GUIA PRÁTICO

O Free NFe é um programa destinado a emissão de nota fiscal

eletrônica (NFe e NFCe). Ele destaca-se pela simplicidade e
facilidade de uso em uma interface agradável e de fácil
entendimento.
Sumário
1. Introdução e Visão Geral............................................................................ 3
2. Instalação e Configuração Inicial................................................................4
2.1. Instalação............................................................................................. 4
2.1 Configuração Inicial............................................................................... 6
3. Adquirir uma licença do Free NFe versão PLUS+......................................12
3.1. Como adquirir uma licença do Free NFe PLUS+, versão completa?. . .12
3.2. Ativação da versão completa.............................................................12
4. Menu do Free NFe..................................................................................... 13
4.1. Menu Iniciar....................................................................................... 13
4.2. Cadastros........................................................................................... 13
4.3. Geral.................................................................................................. 14
4.4. Sistema.............................................................................................. 16
4.5. Relatórios........................................................................................... 16
5. Ações comuns.......................................................................................... 17
6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota.........................................................18
6.1. Natureza da Operação.......................................................................18
6.2. Cliente ou Destinatário......................................................................19
6.3. Outros dados...................................................................................... 19
6.4. Inserir Produtos na Nota.....................................................................20
6.5. Dados do Transporte..........................................................................21
6.6. Cobrança............................................................................................ 21
6.7. Informações Adicionais......................................................................21
6.8. Verificando a Nota.............................................................................. 22
6.9. Enviando Nota ao Sefaz.....................................................................22
6.10. Enviando Nota ao Cliente.................................................................23
7. Cadastros do Sistema............................................................................... 23
7.1. Cadastro de Clientes..........................................................................23
7.2. Cadastro de Fornecedores..................................................................23
7.3. Cadastro de Transportadoras.............................................................23
7.4. Cadastro de Produtos.........................................................................23
7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos.......................................................24
7.6. Cadastro de Unidades de Medida.......................................................24
7.7. Cadastro de CFOP.............................................................................. 24
7.8. Cadastro de NCM............................................................................... 24
7.9. Cadastro de CNAE.............................................................................. 24

1
 7.10. Cadastro de Contador......................................................................24
7.11. Cadastro de Cidades........................................................................24
7.12. Cadastro de Países...........................................................................24
8. Cancelar Nota Fiscal................................................................................. 25
9. Inutilizar numeração fiscal.......................................................................26
10. Carta de Correção Eletrônica (CC-e).......................................................27
11. Copiar Nota Fiscal................................................................................... 28
12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?..............................................28
13. Importação de Dados............................................................................. 29
13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos........................................29
13.2. Importar Nota Fiscal.........................................................................29
14. Backup e Restauração............................................................................29
14.1. Backup, Cópia de Segurança............................................................29
14.2. Restauração..................................................................................... 29
14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?...........................30
15. Atualizações........................................................................................... 30
15.1. Atualização do Sistema....................................................................30
15.2. Novidades e histórico das atualizações............................................30
16. Tributação e Impostos............................................................................ 31
17. Lei da Transparência............................................................................... 32
18. Controle de Usuários.............................................................................. 33
19. Como encontrar uma Nota no Sistema?.................................................34
19.1. Exportar dados exibidos para o Excel..............................................35
20. Certificado Digital................................................................................... 35
20.1. Testar se meu Certificado Digital está funcionando.........................36
21. Configurações........................................................................................ 37
22. Mais........................................................................................................ 39
22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Técnico.......................................39
22.2. Mais Informações............................................................................. 39

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1. Introdução e Visão Geral
O FreeNFe é um programa destinado a emissão de nota fiscal eletrônica
(NFe). Ele destaca-se pela simplicidade e facilidade de uso em uma interface
agradável e de fácil entendimento.
Emita Nota Fiscal eletrônica de Venda e Compra (Entrada), crie Cartas de
Correção, envie as Notas Fiscais do mês para a contabilidade, gere
relatórios, gráficos e muito mais.
Armazene todos os seus Clientes, Fornecedores e Produtos no FreeNFe,
sendo necessário cadastrá-los apenas uma única vez.
Todas as configurações tributárias estarão disponíveis para uso sempre que
for necessário emitir uma nova Nota Fiscal eletrônica.
Garanta a segurança das informações cadastradas no banco de dados do
FreeNFe. É possível gerar e armazenar todos os seus backups em pen-drive
ou nuvem, para utilizá-los quando for necessário.
Importe os clientes, fornecedores e produtos exportados do sistema gratuito
do SEFAZ.
Visualize, exporte e imprima relatórios das Notas Fiscais eletrônicas
autorizadas e canceladas, dos Clientes e dos Produtos, para o período que
desejar.
Simplifique a emissão das Notas Fiscais eletrônicas da sua empresa
utilizando o FreeNFe.

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2. Instalação e Configuração Inicial
Acompanhe os procedimentos para instalação e após a configuração do seu
FreeNFe.

2.1. Instalação
Após baixar o FreeNFe através da página de Download em nosso Site,
execute o instalador.

Na tela inicial da instalação, clique em "Avançar”.

Avance por todas as etapas, e aguarde o término da instalação.

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Ao finalizar a instalação, será exibida a tela a seguir. Clique em "Concluir".

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2.1 Configuração Inicial
Ao iniciar o FreeNFe pela primeira fez você será orientado e preencher os
dados da sua empresa e parâmetros iniciais para emissão de suas notas.
Veja o passo-a-passo do Assistente de Configuração:
1º) Nome da Empresa

2º) CNPJ e Regime Tributário da Empresa

Caso não encontre estes dados, poderá consultar seu contador.

Dica: Informar CNPJ e clicar em consultar CNPJ . O sistema irá então fazer
uma busca de dados na internet, e preencher o restante do formulário para
você.

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3º) Endereço e dados para contato

Dica: Informe todos os dados, principalmente endereço e e-mail, pois estes

dados sairão em suas notas (DANFEs) e facilitará sua identificação junto aos
seus clientes.

Dica: Informe o CEP e clique em , o sistema irá fazer a consulta do

endereço automaticamente para você.

4º) Certificado Digital

Para que seja possível realizar a emissão de Notas Fiscais eletrônicas, é

necessário instalar um Certificado Digital específico para emissão de NF-e.
Este Certificado Digital pode ser do tipo A1 ou A3 (Token ou Cartão).
Dica:Consulte com o fornecedor do seu Certificado os procedimentos para a
sua instalação no Windows.

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5º) Configurações de impressão

Dica: Melhore a aparência de sua DANFE, crie uma imagem, (JPEG ou

Bitmap) de sua logomarca e anexe ao sistema.
Dica: Cria uma logomarca expandida, com endereço, telefone, e-mail e
logomarca, poderá estilizar da forma que achar melhor, anexe ao sistema, e
ative a opção “Expandir Logo”.
Dica: Quantidade de casas decimais, é uma opção muito importante para
você empreendedor que trabalha com produtos com quantidade fracionada,
como venda de líquidos, carne, e outros, que usem quantidades como:
1,524 KG ou 10,850 ML.
6º) informe os dados seu contador (a)

Não é obrigatório, mas auxilia em alguns recursos do sistema como por

exemplo: enviar remessa de notas ao contador, ou autorizar download do
XML no site da SEFAZ.

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7º) Enviar e-mail e configurar Ambiente de Homologação

O envio do XML para seu cliente é obrigatório por força da Lei, por isso, o
FreeNFe te oferece um recurso avançado de envio de e-mail, assim você não
precisará usar seu cliente de e-mail, pois o FreeNFe poderá fazer isso por
você.
Dica: Procure ajuda de um técnico de informática ou da sua operadora de
hospedagem na internet, para obter os dados exigidos nesta etapa.
Dica: Alguns estados exigem que para autorizar seu CNPJ a emitir uma nota
fiscal, antes deve fazer o processo de homologação, portanto ative o
Ambiente do Web Service, em Homologação para validar o emissor na
SEFAZ e após poderá retornar para Produção, afim de emitir suas notas
normalmente.
Atenção: Notas emitidas em Ambiente de Homologação não são válidas
para o Fisco.
8º) Regras de Tributação e Numeração da Nota Fiscal

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Uma das principais características do FreeNFe, é o cálculo automático de
impostos na Nota Fiscal, para isso vários parâmetros fiscais devem ser
configurados, conforme seu regime tributário, estado, e destino da nota.
Dica: O FreeNFe, vem configurado a tributação para as empresas do Regime
Simples Nacional, com isenção de ICMS e ICMS Substituição Tributária.
Dica: Consulte seu contador para verificar as regras aplicáveis para ICMS,
ICMS Substituição Tributária, IPI, PIS, COFINS, ISSQN e outros, e informe o
sistema todas as regras aplicadas, por estado, e regime.
Dica: Caso você já tenha emitida alguma nota, seja no emissor do SEFAZ ou
em outro emissor, você já terá uma numeração na receita, e esta
numeração deve ser respeitada, por isso, informe corretamente a
numeração e série nesta tela.
9º) Registros básicos para emissão de Nota Fiscal

Esta etapa do assistente, te ajuda na orientação dos registros básicos para a

partir deles emitir sua nota fiscal.
Dica: Esta etapa não é obrigatória.
10º) Finalização da Configuração e chave de Acesso

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Dica: Ao clicar em concluir o sistema enviará um e-mail com chave de
liberação da versão gratuita do seu FreeNFe, portanto, tenha certeza que o
e-mail registrado no assistente realmente seja um e-mail válido.

11
11º) Informar chave de confirmação para liberação da versão
gratuita

Dica: acesse seu e-mail, copie e cole nesta tela a chave de acesso
informada. Depois conclua o assistente de configuração.
Pronto! Sistema agora está configurado e pronto para enviar suas notas
fiscais.

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3. Adquirir uma licença do FreeNFe versão PLUS+
O FreeNFe é um emissor de Nota Fiscal gratuito, e você poderá emitir suas
notas fiscais normalmente, e em qualquer momento, pois, tudo ficará
disponível, inclusive off-line no seu computador.
Contudo, alguns recursos mais avançados estão disponíveis para teste
apenas por 7 dias, e após este período somente terá acesso adquirindo a
versão avançada do FreeNFe, chamada versão PLUS+.
Depois de instalar, e experimentar os recursos avançados por 7 dias, você
poderá obter uma licença do Produto PLUS+.
Atenção: A licença avançada do PLUS+ é válida por 12 meses, exigindo sua
renovação ao final deste período.

3.1. Como adquirir uma licença do FreeNFe PLUS+, versão

completa?
Acesse o site do FreeNFe (www.freenfe.com.br) e clique em "Comprar".

Se você já está utilizando a versão gratuita, clique no botão , em

seguida clique em “Comprar Licença de Uso”, para ser redirecionado para a
emissão do boleto.
Pagamentos parcelados, poderão ser feitos até 12x no cartão ou boleto, via
Pag Seguro do UOL.
Logo que o pagamento for confirmado pela equipe financeira do FreeNFe,
será enviada uma notificação para o seu e-mail contendo os dados para
ativação do mesmo.

3.2. Ativação da versão completa

Após receber por e-mail a notificação contendo os dados para ativação.
Acesse então o Painel "Demonstração do FreeNFe”, bastandopara isso

acessar menu Principal, aba Sistema, e clicar em , após clique em

"Liberar Uso", conforme imagem abaixo:

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4. Menu do FreeNFe
O Menu do FreeNFe disponibiliza ao usuário o acesso aos principais recursos
do sistema e para emissão e monitoramento de suas notais ficais, assim
como as propriedades e configurações avançadas do Software. Acompanhe
abaixo as opções disponíveis para uso:

4.1. Menu Iniciar

Nesta tela você terá acesso rápido aos principais recursos do sistema, além
de visualizar a lista das suas notas fiscais visualizadas ou editadas
recentemente.
O Menu Iniciar também conta com o recurso “Acesso Rápido”, é uma
pequena barra de ferramentas acima ao lado do botão “Iniciar”. E você
também poderá configura-lo, incluindo mais botões que julgar necessário.
Para isso acione a opção “Mais comandos”, conforme indica a imagem
abaixo:

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4.2. Cadastros

NFE Saída
Nova Nota Fiscal: Criar uma nova Nota Fiscal Eletrônica.
Enviar NFE: Enviar ao SEFAZ a Nota Fiscal selecionada.
Editar NFE: Alterar a Nota Fiscal selecionada. Só possível para Notas em
Digitação.
DANFE: Imprimir a Nota Fiscal.
Cancelar Nota Fiscal: Cancelar Nota Fiscal selecionada. Só visível quando
seleciona uma nota autorizada, e envia ao SEFAZ a solicitação do
cancelamento.
Inutilizar Numeração: Recurso para Inutilização de Numeração de Nota
Fiscal, possível apenas com comunicação com o SEFAZ.
Carta de Correção - CCe: Correção de dados na Nota após o envio ao
SEFAZ sem possibilidade de Cancelamento.
Importar Nota Fiscal: Importar uma nota ao sistema por meio do arquivo
XML.
Excluir: Eliminar uma nota do banco de dados, permitido somente notas
em situação "Digitação".
Copiar: Copiar a nota fiscal selecionada.
Enviar E-mail: Enviar XML e DANFE para o e-mail do destinatário.
NFE Entrada:
Menu disponível apenas ao selecionar a guia Notas Recebidas.

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Receber Nota Fiscal: Importar XML de compra para o sistema, você
precisa obter o arquivo diretamente com seu fornecedor ou fazer o
download automático através do site da Receita.
Baixar Nota Fiscal da Internet: Importar XML de compra diretamente do
site da Receita, basta obter a chave de acesso a nota, e informar
diretamente no sistema, que o mesmo fará a consulta na Receita e fará o
download para você.
Consultar situação: Por força da Lei, todas as notas recebidas por sua
empresa, devem ser validadas afim de verificar sua regularidade na Receita,
este recurso irá lhe auxiliar nesta questão.
Confirmar Nota: Autoriza a nota automaticamente para você.
Excluir Nota Fiscal: Excluir definitivamente do Banco de Dados a Nota
Fiscal de Entrada selecionada.
Emitir DANFE: Imprimir a Nota Fiscal recebida do Fornecedor.

4.3. Geral

Enviar Remessa para o Contador: O seu contador, mensalmente irá

solicitar as notas (Saídas e Entradas), o sistema automatiza este processo
para você.
Sintegra:Sistema Integrado de Informações sobre Operações
Interestaduais com Mercadorias e Serviços, foi implementado pelo Convênio
ICMS 57/95. É um sistema de intercâmbio de informações sobre operações
interestaduais com mercadorias e serviços realizadas por contribuintes do
ICMS no âmbito dos Estados e do Distrito Federal.
Tributação:Selecione as opções que deverão ser utilizadas para o cálculo
do total nas Notas Fiscais eletrônicas. Utilize para a configuração das
categorias de Tributação, para automatizar o processo de cálculo de
impostos na sua nota fiscal.
Consultar Sintegra: Consultar situação da empresa, por meio do CNPJ,
através dos sites oficiais do Sintegra dos estados do Brasil.
Consultar Status SEFAZ: Verifica se há disponibilidade nos servidores da
Receita do seu estado, para receber e autorizar suas notas fiscais.
Visualizar NFe – DANFE – Avulso: Você poderá visualizar a DANFE (nota
fiscal impressa) de qualquer empresa por meio da leitura do XML da nota.
CFOP: É a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas e
saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um
código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a
prestação de serviço de transportes. Obrigatório para emissão de sua nota.
NCM: Significa "Nomenclatura Comum do Mercosul" e trata-se de um
código de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a

16
natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comércio
internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do
comércio exterior. Obrigatório para emissão de sua nota.
CNAE:Classificação Nacional de Atividades Econômicas, é uma forma de
padronizar, em todo o território nacional, os códigos de atividades
econômicas e os critérios de enquadramento usados pelos mais diversos
órgãos da administração tributária do Brasil. Ajuda a agrupar seus clientes
por atividade, e é obrigatório para emissão de notas fiscais para alguns
estados.
Inventário de Estoque:O inventário nada mais é do que a identificação,
classificação e contagem dos produtos que estão no estoque. Com o
inventário você pode tomar decisões fundamentais a respeito dos produtos
que estão em falta, que estão encalhados, que estão danificados ou
vencidos e ainda determinar a importância de cada tipo de produto para o
seu estoque. Esta informação é obrigatória para geração do Sintegra.
Grupos: Agrupamento de produtos
Sub - Grupos: Sub agrupamento de produtos.
Unidades de medida: É a característica que possa ser quantificada.
Comprimento, massa, temperatura, tempo, volume, força, quantidade de
matéria, etc. Essas grandezas são avaliadas pelas unidades de medida
adotadas por convenção e cada unidade tem seu símbolo. Por exemplo, o m
o símbolo do metro. Esta informação é obrigatória para a emissão de sua
nota.
Transportadora: Manutenção do cadastro de Transportadoras.
Contador: Manutenção do cadastro da empresa de contabilidade e
contador que te atende.
Cidades: Manutenção do cadastro de cidades do Brasil e seu código IBGE.
Países: Manutenção do cadastro de países.

4.4. Sistema

Usuários: Manutenção do cadastro de usuários para acesso ao sistema e

auditoria do sistema.
Configurações: Manutenção das configurações gerais do sistema.
Backup: Realizar cópia de segurança do sistema.
Restaurar Backup: Restaurar dados a partir da cópia de segurança.
Limpar dados de Homologação: Excluir todas as notas emitidas em
ambiente de homologação.

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Importar Cadastros: Importar tabela de clientes e produtos, a partir dos
dados vindos do sistema gratuito da SEFAZ.
Atualizar Sistema: Módulo de atualização do sistema.
Novidades: Histórico de atualizações do sistema.
Ajuda: Acesso ao portal de atendimento ao usuário FreeNFe.
Comprar Versão PLUS+: Módulo para aquisição da versão completa do
seu emissor FreeNFe.
Sobre: Informações básicas sobre o sistema.

4.5. Relatórios

Exportar Grade para Excel: Cria um relatório em Excel a partir dos dados
exibidos na tela.
Clientes: Listagem de Clientes
Fornecedores: Listagem de Fornecedores
Transportadoras: Listagem de Transportadoras
Produtos: Listagem de Produtos
NF-e Saídas: Listagem de Notas Fiscais de Vendas e Saídas
NF-e Recebidas: Listagem de Notas Fiscais de Compras e Entradas
Faturamento por Cliente: Listagem de Notas Fiscais, totalizada por
cliente.
Produtos Faturados: Listagem de Notas Fiscais, totalizada por produtos.
Gráficos
Faturamento por Dia: Gráfico de Linhas, que exibe o total faturado por
dia.
Faturamento por Cliente: Gráfico em barras, que exibe um Ranking de
Clientes por total dos valores das notas fiscais emitidas.
Produtos Faturados: Gráfico em barras, que exibe um Ranking de
Produtos por total dos valores das notas fiscais emitidas.

5. Ações comuns
Estes são os botões e ações encontradas na maioria dos recursos e telas do
FreeNFe.

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Selecionar: Serve para vincular um registro a uma determinada tela. Por
exemplo: você deverá vincular um cliente em uma nota, ou um grupo
dentro de um determinado produto.

Consultar Cadastro: Sempre que aparecer este botão ou apenas o ícone

, significa que o recurso poderá fazer alguma consulta na internet. Como por
exemplo: Consultar dados a partir de um CNPJ, buscar endereços a partir do
CEP, e assim por diante.
Novo: Inserir novo registro
Alterar: Realizar mudanças no registro selecionado.
Excluir: Serve para apagar um registro selecionado.
Fechar: Sair da tela atual.
Algumas telas poderão ter botões e ações diferentes, como este aqui:

Primeiro: Navegar para o primeiro registro.

Anterior: Navegar para o registro anterior.
Próximo: Navegar para o próximo registro.
Último: Ir para o último registro.
Novo: Inserir um novo registro.
Excluir: Apagar o registro selecionado.
Editar: Alterar o registro selecionado.
Gravar: Salvar o registro inserido ou atualizado.
Cancelar: Sair da alteração ou inserção de registro.
Atualizar: Buscar novos registros atualizando a tela.
Fechar: Sair da tela.

6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota

Clique em “Nova Nota Fiscal”
Esta é a tela para a construção da sua nota fiscal.

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6.1. Natureza da Operação
Comece informando a Natureza de Operação, neste caso, bastando apenas
indicar o CFOP. AS operações de saída de mercadoria e serviços para dentro
do seu estado inicia com número 5, as operações fora do estado inicia com
6.
Neste caso, faremos uma venda normal dentro do estado, então
selecionamos CFOP 5102.

Mas, o que é CFOP?

CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas e
saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um
código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a
prestação de serviço de transportes.
Dica: Nunca confeccione uma nota com dúvidas, procure orientação do seu
contador ou do suporte FreeNFe (forum.freenfe.com.br).
Dica: Caso necessite mudar a descrição da Natureza de Operação que irá
sair nota, basta clicar em , que está ao lado da descrição.

6.2. Cliente ou Destinatário

Agora é hora de informar na nota qual o destinatário da nota, ou seja, seu
cliente.

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Clique em Selecionar, e escolha uma das opções de destinatário.
Geralmente clientes para notas de saídas, fornecedores e transportadoras
para notas de entrada.

Na próxima tela que se abre, faça a busca do cliente, e clique em selecionar.

Caso não exista, basta clicar em Novo para registra-lo.

6.3. Outros dados

Informe também as datas da nota.

Como: Data de Movimentação, Data e Hora de Saída.

Data e Hora de Saída, não são campos obrigatórios, caso não queira que
saiam na Nota, basta limpar estes campos.
Informe também:

Tipo: Tem apenas dois tipos disponíveis (Entrada e Saída). Use Saída para
vendas e Entrada para recebimento de mercadorias.

Finalidade da Emissão:

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O campo Finalidade de Emissão da Nota Fiscal Eletrônica pode ser
preenchido com os seguintes valores:
“1” – NF-e normal – deverá ser preenchido em todas as hipóteses em que
ocorra efetiva circulação da mercadoria ou prestação de serviço
documentada pela NF-e;
“2” – NF-e complementar – deverá ser preenchido apenas quando se
tratar de uma NF-e emitida para complemento de imposto;
“3” – NF-e de ajuste – deverá ser utilizado este valor para situações que
não envolvam operações efetivas de circulação de mercadorias, mas para
quais a legislação exija a emissão de Nota Fiscal. Alguns exemplos são:
crédito da parcela de ativo imobilizado do mês; transferência de crédito
acumulado; transferência de saldo credor ou devedor para centralização de
estabelecimento, etc.
Na maioria das vezes não será necessário mexer nestes campos, pois eles já
virão preenchidos automaticamente.
Os campos Chave de Acesso e Situação da nota, serão preenchidos pelo
sistema.

6.4. Inserir Produtos na Nota

No campo Produto, insira a descrição do produto ou clique no botão buscar,

será aberto a tela de consulta de produtos. Caso ele não exista clique em
Novo para inserir um novo Produto. Após clique em selecionar.
Na Nota informe a Quantidade, o Valor, o Desconto (se houver) e clique em
Inserir.
Veja como ficou a Nota com dois produtos inseridos.

Observe que ao inserir novos produtos, o sistema já faz as referências e

cálculos tributários automaticamente, informando o CST/CSOSN, o CFOP da
operação, Impostos e outros dados.

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Pronto, o básico para emissão da nota é isso. Mas, tem mais.

6.5. Dados do Transporte

Acesse a aba “Transporte” de sua Nota Fiscal, nesta aba tem tudo que você
precisa usar para informar os dados relacionados ao transporte.

Informe primeiro a modalidade do Frete, depois clique em , para selecionar

ou registrar uma transportadora.
Informe os volumes, abrindo a aba Volumes. Depois Novo.

Informe os dados solicitados, clique em “Calcular Peso”, para o sistema

calcular o peso a partir dos dados inseridos no cadastro de produtos. Depois
gravar.

6.6. Cobrança
Acione a Aba “Cobrança”. Mantenha esta tela sem alterações caso o
pagamento negociado com seu cliente seja “À Vista”. Caso contrário, vá no
grupo Duplicatas e informe as parcelas. Também utilize o recurso ,
para registrar as parcelas automaticamente. Veja como ficou nossa nota
parcela em 3 vezes.

6.7. Informações Adicionais

Caso queira enviar outros dados relevantes para seu cliente, como número
do pedido, tipo de pagamento negociado, acessar aba “Informações
adicionais”. Veja um exemplo:

23
24
6.8. Verificando a Nota
Agora Salve a Nota, você receberá a seguinte mensagem.

Clique em Não. Pois antes de enviar a Nota ao SEFAZ, podemos verificar se

está tudo certo. Para isso, selecione a Nota e clique em , no menu

principal. Você poderá ver sua nota como irá ficar, sem mesmo antes ter
enviado ao SEFAZ, isto ajuda a eliminar erros, pois te dá chance de conferir
o resultado de sua nota. Veja nossa nota como esta agora:

6.9. Enviando Nota ao Sefaz

Agora sim, todas as etapas principais concluídas, podemos então enviar

para o SEFAZ. Clique agora no botão . E aguarde todo o processo.

Quando o processo chegar ao final, caso ocorra algum erro, você será
informado o motivo do erro, poderá ser alguma informação incorreta ou
faltante ou uma negação por parte do Fisco. Caso ocorra tudo bem, você já
verá sua Nota Fiscal pronta para ser impressa.

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6.10. Enviando Nota ao Cliente
A DANFE, é o documento que irá junto com sua mercadoria ao cliente, mas
você deve enviar o arquivo XML para ele, para isso, selecione a nota e
clique em , no menu principal, assim o sistema irá mostrar o e-mail
cadastrado do cliente na nota, e você poderá também alterar, clique em OK.
Neste momento o sistema enviará um e-mail para seu cliente ou
destinatário, com o arquivo XML da nota e também o arquivo PDF da DANFE
para ele visualizar a Nota no computador.

7. Cadastros do Sistema
O que é o Cadastro?
É uma coletânea de dados, inseridos no banco de dados que reúne todas as
informações possíveis, de seus clientes, seus fornecedores ou clientes
potenciais de interesse da empresa.
Qual a Importância do Cadastro?
Cadastrar seus clientes, atuais e promissores, assim como as empresas
fornecedoras, além da exigência organizacional, também uma necessidade,
tendo em vista que o objetivo é sempre otimizar buscas e pesquisas, validar
informações de forma rápida e eficiente. O cadastro é um dos grandes
patrimônios e ativos da sua empresa.

7.1. Cadastro de Clientes

Utilizado para cadastrar, alterar e excluir as informações dos clientes.
O Cadastro de Clientes influencia em inúmeros módulos do Sistema.
Utilizado para efetuar o cadastro, alteração e exclusão dos clientes (pessoa
Física e Jurídica), informando seus dados pessoais, endereçamento, entre
outras informações importantes para utilizar no gerenciamento e emissão
de notas fiscais.
Dica: para cadastrar seu cliente, transportadora ou fornecedor, com
sucesso, inicie o cadastro pelo CNPJ, pois o sistema tem ferramentas
avançadas para preencher os demais dados, a partir, da consulta do CNPJ
da empresa.

7.2. Cadastro de Fornecedores

O cadastro de fornecedores tem por objetivo, o controle de
fornecedores, disponibilizando ao usuário diversas opções como:
cadastro por CNPJ, consulta de endereço por CEP, entre outras
opções.

7.3. Cadastro de Transportadoras

O cadastro da transportadora é utilizado nas operações de
compras, vendas e remessas no sistema, pelo qual são emitidas as
notas fiscais.

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7.4. Cadastro de Produtos
O Cadastro de Produtos tem como objetivo gerenciar os produtos. É
possível cadastrar, alterar e excluir produtos, controlar os preços de
custos e venda, e fazer o controle de estoque.
O cadastro dos produtos é a etapa principal para o início de qualquer
controle dentro do Sistema. Um cadastro de produtos completo e bem
organizado facilita a execução dos processos gerenciais e emissão de notas
no sistema.

7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos

Trata-se do processo de organização do cadastro. É a
separação dos produtos em grupos hierárquicos segundo as
suas principais características. Os produtos de características similares são
logicamente relacionados e agrupados, mantendo um padrão de
organização. Processo muito importante por ser o primeiro passo para iniciar
o cadastro dos produtos. As subdivisões dos produtos proporcionam um
melhor controle para os relatórios e manutenções dos produtos.
Categorizado em 2 níveis: Grupos e Subgrupos.

7.6. Cadastro de Unidades de Medida

Tabela de Unidade de Medidas utilizada para o Cadastro de
Produtos, sem tal tabela não é possível concluir o cadastro do produto.

7.7. Cadastro de CFOP

Código Fiscal de Operações e de Prestações das entradas e saídas de
Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços. O CFOP é em sua maioria
composto por quatro dígitos, onde o primeiro, no caso o prefixo, determina a
natureza da operação, ou seja, se é entrada (compra )ou saída (venda) de
mercadorias. Utilize este recurso para consultar e editar as
CFOPsregistradas.

7.8. Cadastro de NCM

O significado de NCM é Nomenclatura Comum do Mercosul, e é
conhecido por ser um sistema de códigos adicionais de classificação das
mercadorias comercializadas entre os países do Mercosul. Produtos
vendidos no mercado internacional (fora do Mercosul) recebem um código
de seis dígitos (o SH); no Mercosul, além destes seis dígitos do SH, há outros
dois dígitos adicionais, o NCM. Utilize este recurso para consultar e atualizar
as NCMsregistradas. A tabela de NCM do sistema é atualizada a partir do
cadastro IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação).

7.9. Cadastro de CNAE

A Classificação Nacional de Atividades Econômicas, CNAE, é um
instrumento de identificação econômica das unidades produtivas do País
nos cadastros e registros das três esferas da administração pública
brasileira, uniformizado nacionalmente, seguindo padrões internacionais
definidos no âmbito da ONU. Utilize este recurso para consultar a tabela de
CNAE do sistema.

27
7.10. Cadastro de Contador
Toda a nota emitida por sua empresa, ela deve ser autorizada
para que seu contador possa fazer o download, este é um requisito
regulamento por lei, para isso, utilize este recurso para cadastrar seu
contador, e manter o mesmo atualizado.

7.11. Cadastro de Cidades

Para a transmissão da nota fiscal eletrônica, é necessário informar
o código IBGE das cidades. O FreeNFe, já vem configurado com o cadastro
de todas as cidades brasileiras e seus respectivos códigos IBGE. Utilize este
recurso para consultar e editar o cadastro de cidades brasileiras.

7.12. Cadastro de Países

Os países também possuem código IBGE, e para emissão de notas
fiscais de importação e exportação, esta é uma informação obrigatório.
Utilize este recurso para consultar e editar o cadastro de países e seu
código IBGE.

8. Cancelar Nota Fiscal

O que é uma Nota Cancelada?
Por algum motivo, caso a empresa deseja cancelar uma nota que já fora
autorizada pelo Fisco e que ainda a mercadoria não tenha sido retirada, ela
deverá assinar o Pedido de Cancelamento com o seu número de CNPJ e seu
Certificado Digital. A transmissão do pedido poderá ser realizada pelo
software do contribuinte. O mesmo deverá ser autorizado pela SEFAZ da
mesma maneira que uma nota convencional. O Pedido de Cancelamento
poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
As notas canceladas e inutilizadas terão apenas o efeito de dados técnicos
para a SEFAZ, não tendo nenhum valor monetário.
Caso necessite cancelar uma Notas Fiscais Eletrônicas, na tela principal do

sistema, busque a nota, e clique em . Na tela que segue, você deve

informar o motivo do cancelamento, e clicar em Gravar.

28
Neste momento o pedido de cancelamento será enviado ao SEFAZ, se a
receita autorizar, então a tela irá fechar, e a situação da Nota irá mudar
para cancelada. Caso contrário, uma mensagem de erro será mostrada para
você identificar porque sua nota não poderá ser cancelada.

29
9. Inutilizar numeração fiscal
Para inutilizar uma numeração fiscal, no menu principal do sistema clique

em , na tela que segue, clique em novo e informe a numeração inicial,

a numeração final e a Série que deseja inutilizar. É possível informar
também a justificativa para esta inutilização. Não é possível inutilizar um
número já utilizado e registrado na Sefaz.

O que é uma Nota Inutilizada?

Pode ocorrer durante o procedimento de envio da nota a SEFAZ, a quebra da
sequência dos números de um lote de notas. Por exemplo, as notas 10 e 20
foram autorizadas, mas as notas 11 até 19, por algum erro técnico no envio,
foram inutilizadas. O emissor deverá comunicar a SEFAZ a razão pelo qual
não utilizará essa sequência de números inutilizados, apenas para efeito de
denúncia, caso alguém queira fazer uso dessa faixa de notas para fraudes.
A inutilização só se dará caso a numeração nunca tenha sido usada
anteriormente, em notas autorizadas, denegadas ou já inutilizadas.

30
10. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
Uma Carta de Correção de Nota Fiscal, é uma declaração que você
involuntariamente, errou na confecção da mesma, mas procedeu a
correção, e, a carta para o cliente, está sendo enviada, para que corrija as
vias da Nota Fiscal que estão de posse dele, e, esteja em conformidade com
a Legislação fiscal, entre o emissor e o destinatário da Nota Fiscal e da
mercadoria. Desta forma ambos (emissor e destinatário) estarão legalmente
cobertos acerca das correções efetuadas, evitando uma futura sansão fiscal.
Na tela principal do FreeNFe, selecione a nota que queira emitir uma “Carta

de Correção, após clique em . Você será levado a tela de emissão de

Cartas de Correção do sistema.

Para criar uma nova Carta, clique em “Novo”. Informe a descrição da

correção, e clique em Gravar. Neste momento o sistema irá enviar pedido ao
SEFAZ e caso a Receita aceite o mesmo ficará pronto para impressão.
Selecione a carta clique em “Imprimir” ou “Enviar E-mail”.

31
11. Copiar Nota Fiscal
Recurso avançado do sistema, serve para duplicar uma nota fiscal, muito
útil para evitar digitação desnecessária, e também o retrabalho. Sempre
que quiser copiar uma nova fiscal, ou seja criar uma nova nota, a partir de
uma já existente, basta selecionar a nota e clicar em na tela principal
do sistema.
O sistema então criará uma nova nota na sequência correta, a partir dos
dados já existentes na nota selecionada.

12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?

Sempre que precisar ou for solicitado, você poderá enviar sua nota fiscal ao
cliente ou destinatário por meio da internet e e-mail.

Para isso, selecione a nota fiscal na tela principal e clique em . Neste

momento, o sistema irá exibir uma tela com o e-mail do destinatário
informado na nota, você poderá informar outro, e então clique em OK.
Pronto!
Caso queira enviar manualmente a nota, por meio deu seu próprio software
de e-mail, como outlook, e outros, você primeiro deverá exportar os
arquivos da nota, para então anexar no seu e-mail para o cliente.
Para isso acione na tela principal do sistema, o recurso:

Você poderá então salvar o arquivo PDF e o arquivo XML da Nota Fiscal em
seu computador.
Caso não consiga enviar e-mail por nosso sistema, talvez seja a
configuração que esta errada, ou ela não foi realizada no “Assistente de
Configuração”. Acesse no menu principal, a aba Sistema, botão

“Configurações” .
Acione a aba “E-mail”, e informe os dados solicitados pela configuração.
Dica: Altere a “Mensagem Padrão” para que o cliente e destinatário receba
um e-mail mais personalizado.

32
13. Importação de Dados
Você poderá quando quiser importar dados para seu FreeNFe. Veja as
opções disponíveis.

13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos

Acesse Menu Principal, aba Sistema, acione o recurso Importar Cadastro.
Clique na opção desejada, poderá ser: Clientes ou Produtos.

Você será solicitado para informar o arquivo de importação. O layout do

arquivo de importação de clientes e produtos, deverá ser o mesmo do
sistema gratuito do SEFAZ. Isto é, você poderá exportar seu cadastro de
clientes e produtos do sistema da SEFAZ e importar diretamente no seu
FreeNFe.

13.2. Importar Nota Fiscal

A importação de Nota Fiscal é muito útil para você manter seu FreeNFe
atualizado com as notas já emitidas em outros sistemas, basta clicar no

recurso ,você será solicitado a informar o arquivo XML da Nota Fiscal, e

então todos os dados serão cadastrados no seu FreeNFe.

14. Backup e Restauração

14.1. Backup, Cópia de Segurança
O FreeNFe permite armazenar os seus backups na nuvem ou localmente em
pendrive. Desta forma, os backups estarão protegidos e poderão ser
utilizados quando for preciso.

14.2. Restauração

33
Recurso útil quando você precisa restaurar seus dados e arquivos em outro
computador, ou quando precisar formatar o mesmo.
Acione na aba sistema a opção “Restaurar Backup”, na tela que segue
informe o arquivo de backup para restaurar, clicando no ícone indicado por
uma pasta. Após clique em “Restaurar Backup” e aguarde o processo.

14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?

Primeiro você deve ter contratado um serviço de armazenamento nas
nuvens, há muitas opções gratuitas como: Google Drive, Dropbox e
SkyDrive. Todas elas têm em comum a criação de uma pasta no seu
computador para sincronizar os arquivos com a internet.
Portanto, basta instalar qualquer um desses serviços de armazenamento na
nuvem no seu computador, e depois informar no FreeNFe a pasta de
sincronização. Ficando por exemplo assim:

Assim todos os backups do FreeNFe, ficarão nesta pasta e posteriormente

será sincronizado na internet com seu serviço de hospedagem.

15. Atualizações
15.1. Atualização do Sistema
O recurso de Atualização do sistema, permite que o usuário possa verificar
se existem novas atualizações disponíveis para download e instalação.
Para acessar o recurso, basta acionar Menu Principal, Aba Sistema, opção

15.2. Novidades e histórico das atualizações

Todos os históricos das atualizações serão exibidos neste painel. Para

acessá-lo basta acessar o Menu Principal, Aba Sistema, e clicar em .

34
16. Tributação e Impostos
O FreeNFe permite aos seus usuárioso cadastro de diversos Tipos de
Tributação.

Acesse no Menu Principal, a Aba Geral, recurso .

Nesta tela, você poderá cadastrar ICMS, Substituição Tributária, IPI e criar
regras de ICMS para cada situação que sua empresa se encaixa, observeque
as regras são por Estado e se aplicam para ICMS, Substituição Tributária,
PIS, COFINS, CIDE (Combustíveis), ISSQN (Impostos sobre Prestação de
Serviços, e outros.

Para criar uma nova Categoria de Tributação, clique no botão "Novo".

Informe então o Nome e a Descrição para a Categoria. Você poderá

adicionar uma regra para o destino, configurar o IPI e PIS/COFINS desta
Categoria, entre outros. Para isso clique em “Novo”.

35
Nesta tela, você deverá preencher o Destino desta regra, o CST/CSOSN,
Alíquota, Base de Cálculo e composições da base de cálculo do
ICMS.Configure também o Regime de Substituição Tributária (ICMS ST).
Feito isso, a regra deve ser vinculada ao Produto, no cadastro de produtos.

17. Lei da Transparência

A Lei Complementar 131/2009 - lei da Transparência - altera a redação da
Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) no que se refere à transparência da
gestão fiscal. O texto inova e determina que sejam disponíveis, em tempo
real, informações pormenorizadas sobre a execução orçamentária e
financeira da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
As empresas estão obrigadas a informar a carga tributária nos cupons e
notas fiscais, e estão sujeitas a auto de infração aquelas que não prestarem
a informação ao consumidor, conforme Lei 12.741/2012.
Para atender às exigências da Lei, o IBPT - Instituto Brasileiro de
Planejamento e Tributação -desenvolveu uma solução gratuita para
possibilitar que todos os estabelecimentos informem a carga tributária em
documento fiscal aosseus consumidores.
Você deverá associar o NCM de seu produto ou serviço conforme tabela do
IBPT. O FreeNFe, já fornece a atualização automática desta tabela. Para isso:

Acione o recurso , no Menu Principal, da Aba Geral. E após clique em

“Atualizar IBPT”. Basta aguardar o processo, que deverá aguardar alguns
minutos.
Para que os valores sejam exibidos na sua nota, então o sistema deve ser
configurado.

36
Acione , no Menu Principal, aba Sistema.

Navegue até a aba “Tributação” e ative o recurso “Calcular Total de

Impostos na Nota Fiscal”.
Sua DANFE ficará assim:

18. Controle de Usuários

O FreeNFe é um sistema de uso pessoal. Porém, você pode dar permissão
para que outras pessoas acessem também o sistema por meio de login e
senha.
Assim, elas podem ajudá-lo a administrar seus produtos e clientes,
gerenciar suas notas ou manter atualizados seus dados de cadastro.

Acionar Menu Principal, aba Sistema, opção “Usuários”.

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Clique em Novo, informe nome de “Usuário” e “Senha”. Pronto, agora
quando for acessar novamente o seu FreeNFe, ele irá exigir o acesso por
meio de “Usuário” e “Senha”.

Dica: A vantagem deste processo, é que todos os históricos registrados pelo

sistema, ficará disponível para consulta e assim você terá o controle sobre
cada ação que os usuários fazem no sistema.

19. Como encontrar uma Nota no Sistema?

Quando precisar buscar uma determinada nota no sistema, utilize o recurso
“Pesquisar” da tela principal.

Basta selecionar por qual informação você irá pesquisar, e digitar a

informação para busca.
Caso precise de uma busca mais avançada ou fazer filtros por data, clique
em “Pesquisar”. Conforme abaixo:

38
Você irá visualizar os recursos de filtro, por situação, data e personalizado.

A busca personalizada te dá mais opções para filtro.

19.1. Exportar dados exibidos para o Excel

Você pode, se desejar, exportar todos os dados que estão sendo exibidos na
tela para o Excel.
Primeiro, faça o filtro conforme mostrado acima, depois acione Menu

Principal, aba Relatórios, opção .

20. Certificado Digital

O Certificado Digital é uma assinatura com validade jurídica que garante
proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo
que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de
qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.
Você deve comprar e instalar o certificado digital em seu computador, após
isso você já pode configurar seu Certificado no sistema.
Para isso, acione o Menu Principal, Aba Sistema, opção “Configurações”.
Vá até a aba Certificado Digital e Ambiente WS, e clique no botão
“Selecionar Certificado Digital”, identificado pelo botão .

39
Nesta tela, é possível também selecionar um outro Certificado Digital (caso
esteja instalado).

20.1. Testar se meu Certificado Digital está funcionando

O botão permite que você verifique se a conexão entre o Certificado

Digital e a Sefaz está ativa. Ative então o Menu Principal, aba Geral.

40
21. Configurações
Na tela de Configurações, estão presentes todas as definições que o
FreeNFe deve utilizar.

Dados Gerais
Preencha os dados da sua empresa nesta aba. Os campos em negrito são
obrigatórios e todas as informações digitadas devem estar corretas. Defina
também o Regime Tributário à ser utilizado.
O FreeNFe permite que o usuário indique uma Logomarca para ser utilizada
na impressão das Notas Fiscais eletrônicas (DANFEs).
Dica: para cadastrar seus dados corretamente, informe o CNPJ e clique no
botão de consulta
Certificado Digital e Ambiente WS
Selecione um Certificado Digital para emissão das Notas Fiscais eletrônicas.
O FreeNFe é instalado para ser utilizado no tipo de Ambiente "Homologação"
(Sem valor Fiscal).
É possível mudar o tipo de ambiente para Produção clicando no recurso
"Ambiente do Web Service".
Configurações de NFe

Informe a Numeração e Série para emissão da próxima NF-e (Para os

ambientes de autorização Normal e Contingência).
Defina o Tipo de Emissão, o FreeNFe permite você selecionar se deseja
emitir a Nota Fiscal Eletrônica na SEFAZ do seu estado, na SVAN ou SVRS.
Nesta tela, defina também os valores para CFOP que deverão ser utilizados
como Padrão quando for emitido uma nova Nota Fiscal.

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Dica: Você pode definir uma mensagem padrão para ser inserira no rodapé
(informações complementares) da sua nota. Para isso, utilize o recurso
“Informações Complementares Padrão”.
Tributação
Configure Lei da Transparência e Alíquota de Aproveitamento do ICMS.
Converse sobre isso com seu contador.
E-mail

Configure uma conta de e-mail para enviar as Notas Fiscais eletrônicas

(DANFE e XML) para o seu cliente, fornecedor ou Contador. Utilize também
para editar uma mensagem padrão que seu cliente irá receber no corpo do
e-mail.
Internet
Se a sua rede utilizar configurações de Proxy para segurança, o FreeNFe
deve ser configurado também. Restrições de segurança na rede podem
impedir a conexão do Certificado digital com a SEFAZ.
Rede

Configuração de acesso ao sistema multi-terminais, informe os dados do

servidor para conexão.
Licença de Uso
Obtenha informações sobre sua licença de uso atual, poderá ser:
 Gratuito com recursos avançados em demonstração;
 Gratuito com recursos avançados bloqueados;
 Gratuito e recursos avançados liberados (versão paga).

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22. Mais

22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Técnico

Usuários registrados do FreeNFe versão PLUS+ completo dispõem de
suporte técnico por telefone ou chat online durante a vigência do plano
contratado.

Central de Atendimento:
Telefone: (44) 3354-8222
Chat Online: www.freenfe.com.br

Horário do atendimento:
Segunda à Sexta-feira de 09h00 ao 12h00 e 14h00 ás 18h00.

22.2. Mais Informações

Suporte
http://forum.freenfe.com.br
Novidades:
http://www.freenfe.com.br/novidades.html
Site:
http://www.freenfe.com.br

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