Resolucao 14

CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE
DESTINAO DE DOCUMENTOS
DE
ARQUIVO RELATIVOS S
ATIVIDADES-MEIO DA
ADMINISTRAO PBLICA
Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos

Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJ
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Presidente da Repblica
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Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Pedro Pullen Parente
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Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
Jaime Antunes da Silva
Arquivo Nacional
Coordenao de Gesto de Documentos
Reviso Tcnica
Maria Izabel de Oliveira (coordenadora)
Ana Celeste Indolfo (assistente)
Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente)
Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural
Reviso
Flvia Roncarati Gomes
Editorao eletrnica e capa
Maria Judith Azevedo Vieira
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos

Classificao, temporalidade e destinao de documentos de
arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
p. 156 cm
1. Gesto de documentos. 2. Cdigo de classificao.
3. Documentos-Classificao. 4. Documentos-Destinao.
5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos pblicos.
CDD: 351.714
Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de

arquivo para a administrao pblica: atividades-meio
Ana Celeste Indolfo
Ana Maria Varela Cascardo Campos
Andresa de Moraes e Castro
Maria Izabel de Oliveira
Selma Braga Duboc
Vera Lcia Hess de Mello Lopes
Verone Gonalves Cauville
Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de

Arquivos-Ctcl/Conarq
Eliana Balbina Flora Sales
Maria Hilda Pinto de Arajo
Rosely Curi Rondinelli
Vera Lcia Hess de Mello Lopes
Vilma Jesus de Oliveira
Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao

de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao
pblica
Ana Maria Varela Cascardo Campos
Selma Braga Duboc
Vera Regina Michels Bento
Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de

Arquivos-Ctad/Conarq
Ana Maria Varela Cascardo Campos at 27 de maio de 1999
Gracinda Assucena de Vasconcellos
Helena Corra Machado at 27 de agosto de 1998
Jlio Csar Ferreira Pereira at 19 de agosto de 1997
Norma de Ges Monteiro at 13 de maro de 1999
Selma Braga Duboc
Thas Mrcia Carraca de Alcntara
Walter Albuquerque Mello at 20 de novembro de 1998
Agradecemos a todos os colegas e profissionais

de arquivo que contriburam, com suas observaes e
sugestes, para o aprimoramento deste trabalho, em
especial a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonalves de
Arajo e s equipes do Arquivo Nacional, em
particular Coordenao de Gesto de Documentos
e Coordenao Regional no Distrito Federal.
SUMRIO
Apresentao............................................................................................. 7
Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica: atividades-meio ................................................... 9
1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo: definies e

conceitos ................................................................................................... 9
1.1 Classe 000 Administrao geral....................................................... 10
1.2 Classe 900 Assuntos diversos............................................................ 12
2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo ......... 14

2.1 Classificao e arquivamento de documentos ....................................... 14
2.1.1 Classificao ......................................................................... 14
2.1.2 Arquivamento ........................................................................ 15
2.2 Folha de referncia............................................................................. 17
2.3 Recibo de emprstimo......................................................................... 19
3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21
Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s

atividades-meio da administrao pblica: tabela bsica ........................ 42
1 Introduo .................................................................................................... 42
2 Configurao da tabela de temporalidade .................................................. 43
3 Metodologia para elaborao ..................................................................... 45
4 Aplicao da tabela ..................................................................................... 49
4.1 Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente ..................... 49
4.2 Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria .............. 50
4.3 Alterao do suporte da informao ................................................... 50
4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ..................................... 52
5 Tabela bsica ....................................................................................... 53
ndice......................................................................................................... 83
Glossrio
.............................................................................................. 134
Bibliografia .............................................................................................. 147

Referncia legislativa .............................................................................. 149
APRESENTAO
A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da moderna

arquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de normas e
procedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos servios
arquivsticos da administrao pblica, trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivos
pblicos. A implantao dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturao
da prpria administrao pblica.
Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre a mquina
administrativa governamental e seus arquivos, como condio imprescindvel para que estes
ltimos sirvam como instrumento de apoio organizao do Estado e da sociedade.
O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por
meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos, so objetivos de um
programa de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivsticos,
resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a
eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio
Estado, suporte para as decises poltico-administrativas.
A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos
antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituio
Federal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216, que cabem administrao
pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de programas
de gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos
de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica foram elaborados por
tcnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministrio
do Planejamento e Oramento e constituem elementos essenciais organizao dos
arquivos correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da
racionalizao e controle eficazes das informaes neles contidas.
O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional,
analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Cmaras Tcnicas
de Classificao e Avaliao de Documentos. A aplicao desses instrumentos dever ser
acompanhada pela instituio arquivstica na sua especfica esfera de competncia, com o
objetivo de proceder aos ajustes necessrios ao seu aprimoramento, em funo das
particularidades de cada rgo. Concluda essa etapa, os rgos e entidades sero
orientados quanto complementao do cdigo e da tabela no que tange ao
desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim.
Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos, o Cdigo
de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e
a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica so dinmicos. Sendo assim, requerem revises e
alteraes peridicas, a fim de garantir sua atualizao frente s constantes transformaes
da administrao pblica.
A utilizao desses instrumentos, alm de possibilitar o controle e a rpida
recuperao de informaes, orientar as atividades de racionalizao da produo e fluxo
documentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos, aumentando
a eficcia dos servios arquivsticos da administrao pblica em todas as esferas.
JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO
DE
ARQUIVO
PARA
1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

DEFINIES E CONCEITOS
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define,
portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de
acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os
assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo,
definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral
para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal.
Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se
num cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e
assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro,
composto de trs algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo
rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os
quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se
como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE
000
SUBCLASSE
010
GRUPO
012
SUBGRUPOS
012.1
ADMINISTRAO GERAL
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
COMUNICAO SOCIAL
RELAES COM A IMPRENSA
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos ao

grupo, do grupo subclasse e desta, classe. Esta subordinao representada por
margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000,
referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividadesfim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua
elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de
competncia.
Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar classificao, no qual
os assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numrico
correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de classificao de
documentos de arquivo, sero apresentadas, a seguir, algumas explicaes acerca das
classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses.
1.1 CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades
relacionadas administrao interna dos rgos pblicos, as quais viabilizam o seu
funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses:
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020 PESSOAL
030 MATERIAL
040 PATRIMNIO
10
050 ORAMENTO E FINANAS

060 DOCUMENTAO E INFORMAO
070 COMUNICAES
080 (vaga)
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e
organizao interna do rgo.
020 PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigaes dos
servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e
obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e
concesso de benefcios.
030 MATERIAL
So classificados os documentos referentes administrao dos materiais do
rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio
e alienao, o controle do estoque e da distribuio e a conservao e reparo.
040 PATRIMNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos
e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e
alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao.
Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s
operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao
de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e
prestaes de contas aos tribunais de contas.
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo
editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle,
distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os
documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de
documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades de
reproduo, conservao e informtica.
11
070 COMUNICAES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno,
operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da
informao.
080 (VAGA)
Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de
documentos referentes ADMINISTRAO GERAL, que resultem de novas atividades
desenvolvidas pelo rgo.
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos
ADMINISTRAO GERAL. Utiliza-se, tambm, esta subclasse, como recurso para incluso
de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de classificao de
documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser
reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui
classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos.
O mesmo se aplica aos ltimos grupos:
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E
FINANAS
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E
INFORMAO
079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os rgos podero

desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem
como sua temporalidade e destinao, devero ser encaminhados instituio arquivstica
pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao.
1.2 CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com
as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.
12
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:

910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 VISITAS E VISITANTES
950 (vaga)
960 (vaga)
970 (vaga)
980 (vaga)
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes organizao de solenidades,
comemoraes, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes,
servidores ou convidados.
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou no pelo
rgo.
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do
rgo ou de outras instituies, bem como material de divulgao.
Classificam-se os documentos referentes a solicitaes de visitas, orientao e
assessoramento a visitantes.
950 a 980 (VAGAS)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e insero de
documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS.
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico, tais como pedidos e
cartas de apresentao e recomendao; comunicaes de posse, endereo e afastamento;
convites; felicitaes e congratulaes; protestos, reivindicaes e oferecimentos diversos.
13
2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE

ARQUIVO
A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos

arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior
eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes.
Desta forma, para que o Cdigo de classificao de documentos de arquivo
possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e rotinas para
classificao e arquivamento de documentos.
2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

2.1.1 CLASSIFICAO
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as
seguintes operaes.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A
referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a
dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto
de que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de
acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo,
utilizando o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2), para os assuntos
secundrios.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a
anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
14
2.1.2 ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado,
obedecendo s seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a
classificao atribuda ser mantida ou alterada.
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um
mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente
para o arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro
dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o
caso, nome de pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar
sua identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas
ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita:
racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser
arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo,
assim, o nmero de pastas.
Exemplo:
Pasta:
Dossis:
061 PRODUO EDITORIAL

061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a

cada pessoa, rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e
desde que relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta:
021.2 EXAMES DE SELEO
Dossis:
Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso,

ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta

suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter
muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem
possibilidades de recuperao quando solicitado posteriormente.
15
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO

1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo
assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente,
sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim
sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a
ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando
dossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no
exista, manter uma nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores
plsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas
pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as
pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas,
em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha de
referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente,
repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando
processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:
emprestar aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de
emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou
outros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela
solicitao e, posteriormente, a data da devoluo do documento. O recibo de emprstimo
tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como
indicador de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos
para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a
localizao do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi
retirado, devendo ser eliminada quando da devoluo do documento;
16
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e

cobrana, quando vencido o prazo de devoluo.
2.2 FOLHA DE REFERNCIA (MODELO I)
. ESPECIFICAES:
Cor
Via
Formato
Utilizao
BRANCA
UMA
A-4
ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

- CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classificao referente ao
assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e que
corresponde realmente ao assunto secundrio do documento.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do
documento.
- DADOS DO DOCUMENTO:
. NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no
houver, indicar s.n.
. DATA: indicar a data do documento.
. ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando,
relatrio, aviso ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do
documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.
. DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.
- VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual o
documento est arquivado.
17
MODELO I
FOLHA DE REFERNCIA
CDIGO DO ASSUNTO
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
VER:
18
2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II)

. ESPECIFICAES:
Cor
Via
Formato
Utilizao
BRANCA
DUAS
11 x 15,5cm
ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

- CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto do
documento a ser emprestado.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do
documento.
- REQUISITADO POR: indicar o nome do rgo/unidade administrativa e do
servidor responsvel pela solicitao.
- DATA: indicar a data do emprstimo.
- ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que
est efetuando o emprstimo e a assinatura deste.
- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que est recebendo o
documento e a assinatura deste.
- DEVOLVIDO EM: indicar a data da devoluo do documento.
19
MODELO II
RECIBO DE EMPRSTIMO
CLASSIFICAO: ___________________________________________________
____________________________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
REQUISITADO POR: _________________________________________________
____________________________ DATA: ________________________________
ENCAMINHADO POR:
_______________________
assinatura e carimbo
RECEBIDO POR:
_________________________
assinatura e carimbo
DEVOLVIDO EM:__________________________________
20
3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
020 PESSOAL
030 MATERIAL
040 PATRIMNIO
070 COMUNICAES
080 (vaga)
000
001
ADMINISTRAO GERAL
MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA
- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas
relativos organizao e mtodos, reforma administrativa e outros
procedimentos que visem modernizao das atividades dos rgos
da administrao pblica federal.
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos,
programas e projetos de trabalho gerais.
- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho,
classificar no assunto especfico.
- Quanto programao oramentria, ver 051.1.
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou
convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios
tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a
execuo de vrias atividades ao mesmo tempo.
- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios,
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou
convnio, sempre que tal procedimento se justificar.
21
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos
e/ou decises de carter geral.
010.1
REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES
010.2
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

- Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.
011
COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS.

COMITS
- Incluem-se documentos referentes criao de comisses, conselhos,
grupos de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em
rgos colegiados e de deliberao coletiva, bem como aqueles
relativos ao exerccio de suas funes, tais como: atas e relatrios
tcnicos.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho, grupo de
trabalho, junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se
justificar.
012
COMUNICAO SOCIAL
012.1
012.11
012.12
ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS.

EDITORIAIS
012.2
DIVULGAO INTERNA
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

- Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros
documentos de carter promocional.
019
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E

FUNCIONAMENTO
019.01
INFORMAES SOBRE O RGO

- Incluem-se documentos referentes aos pedidos de
informaes sobre as funes e atividades do rgo e
os servios que presta.
020
PESSOAL
22
020.1
LEGISLAO
- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos,
regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de
carter geral e boletins administrativo, de pessoal e de
servio.
020.2
IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira,

crach, credencial e passaporte diplomtico)
020.3
OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES

COM RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS
020.31
carto,
RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS

- Quanto aos documentos cujas informaes gerem
contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no
assunto especfico.
020.4
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

- Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em
024.141.
- Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em
024.153.
020.5
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

- Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotaes a ele referidos.
- Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor.
- Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de carter
geral, sempre que tal procedimento se justificar.
021
RECRUTAMENTO E SELEO
021.1
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS:

INSCRIO E CURRICULUM VITAE
021.2
EXAMES DE SELEO
- Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos:
provas e ttulos, constituio de bancas examinadoras, testes
psicotcnicos, exames mdicos, editais, exemplares nicos de
provas, gabaritos, resultados e recursos.
- Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em ordem
alfabtica.
022
022.1
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
CURSOS (inclusive bolsas de estudo)
23
022.11
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas,

estudos, editais, programas, relatrios finais, exemplares
nicos de exerccios, relao de participantes, avaliao
e controle de expedio de certificados)
022.12
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
022.121
NO BRASIL
022.122
NO EXTERIOR
022.2
ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)
022.21
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos,

propostas, programas, relatrios finais, relao de participantes,
avaliao e declarao de comprovao de estgio)
022.22
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
022.221
NO BRASIL
022.222
NO EXTERIOR
022.9
023
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E

TREINAMENTO
- Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de
carter informativo geral promovidas pelo rgo.
QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO,

TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E
FUNES
023.03
REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS

(inclusive ascenso e progresso funcional; avaliao de
desempenho; enquadramento; equiparao, reajuste e
reposio salarial; promoes)
023.1
MOVIMENTAO DE PESSOAL
- Quando se tratar de atos especficos e individuais de
servidores, classificar em 020.5.
023.11
ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO. READAPTAO. RECONDUO. REINTEGRAO. REVERSO
023.12
DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO
24
023.13
LOTAO.
PERMUTA
REMOO.
TRANSFERNCIA.
023.14
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
023.15
REQUISIO. CESSO
- Incluem-se documentos referentes s requisies
e cesses internas e/ou externas de servidores
para a realizao de servios temporrios.
024
024.1
024.11
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E
REMUNERAES
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
ABONO OU PROVENTO PROVISRIO.

ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO
024.119
OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,

PROVENTOS E REMUNERAES
024.12
GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
024.121
DE FUNO
024.122
JETONS
024.123
CARGOS EM COMISSO
024.124
NATALINA (dcimo terceiro salrio)
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
024.13
ADICIONAIS
024.131
TEMPO DE SERVIO (anunios, binios

e qinqnios)
024.132
NOTURNO
024.133
PERICULOSIDADE
024.134
INSALUBRIDADE
024.135
ATIVIDADES PENOSAS
024.136
SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras)
25
024.137
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO

PECUNIRIO
- Quanto ao afastamento para gozo de frias,
ver 024.2.
024.139
OUTROS ADICIONAIS
024.14
DESCONTOS
024.141
CONTRIBUIO SINDICAL DO
SERVIDOR
024.142
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA

FONTE (IRRF)
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
024.145
CONSIGNAES
024.149
OUTROS DESCONTOS
024.15
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
024.151
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO

DO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA
DE INTEGRAO SOCIAL (PIS)
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE

SERVIO (FGTS)
024.153
EMPREGADOR
024.154
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuies anteriores)
024.155
SALRIO MATERNIDADE
024.156
IMPOSTO DE RENDA
024.2
FRIAS
- Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono
pecunirio, ver 024.137.
26
024.3
LICENAS
- Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e
procedimentos sobre todas as licenas concedidas aos
servidores.
- Ordenar por:
acidente em servio
adotante
afastamento do cnjuge/companheiro
atividade poltica
capacitao profissional
desempenho de mandato classista
doena em pessoa da famlia
gestante
paternidade
prmio por assiduidade
servio militar
tratamento de interesses particulares
tratamento de sade (inclusive percia mdica)
- Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11.
024.4
AFASTAMENTOS
- Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens
a servio no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e
029.22, respectivamente.
- Ordenar por:
para depor
para exercer mandato eletivo
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)
para servir como jurado
suspenso de contrato de trabalho (CLT)
- Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.
024.5
REEMBOLSO DE DESPESAS
024.51
MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES
024.52
LOCOMOO
-
024.59
024.9
Incluem-se documentos referentes s despesas

efetuadas com a utilizao de meio prprio de
locomoo para a execuo de servios externos.
OUTROS REEMBOLSOS
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
27
024.91
CONCESSES
- Ordenar por:
alistamento eleitoral
casamento (gala)
doao de sangue
falecimento de familiares (nojo)
horrio especial para servidor estudante
horrio especial para servidor portador de deficincia
- Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.
024.92
AUXLIOS
- Ordenar por:
alimentao/refeio
assistncia pr-escolar/creche
fardamento/uniforme
moradia
vale-transporte
- Ver tambm 026.12.
025
025.1
025.11
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR

DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
PROCESSOS DISCIPLINARES
- Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita
de cargos, empregos e funes pblicas, afastamento
preventivo, instaurao do inqurito (ato de
constituio da comisso de sindicncia), inqurito
administrativo (instruo, defesa, relatrio e
julgamento) e reviso do processo disciplinar.
- Quando se tratar de acumulao lcita de cargos,
empregos e funes pblicas, classificar em 020.5.
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
- Incluem-se documentos referentes advertncia,
suspenso, demisso, cassao de aposentadoria,
disponibilidade, destituio de cargo em comisso e
destituio de funo comissionada.
- O registro das penalidades disciplinares dever ser
feito na pasta de assentamento individual do servidor
020.5.
026
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL

- Quanto s licenas, ver 024.3.
28
026.01
PREVIDNCIA PRIVADA
- Incluem-se documentos referentes aos planos privados
de concesso de peclios ou de rendas, de benefcios
complementares ou assemelhados aos da previdncia
social.
026.1
BENEFCIOS
026.11
SEGUROS
026.12
AUXLIOS
- Ordenar por:
acidente
doena
funeral
natalidade
recluso
- Ver tambm 024.92.
026.13
APOSENTADORIA
- Quanto ao abono ou provento provisrio, ver
024.112.
026.131
CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO

DE SERVIO
026.132
PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA

E VITALCIA
026.19
OUTROS BENEFCIOS
026.191
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A
SERVIDORES
026.192
ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio

mdico do servidor e planos de sade)
026.193
AQUISIO DE IMVEIS
026.194
OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195
TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.2
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO

- Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade,
insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133,
024.134 e 024.135, respectivamente.
026.21
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSO

INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)
29
026.22
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeies)
026.23
INSPEES PERIDICAS DE SADE
029
029.1
029.11
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)
CONTROLE DE FREQNCIA (livros, cartes, folhas de
ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras)
- Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.
029.2
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

- Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem,
sempre que tal procedimento se justificar.
- Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens,
029.21
NO PAS
- Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo,
dirias, passagens (inclusive devoluo), prestaes de
contas e relatrios de viagem.
- Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio
de servidores, ver 024.51.
029.22
NO EXTERIOR (afastamento do pas)
029.221
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO

- Incluem-se documentos referentes autorizao de afastamento, dirias (inclusive compra
de moeda estrangeira), lista de participantes (no
caso de comitivas e delegaes), passagens,
passaportes, prestaes de contas, relatrios de
viagem e reservas de hotel.
029.3
029.31
INCENTIVOS FUNCIONAIS
PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de honra
ao mrito e elogios)
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: AUTNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitaes)
029.6
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS
30
029.7
030
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E

PARALISAES
MATERIAL
030.1
CADASTRO DE FORNECEDORES
031
ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO.

CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive amostras)
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS

(inclusive assinaturas autorizadas e reproduo de formulrios)
033
AQUISIO (inclusive licitaes)
033.1
MATERIAL PERMANENTE
- Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos
tcnicos e obras de arte.
- Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062.
033.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.13
EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA
033.2
MATERIAL DE CONSUMO
033.21
COMPRA
033.22
CESSO. DOAO. PERMUTA
033.23
CONFECO DE IMPRESSOS
- Incluem-se documentos referentes impresso de
formulrios, convites, cartazes, cartes e outros.
034
034.01
MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo)

TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatrio
de Movimentao de Bens Mveis-RMB ou RMBM)
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio, distribuio e

Relatrio de Movimentao de Almoxarifado-RMA)
034.2
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO

- Quando se tratar de apurao de responsabilidade de
servidor, classificar em 025.
31
034.3
TRANSPORTE DE MATERIAL
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
035
ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
035.1
VENDA (inclusive leilo)
035.2
036
INSTALAO E MANUTENO
- Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao,
conservao, recuperao e consertos de equipamentos e
mobilirio.
036.1
REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusive

licitaes)
036.2
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO
037
INVENTRIO
- Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em
062.5.
037.1
MATERIAL PERMANENTE
037.2
MATERIAL DE CONSUMO
039
040
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

PATRIMNIO
041
BENS IMVEIS
- Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios,
terrenos, residncias e salas.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal
procedimento se justificar.
041.01
FORNECIMENTO E MANUTENO DE
SERVIOS BSICOS
- Quanto instalao, conservao e reparo de rdio,
telex, telefone e fac-smile, ver 072.1, 073.1 e 074.1,
respectivamente.
041.011
GUA E ESGOTO
32
041.012
GS
041.013
LUZ E FORA
041.02
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE

ENERGIA (CICE)
041.03
CONDOMNIO
041.1
AQUISIO
041.11
COMPRA
041.12
CESSO
041.13
DOAO
041.14
PERMUTA
041.15
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
041.2
ALIENAO
041.21
VENDA
041.22
CESSO
041.23
DOAO
041.24
PERMUTA
041.3
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE.

REIVINDICAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO
041.4
OBRAS
041.41
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
041.42
CONSTRUO
041.5
SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
041.52
MANUTENO DE AR CONDICIONADO
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO

(inclusive para jardins)
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
33
042
VECULOS
- Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
042.1
AQUISIO (inclusive licitaes)
042.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
042.12
ALUGUEL
042.13
CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.

TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (inclusive licitaes)
042.31
VENDA (inclusive leilo)
042.32
042.4
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
042.911
REQUISIO
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA DO

HORRIO DE EXPEDIENTE
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
043
BENS SEMOVENTES
- Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade.
044
INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens

Imveis-MBI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.1
GUARDA E SEGURANA
049.11
SERVIOS DE VIGILNCIA
049.12
SEGUROS (inclusive de veculos)
34
049.13
PREVENO DE INCNDIO
- Incluem-se documentos referentes ao treinamento de
pessoal, instalao e manuteno de extintores,
inspees peridicas, constituio de brigadas de
incndio, planos, projetos e relatrios.
049.14
SINISTRO
- Incluem-se documentos referentes s vistorias,
sindicncias
e
percias
tcnicas
relativas
a
arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e
roubo.
049.15
CONTROLE DE PORTARIA
- Incluem-se documentos referentes ao controle de
entrada e sada de pessoas, materiais e veculos;
permisso para entrada e permanncia fora do horrio
de expediente; controle de entrega e devoluo de
chaves; e registro de ocorrncias.
- Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.
049.2
MUDANAS
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
049.3
USO DE DEPENDNCIAS
- Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e
demais dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.
050
ORAMENTO E FINANAS
050.1
051
051.1
AUDITORIA
ORAMENTO
PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11
PREVISO ORAMENTRIA
051.12
PROPOSTA ORAMENTRIA
051.13
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA

(QDD)
- Incluem-se documentos referentes s metas e
destinao de recursos e receitas por fontes.
35
051.14
CRDITOS ADICIONAIS
- Incluem-se documentos referentes aos crditos
suplementar, especial e extraordinrio.
051.2
EXECUO ORAMENTRIA
051.21
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO

ORAMENTRIA)
- Incluem-se documentos referentes s transferncias,
proviso, destaques, estornos e subvenes.
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL

(PESSOAL/DVIDA)
051.23
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE

DESEMBOLSO
052
FINANAS
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
- Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de
capital.
052.21
RECEITA
- Incluem-se documentos referentes aos crditos do
Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas
cobradas por servios, multas, emolumentos e outras
rendas arrecadadas.
052.22
DESPESA
- Incluem-se documentos referentes s despesas
correntes e de capital, bem como adiantamentos,
subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.
053
FUNDOS ESPECIAIS
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS

- Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e
investimentos.
055
055.01
055.1
OPERAES BANCRIAS
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e
extratos de contas)
36
055.2
056
057
059
059.1
060
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas

autorizadas e extratos de contas)
BALANOS. BALANCETES
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecer
de aprovao das contas)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E
FINANAS
TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
DOCUMENTAO E INFORMAO
060.1
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO
060.3
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS
061
061.1
PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de publicaes

em geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte)
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
- Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e
reviso de textos.
061.2
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

- Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda.
- Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver
062.13.
062
062.01
062.1
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos

e audiovisuais)
NORMAS E MANUAIS
- Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de
metodologias e procedimentos tcnicos adotados para
o tratamento da documentao bibliogrfica.
AQUISIO (no Brasil e no exterior)
062.11
COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
062.12
DOAO
062.13
PERMUTA
- Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver
061.2.
37
062.2
REGISTRO
- Incluem-se documentos referentes incorporao de livros e
peridicos ao acervo.
062.3
CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO
062.4
REFERNCIA E CIRCULAO
- Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisas
bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre
bibliotecas.
062.5
063
063.01
INVENTRIO
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS
E SISTEMA DE ARQUIVOS
NORMAS E MANUAIS
- Incluem-se estudos e orientaes referentes
elaborao
de
documentos,
metodologias
procedimentos tcnicos.
063.1
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO.

DIAGNSTICO. FLUXO
063.2
PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE

DOCUMENTOS
063.3
ASSISTNCIA TCNICA
063.4
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos de

classificao de documentos)
063.5
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
063.51
063.6
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
063.61
ANLISE. AVALIAO. SELEO

(inclusive tabelas de temporalidade)
063.62
ELIMINAO (inclusive termos, listagens e editais de

cincia de eliminao)
063.63
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e

termos de transferncia; guias, relaes e termos de
recolhimento; e listagens descritivas do acervo)
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
- Esta classificao
necessidade.
poder
ser
subdividida
quando
houver
38
065
REPRODUO DE DOCUMENTOS
- Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquer
suporte, de material arquivstico, bibliogrfico e museolgico.
- Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.
066
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.1
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
066.3
RESTAURAO (inclusive encadernao)
067
INFORMTICA
067.1
PLANOS E PROJETOS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e

registro de uso e compra)
067.21
MANUAIS TCNICOS
067.22
MANUAIS DO USURIO
067.3
069
070
ASSISTNCIA TCNICA
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E
INFORMAO
COMUNICAES
071
071.1
SERVIO POSTAL
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.11
NACIONAL
071.12
INTERNACIONAL
071.2
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA

DE CORRESPONDNCIA AGRUPADA MALOTE
071.3
MALA OFICIAL
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
072
SERVIO DE RDIO
39
072.1
073
INSTALAO. MANUTENO. REPARO

SERVIO DE TELEX
073.1
074
SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao para ligaes

interurbanas). FAC-SMILE (fax)
074.1
INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO.

REPARO
074.2
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
074.3
CONTAS TELEFNICAS
075
SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
091
AES JUDICIAIS
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
950 (vaga)
960 (vaga)
970 (vaga)
980 (vaga)
900
ASSUNTOS DIVERSOS
- Incluem-se documentos de carter genrico referentes administrao geral cujos
assuntos no possuem classificao especfica nas demais classes do cdigo.
910
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos e

palestras)
- Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
40
920
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS.
MESAS REDONDAS
- Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo,
quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo.
- Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
930
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940
VISITAS E VISITANTES
- Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia,
orientao e assessoramento a visitantes.
990
991
ASSUNTOS TRANSITRIOS
APRESENTAO. RECOMENDAO
- Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentao e
recomendao.
992
COMUNICADOS E INFORMES
- Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse,
afastamento de cargos e alteraes de endereos e telefones.
993
AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES
994
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
995
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS
996
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES
41
TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS S

ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAO PBLICA: TABELA BSICA
1 INTRODUO
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental

arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins
administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados
aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que
apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no
servio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos
e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no
recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei
federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao
de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o objetivo de
estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental, j desde a dcada de
1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para
avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, do qual constam diretrizes
gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em
1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter
intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez
com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e,
conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico.
A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a
prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores
responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as
informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu
potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os
trabalhos, ainda que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do
Arquivo Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que
referendou os prazos de guarda e destinao propostos.
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da
ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (SEPLAN), foi criado, em
1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela
secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao
estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao
pblica federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois
rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao.
42
Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de

1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (Ctad) para
dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de
temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo
de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas
estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema
Nacional de Arquivos (Sinar).
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para elaborao
de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de
acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a
aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica
pblica na sua especfica esfera de competncia.
A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e atividades-fim
de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e
destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas, complementando a
tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio
arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.
2 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao,

que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a
garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve
necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma
instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo
para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento:
1. Assunto
Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identificao do contedo da
informao, foram empregadas funes, atividades, espcies e tipos documentais,
genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classificao,
cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos
documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela.
43
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser
expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a
um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da
ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at
quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em
que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s
unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o
documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso,
podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.
A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao
dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito
dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos de
guarda nas fases corrente e intermediria foi definida a partir das seguintes variveis:
I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento
intermedirio:
Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel,
h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada
fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar os
seguintes setores arquivsticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade
organizacional);
- arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo
geral/central da instituio);
- arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de
arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas
esferas federal, estadual e municipal).
II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de
arquivamento intermedirio:
Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so
responsveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo
intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento
ao arquivo permanente.
III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de
44
Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo

corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase para
o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente.
IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de
Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so
igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria a
cargo das mesmas ou do arquivo pblico, o qual dever assumir tais funes.
3. Destinao final
Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao,
quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a
guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas
importantes para fins de prova, informao e pesquisa.
A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo
Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela
preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras
instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos
arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos.
4. Observaes
Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas,
necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto
alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
3 - METODOLOGIA PARA ELABORAO
Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpios

da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao
dos documentos de arquivo.
O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o
documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o
seu potencial de uso.
O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da
criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou
reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. Relacionase, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins
administrativos, legais ou fiscais.
45
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os
quais os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da
instituio;
b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com
que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994,
p. 152-154).
A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas
funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o
contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel
realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana.
Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente de
Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao,
dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder
reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever,
ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando a
tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica.
A Comisso Permanente de Avaliao compor-sede:
arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;
servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a
serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos
documentos;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto
da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros);
outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso.
Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo
dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir:
1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea
de administrao geral, bem como naquelas especficas do rgo (atividades-fim);
2. definio dos conjuntos documentais;
3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das
atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes
referentes vigncia, legislao que regula as atividades e os prazos de prescrio,
46
existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos

prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas;
4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;
5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela;
6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao para
apreciao dos prazos de guarda e destinao.
Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever:
1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra;
2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera
de competncia para aprovao;
3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a
ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao
local.
Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o
treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da
aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaes
necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao.
No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentam-se, a
seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica de
temporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica.
Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados
permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de
modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e
convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes.
No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento,
foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e
estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das
atividades do rgo.
No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52
(cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis de consulta no momento
da homologao da aposentadoria, sendo:
- 35 anos perodo correspondente ao tempo de contribuio do servidor;
- 17 anos perodo necessrio para o servidor atingir a idade mxima para a
aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos, conforme a
Constituio Federal em vigor.
47
Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de

guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e
provveis descendentes.
Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foram
considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais:
quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo
servio pblico na composio de seus quadros;
documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a
exames de seleo, cursos e estgios;
apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo que
reflete hbitos e costumes do perodo;
prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores;
reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no servio pblico;
documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores.
Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do
julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneam
na fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria
previamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente
para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomada
de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e
despesa do rgo.
No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para
os conjuntos documentais que refletem:
a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelos
rgos e setores especficos da administrao pblica;
b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefine
as prioridades estabelecidas nas propostas;
c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos,
redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades.
Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram considerados
de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos
patrimoniais:
inventrios de material permanente;
inventrios de bens imveis, veculos e semoventes;
escrituras de bens imveis;
domnio;
desapropriao, tombamento, reintegrao de posse, reivindicaes de
48
projetos, plantas e obras de bens imveis.

Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, considerados
permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo.
So eles:
inventrios de documentao bibliogrfica;
normas, projetos, manuais e instrumentos;
poltica interna de acesso aos documentos de arquivo;
anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade;
termos de eliminao e guias de recolhimento;
programas, sistemas e manuais de informtica.
Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os
documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seu
planejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados
por seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies.
No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, a
cpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao.
4 APLICAO DA TABELA
A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e

destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para
isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE
1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo
com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo
organizao, se for o caso;
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso,
ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de
guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a
alterao nos instrumentos de controle;
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo
de guarda estabelecido para esta fase;
5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no
mesmo conjunto ou dossi;
49
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

7. Proceder eliminao;
8. Elaborar termo de eliminao;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase
intermediria (guias/listagens de transferncia);
10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel
pelo arquivamento intermedirio.
4. 2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA
1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo
com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo
organizao, se for o caso;
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo
de guarda estabelecido para esta fase;
4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente,
separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual
pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique
sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE
INTERMEDIRIA);
5. Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAO
DO SUPORTE DA INFORMAO);
6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;
7. Proceder eliminao;
8. Elaborar termo de eliminao;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/
listagem de recolhimento);
10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente.
4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO

A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao
requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos
50
tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua

implantao. Conquanto tais recursos permitam a reduo das necessidades de
armazenamento da informao, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o
rgo, sem que se obtenha resultados positivos.
Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se:
- agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio;
- garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo
manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc;
- preencher lacunas nos acervos arquivsticos;
- substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos destinados
eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor
aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes
e facilitando o seu manuseio.
No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve
estar fundamentada nos seguintes critrios:
1. avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se
as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de
qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada
rgo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando
as vantagens e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custo
global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos
pblicos ou oficiais destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;
b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e
padres estabelecidos em lei;
c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a
validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de
regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da
adoo deste suporte.
2. os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a
recuperao das informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do
suporte;
3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que
justifique o custo da operao;
4. os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do
recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de
conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados;
51
5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a

assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso
informao;
6. o rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos
de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte.
Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao
viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao
financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e
necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana,
as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.
estudo da
e recursos
acessrios
bem como
4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA

O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que
ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica,
eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins
administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a
triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas
exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais
eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram
preservados.
No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para
documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos
demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das
informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase
intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o
arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto
de vista probatrio e/ou informativo.
igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a
preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao,
com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca
ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos
documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva
esfera de competncia.
Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o
recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem
dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica
pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8
de janeiro de 1991.
52
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquanto
vigora
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
000 ADMINISTRAO GERAL

001
MODERNIZAO E REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
Guarda
permanente
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

TRABALHO
5 anos
9 anos
Guarda permanente
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
5 anos
9 anos
Guarda permanente
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.

CONVNIOS
Enquanto
vigora
10 anos
Guarda permanente
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
010
ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
010.1
010.2
REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3
011
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS
DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS
012
012.1
012.11
53
Enquanto
vigora
Enquanto
vigora
Eliminao
5 anos
2 anos
Guarda permanente
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
4 anos
5 anos
Guarda permanente
COMUNICAO SOCIAL
So passveis de eliminao os relatrios cujas

informaes encontram-se recapituladas em outros.
1 ano
Eliminao
Enquanto
vigora
Eliminao
Os originais dos atos publicados integraro os

arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,
governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser
definida quando da elaborao de tabela
especfica para suas atividades-fim.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
012.12
ENTREVISTAS. NOTICIRIOS.
REPORTAGENS. EDITORIAIS
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
2 anos
Eliminao
Os documentos cujas informaes reflitam a

poltica do rgo so de guarda permanente.
Eliminao
FASE
CORRENTE
012.2
DIVULGAO INTERNA
2 anos
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS.
PUBLICIDADE
4 anos
019
019.01
020
020.1
INFORMAES SOBRE O RGO

LEGISLAO
IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVE

CARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL E
PASSAPORTE DIPLOMTICO)
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo

com a necessidade, bem como a temporalidade e
destinao.
2 anos
Eliminao
OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS

NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
10 anos
10 anos
Guarda permanente
Enquanto o
servidor
permanecer
5 anos
020.31
RELAES COM OS CONSELHOS

PROFISSIONAIS
2 anos
020.4
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS
5 anos
54
Guarda
permanente
PESSOAL
BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE

SERVIO
020.3
10 anos
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,

ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS,
ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
020.2
FASE INTERMEDIRIA
opcional a reproduo dos documentos

previamente ao recolhimento, para que o rgo
permanea com cpias para consulta.
Eliminao
5 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Os documentos cujas informaes possam originar

contenciosos administrativos ou judiciais sero
classificados nos assuntos correspondentes ao seu
contedo, cujos prazos e destinao esto
estabelecidos nesta tabela.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
020.5
ASSENTAMENTOS
INDIVIDUAIS. CADASTRO
021
RECRUTAMENTO E SELEO
021.1
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO

PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE
021.2
EXAMES DE SELEO (CONCURSOS PBLICOS)
022
022.1
022.11
Enquanto o
servidor
permanecer
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
O prazo total de guarda dos documentos de

100 anos, independente do suporte. Sero
transferidos ao arquivo intermedirio aps a sada
do servidor do rgo.
2 anos
Eliminao
PROVAS E TTULOS, TESTES PSICOTCNICOS E EXAMES

MDICOS
6 anos
Eliminao
CONSTITUIO DE BANCAS EXAMINADORAS, EDITAIS,

EXEMPLARES NICOS DE PROVAS, GABARITOS,
RESULTADOS E RECURSOS
6 anos
5 anos
Guarda permanente
CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO)

PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
5 anos
5 anos
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Para
os
documentos
comprobatrios
de
participao utilizar os prazos e a destinao dos
assentamentos individuais 020.5.
PROMOVIDOS POR OUTRAS

INSTITUIES
022.121
NO BRASIL
5 anos
Eliminao
022.122
NO EXTERIOR
5 anos
Eliminao
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
5 anos
Eliminao
ESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS, RELATRIOS

FINAIS, RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO E
DECLARAO DE COMPROVAO DE ESTGIO
5 anos
022.2
022.21
55
opcional a seleo por amostragem das provas

dos candidatos, segundo critrios estabelecidos
pela Comisso Permanente de Avaliao.
PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS,

RELATRIOS FINAIS, EXEMPLARES NICOS DE
EXERCCIOS, RELAO DE PARTICIPANTES,
AVALIAO E CONTROLE DE EXPEDIO DE
CERTIFICADOS
022.12
FASE
CORRENTE
ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO)
5 anos
Guarda permanente
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
022.22
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Para
os
documentos
comprobatrios
de
participao utilizar os prazos e a destinao dos
assentamentos individuais 020.5.
PROMOVIDOS POR OUTRAS

INSTITUIES
022.221
NO BRASIL
5 anos
Eliminao
022.222
NO EXTERIOR
5 anos
Eliminao
022.9
023
Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de

acordo com a necessidade, bem como a
temporalidade e destinao.
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A

QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
5 anos
5 anos
Guarda permanente
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO, TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES
5 anos
5 anos
Guarda permanente
023.03
REESTRUTURAES E ALTERAES
SALARIAIS
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
ASCENSO E PROGRESSO FUNCIONAL

AVALIAO DE DESEMPENHO
ENQUADRAMENTO
EQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO SALARIAL
PROMOES
023.1
023.11
MOVIMENTAO DE PESSOAL
APROVEITAMENTO.
ADMISSO.
CONTRATAO. NOMEAO.
READMISSO. READAPTAO.
RECONDUO. REINTEGRAO.
REVERSO
023.12
DEMISSO. DISPENSA.
EXONERAO.
RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO
56
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
023.13
LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA.

PERMUTA
4 anos
5 anos
Eliminao
023.14
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE.
REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
5 anos
47 anos
Eliminao
023.15
REQUISIO. CESSO
5 anos
47 anos
Eliminao
FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
5 anos
95 anos
Eliminao
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS

E REMUNERAES
7 anos
024
024.1
024.11
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
ABONO OU PROVENTO PROVISRIO
5 anos
Eliminao
19 anos
Eliminao
7 anos
Eliminao
ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO
At a homologao da
aposentadoria
Eliminao
024.119
OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,

PROVENTOS E REMUNERAES
7 anos
Eliminao
024.12
GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES)
024.121
DE FUNO
5 anos
024.122
JETONS
7 anos
024.123
CARGOS EM COMISSO
5 anos
024.124
NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO)
7 anos
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
024.13
024.131
47 anos
Eliminao
Eliminao
47 anos
Eliminao
Eliminao
ADICIONAIS
TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS,
(BINIOS E QINQNIOS)
57
OBSERVAES
Para os casos especiais previstos no Regime

Jurdico nico, o prazo total de guarda para os
documentos referentes concesso de salrio
famlia ser de 100 anos.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
024.132
NOTURNO
5 anos
47 anos
Eliminao
024.133
PERICULOSIDADE
5 anos
47 anos
Eliminao
024.134
INSALUBRIDADE
5 anos
47 anos
Eliminao
024.135
ATIVIDADES PENOSAS
5 anos
47 anos
Eliminao
024.136
SERVIOS EXTRAORDINRIOS
5 anos
47 anos
Eliminao
(HORAS EXTRAS)
024.137
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E

ABONO PECUNIRIO
7 anos
024.139
OUTROS ADICIONAIS
5 anos
Eliminao
47 anos
Eliminao
024.14
DESCONTOS
024.141
SERVIDOR
7 anos
024.142

SEGURIDADE SOCIAL
5 anos
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA

FONTE (IRRF)
7 anos
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
5 anos
024.145
CONSIGNAES
7 anos
Eliminao
024.149
OUTROS DESCONTOS
7 anos
Eliminao
024.15
024.151
024.152
58
Eliminao
47 anos
Eliminao
Eliminao
95 anos
Eliminao
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS

PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
(PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL (PIS)
5 anos
5 anos
Eliminao
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO

DE SERVIO (FGTS)
5 anos
47 anos
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
024.153
EMPREGADOR
7 anos
024.154

SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE
5 anos
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Eliminao
95 anos
Eliminao
CONTRIBUIES ANTERIORES)
024.155
SALRIO MATERNIDADE
7 anos
Eliminao
024.156
IMPOSTO DE RENDA
7 anos
Eliminao
7 anos
Eliminao
024.2
FRIAS
024.3
LICENAS
ACIDENTE EM SERVIO
ADOTANTE
AFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIRO
ATIVIDADE POLTICA
CAPACITAO PROFISSIONAL
DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA
DOENA EM PESSOA DA FAMLIA
GESTANTE
PATERNIDADE
PRMIO POR ASSIDUIDADE
SERVIO MILITAR
TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES
TRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA MDICA)
024.4
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
AFASTAMENTOS
PARA DEPOR
PARA EXERCER MANDATO ELETIVO
PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL

ELEITORAL (TRE)
PARA SERVIR COMO JURADO
SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)
024.5
59
REEMBOLSO DE DESPESAS
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.51
024.52
024.59
024.9
60
MUDANA DE DOMICLIO DE
SERVIDORES
LOCOMOO
OUTROS REEMBOLSOS
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E

VANTAGENS
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.91
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
5 anos
47 anos
Eliminao
CONCESSES
ALISTAMENTO ELEITORAL
CASAMENTO (GALA)
DOAO DE SANGUE
FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR

ESTUDANTE
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DE
DEFICINCIA
024.92
AUXLIOS
ALIMENTAO/REFEIO
ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE
FARDAMENTO/UNIFORME
MORADIA
VALE-TRANSPORTE
025
025.1
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
Eliminao
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO
DISCIPLINAR
DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
025.11
5 anos
95 anos
Guarda permanente
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
5 anos
95 anos
Guarda permanente
5 anos
47 anos
Eliminao
026
026.01
026.1
61
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE

SOCIAL
PREVIDNCIA PRIVADA
BENEFCIOS
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
026.11
026.12
SEGUROS
At
aprovao
das contas
AUXLIOS
ACIDENTE
DOENA
FUNERAL
NATALIDADE
026.13
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
RECLUSO
5 anos
47 anos
Eliminao
APOSENTADORIA
5 anos
95 anos
Eliminao
At a homologao da
aposentadoria
026.131
CONTAGEM E AVERBAO DE
TEMPO DE SERVIO
026.132
PENSES: PROVISRIA E
TEMPORRIA
Enquanto
vigora
5 anos
Eliminao
PENSO VITALCIA
5 anos
95 anos
Eliminao
At quitao
da dvida
5 anos
Eliminao
026.19
026.191
62
Eliminao
OUTROS BENEFCIOS
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS
A SERVIDORES
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
026.192
FASE
CORRENTE
ASSISTNCIA SADE (INCLUSIVE PLANOS

DE SADE)
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR
026.193
AQUISIO DE IMVEIS
026.194
OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195
TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.2
026.21
026.22
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO
029
029.1
63
95 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE

ACIDENTES (CIPA)
2 anos
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS, RELATRIOS E ATAS
3 anos
INSPEES PERIDICAS DE SADE
Eliminao
5 anos
5 anos
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
At quitao
da dvida
Enquanto
permanece a
ocupao
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO
(FORNECIMENTO DE REFEIES)
026.23
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
47 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
2 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

HORRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA
PLANTO)
DE
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
029.11
CONTROLE DE FREQUNCIA
LIVROS, CARTES, FOLHAS DE PONTO, ABONO
DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS
029.2
029.21
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
5 anos
47 anos
Eliminao
NO PAS
At
aprovao
das contas
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO
7 anos
AUTORIZAO DE AFASTAMENTO
DIRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA

ESTRANGEIRA)
LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE
COMITIVAS E DELEGAES)
PASSAGENS
PASSAPORTES
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
RESERVAS DE HOTEL
64
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
Eliminao
Os relatrios tcnicos de viagem estaro

classificados no assunto correspondente ao seu
Eliminao

Eliminao

NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAS)
029.221
029.3
OBSERVAES
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS

A SERVIO
AJUDAS DE CUSTO
DIRIAS
PASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUO)
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
029.22
FASE
CORRENTE
INCENTIVOS FUNCIONAIS
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
029.31
PRMIOS
CONCESSO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE HONRA
AO MRITO E ELOGIOS
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA.
PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS:

AUTNOMOS E COLABORADORES (INCLUSIVE
LICITAES)
029.6
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES

TRABALHISTAS
029.7
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS:
GREVES E PARALISAES
030
MATERIAL
030.1
031
CADASTRO DE FORNECEDORES
ESPECIFICAO. PADRONIZAO.
CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.
IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (INCLUSIVE
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
5 anos
5 anos
Guarda permanente
OBSERVAES
Enquanto
vigora
5 anos
Eliminao
Quanto
aos
documentos
referentes
aos
ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data de aprovao das
contas e eliminao).
Enquanto
vigora a
prestao do
servio
Eliminao
O prazo total de guarda dos documentos de

52 anos.
At o trnsito
em julgado
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
1 ano
Eliminao
AMOSTRAS)
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS

REPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS
AUTORIZADAS E REPRODUES DE FORMULRIOS)
033
033.1
65
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)

MATERIAL PERMANENTE
Os documentos referentes a material no

adquirido devero ser eliminados aps 1 ano.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
033.11
COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR

IMPORTAO)
033.12
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
At
aprovao
das contas
033.13
EMPRSTIMO. CESSO
DOAO. PERMUTA
033.2
66
MATERIAL DE CONSUMO
Enquanto
vigora
4 anos
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Para transaes que envolvam pagamentos de

despesas pendentes, utilizar prazos para
contas e eliminao).
Eliminao

+ 5 anos a contar da data de aprovao das conta
e eliminao).
Os documentos referentes a material no
adquirido devero ser eliminados aps 1 ano.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
033.21
COMPRA
033.22
033.23
034
CONFECO DE IMPRESSOS
MOVIMENTAO DE MATERIAL (PERMANENTE E

DE CONSUMO)
67
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
4 anos
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Para os documentos referentes a produtos e

insumos qumicos e outras substncias
entorpecentes, observar os prazos da legislao
especfica vigente.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
034.01
TERMOS DE RESPONSABILIDADE
(INCLUSIVE RMB OU RMBM)
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE

REQUISIO, DISTRIBUIO E RMA)
034.2
034.3
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO
TRANSPORTE DE MATERIAL
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO
DEPSITO
035
ALIENAO. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE

CONSUMO)
68
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
2 anos
At a
concluso do
caso
2 anos
1 ano
2 anos
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao

especfica vigente.
Eliminao

especfica vigente.
Eliminao

especfica vigente.
Eliminao

especfica vigente.
Eliminao

especfica vigente.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
035.1
035.2
036
VENDA (INCLUSIVE LEILO)
REQUISIO E CONTRATAO DE
SERVIOS (INCLUSIVE LICITAES)
036.2
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS

DO RGO
69
At
aprovao
das contas
4 anos
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos
DESTINAO FINAL
INVENTRIO
At
aprovao
das contas
1 ano
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
INSTALAO E MANUTENO
036.1
037
FASE
CORRENTE
Eliminao
Eliminao

contas e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
037.1
037.2
039
MATERIAL PERMANENTE
MATERIAL DE CONSUMO
040
PATRIMNIO
BENS IMVEIS
PROJETOS, PLANTAS E ESCRITURAS
041.01
70
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
FORNECIMENTO E MANUTENO DE
SERVIOS BSICOS
OBSERVAES
Guarda permanente
Eliminao
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
041
FASE
CORRENTE
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
3 anos
5 anos
Guarda permanente
opcional a reproduo dos documentos

previamente ao recolhimento, para que o rgo
permanea com cpias para consulta.
Os documentos que no envolvem pagamentos
sero eliminados aps 1 ano.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.011
041.012
041.013
041.02
71
GUA E ESGOTO
GS
LUZ E FORA
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO

DE ENERGIA (CICE)
2 anos
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS DE REDUO

DE GASTOS COM ENERGIA, RELATRIOS E ATAS
3 anos
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.03
041.1
041.11
CONDOMNIO
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
AQUISIO
COMPRA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
Guarda permanente
041.12
CESSO
4 anos
5 anos
Guarda permanente
041.13
DOAO
4 anos
5 anos
Guarda permanente
72
OBSERVAES

+ 5 anos a contar da data da aprovao das
contas e guarda permanente).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.14
041.15
041.2
041.21
041.22
73
PERMUTA
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
FASE
CORRENTE
4 anos
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Guarda permanente

Eliminao
ALIENAO
VENDA
CESSO
At
aprovao
das contas
4 anos
5 anos a
contar
da data
de
aprova
o das
contas
5 anos
Guarda permanente
Guarda permanente

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
041.23
DOAO
4 anos
5 anos
Guarda permanente
041.24
PERMUTA
4 anos
5 anos
Guarda permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda permanente
041.3
041.4
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE
POSSE .REIVINDICAO DE DOMNIO.
TOMBAMENTO
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
At
aprovao
das contas
041.42
CONSTRUO
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda permanente
Guarda permanente
SERVIOS DE MANUTENO (INCLUSIVE

LICITAES)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
At
aprovao
das contas
041.52
MANUTENO DE AR-CONDICIONADO
At
aprovao
das contas
74

OBRAS
041.41
041.5
OBSERVAES
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E
GERADORES
At
aprovao
das contas
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO (INCLUSIVE PARA JARDINS)
At
aprovao
das contas
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
042
42.1
042.11
042.13
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)

COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR
ALUGUEL
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (INCLUSIVE LICITAES)
75
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
VECULOS
IMPORTAO)
042.12
FASE INTERMEDIRIA
Para veculos no adquiridos eliminar aps 1 ano.

At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
At a
alienao
5 anos
Eliminao

contas e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
042.31
042.32
VENDA (INCLUSIVE LEILO)
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A

VECULOS
042.4
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
2 anos
Eliminao
042.911
REQUISIO
2 anos
Eliminao
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA

DO HORRIO DE EXPEDIENTE
2 anos
Eliminao
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
2 anos
Eliminao
043
044
76

contas e eliminao).
Para acidentes com vtimas, o prazo total de

guarda de 20 anos.
A temporalidade e destinao sero estabelecidas

pelo rgo de acordo com a necessidade.
BENS SEMOVENTES
INVENTRIO (INCLUSIVE RMBI)
OBSERVAES
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda permanente
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
049
049.1
049.11
FASE
CORRENTE
2 anos
GUARDA E SEGURANA
At
aprovao
das contas
SERVIOS DE VIGILNCIA
SEGUROS (INCLUSIVE DE VECULOS)
049.13
PREVENO DE INCNDIO
At
aprovao
das contas
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao

Eliminao

2 anos
CONSTITUIO DE BRIGADAS DE
PLANOS, PROJETOS E RELATRIOS
4 anos
5 anos
Guarda permanente
At a
concluso do
caso
5 anos
Eliminao
INCNDIO,
SINISTRO
049.15
CONTROLE DE PORTARIA
2 anos
REGISTRO DE OCORRNCIAS
5 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
Eliminao
MUDANAS
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
At
aprovao
das contas
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
At
aprovao
das contas
77
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
TREINAMENTO DE PESSOAL, INSTALAO E

MANUTENO DE EXTINTORES, INSPEES
PERIDICAS
049.14
049.3
DESTINAO FINAL
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.12
049.2
FASE INTERMEDIRIA
USO DE DEPENDNCIAS
2 anos
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Eliminao

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
050
ORAMENTO E FINANAS
050.1
051
AUDITORIA
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquanto
vigora
5 anos
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11
PREVISO ORAMENTRIA
2 anos
051.12
PROPOSTA ORAMENTRIA
5 anos
051.13
QUADRO DE DETALHAMENTO DE
DESPESA (QDD)
2 anos
051.14
CRDITOS ADICIONAIS
CRDITO SUPLEMENTAR. CRDITO ESPECIAL.
CRDITO EXTRAORDINRIO
051.21
5 anos
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS
At
aprovao
das contas
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA
MENSAL (PESSOAL/DVIDA)
At
aprovao
das contas
051.23
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA

DE DESEMBOLSO
At
aprovao
das contas
78
Guarda permanente
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
EXECUO ORAMENTRIA
(DISTRIBUIO ORAMENTRIA)
052
Guarda
permanente
ORAMENTO
051.1
051.2
DESTINAO FINAL
FINANAS
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE
DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
052.21
RECEITA
At
aprovao
das contas
052.22
DESPESA
At
aprovao
das contas
053
FUNDOS ESPECIAIS
At
aprovao
das contas
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS
At
aprovao
das contas
055
OPERAES BANCRIAS
055.01
055.1
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
CONTA NICA (INCLUSIVE ASSINATURAS

AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS)
055.2
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (INCLUSIVE

ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS)
79
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Guarda permanente
Eliminao
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
056
BALANOS. BALANCETES
057
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS

(INCLUSIVE PARECER DE APROVAO DAS CONTAS)
059
059.1
060
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E

DE SERVIO
1 ano
80
Guarda permanente
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
061.1
OBSERVAES
Guarda permanente
At
aprovao
das contas
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO

OFICIAL
061
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
060.1
060.3
FASE INTERMEDIRIA
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS

PERIDICOS
Eliminao
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
PRODUO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIO OU COEDIO DE PUBLICAES EM GERAL PRODUZIDAS PELO

RGO EM QUALQUER SUPORTE)
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
Documentos que no envolvem pagamentos sero

eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
061.2
062
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Documentos que no envolvem pagamentos sero

eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
5 anos
Guarda permanente
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
Enquanto
vigora
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (LIVROS,

PERIDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS)
062.01
062.1
062.11
NORMAS E MANUAIS
Os documentos referentes a material bibliogrfico

no adquirido sero eliminados aps 1 ano.
AQUISIO (NO BRASIL E NO EXTERIOR)

COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE
PERIDICOS)
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
062.12
DOAO
4 anos
5 anos
Eliminao
062.13
PERMUTA
4 anos
5 anos
Eliminao
062.2
062.3
REGISTRO
CATALOGAO. CLASSIFICAO.
INDEXAO
062.4
062.5
063
81
REFERNCIA E CIRCULAO
INVENTRIO
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO
DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS
2 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
2 anos
At
aprovao
das contas
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda permanente

contas e eliminao).
contas e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
063.01
063.1
063.2
NORMAS E MANUAIS
7 anos
Guarda permanente
5 anos
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
063.51
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
063.6
ANLISE. AVALIAO. SELEO
TABELA DE TEMPORALIDADE
ELIMINAO
TERMOS, LISTAGENS E EDITAIS DE CINCIA DE
ELIMINAO
82
Enquanto
vigora
DIAGNSTICO
063.4
063.62
DESTINAO FINAL
4 anos
063.3
063.61
FASE INTERMEDIRIA
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. FLUXO

PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E
EXPEDIO DE DOCUMENTOS
ASSISTNCIA TCNICA
063.5
FASE
CORRENTE
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
2 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
Enquanto
vigora
Eliminao
5 anos
5 anos
Guarda permanente
1 ano aps
a
devoluo
5 anos
Enquanto
vigora
5 anos
OBSERVAES
O prazo total de guarda do documento de

100 anos, devendo o rgo permanecer com um
exemplar por igual perodo. Um outro exemplar
dever compor o conjunto documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a
temporalidade e destinao previstas para o
mesmo.
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
Guarda permanente
O prazo total de guarda do documento de

100 anos, devendo o rgo permanecer com um
exemplar por igual perodo. Um outro exemplar
dever compor o conjunto documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a
temporalidade e destinao previstas para o
mesmo.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
063.63
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
065
ESTUDOS, PROJETOS E NORMAS
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
RESTAURAO DE DOCUMENTOS (INCLUSIVE
ENCADERNAO)
067
PLANOS E PROJETOS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (INCLUSIVE

LICENA E REGISTRO DE USO E COMPRA)
MANUAIS TCNICOS
(EXEMPLARES NICOS)
067.22
MANUAIS DO USURIO
(EXEMPLARES NICOS)
067.3
83
OBSERVAES
5 anos
Guarda permanente
A temporalidade e destinao sero estabelecidas
de acordo com as necessidades do rgo.
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
2 anos
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
At
aprovao
das contas
Para documentos que no envolvam pagamentos,

eliminar aps 2 anos.

INFORMTICA
067.1
067.21
DESTINAO FINAL
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.1
066.3
FASE INTERMEDIRIA
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO
GUIAS E TERMOS DE TRANSFERNCIA,
GUIAS, RELAES E TERMOS DE RECOLHIMENTO,
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO
066
FASE
CORRENTE
ASSISTNCIA TCNICA
Enquanto
vigora
Enquanto
vigora

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
069
070
071.1
COMUNICAES
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
SERVIO POSTAL
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.11
NACIONAL
071.12
INTERNACIONAL
At
aprovao
das contas
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E

ENTREGA DE CORRESPONDNCIA
AGRUPADA MALOTE
At
aprovao
das contas
071.3
MALA OFICIAL
At
aprovao
das contas
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
At
aprovao
das contas
84
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de
At
aprovao
das contas
071.2
FASE INTERMEDIRIA
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES

071
FASE
CORRENTE
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
072
072.1
073
073.1
074
SERVIO DE RDIO
SERVIO DE TELEX

SERVIO TELEFNICO (INCLUSIVE AUTORIZAO
PARA LIGAES INTERURBANAS). FAC-SMILE (FAX)
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO. REPARO
At
aprovao
das contas
074.2
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
Enquanto
Vigora
CONTAS TELEFNICAS
At
aprovao
das contas
075
SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ

E IMAGEM
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES COMUNICAES
85
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
2 anos
074.1
074.3
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Este grupo ser desenvolvido
acordo com a necessidade,
pelo rgo de
bem como a
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
090
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
95 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINIS-
TRAO GERAL
091
AES JUDICIAIS
Guarda
permanente
900 ASSUNTOS DIVERSOS

910
920
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
1 ano
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, DISCURSOS, PALESTRAS E

TRABALHOS APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
5 anos
5 anos
Guarda permanente
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS.

SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES.
CICLOS DE PALESTRAS.
MESAS REDONDAS
930
Eliminao
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS.
FESTAS
CONCURSOS
PLANEJAMENTO, NORMAS, EDITAIS, HABILITAO DOS
CANDIDATOS, JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS
CONCORRENTES, PREMIAO E RECURSOS
940
VISITAS E VISITANTES
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
1 ano
5 anos
Eliminao
5 anos
1 ano
5 anos
Eliminao
5 anos
1 ano
5 anos
Guarda permanente
Guarda permanente
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
1 ano
Eliminao
991
APRESENTAO. RECOMENDAO
1 ano
Eliminao
992
COMUNICADOS E INFORMES
1 ano
Eliminao
86
As normas devero permanecer em fase corrente

enquanto vigoram.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
993
AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES.

PSAMES
1 ano
Eliminao
994
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
1 ano
Eliminao
995
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES

DIVERSAS
1 ano
Eliminao
996
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E

DE SERVIDORES
1ano
Eliminao
87
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
III. NDICE
O ndice um instrumento auxiliar classificao, portanto a sua utilizao deve ser seguida da consulta ao Cdigo de classificao de
documentos de arquivo, pois este possui informaes complementares capazes de ratificar, esclarecer e indicar procedimentos a serem
adotados quando da classificao e do arquivamento de documentos.
ABASTECIMENTO DE VECULOS
042.4
ABONOS
.de faltas ............................................................................... 029.11
.de permanncia em servio .................................................... 024.112
.pecunirios ........................................................................... 024.137
.provisrios ............................................................................ 024.112
AO
.disciplinar ............................................................................. 025
.judicial ................................................................................. 091
.trabalhista............................................................................. 029.6
88
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Acervos arquivsticos
Ver DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
Acervos bibliogrficos
Ver DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA
ACERVOS DOCUMENTAIS
.desinfestao ........................................................................ 066.1
.higienizao ......................................................................... 066.1
Acervos museolgicos
Ver DOCUMENTAO MUSEOLGICA
Acesso documentao arquivstica
Ver POLTICA DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
ACIDENTES
.auxlio .................................................................................. 026.12
.com veculos ......................................................................... 042.5
.de trabalho, preveno .......................................................... 026.21
.em servio ............................................................................ 024.3
ACORDOS
004
.de pessoal ............................................................................ 020.4
89
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ACUMULAO DE CARGOS
.ilcita .................................................................................... 025.11
.lcita..................................................................................... 020.5
ADIANTAMENTOS
.a servidores .......................................................................... 026.191
.execuo financeira............................................................... 052.22
ADICIONAIS 024.13, 024.139
.abono ................................................................................. 024.137
.atividades penosas ................................................................ 024.135
.de 1/3.................................................................................. 024.137
.frias.................................................................................... 024.137
.insalubridade ........................................................................ 024.134
.noturno ................................................................................ 024.132
.periculosidade....................................................................... 024.133
.servio extraordinrio............................................................. 024.136
.tempo de servio ................................................................... 024.131
ADITAMENTOS
.de acordos ......................................................................... 004
.de ajustes ........................................................................... 004
.de contratos........................................................................ 004
90
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de convnios....................................................................... 004

ADMINISTRAO .......................................................................... 000, 090
ADMISSO DE PESSOAL ............................................................... 023.11
ADVERTNCIAS.............................................................................. 025.12
AFASTAMENTOS
024.4
.do pas ................................................................................. 029.22, 029

221, 029.222
.para depor ........................................................................... 024.4

.para exercer mandato eletivo ................................................. 024.4
.para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) ........................ 024.4
.para servir como jurado ......................................................... 024.4
.por suspenso de contrato de trabalho (CLT) .......................... 024.4
.preventivo............................................................................. 025.11
AGRADECIMENTOS....................................................................... 993
GUA, fornecimento....................................................................... 041.011
AJUDA DE CUSTO ......................................................................... 029.21
.para misso fora da sede....................................................... 029.21
.para mudana de domiclio de servidores................................ 024.51
AJUSTES ........................................................................................ 004
91
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ALIENAO
.de bens imveis .................................................................... 041.2
.de material
.de consumo ................................................................ 035
.permanente ............................................................... 035
.de veculos ........................................................................... 042.3
ALISTAMENTO ELEITORAL, concesso para ausentar-se do servio ... 024.91
ALMOXARIFADO, movimentao .................................................... 034.1
ALTERAES SALARIAIS ................................................................ 023.03
ALUGUIS
.de bens imveis .................................................................... 041.15
.de material permanente ........................................................ 033.12
.de veculos ........................................................................... 042.12
ANLISE DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA .............................. 063.61
ANUNIOS ................................................................................... 024.131
APARELHOS, aquisio ................................................................... 033.1
APERFEIOAMENTO DE PESSOAL ................................................. 022, 022.9
APOSENTADORIAS ....................................................................... 026.13
.cassao ............................................................................. 025.12
92
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
APROVAO DAS CONTAS, parecer .............................................. 057

APROVEITAMENTO DE PESSOAL ................................................... 023.11
APURAO DE RESPONSABILIDADE .............................................. 025
AQUISIO
.de bens imveis 026.193, 041.1
.de documentao bibliogrfica ............................................. 062.1
.de material .......................................................................... 033
.de consumo ................................................................ 033.2
.permanente ................................................................ 033.1
.de veculos ........................................................................... 042.1
AR CONDICIONADO, manuteno ............................................... 041.52
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 066.2
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ............................................ 063.4
ARRENDAMENTO DE BENS IMVEIS ............................................. 041.15
ARROMBAMENTO DE PATRIMNIO .............................................. 049.14
ASCENSO FUNCIONAL .............................................................. 023.03
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS ..................................................... 020.5
ASSINATURA
93
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.autorizada
.para conta corrente em banco ........................................... 055.1, 055.2
.para requisio de servio reprogrfico .............................. 032
.de peridicos ....................................................................... 062.11
ASSISTNCIA
. sade ............................................................................... 026.192
.pr-escolar .......................................................................... 024.92
.social .................................................................................. 026
.tcnica
.aos arquivos .................................................................... 063.3
.em informtica ................................................................. 067.3
ASSOCIAES
.culturais ............................................................................... 996
.de amigos ........................................................................... 996
.de servidores ........................................................................ 996
ATAS ............................................................................................ 011
ATIVIDADES PENOSAS... ................................................................ 024.135
AUDINCIAS ................................................................................. 010.3
AUDIOVISUAIS............................................................................... 012.3, 062
94
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
AUDITORIAS ................................................................................. 050.1

AUDITRIOS, uso ......................................................................... 049.3
AUTNOMOS, servios profissionais transitrios ............................. 029.5
AUTORIZAO
.de afastamento do pas ......................................................... 029.222
.de sada de material ............................................................. 034.4
.para ligaes interurbanas .................................................... 074
.para uso de veculos ............................................................. 042.912
AUXLIOS
024.92, 026.12
.acidente .............................................................................. 026.12

.alimentao ......................................................................... 024.92
.assistncia pr-escolar .......................................................... 024.92
.creche ................................................................................. 024.92
.doena ................................................................................ 026.12
.fardamento .......................................................................... 024.92
.funeral ................................................................................. 026.12
.moradia .............................................................................. 024.92
.natalidade ........................................................................... 026.12
.recluso .............................................................................. 026.12
.refeio ............................................................................... 024.92
95
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.uniforme .............................................................................. 024.92

.vale-transporte ..................................................................... 024.92
V.tb. LICENAS
AVALIAO
.de desempenho .................................................................... 023.03
.de documentao arquivstica ............................................... 063.61
AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO............................................. 026.131
BAIXA
.de documentao bibliogrfica ............................................. 062.5
.de material
.de consumo ..................................................................... 035
.permanente ..................................................................... 035
BALANCETES ................................................................................ 056
BALANOS ................................................................................... 056
BANCAS EXAMINADORAS ............................................................. 021.2
96
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
BENEFCIOS ................................................................................. 026.1, 026.19

BENS
.imveis ................................................................................ 041
.alienao ......................................................................... 041.2
.aquisio.......................................................................... 026.193, 041.1
.arrendamento ................................................................... 041.15
.cesso.............................................................................. 041.12, 041.22
.comodato......................................................................... 041.15
.compra ............................................................................ 041.11
.construo........................................................................ 041.42
.desapropriao................................................................. 041.3
.doao ............................................................................ 041.13, 041.23
.escrituras .......................................................................... 041
.imunizao ....................................................................... 041.54
.inventrio ......................................................................... 044
.locao ............................................................................ 041.15
.movimentao .................................................................. 044
.obras ............................................................................... 041.4
.permuta............................................................................ 041.14, 041.24
.plantas ............................................................................. 041
.projetos ............................................................................ 041
97
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.recuperao ..................................................................... 041.41

.reforma ............................................................................ 041.41
.reintegrao de posse........................................................ 041.3
.reivindicao de domnio ................................................... 041.3
.restaurao ...................................................................... 041.41
.tombamento ..................................................................... 041.3
.uso de dependncias ......................................................... 049.3
.venda............................................................................... 041.21
.mveis
Ver MATERIAL PERMANENTE
.semoventes ........................................................................... 043
BIBLIOGRAFIA ............................................................................... 062.4
BINIOS ........................................................................................ 024.131
BOLETIM
.administrativo ....................................................................... 020.1
.de pessoal ............................................................................ 020.1
.de servio ............................................................................. 020.1
BOLSAS
.de estgio............................................................................. 022.2
.de estudo ............................................................................. 022.1
98
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
BRIGADAS DE INCNDIO 049.13
CADASTROS
.de fornecedores .................................................................... 030.1
.de pessoal ............................................................................ 020.5
.de veculos............................................................................ 042.2
CAMPANHA INSTITUCIONAL
012.3
CANDIDATOS
.a cargo pblico................................................................... 021.1
.a emprego pblico .............................................................. 021.1
Cantinas
Ver REFEITRIOS
CARGOS
.classificao de..................................................................... 023.02
99
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.criao de ............................................................................ 023.02

.em comisso......................................................................... 024.123
.pblicos................................................................................ 021.1
.remunerao de.................................................................... 023.02
.transformao de .................................................................. 023.02
.transposio de..................................................................... 023.02
CARTAS
.de apresentao ................................................................... 991
.de recomendao ................................................................. 991
CARTEIRAS DE IDENTIDADE FUNCIONAL 020.2
CARTAZES
.campanhas institucionais...................................................... 012.3
.impresso ........................................................................... 033.23
.publicidade......................................................................... 012.3
CARTES
.de identificao funcional .................................................... 020.2
.de ponto............................................................................. 029.11
.impresso ........................................................................... 033.23
100
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
CASAMENTO, concesso para ausentar-se do servio....................... 024.91

CATALOGAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA
062.3
CATLOGO DE MATERIAL ............................................................. 031

CERTIFICADOS DE CURSOS........................................................... 022.11
CESSO
.de bens imveis..................................................................... 041.12, 041.22
.de material
.de consumo...................................................................... 033.22, 035.2
.permanente ...................................................................... 033.13, 035.2
.de pessoal ............................................................................ 023.15
.de veculos............................................................................ 042.13, 042.32
CHAVES, devoluo 049.15
CICE
Ver COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA
CICLOS DE PALESTRAS, eventos ...................................................... 920
CIPA
Ver COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES
CLASSIFICAO
.de cargos ............................................................................. 023.02
101
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de documentao arquivstica ................................................ 063.4

.de documentao bibliogrfica .............................................. 062.3
.de funes ............................................................................ 023.02
.de material ........................................................................... 031
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.... 063.4
CODIFICAO DE MATERIAL
031
CO-EDIO.................................................................................. 061
COLABORADORES, servios profissionais transitrios........................ 029.5
COMEMORAES, eventos ........................................................... 910
COMISSO
.de sindicncia ....................................................................... 025.11
.eleitoral ................................................................................ 011
.tcnica ................................................................................. 011
COMISSO DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ........ 011
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA-CICE 041.02
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES-CIPA
026.21
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
011
COMITS ...................................................................................... 011

102
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
COMITIVAS ................................................................................... 029.222

COMODATOS
.de bens imveis..................................................................... 041.15
.de material permanente ......................................................... 033.12
COMPRA
.de bens imveis..................................................................... 026.193, 041.11
.de material
.de consumo...................................................................... 033.21
.permanente ...................................................................... 033.11
.de moeda estrangeira ............................................................ 029.222
.de veculo ............................................................................. 042.11
COMPROVAO DE ESTGIO ...................................................... 022.21
COMUNICAO SOCIAL .............................................................. 012
COMUNICAES ......................................................................... 070, 079
COMUNICADOS
.de afastamento de cargos ...................................................... 992
.de alteraes de endereos e telefones.................................... 992
.de posse............................................................................... 992
103
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
CONCESSES
.de diplomas de honra ao mrito ............................................. 029.31
.de medalhas ......................................................................... 029.31
.horrio especial para servidor estudante.................................. 024.91
.horrio especial para servidor portador de deficincia .............. 024.91
.para ausentar-se do servio.................................................... 024.91
.alistamento eleitoral .......................................................... 024.91
.casamento........................................................................ 024.91
.doao de sangue ............................................................ 024.91
.falecimento de familiares ................................................... 024.91
CONCURSOS, eventos
930
.pblicos................................................................................ 021.2
CONDOMNIOS ........................................................................... 041.03
CONFERNCIAS, eventos ............................................................... 920
CONGRESSOS, eventos ................................................................. 920
CONSELHOS................................................................................. 011
.profissionais.......................................................................... 020.31
CONSERTOS DE MATERIAL PERMANENTE....................................... 036
104
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
CONSERVAO
.de documentos ..................................................................... 066
.de material permanente ......................................................... 036
CONSIGNAES.......................................................................... 024.145
CONSTRUO
041.42
CONSULTAS DOCUMENTAO
.arquivstica ........................................................................... 063.51
.bibliogrfica.......................................................................... 062.4
CONTAS BANCRIAS
.tipo B ................................................................................... 055.2
.tipo C................................................................................... 055.2
.tipo D................................................................................... 055.2
.nica.................................................................................... 055.1
CONTAS TELEFNICAS
074.3
CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIO
026.131
CONTRATAO
.de autnomos....................................................................... 029.5
.de colaboradores .................................................................. 029.5
.de pessoal ............................................................................ 023.11
105
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de servios de instalao e manuteno .................................. 036.1

CONTRATOS 004
.de trabalho ........................................................................... 023.11, 029.5
.resciso ............................................................................ 023.12
.suspenso......................................................................... 024.4
CONTRIBUIO
.para o plano de seguridade social
.do empregador ................................................................. 024.154
.do servidor ....................................................................... 024.142
.sindical
.do empregador ................................................................. 024.153
.do servidor ....................................................................... 024.141
CONTROLE
.de chaves ............................................................................. 049.15
.de entrada
.de material ....................................................................... 049.15
.de pessoas........................................................................ 049.15
.de veculos ....................................................................... 049.15
.de estoque de material .......................................................... 034.1
.de expedio de certificados .................................................. 022.11
106
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de freqncia........................................................................ 029.11

.de portaria............................................................................
049.15
.de sada
.de material ....................................................................... 049.15
.de pessoas........................................................................ 049.15
.de veculos ....................................................................... 049.15
.de servios reprogrficos........................................................ 032
.do uso de veculos................................................................. 042.91
CONVENES, eventos................................................................. 920
CONVNIOS ................................................................................. 004
CONVITES..................................................................................... 993
.impresso ........................................................................... 033.23
Copa
Ver REFEITRIOS
COPIDESQUE................................................................................ 061.1
COTAS.......................................................................................... 052.21
CRACHS...................................................................................... 020.2
CRECHE, auxlio............................................................................. 024.92
CREDENCIAIS ................................................................................ 020.2
107
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS ............................................ 012.11

CRDITO....................................................................................... 054
.adicional .............................................................................. 051.14
.do Tesouro Nacional ............................................................. 052.21
.especial ................................................................................ 051.14
.extraordinrio ....................................................................... 051.14
.suplementar .......................................................................... 051.14
CRIAO
.de cargos ............................................................................. 023.02
.de funes ............................................................................ 023.02
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO ................................................ 051.23
CURRICULUM VITAE....................................................................... 021.1
CURSOS........................................................................................ 022.1
.promovidos pela instituio .................................................... 022.11
.promovidos por outras instituies .......................................... 022.12
.no Brasil ........................................................................... 022.121
.no exterior ........................................................................ 022.122
D
108
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
DCIMO TERCEIRO SALRIO ......................................................... 024.124

Decises ........................................................................................
Ver NORMAS
Dedetizao
Ver DESINFESTAO
DELEGAO DE COMPETNCIA.................................................... 029.4
DELEGAES................................................................................ 029.222
DEMISSO DE PESSOAL................................................................. 023.12, 025.12
DENNCIAS .................................................................................. 025.1
DEPENDNCIAS, uso...................................................................... 049.3
DEPSITO
.de documentos ................................................................... 066.2
.recolhimento de material ao ................................................ 034.5
DESAPARECIMENTO
.de material
.de consumo...................................................................... 034.2
109
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.permanente ...................................................................... 034.2

.de patrimnio ....................................................................... 049.14
DESAPROPRIAO DE IMVEIS ..................................................... 041.3
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS ORAMENTRIOS ................. 051.21
DESCONTOS SALARIAIS................................................................. 024.14, 024.149
DESEMBOLSOS, cronograma.......................................................... 051.23
DESIGNAO DE PESSOAL ........................................................... 023.14
DESINFESTAO
.de bens imveis..................................................................... 041.54
.de documentos ..................................................................... 066.1
.de jardins ............................................................................. 041.54
DESPACHOS ................................................................................. 010.3
DESPESAS...................................................................................... 052.2, 052.22
.correntes .............................................................................. 052.2, 052.22
.de capital ............................................................................. 052.2, 052.22
.mensais, acompanhamento.................................................... 051.22
V.tb. REEMBOLSO DE DESPESAS
DESTAQUES DE RECURSOS ORAMENTRIOS............................... 051.21
110
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
DESTINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA....................... 063.6

DESTITUIO
.de cargo em comisso........................................................... 025.12
.de funo comissionada ........................................................ 025.12
DIAGNSTICO DA PRODUO DOCUMENTAL ............................ 063.1
DIRIAS
.compra de moeda estrangeira ................................................ 029.222
.hospedagem ......................................................................... 029.21, 029.222
DIPLOMA DE HONRA AO MRITO ................................................. 029.31
DIREITOS DE PESSOAL ................................................................... 024, 024.9
Diretrizes
Ver NORMAS
DISCURSOS, eventos 910
DISPENSA DE PESSOAL .................................................................. 023.12
DISPONIBILIDADE DE PESSOAL ...................................................... 023.14, 025.12
DISSDIOS ..................................................................................... 020.4
DISTRIBUIO
.de material
111
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de consumo................................................................ 034.1

.permanente ................................................................ 034.1
.de publicaes...................................................................... 061.2
.oramentria ........................................................................ 051.21
DIVULGAO
.de publicaes...................................................................... 061.2
.interna.................................................................................. 012.2
DOAO
.de bens imveis..................................................................... 041.13, 041.23
.de material
.de consumo...................................................................... 033.22, 035.2
.permanente ...................................................................... 033.13, 035.2
.de publicaes...................................................................... 061.2
.de sangue, concesso para ausentar-se do servio................... 024.91
.de veculos............................................................................ 042.13, 042.32
DOCUMENTAO 060, 069
.arquivstica ........................................................................... 063
.anlise ............................................................................. 063.61
.arquivamento.................................................................... 063.4
112
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.assistncia tcnica ............................................................. 063.3

.avaliao ......................................................................... 063.61
.classificao ..................................................................... 063.4
.conservao ..................................................................... 066
.consulta ........................................................................... 063.51
.destinao ........................................................................ 063.6
.diagnstico ....................................................................... 063.1
.eliminao........................................................................ 063.62
.emprstimo....................................................................... 063.51
.expedio......................................................................... 063.2
.fluxo................................................................................. 063.1
.levantamento .................................................................... 063.1
.manuais ........................................................................... 063.01
.normas 063.01
.poltica de acesso.............................................................. 063.5
.produo.......................................................................... 063.1
.protocolo.......................................................................... 063.2
.recepo .......................................................................... 063.2
.recolhimento..................................................................... 063.63
.reproduo....................................................................... 065
.restaurao ...................................................................... 066.3
.seleo............................................................................. 063.61
113
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.tramitao ........................................................................ 063.2

.transferncia ..................................................................... 063.63
.bibliogrfica.......................................................................... 062
.aquisio.......................................................................... 062.1
.audiovisuais...................................................................... 062
.baixa................................................................................ 062.5
.catalogao ..................................................................... 062.3
.circulao......................................................................... 062.4
.classificao ..................................................................... 062.3
.compra ............................................................................ 062.11
.conservao ..................................................................... 066
.doao ............................................................................ 062.12
.emprstimo....................................................................... 062.4
.estudos............................................................................. 062.01
.indexao......................................................................... 062.3
.inventrio ......................................................................... 062.5
.manuais ........................................................................... 062.01
.normas............................................................................. 062.01
.permuta............................................................................ 062.13
.referncia ......................................................................... 062.4
.registro............................................................................. 062.2
.tombamento ..................................................................... 062.5
114
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.museolgica ......................................................................... 064

DOENA
.auxlio .................................................................................. 026.12
.em pessoa da famlia............................................................. 024.3
.licena para tratamento de sade.............................................................024.3
EDIO ........................................................................................ 061

EDIFCIOS ..................................................................................... 041
EDITAIS DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS .............. 063.62
EDITAIS
.de cursos ............................................................................ 022.11
.de exames de seleo.......................................................... 021.2
EDITORAO ............................................................................... 061.1
EDITORIAIS.................................................................................... 012.12
ELEIO ....................................................................................... 011
ELEVADORES, manuteno ............................................................. 041.51
115
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ELIMINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ....................... 063.62

ELOGIOS ...................................................................................... 029.31
EMOLUMENTOS............................................................................ 052.21
EMPREGOS PBLICOS................................................................... 021.1
EMPLACAMENTO DE VECULOS..................................................... 042.2
EMPRSTIMOS
.a servidores .......................................................................... 026.191
ENCADERNAO DE DOCUMENTOS
066.3
ENCARGOS PATRONAIS ................................................................ 024.15

ENCONTROS, eventos ................................................................... 920
Energia eltrica, fornecimento
Ver LUZ; FORA
ENQUADRAMENTO DE PESSOAL ................................................... 023.03
ENTREVISTAS ................................................................................. 012.12
EQUIPAMENTOS
116
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.aquisio............................................................................ 033.1
.consertos ............................................................................ 036
.conservao ....................................................................... 036
.instalao........................................................................... 036
.recuperao ....................................................................... 036
EQUIPARAO SALARIAL
023.03
ESCALAS DE PLANTO................................................................... 029.1

ESCRITURAS, bens imveis .............................................................. 041
ESGOTO....................................................................................... 041.011
ESPECIFICAO DE MATERIAL ....................................................... 031
ESTACIONAMENTO DE VECULOS ................................................. 042.913
ESTGIOS
022.2
.promovidos pela instituio .................................................... 022.21

.promovidos por outras instituies .......................................... 022.22
.no Brasil ........................................................................... 022.221
.no exterior ........................................................................ 022.222
ESTATUTOS
.de pessoal ............................................................................ 020.1
117
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.organizacionais ..................................................................... 010.2

ESTMULOS
.creditcios ............................................................................. 054
.financeiros ............................................................................ 054
ESTORNOS DE RECURSOS ORAMENTRIOS................................ 051.21
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ..................................................... 010.2
Estudos
Ver NORMAS
EXAMES
.de seleo ............................................................................ 021.2
.mdicos................................................................................ 021.2
EXECUO
.financeira ............................................................................. 052.2
.oramentria ........................................................................ 051.2
EXONERAO DE PESSOAL ........................................................... 023.12
EXPEDIO DE DOCUMENTOS ..................................................... 063.2
118
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
EXPOSIES, eventos .................................................................... 930

EXTINTORES DE INCNDIO
.instalao ............................................................................. 049.13
.manuteno.......................................................................... 049.13
V.tb. INCNDIOS
EXTRATOS DE CONTAS.................................................................. 055.1, 055.2
EXTRAVIO
.de material
.de consumo...................................................................... 034.2
.permanente ...................................................................... 034.2
.de patrimnio ....................................................................... 049.14
FAC-SMILE
074
.instalao........................................................................... 074.1
.manuteno........................................................................ 074.1
.reparo ................................................................................ 074.1
119
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
FALECIMENTO
.de familiares, concesso para ausentar-se do servio ............... 024.91
.de servidores......................................................................... 023.12
FARDAMENTO, auxlio ................................................................... 024.92
Fax
Ver FAC-SMILE
FEIRAS, eventos .............................................................................. 930
FELICITAES ............................................................................... 993
FRIAS........................................................................................... 024.2
.adicional de 1/3 ................................................................... 024.137
.abono pecunirio .................................................................. 024.137
FERRAMENTAS, aquisio ............................................................... 033.1
FESTAS, eventos ............................................................................. 930
FGTS
Ver FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO
FICHAS
.de inscrio .......................................................................... 021.1
.financeiras ............................................................................ 024.1
120
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
FINANAS..................................................................................... 050, 052, 059

FLUXO DE DOCUMENTOS ............................................................ 063.1
FOLDERS....................................................................................... 012.3
FOLHAS
.de pagamento ...................................................................... 024.1
.de ponto ............................................................................................... 029.11
FOLHETOS
012.3, 062
FORA, fornecimento
041.013
FORMULRIOS
.impresso ............................................................................. 033.23
.reproduo........................................................................... 032
V.tb. IMPRESSO DE PUBLICAES
Fornecedores
Ver CADASTRO DE FORNECEDORES
FORNECIMENTO DE SERVIOS BSICOS
041.01
FREQNCIA, controle................................................................... 029.11

FUNO
.classificao de..................................................................... 023.02
.criao de ............................................................................ 023.02
121
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.remunerao de.................................................................... 023.02

FUNCIONAMENTO ORGANIZACIONAL......................................... 010, 019
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO-FGTS
024.152
FUNDOS ESPECIAIS 053
GABARITOS DE PROVAS ................................................................ 021.2

Gala
Ver CASAMENTO
GARAGEM
042.913
GS, fornecimento ......................................................................... 041.012

GERADORES, manuteno.............................................................. 041.53
GESTO DE DOCUMENTOS.......................................................... 063
GRATIFICAES ........................................................................... 024.12, 024.129
.cargos em comisso .............................................................. 024.123
.de funo ............................................................................. 024.121
122
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.incorporaes ....................................................................... 024.12

.jetons ................................................................................... 024.122
.natalinas............................................................................... 024.124
GREVES ......................................................................................... 029.7
GRUPOS DE TRABALHO................................................................. 011
Guarda de patrimnio
Ver SEGURANA DE PATRIMNIO
GUIAS
.de recolhimento de documentos ............................................. 063.63
.de transferncia de documentos ............................................. 063.63
HIGIENE DO TRABALHO ................................................................ 026.2

HIGIENIZAO DE DOCUMENTOS ............................................... 066
HOMENAGENS, eventos ................................................................ 910
HORRIO
.de expediente........................................................................ 029.1
123
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.entrada fora do ..................................................................... 049.15

.especial para servidor estudante ............................................. 024.91
.especial para servidor portador de deficincia.......................... 024.91
.permanncia fora do ............................................................. 049.15
HORAS EXTRAS
.cumprimento......................................................................... 029.11
.pagamento ........................................................................... 024.136
V.tb. SERVIO EXTRAORDINRIO
Hospedagem
Ver DIRIAS
IDENTIFICAO
.de material ........................................................................... 031
.de pessoal ............................................................................ 020.2
Imveis
Ver BENS IMVEIS
124
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
IMPORTAO
.de veculos............................................................................ 042.11
IMPOSTO DE RENDA
.recolhimento......................................................................... 024.156
.retido na fonte-IRRF ............................................................... 024.143
IMPOSTOS
059.1
V.tb. TAXAS; TRIBUTOS

IMPRENSA ..................................................................................... 012.1
IMPRESSO DE PUBLICAES ....................................................... 061.1
IMPRESSOS, confeco................................................................... 033.23
Imunizao
Ver DESINFESTAO
INCNDIOS
.percias tcnicas .................................................................. 049.14
.preveno .......................................................................... 049.13
V.tb. EXTINTORES DE INCNDIOS
.sindicncias ........................................................................ 049.14
.vistorias .............................................................................. 049.14
125
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
INCENTIVOS
.fiscais ................................................................................... 054
.funcionais ............................................................................. 029.3
INCORPORAES DE GRATIFICAES ......................................... 024.12
INDEXAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA ...................... 062.3
INFORMAES............................................................................. 060, 069
.sobre o rgo ....................................................................... 019.01
INFORMTICA............................................................................... 067
INFORMES .................................................................................... 992
INFRAES, com veculos .............................................................. 042.5
INQURITOS ADMINISTRATIVOS .................................................... 025.1, 025.11
INSALUBRIDADE............................................................................. 024.134
INSPEES PERIDICAS
.de preveno de incndio ...................................................... 049.13
.de sade .............................................................................. 026.23
INSS
Ver INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL
126
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
INSTALAO
.de extintores de incndio........................................................ 049.13
.de fax................................................................................... 074.1
.de servio de rdio ................................................................ 072.1
.de servio de telex ................................................................. 073.1
.de servio telefnico .............................................................. 074.1
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL-INSS......................... 024.142, 024.154
INSTRUMENTOS TCNICOS, aquisio........................................... 033.1
INTERCMBIO ENTRE BIBLIOTECAS................................................ 062.4
INVENTRIOS
.de material ........................................................................... 037
.de consumo...................................................................... 037.2
.permanente ...................................................................... 037.1
.de patrimnio ............................................................. 044
INVESTIMENTOS............................................................................ 054
IRRF
127
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Ver IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
JARDINS
.desinfestao ........................................................................ 041.54
.imunizao ........................................................................... 041.54
.limpeza ................................................................................ 041.54
.manuteno.......................................................................... 041.54
JETONS......................................................................................... 024.122
Jornada de trabalho
Ver HORRIO DE EXPEDIENTE
JORNALISTAS, credenciamento........................................................ 012.11
JUNTAS
011
JURADOS, afastamento .................................................................. 024.4
128
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
LEASING........................................................................................ 033.12
LEGISLAO DE PESSOAL.............................................................. 020.1
LEI DOS 2/3 .................................................................................. 020.3
LEILO
.de veculos............................................................................ 042.31
LICENAS
.em informtica ...................................................................... 067.2
.pessoal
.acidente em servio ....................................................... 024.3
.adotante....................................................................... 024.3
.afastamento do cnjuge/companheiro ............................ 024.3
.atividade poltica........................................................... 024.3
.capacitao profissional ................................................ 024.3
.desempenho de mandato classista.................................. 024.3
.doena em pessoa da famlia......................................... 024.3
.gestante ....................................................................... 024.3
129
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.paternidade .................................................................. 024.3

.prmio por assiduidade ................................................. 024.3
.servio militar................................................................ 024.3
.tratamento de interesses particulares ............................... 024.3
.tratamento de sade...................................................... 024.3
V.tb. AUXLIOS
LICENCIAMENTO DE VECULOS..................................................... 042.2
LICITAES
.alienao de veculos ............................................................ 042.3
.aquisio
.de material ....................................................................... 033,033.11, 033.21
.de veculos ....................................................................... 042.1
.contratao de servios.......................................................... 036.1
.requisio de servios ............................................................ 036.1
.servios de manuteno......................................................... 041.5
.servios profissionais transitrios ............................................. 029.5
LIGAES INTERURBANAS 074
LIMPEZA
.de bens imveis..................................................................... 041.54
.de documentos ..................................................................... 066.1
130
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de jardins ............................................................................. 041.54

.de veculos............................................................................ 042.4
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO ........................................... 063.63
LISTAGENS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ............................ 063.62
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS ..................................................... 074.2
LIVROS ......................................................................................... 062
.de registro de ocorrncias ...................................................... 049.15
.de ponto............................................................................... 029.11
Locao
Ver ALUGUEL
LOCOMOO, reembolso de despesas 024.52
LOTAO DE PESSOAL ................................................................. 023.13
LUZ, fornecimento .......................................................................... 041.013
MALA OFICIAL ............................................................................... 071.3
131
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
MALOTE
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
071.2
MANDATOS CLASSISTAS, licenas .................................................. 024.3

MANDATOS ELETIVOS, afastamento................................................ 024.4
MANUAIS
.de procedimentos tcnicos ..................................................... 062.01, 063.01
.de sistemas de arquivos ......................................................... 063.01
.do usurio de informtica ...................................................... 067.22
.tcnicos de informtica .......................................................... 067.21
MANUTENO
.de ar condicionado ............................................................... 041.52
.de elevadores ....................................................................... 041.51
.de extintores de incndio........................................................ 049.13
.de fax................................................................................... 074.1
.de geradores ........................................................................ 041.53
.de jardins ............................................................................. 041.54
.de rdio ............................................................................... 072.1
.de servios bsicos ................................................................ 041.01
.de subestaes...................................................................... 041.53
132
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de telefone............................................................................ 074.1

.de telex ................................................................................ 073.1
.de veculos............................................................................ 042.4
MQUINAS, aquisio ................................................................... 033.1
MATERIAL
030, 039
.de consumo .......................................................................... 033.2

.alienao ......................................................................... 035
.amostras .......................................................................... 031
.aquisio.......................................................................... 033
.baixa................................................................................ 035
.cadastro de fornecedores ................................................... 030.1
.catlogo........................................................................... 031
.cesso.............................................................................. 033.22, 035.2
.classificao ..................................................................... 031
.codificao....................................................................... 031
.compra ............................................................................ 033.21
.confeco de impressos ..................................................... 033.23
.controle de estoque ........................................................... 034.1
.desaparecimento............................................................... 034.2
.distribuio ....................................................................... 034.1
133
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.doao ............................................................................ 033.22, 035.2

.especificao .................................................................... 031
.extravio ............................................................................ 034.2
.identificao ..................................................................... 031
.impresso de formulrios, convites, cartazes, cartes e outros033.23
.inventrios ........................................................................ 037.2
.leilo................................................................................ 035.1
.movimentao .................................................................. 034
.padronizao.................................................................... 031
.permuta............................................................................ 033.22, 035.2
.previso ........................................................................... 031
.recolhimento ao depsito................................................... 034.5
.reproduo de formulrios ................................................. 032
.requisio......................................................................... 032, 034.1
.roubo............................................................................... 034.2
.sada, autorizao ............................................................. 034.4
.servios reprogrficos ........................................................ 032
.transporte ......................................................................... 034.3
.venda............................................................................... 035.1
.permanente .......................................................................... 033.1
.alienao ......................................................................... 035
134
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.aluguel............................................................................. 033.12
.aquisio.......................................................................... 033
.baixa................................................................................ 035
.cadastro de fornecedores ................................................... 030.1
.catlogo........................................................................... 031
.cesso.............................................................................. 033.13, 035.2
.classificao ..................................................................... 031
.codificao....................................................................... 031
.comodato......................................................................... 033.12
.compra ............................................................................ 033.11
.consertos .......................................................................... 036
.conservao ..................................................................... 036
.contratao de servios...................................................... 036.1
.controle de estoque ........................................................... 034.1
.desaparecimento............................................................... 034.2
.distribuio ....................................................................... 034.1
.doao ............................................................................ 033.13, 035.2
.emprstimo....................................................................... 033.13
.especificao .................................................................... 031
.extravio ............................................................................ 034.2
.identificao ..................................................................... 031
135
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.importao ....................................................................... 033.11

.instalao......................................................................... 036
.inventrios ........................................................................ 037.1
.leasing ............................................................................. 033.12
.leilo................................................................................ 035.1
.manuteno ..................................................................... 036
.movimentao .................................................................. 034
.padronizao.................................................................... 031
.permuta............................................................................ 033.13, 035.2
.previso ........................................................................... 031
.recuperao ..................................................................... 036
.recolhimento ao depsito................................................... 034.5
.requisio......................................................................... 034.1, 036.1
.roubo............................................................................... 034.2
.sada, autorizao ............................................................. 034.4
.termos de responsabilidade................................................ 034.01
.transporte ......................................................................... 034.3
.venda............................................................................... 035.1
MEDALHAS .................................................................................... 029.31
MESAS REDONDAS, eventos ........................................................... 920
MISSES FORA DA SEDE ............................................................... 029.2
136
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.no exterior ............................................................................ 029.22

.com nus ......................................................................... 029.222
.sem nus.......................................................................... 029.221
.no pas ................................................................................. 029.21
MOBILIRIO
.aquisio............................................................................ 033.1
.consertos ............................................................................ 036
.conservao ....................................................................... 036
.recuperao ....................................................................... 036
MODERNIZAO ADMINISTRATIVA ............................................... 001
MOSTRAS, eventos ......................................................................... 930
MOVIMENTAO
.de almoxarifado .................................................................... 034.1
.de bens
.imveis............................................................................. 044
.mveis ............................................................................. 034.01
.de material
.de consumo...................................................................... 034
.permanente ...................................................................... 034
137
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de pessoal ............................................................................ 023.1, 025.12

MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS................................................ 029.7
MUDANAS
.de domiclio de servidores ...................................................... 024.51
.de imvel.............................................................................. 049.2, 049.21, 049.22
MULTAS
052.21
.sobre veculos ....................................................................... 042.5
Nojo
Ver FALECIMENTO DE FAMILIARES
NOMEAO DE PESSOAL ............................................................. 023.11
NORMAS
.de comunicaes .................................................................. 070
.de legislao de pessoal ........................................................ 020.1
.de material ........................................................................... 030
.de modernizao e reforma administrativa............................... 001
.de movimentao de pessoal ................................................. 023.1
138
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de oramento e finanas ........................................................ 050

.de organizao e funcionamento ............................................ 010
.de patrimnio ....................................................................... 040
.de pessoal ............................................................................ 020.1
.de procedimentos tcnicos ..................................................... 062.01, 063.01
.de sistemas de arquivos ......................................................... 063.01
.sobre licenas ....................................................................... 024.3
NOTICIRIO.................................................................................. 012.12
OBRAS .......................................................................................... 041.4

.de arte, aquisio.................................................................. 033.1
.de construo ....................................................................... 041.42
.de recuperao ..................................................................... 041.41
.de reforma............................................................................ 041.41
.de restaurao ...................................................................... 041.41
OBRAS DE REFERNCIA ................................................................. 062.4
OBRIGAES
.de pessoal ............................................................................ 024, 024.9
.estatutrias ........................................................................... 020.3
139
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.trabalhistas ........................................................................... 020.3

OFERECIMENTOS.......................................................................... 995
OFICINAS, servios de.................................................................... 036.2
OPERAES BANCRIAS ............................................................... 055
ORAMENTO
050, 051, 059
.previso ............................................................................... 051.11

V.tb. PROPOSTA ORAMENTRIA; RECURSOS ORAMENTRIOS
ORGANIZAO ADMINISTRATIVA 010, 019
ORGANOGRAMAS 010.2
RGOS
.colegiados ............................................................................ 011
.de deliberao coletiva .......................................................... 011
.normatizadores da rea de pessoal......................................... 020.3
PADRONIZAO DE MATERIAL ...................................................... 031
140
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA...................................... 055.01

PALESTRAS
.aperfeioamento e treinamento .............................................. 022.9
.eventos................................................................................. 910
V.tb. CICLOS DE PALESTRAS
PARALISAES DE PESSOAL .......................................................... 029.7
PASEP
Ver PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
PASSAGENS................................................................................... 029.21, 029.222
PASSAPORTES................................................................................ 029.222
.diplomticos ......................................................................... 020.2
Pastas funcionais
Ver ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS
PATERNIDADE, licena.................................................................... 024.3
PATRIMNIO ................................................................................ 040, 049
PENALIDADES DISCIPLINARES......................................................... 025.12
PENSES
.alimentcias........................................................................... 024.144
141
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.provisrias ............................................................................ 026.132

.temporrias .......................................................................... 026.132
.vitalcias ............................................................................... 026.132
PERCIAS
.mdicas................................................................................ 024.3
.tcnicas ................................................................................ 049.14
PERICULOSIDADE .......................................................................... 024.133
PERIDICOS ................................................................................. 062
PERMUTA
.de bens imveis..................................................................... 041.14, 041.24
.de material ........................................................................... 033.13, 033..22, 035.2
.de pessoal ............................................................................ 023.13
.de publicaes...................................................................... 061.2
.de veculos............................................................................ 042.13, 042.32
PSAMES ....................................................................................... 993
PESQUISAS BIBLIOGRFICAS ......................................................... 062.4
PESSOAL ....................................................................................... 020, 029
.ao disciplinar..................................................................... 025
142
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.acordos ................................................................................ 020.4

.adiantamentos ...................................................................... 026
.adicionais ............................................................................. 024.13
.admisso.............................................................................. 023.11
.afastamentos......................................................................... 024.4
.alteraes salariais ................................................................ 023.03
.aperfeioamento ................................................................... 022, 022.9
.aposentadoria....................................................................... 026.13
.aproveitamento ..................................................................... 023.11
.apurao de responsabilidade................................................ 025
.assentamentos individuais ...................................................... 020.5
.assistncia social ................................................................... 026
.auxlios................................................................................. 024.92, 026.12
.benefcios ............................................................................. 026.1
.boletim................................................................................. 020.1
.cadastro ............................................................................... 020.5
.cargos .................................................................................. 023.02
.cesso.................................................................................. 023.15
.concesses ........................................................................... 024.91
.contratao .......................................................................... 023.11
.cursos .................................................................................. 022.1
143
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.demisso .............................................................................. 023.12

.denncias ............................................................................. 025.1
.descontos ............................................................................. 024.14
.designao ........................................................................... 023.14
.direitos ................................................................................. 024, 024.9
.dispensa ............................................................................... 023.12
.disponibilidade...................................................................... 023.14, 025.12
.dissdios................................................................................ 020.4
.encargos patronais ................................................................ 024.15
.enquadramento..................................................................... 023.03
.estgios ................................................................................
022.2
.estudos................................................................................. 023.01
.exames de seleo ................................................................ 021.2
.exonerao........................................................................... 023.12
.falecimento ........................................................................... 023.12
.frias.................................................................................... 024.2
.fichas financeiras................................................................... 024.1
.folhas de pagamento ............................................................. 024.1
.funes ................................................................................ 023.02
.gratificaes ......................................................................... 024.12
.identificao ......................................................................... 020.2
144
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.inquritos..............................................................................
025.1
.legislao ............................................................................. 020.1

.licenas ................................................................................ 024.3
.locomoo ........................................................................... 024.52
.lotao................................................................................. 023.13
.movimentao ...................................................................... 023.1, 025.12
.mudana de domiclio ........................................................... 024.51
.nomeao ............................................................................ 023.11
.obrigaes............................................................................ 024, 024.9
.pagamento ........................................................................... 024.1
.paralisao........................................................................... 029.7
.permuta................................................................................ 023.13
.poltica ................................................................................. 023
.previdncia social.................................................................. 026
.previso ............................................................................... 023.01
.promoo............................................................................. 023.03
.proventos.............................................................................. 024.11, 024.119
.quadros................................................................................ 023
.readaptao ......................................................................... 023.11
.readmisso ........................................................................... 023.11
.reconduo .......................................................................... 023.11
.recrutamento ........................................................................ 021
145
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.redistribuio ........................................................................ 023.14

.reembolso de despesas .......................................................... 024.5
.reestruturaes salariais ......................................................... 023.03
.reintegrao ......................................................................... 023.11
.remoo............................................................................... 023.13
.remuneraes ....................................................................... 024.11, 024.119
.requisio............................................................................. 023.15
.resciso contratual ................................................................ 023.12
.reverso ............................................................................... 023.11
.salrios................................................................................. 024.11, 024.119
.seguridade social .................................................................. 026
.seleo................................................................................. 021
.sindicncias .......................................................................... 025.1
.sindicatos ............................................................................. 020.4
.substituio........................................................................... 023.14
.suspenso............................................................................. 025.12
.tabelas ................................................................................. 023
.transferncia ......................................................................... 023.13
.transportes............................................................................ 026.195
.treinamento .......................................................................... 022, 022.9
.vantagens ............................................................................. 024, 024.9
.vencimentos.......................................................................... 024.11, 024.119
PIS
146
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Ver PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL

PLANEJAMENTO DE TRABALHO
002
PLANOS
.de informtica....................................................................... 067.1
.de previdncia privada........................................................... 026.01
.de sade .............................................................................. 026.192
.de seguridade social
.do empregador ................................................................. 024.154
.do servidor ....................................................................... 024.142
.de trabalho ........................................................................... 002
.operativos............................................................................. 051.23
Planto
Ver ESCALA DE PLANTO
PLANTAS, bens imveis ................................................................... 041
POLTICA
.de acesso documentao arquivstica................................... 063.5
.de pessoal ............................................................................ 023
147
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PRMIOS
.incentivos funcionais .............................................................. 029.31
.por assiduidade..................................................................... 024.3
PRESTAES DE CONTAS
.acordos ................................................................................ 004
.ajustes.................................................................................. 004
.ao Tribunal de Contas da Unio-TCU .................................... 057
.contratos .............................................................................. 004
.convnios ............................................................................. 004
.viagens................................................................................. 029.21, 029.222
PREVIDNCIA
.privada................................................................................. 026.01
.social ................................................................................... 026
PREVISO
.de material ........................................................................... 031
.de pessoal ............................................................................ 023.01
.oramentria ........................................................................ 051.11
Procedimentos
Ver NORMAS
148
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
025.11
PROCURAO .............................................................................. 029.4

PRODUO
.de documentos ..................................................................... 063.1
.editorial................................................................................ 061
PROGRAMAS
. de cursos ............................................................................. 022.11
.de estgios ........................................................................... 022.21
. de informtica...................................................................... 067.2
.de trabalho ........................................................................... 002
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR
PBLICO-PASEP
024.151
PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL-PIS ..................................... 024.151

PROGRAMAO
.financeira de desembolso....................................................... 052.1
.oramentria ........................................................................ 051.1
PROGRAMAO VISUAL................................................................ 061.1
PROGRESSO FUNCIONAL ........................................................... 023.03
PROJETOS
149
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de acordos ...........................................................................
004
.de ajustes ............................................................................. 004

.de bens imveis..................................................................... 041
.de contratos.......................................................................... 004
.de convnios......................................................................... 004
.de informtica....................................................................... 067.1
.de modernizao e reforma administrativa............................... 001
.de trabalho ........................................................................... 002
PROMOO DE PESSOAL 023.03
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR
026.192
PROPOSTA ORAMENTRIA
V.tb. ORAMENTO; RECURSOS ORAMENTRIOS
PROPOSTAS
.de cursos .............................................................................. 022.11
.de estgio............................................................................. 022.21
PRPRIOS DA UNIO, ocupao 026.194
PROTESTOS................................................................................... 994
150
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PROTOCOLO................................................................................ 063.2
PROVAS DE SELEO .................................................................... 021.2
PROVENTOS ................................................................................. 024.11, 024.119
.provisrios ............................................................................ 024.112
PUBLICAO DE MATRIAS
.em outros peridicos ............................................................. 060.3
.no dirio oficial..................................................................... 060.1
.nos boletins
.administrativo ................................................................... 060.2
.de pessoal ........................................................................ 060.2
.de servio ......................................................................... 060.2
PUBLICAES INSTITUCIONAIS
061
.distribuio ........................................................................... 061.2

.divulgao............................................................................ 061.2
.doao ................................................................................ 061.2
.editorao ............................................................................ 061.1
.permuta................................................................................ 061.2
.programao visual............................................................... 061.1
.promoo............................................................................. 061.2
.venda................................................................................... 061.2
151
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PUBLICIDADE................................................................................. 012.3
QDD
Ver QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA-QDD.......................... 051.13
QUADROS DE PESSOAL................................................................. 023
QINQNIOS............................................................................. 024.131
RDIO........................................................................................... 072
.instalao ............................................................................. 072.1
.manuteno.......................................................................... 072.1
.reparo .................................................................................. 072.1
152
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
RAIS
Ver RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS
READAPTAO DE PESSOAL .......................................................... 023.11
READMISSO DE PESSOAL ............................................................. 023.11
REAJUSTE SALARIAL........................................................................ 023.03
RECEITA ........................................................................................ 052.21
RECEPO DE DOCUMENTOS...................................................... 063.2
RECLAMAES TRABALHISTAS ....................................................... 029.6
RECOLHIMENTO
.de material ao depsito ......................................................... 034.5
.do empregador ..................................................................... 024.15
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAO ARQUIVISTICA ................. 063.63
RECONDUO DE PESSOAL ......................................................... 023.11
RECRUTAMENTO DE PESSOAL ....................................................... 021
RECUPERAO
.de bens imveis..................................................................... 041.41
153
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
RECURSOS
.a exames de seleo ............................................................. 021.2
.descentralizao.................................................................... 051.21
.oramentrios ....................................................................... 051.21
.destaques ......................................................................... 051.21
.estornos ........................................................................... 051.21
.proviso ........................................................................... 051.21
.subveno ........................................................................ 051.21
.transferncia ..................................................................... 051.21
V.tb. ORAMENTO; PROPOSTA ORAMENTRIA
REDES DE INFORMTICA .............................................................. 067.2
REDISTRIBUIO DE PESSOAL........................................................ 023.14
REEMBOLSO DE DESPESAS ............................................................ 024.5, 024.59
.locomoo ........................................................................... 024.52
.mudana de domiclio de servidores ....................................... 024.51
V.tb. DESPESAS
REESTRUTURAES SALARIAIS ....................................................... 023.03
REFEIO
.auxlio .................................................................................. 024.92
.fornecimento......................................................................... 026.22
154
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
REFEITRIOS................................................................................. 026.22
REFORMAS
.administrativas ...................................................................... 001
.de bens imveis..................................................................... 041.41
REGIMENTOS................................................................................ 010.2
REGISTROS
.de ocorrncia, controle de portaria ......................................... 049.15
.de programas de informtica.................................................. 067.2
.de sistemas de informtica ..................................................... 067.2
.nos rgos competentes, organizao e funcionamento ........... 010.1
Regulamentaes
Ver NORMAS
REGULAMENTOS
010.2
.de pessoal ............................................................................ 020.1

REINTEGRAO
.de pessoal ............................................................................ 023.11
.de posse............................................................................... 041.3
155
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
REIVINDICAES
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
994
.de domnio ........................................................................... 041.3

RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS-RAIS ....................... 020.3
RELAES DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS....................... 063.63
RELATRIOS
.de atividades......................................................................... 003
.de cursos .............................................................................. 022.11
.de estgios ........................................................................... 022.21
.de preveno de incndios..................................................... 049.13
.de viagens ............................................................................ 029.21, 029.222
.tcnicos ................................................................................ 004, 011
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO-RMA 034.1
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS-RMBI
044
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS MVEIS-RMB/RMBM .... 034.01

REMOO DE PESSOAL
023.13
REMUNERAO ............................................................................ 024.11, 024.119

.de cargos ............................................................................. 023.02
.de funes ............................................................................ 023.02
RENDAS ARRECADADAS................................................................. 052.21
156
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
REPAROS
.de fax................................................................................... 074.1
.de rdio ............................................................................... 072.1
.de telefone............................................................................ 074.1
.de telex ................................................................................ 073.1
.de veculos............................................................................ 042.4
REPASSE FINANCEIRO ................................................................... 052.21
REPORTAGENS .............................................................................. 012.12
REPOSIO SALARIAL. ................................................................... 023.03
032, 065
Reprografia
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS
REQUISIO
.de material
.de consumo...................................................................... 034.1
.permanente ...................................................................... 034.1
.de pessoal ............................................................................ 023.15
.de servios de instalao e manuteno .................................. 036.1
157
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de servios reprogrficos........................................................ 032

.de veculos............................................................................ 042.911
RESCISO CONTRATUAL
023.12
RESERVAS DE HOTEL...................................................................... 029.222

RESIDNCIAS................................................................................. 041
RESTAURAO
.de documentos ..................................................................... 066.3
.de bens imveis..................................................................... 041.41
RESTOS A PAGAR .......................................................................... 052.22
REUNIES ..................................................................................... 010.3
REVERSO DE PESSOAL ................................................................. 023.11
REVISO DE TEXTO........................................................................ 061.1
RMA
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO
RMBI
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS
RMB/RMBM
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS MVEIS
158
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ROUBO
.de material
.de consumo...................................................................... 034.2
.permanente ...................................................................... 034.2
.de patrimnio ....................................................................... 049.14
S
SADA DE MATERIAL 034.4, 049.15
SALRIOS
024.11, 024.119
.alteraes............................................................................. 023.03
.descontos ............................................................................. 024.14
.equiparao ......................................................................... 023.03
.famlia.................................................................................. 024.111
.maternidade ......................................................................... 024.155
.reajuste ................................................................................ 023.03
.reestruturaes...................................................................... 023.03
.reposio ............................................................................. 023.03
SALAS............................................................................................ 041
159
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
SALES, eventos ............................................................................ 930

SEDEX
Ver Servios de Entrega Expressa
SEGURANA
.de patrimnio ....................................................................... 049.1
.do trabalho........................................................................... 026.2
SEGURIDADE SOCIAL .................................................................... 024.142,
024.154, 026
SEGUROS
.benefcios ............................................................................. 026.11
.de patrimnio ....................................................................... 049.12
.de veculos............................................................................ 049.12
SELEO
.de pessoal ............................................................................ 021
SEMINRIOS, eventos..................................................................... 920
SEMOVENTES ................................................................................ 043
Servios de Entrega de Correspondncia Agrupada
Ver MALOTE
160
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
SERVIOS
.contratao de...................................................................... 036.1
.de entrega expressa
071.1
.internacional..................................................................... 071.12
.nacional ........................................................................... 071.11
.de manuteno ..................................................................... 041.5, 041.59
.de imveis ........................................................................ 041.5
.de material permanente ..................................................... 036
.de vigilncia ......................................................................... 049.11
.extraordinrios ...................................................................... 024.136
V.tb. HORAS EXTRAS
.malote.................................................................................. 071.2
.militar................................................................................... 024.3
.postal ................................................................................... 071, 071.9
.profissionais transitrios ......................................................... 029.5
.reprogrficos......................................................................... 032
.requisio de ........................................................................ 036.1
SERVIDORES, transporte.................................................................. 026.195
SICAF
Ver SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES
161
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
SIMPSIOS, eventos 920

SINDICNCIAS .............................................................................. 049.14
.de pessoal ............................................................................ 025.1
SINDICATOS ................................................................................. 020.4
SINISTROS..................................................................................... 049.14
SISTEMAS
.de arquivos........................................................................... 063
.de informtica....................................................................... 067.2
SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES-SICAF....................... 030.1
SOLENIDADES, eventos .................................................................. 910
SUBESTAES, manuteno........................................................... 041.53
SUB-REPASSE FINANCEIRO ............................................................ 052.21
SUBSDIOS .................................................................................... 054
SUBSTITUIO DE PESSOAL .......................................................... 023.14
SUBVENES
.despesa................................................................................ 052.22
.recursos oramentrios .......................................................... 051.21
SUPRIMENTO DE FUNDOS ............................................................ 052.22
162
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
SUSPENSO
.contratual ............................................................................. 024.4
.de pessoal ............................................................................ 025.12
T
TABELAS DE PESSOAL
023
TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS .......................... 063.61

TAXAS............................................................................................ 059.1
.de servios............................................................................ 052.21
V.tb. IMPOSTOS; TRIBUTOS
TCU
Ver TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO
TELEFONE
074
.instalao ............................................................................. 074.1

.manuteno.......................................................................... 074.1
.reparo .................................................................................. 074.1
.transferncia ......................................................................... 074.1
163
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
TELEX 073
.instalao ............................................................................. 073.1
.manuteno.......................................................................... 073.1
.reparo .................................................................................. 073.1
TEMPO DE SERVIO
.adicional .............................................................................. 024.131
.averbao ............................................................................ 026.131
.contagem ............................................................................. 026.131
TERMOS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS................................ 063.62
TERMOS
.de recolhimento de documentos ............................................. 063.63
.de transferncia de documentos ............................................. 063.63
TERMOS DE RESPONSABILIDADE.................................................... 034.01
TERRENOS
041
TESTES PSICOTCNICOS ............................................................... 021.2

TOMADA DE CONTAS ................................................................... 057
TOMBAMENTOS
.de bens imveis..................................................................... 041.3
164
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL

.de veculos............................................................................ 042.2
TRAMITAO DE DOCUMENTOS .................................................. 063.2
TRANSFERNCIA
.de pessoal ............................................................................ 023.13
.de recursos oramentrios...................................................... 051.21
.de telefones .......................................................................... 074.1
.de veculos............................................................................ 042.13, 042.32
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA .................. 063.63
TRANSFORMAO DE CARGOS.................................................... 023.02
TRANSMISSO
.de dados .............................................................................. 075
.de imagem ........................................................................... 075
.de voz .................................................................................. 075
TRANSPORTE
.de material
.de consumo...................................................................... 034.3
.permanente ...................................................................... 034.3
.para servidores...................................................................... 026.195
165
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
TRANSPOSIO DE CARGOS ........................................................ 023.02

TRE
Ver TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL
TREINAMENTO DE PESSOAL .......................................................... 022, 022.9
.para preveno de incndio ................................................... 049.13
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO-TCU ......................................... 057
TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL-TRE ............................................. 024.4
TRIBUTOS...................................................................................... 059.1
V.tb. IMPOSTOS; TAXAS
U
UNIFORME, auxlio ........................................................................ 024.92
USURIOS, manual ........................................................................ 067.22
V
VALE-TRANSPORTE ........................................................................ 024.92
166
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
VANTAGENS DE PESSOAL .............................................................. 024, 024.9

VECULOS ..................................................................................... 042, 042.9
.abastecimento....................................................................... 042.4
.acidente ............................................................................... 042.5
.alienao ............................................................................. 042.3
.aluguel................................................................................. 042.12
.aquisio.............................................................................. 042.1
.autorizao para uso ............................................................. 042.912
.cadastro ............................................................................... 042.2
.cesso.................................................................................. 042.13, 042.32
.controle de uso ..................................................................... 042.91
.doao ................................................................................ 042.13, 042.32
.emplacamento ...................................................................... 042.2
.estacionamento..................................................................... 042.913
.garagem............................................................................... 042.913
.importao ........................................................................... 042.11
.infraes............................................................................... 042.5
.leilo.................................................................................... 042.31
.licenciamento........................................................................ 042.2
.limpeza ................................................................................ 042.4
.manuteno.......................................................................... 042.4
.multas .................................................................................. 042.5
167
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.permuta................................................................................ 042.13, 042.32

.reparo .................................................................................. 042.4
.requisio............................................................................. 042.911
.seguros ................................................................................ 049.12
.tombamento ......................................................................... 042.2
.transferncia ......................................................................... 042.13, 042.32
.venda................................................................................... 042.31
VENCIMENTOS.............................................................................. 024.11, 024.119
VENDA
.de bens imveis..................................................................... 041.21
.de material
.de consumo...................................................................... 035.1
.permanente ...................................................................... 035.1
.de publicaes...................................................................... 061.2
.de veculos............................................................................ 042.31
VIAGENS DE SERVIO
029.2
.prestao de contas............................................................... 029.21, 029.222

.relatrios .............................................................................. 029.21, 029.222
VIGILNCIA ................................................................................... 049.11
VISITANTES .................................................................................... 940
168
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Visitas
Ver VISITANTES
VISTORIAS ..................................................................................... 049.14
X
Xerox
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS
169
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
IV. GLOSSRIO
1
ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo (2).
ACESSO
1. Possibilidade de consulta a documentos.
2. Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de
instrumentos de pesquisa, a organizao de servio educativo, de referncia e divulgao.
ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio.
ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo (2).
Administrao de documentos
Ver GESTO DE DOCUMENTOS
AMOSTRAGEM
Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.
170
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
ANEXAO
Juntada, em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo.
9
ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.
10
APENSAO
Juntada, em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independncia.
11
APENSO
Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.
12
ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.
V.tb. ACONDICIONAMENTO
13
ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos.
2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao.
V.tb. ARRANJO
MTODO DE ARQUIVAMENTO
171
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
14
15
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada,
no desempenho de suas atividades.
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e utilizao de arquivos (1).
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio
a arquivo tcnico.
16
ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos (1) de uma administrao, podendo ou no
assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral.
V.tb. ARQUIVO SETORIAL
17
ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu,
a quem compete a sua administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente (1).
18
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao estadual.
19
Arquivo geral
Ver ARQUIVO CENTRAL
172
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
20
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Arquivo histrico
Ver ARQUIVO PERMANENTE
21
ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes (2), que aguarda destinao e com uso pouco freqente.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio (1).
3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios (1).
22
ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao municipal.
23
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao central ou federal de um pas.
24
Arquivo particular
Ver ARQUIVO PRIVADO
25
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente (1). Tambm chamado de arquivo histrico.
26
ARQUIVO PRIVADO
Arquivo (1) produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.
173
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
27
28
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
ARQUIVO PBLICO
1. Arquivo (1) produzido por instituio pblica no exerccio de suas funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de
governo do pas.
2. Arquivo (2) integrante da administrao pblica.
ARQUIVO REGIONAL
Arquivo (2) encarregado de arquivos de uma determinada regio.
29
ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo (1) acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial (1); existindo um arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado.
30
ARQUIVO TCNICO
Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a
arquivo administrativo (1).
31
ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa organizao dos documentos de um
arquivo (1) ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos.
V.tb. QUADRO DE ARRANJO
32
ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio.
V.tb. ATIVIDADE-MEIO
174
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
33
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.
V.tb. ATIVIDADE-FIM
34
AVALIAO
Processo de anlise e de documentos de arquivo (1), que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.
V.tb. COMISSO DE AVALIAO
35
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente.
V.tb. TEORIA DAS TRS IDADES
36
CLASSE
Cada diviso que compe um sistema de classificao (1).
37
CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, de acordo com um plano de classificao ou quadro de arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente
recuperados, podendo-se atribuir um cdigo.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou s informaes neles contidas, graus de sigilo conforme legislao especfica. Tambm chamada
classificao de segurana.
38
Classificao decimal
Ver MTODO DECIMAL
175
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
39
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados.
V.tb. NOTAO
40
CDIGO DE CLASSIFICAO
Sistema de cdigos derivado de um plano de classificao.
V.tb. PLANO DE CLASSIFICAO
41
COMISSO DE AVALIAO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo (1).
42
CONSERVAO
Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.
43
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.
44
DATA DE ACESSO
Data em que finda a restrio de acesso a um documento.
45
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de documentos.
46
176
DESAPENSAO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Separao de um ou mais processos juntados por apensao.

47
DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo (2), aps avaliao.
V.tb. ELIMINAO
48
DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento, representam-nas nos
instrumentos de pesquisa.
49
DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao.
V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE
50
DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos.
51
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado.
V.tb. ITEM DOCUMENTAL
177
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
52
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.
53
DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem qualquer restrio de acesso.
54
DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico.
3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico.
55
DOSSI
Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto.
56
ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
57
ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta,
decreto, disco, filme, fita, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
58
178
FICHRIO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperao de documentos e
informaes.
2. Mvel utilizado para guarda de fichas.
59
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale a arquivo (1). Tambm referido como ncleo.
60
FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido
como ncleo aberto.
61
FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo (1) no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos de
data posterior sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
62
GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da
informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica, documentao informtica,
documentao microgrfica, documentao textual.
63
GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a
racionalizao e eficincia dos arquivos (1). Tambm referida como administrao de documentos.
179
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
64 GRAU DE SIGILO
Gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em vista a convenincia de
limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
V.tb. CLASSIFICAO (3)
65 Guia de recolhimento
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
66
GUIA DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermedirios(2).
67
IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos (1) com vista ao seu controle fsico e/ou intelectual.
68
ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como pea.
69
JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo.
70
71
LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada. Tambm referida como listagem de eliminao.
Lista de recolhimento
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
180
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
72
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Lista de transferncia
Ver GUIA DE TRANSFERNCIA
73
Listagem descritiva do acervo

RELAO DE RECOLHIMENTO
74
Listagem de eliminao
Ver LISTA DE ELIMINAO
75
MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, uns em relao aos outros, e a
identificao de cada unidade.
76
MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser
subdividida em dez subclasses e assim por diante.
77
Movimentao
Ver TRMITE
78
NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de arquivamento que permite sua ordenao ou localizao. Tambm chamado cdigo ou cota.
181
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
79
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Ncleo
Ver FUNDO
80
Pea
Ver ITEM DOCUMENTAL
81
PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem
transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.
82
PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo (1) por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos
correntes.
V.tb. CDIGO DE CLASSIFICAO
83
PLANO DE DESTINAO
Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos.
84
PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados.
85
182
PRAZO DE GUARDA
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (2)
ou no arquivo intermedirio (2), ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno.
86
Prazo de reteno
Ver PRAZO DE GUARDA
87
PRESCRIO
Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
88
PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
89
PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual os arquivos (1) gerados por uma instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de
outros geradores.
90
Princpio do respeito aos fundos

Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA
91
PROJEO
Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida
visualizao.
92
183
PROTOCOLO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Servio encarregado do recebimento, registro, autuao, classificao (2), distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
Tambm referido como unidade protocolizadora.
V.tb. ARQUIVO CORRENTE
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
93
QUADRO DE ARRANJO
Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo (1), a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades do gerador e da
anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes (1).
94
RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos permanentes (2), em conformidade com a sua jurisdio arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio (2) para o arquivo permanente (2).
V.tb. RELAO DE RECOLHIMENTO
95
RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.
96
RELAO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes (2).
97
Relao de transferncia
98
184
SELEO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eleio, durante a avaliao de um arquivo (1), dos documentos de valor permanente e dos passveis de eliminao, mediante critrios e
tcnicas previamente estabelecidos.
99
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e preservao de
documentos ou arquivos (1), bem como acesso (1) s informaes neles contidas.
100
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos (2) que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo
integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns.
101
102
SUPORTE
Material sobre o qual so registradas as informaes.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda, tendo em vista transferncia,
recolhimento ou eliminao de documentos.
103
TEORIA DAS TRS IDADES

Teoria segundo a qual os arquivos (1) so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a freqncia de uso por seus
geradores e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
104
TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de
temporalidade, foram eliminados.
185
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
V.tb. LISTA DE ELIMINAO

105
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem nmero, decretos
legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
106
Tipologia documental
Ver TIPO DOCUMENTAL
107
Tramitao
Ver TRMITE
108
TRMITE
Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm referido como
tramitao ou movimentao.
109
TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o arquivo intermedirio (2).
110
Triagem
Ver SELEO
111
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificao (1), armazenamento, arranjo e notao.
186
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
112
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Setor (ou unidade administrativa) que, alm de realizar as atividades de protocolo, tem a incumbncia de autuar processos, independentemente
de sua denominao e posicionamento hierrquico na estrutura organizacional.
V.tb. PROTOCOLO
113
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo (1), na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos
presentes ou futuros.
V.tb. VALOR PRIMRIO
114
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
115
Valor histrico
Ver VALOR PERMANENTE
116
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio.
117
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
V.tb. VALOR PROBATRIO
118
187
VALOR PERMANENTE
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo (1). Tambm referido como valor
histrico.
V.tb. VALOR SECUNDRIO
119
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), levando-se em conta a sua utilidade
para fins administrativos, legais e fiscais.
120
VALOR PROBATRIO
Valor intrnseco de um documento de arquivo (1) que lhe permite servir de prova legal.
121
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), e para outros usurios, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
122
VIGNCIA
Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos documentos.
188
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio de termos arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1999. 75 f.
mimeografadas.
_________. Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1985. 31p.
_________. Quadro de arranjo e classificao por assunto: relatrio tcnico das atividades desenvolvidas na identificao do acervo do Ministrio da
Justia e Negcios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1989. 64 f. datilografadas.
_________. Relatrio final de avaliao: fundo Ministrio da Justia e Negcios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1993. 114 f.
digitadas.
_________. Relatrio semestral de atividades: Diviso de Pr-Arquivo. Braslia: O Arquivo, 1987. 50 f. datilografadas.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 9578 Arquivos: terminologia. Rio de Janeiro, 1986. 7 f.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma
terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990. 163 p.
CAMPOS, Ana Maria V. C. e INDOLFO, Ana Celeste. Proposta metodolgica para avaliao de grandes volumes documentais acumulados. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 1990. 19 f. datilografadas.
CASTRO, Astra de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivstica = tcnica, arquivologia =
cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1988. 361 p.
COUTURE, Carol e ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXme sicle. Montreal: Universite de Montreal, 1982. 491 p.
_________. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. 356 p. (Nova Enciclopdia; 56)
189
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
DICIONRIO de terminologia arquivstica. Ana Maria de Almeida Camargo e Helosa Liberalli Bellotto (coord.), Aparecida Sales Linares Botani et al.
(colab.) So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros, Ncleo Regional de So Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996. 142 p.
DICIONRIO de terminologia arquivstica. Elaborado por Ivone Alves et al. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 257 p.
DICIONRIO de termos arquivsticos: subsdios para uma terminologia arquivstica brasileira. Rolf Nagel (coord.). Bonn: Fundao Alem
para o Desenvolvimento Internacional; Salvador: Universidade Federal da Bahia, 1989. 110 p.
DICTIONARY of archival terminology = dictionnaire de terminologie archivistique. Edited by Peter Walne. 2nd rev. Mnchen : K. G. Saur, 1988. 212
p. (ICA handbooks series ; v. 7).
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1986. 162 p.
PUBLIC ARCHIVES (Canada). Records Management Branch. Arquivos correntes: organizao e funcionamento. Traduo de Nilza Teixeira Soares. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 1975. 166 p.
ROBERGE, Michel. La gestion de linformation administrative: application globale, systmique et systmatique. Qubec: Documentor, 1992. 297 p.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas,
1973. 663p.
VAZQUEZ, Manuel. Estudio del ciclo vital de los documentos. Crdoba, 1987. 34 f. mimeografadas.
_________. Manual de seleccin documental. Crdoba: O Autor, 1983. 202 p.
190
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
REFERNCIA LEGISLATIVA
A legislao apresentada serviu de base aos grupos de trabalho quando da elaborao do Cdigo de classificao de documentos de arquivo
para a administrao pblica: atividades-meio e da Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica, no que tange aos procedimentos arquivsticos e, especialmente, determinao de prazos de guarda
e destinao de documentos.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa n. 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos
arquivsticos no Arquivo Nacional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 79, p. 8254-8256, 28 de abril de 1997,
seo 1.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a necessidade da
adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos
resultantes de suas atividades e funes. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 204, p. 16779, 24 de outubro de
1995, seo 1.
_______. Resoluo n. 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de
acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 204, p. 16779,
24 de outubro de 1995, seo 1.
_______. Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996. Dispe sobre o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela bsica de temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, suplemento ao n. 62, p. 1-29, 29 de maro de 1996, seo 1.
_______. Resoluo n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para a eliminao de documentos nos Dirios
Oficiais da Unio, Distrito Federal, estados e municpios. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 198, p. 20558, 11
de outubro de 1996, seo 1.
_______. Resoluo n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 97, p.10718-10719, 23 de maio de
1997, seo 1.
191
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
_______. Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997. Atualiza o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica, aprovados pela resoluo n. 4 do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, de 28 de maro de 1996. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 97, p.10719, 23 de maio de 1997, seo 1.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 10, de 6 de dezembro de 1999. Dispe sobre a adoo de
smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 244, p.202-203, 22 de dezembro de 1999, seo 1.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF. Senado, 1988.
BRASIL. Constituio (1988). Emenda constitucional n. 19, de 4 de junho de 1998. Modifica o regime e dispe sobre princpios e normas da
administrao pblica, servidores e agentes polticos, controle de despesas e finanas pblicas e custeio de atividades a cargo do Distrito
Federal, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 109-E, p. 1-3, 5 de junho de 1998,
seo 1.
_______. Emenda constitucional n. 20, de 15 de dezembro de 1998. Modifica o sistema de previdncia social, estabelece normas de transio,
e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 241-E, p. 1-2, 16 de dezembro de 1998, seo 1.
_______. Emenda constitucional n. 28, de 25 de maio de 2000. D nova redao ao inciso XXIX do art. 7 e revoga o art. 233 da Constituio
Federal. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 101-E, p. 1, 26 de maio de 2000, seo 1.
_______. Departamento de Polcia Federal. Instruo normativa n. 6, de 25 de setembro de 1997. Dispe sobre o controle e a fiscalizao dos
produtos listados na resoluo n. 01/95-Ministrio da Justia, de 7 de novembro de 1995, e suas eventuais alteraes. Impe sanes
administrativas e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 188, p. 21701-21702, 30 de
setembro de 1997, seo 1.
_______. Leis, decretos etc. Decreto n. 76.900, de 23 de dezembro de 1975. Institui a Relao Anual de Informaes Sociais-RAIS e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 246, p. 17046, 24 de dezembro de 1975, seo 1.
_______. Decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978. Regulamenta as disposies da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977, relativas s
entidades fechadas de previdncia privada. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 17, p. 1337-1343, 24 de
192
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
janeiro de 1978, seo 1.

_______. Decreto n. 82.325, de 27 de setembro de 1978. Altera o decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978, que regulamenta as
disposies da lei n. 6.435, de 1977, relativas s entidades fechadas de previdncia privada. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 186, p. 15748-15749, 28 de setembro de 1978, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 1.094, de 23 de maro de 1994. Dispe sobre o Sistema de Servios Gerais-SISG dos rgos civis da
administrao federal direta, das autarquias federais e fundaes pblicas e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 57, p. 4270-4271, 24 de maro de 1994, seo 1.
_______. Decreto n. 1.646, de 26 de setembro de 1995. Regulamenta o controle e a fiscalizao sobre produtos e insumos qumicos que
possam ser destinados elaborao da cocana em suas diversas formas e outras substncias entorpecentes, ou que determinem
dependncia fsica ou psquica, de que trata a lei n. 9.017, de 30 de maro de 1995. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 186, p. 15051-15055, 27 de setembro de 1995, seo 1.
_______. Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 22, p. 1497-1498, 31 de
janeiro de 1996, seo 1.
_______. Decreto n. 2.036, de 14 de outubro de 1996. D nova redao aos artigos 2, 4, 5 e 19 do decreto n. 1.646, de 26 de setembro
de 1995, que regulamenta o controle e a fiscalizao sobre produtos e insumos qumicos que possam ser destinados elaborao da
cocana, em suas diversas formas, e outras substncias entorpecentes, ou que determinem dependncia fsica ou psquica, de que trata a
lei n. 9.017, de 30 de maro de 1995. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 200, p. 20834, 15 de outubro de
1996, seo 1.
_______. Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 18, p. 1435-1437, 27 de janeiro de 1997, seo 1.
193
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
_______. Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997. Estabelece normas para a transferncia e recolhimento de acervos arquivsticos pblicos
federais para o Arquivo Nacional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 55, p. 5649, 21 de maro de 1997,
seo 1.
_______. Decreto n. 2.794, de 1 de outubro de 1998. Institui a poltica nacional de capacitao dos servidores para a administrao pblica
federal direta, autrquica e fundacional, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 189, p.
5-7, 2 de outubro de 1998, seo 1.
_______. Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas,
comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 250, p. 19-21, 30 de dezembro de 1998, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Regulamenta os artigos 7, 11 e 16 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 12-E, p. 3-4, 19 de janeiro de 1999, seo 1.
_______. Decreto n. 3.179, de 21 de setembro de 1999. Dispe sobre a especificao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas
ao meio ambiente, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 182, p. 1-5, 22 de setembro
de 1999, seo 1.
_______. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da informao nos rgos e entidades da administrao
pblica federal. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 114, p. 2-3, 14 de junho de 2000, seo 1.
_______. Decreto-lei n. 2.052, de 3 de agosto de 1983. Dispe sobre as contribuies para o PIS-PASEP, sua cobrana, fiscalizao, processo
administrativo e de consulta e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 149, p. 1384113843, 4 de agosto de 1983, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 9, de 16 de abril de 1996. Promove ajustes e altera a redao de subitens da instruo normativa n. 5, de 21
de julho de 1995, que estabelece os procedimentos destinados implantao e operacionalizao do Sistema de Cadastramento
194
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Unificado de Fornecedores-SICAF, mdulo do Sistema Integrado de Administrao de Servios Gerais-SIASG, nos rgos da Presidncia
da Repblica, nos ministrios, nas autarquias e nas fundaes que integram o Sistema de Servios Gerais-SISG. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 76, p. 6713-6714, 19 de abril de 1996, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 12, de 24 de abril de 1996. Estabelece normas de organizao e apresentao de tomadas e prestaes de
contas e rol de responsveis e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 83, p. 7434-7440,
30 de abril de 1996, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 13, de 4 de dezembro de 1996. Dispe sobre a instaurao e organizao de processos de tomada de conta
especial e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 240, p. 26778-26779, 11 de dezembro
de 1996, seo 1.
_______. Lei n. 5.107, de 13 de setembro de 1966. Cria o Fundo de Garantia do Tempo de Servio, e d outras providncias. Dirio Oficial
[da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 174, p. 10587-10589, 14 de setembro de 1966, seo 1.
_______. Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 89, p. 3785, 10 de maio de 1968, seo 1.
_______. Lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977. Dispe sobre as entidades de previdncia privada, e d outras providncias. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 137, p. 9193-9197, 20 de julho de 1977, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 6.462, de 9 de novembro de 1977. Altera disposies da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977, que dispe
sobre as entidades de previdncia privada, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 215, p.
15649, 10 de novembro de 1977, seo 1.
_______.Lei n. 7.144, de 23 de novembro de 1983. Estabelece prazo para prescrio do direito de ao contra atos relativos a concursos para
provimento de cargos e empregos na administrao federal direta e nas autarquias federais. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 225, p. 19795, 24 de novembro de 1983, seo 1.
_______. Lei n. 8.036, de 11 de maio de 1990. Dispe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Servio, e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 91, p. 8965-8968, 14 de maio de 1990, seo 1.
_______. Lei n. 8.112, de 12 de dezembro de 1990 (Regime Jurdico nico). Dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos civis da
195
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 237, p. 2393523946, 12 de dezembro de 1990, seo 1.
_______. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.162, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a reviso dos vencimentos, salrios, proventos e demais retribuies dos
servidores civis e a fixao dos soldos dos militares do Poder Executivo, na administrao direta, autrquica e fundacional e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p. 457, 9 de janeiro de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.216, de 13 de agosto de 1991. Dispe sobre antecipao a ser compensada quando da reviso geral da remunerao dos
servidores pblicos, corrige e reestrutura tabelas de vencimentos e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 157, p. 16565, 15 de agosto de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.270, de 17 de dezembro de 1991. Dispe sobre reajuste da remunerao dos servidores pblicos, corrige e reestrutura
tabelas de vencimentos e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 246, p. 29541, 19 de
dezembro de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.443, de 16 de julho de 1992. Dispe sobre a lei orgnica do Tribunal de Contas da Unio e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 136, p. 9449-9456, 17 de julho de 1992, seo 1.
_______. Lei n. 8.647, de 13 de abril de 1993. Dispe sobre a vinculao dos servidores pblicos civis ocupantes de cargo em comisso sem
vnculo efetivo com a administrao pblica federal, ao regimento geral e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
do Brasil]. Braslia, n.69, p.4673, 14 de abril de 1993, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 8.745, de 9 de dezembro de 1993. Dispe sobre a contratao por tempo determinado para atender
necessidade temporria de excepcional interesse pblico nos termos do inciso IX do art. 37, da Constituio Federal e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 235, p. 18937, 10 de dezembro de 1993, seo 1.
_______. Lei n. 9.017, de 30 de maro de 1995. Estabelece normas de controle e fiscalizao sobre produtos e insumos qumicos que possam
ser destinados elaborao da cocana em suas diversas formas e de outras substncias entorpecentes ou que determinem dependncia
196
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
fsica ou psquica, e altera dispositivos da lei n. 7.102, de 20 de junho de 1983, que dispe sobre segurana para estabelecimentos
financeiros, estabelece normas para constituio e funcionamento de empresas particulares que explorem servios de vigilncia e de
transporte de valores, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 63, p. 4575-4576, 31 de
maro de 1995, seo 1.
_______. Lei n. 9.515, de 20 de novembro de 1997. Dispe sobre admisso de professores, tcnicos e cientistas estrangeiros pelas
universidades e pelas instituies de pesquisa cientfica e tecnologia federais e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 226, p. 27185, 21 de novembro de 1997, seo 1.
_______. Lei n. 9.525, de 3 de dezembro de 1997. Dispe sobre as frias dos servidores pblicos civis da Unio, das autarquias e fundaes
pblicas federais e d outras providncias (parcelamento de frias). Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 235,
p.28533, 4 de dezembro de 1997, seo 1.
_______. Lei n. 9.527, de 10 de dezembro de 1997. Altera dispositivos das leis ns. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, 8.460 de 17 de
setembro de 1992 e 2.180, de 5 de fevereiro de 1954, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 240, p. 29421-29426, 11 de dezembro de 1997, seo 1.
_______. Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998. Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades
lesivas ao meio ambiente e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 31, p. 1-5, 13 de
fevereiro de 1998, seo 1.
_______. Lei n. 9.624, de 2 de abril de 1998. Altera dispositivos da lei n. 8.911, de 11 de julho de 1994, e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.67, p. 861, 8 de abril de 1998, seo 1.
_______. Medida provisria n. 1.815, de 5 de maro de 1999. Suspende a concesso de promoes e progresses funcionais a todo servidor
da administrao federal direta, das autarquias e das fundaes e extingue o adicional de tempo de servio de que trata o art. 67, da lei
n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 44, p. 1, 5 de maro de 1999,
seo 1.
_______.Medida provisria n. 1748-42, de 4 de junho de 1999. Altera os artigos 2, 3, 5, 6 e 7 da lei n. 8.745, de 9 de dezembro de
1993, que dispe sobre a contratao por tempo determinado para atender necessidade temporria de excepcional interesse pblico e
d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 105, p. 11-12, 9 de junho de 1999, seo 1.
197
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
BRASIL. Leis, decretos etc. Medida provisria n. 2200-1, de 27 de julho de 2001. Institui a Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira-ICPBrasil, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.144-A-E, p.62, 28 de julho de 2001, seo
1.
_______. Portaria n. 262, de 3 de novembro de 1986. Dispe sobre a guarda, microfilmagem e eliminao de documentos oficiais no mbito
do Tribunal de Contas da Unio e d outras providncias. Manual de normas. Braslia, n. 262, p. 1-6, 3 de novembro de 1986.
_______. Ministrio da Administrao Federal e Reforma do Estado. Instruo normativa n. 5, de 21 de julho de 1995. Estabelece os
procedimentos destinados implantao e operacionalizao do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores-SICAF, mdulo
do Sistema Integrado de Administrao de Servios Gerais-SIASG, nos rgos da Presidncia da Repblica, nos ministrios, nas
autarquias e nas fundaes que integram o Sistema de Servios Gerais-SISG. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia,
n. 76, p. 6714-6717, 19 de abril de 1996, seo 1.
_______. Ministrio da Fazenda. Secretaria Federal de Controle. Instruo normativa n. 4, de 24 de dezembro de 1996. Estabelece normas
sobre tomadas e prestaes de contas dos gestores dos recursos pblicos e rol de responsveis, do Poder Executivo. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 251, p. 28722-28729, 27 de dezembro de 1996, seo 1.
_______. Ministrio da Justia. Gabinete do ministro. Resoluo n. 1, de 7 de novembro de 1995. Estabelece normas de controle e fiscalizao
sobre produtos e insumos qumicos que possam ser destinados elaborao da cocana em suas diversas formas e de outras substncias
entorpecentes ou que determinem dependncia fsica ou psquica. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n 214, p.
17805, 8 de novembro de 1995, seo 1.
_______. Ministrio do Trabalho. Gabinete do ministro. Portaria n. 1.126, de 3 de dezembro de 1997. Aprova as instrues gerais para a
declarao da Relao Anual de Informaes Sociais-RAIS. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n 235, p. 2855128608, 4 de dezembro de 1997, seo 1.
_______. Secretaria de Justia. Portaria n. 58, de 20 de junho de 1996. Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de
microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15, do decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 123, p. 11575, 27 de junho de 1996, seo 1.
_______. Secretaria do Tesouro Nacional. Instruo normativa n. 4, de 31 de julho de 1998. Dispe sobre as instrues para movimentao
dos recursos financeiros da Conta nica do Tesouro Nacional e Institucional, para a abertura e manuteno de contas correntes
198
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
bancrias dos rgos e entidades da administrao pblica federal e para o disciplinamento do depsito identificado na Conta nica e
Institucional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 146, p. 9-10, 3 de agosto de 1998, seo 1.
BRASIL. Tribunal de Contas da Unio. Deciso n. 236, de 19 de setembro de 1995. Tomada de conta especial. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 188, p. 15312, 29 de setembro de 1995, seo 1.
CAMPANHOLE, Adriano e CAMPANHOLE, Hilton Lobo. Consolidao das leis de trabalho e legislao complementar: decreto-lei n. 5.452, de
1 de maio de 1943, 74 ed. So Paulo: Atlas, 1987. 1128 p.
JESUS, Damsio E. Cdigo penal anotado: decreto-lei n. 2.848, de 7 de dezembro de 1940, 2 ed. So Paulo: Saraiva, 1991. 932p.
NEGRO, Theotonio. Cdigo civil e legislao em vigor: lei n. 3.071, de 1 de janeiro de 1916, 11 ed. atualizada at 5 de janeiro de1992.
So Paulo: Malheiros, 1992. 895p.
199

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3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21

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5 Tabela bsica ....................................................................................... 53

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ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO

2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II)

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

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RELAES COM A IMPRENSA

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CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E

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IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira,

OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES

RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS

SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

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PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas,

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ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)

PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos,

PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E

ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL

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