PROFISSO SECRETARIAL: ENFOQUE NA ATUAO

ESTRATGICA

Daniela Giareta Durante

Mestre em Desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto
Secretarial, Bacharel em Secretariado Executivo. Universidade de Passo Fundo.
gdaniela@upf.br

Maria Elisabete Mariano dos Santos

Mestre em Educao, Bacharel em Secretariado Executivo.
mmariano@upf.br

RESUMO: Este estudo tem o propsito de melhor compreender a atuao do

secretrio em seu cotidiano profissional, sobretudo, no que se refere mudana das
suas atividades de cunho basicamente tcnico para o gerencial. Assim, realizou-se
um estudo terico e de campo no perodo 2007-2009 com 59 secretrios atuantes
em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul. Para a coleta dos dados, foi
utilizado um questionrio, contendo perguntas abertas e fechadas. Os dados obtidos
foram analisados qualitativamente, por meio da tcnica de anlise de contedo. Os
resultados revelam que a partir do aprimoramento do perfil profissional
especialmente da qualificao em nvel superior, o secretrio vai deixando para trs
o carter operacional e solidificando-se no campo gerencial. Com uma atuao ativa
na organizao, a profisso vem ampliando o seu campo profissional e seu
reconhecimento.
PALAVRAS-CHAVE: profisso secretarial; gesto secretarial

INTRODUO

A atuao exclusivamente tcnica e passiva dos trabalhadores vem sendo

questionada na atual sociedade, cujo conhecimento se constitui no principal recurso.
As organizaes so desafiadas a gerenciarem os conhecimentos de seus
funcionrios, promovendo a criao, socializao e utilizao adequada dos
conhecimentos, porque disso resultam melhorias nos processos, inovaes, logo, a

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competitividade e desenvolvimento do negcio. Deste modo, aos trabalhadores so
exigidos diferentes saberes: conhecer, fazer, conviver e ser.
Atenta a esse novo paradigma, a profisso secretarial vem buscando a
qualificao necessria, o aperfeioamento do seu perfil e fundamentando a sua
prtica na perspectiva estratgica das organizaes. Prova disso, foi o aumento da
oferta de cursos bacharelados em Secretariado Executivo desde a dcada de 1990
e o crescimento da demanda por tais cursos em todo o pas. Com uma atuao
direcionada s necessidades organizacionais, ampliou-se o campo de trabalho e a
sua participao se tornou mais autnoma. O secretrio executivo atualmente, pelo
seu conhecimento e postura, interfere positivamente na realidade empresarial e por
isso considerado essencial nas organizaes.
Apesar do maior reconhecimento da profisso, ainda comum o
questionamento da necessidade de qualificao em nvel superior para ser
secretrio, ficando implcito o imaginrio social de que se trata de um profissional
com postura submissa que realiza atividades simples que podem ser desenvolvidas
por profissionais de qualquer rea. Assim sendo, com o propsito de melhor
compreender a atuao do secretrio em seu cotidiano profissional, sobretudo, no
que se refere mudana das suas atividades de cunho tcnico para o gerencial,
realizou-se um estudo terico-emprico no perodo 2007-2009 com 59 secretrios
atuantes em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul. Com a pesquisa
buscou-se responder dentre outros questionamentos: Qual a formao dos
profissionais que atuam na rea secretarial? Quais cargos/funes ocupam? Quais
so suas atividades cotidianas?
O texto inicialmente apresenta os procedimentos metodolgicos adotados na
pesquisa, seguindo com os principais fundamentos tericos acerca da profisso
secretarial. Na seqncia so expostos e interpretados os dados empricos, bem
como as consideraes finais e referncias.

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

A pesquisa, em relao a seus objetivos, enquadra-se como exploratria

(TRIVIOS, 1987) e descritiva (GIL, 2002). No tocante aos procedimentos tcnicos,
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classifica-se como bibliogrfica e estudo de campo. O estudo de campo foi escolhido
pela pesquisa dirigir-se a um grupo especfico, ou seja, secretrios e pela
importncia de aprofundar as questes propostas sem, no entanto, a preocupao
estatstica (GIL, 2002). Deste modo, a pesquisa tambm caracteriza-se pela
abordagem predominantemente qualitativa.
A definio da quantidade de atores sociais do estudo seguiu os
pressupostos da pesquisa qualitativa (MINAYO, 1994). Inicialmente definiu-se que
se daria com secretrios atuantes em empresas privadas localizadas nas cidades de
Passo Fundo, Marau e Carazinho, todas do interior do Rio Grande do Sul, em razo
de fazerem parte da regio de alcance da Universidade de Passo Fundo e estarem
em intenso processo de desenvolvimento econmico. Na seqncia, foram definidos
os tipos de empresa. Em se tratando do ramo de atividade, a escolha recaiu sobre
indstrias, comrcio varejista, educao e sade, pela quantidade existente nessas
cidades, empregando parcela significativa de profissionais de secretariado. No que
diz respeito ao tamanho das empresas, restringiu-se s pequenas, mdias e de
grande porte a partir do critrio do nmero de funcionrios, estipulado pelo Sebrae
(2004).
Por ltimo, optou-se por investigar 15 profissionais atuantes em cada um dos
quatro ramos de atividade anteriormente definidos, englobando as trs cidades e
pequenas, mdias e grandes empresas, totalizando 60 empresas e 60 sujeitos. A
escolha das 60 empresas foi aleatria, apenas respeitando os critrios j descritos.
Destaca-se que no houve o propsito de investigar somente os secretrios com
formao na rea, mas sim, de levantar nas empresas profissionais atuantes na
rea secretarial para ento identificar sua formao, cargo e atividades.
A tcnica de pesquisa escolhida para a coleta de dados foi questionrio,
contemplando perguntas abertas e fechadas acerca do perfil do respondente,
formao e principais atividades. O primeiro contato com o sujeito foi feito por
telefone, momento em que era combinado o envio e retorno do questionrio por e-
mail, fax ou pessoalmente na empresa. Os questionrios foram respondidos no
perodo de dezembro/2008 a maio/2009 e, aps a primeira anlise, foram
considerados vlidos 59 questionrios.

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 De posse dos dados, o prximo passo foi a descrio e interpretao dos
mesmos, sendo a anlise de contedo a tcnica escolhida para esse fim, procedida
com base nas orientaes de Bardin (1977) e Minayo (1994).

REVISO TERICA

Quando se busca na literatura a origem da profisso de secretariado,

encontra-se relao direta com a Antiguidade e seus povos, juntamente com a
evoluo cultural e societal do mundo, onde se destacava o escriba, figura
intelectual de prestgio na poca, respeitado pelo domnio da escrita e que tinha em
suas funes rotineiras a incumbncia de registrar fatos histricos alm de
assessorar governantes.
O escriba era o intelectual daqueles tempos e, por ser um sujeito pensante,
assessorava os dirigentes polticos em suas estratgias de governo e guerra, alm
de colaborar na perpetuao do conhecimento atravs da prtica da escrita. E, por
possuir o saber da escrita, estava inserido em vrias reas, ocupando cargos
diversos pelo seu tambm vasto conhecimento cultural (NONATO JNIOR, 2009)
Apesar de toda a relevncia do escriba e sua atuao na sociedade, a
categoria foi enfraquecida pelas melhores condies proporcionadas s pessoas
para o campo da escrita, pois com a democratizao surgiu a possibilidade do povo
ter acesso ao ler e escrever (NONATO JNIOR, 2009).
A atuao da categoria secretarial, embasada inicialmente pela prtica do
escriba, atividade de mbito intelectual, posteriormente reduzida ao nvel tcnico e
de execuo. Alm disso, no final do sculo XIX e incio do sculo XX, com a sada
do homem para as guerras e a intensificao da industrializao, houve a
necessidade da mo-de-obra feminina. De certa forma, as mulheres assumiram
postos de trabalho sem a devida preparao, pois suas atribuies at ento
estavam ligadas ao cuidado do lar e da famlia. Assim, nas empresas, as mulheres,
na maioria das vezes, foram designadas a tarefas operacionais que no
demandavam a capacidade de pensar estrategicamente, apenas executar.
Com a evoluo da cincia e dos meios tecnolgicos alicerados pelas
transformaes mundiais na rea social, poltica e econmica, especialmente a partir
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da dcada de 1950, tambm se sabe que houve um salto qualitativo no fazer da
assessoria, impulsionando o desenvolvimento e valorizao da profisso secretarial.
Com o crescimento, a categoria se organizou em entidades no Brasil cuja primeira
conquista foi a Lei 6.556/1978, que dispe sobre a atividade de secretrio,
posteriormente, em 1985, a Lei 7.377, instituindo a profisso de secretrio. A dcada
de 1980 tornou-se um marco histrico para a profisso pelos importantes avanos:
enquadramento sindical (1987), sindicatos estaduais (1987), FENASSEC (1988),
cdigo de tica (1989), de forma que se chega na dcada de 1990 com os principais
documentos necessrios a uma categoria profissional no pas.
Enquanto isso, as Instituies de Ensino Superior do pas passaram a ofertar
o Bacharelado em Secretariado Executivo. O primeiro curso foi criado em 1969 pela
Universidade Federal da Bahia (UFBA), mas foi nos anos 1990 que o ensino
superior em secretariado se proliferou, juntamente com eventos e produes
acadmicos na rea. Atualmente o curso ofertado em todos os estados brasileiros
com base nas Diretrizes Curriculares Nacionais (Resoluo N03/2005 da Cmara
da Educao Superior).
Com a qualificao dos profissionais e a atuao cada vez mais estratgica
e condizente com as necessidades das organizaes, a profisso vem
desmistificando o vis tecnicista e basicamente operacional. Desde os anos de 1950
percebe-se uma transformao no fazer do secretrio, consequentemente, no perfil
profissional. A passagem da sociedade industrial para a sociedade do conhecimento
influenciou intensamente nessa transformao, uma vez que as organizaes
passaram a necessitar mo-de-obra qualificada e diferenciada para responder com
competncia a complexidade dos processos. Por isso, os secretrios passaram a
assumir atividades mais estratgicas, agregando novas metodologias e tecnologias
que muito contriburam e contribuem para o processo organizacional. No se trata
de excluir da profisso as tcnicas e procedimentos, mas de agregar uma atitude
diferenciada diante de tais tcnicas, atitude de reflexo sobre o fazer e de
interferncia nesta realidade.
Evidentemente, toda a tecnologia que passa a fazer parte do cotidiano das
empresas precisa ser administrada por um ser que reflete sobre o fazer, com isso
cria e soluciona. A automao dos ambientes de trabalho isoladamente no acarreta
em um profissional mais competente, mas sim a sua capacidade de utilizar
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inteligentemente os meios tecnolgicos em prol de um trabalho mais eficaz e que
apresente maior ndice de produtividade e qualidade.
Portanto, a dcada de 1990, sob grande impacto dos meios tecnolgicos
que remodelam a sociedade e, por consequncia, o fazer das organizaes, o
perodo crucial de ascenso da categoria e nasce um novo perfil: gestor,
empreendedor e consultor. A era da competncia, pessoas polivalentes e
atualizadas, capacidade produtiva, em busca de resultados; que no s recebe
ordens, mas orienta e d opinio. (PORTELA, 2006, p. 19).
Importante pesquisa americana daquela poca descrita em O trabalho das
naes: preparando-nos para o capitalismo do sculo XXI identificou trs amplas
categorias de trabalho naquela regio. (1) Servios rotineiros de produo. Nesta
categoria esto os profissionais que realizam tarefas repetitivas, etapas de uma
sequncia, sob acompanhamento sistemtico. (2) Servios pessoais: esta categoria
tambm est relacionada a tarefas simples, repetitivas e de subordinao, porm
so executadas pessoa-a-pessoa. (3) Servios simblico analtico: inclui todas as
atividades de identificao e soluo de problemas, bem como de promoo
estratgica. Algumas profisses como o caso da secretarial esto ligadas a mais
de uma categoria. (REICH, 1994). O autor explica:

apenas algumas pessoas que so classificadas como secretrias, por

exemplo, executam estritamente tarefas rotineiras, como conduzir e
recuperar dados em um computador. Outras secretrias executam
servios pessoais, como marcar compromissos e servir caf. Um terceiro
grupo de secretrias executam tarefas simblico analticas estreitamente
ligadas ao que fazem seus chefes (REICH, 1994, p. 167)

A pesquisa de Reich (1994) evidencia a ampliao da atuao secretarial ao

classific-la tambm como de servios simblico analtico. Os escritos de Natalense
(1995) igualmente elucidam a incorporao de atividades mais complexas de cunho
gerencial. A autora descreve o secretrio como planejador, organizador e
controlador de agendas, arquivos, viagens, reunies, documentos e supervisor de
servios de apoio como protocolo, recepo e xrox e, para tanto, serve-se das
ferramentas gerenciais de liderana, motivao, comunicao, negociao e
criatividade, que so as mesmas utilizadas pelo seu gerente.

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 Guimares (2001) sinaliza mudanas no perfil do secretrio fazendo um
paralelo entre as atividades realizadas na segunda metade do sculo XX e as do
incio do sculo XXI (Quadro 1).

O que se fazia antes O que se est fazendo hoje

Datilografia
Envio e recebimento de
correspondncias
Proviso de material
Coordenao de viagens
Atendimento de telefones e visitas
Manuteno de arquivos
Agendamento de reunies
Quadro 1: As mudanas na atividade secretarial
Fonte: Guimares (2001, p. 38).
Gerenciamento de sistemas de informao por meio do
controle de rotinas automatizadas multimdia (editores de
texto, agendas e planilhas eletrnicas, bancos de dados,
etc.)
Coordenao de fluxo de informaes e de papis no
departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma
equipe de apoio.
Coordenao de compras, cotao de materiais com
fornecedores alternativos e administrao dos custos do
departamento.
(includo no segundo item)
Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes
internos e externos.
Organizao de sistemas de dados e informaes em
arquivos fsicos e eletrnicos.
Apoio a reunies, j que os prprios executivos marcam
seus compromissos utilizando sistemas informatizados
de comunicao interna.

Com base na descrio das atividades se percebe a mudana de postura do

secretrio no sentido de abrangncia das suas responsabilidades e participao.
Essa abrangncia ainda maior nos dias de hoje, pois o secretrio envolve-se com
a projeo de aes, delineamento dos objetivos, definio de prioridades e prazos
e a metodologia a ser adotada na ao, ou seja, preocupa-se com o que fazer, para
que fazer, quando fazer, alm do como fazer. Com isso consegue atingir alto ndice
de desempenho.
Soma-se a essa nova postura, o fato de o secretrio estar em constante
interao com os diferentes pblicos, internos e externos, negociando acordos,
mediando interesses, interligando realidades por meio de atos dialgicos e criativos.
Mata (2009, p. 222) complementa:

o atual Secretrio Executivo personifica um agente de conexo, atuando

como interface entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores,
gerenciando informaes, administrando procedimentos de trabalho,
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 preparando e organizando processos, para que solues e decises sejam
tomadas com qualidade e foco em resultados.

Assim, visualiza-se a grandeza deste agente facilitador nas organizaes,

retomando caractersticas de seu antecessor na Antiguidade. No se estranha o fato
de ser visto como profissional essencial, principalmente por ser um elo entre
pessoas e instituies.O pensamento de Moreira (2009, p. 113) segue nesta direo:

gerenciar a forma de desenvolvimento do trabalho dirio acaba

capacitando o profissional para o desempenho de muito mais do que a
simples realizao de tarefas, ou seja, o secretrio planeja, organiza,
controla e direciona as aes de acordo com a necessidade da empresa,
por isso, tornou-se pea chave no sucesso da organizao, uma vez que
seu papel estratgico e autnomo.

Portanto, todas as transformaes na sociedade que impactaram as

organizaes e, claro, as profisses no geral, com destaque para a da rea
secretarial por sua aproximao com aqueles que decidem os caminhos das
organizaes, exigem do secretrio um processo constante de qualificao no qual
no se ignoram as competncias tcnicas, pelo contrrio, as aprimoram, mas
tambm, busca-se o desenvolvimento de competncias comportamentais,
fundamentais para seu papel de gestor secretarial.

4 RESULTADOS E DISCUSSES

A pesquisa abrangeu secretrios atuantes em 59 empresas privadas, sendo

15 do ramo da educao, 17 da sade, 11 do comrcio e 16 indstrias. Quanto ao
porte das empresas, 20 so pequenas, 28 mdias e 11 grandes, considerando o
nmero de funcionrios.
Dos 59 sujeitos da pesquisa, 56 so do sexo feminino e 3 do masculino, com
idades que variam de 19 a 60 anos, sendo que a concentrao fica entre 19 e 35
anos.
Um dos fatores que merece destaque a formao dos profissionais que
atuam na rea secretarial. Dos 59 sujeitos, 9 possuem ensino mdio, 10 curso
tcnico, 9 graduao em andamento e 31 ensino superior completo. No tocante a

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rea de formao, dos 50 que possuem curso tcnico ou graduao (completa ou
em andamento), 34 so no campo administrativo, destacando-se o bacharel em
Administrao, o bacharel em Secretariado Executivo e o tcnico em Secretariado. A
formao dos demais em reas distintas (Quadro 2). Em outras palavras, dos 59
pesquisados, apenas 16 (27%) possuem formao na rea secretarial (bacharel ou
tcnico).

Formao na rea administrativa Formao em outras reas

Administrao 12 Pedagogia 3
Secretariado Executivo Bilngue 10 Tcnico em Enfermagem 2
Tcnico em Secretariado 6 Filosofia 2
Cincias Contbeis 2 Letras 2
Tcnico em Contabilidade 1 Teologia 1
Tcnico em Gesto de Gerncia 1 Histria 1
Gesto Financeira 1 Jornalismo 1
Marketing e Mdia 1 Direito 1
Sade 1
Geografia 1
Educao Fsica 1
TOTAL 34 TOTAL 1
6
Quadro 2: rea de formao dos sujeitos

Os dados obtidos revelam que, apesar do desenvolvimento da profisso, da

proliferao do ensino superior na rea e da acentuada busca do mercado por
profissionais com formao especfica, muitos atuam na rea sem a devida
formao, consequentemente, qualificao. Um dos fatos que facilita para que isso
ocorra pela profisso secretarial ainda no possuir um Conselho Federal, que tem
dentre suas responsabilidades a de fiscalizar a atuao profissional no mercado de
acordo com a formao acadmica.
Embora poucos tenham formao em secretariado, os 59 profissionais
atuam na rea secretarial, em setores/departamentos como recepo, secretaria,
administrativo (contabilidade, recursos humanos, marketing), gerncia e diretoria, e
so registrados sob vrias nomenclaturas: auxiliar, assessor, assistente,
recepcionista, secretria, secretria executiva, supervisor, telefonista, e vendedor.
Chama ateno que apenas um sujeito possui o cargo de secretria executiva e
ainda mais que sua formao em Administrao. Os dez profissionais com
formao em secretariado executivo (completa ou em andamento) possuem os

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cargos de: assessora executiva, assistente administrativa, recepcionista, secretria e
telefonista.
A problemtica da falta de formao especfica est presente em todos os
ramos e portes empresariais pesquisados. Os 16 sujeitos com formao em
secretariado (Quadro 2) no esto concentrados em um tipo organizacional. O fato
nos remete a uma questo cultural, que questiona a necessidade de cursar
faculdade para ser secretrio justamente pela caracterstica tcnica e operacional
enraizada na profisso. Por outro lado, os achados permitem inferir que medida
que o profissional possui formao mais elevada e maior tempo de empresa a sua
valorizao maior inclusive em termos de remunerao. Destaca-se que dos dois
profissionais de maior remunerao, um formado em Secretariado Executivo
Bilngue, est h 9 anos na empresa e exerce a funo de assessor executivo,
enquanto o outro licenciado em Geografia, est h 29 anos na empresa, sendo 10
anos no cargo de secretrio. Ambos atuam junto diretoria.

ATIVIDADES COTIDIANAS

No que diz respeito s atribuies cotidianas dos secretrios, os dados

revelam que as atividades destes profissionais esto relacionadas principalmente
com:
- recepo da empresa/setor, atendimento pessoal e telefnico;
- gerenciamento da agenda;
- elaborao, distribuio e controle de documentos e correspondncias;
- manuteno de arquivos;
- controles diversos;
- planejamento e execuo de eventos;
- planejamento e acompanhamento de reunies;
- planejamento e controle de viagens.
Em se tratando de recepo e atendimento, nos dias de hoje, a qualidade do
atendimento oferecido pelas empresas responsvel por boa parte do sucesso das
mesmas. As empresas que no se preocupam com o cliente esto fadadas ao
fracasso. Isso porque a concorrncia grande e os consumidores exigentes. Muitas
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empresas vendem os mesmos produtos ou prestam os mesmos servios pelo
mesmo preo. Por isso, o atendimento oferecido decisivo no fechamento do
negcio e na fidelizao dos clientes. Como essa atividade de responsabilidade
primeira do secretrio, elucida-se o papel estratgico que o mesmo desenvolve. No
se trata de apenas cumprimentar o cliente e encaminh-lo ao setor especfico, mas
compreender as necessidades que possui e a partir disso agir visando abarcar tais
necessidades, aes essas que promovam a satisfao do cliente.
No se pode esquecer que o pblico a ser atendido pelo secretrio amplo:
fornecedores, clientes, visitantes, familiares dos clientes, alm do pblico interno
como, colegas e superiores. Por interagir cotidianamente com esses diferentes
pblicos, o secretrio tambm faz a ligao entre a empresa e os clientes, entre os
fornecedores e a empresa, entre os diretores e os demais funcionrios e vice-versa.
Portanto, consiste num pblico diversificado, com necessidades distintas, que
buscam a resoluo de seus problemas, informaes claras e precisas e a ateno
especial dos secretrios.
Contudo, embora parea uma atividade simples e rotineira, na prtica, o
processo de atender repleto de dvidas, imprevistos, conflitos e angstias e, por
isso, demanda profissionais qualificados tcnica e comportalmente para que o
negcio no seja prejudicado. Esse fator preocupante porque a presente pesquisa
levantou que apenas 27% dos secretrios possuem formao na rea secretarial,
consequentemente, qualificao apropriada para desempenhar essa atividade.
O gerenciamento da agenda da empresa/setor e tambm da agenda pessoal
do(s) superior (es) uma atividade comum entre os sujeitos pesquisados. Desse
modo, quem colabora diretamente na administrao do tempo do executivo, diretor,
gerente ou mdico, o secretrio. A agenda fica de posse do secretrio, que no
incio do turno encontra-se com o superior e lembra-o dos compromissos do dia,
consulta-o sobre os a serem assumidos e confirma os do dia seguinte. Quando o
superior procurado o secretrio quem informa se o mesmo est disponvel e
poder ou no atender. Nestes casos, o secretrio funciona como um filtro, ou seja,
transfere ao seu superior apenas as pessoas, solicitaes ou problemas que exigem
a interferncia do mesmo. Para agir dessa forma, no entanto, o secretrio necessita
estar em sintonia com ele, ter clareza de quais os problemas merecem ser levados a

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diante e quais devem ser resolvidos por ele mesmo, quais pessoas o superior faz
questo de receber e quais so evitadas.
Em mesma proporo, os secretrios investigados se envolvem diariamente
com a elaborao, distribuio e controle de documentos e correspondncias. Os
sujeitos pesquisados elaboram com mais frequncia contratos, oramentos, e-mails,
cartas e relatrios. Os que atuam em setores especficos como contabilidade ou
recursos humanos, elaboram documentos inerentes a esses setores. Tratam-se de
documentos internos e externos a empresa. Evidencia-se que o secretrio, alm de
elaborar os documentos, gerencia as informaes e o fluxo dos documentos,
possibilitando que as informaes significativas circulem na empresa, sobretudo
cheguem aos tomadores de deciso, sendo essa uma atividade primordial para o
sucesso das empresas.
Como o fluxo de documentos intenso, exige tambm procedimentos
arquivsticos no sentido de manter sob a guarda da empresa apenas aqueles com
valor administrativo, jurdico ou histrico. Essa mais uma atribuio citada pelos
pesquisados. Os arquivos fsicos e digitais devem cumprir sua funo de tornar a
busca das informaes rpida e simples, funo essa comprometida em muitas
organizaes pela falta de cuidado e de pessoas preparadas para desenvolver essa
atividade. A gesto documental fundamental e no pode ser desenvolvida de
qualquer forma, deve respeitar normas, metodologias e leis. O que arquivar? Por
que arquivar? Como arquivar? Por quanto tempo? Essas so algumas indagaes
simples, mas que representam a complexidade do processo.
No trabalho secretarial tambm est presente o ato de controlar. Muitos so
os tipos de controles realizados pelos atores sociais: de receitas e despesas,
entrega, matria prima, materiais de expediente, notas fiscais, ponto dos
funcionrios, transporte, estoque, venda, compra, telefonemas, clientes,
fornecedores, reclamaes, dentre inmeros outros. Para tanto, normalmente so
elaborados e emitidos relatrios e planilhas em Excel e disponibilizados aos
superiores para que tenham informaes claras e precisas do andamento do
negcio e possam tomar decises mais fundamentadas.
No obstante, os sujeitos pesquisados destacaram, dentre suas atribuies,
a de executar eventos, compreendendo as etapas de pr-evento, evento e ps-
evento, inerente a qualquer tipo e abrangncia de evento. Em eventos pequenos,
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internos empresa, o secretrio faz todo o planejamento, decide e encaminha as
aes. Em eventos maiores, quando h a necessidade de comisso organizadora, o
secretrio estrutura a sua equipe, distribui as atividades e coordena a realizao das
mesmas, assegurando o alcance dos objetivos do evento.
A assessoria em reunies mais uma atividade dos secretrios, desde o
agendamento, convocao dos participantes, organizao dos materiais a serem
utilizados, escolha e organizao do ambiente, at o acompanhamento durante a
reunio, seja para auxiliar na discusso da pauta e tomada de deciso, seja para
elaborar a ata, documento oficial de registro das decises.
Outra atividade citada pelos sujeitos est relacionada com viagens de
negcio, estudo ou lazer de quem assessora. O destino normalmente definido pela
pessoa que viaja, cabendo ao secretrio organizar o roteiro de forma que no
coincida horrios, priorizando a rapidez, tranqilidade, segurana e conforto de
quem viaja. Tambm responsabilidade do secretrio a organizao da
documentao necessria para a viagem, desde documentos pessoais do
passageiro a documentos da empresa que possam ser teis quando a viagem de
negcios.
Alm dessas atividades, observou-se que os secretrios que atuam em
departamentos especficos possuem outras atividades relacionadas com a finalidade
do setor, podendo-se citar nos recursos humanos a elaborao da folha de
pagamento, controle de horas extras, carto ponto, gerenciamento de benefcios,
preparao de treinamentos. Na rea contbil, o controle do faturamento, registros
de entradas e sadas, registros de notas fiscais, entre outras.
Todas as atribuies expressas evidenciam que o trabalho cotidiano dos
secretrios de assessoramento, seja empresa de modo geral ou aos superiores
imediatos. Nesta assessoria no esto presente apenas procedimentos
operacionais, mas tambm o vis gerencial de planejamento, organizao, direo,
controle, identificao e resoluo de problemas, tomada de deciso, negociao,
cooperao, administrao de conflitos e viso sistmica dos processos
empresariais e do contexto do empreendimento.
Deste modo, os achados nos remetem aos posicionamentos de Reich
(1994), Natalense (1995), Guimares (2001), dentre outros estudiosos, que j
apontavam a mudana de postura do secretrio, assumindo responsabilidades mais
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complexas e participando ativamente do negcio. Tais achados, ainda, nos
possibilitam acrescentar mais uma coluna no quadro elaborado por Guimares
(2001), demonstrando que as atividades secretariais continuam sendo ampliadas e
aprimoradas.

O que se fazia Atividades realizadas Atividades atuais

antes Meados de 2000 Levantadas nesta pesquisa
Datilografia Gerenciamento de sistemas de Aquisio, armazenamento, distribuio,
informao por meio do controle de tratamento e disponibilizao de
rotinas automatizadas multimdia informaes por meio de sistemas de
(editores de texto, agendas e informaes gerenciais (SIG) e sistemas
planilhas eletrnicas, bancos de de apoio deciso (SADs). Uso de
dados, etc.) editores de textos, planilhas,
apresentaes grficas, correios
eletrnicos, pesquisas virtuais.
Envio e Coordenao de fluxo de Coordenao do fluxo das informaes e
recebimento de informaes e de papis no dos documentos, assegurando a
correspondncias departamento, muitas vezes circulao adequada das informaes.
encaminhando-os para uma equipe
de apoio.
Proviso de Coordenao de compras, cotao Gerenciamento do estoque e dos custos.
material de materiais com fornecedores Levantamento de preos e efetuao de
alternativos e administrao dos compras.
custos do departamento.
Coordenao de (Includo no segundo item) Planejamento de viagens, organizao da
viagens documentao para a viagem
Atendimento de Atendimento com enfoque de Atendimento aos diversos pblicos,
telefones e qualidade total a clientes internos e conciliando os interesses e visando a
visitas externos. satisfao. Faz a ligao entre a empresa
e os clientes e entre os superiores e
funcionrios.
Manuteno de Organizao de sistemas de dados Gesto documental em arquivos fsicos e
arquivos e informaes em arquivos fsicos e eletrnicos. Gerenciamento eletrnico de
eletrnicos. documentos (GED)
Agendamento de Apoio a reunies, j que os prprios Planejamento, acompanhamento, registro
reunies executivos marcam seus e apoio em reunies.
compromissos utilizando sistemas
informatizados de comunicao
interna.
Gerenciamento da agenda da empresa e
dos superiores, buscando otimizar o
tempo.
Controles diversos que orientam a
tomada de deciso dos superiores.
Planejamento, execuo e avaliao de
eventos internos e externos.
Identificao e soluo de problemas
Planejamento, organizao, direo e
controle das suas prticas
Quadro 3: Mudanas nas atividades secretariais
Fonte: dados da pesquisa

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 Verifica-se que as tcnicas secretariais continuam fazendo parte do
cotidiano secretarial, no entanto, so aperfeioadas constantemente e agora
desenvolvidas com o objetivo estratgico, por um profissional que age intervindo na
realidade, refletindo e modificando o seu em torno e no mecanicamente e mediante
a solicitao dos superiores. Especialmente os secretrios com formao na rea
possuem autonomia para gerenciarem o seu trabalho e as demandas que os
cercam, e no necessitam esperar a autorizao e encaminhamento do superior.
Esse um diferencial significativo entre o secretrio atual e o de meados de 1950.

CONSIDERAES FINAIS

As mudanas ocorridas na sociedade e organizaes intensificaram o

processo de desenvolvimento da profisso. A partir das necessidades empresariais
em torno da flexibilidade, inovao e melhoria contnua dos processos, os
secretrios foram aprimorando o seu perfil e destacando-se nas estruturas
organizacionais. s tcnicas foram agregados diversos conceitos, metodologias e o
vis estratgico, conquistando assim o carter gerencial em sua atuao.
As atividades desenvolvidas pelos sujeitos pesquisados numa primeira
anlise sugerem a predominncia operacional, no entanto, interferem diretamente no
pleno andamento da empresa, na satisfao do cliente, consequentemente, no
sucesso do negcio. Tais atribuies no so desenvolvidas sem o diagnstico da
realidade, planejamento prvio, interconexo das aes, acompanhamento dos
eventos, tomada de decises, administrao de conflitos e imprevistos, resoluo de
problemas e viso sistmica do negcio, sobretudo, busca de resultados
satisfatrios. Em outras palavras, no ato de atender, agendar, comunicar,
documentar, planejar, organizar, dirigir e controlar a gesto est presente e
representa a reafirmao do secretrio como um profissional dotado de vrios
saberes e habilidades.
Os resultados empricos tambm revelam que as atividades desenvolvidas
pelos profissionais sem formao na rea secretarial no diferem muito das com
formao especfica, o que possivelmente esteja atrelado a postura diante de
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problemas, imprevistos, conflitos e presso, pois so em situaes difceis que os
profissionais mais bem preparados e capacitados se sobressaem. Alm disso, o
secretrio com formao especfica que tem mais possibilidades de se distanciar da
mera execuo e ser um agente otimizador do processo de desenvolvimento e
inovao das organizaes, por estar capacitado para manejar conceitos,
desenvolver o pensamento abstrato e interpretar dados e sinais emitidos pelos
sistemas. Apesar de terem atribuies e cargos semelhantes, a interferncia e
participao nos processos so distintas.
Diante do exposto, depara-se com um comportamento e atuao profissional
que extrapolam a operacionalizao e direcionam-se ao gerenciamento, mas nem
por isso perde seu foco central e de origem a assessoria. O secretrio da
atualidade, especialmente com formao na rea, tem conscincia de que a
habilidade de fazer bem no mais suficiente, essencial a unio das capacidades
de pensar, criar, produzir, conhecer, conviver, aprender e desaprender
estrategicamente.

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