'•,

A~QUIVO
TEOMA E PRÁTICA
1
MARILENA LEITE PAES

ARQUIVO ;

TEORIA E PRATICA
3a EDiyÁO REVISTA E AMPLIADA
.1

L
1

1
FUNDA~O GETULIO VARGAS
.. EDITORA
ISBN - 85-225-0220-X
Copyright e¡:¡ 1986 Marilena Leite Paes
Direitos desta edic;ao reservados ~
EDITORAFGV
RuaJomalista Orlando Dantas, 37
22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil
Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427
Fax: 21-3799-4430
e-mail: editora@fgv.br- peciidoseditora@fgv.br
web site: www.editora.fgv.br
Impresso no Brasil 1 Printed in Brazil
Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao,
no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n° 9.610/98).
1ª edic;ao - 1986
2ª edic;ao - 1991
3ª edic;ao rev. e ampl.- 1997
1ª e 2ª reimpressoes- 2002
3ª reimpressao - 2004
4ª e Sª reimpressoes - 2005
6! reimpressao - 2006
7ª e 8ª reimpressoes - 2007
9ª e 1Q! reimpressoes - 2008
11ª e 12ª reirnpressoes- 2009
RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni
EnrroRA<;:Ao ELETRÓNICA: Fatim.a Agra
CAPA: Trra linhas studio
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca
Mario Henrique Simonsen/FGV

Paes, Marilena Leite

Arquivo: teoria e prática 1 Marüena Leite Paes. - 3. ed.
rev. ampl. - Rio de Janeiro : Editora FGV, 2004.

228p.
Inclui bibliografia e mdice.
l. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Funda~ao Getu-
lio Vargas. TI. Título. Aos meus país,
A Maria de Lourdes da Costa e Souza,
CDD -651.53
CDU -651.53 A Eloisa Riani,
Aos arquivistas brasileiros
 L

,.
l.

l.

. ''A essencia da profissao de arquivista

é manter útil a memória da institui!<ao."
jorge Gustavo da Costa
1

.?
1
 SUMÁRIO

1
1
Apresenta~;ao da J"- edi~;ap 11

Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes 13

'
Capítulo 1 - Órgaos de ~ocumenta~;ao 15
1
Arquivos, bibliotecas, museus 15
Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao 16
Paralelo entre biblioteca e arquivo 17

Capítulo 2- Introdu~;ao! ao estudo dos arquivos 19

Origem 19 i
Conceito 1~
Finalidade 2o
1
Fun~;ao 20 1

Classifica~;ao i 20
Terminologia arqu~vística 23
Tipos de arquivam~nto 28
1

Classifica~;ao dos dpcumentos 29

Correspondencia, ~ua classifica~;iio e caracteriza~;ao 31

''3 - o
aap1tu1o . _1 d.;. -d .
rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos 35
Levantamento de dados 35
1

Análise dos dados coletados 36

Planejamento 361
,,

¡ __
 L

Capítulo 4- Gestao de documentos 53

Arquivos correntes 54
Arquivos intermediários 115

Capítulo 5- Arquivos permanentes 121

APRESENTACAO DA 3ª EDICAO
Atividades de arranjo 122
Atividades de descric;ao e publicac;ao 126 l
Atividades de conservac;ao 141
Atividades de referencia 146

Capítulo 6 -Arquivos especiais 147 A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inúmeras
inovac;óes .tecnológicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade,
Arquivo fotográfico 148 ,
Arquivo de fita magnética, filme e disco 153 coro reflexos em todas as áreas da vida cotidiana do hornero.
Arquivo de recorte de jornal 154 Tais avanc;os, porém, nao invalidam os conhecimentos aquí transmiti-
Arquivo de catálogo impresso 154 dos, por conterem eles fundamentos básicos para a utilizac;ao eficaz e adéqua-
da da moderna tecnología da informac;ao. É possível que em futuro nao muito
longínquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arqui-
Capítulo 7- As técnicas modernas a servic;o dos arquivos 155
vísticos até aqui adotados. Mas, o fato é que, no momento presente, ainda pre- 1
Microfilmagem 155 dorninam os sistemas e metodologías convencionais.
Tecnología da informac;ao . 157 )
Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;óes no texto
desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mínimamente 'a matéria, nao só ]
Capítulo 8- A política nacional de arquivos: Conselho Nacional de para atender a algumas questóes tecnológicas como para adequar a legislac;ao
1
Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos 161 recente alguns conceitos aquí formulados.
Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no capítulo 1

Anexo 1- Exercícios 165 sobre Arquivos Permanentes das edic;óes anteriores, conforme preconizava até J
entao Schellenberg, foi incluída no capítulo dedicado a Gestao de Documen-
tos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramen-
Anexo 2- Respostas 183
te definido na Leí n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispóe sobre a política nacional
de arquivos.
Bibliografia 213 Concluindo, deixo aquí meus agradecimentos a Helena Correa Macha-
do, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestóes oportunas
Índice analítico 221 que contribuíram para o aprimoramento desta edic;ao.
J
Rio deJaneiro, 1997 1

~ 1
Marilena Leite Paes· 1

l
~"·'e?J
 APRESEN~ACAO DAS. 1ª E 2ª EDICOES
1

Com o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em língua

portuguesa, notadamen~e no caso de arquivos institucionais e empresariais,
elaboramos, em 1969, o\ trabalho intitulado O papel da arquivística na docu-
mentario, editado pelq Instituto de Documentac;ao da Fundac;ao Getulio
Vargas e impresso sob a forma de apostila, para uso dos alunos de seus cursos.
1

Reunindo conhe~imentos colhidos em várias fontes bibliográficas,

aquele modesto trabalhd foi sendo enriquecido e atualizado bienalmente, com
·- de novas tecmcas,
a descnc;ao ,l. . e meto
teonas ' dos, bem como com o resu1tado
da vivencia do dia-a-dia ~a busca de soluc;oes adequadas P!ll"~ os problemas do
mundo moderno. \
?1

A partir de 1972 trabalho passou a ser publicado sob o título Arqui-

vo: teoría e prática, títulb este cuja essencia procuramos manter nestas edic;oes
por já estar consagrado ~unto aos interessados ná matéria e· por se tratar, na
verdade, de urna ampla r~is~o e atualizac;ao dos trabalhos anteriores.
A transformac;ao ~a apostilá em livro surgiu da necessidade de atender
as inúmeras solicitac;oes ~irigidas a Fundac;ao Getulio Vargas pelas universida-
des mantenedoras de. cursos de arquivologia, biblioteconomia e documenta-
c;ao, em geral, bem como\ de instituic;oes técnicas e culturais, empresas etc.
Assim, considerando o objetivo deste livro, qual seja, o .de introduzir os
interessados no complei,o labirinto das técnicas de arquivo, incluímos, nos
anexos, exercícios seguidqs de suas respectivas respostas, para habilitar o leitor
a avaliar seus conhecime~tos, após a leitura da matéria.
Na impossibilidad~ de mencionar todos os meus parentes, amigos, cole-
gas e alunos, adotei nos bcemplos e nos exercícios os nomes de apenas alguns
deles como forma de exp}essar minha carinhosa homenagem a tantos quantos
me tem ensinado e ajuda#o a viver e a servir melhor.
 14 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
É de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza,
Maria Luiza Dannemann, Regina Alves Vieira e José Pedro Espose!, dentre ou-
tros, cujos ensinamentos e troca de experiencias inspiraram grande parte dos
conceitos aqui emitidos.
Cabe-me ainda registar os melhores agradecimentos ao prof. Benedicto
Silva, idealizador e diretor do Instituto de Documentat;áo da Fundat;áo Getu-
lio Vargas desde sua criac;:áo, em 1967, até sua extin¡;:áo em 1990, pelo estímulo
e colaborac;:áo que possibilitaram o lant;amento desta publica¡;:áo.
A Terezinha de Jesus Santos, técnica de informat;áo, que fez a revisáo
crítica e sugeriu urna série de alterac;:óes nas primeiras edi¡;:óes que, sem dúvi-
da, muito contribuíram para a melhoria deste trabalho, minha gratidáo toda
especial.
A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vi-
gor de sua maturidade, profissional das mais competentes e amiga leal, que
além de colaborar na redat;áo deste texto tomou a si a tarefa de revisá-lo, meu
carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que
estendo a Crésio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilógrafo, pelo preparo
dos originais.
Rio deJaneiro, 1991
Marilena Leite Paes
r
r
CAPÍTULO 1 r
r
ÓRGAOS DE DOCUMENTACAO
1
1. Arquivos, bibliotecas, museus
A ·escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para repre-
sentar e fixar a linguagem falada.
Mas a escrita nao é somente um procedimento destinado a fixar a pala-
vra, um meio de expressao permanente; ela dá também acesso direto ao mun-
do das idéias. Nao só reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ain-
da apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o.
O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao per-
manente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simbólicos ou a si-
nais materiais (nós, entalhes, desenhos), que constituíram a base dos primeiros
sistemas de escrita.
.Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluíram na medida em que os po-
vos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas 1
civiliza¡;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais.
Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao até o homem
atingir a perfeic;:ao da escrita fonética, isto é, a invenc;:ao do alfabeto.
Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou também o
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conse-
qüencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferen- .1
tes da forma pela qual hoje os conhecemos.
Logo que os pavos passaram a um estágio de vida social mais organiza-
do, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reu-
nir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resul-
tado de suas atividades políticas, sociais, econornicas, religiosas e até mesmo
de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao só -a
16 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA óRGAOS DE DOCUMENTAQAO 17

guarda dos tesauros culturais da época, como também a prote~ao dos docu-
mentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles
que contavam a história de sua grandeza.
Em épocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o su-
porte da escrita era o mármore, o cobre, o marfrm, as tábuas, os tabletes de ar-
gila e outros materiais. Só mais tarde é que apareceram o papiro, o pergami-
nho e, finalmente, o papel, que tornou possível a reuniao de grandes arquivos.
Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se con-
fundiram, nao só pela finalidade e forma física dos documentos, mas também
porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funciona-
varo como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos
pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histórica da humanidade, aliada a fatores
culturais e tecnológicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a
pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito
embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, po-
deudo ser assim definidos:
ARQUNO - É a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria tex-
tuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e pre-
servados para a consecu~ao de seus objetivos, visando autilidade que poderao
oferecer no futuro.
BIBUOTECA - É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto or-
denadamente para estudo, pesquisa e consulta.
MusEU - É urna institui~ao de interesse público, criada com a finalidade de
conservar, estudar e colocar a disposi~ao do público conjuntos de pefas e obje-
tos de valor cultural.
contribuíram significativamente para o aumento da complexidade dos docu-
mentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos físicos
de documentos, como ~elatórios técnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias,
microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnéticas e, mais
recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM
Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, também chamada
de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das
técnicas de registro e a~álise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a
perda de tempo e o ekfor~o inútil· de, por carencia de informa~oes, resolver
problemas já sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anterior-
mente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o
Profissional, 1970). 1 . .
Tal é a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem
algumas atividades próJrias da biblioteconornia, da arquivística e da informática,
senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de do-
cumentos de toda espéde. Em síntese, o centro de informa~oes tem por finalidade
coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~
cía da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI
mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Pro-
fissional, 1970). [
O órgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os
propósitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criando-
os ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os.
De acordo c~m ~uas características físicas e a significa~ao de seu conteú-
do, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso.

Observa-se, entao, que a fmalidade das bibliotecas e dos museus é essen- i

cialmente cultural, enquanto a dos arquivos é primordialmente funcional, 3. Paralelo entre biblioteca e arquivo
muito embora o valor cultural exista, urna vez que constituem a base· funda- . ¡ .. . d fi .
Schellenberg (19,59b), arqulVlsta norte-amencano, e mu os campos e
d
mental para o conhecimento da história.
atua~ao das biblioteca~ e dos arquivos, estabelecendo um pa,,ralelo entre esses
distintos órgaos de dobtmenta~ao. Suas características prindpais podem ser as-
2. Centros de documentagao ou informagáo . resurru"d as:
srm 1
!
1

O surto de progresso científico e tecnológico desencadeado a partir do BIBLIOTEtA ARQYNO

século XIX, a rápida mudan~a dos limites de vários campos do conhecimento 1 Género de documentos
e as diversas rela~oes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especia- Documentos impressos Documentos textuais
liza~oes e profissoes, a cria~o de vários tipos de organiza~oes, as atividades de Audiovisual Audiovisual
pesquisa ultrapassando os muros das universidades e inúmeros outros fatores Cartográfico 1 Cartográfico
 18 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTJCA

continua!?o
Origem
Os document~s ~ao produzi?os e conser- 1 Os documentos sao produzidos e con- r
vados com ob¡eovos culturrus servados com objetivos funcionais

Aquisipo ou custódia
Os documentos sao colecionados de fon- Os documentos nao sao objeto de cole-
tes diversas, adquiridos por compra ou
c;:iio; proyem tao-só das atividades públi-
doac;:iio cas ou privadas, servidas pelo arquivo
Os documentos existem em numerosos
exemplares
Os documentos sao produzidos num úni-
co exemplar ou em limitado número .de
cópias
A significac;:iio do acervo documental nao Há uma significac;:ao organica entre os
depende da relac;:iio que os documentos te- documentos ·
nham entre si
Método de avaliafáO
Aplica-se a unidades isoladas Preserva-se a documentac;:ao referente a
urna atividade, como um conjunto e nao
como unidades isoladas
o julgamento nao tem caráter irrevogável Os julgamentos sao finais e irrevogáveis
O julgamento envolve questiies de conve- A documentac;:ao nao raro existe ern via
niencia, e nao de preservac;:ao ou perda única
total
Método de classiñcafáO
Utiliza métodos predeterminados Estabelece classificac;:ao específica para
cada instituic;:ao, ditada pelas suas parti-
cularidades
Exige conhecimento do sistema, do con- Exige conhecimento da relac;:ao entre as
teúdo e da significac;:iio dos documentos a unidades, a organizac;:ao e o funcionamen-
classificar to dos órgiios
Método descritivo
Aplica-se a unidades discriminadas Aplica-se a conjuntos de documentos
As séries (anuários, periódicos etc.) sao As séries (órgaos e suas subdivisiies, ativi-
unidades isoladas para catalogac;:ao dades funcionais ou grupos documentais
da mesma espécie) sao consideradas uni-
dades para fins de descric;:ao
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos
individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.
L
CAPÍTULO 2
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
T
1. Origem .1
Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter sur-
gido na antiga Grécia, com a denomina~ao arché, atribuída ao palácio dos
magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos docu-
mentos_
Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documen-
tos e outros títulos.
2. Conceito J
Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como de-
pósitos de documentos e papéis de. qualquer espécie, tendo sempre relafáO
com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape-
,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta
¡exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de
arquivo administrativo e arquivo histórico. 1
Q!¡anto a conceitua~ao moderna,· Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-
título que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim
o definiu: '~quivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e re-
cebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Sou-
za, 1950).
 20 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 21

Desse conceito deduzimos tres características básicas que distinguem os 5. 1 Entidades mantenedoras

organiza~éies, os arquivos por elas produ-

arqu1vos:
Em face das caractLísticas das
l. Exdusividade de criaráo e recepráo por uma repartipq ñrma ou institui-
zidos podem ser:
ráo. Nao se considera arquivo urna cole~ao de manuscritos históricos, reu-
1

nidos por uma pessoa.

2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prava
~ederal ~~;:~al
{
Públicos Estadual
de transa~oes realizadas. 1
{ I'flunicipal
3. Caráter organico que liga o documento aos outros do mesmo con/unto.
Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, signi-
d ..
fica muito m~nos do que quanqo em conjunto.
1 . .
Institui~éies e ucaqonais
1 •
. . . IgreJas
O termo arquivo pode também ser usado para designar: Institucionais ' _ - .
<forpora~oes nao-lu<;:rativas
o conjunto de documentos;
~ociedades, associa~éies
{

o móvel para guarda de documentos; ·

o local ande o acervo documental deverá ser conservado; 1. .
o órgao govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e con- ~Irmas
servar a documenta~ao; Comerciais {j;orpora~éies
o títulos de periódicos - geralmente no plural, devido ainfluencia inglesa e { Companhias
francesa.
1

Farniliais ou pessoJis
3. Finalidade 1
í

A principal finalidade dos arquivos é servir a adrninistra~ao, constituin-

do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
5.2 Estágios de sua e~olu9áo
1

Para que os arquivps possam desempenhar suas fun~oes, toma-se indis-

4.FUn{:áO pensável que os documeb.tos estejam dispostos de forma a servir ao· usuário
com precisao e rapidez. metodología a ~er adotada deverá atender as necessi-
A
A fun~ao básica do arquivo é tomar disponível as informa~éies contidas dades da institui~ao a qu~ serve, como também a cada estágio de evolu~ao por
• 1
no acervo documental sob sua guarda. que passam os arqmvos. 1

Essas fases .sao defi"midas por Jean:Jacques Valette (1973) como as tres
5. Classifica{:áo idades dos arquivos: corrJnte, intermediária e permanente.
l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constituído de documentos em
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles po-
curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas
1
dem ser classificados segundo:
reparti~éies que os rec~beram e os produziram ou em dependencias próxi-
o as entidades mantenedoras; mas de fácil acesso. i
o os estágios de sua evolu~ao; 2. Arquivo de segunda {dade ou intermediário, constituído de documentos.
o a extensao de sua atua~ao;
que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgaos· que os
o a natureza dos documentos.
receberam e os prod4iram podem ainda solicitá-los, para tratar de assun.,
[·

t

22 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
to·s identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao há ne-
cessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanencia
dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, sao também chama-
dos de "limbo" ou "purgatório".
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em ra-
zao ·de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de co-
nhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos.
A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,
urna organizac;:áo adequada.
5.3 Extensao de sua atua9ao
Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e
gerais ou centrais.
Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos órgaos opera-
cionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu-
mentos correntes provenientes dos diversos órgaos que integram a estrutura de
urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
5.4 Natureza dos documentos
Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com
a forma física dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial
constituída durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivología, realizado no
Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de propor o currículo mínimo do
Curso Superior de Arquivo, hoúve por bem estabelecer e incluir no programa
do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem características peculia-
res a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especia-
lizado.
Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documen-
tos de formas físicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas,
slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razáo, merecem tratamento espe" ·
¡ cial nao apenas ¡;¡oque se refere ao seu armazenamento, como também ao re-
gistro, acondicionamento, controle, conservac;:áo etc.
L___ ,-
J
INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 23
Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos re- ,_
'
sultantes da experiencia humana num campo específico, independentemente r
da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou
hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por
diante. Esses arquivos sáo também chamados, impropriamente, de arquivos r
técnicos.
L
6. Terminologia arquivística
No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais
tem preocupado os profissionais da área é, sem dúvida, o estabelecimento de
urna terminología específica, capaz de atender a programas racionais de inter-
cambio, disserninac;:áo e recuperac;:ao da informac;:áo.
Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB)
criou, em 1977, o Cornite de Terminología Arquivística, que, após concluir o
arrolamento da terminología básica, definiu idéias e conceituou termos com o
objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a
terminología já adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulário unifor-
me para a elaborac;:ao de um glossário arquivístico, multilíngüe, patrocinado
pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco.
Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Técnicas {ABNT)
urna Comissáo de Estudos de Arquivología para tratar do assunto, juntamente
com o grupo da AAB. A partir de entao, inúmeras outras propostas de termi-
r
nología arquivística vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:áo de
qualquer órgao oficial. .L
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgao vinculado ao Arqui- 1
vo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminología Arquivística para
examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminología arc¡uivística.
brasileira.
A seguir, sáo fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em ge-
ral, adotada pela comunidade arquivística brasileira:
AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo.
AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais po-
deráo variar em func;:áo de cláusulas restritivas. .
AoMINISTRA<;AO DE ARQUIVO - Direc;:áo, supervisáo e coordenac;:áo das atividades
administrativas e técnicas de urna instituic;:ao ou órgao arquivístico.
AoMINISTRA<;AO DE DOCUMENTO- Metodología de programas para controlar. a J
i
'· ·~~·"•'·'"''···-. """""""J
24 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
cria¡;:ao, o uso, a normaliza¡;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote¡;:ao e a destina-
¡;ao de documentos.
AR.QUNAMENTO - Opera¡;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus de-
vidas lugares, em equipamentos que lhes forero próprios e de acordo com um
sistema de ordena¡;:ao previamente estabelecido.
ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nível superior.
ARQU!VÍSTICA - Princípios e técnicas .a serem observados na constitui¡;:ao, orga-
niza¡;:ao, desenvolvimento e utiliza¡;:ao dos arquivos. . AVA11AC]l.O- Processo de análise da documenta¡;:ao de arquivos, visando a esta-
AR.QUNO - 1. Designa¡;:ao genérica de um conjunto de documentos produzrdos
e recebidos por urna pessoa fisica ou jurídica, pública ou privada, caracteriza-
do pela natureza org3nica de sua acumula¡;:ao e conservado por essas pessoas
ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa¡;:ao. De acordo com a na-
tureza do suporte, o arquivo terá a qualifica¡;:ao respectiva, como, por exemplo:
arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.
2. O prédio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arqui-
vísticos. 3. Unidade administrativa cuja fun¡;:ao é reunir, ordenar, guardar e
dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas ar-
quivísticos. 4. Móvel destinado aguarda de documentos.
ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos.
ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente.
Também denominado arquivo de movimento.
AR.QUNO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora nao perten¡;:am ao seu acervo.
ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos
correntes, que aguardam destina¡;:ao fmal.
ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeita-
da a destina¡;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatório e infor-
mativo.
ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por ins-
titui¡;:oes nao-governamentais, furnílias ou pessoas fisicas, em decorrencia de
suas atividades específicas e que possuam urna rela¡;:ao organica perceptível
através do processo de acumula¡;:ao.
AR.QUNO PÚBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por
institui¡;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em de-
correncia de suas fun¡;:oes específicas administrativas, judiciárias ou legislati-
vas. 2. lnstitui¡;:ao arquivística franqueada ao público.
ARRANJo - l. Processo que, na organiza¡;:ao de arquivos permanentes, consiste
na ordena¡;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 25
'
dena~ao das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais
dentro das séries. 2. PrJcesso que, na organiza¡;:ao de arquivos correntes, consis-
te em colocar ou distrihuir os documentos numa seqüencia alfabética, numéri-
ca ou alfanumérica, d~ acordo com o método de arquivamento previamente
adotado. Também denqminado classifica¡;:ao.
AuTóGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa¡;:ao de documento manus-
crito, do próprio punhb do autor, esteja assinado ou nao.
belecer sua destina¡;:ao, ~e acordo com seus valores probatórios e informativos.
CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomásti~o ou geográfico, incluindo todos os documentos per-
tencentes a um ou m~is fundos, descrit«;JS de forma sumária ou pormeno-
. d 1
nza a. 1 ..
CLASSIFICACÁO -Ver Artan¡o, rtem 2.
COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela¡;:ao organrca, aleatoriamente
1
acumulados. 1 . . ,
CóPIA - l. Reprodu¡;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu-
¡;:ao do original. 2. Repi,odu¡;:ao de um documento, obtida a partir do original.
COPIADOR - l. Livro cÓntendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais
1
eram transcritas, em prdem cronológica, pelos próprios autores ou por
copistas, cartas, oficios 1e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro
contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cópia de documen-
tos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original,
mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no século XIX e
come¡;:o do XX. ¡
1
CoRRESPONDENCIA - Coinunica¡;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
va), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memoran-
dos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particu-
lar, ostensiva ou sigilosaj
1
DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica¡;:ao cronológica de urna unidade de
arquivamento, em que s~o indicadas as datas de início e término do período
abrangido. 1
DEPóSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole¡;:oes sao colocados, fisicamente, sob
custódia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade.
DESCARTE -Ver EliminaJao.
DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. ·
DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e conteúdo
 26 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesqui-
sa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia etc.).
DESTINAc;ÁO - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de do-
cumentos destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua
elimina~ao ou sua microfilmagem.
DOA<;AO - Ato pelo qual urna pessoa física ou jurídica transfere a terceiros -
de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribui~ao pecuniária, através
de instrumento jurídico adequa:do, do qual deverao constar as condi~oes da
cessao - a documental):aO que fue pertence.
DoCUMENTO - Registro de urna informal):aO independentemente da natureza
do suporte que a contém.
DocuMENTo DE ARQUIVO- l. Aquele que, produzido e/ou recebido por urna
instituil):aO pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua ele-
mento de prava ou de informal):aO. 2. Aquele produzido ejou recebido por
pessoa física no decurso de sua existencia.
DocUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efei-
tos de ordem jurídica na comproval):ao de um fato.
DocuMENTO PÚBUCO - Aquele produzido e recebido pelos órgaos do poder pú-
blico, no desempenho de suas atividades.
DocuMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informati-
vo, determina medidas especiais de protel):aO quanto a sua guarda e acesso ao
público.
Doss!E - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, perti-
nentes a um determinado assunto ou pessoa.
ELIMINA<;A.o - Destruil):ao de documentos julgados destituídos de valor para
guarda permanente.
ESPÉCIE DE DOCUMEmOS - Designal):aO dos· documentos segundo seu aspecto
formal: ata, carta, certidao, decreto, edital, oficio, relatório, requerirnento, gra-
vura, diapositiva, filme, planta, mapa etc.
FUNDO - l. A principal unidade de 3.!ranjo estrutural nos arquivos permanen-
tes, constituída dos documentos pr<Árenientes de urna mesma fonte geradora
de arquivos. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos perma-
nentes, constituída dos documentos provenientes de mais de urna fonte gera-
dora de arquivo reunidas pela semelhanl):a de suas atividades, mantido o prin-
cípio da proveniencia.
GENERO DE DOCUMENTOS - Designal):ao dos documentos segundo o aspecto de
sua representa~ao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos
e cartográficos.
L__~
INTRODUyAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 27
r
GuiA - Instrumento de pesquisa destinado a oriental):aO dos usuários no co-
nhecirnento e utilizal):ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo per- L
manente.
ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um
l
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para
indicar e facilitar sua localizal):aO no texto. r
INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminal):aO e recuperal):aO da informa-
l):iio utilizado pelos arquivos. Sao instrumentos de pesquisa, entre outros, catá-
logos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalencia. L
INVENTARIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de urna de suas divisoes sao identificadas e porme-
norizadamente descritas.
INVENTARIO suMARio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui- L
vamento .de um fundo ou de uma de suas divisoes sao identificadas e breve-
mente descritas.
1
ITEM DOCUMENTAL -A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
LEGADO - Doal):aO feíta por declaral):aO de última vontade.
LISTA DE EUMINAc;ÁO - Relal):ao de documentos específicos a serem eliminados, '·
devidamente aprovada pela autoridade competente.
NOTAc;ÁO - Elemento de identifical):ao das unidades de arquivamento, consti-
tuída de números, letras, ou combinal):aO de números e letras, que permite sua
localiza~ao.
PROCESSO - Termo geralmente usado na administral):ao pública, para designar
o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vao senda orga-
L
nicamente acumulados no decurso de uma al):aO administrativa ou judiciária.
O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o 1
processo é aberto, repetido externamente na capa,_ é o elemento de controle e
arquivamento do processo.
PROTOCOLO - l. Denominal):ao geralmente atribuída a setores encarregados do .1
recebimento, registro, distribuil):aO e movimental):ao de documentos em curso.
2. Denominal):aO atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. ·
3. Livro de registro de documentos recebidos ejou expedidos.
PROVENIENCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num
mesmo fundo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte gera-
dora de arquivo. Corresponde a expressao francesa respect des fonds, e a ingle-
sa provenance.
REcoLHIMENTO - Transferencia de documentos dos arquivos intermediários J
para os permanentes.
1
 28 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTJCA INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 29

REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizada- 8. Classificayao do's documentos
mente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fun- 1

Conforme suas 'raracteristicas, forma e conteúdo, os documentos po-

dos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, ono-
clero ser classificados s~gundo o genero e a natureza do assunto.
mástico ou geográfico.
\
REsPECT DES FONDS o' ARCHIVES -Ver Proveniencia.
8.1 Genero 1
'--·· SELEc;AO -Ver Avalia~ao. \

SÉRIE - Designa~ao dada as subdivisoes de um fundo, que refletem a natureza

1

Q!¡anto ao geneip, os documentos podem ser:

de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental.
O escritos ou textuais: ~ocumentos manuscritos, datilografados ou impressos;
As séries podem ser subdivididas em subséries. 1

O cartográficos: docun\.entos em formatos e dimens6es variáveis, contendo re-

SíMBOLO- Ver Nota~ao. '
presenta~oes geográficas, arquitetonicas ou de engenharia {mapas, plantas,
TABELA DE EQUNALÉNCIA- Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalen-
perfis); \
cia de antigas nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorren-
o iconográficos.' docUipentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado
cia de altera~oes no sistema de arranjo de um arquivo.
ou nao, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivas, desenhos,
TABELA DE TEMPORALIDADE- Instrumento de destina~o, aprovado pela autori- • ) 1
gravuras; 1
dade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser
o filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéti-
mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos ao~ arquivos
cas de imagem {tap4), conjugados ou nao a trilhas sonoras, coro bitolas e
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e elimina~ao.
dimensoes variáveis,J contendo imagens em movimento (filmes e fitas
TÉCNICO DE ARQUNO - Profissional de arquivo de nível médio.
videomagnéticas); 1
TRANSFERÉNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os in-
o sonoros: documento~ com dimensoes e rota~6es variáveis, contendo regis-
termediários. tros fonográficos (disl.cos e fitas audiomagnéticas);
TRIAGEM -Ver Avalia~ao.
O micrográficos: doc~dtentos em suporte filmico resultantes da microrrepro-
UNIDADE DE ARQUNAMENTO- O menor conjunto de documentos, reunido de
du~ao de imagens, m!ediante utiliza~ao de técnicas específicas {rolo, micro-
acordo coro um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, '
ficha, jaqueta, cartao-janela);
sao denominados pastas, ma~os ou pacotilhas.
O infOrmáticos: docum~ntos produzidos, tratados ou armazenados em com-
putador (disquete, di~co rígido- winchester-, disco óptico).
7. Tipos de arquivamento -1.
Ad ocumenta~ao escnta ou textua1 apresenta mumeros
., .
tipos fi"
s1cos ou
A posi~ao em que sao dispostos fichas e documentos, e nao a forma dos espécies documentais crib.dos para produzir determinada a~ao específica, tais
móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. Sao eles: horizontal e vertical. como: contratos, folhas lde pagamento, livros de contas, requisi~oes diversas,
1

No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, questioná-
os outros e arquivados· em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento ho- . correspond'enc1a
nos, . e optros.
1
rizontal é "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como 1

1
nos arquivos permanentes. Seu uso é, entretanto, desaconselhável nos arquivos 1

8.2 Natureza do assuqto

correntes, urna vez que para se consultar qualquer documento é necessário reti-
rar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localiza~ao da informa~ao. Q!¡anto a natureza¡ do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
No tipo vertical, os documentos ou fichas sao dispostos uns atrás dos sigilosos. ·
outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou re- A classilica~ao de qstensivo é dada aos documentos cuja divulga~ao nao
mover outros documentos ou fichas. · prejudica a administra~ao,
30 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Considerarn-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam
ser de conhecimento restrito e, portanto, requeirarn medidas especiais de salva-
guarda para sua custódia e divulgac;ao. Pela sua importancia, a matéria é obje-
to de legislac;ao própria.
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensao do meio em que
pode circular, sao quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes catego-
rías: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
A classificac;ao de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeirarn excep-
cional grau ·de seguranc;a e cujo teor ou características só devarn ser do conhe-
cimento de pessoas íntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Sao assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da
política governarnental de alto nivel e segredos de Estado, tais como: negocia-
c;oes para alianc;as políticas e militares, planos de guerra; descobertas e experi-
encias científicas de valor excepcional, informac;oes sobre política estrangeira
de alto nível.
Considerarn-se secretos os assuntos que requeirarn alto grau de seguran-
c;a e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que,
sem estarem íntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejarn autoriza-
das a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Sao assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a pla-
nos, programas e medidas governarnentais, os assuntos extraídos de matéria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria
original, necessitam de maior difusao, tais como: planos ou detalhes de opera-
c;oes militares; planos ou detalhes de operac;oes económicas ou financeiras;
aperfeic;oamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado inte-
resse sob aspectos fisicos, políticos, económicos, psicossociais e militares de
países estrangeiros e meios de processos pelos quais forarn obtidos; materiais
criptográficos importantes que nao tenham recebido classificac;ao inferior.
A classificac;ao de confidencial é dada aos assuntos que, embora nao re-
queiram alto grau de seguranc;a, seu conhecimento por pessoa nao-al}torizada
pode ser prejudicial a um individuo ou criar embarac;os administrativos.
Sao assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a
pessoal, material, fmanc;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse
das partes, como por exemplo: informac;oes sobre a atividade de pessoas e enti-
dades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqüencia de importancia espe-
cial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalac;oes consideradas importantes para a seguranc;a
INTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 31
¡-
i
Reservados sao os assuntos que nao devam ser do conhecimento do pú-
blico, em geral. Recebem essa classificac;ao, entre outros, partes de planos, pro-
r
gramas e projetos e as suas respectivas ordens de execuc;ao; cartas, fotografias r
aéreas e negativos que indiquem instalac;6es importantes.
L
~-
9. Correspondencia, sua classificagao e caracterizagao
1
Dentro do genero de documentos escritos, a correspondencia merece
tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos ar-
quivísticos, urna vez que as ac;oes administrativas sao, em geral, desencadeadas por
seu intermédio.
A classificac;ao e a caracterizac;ao da correspondencia sao dois fatores da
maior importancia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.
Mas, o que vem a ser, afina], correspondencia?
Considera-se correspondencia toda e qualquer forma de comunicac;ao
escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou fisicas, e vice-versa, bem
como aquela que se processa entre órgaos e servidores de urna instituic;ao.
Ol;tanto ao destino e procedencia pode-se classificar a correspondencia
em extema e intema.
Por externa entende-se aquela correspondencia trocada entre urna insti-
tuic;ao e outras entidades ejou pessoas fisicas, como oficios, cartas, telegramas.
Intema é a correspondencia trocada entre os órgaos de urna mesma ins-
L
tituic;ao. Sao os memorandos, despachos, circulares.
A correspondencia pode ser ainda oficial ou particular.
Oficial é aquela que trata de assunto de servic;o ou de interesse específi-
co das atividades de urna instituic;ao.
Particular é a de interesse pessoal de servidores de urna instituic;ao.
Q];tando a correspondencia é encarninhada, em geral fechada, a urna r
instituic;ao, há que se identificá-la por suas características externas, para que,
se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino cor-
reto.
Seguem-se alguns exemplos que servirao de subsidios na identificac;ao
da correspondencia oficial. Os nomes e enderec;os utilizados sao ficticios. ¡
tdentificat;áo da correspond€mcia oficial i
o Envelope dirigido a urna instituic;ao ou a qualquer de suas unidades ou 1

~ rubu~'d"' y·~ '~rft~

nacional.

-·

-~-~""""""'"""""'"'-"'=""-~"'"--L~~- ,_ -_-'!""·-::- •;::;- "'?" ,, ""'-"'''k,. e-

32 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA JNTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 33

A Companhia de Flores Tropicais Presidente da Companhia de Flores Tropicais

Rua Violeta, 213 Dr. André Silva (tjitular anterior)
23500- Rio de Janeiro- RJ Rua Violeta, 213 1
1 '
23500- Rio deJarjeiro- RJ
Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais 1

É importante obs~rvar que a correspondencia oficial, mesmo quando

Rua Violeta, 213
enquadrada em qualquet dos itens descritos, NAO DEVERÁ. SER ABERTA
23500- Rio de Janeiro- RJ
quando o envelope conti~er as indica~oes de CONFIDENCIAL, RESERVADO,
PARTICULAR ou equivale~te.
o Envelope dirigido a urna institui~iío ou a qualquer de suas subunidades,
mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer men- \

~ao ao cargo que exerce:

Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joao Galvao
Rua Violeta, 213
23500 - Rio de J aneiro - RJ

o Envelope dirigido a servidor de urna institui~ao, contendo, em segundo

plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor nao correspon-
da ao atual ou real titular do cargo:
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500- Rio de Janeiro- RJ
Dr. André Silva (titular anterior)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500- Rio de Janeiro- RJ

O Envdope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo

plano, conste um nome que nao seja o do real ou atual ocupante do cargo:
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
23500- Rio deJaneiro- RJ

'

·--~e+l
 ¡~

CAPÍTULO 3

ÜRGANIZACAO E ADMINISTRACAO
DE ARQUIVOS

A organizac;ao de arquivos, como de qualquer outro setor de urna insti-

tuic;ao, pressupoe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases se
constituiriam ero: L

o levantamento de dados;
o análise dos dados coletados;
o planejamento;
o implantac;ao e acompanhamento.

1. Levantamento de dados

Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por

urna entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, cla-
ro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterac;oes,
T
seus objetivos e funcionamento - seria bastante dificil compreender e avaliar
o verdadeiro significado de sua documentac;ao.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentes,
J
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da
instituic;ao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de infor-
mac;oes sobre sua documentac;ao.
Assim sendo, é preciso analisar o genero dos documentos (escritos ou
textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as es_(>écies de docu-
mentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.);.

¡
. •J'~t!~
 36 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
os modelos e formulários em uso; volume e estado de conserva~ao do acervo;
arranjo e classifica~ao dos documentos (métodos de arquivamento adotados);
existencia de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquiva-
mentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados
para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arqui-
vo, manuais, códigos de classifica~ao etc.
Além dessas informa~éies, o arquivista deve acrescentar dados e referen-
cias sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível
de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos,
estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da área ocupada, condi-
~éies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~éies, prote~ao
contra incendio), meios de comunica~ao disponíveis (telefones, fax).
2. Análise dos dados coletados
':.::;../
De posse de todos os dados mencionados no Ítem anterior, o especialis-
ta estará habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de
arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as altera~éies e medi-
das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implan-
tado.
Ero síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documenta~o de
uma institui~ao correspondem :l. sua realidade operacional. O diagnóstico seria,
portante, uma constata~ao dos pontos de atrito, de falhas ou !acunas existentes no
complexo administrativo, enfim, das razéies que impedem o funcionamento efi-
ciente do arquivo.
3. Planejamento
Para que um arquivo, ero todos os estágios de sua evolu~ao (corrente, in-
termediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável
a formula~ao de um plano arquivístico que tenha em canta tanto as disposi-
~éies legais quanto as necessidades da institui~ao a que pretende servir.
Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes ele-
mentos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou des-
centraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de métodos de
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~
cursos humanos, escolha das instala~éies e do equipamento, constitui~ao de ar-
quivos intermediário e permanente, recursos financeiros.
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 37
< •
3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao
Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor
posi~ao do órgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se
que esta seja a mais elevida possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a
uro órgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que irá atender a setores
e funcionários de difereJtes níveis de autoridade. A ado~ao desse critério evi-
t~á sé~ios problemas na llárea das rela~éies humanas e das comunica~éies admi-
ntstratlvas.
Se a institui~ao já tentar coro um ó~gao de documenta~ao, este será, ero
princípio, o órgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a ten-
dencia moderna é reuní~ todos os órgaos que tenham como matéria-prima a
1
informa~ao. 1 ·
Ao usuário nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao -
numa biblioteca, numa lnemória de computador, num microfilme, ou num
arquivo tradicional. Daí la importancia da constitui~ao de sistemas de infor-
ma~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. técnicos e ma-
teriais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos.
1
. 1
3.2 Centraliza9fio ou lpescentraliza9ao
e coordena9ao d9s servi9os de arquivo
.
Ao se elaborar umlplano de arquivo, um aspecto importante a ser defi-
1
nido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo
em fase corrente. É impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao
se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e
1
permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam exis-
tir depósitos de documen~os fisicamente separados.
1
3.2.1 Centraliza9ao 1
1
1
<
Por sistema centralizado de.arquivos correntes entende-se nao apenas a
1
reuniao da documenta~ao: ero um único local, como também a concentra~ao
de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movi-
1 •
menta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um úmco órgao
da estrutUra organizacion~, freqüentemente designado como Protocolo e k-
quivo, Comunica~éies e Arf:¡uivo, ou outra denomina~ao similar. .
Dentre as inúmerasi e inegáveis vantagens que um sistema centralizado
oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores·
38 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, nítida delimita-
s;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivísticos mais comple-
tos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao
rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de urna ins-
tituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas
desenvolvem atividades praticamente autónomas ou específicas, ou ainda em
que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as
vezes em áreas geográficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo,
portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficien-
cia, de seus programas de trabalho.
3.2.2 Descentralizac;:ao
Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rígi-
da pode ser desastrosa, ·a descentralizas;ao excessiva surtirá efeitos iguais ou
ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levan-
do-se em consideras;ao as grandes áreas de atividades de urna instituis;áo.
Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produ-
s;ao, Comercializas;ao e Transportes, além dos órgaos de atividades-meio ou ·
administrativos, e que cada um desses ·departamentos se desdobre em divisoes
ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facili-
tar o fluxo de inforrnas;oes, esta deverá ser aplicada em nível de departamento,
isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde esta-
rao reunidos todos os documentos de sua área de atu¡s;áo, incluindo os produ-
zidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sis-
tema. deverá ser mantido também um arquivo para a documentas;ao dos
órgaos administrativos.
A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois
critérios:
o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;áo dos
arquiVos;
o descentralizas;áo das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Q!Iando se fala em atividades de controle está-se referindo aquelas
exercidas em geral pelos órgáos de protocolo e comunicas;oes, isto é: rece-·
bimento, registro, classificas;áo, · distribuis;áo, movimentas;áo e expedis;áo
dos documentos correntes.
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 39
CentralizafáO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO
dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;áo é feíto pelo ór-
gao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos sáo localizados junto
aos órgaos responsáveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes espe-
cíficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em áreas fisica- [
mente distantes dos órgáos a que estáo subordinadas.
Q!Iando o volume de documentos é reduzido, cada órgao deverá desig-
nar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue a sua guar-
da e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura
de dossies, controle de empréstimo, preparo para transferencia etc.
Se a massa docu~ental for muito grande, é aconselhável que o órgáo
cante com um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de
pessoal para responder pelos arquivos.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núdeos de arquivo ou ar-
quivos setoriais.
DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arqui-
vos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vant,a-
gens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente des-
centralizados.
O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as
demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arqui-
vos setoriais encarregar-se-áo, além do arquivamento propriamente dito, do re-
L
gistro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc.
Nesse caso, o órgáo de protocolo e comunicas:oes, que também deve in-
tegrar o sistema. funciona como agente de receps:áo e de expedis:ao, mas ape- L
nas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao
raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documen-
tas:áo administrativa da instituis:áo. J
A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios
técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo
irá servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:áo fí-
sica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos hu-
manos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibi-
litem a definis:áo da melhor política a ser adotada.
J
)
 40 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ORGANIZAQAO E ADMINISTflAQAO DE ARQUIVOS 41

3.2.3 Coordena~ao
PATRIMONIO
1

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapi- Brasilia 1

dez, seguram;:a e eficiencia é imprescindível a cria~ao de urna COORDENA- Rio de Janeiro 1

c;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá fun~oes normativas, Sao Paulo 1

orientadoras e controladoras. PESSOAL 1

A coordena~ao terá por atribui~oes: prestar assistencia técnica aos arqui- ADMISSAO [
vos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a Aguiar, Celso [
manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais; Bareta, Haydéf
determinar normas específicas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades Borges, Francifco
de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arqui- Cardoso, Jur~dir
vos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arqui- Castro, Lúcia 1
vos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o; Paes, Oswaldol
promover reunioes periódicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para Paiva, Ernesto 1

exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Séllos, Zilda 1

Essa coordena~ao poderá constituir-se em um órgao da administra~ao Silva, Ana Mafia 1

ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao, DEMISSAO 1

seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, deverá. contar FOLHAS DE PAGfmNTO
sempre coro um arquivo permanente; centralizado, também chamado de ar- jan. a jul. de 1?80
quivo de terceira idade. ago. a dez. de l980 ·
1

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é consti- jan. a jul. de 1?81
tuído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais PROMOc;AO l
~sse esquema tenha sido elaborado observando-se as
ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA<;AO DO SISTEMA
seja urna de suas principais atribui~oes, a fim de que os documentos, ao Ihe se- Supondo-se que
rem entregues para guarda permanente, estejam ordenados e preservados dentro considera~oes assinaladaS anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é
dos padroes técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela arquivologia. por assunto. No assunt~ Patrimonio encontra-se um arranjo secundário, por
localidade (geográfico). J~ no assunto Admissáo tero-se um arranjo secundário,
e~ ordem alfabética, pdo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento
3.3 Esco/ha de métodos de arquivamento 1 d'ariO,
. secun . em o rd em cronol'og1ca.
.
encontra-se um arranJO
A importancia das etapas de leirantamento e análise se faz sentir de Como se ve, o m~todo principal escolhido foi o de assuntos, coadju-
1

modo mareante no momento em que o especialista escolhe os métodos de ar- vado pelos¡ métodos gepgráfico, alfabético e numérico cronológico, como
quivamento a serem adotados no arranjo da documenta~ao corrente. auxiliares. 1

N a verdade, dificilmente se emprega um único métod~, pois há docu-
mentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número.
.. ~ntretanto: coro base na análise cuidadosa das atividades da institui~o,
~Iada a o~serva~o de como os documentos sao solicitados ao arquivo, é pos-
sivel defmu-se qual o· método principal a ser adotado e quais os seus auxilia-
res. Exemplificando:
Outras modalidad~s de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por
exemplo, a documenta~~o pode ser separada em dois grandes grupos: o de
projetos de fmanciamentp - ordenados e arquivados pelo número de controle
que Ihes é atribuído ao d.arem entrada e que, daí por diante, irá Ihes servir de
referencia - e o grupo cqnstituído de todo o restante da documenta~io, orde-
nada por assuntos.

1
l ... ;;.
42 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos nao sofram solu¡;:ao de continuidade e mante-
nham uniformidade de a¡;:ao é imprescindível que sejam estabelecidas normas
básicas de funcionamento nao só do arquivo em seus diversos estágios de evo-
lu¡;:ao, como também do protocolo, urna vez que esse servi¡;:o é, na maioria das
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta¡;:ao,
irao, juntamente coro modelos e formulários, retinas, códigos de assunto e ín-
dices, integrar o Manual de Arquivo da institui¡;:ao.
Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados
no capítulo 4, dedicado a gestao de documentos.
3.5 Recursos humanos
3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional
O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos
da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conheci-
mentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi¡;:os de arquiva-
mento, falta essa que irá influir, naturalmente, na vida da organiza¡;:ao.
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um servi¡;:o simples. Na práti-
ca, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos
e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica¡;:ao dos papéis.
Urna das vantagens da técnica de arquivo é capacitar os responsáveis
pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele¡;:ao dos documentos que
fazem parte de um acervo, ou seja, separa¡;:ao dos papéis que possuem valor fu-
turo, contendo informa¡;:oes valiosas, dos documentos inúteis ..
Um servi¡;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimável. É a
memória viva da institui¡;:ao, fonte e base de informa¡;:oes; oferece pravas das
atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti-
¡;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessária a prepara~ao de
pessoal especializado nas técnicas de arquivo.
"Em questao de arquivo, a experiencia nao substituí a instru¡;:ao, pois 10
anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil",
afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Araújo.
ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS 43
Até a década de 70 a forma¡;:ao profissional dos arquivistas vinha senda
feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Fun-
da¡;:ao Getulio Vargas e por outras institui¡;:oes.
O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a
adrninistra¡;:ao e para o conhecimento de nossa história, passou a ser também
objeto de interesse do governo federaL Assim é que, a 6 de mar¡;:o de 1972, o
Conselho Federal de Educa¡;:ao aprovou a cria¡;:ao do Curso Superior de Arqui-
r
vos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currículo do Curso de Arquivística como
habilita¡;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi
instituído o Curso Superior de Arquivologia, coro dura¡;:ao de tres anos e, em
.,.
..
4 de julho de 1978, foi sancionada a Leí nº 6.546, regulamentada pelo Decre-
to nº 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamen-
.•
ta¡;:ao das profissoes de arquivista e técnico de arquivo.
1
3.5.2 Atributos
r
Para o boro desempenho das fun¡;:oes dos profissionais de arquivo, sao
necessárias, além de um perfeito conhecimento da organiza¡;:ao da institui¡;:ao
em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes características:
saúde, habilidade em lidar coro o público, espírito metódico, discernimento,
paciencia, imagina¡;:ao, a~en¡;:ao, poder de análise e de crítica, poder de síntese,
discri¡;:ao, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. L
3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos
L
De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arqui-
vo é a escolha do local adequado, quer pelas condi¡;:oes físicas que apresente -
ilumina¡;:ao, lirnpeza, índices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao
de sua área, capaz de conter o acervo e permitir amplia¡;:oes futuras.
Michel Duchein, especialista em instala¡;:oes de arquivos e inspetor-geral
dos Arquivos da Fran¡;:a, tero vários livros e artigos publjcados sobre a matéria,
os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro proble-
J
mas de constru¡;:ao ou adapta<;ao de locais destinados a guarda de documentos.
A lista dessas publica¡;:oes e de outras sobre a matéria encontra-se na bibliogra-
fia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer
a aten~ao daqueles que estao envolvidos coro a organiza¡;:ao dos arquivos.
Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e per-
manente indispensáveis a realiza¡;:ao do trabalho arquivístico.
j
,-..~~RM:1o~
 44 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ORGANIZACAO E ADMINIST~ACAO DE ARQUIVOS 45

l ......./ Figura 2
3.6.1 Material de consumo
'
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curro ou médio pra- !
'~ zos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros.
FICHA - É um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, A 100 100-E

~~
onde se registra urna informac;:áo. As dimensóes variam de acordo com as ne-
t
J:'
cessidades, podendo ser branca ou de cor.
GUIA DIVISóRIA - É um retingulo de cartao resistente que serve para separar as
/!
¡],
~¡¡
partes ou sec;:óes dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas
Nota¡;:ao Nota¡;:ao Nota¡;:ao
11\ fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu alfabética 1 numérica alfanumérica
ij rearquivamento. 1
i
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacio- 1
1
w
\"-"" tl1 nados com sua finalidade e func;:óes, conforme veremos em seguida. 1
1
w
~
!
\._ PROJE<;AO - É a saliencia na parte superior da guia. Pode ser recortada no pró-
1
prio cartao, ou nele ser aplicada, senda entáo de celulóide ou de metal. A notac;:ao pode Sfr ainda aberta ou fechada. É aberta quando indica so-
A abertura na projec;:ao que recebe a tira de inserc;:ao chama-se janela. mente o início da sec;:ao ¡e fechada quando ini:lica o principio e o fim (figura 3).
\_,
p¡; - É a saliencia, na parte inferior da guia, onde há um orificio chamada
agaveta (figura 1).
ilhó. Por esse oriflcio passa urna vareta que prende as guias 1 Figura 3
i! 1
~ 1

q Figura 1
11if¡

,_ Proje¡;:ao--t f
\._

'~ llhó Nota¡;:ao Notacao

aberta fechada
~'

'~
o
l
+---- Pé
'-'

'~

,_ - 1
Posi<;Ao - E o local que :a projec;:ao ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder a me*de da guia, a um terc;:o, um quarto ou um quinto_
'-"
NoTA<;Ao - É a inscric;:áo feíta na projec;:áo, podendo ser alfabética, numérica Daí a denominac;:ao: prim'eira posic;:ao, segunda posic;:ao, terceira posic;:ao, quar-
1 '

~' ou alfanumérica (figura 2). ta posic;:ao, quinta posic;:ao (figuras 4 e 5).

46 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 47

Figura 4 O que indica se uma guia é prirnária, secundária, subsidiária ou espe-

cial é a notac;iio e nao a projec;ao. O ideal seria que as guias prirnárias estives-
sem sempre ero prirneira posic;ao, as secundárias ero segunda posic;ao e assirn
por diante (figura 6).

Figura 6

Primelra Segunda Terceira

posi9áo posil;:áo posi9ao

Guia Guia Guia

primária secundária subsidiária Especial
Figura 5

GuiA-FORA - É a que tero como notac;iio a palavra FORA e indica a ausencia de

uma pasta do arquivo (figura 7).

Figura 7

Trés posi96es conjuntas Cinco posiQoes conjuntas FORA

Qpanto asua fimrio, a guia pode ser ainda:

.1
o primária - indica .a primeira divisao de uma gaveta ou sec;ao de uro ar- ·
quivo;
o secundária - indica uma subdivisao da prirnária; ,
o suhsidiária - indica uma subdivisao da secundária; TIRA DE INSERc;:AO - É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada,
o especial - indica a localizac;ao de uro nome ou assunto de grande fre. onde se escrevem as notac;oes. Tais tiras sao inseridas nas projec;oes da5 pastas
J
qüencia. ou gu1as.
 48 ARQU/VO: TEORIA E PRÁTICA ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE AROUIVOS 49

PASfA- É urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que
serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto,
isto é, lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero:
Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de
1
pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao
lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os
1

o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro as- arquivos, fichários, ca~as de transferencia, boxes, armários de ac;:o etc. As mais
sunto ou pessoa ero ordem cronológica; recentes sao os arquivbs e fichários rotativos eletromecanicos e eletronicos,
1

o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos · bem como as estantes qeslizantes.
ou diversas pessoas ero ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela orde- l
ARMMuo DE ACO - É uln móvel fechado, usado para guardar documentos sigi-
nac;:ao cronológica (figura 8). 1
losos ou volumes encad'ernados .
.ARQUNO - Móvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gave-
Figura 8
tas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos .
.ARQ_uwo DE FOLE - É ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o ho-
1

rizontal. Os documentps erarn guardados horizontalmente, em pastas coro

subdivisoes, e carregado~ verticalmente.
1

.ARQUNOS HORIZONTAJS ~GOS- Pombal (ero forma de escaninhos) e sargento

(tubos metálicos usacÍoslpelo Exército ero campanha).
Box - Pequeno fichário\ que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.
CAJXA DE TRANSFERENCIA!- Caixa de ac;:o ou papelao, usada especialmente nos
arquivos permanentes. \
Lisa ou corrida Com projel(ao
EsTANTE - Móvel abertd, coro prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes,

onde sao colocadas as ¡;~ixas de transferencia. Modernamente, é utilizada para

arquivos correntes, empiegando-se pastas suspensas laterais.
1

FICHÁRIO - É uro móvel de ac;:o próprio para fichas, coro urna, duas, tres ou
quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos.
1
3.6.2 Material permanente FICHÁRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao ho-
rizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por
'~ 1 O material permanente é aquele que tero grande durac;:ao e pode ser uti-
meio de bastoes metálic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta
,,.1 lizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do ta-
~·
~'

¡¡ que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo, 1 ficará inteirarnente visíveL dei-
manho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos:
'--j
:1 1 xando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a di-
o economía de espac;:o (aproveitarnento máximo do móvel e mínimo de de- mensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira
;,..-

J\s
1
pendencia); - "arquivo-esteirinha". faixas que aparecem funcionam como verdadeiras
"-

'-
1
·1i
o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional);
o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades);
O invulnerabilidade (seguranc;:a);
projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes.
FICHÁRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o verti-
cal, urnas atrás das outra:s, geralmente separadas por guias. É o modelo mais
o distinc;:1io (condic;:oes estéticas); 1 .
usado por ser mais económico. As gavetas ou bandejas comportam grande nú-
~· o resistencia (conservac;:1io). 1
mero de fichas. '
50 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
J'
SUPORTE - Anna¡;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos,
servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas.
3. 7 Constitui9áo de arquivos intermediários e permanentes
Toda organiza¡;ao, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou
grande portes, acumula através dos tempos um acervo documental que, mes-
roo depois de passar por fases de análise, avalia¡;ao e sele¡;ao rigorosas, deve ser
preservado, seja para fms administrativos e fiscais, seja por exigencias legais,
ou ainda por questoes meramente históricas.
Nenhum plano de arquivo estaría completo se nao previsse a constitui-
~ao do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles do-
cumentos considerados vitais.
Q!¡.anto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverao ser
criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.
Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volu-
me de documenta~ao oficial e de sua descentraliza~ao fisica.
As entidades e empresas de caráter privado dificilrnente necessitam desse
organismo, salvo no caso de institui~oes de grande porte, coro filiais, escritó-
rios, representa~oes ou similares, dispersos geograficamente e detentares de
grande volume de documenta¡;ao.
3.7.1 Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos dis-
poníveis nio apenas para instala¡;iio dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manu-
ten~o.
Nem sempre os responsáveis pelos servi¡;os públicos ou dirigentes de
empresas co"mpreendem a importancia dos arquivos e adrnitem as despesas, al-
gumas vezes elevadas, concementes a tais servi¡;os. Torna-se necessária, entáo,
urna campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los.
3.7.2 Elaborayáo do projeto de arquivo
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em con-
di~oes de elaborar o projeto de organiza~ao, a ser dividido ero tres partes. A
primeira constará de urna síntese da situac;ao real encontrada. A segunda, de
51
ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS
análise e diagnóstico da situa~ao. A terceira será o plano propriamente dito,
contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, es-
tabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta¡;ao.
1
3.8 Jmp/anta9áo e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a :fuse de implanta~ao seja precedida de urna campa-
nha de sensibilizac;ao que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Esta campanha, feíta por meio de palestras e reunioes, objetiva infor-
mar as altera¡;oes a serem introduzidas nas rotinas de servi~o e solicitar a coo-
pera~ao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistencias naturais que
sempre ocorrem ao se tentar modificar o status quo administrativo de urna or-
ganiza¡;ao.
. Parelelamente a campanha de sensibiliza~ao deve-se promover o trema-
mento nao só do pessoal diretamente envolvido na execu~ao das tarefas e fun- r
¡;5es previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarao dos servi-
c;os de arquivo, ou de cuja atua~ao dependerá, em grande parte, o exito desses
servi~os.
Á implant~¡;ao das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do res-
ponsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fun de corri-
gir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissoes que venham a
o correr.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos -verificar se as
normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades -, é que deve-
rá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho
de organiza~ao. Nele ficain registrados os procedimentos e instru~oes que irao
.\
garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade
do trabalho através dos tempos.
Seria impossível estabelecer padrees rígidos para a elabora~ao dos ma-
nuais, urna vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituic;oes a que
se referem. Entretanto, a experiencia nos permite indicar, em linhas gerais, os
elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Sao eles:
o apresenta~ao, objetivos e abrangencia do manual;
o informa¡;oes sobre os arquivos da institui~ao, suas finalidades e responsabi-
lidades; sua intera~ao e subordina~ao;
o organogramas e fluxogramas;
o conceitos gerais de arquivo, defmic;ao das opera~oes de arquivamento; ter-
minología;
 52 ARQUIVO: TEORJA E PRÁTICA

o detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados;

plano de classifica~ao de documentos com seus respectivos códigos e índices;
O tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem
ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo urna atividade dinfunica, o manual deverá ser periodi-
camente revisto e atualizado, a fim de atender as altera~oes que surgirem em CAPÍTULO 4
decorrencia da evolw;:ao da própria institui¡_;:ao.
GES~AO DE DOCUMENTOS
1

Assim como a h~manidade vem evoluindo técnica, científica e cultural-

mente através dos séculbs, também o conceito de arquivos sofre modifica¡_;:oes
para atender aos desafi~s de um mundo em mudan¡_;:as.
Na antigüidade, tomo observamos no capítulo 2, prevalecía o conceito
1

legal dos arquivos. Os documentos serviam para estabelecer ou reivindicar di-

. 1
re1tos. 1
1 •

Em meados do século XIX come¡_;:a a desabrochar um crescente interesse

1

pelo valor histórico do~ arquivos e os documentos· ganham ·o status de teste-

munhos da história. O ~abalho dos arquivistas da época se concentra, basica-
mente, na organiza~o e\ utiliza~_;:ao dos acervos dos arquivos. ·
Em meados do s~culo XX, principalmente a partir da II Guerra Mun-
dial, em decorrencia do[ progresso científico e tecnológico alcan¡_;:ado pela hu-
manidade, a produ¡_;:ao 4e document~s cresceu a níveis tao elevados que supe-
rou a capacidade de co~trole e organiza¡_;:ao das institui¡_;:oes, as quais se viram
for¡_;:adas a buscar nova~ solu~oes para gerir as grandes massas documentais
. 1 .
acumul ad as nos arqmvo~. ·
Neste ambiente, s~rgiu nao apenas a teoria das tres idades dos arquivos,
mencionada no capítulol2, como o novo conceito de gestao de documentos.
"Considera-se gestao de documentos o conjunto de procedimentos e
opera¡_;:oes técnicas refere~tes a sua produ¡_;:ao, tramita¡_;:ao, uso, avalia¡_;:ao e arqui-
vamento em fase correnfe e intermediária, visando a sua elimina¡_;:ao ou reco-
lhimento para guarda pehnanente" (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).
1

Desta conceitua~_;:ap podemos destacar as tres fases básicas da gestao de

documentos: a produ~_;:aoj a utiliza~_;:ao e a destina~_;:ao.

l
 GESTÁO DE DOCUMENTOS 55.
54 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA

Embora as atividades de protocolo, expedi~ao e arquivo corrente sejam

Produráo de documentos: refere-se a elab9ra~ao dos documentos em de-
distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas a racionali-
correncia das atividades de um órgao ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
za~ao de tarefas comuns.
contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais a administra-
Assirn, devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, jul-
~ao da institui~ao e evitadas duplica~ao e emissao de vias desnecessárias; pro-
gou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arqui-
por consolida~ao de atas normativos alterados ou atualizados com certa fre-
vos correntes:
qüencia, visando a perfeita compreensao e interpreta~ao dos textos; sugerir
cria~ao ou extin~ao de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a ade- l. Protocolo, incluindo recebimento e classifica~ao, registro e movimenta~o
qua~ao e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e infOrmáticos; 2. Expedi~ao
contribuir para a difusao de normas e informa~oes necessárias ao bom desem- 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
penho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; parti- 4. Empréstimo e consulta
cipar da sele~ao dos recursos humanos que deverao desempenhar tarefas 5. Destina~ao

arquiVísticas e afins. Em resumo, a gestao de documentos assumiu nas institui-

~oes papel tao relevante quanto a gestao de materiais e de recursos humanos, 1. 1 Protocolo
embora ainda nao seja assirn reconhecido.
Utilizaráo de documentos: esta fase incluí as atividades de protocolo ~5es
(recebirnento, classifica~ao, registro, distribui~o, trarnita~ao), de expedi~ao, de
organiza~ao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
1.1.1 Recebimento e classifica9ao
bem como a elabora~ao de normas de acesso a documenta~ao (empréstimo,
consulta) e a recupera~ao de informa~oes, indispensáveis ao desenvolvimento
de fun~oes administrativas, técnicas ou científicas das institui~oes.
Avaliaráo e destinaráo de documentos: talvez a mais complexa das tres
fases da gestao de documentos, se desenvolve mediante a análise e avalia~ao
dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais serao objeto de arquivamento permanente e
quais deverao ser eliminados por terem perdido seu valor de prava e de infor-
ma~ao para a institui~ao.
1. Arquivos .correntes
Conforme já se defmiu no capítulo 2, os arquivos correntes sao copsti-
tuídos de documentos em curso ou freqüentemente cónsultados como ponto
de partida ou prosseguirnento de planos, para fins de controle, para tomada
de decisoe5 das administra~oes etc. · no canto superior direito do documento (figura 9)
No cumprirnento de suas fun~oes, os arquivos correntes muitas vezes
respondem ainda pelas atividades de recebirnento, registro, distribui~ao, movi-
menta~ao e expedi~ao dos documentos correntes. Por isso, freqüentemente en-
contra-se na estrutura organizacional das institui~oes a designa~o de órgaos de
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunica~ao ou outra denornina~ao similar.
No que se refere as retinas, poder-se-ia adatar as seguintes, com altera-
indicadas para cada caso:
T
Passos Rotinas
1 Receber a correspondencia (malotes, balcao, ECT)
2 Separar a correspondencia oficial da particular (ver se~iio Corresponden-
cia, sua classifica~iio e caracterizac;iio a p. 31)
3 Distribuir a correspondencia particular
4 Separar a correspondencia ofici.al de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondencia sigilosa aos respectivos destinatários
6 Abrir a correspondencia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondencia pela leitura, verificando a exis-
tencia de antecedentes
8 Requísitar .ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes nao estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentac;iio informará onde se encon-
tram e os solicitará para ser feíta a juntada
1
9 Interpretar e classificar a· correspondencia, com base no código de assuntos
adotado, se for o caso .1
10 Apor carimbo de protocolo - numeradorjdatador, sempre que possíve~
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribui~iio e o código de
assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanc;ado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimenta~o

L
 56

Figura 9
ARQIJ/VO: TEORIA E PRÁ TI CA
¡ GESTAD DE DOCUMENTOS·. 57

Carimbo de protocolo
1
r
.1

DD
::::>
en ~
o
~ ::;;
w
oo
o
C!l
L
5
-w
C!l
oco
w
DESTINO: CÓDIGO: Ci a.. o
'()
u
en
w z
'
1

1
1
g o
o
1
iií iñ
9
o·
<(
o ::;; w
u
u ::::> w
1.1.2 Registro e movimenta9ao 1f u 0:
~ o
f--
zw o
0:
!L Lu oo
Este setor funciona como um centro de distribui~ao e redistribui~ao de oo o
~ ¡:;<(
~
documentos. Suas atribui~oes podem ser assim descritas: z o o
1
i
Passos Rotinas
¡<;
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vías, anotando: número de protoco- ;§
~
lo; data de entrada; procedencia, espécie, número e data do documento; códi-
~~ go e resumo do assunto; primeira distribui~iio (figura lO)
2 Anexar a segunda vÍa da ficha* ao documento, encaminhando-o ao seu
'--" destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anota~6es o_,
pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso o
u.
e~
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de proce-
g
o0:
-~ dencia e assunto, rearquivando-as em seguida (figuras 11 e 12) o a..
1 o<( w
4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica o o
'"- J 5 Re~eber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar <(
5
oc"'
<(
:e
u
:¡ nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino [5 ¡¡;
z ti ::;;
li 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acorde com despa- olU
ow g Ci u
1! z en
"'-' cho de autoridade competente u ::::>
¡: O en >
o: en g, ¡¡, C!l
!L <( :'!- tl, ~ u.
1 * Essa ficha será retirada no órgiio a que o documento ~ destinado pelo responsável pelo con-
/ trole no ambito desse órgao, e será novamente anexada ao documento quando este for enca-
minhado a outro órgao, devendo essa passagem ser feita por interm~dio do Setor de Registro e
Movimenta~o, que o redistribuirá.

- -------~---····-----------~-
 Figura 11 (]1

Ficha deprocedenda CXl

PROCED~NCIA:

Documento

ASSUNTO Nº
Esp. e n2 Data Protocolo

-··
1

)>
JJ
o
e
<
!?
-1
m
o
JJ
5>
,
m
JJ
~
- o
)>

Gl
Figura 12 m
Ficha de assunto ~
~
D
m
D
CÓDIGO: ASSUNTO: oC1
e

Documento
Nº
~
en

l
PROCEDÉONCIA Protocolo
Esp. e n° Data
-- - - ---------------

(]1
(O

"-;
 . 61
GESTAO DE DOCUMENTOS
1'
60 ARQU/VO: TE ORlA E PRÁTICA
1
dos documentos a senJ,m classificados. Cada ramo de atividade exige um méto-
1.2. Expedi9áo
do diferente, adequad~ as suas finalidades. Daí o problema dificil, quando se
Em geral sao adotadas as seguintes rotinas: 1 quer organizar um ar4uivo, da escolha de um método ideal de classifica~ao
para que a finalidade ~recípua do arquivo, que é o acesso aos documentos, seja
Passos Rotinas plenamente atingida. 1
"-· O método de a~quivamento é determinado pela natureza dos documen-
Receber a correspondencia (original, envelope e cópias em quantida-
'~ tos a serem arquivados¡e pela estrutura da entidade.
des a serem determinadas)*
Pode-se dividir ~s métodos de arquivamento em duas classes:
2 Verificar se nao faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias
11
4 Separar o original das cópias
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou Alfabético ¡
emmaos Geográfico \
6 Enc~ar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que !hes de-
ram on~em, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propria- 1 Simples
mente drto Numéricos 1 Cronológico
Básicos 1 { Dígito-terminal
* Os órgaos que desejarem manter urna cole~o de cópias para consulta imediata deveriio 1
prepará-las em papel de cor diferente. Estas cópias !hes serao restituldas após a expedi~o.
1 Enciclopédico
1 {Alfabéticos { Dicionário
1.3 Arquivamento ~~!:::~os\ . Duplex
i Numéricos Decimal
:g. comum enfatizar-se as
atividades de arquivamento num programa de {
Unitermo ou Indexa~ao coordenada
gestao de documentos. .
1
Sem dúvida, trata-se de urna tarefa arquivística da maior importancia

{
urna v~ que, como já vimos, a fun~ao primordial dos arquivos é disponibili~ ~::;~tico
zar as mforma~oes contidas nos documentos para a tomada de decisao e com- Padronizados Sound~
prova~ao de direitos e obriga~oes, o que só se efetivará se os documentos esti- Mnem0nico
verem corretamente classificados e devidamente guardados.
Mais i~portante, pois, do que guardar (arquivar) é achar, rapidamente
, Rdoneo 1 d . d . d" . d'
(recuperar as mforma~oes), no momento desejado.
Estes meto os pe):tencem a 01s gran es sistemas: ueto e m treta.
. Para se alcan~ar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os princi- Sistema direto é \aquele em que a busca do documento é feita direta-
p~I~ métodos de ar:rt¡ivamento ~tilizados para a organiza~ao dos acenros arqui- mente no local ande se bcha guardado.
vtsttcos, as opera~oes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e fi- Sistema indireto ~ aquele em que, para se localizar o documento, é pre-
n~ente, os critérios e procedimentos adotados no cumprimento da fu:~ao 1
ciso antes consultar um ¡índice ou um código.
mats nobre dos arquivos: sua utiliza~ao, mediante empréstimo e consulta. O método alfanutnérico - combina~ao de letras e números - nao se in-
cluí nas dasses de méto~os básicos e padronizados e é considerado do sistema
1.3.1 Métodos de arquivamento . . d"ueto.
semi-m 1

1
Qyando se trata de planejar a organiza~ao de um arquivo ou· fichário,
· A tar~fa de classificar documentos para um arquivo exige do classifica-
os elementos constantes;, de um documento a considerar sao: nome (do reme-
dor conhecrment~s nao só da administra~ii.o a que serve, como da natureza
62 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 63 ~-

tente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento); local., nú- Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamen-
mero, dat:Jl e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais to alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao
freqüentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou ar- cansac;:o visual e a variedade de grafía dos nemes.
quivos em:
a) ordem alfabética; Regras de alfabeta9á0. O arquivamento de nemes obedece a 13 re-
b) ordem geográfica; gras, chamadas regras de alfabetac;:ao, e que sao as seguintes:
e) ordem numérica (simples ou cronológica);
d) ordem de assunto. 1. Nos nemes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Com referencia a ordem numérica, a data geralmente é precedida por
número de ordem, como também pode ser considerada elemento subsidiário Exemplo: Joao Barbosa
Pedro Alvares Cabral
nas outras ordenac;:éies. L
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Métodos básicos
Arquivam-se: Barbosa, Joao
Cabral, Pedro Alvares
Método alfabético. É o mais simples, desde que o elemento principal Santos, Paulo
a ser considerado seja o NOME. É um método direto, porque a pesquisa é feíta Vasconcelos, Maria Luísa
diretamente, nao senda necessário se recorrer a um índice auxiliar para locali-
zar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas sao dispostas na Obs.: Qgando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabeta- prenome.
c;:ao, através de guias divisórias, com as respectivas letras. Exemplo: Aníbal Teixeira
As notac;:éies nas guias podem ser abertas ou fechadas, conforme indi- Marilda Teixeira
¡
quem o limite inicial ou os limites inicial e final. Notac;:éies simples abertas: P~ulo Teixeira
A, E, e; Al?, Ac etc.; notac;:éies compostas ou fechadas: Aa-M Am-Az etc. Vítor Teixeira
Há colec;:éies alfabéticas de guias, variando seu número de acordo com o
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
maior ou menor detalhe na divisao alfabética, o que será determinado em Teixeira, Marilda
func;:ao da quantidade de documentos ou fichas que se tenha que guardar. Teixeira, Paulo
Além das pastas indlviduais - urna para cada pessoa ou entidade - de- Teixeira, Vítor
vem ser preparadas as pastas miscelánea. Estas pastas destinam-se a guardar do-
cumentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, porl serem pou- 2. Soprenomes compo~tos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hí-
cos (de urna a no máximo cinco unidades para cada correspondente), nao fen nao se separam.
justificam a abertura de urna pasta individual. Aí ficarao os documentos, acu- Exemplo: Camilo Castelo Branco
mulando, até que se torne necessária a abertura de pasta individual. As pastas Paulo Monte Verde
miscelanea levam no~c;:éies iguais as das guias e podem ser arquivadas antes ou Heitor Villa-Lobos
depois das pastas individuais. Sua ordenac;:ao interna deverá obedecer primei- Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo J
ramente a ordem alfabética e, dentro desta, _a cronológica. Monte Verde, Paulo
Vantagens do método al1ilbético: rápido, direto, fácil e barato. Villa-Lobos, Heitor
 64 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTi\0 DE DOCUMENTOS 65

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Sao seguem a re-

Arquivam-se: Alm~ida Filho, Antonio
gra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Ribeiro Júnior, Paulo
Exemplo: Waldemar Santa Rita VascÓncelos Sobrinho,Joaquim
Luciano Santo Cristo Vian~ Neto, Henrique
1

Carlos Sao Paulo 1

Obs.: Os graus de paren~esco só serao considerados na alfabeta~ao quando

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
· Santo Cristo, Luciano servirem de elemento de distin~ao.
Sao Paulo, Carlos
!
Exemplo: Jorge deiAbreu Sobrinho
4. As iniciais abreviativas de prenomes tem precedencia na classifica~ao de so- Jorge de!Abreu Neto
brenomes iguais. Jorge deiAbreu Filho
1

Arquivam-se: Abreb. Filho, Jorge de

.Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Abre~ Neto, Jorge de
1

Abreu Sobrinho,Jorge de
José Vieira 1

Arquivam-se: Vieira, J. 7 Os títulos nao sao conslderados na

• 1
alfabeta~ao. Sao colocados após o nome
Vieira, Jonas completo, entre parentes:es.
Vieira, José
Exemplo: Ministro! Mil ton Campos
5. Os artigos e preposi~oes, tais como a, o, de, d~ da, do, e, um, uma, nao sao Professot André Ferreira
1
considerados (ver também regra nº 9). General Paulo Pereira
Dr. Pedr9 Teixeira
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade Arquivam-se: Cam~os, Milton (Ministro)
Lúcia da Gimara Ferreita, André (Professor)
1

Arnaldo do Cauto Pereir~, Paulo (General)

Arquivam-se: Almeida, Pedro de TeixeJa, Pedro (Dr.)
1
1

'~ Andrade, Ricardo d' 8. Os nomes estrangeiros s~o considerados pelo último sobrenome, salvo nos
C:imara, Lúcia da casos de nomes ~spanhó~ e orientais (ver também regras n"' 10 e 11).
Cauto, Arnaldo do !
Exemplos: GeorgesiAubert
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,
WinstoJ Churchill
Neto, Sobrinho sao considerados parte integrante do último sohrenome,
Paul M4lle~
mas nao sao considerados na ordena~ao alfabética.
Jorge Schnudt
Exemplo: Antonio Almeida Filho 1

Arquivam-se: Auber~ Georges

Paulo Ribeiro Júnior
Churchill, Winston
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Müllei, Paul
Henrique Viana Neto
Schmi~t, Jorge 1
66 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 67

9. & partículas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas. Exemplo: Embratel
O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando es- Álvaro Ramos & Cia.
critas com letra maiúscula. Funda\=ao Getulio Vargas
A Colegial
Exemplo: Giulio di Capri The Library of Congress
Esteban De Penedo Companhia Progresso Guanabara
Charles Du Pont Barbosa Santos Ltda.
John MacAdam
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Gordon O'Brien
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Capri, Giulio di
Colegial (A)
De Penedo, Esteban
Companhia Progresso Guanabara
Du Pont, Charles
Embratel
MacAdam,John
Funda\=ao Getulio Vargas
O'Brien, Gordon
Library of Congress (The)
10. Os nomes espanhóis sao registrados pelo penúltimo sobrenome, que cor-
13. Nos títulos de congressos, conferencias, reunioes, assembléias e assemelha-
responde ao sobrenome de familia do pai.
dos os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer
Exemplo: José de Oviedo y Baños no fim, entre parenb:;ses.
Francisco de Pina de Mello Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna
Angel del Arco y Molinerc;> Qyinto Congresso de Geografia
Antonio de los Ríos 32 Congresso de Geología
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II)
Oviedo y Baños, José de Congresso de Geografia (Qyinto)
Pina de Mello, Francisco de Congresso de Geología (32)
Ríos, Antonio de los
Estas regr~s podem ser alteradas para melhor servir a organiza\=ao, d~sde
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - sao registrados como que o arquivista observe sempre o mesmo critério e fa\=a as remissivas necessá-
se apresentam. rias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo: Al Ben-Hur Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes júnior .1
Li Yutang José Félix Alves Pacheco
Arquivam-se: Al Ben-Hur Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
LiYutang
Peregrino Júnior, José
12. Os nomes de firmas, empresas, institui\=oes e órgaos governamentais devem Félix Pacheco, José
ser transcritos como se apresentam, nao se considerando, porém, para fins
de ordena\=ao, os artigos e preposi\=oes que os constituem. Admite-se, para Colocam-se remissivas em:
facilitar a ordena\=ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parente- Fagunde; Júnior, José Peregrino da Rocha
ses após o nome. Pacheco, José F~lix Alves
 68 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
1 GESTAD DE DOCUMENTOS 69

Regras de ordena9a0. Para a ordena.;:ao dos itens pode-se adotar,

Exemplo:
seja o critério de letra por letra, seja o de palavra por palavra, consideradas
urna após outra, ·na ordem em que aparecem no elemento a ordenar.
Estado i' Cidade Correspondente
1,

l. Letra por letra Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Lufsa

1

Amazonas 1 ltacoatiara Santos, Antonio J.

Exemplo: Monte Alegre Río de Janeiro i Río de Janeiro (capital) Rodrigues, lsa
Monte Branco i Campos Almelda, José de
Rio de Janeiro 1

1
Monteiro Sao Paulo 1
Sao Paulo (capital) Correa, Gilson
Monte Mór SaoPaulo 1
1
Lorena Silva, Alberto
1

Montenegro 1

Monte Sinai 1
Nome da cidade, estado e correspondente. Qyando o prmcrp . . al
2. Palavra por palavra elemento de identifica¡;:aJ é a cidade e nao o. estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabética por cidJdes, niio havendo destaque para as capitais.
Exemplo: Monte Alegre
Monte Branco !
Exemplo:
Monte Mór
1
Monte Sinai Cidade
1
Estado Correspondente
'
1
Monteiro
Montenegro
Campos i Rio de Janeiro Almeida, José de
ltacoatiara 1 Amazonas Santos, Antonio J.
1
Lorena Sao Paulo Silva, Alberto
A escolha de um dos critérios implica a exdusao do outro.
Manaus 1 Amazonas Sobreira, Lufsa
1
Rio de Janeiro 1
1
Río de Janeiro Rodrigues, lsa
SaoPaulo Sao Paulo Corrl:la, Gilson
Método geográfico. O método geográfico é do sistema direto. A bus- 1
i
ca é feíta diretamente ao documento. Este método é preferido quando o prin-
1
cipal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDENCIA ou Nesse caso nao é !necessário o emprego de guias divisórias correspon-
LOCAL. dentes aos estados, pois ~ pastas sao guardadas em ordem alfabética pela cicla-
As melhores ordena~oes geográficas sao: de. É imprescindível, po~ém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
o Nome do estado, cidade e correspondente. segundo lugar, porque hál cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
O Nome da cidade, estado e con:espondente. Exemplo: BrasíliJ (Distrito Federal)- Silva, Jackson
1

Brasilia' (Minas Gerais)- Leite, Edson

Itabaiaba (Paraíba) - Santos, Therezinha
Nome do estado, cidade e correspondente. Qyando se organiza
ltabai~a (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e
um arquivo por estados, as capitais devem ser alfáhetadas em primeiro lugar,
por estado, independentemente da ordem alfabética em rela~ao as demais ci- i
1

dades, que deverao estar dispostas após as capitais. Correspondencia com outros países. Q!Iando se trata de corres-
Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com nota~oes pondencia com outros p~íses, alfabeta-se em primeiro lugar o país; seguido da
indicativas dos nomes dos estados. capital.e do corresponáe4te. As demais cidades seriio alfabetadas em oidem al-
fabética, após as respecti~s capitais dos países a que se referem.
 70 GESTAD DE DOCUMENTOS ( 1
ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
il
Exemplo: Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-1 Carlos Sao Pedro il
¡¡
Pafs M-1 Lúcia VIlla Verde )1

r-------------------T-------------------T---------
Cidade Correspondente :¡
Fran'<a Paris (capital)
M-1 Oswaldo Paes
Unesco
Fran'<a- Lorena Vadim, Roger No segundo caso, atribuí-se a cada correspondente_ eventual um núme-
Portugal Usboa (capital) Pereira, José ro próprio, precedido da letra Jvf_(de rniscehmea), arqu1vando-os nas pastas,
Portugal Coimbra
Portugal
Albuquerque, Maria sem: considerar a ordena¡;:ao alfabet1ca.
Porto Ferreira, AntOnio
Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-2 Carlos Sao Pedro
Vantagens do método geográfico: é direto e de fácil manuseio. M-3 Lúcia Villa Verde
Desvantagens: exige duas classifica¡;:5es -local e nome do correspondente. .............................................
M-10 Oswaldo Paes
Métodos numéricos. Qp.ando o principal elemento a ser considerado No primeiro caso, a nota<;ao das pastas miscelaneas seria M-1, M-2,
em um documento é o NÜMERO, a escolha deye recair sobre um dos seguin- M-3 etc. e, no segundo caso, Ml-10, Mll-20, M21-30 etc. (figuras 13 e 14).
tes métodos: simples, cronológi~o ou dígito-terminal.
Tais métodoii sao indiretos, urna vez que, para se localizar um documen- Figura 13 Figura 14
Primeiro caso Segundo caso
to ou pasta, há que se recorrer a urn fndice alfabético (em fichas), que fornece-
rá o número sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.
A nurnera¡;:ao obedece semente aordena¡;:ao seqüencial, embora a dispo-
si¡;:ao flsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
próprias a cada método.

Método numérico simples. O método númerico simples constituí-se

na atribui¡;:ao de um número a cada corresponden te ou cliente - pessoa flsica
ou jurídica -, obedecendo-se a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer
preocupa¡;:ao com a ordena¡;:ao alfabética, já que o método exige um índice al- ¡¡
fabético rernissivo (figuras 13 e 14). :·
Além do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas (figuras 15 e
16), a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo
númew, é indispensável urn fndice alfabético, remissivo (figuras 17 e 18), em
fichas, ~em o qual seria impossível a localiza¡;:ao dos documentos. .
Os cor.respondentes eventuais terao a sua documenta<;ao arquivada em
pastas misceláneas, que devem conter de 10 a 20 correspondentes cada urna.
¡¡;
As pastas rniscelaneas constituirao urna série aparte, podendo a sua nu-
¡:
mera¡;:ao obedecer a dois critérios distintos.
No primeiro, nurneram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os docu-
mentos dos correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberao Gavetas de arquivu ordenadas pelo método numérico simples, induindo as séries
o número da pasta. de pastas miscelaneas
72 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 73

Exemplo de· Registro em fichas

Figura 15 Figura 16
Primeiro caso Segundo caso

¡J_ M-1 Oswaldo Paes M1D0s~ J

.................................. .............. !.................. ..
.................................. .. ............ ¡.................. .

M-1 Lúcia Villa Verde M-3 ltíCii f Villa

M-1 Carlos Sao Pedro 1
M-2 Carla , Sao Pedro
!

M-1 Pedro Correa Rlho M-1 w~" 1 ~~ .. -.l Rlho

¡
~ f Correspondentes eventuais \ lr'-----'.1 Correspondentes eventuais \'-----"'1
i
l. j

1 6 Funda~iio Getulio Vargas

¡ 6
l l=11nrl~r-;;r
1 Getulio Vargas
¡ 5 Oswaldo Peixoto ¡ 5 Oswaldo ~elxoto
4 Banco Nacional
¡ ¡ 4 Banco Na1 ¡ional

¡ 3 Luiz Carlos Ribeiro ¡

2 Walter Rodrigues
A,
' 1 P~lo do C"'m

~
(\
! Correspondentes efetivos Correspondentes efetivos

\ ____
"~===~' 1 _____.
74
Exemplo de Índice alfabético
Figura 17
Primeiro caso
Villa Verde, Lúcia- M-1
' dos documentos - após análise e selec;:ao _: para o arquivo permanente, e apro-
Sao Pedro, Carlos- M-1
Rodrigues, Walter-2
Ribeiro, Luiz Carlos- 3
¡
Peixoto, Oswaldo- 5
1 ;
Paes, Oswaldo- M-1
Fundac;:ao Getullo Vargas- 6
Correa F~. Pedro- M-1
Castro, Paulo de -1
Banco Nacional- 4
A la
\ \
Figura 18
Segundo caso
Villa Verde, Lúcla- M-3
; ¡
Sao Pedro, Carlos- M-2
Rodrigues, Walter-2
' Ribeiro, Luiz Carlos- 3
j ¡
Peixoto, Oswaldo- 5
Paes, Oswaldo-M-10
Fundac;:ao Getulio Vargas- 6
Correa ~. Pedro- M-1
Castro, Paulo de -1
Banco Nacional- 4
BrA
\ \
ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTÁO DE DOCUMENTOS 75
No método numérico simples, pode-se aproveitar o número de urna
pasta que venha a vagar.
Por exemplo: em urna organizac;:ao existe urna pasta de nº X, ande se
guarda a correspondencia de determinada firma. Por qualquer motivo a orga-
nizac;:ao termina suas relac;:oes comerciais com a referida fuma. Para que nao se
conserve urna pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferencia
¡
1
veita-se o mesmo número coro um novo cliente. Qganto a ficha do índice al-
;
'
fabético, referente a primeira fuma, permanecerá no fichário acrescida de nova
indicac;:ao do lugar ande se encontra no arquivo permanente. O novo cliente,
que ocupa a pasta de nº X, terá também urna ficha no índice alfabético em seu
respectivo lugar.
O método numenco simples, feítas · algumas adaptac;:oes, tem ampla:
aplicac;:ao nos arquivos especiais (discos, fotografías, filmes, fitas sonoras) e
especializados (projetos de engenharia, projetos de fmanciamento, prontuários
médicos, cadastros de funcionários).
Método numérico cronológico. Neste método, além da ordem nu-
1 / mérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é a adotada em quase todas
as repartic;:óes públicas.
Numera-se o documento e nao a pasta. O documento depois de autua-
do - colocado numa capa de cartolina, ande além do número de protocolo
sao transcritas outras informac;:oes -'-, em geral, passa a ser denominado processo.
Ao planejar-se um modelo de ficha capaz de controlar o andamento i
dos processos nas repartic;:oes, poder-se-á indicar, mediante o desdobramento
da referida ficha, todos os elementos necessários ao registro e a localizac;:ao des-
¡ ses documentos. J
Assim, além da ficha numérica, também chamada de ficha de protoco-
lo, que é o registro propriamente dito, ande será indicada toda a movirnenta-
J
c;:ao do documento ou processo, devem ser preparados índices auxiliares (em
' fichas) alfabético-onomástico, de procedencia e de ass-qnto para facilitar a recu-
perac;:ao da documentac;:ao.
Neste capítulo, nas figuras 10, 11 e 12, sao apresentados modelos de fi-
'
chas adotados no método cronológico.
Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o número
• se for na mesma data.
~ . É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas misce-
/ / lánea, urna vez que cada documento recebe seu próprio número de registro,
constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. ·
 hj
!J 76 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS l7
1'
\l
'-- jl
ilil Vantagens do método numérico cronológico: maior grau de sigilo, menor pos- Vtmtagens do método digíto-terminal· redw;:ao de erras de arquivamento; rapi-
!l sibilidade de erros por ser mais fácillidar coro números do que coro letras. dez na localizac;:ao e atquivamento, urna vez que trabalha com grupos de dais
1

Desvantagens: é um método indireto, abrigando duplicidade de pesquisa. dfgitos; expansiío equifibrada do arquivo distribuido em tr~ grandes grupos;
,,_
it¡l possibilidades de divis~o eqüitativa do trabalho entre os arquivistas.
11 Desvantagens: leitura riao-convencional dos números; disposic;:áo física dos do-
Dígito-terminal. Este método surgiu em decorr~ncia da necessidade de
,¡~
cumentos de acordo c6m o sistema utilizado na leitura.
serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, ¡
~ cujo elemento principal de identifica~ao é o número. Entre as institui~oes de
1~
1!
grande porte que precisam arquivar parte considerável de seus documentos Métodos por 4ssunto. Quase toda organizac;:ao dispóe de certo núme-
1
~~
por número podemos mencionar, entre outras, o INSS,- o Inamps, as compa- ro de documentos que !devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO -
os referentes a admini+rac;:ao interna e suas atividades-fim.
nhias de seguros, os hospitais e os bancos.
1
11 Os documentos sao· numerados seqüencialmente, mas sua leitura apre- Dependencia do¡ volume de documentos a serem guardados por assunto,
¡; senta urna peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos ero pode-se escolher méto4os mais ou menos complexos, capazes de atender as ne-
1 tr~s grupos de dais dígitos cada um, sao !idos da direita para a esquerda, for- cessidades. \
\
• mando _pares. O método de ahuivamento por assunto nao é, porém, de fácil aplica-
Decompondo-se, por exemplo, o número 829.319, t~m-se os seguintes c;:iío, pois depende de ~nterpretac;:áo dos documentos sob análise, além de am-
grupos: 82-93-19. plo conhecimento das !atividades institucionais. No entanto, é o mais aconse-
Como a leitura é feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o lhado nos casos de graAdes massas documentais e variedade de assuntos.
1 grupo 19 de primário, o grupo 93 de secundário e o grupo 82 de terciário. Comumente endontram-se pessoas que confundem assunto com tipo ff-
1
'"'--
Q!lando o número for composto de menos de cinco dígitos, serao colo- sico - espécie dos dd cumentos - e adotam como classificac;:iío de assuntos
1

cados zeros asua esquerda, para sua complementa~ao. Assim, o número 42.054 atas, correspond~ncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, tele-
1

11¡ será representado pelos grupos 04-20-54. gramas, telex etc. 1

É evidente que ~s espécies documentais t~m importancia, mas devem

~
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas é feíto considerando-
,,_,_ se ero primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundário e fmalmente ser adoradas como subdivisóes auxiliares. Por exemplo:
1 -

o terciário. Assist~ncia jurfdica

'"-, 11
[¡ Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-54), o arquivista deve veri- e orrespo11Idencm
•.
"- t! ficar, ero primeiro lugar, ande se encontram as pastas terminadas em 54; ero Pareceres 1

11 seguida, localiza as pastas cujo grupo secundário é o número 20 e finalmente Edifícios e salas 1
\_
a pasta desejada, de número 16. ' ' Contratos lde locac;:ao
- /1 Comparando-se a numera~ao dos métodos numérico simples e dígito- Atas de rehnióes de condominio
1
¡¡ terminal, tero-se a seguinte representa~ao:
1 •

,¡ O mesmo ocorr9 em relac;:ao a ¡:lroced~ncia dos documentos, como, por

1- exemplo:
- ~~
Numérico simples Dígito-terminal
Admissiío de pes~oal
1

56.212 21-87-03
w
~ para a Dir~toria
i 86.212 05-62-12
~
94.217 para o Departamento de Operac;:óes
08-62-12
•
1 218.703 09-42-17 para o De¡jlartamento Comercial
~ 1
1 672.789 97-26-89 É importante, pd,is, muita atenc;:áo por parte do responsável pela elabo-
1
972.689 67-27-89 rac;:áo do plano de classiflcac;:áo para evitar tais distorc;:óes.
1

1
"--'
78 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS
79

Nao existem esquemas padronizados de classific~iio por assunto, como Percebendo-se a necessidade de um detalhamento maior, os grupos fo-
acorre em rela¡;:iio a biblioteconomia - Classifica¡;:ao Decimal de Dewey ram divididos em subgrupos menores, possibilitando a ordena¡;:ao racional
(CDD) e Classifica¡;:ao Decimal Universal (CDU). dos objetos e artigos de forma a facilitar a sua distribui¡;:ao entre os interessa-
Assim, cada institui¡;:ao deverá, de acordo com suas peculiaridades, ela- dos.
borar seu próprio plano de classifica¡;:ao, ande os assuntos devem .ser grupados Como resultado desses estudos foi elaborado, entao, o seguinte plano:
sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se Vestuário
sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de roupas
detalhamento a ser estabelecido obedecerá as necessidades do próprio servi¡;:o. dehomem
A elabora¡;:iio desse esquema, índice, plano ou código de assuntos exige cam1sas
um estudo completo da organiza¡;:ao a que se destina {suas finalidades, funcio- cal¡;:as
namento etc.), o qual deve ser complementado por um levantamento minucio- melas
so da documenta¡;:ao arquivada. casacas
Recomenda-se que tal levantamento seja feíto em fichas para facilitar a paletós
fase posterior de reuniao dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de esco- de mulher
lha de termos significativos para representá-los e, finalmente, de op¡;:ao pelo SalaS
método a ser adotado. blusas
Objetivando a compreensao por parte de todos quantos ainda nao estao meias
familiarizados com este tipo de atividade, utilizam-se, no exemplo que se se- casacos
gue, termos conhecidos e assuntos bastante simples, de forma a ilustrar a dina- vestidos
mica a ser. obedecida no levantamento e na elabora¡;:ao dos esquemas de assun- de crian¡;:a
tos. recém-nascidos
. Suponha-se que, em decorrencia de urna campanha natalina, tenham de 1 a 4 anos
sido arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num gran- de 5 a 10 anos
de depósito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer espé- de 10 a 15 anos
cie de ordena¡;:ao. cal¡;:ados
Para que a distribui¡;:ao dos donativos fosse procedida racionalmente, a de homem
comissao organizadora da campanha sentiu a necessidade, em primeiro lugar, de mulher
de conhecer e classificar todo o material recebido. de crian¡;:a
Assim, depois de analisar o conteúdo do depósito, foram identificados
Obs.: tanto as roupas como os cal¡;:ados foram subdivididos por tamanho de
quatro grandes grupos: vestuário, roupas de cama e mesa, alimentos e medica- l.
manequim e número, dentro de cada categoría.
mentos. Havia ainda valores e alguns objetos que nao se enquadravam em ne-
nhum dos citados grupos, o que levou a comissao a criar um quinto grupo Roupas de cama e mesa
para donativos diversos. len¡;:óis
'Nurna segunda etapa, observou-se que o grupo de vestuário era consti- de solteiro
tuído de roupas e c;al¡;:ados para homens, mullieres e crian¡;:as, nos mais varia- de casal
dos tipos e tamanhos. fronhas
Os artigos de cama e mesa também apresentavam variedades de formas de solteiro
e tamanhos, o mesmo acontecendo em rela¡;:ao aos demais grupos. de casal
80 ARQUJVO: TEORJA E PRÁTICA GESTÁO DE DOCUMENTOS 81

colchas Pesquisas
de solteiro Psicología 1
de casal Aplicada Jo trabalho
de cobertura Aplicada ~ educa~ao
toalhas Ciencia polític4
de banho Administra~ao 1

derosto
Economía J
de mesa
Desenvolvtmento económico
cobertores
Custo de .J.ida
de solteiro 1

de casal Cursos
Forma~ao
Alimentos
Especiáliza~ao
massas
cereatS Pós-gradua~ao !
feijao Mestrado 1
arroz Doutoradd
1
farinha Publica~oes
enlatados Impressao
doces de livros
Medicamentos de periódiJos
vernllfugos Postos de vendaJ
antibióticos Exposi~oes 1

vitaminas
Nos exemplos forn~cidos procurou-se apenas demonstrar a linha de
Donativos diversos pensamento que, a partir ~o levantamento das atividades de urna institui~ao,
valores servirá de base para a constlru~ao de um plano ou esquema de assuntos, sobre
cheques o qual serao aplicadas as tétnicas do método de arquivamento escolhido como
letras de clmbio o mats. .m d'teado para cad a caso. 1

dinheiro em espécie No arquivamento po~ assunto podem ser adotados métodos alfabéticos
'. 1
jóias e numencos. 1
panelas
1 •
1
movers Métodos alfabéticds. Qy.ando o volume e a diversidade de assuntos
1

Aplicando os mesmos procedimentos, suponha-se, agora, que uma insti- da documenta~ao a ser ar~ivada sao pequenos, deve-se adotar um método al-
tuic;:ao voltada para a pesquisa, o ensino e a editorac;:ao de publicac;:oes técnicas fabético, que poderá obedech a ordem dicionária ou a ordem enciclopédica.
tenha optado pela organizac;:ao de seus arquivos por assunto. Feitos os estudos . Ña ordem dicionáriaj os assuntos isolados sao dispostos alfabeti=en-
e levantamentos preliminares, foram identificados, além dos assuntos de admi- te, obedecen do-se somente ai seqüencia das letras.
. \ .
nistrac;:ao interna, tr~s grupos que, por sua vez, foram subdivididos em sub- Exemplo: Cursos de ·.doutorado
grupos e divisoes assim distribuídos: Cursos de ~especializa~o
82 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 83

Cursos de formac;ao Conforme se pode observar, os assunt<?S já apresentados ero exemplo an-
Cursos de mestrado terior foram aquí dispostos alfabeticamente, obedecendo-se ora a ordem
Cursos de pó~-graduac;ao
dicionária, ora a ordem enciclopédica, de acordo coro o arranjo estabelecido
Exposic;óes de publi.cac;óes
ero cada uro desses métodos.
Impressao de livros
Impressao de periódicos
Pesquisas de administrac;ao Métodos numéricos. Os métodos numéricos ideográficos ou de as-
PesquisaS de ciencia política suntos mais conhecidos sao o duplex, o decimal e o unitermo, também conhe-
Pesquisas de custo de vida cido como indexac;ao coordenada.
Pesquisas de desenvolvimento economíco Sendo métodos numéricos, é indispensável que, além do esquema ou
Pesquisas de economía plano de classificac;ao, seja elaborado uro índice alfabético remissivo.
Pesquisas de psicología aplicada a educac;ao
Os métodos numéricos aplicados aclassifi.cac;ao por assunto facilitam as 1
Pesquisas de psicología aplicada ao trabalho
operac;óes, pois basta marcar, coro uro número (símbolo), cada papel para in-
Postos de vendas de publicac;óes
dicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Além disso, é muito mais fácil
Na ordem c:ncidopédica, os assuntos correlatos sao grupados sob titulos fixar uro número do que qualquer outro símbolo formado por letras.
gerais e dispostos alfabeticamente. Coro a ordenac;ao enciclopédica surgem os
primeiros esboc;os de esquemas de classificac;ao.
a) Método duplex
Exemplo: · Cursos
Especializac;ao Nesse método a documentac;ao é dividida em classes, conforme os as-
Formac;ao suntos, partindo-se do genero para a espécie e desta para a minúcia.
Pós-graduac;ao Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal re-
Doutorado lativamente a previsao antecipada de todas as atividades, pois o plano inicial
Mestrado nao precisa ir além das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes a
Pesquisas medida que outras necessidades forero surgindo. Embora .a quantidade de das-
Administrac;ao ses seja ilimitada, exige-se, porém, muito cuidado para nao serem abertas pas- L
Ciencia política tas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluídos ero subclasses. 1
Economía Exemplo: Urna instituic;ao é criada coro a fmalidade de promover pes-
Gusto de vida
quisas e cursos, e editar publicac;óes técnicas. Conseqüentemcmte, seu arquivo
Desenvolvimento economíco
terá inicialmente as seguintes classes principais:
Psicología
Aplicada a educac;ao l. Pesquisas
Aplicada ao trabalho 2. Cursos
3. Publicac;óes
PuhHcafóes
Exposic;óes Mais tarde, resolve prestar assistencia técnica a outr~ instituic;óes e de-
Impressao senvolver atividades de documentac;ao e informac;ao. Assim, ero decorrencia da
de livros ampliac;ao de seu programa de trabalho, surge a necessidade de serem criadas
de periódicos duas novas classes: 4. Assistencia Técnica e S. Documentac;ao e Informac;ao,
Postos de vendas pois nenhuma dessas duas matérias enquadra-se nas tres classes já existentes.

---··--·------··- -------~--- -·----··---------· -------------'-"---'-'--"""---'-'-~=--

84 AROlJIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 85

A ilustra~ao a seguir demonstrará a estrutura do método duplex, no

O método duplei oferece as mesmas possibilidades do método decimal
qual a rela~ao entre as partes é indicada por um tra~o-de-uniao.
no que se refere a agru~amento de assuntos, permitindo, porém, abertura ili-
O Administra~ao Geral mitada de classes, razao ~ela qual é o mais preferido.
1 Pesquisas Apresenta, em coptrapartida, algumas desvantagens: se nao forem bem
1-1 Psicologia definidas as classes, encdntraremos documentos que tratam do mesmo assunto
1-1-1 Aplicada ao trabalho arquivados em mais de ~m lugar.
1-1-2 Aplicada aeduca~ao
1-2 Ciencia política
1-3 Administra~ao b) Método decimal l
14 Economia O método decimdJ empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sis-
1 .
1-4-1 Desenvolvimento economico tema Decimal de Melvil¡Dewey, ex-presidente da Associa~ao dos Bibliotecários
1-4-2 Custo de vida Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas,
1-4-2-1 no Rio de Janeiro o
0

'
1
que o amplrou. H o¡e, e umvers al mente conh ec1'd o.
0

1-4-2-2 em Sao Paulo A Ciassifica~ao D~cimal de Dewey foi publicada em 1876, constando de
2 Cursos urna tábua ou tabela de~ assuntos e de um índice que permite a sua rápida
2-1 Forma~ao localiza~ao. 1

2-2 Especializa~ao Esta classifica~ao ¡divide o saber humano em nove classes principais e
2-3 Pós-gradua~ao urna décima reservada para os assuntos por demais gerais e que nao podem ser
2-3-1 Mestrado incluídos em urna das nJve classes preestabelecidas.
2-3-2 Doutorado Cada classe é divldida da mesma forma em subclasses e urna décima
3 Publica~5es para generalidades e assib sucessivamente, separando-se o número em classes
3-1 Impressao de tres algarismos por 9m ponto. A parte inteira do número é composta de
3-1-1 de periódicos tres algarismos. A parte¡ decimal pode nao existir, como pode ter um, dois,
3-1-2 de livros tres ou m~is_ ~garismos. 1 .

3-2 Pastos de vendas A drvrsao dos assuntos parte sempre do geral para o particular. ·
3-3 Exposi~oes Ainda nao há um1 classifica~ao universal para os arquivos. Assim, cada
4 Assistencia Técnica arquivo deverá fazer a s4a própria classifica~ao. Depois de um decido estudo
do sistema de Dewey, apltcamos somente sua técnica e nao a classificario.
4-1 Colabora~ao com outras institui~oes
4-2 Para que se torne possível levar a bom termo urna classifica~ao desta
1
Estágios em órgaos da empresa
ordem, é necessário fazer-se um estudo cuidadoso da institui~ao, familia ou
4-3 Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao técnicas
personalidade a que d~erá servir o arquivo, e estabelecer o plano geral da
S Documenta~ao e Informa~ao 1

classifica~ao. O mais dificil é determinar quais as nove classes principais que

5-1 Sistema de bibliotecas
compreendem em si tod:a e qualquer espécie de documentos produzidos ou
5-2 Sistema de arquivos
recebidos pela institui~ao; familia ou personalidade.
5-3 Automa~ao e processamento de dados
5-3-1 As 10 primeiras ~ivisoes sao denominadas classes; as 10 seguintes,
Sistemas
5-3-1-1 subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos; subse-
Documenta~¡:ao de sistemas - 1
~oes etc. ·
¡i

é>¡
 GESTAD DE DOCUMENTOS 87
86 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

120 Ciencia política

A tábua, tabela ou esquema, com a classifica~ao adotada, tem o nome
130 Adrninistra~ao
de dassificador ou código e nao dispensa um índice alfabético.
140 Economía
A seguir um trecho da classifica~ao de Dewey: 141 Desenvolvimento económico
Classes 142 Custo de vida
Subdivisáo da dasse 6
142.1 no Rio de Janeiro
o Obras gerais 600 Ciencias Aplicadas 142.2 em Sao Paulo
1 Filosofia 610 Medicina 200 Cursos
2 Religíao 620 Engenharia 210 Forma~ao
3 Ciencias Sociais 630 Agricultura 220 Especializa~ao
4 Filologia 640 Ciencias e Artes Domésti~as 230 Pós-gradua~ao
5 Ciencias Puras 650 Servi~os Gerenciais 231 Mestrado
6 Ciencias Aplicadas 660 Indústrias ·Q!límicas 232 Doutorado
7 Belas"Artes 670 Manufaturas 300 Publica~oes
8 Literatura 680 Manufaturas - Miscelanea 310 Impressao
9 História e Geografia 690 Constru~ao 311 de periódicos
312 de livros
Subdivisáo da subdasse 610 Outra subdivisáo 320 Postas de vendas
610 Medicina 616 Clínica Médica 330 Exposi~oes
611 Anatomía 616.1 Cardiología 400 Assistencia Técnica
410 Colabora~aocom outras institui~oes l
612 Fisiología Humana 616.2 Sistema respiratório
613 Higiene Pessoal 616.3 Sistema digestivo 420 Estágíos em órgaos da empresa
614 Saúde Pública 616.4 Sistema endócrino · 430 Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao técnica
615 Terapeutica 616.5 Dermatología 500 Documenta~ao e Informa~ao
616 Clínica Médica 616.6 Urología 510 Sistema de bibliotecas
617 Cirurgia 616.7 Sistema muscular 520 Sistema de arquivos
618 Ginecología 616.8 N eurologia 530 Automa~ao e processamento de dados
619 Pediatría 616.9 Diversas doen~as do carpo 531 Sistemas
531.1 Documenta~ao de sistemas
E assim por diante. A medida que se apre~enta um assunto, ternos de 600 (Vaga)
procurar ande colocá-lo, partindo sempre do geral para o particular. 700 (Vaga)
800 (Vaga)
A TÉCNICA DE DEWEY APliCADA A UM ARQUIVO Assuntos Diversos
900
000 Adrninistra~ao Geral
100 Pesquisas O método decimal apresenta as seguintes vantagens: a) todos os assun-
110 Psicología tos relacionados com determinado tópico ficam reunidos em grupos; b) os nú-
111 meros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na m~
Aplicada ao trabalho
mória; e) expansao ilimitada para _as subdivisoes dos assuntos.
112 Aplicada a educa~ao
J
88 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAO DE DOCUMENTOS 89

Como desvaritagens podemos mencionar: a) limitalfáO de 10 números continua!fio

para a classificalfáO; b) necessidade de se prever o desenvolvimento das ativida-
des da institui'fáo, bem como preparo e muita atenlfáo do arquivista.
! Duplex Decimal
Uvros (impressao) 1 3-1-2 312
Índice alfabético
Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao técnica 4-3 430
Periódicos (impressao) [ 3-1-1 311
Tanto no método duplex quanto no decimal, urna vez concluído o pla-
Pesquisas 1
no de classifica~fáo, deve-se elaborar imediatamente o índice alfabético, que 100
Administra~ao 1-3 130
funcionará como instrumento auxiliar na recupera~fáo das informa~fóes. Ciencia polftica 1-2 120
A seguir será apresentado o índice correspondente aos exemplos oferecidos Economía 1-4 140
nos métodos duplex e decimal, razáo pela qual aparecem as duas formas de nu- Psicología 1-1 110
meralfáo. Postas de vendas 3-3 330
Processamento de dados 5-3 530
Psicología (pesquisas) 1-1 110
Duplex Decimal Aplicada aeduca~~o 1-1-2 112
Administra~ao (pesquisas de) Aplicada ao trabalhb 1-1-1 111
1-3 130
Administra~ao Geral o Publica~oes 1 3 300
000
Arquivos (sistemas) Exposi~oes 3-3 330
5-2 520
Assistencia Técnica lmpressao 3-1 310
4 400
Automa~ao Pastos de venda 1 3-2 320
5-3 530
Bibliotecas (sistema) 5-1 510
Sistemas ¡
Ciencia polftica (pesquisas) de arquivos 5-2 520
1-2 120 1

Colabora~ao com outras instituil;:oes de bibliotecas 1 5-1 510

4-1 410
Cursos de processamento ~e dados 5-3 530
2 200
Especializa~ao Trabalho (pesquisas) 1 1-1-1 111
2-2 220
Forma~ao 2-1 Vendas de publica~oes 1 3-2 320
210
Pós-gradua~ao 2-3 230 1
Doutorado 2-3-2 232
M estrado 2-3-1 231
Gusto de vida (pesquisas) 1
1-4-2 142 e) Unitermo ou indexa9~0 coordenada
Desenvolvimento económico (pesquisas) 1-4-1 141 1
Documenta~ao e lnforma~ao 5 500 O método unitermb ou indexas:iio coordenada foi desenvolvido por
Documenta~ao de sistemas 5-3-1-1 531.1 Mortimer Taube, nos EU.Aj em princípios de 1950.
Economía (pesquisas) 1-4
Embora nao se reco~ende sua aplicas:iio nos arquivos convencionais, a
140
Gusto de vida 1-4-2 142
Desenvolvimento económico 1-4-1 141
indexa'fáo coordenada vem\ sendo utilizada, coro grande exito, principalmente
Educa~ao 1-1-2 nos arquivos especiais e esp,ecializados.
112
Estágios em órgaos da empresa 4-2 420 O método consiste ein se atribuir a cada documento, ·ou grupo de docu-
Exposi~oes de publica~oes 3-3
1
330 mentos, um número em ordem crescente, de acordo coro sua entrada no ar-
lmpressao de publica~oes 3-1 310
lnforma~ao quivo. Esse número, denonÍ.inado número de registro, controlado através de li-
5 500 1 •

vro próprio, deve ser assina1ado no documento, em lu¡;;ar visível e previamente

determinado.
90 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 9i

Figura 19 Exemplo:
Ficha-índice
20 col una o
29 col una 9 L
N" 0004 46 col una 6

CONSELHOS DIRETOR E CURADOR

101 ca luna 1
Palavras-chave
Descritores
As fichas-índice sao arquivadas em ordem numérica e as demais em ri-
Conselho Curador (FGV) gorosa ordem alfabética dos descritores ou palavras-chave.
Conselho Diretor (FGV)
Resumo: Reunlii.o conjunta dos Conselhos Diretor e Reunióes Os documentos sao arquivados em ordem numérica - número de regis-
Curador, para deliberar sobre Relatório e Prestac;:ii.o de Barbosa, Manoel tro - em pastas, envelopes ou caixas.
Cantas, relativos a 1962. Rio de Janeiro, auditório do Brito, Oswaldo 1
120 andar, 24 de marc;:o de 1963. Vital, Hugo
A pesquisa é feíta por intermédio das fichas de palavras-chave, as quais
Xavier, Pedro devem ser consultadas superpostas, urna vez que o método aquí descrito fun- 1
5 fot b/p.
ciona abase de comparac;ao. Superpondo-~, verifica-se qual o número ou nú-
Informativo, 2(4):72-5, abr. 1963.
meros que .aparecem nas fichas selecionadas; estes corresponderao aos docu-
mentos desejados.
No exemplo apresentado em seguida, pode-se observar que os núme-
ros 0004 e 0210 aparecem nas tres fichas consultadas, indicando, assim, os
Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. documentos desejados.
Urna vez numerado, procede-se a análise do documento, de ande devem Figura 20
ser destacados todos os elementos identificadores que servirao a pesquisa pos-
terior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenomenos, VITAL, Hugo

objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em urna ficha-índice, sob a
o 1 2 3 ~ 5 6 7 8 9
forma de palavras-chave, quando os termos forem extraídos dos documentos 0110 0011 0172 00731 0004 0135 0126 0227 0076 0269
analisados, ou descritores, quando utilizadas palavras constantes de um ou 0140 0111 0242 0153 0124 0225 0136 0297 0166
mais Thesauritécnicos (vocabulário controlado). Para os assuntos deve ser cui- 0161 0252 0163 0164 0275 0196 0178
L
~..1...
dadosamente elaborada urna relac;ao de termos específicos, e, sobretudo, preci- 0271 0193 0265 0226 0246
....il~
sos, com as remissivas necessárias, a fim de se evitar o emprego de sinonimos e 0266 0256
palavras diferentes para expressar urna mesma idéia ou conceito.
Da ficha-índice devem constar áinda outras informac;óes complementa- REUNIÓES

res sobre a apresentac;ao ftsica do documento, a quantidade, a referencia biblio-

1 o 1 2 3 4 5 6 7 6 9
gráfica em caso de publicac;ao etc. 0102 0003 0004 0005 0006 0117 0226 0279
0210 0111
A ficha-índice, além de fornecer urna descric;ao pormenorizada dos do-
cumentos a que se refere, funciona como instrumento de controle dos núme-
- 0273 0294 0226 0227 0286
0267
ros de registro e do acervo.
Para cada palavra-chave prepara-se urna ficha, dividida em lO colunas, CONSELHO DIRETOR DA FGV
númeradas de O a 9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas cor-
respondentes as palavras-chave escolhidas para sua identificac;ao, na coluna
cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento.
2 3
5%35 7 8 9
 92 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 93

A aplica~ao da indexa~ao coordenada, se desaconselh~da para documen-
tos textuais em geral, é recomendável para arquivos fotográficos, sonoros e ou-
tros arquivos constituídos de documentos especiais tais como projetos, plantas,
desenhos técnicos, catálogos industriais etc.
Métodos padronizados
Como seria impos~{vel determinar-se urna cor para cada letra do alfabe-
to, urna vez que seriam decessárias 26 cores distintas para representar o alfabe-
to, as cores da chave devdm ser atribuidas as projec;:óes das pastas em func;:ao da
segunda letra do nome d~ entrada e nao da inicial, a qual indicará a sec;:áo al-
fabética correspondente para sua ordenac;:áo. Assim, pode-se concluir que em
cada letra do alfabeto exiktiráo pastas nas cinco cores da chave.
Exemplo: 1

1
Com a evolu~ao das empresas, a intensifica~ao do comércio, o ata da in- Figura 22
dustrializa~ao e outros fatores, métodos novos foram surgindo para que os ar- 1

quivos melhor atendessem as necessidades das organiza~oes. Names 1

Entrada Cores
1
Juntamente com os números e as letras, foi empregado também o artifi- C. Catram, SA. 1 Q. (abrevia9ao) ouro
cio das cores, em combina~ao com os anteriores. · Décourt, Maria Luiza
1
D.!i.court rosa
i
Entre os métodos padronizados pode-se citar: o variadex, o automático, Rgueiredo, Hugo 1 Fjgueiredo verde
o soundex, o róneo e o mnemónico. Flores, José Antonio l
1
Flores verde

Aqui se abordará apenas o variadex por ser o mais conhecido e de uso Pontes, Armando 1 PQntos azul
Trota, Luiz 1 Trota palha
mais comum. O automático e o soundex nao tem aplica~ao prática nos arqui- 1

vos brasileiros; o róneo e o mnemónio sao obsoletos.

1

Estes dossies estari~ arquivados, respectivamente, nas letras C, D, F, F,

Método variadex. Este método é urna variante do alfabético. p e T, e as notac;:óes estar!am inscritas em projec;:óes (etiquetas) nas cores ouro,
Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas pelo método rosa, verde, azul e palha. i
nominal, a Remington Rand concebeu o método variadex, introduzindo as Quando adorado q método variadex deve-se utilizar pastas com proje-
cores como elementos auxiliares para facilitar nao só o arquivamento, como a
c;:óes; nos fichários, as fic~as devem ser coloridas.
localiza~ao de documentos.
Quanto a posic;:áo ~as projec;:óes, o método é muito semelhante ao alfa-
A idéia do método consiste basicamente em dividir os arquivos em se-
bético comum: na primeira posic;:ao coloca-se a guia alfabética; na segunda po-
~6es menores, restringindo, assim, o campo de pesquisa e a manipula~ao de
sic;:ao, a pasta de diversosl na terceira e quarta posic;:óes, as pastas com nomes
pastas ou fichas. 1
especiais e as guias-fora. ¡
Neste método, concebido pela Remington, trabalha-se com urna chave
A grande vantagerri do variadex é que, adorando várias cores dentro de
constituída de cinco cores:
cada letra do alfabeto, o ~rabalho se reduz em até 80%, evitando-se, desta for-
Figura 21 ma, arquivamentos erróneos e agilizando-se a pesquisa.
As cores da chave lsao cambiáveis em func;:áo de nossas conveniencias.
Letras Cores Sendo o trabalho de arq*ivo criativo por excelencia, sugere-se urna chave na
A, B, C, O e abreviacoes qual as abreviac;:óes receberh cor especial- o branco- para representá-las.
ouro 1

E, F, G, H e abrevia¡;:oes rosa Finalizando, é conyeniente 1em brar que art1'f{cws. '

como numeros e ~o-
1, J, K, L, M, N e abreviacoes verde res, especialmente estas últimas, nao devem ser utilizados apenas como enfe1te
O, P, Q e abreviacaes azul ou com a intenc;:áo de da~ melhor aparencia aos arquivos, e sim como elemen-

L_
R, S, T. U, V, W, X, Y, Z e atireviacoes palha to coadjuvante da pesquis~.
 94 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 95
1
Método alfanumérico 65 To-Tu 78
t Om-Op = 52
Oq-Oz 53
Ro-Rp
Rq-Rs 66 Tv-Tz 79
t
¡ O método alfanumérico náo é nem considerado básico, pois foi conce-
bido a partir do alfabético nominal, e nem padronizado, urna vez que sua aplica-
~o independe de equiparnentos e acessórios especiais, tais como pastas, guias,
Pa-Pf
Pg-Ph
Pi-PI
54
SS
56
Rt-Rz
Sa-Si
Sj-SI
67
68
69
Ua-Ue
Uf..Uh
Ui-Um
80
81
82
1 projec;:óes etc.
Pm-Pp 57 Sm-So 70 Un-Uz 83
Conforme já foi assinalado, urna das vantagens do método alfabético
Pq-:Pz 58 Sp-St 71 Va-Ve 84
nominal é a possibilidade de arquivarnentos erróneos, que ocorrem náo só
Qa-Qu 59 Su-Sw 72 Vf..Vl 85
pela existencia de nomes e palavras com a mesma pronúncia e grafia seme-
Qv-Qz 60 Sx-Sz 73 Vm-Vz 86
lhante, mas nao igual, como pelo grande volume de documentos a serem ar-
Ra-Re 61 Ta-Te 74 Wa-Wz 87
quivados.
Rf-Rh 62 Tf:·TI 75 Xa-Xz 88
Tais dificuldades podem ser contornadas pelo uso de cores, conforme já
Ri-Rl 63 'Ij-TI 76 Ya-Yz 89
se viu no método variadex, ou ainda empregando-se números, como acontece
Rm-Rn = 64 Tm-Tn ·= 77 Z:a-Zz 90
com o método alfanumérico.
Este método trabalha com urna tabela constituida de divisóes do alfabe- Assim, as pastas individuais teriarn como notac;:áo os nomes colocados
to, previamente planejadas a critério do profissional responsável pela sua ela- após o número correspondente a sua divisáo alfabética.
borac;:áo e numeradas em ordem crescente. Usarn-se notac;:óes fechadas para se Exemplos: 1 -Acrísio, Paulo (Aa-M= 1)
evitar que, urna vez numeradas, as divisóes sejarn alteradas. 1 -Monseca, Joáo (Aa-M= 1)
Quaisquer arnpliac;:óes ou reduc;:óes na tabela implicaráo renumerac;:áo 2 -Almeida, Mário (Ag-Al =2)
de todos os documentos. 2 -Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2)
Exemplo: 3 -Amaral, Roberto (Am-As = 3)
4 -Atila, Jorge (At-Az = 4)
Aa-Af Ed-Eg 18 ]m-Jo 35
Ag-Al 2 Eh-El 19 Jp-Jz 36 Neste método, as pastas miscelanea teráo por nota~o apenas o número
Am-As 3 Em-Ep 20 Ka-Kz 37 correspondente a sua divisáo.
At-Az 4 Eq-Er 21 la-Le 38 Exemplo: 13-Di-Dl
Ba-Bl S Es-Ez 22 U-lli 39
Bm-Bz 6 Fa-Fl 23 U-Lo 40 Para se arquivar ou rearquivar urna pasta, procura-se inicialmente o nú-
Ca-Ch 7 Fm-Fz 24 Lp-Lr 41 mero da divisáo alfabética e, só entáo, dentro da divisáo, é que nos atemos a
Ci-Cl 8 Ga-Gi 25 ls-Lz 42 seqüencia alfabética, restringindo, assim, as possibilidades de erro.
Cm-Co = 9 Gj-GI 26 Ma-Me¡= 43 Sua desvantagem consiste na prévia determina~o do número de divi-
Cp-Cz 10 Gm-Gz = 27 Mf-Mi. = 44 sóes alfabéticas que deveráo compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso,
Da-De 11 Ha-Hi 28 Mj-Mo = 45 proceder a cuidadoso estudo sobre o grau de incidencia de nomes, letra por letra.
Df-Dh 12 Hj-Ho 29 Mp-Ms = 46
Di-DI 13 Hp-Hz 30 Mt-Mz = 47
1.3.2 Operagoes de arquivamento
Dm-Do = 14 Ia-lm 31 Na-NI = 48
Dp-Dr 15 In-Iz 32 Nm-Nz = 49 Antes de prosseguir, é oportuno fazer urna pausa nesta carninhada pelas
Ds-Dz 16 Ja-Jf 33 Oa-Oh so técnicas de arquivo para refletir um pouco sobre a razáo de tantos cbnceitos,
Ea-Ec 17 Jg-Jl 34 Oi-01 = 51 principios, métodos e rotinas de trabalho até aqui descritos.
 96 AAQUJVO: TEOAJA E PAÁTICA
A resposta é bastante simples: preservar a memória das instituic;:oes
como prava de suas atividades no tempo e no espac;:o e fornecer ao usuário do
arquivo informac;:oes precisas, completas e no mais curto espac;:o de tempo. ·
. ~ara isso, é pre.ciso t:,r sempre em mente que todo o arsenal metodológi-
co utilizado nos arqmvos nao tem um fim em si mesmo.
Com freqüencia e apreensao, verifica-se urna preocupac;:ao exagerada
nao só com fichas, recibos, protocolos, guias de remessa, numerac;:ao de docu-
mentos, bem como com a microfilmagem e a automacrao, e nenhuma, ou qua-
a
se nenhuma, atenc;:ao quanto carreta ordenac;:ao do acervo e um atendimento
e~i~:Ute ao usu~o. Em g:ral, isto acorre quando os servic;:os de arquivo sao
dirig¡.d~s e exercrdos por letgos, sem nenhurna formac;:ao arquivística, que ocu-
pam trus cargos no falso pressuposto de que arquivo é apenas bom senso.
O resultado é que o objetivo dos arquivos se perde na malha da buro-
cracia, transformando-os em meros depósitos de papelório, ou exposic;:ao per-
manente de equipamentos sofisticados.
Nao se deve temer, pois, afirmar que todas as ac;:oes desenvolvidas num
arquivo t&m urna única finalidade: recuperar rapidamente a informac;:ao devi-
damente organizada.
Assim, de nada adiantam ambientes requintados, equipamentos moder-
nos, métodos avanc;:ados, diversidade de controles, geralmente inúteis, se os do-
cumentos nao estao reunidos adequadamente e nao podem ser rapidamente
localizados.
a
o arquivista exercerá suas tarefas visando sempre perfeita formac;:ao
dos ~c.ervos e autilizacrao otimizada dos documentos pelo usuário, seja ele o
administrador ou o pesquisador.
Dentre essas tarefas, o arquivamento, isto é, a guarda propriamente dita
do documento, deve ser procedido com todo cuidado e atencrao, urna vez que
o futuro da documentacrao de urna instituicrao dependerá do bom ou do mau
tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.
P~; isso, ~t7s de se guardar os documentos no arquivo, isto é, nas pas-
tas, doSSles e move1s correspondentes, o arquivista deverá obedecer a urna se-
qü&ncia de etapas.
Da precisao com que estas forem cumpridas dependerá 0 carreta arqui-
vamento dos documentos.
Embora, na ~~~ca, tais etapas sejam vencidas urna ap6s outra sem que
se perceba onde se llliClam e ande terminam, cada urna delas será aquí exami-
nad,:" separadamente, a saber: inspec;:ao, estudo, elassificac;:ao, codificacrao, orde-
nac;:ao e guarda dos documentos. . namos dossie.
GESTAO DE DOCUMENTOS 97
lnspegao
i
N esta primeira etapa, ~ arquivísta examina cada documento para verifi-
car se os mesmos se destina.ni ao arquivamento. Tal verifica¡;;:ao se procede me-
diante a leitura do último! despacho ou pela observancia de urna rotina
preestabelecida. 1
Exemplos: 1
Despacho: Arquive-se,l para arquivamento etc.
Rotina: Após a nul:nera¡;;:ao, o projeto será arquivado; a cópía azul
será arquiv~da em ordem cronológica etc.
Embora na maioría d~s vezes o destino dos documentos remetidos ao
arquivo seja o arquivament~, é índíspensável que se proceda aínspecrao, país
acorre com certa freqüencíaique estes se dirijam ao arquivo para solicitar urna
informa¡;;:ao, ser anexado ou ~pensado a outro, ou ainda para aguardar algurna
exigencia.
Estudo
Consiste na leitura culdadosa de cada documento para verificar a entra-
da que lhe deverá ser atribu~da, a existencia de antecedentes, bem como a ne-
cessidade de serem feítas ref~rencias cruzadas (figura 23).
i'
Classificagao 1
i
Concluído o estudo qo documento, o arquivista pass a aetapa de classi-
fica¡;;:ao, que consiste na de}erminafáo da entrada e das referencias cruzadas
1 .
que lhe serao atribuídas. 1 .
A classifica¡;;:ao se furldamenta basicamente na interpreta{áo dos docu-
mentos. Para isso, é indispe~sável conhecer o funcionamento e as atividades
desenvolvidas pelos órgaos g'ue recebem e produzem os documentos remetidos
ao arquivo. Outro fator quelcontribui substancialmente para urna carreta chis-
sifica¡;;:ao é a maneira pela qJal o documento será solicitado.
1
A observancia dessa orienta¡;;:ao é importante, especialmente quando se
trata de arquivamento por aJsunto. i
Resumindo, todos osi documentos de, para ou sobre urna pessoa, assun-
to ou acontecimento deve~ estar classificados sob o mesmo título e arquiva-
dos juntos, formando, ass~, urna unidade de arquivamento, a qual denomi-
·
98 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 99

Figura 23
É preciso que se chame a atenc;:áo para a correlac;:áo existente entre classi-
ficac;:áo de assuntos e forrnac;:ao de dossies.
Corn o objetivo de facilitar os trabalhos de recuperac;:ao da inforrnac;:áo,
FOLHA DE REFERE:NCIA de análise e avaliac;:áo de documentos para guarda ou elirninac;:iio, recomenda-se
1 ANO que, dentro de urna rnesrna classificac;:áo de assuntos, sejam constituídos
. dossies próprios para cada caso específico, separando-os dos dernais que rra-
tern de generalidades.
CABEQALHO DO ASSUNTO
Suponha-se que, no plano de classificac;:áo adorado por urna instituic;:áo,
o código numérico para congressos e conferencias seja 920. O arquivista deve-
rá rnanter no arquivo urna pasta geral corn a notac;:áo 320- Congressos e Con-
o ferencias, onde seráo arquivados documentos relativos a· convites náo-aceitos,
ou nao-respondidos, para participar de eventos dessa natureza, folhetos e in-
ASSUNTO:
forrnac;:óes diversas sobre congressos e conferencias etc. Para cada congresso ou
conferencia promovido pela instituic;:áo o~ que contar corn a sua participac;:áo,
1
deverá ser constituido urn dossie especial.
Dentro da classificac;:iio, poder-se-á dispor os dossies em ordem alfabéti-
ca do título do evento ou ern ordem cronológica de sua realizac;:áo.
Dentro das gavetas do arquivo, as pastas seriam assirn dispostas:
DOCUMENTO:
Se adorada a ordem alfabética dos eventos:
N•
920- Congressos, conferencias (geral)
DATA
920- Conferencia de Docurnentac;:áo (1 °) 20 a 26-02-74
ESPÉCIE
920- Conferencia de Docurnentac;:áo (3°) 05 a 07-08-83
REMETENTE 920- Conferencia de Processamento de Dados (1 0°) 02 a 04-09-81 l.

o DESTINATÁRIO 920- Congresso Brasileiro deArquivologia (4a) 16 a 21-10-80

920- Congresso Brasileiro de Arquivologia (5a) 17 a 22-10-82
920- Congresso Nacional de Inforrnac;:áo (1 a) 5 a 12-03-75
1
Se adorada a ordem cronológica do evento:
VER
920 - Congressos, conferencias (geral)
920-20a26-02-74 1° Conferencia de Docurnentac;:áo
920-05 a 12-03-75 ¡a Congresso Nacional de Inforrnac;:áo
920-16 a21-10-80 4" Congresso Brasileiro de Arquivologia
920-02a04-09-81 100 Conferencia de Processamento de Dados
920-17 a22-10-82 5a Congresso Brasileiro de Arquivologia ..
920-05a07-08-83 3" Conferencia de Inforrnac;:áo

j
- --·~·---------. . . . . . ."-=~·~=-~~····a
100 AROU/VO: TE ORlA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 101

Codificagaó
continua~o

Na etapa de codifica~ao, o arquivista apoe, nos documentos, os símbo-

los correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, le- Passos 1 Rotinas
tras e números e cores. 3 Promover a restaJra~iio das folhas em mau estado de conservac;:ao
Recomenda~se que a codifica~ao seja feíta a lápis, a fim de possibilitar 4 Classificar as cóMas da correspondencia expedida, anotando o código
eventuais corre¡;:oes. A codifica~ao reduz o tempo de ordena~ao, facilita o ar- adotado em toda~ as cópias
quivamento e a localiza¡;:ao. 5 Preencher as Fo!hbs de Referencia no caso de o documento exigir mais de
urna classificac;ao! .
6 Encaminhar a có~ia em papel de cor distinta das demais ao órgao que
Ordenagao elaborou a correspondencia
7 Arquivar urna cópia por assurtto, no dossie próprio, acompanhada dos
É a disposi~ao dos documentos de acorde com a classifica~ao e a antecedentes que lhe deram origem, se for o caso
codifica~ao dadas. Nessa opera¡;:ao os documentos podem ser dispostos em pi- 8 Arquivar outra có~ia em ordem numérico-cronológica
9 Arquivar todos osj documentos de acorde com o método adotado
lhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por 10 Conservar em ordem os documentos arquivados
guias. Sao dais os objetivos da ordena~ao: 11 Avaliar as gavetas Ido arquivo corren te, transferindo ou recolhendo o ma-
terial de consulta !para o arquivo intermediário ou permanente, ou ainda
o Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta sao abertas apenas urna vez, o moví- propendo a elimi'nac;:ao dos documentos que tenham perdido o seu valor
mento é feíto em urna só dire~ao. documental ou c6rrespondam a duplicatas desnecessárias (ver item Desti-
o Racionaliza~ao do trabalho: reuniao dos documentos de urna mesma nac;:ao
- ) 1
1

pessoa ou sobre um mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao 12 Dar as buscas neqessárias para atender aos pedidos de antecedentes feítos
móvel arquivador. pelo setor de recepimento e classificac;iio ou a esclarecimentos solicitados
pelo setor de regi~tro e movimentac;:ao
13 Lavrar as certidoe$ mandadas fornecer pela autoridade competente
1
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)

É a coloca~ao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou es-

1
1.4 Empréstimo e con~ulta
tante. Da aten~o dispensada a esta opera~ao, como também as demais, depen-
!

derá o exito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar
perdido, embora esteja "guardado" dentro do móvel.
1.3.3 Rotinas
Para que o arquivamento dos documentos se proceda de forma carreta,
o arquivista deverá seguir determinadas rotinas, as quais se sugere como subsídio:
Passos Rotinas
1 Receber os documentos e examiná-los a fim de nao serem guardados
aqueles cujas a¡;:oes ainda nao tenham sido concluídas
2 Verificar a classifica~ao atribuída no ato do recebimento ratificando-a ou
retificando-a ' .
Esta é, sem dúvida, luma atividade nobre dos arquivos, urna vez que cor-
responde a própria essencla de sua formac;ao: servir a administra~ab e ahistória.
Todo trabalho arq~ivístico, do recebirnento ao arquivamento, é desen-
volvido visando a recuper~c;ao rápida e completa da inforrnac;ao. É importan-
'
te, pois, que o arquivista hao se perca no meio do caminho e enverede pelos
atalhos dos controles exJe~sivos, dos registros inúteis, da má utilizac;iio da
tecnología moderna e tantos outros que possam desviá-lo do objetivo a ser al-
canc;ado. i
Assim, todas as opha¡;:5es efetuadas no curso do trabalho arquivístico
devem estar voltadas para la utilizac;iio racional das inforrnac;oes. Daí a impor-
tancia do bom relaciona~ento entre arquivistas e usuários, urna vez que a efi-
ciencia dos arquivos depe~de também destes últimos.
Na verdade, pode-s~ afirmar que nao só o usuário do arquivo · como
1
todos os demais serviciare~ de um¡¡_ instituic;iio interferem na sua constituic;ao.
1
 102 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Para ilustrar, sao citadas a seguir algumas situac;:óes do cotidiano: um di-
¡ retor que viaja levando documentos do arquivo e esquece de devolve-los; um
~
executivo que entrega a um especialista um dossie para ser examinado, sem
que seja cobrada sua restituü;:ao; urna secretária que, a pedido ou nao de seu
superior, retém os documentos em lugar de remete-los ao arquivo, formando o
1 que se costuma chamar de arquivos paralelos; um funcionário que retira pa-
1 péis das pastas para duplicá-los e nao os repóe no devido lugar; um mensagei-
i ro que distribuí erradamente os papéis. ·
Essas ocorrencias provocam !acunas nos conjuntos documentais, muitas
t vezes com graves conseqüencias.
Outro aspecto que envolve a seguranc;:a dos arquivos diz respeito a con-
l sulta e empréstimo. De modo geral, é adorado o seguinte critério: documentos
de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgáos
que os receberam ou produziram, aos órgáos encarregados das atividades a que
se referem os documentos e as autoridades superiores, na mesma linha hierdr-
quica. Por exemplo: urna folha de pagamento só deve ser emprestada aos fun-
Cionários do Servic;:o de Pessoal, ao diretor administrativo e ao presidente da
instituic;:ao. Suponha-se, entretanto, que o diretor de Produc;:ao Industrial soli-
cite ao Arquivo folhas de pagamento para realizar urn trabalho estatístico; o
Arquivo só poderá emprestá-las com a autorizac;:ao do Servic;:o de Pessoal, urna
vez ser este o órgáo responsável pela sua elaborac;:áo.
Recomenda-se ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos
jamais sejam retirados das pastas para empréstimo. Para facilitar a consulta, o
arquivista poderá assinalar na pasta, com urna tira de papel, onde se encontra
o documento desejado.
Quanto aos prazos para empréstimo de dossies, suger~-se que devam es-
tar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo, entretanto, ser renovados
mediante sua apresentac;:ao ao Arquivo.
Considerando-se as implicac;:óes éticas e os riscos que acompanham o
empréstimo de documentos, é indispensável que se exerc;:a o seu controle, no
senti~o nao só de garantir a integridade do acervo, como também de informar
com seguranc;:a onde se encontra a documentac;:ao.
Nesta fase deverá ser utilizada a guia-Jora, que ficará no lugar da pasta,
juntamente com o Recibo de Dossie (figura 24). Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa,
índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo
empréstimo.
O emprego da guia-Jora facilita o rearquivamento e possibilita a cobran-
c;:a das pastas nao-devolvidas no prazo estipulado.
GESTAD DE DOCUMENTOS 103
Para facilitar sua cobranc;:a, deve ser instituido o fichário de lembretes
ou vigilancia contínua (follow-up) para controle de prazos, que poderá ser or-
ganizado em diversas modalidades. A mais simples é constituida de 12 guias de
projec;:oes centrais, com notac;:óes correspondentes aos meses, e mais 31 guias
com projec;:óes em cinco posic;:óes, correspondendo aos días do mes. Diariamente
0 fichário deverá ser consultado e cobrados efou renovados os empréstimos.
1.4.1 Retinas
Para que a operac;:ao de empréstimo seja efetuada com os cuidados re-
queridos, tornam-se necessárias algumas rotinas básicas.
Passos Rotinas
Atender as requisic;:oes oriundas dos vários órgaos
2 Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossie
3 Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo 1
4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembre-
tes - follow-up -, em ordem cronológica para efeito de controle de pra-
zos
S Preencher e encaminhar o formulário Cobranc;:a de Dossie (figura 25}
quando a pasta nao tiver sido restituida no prazo estipulado
6 Arquivar a pasta e· eliminar a segunda via do recibo
7 Apor o carimbo RESTITUÍDO (figura 26) na primeira via assinada pelo
requisitante e devolve-la
Figura 24
Recibo de dossie
ARQUIVO
RECIBO DE DOCUMENTAQAO
CLASSIFICAQAODECIMAL - - - - - - - - - - - - - - - -
PEDIDO POR _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
EM_ _ _ DE DE 19_
ENCAMINHEI RECEBI
····Aii:iüivliiia............. ......Fiesi:iañsável ......
104 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 105

Figura 25 Devido a essas di~eren¡;:as

relativas ao valor e afreqüencia de uso dos do-
cumentos, a avaliaráo, ~ seleráo, a eliminaráo de documentos devem ser cuida-
Cohranfa de dossie
dosamente estudadas, pjanejadas e implantadas.
COBRANCA DE DOSSir= '
1.5.1 Análise, avaliaJao, selegao e eliminagao
Solicitamos a devolw;:ao da documentac;:ao abaixo relacionada ou o pedido de renovac;:ao 1

do respectivo empréstimo. Em caso de renovac;:ao, queira indicar o prazo e restituir este Essa seqüencia dd operac;:óes consiste em estabelecer o prazo de vida dos
formulário ao Arquivo Central.
documentos, de acordol com seus valores probatório ou informativo. Assim
como os museus nao cdnservam em seu poder todas as pinturas existentes, da
1

Renovar até:_ _ _ _ _ _ _ __
Rio de Janeiro,
mesma forma torna-se destituído de lógica que urna instituic;:ao conserve inde-
'
finidamente todos os ddcumentos que receba ou produza.
de de19 Os museus de ahe fazem urna tri3;gem das pinturas a conservar, em
func;:áo do valor, e as in~tituic;:óes também devem verificar o valor de cada do-
cumento e determinar cls que seráo conservados ou eliminados- destruídos,
• 1

Arquivista vendidos ou doados. 1

O valor do docurhento é determinado em func;:áo de todas as suas possí-

veis finalidades e tambék do tempo de vigencia dessas finalidades.
Em relac;:áo ao seJ valor, os documentos podem ser:
Figura 26 PERMANENTES VITAIS -Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por
1
Carimbo de restituipo serem de importancia vi!:al para a organizac;:áo.
PERMANENTES- Os qu~, pela informac;:ao que contem, devem ser conservados
indefinidamente. 1

TEMPORARIOS - Quando se pode determinar um prazo ou determinada data

1

em que cessa o valor do :documento.

A eliminac;:áo nao pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basear-
1

se simplesmente em dat~s ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa des-

truir rudo. 1

Há que se proced~r criteriosamente, estabelecendo prazos sim, mas base-

ados nos valores atribufdos aos diversos documentos, de acordo com o seu
conteúdo, cor as infor~ac;:óes neles comidas e jamais em razao da espécie do-
1.5 Destina9ao cumental ou apresentac;:áo física.
1
Assim, os estudos para determina¡;:áo da caducidade devem ser feitos
Alguns documentos tero valor temporário e outros tero valor permanen- por comissáo idonea, us~almente denominada Comissáo de Análise de Docu-
te e jamais deverao ser eliminados. mentos, constituída por ¡membros efetivos e eventuais. Os efetivos sao o chefe
Há documentos que freqüentemente sao usados como referencia, há ou- do Arquivo e representa'ntes dos órgáos administrativo, financeiro e jurídico.
tros aos quais se faz referencia coro menos freqüencia ou quase nao sao usados 1- os representantes do orgao-
. sao ' - fi1m, os qua1s
. ~o' serao
-
Os membros eventurus
e ainda existem aqueJes que, após a conclusao do assunto, nao sofrem nenhum convocados a medida q4e forem senda analisados os documentos relativos as
uso ou referencia.
suas atividades. ·
 106 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Os princípios básicos que deverao nortear o trabalho de análise da co-
missao consistem em verificar:
o importancia do documento com rela¡;ao aos valores administrativo,
probatório ou histórico;
o possibilidade e custo de reprodu¡;ao (microfllmagem);
o espa¡;o, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
o prazos de prescri¡;ao e decadencia de direitos (legisla¡;ao vigente);
o número de cópias existentes e locais onde os dados sao anotados.
Instrumentos de destinagao
Sao atos normativos elaborados pelas comisséies de análise, nos quais
sao fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.
Há dois instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de el.iminaráo.
Tabela de temporalidade. É o instrumento de destina~ao que deter-
mina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos cor-
rentes efou intermediários, ou · recolhidos aos arquivos permanentes, estabele-
cendo critérios para microfllmagem e elimina¡;ao.
A tabela de temporalidade só deve ser aplicada após sua aprova¡;ao pela
autoridad e competente. Nela os documentos sao descritos de forma clara para se
evitar interpreta¡;éies erradas, especialmente quando se tratar de sua elimina¡;ao.
Exemplos:
Cartóes de ponto
Conservar por sete anos no Servi¡;o de Pessoal, ou no Arquivo Interme-
diário, eliminando em seguida, urna vez que, pelo ítem XXIX do artigo 7Q da
Constitui¡;ao Federal, promulgada em 5-10-1988, os créditos trabalhistas pres-
crevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. No caso de rescisao
de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite de dois anos os crédi-
tos nao prescritos no decorrer do contrato.
L ::o• roru=[o,
Edificios
1 l. Condominio e limf"'Z'
~o prazo de cmco anos no órgao, eliminando-os
GESTAO DE DOCUMENTOS 107
o se houver algum contrato, conservá-lo no arquivo permanente em caráter
definitivo.
2. Conservaráo e obras
o recibos e documentos análogos sobre pagamentos.
o originais: arquivá-los por dois anos no arquivo corrente, transferin-
do-os após ao arquivo intermediário, onde serao preservados por
mais trés anos. Findo esse prazo seraó microfilmados e eliminados.
Os microfilmes serao conservados no arquivo permanente;
o cópias: conservá-las na Superintendencia dos Imóveis por dais anos.
o or¡;amento: conservá-lo no arquivo corrente pelo prazo de trés anos para
confronta¡;oes, ehminando-o após.
o contratos.
o originais: conservá-los no arquivo permanente em caráter definitiva,
o cópias: conservá-las no arquivo corrente pelo prazo de trés anos, para
possíveis confrontas, eliminando-as após.
o requisi¡;oes de servi¡;o e/ou pedidos de conserto.
o originais: conservá-los por dais anos na Superintendencia dos Imó-
veis para estudos sobre custos, podendo ser eliminados em seguida;
o cópias: conservá-las por um ano nos órgaos requisitantes, eliminan-
do-asapós.
3. Documentos patrimoniais (escrituras e similares).
o originais: microlilmá-los para atender as consultas e conservá-los, em caráter
permanente, na caixa-forte da institui~ao, sob a responsabilidade do tesou-
reiro e custódia do arquivo permanente.
o cópias. a;tenticadas em cartório (microfilme ou outra forma, segundo os
termos da leí): conservá-las no arquivo permanente, também em caráter de-
finitivo.
1
4. Guarda e seguranra (acesso fora do horário de expediente). •
o Memorandos e comunica¡;oes internas solicitando autorizJ¡;ao para entra-
da na institui¡;ab fora do horário de expediente, conservá-los por um ano
no arquivo corren te e eliminá-los em seguida.
Folhas de pagamento
Considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de servi~o, as fo-
lhas de pagamento serao microfilmadas e conservadas no arquivo intermediá-
rio pelo prazo de, no mínimo, 40 ;¡nos. !
- -· ·,~·.- - - ~- ~- ~·-· · -· · - . --~~--1
 GESTÁO DE DOCUMENTOS 109
108 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

o lugares, edificios, objetds etc.;

Lista de e/iminar;ao. É urna relac;:áo específica de documentos a serem
o fenómenos: o que acon~eceu a pessoas, lugares, edificios e objetos (ativida-
eliminados numa única operac;:áo e que necessita ser aprovada pela autoridade
des, ocorrencias, episódfos).
competente.
Exemplo: i
Critérios que regulam a eliminayao de documentos
1
Especificac;:ao dos documentos Datas Quantidade Em geral, podem se~ eliminados:
1
Atas de condominio 1970-1980 8pastas
o documentos cujos texto~ estiverem reproduzidos em outros ou que tenham
Controle de entrada/salda de vefculos 1978-1981 25 pastas
Controle orc;:amentário 1980-1981 3 pastas
sido impressos em sua tptalidade;
Convites diversos 1978-1980 4 pastas o cópias cujos originais sejam conservados;
Declarac;:ao de vida e residencia 1975-1981 84 pastas o documentos cujos elem~ntos essenciais se achem reproduzidos em outros;
Entrada lora do horário de expediente 1972-1982 28 pastas o documentos de pura fotmalidade, como c?nvites, cartas de agradecimento
Expedic;:ao de correspondencia (relac;:óes) 1948-1980 183 pastas e outros; 1

Folhas de informa<;:ao (cóplas) 1973-1979 6 pastas o documentos que se tomarem obsoletos e nao mais representarem interesse
Guias de bancos 1945-1980 294 pastas
para a adrinistrac;:ao. 1 ·
Notas de remessa de material 1947-1981 43 pastas
Presta<;:óes de cantas de malotes 1955-1977 348 pastas A aplicac;:ao desses crhérios deverá, acima de tudo, basear-se no bom sen-
Quadros de horários 1968-1972 15 pastas so e na prudencia. i
Recortes de jornais (duplicatas) 1965-1982 131 pastas Urna vez determinada ¡
a eliminac;:ao de documentos, devem ser prepara-
Seguros (apólices vencidas) 1947-1977 2 pastas
dos os termos de eliminar~o correspondentes, os quais devem conter, de for-
Teletones (pedidos de conserto) 1961-1981 52 pastas
Xerox (requisi<;:óes de cóplas) 1980-1981
ma sucinta, a identificac;:ao Idos conjuntos documentais, datas abrangentes, na-
5 pastas
tureza dos documentos e qÚ.antidade, bem como, se for o caso, a indicac;:ao do
instrumento de destinac;:aol (tabela de temporalidade ou lista de eliminac;:ao)
Para o preparo dos instrumentos de destinac;:áo a Comissáo de Análise que autoriza a destruic;:ao (figura 27).
de Documentos deve obedecer a determinados critérios de avaliac;:áo e selec;:áo O ato de eliminar, ptopriamente dito, deve ser feíto de forma racional.
que iráo orientar o complexo trabalho de retenc;:áo e/ou eliminac;:áo, a saber: Os processos mais indicado~ sao: a fragmentac;:ao, a macerac;:ao, a alienac;:ao por
venda ou doac;:ao. A incine~ac;:ao - processo condenado -, quer pelo aumento
Critérios que regulam a reten9ao de documentos do índice de poluic;:ao que 1provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem
do papel, nao deve ser adotfda.
Quanto a valores de prova: 1

O devem ser conservados documentos que provem como a instituic;:áo foi or-
ganizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, rela-
tórios de atividades, normas, documentos fiscais etc.);
O devem ser conservados documentos que possam responder a questóes técni-
cas relativas as operac;:óes da organizac;:áo (pesquisas, projetos, material didá-
tico ou publicac;:óes produzidas etc.).
Quanto a valores de informac;:áo devem ser conservados documentos re-
ferentes a:
o pessoas: físicas e jurídicas;
Considerayoes ge~ais
1
A primeira grande se,ec;:ao de papéis deve ser feíta no arquivo corrente,
quando da sua transferencia para o arquivó intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente~ Esta tarefa deve ser realizada coro a assistencia e
orieritac;:ao do arquivista-chcife e sempre de acordo coro os prazos estabelecidos
nos instrumentos de destin~c;:ao.
A eliminac;:ao deve ~erecer atenc;:ao especial. Nos EUA, por exemplo, a
eliminac;:ao de documentos públicos é regida por lei.
 GESTíiO DE DOCUMENTOS 111
110 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA

1.5.2 Transferencia, recolhimento

Para melhor compreensao do assunto, cumpre relembrar aquí os concei-

tos de transferencia e recolhimento, bem como os tipos de arquivos existentes.
Denomina-se traniferencia a passagem dos documentos dos arquivos correntes
1ia.ciááá1i para os intermediários. Q!:Lando a transferencia é feita para os arquivos perma-
r--.. w,.... "V C\J ~
nentes recebe a denominac;:ao recolhimento.
Q!:Lanto aos tipos de arquivos existentes, já se viu no capítulo 2 que, se-
en en gundo o estágio de evoluc;:ao por que passam os documentos e devido afre-
oOf-
o qüencia de uso e aquantidade de referencias feitas a eles, os arquivos sao clas-
~~
CI:::::J
sificados em corrente, intermediário e permanente.
~g AR.Q_UNO CORRENTE- Onde sao guardados os documentos de uso freqüente e
zO
aqueles em que o ato administrativo ainda na"a terminou.

~
AR.QUNO INTERMEDIARIO - Onde sao guardados os documentos de menor fre-
w qüencia de uso e que aguardam destinac;:ao final.
:2
::::> AR.QUNO PERMANENfE - Onde sao guardados os documentos cuja freqüencia de
()
oo uso é esporádica e que sao conservados em razao de seu valor histórico,
w
o probatório ou informativo.
o
•<(
É importante nao se chegar aerrónea conclusao de que os documentos
~ colocados no arquivo intermediário ou no arquivo permanente já nao tem va-
~
::J
w
lor. Se assim fosse, eles nao seriam guardados e sim eliminados, doados,
w vendidos, destruídos etc.
o
o A transferencia e o recolhimento sao feitos, pois, em razao da freqüen-
:2
a:
~ cia de uso e nao do valor do documento. Assim, corrente, intermediário e per-
manente sao gradac;:6es de freqüencia de uso e nao de valor de documento, em-
bora seja recomendável a prática da avaliac;:ao e selec;:ao nessa oportunidade.
A transferencia dos documentos do arquivo corrente para o intermediá-
rio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos -
facilita o arquivamento e a localizac;:ao de documentos, pois libera espac;:o e
economiza recursos materiais. .J
A transferencia e o recolhimento de documentos requerem planejamen-
o
(!) to cuidadoso, com vistas aescolha de método económico e eficiente.
o
'()
()

Tipos de transferencia
Há dais tipos básicos de transferencia: permanente e periódica.
Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
112 ARQUiVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 113

sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferi-
do. Só é aplicada em casos especiais.
Periódica é a remo¡;:áo de documentos, em intervalos determinados. Ela
pode ser efetuada em urna etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perío- A
do determinado, senda esta última conhecida como periódica de mínimo e
máximo.
B-C
Na transferencia periódica em urna etapa, os documentos julgados de
valor sáo recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo perma-
nente. Neste caso, náo há arquivo intermediário e a transferencia recebe o neme D
específico de recolhimento.
Na transferencia periódica em duas etapas - também conhecida por
dupla capacidade, transferencia múltipla ou método do ciclo- os documen- E-G
tos sáo transferidos para o arquivo intermediário, ande permanecem durante
determinado período e, posteriormente, s.e julgados de valor, sáo recolhidos
em caráter definitivo para o arquivo permanente. Figura 30
Gavetas diferentes
Há instiruic;:óes, entretanto, que, pelas suas proporc;:óes, náo comportam
um arquivo intermediário. Nesses casos, a fim de náo congestionar os arquivos A-B F-H N-P S
correntes com documentos pouco consultados, mas que ainda náo podem ser
recolhidos para o arquivo permanente, pode-se separar essa documentac;:áo
em baterias, móveis ou gavetas diferentes, conforme ilustram as figuras 28, C-E 1-M Q-R T-Z
29 e 30.

Figura 28
Baterias diferentes

Arquivo corrente
Na transferencia ~-'"''~'v,u.-... de mínimo e máximo os documentos com-
1
1
preendidos dentro de data mínima e máxima sáo retirados das pastas e
transferidos, desde que 1 sido emitidos ou recebidos dentro do período
fixado.

rais
1

Documentos Para que a transfere~cia ou o recolhimento sejam eferivados ordenada-

nao-correntes
mente, recomenda-se a ela~orac;:áo de um calendário, no qual, de comum acor-
do entre as partes inreressa'das, sáo fiXados os períodos em que cada órgáo de-
verá realizar aquelas operac;:pes (figura 31).
 t.
114 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 115

A opc;:ao do método de transferencia nao altera o método de arquiva-

mento, que deve ser o mesmo tanto no arquivo corrente, quanto no interme- .L
diário e no permanente.
en
CIJ Ao se efetuar a transferencia, recomenda-se colocar no lugar das pastas L
•O
u. transferidas urna ficha com a sua indicac;:ao. Os arquivos permanentes devem
ro
~
Q) manter um livro de registro, no qual se anotarao a data da transferencia e os
en
.o L
o títulos das pastas recebidas. Urna lista descritiva em duas vías deve acompa-
nhar os documentos. A segunda vía, após a conferencia, será devolvida ao ór- .1
gao recolhedor coro o recibo do arquivo; e a primeira servirá para controle e
localizac;:ao da documentac;:ao, até que sejam elaborados os instrumentos de
e pesquisa.
1.()
.o
.a:::J C\1
ro As listas devem relacionar o título d~ pastas, datas-limite e quantidade.
o 1.()
..- Podem indicar também os prazos fixados para sua conservac;:ao e/ou eliminac;:ao
(figura 32).
e
.o o Ao se. efetuar a transferencia ou recolhimento, é recomendável proceder-
E ..-
ro se a urna revisao nas pastas para certificar-se da nao-existencia de falhas de or-
-al
m
..-
denac;:ao ou classificac;:ao. Normalmente é nessa ocasiao que se promove a
desinfestac;:ao e a restaurac;:ao dos documentos.
.9
en
1.()
C\1
o ro
Dl 1.()
~ ..- 2. Arquivos intermediários
o
.e tG J
ro
3
~ 1.() 2. 1 Histórico
..-
o
.e
e
Até a primeira metade do século XX a tradic;:ao arquivística clássica con-
:::J
~ siderava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. Assirn,
1.() os documentos passavam diretamente de um a outro estágio, nao senda preVis- ]
o C\1
·¡¡¡ ro ta nenhuma fase de transic;:ao.
:2 1.()
..- Q],Iando as instituic;:oes contavam coro espac;:o, conservavam os seus do-
:§
tG cumentos por longo tempo, muitas vezes sem condic;:oes adequadas para sua
ro
~ 1.()
..- preiervac;:ao; outras, por falta de espac;:o, recolhiam precocemente documentos
o 1.()
C\1
ainda de uso corrente, congestionando o arquivo permanente com documen-
!:::'
ro ro tac;:ao ainda necessária aadministrac;:ao.
:2 1.()
..- ]
Com o crescimento da massa documental, produzida em quantidades
en a..
o o w cada vez maiores, a situac;:ao agravou-se. .1
~ w o
•ro
~
g o a..
~ ~ z ow Foi entao que, na busca de urna soluc;:ao, surgiu a teoría da "idade inter-
CIJ
a.. o ca m .O
-o m
"O
w ~ w !:!:! o !:!2
i mediária" e com ela a noc;:ao de depósitos intermediários, cujo acervo é consti-
1
tuído de papéis que nao estao mais em uso corrente.
]
 116 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 117

Atualmente os arquiyos intermediários tornaram-se urna necessidade re-

conhecida por administradbres e arquivistas.
Sua /únfaO princip}J consiste em proceder a um arquivamento transitó-
....! río, isto é, em assegurar a ~reservac;:ao de documentos que nao sao mais moví-
<(
o a:
ol-
mentados, utilizados pela Jdministrac;:ao e que devem ser guardados tempora-
l
odJ
en o
riamente, aguardando pe~o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas
1
::>o
<(>
comissoes de análise ou, e~ alguns casos, por um processo de triagem que de-
a:-
<(::>
o.. a
cidirá pela eliminac;:ao ou luquivamento definitivo, para fins de prova ou de
a: • !
<( pesqmsa. 1

Em diversos países es arquivos intermediários aparecem com nomes

distintos. Nos EUA e no Canadá sao chamados de Records Centers; naFran-
ci
¡:: c;:a, de Préarchivage, na Al~manha, de Zwisc,henarchive; na Gra-Bretanha, de
(3 § -5:5. c5.
lOC.OC\1
aa1i a
-r-,..-C\1 C")
1i á a
,..-,..-,..- Limbo. 1

~ a . Os norte-americano~ dao grande importancia aos records centers_ urna

>
S ci vez que proporcionam ao governo considerável economía. Existem dezenas
a 1

~ 8 -~D. .r2 .rQ ~

o. c.. ·a. desses depósitos distribuíd9s por todo o país.
w
o f3o -a-o-o
000
•o
o As des pesas com as ¡construc;:oes de depósitos intermediários sao be m
(§
z
::::>
~a: menores, se comparadas as Idos depósitos tradicionais. Pesquisas efetuadas nos
....! EUA, junto aos órgaos da a!:lministrac;:ao pública federal, comprovaram que ne-
~
~
z~ les eram guardados cerca d~ 7 mil quilometros de documentos. Tais números
w evidenciaram que a quantidade de depósitos disponíveis nao era suficiente.
ü
1

~ Sentiram, entao, que os pa¡:?éis de uso nao-corrente, conservados nos órgaos da

S
a administrac;:ao, tornavam-selantieconomicos, e por esta razao o sistema passou
~ a ser ardorosamente defend~do pelos arquivistas norte-americanos. 1
~ Na Franc;:a, a noc;:ao de pré-arquivo nasceu após ter sido adotada no Ca-
en
oo nadá, nos EUA e na Inglat~rra. Duas experiencias paralelas foram lanc;:adas no
~ início dos anos 70, urna re(erente aos Arquivos Nacionais (arquivos dos minis-
o
&l térios e administrac;:oes centrais do Estado) e outra aos Arquivos Departamen-
a: 9
en ::::>
tais. ¡

~
.!= A primeira delas éi a da Cidade Interministerial de Arquivos, em
1-
1

:2 Fontainebleau, que receberá toda a documentac;:ao da idade intermediária pro-

::::>
g duzida pelos ministérios e ldministrac;:oes centrais do governo - a excec;:ao dos
o
w ministérios de Assuntos ~teriores e Defesa Nacional - e que naquele local
o
o aguardará a decisao sobre ~ua eliminac;:ao ou recolhimento aos Arquivos Na-
•<( o(!) • • ! .
ClOnalS.
~
w
i5
D
a: ü
1
A lei federal que regulamenta o! arquivamento intermediário nos EUA está publicada na Rev.
Archivum, 12, 1971. ·

L _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __;¡_

' .J
 118
AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
No Canadá, a experiencia reveste-se de grande impom1ncia pela sua
antigüidade, desenvolvimento e sistematizac;:ao. Este país possui depósitos
em Ottawa, Toronto, Montreal, Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Hali&x e
Quebec.
A gestao dos papéis do governo federal canadense depende da direc;:ao
que administra os documentos ainda nao arquivados definitivamente. Essa di-
rec;:ao age em perfeita harmonía com os Arquivos Históricos e constituí urna
unidade administrativa autonoma, sob a autoridade do arquivista federal -
presidente do Conselho Consultivo dos Arquivos Públicos - que tem a missao
de assistir aos ministérios e aos órgaos do governo federal na definic;:ao da po-
lítica de gestao de documentos. Esse comando propóe sugestóes, inspeciona e
providencia a formac;:áo de recursos humanos especializados na guarda de pa-
péis conservados nas administrac;:óes.
. A principal vantagem desse sistema é a economía considerável de espa-
c;:o e de recursos material e humano.
Em 1965, na entao República Federal da Alemanha foi criado um depó-
sito nas proximidades de Bonn, destinado a receber os documentos que ema-
nam dos departamentos ministeriais federais por um prazo determinado, a ex-
cec;:ao dos ministérios dos Negócios Exteriores e da Defesa, que tem os seus
servic;:os separados. Em 1971, foi construído um prédio para depósito interme-
diário em Sankt-Augustin gerido exclusivamente por arquivistas. Os documen-
tos ali recebidos sao parte integrante dos arquivos federais.
O arquivo intermediário assim concebido tem a dupla vantagem de
centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade cor-
rente para as administrac;:óes. Ele evita a eliminac;:ao descontrolada e permite
urna verdadeira política de conservac;:áo dos arquivos.
Na Inglaterra adotou-se o Arquivo lntermediário - Limbo - após a
11 Guerra Mundial. Foi criado em 1950, em Hayes, subordinado ao Public
Record Office.
Diversos outros países já possuem arquivos intermediários.
No Brasil, pelo disposto no Decreto na 76.387, de 2 de dezembro de
1975, o Arquivo Nacional passou a contar com urna Divisao de Pré-Arqui-
vo, instalada em Brasília. Este primeiro centro regional de arquivos interme-
diários iniciou suas atividades recebendo a documentac;:ao dos ministérios e
demais órgaos do governo federal, já produzida em Brasília, a pattir de 1960,
quando foi transferida a capital.
GESTÁO DE DOCUMENTOS 119
2.2 Tratamento, armazenamento e /oca/iza9áo da documenta9áo
Imediatamente após a conferencia da documentac;:ao transferida, deve
ser providenciada a sua limpeza e, se necessário, a sua desinfestac;:ao.
Os documentos recolhidos aos arquivos interrnediários conservam a
classificac;:ao que !hes foi dada nos arquivos correntes. Os símbolos ou nota-
c;:oes que lhe forem atribuídos pelo arquivo interrnediário serao usados apenas
para localizac;:ao no momento de atender a consultas. Esses símbolos serao
transcritos nas duas vías das listas, ou relac;:oes de transferencia, antes da resti-
tuic;:ao ao órgao recolhedor da via que lhe é destinada. ·
A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos sao armazena-
dos pode ser apenas a ordem de recebimento; ou outra qualquer adotada de
1
acordo com as conveniencias e possibilidades.
]
Como a propriedade da documenta<;ao continua a ser da administra<;ao
que a produziU:, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, ]
porém, dar autorizac;:ao para que outros os consultem.
-,
2.3 Recomenda9óes especiais .!
O arquivo interrnediário deverá ser subordinado técnica e administrati-
vamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferac;:ao de depósitos e
manter uniforme a política arquivística. Para isso deve ser dirigido por profis-
sionais de arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos tradicionais de
classificac;:ao e elabora<;ao de instrumentos de pesquisa.
2.4 Constru9áo e equipamento
A economía é a razao principal da criac;:ao de arquivos interrnediários.
Por este motivo, os custos de sua construc;:ao e dos equipamentos nao devem
superar em gastos os dos arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor
do terreno (situado em local afastado dp centro urbano), da construc;:áo e dos
equipamentos, que devem ser simples e de baixo custo.
As dimensoes devem ser fixadas em func;:ao da massa de papéis a rece-
ber e da previsao de crescimento. A construc;:ao deve ser dotada de meios
modernos para protec;:ao contra incendio, explosao, inundac;:oes, poluic;:ao at-
mosférica, excesso de umidade e de luz solar. Deve também possibilitar comu-.
nicac;:oes fáceis e relativamente rápidas com as administrac;:óes que os utilizam,
assim como fácil acesso aos seus funcionários.
 CAPÍTULO 5 .
1

AROU\IVOS PERMANENTES

Como já se viu, arq~ivo é o conjunto de documentos oficialmente pro-

1
duzidos ou recebidos por hm govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de
suas atividades, e arquivadds ou conservados para efeitos futuros.
1

O destino dos arqu~vos é passar por urna lenta evolu~ao que os afasta
cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora di-
1
minua o seu valor administrativo, aumenta a sua importancia como docu-
1
menta~ao histórica. Nao s~ pode dividir o arquivo em dois compartimentos:
velho (o u histórico) e adrr\.inistrativo. N a realidad e, sao pura e simplesmente
1

arquivos em incessante protesso de transforma~o.

Os documentos hist6ricos de hoje foram os administrativos de ontem e
os documentos administrJtivos de hoje serao os documentos históricos de
amanh a.
- 1
1

Mesmo os documer:jtos históricos de hoje podem tornar-se novamente

1

administrativos amanha, p~r diversas circunstancias, devido a sua utiliza~ao.

Apesar de os arquiv~s serem conservados primariamente para frns ad-
ministrativos, constituem ¡base fundamental para a história, nao apenas do
órgao a que pertencem, mas também do povo e suas rela~oes sociais e econo-
1

micas. 1
1

A fun~ao de um ar4uivo permanente é reunir, conservar, arranjar, des-

crever e facilitar a consul~ dos doc~mentos oficiais, de uso nao-corrente, ou
1
seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos
nao-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas
1

históricas e outros frns. !

122 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Essa idéia de concentra~ao deve ser considerada de maneira ampla. Nao
é simplesmente o recolhimento do material de que o órgao de origem deseja
ver-se livre; esse recolhimento reclama inspe~ao, sele~ao para transferencia, in-
clusive assistencia e orienta~ao ao órgao de origem na organiza~ao de seus ar-
quivos correntes, visando a futura separa\=aO do material de valor permanente
daquele que nenhum valor possui.
A expressao de uso nao-corrente aplica-se aos documentos nao mais ne-
cessários em rela~ao as atividades rotineiras do órgao criador.
Em países como os EUA e a Fran~a, o índice de preserva~ao de docu-
mentos produzidos pelo governo, em caráter permanente, é de 5 e 20%, respec-
tivamente.
O principal objetivo da reuniao dos arquivos ern órgao central é tomá-
los acessíveis e colocar a disposi~ao dos usuários a experiencia do passado, tan-
to quanto ela se reflita em um documento. Cada conjunto de-documentos é
reservatório da experiencia humana, que só poderá ser adequadarnente utiliza-
da se estiver racionalmente arranjada e conservada.
O arquivo permanente, sendo o resultado da reuniao dos arquivos cor-
rentes, recebe a docurnenta\=ao originária de diferentes setores e cresce ern
grande propor\=ao. Sua administra~ao é, portanto, bem rnais complexa que a
dos arquivos corrente e intermediário.
Classificarn-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo per-
manente:
l. Arranjo- reuniao e ordena~ao adequada dos documentos.
2. DescripTo e pubh"cafáo - acesso aos documentos para consulta e divulga-
~ao do acervo.
3. ConservafáO- medidas de prote~ao aos documentos e, conseqüentemente,
do local de sua guarda, visando a impedir sua destrui~ao.
4. Referéncia- politica de acesso e uso dos documentos.
1. Atividades de arranjo
Ern arquivologia entende-se por arranj'o a ordena~ao dos documentos
em fundos, a ordena~ao das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens
documentais dentro das séries.
O arranjo é urna das func;oes rnais importantes ern um arquivo e, por
isso, deve ser feíto por pessoa qualificada e especializada.
As atividades desenvolvidas no arranjo sao de dois tipos: intelectuais e
físicas.
ARQUIVOS PERMANENTES 123
As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua for-
ma, origem funcional e conteúdo.
As atividades físicas se referern a coloca~ao dos papéis nas galerías, es- J
tantes ou caixas, seu empacotarnento, flxac;ao de etiquetas etc.
Há considerável diferenc;a entre o arranjo do arquivo corrente e o do ar-
quivo permanente. Tais diferen~as decorrem das atribui~oes específicas de cada J
urn e, por isso, suscitarn situac;oes próprias e soluc;oes adequadas.
T
Q!lanto aos arquivos intermediários, nao existem métodos ou princí-
pios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. N es-
ses arquivos, de guarda transitória, aplicarn-se apenas critérios racionais de dis- 1
posic;ao dos documentos em estantes ou armários.
1
A própria origem do material condiciona o tratarnento a lhe ser dispen-
sado. No arquivo corrente a docurnenta\=ao é recente e provérn de setores pró-
ximos, que a utilizarn com freqüencia. No arquivo permanente os documen-
tos, procedentes dos arquivos correntes, já vem ordenados, segundo urn
método {alfabético, geográfico, numérico, cronológico ou por assunto).
No arquivo permanente, o arquivista nao se interessa apenas pelo arran-
jo dos papéis de determinado setor, mas se ocupa da ordenac;ao de todos os
documentos sob sua guarda e que provem de múltiplos órgaos, onde forarn
manipulados por inúrneros funcionários.
Ao tratar a docurnentac;ao de uso nao-corrente, o arquivista obedecerá a
praveniéncia dos arquivos, principio básico da arquivologia, segundo o qual de-
]
vem ser rnantidos reunidos, num mesmo fUndo, todos os documentos provenien-
tes de urna mesma fonte geradora de arquivo. O principio da proveniencia
corresponde a expressao inglesa provenance e a francesa respect des fónds, tam-
l
bém muito usada no Brasil em virtude da forte influencia francesa na forma~
c;ao proflssional dos arquivistas brasileiros.
Q!lando o fundo é constituído de documentos de generas diversos
corno filmes, fotograflas, fltas magnéticas, videoteipes, desenhos, material bi-
1
bliográfico e outros, estes podem ser fisicamente armazenados em local diver-
so, desde que sejam feitas as referencias correspondentes no fundo ao qual per- J
tencem.
Urna das dificuldades encontradas na aplicac;ao do princípio da provr}-
niencia refere-se a deterrninac;ao das unidades administrativas que irao se cons- J
tituir em fundos de arquivo. 1
A escolha desses fundos deverá ser estabelecida de acordo com as. cir-
1
cunstancias e conveniencias, obedecendo a dois critérios.
)
 124 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
l. Estrutural, constituído dos documentos provenientes de urna mesma fonte
geradora de arquivos.
Exemplo: Ministério da Agricultura, Companhia Brasileira de Ali-
mentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária, Empresa Brasileira de
Assistencia Técnica e Extensao Rural, Companhia de Financiamento da Pro-
du~ao, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada urna dessas institui~oes
se constituirá num fundo.
2. Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de urna fonte
geradora de arquivo, reunidos pela semelhan~a de suas atividades, mantido,
porém, o princípio de proveniencia.
Exemplo: Agricultura, incluindo a documenta~ao do Ministério da
Agricultura, Companhia Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pes-
quisa Agropecuária, Empresa Brasileira de Assistencia Técnica e Extensao Ru-
ral, Companhia de Financiamento da Produ~ao, Companhia Brasileira de Ar-
mazenamento; neste caso, o fundo será Agricultura, atividade comum a todas
as institui~oes mencionadas.
Os fundos podem ser subdivididos ero séries e subséries, que refletem a
natureza de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional, ou até mesmo por
espécie documental.
Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as séries de cada fundo, no
critério estrutural, corresponderao aos setores que integram a estrutura das ins-
titui~oes. Exemplo: cada Secretaria do Ministério da Agricultura, cada órgao
¡ da Companhia Brasileira de Alimentos etc. No critério funcional, as séries se-
riam as próprias institui~oes, urna vez que o fundo é Agricultura, fun~ao prin-
1 cipal dessas institui~oes.
A escolha das séries e subséries obedecerá, portanto, amesma orienta~ao
1 adotada para os fundos, urna vez que estes se constituem ero parte dos fundos.
A Associa~ao dos kquivistas Holandeses (1973), ero seu livro Manual
de arranjo e descriráo de arquivos, cita várias regras para o arranjo dos docu-
1
1\
mentos, das quais destacam-se as seguintes:
o Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, ero ordem de: proceden-
1
cia, data, número, assunto e nome.
O O método de arranjo deve ser sempre baseado na organiza~ao primitiva,
que corresponde a organiza~ao da entidade que produziu o arquivo.
O No arranjo de uro conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
ARQUIVOS PERMANENTES 125
possível, a ordem orig~ária. Só depois de uro levantamento poder-se-á jul-
gar se é possível fazer-~e qualquer altera¡;:ao.
o O arranjo original p¿de ser modificado de forma a corrigir desvíos de
1
estrutura geral do conjunto, se esses deSVIos fioram atr1"bm'dos a enganos
•
dos administradores o~ se sao o resultado de urna modifica~ao temporária
1
de conserva~ao dos dof:umentos.
o No arranjo do conju~to, os interesses das pesquisas históricas sao conside-
rados secundários. 1
o Deve-se ter ero mente ~ue os documentos que contero as normas da organi-
b d
za~ao a que pertencera¡m constituem o arca ou~o o con¡unto.
1 • . 2
o Nenhum conjunto, ericadernado ou nao, deve ser desmembrado sem que
se tenha investigado olmotivo de sua constitui~ao.
o O desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados é
permissível; porém, ca1o sejam muito consultados, é preferível conservá-los
reunidos. 1
o Os documentos espJsos que apresentem indica~oes, externas ou internas,
de terem previamentb formado parte de urna série ou dossie devem, se
possível, ser novamen~e incluídos nos referidos conjuntos.
o Documentos que nao: estavarn, originariamente, juntos, só devem ser com-
binados se forero absÓlutamente da mesma natureza.
o Instrumentos formaiJ, originais, nao importa quanto estragados estejam,
ou quao pequenos seiam os seus fragmentos, nunca devem ser destruídos,
mesmo que existam d~plicatas, confirma~oes ou cópias autenticas.
o Se o documento orig~al está ero boas condi~oes, cópias esparsas (que nao
perten~af\1 a dossie ~u série alguma e sem valor paleográfico) podem ser
destruídos.
1
o A fim de se completJr uro conjunto, deve-se preparar urna lista dos docu-
mentos que lhe faltarh, para facilitar a sua procura. Se eles nao mais existi-
rem, procurar transc+~oes dos originais ou cópias depositadas ero outros
conjuntos. i
o Documentos que de~ois de terem desaparecido de uro conjunto a ele vol-
tarem, por dádiva ou fmpra, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara
a sua origem. i
1
1
1
2
Ao organizar o arquivo, devefse procurar ord enar a sua "pasta d e 1"d en tifica~ao
- " . Se n~o
- h ou-
ver os originais dos atas refer~ntes a sua cria~ao, o arquivista deve lan~ mao de cóp1as dos
documentos iniciais, que certabente foram publicados em órgiios oficiais, pmcurando, assim,
restabelecer aó" ,;,áximo essa p~sta, pois, no futuro, será o inicio da história da institui~ao. .
 126 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA ARQUIVOS PERMANENTES 127

,--
1. 1 Símbolos de nota¡;áo 1
o substancia, indicando-se unidade de organiza~ao, fun~oes, atividades, ope-
ra~óes, assuntos;
Os símbolos sáo de grande utilidade, urna vez que servem de elemento
de identifica~áo e localiza~áo dos fundos, séries ou subséries de documentos o estrutura, indicando-se esquema de classificac;:ao adotado, unidades de ar-
L
dentro do acervo. quivamento, datas abrangentes, classes ou tipos flsicos dos documentos,
quantidade. [
Podem ser puros, isto e, constituidos apenas de números ou letras, ou
mistos, com combina~áo de letras e números. Como toda codifica~áo ou Além de tomar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objeti- l.
simbología, sua escolba é meramente convencional. vam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Vários sao os 1
Para melbor compreensao do assunto, suponham-se alguns exemplos: instrumentos de que pode dispor um arquivo.
AG/Ar Com a fmalidade de colaborar com a AAB no sentido de normalizar,
1 (1-4) no Brasil, a elaborac;:ao desses instrumentos, será transcrito a seguir, com algu-
AG -Administra~áo Geral (Fundo) mas adapta~óes, o trabalho de Maria Amélia Porto Miguéis, Roteiro para ela-
L
A -Diretoria Administrativa (Série) . borafáO de instrumentos de pesquisa em arquivos de custódia (1976).
p -Servi~o de Pessoal (Subsérie)
1 -Número da caixa onde seráo conservados os documentos 2. 1 Tipos básicos de instrumentos de pesquisa
(1-4)-Número dos dossies dentro das caixas
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a dire~ao de seu
AG/F0-1 presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos.
20 (5-8) Após a compara~ao de suas estruturas, bem como dos termos usados para
AG -Administra~o Geral (Fundo) designá-los, tanto no Brasil, quanto no exterior, o grupo constatou - nao raras
F -Diretoria Financeira (Série) vezes- a imprecisao (quando nao a cohfusao) existente. Nao só o mesmo ter- -,
O -Servi~o de Or~ento (Subsérie) mo ou expressao é usado com diferentes acepc;:oes em diversos países, como o
-1 -Corresponde a urna subsérie especial de propostas or~amentárias é num mesmo país. A falta de urna normaliza~ao da terminología, cada autor
20 -Número da caixa dá ao seu trabalho a designa~ao que melhor lbe apraz. l
(5-8)-Número dos dossies ou pastas dentro das caixas Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros nao dispoe de ins-
trumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientac;:iio, o grupo
]
Os símbolos de nota~ao nas lombadas das caixas sao apenas os corres- selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:
pondentes ao fondo, st!rie, subst!rie e ao número da caixa; nao se indicam os l. Guia
números dos dossies e pastas. Entretanto, no inventário citam-se todos os ele- 2. lnventário
mentos que constituem a nota~o~
l
3. Catálogo
4. Repertório
2. Atividades de descric;:ao e publicac;:ao

O trabalho de um arquivo só se completa com a elabora~áo de instru- 2.2.1 Guia

mentos de pesquisa, que consistem na descri~ao e na localiza~áo dos docu- Obra destinada a orienta~ao dos usuários no conhecimento e na utiliza-
mentos no acervo, "e se descinam a orientar os usuários nas diversas modalida- ~ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o instru-
des de abordagem a um acervo documental" (Miguéis, 1976:7). mento de pesquisa mais genérico, pois se propóe a informar sobre a totalidade
A descri~ao dos conjuntos documentais deve ser feita em rela~ao a sua: dos fundos existentes no arquivo. Sua fmalidade é informar sobre o histórico,
128 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA AHOUIVOS PERMANENTES
"129

a natureza, a estrutura, o período de ternpo, a quantidade de cada fundo inte- Estrutura i

grante do acervo total do arquivo. O guia deve incluir ainda as seguintes infor- O fundo é compostJ das seguintes séries:
rnac;:óes: 1

o Assembléia-Geral \
o enderec;:o e relefone do arquivo; o Conselho Diretor i:.l

O horário de funcionarnento; o Conselho Curador

o indicac;:áo de estac;:áo de metro e linhas de onibus que servern a localidade; o Conselho Técnico, extirho em 1948
O regularnento da sala de consulta; o Presidencia i
O recursos técnicos oferecidos (cópias xerox, microfilme etc.); Os documentos que¡l.mtegram as senes' . estao
- orgaruza
. dos por assuntos,
o requisitos exigidos do pesquisador. obedecendo ao código de cJassificac;:áo adotado nos arquivos correntes, de acor-
do com o estabelecido no Manual de arquivo da instituic;:ao.
Para ilustrar a apresentac;:áo desse instrumento torne-se o exernplo a se-
guir, que corresponde ao trecho do guia de urna instituic;:áo imaginária, no Período: 1944-1982. \
Qpantidade· 202 caixas e lBS volumes, que oc~pam 32,8m lineares.
caso a Fundac;:áo X, induindo apenas a descric;:áo de dois de seus fundos. . 1,

Fontes complementares 1

ADMINISTRAc;ÁO SUPERIOR- AS Fundac;:ao X. Funda}ao X 30 anos a serviro do Brasil. Rio de Janeiro,

1974. XN, 410p. ilustr. 23cfu.
Histórico Instrumentos de pesquisa \
A importancia desse fundo, apesar de pouco volurnoso, decorre do fato lnventário sumário de todas as séries, Inventário analítico das subséries
de reunir documentos referentes a crialfáo e a constiruic;:ao da própria Funda-
1

especiais da Presidencia. i
c;:ao X; contérn atas da Assernbléia Geral e dos Conselhos Diretor, Curador e 1

1 -
Técnico, relatórios anuais de suas atividades e prestac;:óes de contas, escudos so- ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRA<;AO (ENA)
bre reforma da organizac;:áo interna, regularnentos, acordos, contratos e conve- i
nios com diversas instituic;:óes nacionais e estrangeiras. O fundo inclui ainda Histórico 1

A ENA foi criada erh 15 de abril de 1952, subordinada ao Instituto de

docurnenrac;:áo referente a depoirnentos e entrevistas do presidente, solenidades
cornernorativas das datas da instituic;:áo, discursos diversos, visitas de rnissóes
técnico-científicas estrangeiras, visitantes ilustres - nacionais e estrangeiros - ,
congressos e sirnpósios, inaugurac;:áo do edificio-sede, filiac;:áo a entidades na-
cionais e estrangeiras, concessáo de bolsas de estudo.
O exarne dessa docurnentac;:áo, especialmente das atas dos órgáos de di-
rec;:áo superior, dos relatórios anuais e prestac;:óes de comas, fornecerá ao pes-
quisador urna visáo global do desenvolvimento das atividades da Fundac;:áo X
através dos ternpos, sua importancia no cenário sócio-polírico-culrural do país,
bern corno da filosofia que tern noneado seus destinos.
Natureza
O acervo é constituído, principalmente, de atas, cartas, certidóes, currí~
culos, oficios, recorres de jornais, telegramas, diplomas, filmes, fotografias e
rnedalhas. · Banco Nacional de Desenvblvimento Económico e Social.
Administrac;:ao da Fundac;:ab X.
Em 1972 o InstitutJ foi extinto. A partir dessa data a escola passou a
ser subordinada a Direc;:ao Executiva, que, em 1974, teve sua denominac;:ao alte-
rada para SuperintendenciJ Geral.
A escola tem por ruJaiidade promover cursos de formac;:ao e pós-gradua-
c;:ao, proceder a pesquisas e\ estudos, divulgar trabalhos técnicos e prestar assis¡-
tencia técnica na área da aqministrac;:ao pública e empresarial.
De 1952 a 1957, p4-a atender as necessidades emergentes na América
Latina, realizou cursos esp~ciais, com durac;:ao de seis meses, para alunos brasi-
. 1 . . ¡
1
1euos e atmo-amencanos.
No setor de assistenc¡:ia técnica fmnou importantes convenios com inú-
meras instituic;:oes, entre as\quais destacarn-se o Departamento Nacional de Es-
tradas de Rodagem, a Sup~rintendencia Nacional de Marinha Mercante e o
130 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ARQUIVOS PERMANENTES 131
T
Edita a Revista de Administrafáo, de periodicidade trimestral, e obras Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizac;:ao deve re-
didáticas. fletir o arranjo adotado para a disposic;:ao do fundo, ou parte dele, como urna
série, por exemplo.
Natureza
Sua finalidade é descrever a composic;:iío do fundo - ou parte dele, pela 1
O acervo é constituido de farra documentac;:iío sobre cursos, dossies de
enumerac;:ao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas - e ao
alunos, termos de convenios, correspondencia com instituic;:óes latino-america-
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para
nas e projetos de assistencia técnica.
cada fundo. 1
Estrutura O inventário deve ser precedido de urna introduc;:ao contendo informa-
Compóem o fundo da ENA as seguintes séries: c;:óes sobre os seguintes elementos:
o Gabinete do Diretor o modalidade de incorporac;:ao do fundo no acervo do arquivo;
o Secretaria Escolar o breve notícia histórica sobre a instituic;:ao, a pessoa ou a familia da qual o
o Centro de Pesquisas Administrativas fundo é proveniente; ]
o Centro de Assistencia Técnica o explicac;:ao. sobre o modo de consulta do inventário.
o Divisiío de Publicac;:óes
O inventário sumário é fundamental e deve ser o prirneiro instrumento
Os dossies de alunos que integram a série da Secretaria Escolar estiío or- de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos - cons-
ganizados em ordem alfabética, pelo prenome, dentro de cada curso, os quais tituídos de documentos de caráter oficial - quanto para os de arquivos priVa-
se. encontram dispostos cronologicamente. Os documentos das demais séries dos.
estiío ordenados segundo o código de classificac;:iío de assuntos. A seguir, tome-se como exemplo trechos de inventários das séries que
]
Período: 1952-1980. integram o fundo da Administrac;:ao Superior da Fundac;:ao X, que, na fase cor-
rente, classifica seus documentos por assunto, adotando o método numérico ]
Quantidade: 525 caixas, que ocupam 60m lineares.
decimal. O código numérico que antecede os títulos representa, assirn, o nú-
Fontes complementares mero da classificac;:ao adotada pelo arquivo corrente.
Relatórios anuais de atividades da Escola. A notac;:iío destinada a localizac;:ao dos itens do inventário é representa-
da por letras que indicam o fundo {AS), as séries (ASS.G), as subséries, seguidas
Instrumentos de pesquisa
do número da caixa onde se encontram armazenados.
Inventário Sumário de todas as séries, repertório relativo a série do Cen-
tro de Assistencia Técnica. SÉRIE: PRESIDENCIA-AS/PF
Entre os bons guias, em Hngua portuguesa, merecem destaque os de Datas
Achiamé (1981), Damasceno & Cunha (1974), o do CPDOC (1979) e o de ltens Titulo abran gentes Quant. Localiza¡;;ao
Pagnocca & Camargo (1982), os quais se recomendam a consulta.
1 001 Comissao de reda¡;;ao dos estatutos 194445 1 pt. ASIPF 1
2 002 Alvarás de localiza¡;;ao 1944-54 1 pt.
_2.2.2 lnventário 3 002 Registro do Cadastro Geral dos
Contrlbuintes 1957 1 pt.
lnventário sumário 4 002 Registro de Titules e Marcas 1947-50 1 pt.
5 002 Registro de Titules e Marcas 1951-59 1 pt.
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
6 003 Relatórios anuals 1944-58 14 V. 2-17
tima de suas divisóes siío identificadas e descritas sucintamente.

~-------·--
 ~

I/ 132 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

ARQUIVOS PERMANENTES 1::i3
11
¡¡
conrinUaijáO
~ SÉRIE: CONSELHO DI RETOR- AS/CD
il Datas
1

ltens Titulo abran gentes Quant. Localizac;:ao Datas

if ltens ITrtulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
li

~
7 003 Relatórios anuais 1959-80 21 V. 18-28
"~ 1 011.2 Formac;:ao dJs primeiros conselhos 1944 2pt. AS/OC 1
8 010 Criac;:ao da Fundac;:ao X 1944-45 2pt. 29
2 011.2 Atas -Jivro 1 ?º 1944-50 1 V. 2

~
\
'---' 9 010 Escritura de constituic;:ao 1944 1 pt.
3 011.2 Correspondencia 1946 1 pt.
\,__,, 10 011.401 Correspondencia do presidente 1945,49-50 2 pt. AS/PF 29
4 011.2 Homenagemlao conselheiro
11 014.2 Filiac;:ao a instituic;:oes internacionais 1947-52 5 pt. 30 1
!i Eugenio Gud,in 1976 1 pt.

"- ! 12
13
044.2
351.D1
Doadores-fundadores
Preparo e lrnpressao do livro
cornernorativo dos 30 anos da
1944 15 pt. 31-34

SÉRIE: CONSELHO CURADdR- AS/CC

1

Fundac;:aoX 1973 2 pt. 35

1
Datas
ltens lntulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
~
14 407.2 Bolsistas estrangeiros 1946-49 4pt. 36
15 520 Assistencia técnica- Casa da Moeda 1947 1 pt. 37 1 011.3 Atas -livro ~º 1 1945-80 1 V. AS/CC 1
\._...
16 520 Assistencia técnica- Fundac;:ao 2. 011.3 Correspondéhcia 1945-46,
Calouste Goulbenkian 1963-70 3 pt. 38 1 48-50 1 pt.
1
17 520 Assistencia técnica -Instituto Brasi-
leiro de Bibliografia e Docurnentac;:ao 1953-67 4 pt. SÉRIE: CONSELHO TÉCNICg- AS/CT'
18 520 Assisténcia técnica- Universidade 1 Datas
de Brasffia 1962-63 1 pt. ltens ITrtulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
19 920 Cornernorac;:oes. 30" aniversário 1
1 Atas mimeografadas 1 1945-46 1 pt. AS/CT 1
da Fundac;:ao X 1973-74 3 pt. 39-41
2 Atos, instruc;:oes de sdrvic;:o e circulares 1948 1 pt.
1

INVENTÁRIO SUMÁRIO DO FUNDO DA ADMINISTRA<;:AO SUPERIOR DA FUNDA<;:AO X

SÉRIE: ASSEMBLÉIA GERAL- AS/ASS.G 1

Como modelos de inventários sumários destacam-se os de Boullier de

1 ltens• Titulo
Datas
abran gentes Quant. Localizac;:ao
1

Branche (1960a), o do atquivo particular de Rodrigo de Souza da Silva Pontes

r (Brasil, Ministério das tela~oes Exteriores, Arquivo Histórico, 1967) e o de
1 011.1 Mernbros da 1• Assernbléla Geral 1944 1 pt. AS/ASS.G 1
Rangel (1939). i
12 011.1 Correspondencia 1944-60 2 pt.
1 Boullier de Brandhe, diretor dos Arquivos de Sarthe (Fran~a), convida-
3 011.1 Atas -livro n° 1 rnar. 45-jun. 60 1 V.
4 011.1
do por José Honório R6drigues, na ocasiao diretor do Arquivo Nacional, ela-
Uvro de presenc;:as n• 1 mar. 45-jun. 60 1 V.
5 011.1 Documentos referentes as
borou o Inventário sumlu-io dos documentos da Secretaria de .Estado da Mari-
assembléias gerais
nha (1960a) e introduzih no Brasil os melhores padroes da moderna técnica
1945-80 34v. 2-18
6 011.1 Beic;:oes 1960 1 pt.
arquivística. Em nota liminar da publica~ao, José Honóno ese1arece a ongem
1 •.
7 011.1 Atas -livro n° 2 mar. 61-abr. 80 1 V. 19
do fundo inventariado, keguida de nota histórica sobre o Ministério da Mari-
8 011.1 Livro de presenc;:as n• 2 mar. 61-abr. 80 1 V.
nha e a sucessao dos titJlares da pasta, no período abrangido pela documenta-
l .
9 011.1 Currlculos diversos s.d. 1 pt. 20 ~ao inventariada. ·
1 • • .

*·A numeraijáO dos itens destina-se a facilitar sua localizaljáo no In dice que deverá comple-
3
Extinto em 1948, antes da ádo~ao do método de classifica~ao, razao pela qua! sua documen-
mentar o inventário. taijlio deixou de ser codifica4. ·
i

l!
L_
134 ARQUIVOS PERMANENTES 135
AROLJIVO: TEORIA E PRÁTICA

continua~ao
lnventário analítico
ltens Localiza~;ao

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um

6 003 . Relatórios anuais
fundo ou de urna de suas divisóes sao identificadas e descritas pormenorizada- lnclui informa¡;:éies sobre as atividades desenvolvidas por
mente. todos os órgaos que integram a Funda¡;:ao. iiustram os
Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualiza- relatórlos, quadros e tabelas estatisticas, 1944-58.
do das unidades de arquivamento, através da descric;lio minuciosa de seu con- 14v. AS/PF 2-17

teúdo. Neste caso, é aconselhável a assessoria de especialista, por exigir domí- 7 003 Relatórios anuais
nio do tema a ser descrito. ldem, referente ao periodo 1959-80. Anexo ao relatório
de 1980 encontra-se relatório especial de C. Castro Uma
Para exemplificar e oferecer ao leitor oportunidade de confronto, será
sobre a situacao financeira da Funda¡;:ao.
apresentado a seguir o inventário analítico da Presidencia da Fundac;:ao X, AS/PF 18-28
21 V.
cujos itens foram descritos anteriormente de forma sumária.
8 010 Cria~;ao da Fundacao X T
Entrevista com a imprensa sobre a criacao da Funda¡;:ao;
INVENTÁRIO ANALfTICO DA SÉRIE DA PRESIDENCIA DA FUNDA<;:ÁO X, 1944-80 exposicao de motivos n° 2.697, de 29 de julho de 1944,
solicitando ao presidente da República isencao de
ltens Descrl~;ao Locaiiza~;ao
impostas federais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira
sobre aspectos legais a serem cumpridos para cria~;ao da
1 001 Comissao de reda~;ao dos estatutos
Funda¡;:ao; correspondéncia sobre composi~;ao dos
Antepro]eto dos estatutos e rela~;ao dos membros componen-
Conselhos Diretor e Curador, 1944-45.
tes da Comissao, 1944-45.
2pt. AS/PF 29
1 pt. AS/PF 1
2 002 Alvarás de localiza~;ao ·¡
Correspondencia trocada com os órgaos competentes para 18 520 Assistencia técnica- Universidade de Brasilia
1
obter e renovar anualmente os alvarás de localiza~;ao e funcio- Convenio assinado para eiabora~;ao de projeto referente a
namento, 1944-54. reorganiza~;ao administrativa da Universidade, 1962-63. T
1 pt. AS/PF 1 1 pt. AS/PF 38
1
3 002 Registro no Cadastro Geral dos Contribuintes 19 910 Comemora~;éies. 300 aniversário da Funda~;ao X
Correspondencia trocada com o Ministério da Fazenda, Correspondencia de felicita~;éies; discurso de Maurlcio 1
visando ao registro da Funda~;ao X no Cadastro Geral dos Lobo ao Inaugurar-se o busto do presidente; documentos
Contribuintes, 1957. diversos relativos a organiza~;ao dos festejos, 1973-74. J
1 pt. AS/PF 1 3pt. AS/PF 39/41

4 002 Registro de Titulas e Marcas

DociJmentos diversos referentes ao registro dos titulas dos
periódicos editados pela Funda~;ao X, 1947-50.
1 pt.
5 002 Registro de Titulas e Marcas
Documentos diversos referentes ao registro dos titulas da
Escala Nacional de Administra~;ao e da Escala Nacional
de Direito Público, 1951-59.
1 pt.
Para complementar o estudo da matéria, sugere-se a leitura do Catálogo J
da colefáO visconde do Rio Branco (Brasil, Ministério das Relac;:oes Exteriores, J
AS/PF 1 Instituto Rio Branco, s.d.) e do lnventário analítico do arquÍvo da Casa Impe-
rial do Br~sil, 1807-1816(Museu Imperial, Petrópolis, 1974), que descrevem ar- .1
quivos privados e sao revestidos de características especiais. "1
O primeiro, indevidamente chamada de catálogo - porque se configura
como uro inventário analítico -, é minuciosamente descrito e sente-se ~ orien-
AS/PF 1 tac;:1i.o segura do seu ·coordenador, o historiador José Honório Rodrigues. 1

1
136 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ARQUIVOS PERMANENTES 137

O segundo permite urna visao completa da composi~ao das unidades continua~ao

de arquivamento, no período de 1807 a 1816. Por ter havido necessidade de ltens Descri9ii.o Localiza9ii.o
dar novo arranjo as unidades de arquivarnento, foi elaborada urna tabela de 1

8 Boletins de qcorréncias- outubro de 1950 a janeiro de

equivaléncia ou concordancia para remeter o usuário das antigas as novas no-
1952. lnclui informapoes retrospectivas sobre a cria9ii.o da
ta~oes (1974:276-311).
Funda9ii.oX ¡ ASIPF 102

- Cria9ii.0 da Funda¡;:~o X
2.2.3 Catálogo 9 Certidao de Registro do 5º Oficio de Registro de Titulas e
1
Documentos. Uvro A, nº 1, do Registro Civil de Pessoas Jurfdicas,
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cro- nº de ordem 203, nº dk protocolo 25.256. Rio de Janeiro, 15 de ja-
1
nológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, perten- neiro de 1945. 2 fls. 1 AS/PF 29
centes a um ou a mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. 10 Doadores-funpadores: governos de estados e territórios;
Caixa Económica Federal dos estados do Paraná, Rio de Janeiro
Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
e Sao Pauio; autarqJias. Contém correspondéncia e reia¡;:oes,
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que 1944-45. 1 pt. 1
1 •
AS/PF 31
digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num 11 Doadores-fundadores: Uvros de assinaturas, 1944. 4 v. AS/PF32-34
ou mais fundos. 12 Entrevista ca~ a imprensa sobre a cria¡;:ao da Funda¡;:ao,
em 20 de setembro d~ 1944; exposi9ii.o de motivos nº 2.697, de
A título de exemplo, segue-se um trecho do catálogo temático.
29 de julho de 1944, ~plicitando ao presidente da República isen-
¡;:ao de impostas fede/ais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira so-
CATÁLOGO DA DOCUMENTAQÁO REFERENTE A CRIAQÁO l
bre aspectos legais a ferem cumpridos para a cria¡;:ao da Funda-
DA FUNDAQÁO X
(Data oficial de cria9ii.o: 18 de setembro de 1944) r;ao. 1944-45. 2 pt. : AS/PF 29
13 Escritura de CflnStitui¡;:ao do 17º Offcio de Notas, tabeliao
ltens Descri9ao Localiza9ao dr. Luiz Cavalcanti. LiVro 476, lis. 6 v. Rio de Janeiro, 18 de setem-
bro de 1944. 1 pt. 1 AS/PF 29
Assembléia Gera/- ASIASS.G 1
-Estatutos
Atas da Assembléia Geral-livro nº 1, de mar9o de 1945
14 Estatutos da Funda9ii.o X: Comissao de Reda9ii.o dos Es-
a junho de 1960. 1 v.
2 Membros da 1ª- Assembléia Geral. Correspondéncia con-
AS/ASS.G 1
J
tatutos; anteprojeto e ersao final, 1944-45. 1 pt.
1
AS/PF 1

vidando diversas personalidades para participarem dessa - Planos de trabal ha 1

Assembléia. Rela9ii.o de membros, 1944. 1 pt. AS/ASS.G 1 15 Estudo apres~ntado pela sra. Nelly Leite sobre atividades
a serem desenvolvida~ e os recursos financeiros necessários, ou-
Canse/ha Curador- ASICC
tubro de 1944. 1 pt. 1 AS/PF 29
3 Atas do Conselho Curador, 1945-60, 1 v. AS/CC 1 1

4 Membros componentes do 1º Conselho, 1944. 2 pt. AS/CC 1 1

Canse/ha Diretor- AS/CD
5 Atas do Conselho Diretor, 1944-50. 1 v.
6 Forma9ao dos primeiros conselhos, 1944.2 pt.
Presidencia- AS!PF
- Boletins Informativos
7 Boletim-Ano 1, n° 1-7,9-11, 1946. Contém matéria sobre
a história da Funda9ii.o X, legisla9ii.o, atividades, diretrizes, plano
de trabalho. 1 v.
Para melho,r compr~ensao do assunto sugerem-se as obras de O!,Iesada
Zapiola (1948) e ele Rau & Silva (1955-58).
Q!,¡esada, ao descrevkr as rela~oes diplomáticas entre EUA e Argentina,
AS/CD 2
AS/CD 1
no período 1810..30 deixa\ claro a conceitua~~o de catálogo ao afirmar que
"neste trabalho, unicament~ se faz a descri~ao daqueles grupos de documentos
diplomáticos, nos quais di~eta ou indiretamente se faz referencia a República
Argentina ou a América dcj> Sul, sempre que o documento referenciado tenha
ASIPF 102 alguma rela~ao com nossoipaís, suprirnindo-se o material que nao correspon-
da ao assunto específico ddte catálogo" (1948:10).

------~--------------------------------~-
 AROUiVO: TEORIA E PRÁTICA
138
Já 0 trabalho de Rau &: Silva se caracteriza como catálogo, porqu~ o as-
sunto enfocado é o Brasil e os documentos foram arralados em sua totalidade.
As autoras afirmam nao terem omitido sequer os documentos anteriormente
divulgados. Deram-lhes apenas tratamento menos detalhado.
2.2.4 Repertório
É 0 instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente docu-
mentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo
um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabele-
ce ou nao a inclusao de determinado documento. Sua elabora~ao só se justifi-
ca em casos específicos, qual?-do há inten~ao de ressaltar documentos indivi-
duais relevantes.
A disposi~ao das entradas e demais informa~oes se assemelha a do catá-
logo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcri~ao
de documentos na íntegra.
Como subsídio, apresenta-se parte de um repertório elaborado pelo cri-
tério cronológico.
REPERTÓRIO REFERENTE A CRIAc;:ÁO DA FUNDAc;:ÁO X
(No periodo 1944-46)
Descric;:ao Localizac;:ao
ltens
1 18-9-1944
Escritura de constituic;:ao do 172 Offcio de Notas, tabeliao
AS/PF 29
Dr. Luiz Cavalcanti. Uvro 476, lis. 6 v. Rlo de Janeiro. 29 fls.
20-9-1944
2
Entrevista concedida a imprensa sobre a criac;:ao da Fun-
dac;:ii.o X, na qua! o presidente afirma "a Fundac;:ao X é uma institui-
c;:ao de caráter técnico, educativo e cultural, que certamente de-
sempenhará atlvidades pionelras em nosso pa!s".
AS/PF 29
4fls.
' 2.3.2 Tabela de equivalencia ou concordancia
Outro exemplo de repertório pode ser encontrado no Catálogo coletivo
dos arquivos brasileiros: repertório referente aIndependencia do Brasil (Bra-
ARQUIVOS PERMANENTES 139
r
sil, Arquivo Nacional, 1972), cujo caráter seletivo é bem configurado pe-
la nota explicativa ao afirmar que "arralamos somente documentos de
maior importancia e elementos concretos que pudessem ser úteis aos estudio-
sos .. :• (p. 2).
Da mesma maneira que no trabalho precedente, Flavio Guerra relaciona
em sua obra apenas os documentos julgados "mais interessantes" (1962:14).
2.3 Instrumento de pesquisa auxiliar T
2.3.1 Índice
É urna lista sistemática, pormenorizada, dos elemeñtos do conteúdo de
um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem
para indicar. sua localiza~ao no texto. Sua finalidade é remeter rapidamente o J
leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado e apresenta-se de
duas formas: como obra independente ou como parte integrante da obra
indexada.
Como exemplo de índice que constituí obra independente, recomenda- [
se o trabalho de Dabbs publicado em 1972. E como modelos que integram a
obra, citam-se o Catálogo da coleráo visconde do Rio Branco (Brasil, Ministé-
rio das Rela~;oes Exteriores, Instituto Rio Branco, s.d.), o trabalho de Guerra
(1962), o Inventário do arquivo Leitáo da Cunha, haráo de Mamaré (Museu l
Imperial, Petrópolis, 1972) e a publica~ao de Rau &: Silva (1955-58).
Q!Ianto a elabora~ao de índice propriamente dito, pode-se indicar con-
sulta ás obras de Collinson (1971) e Knight (1974), que fomecem informa~oes
precisas sobre a dificil tarefa de indexar. T
Nao há índice cumulativo. Cada volume apresenta os seus, que usual-
1
mente sao de nomes e de assuntos, numa só ordem alfabética. No caso de
indexa~ao de ilustra~;oes, as normas técnicas utilizam o termo tabel~ e nao ín-
·dice de ilustra~;oes. 1
É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalencia de antigas
nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrencia de altera-
~oes no sistema de arranjo.
1
 140 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ARQUIVOS PERMANENTES 141

Exemplo:
2. Se isso acontecer, tleve-se primeiramente elaborar os meios de pesquisa
TABELA DE EQUIVALENCIA ENTRE AS NOTAQÓES DO INVENTARIO para aqueles núcl4os que nao disponham de nenhum instrumento an-
PRELIMINAR E AS DO INVENTARIO ANALITICO
tes de refazer-se osijá existentes, embora deficientes.
Símbolo anterior Símbolo atual 3. Em igualdade de \circunstancias, deve-se dar preferencia aos núcleos
XI 178 ASIASS.G 2 mais consultados belo seu valor intrínseco ou interesse público e nao
XII 221 ASICC aos que sao mais do agrado do arquivista.
XIII 233 ASICD 2 4. Colocar os instrurbentos de trabalho adisposic;:ao dos pesquis adores em
XIV 275 ASIPF salas e fichários, p~blicando, ou pelo menos duplicando, os que disse-
XIV 276 AS/PF 2 rem respeito aos n~cleos mais importantes e consultados.
XIV 277 ASIPF 3 5. Para facilitar a cori.sulta deve haver um guia de todos os instrumentos
de trabalho adisp¿sic;:ao do usuário.
XXXII 1.129 BAP 439 6. Todos os instruméntos de trabalho devem ter os respectivos índices e
urna introduc;:ao l,sobre a instituic;:a~ e seus núcleos documentais"
2.4 Recomenda96es quanto e/abora9aoa (1966:267-8). 1

do instrumento de pesquisa
O fundo, a série e a subsérie da documentac;:ii.o que se pretende divulgar
devem estar identificados e distribuidos pelos locais de guarda - arquivos, es-
tantes, prateleiras - segundo um arranjo estabelecido conforme as normas da
arquivística.
Isso se aplica tanto aos arquivos públicos, quanto aos privados. Somente
após estar a disposic;:ii.o física dos documentos devidamente caracterizada num
arranjo sistemático, caberá o planejamento do guia e, sucessivamente, dos de-
mais instrumentos de pesquisa. A parte descritiva deve conformar-se, igual-
mente, as prescric;:óes arquivísticas.
No planejamento da tarefa, alguns elementos básicos devem ser levados
em considerac;:ii.o:
O natureza da documentac;:ii.o;
o sistema de arranjo;
O disponibilidade de recursos humanos e financeiros;
o adequac;:ii.o do tipo de instrumento ao objetivo que se visa alcanc;:ar.
No I Encontro de Bibliotecários e Arquivistas Portugueses, realizado em
Coimbra, de 1 a 3 de abril de 1965, Costa (1966) sintetiza as normas gerais
sugeridas por diversos especialistas e organizac;:óes internacionais, das quais
transcrevem-se algumas adaptac;:óes:
3. Atividades de conberva'rao
1 .
A conservac;:ao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
conseqüentemente, ao loba! de sua guarda.
Para a construc;:ao ~e um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mí-
nimo de umidade, em álea isolada, com previsao de ampliac;:ao futura e pre-
cauc;:ao contra o fogo. O baterial a ser empregado, tanto quanto isso seja pos-
sível, deve ser nao-inflamiivei, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.
A luz, o ar seco, a hmidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poei-
ra, gases e inúmeras prag~, a médio e longo prazos, sao altamente prejudiciais
aconservac;:ao do acervo documental.
Luz- A luz do dia deve Jer abolida na área de armazenamento, porque nao só
acelera o desaparecimentb das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz
artificial deve ser usada c~m parcimónia.
A.R. SECO - É outro fator de enfraquecimento do py.pel.
UMIDADE - Além de exerher o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolví-
mento do mofo. O índicJ de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
TEMPERATURA- Nao develsofrer oscilac;:6es, mantendo-se entre 20 e 22o. O calor
constante destrói as fibraá do papel. O ideal é a utilizac;:ao ininterrupta de apa-
relhos de ar condicionadb e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Nao sendo viável tal prática,
1

" l. Nenhum núcleo documental deve estar privado dos indispensáveis ele-
1

deve-se empregar sílica-g~l, acondicionada em recipientes plásticos, no. fundo

¡ mentos de pesquisa.
das gavetas ou estantes para combater a umidade.

L

142 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
PoEI~ E ~ASES - Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.
A poe1ra e composta de partículas em suspensao que penetram nas fibras do
papel. Quando este é manuseado faz-se sentir a sua ac;ao cortante. As emana-
c;óes deletérias dos gases também destroem as fibras do papel.
PRAGA - Determinados insetos sao atraídos pela celulose do papel, cola, goma
ou caseína: mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento, pois
neste ambiente encontram condic;óes ideais para se desenvolverem.
Sao as seguintes as principais operac;óes de conservac;áo: a) desinfesta-
c;ao; b) limpeza; e) alisamento; d) restaurac;ao ou reparo.
3. 1 Desinfestar;ao
O método de combate aos insetos mais eficiente é a fumigac;ao. A subs-
t~ncia .qufm~ca a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garan-
tla da mtegndade do papel e da tinta sob sua ac;ao.
~xistem clmaras especiais para fumigac;áo. O processo consiste em in-
trodu~¡r os d~cumentos na camara, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto
químiCO- timol, DDT, fluoreto de sódio, cristais de paradicloro-benzeno ou
kiloptera líquido - e submetem-se os documentos a ac;ao do fumigante pelo
prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, repete-se o vácuo, insu-
fla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigac;áo os insetos, em qual-
quer fase de desenvolvimento, sao completamente destruídos.
, . Quando nao existem camaras apropriadas pode-se fazer a fumigac;ao na
propna áre~ de armazenamento, calafetando-a e introduzindo o gás por meio
de mangue1ras, sob a protec;ao de máscaras.
3.2 Limpeza
Em países desenvolvidos há instalac;óes especiais para a operac;ao de lim-
peza, que é a fase posterior a fumigac;ao. Na falta dessas instalac;óes usa-se um
pano macio, urna escova ou um aspirador de pó.
3. 3 A/isamento
Co~sist: em colocar os docum~ntos em bandejas de ac;o inoxidável, ex-
pondo-os a ac;ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante
urna hora, em urna camara de umidificac;áo. Em seguida, sao passados a ferro,
folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado
1 de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressao mode-
l
AROU!VOS PERMANENTES
143
rada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar
caserro.
3.4 Restaurar;ao
A restaurac;:ao exige uro conhecimento profundo dos papéis e tintas em-
pn!gados. Vários sao os métodos existentes.
O método ideal é aquele que aumenta a resistencia do papel ao envelhe-
cimento natural e as agressoes externas do meio ambiente - mofo, pragas, ga-
ses, manuseio - sem que advenha prejuízo quanto a legibilidade e flexibilida-
de, e sem que aumente o volume e o peso.
Nos métodos mais comuns aplica-se urna película protetora em um dos
lados do papel, por meio de soluc;ao vaporizadora, imersao ou dos processos
de laminac;:ao e silking. Essa película nao deve impedir a passagem dos raios
ultravioletas ·ou infravermelhos. O processo deve ser fácil e tao elástico que J
permita o tratamento dos documentos antigos como modernos, seja qual for
o seu estado de conservac;ao. A matéria-prima e o equipamento utilizados de-
vem ser de baixo custo e de fácil aquisic;ao.
3.4.1 Banho de gelatina ]
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta a sua resistencia, nao prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documen- I
tos, porém, tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao
ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.
1
J
3.4.2 Tecido
Processo de reparac;ao em que sao usadas folhas de tecido muito fmo,
aplicadas coro pasta de arnido. A durabilidade do papel é aumentada conside- ¡¡
ravelmente, mas o emprego do arnido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a
legibilidade e a flexibilidade.
3.4.3 Silking
l
Este método utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de gran-
1
de durapilidade, mas, devido ao uso de adesivo a base de arnido, afeta suas ·
1
 ARQUIVOS PERMANENTES 145
144 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

deve haver um espa~o de ~mm, deiXando o documento so to dentro das duas

qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a repro-
laminas (ver figura 33). 1
du~ao e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos sao pouco prejudi- !

cados. É, no entanto, um processo de difícil execu~ao e cuja mart:ri:l-prima é

\ Figura 33
de alto custo.

3.4.4 Lamina9ao

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com urna fo-
1
lha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa Rtaadesiva
hidráulica, sob pressao média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155°C.
O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, junta-
mente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades DOCUMENTO'
permanentes do papel sao asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibili- Pelfculas de
dade, tornando-o imune a a~o de fungos e pragas. Qualquer mancha resul- poliéster
tante do uso pode ser removida com água e sabao.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplica~ao,
por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenc;:ao. A fotografia
é simplificada e o material empregado na restaurac;:ao nao impede a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da lamina~ao
sao as que mais se aproximam do método ideal.

3.4.5 Lamina9ao manual l

1

Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da
laminac;:ao mecanizada, embora nao empregue calor nem pressao, que sao
substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transfor-
ma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente
com o papel de seda.
A laminac;:ao manual, também chamada de laminac;:ao com solvente,
oferece grande vantagem aqueJes que nao dispóem de ri;!cursos para instalar
equipamentos mecanizados.
3.4.6 Encapsula9ao
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revesti-
mento.
O documento é colocado entre duas laminas de poliéster fixadas nas
margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita
Ao terminar a opera~ao, corta-se o excesso de poliéster e arredondam-se
as extremidades para que sb evitem acidentes com as pessoas que manipulam
os documentos e danos aoJ demais que !hes estiverem próximos. A encapsula-
~ao é considerada um dos \mais modernos processos de restaurac;:ao de docu-
mentos. . 1 • . •
Além das técmcas aqm descntas, apltcadas por especialistas na arte da
restaurac;:ao, existem meios Ínais simples que podem ser empregados em peque-
nos reparos pelos próprios \arquivistas no dia-a-dia de seu trabalho, tais como
usar papel de seda japonesa\- já existe similar no Brasil- e cola Carbox Metil
Celulose, em pó - oferecid~ no comércio a quilo. Preparar urna mistura com
20g deste pó e meio litro dJ água moma - filtrada e fervida - e bater até atin-
gir a consistencia de gelatin~ transparente. Aplicar o preparado no verso da fo-
lha, por meio de pincel - fesmo que contenha informac;:ao - e, em seguida,
aderir o papel de seda que, por ser transparente, nao omite o texto.
!
146 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
4. Atividades de referencia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as po-
líticas de acesso e de uso dos documentos.
Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem
adotados em relac;:ao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo
determinar a liberac;:ao ou restric;:ao de acesso, após analisar os aspectos políti-
cos e legais que envolvem as informac;:óes, bein como os direitos de terceiros,
ou determinac;:ao de autoridade superior.
O!,Ianto apolítica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorías de usuários que terao
acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consultas.
Devem também ser promovidas exposic;:óes de documentos e atividades
culturais de interesse da comunidade - cursos, palestras, concursos - .bem
como dispar de servic;:os de reproduc;:ao (microfilme, xerox etc.) e de informa-
c;:óes, com proflssionais capazes de auxiliar os pesquisadores ·na completa utili-
zac;:ao do acervo.
r
1
CAPÍTULO 6
AROUIVOS ESPECIAIS
An:tes de se abordar o tema, é conveniente registrar o empenho com
que os arquivistas se dedicam aos arquivos de papéis como também as demais
formas documentais surgidas em decorrencia da tecnología moderna - foto-
graflas, microformas, discos, fltas áudio e videomagnéticas e todos os 'produ-
tos dos sistemas de computador. T
!
Subsiste ainda a idéia, embora errónea, de que os arquivistas manipu-
lam apenas documentos convencionais e meramente administrativos - corres-
pondencia, memorandos, processos etc. Em conseqüencia, os demais docu-
mentos, como relatórios técnicos, planos de trabalho, projetos, desenhos,
plantas e outros, muitas vezes chamados impropriamente de arquivos técnicos,
sao encaminhados a bibliotecas, centros de documentac;:ao, servic;:os de audiovi- T
suais etc.
Conforme explicitado no capitulo 2, arquivos especializados sao aqueles
que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiencia humana
num campo especifico, independentemente da form¡t ñsica que apresentem.
Sao exemplos os arquivos hospitalares ou arquivos médicos, os arquivos de im-
pr!nsa, os arquivos de engenharia e assim por diante. 1
Viu-se também que arquivos especiais sao aqueles que tem sob sua guar-
da documentos_ em diferentes tipos de suportes e que, por esta raziio, merecem
tratamento especial nao apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
também ao registro, acondicionamento, controle e conservac;:ao. Ambos, entre-
tanto, arquivos especiais e especializados, estao perfeitamente inseridos no
campo da arquivologia, que dispóe dos principios e t~cnicas para a sua carreta
organizac;:ao.
T
 148 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ARQUIVOS ESPECIAIS 149

:
U m jornal o u revista, urna esta~ao de TV o u de rádio, além de seu pró- Nestes casos o código ou o número servirao para identificar e localizar
prio arquivo como empresa, terá também um ou vários arquivos especiais, 1

nao urna, mas um grupp de fotos, que serao posteriormente arquivadas, jun-
contendo material informativo para pesquisa de seu corpo redatorial, bem tas, na mesnia pasta ou envelope. Procedimento identico será aplicado aos ne-
como para guarda de discos, filmes, titas áudio e videomagnéticas, recortes de • 1
ganvos. 1
jornais e fotografias, os quais deverao ser administrados, embora distintos, i
1

como um conjunto arquivístico.

Tratar-se-á aqui dos arquivos especiais mais freqüentemente encontrados
e que sao os de fotografias, titas audiomagnéticas, filmes, discos, recortes de
jornais e catálogos impressos.
1. Arquivo fotográfico
As atividades de um arquivo fotográfico devem ser desenvolvidas basica-
1.3 Registro 1
i
Urna vez codificakas ou numeradas, destacam-se das fotografias todos
os elementos que possarJ servir a pesquisa: nomes, assuntos, fatos ou aconteci-
mentos, datas, lugares orl objetos: Tais elementos serao transcritos numa ficha
1
principal (figuras 34 e 3~), que será desdobrada de forma a atender as peculia-
ridades de cada caso (fi~ras 36 e 37). Para .os assuntos, deve-se elaborar urna
1 '

mente em cinco fases: recep~ao e identifica~ao, preparo, registro, arquivamento lista de termos específicos coro as remissivas necessárias, a fim de se evitar o
1

e pesqmsa. emprego de sinónimos el palavras diferentes para expressar a mesma idéia. Da

1. 1 Recepfiio e identificayiio
& fotografias e os negativos devem ser encaminhados ao arquivo pelos
ficha devem constar ainda informa~oes complementares sobre a apresenta~ao
física da fotografia (brarlco e preto ou em cores), a quantidade, inclusive de
i
negativos, a referencia bibliográfica, em caso de publica~o, e outros dados
pertinentes a cada caso. 1

diversos órgaos que integram a organiza~ao, acompanhados das informa~oes '

indispensáveis ao registro. Q!tando tal nao ocorre, torna-se necessário manter Figura 34
entendimentos coro os remetentes das fotos, no sentido de identificá-las. Unitenno: ficha-índice

1.2 Preparo Nº0525

ARQUIVO CENTRAL
Os métodos mais utilizados para o arquivamento de fotografias sao os
Palavras-chave
de assunto, o numérico simples e o unitermo, em fuce de sua simplicidade de
1 Descritores
opera~ao, rapidez de acesso e localiza~ao, e inúmeras possibilidades de recupe-
ra~ao. 1
Dependendo do método utilizado, as fotografias recebem um código de Resumo: lnstala~éies do ~rquivo Central da FGV. Río de Arquivo Central

assunto - atribuído em func;io do assunto principal - ou um número de re- Janeiro, 22 de malo de 1975) Ediffcios
"- gistro - em ordem crescente, controlado em livro próprio - assinalados, em 1
Sales, Eliana Balbina Rora
7 fol. b/p, 21 pro~as e 7 negativos.
'-' lápis macio, no verso da fotografia e nas pastas ou envelopes em que será 1 Pestana, Marli Soares
acondicionada. 1
1 Pimenta
A experiencia demonstra que nem sempre há necessidade de se codifi- Informativo, 7{6):31-6, jun. 1975.
1
Riani, Eloisa Helena
'- car ou numerar cada foto. Q!tando se recebem cinco, 10, 20 ou mais fotos de 1
:
urna mesma cerimonia, acontecimento, local ou objeto, fotografados de angu-
"-
los diferentes, deve-se dar o mesmo código ou número de registro a cada urna
·~
l das fotos e negativos.

l
'
~

'-

''-'
 150 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
AROUIVOS ESPECIAIS 151
L

Figura 37
Figura 35
Numérico simples: ficha principal Numérico simples: ficha de assunto

[
0525
0525
ARQUIVO CENTRAL r
lnstalac;:oes do Arquivo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de maio
lnstalac;:oes do Arqulvo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de malo L
de 1975.
de 1975.
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.
r
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.

1. Arquivo Central. 2. Edificios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,

1. Arquivo Central. 2. Editrcios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena. •
J

Figura 36 Conforme o método adotado, as fichas principais devem ser arquivadas

Unitermo: ficha de descritor pelo código do assunto ou em ordem numérica, e as demais, em fichário pró- [

prio, em rigorosa ordem alfabética de nomes, assuntos, locais, objetos etc. e

ARQUIVO CENTRAL em ordem cronológica das datas.
o 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.4 Arquivamento
0500 0512 0525 l
1.4.1 Fotografía L
Para se evitar a deteriora~ao pela umidade e acidez, as fotografias devem 1
ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro e guar-
dadas em pastas suspensas, com suportes de plástico. Devem ser identificadas
pelo mesmo código de assunto ou número de registro dado ao grupo de fotos J
que contem e arquivadas pelo código do assunto principal ou em ordem nu-
mérica crescente, conforme o método a,dotado, em móveis de a~o.
É da maior importancia saber-se1quem é quem na fotografia. J
Para se proceder a identifica~o das pessoas retratadas, quando dispostas J
em grupos dispersos, utilizam-se folhas de papel cristal, sobre as quais se decal-
cam, com caneta hidrogr:ifica, o contorno das cabe~as, numerando-as e relacio-
nando abaixo os nomes correspondentes a cada número (figura 38). Essas fo-
lhas receberao o código do assunto ou o número de registro correspondente ás
fotos a que se referem e serao arquivadas em separado, urna vez que a acidez
do papel é prejudicial as fotografias.

L
152 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ARQUIVOS ESPECIAIS 153

Figura 38 quivo em data posterior. ~e adotado o método numérico simples e o uniter-

mo essas fotos devem recbber outro número de registro, seguindo-se, daí por
di~te as rotinas estabeleclidas. No fichário de negativos serao anotadas as in-
, 1

forma<;oes necessárias conforme já foi descrito.

1
1.4.3 Álbum
i
Os álbuns que obbdecem a formatos e dimensoes nao-padronizados,
devem ser arquivados em ~eparado, horizontalmente, colocando-se no arquivo
' 1

ficha remissiva informandb a sua localiza<;ao.

1
1 - Ademilson Rodrigues 6-
1

2 - ElianaBalbinaF.Sales 7- 1.5 Pesquisa ¡

3- 8- A pesquisa será feit~ por meio das fichas principais e secundárias, con-
4 - --------·----- 9 - ----------- sultadas antes de se manus~ar as fotografias, a frm de preservá-las dos desgastes
5- 10- decorrentes do uso. \
1

2. Arquivo de fita ma~nética, filme e disco

1.4.2 Negativo
Devido as peculiaridades de seu suporte - filme - os negativos devem
ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH
neutro ou polietileno.
O código do assunto ou o número de registro e o da fotografia corres-
pondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicio-
nado.
O grupo de negativos - acondicionados individualmente em envelopes
de papilene - referentes a um mesmo acontecimento deve ser colocado em en-
Os procedimentos ~ara o arquivamento de fitas áudio e videomagnéti-
cas, filmes e discos, guard~das as particularidades de cada suporte, sao muito
semelhantes aos aplicados ~o arquivo fotográfico.
Nestes casos, os métodos de arquivamento mais indicados sao o numé-
rico simples e o. unitermoJ Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco,
receberá um número de re~istro que os identificará e localizará no acervo.
Para possibilitar a ~esquisa, devem ser preparadas fichas que permitam
recuperar as informac;:oes ~través de cada um dos elementos de interesse dos
1 • •
usuários, tais como assun\:os, nomes (de conferencistas, autores, mterpretes,
,

velope de papel de pH neutro, em dimensóes especiais, ande será igualmente
transcrito o número do registro. Esses envelopes seráo arquiVádos numerica-
mente, em fichários tamanho 4 x 6".
Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os respectivos ne-
gativos, no lugar destes será feíta urna anota<;ao a fim de justificar a "aparen-
te" falha na seqüencia nl1;1llérica. O mesmo procedimento deve ser mantido
quando acorrer caso inverso, isto é, quando os negativos forem encaminhados
sem as fotos.
Há casos em que as fotografias sao remetidas acompanhadas de um nú-
mero superior de negativos, cujas fotos correspondentes só dao entrada no Ar-
compositores, orquestras, tegentes, diretores etc.), datas, títulos (de conferen-
cias, congressos, músicas, ~lmes etc.) de lugares, acontecimentos, generas musi-
cais (tango, sinfonía, rack etc.).
Além dessas inform~c;:oes, as fichas deverao conter as especificac;:oes téc-
nicas. No caso de litas auJiomagnéticas: o lado da fita (lado 1 ou 2), os núme-
ros-limite que demarcam ~s registros gravados, o tempo de dura<;ao, a data da
grava<;ao, o tipo de gravadd~ e suas características; no caso de filmes: o compri-
1
mento e a bitola do filme, se é sonoro ou silencioso, em cores ou em branco e
preto, o tempo de durac;:ao~ no caso de discos: a durac;:ao da execuc;:ao, o núme-
ro de faixas de cada lado, a'¡ rotac;:ao do disco etc.
1
 154 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA

3. Arquivo de recorte de jornal

Em geral, os recortes de jomais sao arquivados, com vantagem, por as-

sunto, podendo-se aplicar qualquer um dos métodos usuais, ou seja, o dicioná-
rio, o enciclopédico, o decimal ou o duplex.
Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de nao
dificultar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de colora~ao CAPÍTULO 7
de papéis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.
O arquivista deverá apor do lado superior direito do recorte a fonte de AS TÉCNICAS MODERNAS
onde foi extraído, bem como a data do jornal.
Caso seja adotado o método numérico simples ou o do unitermo será A SERVICO DOS ARQUIVOS
indispensável o preparo de fichas por assunto, por nomes de pessoas, por lo- l
cais ou acontecimentos. J

4. Arquivo de catálogo impresso

Além da correspondencia e de outros documentos convencionais, as
empresas possuem também impressos e catálogos produzidos ou nao por elas,
e que devem receber tratamento arquivístico.
1· O arquivamento poderá ser feíto por assunto, por nome das firmas ou
por artigos referenciados nos catálogos.
Urna vez escolhido um desses elementos dever-se-á preparar fichas que
possibilitem a recupera~ao da informa~ao pelos outros dois elementos. Assim,
se a escolha recair sobre o arquivamento dos catálogos por assunto deverao ser
preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles menciona-
dos.
Se o arquivamento for feíto pelos nomes das firmas, serao preparadas fi-
chas para os assuntos e para os artigos. E, finalmente, se o arquivamento for
feíto pelos artigos, devem ser elaboradas fichas para os nomes das firmas e
para os assuntos. , cam-se, de um lado, os que acreditam ser o microfilme um instrumento mági-
Sugere-se que o método a ser apliddo seja o alfabético, tanto para os
nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos.
·Nada impede, porém, que se adote o método numérico simples. N este
caso, cada catálogo receberá um número de registro, pelo qual será arquivado,
devendo ser organizados fichários com entrada pelo nome das firmas, pelos
asssuntos e pelos artigos constantes dos catálogos.
1
1. Microfilmagem
Nao é objetivo deste livro oferecer ao leitor, neste capítulo, informa~oes
técnicas sobre máquinas, filmes, processos químicos etc., que poderao ser en-
contradas em catálogos de fabricantes e em obras arraladas nas bibliografias
especializadas. L
Deseja-se prestar alguns esclarecimentos sobre a tao controvertida aplica-
l
~ao da microfilmagem nos arquivos, que, para esta autora, ainda nao foi ade-
quadamente compreendida em nosso país, e apresentar sugestoes de ordem
prática para sua ado~ao.
Ninguém pode negar o fascínio que a microfilmagem, assim como a in-
J
formática, exerce sobre os profissionais e os usuários da informa~ao. E, como
sói acontecer, tudo o que fascina gera posicionamentos radicais. Assim, desta-
J
co para reduzir massas de arquivos e, do outro, os que alimentam forte pre-
conceito contra ele.
Os adeptos do primeiro grupo, em geral, exacerbam a aplica~ao do
microfilme como fator de economía, colocando em destaque a questiio do es-
pa~o fisico e dos gastos decorrentes do elevado "valor locativo das áreas urba-
nas" (Oliveira & Rosa, 1981). Os do segundo grupo, em sua grande maioria, l
só aceitam o microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente ]
a preservar os originais do manuseio.
 156 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Nao se pode deixar de criticar a posic;:ao dos que apresentam a microfil-
magem como soluc;:ao milagrosa para reduzir espac;:o, fundamentando sua ar-
gumentac;:ao na economía dela decorrente, sem considerar, deliberadamente
ou nao, os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenc;:ao de um
sistema micrográfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessários ao prepa-
ro da documentac;:ao para microfilmar.
A propósito, o especialista frances Michel Duchein {1981) - talvez o
mais conceituado arquivista contemporaneo- observa: "Na Franc;:a, há alguns
anos, realizou-se, com a participac;:ao de especialistas de microfilme, um estudo
comparativo dos prec;:os da microftlmagem de 100m lineares de documentos e
da construc;:ao e instalac;:ao de um edificio para conservar os mesmos 100m de
documentos. O estudo foi feíto por duas equipes distintas: urna do Arquivo
Nacional e outra de urna firma de material fotográfico. Cada equipe elaborou
seu trabalho de modo totalmente independente. A equipe do Arquivo Nacio-
nal concluiu que a conservac;:ao dos documentos originais custaria tres vezes
menos do que sua microfilmagem e a equipe da firma de material fotográfico
concluiu que a microfilmagem custaria cinco vezes mais do que a construc;:ao
de um edificio".
Da mesma forma, pode-se criticar aqueles que, a pretexto de preservar a
memória institucional, acumulam inutilmente papéis que, após cumprir sua
finalidade administrativa ou jurídica, poderiam, pelo valor meramente infor-
mativo de seu conteúdo, ser substituidos por microfilmes, ou, em muitos ca-
sos, simplesmente eliminados.
A discussao entre os que advogam urna ou outra corrente de pensamento
vem-se perpetuando inocuamente através dos tempos, porque a essencia da
questao ainda nao foi devidamente colocada: o custo-benefício da microfilmagem.
A opc;:ao pelo uso da micrográfica jamais poderá basear-se apenas no
exame frío dos custos ejou economía decorrentes de sua implantac;:ao. Diri-
gentes e profissionais, além dos custos, deverao considerar, sobretudo, as vanta-
gens da microfilmagem como instrumento tecnológico auxiliar nao só para
preservar documentos origin¡¡.is, passíveis de destruic;:ao pelo manuseio, como
também para garantir a seguranc;:a do acervo contra fiuto, incendios, inunda-
c;:oes etc., agilizar a recuperac;:ao das informac;:6es e facilitar o seu intercambio,
preencher !acunas dos acervos arquivísticos ou ainda substituir, em situac;:6es
específicas, grandes volumes de documentos de guarda transitória.
O enfoque deformado da matéria tem sido responsável pelo insucesso
de inúmeros programas de microfilrnagem, desacreditando e enfraquecendo a
imagem de urna tecnología que, corretainente aplicada, contribuí para o apri-
moramento dos servic;:os do arquivo.
L
-----
AS Tt:CNICAS MODERNAS A SERVICO DOS ARQUIVOS 157
Assim, a implantac;:ro ou adoc;:ao da microfilmagem nao é tao simples
como pode parecer a prirr(eira vista.
Um bom servic;:o d~ microfilmagem pressupoe, em primeiro lugar, a or-
ganizac;:ao arquivística dos documentos e o estabelecimento de um criterioso
programa de avalia~ao e selec;:ao do acervo documental.
Urna vez organizadbs os arquivos e os documentos devidamente selecio-
nados, o especialista, baseddo na análise da documentac;:ao a ser microftlmada,
deverá proceder a um estJdo de viabilidade económica, de acordo com as dis-
ponibilidades financeiras !da instituic;:ao, definindo e propondo, conforme o
1
caso, urna das seguintes opc;:oes ou a combinac;:ao de mais de urna delas:
o contratar servic;:os de tlerceiros para realizar todas as fases da microfilma-
gem: preparo, microftlrhagem, processamento e duplicac;:ao;
o microfilmar a docume~tac;:ao na própria instituic;:ao e contratar servic;:os de
terceiros para as fuses d~ processamento e duplicat;:ao;
' 1
o executar todas as fases 9a microfilmagem na própria instituic;:ao;
o construir instalac;:6es aqequadas para arquivamento da documentac;:ao, ad:::-
tando-se a microfilmag~m apenas para documentos raros ou de significati-
vo valor histórico. \ ·
De conformidade cdm a. opc;:ao escolhida, só en tao poder-se-á dimensio-
nar o quadro de pessoal ~ecessário, os equipamentos, filmes e demais mate-
riais e acessórios, as insta~ac;:oes para laboratório, arquivos de seguranc;:a e de
consulta, tratamento técn!ico dos documentos e seu armazenamento, bem
como estabelecer as norm~ de funcionamento de todo o sistema que for ado-
tado. 1
. Estes sao, em linhaslgerais, os pontos fundamentais que devem ser ana-
lisados e colocados em disoussao.
Cada instituic;:ao deJerá encontrar a soluc;:ao que melhor atenda as suas
peculiaridades, examinand~ todas as vantagens e desvantagens que envolvem a
microfilmagem, sem perdet de vista que os custos dela decorrentes devem ser
cons1'd erados como mvestunento
. · e nao como d espesa.
1
!
1
2. Tecnologia da inforr;na.;:ao4
i
Na história da evol~c;:ao da humanidade, duas fantásticas invenc;:oes po-
dem ser apontadas como ~esponsáveis pelos progressos técnicos, científicos e
1
1
4
Transcri(:ao parcial de artigo dai autora, publicado no Boletim da AAB, 4 (1), jan.fmar. 1994,
sob o título "Os arquivos e as novas tecnologias".
 158 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
culturais alcan<rados pelo hornero desde a sua origem até os nossos dias: a im-
prensa, em meados do século XV, e a informática no século atual.
Dispensável arralar aqui as inúmeras modificac;:óes que foram sendo
introduzidas no cotidiano das pessoas em decorrencia dessas descobertas e
seus desdobramentos em novas tecnologias, desenvolvidas num ritmo cada va.
mais rápido, transformando-se num fenómeno complicado de administrar,
visto que qualquer mudanc;:a requer um período próprio de assimilac;:ao e
adaptac;:ao.
Certamente, esses fenomenos da modernidade- velocidade versus avan-
c;:os tecnológicos - invadiram o universo daqueles que tero a informac;:áo como
matéria-prima de seu desempenho profissional, entre os quais estamos nós ar-
quivistas, bibliotecários, documentalistas, analistas de sistemas e tantos outros.
Essa nova realidade suscita nos espíritos curiosos e criativos inúmeras
questóes, muitas delas ainda sem respostas, nao só sobre o papel dos arquivos
em face dos desafios tecnológicos do mundo contemporaneo como também
sobre o perfil do profissional capaz de enfrentar tais desafios.
É inquestionável o fato de que, queiramos ou nao, a tecnología rompeu
com os esquemas tradicionais relacionados com a informac;:ao e coro o docu-
mento, como resultado dos avanc;:os obtidos na área das comunicac;:óes, da uti-
lizac;:ao de novos equipamentos e materiais distintos dos convencionais (o per-
gaminho e, principalmente, o papel), tais como: filmes, vídeos, fitas audio-
magnéticas, documentos informáticos etc.
Ao arquivista, como profissional, cabe a obrigac;:ao de conservar, admi-
nistrar e difundir toda e qualquer informac;:ao, independentemente de suas ca-
racterísticas físicas.
Sua responsabilidade pode ser considerada ainda maior em face dos ris-
cos de perda das informac;:óes em virtude da fragilidade dos novas suportes, da
falta de padronizac;:áo de equipamentos que permitam a recuperac;:áo das infor-
mac;:óes no futuro e, sobretudo, do desconhecimento por parte daqueles que
criam esses novos documentos do valor que os mesmos representam para¡ a
história e o funcionamento das organizac;:óes.
A partir dos anos 80, a explosao do uso de microcomputadores em to-
das as suas versóes e aplicac;:óes, das mais simples, como a edic;:ao de textos, até
as mais complexas, vem-se constituindo no mais fantástico de todos os instru-
mentos facilitadores do armazenamento, tratamento e recuperac;:áo de informa-
c;:óes. Em contrapartida, se inadequadamente utilizados, poderáo ser responsá-
veis pelo desaparecimento de registros e, conseqüentemente, colocar em risco a
integridade dos acervos arquivísticos.
L
AS TÉCNICAS MODERNAS A SERVIQO DOS ARQUIVOS 159
Entre as mais recentes tecnologías produzidas no mundo encantado da
informática podemos mencionar: o -tratamento digital de imagens, seu arma-
zenamento em disco óptico, que possibilita nao só sua rápida recuperac;:ao,
como sua visualizac;:ao em vídeo ou ainda sua impressao em papel, muitas ve-
zes com qualidade superior aos originais; as técnicas de fluxo de trabalho
( workOoW), que, através de software adequado, criam urna auto-estrada eletrO-
nica, onde as imagens dos documentos trafegam· veloz e automaticamente en-
tre as estac;:oes de trabalho; a multimídia, que possibilita a combinac;:ao de
sons, textos e imagens, em movimento ou nao, oferecendo recursos cada va. [
maiores na área da informac;:ao, com reflexos imprevisíveis para o futuro da
humanidad e.
É preciso, porém, lembrar que tais ayanc;:os tecnológicos, ao lado das
vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexao e .!
exigem soluc;oes dentro de curto espac;:o de tempo, a saber: falta de respaldo le-
gal, no Brasil, que assegure o valor probatório dos registros contidos em supor-
tes informáticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando ne-
cessária a transferencia periódica das informac;:oes para outros suportes;
obsolescencia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessá-
rios a leitura das informac;:oes armazenadas; falta de padronizac;:ao na fabrica-
c;:ao de equipamentos e suportes, limitando ou mesmo inviabilizando a
interac;:ao dos recursos materiais disponíveis e, finalmente, os altos custos de
conservac;:ao e manutenc;:ao física de acervos informáticos.
Entretanto, o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem precon-
ceitos, e os arquivistas devem estar preparados profissionalmente para utilizar
todos os meios disponíveis para se obter, rapidamente, informac;:óes confiáveis, T
precisas e completas.
As mudanc;:as continuarao ocorrendo e sempre coro grande velocidade,
o que nos impede de profetizar sobre o futuro.
Se o século X1X caracterizou-se pela revoluc;:ao industrial, o século XX
será, coro certeza, lembrado como o portal de entrada na era da revoluc;:áo da
· infurmac;:ao.
j
J
!
 1

1 CAPÍTULO 8

.A POlÍTIC~ NACIONAL DE ARQUIVOS

!
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
SISTE~A NACIONAL DE ARQUIVOS

Após tres décadas! de tentativas para dotar o Brasil de urna lei de arqui-
vos, foi fmalmente promulgada, ero 8 de janeiro de 1991, a Lei n2 8.159, que
dispoe sobre a política ~acional de arquivos públicos e privados, cabendo ao
Conselho Nacional de .Árquivos {Conarq), órgao vinculado ao Arquivo Nacio-
nal, definir essa política ¡como órgao central do Sistema Nacional de Arquivos
{Sinar), ambos criados ¡:JOr for~a de seu artigo 26 e regulamentados pelos de-
cretos n"' 1.173, de 29 dd junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
A cria~ao do CoJarq constituiu, sem dúvida, uro grande passo para o
estabelecimento de uro~ eficiente rede de arquivos públicos e privados, que
possibilitará o aperfei~o~mento das institui~oes, a sirnplifica~ao e a racionali-
za~ao de procedirnentosl a redu~ao dos custos de manuten~ao da burocracia
administrativa, o melho~ aproveitamento dos recursos humanos e materiais, o
desenvolvimento de programas participativos e, sobretudo; a ado~ao de uro
comportamento ético nJ gerencia da coisa pública, ero decorrencia do acessoi
democrático as informa~pes por parte dos cidadaos.
Dentre as compet~ncias do Conarq, destacam-se as seguintes:
o defmir normas gerais! e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento
do Sistema Nacional\de Arquivos (Sinar), visando agestao, apreserva~ao e
ao acesso aos documeptos de arquivo;
o promover o inter-rela~ionamento de arquivos públicos e privados, coro vis-
tas ao intercambio e aintegra~o sistemica das atividades arquivísticas;
162 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
o zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que nor-
teiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
o estimular programas de gestao e de preserva~ao de documentos produzidos
e recebidos por órgaos e entidades, nos ambitos federal, estadual e munici-
pal, em decortencia das fun~oes executiva, legislativa e judiciária;
o subsidiar a elabora~ao de planos nacionais de desenvolvÚnento, sugerindo
metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
o estimular a implantac;ao de sistemas de arquivos nos poderes Legislativo e
Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios;
O declarar como de interesse público e social os arquivos privados que conte-
nham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos
termos do art. 13 da Leí nº 8.159/91.
Em razao das func;oes normativas atribuidas ao Conselho, a sua repre-
sentatividade está assegurada nao apenas na esfera govemamental, como tam-
bém entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo diretor-geral
do Arquivo Nacional, o Conarq constituí-se de 16 membros conselheiros, re-
presentantes do Poder Executivo Federal, do Poder Judiciário Federal, do Po-
der Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras
de cursos de arquivologia, dos arquivos públicos estaduais e municipais; da As-
sociac;ao dos Arquivistas Brasileiros e de instituic;oes nao-govemamentais que
atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservac;ao e/o u acesso a fontes docu-
mentais.
Sua.composi~ao, portante, espelha a convergencia de interesses do Esta-
do e da sociedade, de modo a compatibilizar as questoes inerentes a responsa-
bilidade do poder público perante a preserva~ao do patrimonio arquivístico
brasileiro e o direito dos cidadaos as informa~oes.
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacio-
nalizac;ao do Sinar, foi prevista a críac;ao de camaras técnicas e de cornissoes
especiais com a incumbencia de elaborar estudos e normas necessárias a
implementa~ao da política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo
ao Arquivo Nacional dar suporte técnico e administrativo ao Conselho.
O Decreto n 2 1.173, de 29 de junho de 1994, que "dispoe sobre a com-
petencia e o funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq} e do
Sistema Nacional de Arquivos (Sinar}", estabelece, em seu artigo 12, como
membros natos do sistema, os arquivos federais dos poderes Executivo, Legisla-
tivo e Judiciário e os arquivos estaduais e municipais dos poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário, tendo como órgao central o Conarq. Preve também
A PO LIT! CA NACIONAL DE ARQUIVOS 163
que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao siste-
ma mediante convenio com o órgáo central.
Compete aos integrantes do sistema:
o promover a gestao, a preservac;ao e o acesso as informac;óes e aos documen-
tos na sua esfera de competencia, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas do órgao central;
o disseminar, em sua área de atuac;ao, as diretrizes e normas estabelecidas
pelo órgao central, zelando pelo seu curnprimento;
o implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de forma a ga-
rantir a integridade do ciclo documental;
o garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
o apresentar sugestóes ao órgáo central para o aprimoramento do sistema;
o prestar informa~óes sobre suas atividades ao órgao central; J
o apresentar· subsidios ao órgao central para a elaborac;ao dos dispositivos le-
gais necessários ao aperfeic;oamento e a implementac;ao da política nacio-
nal de arquivos públicos e privados;
o promover a integrac;ao e a modernizac;áo dos arquivos em sua esfera de
atuac;ao;
o propor ao órgao central os arquivos privados que possam ser considerados
de interesse público e social;
o comunicar ao órgao central, para as devidas providencias, atos lesivos ao
patrimonio arquivistico nacional;
o colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos públicos e priva- ~1
dos, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
arquivos;
o possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras técnicas e comissóes
especiais constituidas pelo Conarq;
o proporcionar aperfeic;oamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,
garantindo constante atualizac;áo.
Os integrantes do sistema, cabe ressalvar, seguirao as diretrizes e normas
emanadas do órgáo central, sem prejuízo de suas subordinac;óes ou vincula-
c;óes administrativas.
 ANEXO 1
EXERCÍCIOS*

1 Alfabético 1

2 Geográfico J

3 Numérico simples
4 Dígito-terminal 1
1

5 Dicionário i
6 Enciclopédic~ 1

7 Duplex e dec1mal
8 e 9 Decimal \
10 Numérico cronológico
r. ' .
11 Al1anumenco i
1

i
12 Variadex 1

l. MÉTODO ALFABÉUCO
1

Ordene alfabeticamente, identro de cada grupo, os nomes dados a seguir:

1

) Amilcar Teixeira 1

) Joao Barbosa 1

) Alfredo Barbosa ¡
) A. Barbosa 1

) Amilcar Teixeira Filho

1,

* fu respostas encontram-se n~ anexo 2.

L
 166 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
EXERCICIOS 167

( ) Maria Angelica Velasques b) Organize uro fichário geográfico pelas cidades.

( ) Antonio Jardim Valério ) Salvador - Bahía - Camilo Portes
( ) Luiz José de Oliveira ) Ilhéus - Bahía - Antonio Feitosa 1
( ) Maria Angela Velasques ) Salvador - Bahia - Marta Campos
( ) Cidália Boaventura ) Itabuna - Bahia - Marita Campos
) Jequié- Bahía- Roberto Falcáo Portes
( ) J. C. Arantes & Cia. ) Itabuna - Bahía - Alberto Falcao Portes
( ) Junta de Concilia~ao Trabalhista ) Ilhéus - Bahía -Jorge Freitas
( ) Associa~ao Co!Jlercial de Sao Paulo ) Salvador - Bahia - Maria Campos
( ) Associated Press ) Itabuna - Bahia - Aimoré & Cia. Ltda.
( ) Associa~ao dos Arquivistas Brasileiros ) Jequié- Bahía- Roberto Antunes Portes
1
( ) Margaret O'Brien J
3. MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
( ) John Mac Luan
( ) Sir Laurence Olivier a) Organize' o arquivo, considerando que as pastas miscelánea deverao conter,
( ) Marie Du Pont no máximo, tres correspondentes, e cada uro deles coro até cinco cartas.
( ) Nair von Uslar b) Elabore o índice alfabético rernissivo.

( ) Sª Congresso Brasileiro de Arquivologia ( Jorge Monteiro- lO cartas

( ) 4ª Congresso Internacional de Arquivos ( Paulo Ribeiro - 5 cartas
( ) 1ª Congresso de Arquivos e Bibliotecas ( Armando Alves & Companhia- 6 cartas
( ) F Conferencia de Arquivos e Bibliotecas ( Rogério Bragan~a- 10 cartas
( ) 3ª Congresso Nacional de Arquivistas ( Sociedade Brasileira de Ensino - 2 cartas
( Antonio de Moraes Sobrinho - 11 cartas
2. MÉTODO GEOGRÁFICO ( Carmen Del Rio - 4 cartas
( Sydnei Dantas - 7 cartas
a} Organize uro arquivo geográfico pelos estados. Guilherme Torres - 7 cartas
(
( ) Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia. ( Nicolau Gomes - 9 cartas
{ } Alagoas - Maceió - Lúcia Miguel Pereira ( Alberto Leao - 1 carta
( } Piauí -lhesina -J. Teixeira Leite ( Centro Brasileiro de Pesquisas Físicas - 10 cartas J
{ } Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia. ( Brito Alves & Cia. - 20 cartas
( } Pernambuco - Olinda- Marins Sociedade Ano~a ( José Alves Bretas- 50 cartas
{ } Paraná- Curitiba- Francisco Rizental ( Raimundo Correa - 28 cartas
( ) Paraná - Curitiba - Robert Prochet ( Paulo A. C. de Carvalho - 35 cartas
( } Minas Gerais - Sabará - Hugo Mariz de Figueiredo ( Helena Hughs - 15 cartas
( } Minas Gerais - Belo Horizonte - Volf Rotholz ( Ricardo Esteves - 5 cartas
{ } Rio Grande do Norte- Natal- Joao Galvao de Medeiros ( J oao de Faria - 2 cartas

L
168 ARQU!VO: TEORIA E PRÁTJCA
EXERCICJOS
169

( ) Imobiliária Panorama S.A. - 12 cartas

Publicidad e
( ) Cléa Lindenberg - 8 cartas
Exposic;oes 1
( ) Casemiro Montmor - 4 cartas
( ) Luiz Martins - 10 cartas
Relatórios i
Correspondencia partic4Iar do diretor
( ) Paul di Franco - 17 cartas
Estatutos 1

1
( ) Aldo Diegues - 3 cartas
Assembléia Geral 1
( ) Paulo Barreto Filho - 7 cartas
Conselho Diretor 1
( ) Antonio Lourenc;o Neto - 12 cartas
Outros assuntos 1

4. DÍGITO-TERMINAL Férias .1

Pagamentos 1

a) Ordene os dossies dos correspondentes a seguir, obedecendo a numerac;ao Salário-farnília \

que !hes foi atribuída segundo o método dígito-terminal. Assistencia psicológica 1

Conservac;ao e recuperac;~o
001299 Angela de F. Rotholz
Inventários i
032.699 Vera Lucia Machado
Operac;oes bancárias 1
129.129 Nilza Maria Lobo
Patrimonio 1
159.544 Lia Temporal Malcher
Comunicac;oes
305.218 Lectícia dos Santos
306.818
483.920
Fernando Silva Alves
Lourdes Costa e Souza
6. MÉTODO ENCICLO~ÉDICO
1

588.029 Helena Correa Machado Organize um esquema d~ assuntos, em ordem enciclopédica, adotando como
784.020 Maria Amélia Gomes Leite classes principais: Organi.Zac;:ao, Pessoal, Orc;:amento, Material, Comunicac;:oes e
0

Patnmomo.A
0
1
984.120 Regina Alves Vieira 1

b) Organize um índice alfabético remissivo desses correspondentes. Prédios e salas 1 ,

Regulamentos , 111

Organogramas
5. MÉTODO DICIONARlO
Admissao
Organize os assuntos a seguir em ordem dicionária. Aluguel de salas
Receita
Treinamento de pessoal
Correios
Aperfeic;oamento de pessoal
Condomínio
Assistencia técnica
Telex
Material permanente 1

Gratificac;:oes de func;:oes 1
Aquisic;ao de material de consumo
Aquisic;:ao de material J
Previdencia e assistencia social
Lirnpeza e conservac;:ao de prédios
Recrutamento de pessoal
Salários 1
Q!adros e tabelas de pessoal
Baixas de material 1
Relac;oes públicas 1
Mudanc;:as
170 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS
171

Concorrencias Duplex Decimal

Licitac;:óes SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Casas de empregados Congressos
Recrutamento de pessoal Aulas inaugurais. Discursos
Terrenos Visitas, visitantes
Despesa
Dispensa de pessoal 8·. MÉTODO DECIMAL
Telégrafos
Férias a) Organize um esquema de assuntos a partir do número da dassificac;áo.
Gratificac;:óes por tempo de servic;:o Adiantamento de crédito 262
Rádio Antigüidade 012.1
Previdencia social Aposentadoria 017
Licenc;:as Aproveitamento de funcionário 016
Satélite
Arquivos 114
Auxilios diversos 242
7. MÉTODOS DUPLEX E DECIMAL
Borracha 123
Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da Cadeiras 112
dasse 3. · Contratados 021
.1
Duplex Decimal Créditos 260
PUBUCA<;ÓES Créditos adicionais 261
Permuta de publicac;:óes Des pesa 250
Exposic;óes e feiras de livros Diarista 023
Postas de vendas. Representantes Elaborac;:áo do orc;:amento 210
No pais Extranumerário 020
No estrangeiro
Fitas de máquina 124
Direitos autorais
Funcionário 010
ENSINO J
Cursos Gratificac;:óes 019
Recrutamento Lápis 122
Alunos Licenc;:a-prernio 0182 !
Matrículas Licenc;a para tratamento de saúde 018.1
Trancamento Licenc;:as 018
Taxas. Anuidades. Mensalidades Máquinas 113 r
Bolsas de estudos Máquinas de calcular 113.2 !
ASSISTENCIA TÉCNICA
Máquinas de escrever 113.1
Intercambio cultural
Acordos. Convenios
Material 100
Material de consumo 120 T
 172 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICJOS 173

Material permanente 110 9. MÉTODO DECIMAL 1

Mensalista 022 1
a) Organize um esquem4 de assuntos e numere pelo método decimal, utili-
Merecirnento 0122
zando os títulos a segujr.
Mesas 111
1
Nomea~;ao 011 Concursos de monografia.S
Nomear;;ao em comissao 011.3 Solenidades. Comemorar;;ob
Nomea~;ao efetiva 011.2 Inventários de material [
Nomea~;ao interina 011.1 Proposta or<;:amentária
Or~;amento 200 Comunicar;;oes de posse
Papel 121 ASSUNTOS DIVERSOS
Pessoal 000 Permuta de livros
Promo~;ao 012 Sistemas (processamento d~ dados)
1

Readmissao 015 Supleinenta<;:iío de verbas1

Receita 240 .Publicar;;oes (livros, periódi~os etc.)

Reintegra~;ao de funcionário~ 014 Documenta<;:iío de sistemas\
1

230 Estágios em órgaos especializados

San~o do or~mento 1

241 Acordos. Convenios de assistencia técnica

Subvenr;;oes
024 RECURSOS HUMANOS 1
Tarefeiros
013.1 Imóveis \
Transferencia ex-oHicio
Compra de livros 1
Transferencia de funcionário 013
Impressao de obras institucionais
Transferencia a pedido 013.2
ASSISTENCIA TÉCNICA 1
Vota~;ao do orr;;amento 220
Avaliar;;ao de custos de sistemas
\ 1
'--" ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
b) Classifique os assuntos a seguir pelo esquema que voce acabou de organizar. 1

Aluguel de edificios
l. Contratar;;ao de tarefeiro Visitas. Visitantes
2. Pedido de transferencia para outro departamento Terrenos 1

3. Solicitar;;ao de pagamento em espécie relativo a licen~;a-premio Aquisi<;:iío de material perm¡mente

4. Nomea~;ao de funcionários para cargo em comissao Regimentes. Regulamentos 1 1

S. Encaminhamento de boletim de merecirnento para fms de promo~;ao Requisi~;ao de funcionários i

·~
6. Convoca~;ao de reuniao para aprovar or~;amento anual da institui~;ao Folhas de pagamento \
7. Pedido de subven~;ao·a Seplan Sele<;:iío de pessoal ·
\_ 8. Licita~;ao para compra de máquinas de escrever COMUNICA<::OES ¡
9. Controle de estoque de papel Aquisic;ao de material de cohsumo
10. Solicitar;;ao de abertura de crédito especial para implantar Servi~;o de Mi- ORGANIZACÁO 1

~
crofllmagem Grupos de trabalho '
,_
1
¡
174 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERC(CIOS 175

Prestac;:ao de servic;:os de processamento de dados por terceiros l. Restituic;:ao de processo ·referente a requisic;:ao de José Valentim da Rocha
Pagamento de pessoal Júnior L

1 Pedidos de donativos e auxílios diversos

Gratificac;:óes a pessoal
2. Informac;:oes sobre a realizac;:ao do Seminário Universidade/Administrac;:ao
Pública
1
L
Pedidos diversos de assistencia técnica 3. Pedidos de colaborac;:ao de um arquivista, pelo período de um mes, para
Relatórios organizar os arquivos de urna instituic;:ao congenere
r
Servic;:o telefonico
4. Comunicac;:ao da posse do sr. José Augusto Gomes da Silva no cargo de di-
Aperfeic;:oamento de pessoal
retor do Museu Histórico 1~
Comissóes
Aquisic;:ao de ediflcios 5. Estudos sobre o regimento da instituic;:ao
Utilizac;:ao de programas no computador 6. Criac;:ao de Comissao de Análise de Documentos
Recrutamento de pessoal 7. Importac;:ao de equipamentos de telex
Planos e roteiros de trabalho
8, Convocac;:áo para concurso de calculista
Impressáo de periódicos
Colaborac;:áo com outras instituic;:óes
9. Estudos de viabilidade económica referentes acompra de prédio para ins-
talac;:ao dos escritórios da fuma
Admissáo
Doac;:áo de livros 10. Assinatura de revista técnica
Congressos. Conferencias. Seminários 11. Solicitac;:ao de estágio
INFORMÁTICA 12. Pagamento de jeton por participac;:ao em reunioes do Conselho
Automac;:áo. Processamento de dados
13. Convite para solenidade de fim de ano
Concursos e provas
Métodos de trabalho 14. Regulamento de concurso de monografias
Telex 15. Recomendac;:oes do 5Q Congresso Brasileiro de Arquivologia
Subvenc;:óes e auxilios 16. Pedido de autorizac;:ao para que urna turma de alunos visite o Arquivo
Conservac;:áo. Recuperac;:áo de material
17. Manuais de programas e de sistemas
PATRiMONIO
18. Impressao dos estatutos da instituic;:ao
Prestac;:áo de servic;:os de processamento de dados a terceiros
MATERIAL 19. Cantas de telefone
Orc;:amento 20. Pedido de R$5.000,00 para ajudar campanha de Natal 11
Correios e Telégrafos
Cessáo de funcionários para participar de trabalhos técnicos em outras insti- 10. MÉTODO CRONOLÓGICO
tuic;:óes
Protocole a correspondencia anexa, adotando os modelos das fichas constantes
b) Organize um índice al&bético remissivo.
das páginas 57, 58 e 59, figuras 10, 11 e 12, e classificando os assuntos de acor-
e) Classifiq1,1e e codifique os assuntos a seguir pelo esquema de classificac;:áo do com o esquema correspotidente ao exercício número 9, página 190, que
voce organizou: T
que voce acabou de organizar.
176 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS 177

a) Correspondencia n• 1 b) Correspondencia n• 2

DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA INSTITUTÓ BRASILEIROI DE ADMINISTRAI;AO

SERVICO DE !NATIVOS E PENSIONISTAS MILITARES
1
CENTE-C-476/83
DMF/SIP/8.948 1

1
Rio de Janeiro, 26 de junho de 1983
Sao Paulo, 19 de maio de 1983
l CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO
Secretaria de Administra¡;:áo
Secretaria de Administra¡;:áo Nº 1.979
Nº790 Data: 29/6/83
Data: 21/5/83 Código: 920
Código: 150 Destino: DEP
Destino: Dep. Pessoal
limo. Sr. i
José Barbosa Neves 1

Senhor Chefe Departamento de Estudos ¡e Planejamento da Secretaria de Administragao

do Estado de Sao Paulo
a
Restituo a V. Sª o processo anexo, nº 9. 720/43, referente requisi-
1

Av. 9 de Julho, 239, 12º an,dar ·

gao de José Valentim da Rocha Júnior, tendo em vista nao ser mais neces- Sao Paulo - SP 1
sário a este seNigo. 1

Aproveito a oportunidade para renovar a V. Sª os protestos de esti- Prezado Senhor

ma e consideragao.
1
Lamentando o nacb-comparecimento de um representante da Se-
(ass.) Therezinha Bastos Alkmin cretaria de Administragao !no Seminário Universidade/Administrar;;ao Públi-
Subst. do chefe SIP ca, realizado na USP, no !período de 15 a 20 de junho de 1983, sob os
auspícios do IBA, temas oll prazer de remeter, em anexo, as conclusoes do
limo. Sr. evento.
Chefe do Departamento de Pessoal Aproveitamos a o~ ortunidade para expressar-lhe os nossos protes-
1
da Secretaria de Administragao do Estado de Sao Paulo tos de aprego e admiragaq.
1

Atenciosamente,
1
Affonso Campos
Diretor Executivo

1
1
178 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS 179

e) Correspondencia n2 3 d) Correspondencia na 4
L
DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA MUSEU HISTÓRICO NACIONAL
DEPARTAMENTO. DE DOCUMENTAQÁO
Of. nº 971 l
DMF/DpD/15.435 Rio de Janeiro, 31 de agosto de 1983
Sáo Paulo, 28 de agosto de 1983
CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO Secretaria de Administrac;:ao
Secretaria de Administrac;:áo Nº 4.028
Nº 3.568 Data: 4/9/83
Data: 31/8/83 Código: 940
Código: 813 Destino: SA
Destino: DpD
1
Do: Diretor do. Museu Histórico Nacional
Senhor Chefe Ao: Secretário de Administragáo do Estado de Sáo Paulo

Tenho a honra de me dirigir a V. S11 para solicitar a cooperagáo téc- Senhor Secretário
a
nica dessa Secretaria Delegacia do Ministério da Fazenda.
Muito contribuiri~ para a melhor organizagáo de nossos arquivos a Tenho a honra de comunicar a V. Sª que, em data de 19 do corren-
colaboragáo de urna arquivista pelo periodo de um mes. te, assumi o cargo de di retor do Museu Histórico Nacional, anteriormente
Agradecendo desde já a aten9áo dispensada ao presente pedido, exercido pelo academice Ricardo Arruda.
aproveito a oportunidade para reiterar a V. S11 os protestos de minha alta Esperando continuar a merecer por parte de V. Sª o mesmo apoio e
consideragáo. cooperagáo com que sempre foi distinguido o meu antecessor, desejo in-
formar que esta instituigáo náo poupará esforgos para contribuir com sua
Crésio Mendonga cooperagáo em todos os setores que lhe dizem respeito, podendo V. Sª
Chefe do Departamento de Documentagáo contar com esta casa incondicionalmente dentro da sua condigao de mu-
seu.
limo. Sr.
Jacques Jones Netto Atenciosamente,
Chefe do Departamento de Documentagáo r
da Secretaria de Administragao do Estado de Sáo Paulo José Augusto Gomes da Silva
Di retor
1
180 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS 181

e) Correspondencia na 5 11. MÉTODO VARIADEX

1

a) Codifique os nomes a s~guir, de acordo com a chave de cores da página 92

1

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA b) Ordene esses nomes: 1

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÁO UNIVERSITÁRIA 1

Ana Lúcia Gomes de Castilhos
1
Of. nº 900/83 Andréa Botelho Lopes Coimbra
1
Santa Maria, 5 de outubro de 1983 Angela Nascimento dos Sa ntos
Beatriz Pedroza Aguinaga [
CARIMBO DE PROTOCOLO C. Catram & Cia. Ltda. i
Secretaria de Administra¡;:ao Claudia Maria de Andrad¿ Leopoldina
Nº 5.829 Elizabeth Trisuzzi Costa 1
Data: 9/1 0/83
Janete Hideko Hagiwara 1
Código: 920
Destino: DpD Marcia Rodrigues Loureiro:
Maria da Glória Aran tes Kbpke
Senhor Che fe Maria Helena Costa Pereir1 de Lyra
Maria Lemas Barbosa TeixJira
lmensamente gratos pela atengao, sentido cooperador e de
discernida visáo em apoio a esta Universidade, queremos agradecer ter- Marla Ignez Ferreira Jaeger[
nos permitido realizar com as profªs lgnez Felipe e Elizabeth Baptista d& Maria Rita de Carvalho \
Oliveira o nosso Seminário de Arquivo. Moysés Cohen 1

A capacidade das ministrantes e o inusitado interesse despertado Paulo Roberto Elian dos sabtos
nesta instituigáo serviram para que possamos incrementar as atividades Regina da Luz Moreira 1
pro postas.
Rogério Machado Riscado i
Aproveito e apresento o mais elevado conceito de estima e consi-
deragáo. Rosimary Cabral da Silva 1

Sonia Maria da Rocha Abreu

Atenciosamente, Virgínia Maria Spinelli Hottz
Zilda Rodrigues de Souza [
Kleber Altivo Machado 1

Pró-Reitor de Extensao Universitária 1

12. MÉTODO ALFA.NUMÉRICO

1
limo. Sr. a) Codifique os nomes a seguir, pelo método alfanumérico, de acordo com a
Jacques Jones Netto
chave das páginas 94-5:
Chefe do Departamento de Documentagao
da Secretaria de Administragáo do Estado de Sao Paulo b) Ordene esses no mes:

Alvaro Pinto da Silva

Áurea Parente da Fonseca
Beatriz Aparecida Boselli Br~ga
1
Denir téa do Patrocinio
1
Edelweiss Carvalho 'Bemates ¡

~~-. -----..
---~--. -,---·
 182 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

Erilza Galvao dos Santos

Ivani Beltrami de Faria 1
Maria Alice de Azevedo Andrade
Maria de Fátima Sánchez Alvarez
Maria de Fátima Vieira Lopes
Maria Isabel Rodrigues Pequeno
Maria Leonilda Bernardo da Silva ANEXO 2
Maria Thereza Chermont de M. Vaz 1

Maria Schaetzle Braga

RESPOSTAS
Marise Maleck de O. Cabral
Marlene da Costa Barros
Rejane Arauja Benning
Solange Loureiro Teixeira
Sonia Maria Martins l. MÉTODO ALFABÉTICO
Valéria Faria de Oliveira
Vera Lúcia Ferreira Bellardi Jagrupo:4,3,2, 1,5
Barbosa, A.
Barbosa, Alfredo
Barbosa, Joáo
Teixeira, Amilcar
Teixeira Filho, Amilcar

2agrupo:5,3,2,4, 1
Boaventura, Cidália
Oliveira, Luiz José de
Valério, Antonio Jardim r-
Velasques, Maria Angela '
Velasques, Maria Angelica

3agrupo:4,5,2,3, 1
Associa!fáo dos Arquivistas Brasileiros
Associa!fáo Comercial de Sao Paulo
Associated Press
J. C. Arantes & Cia.

l
Junta de Concilia!fáo Trabalhista
,_
184 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
RESPOSTAS 185

4Qgrupo:3,2,4, 1,5
Salvador - Bahia - Cainpos, Maria
1

Du Pont, Marie Salvador - Bahia - Campos, Marta

Mac Luan,John Salvador - Bahía - ForteJ, Camilo
1

O'Brien, Margaret
Olivier, Laurence (sir)
Uslar, Nair Von
3. MÉTODO NUMÉRido SIMPLES
a . - do arqwvp
)' oTganiZafaO .1 (atn"bux~ao
. de numeras
' aos correspond entes): 1, 2,
3, 4, M-1, 5, M-1, 6, 7, ?, M-1, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, M-2, 16, 17, M-2, 18,
5Qgrupo:3,4,2, 1,5
19, M-2, 20, 21. [
Conferencia de Arquivos e Bibliotecas (11'-) 1

Congresso de Arquivos e Bibliotecas (1º) b) Índice alfabético remisJivo:

1
Congresso Brasileiro de Arquivologia (5º) Armando Alves & Compafiliia - 3
Congresso Internacional de Arquivos (4º) Barreta Filho, Paulo - 20 1

Congresso Nacional de Arquivistas (3º) Bragan~a, Rogério - 4 1

Bretas, José Alves- 11 1

2. MÉTODO GEOGRÁFICO Brito, Alves & Companhid - 10

1
Carvalho, Paulo A. C. - 13
a) Arquivo geográfico pelos estados: 2, 1, 9, 7, 8, 6, 5, 4, 3, 10 Centro Brasileiro de Pesqu~sas Físicas - 9
Alagoas - Maceió - Pereira, Lúcia Miguel Correa, Raimundo - 12 1

Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia. Dantas, Sydnei - 6 J

Minas Gerais - Bdo Horizonte - Rotholz, Volf Del Rio, Carmen - M-1
Minas Gerais - Sabará - Figueiredo, Hugo Mariz de Diegues, Aldo - M-2
Paraná - Curitiba - Prochet, Robert Esteves, Ricardo - 1S. 1

Paraná - Curitiba - Rizental, Francisco Paria, Joao de- M-2 1

1

Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia. Franco, Paul di -19 1

Pernambuco - O linda - Marins Sociedad e Anonima Gomes, Nicolau - 8 1

Piauí - Teresina - Leite, J. Teixeira Hughs, Helena -14 1

Rio Grande do Norte- Natal- Medeiros, Joao Galvao de lmobiliária Panorama S/ Al-16
Leao, Alberto - M-1 1
1

b) Arquivo geográfico pelas cidades: 10, 1, 9, 4, 7, 5, 2, 8, 3, 6 Lindenberg, Cléa - 17 1

Louren~o Neto, Antonio -\21

Ilhéus - Bahia - Feitosa, Antonio
Martins, Luiz - 18 1
Ilhéus - Bahia - Freitas, Jorge
Monteiro, Jorge - 1
ltabuna - Bahia - Aimoré & Cia. Ltda. 1

Montmor, Casemiro --'- M-~

ltabuna - Bahia - Campos, Marita
Moraes Sobrinho, Antoniojde- 5
ltabuna- Bahia- Portes, Alberto Falcao
Ribeiro, Paulo - 2
Jequié - Bahia - Portes, Roberto Antunes
Sociedade Brasileira de Ensino- M-1
Jequié - Bahia- Portes, Roberto Falciio 1
Torres, Guilherme - 7
186 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS 187

4. DÍGITO-TERMINAL Inventários
Material permanente
a) Ordenac;ao dos dossíes:
Operac;oes bancárias
30.52.18 Lectícia dos Santos Outros assuntos
30.68.18 Fernando Silva Alves Pagamentos
48.39.20 Lourdes Costa e Souza Patrimonio
78.40.20 Maria Amélia Gomes Leite Prevídencia e assistencia social
98.41.20 Regina Alves Vieira Publicidade
58.8029 Helena Correa Machado ~adros e tabelas de pessoal
12.9129 Nilza Maria Lobo Relac;6es públicas
15.95.44 Lía Temporal Malcher Relatórios
00.12.99 Angela de F. Rotholz Salário-família
0326.99 Vera Lucia Machado Treinamento de pessoal
.1
b) Índice alfabético remissivo:
Alves, Fernando Silva 38.68.18 6. MÉTODO ENCICWPÉDICO
Leite, Maria Amelía Gomes 78.40.20 COMUNICACOES
Lobo, Nilza María 12.91.29 Correios
Machado, Helena Correa 58.80.29 Rádío
Machado, Vera Lucia 03.26.99 Satélite
Malcher, Lía Temporal 15.95.44 Telégrafos
Rotholz, Angela F. 00.12.99 Telex
Santos, Lectícia dos 30.52.1'8 MATERIAL
Sciuza, Lourdes Costa e 48.39.20 Aquisic;:io 1
Vieira, Regina Alves 98.41.20 Concorrencias. Lícitac;6es
L
Baixa
5. MÉTODO DICIONÁRIO OR<;AMENTO
Aperfeic;oamento de pessoal Despesa
Aquisic;ao de material de consumo Receíta
Assembléia Geral ORGANIZAc;AO
Assistencia psicológica· Organogramas
Assistencia técnica Regulamentos
Comunicac;oes PATRIMONIO
Conselho Díretor Prédíos e salas
Conservac;:io e recuperac;ao Aluguel
Correspondencia particular do diretor Condomínio
Estatutos Limpeza e conservac;:io .1
Exposic;oes Mudanc;as
Férias Terrenos
 188 RESPOSTAS
ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA 189

PESSOAL 8. MÉTODO DECIMAl¡

Adrnissao a) Organizac;:ao de um e~quema de assuntos a partir do número da classifica-
Casas de empregados·
~o. \
Dispensa
Férias 000 PESSOAL
Gratificac;:oes 010 ~uncionário
de func;:oes 011 Nomea~o
por tempo de servic;:o 011.1 Interina
Licenc;:as 0112 Efetiva
Previdencia social 011.3 Em cornissao
Recrutamento 012 Promo~o
Salários 012.1 Antigüidade
0122 Mc;:recirnento
7. MÉTODOS DUPLEX E DECIMAL 013 Transferencia
Duplex Decimal 013.1 Ex-officio
3 300 0132 A pedido
PUBUCA~OES
3-1 310 014 Reintegrac;:ao
Permuta de publicac;:oes
3-2 320 015 Readrnissao
Exposic;:oes e feiras de livros
3-3 016 Aproveitamento
330 Postas de vendas. Representantes 017 Aposentadoria
3-3-1 331 No país 018 Licenc;:as
3-3-2 332 No estrangeiro 018.1 Para tratamento de saúde
34 340 Direitos autorais 0182 Premio
4 400 ENSINO 019 Gratificac;:oes
4-1 410 Cursos 020 Extranurnerário
4-1-1 411 Recrutamento 021 1 Contratados
4-1-2 412 Alunos ~ i M~~~
4-1-3 413 Matrículas 023 1 Diaristas
4-1-3-1 413.1 Trancamento 024 1 Tarefeiros
4-1-3-2 4132 Taxas.Anuidades.Mensalidades 100 MATERJ!AL
4-2 420 Bolsas de estudos 110 '
E'ermanente
1
5 500 ASStSTENCIA TÉCNICA 111 1
Mesas
5-1 510 Intercambio cultural 112 Cadeiras
5-2 520 Acordos. Convenios 113 Máquinas
6 600 SOlENIDADES, EVENTOS DIVERSOS 113.1 de escrever
6-1 610 Congressos 1132 de calcular
6-2 620 114 Arquivos
Aulas inaugurais. Discursos
6-3 630 120 Consumo
Visitas, visitantes
121 Papel
*Pode ser incluído tarnbém em PATRIMONIO, entre aluguel e condomfnio.. 122 Lápis

---·-. --~--+---------------_.¡
 190 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS 191

123 Borracha 211 Consumo

124 Fitas de máquina 212 Permanente
200 OR<;AMENTO 220 Conserva~ao. Recupera~ao
210 Elabora~o 230 lnventários
220 Vota~o 300 ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
230 San~o 310 Or~amento
240 Receita 311 Propostas or~arnentárias
241 Subvent;éies 320 Subven~óes e auxilios
242 Auxilios diversos 330 . Suplementac;:ao de verbas
250 Despesa 400 PATRIMÓNIO
260 Créditos 410 Im6veis
261 Adicionais 411 Edificios
262 Adiantamento 411.1 Aquisic;:ao
b) Classifi.cac;:ao de assuntos pelo esquema organizado. 411.2 Aluguel .1
412 Terrenos
1) 024; 2) 0132; 3) 0182; 4) 011.3; 5) 0122; 6) 230; 7) 241; 8) 113.1; 9) 121; 10) 261. 500 COMUNICA<;óES
510 Correios e Telégrafos
9. MÉTODO DECIMAL 520 Telex
a) Organizac;:ao de uro esquema de assuntos e numerac;:ao pelo método deci- 530 Servic;:o telefónico
mal. 600 INFORMÁTICA
610 Automac;:ao. Processamento de dados
000 ORGANIZAy\0 611 Sistemas
010 Regimentas. Regulamentos 611.1 Avalia~ao de custos
020 Relatórios 611.2 Documenta~o de sistemas
030 Grupos de trabalho 612 Utiliza~ao de programas
¡
031 Comissóes 613 Prestac;:ao de servic;:os
040 Métodos de trabalho 613.1 A terceiros
041 Planos e roteiros de trabalho 613.2 Por terceiros
100 RECUB50S~OS 700 PUBLICA<;óES
110 Recrutamento 710 Aquisic;:ao de livros, periódicos etc.
120 Sel~o 711 Compra
121 Concursos e provas 712 Doa~o
130 Aperfeic;:oamento 713 Permuta
140 Admissao 720 Impressao de publicac;:óes
150 · Requisic;:ao de funcionários 721 Obras institucionais
160 Pagamentos 722 Periódicos
161 Folhas de pagamento 723 Monografias ·
162 Gratifi.cac;:óes 723.1 Concursos
200 MATERIAL 800 ASSISTENCIA TÉCNICA
i 210 Aquisi~o 810 Colaborac;:ao coro outras instituic;:óes

L
192 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS 193

811 Pedidos diversos de assistencia Avalia'rao de custos de sistrmas 611.1

812 Estágios em órgaos especializados Cessao de funcionários palra participar de trabalhos técnicos em outras
813 Cessao de funcionários para participar de institui'ioes... 1813
trabalhos técnicos em outras institui'tóes Colabora~ao com outras ihstitui~oes 810
820 Acordos. Convenios Cessao de funciorlários... 813
900 ASSUNTOS DIVERSOS Estágios em órgao1~ especializados 812
910 Solenidades. Comemora'ióes Pedidos diversos de assistencia... 811
920 Congressos. Conferencias. Seminários Comemora'ioes 910 !
930 Visitas. Visitantes Comissoes 031 1

940 Comunica'tóes de posse Compra ver Aquisi~ao

950 Pedidos de donativos e auxílios diversos Comuriica.,;:oes 500 ,
Correios e Telégrafos 510
b) fndice alfabético remissivo. Servi.,:o telefonicoi 530
Telex 5201

Acordos. Convenios 820 Comunica.,;:oes de posse 940

Admissao de pessoal 140 Concursos e pravas
Aluguel de edifícios 411.2 de monografias 1 723.1
Aperfei'roamento de pessoal 130 1
de sele.,:ao de pessóal 121
Aquisi'táo Conferencias 9201

de edifícios 411.1 Congressos. Conferencias.ISeminários 920

de livros, periódicos etc. 710 Conserva.,;:ao. Recupera.,;:aoi de material 220
de material de consumo 211 Convenios 820 1

de material permanente 212 Correios e Telégrafos ~ 10

Assinaturas de periódicos 711 Doa.,:ao de livros 7121
Assistencia técnica 800 Documenta.,;:ao de sistema~ 611.2
Acordos. Convenios 820 Donativos diversos 9SO
Cessao de funcionários 813 Edificios 411 1

Colabora~o com outras institui'tóes 810 Aluguel 411.~

Assuntos diversos 900
Comunica'tóes de posse 940
Aquisi.,:ao q.1 4
Estágios em órgaos especia~izados 812
Congressos. Conferencias. Seminários 920 Folhas de pagamento [161
Pedidos de donativos e auxílios diversos 950 Gratifica.,;:oes a pessoa! 1162
Solenidades. Comemora'tóes 910 Grupos de trabalho 0~0
Visitas. Visitantes 930 Imóveis 410
Assuntos financeiros e contábeis 300 Edificios 4111
Automa~o. Processamento de dados 610 Terrenos 412 !
Presta'iao de servi'tos 613 Impressao 1

Sistemas 611 de monografias ¡ 723

Utiliza'iao de programas 612 de obras institucio)lais 721
Auxílios diversos 950 de periódicos i722
194 AROUIVO: TEORIA E PRÁTIC A RESPOSTAS 195

Informática 600 Proposta on;arnentária 311

Automac;ao. Processamento de dados Pravas de selec;ao de pessoal 121
Inventário de material 230 Publicac;oes 700
Jetons 162 Aquisic;ao 710
Livros Impressao 722
Compra 711 Recrutarnento de pessoal 110
Doac;ao 712 Recuperac;ao de material 220
Impressao 720 Recursos humanos 100
Permuta 713 Admissao 140
Material 200 Aperfeic;oarnento 130
Aquisic;ao 210 Pagarnentos 160
Conservac;ao. Recuperac;ao 220 Recrutamento 110
Inventários 230 Requisic;ao de funcionários 150
Métodos de trabalho 040 Selec;ao 120
Monografias Regimentas: Regularnentos 010
Concursos 723.1 Relatórios 020
lmpressao 723 Requisic;ao de funcionários 150
Obras institucionais 721 Roteiros de trabalho 041
Orc;amento -310 Selec;ao de pessoal 120
Propostas orc;amentárias 311 Concursos e pravas 121
Organizac;ao 000 Seminários 920
Pagamento de pessoal 160 Servic;o telefónico 530
Folhas de pagamento 161 Sistemas (processarnento de dados) 611
Gratifi~ac;oes 162 Avaliac;ao de custos 611.1
Patrimonio 400 Documentac;ao de sistemas 611.2
lmóveis 410 Solenidades. Comemorac;oes 910
Pedidos diversos de assistencia técnica 811 Subvenc;oes e auxilios 320
Pedidos de donativos e auxilios diversos 950 Suplementac;ao de verbas 330
Periódicos 722 · Telefones 530
Permuta de livros 713 Telégrafo 510
Pessoal 100 Telex 520
Planos e roteiros de trabalho 041 Terrenos 412
Prestac;ao de servic;os de processamento de dados úl3 Utilizac;ao de programas no computador 612
a terceiros 613.1 Visitas. Visitantes 930
por terceiros 613.2
Processamento de dados 610 b) Classificac;ao de assuntos pelo esquema organizado.
Prestac;ao de servic;os 613
Sistemas 611 1) 150; 2) 920; 3) 813; 4) 940; 5) 010; 6) 031; 7) 212, com remissiva em 520;
Utilizac;ao de programas 612 8)121; 9) 411.1; 10) 711; 11) 812; 12) 162; 13) 910; 14) 723.1; 15) 920; 16) 930;
·Programas (utilizac;ao) 612 17) 611.2; 18) 721; 19) 530; 20) 950.
 ( ,( ( (, ( ( .

,----

..... _.._
!=' (D
m

fe
§o
DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA 790 150 tl
Servic;:o de !nativos e Pensionistas Militares N' DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO o
(')
21-5-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE e5
z·
PROCEDÉNCIA

ASSUNTO
Sao Paulo - SP
19-5-83
DATA DO DOCUMENTO
DMF/SIP. 8.948
N" DE ORIGEM
s
8
Restituí processo n9 9.720/43 referente a requisic;:ao de José Valentim da Rocha 8
Júnior.

DISTRIBUic;:AO DATA RECEBIDO DATA

)>
1• Dep. Pessoal 21-5-83 :n
o
2" e
<
3' 9
-!
4• m
o
s• :n
:;;
FGV- SCM- FICHA DE PROTOCOLO m
-¡¡
:n
~
n
)>

:n
m
(/)
-¡¡
o(/)
fe ~
INSTITUTO BRASILEIRO DE 1.979 920
ADMINISTRACAO N' DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
29-6-83 Carta
DATADEENTRADA 1 ESPÉCIE
26-6-83 CENTE-C-476/83
- ---- PROCEDÉNCIA----------Rio-de-Janeiro-- RJ----------·-· ----DATADO.DOCUMEiiiTO_____ "N"DFORIGEM·------------~-

ASSUNTO

Remete conclusóes do Seminário Universidade/Administrac;:ao Pública, realizado na

USP, de 15 a 20 de junho de 1983.

DISTRIBUICAO DATA RECES IDO DATA

1' DEP 29-6-83
2•
3'
4'
s•
FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO

(D
-.J
 ......
co
OJ

~
DELEGACIA 00 MINISTÉRIO DA 3.568 813
FAZENDA N• DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
31-8-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE
28-8-83 DMF/DpD/15.435
PROCED~NCIA Sao Paulo - SP DATA DO DOCUMENTO N°DEORIGEM

ASSUNTO

Solicita assistélncia técnica para organiza\)ií.O de seus arquivos, colocando a disposi9ií.o

daquela Delegacia um arquivista, pelo perfodo de um méls.

DISTRIBUIQAO DATA RECEBIDO DATA

)>
1' DpD 31-8-83 :0
2"
o
e
3' <
4'
s•
ºo
-l
m
:0
5>
FGV- SCM - FICHA DE PROTOCOLO m
"U
:0
~
o
)>

l¡¡;,u,,;,
~!!:~'
IJI'I'W
1 "

:0
m
en
"U
o
~ ~
MUSEU HISTÓRICO NACIONAL 4.028 940
N• DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
4-9-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE

31-8-83 971
PROCED~NCIA Río de Janeiro - RJ DATA DO DOCUMENTO N°DEORIGEM

ASSUNTO

José Augusto Gomes da Silva comunica sua posse no cargo de di retor do Museu Histórico
Nacional.

DISTRIBUIQAO DATA RECEBIDO DATA

1• SA 4-9-83
2'
3'
4'
5' -

FGV" SCM - FICHA DE PROTOCOLO

......
¡g

;_
¡-' ··-
( ( r e ( (

r3o

.e
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA 5.829 920
Pró-Reitoria de Extensáo Universitária Nº DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
9-10-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE

PROCEDÉNCIA Santa Maria- RS 5-10-83 900/83

DATA DO DOCUMENTO NºDEORIGEM
ASSUNTO

Agradece colabora¡;:áo de lgnez Felipe e Elizabeth Baptista de Oliveira no Seminário de

Arquivo promovido por aqueJa Universidade.

DISTRIBUIQAO DATA RECES IDO DATA

)>
1• DpD 9-10-83 :n
o
2• e
3• ~
-i
4•
2l
:n
5" ----------- :;;
FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO
,:nm
)>.
-i
o
)>

:n
.K:
PROCED~NCIA: DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA
,m
UJ
o
UJ
~
UJ
Documento
ASSUNTO N"
Protocolo·
Esp. e n2 Data

Of. DMF/
--
~ ~IP/8..9~.8.~ ~ ~~ 19-5~83~-- ~-Reª"tit!.!i. P!:QQ?.l1.l1.9~I?l~LE~nte..¡t.r.?quj.§i¡;:-ªº~º~~J.os~~"'ªl'ªntirru:!a_~·~· ·~·:n.

Rocha Júnior 790 o

~
o
Of. DMF/DpD/ m
-u
:0
15.435 28-8-83 Solicita assisté!ncia técnica de um arquivjsta 3.568 o
om
om•
z
o
;¡;:

1\)
o
.....
----- ·~·
--------
 PROCEDtNCIA: INSTITUT~BRASILEIRO DE ADMINISTRA<;AO 2
Documento
ASSUNTO Ng
Esp. e n2 Data Protocolo

Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Remete conclúsoes do Seminário Universidade/Administrayao "TI

Pública 1.979 o
j;
o
m
-o
::IJ
g
m
om•
z
o
;¡;:
;1>
:0
o
e
<
9
-l
¡s
:0
5>
.,
m
:0
~
o
;1>

1
~¡él,
r"''

:0
le m
PROCEDtNCIA: MUSEU HISTÓRICO NACIONAL
.,
o

Documento ~
ASSUNTO N•
Esp. e n• Data Protocolo

Of. 971 31-8-83 Comunicayao de posse do diretor 4.028

"TI
o
I
)>
o
m
-o
::IJ
oo
m
o
zm•
o
;¡;:

--
1'\)
o
-
w

:-' ,¡ :-- r- :-•,

 ( r ( ( ( (

PROCEDtNCIA:
.e t\)

52
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

Documento
ASSUNTO N"
Esp. e n• Data Protocolo

Of. 900 5-10-83 Agradece participa¡;:ao de servidores da Secretaria no

Seminário de Arquivo, promovido pela Universidade 5.829 .,
o
I
)>
o
m
:g
o
o
m
o
zm•
o
5>
)>
:0
o
e
<
9
-!
m
o
:0
:;;:
m
'1l
:0
1
~
o
)>

l!iii¡
l-~¡:·~'

:0
CÓDIGO: 150 .e ASSUNTO: REQUISICAO DE FUNCIONÁRIOS ¡;::
'1l
o
~
)>
Documento en
PROCEDtNCIA N•
Esp. e n• Data Protocolo

Of.DMF/SIP/
..... _8.9.'1.8 ..... ·-· ..._19.::5=83~-·- ___ Oelegacia.do.Ministério.daEazenda:.~Serv..Jnativos.e._____ ~·-·
Pensóes Militares 790 .,
o
I
)>
om
)>
en
en
e
z
-- b

~
01

r.--------------~----,-------------------------------------------········-······· ........,..___ _
 CÓDIGO: 8'13 .e ASSUNTO: CESSÁO DE FUNCIONARIOS PARA PARTICIPAR DE ~
TRABALHOS TÉCNICOS.EM OUTRAS INSTITUICÓES
Documento
PROCEDJ:NCIA NO
Protocolo
Esp. e n2 Data

Of.DMF/DpO/
'15.435 28-8-83 Delegacia do Ministério da Fazenda - Departamento de
Documentagáo 3.568 -n
C'i
~
o
m
?;;
en
e
~
)>
:D
o
e
<
9
-i
m
o
:D
>
m
-a
:D
~
o
)>
-- --

~ ,_tL'
;.:·
1",-------- --- - - ~

CÓDIGO: 920 .e ASSUNTO: CONGRESSOS, CONFER~NCIAS, SEMINARIOS

:IJ
m
-a
o
Documento
~
rn
PROCEDJ:NCIA N•
Esp. e n• Data Protocolo

Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Instituto Brasileiro de Administragáo '1.979
Of. 900 5-'10-83 Universidade Federal de Santa Maria- Pró-Reitoria -n
de Extensáo Universitária 5.829 C'i
I
)>
o
m
?;;
en
e
z
d

~
-...¡
--

- }-- _; ~r-j
208 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS
209

FICHA DE ASSUNTO 11. MÉTODO VARIADEX

1

a) Codifica'ráo de nomes.l
1
o
ou ro
~ C\J NO MES
~
D...
o
.,;
CODIFICA<;ÁO
(cores)
1

Ana Lucia Gomes de Cas~ilhos o uro

Andréa Botelho Lopes Cdimbra azul
Angela Nascimento dos S~ntos o uro
Beatriz Pedroza Aguinaga 1
rosa
C. Catram & Cia. Leda. 1 o uro
Claudia Maria de Andrad~ Leopoldina rosa
Elizabeth Trisuzzi Costa 1
azul
1
Janete Hideko Hagiwara [ o uro
UJ
en Marcia Rodrigues Loureirp
en azul
oa.. ~
Maria da Glória Arantes Kopke
ü azul
UJ z
o <U..I
o Maria Helena Cosca PereJa de Lyra palha
en
UJ
w
ü Maria Lemos Barbosa Te~eira rosa
'0 o [ij
e
(_). 0:
D... o Maria Ignez Ferreira Jaeger o uro
<(
-~ Maria Rica de Carvalho ¡
1
()
o uro
z
::J
z
o Moysés Cohen i
o azul
:::2
o
() ~ Paulo Roberto Elian dos Sancos o uro
({)

S: Regina da Luz Moreira ! azul

~::::>
::>
Ql
Rogério Machado Riscadd verde
({) 1
::> Rosimary Cabral da Silva 1
verde
U) :::2
U)
~
Sonia Maria da Rocha Abteu ouro
Virgínia Maria Spinelli H~ccz azul
Zilda Rodrigues de Souzal azul
C') 1
m ro
Oí
~
1
o i b) Ordena'ráo de nomes, inscritos em paseas, tiras de inser'ráo ou fichas, nas
e;; cores indicadas.
1

ae 1

1
(])
E
~ :::J A - Abreu, Sonia Maria/ da Rocha (ouro)
o 8
o . Aguinaga, Beatriz Pbdroza (rosa)
"<!"
Ol
~ ¡:::
Q)
Ol
C -C. Cacram & Cia. Jeda. (ouro)
o ci.
U)
()
(!J w
Carvalho, Maria Ri~a de (ouro)
iS
{)
ü Cascilhos, Ana Lucí~ Gomes de (o uro)
Cohen, Moysés (azril)
1
210 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA RESPOSTAS 211

Coimbra, André Botelho Lopes (azul) Solange Loureiro Teixeira 74

Costa, Elizabeth Trisuzzi (azul) Sonia Maria Martins 43 'J
H - Hagiwara, Janete Hideko (ouro) Valéria Paria de Oliveira 51
Hottz, Virginia Maria Spinelli (azul) Vera Lúcia Perreira Bellardi 5
J - Jaeger, Maria Ignez Ferreira (ouro)
K - Kopke, Maria da Glória Aranres (azul) b) Ordenac;:ao dos no mes.
L - L~opoldina, Claudia Maria de Andrade (rosa) 2 - Alvarez, Maria de Pátima Sánchez
Loureiro, Marcia Rodrigues (azul) 3 - Anclrade, Maria Atice de Azevedo
Lyra, Maria Helena Costa Pereira (palha) 5 - Barros, Marlene da Costa
M - Moreira, Regina da Luz (azul) 5 - Bellard~ Vera Lúcia Perreira
R - Riscado, Rogério Machado (verde) 5 - Benning, Rejane Arauja
5 - Bemates, Edelweiss Carvalho
S -Santos, Angela Nascimento dos (ouro)
Santos, Paulo Roberto Elian dos (ouro) 6 -Braga, Beatriz Aparecida Boselli
Silva, Rosimary Cabra! da (verde) 6 - Braga, Maria Schaetzle
Souza, Zilda Rodrigues de (azul) 7 - Cabra!, Marise Maleck de O.
T - Teixeira, Maria Lemos Barbosa (rosa) 23 - Paria, Ivani Beltrami
24 - Ponseca, Áurea Parente
40 - Lopes, Maria de Pátima Vieira
12. MÉTODO ALFANUMÉRICO 43 - Martins, Sonia Maria
a) Codifica\=ao dos nomes. 51 - Oliveira, Valéria Paria de
54 - Patrocínio, Denir Léa do
Álvaro Pinto da Silva 68
54 - Pequeno, Maria Isabel Rodrigues
Áurea Parente da Fonseca 24
68 - Santos, Erilza Galvao dos
Beatriz Aparecida Boselli Braga 6
68 - Silva, Álvaro Pinto da
Denir Léa do Patrocínio 54 68 - Silva, Maria Leonilda Bernardo
Edelweiss Carvalho Bernates 5
74 - Teixeira, Solange Loureiro
Erilza Galvao dos Santos 68
84 - Vaz, Maria Thereza Chermont de M.
Ivani Beltrami de Paria 23
Maria Atice de Azevedo Andrade 3
Maria de Fátima Sánchez Alvarez 2
Maria de Fátima Vieira Lopes 40
Maria Isabel Rodrigues Pequeno 54
Maria Leonilda Bernardo da Silva 68
Maria Thereza Chermont de M. Vaz 84
Maria Schaetzle Braga 6
Marise Maleck de O. Cabra! 7
Marlene da Costa Barros
.1
5
Rejane Arauja Benning 5
 '
i
BIBLIOGRAFIA
1

Legisla~ao 1

Lei nº 5.433, de 8 de maio d~ 1968, dispoe sobre a microfilmagem de documen-

tos.
1

Decreto nº 64.398, de 24 delabril de 1969, regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de

maio de 1968, que dispoe ~obre a microfilmagem de documentos. Revogado
pelo Decreto nº 1.799, de 30: de janeiro de 1996.
1

Decreto nº 75.657, de 24 de ~bril de 1975, cria o Sistema de Servi~os Gerais (Sisg)

no Dasp. 1

Decreto nº 79.099, de 6 de irneiro de 1977, dispoe sobre documentos sigilosos.

Revogado pelo Decreto nº 2l134, de 24 de janeiro de 1997.
1

Lei nº 6.546, de 4 de julho d~ 1978, dispoe sobre a regulamenta~ao das profissoes

de arquivista e técnico de ari:¡uivo.
1

\ ...
/
Decreto nº 82.308, de 25 dd setembro de 1978, institui o Sistema Nacional de
Arquivos. Revogado pelo D~creto nº 1.173, de 29 de junho de 1994.
1

Decreto nº 82.590, de 6 de novembro de 1978, regulamenta a Lei nº 6.546, de

ii 1
4 de julho de 1978, que disp9e sobre a regulamenta~ao das profissoes de arquivis-
1
1 1
ta e técnico de arquivo.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispoe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados. !
1

Decreto nº 1.173, de 29 de jrlnho de 1994, dispoe sobre a competencia, organiza-

~ao e funcionamento do C~nselho Nacional de Arquivos (Conarq) e do Sis.tema
Nacional de Arquivos (Sinal:).

1
 214 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Decreto n2 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a Leí n 2 5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais.
Decreto n2 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regula o art 23 da Leí n2 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispoe sobre a categoría dos documentos públicos sigilo-
sos e o acesso a eles.
Livros e periódicos
Achiamé, Fernando A. M. Guia preliminar. Vitória, Arquivo Público Estadual,
1981. (Colec;ao Memória Capixaba, Série Instrumentos de Pesquisa, 1.}
Almeida Prado, Heloisa. A técnica de arquivar. 2 ed. Sao Paulo, Polígono, 1970.
154p. il.
The American Archivist Illinois, Society of American Archivists, 1938- . trim.
Arquivo & AdministrafáO. Río de Janeiro. Associa~o dos Arquivistas Brasilei-
ros, 1972-
Associac;ao dos Arquivistas Holandeses, org. (Haia). Manual de arranjo e descri-
fáO de arquivos. Trad. Manoel Adolpho Wanderley. 2 ed. Río de Janeiro, Arquivo
Nacional, 1973. 167p.
Associac;ao Brasileira de Normas Técnicas. Normalizafáo da documentafáo no
Brasil. 2 ed. Río de Janeiro, Instituto Brasileiro de Bibliografia e Docurnentac;ao,
1964.127p.
Avedom, Don M. Workflow; business process redesign- BPR. Mundo da Ima-
. gem. Sao Paulo, Cenadem (1}, jan.jfev. 1994.
Boullier de Branche, Henri. Inventário sumário dos documentos da Secretaria
de Estado da Marinha. Río de Janeiro, Arquivo Nacional, 1960a.
___. Relatório sobre o Arquivo Nacional do Brasil Río de Janeiro, Arquivo
Nacional, 1960b. 40p.
· Brasil. Arquivo Nacional. Catálogo coletivo dos arquivos hrasileiros: repertório
a
referente Independéncia do Brasil Río de Janeiro, Arquivo Nacional, 1972.
(Instrumentos de trabalho, 24.)
___. Ministério das Relac;oes Exteriores. Instituto Río Branco. Catálogo da
colefáO Visconde do Río Branco. Río de Janeiro, Ministério das Relac;oes Exte-
riores, s.d. 2v.
1
L,~- --~==-- --·-·····--~---~-· .. ···-·---··
BIBLIOGRAFIA 215
___. Ministério das Relac;oes Exteriores. Arquivo Histórico. Arquivo particu-
lar de Rodrigo de Souza da Silva Pontes. 1967. 41p. mimeog.
Calmes, Alan. Practica! realities of computer-based finding aids: the NARS A-1
experience. The.American Archivist, 42(2):167-77, Apr. 1979.
1
Canadá. Arquivo Público. Departamento de Administrac;ao de Arquivos Cor-
rentes. Arquivos corren tes: organÍZafáO e fúncionamento. Trad. de Nilza Teixeira
Soares. Río de Janeiro, Arquivo Nacional, 1975. 166p.
Carbone, Salvatore & Gueze, Raoul. Projet de loi d'archives type: presentation et
texte. Traduit de l'ital1en par Elizabeth Houriez. París, Unesco, 1971. 243p.
(Documentation, bibliotheques et archives: études et recherches, l.}
Centro Interamericano de Pesquisa e Docum~ntac;ao em Formac;ao Profissional.
Curso para o pessoal dos servir;os de documentafáO. Montevidéu. Curso Cinterfor,
1970.134p.
Collinson, Robert L. Índices e indexafáO. Sao Paulo, Polígono, 1971.
Congresso Brasileiro de Arquivologia, 12 • Río de Janeiro, 1972. Terminología
arquivística. Trabalho elaborado por urna equipe da Associac;iio dos Arquivistas
Brasileiros. 9p. mimeog.
Continolo, Giuseppe. Como organizar o arquivo; guia prático para classificac;iio
,,
de documentos e fichas para a organizac;ao dos servic;os de arquivo. Lisboa, Pór-
tico [s.d.] 291p. il. (Dire~o de empresas.)
Cook, Michael. Archives and the computer. London, Butterworths, 1980. 152p.
Costa, Avelino de Jesus da. Princípios gerais da elaborac;ao de instrumentos de
trabalho em arquivologia (arquivos públicos e arquivos eclesiásticos). In: Encon-
tro de Bibliotecários eArquivistas Portugueses, 12 , Coimbra, 1965.Actas. Coimbra,
1966.
Dabbs, Jack Autry. The MariaAo Riva Palá~io archives: a guide. México, Jus,
1972.
Damasceno, Darcy & Cunha, Lygia Fonseca Femandes da. Fontes primárias da
história na Sec;ao de Manuscritos da Biblioteca Nacional. Separata de Simpósio
Nacional da Anpuh, 72 • Anais. Sao Paulo, 1974.
J
Dehitt, Ben. Archiva! uses of computers in the United States and Canada. The
American Archivist, 42(2}:152-7, Apr. 1979.
-"'=~-- --------,---------------------lllil-t
216 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
BIBLIOGRAFIA 217

Doilar, Charles M. Appraising machine-readable records. TheAmericanArchivist,

González García, Pedro. Lbs documentos en nuevos soportes. Boletim do Arqui-
41(4):423-30. Oct 1978. vo. Sao Paulo, Divisao de !Arquivo do Estado, 1 (1):19-35, dez. 1992.
Duboscq, Guy & Mabbs, A. W. Organisation du préarchivage. Paris, Unesco, 1

Guerra, Flavio. Alguns documentos de arquivos portugueses de interesse para a

1974. 78p. (Documentation, bibliotheques et archives: études et recherches, 5.) história de Pernambuco. Arquivo Nacional da Torre do Tombo/Arquivo Históri-
Duchein, Michel. Les batiments et équipements d'archives. Paris, Conseil Inter- co Ultramarino. Recife, .A!rquivo Público Estadual, 1962.
nacional des Archives, 1966. 312p. 1

Gupta, R. C. & Kishore, R¡aubir. Preparo e preservar:áo de documentos. Salvador,

_ _ _. Le respect des fonds en archivistique. Principes théoriques et problemes Arquivo Público da Bah~a [s.d.]. 61p. (Publicat;oes do Arquivo do Estado da
pratiques. La Gazette des Archives. Paris, 2.7:71-96, 2 trim. 1977. Bahia, 4.) . 1

_ _ _. Bibliographie internationale fondamentale d'archivistique. Archivum, Heredia Herrera, Antoni~. La informatica y su aplicación en los archivos admi-
25, 1978. nistrativos e históricos. [n: Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla,
1
Diputación Provincial, 1191. .
_ _ _. Características, estructuras y funciones de los archivos históricos. Arhivos
Hoy. México, 5(2):17-36, 1981. Hicherson, H. Thomas; Wtnters, Joan; Beale, Venecia. SPINDEX D at Cornell
University'and a review ofarchival automation in the United Sta tes. Ithaca, New
Espose!, José Pedro Pinto. Not;oes prévias para elaborat;iio de um manual de
arquivo. Trabalho apresentado em concurso de livre-docencia para arquivologia York, Dept ofManuscripcl & Univ. Archives, Cornell Univ., 1976. 90p.
1
- Departamentd' de Documenta<;iio da U niversidade Federal Fluminense. Niterói, Jenkinson, Hilary. A ma.bual of archive administration. London, Percy Lund,
• 1
fev. 1975. Humphnes, 1966. 1

Favier, Jean. Les archives. Paris, Presses Universitaires de France, 1965. 127p. Knight, G. Norman. Trei~amento em indexar:áo. Rio de Janeiro, Fundat;iio Ge-
(Q¡e sais-je? 805.) tulio Vargas/INDOC, 19i4.
.... '
Figueiredo, Laura Maia & Cunha, Lélia Galvao Caldas. Curso de bibliografía Kromnov, Alce. Avaliat;aol de arquivos contemporaneos. Trad. de Maria Amélia
geral. Rio de Janeiro, Sao Paulo, Record [1967]. 144p. Porto Miguéis. Arquivo ~ Administrar:áo. Rio de Janeiro, Associat;iio dos Arqui-
France. Direction des Archives de France. Manuel d'archivistique: théorie et vistas Brasileiros, 9(3):2018, set/dez. 1981.
1
pratique des archives publiques en France... Avant-propos d'Andres Chamson... Lasso de La Vega & Jimen~z Placer, Javier. Manual de documentación. Barcelona,
Paris, 1970. 80Sp. . .Labor, 1969. 829p. 1

Fundat;iio Casa de Rui Barbosa. Centro de Documenta<;iio. Arquivo Histórico. Levron, Jacques & Mady, Jacqueline. A seler:áo dos arquivos e a transferencia dos
Arquivo de Rui Barbosa: repertório da série correspondencia geral. Elaborat;iio documentos. Trad. de Le~a Boechat Rodrigues e Aída Furtado. Rio de Janeiro,
de Rosely Curi Rondinelli e Alice Ferry de Moraes. Rio de Janeiro, 1983. 91p. Arquivo Nacional, 1959. ?8p.
F~ndat;ao Getulio Vargas. Centro de Pesquisa e Documenta<;ao de História Con- 1

Lytle, Richard H. An ana_lysis of the work of the Nacional Information Systems

temporanea do Brasil (CPDOC). Guia dos arquivos CPDOC. Rio de Janeiro, Task Force. The America4 Archivist, 47(4):357-65, Fall1984. .
1979.
· Machado Helena Correal Critérios de avaliat;iio de documentos de arquivo. Ar-
Galviio, Ramiz. Vocabulário etimológico e prosódico das palavras portuguesas. ' ' .
quivo & Administrar:áo.l}ío de J aneiro, Associat;ao dos Arquivistas Brasileiros, 9
Rio de Janeiro, 1909.
(3):10-3, set/dez. 1981. 1

La Gazette des Archives. Nouvelle série. Paris, Association des Archivistes Frant;ais,
Maher, WilliamJ. Admin~stering archiva! automation: development ofin-house
1947- . trim.
systems. The American Archivist, 47(4):405-17, Fall1984.
'

,.~ i

____ & --------------~--------------------------~


218 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Mensário do Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1970-82.
Miguéis, Maria Amélia Porto. Roteiro para elabora~o de instrumentos de pes-
quisa em arquivos de custódia. Arquivo &AdministrafáD. Rio de Janeiro,5(2): 7-
20, ago. 1976.
Monte-Mór, Jannice de Mello. Automa~o de arquivos. In: Seminário Tecnología,
Administra~ao e Arquivo. Rio de Janeiro, Associa~ao dos Arquivistas Brasileiros,
1982.
Morelli, Juey Neiva. Conhefa e apJi'que a indexafáo coordenada. Rio de Janeiro
[Associa~ao Brasileira de Bibliotecários] 1968. 24p. (Associa~ao Brasileira de Bi-
bliotecários, Rio de Janeiro. Publica~oes avulsas, 1.)
Motta, Edson & Salgado, Maria Luiza Guimaraes. O papel., problemas de con-
s~fáo e restaurafáo. Petrópolis, Museu de Armas Ferreira da Cunha, 1971. 108p.
Museu Imperial. Inventário do arquivo 'Leitáo da Cunha, baráo de Mamaré.
Petrópolis, Vozes, 1972. (Arquivo Histórico, 1.) · _ _ _. Arquivos modemos: princípios e técnicas. Trad. de Nilza Teixeira Soa-
_ _ _. Inventário analitico do arquivo da Casa Imperial do Brasil.. 1807-1816.
Petrópolis, Vozes, 1974. (Arquivo Histórico, 2/2.)
Oliveira, Maria de Lourdes Claro de & Rosa, José Lázaro de Souza. Teoría e
prática de microfilmagem. Ed. rev. e atual. Rio de Janeiro, Fundas;ao Getulio
Vargas/Instituto de Documenta~ao, 1981. 135p.
Pagnocca, Ana Maria Penha Mena & Camargo, Silvia Aparecida Xavier de. Guia.
Río Claro, Arquivo Público Histórico do Municipio de Río Claro, 1982.
QJ,Iesada Zapiola, Carlos A. Catálogo de la documentación referente a las rela-
ciones diplomáticas entre Estados Unidos de América y la República Argentina,
1810-1830:existente en el Archivo Nacional de los Estados Unidos de América.
Buenos Aires, Arquivo General de la Nación, 1948.
Rangel, Alberto. Inventário dos documentos dq arquivo da Casa Imperial do
Brasil... Río de Janeiro, Biblioteca Nacional, 1939. 2v.
Rau, Virginia & Silva, Maria Femanda Gomes da. Os manuscritos do arquivo da
Casa de Cadaval respeitantes ao Brasil. Coimbra, Universidade de Coimbra,
1955-58. 2v.
Roberach, H.; Buchmann, W. El progreso en la tecnología y la expansión del
acceso. Washington, 1976. 23p. [Trabalho apresentado ao VIII Congresso Interna-
cional de Arquivos.]
-------
Jl._
BIBLIOGRAFIA
Roper, Michael. PROMPT: the tomputerized requisitioning system of the United
Kingdom Public Record Office at Kew. IntemationalJoumal ofArchives, 1(2):20- 1
9, 1980.
Sahli, Nancy. Finding aids: a multi-media systems perspective. The American
Archivist, 44(1):15-20, Wmter 1981.
Sambaquy, Lydia de QJ,Ieiroz. A missao das bibliotecas nacionais. Revista do
ServÍfD Público. Rio de Janeiro, 9 (1-3):39-52, abr.jjun. 1961.
Schellenberg, T. R. A avaliafáO dos documentos públicos modemos. Trad. de
Leda Boechat Rodrigues. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1959a. 56p,
_ _ _. Manual de arquivos. Trad. de Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro,
Arquivo Nacional, 1959b. 175p.
_ _ _. Documentos públicos e privados: arranjo e descrifáo. Trad. de Manoel
A. Wandedey. Rio deJaneiro, Arquivo Nacional, 1963. 344p. l
res. Rio de Janeiro, Funda~ao Getulio Vargas, Serv. de Publica~oes, 1973. 345p.
Soares, Nilza Teixeira. Avalia~ao e sele~ao de documentos de arquivos: problemas
e solu~oes. Arquivo & Administrafáo. Rio de J aneiro, Associa~ao dos Arquivistas
Brasileiros, 3 (3):7-14, dez. 1975.
Souza, Maria de Lourdes da Costa e. Apostilhas do Curso de OrganÍzafáO e
AdministrafáO de Arquivos. Rio de Janeiro, Dasp, 1950 - "Ponto 1".
l
Stout, LeonJ. & Baird, Donald A. Automation in North American college and
university archives: a survey. The American Archivist, 47(4):394-404, Fall1984.
1
Tanodi, Aurélio. Manual de archivología hispanoamericana, teorías y principios.
Córdoba (R.A.), Universidad Nacional de Córdoba, 1961.
USA. Nacional Archives. O preparo de inventários preliminares. Rio de Janeiro,
Arquivo Nacional, 1959a. 28p.
_ _ _.Principios de arranjo. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1959b. 19p.
___. Library of Congress. MARC Development Office. Manuscripts: a MARC J
format Washington, 1973.
J
Valette, Jean:Jacques. O papel dos arquivos na administrafáo e na política de
pianificafáO nos países em desenvolvimento. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional,
J
1973. 63p. J
-------~--~~------------------------------------~~
' '
 220 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA

Weill, Georges. El valor probatorio de las microformas: um estudio RAMP(Pro-

grama de Gestión de Documentos y Archivos}. Paris, Unesco, 1981. 21p.

Zoja, Mário M. Curso de arquivística e DOf6es de arquivoconomia. Rio de Janei-

ro, Rede Ferroviária Federal, Departamento de Pessoal, Setor de Treinamento
[1962?]. 113p.

ÍNDICE ANALÍTICO

1
"'-' designa~oes da palavra 19
A
finalidade 20
Acesso aos documentos
fun~es 20
política de 146 1 na estrutura organizacional 37
Administra~o de arquivos i
normas de funcionamento 42
Ver Arquivos 1
objetivos 16
Álbuns fotográficos 1
organiza~o 35
Ver Arquivos especiais 1
análise da dados 36
Alfabeta~ao '
implanta~o e acompanbamento 51
regras 63 1
levantamento de dados 35
Aliena~ao de documentos 1
planejamento 36
~r Elimina~ao de documentos
origem da palavra 19
Alisamento de documentos! 142
Análise de documentos 1 ds surgimento 15
Arquivamento de documentos V. tb. Planejamento arquivístico;
métodos 40, 60 1
Proveniencia dos arquivos
nos arquivos correntes 160 Arquivos correntes
nos arquivos especiais 151 arquivamentó 60
opera~oes 95 1
atividades 54
V. tb. Métodos de arquiV:unento constitui~ao 54

Arquivamento horizontal Z8 defini~o 111

Arquivamento vertical 28 ! expedi~o 60
Arquivista protocolo 55
características 43 V. tb. Métodos de arquivamento
forma~o profissional f3 Arquivos de cust6dia
regulamenta~o profissi?nal 43 1-&r Arquivos permanentes
Arquivos ¡ Arquivos especiais
administra~o 35 defini~o 22, 147
1
atua~o 17 tipos 148
características 20 arquivo de catálogo impresso 154
constru~o 141 arquivo de disco 153
classifica~o 20 arquivo de fUme 153
defini~ao 19 arquivo de fita magnética 153
222 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA fNDICE ANALfTICO 223

arquivo fotográfico 148, 152 Classifica~o de documentos 29 descri~o 126 Escrita T

arquivo de recorte de jornal 154 Classifica~iiodecimal de Dewey 85 desinfesta~o142 defini~o 15
V. tb. Doc. audiovisuais; em arquivos 86 destina~o 104 evolu~o 15
Doc. cartográficos; Doc. iconográficos V. tb. Método decimal; Métodos de elimina~o 108, 109 Estudo de documentos
Arquivos especializados arquivamento empréstimo 101 Ver Leitura do documento
defini~iio 22, 147 Cobran~ de documentos 102 encapsula~o 144 Expedi~o
Arquivos gerais 22 Codifica~o de documentos 100 genero 29 Ver Arquivos correntes
Arquivos intermediários Collinson, Robert L 139 inspe~o 97
constru~iio 119 Conserva~o de documentos 141 lamina~o 144 F
cria~o 50, 115 elementos ambientais 141 leitura 97 Ficha-índice 90 1
defini~o 111 opera~oes 142 limpeza 142 Filmes
documentos 119 V. tb. Encapsula~o de documentos; ordena~o 100 Ver Arquivos especiais
em cutres paises 117 Lamina~o de documentos recolhimento 111 Fitas magnéticas
fun~o 117 Consulta aos documentos 101 restaura~o 143 Ver Arquivos especiais
Arquivos permanentes Coordena~iio de arquivos 40 reten~o 108 Forma~iio profissional
atividades 121 Correspondencia sele~o 105 . ~r Arquivista
cria~o 50 defini~o 31 transferencia 111 Fotografías
defini~iio 111 externa 31 uso 146 ~r Arquivos especiais
documentos 111 interna 31 valor 105 Fumiga~iio de documentos
fim~o 121 oficial 31 Documentos audiovisuais 29 Ver Desinfesta~iio de documentos
Arquivos setoriais 22 identifica~iio 31 V. tb. Arquivos especiais Fundos de arquivo .
Arranjo de documentos 122 particular 31 Documentos cartográficos 29 critérios de escolha 123
r
regras 124 Costa, Avelino de Jesus da 140 V. tb. Arquivos especiais V. tb. Arranjo de documentos
V. tb. Fundos de arquivo Documentos confidenciais 30
Assuntos D Documentos escritos G
~r Plano de dassifica~o ~r Documentos textuais
Dabbs, Jack Autry 139 Galviio, Ramiz 19
Avalia~iio de documentos 105 Documentos iconográficos 29
Dados Genero dos documentos 29
análise 36 V. tb. Arquivos especiais Gestiio de documentos 53
B levantamento 35 Documentos ostensivos 29 Guarda de documentos lOO
Descarte Documentos reservados 30 Guerra, Flivio 139
Banho de gelatina 143
Ver Elimina~o de documentos Documentos secretos 30 Guias
V. tb. Restaura~o de documentos
Descentral~iio de arquivos 38 Documentos sigilosos 29 Ver Instrumentos de pesquisa
Bibliotecas
V. tb. Centraliza~o de arquivos Documentos textuais 29 Guias divis6rias 44
atua~o 17 1
Descri~o de documentos 126 V. tb. Arquivos especiais
objetivos 16
Desinfesta~o de documentos 142
Documentos ultra-secretos 30
Branche, Boullier de 133 I !
Destina~o de documentos 104 Dossie
Buck, Solon 19 Indexa~o coordenada
Dewey, Melvil 85 forma~o 99
recibo 102 ~rUnitermo
e Discos
Ver Arquivos especiais Duchein, Michel 43 índice
Duplex defini~o 139
Catálogo Documentos
Ver Métodos de arquivamento índice alfabético 88
~Instrumentos de pesquisas acesso 146
exemplos 88
Catálogo impresso alisamento 142
Informática 157
Ver Arquivos especiais análise 105 E Inspe~o de documentos 97
Centraliza~iio de arquivos 37 a'rquivamento lOO Elimina~o de documentos Instala~oes arquivísticas 43
V. tb. Descentraliza~o de arquivos arranjo 122, 124 critérios 109 Instrumentos de pesquisa 126
Centros de documenta~iio avalia~o 105 lista 108 elabora~o 140
fim~o 17 classifica~o 29 processos 109 planejamento 140
Centros de inrorma~o cobran~ 102 V. tb. Tabela de temporalídade tipos 127
~Centros de documenta~o codifica~o lOO Empréstimo de documentos 101 catálogo 136
Classifica~o por assuntos 97 conserva~o 141
Encapsul~iio de documentos 144 guia 127
V. tb. Plano de classifica~iio consulta 101 V. tb. Conserva~iio de documentos inventário analítico 134

.~ --____,------------------
 224 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA fNDJCE ANALfTICO
225

inventário sumário 130 o "Respect des fonds"

l.fr Proveniencia dos arquivds
Taube, Mortimer 89
repertório 138 Tecido na restaura~o 143
Inventário analítico Ordem alfabética Respeito aos fundos !
Ver Métodos de arquivamento Tecnología da informa~o 157
Ver Instrumentos de pesquisa l.fr Proveniencia dos arquivds
Ordem alfanumérica Temporalidade
Inventário surnário Restaura~lio de documentos 143
l.frMétodos de arquivamento V. tb. "Silking"; Banho de gelatina VerTabela de temporalidade
~¡ Ver Instrumentos de pesquisa
Ordem numérica Reten~o de documentos 1
Teoria das tres idades 21
Ver Métodos de arquivamento critérios 108 1 Terminologia arquivística 23
K Ordem por assunto Rodrigues, José Honório 133 Transferencia de documentos
Knight, G. Norman 139 l.fr Métodos de arquivamento exemplos 112
Ordena~lio dos documentos 100 tipos 111
L Ordena~lio dos itens
S i
Schellenberg, T. R. 17 i
Lamina~o de documentos 144
Ver Métodos de arquivamento
Organiza~o de arquivos
Sele~lio de documentos 105 1 u
manual 144 "Silking" 143 1
Uni termo
V. tb. Conserva~o de documentos l.frArquivos V. tb. Restaura~ao de docum~ntos Ver Métodos de arquivamento
Leitura do documento 97 Silva, Maria Fernanda Gomes dd 138, 139 Uso dos documentos 146
Limpeza dos documentos 142 p '
"Pasta de identifica~lio" 125
T
V
M Pastas 47 Tabela de concordancia
Planejamento arquivístico 36 VerTabeia· de equivalencia Valette, Jean Jacques 21
Manuais de arquivo 51
V. tb. Arquivos; Projeto de arquivo Tabela de equivalencia 139 , Valor dos documentos 105
Material arquivístico
Plano de classifica~lio 77 Tabela de temporalidade 106 / Variadex
de consumo 44
exemplo 79 V. tb. Elimina~lio de documentos Ver Métodos de arquivamento
permanente 48 1
Métodos de arquivamento 60 V. tb. Classifica~o por assuntos
alfabético 62 Prindpio básico de arquivologia
alfanumérico 94 Ver Proveniencia dos arquivos
dígito-terminal 76 Prindpio da proveniencia
geográfico 68 Ver Proveniencia dos arquivos
numérico cronológico 75 Projeto de arquivo 50
numérico simples 70 V. tb. Planejamento arquivístico
por assunto 77 Protocolo 55
decimal 85 "Provenance"
dicionário 81 Ver Proveniencia dos arquivos
duplex 83 Proveniencia dos arquivos 123
·enciclopédico 82 V. tb. Arquivos
V. tb. Arquivamento de documentos;
Arquivos correntes; Classifica~o
decimal de Dewey
Q
unitermo 89, 149 Qyesada Zapiola, Carlos A. 137
variadex 92
Microfilmagem 155 R
Miguéis, Maria Arnélia Porto 126
Rau, Virginia 137, 138
Museus ·
Recibo de dossie
objetivos 16
VerDossie
\..._
Recolhimento de documento~ 111
N Recortes de jornal
Negativos Ver Arquivos especiais
Ver Arquivos especiais Regulamenta~o profissional
Nota~lio Ver Arquivistas
defini~o 44 Repertório
símbolos 126

- - - - - ~1
l.fr Instrumentos de pesquisa

\...._,' ~---~--•------ ------

----~~~~~~~--------------------------~
E nao posso resistir ao 1 desejo de
destacar, no desempenh_st profissional
dessa já consagrada autora, mais urna
valiosa contribuiqao: seu inegável esforqo
na obten~ao dos resultados que come¡;:am
a ser colhidos pelo Conarq.

Justifica-se o destaque pelo contraste: as

tres décadas anteriores, de tentativas
frustradas de dotar o Brasil de normas e
a~ao sistemica na área, e o momento

atual, em que já podemos cultivar a

esperan~a de sair da fase da aspira¡;:ao
romiintica para urna realidade racional,
em relaqao aos arquivos. Antes, ainda
que os objetivos certos já estivessem
presentes, os resultados do . exercício
normativo dos arquivistas eram escassos.
Crédito, pois, para o Arquivo Nacional,
para os membros do Conarq e, notada-
mente, para Marilena - urna\ verdadeira
agente de mudanqas. Mes!Tl'o.·:;sem titu-
laridade oficial a altura da fúhqao que
exerce, ela nao esmorece na coordena91io
exaustiva e polivalente das realiza¡;:oes do
Conselho, onde coloca, além de toda a
sua experiencia arquivística, seus co-
nhecimentos de administra¡;:ao e, sobre-
ludo, seu ideal crisUío de servir, ainda
que a recompensa material nao esteja a
altura do seu esforqo.

Por todos esses motivos. é de se esperar

que Marilena, na qualidade de artífice
competente da escalada normativa do
Arquivo Nacional. possa brindar seus
leitores lanqando brevemente um livro
sobre a rica experiencia de impulsionar o
Coi]selho Nacional de Arquivos.

Helena Corréa Machado

Membro do Conarq e consultora do
Arquivo do Estado do Rio de Janeiro
j

..,
1