Manual Excel PDF

MICROSOFT EXCEL
Intermédio e Avançado
CONTEÚDOS
JANEIRO 2020
FORMADORA: MARTA PEREIRA
O Sábio de Lago
Microsoft Excel
Dados, Operadores e Fórmulas
1. Inserção de Dados
2. Introdução às fórmulas
3 – Impacto de células vazias nas fórmulas
4 – Formatação de células nos cálculos
5 – Cálculo de Percentagens
Cópia de Fórmulas com referências Absolutas e Relativas
Introdução às Funções
1 – Funções de contagem
2 – Funções de SOMA
3 – Funções de MÉDIAS
Funções de Estatística Descritiva
1 – Funções de Ordem
Funções Lógicas
Função SE ()
Função E (), OU () E NÃO ()
SE () ENCADEADOS e a função SE:S ()
Gráficos
EXCEL AVANÇADO
I - TRATAMENTO DE DADOS
➢ FORMATAÇÃO DE DADOS
➢ FORMATAÇÃO CONDICIONAL E FIXAÇÃO DE ÁREAS
➢ REFERÊNCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS E MISTAS
➢ PROTECÇÃO E VALIDAÇÃO DE DADOS
➢ MODELOS DE FOLHAS DE CÁLCULO
II - MANIPULAÇÃO DE FICHEIROS
➢ OPÇÕES DE GRAVAÇÃO DE FICHEIROS
➢ DEFINIÇÃO DE UM AMBIENTE DE TRABALHO
➢ PARTILHA DE FICHEIROS E COMPATIBILIDADE DE VERSÕES
➢ ENVIO DE FICHEIROS EXCEL POR E-MAIL
➢ IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS
➢ GUARDAR COMO FICHEIRO DE TEXTO
III – FUNÇÕES AVANÇADAS
➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO (Funções de consulta e referência)
➢ ACÇÕES CONDICIONADAS (Funções Lógicas)
➢ MANIPULAÇÃO DE DATAS (Funções de Data e Hora)
➢ FUNÇÕES COMBINADAS
IV – GESTÃO DE DADOS
➢ Ordenações;
➢ Pesquisa de informação – Filtros Automáticos;
➢ Pesquisa de Informação – Filtros Avançados;
V – ANÁLISE DE DADOS
➢ Tabelas dinâmicas – Cruzamento de informação;
➢ Macros.
M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

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Urbanização do Bico, Bloco 3 R/C nº20 - Lago, 4720-521 Amares | Cont.: 506516903| Tel.: 253 319 097 | Fax: 253 319 098 | E-mail: geral@osabiodelago.com
Dados, Operadores e Fórmulas
1. Inserção de Dados
o Dados alinhados à direita são valores numéricos;

o Dados alinhados à esquerda são texto.
2. Introdução às fórmulas
Os cálculos são feitos essencialmente com recurso a expressões matemáticas utilizando
operadores e funções. Operadores aritméticos:
Adição Subtração Multiplicação Divisão Percentagem Exponenciação

+ - * / % ^
Formatação numérica:
Separador Base:
Quando introduzimos um nº pode ser formatado de diferentes

formas. Apesar das diferentes opções de formatação o valor
utilizado nos cálculos é sempre o mesmo.
Cópia de Fórmulas com referências Absolutas e Relativas

Na cópia de fórmulas utilizando referências a células, por vezes, temos a necessidade de fixar
células, para que estas não se alterem ao serem copiadas para outras células.
Podemos resumir a colocação de $ para tornar as referências absolutas ou relativas através da

seguinte figura:
Quando o sentido da Quando o sentido da

$F$1 cópia é na vertical, só a cópia é na Horizontal, só
posição relativa das linhas F$1 a posição relativa das
é que se altera, logo o $ é colunas é que se altera,
antes do Número. logo o $ é antes da letra.
Coloca-se um $
antes da referência
que se quer fixar. Na cópia vertical a
$F1
posição relativa das
colunas não se altera, Na cópia horizontal é a
logo não existe posição relativa das linhas
necessidade de $ antes que não se altera.

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F1 – Referência Relativa $F1 – Referência Mista
$f$1 – Referência Absoluta F$1 - Referência Mista
Introdução às Funções
As funções utilizam intervalos enquanto os operadores apenas utilizam células.
1 – Funções de contagem
As folhas de cálculo apresentam duas formas de fazer contagem:
1ª Forma: Conta pelo tipo de dados inserido nas células (numéricas, alfanuméricas ou vazias).
2ª Forma: contagem por valor. Conta quantas vezes surge determinado valor no intervalo
indicado mediante determinadas condições específicas de contagem.
Menor < Maior > Maior Igual >= Menor Igual <= Diferente <>
2 – Funções de SOMA
Somar é uma das operações mais frequentes.
=SOMA ()
Cálculo de somas Condicionadas – que obedecem a determinada (s) condição (s).
=SOMA.SE ()
=SOMA.SE.S ()
3 – Funções de MÉDIAS
MÉDIA SIMPLES E CONDICIONADAS
=MÉDIA ()
=MÉDIA.SE ()
=MÁDIA.SE.S ()
MÉDIA PONDERADA
=SOMARPRODUTO () – Soma o produto dos valores pelo respetivo peso. São estas as duas
séries os argumentos desta função. Exemplo:
=SOMAPRODUTO (A1:D1; A2:D2)
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Funções de Estatística Descritiva
1 – Funções de Ordem
=Máximo ()
=Mínimo ()
=Maior ()
=Menor ()
Funções Lógicas
Função SE () – esta função executa uma ou duas alternativas em função de um teste
lógico.
Função E (), OU () E NÃO ()

Para resolver situações mais complexas, é necessário utilizar mais do que uma função lógica SE,
utilizamos as funções E() e OU(). NA maioria das vezes estas funções são utilizadas em conjunto
com uma função lógica.
Gráficos
Os gráficos são um instrumento poderoso no processo de transformar dados em informação.
Para inserir um gráfico:
1º Selecionar os dados que pretendemos na tabela correspondente ao gráfico;
2º Separador INSERIR – secção Gráficos;

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Quando inserimos um gráfico numa folha de Excel e temos o gráfico seleccionado, no friso
aparecem os separadores ESTRUTURA e FORMATAR.
ESTRUTURA – Comandos relacionados com a edição/ manipulação dos dados do gráfico;
FORMATAR – Comandos que nos permitem formatar o gráfico em termos gráficos/ visuais.
EXCEL AVANÇADO
I - TRATAMENTO DE DADOS
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
1º Separador BASE – Formatação Condicional;
2º Escolher Nova Regra ou Gerir Regras. Também pode Limpar regras.

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➢ FIXAÇÃO DE ÁREAS
Para fixar áreas (normalmente cabeçalhos de tabelas) podem ser linhas ou colunas:
1º Selecionar uma linha abaixo daquela que pretendemos fixa; ou uma coluna á frente da que pretendemos fixar;
2º Separador VER – Fixar Painéis.
Deste modo, podemos

descer na folha e manter
sempre o cabeçalho da
tabela visível.

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➢ PROTECÇÃO FOLHAS
A proteção de folhas de cálculo ou de qualquer uma das suas células permite a prevenção
contra a alteração de fórmulas, de valores ou de formatos definidos.
Para proteger toda a folha deve primeiro selecionar toda a folha e desativar a opção Protegida
que está pré-definida pelo excel.
Para proteger apenas algumas células deve selecionar apenas essas células e desativar a
opção Protegida que está pré-definida pelo excel.
• Separador REVER – Proteger Folha:
Pode optar por definir uma palavra passe. Mas atenção

que o Excel não prevê procedimentos de recuperação de
palavras passe para o caso de esquecimento.
Para desproteger a folha deve voltar ao mesmo separador

e Clicar em Desproteger Folha.
➢ VALIDAÇÃO DE DADOS
O Excel oferece ferramentas que facilitam o controlo do conteúdo das células. Para isso,
devemos utilizar a Validação de Dados.
1º Selecionar a tabela/ célula ou intervalo de células;
2º Separador DADOS;

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2º Parametrizar os valores. As definições; Mensagens de entrada e Aviso de erro.
As mensagens de entrada apenas são visíveis quando temos a célula ativa.
O Aviso de Erro pode ser do tipo:
• PARAR: mantêm-se os dados anteriores;

• AVISO: Mediante o aviso pode prosseguir ou cancelar a operação.
• INFORMAÇÃO: Meramente informativa.
➢ MODELOS DE FOLHAS DE CÁLCULO
Um Modelo (template) é um ficheiro definido como base para a criação de outros livros
similares. Pode incluir estilos de formatação, cabeçalhos de páginas ou conteúdos para novos
Livros que são abertos no Excel.
Para definir um novo modelo deve começar por criar um novo ficheiro com toda a estrutura
(formatações; fórmulas, objectos…) que servirá de suporte para novos livros. Exemplo: Um
Modelo para a emissão de recibos de vencimento dos funcionários da empresa.
FICHEIRO – GUARDAR COMO – GUARDAR COM O TIPO – MODELO DO EXCEL – Atribuir um

Nome – Guardar.
Para utilizar o Modelo: Abrir o Excel – FICHEIRO - ABRIR – PASTAS – Modelos Personalizados do
Office.
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III – FUNÇÕES AVANÇADAS
Erros comuns na aplicação de fórmulas
ERRO SIGNIFICADO
#N/D Quando não se encontra o valor definido.
#NUM Quando existe mais do que uma solução.
#NOME? Quando o Excel não reconhece o texto na fórmula.
#REF! Quando à uma referência inválida a uma célula.
#VALOR! Quando o número de argumentos numa função não está correto.
#NULO! Quando não há interceção entre dois intervalos definidos.
#DIV/0! Quando existe uma divisão por zero.
➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO (Funções de consulta e referência)

PROCURA VERTICAL
=PROCV ()
valor_proc – célula com o valor a procurar;

matriz_tabela – intervalo onde se encontra a tabela com a informação que queremos pesquisar;
num_indice_coluna – nº da coluna onde está a informação que deve ser devolvida.
PROCURA HORIZONTAL
=PROCH ()
valor_proc – célula com o valor a procurar;

matriz_tabela – intervalo onde se encontra a tabela com a informação que queremos pesquisar;
num_indice_linha – nº da linha onde está a informação que deve ser devolvida.

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➢ MANIPULAÇÃO DE DATAS (Funções de Data e Hora) E FUNÇÕES COMBINADAS
= HOJE ()
=AGORA()
=DIA.SEMANA()
=HORA()
=DIAS()
=DATA()
IV - GESTÃO DE DADOS
➢ ORDENAÇÕES DE DADOS
Selecionar a Tabela– Separador DADOS – Ordenar

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➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO – FILTROS AUTOMÁTICOS
A aplicação de filtros transforma o nome dos campos da Base de Dados/ Tabela em caixas de
combinação que dão acesso a listas, com os dados inseridos, para permitir a aplicação de filtros
de dados.
Selecionar a tabela;
Separador Dados – Filtrar
Exemplo: Filtrar por categoria PA.
Separador Dados – Filtrar – Filtros numéricos – Filtro personalizado

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Nota: Se a célula que pretendemos filtrar contém valores de Texto, o filtro será Filtro de Texto.
Exemplo de filtro personalizado. Pesquisa de Preço de custo com valores maiores que 100 e
menores que 500.
➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO – FILTROS AVANÇADOS
Os filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extração de determinadas

combinações de dados. Essa situação implica o recurso a filtros mais avançados.
1º - Criar uma tabela de critérios composta por duas ou mais linhas; (1ª linha deve ser igual ao nome dos campos
da tabela principal);
2º Definir os critérios de filtragem de dados na tabela de critérios;
3º Selecionar a tabela onde pretendemos filtrar os dados;
4º Separador Dados – secção Ordenar e Filtrar – Avançadas
Exemplo: Filtrar o conjunto de artigos 101, 201, 301 e 401 que se encontram em situação de
rutura.

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Nota: Podemos filtrar a lista na tabela original ou copiar para outro local dentro da mesma
folha de Excel. Para isso temos que escolher essa opção e indicar o intervalo onde
pretendemos a nassa lista com os dados filtrados.
V - ANÁLISE DE DADOS
Tabelas dinâmicas – são utilizadas para construir mapas, listas de artigos por situação, por
regiões, por vendedor, etc. podem ainda efetuar vários tipos de cálculos como: total de artigos
vendidos por região, média de preços praticados por vendedor, por categoria, etc. São
dinâmicas porque qualquer alteração nos dados de origem, permite uma atualização imediata
da nova tabela. Além disso, facilitam o cruzamento de informação.
Para criar esta tabela dinâmica:

1º Selecionar a tabela de origem;
2º Separador INSERIR – Tabela Dinâmica – Criar Tabela dinâmica
Antes de criar a tabela dinâmica indicamos qual o intervalo da tabela que pretendemos analisar
e onde pretendemos guardar a tabela dinâmica.

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Quando temos a tabela dinâmica em modo de edição, temos mais dois separadores disponíveis:
ANALISAR e ESTRUTURA.
Separador ANALISAR – comandos relacionados com a parametrização da tabela dinâmica.

Como, por exemplo:
• Mostrar Lista de Campos;

• Atualizar;
• Inserir gráficos dinâmicos, etc.
Separador ESTRUTURA – comandos que nos permitem formatar a tabela e o seu aspeto geral.
Como, por exemplo:
• O Estilo da Tabela;
• O Esquema de relatório;
• Aspetos que queremos incluir na tabela: subtotais; totais gerais, etc.

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Campos da tabela dinâmica.
Apresenta 4 áreas: Filtros;
Colunas; Linhas e Valores.
Filtros – permite-nos adicionar

um campo com um filtro. Para
que a tabela apresente só os
dados correspondentes ao filtro
seleccionado;
Colunas – Campos que

pretendemos que apareçam em
coluna;
Linhas – Campos que

pretendemos que apareçam em
Linha;
Valores – Campos núméricos aos

quais pretendemos efetuar
algum tipo de cálculo.
Opção - Definições do Campo de

valor.

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Definições do Campo de Valor:
Nesta janela, podemos também escolher na janela Mostrar Valores Como Percentagem.
Exemplo:
Altere a Tabela dinâmica para que seja incluída a média dos preços de venda, de cada
categoria de artigo em qualquer situação de stock.
1º Ativar o campo Preço Venda (colocar na secção Valores);
2º Em definições do Campo de valor – alterar para Média.
VI - MACROS
As Macros são pequenos programas, escritos em linguagem VBA (Visual Basic for Applications),
capazes de executar tarefas especificas. Quando uma macro é ativada são executadas
sequencialmente as instruções que lhe estão atribuídas.
As Macros, de acordo com o tipo de criação, podem ser:
• Macros de Comando, se forem construídas através do gravador de Macros; ou

• Macros de Funções, se forem construídas a partir do editor de Visual Basic for
Applications.
Para trabalhar com Macros temos que ativar o separador Programador.
1º Ficheiro – Opções – Opções do Excel – Personalizar Friso – ativar com um visto a opção Programador.

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MACROS DE COMANDO (São construídas através do Gravador de Macros – separador
Programador).
Separador Programador:
Para criar uma Macro de comando:

1º Ativar o separador programador no Excel;
2ºSeparador Programador – Gravar Macro;
3º Atribuir nome à Macro (não pode conter espaços);
4ª Atribuir Tecla de Atalho (escolher teclas que não estejam associadas a outros comandos, por exemplo CRTL + C)
5º Escolher local de gravação e adicionar uma descrição (opcional).
6º Quando fazemos OK fica em modo de GRAVAÇÃO.

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7º Todas as ações que efetuarmos a partir deste ponto ficarão gravadas sequencialmente na nossa Macro;
8º Quando terminarmos todas as instruções clicar em Terminar Gravação.
9º Para executar a nossa Macro, utilizar as teclas de atalho definidas ou então vamos a separador programador –
Macros – escolher a Macro pelo nome atribuído – Executar.
Nesta janela podemos Editar/ Eliminar

Macros que já estão criadas.
UTILIZAÇÃO DE BOTÕES DE COMANDO
No separador Programador – Inserir temos acesso a um conjunto de controlos de formulário

que nos permitem criar formulários personalizados em Excel. Também podemos associar a sua
utilização a uma Macro como botão de acesso rápido.
1º Programador – Inserir – Botão (Controlo de Formulário)
2º Desenhar o botão na folha de Excel;
3º Após desenhar o botão, abre a seguinte janela:

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4º Atribuir nome à Macro;
5º Clicar em Gravar;
6º Abre a seguinte janela:
7º Nesta janela efetuamos o procedimento de criação de uma Macro como vimos anteriormente;
8º Terminar a Gravação, quando terminarmos todos os comandos que pretendemos que a Macro execute.
9º Clicar no botão para a Macro funcionar ou nas teclas de atalho definidas.
ATENÇÃO – Para gravar um ficheiro de Excel com Macros temos que escolher a opção Guardar
com o tipo Livro com permissão para Macros de Excel. Só assim podemos executar as Macros
quando voltarmos a entrar no ficheiro.

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o Dados alinhados à direita são valores numéricos;

Adição Subtração Multiplicação Divisão Percentagem Exponenciação

Quando introduzimos um nº pode ser formatado de diferentes

Cópia de Fórmulas com referências Absolutas e Relativas

Podemos resumir a colocação de $ para tornar as referências absolutas ou relativas através da

Quando o sentido da Quando o sentido da

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Cálculo de somas Condicionadas – que obedecem a determinada (s) condição (s).

Função E (), OU () E NÃO ()

M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

ESTRUTURA – Comandos relacionados com a edição/ manipulação dos dados do gráfico;

2º Escolher Nova Regra ou Gerir Regras. Também pode Limpar regras.

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2º Separador VER – Fixar Painéis.

Deste modo, podemos

M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

• Separador REVER – Proteger Folha:

Pode optar por definir uma palavra passe. Mas atenção

Para desproteger a folha deve voltar ao mesmo separador

M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

As mensagens de entrada apenas são visíveis quando temos a célula ativa.

O Aviso de Erro pode ser do tipo:

• PARAR: mantêm-se os dados anteriores;

• INFORMAÇÃO: Meramente informativa.

➢ MODELOS DE FOLHAS DE CÁLCULO

FICHEIRO – GUARDAR COMO – GUARDAR COM O TIPO – MODELO DO EXCEL – Atribuir um

Erros comuns na aplicação de fórmulas

➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO (Funções de consulta e referência)

valor_proc – célula com o valor a procurar;

valor_proc – célula com o valor a procurar;

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Selecionar a Tabela– Separador DADOS – Ordenar

M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

Separador Dados – Filtrar

Exemplo: Filtrar por categoria PA.

Separador Dados – Filtrar – Filtros numéricos – Filtro personalizado

M. Excel O sábio de Lago Formadora: Marta Pereira

➢ PESQUISA DE INFORMAÇÃO – FILTROS AVANÇADOS

Os filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extração de determinadas

2º Definir os critérios de filtragem de dados na tabela de critérios;

3º Selecionar a tabela onde pretendemos filtrar os dados;

4º Separador Dados – secção Ordenar e Filtrar – Avançadas

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Para criar esta tabela dinâmica:

2º Separador INSERIR – Tabela Dinâmica – Criar Tabela dinâmica

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Separador ANALISAR – comandos relacionados com a parametrização da tabela dinâmica.

• Mostrar Lista de Campos;

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Filtros – permite-nos adicionar

Colunas – Campos que

Linhas – Campos que

Valores – Campos núméricos aos

Opção - Definições do Campo de

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2º Em definições do Campo de valor – alterar para Média.

As Macros, de acordo com o tipo de criação, podem ser:

• Macros de Comando, se forem construídas através do gravador de Macros; ou

Para trabalhar com Macros temos que ativar o separador Programador.

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