A Definio do Problema e a Preparao Inicial

M. Calheiros Centro de Investigao e Interveno Social, ISCTE

M.Calheiros; 2010/2011 M.Calheiros;

A maior parte das vezes o inicio de um projecto confuso

A direco pouco clara Existem incertezas acerca do que requerido da parte das pessoas interessadas nos resultados As pessoas no tomam uma perspectiva holstica Desconhece-se como se pode atingir alguns dos resultados No se sabe como avaliar os custos efectivos Falta de uma ideia clara, que possa ser definida, dos benefcios Falta de informao sobre os recursos disponveis Falta de uma ideia clara sobre o tempo que tomar
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Questes Bsicas Gerais

Quais so os constrangimentos?
raro termos recursos, oramento e tempo ilimitado para um projecto. Temos 4 categorias de constrangimentos: 1. Mercado (competio) 2. Finanas (custo do projecto, custos de capital, materiais, custos dos recursos) 3. Tempo (de obteno dos resultados, o tempo critico em que os resultados so necessrios) 4. Qualidade (especificaes e standards a serem conseguidos)

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Questes Bsicas Gerais

Que dados que so requeridos para um projecto
Resultados esperados Custo esperado Tempo esperado Potenciais benefcios financeiros Potenciais benefcios de imagem Potenciais benefcios de mercado/clientes Potenciais benefcios internos organizao Potenciais riscos

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Preparao Inicial
1. Declarao de Oportunidade descrio concisa da oportunidade; 2. Definio da soluo descrio concisa da soluo/resultados; 3. Alinhamento com a estratgia actual; 4. Informao sobre os benefcios dos clientes; 5. Informao sobre os benefcios da organizao; 6. Informao sobre a anlise do problema actual e potencial no futuro; 7. Posio competitiva; 8. Sumrio financeiro anlise de custo-beneficio para um perodo de 3 ou 5 anos; 9. Tecnologia/estratgia/tcnica filosofia de desenvolvimento; 10. Recursos necessrios avaliao preliminar das pessoas e necessidades de competncias; 11. Constrangimentos esperados; 12. Potenciais riscos; 13. Tempo esperado; 14. Implicaes legais
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Da Fase 0 Fase 1

Etapas chave: Identificar as necessidades e expectativas dos clientes; Fazer um plano preliminar; Avaliar os recursos necessrios; Fazer um oramento; Preparar a parte financeira;

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Da Fase 0 Fase 1
Identificar as necessidades e expectativas dos clientes Fazer um esforo em: Compreender o cliente encontrar o que faz dele uma referncia; Compreender o contexto em que o cliente se encontra; Utilizar competncia politica - nem todos os clientes so iguais e algumas necessidades no so respondidas por razes politicas; Demonstrar competncia tcnica e conhecimento sobre as necessidades tcnicas do cliente; Converter necessidades mal definidas em solues praticas; Manter o esprito aberto e uma abordagem criativa; Analisar os sinais (misturados!) que se recebem pela influencia pessoal nas necessidades; Expor expectativas ocultas
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Da Fase 0 Fase 1
Identificar as necessidades e expectativas dos clientes No cometer dois erros: Primeiro, no dar ouro quando a prata adequada estar a par do estado da arte no conhecimento, capacidade e tcnica; Segundo, evitar enviesamentos fcil ignorar necessidades sobre as quais no pensamos que existam, para as quais no existe soluo fcil ou ns no temos conhecimento ou experincia para resolver;

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Da Fase 0 Fase 1

Consequentemente deve-se fazer a: Declarao das Necessidades Declarao de Requisitos

E ainda outras tarefas mais. O contracto com o cliente Um plano e uma agenda Avaliar as necessidades de recursos Fazer um oramento Fazer o estudo financeiro
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Da Fase 0
Ideia / Oportunidade

Fase 1
Identificar necessidades expectativas do cliente

Identificar Responsvel

Organigrama projecto

Identificar Cliente

Avaliar Necessidades de recursos

Identificar Utilizadores Finais Identificar Constrangimentos

Fazer Oramento

Avaliao Financeira

Preparar Projecto inicial

Preparar Apresentao

Submeter PST

Submeter PST M.Calheiros; 2010/2011 M.Calheiros;

A definio de um projecto

Uma clara definio do projecto essencial para o sucesso; grande parte dos projectos (mais de 75%) falham como consequncia de uma definio pobre e pouco clara.

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O que necessrio para definir um programa

Quais os documentos necessrios para definir um projecto de forma capaz? Um formulrio de requisitos Uma lista de stakeholder Um resumo do projecto Uma descrio narrativa dos objectivos do projecto A avaliao do risco

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Lista de Stakehorders
Quem que est interessado neste programa, agora e no futuro?
Stakeholders chave Os clientes Os utilizadores finais O responsvel Os membros da equipa

Potenciais interessados Departamento financeiro Departamento de imagem Consultores O publico, etc

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Lista de Stakehorders

Ouvir as vozes que devem ser ouvidas Caso contrario pode conduzir mais tarde a conflito, ruptura e interferncia Todos os stakeholders devem ser consultados sobre os inputs para: 1) se obter uma perspectiva ampla das necessidades e requisitos reais 2) Se saber o que atingvel em tempo realisticamente determinado

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Resumo do Programa
Dar um titulo ao programa que identifique os objectivos 25/30 palavras que descrevam o objectivo do programa, ou seja os resultados esperados Identificar o gestor e responsvel pelo programa Data de comeo e finalizao do programa Identificar os outputs do programa Assegurar que cada output : Especifico definido de forma clara e com critrios Mensurvel medidas adequadas que os identifiquem Atingvel com o contexto e capacidades disponveis Realista no se atinge o impossvel com o desconhecimento Com Tempo limite
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Resumo do Programa

Benefcios do Programa os benefcios devem ser quantificados, medidos em termos financeiros, os custos, o retorno, etc. Estratgia do Programa definir linhas de sucesso, explorar alternativas, envolver o cliente, etc. Competncias requeridas no programa experincia especifica e capacidades tcnicas. Relao com outros projectos activos maior rentabilizao no tempo, custos e realizao. Custo do projecto Gesto do risco

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Descrio narrativa dos objectivos do projecto

Descrever os objectivos em detalhe de forma a dar mais informao sobre os benefcios e produtos identificados. Muito importante a definio dos limites do projecto. Aquilo que no pode ser realizado no projecto. Deve-se especificar: Especificaes dos produtos internos Especificaes dos produtos externos Standards impostos pela legislao Especificaes do processo Especificaes dos clientes Standards dos procedimentos Standards de qualidade Teste de procedimentos e standards Termos e condies impostas aos parceiros.
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