SOFTWARE DE

GESTÃO PARA
O SEGMENTO
EDUCACIONAL

A solução nota 10 em
gestão, mobilidade
e resultados.
 ÍNDICE

APRESENTAÇÃO O SEGMENTO EDUCACIONAL....................... 4

• Os 3 conceitos.................................................6
– Tecnologia Fluida..................................................... 7
– Essencialidade......................................................... 7
– ERP Ágil................................................................... 8

SUBSEGMENTOS INTRODUÇÃO.......................................... 9

– Ensino Básico........................................................ 10
– Ensino Superior..................................................... 16
– Educação Continuada............................................ 23
O Segmento
Educacional
Investir em educação é fundamental.
Educação é questão indiscutível na pauta de qualquer
governo. Para atingir o crescimento econômico e social
esperado, educar se torna um processo consistente
e estruturado fundamental, desde a formação de cidadãos
conscientes e críticos, até a geração de mão de obra
qualificada.

Nos países em desenvolvimento, há cada vez mais

investimento na educação, e no Brasil isso não
é diferente. Nos últimos anos, o país teve um crescimento
significativo no segmento educacional, principalmente
no setor privado. Isso, graças à sanção da Lei de Diretrizes
e Base da Educação (LDB, lei 9.394 de 20 de dezembro
de 1996), que aumentou a relevância do setor no ensino
formal, contemplado pela educação básica (ensinos
infantil, fundamental e médio) e educação superior.

Além da LDB, políticas econômicas e sociais dos últimos

governos, crescimento de renda da população e redução
da taxa de desemprego também geraram um aumento
relevante no número de instituições de ensino privadas,
oferta de vagas e número de matrículas.

Para se ter uma ideia, em 2014 o Brasil registrou 39.575

instituições de ensino privadas em educação básica,
com 9.090.077 de matrículas – 18,26% do total no
subsegmento. Tudo isso indica que o ensino público ainda é
responsável pela grande formação na educação básica, mas
que o ensino privado vem aumentando sua participação
nesse mercado. Se comparados a 2007, esses números
indicam crescimento de 21% e 40%, respectivamente.

No mercado de educação superior, a relação entre ensino

público e privado é totalmente oposta. Hoje, o Brasil
é o país com maior número de instituições de ensino
 APRESENTAÇÃO

superior privadas com fins lucrativos do mundo, tendo o maior

grupo educacional em número de alunos. Essa realidade
é bem mostrada no censo da educação superior feito em 2013,
que aponta um total de 2.090 instituições de ensino superior
privadas, frente a apenas 301 públicas, diferença também
refletida no número de matrículas: 5.373.450 na rede privada,
o que representa 73,5% do total e alta de 47,6% em relação
a 2007.

Neste contexto, vale ressaltar a importância da Educação

a Distância (EaD) que, graças à evolução tecnológica e de
infraestrutura, teve um avanço significativo no número de
inscrições. Atualmente, mais de 15% das matrículas no ensino
superior são em cursos a distância.

Além da educação formal, outra área em franco crescimento

é a educação continuada (cursos livres). Formações
específicas em diversas áreas do ensino, como idiomas, artes,
qualificação profissional específica de curta duração e cursos
preparatórios são exemplos de setores da educação que vêm
experimentando grande crescimento no número de instituições
e matrículas. Entre os fatores que estimularam esse aumento
estão o crescimento de renda, o turismo e o investimento em
melhor qualificação profissional.

Com tudo isso, é inevitável que a competitividade entre

as empresas aumente e novos desafios para a gestão das
instituições de ensino privadas surjam. Para superá-los,
agilidade e flexibilidade na captação de novos alunos,
acompanhamento e retenção dos alunos atuais, além de uma
gestão de recebíveis eficiente e otimização de recursos são
fundamentais, assim como práticas modernas de governança,
investimento em tecnologia, redução de custos, posicionamento
de marca e relacionamento com os alunos.

A TOTVS compreende esses desafios e contribui para

que as instituições de ensino sejam eficientes, rentáveis
e competitivas, por meio de soluções que colocam o aluno
no centro de todos os processos, conectando a comunidade
acadêmica e melhorando a captação e retenção de alunos, além
de otimizar o uso de recursos e integrar as áreas acadêmica,
financeira e de recursos humanos. Tudo isso atendendo aos
aspectos legais e fiscais do segmento.
 APRESENTAÇÃO
6

Os 3 Conceitos TOTVS
Líder no desenvolvimento de softwares de gestão na América Latina, a TOTVS oferece soluções
especialistas para o segmento Educacional. Uma parceira para as instituições do setor que possibilita,
por meio de tecnologia inovadora, o controle das operações com redução de custos, aproximação
com clientes e retenção e capacitação de profissionais, viabilizando novos comportamentos por meio
de inovação em 3 conceitos: os Conceitos TOTVS.

Fácil de utilizar
e implementar,
simples e móvel,
TECNOLOGIA
que promove
FLUIDA produtividade,
compartilhamento
e colaboração.

Com ofertas
específicas
Soluções específicas para o segmento de atuação do cliente,
orientadas
ESSENCIALIDADE que automatizam macroprocessos do negócio, permitindo ganhos
e aderentes ao
de produtividade.
“Core Business”
de cada segmento.

Compras e Trazendo leveza

Financeiro Contábil
Suprimentos para a camada
ERP ÁGIL que sustenta
Gestão do Capital
Fiscal/SPED/NF-4 Folha de Pagamento a operação.
Humano
 APRESENTAÇÃO
Os 3 Conceitos TOTVS

TECNOLOGIA FLUIDA

Mais que uma estratégia de negócios, estar conectado com
o mundo digital é uma necessidade para todas as instituições
de ensino. Pensando nisso, a TOTVS disponibiliza o fluig, uma
Plataforma de Tecnologia que reúne diversas funcionalidades em
uma única solução. Com o fluig, os clientes TOTVS podem fazer
a gestão única de identidade e a gestão de processos por meio
de workflows e BPM, além de ter acesso centralizado a todos os
menus dos ERPs, ao Analytics (já considerando os principais
indicadores da operação do cliente e as consultas rápidas dos
dados mais acessados no dia a dia da operação dele). Tudo isso
integrado a uma camada Social, fazendo com que o usuário
tenha uma experiência única de uso, seja na web, celular, tablet,
desktop ou notebook.

ESSENCIALIDADE

Para oferecer as melhores soluções ao setor Educacional e seus

subsegmentos, é preciso conhecer seus desafios, necessidades
e dia a dia. A TOTVS sabe disso e desenvolve soluções especialistas
para apoiar instituições de ensino na formação de alunos e torná-las
mais competitivas, sempre colocando o aluno no centro de tudo.

Tudo isso, aliado à especialização e experiência de mais de

19 anos oferecendo soluções completas para o segmento,
credencia a TOTVS como a principal opção em softwares de
gestão para instituições de Educação Básica, Educação Superior
e Educação Continuada de qualquer porte, faturamento e número
de unidades e alunos.

A TOTVS no mercado Educacional e seus subsegmentos:

• Mais de 19 anos de experiência no desenvolvimento
de soluções para o setor
• Nossas soluções atendem a mais de 960 instituições de ensino
• Mais de 2,5 milhões de alunos gerenciados pelos
produtos TOTVS
• Mobilidade – acesso simples e fácil para alunos, famílias
e professores, por meio de dispositivos móveis
 APRESENTAÇÃO
Os 3 Conceitos TOTVS 8

ERP ÁGIL

Para manter uma nova interface baseada no fluig, com

soluções específicas e orientadas para o negócio dos clientes,
em constante movimento, a TOTVS possui os melhores
e mais flexíveis motores do mercado brasileiro: os ERPs TOTVS
(Softwares de Gestão de Backoffice), soluções que garantem
a gestão adequada e completa para as instituições de ensino,
desde os cadastros iniciais de clientes, fornecedores e produtos,
passando por faturamento, contas a receber e a pagar, compra
de materiais e gerenciamento de estoque, até a contabilização,
gestão de ativo fixo e controles fiscais.

Inovação para tornar o cotidiano do cliente cada vez

mais ágil e simples

A TOTVS sabe que toda gestão deve ser extremamente

regulamentada e sofrer evoluções constantes. Por isso, a maior
empresa de ERP da América Latina inova com o TOTVS V12,
versão de seus softwares de gestão que traz a liberação de releases
com evoluções funcionais e tecnológicas bimestralmente, de
forma suave, fazendo com que as atualizações possam ser feitas
por uma metodologia incremental, evitando grandes projetos de
atualização de versão.

Tudo isso porque, para a TOTVS, melhor do que tentar prever

as necessidades dos clientes, é conectar-se a eles de forma
mais ágil e simples. Isso significa causar menor impacto nas
operações dos clientes e ainda viabilizar novos comportamentos
em conjunto com eles, utilizando a metodologia de Design
Thinking. Ou seja, trazer inovação para a parte principal das
operações de nossos clientes, com a ajuda de quem mais
entende de seus macroprocessos: eles mesmos.
Os Subsegmentos
Educacional

Eficiência e tecnologia para que sua

instituição foque no que realmente
interessa: os alunos.
Para oferecer o melhor em termos de software de gestão,
é preciso atender à essencialidade das instituições
de ensino de ponta a ponta. Por isso, a TOTVS tem
soluções específicas, especialistas e escaláveis para
os diversos subsegmentos do setor Educacional.
Ferramentas que possibilitam o controle total sobre
as operações, redução de custos e maior proximidade
com a comunidade acadêmica.
 SUBSEGMENTOS
10

Ensino Básico

Segundo a LDB (Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional),

o Ensino Básico abrange os ensinos infantil, fundamental
e médio e tem por finalidade desenvolver o educando,
assegurando formação comum indispensável para o exercício
da cidadania e fornecendo meios para progredir no trabalho
e em estudos posteriores. Ainda segundo o LDB, a garantia de
educação é dever da União, dos Estados, do Distrito Federal
e dos Municípios. No entanto, o setor privado vem ganhando cada
vez mais importância na formação dos futuros cidadãos. Essa
relevância pode ser notada por meio do aumento do número de
instituições e matrículas na rede privada de ensino, crescimento
que gera, também, um incremento na concorrência e a busca
pela excelência no ensino e na gestão dessas instituições.

Assim, um grande paradigma vem sendo quebrado ao longo

dos últimos anos: como manter os fundamentos da LDB para
a educação básica sem transformar a escola privada em uma
instituição puramente comercial?
 SUBSEGMENTOS
Os desafios são muitos, mas o subsegmento de educação
básica tem ganhado maturidade e experiência para tratar
dos dois assuntos com excelência. Frases como “escola não
é empresa”, “educação não é negócio” ou “aluno não
é cliente”, que antes eram ouvidas com frequência no meio
acadêmico, agora não são ditas com tanta periodicidade
e, além disso, cada vez mais escolas se veem como empresas
que precisam de uma gestão moderna e eficiente. Essa
gestão passa por pilares fundamentais de captação e retenção
de alunos, melhoria da qualidade do ensino com preços
competitivos, contínua otimização dos processos internos
e redução da inadimplência. Tudo isso com uma comunidade
acadêmica conectada, que usa a tecnologia para interação,
compartilhamento e colaboração na busca por conhecimento,
são fatores fundamentais para o sucesso de uma escola.
Nesse contexto, antes mesmo de soar o sinal anunciando
a primeira aula do primeiro dia letivo de um ano escolar, muitas
horas de planejamento já foram investidas. Geralmente, 5
a 6 meses antes do início das aulas inicia-se o processo de
revisão dos planos pedagógicos e o direcionamento das
novas matrizes curriculares. As soluções da TOTVS facilitam
esse trabalho, com ferramentas para criação, aprovação
e manutenção de toda estrutura curricular de uma instituição
de educação básica, sempre alinhadas às exigências legais
e melhores práticas de mercado.
Depois de todo o planejamento pedagógico pronto, é hora de
pensar na oferta para o próximo ano letivo. Nesse aspecto,
a busca por novos alunos precisa acontecer de forma ágil
e flexível. Por isso, a preparação de um processo seletivo deve
atender às diversas necessidades das instituições e da família.
Do ponto de vista de apoio na estratégia de captação de novos
alunos, o módulo da TOTVS de gestão de processo seletivo
permite uma grande variedade de parametrizações, possibilitando
a cada instituição de ensino colocar sua identidade na seleção de
futuros alunos.
Do ponto de vista da família, desde o momento do interesse
por uma escola que irá educar seus filhos até a confirmação da
matrícula, o uso de ferramentas de inscrição e acompanhamento
do processo de seleção precisa ser simples e intuitivo. Com o Portal
do Candidato TOTVS, a família pode realizar inscrições, agendar
entrevistas, confirmar as datas e locais das etapas de seleção
e acompanhar todo o processo de forma on-line. Outros detalhes
como reserva de vaga e lista de espera, sempre acompanhados
por processos de comunicação e gestão de relacionamento com
candidatos, permitem alcançar ótimos resultados nessa etapa tão
importante para o planejamento da oferta.
Depois de selecionados os novos alunos, o processo de ingresso
é facilitado pelo cadastro previamente realizado na inscrição
e pode ser complementado com o arquivamento digital de
todos os documentos requeridos na matrícula, mantendo assim
um conceito prático de Secretaria Acadêmica Digital, desde
a captura até a assinatura digital de cada documento.
A demanda de alunos para um período letivo é complementada
com a rematrícula dos alunos do período letivo anterior.
Por meio de um processo automatizado, todo o cálculo
de resultado do ano anterior é simplificado. Além disso,
a flexibilidade na construção de regras permite adequação, de
maneira simples, aos mais diversos cenários de avaliações
acadêmicas e pedagógicas. Depois de definidos os alunos
que são promovidos e os eventuais retidos, considerando os
resultados de desempenho e frequência em cada componente
curricular, a confirmação da rematrícula pode ser feita on-line,
pelos pais ou responsáveis, por meio do Portal do Aluno. Tudo
isso respeitando as exigências definidas pela instituição de
ensino e com toda a segurança que um sistema de confirmação
de rematrícula precisa.
 SUBSEGMENTOS
12
Com as matrículas e rematrículas realizadas, temos os
principais insumos para o planejamento da oferta. Definida
a demanda de alunos, o módulo de estrutura de oferta auxilia
na definição do calendário acadêmico, na criação de turmas
e suas disciplinas, na gestão e planejamento de horários,
na distribuição de espaços e infraestrutura, na alocação de
professores e no cronograma de aulas.
Outro ponto importante na estruturação da oferta
é a formação de preço. A definição de serviços, planos de
pagamentos, bolsas e convênios são base para os contratos
de prestação de serviços educacionais associados a cada
matrícula. A partir desses contratos é que se desdobra quase
que a totalidade da receita de uma instituição de ensino. Para
melhorar a gestão do negócio, pode-se criar uma estruturação
de centro de custo e contas contábeis que refletem a realidade
de cada escola, estruturada em unidades de ensino, cursos,
turnos e turmas. Além do aspecto financeiro, também se
deve levar em consideração os desdobramentos contábeis
e fiscais que implicam a atividade econômica das escolas.
As soluções TOTVS atendem às obrigações legais das
instituições de ensino e têm suas funcionalidades sempre
atualizadas com novas legislações.
A partir desse momento inicia-se a atividade de ensino e todo
o acompanhamento acadêmico, pedagógico e financeiro do
ciclo de vida do aluno em cada ano letivo e, com as novas
tecnologias, o diário de classe ganhou novo formato e novas
funções. Prova disso é o TOTVS Educa Mobile, que possibilita
que todas as atividades dos professores em sala de aula possam
ser realizadas por smartphones ou tablets. Consultar o quadro
de horários, fazer a chamada, registrar o conteúdo ministrado
e lançar notas são exemplos de tarefas que já podem ser
realizadas diretamente de dispositivos móveis. Isso significa
agilidade na realização dessas tarefas e leva a um ganho efetivo
na operação da secretaria, melhorando os prazos de entrega,
consistência das informações e permitindo encerramentos
de bimestres ou trimestres com mais qualidade e em prazos
cada vez mais curtos. Além disso, a retenção de alunos é fator
fundamental para as escolas, e acompanhar em tempo real
a frequência e rendimento dos estudantes é a principal forma de
trabalhar a persistência do aluno na instituição de ensino.
Indo além, as facilidades no uso de dispositivos móveis
não ficam restringidas somente aos professores. Pais
e responsáveis também passam a ter, na ponta dos dedos,
acesso às informações mais importantes da vida acadêmica,
pedagógica e financeira de seus filhos. O TOTVS Educa
Mobile permite a consulta de notas e frequência, conteúdo
previsto e realizado de cada aula, download de material
de apoio, consulta da lição de casa, quadro de horários,
ocorrências pedagógicas e disciplinares, além do extrato
financeiro e geração de código de barras para pagamento
de mensalidades.
Tudo isso mostra que a TOTVS desenvolve soluções
para a educação básica sempre considerando que
o aluno deve estar no centro de tudo. E para atender a essa
premissa, todas as áreas e pessoas que interagem com o aluno
podem usar soluções TOTVS. Esse é o nosso conceito de
comunidade acadêmica conectada.
Por meio do fluig, uma plataforma de produtividade
e colaboração com diversos serviços e funcionalidades,
todos os indivíduos do ecossistema de ensino
estarão se relacionando, cada um com seu propósito
e todos em prol da coletividade no aprendizado.
Assim, é possível que professores discutam melhores
práticas de ensino-aprendizagem e famílias interajam,
trocando experiências e buscando informações em
uma comunidade de pais e responsáveis. Além disso,
a disponibilização de calendários acadêmicos, eventos
e atividades são outros exemplos do que é possível
 SUBSEGMENTOS

fazer com fluig. Essa é uma poderosa ferramenta para comunicação com pais e responsáveis, que direciona
o conteúdo conforme interesse e conta com uma interface social para interlocução.

A coordenação acadêmica também pode aproveitar
as facilidades dos produtos TOTVS. Exemplo disso é que
o acompanhamento das atividades de ensino e do desempenho
dos alunos pode ser realizado por meio de ferramentas de fácil
utilização, com informações gráficas e indicadores.
meio do fluig, possibilitando uma interação social entre os
usuários da biblioteca.
Já na Gestão de Recebíveis, os processos de geração de
mensalidades e anuidades, solicitação, acompanhamento
e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa
e retorno bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são
otimizados com o uso das soluções TOTVS, que possuem uma
visão do negócio educacional para cada um desses processos.

A gestão de recebíveis TOTVS ainda possui facilitadores

para que a instituição de ensino realize, com qualidade
e segurança, a disponibilização de boletos (portal, mobile,
e-mail, SMS e carta), a negociação de dívidas (presencial
e on-line), o pagamento com cartão de crédito por meio do
portal do responsável, as ações de cobrança e uma eventual
negativação de clientes.
Outra importante área na operação das instituições de ensino
básico é a Biblioteca, fundamental na estruturação de um projeto
pedagógico. Por isso, Gestão Bibliotecária passa a ter grande
relevância para o sucesso de uma escola. Com ela, toda a
catalogação e gestão do acervo, consultas, movimentações,
(empréstimos, renovações, reservas e devoluções)
e controle de periódicos de várias unidades bibliotecárias com
diversas regras, são realizadas de forma integrada ao sistema
de gestão educacional. Além disso, a indicação de leituras,
divulgação de novas aquisições, sugestões de compra e materiais
de apoio vinculados aos currículos podem ser realizadas por
 SUBSEGMENTOS
14

O acompanhamento do faturamento e da receita pode Consolidando todos os resultados, as áreas de

ser realizado por meio de indicadores de gestão e está
disponível para consulta de qualquer lugar e a qualquer
momento. Esses indicadores podem exibir informações
consolidadas com possibilidade de visualização por
unidades de ensino, cursos, ciclos, turno, turma ou
qualquer outra variável do negócio educacional.
Controladoria, Fiscal e Patrimonial acompanham
sua realização, sempre garantido pela integridade
e confiabilidade das informações. A TOTVS entende as
necessidades e obrigatoriedades dos registros fiscais
do Brasil e, por isso, mantém seus produtos sempre
atualizados.

II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)

CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA

GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL

3 SOLICITAÇÕES

ON-LINE

CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO

COBRANÇA DÉBITO DDA

EM CONTA

BAIXA CONTÁBIL

3 CARTÕES DE
PDD

BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO

Na área de educação, o conteúdo é entregue por pessoas.
E os indicadores médios de custos de uma instituição
de ensino representam isso, já que grande parte desse valor
é proveniente de custo de pessoal, incluindo professores
e coordenadores.
Para apoiar o consumo correto desse investimento, a adoção
de ferramentas de Folha de Pagamento, Ponto Eletrônico
e Gestão de Pessoas se torna fundamental. Nelas, os
processos de recrutamento de professores, admissão
e movimento de ensino são totalmente integrados e permitem
confiabilidade dos registros. Assim, com o uso das soluções
TOTVS, todo o cálculo do salário do professor é feito com
base no movimento de ensino registrado na gestão acadêmica
e aprovado pelos coordenadores ou diretores.
Dessa forma, tanto as atividades em sala de aula quanto as
extraclasse são gerenciadas e remuneradas por controles
 SUBSEGMENTOS

sistematizados e evita-se retrabalho e surpresas, já que

é possível trabalhar com uma visão de longo prazo, fazer um
orçamento correto e criar cenários de investimentos. Além
disso, ainda é possível melhorar os controles adotando,
de acordo com a convenção coletiva prevista, controle
de ponto dos professores, avaliações de desempenho
e registro de treinamentos.

Por fim, a avaliação de resultados é essencial para

qualquer negócio, e com a adoção de uma plataforma de
gestão completa, integrada e flexível é possível medir
a performance das metas por meio de painéis indicadores
e ferramentas de BI (Business Intelligence), que permitem
conhecer detalhadamente o dia a dia da operação da escola,
identificar os pontos de melhoria e adotar ações que irão
garantir uma instituição de ensino forte e competitiva.
 SUBSEGMENTOS
16

Ensino Superior

Captação, retenção, eficiência operacional, gestão eficiente

de recebíveis, redução de inadimplência, financiamento
estudantil e atendimento à legislação. Mais que boas práticas,
estes são compromissos das instituições de educação superior
particulares. Nesse contexto, a necessidade contínua de uma
comunidade acadêmica conectada, que usa a tecnologia para
interação, comunicação, compartilhamento e colaboração na busca
por novas formas de ensino-aprendizagem, se torna essencial para
mantenedores, diretores e coordenadores na missão de vencer
desafios e profissionalizar a gestão.

A TOTVS entende essa realidade e, com mais de 19 anos de

experiência no segmento educacional, desenvolve softwares,
plataformas e serviços especializados para facilitar o dia a dia do
setor.
 SUBSEGMENTOS

Toda a complexidade da operação das IES (Instituições de Ensino Superior) pode ser facilmente entendida analisando
as diversas áreas, personagens e interlocutores inseridos no ecossistema do subsegmento.

Dessa forma, o ponto de partida para qualquer ciclo letivo de
uma IES é o planejamento de sua oferta. Nessa etapa, todo
o planejamento de cursos, habilitações e matrizes curriculares
é estruturado para atender aos objetivos dos projetos pedagógicos
e demandas do público-alvo. Assim, modelos de ensino seriados
ou por créditos, regras de equivalência de disciplinas, requisitos
e composições de componentes curriculares (disciplinas, atividades
complementares, estágios, etc.) são peças fundamentais nesse
processo de criação das matrizes curriculares. As soluções TOTVS
para o subsegmento de educação superior oferecem uma grande
variedade de parametrizações para atender às diversas composições
de matrizes curriculares, bem como suas manutenções e evoluções.
Depois da definição dos pontos-base para uma estrutura curricular,
deve-se preparar e personalizar a oferta em diversas unidades de
ensino e turnos, sem perder o controle e padronização da gestão,
sempre com alinhamento às exigências legais e melhores práticas
de mercado.
Na sequência da etapa de planejamento curricular, a oferta de
turmas para o próximo período letivo é iniciada. Nesse momento,
é preciso definir quantas e quais turmas serão ofertadas para cada
componente curricular e, também, realizar a montagem do quadro
de horários, um dos trabalhos mais custosos para uma IES. Com
isso, organizar infraestrutura e professores para otimizar o uso de
recursos e atender a todas as restrições que existem na combinação
de todas variáveis se torna muito importante. Para essa demanda,
o TOTVS Gestão e Planejamento de Horários é a ferramenta ideal.
Com ela, é possível criar cenários, sugerir, planejar e automatizar
grande parte do trabalho de montagem do quadro de horários,
levando em conta as regras, exceções e casos especiais, permitindo
redução de custos para a instituição a partir da alocação inteligente
de professores e infraestrutura.
Outro relevante ponto na estruturação da oferta é a formação de
preço, que traz o conjunto de serviços, planos de pagamentos,
bolsas e convênios como base para os contratos de prestação de
serviços educacionais associados a cada matrícula. A partir deles,
se desdobram boa parte da receita de uma instituição de ensino. Por
isso, melhorar a gestão do negócio se torna prioridade número um
para as instituições do subsegmento. Para essa necessidade, pode-
se criar uma estruturação de centro de custo e contas contábeis
que reflete a realidade de cada escola estruturada em unidades de
ensino, cursos, habilitações e turnos. Além do aspecto financeiro,
os desdobramentos contábeis e fiscais também são preocupações
no dia a dia do subsegmento, porque implicam a atividade
econômica das instituições de ensino. As soluções TOTVS atendem
às obrigações legais do setor e passam por constantes atualizações
para suportar novas legislações.
 SUBSEGMENTOS
18
O próximo passo é receber os alunos para o próximo período
letivo, que tem origem em duas grandes etapas: Processos
Seletivos (novos alunos) e Rematrícula (Veteranos). No primeiro,
também conhecido como Vestibular, o desafio é fazer uma gestão
e execução de forma mais ágil e essencial. Para isso, deve-se
permitir a realização de processos seletivos de diversos tipos,
com possibilidades de várias seleções simultâneas, aceitando que
o candidato possa se inscrever em mais de uma área de
interesse. Além disso, a inscrição e o acompanhamento de todo
o processo devem estar disponíveis de forma on-line. Nesse contexto,
o Processo Seletivo agendado, que acontece de maneira recorrente
por um período de tempo, também é uma poderosa ferramenta
para o preenchimento de vagas, além da seleção conhecida para os
cursos de graduação e a seleção para cursos de pós-graduação, que
também possuem suas particularidades.
Já os formulários de captação precisam se adequar aos diferentes
formatos de seleção. Isso porque facilita a organização das etapas
subsequentes do processo seletivo e padroniza o futuro processo
de matrícula dos aprovados/classificados. Dessa maneira, a partir
da realização de uma inscrição, o relacionamento com o candidato
passa a ser fundamental, assim como a comunicação, tudo para que
o candidato venha se tornar um futuro aluno. Para essas demandas,
o TOTVS Processo Seletivo oferece desde facilidades no pagamento
da inscrição – boleto, cartão de crédito e débito – a diversas formas
de comunicação com o candidato, como e-mail, SMS, portais
e redes sociais. Tudo isso com a possibilidade de criar e enviar avisos
aos candidatos por diversos canais (confirmação de inscrição,
alertas de não pagamento, local de realização de provas, resultados,
entre outros) e ferramentas de CRM, que estão disponíveis para
captação ativa e acompanhamento de todo o percurso de seleção
de um candidato.
Considerando todas as fases de um processo seletivo, ordenação
e sincronismo desde a etapa de inscrição são itens imprescindíveis
à operação de uma instituição de ensino superior. É por meio disso
que decisões e processos rápidos e seguros, desde a comunicação
com o candidato até a divulgação do resultado, se transformam
em números para a IES. Com o TOTVS Processo Seletivo, tudo
isso acontece de maneira simples, por meio de funcionalidades que
agilizam a logística de processos presenciais, como ensalamento,
realização de provas, controle de comparecimento, correção
de provas e gabaritos, divulgação de resultados, chamada
e pagamento dos profissionais envolvidos.
A partir da aprovação dos candidatos, os sistemas de gestão
integrada da TOTVS já permitem a efetivação de matrícula, assim
como a criação do contrato de prestação de serviços educacionais
e a geração de mensalidade.
No que diz respeito à Rematrícula, deve-se ter atenção com
a viabilidade financeira, além de garantir a rematrícula correta dos
alunos nas disciplinas ofertadas para o período letivo futuro,
lidar com os casos de inadimplência e sempre operacionalizar esse
processo com o mínimo de custos necessários.
Por meio de um processo automatizado, todo o cálculo de
resultado do ano anterior é simplificado. Dessa forma, a flexibilidade
na construção de regras permite a adequação, de maneira
simples, aos mais diversos cenários de avaliações acadêmicas
e pedagógicas. Tudo isso contribui para que, depois da definição
dos alunos promovidos e dos retidos (considerando os resultados
de desempenho e frequência em cada componente curricular),
a confirmação da rematrícula seja feita on-line, por meio do Portal do
Aluno, sempre respeitando as exigências definidas pela instituição
de ensino e com toda a segurança que um sistema de confirmação
de rematrícula precisa.
Indo além, o Portal do Aluno ainda possibilita que estudantes
inadimplentes possam resolver suas situações financeiras antes
da rematrícula, garantindo conveniência, agilidade e redução de
custos e filas no atendimento presencial a esse processo, que
inclui pagamento das pendências com cartão de crédito ou débito,
emissão de segunda via do boleto e renegociação.
Uma rotina de rematrícula on-line respeita todas as regras
e validações previamente parametrizadas para sua realização, sejam
estas regras acadêmicas, pedagógicas, financeiras ou mesmo
débitos na biblioteca. Além disso, por ser uma ferramenta de gestão
integrada, todos os desdobramentos financeiros e contábeis
acontecem automaticamente, evitando retrabalhos com digitação,
conferências ou importações de dados.
Também é importante ressaltar que, tanto na matrícula quanto
na rematrícula, o arquivamento digital de todos os documentos
requeridos pode ser feito em uma plataforma de Gerenciamento
Eletrônico de Documento (GED), mantendo um conceito prático de
Secretaria Acadêmica Digital, desde a captura até a assinatura
digital de cada documento.
Depois da confirmação de matrículas, rematrículas e alunos
em sala de aula, é dado início à atividade de ensino e todo
o acompanhamento acadêmico, pedagógico e financeiro do ciclo
de vida do aluno.
Com as novas tecnologias, o diário de classe ganhou novo formato
e novas funções. Exemplo disso é o TOTVS Educa Mobile, solução
que possibilita a realização de todas as atividades dos professores
em sala de aula por meio smartphones ou tablets. Isso significa
que tarefas como a consulta ao quadro de horários, a chamada,
o registro do conteúdo ministrado e lançamento de notas ficaram
ainda mais simples e ágeis com a possibilidade de serem realizadas
 SUBSEGMENTOS
pelo smartphone. Dessa forma, um ganho efetivo na operação do
registro acadêmico é facilmente percebido, melhorando os prazos
de entrega e a consistência das informações, além de permitir
os encerramentos de etapas de avaliação e frequência com mais
qualidade e em prazos cada vez mais curtos. Além disso, a retenção
de alunos é fator fundamental para as IES, que acompanham,
em tempo real, a frequência e rendimento dos estudantes como
principal forma de trabalhar a persistência do aluno na instituição
de ensino.
Para a gestão do corpo docente, as áreas de Administração de
Pessoal e Gestão de Capital Humano podem contar com as
soluções TOTVS para todo o cálculo do salário do professor,
que é feito com base no movimento de ensino registrado na
gestão acadêmica e aprovado pelos coordenadores ou diretores,
alocados em múltiplas unidades de ensino. Tudo isso representa
um grande ganho de produtividade e confiabilidade nos registros
de atribuição e pagamento de aulas. Assim, tanto as atividades em
sala de aula quanto as extraclasse são gerenciadas e remuneradas
por controles sistematizados, evitando retrabalho e surpresas,
com a possibilidade de trabalhar com uma visão de longo prazo,
fazer um orçamento correto e criar cenários de investimentos.
Ainda é possível melhorar os controles, adotando, de acordo com
a convenção coletiva prevista, a possibilidade de contar com controle
de Ponto de Professores, Segurança e Saúde Ocupacional e
Contencioso Trabalhista. Indo além e pensando na evolução
e gestão do capital humano, as ferramentas de Recrutamento
e Seleção, Avaliação de Desempenho e Treinamento, além de
controle institucional de Cargos e Salários são grandes aliadas.
Voltando ao diário de classe, uma vez preenchido e aprovado pela
coordenação, os alunos passam a contar com as informações de
desempenho acadêmico na palma da mão, acessando o TOTVS
Educa Mobile a partir de seus próprios dispositivos móveis,
o que garante agilidade no acesso à informação e à instituição
no relacionamento e comunicação entre alunos e professores.
Dessa forma, o uso intensivo dos recursos de autoatendimento,
a visualização de linha digitável dos boletos de pagamento,
o acompanhamento de protocolos e outras informações
importantes para o relacionamento instituição-aluno representam
uma das grandes ferramentas de otimização de recursos e redução
de custos.
A TOTVS desenvolve sistemas para a educação superior
considerando que o aluno sempre deve estar no centro de tudo
em uma IES. E para isso, todas as áreas e pessoas que interagem
com o aluno podem usar as soluções TOTVS.
Esse é o conceito de Comunidade Acadêmica Conectada da TOTVS:
por meio do fluig, plataforma de produtividade e colaboração
com diversos serviços e funcionalidades, todos os indivíduos do
ecossistema de ensino se relacionam, cada um com seu propósito
e todos em prol da coletividade no aprendizado. Mostra disso são
as atividades que a plataforma possibilita à instituição, entre elas
discussão das melhores práticas de ensino-aprendizagem entre
professores, divulgação de oportunidades de estágio e cronograma
de atividades complementares, disponibilização de calendários
acadêmicos, publicação de eventos, etc.
Com relação ao atendimento e relacionamento junto aos alunos da
instituição, outros recursos importantes também estão disponíveis
de forma on-line. São os casos da emissão de documentos com
certificados eletrônicos de comprovação, dos protocolos de
solicitação automatizados e das ferramentas de relacionamento
para endomarketing.
Os alunos também podem complementar a carga horária com as
atividades complementares, que ajudam na formação acadêmica
e pontuam, posteriormente, no currículo do aluno e na sua
conclusão do currículo.
 SUBSEGMENTOS
20
Outra importante modalidade de aprendizado é o Ensino
a Distância (EAD) que, nos últimos anos, vem crescendo tanto
para complementação de carga horária quanto para cursos
100% virtuais. Isso faz com que o uso de uma plataforma de
aprendizagem seja fundamental para qualquer IES que deseja se
manter competitiva no mercado. Para essa necessidade, o módulo
de Gestão de Aprendizado da plataforma fluig estende o ambiente
de sala de aula com atividades diferenciadas relacionadas ao perfil
da turma, compartilha o conhecimento, acompanha o consumo
dos conteúdos, controla o desempenho e monitora a performance
dos alunos com avaliações on-line. Além disso, a adoção de padrões
de mercado, como o SCORM 1.2, permite sua reutilização em mais
de um treinamento, reduzindo custos em diversas frentes. A solução
TOTVS de EAD ainda conta com a criação de trilhas de acordo com
as habilidades do aluno e avaliação de seus conhecimentos por
meio de pré e pós-testes, adoção de aprendizagem colaborativa e
social e uso de gamificação.
A coordenação acadêmica também pode aproveitar as facilidades
dos produtos TOTVS com o acompanhamento das atividades de
ensino e do desempenho dos alunos, que pode ser realizado por
meio de ferramentas de fácil utilização, com informações gráficas
e indicadores.
Nessa etapa, a Gestão de Recebíveis disponibiliza diversos
processos, como campanhas de negociação de débitos,
acompanhamento do fluxo de caixa, recebimentos das
receitas provenientes de diversos meios de pagamento,
além dos repasses dos valores financiados por instituições
financeiras por meio de crédito estudantil, como o FIES.
Além disso, os processos de geração de mensalidades
e semestralidade, solicitações de serviços, acompanhamento
e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa e retorno
bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são otimizados com
o uso das soluções TOTVS, que possuem uma visão do negócio
educacional para cada um desses processos.
A gestão de recebíveis TOTVS ainda possui facilitadores para
que a instituição de ensino realize, com qualidade e segurança,
a disponibilização de boletos (portal, mobile, e-mail, SMS e carta),
a negociação de dívidas (presencial e on-line), o pagamento com
cartão de crédito por meio do portal do responsável, as ações de
cobrança e a eventual negativação de clientes.
Já o acompanhamento do faturamento e da receita pode ser
realizado por meio de indicadores de gestão e estão disponíveis
para consulta de qualquer lugar e a qualquer momento. Esses
indicadores podem exibir informações consolidadas, com
visualizações por unidades de ensino, cursos, ciclos, turno, turma
ou qualquer outra variável do negócio educacional.
Consolidando todos os resultados, as áreas de Controladoria, Fiscal
e Patrimonial acompanham sua realização, sempre garantido pela
 SUBSEGMENTOS

II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)

CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA

GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL

3 SOLICITAÇÕES

ON-LINE

CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO

COBRANÇA DÉBITO DDA

EM CONTA

BAIXA CONTÁBIL

3 CARTÕES DE
PDD

BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO

integridade e confiabilidade das informações. A TOTVS entende as necessidades e obrigatoriedades dos registros fiscais do Brasil e, por isso,
mantém seus produtos sempre atualizados.

As IES também precisam oferecer indicações de caminhos e etapas essenciais para o sucesso de alunos que estão prestes a terminar sua
formação. Para essa necessidade, os processos de Gestão e Controle de Estágio e TCC atuam realizando a formalização das últimas etapas
do processo educacional.
 SUBSEGMENTOS
22

Também fundamental na operação de Instituições de Ensino
Superior, a Gestão do Estágio aproxima empresas parceiras
e conveniadas à comunidade acadêmica. Isso porque auxilia nessa
relação publicando e ofertando as vagas de estágio adequadas
a cada linha de formação escolhida pelo aluno. Para facilitar tudo
isso, o aluno pode contar com uma plataforma de colaboração para
obter informações sobre cada oportunidade, se candidatar e, ainda,
acompanhar todo o processo de seleção da vaga disponível.
A partir da confirmação do estágio, o aluno pode submeter todos
os documentos e controles necessários para que a instituição valide
o processo de estágio e o qualifica para a conclusão da carga horária
necessária, tudo isso de acordo com as normas reguladoras.
Além de tudo isso, a Gestão Bibliotecária, essencial ao processo
de estruturação de um projeto pedagógico e o consequente sucesso
de uma escola, também é abordada nas soluções TOTVS. Com ela,
toda a catalogação e gestão do acervo, consultas, movimentações
(empréstimos, renovações, reservas e devoluções) e controle de
periódicos de várias unidades bibliotecárias, com diversas regras,
são realizadas de forma integrada ao sistema de gestão educacional.
Indo além, com o fluig ainda é possível indicar leituras, divulgar
novas aquisições e sugerir compra de materiais de apoio vinculados
aos currículos. Tudo para possibilitar uma interação social entre
os usuários da biblioteca.

Paralelamente a isso, outra atividade é aberta. É o caso dos trabalhos

de conclusão de curso (TCC), que são apoiados pela Gestão de
TCC, na qual as linhas de pesquisa são abertas e escolhidas pelos
alunos, enquanto orientados acompanham todo o processo de
forma eletrônica, com o plano de atividades e orientações registrado
e homologado. Assim, o passo final é a formação da banca
e a apresentação dos trabalhos para a aprovação do aluno.

Por fim, o módulo de Certificação e Diplomação possui aderência

aos requisitos regulatórios de registro de diplomas para acompanhar
a formação do aluno. Uma série de processos que guia a instituição
na validação da formação do aluno, controlando documentos
e outros artefatos que permite submeter para registro somente
os alunos que efetivamente cumpriram com todos os componentes.

Para a avaliação de resultados, também essencial a qualquer

negócio, a adoção de uma plataforma de gestão completa, integrada
e flexível permite a medição de performance das metas por meio
de painéis indicadores e ferramentas de BI (Business Intelligence),
que permite conhecer detalhadamente o dia a dia da operação da
escola, além de identificar os pontos de melhoria e adotar ações que
garantem uma instituição de ensino forte e competitiva.
 SUBSEGMENTOS

Educação Continuada
Seja para desenvolvimento da carreira
atual, especialização em outras
áreas, preparatórios para concursos
e vestibulares, aprendizado de outros
idiomas ou atividades de lazer e artes
para crianças e adultos, o mercado de
qualificação profissional, incluindo os
setores de cursos livres e idiomas, vem
ganhando relevância e crescendo em ritmo
constante.

Prova disso são os números que o CENSO

EAD.BR da ABED (Associação Brasileira
de Ensino a Distância) apurou no período
de 2014 a 2015. Segundo a instituição, os
cursos livres representaram 80% do total e,
também, o maior percentual em matrículas
do mercado, com 77%. Além disso,
a pesquisa apontou que Administração,
Turismo e Ciências da Informação foram
as áreas de maior penetração.

Paralelamente a isso, o estudo do British

Council, feito em 2014, mostra que
existem oportunidades a serem exploradas
no mercado de cursos de idiomas,
principalmente nos de Inglês. De acordo
com a organização, nas necessidades de
apoio ao turismo, tecnologia e recursos
humanos nas empresas que empregam
na faixa etária de 16 a 24 anos, somente
10% dos entrevistados disseram ter algum
conhecimento do idioma.

Esses resultados qualificam o crescimento do número de instituições destinadas ao

ensino de idiomas por modelos de franquias ou unidades próprias, atraindo, inclusive,
grandes grupos consolidadores.

Nos processos de aprendizagem, os

formatos podem ser diversificados, como
em workshops, seminários, conferências,
 SUBSEGMENTOS
24
cursos de curto prazo, cursos on-line a distância, entre outros.
Assim, não há um formato ou duração específica para um programa
de Educação Continuada, que pode ter duração de apenas um final
de semana ou de alguns meses.
Dessa forma, surgem desafios de gestão com relação
à concorrência, gestão adequada de custos de operação e rigidez
no controle da inadimplência e evasão. No que diz respeito
à concorrência, a competição é causada por diversos fatores, como
financeiro, localização, método de ensino, ferramentas de entrega
de conteúdo, interação e integração alunos-professores. Por isso,
a alta exigência de ferramentas modernas de interação tem sido um
dos aspectos tecnológicos de maior busca e alternância entre as
escolas de idiomas, por exemplo.
Nesse contexto, a gestão de custos assume grande importância.
Isso porque, segundo pesquisas, os alunos preferem turmas com
menor número de pessoas, principalmente em termos presenciais.
Esse é um desafio que precisa ser superado com boa gestão, pois
grande parte do custo envolvido na operação dessas instituições
de ensino é aplicado em sala de aula e, quanto menor for a relação
alunos/professor, maior é o custo unitário por aluno. Dessa maneira,
ferramentas de avaliação de rentabilidade de cursos, gestão por
indicadores e controles acadêmicos e de matrículas se tornam
essenciais.
Além de tudo isso, o controle de inadimplência e evasão garante
uma operação saudável. No entanto, como as despesas com cursos
extra-formação não são classificadas como prioridade, normalmente
os indicadores de abandono são elevados. Isso faz com que ensino
e entrega de conteúdo tenham que ser muito atrativos, para que os
alunos não abandonem a instituição. A inadimplência também tem
um contraponto neste processo de abandono, principalmente pelas
despesas não serem de ordem prioritária.
A TOTVS entende a realidade do subsegmento e oferece gestão
moderna e eficiente, que envolve pilares fundamentais de
captação e retenção de alunos, melhoria da qualidade do ensino
com preços competitivos, contínua otimização dos processos
internos para diminuição dos custos e redução da inadimplência.
Tudo isso aliado a uma comunidade acadêmica conectada, que
usa a tecnologia para interação, compartilhamento e colaboração
na busca por conhecimento, formam os fatores fundamentais para
o sucesso.
Nossas soluções facilitam a manutenção contínua de planos
pedagógicos e direcionamento das novas matrizes curriculares
focadas na demanda de mercado, com ferramentas para criação,
aprovação e manutenção de toda a estrutura curricular de uma
instituição de educação continuada.
Para a oferta, normalmente contínua durante o ano, a busca por
novos alunos precisa acontecer de forma ágil e flexível. Para isso,
a preparação de um CRM e de Processos de Inscrição e Captação
deve atender às diversas necessidades das instituições. Do ponto de
vista de apoio na estratégia de captação de novos alunos, o módulo
da TOTVS de Gestão de Processo Seletivo permite uma grande
variedade de parametrizações, possibilitando a cada instituição de
ensino colocar sua identidade na seleção de futuros alunos. Outro
aspecto muito importante nesse processo é a comunicação que,
 SUBSEGMENTOS
com a utilização de processos de um CRM Educacional, permite
que a captação seja efetiva e traga bons resultados para a instituição.
Depois da seleção de novos alunos, o processo de ingresso
é facilitado pelo cadastro previamente realizado na inscrição
e pode ser complementado com o arquivamento digital de todos
os documentos requeridos na matrícula, mantendo, assim, um
conceito prático de Secretaria Acadêmica Digital, desde a captura
até a assinatura digital de cada documento.
Com as matrículas realizadas, os principais insumos para
o planejamento da oferta estão disponíveis e, com a definição da
demanda de alunos, o módulo de estrutura de oferta auxilia na
definição do calendário acadêmico, na criação de turmas e suas
disciplinas, na gestão e planejamento de horários, na distribuição
de espaços e infraestrutura, na alocação de professores e no
cronograma de aulas.
Outro recurso de extrema relevância para a operação das instituições
do subsegmento é o TOTVS Gestão e Planejamento de Horários,
que traz grandes ganhos de produtividade com redução consequente
dos custos. Um conjunto de sistemas que permite planejar, sugerir
e automatizar grande parte do trabalho de montagem dos quadros
de horários, levando em conta as regras, exceções e casos especiais,
permitindo redução de custos para a instituição com a otimização
na alocação de professores e espaços.
No que diz respeito à estruturação da oferta, a formação de preço
é fundamental. A partir dela é que se definem serviços, planos de
pagamento, bolsas e convênios, que são base para os contratos de
prestação de serviços educacionais associados a cada matrícula.
Nesse contexto, com o objetivo de melhorar a gestão do negócio,
é possível criar uma estruturação de centro de custo e contas
contábeis que refletem a realidade de cada instituição estruturada em
unidades de ensino, cursos e turmas. Além do aspecto financeiro,
também é preciso se atentar aos desdobramentos contábeis
e fiscais que implicam a atividade econômica das escolas. Para
todas essas necessidades, as soluções especialistas da TOTVS
atendem às obrigações legais das instituições de ensino e têm suas
funcionalidades sempre atualizadas com novas legislações.
Com todos os processos anteriores concluídos, a atividade de
ensino é iniciada, juntamente com todo o acompanhamento
acadêmico, pedagógico e financeiro do ciclo de vida do aluno em
cada curso. Nessa etapa, o diário de classe se destaca, ganhando em
eficiência e agilidade com novas tecnologias, formato e funções. Por
meio do TOTVS Educa Mobile, todas as atividades dos professores
em sala de aula podem ser realizadas por smartphones ou tablets.
Isso significa que tarefas como a consulta ao quadro de horários,
a chamada, o registro do conteúdo ministrado e o lançamento
de notas ficaram ainda mais simples e ágeis com a possibilidade
de realização diretamente de dispositivos móveis. Dessa forma, um
ganho efetivo na operação da equipe responsável pela operação
é facilmente percebido, melhorando os prazos de entrega,
consistência das informações e permitindo encerramentos períodos
 SUBSEGMENTOS
26
ou módulos dos cursos com mais qualidade e em prazos cada vez
mais curtos. Além disso, a retenção de alunos é fator fundamental
para as escolas, que acompanham, em tempo real, a frequência
e rendimento dos estudantes como principal forma de trabalhar
a persistência do aluno na instituição de ensino.
Já a partir do módulo de Gestão de Aprendizado da TOTVS, parte
integrante da plataforma fluig, é possível estender o ambiente de
sala de aula com atividades diferenciadas de acordo com o perfil da
turma, compartilhar o conhecimento, acompanhar o consumo dos
conteúdos, controlar o desempenho e monitorar a performance dos
alunos com avaliações on-line. Além disso, a adoção de padrões de
mercado, como o SCORM 1.2, permite sua reutilização em mais
de um treinamento, reduzindo custos em diversas frentes. Por fim,
a criação de trilhas de acordo com as habilidades do aluno
e avaliação de seus conhecimentos por meio de pré e pós-testes,
a adoção de aprendizagem colaborativa e social e o uso de
gamificação complementam a solução TOTVS de EAD.
Com relação ao atendimento e relacionamento junto aos alunos
da instituição, algumas ferramentas podem alavancar a operação
das instituições de educação continuada. As funcionalidades de
autoatendimento, emissão de documentos de forma on-line
com certificados eletrônicos de comprovação, protocolos de
solicitação automatizados, funcionalidades de relacionamento para
endomarketing e régua de cobrança na gestão de recebíveis são
exemplos disso. Além disso, o uso intenso de ferramentas de e-mail,
SMS e redes sociais mantém o aluno próximo da instituição.
Indo além, com o TOTVS Educa Mobile, as facilidades no uso de
dispositivos móveis não se restringem apenas aos professores.
Com ele, os alunos passam a ter, na ponta dos dedos, acesso às
informações mais importantes da vida acadêmica, pedagógica
e financeira de seus cursos. A solução ainda permite a consulta de
notas e frequência, conteúdo previsto e realizado de cada aula,
download de material de apoio, consulta da lição de casa, quadro
de horários, ocorrências pedagógicas e disciplinares, além de
extrato financeiro e geração de código de barras para pagamento
de mensalidades.
Tudo isso mostra que a TOTVS desenvolve suas soluções para
educação continuada considerando que o aluno sempre deve
estar no centro de tudo. E para isso, todas as áreas e pessoas que
interagem com o aluno podem usar as soluções TOTVS.
Esse é o conceito de Comunidade Acadêmica Conectada da TOTVS:
por meio do fluig, plataforma de produtividade e colaboração
com diversos serviços e funcionalidades, todos os indivíduos do
ecossistema de ensino se relacionam, cada um com seu propósito
e todos em prol da coletividade no aprendizado. Mostra disso são
as atividades que a plataforma possibilita à instituição, entre elas
discussão das melhores práticas de ensino-aprendizagem entre
professores, divulgação de oportunidades de estágio e cronograma
de atividades complementares, disponibilização de calendários
acadêmicos, publicação de eventos, etc. Tudo para que a instituição
tenha uma poderosa ferramenta para comunicação, que direciona
o conteúdo conforme o interesse e se utiliza de uma interface social
para interlocução.
Para a coordenação de cursos, as Soluções TOTVS promovem
facilidades no acompanhamento das atividades de ensino
e do desempenho dos alunos, que pode ser realizado por meio
de ferramentas de fácil utilização, com informações gráficas
e indicadores.
 SUBSEGMENTOS

Em complemento, a Gestão Bibliotecária, essencial ao
processo de estruturação de um ambiente atrativo para
os alunos, também é abordada nas soluções TOTVS. Com
ela, toda a catalogação e gestão do acervo, consultas,
movimentações (empréstimos, renovações, reservas
e devoluções) e controle de periódicos de várias unidades
bibliotecárias, com diversas regras, são realizadas de forma
integrada ao sistema de gestão educacional. Indo além, com o fluig
ainda é possível indicar leituras, divulgar novas aquisições e sugerir
compra de materiais de apoio vinculados aos currículos. Tudo para
possibilitar uma interação social entre os usuários da biblioteca.
Dentre as áreas fundamentais para a operação de uma instituição de
ensino está a Gestão de Recebíveis. Nela, os processos de geração
de mensalidades e venda de cursos, solicitação, acompanhamento
e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa e retorno
bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são otimizados com
o uso das soluções TOTVS, que possuem uma visão do negócio
educacional para cada um desses processos.
A gestão de recebíveis TOTVS ainda possui facilitadores para
que a instituição de ensino realize, com qualidade e segurança,
a disponibilização de boletos (portal, mobile, e-mail, SMS e carta),
a negociação de dívidas (presencial e on-line), o pagamento com
cartão de crédito por meio do portal do responsável, as ações de
cobrança e a eventual negativação de clientes.
Já o acompanhamento do faturamento e da receita pode ser
realizado por meio de indicadores de gestão e estão disponíveis
para consulta de qualquer lugar e a qualquer momento. Esses
indicadores podem exibir informações consolidadas, com
visualizações por unidades de ensino, cursos, ciclos, turno, turma
ou qualquer outra variável do negócio educacional.
Consolidando todos os resultados, as áreas de Controladoria, Fiscal
e Patrimonial acompanham sua realização, sempre garantido pela
integridade e confiabilidade das informações. A TOTVS entende
as necessidades e obrigatoriedades dos registros fiscais do Brasil
e, por isso, mantém seus produtos sempre atualizados.

II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)

CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA

GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL

3 SOLICITAÇÕES

ON-LINE

CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO

COBRANÇA DÉBITO DDA

EM CONTA

BAIXA CONTÁBIL

3 CARTÕES DE
PDD

BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO
 SUBSEGMENTOS
28

Na área de educação continuada, a busca por custos na alocação
de professores e instrutores é um dos grandes fatores de busca
por soluções. E os indicadores médios de custos de uma
instituição de ensino representam isso, já que grande parte desse
valor é proveniente de custo de pessoal, incluindo professores
e coordenadores.
(Business Intelligence), que permite conhecer detalhadamente
o dia a dia da operação da escola, além de identificar os pontos de
melhoria e adotar ações que garantam uma instituição de ensino
forte e competitiva.

Para apoiar o consumo correto desse investimento, se torna

fundamental a adoção de ferramentas de Folha de Pagamento,
Ponto Eletrônico e Gestão de Pessoas em que os processos de
recrutamento de professores, admissão e movimento de ensino
sejam totalmente integrados e permitam uma confiabilidade
dos registros. Com as Soluções TOTVS, todo o cálculo do
salário do professor é feito com base no movimento de ensino
registrado na gestão acadêmica e aprovado pelos coordenadores
ou diretores. Assim, tanto as atividades em sala de aula quanto
as atividades extraclasse são gerenciadas e remuneradas por
controles sistematizados, evitando retrabalho e surpresas, com
a possibilidade de trabalhar com uma visão de longo prazo, fazer
um orçamento correto e criar cenários de investimentos. Ainda
é possível melhorar os controles, adotando, de acordo com
a convenção coletiva prevista, a possibilidade de contar com
controle de Ponto de Professores, Avaliação de Desempenho
e Registro de Treinamentos.

Por fim, para a avaliação de resultados, também essencial

a qualquer negócio, a adoção de uma plataforma de gestão
completa, integrada e flexível permite a medição de performance
das metas por meio de painéis indicadores e ferramentas de BI
 SUBSEGMENTOS

Cases de Sucesso

Case de sucesso – SENAI CIMATEC

Com mais de 6 mil alunos, incluindo a faculdade
e a escola técnica, o SENAI Bahia CIMATEC encontrou no
TOTVS Educacional a solução ágil e robusta para facilitar
a sua gestão. Assista ao vídeo e veja mais este Case de
Sucesso TOTVS.

Assista em: https://youtu.be/irztNuxcviU

Case de sucesso – Colégio Ari de Sá Cavalcante

O Colégio Ari de Sá Cavalcante está no mercado desde
2000, com 4 unidades em Fortaleza e aproximadamente
9.000 alunos. Veja como a TOTVS ajudou a eliminar os
processos manuais trazendo uma solução integrada entre
os diversos departamentos do colégio.

Assista em: https://youtu.be/siv-jr4LQ1Q

Case de sucesso – Colégio CLQ

Colégio do interior paulista fez da mobilidade e da gestão
educacional madura uma grande aliada aos seus negócios,
tecnologia na palma da mão de professores e alunos.

Assista em: https://youtu.be/82zn5FPccN4

 SUBSEGMENTOS
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Case de sucesso – Cel Lep

Focado em inovação para o ensino de idiomas, a CEL-
LEP, escola com mais de 45 anos de tradição, identificou
a necessidade de reestruturar os seus processos perante
a arrojada expansão planejada até 2017. Após pesquisas
de mercado para definir o parceiro de TI, a escolha foi pela
TOTVS, que apresentou fortes diferenciais competitivos,
com equipe qualificada no setor educacional e rapidez
na implementação.

Assista em: https://youtu.be/Qdip_nAKOyE

 ANOTAÇÕES

Anotações