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Universidade Federal de Pernambuco

Centro de Informática

Graduação em Sistemas de Informação

APLICAÇÃO DE UMA METODOLOGIA DE


BPM EM UMA ORGANIZAÇÃO DO SETOR
ELÉTRICO

VANDSON TENÓRIO DE O. ARAÚJO

TRABALHO DE GRADUAÇÃO

RECIFE, FEVEREIRO DE 2015


Universidade Federal de Pernambuco
Centro de Informática

APLICAÇÃO DE UMA METODOLOGIA DE


BPM EM UMA ORGANIZAÇÃO DO SETOR
ELÉTRICO

Vandson Tenório de Oliveira Araújo

Monografia apresentada ao Centro de Informática da


Universidade Federal de Pernambuco como requisito
parcial para obtenção do Grau de Bacharel em
Sistemas de Informação.

Orientadora: Carla Silva

RECIFE, FEVEREIRO DE 2015


“A felicidade não entra em portas trancadas”

Chico Xavier – Espírita Brasileiro


Dedico aos meus pais
Agradecimentos

Agradeço primeiramente à Deus, pois sem ele nada é possível.

Agradeço aos meus pais, Antônio Tenório e Rosely Gomes, pelos ensinamentos,
pelos conselhos, pelo amor que recebo os dias e pelo apoio incondicional para a conclusão
deste trabalho. Agradeço também à minha irmã Vanessa Tenório por sua capacidade de
acreditar em mіm e ouvir meus desabafos nos momentos difíceis.

À minha namorada Uêdja Oliveira, pelas palavras de carinho, pelo incentivo para
alcançar meus objetivos e pela motivação para realizar este trabalho com amor e dedicação.

Aos meus queridos amigos, Alexandre Castro, Breno Rafael e Jorge Augusto pelos
momentos compartilhados, pelos projetos realizados e pela amizade que persistirá após a
conclusão do curso.

À minha orientadora Profa. Carla Silva, que além de me guiar para a realização
deste trabalho de conclusão de curso, me ensinou bastante, durante o período em que foi
minha professora.
Resumo

As organizações têm buscado utilizar a Gestão de Processos de Negócio (do inglês


BPM – Business Process Management) com meio para alcançar seus objetivos estratégicos.
Mas tão importante quanto compreender a introdução de práticas de BPM é acompanhar
sua trajetória de evolução. Uma das formas de tratar esta questão é avaliar essa trajetória
de evolução com base em um modelo de maturidade de gestão dos processos. Entretanto,
são escassas as pesquisas que abordam a definição de uma metodologia de BPM levando
em consideração o nível de maturidade de BPM da organização. Nesse contexto, foi criado
o EBPM – uma metodologia de BPM para empresas com maturidade baixa. Isto posto, esta
pesquisa aplicará a metodologia EBPM (Easy Business Process Management) em um
processo de negócio em uma organização do setor elétrico do estado de Pernambuco. O
objetivo desse trabalho é relatar a aplicação da metodologia EBPM, os desafios desta
aplicação e realizar uma análise crítica sobre esta experiência.

Palavras chave: e b p m, g e r e nc i a me n t o d e pr o ce s s o s d e ne gó c i o , b pm , a p l i c a çã o d e
me t o d o l o gi a
Abstract

Organizations have sought to use the Business Process Management with means to
achieve its strategic objectives. But as important as understanding the introduction of BPM
practices is to follow its path of evolution. One way to address this issue is to assess the
trajectory of evolution based on a model of maturity of process management. However,
there are little research addressing the definition of a BPM methodology taking into
account the BPM maturity level of the organization. In this context, was created EBPM - a
BPM methodology for companies with has low maturity. That said, this research applies
the EBPM methodology (Easy Business Process Management) in a business process in an
organization of the electricity sector of the state of Pernambuco. The aim of this study is to
report the application of EBPM methodology, the challenges of this application and
perform a critical analysis of this experience.

Keywords: ebpm, business process management , bpm, methodology application.


Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Lista de Abreviaturas

B P M - B u s i n e s s Pr o ce s s M a n a ge me n t

B P M M - B u s i n e s s P r oc e s s M at u r i t y M o de l

B P M N – B u s i n e s s P r oc e s s M o d el i n g N o t a t i o n

C IO - C h i e f In f o r ma t i o n O f f i c er

C M M – C a pa b i l i t y Ma t u r i t y M o d e l

C M M I – C a p a b i l i t y M a t u r i t y M o d e l In t e gr a t i o n

E B P M – E a s y B u s i n e ss P r o ce s s M a na ge me n t

I S – In f o r ma t i o n S ys t e ms

P D C A - P l a n , D o , C h e c k, A c t

T I – T e cn o l o gi a d a In f o r ma ç ã o
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Sumário
1 Introdução .................................................................................................................................. 1

1.1 Contexto e Motivação........................................................................................................ 1

1.2 Objetivos ............................................................................................................................ 2

1.3 Organização A .................................................................................................................... 2

1.4 Método de Pesquisa .......................................................................................................... 7

1.5 Estrutura do Documento ................................................................................................... 9

2 Revisão de Literatura ................................................................................................................ 11

2.1 Gestão de Processo de Negócio (BPM)............................................................................ 11

2.2 Ciclo de vida de BPM ....................................................................................................... 12

2.3 Maturidade de BPM ......................................................................................................... 13

2.4 EBPM ................................................................................................................................ 16

2.5 Ciclo de Vida EBPM .......................................................................................................... 17

2.6 Considerações finais ........................................................................................................ 18

3 Aplicação da Metodologia EBPM ............................................................................................. 19

3.1 Motivação para escolha do processo .............................................................................. 19

3.2 Fase 1 - Planejamento...................................................................................................... 19

3.2.1 Templates da Fase de Planejamento ................................................................................... 21

3.3 Fase 2 – Modelagem do Processo Atual (As Is) ............................................................... 22

3.3.1 Templates da Fase de Modelagem do Processo Atual (As Is) ............................................. 24

3.4 Fase 3 – Análise do Processo ........................................................................................... 27

3.4.1 Templates da Fase de Análise do Processo ......................................................................... 30

3.5 Fase 4 – Desenho do Processo Proposto ......................................................................... 31

3.5.1 Templates da Fase de Desenho do Processo Proposto ....................................................... 35


Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.6 Considerações finais ........................................................................................................ 37

4 Discussão .................................................................................................................................. 38

4.1 Questão de Pesquisa 1..................................................................................................... 38

4.2 Questão de Pesquisa 2..................................................................................................... 40

4.3 Considerações Finais ........................................................................................................ 41

5 Conclusão ................................................................................................................................. 43

Referências Bibliográficas ................................................................................................................. 45


Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1 Introdução

1.1 Contex to e Motiv ação

O paradigma tradicional das estruturas organizacionais, que é a Gestão por Funções,


baseada em departamentos estanques e isolados, cada vez mais é sinônimo de falta de agilidade
e competitividade, ao passo que a Gestão por Processos apresenta-se atualmente como
tendência predominante na administração estratégica (MÜLLER, 2003). Nesse contexto, é
evidente a necessidade da melhora e monitoramento contínuo dos processos, e como alternativa
existem as metodologias de Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management
– BPM).

De acordo com Capote (2011), BPM é uma abordagem disciplinar para identificar,
desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócios
automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos
estratégicos da organização. É possível definir que, neste contexto, o processo é visto como a
forma na qual os recursos disponíveis de uma organização são utilizados repetitiva, confiável
e consistentemente para que os objetivos sejam alcançados.

O Business Process Maturity Model (BPMM) é o modelo de maturidade de BPM. Um


modelo de maturidade fornece uma maneira de avaliar a perfeição, as deficiências e o
desempenho do gerenciamento de processos de negócios. De acordo com o BPM CBoK CBOK
da ABPMP (2013), uma organização madura em seus processos está mais bem preparada para
controlar riscos e problemas através de uma visão e entendimento compartilhados, linguagem
comum, visibilidade adequada e objetiva baseada principalmente em indicadores quantitativos
e práticas em contínuo processo de melhoria.

Logo, é notório que uma iniciativa de BPM deve considerar o nível de maturidade e a
realidade da organização na qual será aplicada. Desta forma, uma empresa menor maturidade
pode ter etapas customizadas e investimentos reduzidos em sua iniciativa BPM. Conclui-se que
a estratégia de BPM deve estar alinhada ao nível de maturidade da organização.

Entretanto, são escassas as pesquisas que abordam a definição de uma metodologia de


BPM levando em consideração o nível de maturidade de BPM da organização (OLIVEIRA,
2014). Diante disso, Oliveira (2014) propôs a metodologia Easy Business Process Management
– EBPM, que é uma metodologia de BPM para organizações com maturidade baixa.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1.2 Objetivos

Este trabalho tem por objetivo aplicar uma metodologia de gestão de processos de
negócio em uma organização privada com baixo nível de maturidade em BPM. A realização
deste estudo foi direcionada para responder algumas questões de pesquisa. Inicialmente, as
questões propostas foram as seguintes:

1. O EBPM pode ser aplicado a uma organização privada sem necessitar de ajustes?

2. Quais os principais benefícios para a organização privada com a implantação da


metodologia EBPM?

Posteriormente, com base nas duas questões de pesquisas acima, os objetivos


específicos distinguem-se da seguinte maneira:

 Aplicar a metodologia EBPM em um processo de negócio de uma organização privada


do setor elétrico.

 Apresentar uma análise crítica sobre a metodologia EBPM e sobre os benefícios da sua
aplicação na referida organização.

A primeira questão surgiu da necessidade de aplicar uma metodologia de gestão de


processos na organização.

A segunda questão por sua vez, visa levantar os benefícios que a organização alvo
obteve com a iniciativa BPM. Estas vantagens serão identificadas através de entrevistas
realizadas com os stakeholders no final da aplicação.

1.3 Organizaç ão A

Por motivos de sigilo, a organização não autorizou a divulgação do nome original,


sendo assim iremos nomear a organização como “A”. A empresa nasceu em 10 de fevereiro de
1965, foi criada a partir da fusão de um grupo local e o Governo do Estado. O maior desafio
da nova Companhia foi o de ampliar a distribuição de energia elétrica, investir na melhoria dos
serviços e dotar Pernambuco de uma rede de abastecimento elétrico referência no Nordeste.

A definição do negócio de uma organização é a definição de quais produtos e serviços


a organização pretende fornecer, para quais mercados e quais clientes (MAXIMIANO, 2005).

De acordo com Rodrigues (2009), a missão é uma declaração de propósitos ampla e


duradoura que individualiza e distingue a organização em relação a outras no mesmo ramo de
negócio.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Com base na definição descrita por Maximiano (2005) e no conceito de missão traçado
por Rodrigues (2009), entende-se que o negócio da empresa, o escopo de suas atividades, deve
estar inserido em sua missão, que representa a sua busca a longo prazo, o norte empresarial
para a organização, fornecedores, funcionários, clientes e todas as partes envolvidas.

A organização A pertence à um grupo que atua em toda a cadeia de energia: Geração,


Distribuição, Transmissão, Comercialização, além de outros negócios do setor energético. Mas
a análise e estudo deste trabalho está relacionada apenas ao segmento de distribuição de
energia, por tratar-se do segmento de atuação da Organização A.

A organização A é considerada uma empresa de grande porte. Fechou o ano de 2012


com 1.694 colaboradores diretos, uma força de trabalho que engloba 7.836 pessoas e receita
operacional bruta de R$ 5,0 bilhões.

Nas dimensões dos níveis organizacionais temos os níveis estratégico, tático e


operacional. Esses níveis estão presentes na estrutura orgânica da organização A, à qual é
regida por um organograma funcional que estabelece divisões e subdivisões hierárquicas por
atividades agrupadas de acordo com as funções da empresa.

Nas figuras 1, 2 e 3 são detalhados os três níveis do organograma hierárquico da


empresa:

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

 Nível Estratégico:

Figura 1. Organograma Hierárquico – Nível Estratégico

No organograma acima observamos a estrutura no nível estratégico da Organização A,


onde numa relação top-down entende-se a Presidência do Grupo, as diretorias do Grupo, a
Presidência da Organização A e as Superintendências e Departamentos da empresa ligados
diretamente à Presidência.

Ainda embasado em Oliveira (2010), temos o conceito do planejamento estratégico


relacionado a um processo administrativo que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser
seguido pela empresa, visando obter um nível de otimização na relação da empresa com seu
ambiente. É na dimensão estratégica que há a orientação das diretrizes de negócio da
Organização A, referente a participação de mercado, público-alvo, definições e adequações
estruturais e culturais.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Podemos observar que 18 pessoas (presidentes, diretores, superintendentes e gerentes


específicos) são responsáveis pelas grandes decisões da empresa. Cada uma tem a
responsabilidade de convergir sua área num sentido único enquanto empresa, de forma que a
departamentalização possa impedir o aparecimento da dificuldade na comunicação intersetorial
e, portanto, facilitarem o crescimento e expansão da organização como um todo.

 Nível Tático:
Figura 2. Organograma Hierárquico – Nível Tático

O organograma acima exemplifica o nível tático da organização, onde há uma


superintendência, é importante ressaltar que nessa estrutura específica, os departamentos são
ligados diretamente ao presidente, não havendo o nível da superintendência descrito na
hierarquia, porém havendo a atuação do presidente também como superintendente, seguida de
quatro departamentos e suas respectivas doze unidades.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Oliveira (2010), descreve o planejamento tático como o responsável por otimizar


determinada área de resultado, mas não a empresa inteira. Portanto os superintendentes,
gerentes e gestores da Organização A devem considerar determinado conjunto de aspectos
homogêneos da estrutura organizacional da empresa, de forma a facilitar a tomada de decisão
relacionada à sua área de atuação, visando uma melhor administração dos recursos disponíveis,
sejam eles materiais, mão-de-obra ou capital. Os superintendentes são os grandes responsáveis
por intermediar o planejamento estratégico, bem como decisões e diretrizes, e o planejamento
tático. O papel deles é fundamental para que haja um correto fluxo de informações e estrutura,
para que os gerentes e gestores possam orientar suas equipes ao melhor aproveitamento de suas
atividades.

É importante destacar a ausência do escritório de processos neste organograma, o que


comprova o baixo nível de maturidade que a organização possui, visto que não existe nenhuma
iniciativa BPM.

 Nível Operacional:
Figura 3. Organograma Hierárquico – Nível Operacional

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Na base da pirâmide organizacional, no nível operacional, são formuladas e executadas,


as atividades rotineiras e de curto ou médio prazo, que acarretam num correto funcionamento
das áreas e setores, de forma a proporcionar uma direção única de trabalho para que a
organização possa se mover numa direção única, com eficiência nos recursos e eficácia nos
resultados.

Torna-se crucial o papel dos gerentes e gestores, na estrutura da Organização A,


referente ao planejamento operacional adequado e em consonância com o planejamento tático
e estratégico, para que os analistas e engenheiros possam elaborar e executar os processos de
trabalho em conformidade com a estratégia da unidade, do departamento, da superintendência,
da empresa e do grupo.

No organograma relacionado ao nível operacional, nível mais baixo da pirâmide


hierárquica, temos o exemplo do Departamento de Sistemas de Informações (PRI), onde há um
gerente e quatro gestores que direcionam e agregam hierarquicamente, dois engenheiros, 25
analistas, três assistentes, três estagiários e um aprendiz. O projeto que será utilizado para
aplicação da metodologia será implantado nesse departamento.

1.4 Método de Pesqui sa

Esta seção destina-se à elaboração de um resumo sobre o método de pesquisa usado


nesse trabalho (Quadro 1).
Quadro 1. Quadro Metodológico da Pesquisa

Quadro Metodológico da Pesquisa

Tipo de pesquisa Empírica

Método de Abordagem Indutivo

Natureza da Pesquisa Qualitativa

Propósito Descritivo

Procedimentos de coleta Entrevista

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

 Quanto à abordagem e natureza da pesquisa:

Esta pesquisa se configura como uma pesquisa empírica de natureza qualitativa e o


método de abordagem adotado foi o indutivo, que privilegia a observação como processo para
chegar-se ao conhecimento (Marconi e Lakatos, 2004). Uma pesquisa empírica tem como
objetivo principal observar um fenômeno no mundo social e gerar conhecimento sobre este
fenômeno. A pesquisa empírica é baseada em ideais de credibilidade, confirmabilidade, entre
outros princípios de rigor fundamental que devem estar interligados e envolvidos com os
objetivos e o problema da pesquisa (BHATTACHARYA, 2008).

 Quanto ao propósito:

De acordo com os propósitos de Runeson & Host (2008), esta pesquisa pode ser
classificada como descritiva por retratar uma situação ou fenômeno. O estudo enquadra-se
nesta categoria por retratar o uso de uma metodologia de BPM proposta a fim de avaliar sua
aplicação.

 Quanto aos métodos e procedimentos:

De acordo com Marconi e Lakatos (2010), os métodos e procedimentos são etapas mais
concretas de uma pesquisa, com uma finalidade mais restrita de explicação geral dos
fenômenos e menos abstrata. Bhattacharya (2008) cita alguns procedimentos para se utilizar
em uma pesquisa empírica de natureza qualitativa. O método de procedimento adotado nesta
pesquisa deveria ter sido o Estudo de Caso. Porém devido ao curto período de realização e a
natureza pouco rígida da pesquisa, não podemos classifica-lo como tal. Chamaremos de
exemplo de aplicação.

A pesquisa teve início com uma revisão ad-hoc da literatura em que foram estudados
os temas: gestão de processos de negócio (BPM), ciclo de vida de BPM, maturidade de BPM,
além da metodologia de EBPM. A execução da revisão visou: i) agregar conhecimento sobre
conceitos relacionados ao tema; ii) obter um entendimento abrangente sobre a metodologia
EBPM; iii) fazer a relação da metodologia adotada com o nível de maturidade de BPM da
organização A e iv) identificar possíveis lacunas ou necessidades durante a aplicação da
metodologia e v) avaliar a experiência por parte dos stakeholders. Foram consideradas nessa
revisão livros, artigos científicos, artigos de consultorias especializadas, dissertações e teses
acadêmicas.

Em seguida, foi realizado um Exemplo de aplicação com a premissa de que a


metodologia EBPM poderia ter as características necessárias para ser adotada em uma
organização privada com baixo nível de maturidade em BPM. O objetivo desse exemplo de
aplicação foi usar a metodologia EBPM e analisar se é preciso adaptá-la para o contexto
aplicado.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Foram realizadas entrevistas para coletar os dados do Exemplo de aplicação. Para essa
coleta de dados, foram realizadas entrevistas com profissionais do Departamento de Sistemas
de Informações da organização envolvidos na aplicação da metodologia EBPM. Estas
entrevistas foram individuais semiestruturadas, nas quais as questões são definidas num roteiro
flexível.

Por utilizar pessoas como principal fonte de coleta de dados, foram tratadas
considerações éticas na pesquisa. Foi realizado o esclarecimento aos participantes sobre o
propósito, objetivos, privacidade/sigilo da informação e da identidade dos participantes. Os
esclarecimentos e o consentimento foram realizados verbalmente.

A pesquisa também fez uso da técnica de observação, que consiste num registro de
fatos, comportamentos e ações de um determinado individuo sem nenhum questionamento ou
comunicação. Para isto é necessário entender o comportamento do observado na situação em
questão. Deve-se ter o foco nas questões de pesquisa evitando assim esforços desnecessários
ou que gerem informações equivocadas ou imprecisas. Uma das vantagens desta técnica é que
o pesquisador não precisa se preocupar com as limitações das pessoas em responder às
questões. Entretanto, é um procedimento difícil de ser conduzido de forma confiável,
principalmente quando se trata da obtenção de dados sobre comportamentos que envolvem
alguma complexidade. Outro ponto a considerar é o problema da interferência do pesquisador
(observador) no comportamento do observado.

1.5 Estrutura do Do c umento

Para melhor estruturar o conteúdo deste documento, além deste capítulo introdutivo,
foram definidos quatro capítulos.

No segundo capítulo, explora-se a literatura referente à Gestão de Processos, Ciclo de


Vida de BPM, os princípios de BPM, Maturidade de BPM, EBPM (Easy Business Process
Management) e, por fim, os princípios de EBPM considerados para a aplicação da metodologia.
Esses temas foram analisados com o intuito de embasar teoricamente o trabalho, destacando os
o ciclo de vida EBPM, o qual será bastante abordado neste trabalho.

O terceiro capítulo, detalha a aplicação da metodologia EBPM, a utilização dos seus


procedimentos, fluxos e templates. Essa etapa focará na aplicação da metodologia em um único
processo de negócio da organização do setor elétrico.

O quarto capítulo trará uma discussão sobre a aplicação, assim como um relato de
experiência e as respostas das perguntas que este trabalho visa responder. Esse relato será
construído com auxílio de entrevistas feitas com os stakeholders do processo e da iniciativa

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

BPM. Por fim, o capítulo é finalizado com as considerações finais e reflexões sobre o trabalho
desenvolvido, além de propor oportunidades de aperfeiçoamento em trabalhos futuros.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

2 Revisão de Literatura

Este capítulo apresenta os principais conceitos encontrados na literatura. Os temas


abordados são referentes à Gestão de Processos, Ciclo de Vida de BPM, EBPM (Easy Business
Process Management), Maturidade de BPM, os princípios de BPM, e por fim os princípios de
EBPM considerados para a aplicação da metodologia. Estes temas foram analisados com o
intuito de embasar teoricamente o trabalho.

2.1 Gestão de Process o de Negóc io (BP M)

Para entender o que é BPM, é necessário compreender algumas definições formais e


necessárias sobre os componentes conceituais. Processo é um conjunto definido de atividades
ou comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais objetivos.
Os processos são disparados por eventos específicos e apresentam um ou mais resultados que
podem conduzir ao término do processo ou a transferência de controle para outro processo.
Processos são compostos por várias atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão
específica. No contexto do gerenciamento de processos de negócio, um “processo de negócio”
é definido como um trabalho ponta-a-ponta que cruza limites funcionais no sentido de entregar
valor aos clientes (ABPMP, 2013).

Há três tipos de processos de negócio: primários, de suporte e de gerenciamento.


Processos primários são de natureza interfuncional e compõem a cadeia de valor. Processos de
suporte, tais como recursos humanos e TI, habilitam outros processos. Processos de
gerenciamento são utilizados para medir, monitorar e controlar atividades de negócio de forma
a garantir que processos primários e de suporte atinjam metas operacionais, financeiras,
regulatórias e legais (CAPOTE, 2011).

De acordo com Capote (2011), BPM é uma abordagem disciplinar para identificar,
desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócios
automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos
estratégicos da organização.

Em resumo, o BPM é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da


informação, propondo à melhoria dos processos de negócios das organizações através da
utilização de métodos e de ferramentas que servem para modelar, analisar, publicar e controlar
processos de negócios envolvendo os aspectos estratégicos, organizacionais, sistemas de
informação e humanos.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

2.2 Ciclo de vida de B PM

Quando executamos projetos de análise, modelagem, organização e melhoria de


processos de negócio, é importante que antes de começar tenhamos adotado uma metodologia
de trabalho (CRUZ, 2012). De forma geral, é possível definir que metodologia é um roteiro
contendo atividades, técnicas, tecnologias, regras, artefatos, recursos e métodos para o
desenvolvimento estruturado de processos (CAPOTE, 2011).

BPM implica um comprometimento permanente e contínuo da organização para o


gerenciamento de seus processos. Isso inclui um conjunto de atividades, tais como modelagem,
análise, desenho, medição de desempenho e transformação de processos. O ciclo de vida típico,
de acordo com a ABPMP (2013) compreende o planejamento, análise, desenho,
implementação, monitoramento & controle e refinamento.

Figura 4. Ciclo de Vida típico de BPM.

Fonte: ABPMP (2013).

De acordo com Capote (2011), segue o detalhamento de cada fase:

 Planejamento e Alinhamento Estratégico: envolve o entendimento do contexto dos


processos através da análise de documentação da organização, possibilitando uma visão

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

geral dos seus processos em relação à cadeia de valor, aos serviços de atenção ao cliente
e a venda e aos processos de apoio e gestão.

 Análise de Processos: tem com o objetivo levantar, modelar e avaliar os processos da


organização retratando a sua realização exatamente como no momento da análise. Nesta
fase são identificadas as deficiências no processo, a fim de realizar proposição de
soluções.

 Desenho do Processo: nesta etapa ocorre a definição da decisão por ser tomada em
relação aos processos identificados durante a etapa de análise. Neste caso se faz
necessário aplicar simulações, desenvolver um novo modelo com as melhorias previstas
para os cenários identificados.

 Implementação do Processo: esta etapa tem como objetivo viabilizar a entrada em


produção e a execução dos processos definidos. É a realização do desenho de processos
aprovado e o seu fluxo de trabalho documentado. A implantação de processos possui duas
perspectivas distintas, ainda que complementares, sendo que a sua realização possui
características específicas e relacionadas diretamente à abordagem selecionada.

 Monitoramento e Controle: essencial para avaliar e garantir o alinhamento dos


processos com os objetivos da organização. O principal objetivo desta fase é monitorar
os indicadores e medidores aplicados no processo para avaliar o resultado do mesmo e
seu alinhamento com as metas corporativas.

 Refinamento do Processo: esta fase é responsável pela análise e tomada de decisão


baseada nos resultados encontrados e monitorados na fase anterior. Esta fase objetiva a
realização e criação da melhoria continuada dos processos de negócio corporativos.

A literatura de BPM é repleta de ciclos de vida de processos de negócio que descrevem


a abordagem de gerenciamento em um ciclo contínuo. Contudo, independentemente do número
de fases em um ciclo de vida de processos e dos rótulos usados para descrever essas fases, a
maioria dos ciclos de vida pode ser mapeada como um ciclo básico PDCA (ABPMP, 2009).

2.3 Maturida de de B P M

Uma revisão realizada com CIOs confirmou a importância de BPM, já que ele foi
considerado uma questão top na pesquisa (GARTNER, 2005). No entanto, uma preocupação
para praticantes de BPM é que a complexidade da sua utilização resulte em organizações
incapazes de alcançar os benefícios por elas desejados (OLIVEIRA, 2014).

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Modelos de maturidade são usados como base de avaliação e comparação de melhorias


(Fischer, 2004; Spanyi, 2006), e a fim de realizar uma abordagem informativa para aumentar
uma área de capacitação específica dentro da organização (Paulk et al, 1993; Hakes, 1996;
Ahern et al, 2004).

De acordo com Elo Group (2009), o modelo de maturidade de BPM é uma ferramenta
que pode auxiliar as organizações a se tornarem mais bem sucedidas com a utilização de BPM,
resultando na ativação de melhores benefícios tanto operacionais quanto de negócio. Além
disso, o aumento do sucesso da adoção de BPM contribuirá para posicioná-lo como uma prática
duradoura de gestão. Em particular, modelos de maturidade podem ser usados para três
propósitos:

 Como uma ferramenta que habilite a descrição do “AS IS” avaliando pontos fortes e
fraquezas atuais;

 Como uma ferramenta que habilite prescrever o desenvolvimento de um roadmap para


melhorias;

 Como ferramenta que habilite a execução de benchmarking para avaliar padrões


industriais e outras organizações.

De acordo com De Bruin & Rosemann (2005), a base comum da maioria desses
modelos é o CMM (Capability Maturity Model), no qual a forma mais popular de avaliar a
maturidade é a escala de cinco pontos de Likert, com 5 representando o maior nível de
maturidade. Entre outros, Harmon (2004) desenvolveu um modelo de maturidade de gestão de
processos de negócio. De forma semelhante, Fisher (2004) combinou 5 “alavancas de
mudança” com 5 estados de maturidade.

De acordo com Elo Group (2009), o modelo de De Bruin & Rosemann (2005) é baseado
em fatores considerados críticos para o sucesso da adoção de BPM. Sua premissa é que, com a
maior maturidade em cada um desses fatores uma organização terá maior sucesso em suas
iniciativas de BPM. Os seis fatores propostos são: alinhamento estratégico, governança,
métodos, tecnologia da informação, cultura e pessoas.

Paulk et al (1993) sugere um modelo de maturidade de BPM proposto que adota 5


estágios de maturidade do CMM, na tentativa de diferenciar vários níveis de sofisticação da
iniciativa de BPM. A comparação entre baixa e alta maturidade é vista na figura 2 e ajuda a
esclarecer a abrangência e a faixa de maturidade de BPM.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Figura 5. Comparação entre baix a e alta maturi dade e o s cinco estágios de


maturi dade.

Fonte: Elo Group (2009)

A seguir, a descrição dos estágios:

 Estágio 1 – Estado Inicial: não tem iniciativas de BPM ou terá tentativas desordenadas
e desestruturadas.

 Estágio 2 – Repetitivo: terá progredido passando pelas primeiras experiências de BPM


e começará a construir a capacidade de BPM. Já começa a ter seus primeiros processos
documentados, reconhecimento da importância de BPM, aumento do envolvimento de
executivos e da alta administração, primeiras tentativas com metodologias estruturadas
e padrões comuns e dependência crescente de expertise externa.

 Estágio 3 – Definido: neste estágio as organizações têm foco no gerenciamento das


fases iniciais do estilo de vida do processo, começa a usar ferramentas elaboradas,
combina diferentes métodos de gerenciamento de processos e ferramentas, tem uma
maior utilização de tecnologia de entrega e comunicação de BPM, realiza treinamento
de BPM abrangente e formal e tem menor dependência de expertise externa.

 Estágio 4 – Gerenciado: no nível gerenciado a organização já deve possuir algumas


características como: centro de excelência de BPM, responsável por manter padrões,

15
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

explorar métodos de controle e tecnologias nos processos de negócio, possuir métodos


e tecnologias amplamente aceitos e ter mínima dependência de apoio externo.

 Estágio 5 – Otimizado: neste estágio a organização irá aproveitar todos os benefícios


de ter BPM fortemente implantado e isso irá refletir no gerenciamento estratégico e
operacional.

É entendido os estágios 1 e 2 como baixo nível de maturidade em BPM (OLIVEIRA,


2014).

2.4 EBPM

Podemos definir o termo metodologia como passos ou etapas e critérios a serem


seguidos em um projeto ou atividade (Valle & Oliveira, 2011). Uma metodologia de BPM trata
a execução das fases definidas no ciclo de vida de BPM (OLIVEIRA, 2014).

Para este trabalho foi escolhida a metodologia EBPM (do inglês, Easy Business Process
Management), elaborada por uma aluna de mestrado do curso de Ciência da Computação do
Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco.

A metodologia EBPM abrange as boas práticas utilizadas em outras metodologias


existentes na literatura, minimiza os pontos de atenção identificados e agrupa as características
necessárias para ser adotada por organizações de baixo nível de maturidade em BPM.

De acordo com Oliveira (2014) foi identificada a necessidade da adequação de uma


metodologia de BPM para organizações que possuem baixo nível de maturidade em BPM. A
estrutura da metodologia EBPM é composta de procedimentos, fluxos e modelos de
documentos (templates). Como mostra a figura 3.

Figura 6. Estrutura da Metodologia EBPM.

Fonte: Oliveira (2014)

16
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

A seguir, um detalhamento da estrutura da metodologia EBPM:

 Procedimentos: contém o detalhamento necessários das atividades que devem ser


executadas pelos diferentes perfis que irão usar cada fase da metodologia.

 Fluxos: para cada fase da metodologia EBPM é disponibilizado o fluxo do processo


para a respectiva fase. Os fluxos são disponibilizados em BPMN, notação comumente
adotada pelas organizações que praticam a Gestão de Processos de Negócio.

 Templates: são modelos de documentos que podem ser utilizados como referência e
podem ser adaptados de acordo com a necessidade do processo analisado e da
organização.

2.5 Ciclo de Vida EB PM

O ciclo de vida EBPM foi elaborado a partir de uma análise minuciosa do CBOK da
ABPMP (2013) e de diversos ciclos de vida de BPM apresentados na academia e indústria. A
metodologia é composta de seis fases que se relacionam: i) planejamento; ii) modelagem do
processo atual (As Is); iii) análise do processo; iv) desenho do processo proposto (To Be); v)
implementação do processo; e vi) monitoramento e controle do processo (OLIVEIRA, 2014).
Figura 7. Ciclo de vida da Metodologia EBPM.

Fonte: Oliveira (2014)

17
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Segue a descrição das fases do ciclo conforme a figura 7:

 Fase 1 – Planejamento: esta fase tem como objetivo realizar o alinhamento do projeto
de gestão de processos de negócio (BPM) com a estratégia da organização. Esta fase
estabelece as metas e objetivos do processo, além de delimitar seu escopo.

 Fase 2 – Modelagem do Processo Atual (As Is): é a fase que é realizado o


levantamento de informações necessárias para o entendimento do processo. Nesta fase
deve-se modelar o que é feito, esteja correto ou não.

 Fase 3 – Análise do Processo: consiste em buscar a origem dos pontos de atenção que
foram identificados na fase 2. Nesta fase é realizado o levantamento das métricas do
processo.

 Fase 4 - Desenho do processo Proposto (To Be): esta fase trata das proposições de
mudanças para os processos, sejam mudanças que visem a padronização dos processos
ou mudanças que reflitam na otimização de seu desempenho. Nesta fase também são
criados/atualizados os indicadores de desempenho do processo.

 Fase 5 – Implementação do Processo: corresponde à execução das atividades


necessárias para operacionalizar o processo aprovado na fase de Desenho do Processo
Proposto. Esta fase também inclui a implementação de políticas e procedimentos novos
ou revisados.

 Fase 6 – Monitoramento e Controle do Processo: esta fase tem por objetivo


identificar o desempenho do processo e tornar possível o conhecimento da sua
trajetória, de modo que seja possível ter as informações necessárias para a tomada de
decisões que possam refletir em uma melhoria de processo e consequentemente de
desempenho.

Para este trabalho, por falta de tempo hábil, o ciclo será executado até a fase 4.

2.6 Considerações fin ais

Neste capítulo apresentamos a fundamentação teórica do trabalho, essa permitiu a


construção do conhecimento necessário para a realização da aplicação da metodologia. É
importante destacar que não foi realizado um maior detalhamento sobre os procedimentos da
metodologia EBPM, devido ao grande volume de informações agregadas neste capítulo. Isto
posto, esses detalhamentos sobre as etapas do EBPM serão apresentados no próximo capítulo.

18
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3 Aplicação da Metodologia EBPM

Neste capítulo a metodologia EBPM será aplicada em um processo da Organização A.


Conforme relatado no capítulo 1, figura 2, a organização possui um baixo nível de maturidade
de BPM o que justifica a utilização da metodologia. Além dos procedimentos da aplicação, é
importante destacar o motivo para a escolha do processo no qual será aplicada o EBPM.

3.1 Motivação para es colha do process o

Para este trabalho foi escolhido o processo de Aquisição de Componentes e


Equipamentos de TI. Este processo têm a função de realizar aquisições de pequeno porte de
equipamentos e componentes de TI, esta aquisição diferente das outras é realizada pela área de
TI devido ao grande volume que a área de Suprimentos possui. Este processo visa trazer mais
efetividade para compras menores que não demandam de burocráticas negociações.

Foi verificado a necessidade da melhoria deste processo devido ao impacto negativo no


nível de satisfação dos clientes para qual a área de TI presta serviço. Atualmente a área possui
um indicador chamado de SUHD (Satisfação dos usuários do Help Desk) e após um estudo
realizado pelo setor foi verificado que os chamados referentes às compras de TI estavam
afetando negativamente este índice.

A solicitação para aquisição deve ser realizada em tempo estabelecido nas normas da
organização, contudo o atual normativo não estava sendo suficiente para o alcance da meta da
área de Serviços e Suporte de TI.

O objetivo da análise deste processo é mapear o processo de Aquisição de Componentes


e Equipamentos de TI identificando eventuais problemas, suas causas e encontrar
oportunidades de melhorias. Identificar e definir pontos de controle e métricas com o objetivo
de coletar e analisar informações sobre o desempenho do processo. Padronizar as atividades e
encontrar uma solução que reduza o tempo de execução, além de levantar sugestões para
automação.

O detalhamento da aplicação relatado abaixo está seguindo os procedimentos básicos


da metodologia EBPM (OLIVEIRA, 2014).

3.2 Fase 1 - Pl aneja mento

Como visto no capítulo anterior, esta fase visa realizar o alinhamento do projeto de
gestão de processos de negócio com a estratégia da organização.

19
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

A figura abaixo mostra a lista de entrada e saídas utilizadas nesta fase:


Figura 8. Lista de entradas e saídas da fase de planejamento.

Fonte: Oliveira (2014)

Segue abaixo, o quadro com o procedimento para a fase de Modelagem de


Planejamento. As seguintes atividades foram executadas de acordo com as orientações
descritas:

Quadro 2. Procedi mentos da Fase de Planejamento

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Identificar Stakeholders 1.1 Selecionar as partes interessadas no processo, que atuam Autor da Pesquisa Lista de Stakeholders/ Atores do
para o processo diretamento no mesmo e seus clientes; Processo

2. Realizar levantamento da 2.1 Realizar reunião com os Stakeholders para definição do projeto e Autor da Pesquisa Ata de Reunião
visão do negócio entendimento da Visão do Negócio. Estas informações serão
transferidas para o documento de Visão do Negócio.

3. Iniciar Elaboração do 3.1 O analista de Processos deve iniciar a elaboração do Documento Autor da Pesquisa Documento de Visão v.1
Documento de Visão de Visão alinhado com o planejamento do projeto.

4. Realizar planejamento do 4.1 O planejamento do projeto deve ser realizado como é realizado Analista Pleno da área Planejamento do Projeto
Projeto atualmente pela Organização. O gerente de projeto deve se ater ao
escopo do projeto, detalhado no documento de visão.

5. Realizar Kick-off do projeto 5.1 Agendar Kick-off do projeto com os stakeholders, com a Analista Pleno da área Ata de Reunião
finalidade de apresentar como o projeto está estruturado e levantar
as expectativas dos stakeholders.

6. Concluir Documento de 6.1 Complementar o documento de visão com as expectativas dos Autor da Pesquisa Documento de visão v.2
Visão stakeholders.

7. Validar Documento de 7.1 Realizar validação do documento e solicitar eventuais ajustes. Analista Pleno da área Documento de visão validado
Visão

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.2.1 Te mplates da Fase de Planeja me nto

Como demonstrado no Quadro 2, os documentos utilizados nesta fase são: Lista de


Stakeholders e o Documento de visão. Estes documentos produzidos estão em anexado a este
trabalho como Apêndices 1 e 2 respectivamente. As principais informações dos documentos
estão abaixo:

Informações gerais do projeto

Este processo integra o Processo de Identificação e Controle de Equipamentos de TI. Ao


receber uma SATI, solicitando a aquisição de um equipamento ou componente, a PIPD identifica
qual a necessidade do usuário. Confirmando-a, segue o procedimento de compra.

Participantes do processo

Nome Área Cargo


Entrevistado 1 PISS Analista Pleno
Entrevistado 2 PISS Analista Júnior
Entrevistado 3 PISS Analista Júnior
Entrevistado 4 PIPL Analista Júnior

Objetivo do processo

Este processo têm a função de realizar aquisições de pequeno porte de equipamentos e


componentes de TI, esta aquisição diferente das outras é realizada pela área de TI devido ao
grande volume que a área de Suprimentos possui. Este processo visa trazer mais efetividade para
compras menores que não demandam de negociações burocráticas.

Objetivo da análise

O objetivo da análise deste processo é mapear o processo de Aquisição de Componentes


e Equipamentos de TI identificando eventuais problemas, suas causas e encontrar
oportunidades de melhorias. Identificar e definir pontos de controle e métricas com o objetivo
de coletar e analisar informações sobre o desempenho do processo. Padronizar as atividades e
encontrar uma solução que reduza o tempo de execução, além de levantar sugestões para
automação.

Partes interessadas do processo (stakeholders)

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

• PISS – Unidade de Serviços e Suporte de TI

• PIPL – Unidade de Planejamento de TI


• PRI – Departamento de Sistemas de Informação

3.3 Fase 2 – M odelag e m do Proce sso At ual (As I s)

Esta fase visa levantar informações necessárias para o entendimento do processo. É


importante destacar que nesta fase não deve-se buscar o processo correto, deve-se modelar o
que é feito, correto ou não. Isto posto, o analista de processos não deve procurar culpados por
atividades que não são realizadas de acordo com as normas da organização. O importante é
coletar o máximo de evidências que sirvam para facilitar a proposta de solução que será feita.

A figura abaixo mostra a lista de entrada e saídas utilizadas nesta fase:


Figura 9. Lista de entradas e saídas da fase de modelage m do processo atual.

Fonte: Oliveira (2014)

Segue abaixo, o quadro com o procedimento para a fase de Modelagem de Planejamento.


As seguintes atividades foram executadas de acordo com as orientações descritas:

Quadro 3. Procedi mentos da Fase de M odelagem do Processo Atual (As Is)

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Planejar coleta de 1.1 O Analista de Processos deve inicialmente definir quais serão as Autor da pesquisa
informações técnicas adotadas para o levantamento de informações. Podem ser

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

adotadas as técnicas de Brainstorming, Entrevistas, Observação,


Análise de Documentos e Questionário/Pesquisas;

1.2 Realizar agendamento. Preferencialmente as entrevistas devem


ser agendadas respeitando a ordem de execução do processo, uma
vez que desta forma fica mais fácil do Analista de Processos entender
logicamente como o mesmo é executado, além de saber quais
produtos a atividade anterior oferece para a seguinte.

2. Levantar as informações 2.1 No caso de seleção da técnica entrevista: as entrevistas devem Autor da pesquisa Aúdio das entrevistas
acontecer em pares, ou seja, o Analista de Processos deve conduzi- / Questionário /
la, porém é necessária a presença de um Documentador, que ficará
responsável por realizar as anotações do que for relatado na Documentos Coletados com os
entrevista. As entrevistas iniciais devem seguir um roteiro atores do processo
predefinido. O roteiro pode ser adaptado de acordo com o objetivo e
escopo do projeto;

2.2 Caso o processo já tenha um fluxo modelado, pode-se utilizar


este fluxo como referência na condução das entrevistas, porém
deve-se ter cuidado para que o entrevistado não tome as
informações contidas no fluxo como verdade e deixe de passar
algumas informações relevantes para esta fase do projeto;

2.3 As entrevistas devem ser gravadas para possíveis consultas.


Lembrar-se de solicitar permissão para o entrevistado. O objetivo da
gravação é utilizar o áudio como fonte de consulta no momento de
documentar o processo. Devem-se coletar com os entrevistados
modelos de todos os documentos que façam parte do processo
(entradas e saídas);

2.4 Caso os atores do processo estejam distantes fisicamente, pode-


se adotar o uso de questionários, que devem ser enviados aos atores
do processo e suas respostas devem ser analisadas.

3. Modelar o processo atual 3.1 Em paralelo com as entrevistas ou análise dos questionários, o Autor da pesquisa Modelo do Processo Atual (As Is)
(As Is) - Preliminar Documentador já pode iniciar a modelagem do processo atual na / Documento de Modelagem do
ferramenta de modelagem adotada pelo Escritório de Processos; Processo Atual (As Is)

3.2 Documentar as atividades do processo na ferramenta de


modelagem adotada;

3.3 Documentar os pontos de atenção e eventuais observações e


requisitos para automação;

3.4 Elaborar o Documento de Modelagem do Processo (As Is).

4. Validar internamente o 4.1 Esta validação deve ser feita pela equipe envolvida no projeto Autor da pesquisa
Modelo do Processo atual (Analista de Processos, Gestor do EPROC e Documentador), a fim de
(As Is) discutir possíveis erros de entendimento por parte do Analista de
Processos;

4.2 Quando possível, deve-se envolver também um Especialista no


processo da área cliente. Normalmente o Especialista tem o
conhecimento do processo e pode ajudar para tirar diversas dúvidas
nesta fase;

23
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

4.3 Validar internamento o Documento de Modelagem do Processo


Atual (As Is).

5. Realizar ajustes no fluxo 5.1 Realizar os ajustes necessários no processo e na descrição das Autor da pesquisa Ajustes no Modelo do Processo
atividades; Atual (As Is) / Documento de
Modelagem do Processo Atual (As
5.2 Agendar novas entrevistas, caso necessário tirar dúvidas com os Is)
atores do processo. Estas dúvidas devem ser documentadas;

5.3 Ajustar o Documento de Modelagem do Processo Atual (As Is);

5.4 Vale ressaltar que a modelagem pode acontecer em interações


com os atores do processo, podendo ser necessário mais de um
contato com os entrevistados para tirar dúvidas.

6. Agendar apresentação de 6.1 Agendar uma apresentação do modelo do processo com os Analista Pleno
validação do Modelo do atores do processo e eventuais Stakeholders;
Processo Atual (As Is)
6.2 O formato da apresentação pode ser o de um grupo focal, tendo
como o modelo do processo o ponto central para discussão e o
Gerente do projeto seria o intermediário.

7. Homologar o Modelo do 7.1 Iniciar a apresentação explicando a fase que atualmente Autor da pesquisa Ata de reunião
Processo Atual (As Is) – estamos na metodologia de gestão de processos;
Versão Final
7.2 Apresentar o modelo do processo – visão atual para os atores do
processo e eventuais Stakeholders;

7.3 Finalizar a apresentação explicando os próximos passos;

7.4 Elaborar a ata da apresentação, com os participantes e ajustes


necessários a serem implementados no fluxo.

8. Homologar o Documento 8.1 Homologar o Documento de Modelagem do Processo Atual (As Stakeholders
de Modelagem do Processo Is).
Atual (As Is)

9. Efetuar Ajustes no 9.1 Realizar eventuais ajustes no documento e solicitar divulgação. Autor da pesquisa Ajustes no Documento de
Documento Modelagem do Processo Atual (As
Is)

3.3.1 Te mplates da Fase de Modela ge m do Pr ocesso Atual (As Is)

Como demonstrado no Quadro 3, os documentos utilizados nesta fase é o Documento


de Modelagem do Processo Atual (As Is). Este documento produzido está anexado a este
trabalho como Apêndice 3. As principais informações do documento estão abaixo:

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Modelo do Processo Atual (As Is)

1. Usuário registra uma solicitação via portal ou pelo Sistema de Chamados da organização –
Remedy;

2. Se o usuário for executivo:

2.1. Os analistas devem realizar uma pesquisa na ferramenta Remedy e filtrar os chamados
com sumários para compras;

3. Se o usuário não for executivo:

3.1. Usuário deve solicitar que seu líder aprove a solicitação pendente;

4. Após os analistas realizarem o filtro, é necessário verificar se realmente existe a necessidade


da solicitação;

5. Caso exista a necessidade:

25
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

5.1. Os analistas verificam a disponibilidade do item solicitado no depósito;

6. Caso não exista a necessidade:

6.1. O chamado é finalizado;

7. Caso não exista o item solicitado no estoque:

7.1. É verificado se o chamado possui todas as informações necessárias;

8. Caso exista o item solicitado no estoque:

8.1. O chamado é finalizado

9. Após a verificação da solicitação, o analista deve abrir as tarefas referentes à cotação e


requisitar a autorização do gestor da PISS;

10. O analista da PIPL realiza a cotação;

11. Após realizar a cotação, os analista da PISS devem realizar um parecer técnico;

12. Após isso os colaboradores solicitam o produto junto ao fornecedor que ganhou a cotação;

13. Após o recebimento do produto, o chamado é finalizado e aberto um novo chamado para
instalação do equipamento;

Pontos de Atenção

Os seguintes pontos de atenção foram identificados no processo para a fase de visão


atual e deverão ser tratados ou mitigados na fase de Análise do Processo:

1. Filtro de chamados;

2. Autorização do superintendente anexado na SATI;

3. Participação da PIPL neste processo;

4. Número de fornecedores cadastrados;

5. Problemas durante o recebimento de produtos;

6. Falta de acompanhamento durante a solicitação do produto junto ao fornecedor;

26
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.4 Fase 3 – A nálise do Proce sso

De acordo Oliveira (2014), esta fase consiste em buscar a origem dos pontos de atenção
que foram identificados na fase de modelagem do processo atual. Outro ponto relevante desta
fase da metodologia é o levantamento das métricas do processo.

A figura abaixo mostra a lista de entrada e saídas utilizadas nesta fase:

Figura 10. Lista de entradas e saídas da fase de análise do processo.

Fonte: Oliveira (2014)

Segue abaixo, o quadro com o procedimento para a fase de Modelagem de


Planejamento. As seguintes atividades foram executadas de acordo com as orientações
descritas:
Quadro 4. Procedi mentos da Fase de Análise do Processo

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Identificar problemas e 1.1 Analisar os pontos de atenção do documento de Modelagem do Autor da pesquisa Diagramas de Causa e Efeito /
causas Processo Atual e identificar o que são problemas e causas dos Planilha de Causas x Soluções
problemas;

1.2 Elaborar os diagramas de causa e efeito, utilizando a ferramenta


definida pelo Escritório de Processos. Deve-se definir a natureza da
Causa através da adaptação dos 6 M’s (Medição, Mão de Obra,
Método, Meio Ambiente, Máquinas e Matéria Prima) que ficou da
seguinte forma: Gestão, Pessoas, Procedimentos e Normas,
Ambiente de Trabalho, Recursos Tecnológicos e Recursos Físico,
Fatores Externos);

1.3 Documentar os problemas e causas na planilha de Planilha de


Causas x Soluções. Esta planilha servirá para o Documento de Análise
e para a elaboração das soluções para a próxima fase.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

2. Categorizar os Problemas 2.1 Elaborar a categorização dos problemas, distribuídos entre as Autor da pesquisa Mapa de Categorização de
categorias Qualidade, Prazo, Legalidade, Padronização, Recursos e Problemas
Comunicação, utilizando a ferramenta definida pelo Escritório de
Processos;

2.2 Apenas os problemas devem ser incluídos neste diagrama.

3. Executar o checklist de 3.1 Executar a análise do processo de acordo com os seguintes Autor da pesquisa Relatório de Análise do Processo
Análise fatores:

· Ambiente de Negócio;
· Cultura e Contexto de Organização;
· Métricas de Desempenho;
· Interações com o Cliente;
· Handoffs;
· Regras de Negócio;
· Capacidade;
· Gargalos;
· Variação;
· Custo;
· Envolvimento Humano;
· Controles de Processo;
· Análise de Sistemas de Informação.

As orientações sobre a análise destes pontos podem ser consultadas


no BMP CBoK (2013) no tópico 4.4.

3.2 Os fatores encontrados devem ser documentados no tópico


Considerações adicionais no documento de análise do processo ou
podem complementar os diagramas de problemas e causas.

4. Definir Métricas para o 4.1 Definir métricas para o processo. Estas métricas serão potenciais Autor da pesquisa Planilha de Métricas
Processo indicadores e servirão para analisar qual a situação atual do
processo;

4.2 Após a implantação do processo elas serão novamente coletadas


para que seja possível avaliar se o processo realmente obteve uma
melhora.

5. Identificar Especialistas 5.1 Identificar quais Especialistas do processo participarão da Autor da pesquisa
para Validação reunião de validação dos problemas e causas identificados na
análise;

5.2 Comunicar ao Gestor do EPROC para que o agendamento seja


realizado.

6. Agendar reunião de 6.1 Agendar reunião com Especialistas no Processo para validação Analista Pleno
Validação dos Problemas e dos problemas e causas identificados na análise e priorização.
Causas

7. Realizar Reunião de 7.1 O Analista de Processos deve realizar a reunião para Autor da pesquisa Ata de reunião
validação dos Problemas e apresentação e validação dos problemas e causas;
Causas
7.2 O Analista de Processos deve apresentar os diagramas de causa
e efeito e discutir possíveis soluções para tratar a causa raiz do
problema;

28
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

7.3 O Documentador deve anotar as possíveis soluções sugeridas e


preparar a ata da reunião;

7.4 Nesta reunião deve-se apresentar o quadro de métricas e


informar que o quadro será enviado para o preenchimento das
métricas por cada área;

7.5 O Analista de Processos já pode sugerir algumas métricas para o


processo. As métricas servirão para uma análise quantitativa do
processo.

8. Priorizar os problemas que 8.1 Caso seja possível, se os problemas não passarem por grandes Autor da pesquisa Matriz GUT
serão tratados ajustes, deve-se aproveitar a reunião com os Especialistas para
realizar a priorização dos problemas através da aplicação da Matriz
GUT. Caso não seja possível, deve ser agendada uma outra reunião
para que esta priorização seja realizada.

9. Coletar as métricas do 9.1 Levantar os dados das métricas solicitadas pelo Analista ou Stakeholders Planilha de Métricas do Processo
processo sugerir novas métricas para o processo;

9.2 Preencher a Planilha de Métricas dos Processos.

10. Divulgar Documentação 10.1 Divulgar o Modelo e o Documento de Modelagem do Processo Analista Pleno Divulgação realizada
para a Organização Atual (As Is) para a organização através dos meios de comunicação já
utilizados para este fim;

10.2 Informar ao Gerente de Projetos que a fase foi concluída.

10. Analisar as métricas 10.1 O Analista de Processos deve fazer a análise quantitativa Autor da pesquisa
das métricas, a fim de identificar possíveis problemas e distorções e
procurar entender o porquê do valor apresentado;

10.2 Esta análise deve estar documentada no Relatório de


Análise do Processo.

11. Elaborar Relatório de 11.1 Elaborar o Relatório de Análise do Processo contendo os Autor da pesquisa Relatório de Análise do Processo
Análise do Processo diagramas de causa e efeito, análise do processo de acordo com os
diversos fatores apresentados na atividade 3, análise das métricas e
recomendações para a fase de Visão Melhorada;

11.2 Deve-se destacar os problemas que serão priorizados para


a fase de Desenho do Processo Proposto (To Be).

12. Discutir internamente o 12.1 Validar o Relatório de Análise do Processo e realizar os Autor da pesquisa Ajustes no Relatório de Análise do
Relatório de Análise do ajustes necessários para a validação dos atores e Stakeholdersdo Processo
Processo processo. Esta validação deve envolver a equipe do projeto (Analista
de Processos, Documentador e Gestor do EPROC);

12.2 Enviar o Documento para validação;

12.3 Ao enviar o Documento, deve ser comunicado o prazo para


eventuais ajustes. Após este prazo o documento será considerado
como homologado e este deverá ser divulgado na organização.

13. Homologar Relatório de 13.1 Homologar o Relatório de Análise do Processo. Stakeholders


Análise

29
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

14. Realizar os ajustes no 14.1 Realizar eventuais ajustes no documento e solicitar Autor da pesquisa
Documento publicação.

14.2 Solicitar divulgação da documentação.

3.4.1 Te mplates da Fase de Análise do Process o

Como demonstrado no Quadro 4, os documentos utilizados nesta fase são: Diagrama


de Causa e Efeito, Relatório de Análise do Processo, Planilha de Causa e Soluções. Estes
documentos produzidos estão em anexado a este trabalho como Apêndice 4, 5 e 6
respectivamente. As principais informações do documento estão abaixo:

Diagrama de Causa e Efeito – Processo Aquisição de Componentes e Equipamentos de


TI

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.5 Fase 4 – D esenho do Process o Proposto

Esta fase trata das proposições de mudanças para os processos, sejam mudanças que
visem a padronização dos processos ou mudanças que reflitam na otimização de seu
desempenho.

A figura abaixo mostra a lista de entrada e saídas utilizadas nesta fase:

Figura 11. Lista de entradas e saídas da fase de desenho do processo proposto.

Fonte: Oliveira (2014)

Segue abaixo, o quadro com o procedimento para a fase de Modelagem de Desenho do


Processo Proposto. As seguintes atividades foram executadas de acordo com as orientações
descritas:

Quadro 5. Procedi mentos da Fase de Desenho do Processo Proposto

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Analisar o material 1.1 O Analista de Processos deve analisar os problemas e causas Autor da pesquisa
gerado na fase de Análise do identificadas na fase de análise com o objetivo de identificar
Processo prováveis soluções.

2. Elaborar proposta de 2.1 Analisar o processo, com o objetivo de elaborar as soluções Autor da pesquisa Modelo do Processo Proposto
melhoria para o processo propostas;

2.2 Pode-se utilizar a Planilha de Causas x Soluções para definir as


soluções necessárias por problema e causa;

31
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

2.3 Identificar quais problemas foram priorizados na fase de análise


do processo;

2.4 Nesta atividade já é possível fazer os ajustes diretamente no


Modelo do Processo Atual (As Is) e armazenar as versões anteriores.
É importante colocar anotações no próprio modelo do processo, pois
desta forma facilita as sugestões de melhoria;

2.5 A proposição de melhorias deve estar alinhada com os objetivos


definidos para o projeto na fase de Planejamento. Caso necessário,
deve-se realizar uma reunião com o Patrocinador do Projeto e/ou a
Alta Gestão para que seja realizado o alinhamento necessário das
expectativas para o processo;

2.6 Além de elaborar soluções para os problemas e causas


identificados, deve-se elaborar soluções para atender aos princípios
de desenho de processo (BPM CBoK, 2013):

· Desenho em torno das interações com o cliente;


· Desenho através de atividades de agregação de valor;
· Minimizar handoffs;
· Trabalho sendo realizado onde faz mais sentido;
· Estabelecer ponto único de contato;
· Criar processo separado para cada grupo;
· Assegurar fluxo contínuo;
· Reduzir tamanho de lote;
· Antecipar necessidades de informação no fluxo do processo;
· Capturar informação uma vez na fonte e compartilhar;
· Envolver o menor número possível de pessoas;
· Redesenhar e depois automatizar;
· Assegurar qualidade no início;
· Padronizar processos;
· Colocar equipes juntas ou em rede para questões complexas;
· Considerar terceirização de processos de negócio;
· Considerar compartilhamento de serviços.

Para mais orientações sobre estes princípios de desenho de


processos devem ser consultadas no BMP CBoK (2013) no tópico 5.5;

2.7 Além destes princípios para desenho de processos, deve-se


observar também se as regras do negócio estão definidas e se o
processo está em conformidade com suas normas e
regulamentações;

2.8 Solicitar agendamento para apresentação e validação das


soluções propostas com os Especialistas.

3. Validar internamente o 3.1 Esta validação deve ser feita pela equipe envolvida no projeto Autor da pesquisa Ajustes no Modelo do Processo
modelo do processo (Analista de Processos, Gestor do EPROC e Documentador), a fim de Proposto (To Be)
proposto (To Be) discutir possíveis erros de entendimento por parte do Analista de
Processos. Pode-se envolver também um Especialista no processo da
área cliente;

3.2 Realizar os ajustes necessários no modelo do processo proposto


(To Be).

4. Agendar Grupo Focal 4.1 Agendar Grupo Focal para discussão das soluções propostas com Analista Pleno
para validação da proposta os Especialistas;
de melhoria

32
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

4.2 O objetivo deste Grupo Focal é identificar quais soluções são


viáveis e coletar mais sugestões de melhoria.

5. Realizar Grupo Focal de 5.1 O Analista de Processos deve apresentar as sugestões de Autor da pesquisa Ata de Reunião
sobre a proposta de melhoria melhorias representadas no modelo do processo proposto (To Be),
com a finalidade de validá-las e/ou complementá-las;

5.2 O Documentador deve preparar a ata da reunião e registrar


todas as sugestões propostas;

5.3 É importante que os Stakeholders, tomadores de decisão,


estejam presentes, uma vez que as soluções aprovadas serão
implementadas no processo proposto e implementadas na
organização.

6. Atualizar o modelo do 6.1 O Analista de processos ou o Documentador deve complementar Autor da pesquisa Ajustes no Modelo do Processo
processo proposto (To Be) o modelo do processo proposto com a finalidade de atender às Proposto (To Be)
soluções apresentadas e aprovadas pelos Stakeholders e
complementar a descrição das atividades;

6.2 Devemos partir do princípio que o desenho do processo deve ser


o mais simples possível, uma vez que esta informação será divulgada
para a organização e o entendimento deve ser comum;

6.3 As soluções que não puderem ser representadas no fluxo,


devem ser listadas no documento de Desenho do Processo Proposto
(To Be);

6.4 Agendar novas entrevistas, caso necessário tirar dúvidas com os


atores do processo. Estas dúvidas devem ser documentadas.

7. Identificar os 7.1 O Analista de Processos deve definir, juntamente com os Autor da pesquisa Documento de Desenho do
Indicadores de Desempenho especialistas do processo e o Gestor do EPROC, os indicadores de Processo Proposto (To Be)
desempenho;

7.2 É necessário que estes indicadores estejam alinhados com os


objetivos e metas da organização.

8. Agendar validação final 8.1 Agendar uma apresentação do modelo do processo proposto (To Analista Pleno
do Modelo do Processo Be) com os atores do processo, eventuais Stakeholders e
Proposto (To Be) especialistas;

8.2 Todos os interessados devem estar presentes, pois nesta reunião


deve ser feita a validação formal do processo e suas melhorias.

9. Preparar material para 9.1 O Analista de Processos ou o Documentador deve preparar os Autor da pesquisa Apresentação para Validação do
a apresentação slides contando a lista de soluções aprovadas, os indicadores de Processo Proposto (To Be)
desempenho e uma breve descrição de cada um e as
responsabilidades do Gestor do Processo e Líder do processo, para
ser utilizado na apresentação para osStakeholders;

9.2 É importante que nesta apresentação sejam evidenciados os


ganhos esperados com a implementação da melhoria proposta.

33
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

10. Realizar apresentação do 10.1 Apresentar o Modelo do Processo Proposto (To Be), Autor da pesquisa Ata de Reunião
Modelo do Processo contemplando as soluções que foram aprovadas pelos Stakeholders;
Proposto (To Be)
10.2 O Documentador deve preparar a ata da reunião;

10.3 O Analista de processos também deve apresentar um


quadro resumo com os indicadores de desempenho do processo,
para que sejam aprovados;

10.4 Nesta reunião, o Analista de Processos deve apresentar a


importância e as responsabilidades do Gestor do Processo e Líderes
de Processo, além de divulgar as pessoas que assumirão estas
funções.

11. Documentar o processo 11.1 Ajustar o fluxo de acordo com as solicitações levantadas na Autor da pesquisa Documento de Desenho do
proposto (To Be) apresentação de validação do fluxo; Processo Proposto (To
Be) /Checklist de Conformidade
11.2 Documentar o processo proposto através das propriedades
da ferramenta de modelagem do processo adotada pelo EPROC;

11.3 Elaborar o Documento de Desenho do Processo Proposto


(To Be) com as soluções que não puderem ser representadas no
fluxo;

11.4 Concluir a descrição dos indicadores;

11.5 Ajustar o Checklist de Conformidade de acordo com o


processo proposto, para que na fase de Monitoramento e Controle
do processo ele possa ser utilizado.

12. Validar internamente o 12.1 Validar o documento de desenho do processo e realizar os Autor da pesquisa Ajustes no Documento de
Documento de Desenho do ajustes necessários para a validação dos atores e stakeholders do Desenho do Processo Proposto
Processo Proposto (To Be) processo; (To Be)

12.2 Enviar os Documentos para validação;

12.3 Ao enviar o Documento, deve ser comunicado o prazo para


eventuais ajustes. Após este prazo o documento será considerado
como homologado e este deverá ser divulgado na organização.

13. Homologar o 13.1 Homologar o Documento de Desenho do Processo Stakeholders


Documento de Desenho do Proposto (To Be);
Processo Proposto (To Be)
13.2 Esta homologação pode ser feita por e-mail ou o
documento pode ser impresso para assinatura dos aprovadores.

14. Efetuar Ajustes no Autor da pesquisa Autor da pesquisa


Documento

34
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.5.1 Te mplates da Fase de Desenho do Proces so Proposto

Como demonstrado no Quadro 5, o documento utilizado nesta fase é o Documento do


Desenho Proposto (To Be). Este documento produzido está anexado a este trabalho como
Apêndice 7. As principais informações do documento estão abaixo:

Modelagem do Processo Proposto (To Be)

O modelo proposto, foi desenhado visando solucionar os principais problemas


encontrados no processo na modelagem As Is. Com o objetivo de medir o nível de desempenho
deste processo foi criado o indicador abaixo:

35
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Nome do Indicador: Tempo Médio de Aquisição


Definição: Tempo médio de aquisição de Objetivo do Indicador: Reduzir o tempo
produtos de TI. de aquisição de pequenas compras de
software, hardware e acessórios de TI.
Sigla: TMAQ Unidade de Periodicidade:Mensal Coleta de
Medida:Conceito Dados:Amostras
mensais
Fórmula de Cálculo:Somatório Meta: Menor ou igual Parâmetro: ≤
dos dias utilizados para todas as a 15 dias úteis.
aquisições dividido pelo número
de solicitações de aquisição.

TMAQ=ΣDiasutilizados/Σ solicitações

Fonte: Sistema de registro de solicitações Automação do Indicador: Não há


(Remedy1)
Limite de Controle Inferior: Compras Limite de Controle Superior: Compras
abaixo de 3 dias úteis. acima de 20 dias úteis.
Metodologia de Medição: O tempo de aquisição é calculado mensalmente por
analista de suporte responsável pela avaliação de qualidade dos processos de TI
com base nos relatórios do Remedy, serão gerados os gráficos para posterior
análise pelo gestor do processo.
Análise do Indicador: É realizada por meio de gráficos das médias dos tempos das
aquisições realizadas pelo departamento de TI.
Público-alvo: Departamento de Responsável: Unidade de Serviços de
Tecnologia da Informação Suporte de TI – PISS
Observações: Este indicador é parte integrante do processo de Controle de Ativos
de TI.

1
Sistema utilizado na organização para controle de incidentes e ordens de trabalho de TI.

36
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

3.6 Considerações fin ais

Neste capítulo apresentamos um detalhamento sobre a aplicação do EBPM. É


importante destacar que o ciclo de vida da metodologia foi executado até a fase 4 devido à falta
de tempo necessário para realização do ciclo por completo. No próximo capítulo é realizada
uma análise crítica referente a experiência da aplicação, além de responder as questões de
pesquisa que guiaram a realização deste trabalho.

37
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

4 Discussão

Neste capítulo apresentaremos uma análise crítica da aplicação da metodologia EBPM,


além de responder as questões de pesquisa que guiaram este trabalho. A análise foi resultado
de entrevistas realizadas com Analista Pleno da área onde o processo foi aplicado, bem como
das observações feitas pelo autor desta pesquisa durante a aplicação do ciclo da metodologia.
Junto com a análise, foram levantados os fatores de maior importância durante a aplicação.

4.1 Questão de Pesq ui sa 1

A primeira questão de pesquisa que norteou este trabalho foi focada na aplicação da
metodologia e dos possíveis aspectos envolvidos com customizações necessárias durante tal
execução. Como a metodologia inicialmente foi aplicada em organizações públicas, esta
pergunta visou a comprovação da possível utilização da mesma em organizações privadas. A
questão de pesquisa 1 está descrita abaixo:

1. O EBPM pode ser aplicado a uma organização privada sem necessitar de ajustes?

De acordo com Oliveira (2014), o EBPM abrange as boas práticas identificadas em outras
metodologias analisadas, minimiza os pontos de atenção identificados e agrupa as características
que façam com que ela possa ser adotada por organizações de baixo nível de maturidade em
BPM.

A aplicação da metodologia considerou as habilidades mínimas necessárias para os


profissionais de BPM envolvidos (CAPOTE, 2011). Estas habilidades dos profissionais
envolvidos foram:

 Fluência em ao menos uma notação de modelagem de processos (BPMN, ou outra);


 Facilidade de relacionamento profissional e desenvoltura para conduzir as reuniões de
levantamento do processo;
 Alta capacidade de concentração;
 Grande capacidade de síntese e apresentação;
 Pensamento lógico e analítico;
 Habilidades criativas para a proposição de soluções;
 Habilidade de comparar resultados atuais com resultados projetados.

38
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Durante a fase 1 da metodologia EBPM foram estabelecidos as metas e os objetivos do


processo. Esse planejamento foi realizado através de reuniões pré-agendadas via email e
realizadas dentro da organização. Nessa fase do ciclo de vida EBPM não foi identificada à
necessidade para realização de ajustes.

Já na fase 2, onde o foco é realizar o levantamento de informações necessárias para o


entendimento do processo, também não foram realizados ajustes relacionados aos procedimentos
da etapa. Um dos pontos a ser destacado nesta etapa olhando para o ambiente coorporativo
privado, é o método para extração das informações, pois diferente de uma organização pública,
os colaboradores de uma empresa privada sentem-se avaliados a cada atividade executada e
extrair as informações para modelagem do processo atual sem interferências pessoais foi um
grande desafio.

A fase 3 por sua vez, foi considerada a etapa de maior atenção durante entrevista realizada
com um dos stakeholders do processo. Nessa fase foi possível observar a busca da origem dos
pontos de atenção levantados na fase anterior e para isso foram utilizadas algumas técnicas, como
o digrama de espinha de peixe e os diagramas de Causa e Efeito e Causas x Soluções. Estas
técnicas atenderem o processo de análise dentro da organização e com isso não existiu a
necessidade de alterações nessa fase também.

Conforme dito no capítulo 2 deste trabalho, o ciclo da metodologia não foi executado por
completo. Isto posto, a última etapa foi a fase 4, onde foi desenhado o processo proposto visando
solucionar os problemas identificados nas fases anteriores e atingir os objetivos relacionados ao
processo. Nessa fase, foi realizada uma reunião com os especialistas do processo para validar as
soluções viáveis, além da criação de um indicador para medir o nível de desempenho do processo.

Durante a realização da fase 4 do ciclo de vida EBPM, também não foi identificada a
necessidade de realizar ajustes no procedimento da metodologia visando uma possível adaptação
ao ambiente da organização privada envolvida na pesquisa deste trabalho.

Através da aplicação da metodologia até a fase 4 dentro da uma organização privada, das
observações do autor desta pesquisa e de entrevistas realizadas com um profissional com

39
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

entendimento de BPM, foi possível responder a questão de pesquisa 1. Em resumo, foi verificado
que não existe a necessidade de ajustes da metodologia para organizações privadas.

4.2 Questão de Pesq ui sa 2

A segunda questão de pesquisa foi focada nos benefícios identificados durante a


aplicação do EBPM. Como o ciclo de vida da metodologia não foi executado por completo,
esta pergunta será respondida através das observações do autor da pesquisa e de uma entrevista
realizada com um Analista Pleno do Departamento de Sistemas de Informações da organização
que possui conhecimento de BPM. A questão de pesquisa 2 está descrita abaixo:

2. Quais os principais benefícios para a organização privada com a implantação da


metodologia EBPM?

Como toda empresa que almeja conquistar seus objetivos, a organização desta pesquisa
busca a padronização dos seus processos. A padronização visa garantir a execução dos
processos sempre da mesma maneira com a finalidade de se obter maior previsibilidade dos
resultados (BASTOS; TURRIONI; SANCHES, 2003; MARTINS; ZVIRTES; MARTINS,
2008). Ela é utilizada para controlar, prever e minimizar os erros e desvios (SANDOFF, 2005).
Além disso, a padronização de processos é a única forma de trazer uniformidade na execução
das tarefas (TRKMAN, 2010).

Contudo, é importante observar que a simples imposição de um padrão ao colaborador


não irá criar nele o sentimento de responsabilidade pela atividade que desenvolve. É necessário
envolvê-lo no estabelecimento do padrão, explicar seus objetivos e potenciais resultados. Dessa
forma, evitando tratá-lo como um mero substituto de uma máquina e priorizando a gerência
participativa, haverá muito menos resistência às mudanças e, portanto, as chances de sucesso
do processo de padronização aumentarão consideravelmente (KONDO, 2000).

A necessidade da padronização do processo, foi detectada durante a fase 2 –


Modelagem do Processo (As Is), onde foram entrevistados quatro membros que atuam no
processo. Contudo, embora os membros atuassem no mesmo processo, ambos tinham visões e
descrições diferentes para o processo, embora este processo estivesse no portal de normativos
da organização.

Com essa inconsistência detectada, a aplicação da metodologia proporcionou a


padronização do processo e com isso garantiu que os quatro colaboradores, atuantes do
processo, trabalhassem conforme o mesmo processo. Este fator influenciou diretamente na
qualidade do processo, visto que o nível de satisfação dos clientes para os quais a área presta
serviço, analisando apenas as solicitações relacionadas ao processo, teve um aumento
significativo de acordo com uma entrevista realizada com um dos responsáveis pela gestão do
processo. Além disso, a aplicação da metodologia, trouxe como benefício a atualização do

40
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

normativo do processo no portal, visto que o mesmo estava desatualizado e não correspondia
mais ao processo atualmente executado.

Ainda na fase 2, o estudo feito para levantar o processo da forma como ele era realmente
executado, sem a interferência da vontade de melhoria dos colaboradores, foi destacado durante
uma entrevista com um dos responsáveis pela gestão do processo, como um dos principais
pontos do ciclo da metodologia.

Além disso, a metodologia permitiu rever processos, documentar e procurar a melhoria


continua. Visto que a organização A, atualmente possui apenas um recente escritório de
projetos que possui pequena atuação, ainda não consegue absorver a demanda por gestão de
processos de negócio. Assim, apenas a documentação dos normativos é feita sem levar em
consideração os princípios envolvidos no BPM.

A modelagem do processo utilizando BPMN foi destacado na entrevista como uma boa
prática e melhorou de forma significativa a legibilidade do fluxo do processo, isso é notório
devido a utilização de fluxogramas desatualizados e ilegíveis que estavam publicados no portal
de normativos da organização.

Na fase 3 e 4 - Análise do Processo e Modelagem de Processo Proposto, um ponto


destacado pelo Analista Pleno na entrevista, foi a possibilidade da análise do processo e o
desenvolvimento de um melhor processo, que poderia trazer maior eficiência no gerenciamento
dos seus recursos físicos e humanos. Além disso, durante a fase 3, foi definido um indicador
que serviu como parâmetro de eficiência e/ou ajuste para se realizar as estratégias da
organização a médio e longo prazo.

Com a utilização da metodologia, de acordo com a entrevista e observações do autor da


pesquisa, foi identificado que o processo foi analisado no contexto da organização e de suas
estratégias. Ou seja, o processo e suas atividades foram estruturados de maneira horizontal,
alinhados com os objetivos da organização e com os resultados gerados para atender as
necessidades dos clientes. Anteriormente, o negócio era estruturado numa visão vertical, cujo
foco estava nas entidades departamentais, com suas funções e hierarquias, criando distância
entre a visão organizacional e a visão das necessidades do cliente.

4.3 Considerações Fin ais

Como a metodologia foi aplicada em uma organização privada, é importante destacar


quais os principais desafios envolvidos com a aplicação da metodologia EBPM.

Na organização A, por se tratar de uma empresa do setor elétrico, a área de TI não é


área fim e sim área de suporte e a justificação do investimento em BPM é um grande desafio.

41
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Uma opção para este desafio poderia ser a capacitação de alguns colaboradores que serviram
como multiplicadores de conhecimento para difundir as técnicas aprendidas por meio de
treinamentos.

Outro desafio identificado na Organização A, é o foco em BPM, visto que atualmente


a organização apenas documenta seus normativos sem preocupações com a melhora contínua.

Além destes desafios, um dos pontos observados é a importância da formação de


equipes e do papel do Gestor do Processo, que deve montar uma equipe multidisciplinar, além
de sensibilizar a equipe sobre as documentações necessárias e possui um bom conhecimento
sobre a metodologia.

Ao aplicar a metodologia, foram encontradas algumas dificuldades envolvidas com os


procedimentos adotados para as fases do ciclo de vida EBPM. Devido ao processo ser
consideravelmente pequeno, as documentações constantemente repetiam informações que
devido a importância do processo não seriam necessárias estarem presentes repetidas vezes.
Durante a entrevista, o Analista descreveu que para uma equipe iniciante um dos pontos críticos
deveria ser o foco no negócio e uma documentação mais simples e, neste ponto, a metodologia
apresentou dificuldades para a equipe.

O EBPM se mostrou compatível para o nível de maturidade da organização, com sua


aplicação até a fase 4 foi possível identificar benefícios trazidos que motivaram os stakeholders
a continuarem a iniciativa BPM. Além disso, o EBPM não necessitou de ajustes para se adequar
ao contexto da organização A o que foi considerado na entrevista como um dos pontos
importantes para a organização.

42
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

5 Conclusão

No estudo realizado foi possível verificar que implantar uma metodologia BPM em uma
organização privada com baixo nível de maturidade traz consigo grandes desafios.

O objetivo principal desta pesquisa foi relatar o processo da aplicação da metodologia


EBPM, bem como os desafios e os benefícios encontrados. Para tanto, foi realizado uma
revisão da literatura, para que fosse possível obter todo um referencial teórico sobre os assuntos
que norteiam este trabalho. Uma entrevista com o Analista Pleno responsável pela gestão do
processo, a fim de ter suas considerações a respeito da metodologia aplicada e das
peculiaridades da organização. Além de observações identificadas durante a execução do ciclo
de vida da metodologia. Alinhando essas fontes com o objetivo de compilar o resultado
apresentado no capítulo de discussão.

Neste estudo também objetivou-se responder as seguintes questões de pesquisa: QP1-


O EBPM pode ser aplicado a uma organização privada sem necessitar de ajustes? Para que
fosse possível responder esta questão, foi feito a aplicação da metodologia até a fase 4, além
de entrevistas e observações do autor da pesquisa, com isso foi percebido que é possível aplicar
a metodologia sem necessidade de alterações para organizações privadas.

Para a QP2- Quais os principais benefícios para a organização privada com a


implantação da metodologia EBPM? Por meio das observações do autor da pesquisa e
entrevistas realizadas com um membro responsável pela gestão do processo, foi possível
respondê-la apontando a padronização de processos, a adoção de boas práticas na modelagem
do processo e a melhoria contínua do processo como os principais benefícios trazidos na
aplicação da metodologia.

Em referência aos desafios encontrados na aplicação, o apoio da alta gerência é um dos,


visto que por se tratar de uma organização do setor elétrico, TI acaba sendo uma área de suporte
e a justificava do investimento para este tipo de projeto é um desafio. Além disso, a importância
da capacitação dos recursos humanos foi notória, visto que apenas o autor da pesquisa e o
Analista Pleno da área possuíam conhecimento de BPM.

Outra dificuldade encontrada, em específico a metodologia EBPM, foi a aplicação dela


em um processo de menor criticidade, visto que foram identificadas informações que poderiam
ser eliminadas durante a execução dos procedimentos das fases do ciclo de vida.

Então, uma proposta para futuros trabalhos é uma adequação de metodologia EBPM
para processos de menor criticidade utilizando como base os princípios envolvidos com Agile
BPM, como exemplo desses princípios temos:

 Definir como maior prioridade a Satisfação do Cliente;

43
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

 Aceitação em mudanças de requisitos;

 Motivação dos envolvidos;

 Simplicidade;

44
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

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47
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 1
L i sta d e S tak eh ol ders – Pro cesso Aq u i si ção d e Comp on e n tes e
E q u ip amen tos d e T I

1. INFORMAÇÕES GERAIS DO PROJETO

Descrição do Projeto : Este processo integra o Processo de Identificação e Controle de Equipamentos de


TI. Ao receber uma SATI, solicitando a aquisição de um equipamento ou componente, a PIPD identifica
qual a necessidade do usuário. Confirmando-a, segue o procedimento de compra.

2. LISTA DE STAKEHOLDERS

Nome Área Cargo


Entrevistado 1 PISS Analista Pleno
Entrevistado 2 PISS Analista Júnior
Entrevistado 3 PISS Analista Júnior
Entrevistado 4 PIPL Analista Júnior

48
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 2
Docu men to d e Vi sã o – Pro cesso Aq u i si ção d e Co mp on en te s e
E q u ip amen tos d e T I

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Data Versão Descrição Autor

25/11/14 1.0 Criação do documento Vandson Tenório

27/11/14 1.1 Complemento de Informações Vandson Tenório

LISTA DE APROVADORES

Nome Cargo

Entrevistado 1 Analista Pleno

49
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1 Apresentação

Este documento apresenta os resultados da fase de Planejamento, que é a primeira fase da melhoria do
Processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI da Organização A. O objetivo desta fase
é fazer um detalhamento maior do escopo do projeto e conhecer, ainda que de forma superficial, o
processo de negócio.
O documento está estruturado da seguinte forma: na seção 2 é apresentada a contextualização do
negócio, na seção 3 e 4 são definidos os objetivos do processo e os objetivos da análise,
respectivamente; na seção 5 são levantadas as partes interessadas no processo (stakeholders), na seção
6 são definidos os papéis e responsabilidades, na seção 7 os fatores críticos de sucesso. As considerações
sobre o processo atual, o escopo do processo e a visão geral do processo são apresentadas nas seções
seguintes.
Os elementos apresentados servirão de insumo para algumas atividades inerentes ao ciclo da Gestão de
Processos que contemplam:
 O levantamento e modelagem do fluxo atual do processo (As Is);
 Análise do processo atual, identificando possíveis oportunidades de melhoria;
 A elaboração do fluxo proposto, contemplando as sugestões de melhoria (To Be);
 O levantamento dos indicadores de desempenho do processo;
 A alteração e/ou criação dos instrumentos normativos necessários.

2 Contextualização do negócio
Com mais de 3,2 milhões de clientes, a Organização leva energia elétrica a 184 municípios, ao distrito
de Fernando de Noronha e à cidade de Pedras do Fogo, na Paraíba. A empresa investe fortemente para
fornecer energia de forma segura e com qualidade.
A Organização trabalha constantemente para melhorar cada vez mais os indicadores de qualidade e
continuidade do fornecimento de energia em sua área de concessão. A distribuidora atende a todo
perímetro urbano do Estado e, desde 2009, concluiu o processo de universalização de energia na zona
rural, assegurando aos clientes o direito à cidadania por meio do acesso a melhores condições de saúde,
segurança e trabalho, acesso à informação, cultura e lazer e muitos outros benefícios.
Atenta aos clientes, a Organização promove constantemente mudanças em sua estrutura. A empresa
investe na reforma de agências, na ampliação de Serviços, estabelecendo parcerias com o comércio de

50
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

pequenas cidades. Antecipando-se às necessidades dos consumidores, a concessionária promove


inspeções e manutenções regulares, além da ampliação do sistema elétrico, com novas subestações,
linhas de transmissão e redes de distribuição. A distribuidora aposta na formação e capacitação dos
profissionais para elevar o padrão de atendimento e dos serviços.
A companhia também se mantém atualizada com novas tecnologias na telecomunicação, distribuição e
manutenção, contribuindo para elevar os índices de qualidade no fornecimento de energia elétrica.
Acrescente-se a isso, o investimento em Programas de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) e no combate
ao desperdício de energia, numa parceria com universidades e órgãos públicos, que beneficia escolas,
comunidades, comércio e indústrias. A distribuidora também estimula o uso eficiente da energia elétrica
por meio das ações do Programa de Eficiência Energética.
Logo, a utilização de tecnologia está intrínseca na organização. E como toda organização que visa a
qualidade no atendimento e satisfação ao cliente, existem normas e procedimentos a serem executados
e melhorados.
Este processo visa integrar o Processo de Identificação e Controle de Equipamentos de TI, que ao receber
uma SATI, solicitando a aquisição de um equipamento ou componente, a unidade responsável identifica
qual a necessidade do usuário. Confirmando-a, segue o procedimento.
Não existem indicadores para o tempo de execução dessas solicitações, contudo a unidade de TI só pode
realizar aquisições com valores inferiores a cinco mil reais.

3 Objetivo do processo
O processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI têm a função de realizar aquisições de
pequeno porte de equipamentos e componentes de TI. Pois devido ao grande volume que a área de
Suprimentos possui, este processo visa trazer mais efetividade para compras menores que não
demandam burocráticas negociações.

Além disso, o processo visa a satisfação do cliente, visto que a aquisição deve ser realizada em tempo
estabelecido nas determinadas normas da organização

4 Objetivo da análise
Mapear o processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI identificando eventuais
problemas, suas causas e encontrar oportunidades de melhorias. Identificar e definir pontos de controle
e métricas com o objetivo de coletar e analisar informações sobre o desempenho do processo.

51
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Padronizar as atividades e encontrar uma solução que reduza o tempo de execução, além de levantar
sugestões para automação.

5 Partes interessadas do processo (stakeholders)


• PISS – Unidade de Serviços e Suporte de TI

• PIPL – Unidade de Planejamento de TI


• PRI – Departamento de Sistemas de Informação

6 Papeis e responsabilidades

Nesta seção são relacionados os papéis e responsabilidades das principais partes interessadas do
processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI.

Papel Responsabilidade

PRI – Departamento de Sistemas de Patrocinar o Projeto e realizar o planejamento e


Informação revisão da auditoria

PISS – Unidade de Serviços e Suporte de Realizar parecer técnico, especificação técnica e


TI cotação de equipamentos e acessórios

PIPL – Unidade de Planejamento de TI Contatar fornecedores

7 Expectativas do cliente

Implantação, até o final de fevereiro, do processo eletrônico de Aquisição de Componentes e


Equipamentos de TI que permitirá maior índice de satisfação do cliente. Padronização das propostas e
do tempo de validade das mesmas e procedimentos atualizados resultando em um maior
gerenciamento da aquisição de componentes e equipamentos , o que contribuiria com a melhoria do
processo.

52
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

8 Fatores críticos de sucesso

Os fatores críticos de sucesso são os pontos chave que definem o êxito ou o fracasso na implantação de
um objetivo específico. Esses fatores definem as principais orientações que devem ser considerados ao
longo de um projeto para que se alcance os resultados esperados na sua conclusão. Foram definidos
como fatores críticos de sucesso do processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI, os
itens relacionados abaixo:

 Aprovação e Patrocínio da alta-administração do novo modelo do process;

 Construção coletiva a partir do envolvimento das áreas que participam dos processos.

 Implantação e acompanhamento dos indicadores de desempenho;

 Comunicação eficiente entre todos os envolvidos no processo.

9 Considerações sobre o processo atual

Foram levantados os seguintes pontos de atenção no cenário atual que deverão ser observados e/ou
mitigados na revisão e implantação do novo modelo do processo:

 O processo de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI não é o processo mais crítico


da área;

 É um processo que impacta diretamente no SLA.

 Problemas no tempo da aquisição e deficiências no acompanhamento do processo;

 Problemas de notificação dos fornecedores (prazos, etc.)

Apêndice 3

53
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Mod el age m d o Pro ces so Atu al (As Is) – Pro cesso Aq u i si ção d e
Co mp on en tes e E q u i p amen tos d e T I

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Data Versão Descrição Autor

29/11/14 1.0 Criação do documento Vandson Tenório

LISTA DE APROVADORES

Nome Cargo

Entrevistado 1 Analista Pleno

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1. Apresentação
Esse documento tem a finalidade de apresentar as informações levantadas na fase de Modelagem do
Processo Atual (As Is) de Aquisição de Componentes e Equipamentos de TI. Os resultados dessa fase
foram colhidos através de entrevistas com os atores do processo, dispostos na tabela abaixo:

Atores envolvidos

• PISS – Unidade de Serviços e Suporte de TI

• PIPL – Unidade de Planejamento de TI


• PRI – Departamento de Sistemas de Informação

2. Objetivo do Processo

Esta seção visa descrever o objetivo do processo a ser modelado. O processo de Aquisição de
Componentes e Equipamentos de TI, está sob responsabilidade da PISS, PIPL que estão inseridas dentro
do PRI.

As solicitações para aquisição de componentes e acessórios de TI, deverão ser apresentadas sob de SATI,
que podem ser abertas via portal ou telefone, para análise da PISS. A solicitação é compras se inicia com
a necessidade de um cliente, seja para acessórios ou componentes, a solicitação deve cumprir alguns
requisitos para assim está dentro da conformidade.

Logo, este processo tem por objetivo a aquisição de itens de TI que surgem como demanda dos
clientes/usuários da Organização A, assim como melhorar o nível de satisfação do cliente e aumentar
desempenho do negócio.

3. Escopo do Processo

A análise referencial para modelagem do processo partirá do normativo GS04.02-00.009.001 - Aquisição


de Componentes e Equipamentos de TI, e se inicia:

com a solicitação via SATI, com as informações orçamentárias da área requisitante;

55
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Antes da SATI ser analisada pela PISS, caso o usuário não seja executivo, a solicitação deverá ser
aprovada por um usuário que esteja como seu superior direto ou temporário. Após a aprovação a equipe
responsável por prestar suporte ao usuário analise se existe a necessidade da aquisição.

Caso se confirme a necessidade, a equipe verificará se existe disponibilidade do item no estoque, caso
não exista, é feita a cotação contato via email com fornecedores previamente cadastrados.

Ao término da cotação, é realizado uma análise técnica das propostas recebidas e com esta análise a
equipe da PIPL solicita o produto ao fornecedor que possui a melhor proposta e está dentro das
características solicitadas.

Após, faz-se o recebimento do produto e o processo finaliza com uma abertura de chamado para
entrega/instalação do produto para o usuário.

4. Visão Sistêmica do Processo

Esta seção visa descrever uma visão sistêmica do processo, mostrando as entradas e saídas durante o
processo de Aquisição de componentes e acessórios de TI.

Entradas Saídas

SATI – Solicitação do usuário; Parecer técnico, Produto recebido e SATI para entrega;

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

5. Modelo do Processo

6. Pontos de Atenção

Os seguintes pontos de atenção foram identificados no processo para a fase de visão atual e deverão
ser tratados ou mitigados na fase de Análise do Processo:

1. Filtro de chamados.
2. Autorização do superintendente anexado na SATI
3. Participação da PIPL neste processo.
4. Número de fornecedores cadastrados.
5. Problemas durante o recebimento de produtos.
6. Falta de acompanhamento durante a solicitação do produto junto ao fornecedor.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 4
Di agra ma d e Cau sa e E f ei to – Pro cesso Aq u i si ção d e Comp on en tes e
E q u ip amen tos d e T I

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 5
Rel atóri o d e An ál i se d o Pro cesso – Pro cesso Aq u i si ção d e Co mp on en tes e
E q u ip amen tos d e T I

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Data Versão Descrição Autor

15/07/2013 0.1 Criação do Documento

LISTA DE APROVADORES

Nome Cargo

Entrevistado 1 Analista Pleno

59
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1. Apresentação

Este documento tem o objetivo de apresentar os resultados da fase de Análise do Processo de


Notificação.

O foco principal deste documento é apresentar de forma consolidada e detalhada todos os artefatos
trabalhados nas etapas da fase de Análise de Processo. As etapas desta fase estão descritas no item 2
deste relatório.

2. Metodologia Aplicada

A Análise de Processo é uma técnica fundamental para a compreensão, análise e aperfeiçoamento do


desempenho da organização. Ajuda a estruturar a definição dos problemas da empresa de forma a
identificar e atacar suas causas básicas e prover uma base para melhorar a qualidade, reduzir o tempo
de ciclo e também os custos, quando necessário. Ela permite que se obtenham resultados a curto e
longo prazo, identificando oportunidades para melhorias importantes.

A metodologia utilizada nesta fase foi dividida em 05 (cinco) etapas, listadas a seguir:

1. Identificação: Identificação das causas e problemas para a análise. O resultado desta etapa são
os diagramas de Causa e Efeito e a lista de Problemas e Causas identificados;

2. Categorização: Categorização dos problemas identificados;

3. Validação: Validação dos problemas e complementação com os Especialistas;

4. Mensuração: Mensuração quantitativa e qualitativa dos casos mais representativos do


processo;

5. Documentação: Elaboração da documentação da análise.

3. Identificação dos Problemas e Causas

Dentre outras definições, um problema é um resultado indesejado do processo. Geralmente a


existência de um problema afeta o alcance do objetivo final e compromete a qualidade do produto ou
serviço a ser entregue ao cliente.

No contexto dos processos de Aquisição de componentes e acessórios de TI, o principal objetivo é


adquirir equipamentos de acordo com solicitações dos usuários.

Para identificar possíveis problemas existentes no processo foi utilizado o Diagrama de Causa e Efeito.
Este diagrama, conhecido popularmente como Espinha de Peixe, auxilia a verificação de problemas
inerentes ao processo. Fatores que desencadeiam os problemas também podem ser apontados

60
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

através desta técnica que permite uma representação visual de fácil compreensão do relacionamento
causa/efeito.

Os problemas identificados nesse processo são apresentados nas seções 3.1 e 3.2.

3.1. Atraso no processo

Um problema identificado correspondeu ao ‘Atraso no processo’. Este problema é causado por:


existência de duas autorizações, falta de comunicação entre as áreas participantes do processo e a
falta de monitoramento com as atividades existentes no processo. As causas foram agrupadas em
quatro grandes categorias: Gestão, Procedimentos e normas, Recursos Humanos e Recursos
Tecnológico.

3.2. Ineficácia do processo (Qualidade)

Um problema identificado correspondeu ao ‘Ineficácia do processo’. Este problema é causado por:


planejamento precário do volume das aquisições anuais, grande frequência de acessórios requisitado,
pouca preocupação com a verificação do tempo de entrega do equipamento, dentre outras causas. As
causas foram agrupadas em três grandes categorias: Gestão, Procedimentos e normas e Recursos
Humanos.

3.3. Inefetividade do processo

Um problema identificado correspondeu ao ‘Inefetividade do processo’. Este problema é causado por:


falta de entendimento comum entre cliente e fornecedor e ao erro na categorização das solicitações
para aquisição na ferramenta de incidentes. As causas foram agrupadas em três grandes categorias:
Gestão, Procedimentos e normas e Ambiente externo.

Mais informações sobre os problemas acima listados, olhar documento “Planilha de Causas x Soluções.

4. Categorização dos Problemas

Os problemas identificados através da técnica de Causa e Efeito foram categorizados, objetivando


melhorar o entendimento e sua visualização. O objetivo desta categorização é agrupar os problemas
de acordo com o seu tipo. Como no processo atual foram identificados apenas três problemas, a
imagem abaixo não apresenta uma riqueza de informações, porém funciona para identificarmos quais
categorias serão tratadas para o processo, neste caso, Prazo, Qualidade e Efetividade.

61
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

5. Métricas do Processo

A definição e a medição de métricas tem como principal objetivo a coleta e análise de informações
sobre o desempenho do processo atual. Com o propósito de conhecer o desempenho do processo foi
solicitado a criação de um indicador para acompanhamento do tempo de duração da solicitação do
usuário.

Devido ao processo ser relativamente pequeno apenas um indicador será criado para conhecimento
do desempenho do processo.

O atual processo não possui indicadores associados, logo a tabela em sequência é apresentada as
métricas propostas do processo. Essa listagem objetiva contribuir para visão sistêmica de todos os
controles dos processos utilizados atualmente.

Tempo Médio de Aquisição

Definição Objetivo Meta

Tempo médio de aquisição de Reduzir o tempo de aquisição de Menor ou igual a 15


produtos de TI. pequenas compras de software, dias úteis.
hardware e acessórios de TI

6. Priorização dos Problemas

A priorização de problemas consiste na seleção de problemas considerando-se sua relevância, além de


outros critérios.
Devido à quantidade de problemas identificados, apenas três, tanto “Atraso”, “Inefetividade” e
‘Ineficácia” serão priorizados e tratados. Estes problemas foram identificados utilizando-se a técnica de
Espinha de Peixe. A partir da análise dos dados obtidos, concluiu-se que o atraso do processo é o
problema mais crítico, devendo ter prioridade na ordem do tratamento dos problemas.

62
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

7. Conclusão

A fase de Análise do Processo Atual teve por propósito a identificação dos pontos de atenção relevantes
inerentes ao processo. Esses pontos de atenção serão tratados na próxima fase que corresponde a
Modelagem do Processo Proposto (To Be).
A fase de Análise do Processo Atual foi essencial para a descoberta de causas e efeitos dos problemas
que não tinham sido identificados na fase de Modelagem do Processo Atual. Foi identificado 3 (três)
problemas, cruciais para o desempenho do processo: Atraso, Ineficiência e Ineficácia do Processo.
Para a próxima fase do projeto (Modelagem do Processo Proposto), serão levantadas as possíveis
soluções para todos os problemas identificados por meio de Brainstorming com os stakeholders. Estas
soluções serão incorporadas em um novo fluxo que será validado com os envolvidos no processo.

63
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 6
Pl an i l h a Cau sa x Sol u ções – Processo Aq u i si ção d e Comp on en tes e
E q u ip amen tos d e T I

Causas Concausas Proposta de Soluções Anotações Complementares


Existências de duas autorizações Envio de email para usuário solicitando a autorização necessária Eliminação da autorização do Superintendente -
Inviabilidade da participação de um outro setor no processo Eliminação da participação da PIPL -
Descompromisso com o acompanhamento da solicitação Grande volume de serviços Criação de indiciador -
Poucos fornecedores cadastrados. Burocracia para cadastro de fornecedores Aumento do número total de fornecedores -
Inexistencia de tarefa para verificar produto recebido. Criação de boletim de inspeção -

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 7
Mod el age m d o Pro cesso Prop osto (T o B e) – Proc esso Aq u i si ção d e
Co mp on en tes e E q u i p amen tos d e T I

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Data Versão Descrição Autor

15/21/14 1.0 Criação do documento Vandson Tenório

LISTA DE APROVADORES

Nome Cargo

Entrevistado 1 Analista Pleno

65
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

1 Apresentação

Este documento apresenta os resultados da fase de Modelagem do Processo Proposto (To Be) do
processo de Notificação do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
O foco principal deste documento é a representação do modelo melhorado do processo, por meio do
macrofluxo do processo e suas sugestões de melhorias que não puderam ser representadas no fluxo.
Além destas informações, também são apresentadas as responsabilidades do Gestor do Processo e os
Indicadores de Desempenho do Processo e sua forma de cálculo e medição.

2 Objetivo do Processo

Esta seção visa descrever o objetivo do processo a ser modelado. O processo de Aquisição de
Componentes e Equipamentos de TI, está sob responsabilidade da PISS, PIPL que estão inseridas dentro
do PRI.
As solicitações para aquisição de componentes e acessórios de TI, deverão ser apresentadas sob de SATI,
que podem ser abertas via portal ou telefone, para análise da PISS. A solicitação é compras se inicia com
a necessidade de um cliente, seja para acessórios ou componentes, a solicitação deve cumprir alguns
requisitos para assim está dentro da conformidade.
Logo, este processo tem por objetivo a aquisição de itens de TI que surgem como demanda dos
clientes/usuários da Organização A, assim como melhorar o nível de satisfação do cliente e aumentar
desempenho do negócio.

3 Visão Geral do Processo

Seguem os fluxos referentes ao processo. O detalhamento das atividades do processo pode ser
encontrado no fluxo do To Be modelado e disponibilizado através do Portal de Processos SGN.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Diante do fluxograma apresentado acima, foi possível verificar que algumas alterações foram realizadas
para solucionar problemas identificados nas fases anteriores da metodologia EBPM. As alterações
foram:
 Eliminação da autorização do Superintendente;
 Eliminação da participação da PIPL;
 Criação de indiciador;
 Aumento do número total de fornecedores;
 Criação de boletim de inspeção.

4 Gestor do Processo

O Gestor do Processo será responsável por medir os indicadores de desempenho do processo e por
reportar os resultados. Além disso, o gestor deverá identificar insuficiência de recursos no processo,
avaliar a conformidade do processo com padrões e métodos estabelecidos e identificar quaisquer
problemas que impactem a eficiência e a eficácia da notificação.

67
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

No âmbito do processo, é de suma importância a indicação do Gestor do Processo, o qual terá a


incumbência de fazer com que o processo seja implantado e executado conforme definido, sendo sua
atribuição ainda, zelar para que todas as equipes envolvidas em sua execução entendam todas as suas
fases e qual o seu papel em cada uma delas visando ao alcance dos objetivos inicialmente traçados para
o respectivo processo.

5 Indicadores de Desempenho

Indicador de desempenho corresponde ao resultado de uma ou mais medidas que criam a


possibilidade de compreensão da evolução daquilo que se pretende avaliar segundo limites,
referências ou metas estabelecidas. Em relação ao trabalho de modelagem de processos os
indicadores são importantes porque quantificam o modo como as atividades ou a saída do processo
atingem uma meta específica.

Os indicadores de desempenho foram classificados em relação à eficácia, eficiência, efetividade e


economicidade conforme descrição abaixo:

 Indicadores de Eficácia - São aqueles que medem o grau de cumprimento das metas fixadas
para determinado processo. Dizem respeito à relação entre os resultados obtidos e os
resultados pretendidos. Medem o desempenho dos produtos/serviços entregues ou gerados
pelo processo.
 Indicadores de Eficiência - São aqueles que buscam uma relação entre os recursos efetivamente
utilizados para a realização de determinada atividade ou processo, frente aos padrões
estabelecidos. Medem o desempenho (interno) do processo.
 Indicadores de Efetividade - São aqueles que medem os impactos gerados pelos processos. A
efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado.
 Indicadores de Economicidade - São aqueles que refletem a minimização dos custos de
aquisição dos recursos necessários para a realização das atividades do processo, sem
comprometer a qualidade desejada.
Para facilitar a compreensão dos indicadores de desempenho foi elaborada uma “carteira de
identidade do indicador” contendo as principais informações dos indicadores no que diz respeito à
forma de coleta, forma de análise e divulgação dos resultados.

Abaixo, segue o indicador criado para o processo:

68
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Nome do Indicador: Tempo Médio de Aquisição


Definição: Tempo médio de aquisição de Objetivo do Indicador: Reduzir o tempo
produtos de TI. de aquisição de pequenas compras de
software, hardware e acessórios de TI.
Sigla: TMAQ Unidade de Periodicidade:Mensal Coleta de
Medida:Conceito Dados:Amostras
mensais
Fórmula de Cálculo:Somatório Meta: Menor ou igual Parâmetro: ≤
dos dias utilizados para todas as a 15 dias úteis.
aquisições dividido pelo número
de solicitações de aquisição.

TMAQ=ΣDiasutilizados/Σ solicitações

Fonte: Sistema de registro de solicitações Automação do Indicador: Não há


(Remedy)
Limite de Controle Inferior:Compras Limite de Controle Superior:Compras
abaixo de 3 dias úteis. acima de 20 dias úteis.
Metodologia de Medição: O tempo de aquisição é calculado mensalmente por
analista de suporte responsável pela avaliação de qualidade dos processos de TI
com base nos relatórios do Remedy, serão gerados os gráficos para posterior
análise pelo gestor do processo.
Análise do Indicador: É realizada por meio de gráficos das médias dos tempos das
aquisições realizadas pelo departamento de TI.
Público-alvo: Departamento de Responsável: Unidade de Serviços de
Tecnologia da Informação Suporte de TI – PISS
Observações: Este indicador é parte integrante do processo de Controle de Ativos
de TI.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

6 Sugestões de Melhoria
Durante a fase de Modelagem do Processo Proposto foram apresentadas e validadas com os
Stakeholders as propostas de melhorias para o Processo, considerando os problemas levantados na
fase de Análise de Processo.

A consolidação desta fase está descrita na planilha Causa x Soluções.

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Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Apêndice 8
Roteiro das Entrevistas

As entrevistas serão realizadas de acordo com as questões descritas no roteiro a seguir.

Apresentação

 Objetivo da Pesquisa

 Garantia de sigilo da identidade

 Esclarecimento sobre desistência em qualquer momento

 Garantia de esclarecimento de informações em qualquer momento

 Esperar aceite verbal

 Solicitar permissão para gravação do áudio

Objetivo da entrevista

Coletar informações sobre a aplicação da metodologia EBPM.

Entrevistados
Analista Pleno do Departamento de Sistemas de Informações

Categoria Questão Objetivo


Conhecimento Descreva a importância da adoção de uma Justificar a necessidade da
metodologia de BPM para uma organização que aplicação da metodologia
possui um baixo nível de maturidade em BPM?
Conhecimento Quais as características que a metodologia EBPM Identificar as características da
possui que permite sua utilização por equipes metodologia
iniciantes?
Comparativo Você já utilizou outra metodologia de BPM? Quais Identificar possíveis
os pontos positivos e negativos? comparações entre
metodologias
Simplicidade Quais são suas responsabilidades na iniciativa da Identificar a simplicidade em
gestão de processos? relação ao entendimento dos
papéis e responsabilidades.
Conhecimento Quais os principais desafios de implantar uma Identificar os desafios
metodologia de BPM em uma organização envolvidos com organizações
privada? privadas.

Comparativo O que uma implantação de uma metodologia BPM Identificar possíveis


agregaria ao portal de processos que a comparações entre
organização já possui. metodologias

71
Aplicação de uma meto dologia de BPM em uma organização do setor elétrico

Pontos positivos Quais são principais pontos positivos e benefícios Identificar benefícios e pontos
da metodologia EBPM? positivos
Pontos Quais os principais pontos negativos da Identificar pontos negativos.
negativos metodologia EBPM?
Conhecimento Você acredita que a metodologia poderia ser Identificar possíveis
customizada para processos menores? modificações

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