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Projecto Colibri RCP 10

Manual Utilizao
ndice

Configurao Inicial ....................................................................................................................... 3


rea de Trabalho ........................................................................................................................... 5
Dados da Empresa ......................................................................................................................... 6
Gesto de Parmetros................................................................................................................... 7
Backups Automticos .................................................................................................................... 9
Criar novo Cliente/Fornecedor.................................................................................................... 10
Criao de Artigos ....................................................................................................................... 14
Emisso de Factura ..................................................................................................................... 17
Guias de Transporte .................................................................................................................... 20
Utilizao de Filtros ..................................................................................................................... 22
Configurao de Email Automtico ............................................................................................. 24
Criao de nova Entidade............................................................................................................ 26
Criao de Documentos .............................................................................................................. 28
Criao de Utilizador ................................................................................................................... 29
Edio de Layouts ........................................................................................................................ 30
Criao de um Cmbio ............................................................................................................. 31
Criao de Produo ................................................................................................................ 35
Fecho de Documentos.............................................................................................................. 39
Carregamento de Documentos ............................................................................................... 42
Criao de Novas Sries de Documentos .................................................................................... 44
Pagamentos em Srie ............................................................................................................... 46

Projecto Colibri - 2
Configuraao nicial
Este o ecr de LOGIN, onde pode definir a sua ligao base de dados, ao fazer duplo clique
sobre H2 INTEGRADO pode definir um nome para identificar a sua empresa, assim qual o tipo
de base de dados e ligao ir utilizar. Por definio, a BD pr-configurada H2, no entanto
poder utilizar MySQL, PostgreSQL ou SQL Server.

Para inserir uma nova empresa clique em Novo registo ou faa Duplo Clique sobre uma j
criada. Aparecer a seguinte janela.

Aqui coloque o nome da empresa da base de dados e poder ainda colocar, caso queira
observaes e a data da criao da empresa.

Agora pode colocar, no separador Base de Dados os dados de acesso BD. Como ver na
janela que ser mostrada de seguida.

Projecto Colibri - 3
Defina qual o tipo de motor de BD, H2, Postgres ou Mysql, qual o HOST, apenas para
Postgres e Mysql, se local, localhost ou insira o IP do servidor, 192.168.1.1, por exemplo.

Insira qual o nome da Base de Dados, em Propriedades use caso necessite de, por exemplo,
estabelecer uma ligao segura, exemplo, ssl=true; De seguida o utilizador e password de
acesso BD. Por fim, coloque, caso queira, o caminho da pasta de Backups Automticos.

Clique em testar para se certificar que a ligao est correcta, e por fim, guardar.

Para proceder ao carregamento da sua licena basta clicar no separador Licena e de seguida
clicar em Carregar. Seleccione a licena e ir ser carregada de imediato.

Para entrar na aplicao utilize no ecr de LOGIN as seguintes credncias:

Utilizador : admin

Password : admin

Projecto Colibri - 4
rea de Trabalho
Aps a inicializao da base de dados ser este o ecr que ser mostrado.

1. Barra de Menus
2. Barra de cones
3. Barra de Separadores
4. Seleco de Mdulos
5. Vista do Menu Principal
6. Vista Central Base
7. Barra de Estado

Projecto Colibri - 5
Dados da Empresa
Antes de comear a utilizar o seu projecto Colibri RCP9 dever introduzir todo o conjunto de
informaes da sua empresa, para tal dever aceder atravs da BARRA DE MENUS, ao menu
FICHEIRO -> PARAMETROS e seleccione depois a opo EMPRESA> INFORMAO, aps ter
introduzido toda a informao carregue em OK.

NOTA: Caso o seu Cdigo Postal no exista, aceda ao menu TABELAS -> CDIGOS POSTAIS e
crie o seu Cdigo Postal com o seguinte formato XXXX-XXX e Descrio.

Projecto Colibri - 6
Gestao de Parametros
Existe uma serie de parmetros que aconselhamos a que sejam revistos para que possa
adaptar o seu Projecto Colibri s suas necessidades.

Poder ir a Parmetros e de seguida Definies

Aqui poder definir qual a taxa de Iva por defeito, assim como as condies de Pagamento,
Unidades de Medida, Etc. Caso que todos estes valores podero ser posteriormente alterados
e, especificar por cliente ou artigo.

V tambm a Parmetros -> Valores onde poder definir os valores de decimais e as


actualizaes dos preos.

Projecto Colibri - 7
Caso necessite que o Projecto Colibri o avise da inexistncia de stock ou baixo stock v a
Parmetros -> Valores.

Projecto Colibri - 8
Backups utomaticos
No Projecto Colibri possvel definir backups automticos para que ao iniciar o Colibri este
faa o backup da sua base de dados. Para tal deve marcar a opo Backups Automticos
localizada no menu Parmetros

Caso o seu motor de base de dados seja o H2 Integrado presente no Colibri no precisar de
fazer mais nenhuma alterao ou configurao.

Caso utilize como motor de BD o Mysql ou PostgreSQL dever configurar adicionalmente o


caminho da pasta bin do servidor em questo.

Para alterar esta configurao dever alterar 0o ficheiro backups.ini , este est localizado em
X:\ProjectoColibriRCP10\plugins\org.projectocolibri.rcp.resources_10.X.X.XXX\configuration

Agora basta em command colocar o caminho correcto da pasta bin do motor de BD,
Postgres, por exemplo, alterar de

command = C:\Program Files\PostgreSQL\9.0\bin\pg_dump

para

command = C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.1\bin\pg_dump

Caso pretenda para Mysql o processo dever ser o mesmo.

Projecto Colibri - 9
Criar novo Cliente/Fornecedor
Para abrir uma nova ficha de cliente, faa duplo clique na vista do MENU PRINCIPAL em
FICHEIRO DE CLIENTES, depois no canto superior direito carregue em NOVO REGISTO (ou
utilize a tecla de atalho F2).

Na vista REGISTO DE CLIENTES, deve preencher com os dados referentes ao seu


cliente, tendo em ateno que todos os campos assinalados a vermelhos, so
campos obrigatrios.

Projecto Colibri - 10
Quando toda a informao estiver preenchida, deve no canto superior direito
carregar no cone da disquete para guardar as alteraes ou ento utilizar a tecla
de atalho F4. Desta forma o seu novo cliente ir ficar disponvel em FICHEIRO DE
CLIENTES.

Relativamente aos Cdigos Postais caso exista insere de imediato a Localidade


respectiva, caso no exista na base de dados, ao inserir no registo do cliente,
automaticamente insere na BD.

Dever, no separador Financeira colocar as predefinies do cliente, tal como as


condies e mtodo de pagamento, a moeda, prerios, entre outros. Nesta verso
do projecto Colibri nasceu mais um separador, o Impostos.

Projecto Colibri - 11
Este passou a permitir o utilizador a definir, por definio, qual o regime de IVA que
o cliente possui, assim como definir a sua taxa de IVA e sua Iseno, se aplicvel.

Poder tambm colocar as informaes bancrias de um cliente assim como o


limite de crdito de determinado cliente.

Deste modo o Projecto Colibri ir alerta-lo, na emisso de um documento de


facturao, quando determinado cliente possuir crdito superior ao limite.

Caso pretenda visualizar os movimentos do cliente basta para isso ir ao separador


Movimentos, ter ainda a possibilidade de imprimir os mapas dos mesmos.

Projecto Colibri - 12
O NIF passa agora a conter uma nova funcionalidade, para alm de validar-lho,
ainda faz uma comunicao externa de dados de modo que consegue carregar os
dados de uma empresa para o Colibri atravs do NIF.

Como poder ver na imagem abaixo indicada.

Uma das novas funcionalidades complementadas no Colibri a Opo de Trajecto, disponvel


apenas na Profissional, que mostra o trajecto desde a sua empresa ate morada de
determinado cliente.

Projecto Colibri - 13
Criaao de rtigos
Para abrir um novo artigo deve na vista do MENU PRINCIPAL, fazer duplo clique em FICHEIRO
DE ARTIGOS e depois no canto superior direito carregar em NOVO REGISTO ou ento utilizar a
tecla de atalho F2.

Em REGISTO DE ARTIGOS deve preencher com a informao relativa ao artigo, sendo que os
campos assinalados a vermelho so obrigatrios. Poder registar um sem fim de informao
acerca do seu produto, assim como obter informaes do Stock na ficha do mesmo.

Poder escolher o tipo de Artigo, Produto, Servio ou Imposto, no caso de imposto a sua
reteno de aplicvel, Tipos de Custo, Gesto de Stock, Famlias e Grupos, entre muitos outros.

Depois de toda a informao estar definida para gravar o artigo, no canto superior direito
carregue em GRAVAR REGISTO ou ento utilize a tecla de atalho F4.

Desta forma o seu novo artigo ir ficar disponvel em FICHEIRO DE ARTIGOS.

Projecto Colibri - 14
possvel tambm, na verso Profissional, seleccionar mais que uma unidade por produto,
diferentes prerios, inserir imagem do produto, inserir informao extra do produto, verificar
as suas existncias e acumulados.

Uma das funcionalidades contempladas depare-se com a possibilidade de termos artigos


compostos, como poderemos ver na seguinte imagem.

Projecto Colibri - 15
Poder tambm consultar os movimentos na ficha do Artigo, bastando para tal clicar no
separador Movimento, podendo tambm tirar a listagem do mesmo.

Ter tambm, a possibilidade de analisar os acumulados dos Artigos que lhe dar a informao
relativamente s entradas e sadas, assim como os preos de compra e de venda.

Projecto Colibri - 16
Emissao de Factura
Na vista MENU PRINCIPAL, faa duplo clique sobre o documento que deseja emitir, como
exemplo vamos utilizar uma FACTURA, para isso fazemos duplo clique no documento.

Com o cursor posicionado no campo NMERO, devemos colocar o nmero de cliente que
queremos facturar, caso no saiba o nmero de cliente utilize a BARRA DE ESPAOS para
chamar a tabela CLIENTES, seleccione ento o nmero de cliente e carregue novamente na
BARRA DE ESPAOS para copiar o cliente para o documento.

Carregue agora na tecla ENTER para confirmar o cliente.

Com o cursor posicionado agora na seco das LINHAS DO DOCUMENTO, utilize o mesmo
procedimento para introduzir o artigo, ou atravs do seu cdigo, escrevendo o CDIGO DE
ARTIGO e carregar em ENTER de seguida, ou ento carregando na BARRA DE ESPAOS para

Projecto Colibri - 17
chamar a tabela de ARTIGOS, seleccionando depois o artigo que quer facturar e carregar
novamente na BARRA DE ESPAOS para copiar para o documento.

Neste caso como um artigo composto, caso clique em processar registo aparecer quais os
componentes que formam o artigo final.

Para avanar entre colunas, para confirmar UNIDADE, QUANTIDADE, PREO, %DESC, IVA,
ISENO utilize a tecla ENTER, para adicionar novas linhas ao documento utilize o cone + ou
ento a tecla de atalho CTRL + ENTER.

Finalizado o documento, as operaes sobre o mesmo encontram-se no canto superior direito,


a saber:

GRAVAR REGISTO, para guardar o documento.


IMPRIMIR RELATRIO, para imprimir o documento.
PREVER RELATRIO, para visualizar o documento em PDF.

NOTA 1: Qualquer uma destas operaes assina o documento, ou seja, no poder efectuar
mais alteraes sobre o mesmo

NOTA 2: As operaes IMPRIMIR RELATRIO, PREVER RELATRIO, guardam tambm o


documento

Por defeito o seu documento ser impresso com o MODELO 1B, modelo esse que imprime os
dados da sua empresa que preencheu no menu FICHEIRO > EMPRESA > INFORMAO, se j
utiliza folhas pr-impressas pode adoptar o MODELO 1T, para isso aceda ao separador
DIVERSOS e troque para o MODELO 1T.

Projecto Colibri - 18
Se desejar assumir esta configurao por defeito, aceda ao menu FICHEIRO > TABELAS, escolha
a opo DOCUMENTOS e faa duplo clique em FACTURA e entre no EMISSO e troque o
TEMPLATE para MODELO 1T.

Como exemplo utilizamos o documento FACTURA, ento agora vamos emitir um RECIBO para
liquidar este mesmo documento, para isso na vista MENU PRINCIPAL faa duplo clique em
RECIBO.

Chame o cliente pelo mesmo processo descrito em FACTURA e faa ENTER, depois para
carregar os documentos por liquidar tem apenas de carregar no cone FUNIL na seco das
LINHAS DO DOCUMENTO para aplicar FILTRO, desta forma iro aparecer todos os documentos
pendentes.

No final carregue em GRAVAR REGISTO, para guardar o Recibo.

Projecto Colibri - 19
Guias de Transporte
Ao abrigo do decreto-Lei n. 198/2012 passa a ser obrigatrio a partir do dia 1 de Julho de
2013 a comunicao dos documentos de transporte Autoridade Tributaria e Aduaneira com
o intuito de um controlo mais eficaz destes documentos, obstando sua posterior viciao ou
ocultao.

O Projecto Colibri permite a comunicao de forma automtica dos DTs (Documentos de


Transporte) utilizando o WS da AT. Para configurar poder consultar o nosso manual aqui para
criar um sub-utilizador e inserir no Projecto Colibri.

A emisso da guia de transporte igual emisso de uma factura como poder ver na
seguinte imagem.

No entanto, e devido obrigatoriedade por parte da AT, muitas empresas so obrigadas a


comunicar os seus documentos de transporte antes de sarem com a carga.

Para tal o Projecto Colibri adicionou o separador Comunicao onde ser mostrada a
informao relativa comunicao por parte da AT. Poder ver como na imagem seguinte.

Projecto Colibri - 20
No quadro acima ser mostrado o Cdigo do Documento, o Estado do Envio (Por definio
est Pendente, caso enviado passa a enviado), a Data, Hora e Resultado de Envio, assim como
a Mensagem de Envio.

Para que um Documento de Transporte seja comunicada basta guardar, pr-visualizar ou


imprimir. O Projecto Colibri envia de forma automtica todos os dados e aps receber o
Cdigo de Transporte guarda-o para que possa ser visualizado ou guardado.

Projecto Colibri - 21
Utilizaao de Filtros
Na vista MENU PRINCIPAL, faa duplo clique sobre MOVIMENTO DE CLIENTES. Todo este
processo semelhante a outras Entidade e a Artigos.

A vista apresentada a seguinte onde podemos visualizar todos os movimentos de todos os


clientes.

Para proceder utilizao dever clicar em EDITAR FILTRO, poder tambm utilizar os filtros
rpidos localizados no fundo da pgina.

Poder ainda, ao invs de seleccionar o intervalo manualmente, escolher um perodo j


definido, por exemplo, os documentos do dia ou do ms como vemos na imagem abaixo.

Caso opte por EDITAR FILTRO, aparecer o ecr abaixo mostrado.

Projecto Colibri - 22
Aqui poder filtrar os seus documentos com os diversos campos que esto disponveis para
seleco. Por exemplo, no ecr acima mostrado, quisemos que nos fosse mostrados apenas o
documento CFA Factura e com o intervalo de datas MAIOR OU IGUAL a 01-06-2013 e
MENOR OU IGUAL a 30-06-2013. O resultado desta pesquisa dar todas as facturas de
clientes no perodo seleccionado, ou seja, em Junho de 2013.

Aps escolher as condies de filtragem, clique em PESQUISAR (Lupa), o Colibri retornar para
os movimentos com a filtragem efectuada.

Agora basta seleccionar o mapa pretendido, como mostrado na imagem abaixo e pr-visualizar
os seus dados.

Projecto Colibri - 23
Configuraao de Email utomatico
No Projecto Colibri poder proceder configurao para enviar emails automaticamente dos
seus documentos para os seus clientes. Para tal dever configurar a sua conta de Email, poder
faze-lo em Parmetros -> Email.

Depois de configurar correctamente a sua conta de email dever ir a Tabelas -> Documentos
e fazer duplo clique sobre um documento que queira enviar a facturao por email, factura,
por exemplo. E colocar quantas vias do documento quer enviar por exemplo.

NOTA: Dever fazer este processo para todos os documentos que pretenda enviar por email.

Projecto Colibri - 24
Depois ter de, na ficha do cliente colocar o email de facturao, no separador contactos.

E em Diversos indicar que pretende o Envio de Email Automticos.

A configurao j est concluda, agora basta, na emisso de documentos, clicar em Enviar


Relatrio. O email ser enviado para o seu cliente.

Projecto Colibri - 25
Criaao de nova Entidade
Por definio o Projecto Colibri tem duas entidades j criadas, Clientes e Fornecedores, no
entanto possvel criar mais entidades, de modo a que consiga satisfazer as necessidades de
cada utilizador.

Para tal, v a FICHEIRO -> TABELAS e seleccione a opo Entidade. Agora clique em Novo
Registo, aparecer a seguinte janela.

Coloque o Cdigo, o nome da entidade e o Tipo, por exemplo Gesto de Obra. Agora clique em
guardar e ver que a nova entidade foi adicionada ao Menu Principal.

Projecto Colibri - 26
Como pode ver, a nova Entidade foi adicionada ao Menu Principal. Poder agora adicionar
documentos entidade criada, como pode visualizar de seguida.

Projecto Colibri - 27
Criaao de Documentos
No Colibri poder tambm adicionar documentos para alm dos j existentes, para tal basta ir
a Tabelas -> Documentos e clicar em Novo Registo.

Cara queira, pode tambm duplicar as definies de um Documento, a, clique em Duplicar


Registo por exemplo, Encomenda.

Depois s colocar o configurar o Documento como desejar.

Projecto Colibri - 28
Criaao de Utilizador
O Projecto Colibri permite criao de vrios utilizadores, com isto, pode fazer o controlo das
permisses dos restantes utilizadores e ainda ter um controlo de quem cria determinado
documento. Para criar um novo utilizador v a Tabelas -> Utilizadores e clique em Novo
Registo.

Ser mostrada a janela abaixo onde poder configurar todos os dados dos utilizadores.

Projecto Colibri - 29
Ediao de Layouts
Caso pretenda a alterao de algum Layout, por exemplo, colocar campos extra na emisso de
uma factura basta ir a Tabelas -> Layouts.

Faa duplo clique em 801 Factura, por exemplo, e ir aparece-lhe a janela abaixo.

Agora basta colocar os campos que que na factura do lado direito e ordena-lo da forma que
pretender. Guarde e est alterado o Layout.

Projecto Colibri - 30
Criaao de um Cambio
Caso pretenda efetuar um cmbio num determinado cliente, de EUR para GPB por exemplo, na
criao do Cliente definimos o tipo de Moeda a que ele esta sujeito.

Aps isto necessrio definir a taxa de cmbio para a moeda em questo, para isso, vamos a
"Tabelas->Moedas(ISO 4217) selecionamos a Moeda e damos Enter, definindo os campos
requisitados, neste caso, Libra/Libras e Centavo/Centavos.

Projecto Colibri - 31
Em cmbios, necessrio especificar o valor do cmbio.

Projecto Colibri - 32
Com isto, de seguida vamos definir o layout do/s documento/s pretendido/s a mostrar o valor
do cambio, neste caso usaremos Factura, para tal, "Tabelas->Layouts->Factura" e duplo clique.
Na primeira coluna (esquerda) procuramos "Preo Cmbio" e clicamos na seta verde
direcionada para a coluna da direita. Se pretendido podemos descolar o campo para cima.

Desta forma, sempre que criarmos uma fatura, o campo "Preo Cmbio" ira surgir.

Aps isto, sempre que se efetuar uma Fatura para o Cliente que tenha por definio a moeda
GBP, ira automaticamente fazer a converso para a sua Moeda no "Total a Pagar".

Nesta caso abaixo, iremos efetuar uma Fatura de Exportao.

Projecto Colibri - 33
Na emisso do relatrio, poderemos ver o "TOTAL (EUR)" e juntamente com os dados da
exportao surge o valor em GBP.

Projecto Colibri - 34
Criaao de Produao
O Projecto Colibri oferece-nos a possibilidade de criar Artigos Compostos, que nos permite que
na venda de um determinado artigo, este d sada em stock, dos respetivos artigos que o
compe. Vamos abaixo exemplificar a venda de um Computador em Artigo Composto, que por
consequente, ir dar sada em stock de Motherboard, RAM, Processador, Placa Grfica, Fonte
de Alimentao e Caixa PC.

Para isso, iremos previamente criar os artigos como j foi explicado acima, ficando ento com
o Ficheiro de Artigos da seguinte forma:

Agora que temos todos os artigos necessrios criados para a composio de um Computador,
entramos no artigo Computador e vamos ao separador "Composio".

Dentro do separador "Composio" chamamos todos os artigos que compem o Computador,


como ilustra a imagem abaixo.

Projecto Colibri - 35
Criamos agora o documento Produo, para isso, vamos a Tabelas->Documentos e
duplicamos o documentos "Entrada em Armazm". Definimos os parmetros da seguinte
forma:

No Separador Geral:

Projecto Colibri - 36
Em Regras:

Com isto temos o documento Produo Criado, vamos ento dar entrada em Produo de 50
Computadores.

Projecto Colibri - 37
Voltando agora ao Ficheiro de Artigos, podemos observar as quantidades em Stock aps a
entrada em Produo dos 50 Computadores.

Removeu 50 unidades de cada artigo, excetuando a RAM, como definimos que cada
Computador teria 2 RAM, removeu ento 100 unidades.

Projecto Colibri - 38
Fecho de Documentos
O Fecho de Documentos est criado, para tal como o nome indica, encerrar documentos que
estejam pendentes e que o utilizador j no pretenda utilizar. Exemplificando uma Guia de
Transporte a qual j no se pretenda utilizar.

Abaixo temos ento a Guia Transporte criada com o Consumidor Final.

Vamos ento agora proceder ao Fecho do Documento acima representado.

Para isso abrimos ento o "Fecho de Documentos" e inserimos o mesmo cliente ao qual temos
o documento pendente, neste caso, ser o Consumidor Final. Aps isso temos de eliminar a
linha criada automaticamente clicando no "X" vermelho:

Projecto Colibri - 39
Com isto surge-nos agora o cone para aplicar filtro, ao qual teremos de clicar, de forma a
carregar o documento pendente sobre o cliente em questo:

Projecto Colibri - 40
A Guia de Transporte pendente do Consumidor Final, foi ento carregada, sendo o passo
seguinte gravar o registo.

Projecto Colibri - 41
Carregamento de Documentos
O colibri oferece-nos a possibilidade de carregar documentos em Faturas, tais como Guias
de Transporte, Encomendas e Oramentos.

Fazendo por exemplo uma Encomenda, o utilizador pode lanar a Fatura sobre essa
encomenda, sem precisar de inserir todos os artigos novamente. Vamos ento
demonstrar os passos necessrios para a execuo desse parmetro.

Abrimos o documento Encomenda e criamos uma nova:

Com a encomenda criada, podemos verificar que a quantidade encomendada se justifica


na alterao do stock em Stock Encomendado:

Projecto Colibri - 42
Com isto vamos ento criar a fatura sobre a Encomenda, para tal, vamos ao documento e
criamos uma nova Fatura, na qual vamos filtrar os documentos de forma a surgir-nos a
Encomenda (Seguindo os mesmo passos que Fecho de Documentos):

Projecto Colibri - 43
Criaao de Novas Series de
Documentos
Para a criao de uma nova srie, temos de abrir a janela Tabelas (Ficheiro-> Tabelas) e
selecionar o separador Documentos.

Caso pretenda executar uma nova sria em todos os documentos, selecionamos todos os
documentos e de seguida clicamos em "Processar Registos":

Se aps este processo entrar-mos no documento Recibo por exemplo, verificamos que a nova
srie est criada:

Projecto Colibri - 44
Caso pretenda apenas efetuar uma nova serie num documento especfico, o que tem a fazer
entrar no documento em questo, ir ao separador "Srie" (Imagem acima) e carregamos no
cone "+" indicando de seguida o nome pretendido para a srie.

Projecto Colibri - 45
Pagamentos em Serie
O Colibri permite-nos efetuar pagamentos em srie de documentos pendentes de vrios
Clientes.

Caso possua inmeras Faturas pendentes de Clientes diferentes, para evitar efetuar o
mesmo processo para todos os Clientes, executamos o Pagamento em Srie.

Projecto Colibri - 46