comuns (MOTTA, 1999). As prticas de gesto influenciam especialmente no comportamento dos indivduos, com o objetivo de que trabalhem em conjunto, conduzindo-os em forma de cooperao. Logo, confirma-se o pressuposto de que a liderana constitui o processo de interao pessoal entre o gestor e seus geridos. Para complementar a ideia, Motta (1999, p. 39-42) argumenta: Sendo um processo de facilitar um grupo a alcanar um objetivo e a desempenhar uma funo desejada, a liderana deve ser almejada como uma funo primordial na gerncia. Assim, possvel afirmar que o processo gerencial composto por paradoxos e ambiguidades. O sujeito necessita de uma srie de competncias tcnicas que esto diretamente ligadas com a subjetividade humana. O modelo de gesto um conjunto de entendimento entre as relaes humanas e os processos de produo. O gestor deve aprimorar habilidades distintas para o alcance dos objetivos, mediando e promovendo o desenvolvimento do grupo, utilizando ideias novas e bem-sucedidas. Uma vez que os resultados da organizao so dados a partir do elemento humano, seus desejos e necessidades pessoais devem ser integra-
56
dos aos da equipe, numa constante busca pela interao dos processos e pessoas.
A gesto e secretrio executivo

A partir da dcada de 1990, o secretrio executivo obteve um avano significativo no que diz respeito s atribuies da sua profisso, passando a desempenhar papis fundamentados na gesto e na assessoria organizacional, participando ativamente dos processos administrativos e decisrios. Assumiu um novo perfil, com renomadas competncias e responsabilidades quanto ao gerenciamento de informaes e dados, atuando como facilitador das relaes sociais da empresa. De acordo o art. 4 da lei n 9.261, promulgada em 1996, visando regulamentao da profisso, as funes competentes ao secretrio so inmeras e bem diversificadas na sua descrio. Por conseguinte, cabem a ele: I - planejamento, organizao e direo de servios da secretaria; II - assistncia e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas; IV - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretao e sinterizao de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive em idioma estrangeiro; VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de comunicao da empresa; VIII - registro e distribuio de expediente e outras tarefas correlatas:
IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento a chefia; X - conhecimento protocolares (BRASIL, 1996, lei n 9.261/96).
Essas funes foram sendo aperfeioadas com o tempo. A contemporaneidade exigiu que elas passassem a ser exercidas com mais complexidade e autonomia. O novo perfil tem como atribuio fazer com que o secretrio executivo acompanhe o desenvolvimento da empresa, adaptando-se s inovaes de mercado. Os conceitos de Durante complementam esta afirmao: Deve ser capaz de entender o processo organizacional, de gerir informaes, de compreender a automao dos escritrios, novas tecnologias, criando e evoluindo com as mudanas culturais econmicas, sociais e profissionais, sociais e profissionais, gerenciando conflitos, promovendo e apoiando o crescimento da equipe e trabalhando com discrio e competncia (2009, p. 97). O profissional em secretariado executivo concentra um contingente de tarefas de cunho importantssimo, que exigem competncia tcnica, interpessoal e constante aprimoramento intelectual, imprescindvel para obteno de diferencial competitivo. Dentre as suas funes, possvel mencionar: gerenciamento de conflitos, concretizao de negociaes, iniciativa e liderana para tomar decises, alocao de credibilidade nas relaes com clientes internos e externos, habilidades no uso das novas tecnologias de informao, domnio de idiomas e um admirvel comportamento tico (DURANTE, 2009).
57
Na mesma linha de pensamento vo os conceitos de Natalense: A profissional secretria uma assessora, ou seja, uma profissional de quem se espera resultados, os quais sero obtidos por meio de seu conhecimento tcnico, da operao de equipamentos, da sua habilidade pessoal e, tambm, da coordenao de alguns servios e pessoas (1995, p. 18). Com tantas idoneidades presentes no perfil do moderno secretrio, viu-se ser necessrio adequ-lo a uma nova rea de conhecimento: a gesto secretarial. O reconhecimento do secretrio como sendo um profissional capacitado para o nvel gerencial dado a partir do momento em que passou a exercer as suas funes baseado nas etapas de gerenciamento. Estando diretamente envolvido com os resultados da empresa, notria a importncia de conhecer e seguir o estilo processual de gesto. Planejar palavra apropriada para se projetar um conjunto de aes para atingir um resultado claramente definido. Consiste num instrumento dinmico para perceber as necessidades da empresa, analisar e determinar as atividades futuras, pensar antecipadamente nos objetivos e aes, baseado em algum mtodo para alcan-los da melhor maneira possvel. Ao secretrio cabe perpetrar o tracejo da sua rotina, distinguir o urgente e o importante, definir as prioridades, distribuir as funes numa sequncia lgica, visando ao coordenada do tempo, a fim de dar o cumprimento satisfatrio ao que lhe compete.
A organizao consiste em impetrar e distribuir o trabalho e os recursos entre os membros do grupo (STONER, 1985). A incorporao dela aos processos de trabalho deve ser um hbito do profissional; existem ferramentas e mtodos para auxiliar de forma prtica no seu dia a dia. O secretrio, sendo um gerenciador de informaes e de recursos, precisa se estruturar ordenadamente com suas funes, bem como organizar os espaos, facilitando seu percurso; organizar os arquivos, para fcil acesso aos documentos pertinentes rotina da empresa; organizar as agendas, a do executivo e a sua, zelando por tranquilidade nos horrios, evitando atropelos e desconfortos; e, ainda, organizar os projetos e as metas em ordem de execuo, conforme prioridade e mtodos que sero usados, auxiliando no alcance eficiente dos objetivos da empresa (DELIA, 2009). A liderana gerencial a arte de dirigir, influenciar e motivar para que os membros do grupo trabalhem entusiasticamente na busca de resultados (STONER, 1985). Para isso, o gestor deve conhecer a sua equipe, selecionando alternativas e um canal de comunicao eficaz, que solucione os conflitos e envolva os objetivos pessoais de cada indivduo com as metas que devem ser atingidas pela organizao (ROBBINS, 2000). A atuao do secretrio executivo est constantemente ligada a informaes e pessoas, e exercer a liderana tambm capacidade existente no perfil desse profissional. Nessa mesma viso, DElia contribui com consideraes rele-
58
vantes ao afirmar que a liderana est relacionada s habilidades secretariais: Lderes entendem o poder supremo dos relacionamentos; Lderes confiam nos seus instintos; Lderes amam trabalhar com os outros; Lderes tm humor; Liderana desempenho; Lderes sabem que podem fazer a diferena; Lderes criam um sentido para as coisas; Lderes aprendem (DELIA, 2009, p. 157). Com essas colocaes plausvel admitir que liderar papel fundamental para a profisso secretarial, cujo foco est voltado para a assessoria e o alcance dos resultados. O controle contribui na garantia de que os processos aconteam eficientemente at a concretizao dos objetivos. Depois de tudo estabelecido, planos e metas, preciso monitorar a eficcia na execuo do planejamento e tomar atitudes corretivas, caso haja alguma falha no seu decorrer (ROBBINS, 2000). O secretrio pode ser considerado um especialista nessas tarefas, uma vez que possui conhecimento e viso ntegra de tudo o que se passa dentro da empresa. Assim, desempenha papel estratgico ao controlar as informaes e procedimentos de trabalho, designando solues criativas em virtude de que algo saia do sistema. Nas Diretrizes Curriculares Nacionais (2005) encontra-se em pargrafo nico um pressuposto que confirma que a sua formao o torna qualificado para atuar junto ao nvel gerencial da organizao:
O bacharel em Secretariado Executivo deve apresentar slida formao geral e humanstica, com capacidade de anlise, interpretao e articulao de conceitos e realidades inerentes administrao pblica e privada, ser apto para o domnio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e crtica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observncia dos nveis graduais de tomada de deciso, bem como capaz para atuar nos nveis de comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional (BRASIL, 2005).
No entendimento de Hansen e Silva, a viso clssica da gesto est presente em todas as funes e atribuies do secretrio: Ele [...] planeja, organiza, controla, e avalia os trabalhos realizados, atuando assim, como um gestor secretarial, desempenhando a funo de elo entre a administrao superior e os demais setores da instituio (PORTELA; SCHUMACKER, 2009, p. 81). Essas caractersticas alertam para a possibilidade de denomin-lo gestor de seus processos, atuando juntamente ao seu executivo na otimizao dos resultados, na valorizao de clientes e na mediao das relaes civis dentro e fora da empresa. O executivo necessita ter ao seu lado um profissional pr-ativo e pensante, que raciocine com ele, assessorando-o com informaes, observaes e detalhes que possam fazer a diferena no resultado do processo (MAERKER, 1999). Alm de executar, ele precisa pensar estrategicamente, fazer uso da criatividade, antecipar-se s atividades, superando o que foi requerido. DElia sugere que
59
as tarefas sejam feitas sob o conceito da excelncia, tendo sempre como o objetivo a satisfao total do cliente interno e externo. E complementa dizendo que a secretria deve ser tima naquilo em que o executivo no to bom (2009, p. 35). O gestor secretarial procede de mudanas constantes no seu perfil, mas so esses desafios que o preparam para atuar competitivamente no mercado de trabalho. Dessa forma, presumvel que o gestor secretarial continua realizando atividades tcnicas, mas num novo contexto organizacional agregou competncias comportamentais e sociais, desenvolvendo viso holstica dos negcios da empresa, colaborando fielmente na busca de resultados e ampliando sua atuao para o campo gerencial.
um elo entre a empresa e seus clientes internos e externos. Ao finalizar este estudo, constata-se que a gesto est inserida no contexto do secretariado executivo, profissional que possui aptides especficas rea, como estabelecer relaes, tomar decises, fazer uso da criatividade na execuo das tarefas e dar suporte tcnico ao setor executivo. Em suma, por essas peculiaridades que, academicamente e, hoje, profissionalmente, tambm ele designado gestor secretarial ao desempenhar seu papel com grande satisfao e prestgio, agregando valor organizao e auxiliando na concretizao dos objetivos em comum da organizao.
Consideraes finais
Assim como a tecnologia ascendeu no decorrer dos anos, da mesma forma o secretrio executivo alavancou sua profisso e papel nas organizaes. Tarefas simples desencadearam detalhes fundamentais para seu crescimento e exclusividade na execuo de certos deveres oportunos sua atuao. O secretrio executivo assumiu um papel voltado rea gerencial e desenvolveu competncias inovadoras para se tornar um profissional capaz de ir alm das demandas do mercado moderno. Ele interfere diretamente nas atividades das pessoas e obtm vasto controle dos setores e conhecimento dos processos de trabalho. um profissional preparado para assessorar e articular o nvel estratgico da organizao; por isso, considerado
Secretarial management a new vision of the advisory in organization

Abstract
The Secretary, through its commitment in organizations turned a stereotype of simple tasks and he/she complies the chief orders. The secretary improved his/her skills and develops new competences, although they were simple, requiring ethical behavior, technical knowledge and an instruction degree that contribute with the execution of his/her duties. These and other developments have led the secretary to become an Executive Secretary, performing complex functions around the concepts of management. It is a professional prepared for the paradigm shifts, marked by the act of advising and contribute in the search for the results, the professional has a holistic view of the system and multifunction capabilities that deliver competitive advantage for the organizations. The change of this profile is the intention that will be clarified during
60
this article, making a parallel with the old professional and the Secretarial Manager, with reasons, especially the importance that this concept brings to the profession. Key words: Executive Secretary. Professional profile. Secretarial Management.
ganizacional contemporneo. Secretariado Executivo em Revista, n. 4, p. 49-65, 2008. MAERKER, Stefi. Secretria: a parceria de sucesso. So Paulo: Gente, 1999. MOTTA, Paulo Roberto. Gesto contempornea: a cincia e a arte de ser dirigente. Rio de Janeiro: Record, 1999. NATALENSE, M. L. C. Secretria executiva: manual prtico. So Paulo: Informaes Objetivas, 1995. NONATO, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009. PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACKER, Alexandre Jos (Coord.). Gesto secretarial: o desafio da viso holstica Cuiab: Adeptus, 2009. ROBBINS, Spefhen. Administrao, mudanas e perspectivas. So Paulo: Saraiva, 2000. SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fbio Gomes. Secretariado: do escriba ao webwriter. Rio de Janeiro: Brasport, 2004. STONER, James; FREEMAN, Edward. Administrao. Rio de Janeiro: PHB, 1985. TAGLIARI, Marli de Ftima Carvalho; DURANTE, Daniela Giareta. Gesto secretarial: semelhanas entre competncias gerenciais e secretariais. Secretariado Executivo em Revista, n. 5, p. 28 a 43, 2009.
Referncias
ALDAY, Hernan Contreras. O planejamento estratgico dentro do conceito de administrao estratgica. Disponvel em: http://www. fae.edu/publicacoes/revistadafae. Acesso em: 1o jun. 2010. AZEVEDO, Ivanize; Costa, Sylvia Igncio. Secretria: um guia prtico. 3. ed. So Paulo: Senac, 2002. BELTRO, Marisa; PASSOS, Elisabeth de Ibarra. Prtica de secretariado. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1991. BRASIL. Lei n 9.261, de 10 de janeiro de 1996 - art. 4. Braslia, DF: Senado. Disponvel em: <http://www.sisergs.com.br/leis>. Acesso em: 14 maio 2010. BRASIL. Cmara de educao superior. Resoluo n 3, de 23 de junho de 2005. Diretrizes curriculares nacional para o curso de graduao em Secretariado Executivo. Ministrio da Educao. Braslia, DF. Disponvel em: http:<//portal.mec.gov.br/diretrizescurriculares-cursos-de-graduacao>. Acesso em: 20 maio 2010. DELIA, Maria Elizabete Silva; NEIVA, Edma Garcia. As competncias do profissional de secretariado. 2. ed. So Paulo: IOB, 2009. DURANTE, Daniela Giareta; FVERO, Altair Aberto (Coord.). Gesto secretarial: formao e atuao do profissional. Passo Fundo: Ed. UPF, 2009. GRION, Laurinda. Dicas e estratgias para o desenvolvimento da secretria. So Paulo: rica, 1996. LASTA, Adriane; DURANTE, Daniela Giareta. A gesto secretarial no cenrio or-
61
Consultoria jnior secretarial: limites e oportunidades

Cibelle Santiago*, Lidiane Reis**, Maria Luzitana C. dos Santos***
Resumo
Este artigo cientfico visa disseminao do perfil empreendedor do profissional de secretariado, tomando como base a sua atuao na empresa jnior (doravante EJ). Ser abordada a importncia que uma ao de consultoria no mbito da empresa jnior tem para a formao do profissional de secretariado enquanto aluno e tambm para a instituio de ensino superior (doravante IES). Esta pesquisa est fundamentada no estudo de caso da Executiva Jr., Empresa Jnior de Secretariado da Universidade Federal da Bahia, mediante resultados obtidos com a aplicao de questionrio enviado via e-mail. Assim, o estudo objetiva mostrar os benefcios pessoais e profissionais engrenados para os sujeitos (aprendizes e contratantes dos servios) que esto envolvidos direta ou indiretamente nesse processo empreendedor. Dessa forma, foram explicitados os tipos de servios que podem ser oferecidos por uma empresa jnior de secretariado s empresas, assim como os limites que devem ser superados e as oportunidades que surgem para os acadmicos quando participam de consultoria jnior. Palavras-chave: Secretariado. Empresa jnior. Empreendedorismo. Consultoria.
Introduo
Segundo Dolabela (2000), o empreendedor uma pessoa que empenha toda sua energia na inovao e no desenvolvimento de empresa. Abrir uma empresa de consultoria, por exemplo, deve-se ao fato da existncia de um mercado competitivo, fazendo com que elas necessitem de um apoio para a resoluo de seus problemas, filtrando as situaes que podem ser resolvidas por outros (CASE, 1997). Consultoria pode ser definida como
um processo de interao entre dois profissionais, o consultor, que um especialista, e o consultando, que solicita o auxlio do consultor em relao a um problema de trabalho do momento, com o qual ele enfrenta algumas dificuldades e o qual ele entenda que pertena a outras reas especficas do conhecimento (CAPLAN apud PEREIRA, 2004, p. 53).
Ento, o assessoramento das empresas dado pelas consultorias empresariais tem apresentado oportunidades de mercado para as pessoas que tm o esprito empreendedor, pois elas tm buscado de-
** ***
Secretria executiva pela UFPE e aluna da Ps-Graduao em Organizao de Eventos pela Esurp. E-mail: santiago.cibelle@gmail.com Graduanda em Secretrio Executivo na UFPE. E-mail: lidianereis27@gmail.com Graduada em Secretariado Executivo; especialista em Gesto da Qualidade e Produtividade e em Docncia do Ensino Superior. Mestra em Gesto do Desenvolvimento Local Sustentvel; professora da Autarquia de Ensino Superior de Garanhuns e da Faculdade de Administrao/UPE. E-mail: luzdosol.pe@gmail.com
62
senvolver outras empresas, chamadas de consultoria, para dar suporte resoluo de problemas de empresas j existentes. Com base nesse nicho de mercado, a consultoria tem estado presente nas universidades pblicas e privadas por meio das empresas juniores, onde os estudantes tm atuado como consultores juniores, aprofundando seus conhecimentos em determinadas reas da prestao de servio por meio das disciplinas cursadas no seu curso de ensino superior. Assim, justifica-se a importncia deste estudo em razo do deficiente movimento de consultoria jnior na rea secretarial, comparado ao forte movimento de empresa jnior existente em outros cursos, pois contam-se cerca de mil empresas juniores dos mais variados cursos de graduao (BRASIL JNIOR, 2008).
O Profissional de Secretariado pode atuar nas diversas reas de uma organizao, pois tem uma formao generalista na rea de administrao sabendo planejar, organizar, dirigir e controlar os processos necessrios para assessorar o administrador ou uma equipe de trabalho, bem como as competncias necessrias para sua atuao (BRUNO, 2006, p. 27).
Visando disseminao das oportunidades que uma EJ pode proporcionar aos seus membros os acadmicos de secretariado , esse estudo objetiva mostrar os benefcios pessoais e profissionais agregados quando eles participam desse nicho de mercado. Assim, o movimento de empresa jnior continuar se fortalecendo no que tange implementao de consultoria nas IES. Busca-se alcanar os objetivos propostos neste estudo a partir da propagao eficiente de uma consultoria nos servios secretariais, de modo que as empresas passem a ter melhor grau de conhecimento de como este tipo de profissional pode contribuir para a dissoluo dos problemas empresariais. Assim, informar-se-o os servios que podem ser oferecidos por uma Consultoria de Secretariado, onde conta com o incio de uma formao profissional mediante atuao em mltiplas atividades. Diante do exposto, subsiste a pergunta: Quais os limites e oportunidades da Consultoria Jnior de Secretariado da Universidade Federal da Bahia?
No se sabe dizer a quantidade de EJ na rea de secretariado, pois, conforme contato estabelecido com a Brasil Jnior, no h um controle das empresas que surgem em todos os cursos. Dessa forma, este estudo tem como objetivo geral analisar a importncia que uma ao de consultoria no mbito da empresa jnior tem para a formao do profissional de secretariado. Dentro desse desdobramento ser ressaltado o surgimento da empresa jnior no Brasil e para o curso de Secretariado Executivo.
Referencial terico
Empreendedorismo e consultoria
Numa definio menos rebuscada, pode-se compreender que empreendedorismo a ao que uma pessoa tem em prol de uma sociedade ou comunidade, buscando atingir as necessidades de determinados grupos de pessoas pela criao de uma representatividade formal chamada empresa.
63
Drucker (1974, p. 63), em sua definio, diz que o trabalho especfico do empreendedorismo numa empresa de negcios fazer os negcios de hoje capazes de fazer o futuro, transformando-se em um negcio diferente. Segundo Leite (2000), empreendedorismo o esprito empreendedor, pelo qual algum aplica dinheiro com nova capacidade de iniciar e desenvolver um negcio. A prtica de empreender o resultado (efeito) de uma ao rdua, criativa, difcil e arrojada. So ditas empreendedoras as pessoas capazes de revolucionar o presente com algo para o futuro, que, na viso de Dornelas (2001, p. 37), [...] detecta uma oportunidade e cria um negcio para capitalizar sobre ela [...]. Outra ideia de empreendedor designada por Felippe (1996). Este autor diz que o empreendedor motivado pela autorrealizao, pelo desejo de assumir responsabilidades e ser independente. Assim, o empreendedor considera irresistveis os novos empreendimentos e prope sempre ideias criativas, seguidas de ao. A autoavaliao, a autocrtica e o controle do comportamento so caractersticas do empreendedor que busca o autodesenvolvimento, porque o empreendedor lida constantemente com o gerenciamento de conflitos dos mais diversos nveis e caractersticas, encontrando nesses no apenas solues, mas, algumas vezes, oportunidades de novos empreendimentos. Esse comportamento empreendedor perceptvel na atuao de uma consultoria, segmento de mercado uti-
lizado pelas empresas juniores, que pode ser entendvel por sua definio: Um processo interativo de um agente de mudana externo empresa, o qual assume a responsabilidade de auxiliar os executivos e profissionais da referida empresa nas tomadas de decises, no tendo, entretanto, o controle direto da situao (OLIVEIRA, 1996a, p. 21). Existem algumas habilidades que diferenciam, por exemplo, o administrador-consultor do secretrio-consultor. O administrador-consultor prev as mudanas e antecipa-se a elas, lidera e forma pessoas que o acompanhem, prepara espritos abertos a transformaes, elimina resistncias destrutivas e expulsa a cultura de acomodao (FERREIRA; REIS; PEREIRA, 1997). J a atuao do secretrio-consultor est baseada em seu perfil profissional, que, segundo Portela e Schumacher (2006, p. 36), tem
preocupao com o todo empresarial, com a produtividade, com o lucro da empresa, polivalente, negociador, programador de solues, tem iniciativa, participativo, estabelece metas, conhecedor dos problemas do seu pas e do mundo, moldando as expectativas das empresas aos objetivos a serem atingidos pelas pessoas e por toda organizao, presta assessoria de forma pr-ativa, conhecedor da tecnologia [...]. um profissional que se preocupa com a competitividade, trabalha com estratgia gerencial [...] conhecedor das Teorias das Organizaes e que sabe ler o ambiente de trabalho com finalidade de entender as mudanas e os conflitos, procurando transformar o ambiente e as situaes criadas por ele, conhecedor de tcnicas secretariais com excelncia.
O entendimento do contexto de consultoria, sendo executado pelo pro-
64
fissional de secretariado, importante para que o universitrio dessa rea saiba identificar os limites e oportunidades para aprimorar seus talentos ainda dentro da academia, por meio de sua atuao na consultoria jnior, a qual requer acompanhamento e apoio de um docente. Por limite entende-se a interface geogrfica, temporal ou atitudinal no contexto tcnico de habilidades e competncias diante do que se prope empreender. J Oliveira (1996b) explica que as oportunidades so representadas por variveis e foras do ambiente empresarial incontrolveis pelo consultor, e as absores dessas oportunidades podem consolidar vantagem competitiva. Segundo Dolabela (2000, p. 238), a atuao profissional, inclusive a de consultoria, algo ligado a um saber fazer (Know How), requerendo habilidades tcnicas, conceituais, iniciativa e um olhar no apenas de curto, mas tambm de mdio e longo prazos, acerca do empreendimento em si, do mercado, das informaes circundantes e da gerao de conhecimento. O profissional de consultoria empresarial, em particular o consultor secretarial, precisa conhecer o sistema da empresa, vislumbrando adaptar seus servios. Assim, o processo de consultoria consiste em
primeiro contato, entrevista inicial, primeira visita, observao assistemtica, hipteses diagnsticas, propostas de trabalho, contrato, observao sistemtica, entrevistas, anlise documental, tcnicas diagnsticas especficas, relatrio diagnstico e plano de interveno devolutiva. a partir da aprovao do relatrio diagnstico e do fechamento da proposta de interveno,
inicia-se outro processo que vai da implementao, acompanhamento, treinamento dos envolvidos, reformulao do plano inicial, manuteno e desligamento (BRAGA apud PORTELA; SCHUMACKER, 2009, p. 34-35).
Oportuno se faz ressaltar que tais habilidades so requeridas do profissional de consultoria, inclusive consultoria secretarial, de um mercado que, segundo Case (apud OLIVEIRA, 2003, p. 28), algum capaz de oferecer solues para outros empreendedores. Esse mercado de trabalho, voltado para a consultoria, visa empregabilidade como capacidade de expandir as alternativas de obter trabalho e remunerao sem a preocupao de trabalho com vnculos empregatcios, estando vulnerveis s decises de patres (CASE; FRACIATTO, 1997). Pode-se dizer que um profissional habilitado a aconselhar algum que esteja em posio de fazer escolhas e tomar decises, sendo considerado um profissional consultor, pois oferece um servio de consultoria (CASE, 1997). O consultor deve se apresentar como profissional qualificado para encontrar respostas e solues, quase sempre enveredando por caminhos inovadores, meio pelo qual o empreendedor cria novos recursos produtivos de riqueza ou dota recursos existentes com um maior potencial para gerar riqueza (BASTOS, 2009). Afinal, uma ao de consultoria
o servio prestado por uma pessoa ou grupo de pessoas, independentes e qualificados para a identificao e investigao de problemas que dizem respeito poltica, procedimentos e mtodos, de forma a recomendarem a ao adequada e proporciona-
65
rem auxlio na implementao dessas recomendaes. (Instituto de Consultores de Organizaes do Reino Unido apud CASE, 1997, p. 2).
Diante desse pressuposto no contexto de consultoria, verifica-se a importncia da atuao dos consultores secretariais mesmo advindos de empresas juniores, fomentando um nicho de mercado, tendo em vista que cada vez mais as empresas precisam de pessoas-guias para solucionar problemas especficos. Assim, verifica-se a importncia de o secretrio consultor conhecer a sistemtica organizacional e sua dinmica, focando em suas competncias para desempenhar suas atribuies com excelncia e qualidade, sem perder os objetivos propostos pela empresa contratante dos seus servios. Afinal, Abreu e Emmendoerfer (2007) afirmam que esse um profissional necessrio, e tanto a formao acadmica como o contato com o mercado devem proporcionar-lhe subsdios para realizar seu trabalho da melhor maneira. Para melhor compreenso do surgimento da consultoria da rea de secretariado, especificamente no mbito da empresa jnior, discorre-se brevemente sobre as empresas juniores.
resultando na criao da Confederao Francesa de Empresas Juniores, em 1969. Na dcada de 1980, o modelo francs consolidou-se e comeou a se difundir internacionalmente, sendo levado para a Holanda, Sua, Blgica, Alemanha, Portugal e Itlia (BRASIL JNIOR, s.a. p. 4). Segundo a Brasil Jnior, a Confederao Brasileira de Empresas Juniores, que tem como finalidades representar as empresas juniores em nvel nacional e desenvolver o Movimento Empresa Jnior como agente de educao empresarial e gerador de novos negcios (BRASIL JNIOR, [20?]), define a formao das empresas juniores por meio do Conceito Nacional de Empresas Juniores: As empresas juniores so constitudas pela unio de alunos matriculados em cursos de graduao em Instituies de Ensino Superior, organizados em uma associao civil com o intuito de realizar projetos e servios que contribuam para o desenvolvimento do pas e de formar profissionais capacitados e comprometidos com esse objetivo (BRASIL JNIOR, [20?], p. 2). Compreende-se que empresa jnior uma associao civil, constituda e gerida exclusivamente por alunos de graduao de estabelecimentos de ensino superior, que presta servios e desenvolve projetos para empresas, entidades e sociedade em geral nas suas reas de atuao, sob a orientao de professores e profissionais especializados. A empresa jnior tem a natureza de uma empresa real, com diretoria executiva, conselho de administrao, estatuto e regimentos prprios, no se abstendo de uma gesto autnoma em relao
Incio do movimento de empresas jnior no mundo

O Movimento Empresa Jnior (MEJ) iniciou-se em 1967, na Frana, com o objetivo mais circunscrito de realizar estudos de mercado ou enquetes comerciais nas empresas. Rapidamente a ideia difundiu-se no meio acadmico francs,
66
direo da faculdade, a centro acadmico ou qualquer outra entidade acadmica (BRASIL JNIOR, 2008).
Surgimento das empresas juniores no Brasil e no curso de secretariado

No Brasil, o conceito de empresa jnior chegou ao final na dcada de 1980 por intermdio da Cmara de Comrcio FranaBrasil, que colocou anncio no jornal convidando jovens estudantes brasileiros para criar uma empresa jnior. As primeiras EJs criadas foram a Empresa Jnior FGV, na Fundao Getlio Vargas (FGV), a Jnior Faap, na Fundao Armando lvares Penteado (Faap), e a Poli Jnior na Escola Politcnica da Universidade de So Paulo (OLIVEIRA, 2003).
Foi com base no modelo francs j existente que surgiram no Brasil as empresas juniores, constitudas sob a forma de associao civil sem fins lucrativos. Geridas exclusivamente por estudantes das Instituies de Ensino Superior e Tcnico que por meio do desenvolvimento de estudos nas reas correlatas ao currculo acadmico e sob a orientao dos professores, passam a aplicar a teoria no ambiente real das organizaes de produo (SANGALETTI; CARVALHO, 2004, p. 19).
Universidade Federal da Bahia no dia 11 de maro de 2005, conforme Ata da Assembleia Geral de Constituio e Eleio da Executiva Jnior, concedida pela prpria empresa, por meio de fax. Essa ao fez com que outras instituies estimulassem o fortalecimento dessa categoria e implantassem esse tipo de empreendimento, totalmente voltado para o aprendizado e tirocnios do respectivo aluno. Assim, segue uma sntese da postura do profissional de secretariado nesse mundo do empreendedorismo (JNIOR, 2005).
Profissional de secretariado como um agente empreendedor no ramo da consultoria

A profisso de secretariado foi regulamentada em 30 de setembro de 1985 por meio da publicao no Dirio Oficial da Unio (DOU) pelo ento presidente da Repblica Jos Sarney da lei n 7.377, que dispe sobre o exerccio da profisso de Secretariado Tcnico e Executivo (BRASIL, 1985). O art. 4 da lei n 9.261, de 10.1.1996, elenca as atribuies desse profissional, para que se possam compreender as razes de suas mltiplas atividades: I planejamento, organizao e direo de servios de secretaria; II - assistncia e assessoramento direto a executivos; III coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas; IV redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretao e sintetizao de textos e documentos; VI - taquigrafia de dita67
O movimento brasileiro expandiu-se tanto que de 1988 a 1995, em apenas sete anos, surgiram cem empresas, nmero que foi atingido no pas de origem, a Frana, em 19 anos, entre 1967 e 1986 (FEJESP, 2010). Com a difuso das EJs, a participao do curso de Secretariado Executivo teve sua idealizao implementada na
dos, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive em idioma estrangeiro; VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de comunicao da empresa; VIII - registro e distribuio de expedientes e outras tarefas correlatas; IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento chefia; X - conhecimentos protocolares (BRASIL, 1996). De acordo com Silva (2008), a profisso est em plena expanso tanto em quantidade quanto em importncia do profissional, que hoje pode atuar como consultor, assessor executivo, empreendedor, participando cada vez mais dos processos de gesto nas empresas. Para a certificao desse tipo de atuao, o perfil empreendedor exige algumas habilidades tcnicas e comportamentais, destacadas por Leite (2000): iniciativa, viso, coragem, firmeza, deciso, atitude de respeito humano, capacidade de organizao e direo. Mediante tal postura profissional, algumas universidades tm estimulado aes empreendedoras a partir da disponibilizao de disciplinas referenciadas ao empreendedorismo, que despertam no estudante uma postura autnoma. O perfil empreendedor tem sido exigido pelo mercado de trabalho uma vez que se espera do profissional um comportamento mais ousado, pr-ativo, dinmico e resiliente, dentre outros aspectos, para (re)descobrir novos nichos no mercado cada vez mais competitivos e implantar estratgias de atuao cada vez mais desafiadoras e empreendedoras. Dessa forma, entende-se que o mercado de trabalho demanda do secretrio68
consultor um comportamento empreendedor que demonstre um perfil autnomo dentro e fora das organizaes, com atuao determinada pela independncia e articulao de dados de diferentes reas. No aspecto da atuao empreendedora de atuar como consultor jnior, algumas habilidades tm sido indispensveis, as quais, conforme DElia ([s. i.], p. 103), devem ser construdas desde a atuao acadmica, mediante
motivao para realizar; Capacidade de anlise; Definio de metas; confiana em si mesmo; Otimismo, sem fugir da realidade; Flexibilidade, sempre que for necessrio; Auto-motivao; Capacidade de recomear se necessrio; Capacidade de postergar a satisfao de suas necessidades; Criatividade na soluo de problemas; Prazer em realizar o trabalho; Qualidade pessoal e profissional; Auto-estima, mesmo nos fracassos; Realizao e manuteno de Networking; Administrao qualitativa do tempo; Capacidade de realizao.
O acadmico de secretariado deve estar sempre pronto a crescer e evoluir, seja dentro, seja fora da empresa, buscando estar sempre disposto a transformar oportunidades em negcios, adaptando-se s constantes mudanas; planejando e realizando com independncia e autoconfiana; lanando-se a desafios e assumindo os riscos; resistindo aos obstculos e construindo pontes favorveis com pessoas que j esto inseridas no mercado de trabalho; alinhando os seus objetivos profissionais com a misso maior da empresa. A ao de empreender no ramo da consultoria exige motivao e expertice para iniciar e manter algo novo continuamente, estando atento aos limites e
oportunidades, criar novas possibilidades de atuao para outros profissionais de secretariado e incrementar o negcio organizacional que venha a absorver a Consultoria Secretarial Jnior. Para a ao empreendedora de Consultoria Secretarial, o(a) acadmico(a) de secretrio(a) dever desenvolver a capacidade de compreender a cultura organizacional, bem como o negcio da rea para qual a consultoria ser destinada, viabilizando estratgias e, especialmente, buscando referenciar aes no planejamento, implantando planos de ao que viabilizem transformao mediante melhoria contnua, adaptao, integrao e gerao dos resultados almejados pela organizao, a partir de uma atuao em nveis decisrios e pelo gerenciamento de informaes. A diversidade, polivalncia e multidisciplinaridade do perfil do profissional de secretariado tm possibilitado o fortalecimento de atitudes empreendedoras, impulsionadas pelo desempenho eficiente em aes inovadoras, em particular no mbito da Consultoria Secretarial Jnior.
constitudo principalmente de livros e artigos cientficos, os quais, numa relao ao empreendora da Consultoria Secretarial, em particular no mbito da Universidade Federal da Bahia, tem contribudo para o reforo terico e prtico do Movimento Empresa Jnior nas universidades. Ressalta-se que no foi possvel identificar para a pesquisa livros, mdulos, apostilas e afins que explicitassem os eventos inerentes a esse tipo de negcio, ficando como fonte primria as informaes contidas no site da Brasil Jnior, rgo responsvel pela unio e concentrao dos resgistros das empresas juniores. No obstante, este estudo qualitativo
visa buscar informaes fidedignas para se explicar em profundidade o significado e as caractersticas de cada contexto em que se encontra o objeto de pesquisa. Os dados podem obtidos atravs de uma pesquisa bibliogrfica, entrevistas, questionrios [...] (OLIVEIRA, 2008, p. 60).
Metodologia
Para que houvesse uma maior compreenso da Consultoria Secretarial como ao empreendedora no mbito do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal da Bahia, utilizou-se a pesquisa de cunho bibliogrfico, qualiquantitativa e exploratria. A pesquisa bibliogrfica, segundo Diehl e Tatim (2004, p. 58), desenvolvida a partir de material j elaborados,
Por isso, foi delimitado um espao para a realizao do estudo, sendo feito um estudo de caso na empresa jnior da UFBA. Registra-se que a obteno dos resultados ocorreu pela submisso de questionrios via e-mail para um dos membros da empresa jnior, o qual ficou responsvel por repass-los aos outros alunos, assim como reenvi-los devidamente preenchidos. Ainda, sobre o mtodo quantitativo, possvel dizer que o uso exclusivo de tcnicas quantitativas de pesquisa se caracteriza pela adoo de uma estratgia de pesquisa modelada nas cincias naturais e baseada em observaes
69
empricas para explicitar fatos e fazer previses (BAPTISTA apud OLIVEIRA, 2008, p. 32). Logo, compreende-se que este estudo est fundamentado nos mtodos quantitativos e qualitativos. O primeiro se constitui pela quantificao dos dados obtidos mediante informaes coletadas com a aplicao de questionrios, enviados por e-mail, ao passo que a utilizao do mtodo qualitativo est combinada com a tcnica qualitativa, proporcionando maior nvel de credibilidade e validade aos resultados da pesquisa. No que diz respeito investigao na interface exploratria, visa descrever as caractersticas de determinada populao ou fenmeno ou estabelecer relaes entre variveis, envolvendo o uso de tcnicas padronizadas e observao sistemtica, assumindo, em geral, a forma de levantamento (GIL, 1999). Este estudo foi realizado junto Executiva Jnior, Empresa Jnior de Secretariado da Universidade Federal da Bahia. Os dados foram coletados mediante aplicao de questionrio estruturado com perguntas abertas, que permitem ao informante responder livremente, usando linguagem prpria e emitindo opnies; fechadas, onde o informante escolhe sua resposta entre apenas 02 opoes: sim ou no; e com perguntas de mltipla escolha, que so perguntas fechadas, mas que apresentam uma sria de possveis respostas, abrangendo vrias facetas do mesmo assunto (DIEHL, TATIM, 2004, p. 69). O questionrio, contendo dez questes, foi enviado via e-mail para os membros da Empresa Jr., que somam 18 alunos,
dos quais apenas 12 o responderam; desses, 11 foram respondidos corretamente e um, parcialmente, sendo, portanto, anulado. No projeto inicial deste estudo intencionava-se realizar uma anlise de mbito comparativo entre empresas juniores da rea de secretariado. Entretanto, em razo da ausncia de uma amostragem exata por falta de registros da Confederao Brasileira de Empresa Jnior, a pesquisa tomou novos rumos e buscou-se fazer um estudo de caso junto Executiva Jr. da Universidade Federal da Bahia, onde, historicamente, houve o primeiro curso de Secretariado Executivo no Brasil, criado oficialmente no ano de 1970, aps as ideias lanadas no final de 1969 (MAURCIO, 2004). O estudo de caso, segundo Gil (1999, p. 73), caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossvel mediante os outros tipos de delineamentos considerados. Assim, justifica-se a metodologia proposta pelo dilogo executado com diversos autores, assim como pela utilizao de um estudo de caso, enquanto tcnica interpretativa que, no mbito qualitativo, explicite os dados estatsticos alcanados neste estudo de caso. Diante do exposto, a pesquisa, dentro de sua sistemtica de estmulo ao perfil empreendedor, apresentou o aporte terico, fundamentando-se com a anlise dos dados que segue.
70
Anlise dos resultados

A Executiva Jr. uma associao civil de interesse pblico, sem fins lucrativos, gerida por alunos do curso de Secretariado Executivo da UFBA e que tem por finalidade acadmica a prestao de servios na rea secretarial para micro e pequenas empresas, bem como comunidade em geral, por meio do planejamento e execuo de alguns servios, listados abaixo. Essa est alocada na escola de Administrao da UFBA desde 2004 e tem a misso de contribuir para o crescimento profissional e humano dos membros e propagar a imagem contempornea da rea secretarial. Est estruturada com 18 membros, distribudos em diretoria executiva, conselhos e assessoria (EXECUTIVA JNIOR, [20?]). O portflio de servios oferecidos pela empresa jnior so treinamentos para redao empresarial; atendimento ao pblico; organizao de reunies; gesto telefnica; informtica; administrao do tempo; gesto de informao com a confeco e distribuio de documentos empresariais; organizao de arquivos tradicionais e automatizados; otimizao de secretarias, por meio da elaborao de consultoria na rea secretarial; organizao e assessoria em reunies (EXECUTIVA JNIOR, [20?]). Foi no contexto desse empreendimento que a pesquisa foi realizada, tendo sido utilizado questionrio estruturado para fins de coleta de dados, o qual foi aplicado via e-mail, no sentido de vencer as barreiras da distncia geogrfica entre a Bahia (local onde a UFBA est situada) e Pernambuco (local onde residem as pesquisadoras).
A pesquisa compreendeu um universo de 18 membros, dos quais obteve 12 questionrios respondidos. Desses, apenas um no foi respondido na perspectiva metodolgica deste estudo, tendo sido anulado. Os dados foram tabulados conforme os dados percentuais numa perspectiva quantitativa e interpretados luz da tcnica qualitativa, compondo um diagnstico metodolgico. A Executiva Jr. tem proporcionado aos alunos um contato direto com o mercado de trabalho, despertando requisitos importantes, como criatividade, flexibilidade, iniciativa, capacidade de lidar e resolver problemas, alm de proporcionar-lhes a oportunidade de exercer a prtica de conhecimentos protocolares, planejamento, consultoria etc. Essa empresa possui o papel de auxiliar e assistir os clientes na melhoria de seu desempenho nos aspectos de eficincia, tecnologia e no aprimoramento das relaes interpessoais. Com a aplicao do questionrio, verificou-se que o gnero predominante nessa empresa jnior o feminino, o que fica muito claro neste resultado, em razo do fato de o curso ter uma maior abrangncia por parte desse gnero, o qual representa 100% para a empresa jnior. A idade da maioria dos participantes varia entre 18 a 23 anos, estando vinculados entre o terceiro e o sexto perodos, em mdia. Perguntou-se aos membros da Executiva Jr. quais as trs competncias, em carter de importncia, que o aluno deve ter para participar da Empresa Jnior, sendo observados o comprometimento, a iniciativa e a tica, com 58,33%, 50% e 42%, respectivamente.
71
Dentre os questionrios respondidos, a questo 6 tratou sobre o interesse dos alunos em participar da Empresa Jnior, em que 50% disseram que h acadmicos desinteressados em participar desse tipo de empreendimento. Alguns membros declararam que no h interesse por parte dos discentes em compor essa empresa, representando 42%; restaram 8%, pois, por estarem cursando os primeiros perodos da faculdade, no sabiam responder questo. Justifica-se esse interesse em participar da Executiva Jr. em razo da necessidade em adquirir maior experincia e ter um diferencial no currculo; da oportunidade de colocar em prtica o que aprende na teoria e aumentar a rede de relacionamento interpessoal; alm de maximizar o desenvolvimento profissional pelo aprendizado e pela construo ou identificao de novos conhecimentos, maior busca de conhecimento e aprendizado. Assim, a falta de interesse em compor a estrutura organizacional desse tipo de empreendimento se deve a no ser um trabalho remunerado. Os alunos precisam de um tempo disponvel para trabalhar, de modo que o tempo fica ocupado alm do horrio das aulas, intencionando custear seus empreendimentos, conforme respondido pelos membros da Executiva Jr. Na questo 8, os principais motivos para subscrever essa falta de interesse por parte dos alunos foram a falta de remunerao; a falta de tempo para conciliar estudo, estgio e atividades extras; pouca credibilidade que algumas pessoas tm de que, por ser jnior, no algo srio; pelo desconhecimento das
atividades que uma consultoria jnior de secretariado pode desenvolver. Dentre as vrias atividades que podem ser realizadas pelo secretrioconsultor, a Executiva Jr., no quesito 10, listou trs que atender s necessidades de outras empresas e instituies. As respostas destacaram, com 75%, a gesto em organizao de eventos, em que a prpria empresa jnior promove e realiza os eventos. Cerca de 58,33% dos membros disseram que ministram palestras, cursos e treinamentos in company. A Executiva Jr., com 33,33%, informou que apoia e orienta as instituies e empresas na promoo dos seus eventos no intuito de prestar consultoria para um bom planejamento, verificando e acompanhando a eficincia na execuo das atividades. Os membros da Executiva Jr. tiveram a oportunidade de listar as trs maiores dificuldades ou limites enfrentados dentro da universidade onde esto inseridos, sendo elencada a falta de dinheiro e financiamento para investir em tecnologias e realizao das atividades, com 58%; a falta de apoio dos professores, com 42%, e, com empate nas respostas, a prematura estrutura fsica e falta de apoio da instituio para que as atividades sejam planejadas e executadas, com 33,33% das opinies. Diante da importncia da atuao dos estudantes numa empresa jnior, os alunos destacaram trs habilidades que mais desenvolvem ou aprimoram quando participam da referida empresa. Assim, foi registrada a opinio de 67% dos membros referente capacidade de trabalhar em equipe, visto que a
72
empresa tem 18 membros, subdivididos em vrias diretorias, as quais precisam trabalhar interligadas. Os acadmicos, em 42% das respostas, colocaram que o bom desempenho na resoluo dos problemas permite que eles se destaquem como profissionais resilientes, os quais transpem as dificuldades na medida em que estabelecem e estudam as solues. Com a mesma quantidade de respostas, 42% dos juniores informaram que este tipo de empreendimento estimula o esprito empreendedor, instigando no aluno o anseio de criar a sua prpria empresa.
Consideraes finais
Este estudo tem a pretenso de pesquisar e esmiuar o objetivo geral, que analisar a importncia que uma ao de consultoria no mbito da empresa jnior tem para a formao do profissional de secretariado ainda na academia. Assim, procurou-se fundamentar, teoricamente, trs objetivos especficos que explicam e subdividem o objetivo geral. Como resultado da pesquisa, respondendo ao objetivo geral, foi possvel mostrar os benefcios pessoais e profissionais que so agregados e aprimorados quando os profissionais de secretariado participam desse nicho de mercado. Como relatado na anlise das respostas dos entrevistados, existem vrios comportamentos que podem ser aprimorados na vida pessoal, como, por exemplo, o comprometimento e a iniciativa. Em relao ao benefcio tocante ao perfil profissional, veem-se capacidade de trabalhar em equipe e o bom desempenho na resoluo dos problemas.
Em seguida respondeu-se ao primeiro objetivo especfico, quando foi explicitada a maior demanda de servios oferecidos, conforme a opinio dos entrevistados, dentro do leque de servios disponveis no portflio. Dentre os vrios servios secretariais que podem ser oferecidos foram citados pelos membros da EJ com maior nfase a organizao de eventos e a concesso de palestras, cursos e treinamentos nas empresas. Na sequncia, em resposta ao segundo objetivo especfico, verificaram-se os limites e oportunidades enfrentados pelos alunos dentro desse mbito. Os limites que esses jovens, enquanto empreendedores, e uma empresa jnior enfrentam dizem respeito falta de recursos financeiros e financiamento para investir em tecnologias, primando por uma excelncia na realizao das atividades. No que tange s oportunidades, pode-se dizer que o aluno que vivencia a Consultoria Secretarial Jnior fica mais ousado e propcio a trabalhar em empresas de grande porte, onde podem ser bem aproveitados, partindo das experincias que agregaram nas suas atuaes dentro da empresa jnior. Na reportagem de Bruna Borges para a Folha de So Paulo, no caderno Empregos, do dia 4 de abril de 2010, informou-se que, em uma pesquisa realizada no ano de 2009 com cerca de setenta alunos que j haviam passado por empresas juniores na Universidade Presbiteriana de Mackenzie, 92% dos entrevistados informaram que conseguiram emprego em at trs meses aps o fim da experincia (BORGES, 2010).
73
Dessa maneira, as experincias adquiridas nas empresas juniores pelos membros da Executiva Jnior podem contribuir para oferecer mais espao ao egresso do curso de Secretariado Executivo no mercado de trabalho, por meio da identificao das habilidades dos futuros profissionais por parte das empresas. Com a aplicao do questionrio, foi possvel identificar dados relacionados percepo experimental dos empresrios juniores no tangente a sua atuao como secretrio-consultor, permitindo fcil compreenso dessa amostra quanto aos limites e s oportunidades oriundas desse tipo de mercado. Mediante os propostos benefcios e conquistas que o aluno participante de uma consultoria jnior pode agregar para sua vida, sugere-se que pesquisas iminentes mais aprofundadas nesse tema sejam realizadas, pois so altamente positivas com a finalidade de elevar o conhecimento sobre as formas de atuao de uma consultoria secretarial e sua eficaz experincia profissional na formao dos estudantes. Conclui-se, ento, que os campos sobre empresa jnior voltados para o curso de Secretariado Executivo so ainda pouco explorados, e a pesquisa poder de maneira significativa, no tocante discusso de novos cenrios de atuao do profissional de secretariado, fornecer informaes nem sempre obtidas nos livros ou nas salas de aula.
Empresa junior secretarial: limits and opportunities Abstract

This publication aims to spread the enterprising profile of the professional, based on their performance in the Empresa Junior (hereafter EJ). We will consider the importance of an action consulting (under the EJ) has for the formation of the Professional Secretarial, as students and also for the Higher Education Institution (hereafter, IES). This research is based on study case of Executiva Jr., Empresa Jnior de Secretariado da Universidade Federal da Bahia, with the results obtained through a questionnaire sent via email. Thus, the study aims to show the personal and professional benefits that are geared toward the subjects (students and the people who have contracted the services) that are directly or indirectly involved in the enterprising process. Thus, the types of services that may be offered by a Empresa Jnior de Secretariado were explained, as well as the limits that must be overcome and the opportunities that arise for the students, when participating in Junior Consulting. Key words: Secretary. Empresa junior. Enterprising. Consulting.
Referncias
ABREU, Fernanda M. de; EMMENDOERFER, Magnus L. O secretariado executivo trilngue e as empresas juniores na Universidade Federal de Viosa - MG. Viosa - MG, 2007. BASTOS, Marcelo. A relao entre projetos, inovao e empreendedorismo. So Paulo, 2009. Disponvel em: < http://hsm. updateordie.com/inovacao/2009/04/a-relacao
74
entre-projetos-inovacao-e-empreendedorismo/>. Acesso em: 20 jul. 2010. BORGES, Bruna. Experincia em empresa jnior diferencial: estudantes desenvolvem liderana e responsabilidade com resultados. Folha de So Paulo, Caderno Empregos: Estgios e Trainees, 4 abr. 2010. BRASIL. Lei n 9261, de 10 de janeiro de 1996. Altera a redao dos incisos I e II do art. 2, o caput do art. 3, o inciso VI do art. 4 e o pargrafo nico do art. 6 da lei n 7377, de 30 de setembro de 1985. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, 10 jan. 1996. Disponvel em: <https://www. planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9261.htm>. Acesso em: 17 jul. 2010. BRASIL. Lei n 7377, de 30 de setembro de 1985. Dispe sobre o exerccio da profisso de secretrio e d outras providncias. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, p. 14314, Seo 1, 1 out. 1985. Disponvel em: <http://www.planalto.gov. br/ccivil_03/Leis/L7377.htm>. Acesso em: 2 jul. 2010. BRUNO, Ivone M. O poder de influncia do profissional de secretariado no processo decisrio das organizaes. 2006. Pontifcia Universidade Catlica de So Paulo, So Paulo, 2006. p. 11-33. Disponvel em: <http://www. secretariado.ufv.br/pdf/TRABALHO%20-%20 Ivone%20Maria%20Bruno.pdf>. Acesso em: 17 jul. 2010. CASE, Thomas A. Empregabilidade: de executivo a consultor bem sucedido. So Paulo: Makron Books, 1997 CASE, T. A.; FRACIATTO, C. Empregabilidade: de executivo a consultor bem sucedido. So Paulo: Makron Books, 1997. DLIA, Bete. A secretria empreendedora. [S. I], [s. n.] Disponvel em: <http://www. betedelia.com.br/artigo11.htm>. Acesso em: 25 nov. 2009. DIEHL, Astor A.; TATIM, Denise C. Pesquisa em cincias sociais aplicadas: mtodos e tcnicas. So Paulo: Pratice Hall, 2004.
DOLABELA, Fernando. Boa Ideia! E agora? So Paulo: Cultura Editores Associados, 2000. DORNELAS, Jos C. A. Empreendedorismo: transformando ideias em negcios. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001. DRUCKER, P. F. Uma era de descontinuidade: orientaes para uma sociedade em mudana. Rio de Janeiro: Zahar, 1974. FELIPPE, Maria I. Empreendedorismo: buscando o sucesso empresarial. So Paulo: Sala do Empresrio, 1996. FEJESP. Como o movimento empresa jnior surgiu. 2010. So Paulo. Disponvel em: <http://www.fejesp.org.br/empresa_junior/ mej/perguntas-frequentes/76-como-o-movimento-empresa-junior-surgiu.html>. Acesso em: 5 jul. 2010. FERREIRA, A. A.; REIS, A. C. F.; PEREIRA, M. I. Gesto empresarial: de Taylor aos nossos dias, evoluo e tendncias da moderna administrao de empresas. So Paulo: Pioneira, 1997. GIL, Antonio C. Mtodos e tcnicas de pesquisa social. 5. ed. So Paulo: Atlas, 1999. BRASIL JNIOR. Censo e identidade 2008. Confederao Brasileira de Empresas Juniores. So Paulo: [s.n.], 2008. BRASIL JNIOR. Sobre ns. Brasil Jnior. [20?]. Disponvel em: <http://www.brasiljunior.org.br/sobreNos.php>. Acesso em: 4 jan. 2010. BRASIL JNIOR. Conceito nacional de empresas juniores. Cap. II, art. 2 [20?]. Disponvel em: <http://www.brasiljunior.org.br/ arquivos/files/Conceito_Nacional_de_Empresa_Junior10.pdf>. Acesso em: 11 jul. 2010. BRASIL JNIOR. Histrico do movimento empresa jnior. Brasil Jnior. Disponvel em: <http://www.brasiljunior.org.br/historico. php>. Acesso em: 4 jan. 2010. EXECUTIVA JNIOR. Ata da assembleia geral de constituio e eleio da executiva
75
jnior. Universidade Federal da Bahia. 2005. Disponvel em: <http://www.executivajr.ufba. br/historico.htm>l. Acesso em: 4 jan. 2010. EXECUTIVA JNIOR. Executiva jnior. Universidade Federal da Bahia. [20?]. Disponvel em: < http://www.executivajr.ufba. br/executiva.html>. Acesso em: 4 jan. 2010. EXECUTIVA JNIOR. Portflio. Universidade Federal da Bahia. [20?]. Disponvel em: <http://www.executivajr.ufba.br/portflio. html>. Acesso em: 4 jan. 2010. LEITE, Emanuel. O fenmeno do empreendedorismo: criando riquezas. Recife: Bagao, 2000. MAURCIO, Brbara M. D. P. A escola de administrao da UFBA: a trajetria de um Centro de Referncia Nacional. Salvador: [s. n.], 2004. OLIVEIRA, Djalma de Pinho R. de. Manual de consultoria empresarial. So Paulo: Atlas, 1996a. _______. Planejamento estratgico: conceitos, metodologias e prticas. 10. ed. So Paulo: Atlas, 1996b. OLIVEIRA, Edson Marques. Trabalhando como consultor jnior: como ser consultor com pouca experincia? Franca: Ribeiro Grfica e Editora, 2003. OLIVEIRA, Maria M. Como fazer pesquisa qualitativa. 2. ed. Petrpolis - RJ: Vozes, 2008. PEREIRA, Flvia Jovelina L. A consultoria interna de recursos humanos e sua influncia nos resultados econmico-financeiros do Sicredi. Porto Alegre: UFGRS, 2004. PORTELA, Keyla C. A.; SCHUMACHER, Alexandre, J. Gesto secretarial: desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. _____. Ferramentas do secretrio executivo. Formas, normas e organizao. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2006. SANGALETTI, Cristhini; CARVALHO, Gustavo. Introduo ao movimento empresa jnior. In: MORETTO NETO, Luiz et al. (Org.).
Empresa jnior: espao de aprendizagem. Florianpolis: [s.n.], 2004. SILVA, Selma. Secretria tem de ser empreendedora. Correio de Uberlndia. Minas Gerais, 2008. Disponvel em: http://www.correiodeuberlandia.com.br/texto/2004/09/30/5550/secretaria_tem_de_ser_empreendedora.html. Acesso em: 25 nov. 2009.
76
Relaes humanas: um enfoque no gerenciamento de conflitos

Ritiele Jocelaine Sippel*, Rosa Maria Guedes**
Resumo
Diante das exigncias e avanos do mercado de trabalho, o profissional de secretariado executivo precisa estar preparado para se adaptar s constantes evolues. Para que isso acontea, necessrio ser um profissional gestor, colocando em prtica as diversas funes atribudas a ele. O artigo enfatiza as relaes humanas com o objetivo de uma melhor compreenso de sua importncia para o profissional da rea, atingindo os mesmos para a reflexo quanto a sua preparao. Assim, no pode se esquecer da administrao dos conflitos organizacionais, gerados pela no compreenso das relaes interpessoais, e deve buscar melhores e mais tangveis resultados s empresas. Palavras-chave: Secretria gestora. Relaes humanas. Conflitos organizacionais.
Introduo
As secretrias executivas, como gestoras e assessoras, necessitam acompanhar as diversas mudanas e inovaes que vm ocorrendo ao longo do tempo, que abalam a estrutura e a cultura organizacional. Dessa forma, precisam saber lidar com o relacionamento interpessoal. As relaes humanas so um grande paradigma no relacionamento das pessoas nas empresas. O objetivo do artigo discutir formas como o profissional de secretariado executivo possa desempenhar seu papel com competncia, servindo como um agente facilitador numa organizao. O sucesso organizacional depende da capacitao e de saber investir em seus colaboradores, tratando-os como parceiros, dessa maneira satisfazendo as necessidades e trazendo benefcios para ambas as partes, buscando compreender, aceitar opinies e auxiliar pessoas. A finalidade deste estudo mostrar que h necessidade de o profissional se autoconhecer, de se dar conta da sua funo e de sua real importncia no mercado de trabalho. Estudar maneiras de o profissional melhor se compreender e,
* **
Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue/UPF. Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue/UPF.
77
assim, facilitar a convivncia em grupo; encontrar meios de como resolver problemas e os conflitos organizacionais; aplicar o estudo sobre as relaes humanas para com as pessoas que encontraremos ao longo do cotidiano de secretria executiva bilngue. preciso observar vrios fatores organizacionais para a satisfao geral, obtendo-se, assim, o sucesso. Ao longo do artigo so abordadas, no captulo 1, as relaes humanas, um enfoque geral do assunto; no captulo 2, os conflitos organizacionais e, no captulo 3, a secretaria executiva como gestora e gerenciadora de conflitos.
Relaes humanas
necessrio iniciar conceituando as relaes humanas, que, na orientao de Medeiros e Hernandes (1999), podem ser definidas como qualquer contato pessoal. Essas relaes se encontram em meio familiar, escolar, social, organizacional, entre outros. O profissional de secretariado, mesmo com muitas qualidades para coordenar, no trabalha sozinho; seus subordinados so fundamentais. Diante disso, os coordenados sofrem os efeitos que os lderes passam, seja de insegurana, de mau-humor, seja de pessimismo. o lder que comanda a situao. Por isso a importncia de o gestor se autoconhecer, no deixar transparecer seus sentimentos ruins, saber controlar suas angstias, problemas e frustraes. uma disciplina que busca a explicao de maneiras e normas para a melhor convivncia das pessoas de uma empresa. Os conceitos de Medeiros e
Hernandes (1999) demonstram que exigido da secretria o comportamento interpessoal, ou seja, a compreenso das pessoas no ambiente de trabalho. Para isso, preciso se colocar no lugar delas. de extrema importncia ser flexvel no trato com as pessoas, uma vez que as relaes humanas exigem um conhecimento de si prprio, uma convivncia harmnica com o grupo de trabalho, para que haja melhor compreenso do outro. A secretria precisa saber aceitar opinies e crticas, mesmo que injustas, pois, se reagir diante dessas, ser difcil conhecer suas falhas e tentar aprimorlas. Ao aceitar e compreender seu prprio lado pessoal, ela torna indulgente a maneira de lidar com os outros. O comportamento influi nos demais. Cada um ao chegar no ambiente de trabalho provoca um impacto, de felicidade, agitao, nervosismo, tenso, entre outros. Assim, Minicucci (1982) diz ser imprescindvel observar o comportamento das pessoas, dando-lhes liberdade para falar o que pensam, mostrar seus sentimentos no relacionamento com o grupo. Na viso de Minicucci (1982, p. 21), as relaes humanas tm sido estudadas como uma cincia a cincia do comportamento humano, no seu relacionamento intra e interpessoal. Se as pessoas souberem como e por que esto agindo de determinada maneira, conseguiro rever tais comportamentos e tornar-se-o eficientes no relacionamento interpessoal, melhorando, assim, a convivncia na organizao. As secretrias gestoras devem saber lidar com tais situaes, ou seja, precisam ter o domnio de saber como agir em qualquer circunstncia, mesmo que difcil.
78
Diante das qualidades exigidas da secretria, destaca-se a boa convivncia com colegas, clientes, executivos. Assim, a harmonia do ambiente de trabalho se d pela forma como ela trabalha e influencia os outros, podendo-se resumir relaes humanas como a forma de conservar a confiana dos outros. No entendimento de Minicucci (1982, p. 21), o administrador eficiente tem de ser capaz de lidar com os problemas econmicos e tcnicos, mas precisa tambm ser capaz de compreender e de lidar com pessoas (comportamento interpessoal). Tal eficincia significa conhecer a si prprio, saber compreender os outros, conviver em grupo, aceitar opinies alheias, auxiliar e julgar pessoas, ter eficincia interpessoal. A orientao de Medeiros e Hernandes no sentido de que
para a secretria, relaes humanas definem-se geralmente como a capacidade de se relacionar positivamente com pessoas com que trabalha. Um bom relacionamento humano como executivo , evidentemente, indispensvel para o bom desempenho profissional dela. O primeiro passo para isso compreender que o executivo uma pessoa, um indivduo. A secretria dever tambm trabalhar harmoniosamente com colegas, procurando no fazer distino de qualquer espcie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bomsenso (1999, p. 88).
No estudo das relaes humanas, mesmo como gestora, necessrio saber exercer o papel de quando ainda era apenas secretria: ouvir e falar bem; no interromper quando o outro est falando; no ser agressiva impondo suas ideias, mas, sim, expor suas ideias; compreen-
der a viso das pessoas. Complementando a ideia de Medeiros e Hernandes (1999), pode-se dizer que essas relaes partem de aspectos do comportamento, como atitudes, motivao, satisfao, frustrao, comportamento defensivo, esteretipos. A atitude diz respeito disposio com que a secretria reage para com as pessoas, sendo essa positiva ou negativa. J a motivao parte de algum incentivo, seja financeiro ou no, e o resultado do desempenho mostra se h motivao da secretria ou no. A satisfao e a necessidade variam de pessoa para pessoa, conforme a carncia de algo para cada um; quando se alcana tudo que se quer, no h mais motivao. A frustrao resulta da no realizao de alguma coisa que se quer atingir, resultando em irritao, raiva, agresso etc. O comportamento defensivo a reao que a pessoa tem de acordo com a ansiedade. Ao no saber lidar com determinado aparelho eletrnico, por exemplo, a pessoa recua dizendo no ter gostado, ou at abandonar a empresa. Por fim, h os esteretipos, que surgem do preconceito, ou seja, tirar concluses precipitadas a respeito de algo ou de determinado indivduo, as quais se referem classe social, etnia e religio. A comunicao liga as pessoas num ambiente de trabalho, no contato com os demais, tanto com um nico indivduo como com o grupo. A secretria gestora precisa saber administrar as pessoas, tendo habilidade e uma boa relao interpessoal. Medeiros e Hernandes defendem a ideia de que,
79
quando uma secretria precisar modificar ou alterar atitudes de um grupo ou indivduo, h um modo prtico que muito a auxiliar: proporcionar uma atmosfera de liberdade de expresso, de troca de idias, informaes e pontos de vista. condio bsica ouvir as pessoas e dar-lhes oportunidades para expressar seus problemas, pois s assim elas se sentem seguras e, talvez, aceitem mudar de comportamento. Em geral, as atitudes reforam a imagem que pintamos de ns mesmos. E quanto mais insegura uma pessoa, mais desejar saber o que as pessoas a seu redor pensam dela. Nossos comportamentos tentam vender uma imagem nossa que nos assegure que somos aceitveis (1999, p. 91).
Segundo Gramigna,
normalmente, em qualquer empreendimento em equipe (pessoal ou profissional), tudo se inicia com um contrato de expectativas e responsabilidades. Nesse contrato so definidas as normas de participao, as responsabilidades, as metas a alcanar, os prazos etc...Enquanto todos os envolvidos cumprem sua parte, tudo segue bem. No momento em que algum quebra um item do que foi negociado, inicia-se o processo de conflitos. Muitas vezes, o processo lento e as pessoas no se confrontam imediatamente, mas do pistas de sua insatisfao. Algumas mais visveis (mau humor, agressividade no trato com o outro, atrasos, etc.) e outras pistas surgem de maneira mais velada, por boatos, fofocas, formao de panelinhas e reduo do nvel de produtividade (2004, p. 149).
Para que uma mensagem seja atendida pelos subordinados, necessrio que haja a comunicao eficiente da gestora, pois a comunicao s aceita quando est de acordo com a empresa e quando de interesse pessoal. Assim, a secretria precisa ser eficaz ao se expressar com os funcionrios da organizao; indispensvel o autoconhecimento para, assim, dirigir pessoas. Na mesma linha de pensamento de Minicucci (1982), no nos compreendemos por certas condutas e costumes, sem nos darmos conta de que derivam de conflitos que no esto resolvidos.
Conflitos organizacionais
Para as relaes humanas, o conflito um fator natural e difcil de ser eliminado, at porque depende de vrios indicativos para perceber se o potencial pode ser classificado como de fora positiva ou negativa e de qual maneira sentida e resolvida dentro das organizaes.
Assim, como cita Gramigna (2004), importante ressaltar que vai muito do ponto de vista de cada indivduo, pois cada um tem uma viso e opinio prpria sobre o problema, respondendo de diferentes maneiras, desde uma negociao calma at a briga direta. Uma pequena divergncia de ideias, crenas, valores ou uma oposio de interesses nos grupos dentro da empresa pode ocasionar um grande transtorno, prejudicando diretamente a produo. Chalvin e Eyssette afirmam que o conflito um elemento importante na vida da empresa. inevitvel e jamais ser eliminado (1989, p. 9). De certa forma, verdica essa afirmao, porm isso depende do tamanho e da maneira como acontece. Tambm, uma certa dose de conflitos deixa as pessoas mais crticas e at criativas, em razo da necessidade de mudanas no ambiente, que ao longo do tempo se tornam necessrias para que haja equilbrio e satisfao. Nem sempre
80
podemos afirmar que os conflitos gerados em determinados grupos e locais podem ser considerados inadequados, s atrapalhando o funcionamento do trabalho. certo que importante analisar as causas para que se distingam os bons e os ruins, aqueles que vm para melhorar ou para piorar o relacionamento dentro da empresa. Os fatores ocasionais so vrios. Mas o que se pode observar de determinante a comunicao, estrutura e outras variveis, j que com informaes mal transmitidas, desinformao, excesso de discusses, ou ainda, quando o grupo de trabalho grande e as atividades so muito especializadas, ou quando ocorre muita rotatividade de pessoal, alm de uma quantidade de funcionrios jovens, maior ser a incidncia dessas variveis. Tambm depende muito do enfoque e da maneira da liderana de cada setor dentro da empresa, porque a personalidade e os princpios de cada indivduo so diferentes. Se isso no observado, acabar ocasionando problemas futuros, que necessitaro ser resolvidos por meio de mais negociaes, as quais nem sempre so bem-sucedidas (ROBBINS, 2006). DElia e Neiva destacam os sete erros mais comuns numa negociao:
1. Improvisao Os objetivos tm de ser planejados com antecedncia. 2. Impacincia Demonstrar irritao revela vulnerabilidade. 3. Ingenuidade Deixar evidentes os objetivos facilita tudo para o outro lado. Blefar faz parte do jogo. 4. Arrogncia Achar que est no controle da situao pode provocar reviravoltas inesperadas. 5. Precipitao Ser o primeiro em falar em nmeros (valores) demonstra ansie-
dade e o interlocutor pode assumir as rdeas. 6. Desateno preciso estar atento a gestos e olhares que, mesmo sutis, podem ser reveladores.
Desconhecimento No dominar o assunto meio caminho para a derrota. como comprar um carro sem saber onde fica o motor (2009, p. 115). Observa-se que existem vrios estgios num conflito, especialmente quando uma das partes est consciente do atrito e a outra, no necessariamente. Exemplo disso quando uma pessoa est descontente com outra por questes salariais, que pesam bastante, ou ainda por questes emocionais. Outro detalhe o comportamento de competio, no qual s um se satisfaz, ou at mesmo quando ocorre uma colaborao entre as partes beneficiadas, ou quando simplesmente se evitam certos assuntos para no ocorrerem discrdias, acomodando-se, deixando sonhos e interesses de lado para priorizar o outro. Ainda h a parte em que os envolvidos so considerados vencedores e vencidos. Nesse caso, tambm muitas greves, revoltas e brigas acontecem e consequncias so ocasionadas, ocorrendo, assim, os estgios dos conflitos (ROBBINS, 2006). Nessa concepo, Stephen acredita que
os conflitos so construtivos quando aumentam a qualidade das decises, estimulam a criatividade e a inovao, encorajam o interesse e a curiosidade dos membros do grupo, oferecem um canal para o arejar os problemas e liberar as tenses, e fomentam um ambiente de auto-avaliao e de mudana. As evidncias sugerem que o conflito pode melhorar a qualidade do processo deci-
81
srio por permitir que todos os pontos sejam avaliados nas decises importantes, especialmente aqueles que so usuais ou que so defendidos por minorias (2006, p. 332).
Os conflitos que surgem nos relacionamentos normalmente so interpessoais e diminuem significativamente a realizao do trabalho. Se houver atritos entre os seus papis e nas suas funes a serem realizadas, estimulam-se ainda mais as discusses. Entretanto, um pouco pode ser pertinente, pois gera transformaes, ocasiona melhorias e aperfeioamento nas atividades, deixando-as mais eficazes e tirando-as de um comodismo natural, quando as coisas esto muito calmas e tranquilizadoras. Por isso, muito benfico o seu surgimento em determinados locais. Como defende Robbins (2006), o conflito um estmulo ao crescimento da empresa. necessrio que na empresa se tenha certa dose de discusses sobre o que os membros acreditam ser correto, para que no sejam submissos e apenas concordem com todas as situaes. Partindo desse pressuposto, o mercado tende a crescer, criando novas metas e maneiras de crescimento para atingir um novo pblico dentro da sua rea de atuao. Algumas empresas continuam em discusses antigas, sem ao menos avaliar a real qualidade do processo, nem mesmo discutir sobre o impacto em seu negcio para buscar compreender se realmente se torna visvel e se expe bons resultados. Onde se encontram gestores conformados e que apenas aceitam condies expostas, o nvel de crescimento muito baixo, diferentemente de quando existem inconformidades, que se tornam mais visveis quando h
82
principalmente diversidades culturais, de valores e crenas, pois quanto mais grupos so incompatveis, mais produtivos eles tendem a ser (ROBBINS, 2006, p. 334). Gerando atritos e expondo diversas ideias que se chega a uma soluo adequada e de qualidade. No se pode dizer, entretanto, que o conflito s traz crescimento. Dependendo do grau e do tipo, pode levar ao fechamento da empresa se seus membros no souberem geri-los de forma correta, ou simplesmente se levarem para o lado pessoal. A partir disso busca-se a negociao, que Robbins (2006, p. 335) justifica como o processo pelo qual duas ou mais partes trocam bens ou servios e buscam um acordo sobre as vantagens dessa troca para elas. Para isso buscam-se estratgias, algumas no muito bem-sucedidas e pouqussimo encontradas, como, por exemplo, aquela em que os dois lados saem ganhando. um processo longo e desgastante, mas temos a negociao em que um s quer ganhar e o que conseguir lucro, precisando, assim, ser bastante convincente na sua proposta, expondo-se de forma correta e justa. A orientao de Casado no sentido de
somente integrando a viso interna e externa ao homem nas organizaes que se poder perceber e intervir nos fenmenos organizacionais, compreendendo em que medida organizaes, grupos e indivduos podem fundir seus objetivos, muitas vezes conflitantes, em algo que traga sentido relao ser humano-empresa (2002, p. 245).
A organizao percebeu a importncia do comportamento organizacional e de entender o ser humano para, ento,
descobrir os fatores mais relevantes e propcios a conflitos para se obter um maior desenvolvimento de forma cooperativa dentro da empresa entre indivduos e grupos de trabalho, na concepo de buscar e atingir novas perspectivas e caminhos contingentes ao desenvolvimento adequado. Uma questo bastante discutvel, tanto para a empresa como para o indivduo, a econmica, como a questo salarial, considerada tambm um fator desencadeante de muitas intrigas, talvez notadas mais significativamente que as questes humanas e psicolgicas dentro do trabalho.
mostrou-se como elemento central para seu trabalho informacional. Os dados que um secretrio necessita, geralmente, encontram-se descentralizados, distribudos em vrios setores. Portanto, faz-se necessria grande capacidade de captao anlise e comunicao de informaes gerenciais, pois uma vez que o assessor executivo funciona como elemento central da artria empresarial, os recursos de informao p ele manipulados desafiam constantemente suas habilidades de inovao e distribuio de dados (2009, p. 203).
O secretrio executivo como gestor e gerenciador dos conflitos

A secretria executiva vista como agente facilitador dos processos. ela que se comunica com os clientes internos e externos, que explica e acalma situaes para, ento, pass-las ao executivo, procurando antes gerir e selecionar as informaes pertinentes que devem ser analisadas por ele, desde documentos, e-mails e telefonemas. Conforme DElia (2009, p. 167), a secretria tem a funo de facilitar a integrao das equipes, aperfeioar a distncia entre gestores e liderados e melhorar a comunicao. Entre outras funes primordiais, h uma atuao e um conhecimento impecveis dentro das organizaes, como argumenta Nonato:
Os secretrios executivos trabalham em uma condio arterial ou seja, funcionando como agente de interligao entre vrios executivos e tcnicos, a comunicao
O profissional considerado um agente de mudanas dentro da organizao, j que a ponte dentro do contexto empresarial, gerindo informaes, facilitando a comunicao. Aos poucos est encontrando espao no mercado como lder, gestor, empreendedor e assessor. J que atua diretamente na gerncia, tem real conscincia de que no est no topo com chefes e gerentes, mas, sim, ao lado deles, acima de vrios colaboradores. Portanto, assume responsabilidades muito grandes, gerenciando as partes envolvidas. Os conflitos podem ser construtivos ou destrutivos; por isso, deve sugerir formas para administr-los e conduzi-los para uma soluo adequada, o que depende muito das circunstncias e dos problemas encontrados. Constatase que h necessidade de investir tempo e energia para alcanar o sucesso. DElia conceitua o profissional de secretariado na sua atuao como sendo um
agente facilitador dos relacionamentos e processos de trabalho, ela interage, permanentemente, no sentido vertical e horizontal do ambiente empresarial. Muitas vezes, como coordenadora de informaes, prazos, providncias junto s equipes dos gestores,
83
outras equipes, pares, clientes internos. o elo principal entre os nveis decisrios e os clientes externos. E tambm coordena sua equipe de trabalho, com ou sem hierarquia formal, mas com responsabilidade direta nos resultados (2009, p. 166).
O processo de gerenciamento dos conflitos compreende alguns passos para haver a consolidao, como a preparao e planejamento, definio de regras, esclarecimentos e justificativas, enfim, depois da tomada de deciso, a concluso e implementao da soluo. preciso que se obtenham muitas informaes sobre o conflito e at onde se quer chegar com a negociao, ou seja, at onde se pode ir. Alm disso, devem-se prever as condies e as possibilidades que podero ser explicitadas pela outra parte, para que j tenha se preparado com respostas, sugerindo, assim, boas alternativas de negcio. Definem-se, a partir de ento, regras bsicas e passa-se para as justificativas, cada qual expondo sua realidade. Aps, necessita-se de algumas concesses e solues de problemas com as duas partes, para que haja acordo entre elas, a partir de um contrato, ou s na palavra, e que surja a confirmao do recurso diante da implementao (ROBBINS, 2006). A personalidade no influencia diretamente na negociao, ao passo que o gnero bem determinante, porque as mulheres so mais cooperativas, focadas no relacionamento e tendem a cumprir melhor os prazos estabelecidos. A diferena cultural tambm discutvel, j que cada estado (pas) tem um estilo, bagagem cultural para negociar. Em muitas ocasies torna-se necessria uma terceira pessoa para negociar, caso
84
a negociao no esteja ocorrendo bem. Se houver mais confrontos, precisa-se de algum que veja o problema como um todo e possa conciliar mostrando caminhos alternativos. Um dos cargos que tm competncia para isso o secretrio executivo; porm, muitas empresas contratam consultores para fazer isso, o que no seria necessrio se dentro dessas houvesse um secretrio formado na rea e se realmente fosse competente para essa funo. Dessa forma, Rocha e Ecco (2009, p. 154) ressaltam:
importante destacar alguns procedimentos que devem ser inerentes ao perfil do gestor Secretarial: adquirir uma viso sistmica do funcionamento da organizao; levar em considerao as novas exigncias da funo; adotar uma atitude pr-ativa perante os clientes internos e externos da organizao; estar preparado para realizar tarefas com maior eficincia, pela aplicao de tcnicas de organizao e da correta definio de prioridades; adquirir novas tcnicas de comunicao nos mbitos internos e externos.
O profissional de secretariado no diferente dos demais trabalhadores numa empresa. Mas ele precisa, claro, dar mais nfase e ter mais preocupao com o perfil do seu cargo, devendo saber diferenciar os conflitos negativos ou positivos; encontrar maneiras de gerir e negociar; observar e dar sugestes ao executivo sobre como lidar com o comportamento adotado pelo(s) funcionrio(s) em determinado momento. Destaca-se, assim, a relevncia dada desde a teoria de Fayol, que faz parte da teoria clssica da administrao sobre os gerentes, considerando a ideia de
prever, organizar, comandar, coordenar e controlar como funes nicas e bsicas e de suma importncia para um gestor secretarial. Este, atualmente, precisa investir no planejamento, no controle e at mesmo na liderana, que o processo de designar pessoas, dirigir seus esforos, motiv-las, influenci-las no comprometimento dos objetivos comuns (DURANTE, 2009, p. 136), para construir uma melhor organizao do trabalho rotineiro e do trabalho mais complexo. O gestor secretarial aos poucos vem fazendo parte do ambiente organizacional, onde est vem conquistando o reconhecimento de sua atuao pela competncia. Um grande assessor e criativo gestor a nova perspectiva dentro do mundo da mudana. DElia e Neiva explicam que a misso [...] construir pontes, por meio de seus relacionamentos e da arte da comunicao.... Saber ouvir e explorar o feedback so uma exigncia da atualidade, tanto quanto aceitar as crticas e crescer com estas; ter persistncia nas aes; delegar atividades com criatividade para o melhor gerenciamento e desempenho e, diante de toda a poluio informacional, saber filtrar e repassar somente as questes de maior relevncia, alm de atributos antigos, como o sigilo, respeito e tica profissional, que fazem parte de um vasto campo secretarial, especialmente para quem busca o sucesso e a felicidade. DElia e Neiva deixam clara a necessidade de se fazer uma juno da razo e da emoo para adquirir esses quesitos bsicos.
Consideraes finais
Aps este estudo bibliogrfico, podese deduzir que as relaes humanas na organizao so um fator primordial, ao qual se necessita dar um maior enfoque, pois o profissional precisa ter um bom embasamento para agir e ter capacidade de gerenciar conflitos organizacionais e diferenci-los entre bons e ruins, ser capaz de gerir e negociar. Dessa forma, deve saber se relacionar com os prprios membros da empresa e, especialmente, com os clientes, proporcionando-lhes satisfao. O gestor e assessor secretarial devem ter uma viso estratgica de cada processo e, assim, tornar-se um real agente facilitador dentro da empresa, procurando cada vez mais se adequar ao novo perfil que vem surgindo ao longo dos ltimos anos, sem esquecer as antigas atribuies; deve buscar um gerenciamento de informaes eficiente diante da globalizao, sendo estratgico na comunicao, conhecendo a si prprio para ser eficiente nas tomadas de decises. Portanto, o profissional de secretariado executivo atualmente precisa ser criativo na resoluo dos problemas, ser conhecedor rigoroso da gesto de pessoas, como tambm obter alta competncia de comunicao e escrita e ser bom gestor dos processos, apostando, assim, na conscientizao da classe para um maior reconhecimento perante a sociedade. Mas para isso necessrio muito empenho e persistncia para vencer, no apenas gerar atritos; preciso que se coloque em prtica um pouco dos fatos citados por
85
diversos autores e que ao longo dos anos possamos mostrar que somos capazes.
Human relations: focus on conflict-managing Abstract

Based on the work market demand and advances, the executive secretarial professional needs to be ready to get adapted to the constant evolutions. For this to happen, it is necessary to be a manager professional, bringing to a practical level several functions attributed to him/her. The article emphasizes the human relations aiming at a better comprehension of its importance to the professional in the area, reaching them to the reflection concerning his/her preparation. This way, bearing in mind the organizational conflicts management, these generated by the lack of comprehension of the interpersonal relationships, and, yet having the objective of bringing better and more tangible results to the companies. Key words: Manager secretary. Human relations. Organizational conflicts.
DURANTE, Daniela Giareta. A aprendizagem e conhecimento organizacional: contribuies viso holtica da gesto secretarial. In: PORTELA, Keyla Christina Almeida; SHUMACHER, Alexandre Jos. Gesto secretarial - o desafio da viso holstica, 2009. ECCO, Tnia Marisa da Silveira; ROCHA, Neusa Henriques. Informao & desinformao: atuao do gestor secretarial nas organizaes. In: DURANTE, Daniela; FVERO, Altair (Org.). Gesto secretarial: formao e atuao profissional. Passo Fundo: UPF, 2009. GRAMIGNA, Maria Rita. Modelo de competncias e gesto dos talentos. So Paulo: Makron Books, 2002. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretria, 7. ed. So Paulo: Atlas, 1999. MINICUCCI, Agostinho. Relaes humanas: psicologia das relaes interpessoais. So Paulo: Atlas, 1992. NEIVA, dmea Garcia; DELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competncias do profissional de secretariado. So Paulo: IOB Thompson, 2009. NONATO JNIOR, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a fundao das cincias das assessorias. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009. ROBBINS, Stephen P. Comportamento organizacional. 11. ed. Person Education, 2006.
Referncias
CASADO, Tnia. O indivduo e o grupo: a chave do desenvolvimento. In: VRIOS AUTORES. As pessoas na organizao. So Paulo: Gente, 2002. CHALVIN, Dominique; EYSSETTE, Franois. Como resolver pequenos conflitos no trabalho. So Paulo: Nobel, 1989. DELIA, Maria Elizabete Silva. A influncia da liderana nas organizaes e seus conflitos. In: PORTELA, Keyla Christina Almeida; SHUMACHER; Alexandre Jos (Org.). Gesto secretarial - o desafio da viso holstica. So Paulo, 2009.
86
Organizao de eventos: diferencial do secretariado

Amanda Goin*, Elades Lovizon**
Resumo
Este artigo discute a atuao do profissional de secretariado executivo na realizao de eventos e os benefcios que estes geram para as suas respectivas organizaes. O presente trabalho foi desenvolvido por meio de pesquisas bibliogrficas, as quais demonstram a importncia da organizao de eventos nas empresas. Alm disso, salienta os benefcios do planejamento e do estabelecimento de passos a serem seguidos na sua realizao, bem como identifica as habilidades no profissional da rea secretarial que o tornem apto a desempenhar as funes necessrias para a execuo desses acontecimentos com praticidade e agilidade. Assim, traz excelentes resultados organizao, como fechamento de contratos de grande valor e estreitamento das relaes dessa com seus clientes, fornecedores, mdia e pblico em geral. Dessa forma, os eventos tornaram-se algo rotineiro e de extrema relevncia no ambiente corporativo, pois, quando bem organizados, salientam os diferenciais que a empresa possui em relao a seus concorrentes. Palavras-chave: Eventos. Organizaes. Secretrio executivo.
Introduo
A organizao de eventos uma atividade que traz inmeros benefcios empresa, pois seu objetivo divulgar a imagem da instituio e estreitar seus relacionamentos com os clientes, fornecedores e pblico em geral. Esta atividade vem crescendo muito no mercado, de maneira que sejam realizados com um grau cada vez maior de sofisticao e criatividade, exigindo, assim, profissionais bem preparados. Com isso, pretende-se analisar a importncia da realizao de eventos pelas organizaes, bem como a maneira de desenvolv-los, a fim de que atinjam as finalidades preestabelecidas, alm de demonstrar caractersticas que o profissional da rea secretarial possui para o desenvolvimento dessa atividade, de modo que venha a facilitar a sua introduo nessa rea. Assim, inicialmente, faz-se uma breve anlise histrica dos eventos, bem como a sua conceituao; no segundo tpico relatam-se os passos a serem seguidos no planejamento, na execuo e na sua avaliao. A seguir, relatam-se
* **
Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. E-mail: 98966@upf. br Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. E-mail: 98980@upf. br
87
os benefcios que os eventos trazem para o negcio da empresa e, finalmente, o quarto tpico analisa a atuao do profissional de SEB na rea de organizao de eventos.
Evoluo e definio de eventos

O ser humano, desde as civilizaes antigas, sempre demonstrou interesse por viver situaes de descoberta, pois se deslocava de uma localidade a outra para tratar de assuntos de interesse coletivo. Segundo Rodrigo Nora, a data do primeiro evento aconteceu em 776 a.C. na Grcia antiga, com a realizao da primeira olimpada em homenagem a Zeus. A partir da as competies, que eram de carter esportivo, passaram a ser realizadas de quatro em quatro anos, intercalando-se com o acontecimento de eventos dedicados a outros deuses, de maneira que se estruturou o que hoje chamamos de Calendrio de Eventos, permitindo, assim, que todos os gregos realizassem uma viagem uma vez ao ano. Por fim, em 56 a.C. aconteceu o ltimo evento da Idade Antiga, a Conferncia de Luca, que pretendia reconciliar dois rivais, Pompeu e Crasso. No Brasil, segundo registros do Ministrio da Indstria e Comrcio, a organizao de eventos surgiu com a realizao de feiras ao ar livre, as quais possuam semelhanas com as que ocorriam na Idade Mdia, em que os comerciantes montavam barracas para vender seus produtos. A mais famosa dessa poca acontecia no Largo da Glria, no Rio de Janeiro, a qual, com o passar do
88
tempo, foi sendo melhorada at atingir a estrutura das atuais exposies (MATIAS, 2007). O primeiro acontecimento realizado no Brasil, em um local apropriado para a realizao de eventos, foi um baile de carnaval em 1849. Porm, somente em 1950 que houve a expanso desse setor e, como consequncia, o surgimento das primeiras entidades e associaes especializadas no planejamento e execuo dessa rea (MATIAS, 2007). O grande impulso para a ascenso do mercado de eventos ocorreu a partir do sculo XX, com o surgimento do automvel e dos transportes areos, que encurtaram distncias com rapidez e conforto, facilitando a troca de bens e servios entre naes, tornando as viagens exclusivamente de passeios com interesses profissionais (MATIAS, 2007). Em razo da sua vasta trajetria e dos inmeros conhecimentos deixados, os eventos adquiriram diversas caractersticas, de cunho social, econmico e poltico, identificando cada povo e sua respectiva poca. Dessa forma, sua realizao uma necessidade nas relaes humanas, pois possibilita a integrao social entre pessoas e a ampliao de seus relacionamentos. Com isso, o homem h muito tempo organiza e participa de uma srie de acontecimentos, como reunies, palestras, feiras, entre outros, tornando-se algo rotineiro em suas vidas. Com o exposto, percebe-se que um evento pode ser um passo importante para a divulgao e o crescimento de uma empresa no mercado de trabalho. Portanto, para melhor entender sua contribuio no mundo corporativo
precisamos defini-lo. Sendo o evento um fato que desperta curiosidade, pois, independentemente de sua abrangncia e padro, tem por objetivo divulgar algo novo no mercado, atraindo olhares de todos os consumidores. Por isso, deve ser devidamente planejado a fim de manter ou elevar o conceito de uma empresa perante seu pblico de interesse. Segundo Giacaglia (2006, p. 3),
estes acontecimentos so definidos no dicionrio Aurlio como sucesso tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio extraordinria ao encontro de pessoas, com a finalidade especfica a qual constitu o tema principal do evento e justifica sua realizao.
nessas ocasies que a organizao fica exposta a um grande pblico, sendo fundamental a realizao de um trabalho srio e competente, evidenciando de maneira clara os objetivos que pretende alcanar. Gicomo afirma que evento um componente do mix da comunicao que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa idia ou ao (apud MATIAS, 2007, p. 81). Veloso (2001, p. 3) apresenta o seguinte conceito: Os eventos e as cerimnias constituem-se em meios de estabelecer a comunicao aproximativa entre pessoas e pblicos de organizaes governamentais e privadas. Tornam-se uma oportunidade para que essas exponham seus pontos fortes diante de seu pblico-alvo, a fim de cativ-lo e fidelizlo sua marca. Em razo disso, como afirma Cesca (2008, p. 15), o evento est sendo reconhecido pelas organizaes em geral
como mais uma forma de se divulgar e fortalecer a marca e a imagem, conceito perante os diversos pblicos, principalmente o consumidor. considerado um processo eficaz, pelo qual se consegue transmitir de maneira clara e objetiva as metas que se pretende alcanar, independentemente do nmero de pessoas e do ramo das organizaes envolvidas nesses acontecimentos. Por fim, conforme o apresentado, cada autor expe sua definio sobre o que evento, mas todos salientam que o seu objetivo principal a busca constante pela satisfao e fidelizao dos clientes, bem como a projeo de uma boa imagem, tanto de seus produtos e servios como de seus gestores, no concorrido mercado global.
Passos a serem seguidos na organizao de eventos

Para que as etapas preestabelecidas na realizao de um evento sejam seguidas e as metas propostas atingidas e tragam resultados positivos necessrio seguir um roteiro, como salienta Veloso (2001, p. 39):
A organizao de eventos obedece a uma seqncia lgica pontuada por procedimentos. As primeiras questes a se formalizar so a natureza do evento, o pblico a quem se destina em quanto importa o investimento financeiro. O custo benefcio entra como fator decisivo para se realizar ou no o evento.
Percebe-se, que a organizao de eventos uma tarefa minuciosa e trabalhosa, que exige um grande grau de conhecimento e responsabilidade de
89
quem atua na rea, pois acontece em tempo real e qualquer falha comprometer o conceito que a empresa pretende apresentar. Com isso, para que um planejamento atinja os objetivos e se torne vlido necessrio que seja criterioso e englobe alguns tpicos, os quais, segundo Cesca (2008), so objetivos, pblicos, estratgias, recursos, implantao, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliao e oramento. Nos objetivos sero considerados os gerais e os especficos que determinaram o que se pretende com o evento. Ao estudar o pblico ser analisado a que se destina o evento, se ser direcionado a um pblico-alvo ou a participantes em geral. Em seguida, sero desenvolvidas estratgias que atraiam o pblico a participar. Na definio dos recursos utilizados sero estabelecidos os fatores humanos, que podem ser mestre de cerimnia, recepcionistas e garons, bem como fatores materiais, como folders, convites e decorao, alm de fatores fsicos, como o local onde se realizar o evento. No roteiro de trabalho ser feita a descrio de todas as atividades, com a previso de datas para a execuo dessas, as que devero ser realizadas antes, durante e aps o evento, bem como as decises a serem tomadas. Ao trmino do evento ser realizada uma avaliao em forma de relatrio, com o objetivo de prestar contas a quem solicitou a organizao, bem como o detalhamento de todos os recursos financeiros utilizados para a realizao do mesmo, mensurando, assim, se o evento atingiu as metas propostas.
Assim, como expe Antoni (2004, p. 13), o desenvolvimento de vantagens competitivas permite que as organizaes obtenham performace superior em relao de seus concorrentes, atravs de um maior valor agregado junto aos clientes. Por isso, toda dedicao no planejamento (pr), organizao (trans) e avaliao (ps) ser fundamental para que a empresa saliente seus diferenciais e aumente o nmero no quadro de seus consumidores.
Os eventos nas organizaes

Os eventos esto se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das empresas, uma vez que contribuem para a divulgao e a consolidao da imagem institucional e comercial da organizao, de modo que o concorrido mercado, bem como a decisiva dependncia da opinio pblica, obriga as empresas a promoverem eventos cada vez mais atrativos e eficazes. Os eventos tambm trazem o benefcio de obter novas informaes sobre o mercado e a concorrncia, fazer novos contatos comerciais, j que ali se encontram revendedores, fornecedores e prestadores de servios, facilitando novas parcerias comerciais e tecnolgicas. Lynch (apud GIACAGLIA, 2006, p. 9) concorda que o evento onde fornecedores de servios e produtos contatam a rede de varejo, de atacado e distribuidores que vem para ver novos produtos procurar por novos fornecedores de produtos [...]. Por meio de eventos bem preparados a empresa consegue atrair, manter e
90
recuperar seu conceito, alm de promover a interao e atrair novos clientes e auxiliar na apresentao dos produtos da empresa ao mercado, uma vez que, pelo fato de os eventos serem dirigidos, conseguem em pouco tempo atingir boa parte do pblico-alvo (GIACAGLIA, 2006). Para Giacaglia, os eventos tm a finalidade de atualizao profissional tcnica: Muitos profissionais e consumidores recorrem aos eventos para se atualizarem com relao s novas tendncias mercadolgicas, sejam elas tecnolgicas ou comerciais (2006, p. 9). Uma caracterstica dos eventos que no geram tantos custos como na venda pessoal com a propaganda e as demais formas de comunicao. Kotler e Armstrong (apud GIACAGLIA, 2006, p. 11) compararam os custos nos Estados Unidos entre feiras e visitas de vendas e concluram que a mdia de custo de uma feira, por visitante (incluindo exibies, viagens pessoais, gastos com salrios e custos de promoes, de US$87 menos do que a mdia de custos de visitas de vendas industriais. Concluiu-se, ento, que, apesar de as participaes em eventos atingirem uma quantidade menor de pessoas, se comparadas propaganda e publicidade, essas so mais eficazes em tornlos em reais pedidos, o que comprovou a efetividade do elemento promocional. Giacaglia (2006, p. 11) diz que os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficientes do que a propaganda que, por muitos anos e at recentemente, dominou o mercado de comunicao e a preferncia das empresas na aplicao de seus recursos de comunicao.
Assim, nota-se que os eventos so muito importantes vida da organizao e, por isso, uma das atividades que mais crescem nas empresas de grande, pequeno e mdio porte, seja em reas de varejo, atacado, indstria, comrcio, seja em servios (GIACAGLIA, 2006). Para Matias (2007), a organizao de eventos uma atividade que vem crescendo muito em todo o mundo, tornando-se uma importante fonte econmica e gerando inmeros benefcios sociais. Segundo Paulo Celso Bruin, estimase que existam seis mil empresas promotoras e organizadoras de eventos no Brasil, sejam de grande, pequeno ou de mdio porte, alm das milhares de entidades, instituies, empresas e rgos que executam seus eventos com pessoal e recursos prprios. Celso tambm relata que foram realizadas no Brasil, no ano de 1999, setenta mil feiras, exposies, congressos, seminrios, convenes, simpsios e iniciativas similares, movimentando cerca de 5,5 milhes de reais. Esses valores poderiam ser maiores se as organizaes tivessem conscincia das reais vantagens desse elemento de divulgao de marca. O que justifica que as empresas pouco estejam explorando a atividade de organizao de eventos o fato de desconhecerem o retorno que ela oferece na sua relao de custo/ beneficio (CESCA, 1997), alm de se ter uma bibliografia reduzida e o pouco que se encontra escrito sobre eventos no ter preocupao de voltar seus estudos para a rea organizacional. Cesca (1997, p. 10) fala dos resultados de uma pesquisa realizada com empresas na cidade de Campinas, So Paulo:
91
As organizaes no exploram todas as possibilidades de eventos como atividade formadora de opinio pblica favorvel; no h, no Brasil, uma definio quanto ao profissional que detm a organizao de eventos como atividade prpria; reduzida a bibliografia sobre organizao de eventos voltada para a rea organizacional.
A secretria tem um grande desdobramento das suas atividades. Ela pode contribuir na organizao e mtodos da empresa, pode organizar eventos, pode fazer levantamentos e relatrios, capacitada para intermediar relaes e mediar conflitos, alm da gama de atividades tcnicas de redao, traduo, informtica, arquivos etc.
Percebe-se, ento, que a organizao de eventos uma rea que muitos benefcios traz empresa, de maneira que estes potencializam sua imagem como instituio, bem como aproximam os colaboradores com seu ambiente externo.
O profissional de secretariado executivo e a gesto de eventos

Como se tem visto, os eventos esto ganhando cada vez mais destaque no disputado mercado global, recebendo mais recursos e importncia estratgica dos administradores. Edson Crescitelli diz que, como consequncia, o nvel de exigncia quanto criatividade e qualidade de execuo fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. A organizao de eventos requer dos profissionais envolvidos uma formao que venha facilitar seu trabalho nessa funo to importante vida das organizaes (CESCA, 1997), e o profissional de secretariado que tem habilidades tcnicas especficas se torna o profissional mais bem preparado para desempenhar essa funo. Sabino e Rocha (2004, p. 94) argumentam:
Nota-se, assim, que muito se espera do profissional de secretariado executivo bilngue, de modo que este deve ter em seu perfil caractersticas de assessoria, capacidade de atuao junto aos gestores; empreendedorismo, criao e implantao de solues que auxiliem o trabalho de toda a equipe; consultoria, identificando na cultura organizacional questes a serem melhoradas e apresentando maneiras de resolv-las e de gesto que a auxiliam na criao e no desenvolvimento de suas atividades de maneira que atinja os objetivos almejados (SABINO; ROCHA, 2004). Em razo das necessidades do mercado, que vive em busca de pessoal diferenciado e cada vez mais qualificado, o secretrio, um profissional gil e flexvel, com uma postura voltada ao autodesenvolvimento, que busca a aprendizagem sempre e trabalha em total interao com o ambiente externo (ANTONI, 2004), que dentro da empresa ficar responsvel pelo planejamento e organizao dos eventos. Para Giacaglia (2006, p. 20), sua atuao pode ser comparada de um maestro:
Ele ser, em ltima anlise, o responsvel pela atuao da orquestra. Alm de deter a viso do conjunto, conhece a partitura e a atuao especifica de cada membro, tem a experincia e a sensibilidade para exigir de cada um a sua melhor performance, no momento adequado, possuindo ainda as con-
92
dies tcnicas e investindo com autoridade para coordenar o trabalho de todos.
Essa atividade requer, ento, um profissional que seja investigativo e que tenha conhecimento dos fatos, que seja tambm cuidadoso, observador e objetivo, alm de ter domnio das tcnicas de pesquisa e da tecnologia, ser paciente e tolerante para analisar as hipteses e admitir os erros (BARRETTO, 1991). A organizao de eventos exige dos envolvidos criatividade e viso para superar as expectativas dos participantes, oferecendo servios e atendimentos eficientes, pois s assim produziro os efeitos econmicos e sociais positivos esperados. Para se organizar um evento, o secretrio e os profissionais envolvidos faro um planejamento, um estudo aprofundado do contexto presente da empresa, bem como quais so os objetivos especficos e complexos que a organizao pretende alcanar com a sua realizao. Para Barreto, o planejamento requer compreenso dos problemas e distribuio harmnica das especialidades, requer conhecimentos (1991, p. 11). Na etapa de execuo, o secretrio far a coordenao de todo o processo de evento, bem como o acompanhamento e direcionamento da equipe durante o procedimento para que no ocorram imprevistos no decorrer do mesmo. No ps-evento, esse profissional, juntamente com sua equipe, far um levantamento dos dados obtidos e um relatrio dos gastos, como prestao de contas organizao, informando os resultados alcanados. Percebe-se, assim, que ao planejar um evento a secretria dever fazer uso
de suas habilidades de gestora, promovendo, gerenciando, organizando e coordenando todas as atividades e pessoas nele envolvidas, de maneira que todo o planejamento seja seguido com rigor e eficincia, com o uso de tecnologias adequadas que a auxiliem no seu desenvolvimento, viabilizando, assim, sua concretizao com sucesso e superando as expectativas.
Consideraes finais
Este artigo destacou a necessidade de as organizaes inclurem em suas tarefas de divulgao a realizao de eventos, pois esses so o centro de encontro das empresas que procuram novos mercados, que investem em novas alianas e geram uma grande quantidade de negcios, o que mostra que o mercado de eventos tornou-se um ramo muito dinmico e lucrativo. No contexto atual, h a ideia da irreversibilidade, ou seja, a cada momento surge no mercado um novo produto lanado pela concorrente. Diante desse fato, necessrio que as empresas busquem desenvolver estratgias para expor e vender seus produtos com agilidade e eficcia. Os eventos so atividades de extrema relevncia nesse processo, pois, quando bem organizados, so uma fonte segura de propaganda e formao de opinio favorvel acerca de determinado objeto/servio, fazendo com que esses sejam consumidos e atingindo, assim, as expectativas esperadas. Ao mesmo tempo em que frisamos a importncia dos eventos para a empresa, queremos deixar clara a necessidade
93
de profissionais bem preparados para o desempenho dessas funes, pois promover, gerenciar, organizar e coordenar eventos so atividades complexas que exigem experincia e formao especfica, esta presente no currculo do profissional de secretariado executivo. Desse modo, este somente que apresenta um padro de qualidade compatvel com as exigncias do mercado e excelncia no planejamento e execuo sobrevivero. Por fim, exige-se cada vez mais que as organizaes busquem um diferencial para se destacar de seus concorrentes. Sem dvida, a qualidade, o preo baixo e uma boa publicidade ajudam, e muito, a empresa no seu desempenho, mas vem se notando que os eventos esto trazendo inmeros benefcios s corporaes que os promovem, pois divulgam seu compromisso com a sociedade e aproximam o pblico interno aos consumidores, alm de auxili-las a conquistar novos mercados e realizar melhores parcerias, tornando-se um diferencial no concorrido mercado global.
her to carry out the necessary functions in the execution of such occasions in a practical and active way. As a result, it brings excellent outcomes to the management, such as closing a highly valuable contract as well as narrowing relations with clients, suppliers, media and general public. This way, the events became something like a routine and extremely relevant to the corporative environment, since when well organized they emphasize the differential that the company has when compared to its competitors. Key words: Events. Organizations. Executive secretary.
Referncias
ANTONI, Verner Luis. Orientao para o mercado e performace: uma proposta de um modelo preditivo para o ensino superior. Passo Fundo: UPF, 2004. BARRETTTO, Margarita. Planejamento e organizao em turismo. 6. ed. Campinas, SP: Papirus, 1991. BRUIN, Paulo Celso. Disponvel em: <http://www. secretariando.com.br/eventos/even-01.htm>. Acesso em: 2 maio 2010 CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. 9. ed. So Paulo: Summus, 2008. _____. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So Paulo: Summus, 1997. CRISCITELLI, Edson. Disponvel em: <http:// www.casadoseventos.com.br/txt/como_organizar_evento_grande_%20pequeno_%20porte_incricoes_online.jsp >. Acesso em: 12 abr. 2010. GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. 4. ed. Barueri, SP: Manole, 2007.
Event organization: the secretarial difference Abstract

This article discuss the practice of the Secretarial Executive profession in the realization of events and the benefits generate by them in their respective organizations. The present work has been developed by bibliographical research that demonstrates the importance of the event organization in companies. It also emphasizes the benefits of planning and establishing steps to be followed into its execution, as well as identify the skills in the professional of the secretarial area to provide him/
94
NORA, Rodrigo. A importncia e histria dos eventos Grcia Atenas. Disponivel em: <http://turismoinformativo.blogspot. com/2008/03/impotncia-e-histria-dos-eventos-rcia.html>. Acesso em: 27 out. 2010. SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fbio Gomes. Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: Braspot, 2004. VELOSO, Dirceu. Organizao de eventos e solenidades. Goinia: AB, 2001.
95
A automatizao de processo em empresa do setor fumageiro: padronizao e qualidade de servios1

Charles Vitalis*, Luiza Wioppiold Vitalis**, Kurt Werner Molz***
Resumo
A competitividade no mundo dos negcios faz com que as empresas busquem alternativas para se diferenciar entre si. O mapeamento e automao dos processos de negcio nas empresas so ferramentas de auxlio nessa corrida competitiva pela padronizao e qualidade de seus servios. Nesse sentido, este trabalho tem por objetivo desenvolver um sistema de workflow para um determinado processo, por meio de uma ferramenta denominada ADS-Flow. Para o desenvolvimento do trabalho e aplicao dessa proposta, foi escolhido o processo de cumprimento de medida cautelar de aresto de uma empresa do setor fumageiro da cidade de Santa Cruz do Sul, no Rio Grande do Sul, seguindo as regras de negcio, requisitos legais e poltica desta empresa. O trabalho foi baseado na metodologia de Cruz (2003). Dos resultados encontrados, destacaram-se o mapeamento, implantao do workflow piloto e teste do processo. Pretende-se, com os resultados alcanados, implantar e validar o workflow na empresa, aproveitando todos os benefcios que essa ferramenta oferece. Palavras-chave: Workflow. Processo de negcio. Automao de processo.
Introduo
O propsito deste trabalho apresentar uma alternativa para o processo de uma empresa fumageira da regio de Santa Cruz do Sul, Rio Grande do Sul, no caso cumprimento de medida cautelar de arresto. Quando realizado o estudo, esse processo era um procedimento administrativo aplicado a produtores que possussem dbito relativamente alto com a empresa em questo. O dicionrio Aurlio define arresto como apreenso judicial de bens do suposto devedor para garantir a execuo que contra ele acaso se venha a
* **
***
Artigo baseado no relatrio de estgio Automatizao do processo de cumprimento de medida cautelar de arresto em empresa fumageira, apresentado na disciplina de Estgio em Secretariado II, pelo aluno Charles Vitalis, do curso de Secretariado Executivo Unisc. Orientador: Prof. Ms. Kurt Werner Molz. Bacharel em Secretariado Executivo Universidade de Santa Cruz do Sul. Contato: charlesvit@yahoo.com.br Bacharela em Secretariado Executivo Universidade de Santa Cruz do Sul. Secretria Executiva sob n 1858 SRTE/RS. Contato: luyzzaw@yahoo.com.br Mestre em Cincia da Computao area de concentrao: Hiperdocumentos - UFRGS. Docente do Departamento de Informtica da Universidade de Santa Cruz do Sul. Contato: kurt@unisc.br
RBCEH, Passo Fundo, v. 6, n. 2, maio/ago. 2009
96
promover; embargo (FERREIRA, 2004, p. 142). Pensando nisso, foi necessria uma anlise do que era feito, mapeamento, a partir dessas informaes, do processo em si, alm do desenvolvimento de um sistema de workflow. Atualmente, os sistemas workflow, fluxos de trabalho, somam organizao com tecnologia. A automao de processos resulta em aumento da produtividade, pois contm informaes necessrias para cada atividade percorrer um processo mapeado. Alm disso, possvel monitorar o tempo de cada etapa do processo, realizar ajustes durante a sua execuo, visando melhoria contnua. Nesse sentido, a ferramenta a ser aplicada nesse trabalho foi o ADS-Flow. Esse mecanismo emite sinais de alerta quando o tempo programado para aplicao de uma atividade ultrapassa o tempo estipulado. Documentao, organizao e melhoria de processo (DOMP) foram a metodologia utilizada, com base nas etapas de execuo de Cruz (2003). Nesse contexto, o secretrio executivo pode ser considerado um profissional capaz de pr em prtica essa implementao. Valendo-se de tcnicas e tecnologias como os sistemas de Workflow, automatiza tarefas e gerencia informaes, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usurios, melhoria da qualidade e da produtividade dos servios. O texto est organizado em cinco tpicos, o primeiro constitudo por essa introduo. Dos tpicos dois ao quatro apresentam-se o referencial terico e a metodologia, o processo de negcio, desde sua anlise inicial documentao do processo, a modelagem do novo processo e a automao e o workflow do mesmo. O ltimo tpico contempla as consideraes finais.
Processo de negcio
As organizaes sofrem cada vez mais com a competitividade. A automao dos processos vem contribuindo para esse diferencial. O profissional de secretariado est auxiliando nessa melhoria, pois est capacitado para mapear e implantar solues que tragam agilidade e resultado para a empresa em que atua. Cruz (2003) define processo de negcio um conjunto de atividades que tem por objetivos transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou servios (sadas) que sero entregues e devem atender aos clientes. Os processos servem como apoio para as reas administrativas. Ao elaborar um processo, definimos quais so os seus insumos, entradas e sadas, as pessoas envolvidas e seus beneficiados, assim como so conhecidas as regras para conduzir a atividade. Em seguida estaremos exemplificando essas etapas, tendo como base o processo de cumprimento de medida cautelar de aresto da empresa fumageira.
Anlise inicial
Num primeiro momento identificouse que no havia o processo de medida cautelar de arresto e, sim, um procedimento, que consistia em: receber o produto e acondicion-lo em contentores; identificar o cdigo do arresto nos contentores (giz), preenchendo planilha por produtor; efetuar a pesagem dos contentores com fumo e preencher a planilha;
97
estocar os contentores no local destinado a fumos de arresto; avaliar a amostra do produto baseado nas classes de compra e estabelecer valor por quilo; o supervisor de classificao repassa ao gerente da carteira agrcola os dados da avaliao; aguardar retorno do gerente da carteira agrcola para liberao do produto arrestado; destinar contentores para a ressortio; estocar produto. Com base nessas informaes, procurou-se saber da empresa o que esta esperava. A eliminao de falhas no procedimento e o retrabalho foram algumas das questes apontadas para primar pela qualidade e agilidade nos servios, alm de armazenar os histricos dos trabalhos j realizados. Com o mapeamento e validao do sistema workflow, ser possvel o gerenciamento das fases do processo de medida cautelar de arresto, desde a inadimplncia at a rastreabilidade da matria-prima nos processos de beneficiamento da empresa. Apresentou-se uma proposta de trabalho da qual foram levantadas as atividades e pessoas envolvidas para, a partir disso, mapear o processo. Individualmente, os funcionrios foram questionados quanto maneira como procediam para realizar suas tarefas, bem como sugestes de melhoria. Quanto definio do mtodo e escolha da ferramenta, procurou-se utilizar o ADS-Flow. Essa ferramenta permite que o processo seja modelado conforme o papel funcional e atividades. O sistema torna-se mais aderente ao processo de gesto integrado da organizao, o que permite uma relao intrnseca entre a viso operacional e a gesto dos resultados da empresa.
98
Documentao do processo
Finalizando a parte inicial da metodologia, documentaram-se as atividades do processo, bem como seu macrofluxo. O macrofluxo do processo, segundo Cruz (2003), o diagrama que permite conhecer os principais tpicos de um processo e de forma sistemtica. Os elementos que compem o macrofluxo so os seguintes: objetivo: o que que o processo produz; cliente: quem e onde atua, como interage e adquire o produto; entradas: podem ser: a) fsicas: divididas em insumos (tudo que introduzido no processo para este ser elaborado) e mdias (documentos em geral, alm de CDs e DVDs); b) lgicas: manifestaes eletrnicas (internet, workflow, treinamento); sadas: resultados do processo, a serem entregues ao cliente. Tambm podem ser fsicas e lgicas; diretrizes: normas e regras da organizao; PMC Programa de melhoria contnua: aperfeioamento constante do processo; Benchmarking: absoro de modelos j implantados em outras empresas, visando melhoria contnua; metas: ligadas diretamente aos objetivos, por meio das metas que se pretende atingir resultados; alocao de recursos: dispositivos (equipamentos e instalaes) para a elaborao do processo; mo de obra: pessoas envolvidas no processo; medio do desempenho: instrumentos, normas e tcnicas que
servem para controlar e manter a qualidade do processo; tecnologia da informao: ferramentas de hardware e software que sustentam o processo; gerente do processo: responsvel pela execuo do processo. Tambm importante destacar o papel do cliente externo, que a razo de um processo ser mapeado e melhoObjetivo Cliente Entradas
rado, a melhoria do servio ao cliente. Este, segundo Cruz (2003), pode ser dos processos primrios, diretamente ligados ao resultado, ao produto gerado, como tambm clientes externos de processos de suporte, que demandam subprodutos dos processos administrativos. O macrofluxo do processo cumprimento de medida cautelar de arresto pode ser visualizado abaixo:
Diretrizes PMC Benchmarking Metas
Recuperar dbito de determinados inadimplentes pela no existncia de outra maneira legal dessa dvida ser cobrada, bem como criar um efeito moralizador. Carteira agrcola Fsicas: declarao da constatao de desvio; demonstrativo contbil da evoluo do dbito; procurao especfica para os patronos da empresa; cpia de contrato social; ttulos lquidos e certos; cauo (cpia de certificado de veculo) (empresa); certides do registro de imveis e do Detran do devedor; carta de preposto para prestar assinatura do termo de cauo (autorizao para o cobrador assinar pela empresa perante o processo). Lgicas: formulrio eletrnico constatao de desvio; misso, viso e valores da empresa; artigos 332, 801 a 807, 813, 814 e 816 do Cdigo de Processo Civil.
No houve absoro de nenhum modelo de outras empresas. Encaminhar medida cautelar de arresto. Apreender o produto (tabaco) do devedor. Cobrar 75% da dvida do produtor. Alocao de recursos Infra-estrutura de informtica. Mo de obra Gerente da Carteira Agrcola; Supervisor de produo; Supervisor de classificao; Supervisor financeiro; Cobrador; Auxiliar de recebimento; Auxiliar tcnico de estocagem; Auxiliar administrativo; Ajudante geral. Medio de Dvida do produtor. desempenho Tecnologia da BPM (Business Process Management). informao Gerente do processo Gerente da carteira agrcola
Macrofluxo do processo de medida cautelar de aresto
99
Dentro de qualquer processo destacam-se as atividades, as quais definem o que ser feito. Cruz (2003) define atividades como conjunto de instrues (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mo-de-obra e tecnologias cujo objetivo o de processar, a fim de atender aos objetivos de sua funo dentro da organizao. O detalhamento dessa atividade chamado de ocorrncias. Conforme Cruz (2003), por meio dessas que possvel saber como, com qu, quando, onde, por qu, para que e para quem a ocorrncia deve ser processada. Quanto maior for sua identificao, melhor ser a recepo dessa dentro da atividade, seu tratamento e seu envio prxima, ou prximas atividades do processo. O papel funcional deve definir o que se espera da pessoa que ser responsvel pela atividade e, consequentemente, pelo produto desta, ao passo que o cargo define o perfil da pessoa que vai ocupar o papel funcional, argumenta o autor. Cada funcionrio representa pelo menos um papel funcional dentro da organizao. Os procedimentos gerados so assim definidos por Cruz (2003): Os procedimentos especificam o que as atividades tm por responsabilidade fazer, como, quando, usando quais recursos e de que forma. Conforme o autor, as tarefas so o detalhamento de cada procedimento. As tarefas respondem a perguntas como: O que que eu fao primeiro? Como que eu fao o que tenho de fazer? Como que eu me comporto nas situaes A, B e C? As regras de negcio servem para orientar a execuo de uma ou de vrias tarefas. Segundo o autor, so geralmente
extradas das polticas da empresa e dos manuais de procedimentos ou normas para garantir a correta execuo das tarefas. Finalizando essa etapa, buscou-se descrever todas as atividades do processo, que somaram 21 e sero nomeadas no prximo item, juntamente com os responsveis pela tarefa: Cruz (2003) tambm define que as excees e anomalias sempre existem em quaisquer atividades e processos.
s vezes elas no so to crticas para merecerem um plano de contingncia; outras excees, no entanto, so de tal forma crticas que jamais poderemos ignor-las. Exceo no um erro, mas a falta de conhecimento delas e de um plano de contingncia certamente ocasionar o erro (2003, p. 91).
J a anomalia o que acontece quando uma exceo no tratada corretamente, ocasionando o erro. Na falta de um plano de contingncia para tratar a exceo, ocorre a anomalia. por meio do gerenciamento dos tempos que poderemos controlar outros elementos e melhorar o desempenho de cada atividade e, como resultado, de todo o processo. Cruz (2003) classifica os tempos em primrios e derivados. Os primrios esto presentes em qualquer processo, no importando o tipo:
Tempo de Ciclo: o tempo decorrido desde o momento em que uma ocorrncia d entrada em qualquer atividade do processo, at o momento que a mesma ocorrncia sai desta atividade. Tempo de Processamento: o tempo efetivamente gasto por uma pessoa trabalhando, criando, matando, colando os insumos da ocorrncia em sua atividade. Tempo de Espera: Tambm conhecido como Tempo de Atraso ou Tempo de RetardamenRBCEH, Passo Fundo, v. 6, n. 2, maio/ago. 2009
100
to. a diferena entre tempo de processamento e o tempo de ciclo de uma ocorrncia dentro de uma atividade (CRUZ, 2003, p. p. 93-94).
J os derivados auxiliam na anlise do comportamento do processo. So eles:

Tempo Mximo: o maior tempo que determinada ocorrncia tenha gasto dentro de uma atividade, de cada atividade e do processo todo. Tempo Mdio: o tempo mdio de permanncia de uma ocorrncia qualquer dentro de uma atividade e do processo. Tempo Mnimo: Por ele podemos descobrir onde esto as folgas, ou os funcionrios mais eficientes e produtivos (CRUZ, 2003, p. 95).
de negcio, dados, informaes, insumos, subprodutos e produtos. A prxima etapa da metodologia que consiste na anlise do processo atual no foi realizada visto que o processo novo na empresa. Iniciou-se a modelagem do processo.
Modelagem do novo processo

A modelagem foi realizada no BizAgi Process Modeler, ferramenta que permite a modelagem do processo em padro business pocess mnagement ntation (PMN), com criao de piscinas, que servem para diferenciar os papis funcionais conforme as atividades que realizam. Com base no levantamento das atividades foi realizada a modelagem:
Aps serem detectadas e coletadas as informaes, podem ser definidas as rotas do fluxograma. O autor define como caminhos fsicos e/ou lgicos que tm por objetivo conduzir, dentro do processo
Fluxograma no BizAgi pocess mdeler
101
Em razo do grande nmero de atividades do processo, no possvel fazer a leitura das atividades no fluxograma. A figura meramente ilustrativa. As atividades, obedecendo ordem do fluxo, juntamente com seus papis funcionais, podem ser acompanhadas a seguir: avaliar possibilidade de cobrana supervisor de produo; juntar a documentao gerente da carteira agrcola; preparar encaminhamento judicial advogado; deferimento juiz de direito; organizar busca cobrador; cumprir mandado de busca oficial de justia; receber produto auxiliar de recebimento; estocar produto auxiliar tcnico d estocagem; chamar rgo oficial gerente da carteira agrcola; certificar classificao supervisor de classificao; aguardar prazos para manifestao gerente da carteira agrcola; fazer acordo advogado; homologar juiz de direito; gerenciar processo de execuo da dvida advogado; julgar juiz de direito; informar definio gerente da carteira agrcola; liberar produto para o beneficiamento auxiliar de recebimento; emitir nota fiscal e/ou cheque judicial auxiliar administrativo; abater valores da conta supervisor financeiro; pagar honorrios, custas e despesas auxiliar administrativo; analisar a situao final gerente da carteira agrcola;
102
Aps a concluso das etapas descritas, foi implantado um prottipo para validao, por meio da ferramenta ADS-Flow. Na elaborao desse prottipo foram informadas as atividades a serem seguidas, o papel funcional de cada pessoa envolvida e respectivas tarefas para o cumprimento da atividade, tempo de durao das mesmas, alm de anexar documentos comprobatrios e ter um histrico das instncias j ocorridas.
Automao e o workflow do processo

Com o fluxograma criado, sequncia de trabalho a ser seguida, elaborada a automao do processo, o workflow.
Ferramentas que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Workflow, do ingls, Fluxo de Trabalho, faz a informao necessria para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado. Workflow , por natureza, dinmico (CRUZ, 2001, p. 33). O Business Process Management permite a anlise, definio, execuo, monitoramento e administrao de processos, incluindo o suporte para a interao entre pessoas e aplicaes informatizadas diversas. Possibilita que as regras de negcio da organizao, explicitadas na forma de processos, sejam criadas e informatizadas pelas prprias reas de gesto, sem interferncia das reas tcnicas (GRIMAS, 2009, p. 20).
O BPM surgiu nos Estados Unidos a partir de 2001, por, principalmente, dois motivos, segundo Cruz (2001): tratar a gesto de processos de grande escala e ajudar na necessidade de adaptar processos realidade da organizao.
O autor tambm menciona que o BPM ajuda as organizaes a modelar, automatizar, gerenciar e aperfeioar seus processos e fluxos de trabalho, o que significa maior qualidade. Tambm melhora significativamente o desempenho empresarial, com sua nfase em monitoramento de desempenho on-line de processos, buscando a integrao humana com a aplicao e adaptando a tecnologia aos processos. Alm dos principais componentes que um sistema BPM deve conter, Santos et al. (2007) afirmam que a ferramenta ADS-Flow tambm suporta os formulrios web, que podero ser utilizados como ferramenta auxiliar para a execuo de atividades. A definio de um formulrio compreende especificar os atributos do processo que sero visualizados e/ ou modificados, o ttulo do formulrio e textos livres para o cabealho e tambm para o rodap. Com base nesses dados, possvel gerar o cdigo de um formulrio web, que ser posteriormente invocado e controlado pelo motor no momento em que a atividade que tiver o formulrio associado for executada. Para o procedimento ser realizado at ento era preenchida manualmente uma planilha (papel). Esta poder ser criada na ferramenta ADS-Flow.
A gesto de indicadores est totalmente integrada aos mdulos de modelagem e motor. Para a construo dos indicadores so utilizados atributos dos processos modelados, j o resultado desses indicadores proveniente da execuo dos processos. Isso tudo acontece em uma base de dados que compartilhada pelos mdulos. A construo de indicadores pode ser feita no instante da modelagem dos processos, isso graas
integrao do mdulo de modelagem com o mdulo de gesto de indicadores (SANTOS et al., 2007, p. 7).
Este mdulo de gesto de indicadores base para um sistema BAM (business activity monitoring), que, segundo Torres (2005), pode ser entendido como o monitoramento em tempo real das transaes e seus impactos sobre os resultados de negcios, a partir dos processos de negcios, identificando situaes excepcionais, de forma que possam ser investigadas, compreendidas, corrigidas e resolvidas em tempo real. Santos et al. (2007) tambm afirmam que essa funcionalidade contemplada com um servio que constantemente monitora a base de dados e emite avisos de no-conformidades nos indicadores. A ferramenta ADS-Flow compe-se de cinco programas auxiliares para seu funcionamento: modelador: que abrigar todos os dados do processo, desde a criao do processo propriamente dito, cadastro de seus usurios, papis funcionais que assumem e os atributos (informaes) solicitados nos formulrios necessrios; gerador de interfaces: local em que os formulrios so criados e ligados s atividades; compilao: local em que se validam as informaes. Caso alguma informao seja adicionada ao processo aps o compilamento, o programa ter de ser ativado novamente para a ferramenta processar esse dado novo; servio: item que ativado, dando incio ao fluxo. Este deve permanecer minimizado para a ferramenta processar;
103
ADS-FLOW: aplicao web em que os usurios tero acesso ao workflow, fluxo de trabalho, por meio dos logins e senhas cadastradas anteriormente. O administrador do processo pode iniciar, suspender ou reiniciar os processos no menu Administrao de Processos. Ao ser iniciada uma instncia, os usurios tero acesso s tarefas a serem realizadas, bem como aos fluxos que so autorizados a participar visualizados na caixa de entrada. Para resolver uma atividade devero clicar em Resolver Atividade. Algumas pessoas podero preencher
os formulrios disponibilizados. Depois de resolvida a atividade, esta ser enviada para o prximo papel funcional. Como a ferramenta est em desenvolvimento, preocupou-se em fazer com que o fluxo seja executado. Nesse sentido, muitas das informaes contidas na descrio das atividades, bem como o nome completo das atividades, no foram inseridas na ferramenta. Vale destacar tambm que muitas atividades no foram inseridas. O processo da empresa, que continha 21 atividades, foi reduzido para 11, simplificando as etapas para fins de demonstrao, como mostrado a seguir:
Fluxograma no ADS-Flow
104
Consideraes finais
O trabalho surgiu para suprir uma necessidade de uma empresa do setor fumageiro, que possui um procedimento chamado fumo proveniente de arresto e que, por meio de auditoria externa, sugeriu-se transform-lo em processo. Inicialmente, pela anlise dos procedimentos atuais e o mapeamento desse processo, no ocorreram dificuldades na coleta de informaes e na definio das atividades que fariam parte do processo, alm da descrio das mesmas. Quanto implantao do workflow piloto do processo, pode-se dizer que no foi atingido plenamente, em razo: - da complexidade do processo, sendo necessria a reduo das atividades para ser possvel a demonstrao do prottipo; - do desconhecimento de alguns recursos do software, como, por exemplo, os anexos, os tempos de espera, execuo e alerta de cada atividade, gerenciamento das fases do processo e armazenamento do histrico. Porm, o workflow medida cautelar de arresto foi executado com 11 atividades, sendo possvel visualizar as tarefas originadas por cada atividade nas caixas de entrada de seus usurios. Os envolvidos no processo visualizavam suas tarefas e, aps concludas, passavam diretamente ao prximo executor, para a prxima atividade a ser realizada. Nas atividades que possuam formulrios, atividades 1 e 2, foi possvel o preenchimento, quando solicitado. Mas no foi possvel fazer com que todos os envolvidos no processo visualizassem o formulrio que foi preenchido na primeira atividade.
Quanto ao teste e validao do processo, este foi realizado sem problemas em sua execuo. A eliminao de falhas no processo, o retrabalho, a qualidade e agilidade nos servios foram outros benefcios identificados. A implantao do workflow depende da aceitao de comit interno da empresa. Projeta-se para o futuro, com a implantao do mesmo na empresa, o armazenamento dos histricos desse processo, alm do gerenciamento de suas fases, desde a inadimplncia at a rastreabilidade da matria-prima. Na nova realidade do mundo empresarial, a soma de tcnicas com tecnologias faz a diferena. Essa realidade faz do profissional de secretariado pea fundamental para auxiliar na implantao de sistemas como Workflow, visando melhoria, padronizao e qualidade dos servios prestados e rotinas internas das organizaes.
Process automation in company of the tobacco sector: standardization and quality of services
Abstract
The competition in the business world makes companies search for alternatives in order to achieve a difference among them. The mapping and automation of the business processes in companies are tools to help in this competitive pursuit for standardization and quality of their services. Accordingly, this work aims at developing a workflow system for a specific process through a tool named ADS-Flow. For the development and the application of this proposal, it has been chosen the process of Compliance of Aresto Restrai-
ning Order of a tobacco sector company form Santa Cruz do Sul, in Rio Grande do Sul state, following the business rules, legal requirements and this company policy. The paper was based on Cruz methodology (2003). Regarding the results found it can be emphasized the mapping, pilot workflow implementation and the test of the process. It is intended, with the reached results, implement and validate the workflow in the company, taking advantage of the benefits provided by this tool. Key words: Workflow. Business process. Process automation.
VIEIRA, Eduardo. B.P.M - Business Process Management: modelagem de processos de negcio. Disponvel em: http://www.intranetportal.com.br/colab1/business. Acesso em: 10 maio 2009.
Referncias
CRUZ, Tadeu. e-Workflow: como implantar e aumentar a produtividade de qualquer processo. So Paulo: Cenadem, 2001. _______. Sistemas, mtodos & processos: administrando organizaes por meio de processos de negcios. So Paulo: Atlas, 2003. FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Miniaurlio: o minidicionrio da lngua portuguesa. 6. ed. ver. atual. Curitiba: Positivo, 2004. GRIMAS, Washington. Apostila de gesto de processos. Disponvel em: http://www.scribd. com/doc/13349263/Apostila-de-Gestao-deProcessos. Acesso em: 10 maio 2009. SANTOS, Alan Ricardo dos et al. Projeto chasque: uma abordagem a sistemas orientados a processos. In: CONFERNCIA IBRICA DE SISTEMAS E TECNOLOGIAS DE INFORMAO, 2, 2007, Porto. Novas perspectivas em sistemas e tecnologias de informao. Porto: Edies Universidade Fernando Pessoa, 2007. v. II. p. 219-230. TORRES, Norberto Antonio. BAM Business Activity Monitoring e real-time Business Intelligence. Disponvel em: http:// www.unicomm.com.br/txt_artigos_bam.html. Acesso em: 16 jun. 2009.

Secretariado v6 n2010

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Secretariado v6 n2010

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

UNIVERSIDADE DE PASSO FUNDO INSTITUTO DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS

Secretariado Executivo em Revist@

Autonomia do secretrio: uma questo de postura e de valorizao profissional ........................................................................................................ 17

Esteretipos, boa aparncia e a secretria executiva ...................................... 29

O profissional do secretariado e seus desafios no contexto da sociedade globalizada.......................................................................................................... 41

Gesto secretarial uma nova viso de assessoramento nas organizaes ... 51

Consultoria jnior secretarial: limites e oportunidades .................................. 62

Relaes humanas: um enfoque no gerenciamento de conflitos .......................... 77

Organizao de eventos: diferencial do secretariado ....................................... 87

A automatizao de processo em empresa do setor fumageiro: padronizao e qualidade de servios ............................................................... 96

A insero da mulher no mercado de trabalho e o surgimento da profisso secretria

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

A insero da mulher no mbito profissional

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

O feminismo e o mercado de trabalho

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 5-16, n. 6, 2010

Autonomia do secretrio: uma questo de postura e de valorizao profissional

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Autonomia na atuao secretarial

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Interpretao dos dados

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Autonomia: uma questo de postura dos secretrios

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Quadro 1 - Remunerao dos sujeitos

Aspectos de valorizao profissional

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Secretarys autonomy: a question of attitude and professional development Abstract

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 17-28, n. 6, 2010

Esteretipos, boa aparncia e a secretria executiva

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Os esteretipos e a secretria executiva

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Santayana, na coluna Coisa da poltica, escreveu que

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Anlise e discusso dos resultados

Questionrio esteretipos e discriminao

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Stereotypes, good looking and the executive secretary Abstract

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 29-40, n. 6, 2010

O profissional do secretariado e seus desafios no contexto da sociedade globalizada