TOTVS Gesto Hospitalar

Manual Ilustrado
Movimentaes de Estoque
11.8x

maro de 2015

Verso: 5.0
1
Sumrio
1 Introduo .............................................................................................................................................................................. 3

2 Objetivos ................................................................................................................................................................................ 3

3 Movimentaes de Estoque ................................................................................................................................................... 3

4 Parmetros............................................................................................................................................................................. 5

5 Cadastros ............................................................................................................................................................................. 15

5.1 Cadastrando Classificao Teraputica .......................................................................................................................... 15

5.2 Cadastrando Classificao de Medicamentos Controlados............................................................................................. 16

5.3 Cadastrando Classificao DBC...................................................................................................................................... 17

5.4 Cadastro de Laboratrios BRASNDICE ......................................................................................................................... 18

5.5 Cadastro de Apresentaes BRASNDICE ..................................................................................................................... 18

5.6 Cadastro de Itens BRASNDICE...................................................................................................................................... 19

5.7 Cadastro de Itens do SIMPRO ........................................................................................................................................ 19

5.8 Cadastrando Unidades de Medida .................................................................................................................................. 22

5.9 Cadastrando Produtos ..................................................................................................................................................... 23

6 Incluindo Movimentao de Estoque ................................................................................................................................... 29

7 Montagem de Kits Mat/Med ................................................................................................................................................. 32

8 Mapa de Dispensao ......................................................................................................................................................... 33

9 Gerar Mapa por Requisio ................................................................................................................................................. 35

9.1 Gerando Mapa por Requisio ........................................................................................................................................ 36

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1 Introduo

As farmcias, principalmente as hospitalares, dependem de uma logstica bastante complexa quanto ao abastecimento
e distribuio de medicamentos, uma vez que cabe a elas prestar servios destinados a sade, necessrio que tenham
em estoque todos os medicamentos prescritos para o bom andamento da instituio de sade.

2 Objetivos

Neste manual apresentaremos:

A parametrizao necessria para utilizao do estoque.
Os cadastros relacionados ao estoque.
Os tipos de Movimentao de Estoque.
Processamento de requisies.
Montagem e desmontagem de Kits MatMed.
Utilizao do Mapa de Dispensao.

3 Movimentaes de Estoque

Os processos de Movimentaes de Estoque so basicamente dois: os de entrada e os de sada de um produto,

material e ou medicamento (MatMed), porm, podemos ter vrios tipos de movimentos de Entrada e de Sada. Em ambos
os casos quando as requisies so processadas, duas aes podero ser realizadas pelo sistema conforme cada situao:
1. Aumento/diminuio fsica dos Itens da Movimentao listados.
2. Lanamento automtico na conta do paciente dos Itens Listados.

Este processo se subdivide e se completam em duas etapas: Cabealho da Requisio e Itens da Movimentao.

Ao finalizar qualquer tipo de movimentao, os usurios autorizados devero Processar a requisio, que
efetivamente ir realizar a movimentao solicitada, ora aumentando ora diminuindo no estoque as quantidades de Mat.
/Meds informados. Conhea os principais pontos desse processo:

Cabealho da Requisio

So informados os dados bsicos do paciente tais como: Nome, Leito, Acomodao, Local de Uso, Centro de Custo
e Quantidade Total de Medicamentos solicitados.

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 Itens da Movimentao

Compreendem os dados de todos os itens de Mat. /Med que faro parte da movimentao. Os campos item (cdigo
e descrio), quantidade, unidade de faturamento do item, fabricante do item, validade e lote se for o caso, devero ser
informados.

Os Tipos de Movimentao de Entrada de um Mat. /Med no TOTVS Gesto Hospitalar so:

Devoluo/Paciente: so registradas as devolues de Mat. /Meds que no foram utilizados/aplicados/ministrados no
paciente. Independente do motivo pelo o qual o paciente no utilize mais o Mat. /Med que foi dispensado para ele, este
dever ser devolvido ao seu local/almoxarifado de origem. H um aumento no estoque do almoxarifado e o item
devolvido da conta do paciente quando a requisio for processada.
Devoluo de Centro de Custos: so registradas as devolues de Mat. /Meds dos Centro de Custos da Instituio, que
so previamente cadastrados. Caso algum MatMed no for utilizado por algum Centro de Custo, ele poder ser
devolvido ao seu local/almoxarifado de origem.

Os Tipos de Movimentao de Sada de um MatMed no TOTVS Gesto Hospitalar so:

Requisio/Paciente: so registradas as sadas de Mat. /Meds direto para o paciente. H uma diminuio no estoque
do almoxarifado e o item lanado na conta do paciente.
Prescrio Mdica: so registradas as sadas de MatMeds direto para o paciente. H uma diminuio no estoque do
almoxarifado e o item lanado na conta do paciente. A diferena deste Tipo de Movimento para a requisio, que
este realizado pelo Mdico e contm detalhes para administrao do medicamento tais como: aplicao (endovenosa,
oral, etc.), Dose, Frequncia (de 4 em 4 horas, de 8 em 8 horas, 1 vez ao dia, etc.), Diluio (se o medicamento ser
diludo em alguma soluo), a partir de qual horrio (horrio padro, agora, ou a partir da hora x, etc.), e a quantidade
solicitada, que calculada em funo dos parmetros acima. Esta prescrio feita pelo mdico utilizando o PEP, ou
poder ser transcrita pela equipe da farmcia e/ou enfermagem utilizando o processo de movimentao de estoque.
Transferncia entre Almoxarifados: tipo de movimentao que h a transferncia de itens de Mat. /Med de um local de
estoque para outro. Nestes casos a responsabilidade de quem ir dar a sada do MatMed ser do almoxarifado de
destino, que far um dos Tipo de Movimentao citados acima.
Folha de Sala: so registrados o consumo de Mat. /Med de uma cirurgia. Geralmente, aps o trmino da cirurgia, os
itens que no foram utilizados so retirados da requisio. Aps processamento da requisio, os itens so baixados
do estoque e lanados automaticamente na conta do paciente.
Requisio para Centro de Custos: so registradas as sadas de Mat. /Meds para os Centro de Custos da Empresa,
que so previamente cadastrados. Servir para a apurao dos custos de cada setor, posteriormente.

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 Monta/ Desfaz Kit Mat. /Med

Processo utilizado para a montagem de Kits cirrgicos. Cada cirurgia exige itens especficos para aquele fim, portanto,
a necessidade de montar um Kit para aquele tipo de interveno. Uma vez montados os Kits, o sistema reserva a quantidade
pr-estabelecida, a fim de evitar que um pedido maior de algum item seja liberado em outra solicitao.

Para criar o Kit deve faz-lo como item de estoque e informar quais itens pertencero a ele. Informe ao sistema
quantos Kits devero ser montados. Ele efetuar a reserva automaticamente.

Mapa de Dispensao

O Mapa de Dispensao a consolidao de TODOS os horrios e de TODOS os pacientes que devero ter
medicamentos administrados no Hospital/Clnica.

Dessa forma, para que haja um maior controle de distribuio dos Mat./Meds, a instituio de sade poder utilizar
este recurso para realizar a separao e distribuio, por horrios, das medicaes que devero ser encaminhadas para
os postos de enfermagem e demais setores, para posterior administrao para os pacientes.

4 Parmetros

1. Para utilizar as rotinas pertencentes ao menu Estoques, necessrio parametrizar o sistema. Acesse a guia
Opes/Parmetros/ Parmetros Gerais.
Na guia Perfis o parmetro relacionado estoque Perfil Estoques.

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2. Na guia Perfil de Visualizao de Estoque devem constar todos os usurios que utilizam o menu Estoques, os
parmetros so:
Usurio.
Perfil.

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3. Na guia Estoques os parmetros so:
Tabela base MAT/MED.
Farmacutico.
Imprimir linha "Prescrito por".
Imprimir descrio especfica do Convnio.
Ordenar por descrio do item.
Imprimir descrio do almoxarifado.
Permitida Incluso de prescries para o prximo dia aps s (horas).
Nmero de requisio Automtico.
Utiliza lanamento somente cobrana na movimentao de estoque.
Permitir devoluo de itens da Folha de Sala.

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 Exibe produtos Inativos na Pesquisa de MAT/MED.
Permitir somente requisio de medicamentos prescritos.
Apresentar Saldo de Itens "Em movimentao".
Nome do Usurio.
Local de estoque (Filial).
Usurio Confirma Requisio.
Local de Impresso de Requisies.

4. Na guia Estoques II os parmetros so:

Relatrio de Impresso de Etiquetas de Cdigo de Barras.
Mapa , Etiqueta.
Pesquisa de MATMED.
Atualizao de Preo Nucleus.
Utiliza cdigo de barras padro EAN128.
Status Inicial do Lote.
Obrigatoriedade da substituio do item sem saldo de estoque pelo similar.
Permite excluso de item na movimentao de estoque oriundo de prescrio.

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 Busca local de estoque apartir do centro de centro do leito (paciente interno).
Confirmar automaticamento itens que no baixa estoque na requisio.
No permitir a excluso de movimentao de estoque por outro usurio.
Confirmar itens um a um no mapa de dispensao.
Obriga o preenchimento do lote ao gravar um item controlado por lote.
Pesquisar parte do nome (inicio meio e fim) ao pesquisar um produto.
Medicamentos Tributados.
Verificar quantidade no momento da requisio
Utiliza leitos ptico na Farmcia
Permite processamento parcial de requisio.
Busca Automatica (lote/validade) pelo mtodo PEPS na requisio de MAT/ MED.
Utilizar o controle de baixa/ no baixa estoque do Kit ou Produto.
Permite digitar o cdigo do produto incompleto para preencher com zeros esquerda.
Atualiza preo na Entrada de NF para valor a menor.
Mostrar campo de cdigo de barras automaticamente na aba itens da prescrio.
Obrigatrio informar o nmero da requisio na devoluo Mat/Med.
Retira quantidade inteira, nos lotes, de itens marcados como 'Arredonda quantidade Fracionada na
movimentao de estoque'.

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5. Na guia Med. Controlados possvel incluir livros de medicamentos controlados, que so destinado anotao, em
ordem cronolgica, de estoques, de entradas (por aquisio ou produo), de sadas (por venda, processamento, uso)
e de perdas de medicamentos sujeitos ao controle especial.
6. Clique em Incluir.
7. Preencha a descrio do livro e informe qual o farmacutico responsvel.
8. Clique em Grava.

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9. Na guia Itens do livro selecione a classificao de medicamento controlado (cadastradas em
Cadastros/Estoques/Classificao de Medicamentos Controlados).
10. Clique em Grava.

11. Na guia Configuraes marque a caixa caso o livro cadastrado utilizar numerao prvia da quantidade de pginas do
livro.
12. Informe a quantidade de itens por pgina, a quantidade de itens ocupados pela quebra por centro de custo e a
quantidade de itens ocupados pelo cabealho e clique em Grava.

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Parmetros por Estao de Trabalho
1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse a guia Opes/Parmetros/ Parmetros por Estao de Trabalho.
2. Selecione ou inclua uma estao de trabalho.
3. Os parmetros relacionados a Estoque so:
Centro de custo default para MAT/MED.
Exibir preo unitrio e total das movimentaes.
Local de Estoque.

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Integrao RM Nucleus
1. Acesse Opes/Parmetros/Integrao com RM Nucleus para configurar a integrao entre os mdulos,
parametrizando os tipos de movimentos e as informaes necessrias.
2. Na tela inicial acesse a guia Tipos de Mov. Estoque.
3. Clique em Novo.

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4. Ser exibida a tela para incluso de tipo de movimento de estoque.
5. Informe a descrio e selecione o tipo de movimentao.
6. Configure as opes de integrao do RM Nucleus e clique em OK.

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 5 Cadastros

5.1 Cadastrando Classificao Teraputica

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.

2. Clique em Classificao Teraputica.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Classificao Teraputica, clique em Incluir (pgina em branco).

4. Preencha o cdigo e o nome e clique em OK.

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5.2 Cadastrando Classificao de Medicamentos Controlados

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.

2. Clique em Classificao de Medicamentos Controlados.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Classificao de Medicamentos Controlados, clique em Incluir (pgina em branco).

4. Preencha o cdigo e a descrio e clique em OK.

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5.3 Cadastrando Classificao DBC
DBC (Diagnosis Treatment Combination) consiste no mapeamento das atividades do hospital de acordo com as
necessidades de um paciente. Todas as etapas esto listadas, desde a primeira visita ao mdico at o ltimo check-up.

Procedimento
1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.
2. Clique em Classificao DBC.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Classificao DBC, clique em Incluir (pgina em branco).

4. Preencha o cdigo e a descrio e clique em OK.

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5.4 Cadastro de Laboratrios BRASNDICE

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.

2. Clique em Laboratrios BRASNDICE.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Laboratrios BRASNDICE.

5.5 Cadastro de Apresentaes BRASNDICE

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.

2. Clique em Apresentaes BRASNDICE.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Apresentaes BRASNDICE.

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5.6 Cadastro de Itens BRASNDICE
1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.
2. Clique em Itens BRASNDICE.
3. Ser exibida a tela de cadastro de Itens BRASNDICE.
4. Selecione o laboratrio, informe o nome do item e clique em Pesquisa (raio).

5.7 Cadastro de Itens do SIMPRO

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.
2. Clique em Itens do SIMPRO.
3. Ser exibida a tela para utilizao de filtros.
4. Selecione o filtro e clique em OK.

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5. Em seguida exibida a tela com a lista dos itens correspondentes ao filtro aplicado.

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 6. D duplo clique sobre o item que deseja acessar.
7. Ser exibida a tela de cadastro do item.

Importao SIMPRO
8. Na tela de listagem dos itens, clique em Importa SIMPRO.

9. Ser exibida a tela de Importao/Atualizao SIMPRO, nela exibida a data da ltima atualizao SIMPRO.
10. Para atualizar o preo dos produtos, selecione a tabela MATMED e clique em Atualiza preos dos produtos.
11. Ser exibida tela para confirmao da atualizao, clique em Sim.

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5.8 Cadastrando Unidades de Medida

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.

2. Clique em Unidades de Medida.
3. Ser exibida a tela de cadastro de unidades de medida.
4. Clique em Incluir (pgina em branco).

5. Informe o cdigo e a descrio da unidade de medida e selecione o cdigo da unidade base.

6. Clique em OK.

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5.9 Cadastrando Produtos
Nesta opo realizado o cadastro de produtos hospitalares, que podem ser Materiais, Medicamentos, OPME's e
Materiais passveis de esterilizao.

O cadastro de produtos contempla sua a identificao, valores, apresentao, controle de estoque, entre outros dados.
Algumas informaes referentes ao TOTVS Gesto Hospitalar so necessrias tais como:
Tipo de Item se material, medicamento, rtese, prtese, outro.
Se item controlado ou no.
Se item padronizado ou no na instituio.
Se item faz parte de item pr-montado ou no.

Procedimento
1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Cadastros/Estoques.
2. Clique em Produto.
3. Ser exibida a tela de filtro.
4. Para editar um produto cadastrado informe o nome do produto e clique em OK.
5. Para incluir um produto clique em OK.
6. Na tela inicial do cadastro de produtos clique em Incluir (pgina em branco).

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7. Na guia Identificao marque se o cadastro de um Produto ou Servio.
8. Caso o produto seja Inativo ou Pesvel marque a caixa correspondente.
9. Informe o cdigo e o nome fantasia.
10. Selecione o cdigo dos fabricantes e o nome do produto no fabricante.

11. Na guia Detalhes/Descrio possvel incluir descrio e descrio auxiliar ao produto.

12. Na guia Detalhes/Classificao possvel selecionar o grupo de itens de estoque e a classificao.
13. Na guia Detalhes/Observao possvel incluir observaes ao produto.
14. Na guia Detalhes/Outros dados possvel adicionar descontos, comisses, condies de pagamento, grupo de
faturamento, margem bruta de lucro e tributao do cupom fiscal do produto.

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15. Na guia Preo cadastrado o preo unitrio do produto.

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16. Na guia Controle Estoque realizado a relao de unidades responsveis pelo controle, compra e venda do produto.
17. Caso o produto utilize nmero de srie marque a caixa e informe a mscara do nmero de srie.
18. Caso o produto seja controlado por lote, marque a caixa correspondente e informe o nmero mnimo de dias de validade.

19. Na guia Custos possvel incluir o custo mdio do produto, o custo unitrio e custos de reposio relacionados a data
especfica.

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20. Na guia Integrao, nas informaes de contrato, selecione o tipo de faturamento (no peridico, peridico, por
medio) e o tipo de produto para faturamento.
21. possvel incluir tambm a conta gerencial default e, nas informaes de patrimnio, o grupo de contas, e o grupo de
bens do produto.

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22. Na guia Cdigo de Barras preencha o cdigo de barras e selecione a unidade de medida.
23. Na guia Informaes por Filial informe o cdigo da filial.
24. Caso o produto seja estocvel, na filial marque a caixa correspondente.
25. Caso o produto seja consignado marque a caixa e selecione a prioridade.
26. Clique em OK.

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6 Incluindo Movimentao de Estoque

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Estoques/Movimentao de Estoque.

2. Selecione uma das opes de filtro ou crie um novo filtro clicando em Novo.
3. Clique em OK.
4. Clique em Incluir Movimentao de estoque.

5. Na guia Identificao selecione o Tipo de Movimento.

6. Selecione o paciente, o Local de Estoque e o Centro de Custo.

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7. Na guia Itens da Movimentao clique em Inclui.

8. Selecione os itens da movimentao clicando sobre a lista e realize a pesquisa.

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9. Clique em Incluir, no campo de Pesquisa, informe nome do Material e/ou Medicamento desejado.
10. Clique no item de checagem para confirmar a quantidade que ser dispensada para cada produto.
11. Clique em OK.
12. Clique em Visualiza, para impresso da requisio/prescrio feita e coleta da assinatura do destinatrio da medicao.
13. Clique em Processa, caso usurio tenha acesso nessa funo. O boto Processa realiza duas aes: baixa as
quantidades listadas em estoque e cobra na conta do paciente os itens baixados.

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7 Montagem de Kits Mat/Med

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Estoques/Monta/Desfaz Kits de MatMed.

2. Selecione o Local de Estoque a ser gerado no novo Kit.

3. Selecione o Kit Pr-Montado que ser gerado (o Kit Pr-Montado definido no cadastro do Produto).
4. Defina o procedimento a ser realizado (montar ou desfazer) e informe a quantidade a ser montada ou desfeita.
5. Clique em Processa.
6. Ser exibida tela para confirmao, clique em Sim.

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8 Mapa de Dispensao

1. No TOTVS Gesto Hospitalar acesse Estoque/Mapa de Dispensao.

2. Realize o filtro desejado.
3. Selecione os itens que sero ministrados ao paciente, para selecionar mais de um item utilize o boto Ctrl ou clique em
Selecionar Todos os Itens para selecionar todos os itens da grid.

4. Clique em Gera Mapa.

5. Ser exibida mensagem de confirmao.

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6. D duplo clique sobre o item, ser exibida tela para confirmao dos itens do mapa, nela deve ser confirmado item por
item.
7. Selecione o item e clique em no boto de confirmao.

8. Aps confirmar todos os itens, clique em Fecha.

9. Selecione um item do mapa e clique em Processa Mapa.

10. Ser exibida mensagem de confirmao, clique em Sim.

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11. O processamento ser realizado, neste momento, o sistema ir fazer a baixa parcial dos itens constantes da requisio
do paciente, lanando o respectivo item na conta do paciente para cobrana.

9 Gerar Mapa por Requisio

possvel gerar o mapa por requisio, ao final do processo, ser emitida uma etiqueta com o cdigo de barras
referente ao mapa. Cada pacote ter seu identificador, facilitando o processo de conferncia pela equipe de enfermagem.

1. Acesse Opes/Parmetros/Parmetro Gerais, aba Estoque II e selecione os parmetros conforme a imagem.

a. O paramento Utiliza dispensao horria por requisio, ativa a nova funcionalidade.
b. O parmetro Confirmar itens um a um no Mapa de dispensao deve ficar marcado para efetivar a
confirmao de cada item por cdigo de barras.
c. A etiqueta ser impressa ao final do processamento dos itens.

2. Atente para o parmetro No utiliza complementao de prescrio (Parmetros Gerais / Pronturio / Prescrio).

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 a. O parmetro marcado, indica que, uma vez que o mdico confirmar a prescrio, ela ser impressa
diretamente na farmcia. Em outras palavras, a enfermagem no poder alterar os aprazamentos do
mdico e/ou incluir itens.
b. Com o parmetro desmarcado, a requisio associada ainda ficar disponvel para a enfermagem
complement-la. Com isso, a requisio ficar disponvel para a nova funcionalidade somente quando a
enfermagem complementar a requisio e clicar em Imprime (indicando que a requisio v para a
farmcia). O usurio de enfermagem no deve ter permisso de processar requisio.

Importante: O usurio deve ter perfil de estoque e poder processar requisies.

9.1 Gerando Mapa por Requisio

1. Elabore uma prescrio.

2. Conclua a prescrio. Se estiver parametrizado que Complementa a prescrio, acesse a requisio gerada
e clique em Imprimir, para encaminh-la para a farmcia.
3. Aps isso Acesse Estoque/Mapa de Dispensao (acesse com o usurio que tenha permisso de processar
requisio no local de estoque selecionado).
4. Confirme os itens com cdigo de barras. Para mudar de requisio sem sair da tela, basta clicar nas setas em
destaque.

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Importante
Todos os itens de um agrupamento devem estar confirmados, e a quantidade total da dose deve ser
confirmada.

5. Medicamentos com controle de nmero de srie: com um duplo clique possvel ver os nmeros de srie
confirmados

6. Caso seja necessrio alterar o nmero de srie, de um duplo clique na linha e realize a alterao.
7. Uma vez que os itens forem confirmados, clique em Processar. A requisio ser processada e a etiqueta ser
emitida

8. Itens Se necessrio e A critrio mdico: na pgina Prescries Concludas, selecione uma prescrio.
9. Selecione os itens do tipo Se necessrio e A critrio mdico.
10. Clique em Requisio Avulsa. Uma nova requisio gerada com os itens selecionados.

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11. Com a requisio aberta, a enfermagem dever alterar o tipo de horrio para Especial e informar um novo
horrio para incio.

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