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Apostila Curso Almoxarifado
Apostila Curso Almoxarifado
INTRODUO
Um dos pontos mais importantes em um Almoxarifado seu espao, pois ele que
determina, na verdade, toda a estratgia de compra, de estocagem e de distribuio. No se deve
enfiar um p 44 num sapato 38, isso um absurdo, da mesma forma que o contrrio tambm o
seria.
Portanto, o espao de um Almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa
tirar o mximo proveito de sua rea total.
O espao vertical deve ser utilizado ao mximo, fazendo-se uso de prateleiras ou atravs do
empilhamento dos materiais. No entanto, alguns pontos bsicos devem ser considerados:
1) a resistncia dos materiais que sofrero empilhamento;
2) o equipamento disponvel para a execuo de um empilhamento seguro;
3) a resistncia dos pisos e do pavimento;
Usar o espao vertical sem critrio pode ocasionar muitos transtornos, deixando de ser uma
soluo para tornar-se um problema.
O LAYOUT
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As passagens dos corredores devem ser retas e no devem conter obstrues causadas por
empilhamento de materiais ou colunas, de forma a permitir a direta comunicao entre as portas e
todos os setores do Almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por
critrios de convenincia (cores, nmeros etc.).
Outro aspecto importante o da largura dos corredores que devem ser no mnimo de 3
metros para facilitar o trfego pesado, como empilhadeiras de 1000 a 2000 quilos. No caso das
passagens transversais, as larguras devem ser de 2.80 a 3 metros, sendo que a altura das pilhas
no deve ultrapassar os 3 metros.
importante salientar que os materiais devem ser armazenados de acordo com sua
freqncia de sada. Por exemplo: os materiais de sada freqente devem ter suas pilhas ou
prateleiras prximas s portas de SADA, enquanto os de rara sada devem ser armazenados
prximos a ENTRADA.
O esquema abaixo sugere uma das formas de arranjo para Almoxarifados quadrados ou
retangulares:
SADA
MATERIAL DE SADA
BASTANTE ESCASSA
ENTRADA
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Com essas e outras sugestes voc poder perceber que, medida que estiver
desenvolvendo seu Almoxarifado, ser possvel criar um LAYOUT capaz de atender s suas
necessidades.
ESPAO NO ALMOXARIFADO
Para solucionar tais problemas torna-se necessrio uma reorganizao dos fluxos e de todo
sistema do movimento de cargas e transportes internos.
Assim, antes de toda a equipe se movimentar, leve em considerao alguns pontos bsicos:
Sempre que possvel, opte pelo transporte mecnico, j que o transporte manual exige
esforo fsico e diminui a produtividade.
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MANUSEIO DE MATERIAIS
evidente que sero necessrios ajustes realidade de cada Almoxarifado; no entanto, com
essas dicas, quem administra o Almoxarifado ter capacidade de racionalizar o trabalho e agilizar o
fluxo dos materiais a serem guardados e posteriormente distribudos.
EMPILHAMENTO
respeite o limite mximo de altura do teto, que no deve ultrapassar a 30 cm. Isso garante a
ventilao e a facilidade nas retiradas;
utilize o recurso de caixas de madeiras sobrepostas, quando for o caso;
utilize pallets (estrado de madeira que trabalha harmoniosamente com a empilhadeira de
garfo);
verifique sempre a resistncia das embalagens. Respeite as indicaes do fabricante;
as pilhas devem estar sempre firmes, ou seja, a movimentao de unidades superiores no deve
atuar sobre aquelas unidades que permanecero empilhadas;
programar as diferentes operaes de movimento dos materiais como um todo, evitando,
sempre que possvel, a movimentao em separado. Isto evita riscos e manipulaes
desnecessrias, alm, claro, de exigir mais tempo para carga, descarga e controle, oriundos
desse tipo de atividade.
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SADA
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ENTRADA
Em seguida, faa com que cada prateleira, de acordo com cada tipo de arranjo e
diviso estabelecidos, ganhe a seguinte numerao: horizontalmente, da esquerda para a direita e
verticalmente, de baixo para cima.
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MATERIAL
N 2
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1 2 3 4 5
Imaginemos que um material "N" esteja localizado onde demonstra a figura acima. Para indicar
com preciso onde se encontra tal material, basta informar:
o nmero da prateleira;
o nmero horizontal;
o nmero vertical.
Diremos que essa prateleira tenha o nmero 5, sendo assim o material "N" estaria
localizado em: 5.3.2, ou seja, o material est armazenado na prateleira 5, no sentido horizontal 3
e no sentido vertical 2.
evidente que esse sistema deve ser treinado entre os participantes do processo de
armazenamento, de tal forma que um simples comunicado possa localizar com segurana e rapidez
o material estocado.
Outras formas tambm podem ser idealizadas de acordo com as necessidades de cada
Almoxarifado.
SIMPLIFICAO DO TRABALHO
Simplificar o trabalho sonho de quem administra. Mais ainda, claro, de quem administra
um Almoxarifado.
Simplificar o trabalho no torn-lo primitivo, torn-lo racional, preciso e rpido com o
mnimo dispndio de energia.
A princpio isso pode parecer uma tarefa extremamente rdua e complicada, mas no to
absolutamente complexa a ponto de exigir uma reengenharia administrativa.
H alguns caminhos que podem ser seguidos para auxiliar quem pretende simplificar o
trabalho dentro do Almoxarifado. Basta que se examine alguns aspectos relacionados com as
atividades internas. So eles:
AUDITORIA SIMPLIFICADA
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Se esse controle for executado com freqncia mensal, poder o administrador detectar os
erros e as falhas cometidos durante todo o processo, evitando a omisso de lanamento nos
registros.
O trabalho consiste em examinar:
as notas de entradas;
as requisies de compra;
as notas de sada;
as fichas de controle;
as quantidades fsicas com os registros de estoque.
Explicando melhor:
Entrada: Saber se o material foi realmente recebido, contado, pesado etc. As notas de entrada
devero estar numeradas, datadas e controladas com as notas fiscais e tambm registradas nas
fichas de estoque e, conseqentemente, assinadas pelo responsvel pelo recebimento.
Sada: Deve seguir a rotina de distribuio e sofrer maior fiscalizao por parte de quem executa o
controle, para evitar desvios e possveis roubos.
O administrador deve ainda verificar:
CONTROLE DE MATERIAIS
individualizador: informa cada um dos materiais que constam do primeiro grupo. Exemplo: pano
de cho, gua sanitria, l de ao etc.
descritivo: descreve os materiais pertencentes ao segundo grupo. Exemplo: pano de cho de
40X72cm, gua sanitria - bomba 5 litros, gua sanitria - 1 litro.
LOCALIZAO DE MATERIAIS
Localizar materiais dentro do Almoxarifado pode parecer uma tarefa fcil, contudo, pode tornar-se
uma verdadeira "caa ao tesouro" se no houver, ao menos, um processo de sistematizao,
principalmente se esse Almoxarifado contiver uma grande variedade de itens.
H algumas formas de se organizar um Almoxarifado, uma delas j vimos anteriormente, quando
dividimos as prateleiras atravs de cdigos numricos. Outra forma o arranjo por setores, quando
os produtos no puderem ser colocados em prateleiras.
Pode-se dividir cada setor do Almoxarifado em cores, por exemplo: setor azul - material de
higiene; setor verde - material de escritrio e assim por diante.
Lembre-se de que a combinao de todas as variveis possveis para identificao iro facilitar a
localizao dos materiais.
Pode-se tambm numerar os setores acompanhando os critrios adotados para a localizao das
prateleiras.
Evite adotar critrios muito complexos ou inconvenientes, pois isso dificultar a memorizao.
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Os diversos fatores que devem ser considerados para classificar os materiais dentro desse
mtodo so:
tempo de fornecimento;
volume do material;
perecibilidade;
condies de mercado;
caractersticas particulares.
MATERIAIS A
Por serem os mais caros e em menor nmero, em geral, devem permanecer em estoque por
pouco tempo.
MATERIAIS B
MATERIAIS C
CONTROLE DE QUALIDADE
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Uma Nota Fiscal s deve ser encaminhada para pagamento, quando o Controle de Qualidade
informar que o material recm-chegado encontra-se de acordo com as especificaes.
O Controle de Qualidade deve tambm exercer uma espcie de averiguao peridica nos
estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado. Com esse controle, novas formas
de estocagem e armazenamento de vrios produtos podero ser sugeridas, assegurando maior
durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.
FRMULA SIMPLES
E.Mn = C x K
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queremos uma garantia de que somente em 10% das vezes o estoque desta pea esteja a zero;
sabendo que o consumo mdio mensal de 60 unidades, o estoque mnimo ser:
E.Mn = 60 x 0,9
E.Mn = 54 unidades.
INVENTRIO FSICO
b) Rotativos:
Tem como norma distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqncia, porm
concentrada a cada ms em menor quantidade de itens, reduzindo o tempo da operao, dando
melhores condies de anlise das causas de ajustes e visando melhor controle. Abranger atravs
de contagens programadas todos os itens de vrias categorias de estoque. Dividindo-se em trs
grupos:
Grupo 1 - neste grupo esto enquadrados os materiais de maior valor em estoque e os mais
requisitados. Devero ser inventariados trs vezes ao ano.
Grupo 3 - formado pelos demais itens. Caracterizado por itens de pequeno valor de
estoque. Os materiais desse grupo sero inventariados uma vez por ano.
CONVOCAO
Tem como funo esclarecer e motivar as equipes que iro participar do inventrio,
garantindo o bom andamento do trabalho. Com aproximadamente trs semanas de antecedncia a
lista de convocao deve ser distribuda para cada funcionrio participante. Nesta lista deve conter
ainda: as equipes de 1 contagem (reconhecedores) e as equipes de 2 contagem (revisores), j
organizadas.
ARRUMAO FSICA
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As reas e os itens a serem inventariados devero ser arrumados da melhor forma possvel,
agrupando os produtos iguais, identificando todos os materiais, deixando os corredores livres e
desimpedidos para facilitar a movimentao, isolando os produtos que no devam ser
inventariados, se for o caso. Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o
equipamento necessrio para a tomada do inventrio.
REGISTRO DO INVENTRIO
importante que o inventrio seja controlado e registrado. Uma das formas de faz-lo
criando um sistema de registro capaz de assegurar e garantir a correta contagem.
Uma das melhores maneiras de faz-lo atravs de um carto com partes destacveis para
at trs contagens. Os cartes podero ser impressos em cores distintas para identificar os tipos de
estoque a serem contados. Estes cartes devero ser preenchidos antes de alcanarem os lotes.
Os cartes devem conter, no mnimo, as seguintes inscries:
a) cdigo;
b) descrio;
c) local;
d) quantidade;
e) unidade;
f) visto;
g) conferido.
CUT-OFF
Poder consistir em um mapa com todos os detalhes dos trs ltimos documentos emitidos
antes da contagem (notas fiscais, empenho, requisies etc.). Caso este procedimento no seja
bem feito, corre-se o risco do inventrio no corresponder realidade.
No dever ocorrer movimentao de materiais na data da contagem. Os fornecedores
devero ser instrudos para no entregarem materiais nessa data.
Todas as entradas, sadas e saldos dos itens devero estar obrigatoriamente atualizados at
a data do inventrio. O responsvel pelo controle de estoque, ter a incumbncia de assegurar que
todos os tipos de documentos utilizados para registrar o movimento foram considerados.
CONTAGEM DO ESTOQUE
Todo item do estoque, sujeito ao inventrio, ser contado necessariamente duas vezes. A
primeira contagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder efetu-la imediatamente aps ter
fixado ao lote o carto de inventrio. Feitas as anotaes de contagem na primeira parte do carto,
o executor da contagem o entregar ao responsvel pela primeira contagem, o qual os entregar,
por sua vez, ao responsvel pela segunda contagem. A segunda equipe analogamente registrar o
resultado de sua contagem na segunda parte do carto, entregando-o depois ao coordenador de
inventrio. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio para este item
est correto; no caso de no conferir, faz-se necessrio uma terceira contagem por outra equipe,
diferente das que contaram anteriormente. A tala identificadora do lote permanecer afixada ao
material como prova de que foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o trmino do
inventrio.
RECONCILIAES E AJUSTES
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Estoque providenciar a valorizao do inventrio em um mapa, cuja funo exibir com clareza
as diferenas a maior e a menor, como tambm a diferena global, entre os dois estoques.
Os percentuais de diferenas podem ser aceitos ou no. Como regra geral para os itens
classe A, no devem ser aceitos ajustes de inventrio, procurando sempre justificar o motivo da
diferena.
Depois de aprovado o ajuste do inventrio, o Controle de Estoques emitir relao
autorizando os ajustes devidos.
SEGURANA NO ALMOXARIFADO
A movimentao de materiais tem sido uma das causas mais freqentes e srias dos
acidentes, razo pela qual muito importante a segurana nesse tipo de trabalho. Por isso, devem
ser observadas as seguintes regras:
Manter limpo e em bom estado o piso dos locais onde se manipulam e transportam os materiais.
Usar os equipamentos necessrios para proteo pessoal, como luvas, ao manusear material
cortante, culos, luvas, botas e avental para o transporte de cidos, sapatos com bicos de ao no
manejo de materiais pesados.
No manipular materiais se as mos ou materiais estiverem sujos de leo ou substncias
escorregadias.
No levantar sozinho materiais de peso excessivo, ou alm de sua capacidade. No podendo
utilizar meios mecnicos, pedir ajuda aos companheiros de trabalho.
Evitar brincadeiras e competies para verificar quem consegue levantar maior peso.
No carregar material em demasia, isso dificulta os passos e a viso.
Manter em boas condies todos os equipamentos destinados movimentao dos materiais,
tais como: empilhadeiras, elevadores, esteiras etc.
No carregar em demasia os carretos e empilhadeira evitando que o material possa cair.
No andar em velocidade excessiva dentro do Almoxarifado com os veculos destinados
movimentao de cargas.
No passar ou permanecer sob cargas que esto sendo movimentadas por guindastes ou pontes
rolantes.
Esse item trata da NB n76, da ABNT, cujo objetivo primordial determinar as cores que
devero ser usadas nos Almoxarifados, a fim de identificar mquinas e equipamentos de
segurana, delimitar reas, advertir contra perigos iminentes ou eventuais. Sua adoo no
Almoxarifado possibilita ao pessoal que nele trabalha identificar, facilmente, os perigos naturais por
intermdio das cores, quando j familiarizado com a simbologia adotada. Isto no dispensa, em
absoluto, o emprego de outras formas de preveno de acidentes, tais como cartazes, painis,
dentro do Almoxarifado.
O uso das cores deve ser estudado de modo a manter o equilbrio visual necessrio. O corpo
das mquinas e outros equipamentos no deveram possuir as cores empregadas no sistema de
segurana. Isso causaria fadiga, confuso e distrao.
Quanto ao significado das cores indicadas para uso nos Almoxarifados e Armazns, observe
a tabela a seguir:
Alaranjado: a cor que indica alerta, deve ser usado nas faces internas de caixas protetoras de
dispositivos eltricos, partes mveis e perigosas das mquinas e equipamentos de empilhamento,
carga e descarga de materiais, com a finalidade de alertar o operador na execuo do seu trabalho.
Amarelo: empregada para chamar a ateno, deve ser usada em corrimes, parapeitos, pisos
de escadas que apresentem perigo; bordas desguarnecidas de abertura no solo; faixas no piso de
entrada de elevadores e plataformas de carregamento; parede de fundo de corredores sem sada;
cabines, caambas, guindastes, empilhadeiras, pontes rolantes, esteiras, vagonetas, reboques etc.;
comando e equipamentos suspensos que oferecem perigo.
Azul: a cor empregada para indicar cuidado, fica limitada a avisos contra uso e movimentao
de equipamentos que devem permanecer fora de servio. Devem possuir sinais de advertncia:
elevadores; caixas de controles eltricos; estufas; vlvulas; andaimes; escadas.
Prpura: a cor usada para indicar os perigos provenientes das radiaes eletromagnticas
penetrantes e partculas nucleares.
Branco: a cor que indica limpeza, empregada para assinalar: localizao de coletores de
resduos; localizao de bebedouros; reas destinadas armazenagem.
Preto: a cor usada para identificar os coletores de resduos ou detritos. Poder ser utilizada em
substituio ao branco ou combinado com este, quando as condies do local assim o aconselharem
ou permitirem.
FINALIZANDO
Esta pequena apostila teve como objetivo fornecer-lhes informaes bsicas para melhorar o
desempenho de seu Almoxarifado e de quem trabalha nele.
Todos ns sabemos que em determinados momentos fica difcil agir em razo da imensa
quantidade de problemas que Almoxarifado possui, todavia, um bom planejamento ao incio de
cada exerccio poder minimiz-los.
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Um imenso senso de observao e uma boa dose de dedicao so as melhores receitas
para quem pretende administrar o Almoxarifado. NO H SOLUES PRONTAS, na verdade, lidar
com o Almoxarifado requer constantes estudos e busca de novas solues.
O Almoxarifado Pblico tem caractersticas muito peculiares, mas pode receber o que de
melhor existe no setor privado em termos de tcnicas e avanos. Adaptar essas duas realidades a
sua misso.
A frase de Jorge Sequeira de Arajo, um dos pais do estudo de Almoxarifados, define bem o
trabalho de todos aqueles que se envolvem com suprimentos: "Prever para prover".
Esperamos t-lo provido de informaes, na certeza de que voc ser capaz de prever as
etapas de seu trabalho e de seu progresso.
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