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ArquivoTeoria&PraticaMarilenaLeitePaesPdf PDF
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A~QUIVO
TEOMA E PRÁTICA
1
MARILENA LEITE PAES
ARQUIVO ;
TEORIA E PRATICA
3a EDiyÁO REVISTA E AMPLIADA
.1
L
1
1
FUNDA~O GETULIO VARGAS
.. EDITORA
ISBN - 85-225-0220-X
Copyright e¡:¡ 1986 Marilena Leite Paes
Direitos desta edic;ao reservados ~
EDITORAFGV
RuaJomalista Orlando Dantas, 37
22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil
Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427
Fax: 21-3799-4430
e-mail: editora@fgv.br- peciidoseditora@fgv.br
web site: www.editora.fgv.br
Impresso no Brasil 1 Printed in Brazil
Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao,
no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n° 9.610/98).
1ª edic;ao - 1986
2ª edic;ao - 1991
3ª edic;ao rev. e ampl.- 1997
1ª e 2ª reimpressoes- 2002
3ª reimpressao - 2004
4ª e Sª reimpressoes - 2005
6! reimpressao - 2006
7ª e 8ª reimpressoes - 2007
9ª e 1Q! reimpressoes - 2008
11ª e 12ª reirnpressoes- 2009
RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni
EnrroRA<;:Ao ELETRÓNICA: Fatim.a Agra
CAPA: Trra linhas studio
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca
Mario Henrique Simonsen/FGV
228p.
Inclui bibliografia e mdice.
l. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Funda~ao Getu-
lio Vargas. TI. Título. Aos meus país,
A Maria de Lourdes da Costa e Souza,
CDD -651.53
CDU -651.53 A Eloisa Riani,
Aos arquivistas brasileiros
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1
SUMÁRIO
1
1
Apresenta~;ao da J"- edi~;ap 11
'
Capítulo 1 - Órgaos de ~ocumenta~;ao 15
1
Arquivos, bibliotecas, museus 15
Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao 16
Paralelo entre biblioteca e arquivo 17
Classifica~;ao i 20
Terminologia arqu~vística 23
Tipos de arquivam~nto 28
1
''3 - o
aap1tu1o . _1 d.;. -d .
rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos 35
Levantamento de dados 35
1
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L
Capítulo 6 -Arquivos especiais 147 A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inúmeras
inovac;óes .tecnológicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade,
Arquivo fotográfico 148 ,
Arquivo de fita magnética, filme e disco 153 coro reflexos em todas as áreas da vida cotidiana do hornero.
Arquivo de recorte de jornal 154 Tais avanc;os, porém, nao invalidam os conhecimentos aquí transmiti-
Arquivo de catálogo impresso 154 dos, por conterem eles fundamentos básicos para a utilizac;ao eficaz e adéqua-
da da moderna tecnología da informac;ao. É possível que em futuro nao muito
longínquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arqui-
Capítulo 7- As técnicas modernas a servic;o dos arquivos 155
vísticos até aqui adotados. Mas, o fato é que, no momento presente, ainda pre- 1
Microfilmagem 155 dorninam os sistemas e metodologías convencionais.
Tecnología da informac;ao . 157 )
Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;óes no texto
desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mínimamente 'a matéria, nao só ]
Capítulo 8- A política nacional de arquivos: Conselho Nacional de para atender a algumas questóes tecnológicas como para adequar a legislac;ao
1
Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos 161 recente alguns conceitos aquí formulados.
Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no capítulo 1
Anexo 1- Exercícios 165 sobre Arquivos Permanentes das edic;óes anteriores, conforme preconizava até J
entao Schellenberg, foi incluída no capítulo dedicado a Gestao de Documen-
tos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramen-
Anexo 2- Respostas 183
te definido na Leí n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispóe sobre a política nacional
de arquivos.
Bibliografia 213 Concluindo, deixo aquí meus agradecimentos a Helena Correa Macha-
do, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestóes oportunas
Índice analítico 221 que contribuíram para o aprimoramento desta edic;ao.
J
Rio deJaneiro, 1997 1
~ 1
Marilena Leite Paes· 1
l
~"·'e?J
APRESEN~ACAO DAS. 1ª E 2ª EDICOES
1
crítica e sugeriu urna série de alterac;:óes nas primeiras edi¡;:óes que, sem dúvi-
da, muito contribuíram para a melhoria deste trabalho, minha gratidáo toda
especial.
A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vi- 1. Arquivos, bibliotecas, museus
gor de sua maturidade, profissional das mais competentes e amiga leal, que
além de colaborar na redat;áo deste texto tomou a si a tarefa de revisá-lo, meu A ·escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para repre-
carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que sentar e fixar a linguagem falada.
estendo a Crésio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilógrafo, pelo preparo Mas a escrita nao é somente um procedimento destinado a fixar a pala-
dos originais. vra, um meio de expressao permanente; ela dá também acesso direto ao mun-
do das idéias. Nao só reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ain-
Rio deJaneiro, 1991 da apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o.
O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao per-
Marilena Leite Paes manente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simbólicos ou a si-
nais materiais (nós, entalhes, desenhos), que constituíram a base dos primeiros
sistemas de escrita.
.Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluíram na medida em que os po-
vos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas 1
civiliza¡;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais.
Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao até o homem
atingir a perfeic;:ao da escrita fonética, isto é, a invenc;:ao do alfabeto.
Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou também o
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conse-
qüencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferen- .1
tes da forma pela qual hoje os conhecemos.
Logo que os pavos passaram a um estágio de vida social mais organiza-
do, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reu-
nir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resul-
tado de suas atividades políticas, sociais, econornicas, religiosas e até mesmo
de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao só -a
16 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA óRGAOS DE DOCUMENTAQAO 17
guarda dos tesauros culturais da época, como também a prote~ao dos docu- contribuíram significativamente para o aumento da complexidade dos docu-
mentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles mentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos físicos
que contavam a história de sua grandeza. de documentos, como ~elatórios técnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias,
Em épocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o su- microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnéticas e, mais
porte da escrita era o mármore, o cobre, o marfrm, as tábuas, os tabletes de ar- recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM
gila e outros materiais. Só mais tarde é que apareceram o papiro, o pergami- Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, também chamada
nho e, finalmente, o papel, que tornou possível a reuniao de grandes arquivos. de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das
Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se con- técnicas de registro e a~álise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a
fundiram, nao só pela finalidade e forma física dos documentos, mas também perda de tempo e o ekfor~o inútil· de, por carencia de informa~oes, resolver
porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funciona- problemas já sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anterior-
varo como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos mente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o
pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histórica da humanidade, aliada a fatores Profissional, 1970). 1 . .
culturais e tecnológicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a Tal é a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem
pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito algumas atividades próJrias da biblioteconornia, da arquivística e da informática,
embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, po- senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de do-
deudo ser assim definidos: cumentos de toda espéde. Em síntese, o centro de informa~oes tem por finalidade
ARQUNO - É a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria tex- coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~
tuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e pre- cía da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI
servados para a consecu~ao de seus objetivos, visando autilidade que poderao mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Pro-
oferecer no futuro. fissional, 1970). [
BIBUOTECA - É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto or-
O órgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os
denadamente para estudo, pesquisa e consulta. propósitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criando-
MusEU - É urna institui~ao de interesse público, criada com a finalidade de os ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os.
conservar, estudar e colocar a disposi~ao do público conjuntos de pefas e obje- De acordo c~m ~uas características físicas e a significa~ao de seu conteú-
tos de valor cultural. do, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso.
continua!?o
Origem
Os document~s ~ao produzi?os e conser- 1 Os documentos sao produzidos e con- r
vados com ob¡eovos culturrus servados com objetivos funcionais
Aquisipo ou custódia
Os documentos sao colecionados de fon- Os documentos nao sao objeto de cole-
tes diversas, adquiridos por compra ou L
c;:iio; proyem tao-só das atividades públi- CAPÍTULO 2
doac;:iio cas ou privadas, servidas pelo arquivo
Os documentos existem em numerosos
exemplares
Os documentos sao produzidos num úni- INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
co exemplar ou em limitado número .de
cópias
A significac;:iio do acervo documental nao Há uma significac;:ao organica entre os
depende da relac;:iio que os documentos te- documentos ·
nham entre si
T
Método de avaliafáO
1. Origem .1
Aplica-se a unidades isoladas Preserva-se a documentac;:ao referente a
urna atividade, como um conjunto e nao Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter sur-
como unidades isoladas gido na antiga Grécia, com a denomina~ao arché, atribuída ao palácio dos
o julgamento nao tem caráter irrevogável Os julgamentos sao finais e irrevogáveis magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos docu-
O julgamento envolve questiies de conve- A documentac;:ao nao raro existe ern via mentos_
niencia, e nao de preservac;:ao ou perda única Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de
total
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documen-
Método de classiñcafáO tos e outros títulos.
Utiliza métodos predeterminados Estabelece classificac;:ao específica para
cada instituic;:ao, ditada pelas suas parti- 2. Conceito J
cularidades
Exige conhecimento do sistema, do con- Exige conhecimento da relac;:ao entre as Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como de-
teúdo e da significac;:iio dos documentos a unidades, a organizac;:ao e o funcionamen- pósitos de documentos e papéis de. qualquer espécie, tendo sempre relafáO
classificar to dos órgiios
com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape-
Método descritivo ,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta
Aplica-se a unidades discriminadas Aplica-se a conjuntos de documentos ¡exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de
As séries (anuários, periódicos etc.) sao As séries (órgaos e suas subdivisiies, ativi- arquivo administrativo e arquivo histórico. 1
unidades isoladas para catalogac;:ao dades funcionais ou grupos documentais Q!¡anto a conceitua~ao moderna,· Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-
da mesma espécie) sao consideradas uni- título que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim
dades para fins de descric;:ao o definiu: '~quivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e re-
cebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades,
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Sou-
individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos. za, 1950).
20 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 21
Desse conceito deduzimos tres características básicas que distinguem os 5. 1 Entidades mantenedoras
Farniliais ou pessoJis
3. Finalidade 1
í
Essas fases .sao defi"midas por Jean:Jacques Valette (1973) como as tres
5. Classifica{:áo idades dos arquivos: corrJnte, intermediária e permanente.
l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constituído de documentos em
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles po-
curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas
1
dem ser classificados segundo:
reparti~éies que os rec~beram e os produziram ou em dependencias próxi-
o as entidades mantenedoras; mas de fácil acesso. i
o os estágios de sua evolu~ao; 2. Arquivo de segunda {dade ou intermediário, constituído de documentos.
o a extensao de sua atua~ao;
que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgaos· que os
o a natureza dos documentos.
receberam e os prod4iram podem ainda solicitá-los, para tratar de assun.,
[·
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J
22 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 23
to·s identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao há ne- Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos re- ,_
'
cessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanencia sultantes da experiencia humana num campo específico, independentemente r
dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, sao também chama- da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou
dos de "limbo" ou "purgatório". hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que diante. Esses arquivos sáo também chamados, impropriamente, de arquivos r
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em ra- técnicos.
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zao ·de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de co-
nhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos. 6. Terminologia arquivística
A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna
No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,
tem preocupado os profissionais da área é, sem dúvida, o estabelecimento de
urna organizac;:áo adequada.
urna terminología específica, capaz de atender a programas racionais de inter-
cambio, disserninac;:áo e recuperac;:ao da informac;:áo.
5.3 Extensao de sua atua9ao Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB)
criou, em 1977, o Cornite de Terminología Arquivística, que, após concluir o
Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e
arrolamento da terminología básica, definiu idéias e conceituou termos com o
gerais ou centrais.
objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a
Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos órgaos opera-
terminología já adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulário unifor-
cionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente.
me para a elaborac;:ao de um glossário arquivístico, multilíngüe, patrocinado
Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu-
pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco.
mentos correntes provenientes dos diversos órgaos que integram a estrutura de
Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Técnicas {ABNT)
urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
urna Comissáo de Estudos de Arquivología para tratar do assunto, juntamente
com o grupo da AAB. A partir de entao, inúmeras outras propostas de termi-
5.4 Natureza dos documentos r
nología arquivística vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:áo de
qualquer órgao oficial. .L
Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgao vinculado ao Arqui- 1
a forma física dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial
vo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminología Arquivística para
constituída durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivología, realizado no
examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminología arc¡uivística.
Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de propor o currículo mínimo do
Curso Superior de Arquivo, hoúve por bem estabelecer e incluir no programa
brasileira.
A seguir, sáo fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em ge-
do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem características peculia-
ral, adotada pela comunidade arquivística brasileira:
res a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especia-
lizado. AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo.
Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documen- AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais po-
tos de formas físicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas, deráo variar em func;:áo de cláusulas restritivas. .
slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razáo, merecem tratamento espe" · AoMINISTRA<;AO DE ARQUIVO - Direc;:áo, supervisáo e coordenac;:áo das atividades
¡ cial nao apenas ¡;¡oque se refere ao seu armazenamento, como também ao re-
gistro, acondicionamento, controle, conservac;:áo etc.
administrativas e técnicas de urna instituic;:ao ou órgao arquivístico.
AoMINISTRA<;AO DE DOCUMENTO- Metodología de programas para controlar. a J
L___ ,- i
'· ·~~·"•'·'"''···-. """""""J
24 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 25
'
cria¡;:ao, o uso, a normaliza¡;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote¡;:ao e a destina-
dena~ao das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais
¡;ao de documentos. dentro das séries. 2. PrJcesso que, na organiza¡;:ao de arquivos correntes, consis-
AR.QUNAMENTO - Opera¡;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus de- te em colocar ou distrihuir os documentos numa seqüencia alfabética, numéri-
vidas lugares, em equipamentos que lhes forero próprios e de acordo com um ca ou alfanumérica, d~ acordo com o método de arquivamento previamente
sistema de ordena¡;:ao previamente estabelecido. adotado. Também denqminado classifica¡;:ao.
ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nível superior. AuTóGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa¡;:ao de documento manus-
ARQU!VÍSTICA - Princípios e técnicas .a serem observados na constitui¡;:ao, orga- crito, do próprio punhb do autor, esteja assinado ou nao.
niza¡;:ao, desenvolvimento e utiliza¡;:ao dos arquivos. . AVA11AC]l.O- Processo de análise da documenta¡;:ao de arquivos, visando a esta-
AR.QUNO - 1. Designa¡;:ao genérica de um conjunto de documentos produzrdos belecer sua destina¡;:ao, ~e acordo com seus valores probatórios e informativos.
e recebidos por urna pessoa fisica ou jurídica, pública ou privada, caracteriza- CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático,
do pela natureza org3nica de sua acumula¡;:ao e conservado por essas pessoas cronológico, onomásti~o ou geográfico, incluindo todos os documentos per-
ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa¡;:ao. De acordo com a na- tencentes a um ou m~is fundos, descrit«;JS de forma sumária ou pormeno-
tureza do suporte, o arquivo terá a qualifica¡;:ao respectiva, como, por exemplo: . d 1
nza a. 1 ..
arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. CLASSIFICACÁO -Ver Artan¡o, rtem 2.
2. O prédio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arqui- COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela¡;:ao organrca, aleatoriamente
vísticos. 3. Unidade administrativa cuja fun¡;:ao é reunir, ordenar, guardar e 1
acumulados. 1 . . ,
dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas ar- CóPIA - l. Reprodu¡;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu-
quivísticos. 4. Móvel destinado aguarda de documentos. ¡;:ao do original. 2. Repi,odu¡;:ao de um documento, obtida a partir do original.
ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos. COPIADOR - l. Livro cÓntendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais
1
ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. eram transcritas, em prdem cronológica, pelos próprios autores ou por
Também denominado arquivo de movimento. copistas, cartas, oficios 1e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro
AR.QUNO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cópia de documen-
um arquivo permanente, embora nao perten¡;:am ao seu acervo. tos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original,
ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no século XIX e
correntes, que aguardam destina¡;:ao fmal. come¡;:o do XX. ¡
1
ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeita- CoRRESPONDENCIA - Coinunica¡;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
da a destina¡;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatório e infor- va), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memoran-
mativo. dos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particu-
ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por ins- lar, ostensiva ou sigilosaj
1
titui¡;:oes nao-governamentais, furnílias ou pessoas fisicas, em decorrencia de DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica¡;:ao cronológica de urna unidade de
suas atividades específicas e que possuam urna rela¡;:ao organica perceptível arquivamento, em que s~o indicadas as datas de início e término do período
através do processo de acumula¡;:ao. abrangido. 1
AR.QUNO PÚBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por DEPóSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole¡;:oes sao colocados, fisicamente, sob
institui¡;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em de-
custódia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade.
correncia de suas fun¡;:oes específicas administrativas, judiciárias ou legislati-
DESCARTE -Ver EliminaJao.
vas. 2. lnstitui¡;:ao arquivística franqueada ao público.
DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta
ARRANJo - l. Processo que, na organiza¡;:ao de arquivos permanentes, consiste
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. ·
DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e conteúdo
na ordena¡;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-
26 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA INTRODUyAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 27
r
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesqui- GuiA - Instrumento de pesquisa destinado a oriental):aO dos usuários no co-
sa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia etc.). nhecirnento e utilizal):ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo per- L
DESTINAc;ÁO - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de do- manente.
cumentos destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um
elimina~ao ou sua microfilmagem. l
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para
DOA<;AO - Ato pelo qual urna pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - indicar e facilitar sua localizal):aO no texto. r
de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribui~ao pecuniária, através INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminal):aO e recuperal):aO da informa-
de instrumento jurídico adequa:do, do qual deverao constar as condi~oes da l):iio utilizado pelos arquivos. Sao instrumentos de pesquisa, entre outros, catá-
cessao - a documental):aO que fue pertence. logos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalencia. L
DoCUMENTO - Registro de urna informal):aO independentemente da natureza INVENTARIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
do suporte que a contém. vamento de um fundo ou de urna de suas divisoes sao identificadas e porme-
DocuMENTo DE ARQUIVO- l. Aquele que, produzido e/ou recebido por urna norizadamente descritas.
instituil):aO pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua ele- INVENTARIO suMARio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui- L
mento de prava ou de informal):aO. 2. Aquele produzido ejou recebido por vamento .de um fundo ou de uma de suas divisoes sao identificadas e breve-
pessoa física no decurso de sua existencia. mente descritas.
1
DocUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efei- ITEM DOCUMENTAL -A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
tos de ordem jurídica na comproval):ao de um fato. LEGADO - Doal):aO feíta por declaral):aO de última vontade.
DocuMENTO PÚBUCO - Aquele produzido e recebido pelos órgaos do poder pú- LISTA DE EUMINAc;ÁO - Relal):ao de documentos específicos a serem eliminados, '·
blico, no desempenho de suas atividades. devidamente aprovada pela autoridade competente.
DocuMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informati- NOTAc;ÁO - Elemento de identifical):ao das unidades de arquivamento, consti-
vo, determina medidas especiais de protel):aO quanto a sua guarda e acesso ao tuída de números, letras, ou combinal):aO de números e letras, que permite sua
público. localiza~ao.
Doss!E - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, perti- PROCESSO - Termo geralmente usado na administral):ao pública, para designar
nentes a um determinado assunto ou pessoa. o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vao senda orga-
ELIMINA<;A.o - Destruil):ao de documentos julgados destituídos de valor para L
nicamente acumulados no decurso de uma al):aO administrativa ou judiciária.
guarda permanente. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o 1
ESPÉCIE DE DOCUMEmOS - Designal):aO dos· documentos segundo seu aspecto processo é aberto, repetido externamente na capa,_ é o elemento de controle e
formal: ata, carta, certidao, decreto, edital, oficio, relatório, requerirnento, gra- arquivamento do processo.
vura, diapositiva, filme, planta, mapa etc. PROTOCOLO - l. Denominal):ao geralmente atribuída a setores encarregados do .1
FUNDO - l. A principal unidade de 3.!ranjo estrutural nos arquivos permanen- recebimento, registro, distribuil):aO e movimental):ao de documentos em curso.
tes, constituída dos documentos pr<Árenientes de urna mesma fonte geradora 2. Denominal):aO atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. ·
de arquivos. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos perma- 3. Livro de registro de documentos recebidos ejou expedidos.
nentes, constituída dos documentos provenientes de mais de urna fonte gera- PROVENIENCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num
dora de arquivo reunidas pela semelhanl):a de suas atividades, mantido o prin- mesmo fundo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte gera-
cípio da proveniencia. dora de arquivo. Corresponde a expressao francesa respect des fonds, e a ingle-
GENERO DE DOCUMENTOS - Designal):ao dos documentos segundo o aspecto de sa provenance.
sua representa~ao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos REcoLHIMENTO - Transferencia de documentos dos arquivos intermediários J
e cartográficos. para os permanentes.
1
L__~
28 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTJCA INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 29
REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizada- 8. Classificayao do's documentos
mente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fun- 1
No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, questioná-
os outros e arquivados· em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento ho- . correspond'enc1a
nos, . e optros.
1
rizontal é "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como 1
1
nos arquivos permanentes. Seu uso é, entretanto, desaconselhável nos arquivos 1
-·
Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joao Galvao
Rua Violeta, 213
23500 - Rio de J aneiro - RJ
'
·--~e+l
¡~
CAPÍTULO 3
ÜRGANIZACAO E ADMINISTRACAO
DE ARQUIVOS
o levantamento de dados;
o análise dos dados coletados;
o planejamento;
o implantac;ao e acompanhamento.
1. Levantamento de dados
¡
. •J'~t!~
36 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 37
arranjo e classifica~ao dos documentos (métodos de arquivamento adotados); 3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao
existencia de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquiva- Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor
mentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados posi~ao do órgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se
para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arqui- que esta seja a mais elevida possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a
vo, manuais, códigos de classifica~ao etc. uro órgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que irá atender a setores
Além dessas informa~éies, o arquivista deve acrescentar dados e referen- e funcionários de difereJtes níveis de autoridade. A ado~ao desse critério evi-
cias sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível t~á sé~ios problemas na llárea das rela~éies humanas e das comunica~éies admi-
de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos, ntstratlvas.
estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da área ocupada, condi- Se a institui~ao já tentar coro um ó~gao de documenta~ao, este será, ero
~éies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~éies, prote~ao princípio, o órgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a ten-
contra incendio), meios de comunica~ao disponíveis (telefones, fax). dencia moderna é reuní~ todos os órgaos que tenham como matéria-prima a
1
informa~ao. 1 ·
2. Análise dos dados coletados Ao usuário nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao -
':.::;../ numa biblioteca, numa lnemória de computador, num microfilme, ou num
De posse de todos os dados mencionados no Ítem anterior, o especialis- arquivo tradicional. Daí la importancia da constitui~ao de sistemas de infor-
ta estará habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de ma~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. técnicos e ma-
arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as altera~éies e medi- teriais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos.
das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implan- 1
tado. . 1
complexo administrativo, enfim, das razéies que impedem o funcionamento efi- nido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo
ciente do arquivo. em fase corrente. É impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao
se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e
1
3. Planejamento permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam exis-
tir depósitos de documen~os fisicamente separados.
Para que um arquivo, ero todos os estágios de sua evolu~ao (corrente, in- 1
Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes ele- reuniao da documenta~ao: ero um único local, como também a concentra~ao
mentos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou des- de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movi-
centraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de métodos de
1 •
menta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um úmco órgao
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~ da estrutUra organizacion~, freqüentemente designado como Protocolo e k-
cursos humanos, escolha das instala~éies e do equipamento, constitui~ao de ar- quivo, Comunica~éies e Arf:¡uivo, ou outra denomina~ao similar. .
quivos intermediário e permanente, recursos financeiros. Dentre as inúmerasi e inegáveis vantagens que um sistema centralizado
oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores·
38 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 39
possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, nítida delimita- CentralizafáO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO
s;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivísticos mais comple- dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;áo é feíto pelo ór-
tos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos. gao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos sáo localizados junto
A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao aos órgaos responsáveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes espe-
rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de urna ins- cíficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em áreas fisica- [
tituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas mente distantes dos órgáos a que estáo subordinadas.
desenvolvem atividades praticamente autónomas ou específicas, ou ainda em Q!Iando o volume de documentos é reduzido, cada órgao deverá desig-
que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as nar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue a sua guar-
vezes em áreas geográficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo, da e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura
portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficien- de dossies, controle de empréstimo, preparo para transferencia etc.
cia, de seus programas de trabalho. Se a massa docu~ental for muito grande, é aconselhável que o órgáo
cante com um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de
3.2.2 Descentralizac;:ao pessoal para responder pelos arquivos.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núdeos de arquivo ou ar-
Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rígi-
da pode ser desastrosa, ·a descentralizas;ao excessiva surtirá efeitos iguais ou quivos setoriais.
ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levan- DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arqui-
do-se em consideras;ao as grandes áreas de atividades de urna instituis;áo.
vos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vant,a-
Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produ-
gens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente des-
s;ao, Comercializas;ao e Transportes, além dos órgaos de atividades-meio ou ·
centralizados.
administrativos, e que cada um desses ·departamentos se desdobre em divisoes
O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as
ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facili-
tar o fluxo de inforrnas;oes, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arqui-
isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde esta- vos setoriais encarregar-se-áo, além do arquivamento propriamente dito, do re-
L
rao reunidos todos os documentos de sua área de atu¡s;áo, incluindo os produ- gistro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc.
zidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sis- Nesse caso, o órgáo de protocolo e comunicas:oes, que também deve in-
tema. deverá ser mantido também um arquivo para a documentas;ao dos tegrar o sistema. funciona como agente de receps:áo e de expedis:ao, mas ape- L
órgaos administrativos. nas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao
A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documen-
critérios: tas:áo administrativa da instituis:áo. J
o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;áo dos A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida
arquiVos; ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios
o descentralizas;áo das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo
irá servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:áo fí-
Q!Iando se fala em atividades de controle está-se referindo aquelas
sica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos hu-
exercidas em geral pelos órgáos de protocolo e comunicas;oes, isto é: rece-·
manos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibi-
bimento, registro, classificas;áo, · distribuis;áo, movimentas;áo e expedis;áo
dos documentos correntes. litem a definis:áo da melhor política a ser adotada.
J
)
40 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ORGANIZAQAO E ADMINISTflAQAO DE ARQUIVOS 41
3.2.3 Coordena~ao
PATRIMONIO
1
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapi- Brasilia 1
c;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá fun~oes normativas, Sao Paulo 1
A coordena~ao terá por atribui~oes: prestar assistencia técnica aos arqui- ADMISSAO [
vos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a Aguiar, Celso [
manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais; Bareta, Haydéf
determinar normas específicas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades Borges, Francifco
de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arqui- Cardoso, Jur~dir
vos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arqui- Castro, Lúcia 1
vos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o; Paes, Oswaldol
promover reunioes periódicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para Paiva, Ernesto 1
exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Séllos, Zilda 1
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao, DEMISSAO 1
seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, deverá. contar FOLHAS DE PAGfmNTO
sempre coro um arquivo permanente; centralizado, também chamado de ar- jan. a jul. de 1?80
quivo de terceira idade. ago. a dez. de l980 ·
1
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é consti- jan. a jul. de 1?81
tuído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais PROMOc;AO l
~sse esquema tenha sido elaborado observando-se as
ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA<;AO DO SISTEMA
seja urna de suas principais atribui~oes, a fim de que os documentos, ao Ihe se- Supondo-se que
rem entregues para guarda permanente, estejam ordenados e preservados dentro considera~oes assinaladaS anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é
dos padroes técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela arquivologia. por assunto. No assunt~ Patrimonio encontra-se um arranjo secundário, por
localidade (geográfico). J~ no assunto Admissáo tero-se um arranjo secundário,
e~ ordem alfabética, pdo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento
3.3 Esco/ha de métodos de arquivamento 1 d'ariO,
. secun . em o rd em cronol'og1ca.
.
encontra-se um arranJO
A importancia das etapas de leirantamento e análise se faz sentir de Como se ve, o m~todo principal escolhido foi o de assuntos, coadju-
1
modo mareante no momento em que o especialista escolhe os métodos de ar- vado pelos¡ métodos gepgráfico, alfabético e numérico cronológico, como
quivamento a serem adotados no arranjo da documenta~ao corrente. auxiliares. 1
N a verdade, dificilmente se emprega um único métod~, pois há docu- Outras modalidad~s de arranjo podem ainda ocorrer.
mentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por
.. ~ntretanto: coro base na análise cuidadosa das atividades da institui~o, exemplo, a documenta~~o pode ser separada em dois grandes grupos: o de
~Iada a o~serva~o de como os documentos sao solicitados ao arquivo, é pos- projetos de fmanciamentp - ordenados e arquivados pelo número de controle
sivel defmu-se qual o· método principal a ser adotado e quais os seus auxilia- que Ihes é atribuído ao d.arem entrada e que, daí por diante, irá Ihes servir de
res. Exemplificando: referencia - e o grupo cqnstituído de todo o restante da documenta~io, orde-
nada por assuntos.
1
l ... ;;.
42 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS 43
3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento Até a década de 70 a forma¡;:ao profissional dos arquivistas vinha senda
feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Fun-
Para que os trabalhos nao sofram solu¡;:ao de continuidade e mante-
da¡;:ao Getulio Vargas e por outras institui¡;:oes.
nham uniformidade de a¡;:ao é imprescindível que sejam estabelecidas normas
O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a
básicas de funcionamento nao só do arquivo em seus diversos estágios de evo-
adrninistra¡;:ao e para o conhecimento de nossa história, passou a ser também
lu¡;:ao, como também do protocolo, urna vez que esse servi¡;:o é, na maioria das
objeto de interesse do governo federaL Assim é que, a 6 de mar¡;:o de 1972, o
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Conselho Federal de Educa¡;:ao aprovou a cria¡;:ao do Curso Superior de Arqui-
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta¡;:ao, r
vos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currículo do Curso de Arquivística como
irao, juntamente coro modelos e formulários, retinas, códigos de assunto e ín-
habilita¡;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi
dices, integrar o Manual de Arquivo da institui¡;:ao.
instituído o Curso Superior de Arquivologia, coro dura¡;:ao de tres anos e, em
Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados
no capítulo 4, dedicado a gestao de documentos. .,.
..
4 de julho de 1978, foi sancionada a Leí nº 6.546, regulamentada pelo Decre-
to nº 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamen-
.•
ta¡;:ao das profissoes de arquivista e técnico de arquivo.
3.5 Recursos humanos
1
3.5.2 Atributos
r
3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional Para o boro desempenho das fun¡;:oes dos profissionais de arquivo, sao
necessárias, além de um perfeito conhecimento da organiza¡;:ao da institui¡;:ao
O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes características:
da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conheci- saúde, habilidade em lidar coro o público, espírito metódico, discernimento,
mentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi¡;:os de arquiva- paciencia, imagina¡;:ao, a~en¡;:ao, poder de análise e de crítica, poder de síntese,
mento, falta essa que irá influir, naturalmente, na vida da organiza¡;:ao. discri¡;:ao, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. L
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um servi¡;:o simples. Na práti-
ca, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos 3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos
e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica¡;:ao dos papéis. L
Urna das vantagens da técnica de arquivo é capacitar os responsáveis De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arqui-
pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele¡;:ao dos documentos que vo é a escolha do local adequado, quer pelas condi¡;:oes físicas que apresente -
ilumina¡;:ao, lirnpeza, índices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao
fazem parte de um acervo, ou seja, separa¡;:ao dos papéis que possuem valor fu-
de sua área, capaz de conter o acervo e permitir amplia¡;:oes futuras.
turo, contendo informa¡;:oes valiosas, dos documentos inúteis ..
Michel Duchein, especialista em instala¡;:oes de arquivos e inspetor-geral
Um servi¡;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimável. É a
dos Arquivos da Fran¡;:a, tero vários livros e artigos publjcados sobre a matéria,
memória viva da institui¡;:ao, fonte e base de informa¡;:oes; oferece pravas das
os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro proble-
atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti- J
mas de constru¡;:ao ou adapta<;ao de locais destinados a guarda de documentos.
¡;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho. A lista dessas publica¡;:oes e de outras sobre a matéria encontra-se na bibliogra-
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessária a prepara~ao de fia ao final deste volume.
pessoal especializado nas técnicas de arquivo. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer
"Em questao de arquivo, a experiencia nao substituí a instru¡;:ao, pois 10 a aten~ao daqueles que estao envolvidos coro a organiza¡;:ao dos arquivos.
anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil", Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e per-
afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Araújo. manente indispensáveis a realiza¡;:ao do trabalho arquivístico.
j
,-..~~RM:1o~
44 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ORGANIZACAO E ADMINIST~ACAO DE ARQUIVOS 45
l ......./ Figura 2
3.6.1 Material de consumo
'
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curro ou médio pra- !
'~ zos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros.
FICHA - É um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, A 100 100-E
~~
onde se registra urna informac;:áo. As dimensóes variam de acordo com as ne-
t
J:'
cessidades, podendo ser branca ou de cor.
GUIA DIVISóRIA - É um retingulo de cartao resistente que serve para separar as
/!
¡],
~¡¡
partes ou sec;:óes dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas
Nota¡;:ao Nota¡;:ao Nota¡;:ao
11\ fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu alfabética 1 numérica alfanumérica
ij rearquivamento. 1
i
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacio- 1
1
w
\"-"" tl1 nados com sua finalidade e func;:óes, conforme veremos em seguida. 1
1
w
~
!
\._ PROJE<;AO - É a saliencia na parte superior da guia. Pode ser recortada no pró-
1
prio cartao, ou nele ser aplicada, senda entáo de celulóide ou de metal. A notac;:ao pode Sfr ainda aberta ou fechada. É aberta quando indica so-
A abertura na projec;:ao que recebe a tira de inserc;:ao chama-se janela. mente o início da sec;:ao ¡e fechada quando ini:lica o principio e o fim (figura 3).
\_,
p¡; - É a saliencia, na parte inferior da guia, onde há um orificio chamada
agaveta (figura 1).
ilhó. Por esse oriflcio passa urna vareta que prende as guias 1 Figura 3
i! 1
~ 1
q Figura 1
11if¡
,_ Proje¡;:ao--t f
\._
'~
o
l
+---- Pé
'-'
'~
,_ - 1
Posi<;Ao - E o local que :a projec;:ao ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder a me*de da guia, a um terc;:o, um quarto ou um quinto_
'-"
NoTA<;Ao - É a inscric;:áo feíta na projec;:áo, podendo ser alfabética, numérica Daí a denominac;:ao: prim'eira posic;:ao, segunda posic;:ao, terceira posic;:ao, quar-
1 '
Figura 6
Figura 7
PASfA- É urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de
1
serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao
isto é, lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero: lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os
1
o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro as- arquivos, fichários, ca~as de transferencia, boxes, armários de ac;:o etc. As mais
sunto ou pessoa ero ordem cronológica; recentes sao os arquivbs e fichários rotativos eletromecanicos e eletronicos,
1
o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos · bem como as estantes qeslizantes.
ou diversas pessoas ero ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela orde- l
ARMMuo DE ACO - É uln móvel fechado, usado para guardar documentos sigi-
nac;:ao cronológica (figura 8). 1
losos ou volumes encad'ernados .
.ARQUNO - Móvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gave-
Figura 8
tas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos .
.ARQ_uwo DE FOLE - É ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o ho-
1
FICHÁRIO - É uro móvel de ac;:o próprio para fichas, coro urna, duas, tres ou
quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos.
1
3.6.2 Material permanente FICHÁRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao ho-
rizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por
'~ 1 O material permanente é aquele que tero grande durac;:ao e pode ser uti-
meio de bastoes metálic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta
,,.1 lizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do ta-
~·
~'
¡¡ que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo, 1 ficará inteirarnente visíveL dei-
manho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos:
'--j
:1 1 xando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a di-
o economía de espac;:o (aproveitarnento máximo do móvel e mínimo de de- mensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira
;,..-
J\s
1
pendencia); - "arquivo-esteirinha". faixas que aparecem funcionam como verdadeiras
"-
'-
1
·1i
o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional);
o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades);
O invulnerabilidade (seguranc;:a);
projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes.
FICHÁRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o verti-
cal, urnas atrás das outra:s, geralmente separadas por guias. É o modelo mais
o distinc;:1io (condic;:oes estéticas); 1 .
usado por ser mais económico. As gavetas ou bandejas comportam grande nú-
~· o resistencia (conservac;:1io). 1
mero de fichas. '
50 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 51
J' ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS
SUPORTE - Anna¡;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, análise e diagnóstico da situa~ao. A terceira será o plano propriamente dito,
servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, es-
tabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta¡;ao.
l
GESTÁO DE DOCUMENTOS 55.
54 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA
L
56
Figura 9
ARQIJ/VO: TEORIA E PRÁ TI CA
¡ GESTAD DE DOCUMENTOS·. 57
Carimbo de protocolo
1
r
.1
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::::>
en ~
o
~ ::;;
w
oo
o
C!l
L
5
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C!l
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DESTINO: CÓDIGO: Ci a.. o
'()
u
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w z
'
1
1
1
g o
o
1
iií iñ
9
o·
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o ::;; w
u
u ::::> w
1.1.2 Registro e movimenta9ao 1f u 0:
~ o
f--
zw o
0:
!L Lu oo
Este setor funciona como um centro de distribui~ao e redistribui~ao de oo o
~ ¡:;<(
~
documentos. Suas atribui~oes podem ser assim descritas: z o o
1
i
Passos Rotinas
¡<;
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vías, anotando: número de protoco- ;§
~
lo; data de entrada; procedencia, espécie, número e data do documento; códi-
~~ go e resumo do assunto; primeira distribui~iio (figura lO)
2 Anexar a segunda vÍa da ficha* ao documento, encaminhando-o ao seu
'--" destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anota~6es o_,
pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso o
u.
e~
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de proce-
g
o0:
-~ dencia e assunto, rearquivando-as em seguida (figuras 11 e 12) o a..
1 o<( w
4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica o o
'"- J 5 Re~eber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar <(
5
oc"'
<(
:e
u
:¡ nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino [5 ¡¡;
z ti ::;;
li 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acorde com despa- olU
ow g Ci u
1! z en
"'-' cho de autoridade competente u ::::>
¡: O en >
o: en g, ¡¡, C!l
!L <( :'!- tl, ~ u.
1 * Essa ficha será retirada no órgiio a que o documento ~ destinado pelo responsável pelo con-
/ trole no ambito desse órgao, e será novamente anexada ao documento quando este for enca-
minhado a outro órgao, devendo essa passagem ser feita por interm~dio do Setor de Registro e
Movimenta~o, que o redistribuirá.
- -------~---····-----------~-
Figura 11 (]1
PROCED~NCIA:
Documento
ASSUNTO Nº
Esp. e n2 Data Protocolo
-··
1
)>
JJ
o
e
<
!?
-1
m
o
JJ
5>
,
m
JJ
~
- o
)>
Gl
Figura 12 m
Ficha de assunto ~
~
D
m
D
CÓDIGO: ASSUNTO: oC1
e
Documento
Nº
~
en
l
PROCEDÉONCIA Protocolo
Esp. e n° Data
-- - - ---------------
(]1
(O
"-;
. 61
GESTAO DE DOCUMENTOS
1'
60 ARQU/VO: TE ORlA E PRÁTICA
1
dos documentos a senJ,m classificados. Cada ramo de atividade exige um méto-
1.2. Expedi9áo
do diferente, adequad~ as suas finalidades. Daí o problema dificil, quando se
Em geral sao adotadas as seguintes rotinas: 1 quer organizar um ar4uivo, da escolha de um método ideal de classifica~ao
para que a finalidade ~recípua do arquivo, que é o acesso aos documentos, seja
Passos Rotinas plenamente atingida. 1
"-· O método de a~quivamento é determinado pela natureza dos documen-
Receber a correspondencia (original, envelope e cópias em quantida-
'~ tos a serem arquivados¡e pela estrutura da entidade.
des a serem determinadas)*
Pode-se dividir ~s métodos de arquivamento em duas classes:
2 Verificar se nao faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias
11
4 Separar o original das cópias
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou Alfabético ¡
emmaos Geográfico \
6 Enc~ar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que !hes de-
ram on~em, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propria- 1 Simples
mente drto Numéricos 1 Cronológico
Básicos 1 { Dígito-terminal
* Os órgaos que desejarem manter urna cole~o de cópias para consulta imediata deveriio 1
prepará-las em papel de cor diferente. Estas cópias !hes serao restituldas após a expedi~o.
1 Enciclopédico
1 {Alfabéticos { Dicionário
1.3 Arquivamento ~~!:::~os\ . Duplex
i Numéricos Decimal
:g. comum enfatizar-se as
atividades de arquivamento num programa de {
Unitermo ou Indexa~ao coordenada
gestao de documentos. .
1
Sem dúvida, trata-se de urna tarefa arquivística da maior importancia
{
urna v~ que, como já vimos, a fun~ao primordial dos arquivos é disponibili~ ~::;~tico
zar as mforma~oes contidas nos documentos para a tomada de decisao e com- Padronizados Sound~
prova~ao de direitos e obriga~oes, o que só se efetivará se os documentos esti- Mnem0nico
verem corretamente classificados e devidamente guardados.
Mais i~portante, pois, do que guardar (arquivar) é achar, rapidamente
, Rdoneo 1 d . d . d" . d'
(recuperar as mforma~oes), no momento desejado.
Estes meto os pe):tencem a 01s gran es sistemas: ueto e m treta.
. Para se alcan~ar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os princi- Sistema direto é \aquele em que a busca do documento é feita direta-
p~I~ métodos de ar:rt¡ivamento ~tilizados para a organiza~ao dos acenros arqui- mente no local ande se bcha guardado.
vtsttcos, as opera~oes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e fi- Sistema indireto ~ aquele em que, para se localizar o documento, é pre-
n~ente, os critérios e procedimentos adotados no cumprimento da fu:~ao 1
ciso antes consultar um ¡índice ou um código.
mats nobre dos arquivos: sua utiliza~ao, mediante empréstimo e consulta. O método alfanutnérico - combina~ao de letras e números - nao se in-
cluí nas dasses de méto~os básicos e padronizados e é considerado do sistema
1.3.1 Métodos de arquivamento . . d"ueto.
semi-m 1
1
Qyando se trata de planejar a organiza~ao de um arquivo ou· fichário,
· A tar~fa de classificar documentos para um arquivo exige do classifica-
os elementos constantes;, de um documento a considerar sao: nome (do reme-
dor conhecrment~s nao só da administra~ii.o a que serve, como da natureza
62 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 63 ~-
tente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento); local., nú- Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamen-
mero, dat:Jl e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais to alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao
freqüentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou ar- cansac;:o visual e a variedade de grafía dos nemes.
quivos em:
a) ordem alfabética; Regras de alfabeta9á0. O arquivamento de nemes obedece a 13 re-
b) ordem geográfica; gras, chamadas regras de alfabetac;:ao, e que sao as seguintes:
e) ordem numérica (simples ou cronológica);
d) ordem de assunto. 1. Nos nemes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Com referencia a ordem numérica, a data geralmente é precedida por
número de ordem, como também pode ser considerada elemento subsidiário Exemplo: Joao Barbosa
Pedro Alvares Cabral
nas outras ordenac;:éies. L
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Métodos básicos
Arquivam-se: Barbosa, Joao
Cabral, Pedro Alvares
Método alfabético. É o mais simples, desde que o elemento principal Santos, Paulo
a ser considerado seja o NOME. É um método direto, porque a pesquisa é feíta Vasconcelos, Maria Luísa
diretamente, nao senda necessário se recorrer a um índice auxiliar para locali-
zar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas sao dispostas na Obs.: Qgando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabeta- prenome.
c;:ao, através de guias divisórias, com as respectivas letras. Exemplo: Aníbal Teixeira
As notac;:éies nas guias podem ser abertas ou fechadas, conforme indi- Marilda Teixeira
¡
quem o limite inicial ou os limites inicial e final. Notac;:éies simples abertas: P~ulo Teixeira
A, E, e; Al?, Ac etc.; notac;:éies compostas ou fechadas: Aa-M Am-Az etc. Vítor Teixeira
Há colec;:éies alfabéticas de guias, variando seu número de acordo com o
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
maior ou menor detalhe na divisao alfabética, o que será determinado em Teixeira, Marilda
func;:ao da quantidade de documentos ou fichas que se tenha que guardar. Teixeira, Paulo
Além das pastas indlviduais - urna para cada pessoa ou entidade - de- Teixeira, Vítor
vem ser preparadas as pastas miscelánea. Estas pastas destinam-se a guardar do-
cumentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, porl serem pou- 2. Soprenomes compo~tos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hí-
cos (de urna a no máximo cinco unidades para cada correspondente), nao fen nao se separam.
justificam a abertura de urna pasta individual. Aí ficarao os documentos, acu- Exemplo: Camilo Castelo Branco
mulando, até que se torne necessária a abertura de pasta individual. As pastas Paulo Monte Verde
miscelanea levam no~c;:éies iguais as das guias e podem ser arquivadas antes ou Heitor Villa-Lobos
depois das pastas individuais. Sua ordenac;:ao interna deverá obedecer primei- Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo J
ramente a ordem alfabética e, dentro desta, _a cronológica. Monte Verde, Paulo
Vantagens do método al1ilbético: rápido, direto, fácil e barato. Villa-Lobos, Heitor
64 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTi\0 DE DOCUMENTOS 65
Abreu Sobrinho,Jorge de
José Vieira 1
'~ Andrade, Ricardo d' 8. Os nomes estrangeiros s~o considerados pelo último sobrenome, salvo nos
C:imara, Lúcia da casos de nomes ~spanhó~ e orientais (ver também regras n"' 10 e 11).
Cauto, Arnaldo do !
Exemplos: GeorgesiAubert
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,
WinstoJ Churchill
Neto, Sobrinho sao considerados parte integrante do último sohrenome,
Paul M4lle~
mas nao sao considerados na ordena~ao alfabética.
Jorge Schnudt
Exemplo: Antonio Almeida Filho 1
9. & partículas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas. Exemplo: Embratel
O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando es- Álvaro Ramos & Cia.
critas com letra maiúscula. Funda\=ao Getulio Vargas
A Colegial
Exemplo: Giulio di Capri The Library of Congress
Esteban De Penedo Companhia Progresso Guanabara
Charles Du Pont Barbosa Santos Ltda.
John MacAdam
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Gordon O'Brien
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Capri, Giulio di
Colegial (A)
De Penedo, Esteban
Companhia Progresso Guanabara
Du Pont, Charles
Embratel
MacAdam,John
Funda\=ao Getulio Vargas
O'Brien, Gordon
Library of Congress (The)
10. Os nomes espanhóis sao registrados pelo penúltimo sobrenome, que cor-
13. Nos títulos de congressos, conferencias, reunioes, assembléias e assemelha-
responde ao sobrenome de familia do pai.
dos os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer
Exemplo: José de Oviedo y Baños no fim, entre parenb:;ses.
Francisco de Pina de Mello Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna
Angel del Arco y Molinerc;> Qyinto Congresso de Geografia
Antonio de los Ríos 32 Congresso de Geología
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II)
Oviedo y Baños, José de Congresso de Geografia (Qyinto)
Pina de Mello, Francisco de Congresso de Geología (32)
Ríos, Antonio de los
Estas regr~s podem ser alteradas para melhor servir a organiza\=ao, d~sde
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - sao registrados como que o arquivista observe sempre o mesmo critério e fa\=a as remissivas necessá-
se apresentam. rias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo: Al Ben-Hur Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes júnior .1
Li Yutang José Félix Alves Pacheco
Arquivam-se: Al Ben-Hur Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
LiYutang
Peregrino Júnior, José
12. Os nomes de firmas, empresas, institui\=oes e órgaos governamentais devem Félix Pacheco, José
ser transcritos como se apresentam, nao se considerando, porém, para fins
de ordena\=ao, os artigos e preposi\=oes que os constituem. Admite-se, para Colocam-se remissivas em:
facilitar a ordena\=ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parente- Fagunde; Júnior, José Peregrino da Rocha
ses após o nome. Pacheco, José F~lix Alves
68 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
1 GESTAD DE DOCUMENTOS 69
1
Monteiro Sao Paulo 1
Sao Paulo (capital) Correa, Gilson
Monte Mór SaoPaulo 1
1
Lorena Silva, Alberto
1
Montenegro 1
Monte Sinai 1
Nome da cidade, estado e correspondente. Qyando o prmcrp . . al
2. Palavra por palavra elemento de identifica¡;:aJ é a cidade e nao o. estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabética por cidJdes, niio havendo destaque para as capitais.
Exemplo: Monte Alegre
Monte Branco !
Exemplo:
Monte Mór
1
Monte Sinai Cidade
1
Estado Correspondente
'
1
Monteiro
Montenegro
Campos i Rio de Janeiro Almeida, José de
ltacoatiara 1 Amazonas Santos, Antonio J.
1
Lorena Sao Paulo Silva, Alberto
A escolha de um dos critérios implica a exdusao do outro.
Manaus 1 Amazonas Sobreira, Lufsa
1
Rio de Janeiro 1
1
Río de Janeiro Rodrigues, lsa
SaoPaulo Sao Paulo Corrl:la, Gilson
Método geográfico. O método geográfico é do sistema direto. A bus- 1
i
ca é feíta diretamente ao documento. Este método é preferido quando o prin-
1
cipal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDENCIA ou Nesse caso nao é !necessário o emprego de guias divisórias correspon-
LOCAL. dentes aos estados, pois ~ pastas sao guardadas em ordem alfabética pela cicla-
As melhores ordena~oes geográficas sao: de. É imprescindível, po~ém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
o Nome do estado, cidade e correspondente. segundo lugar, porque hál cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
O Nome da cidade, estado e con:espondente. Exemplo: BrasíliJ (Distrito Federal)- Silva, Jackson
1
dades, que deverao estar dispostas após as capitais. Correspondencia com outros países. Q!Iando se trata de corres-
Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com nota~oes pondencia com outros p~íses, alfabeta-se em primeiro lugar o país; seguido da
indicativas dos nomes dos estados. capital.e do corresponáe4te. As demais cidades seriio alfabetadas em oidem al-
fabética, após as respecti~s capitais dos países a que se referem.
70 GESTAD DE DOCUMENTOS ( 1
ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
il
Exemplo: Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-1 Carlos Sao Pedro il
¡¡
Pafs M-1 Lúcia VIlla Verde )1
r-------------------T-------------------T---------
Cidade Correspondente :¡
Fran'<a Paris (capital)
M-1 Oswaldo Paes
Unesco
Fran'<a- Lorena Vadim, Roger No segundo caso, atribuí-se a cada correspondente_ eventual um núme-
Portugal Usboa (capital) Pereira, José ro próprio, precedido da letra Jvf_(de rniscehmea), arqu1vando-os nas pastas,
Portugal Coimbra
Portugal
Albuquerque, Maria sem: considerar a ordena¡;:ao alfabet1ca.
Porto Ferreira, AntOnio
Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-2 Carlos Sao Pedro
Vantagens do método geográfico: é direto e de fácil manuseio. M-3 Lúcia Villa Verde
Desvantagens: exige duas classifica¡;:5es -local e nome do correspondente. .............................................
M-10 Oswaldo Paes
Métodos numéricos. Qp.ando o principal elemento a ser considerado No primeiro caso, a nota<;ao das pastas miscelaneas seria M-1, M-2,
em um documento é o NÜMERO, a escolha deye recair sobre um dos seguin- M-3 etc. e, no segundo caso, Ml-10, Mll-20, M21-30 etc. (figuras 13 e 14).
tes métodos: simples, cronológi~o ou dígito-terminal.
Tais métodoii sao indiretos, urna vez que, para se localizar um documen- Figura 13 Figura 14
Primeiro caso Segundo caso
to ou pasta, há que se recorrer a urn fndice alfabético (em fichas), que fornece-
rá o número sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.
A nurnera¡;:ao obedece semente aordena¡;:ao seqüencial, embora a dispo-
si¡;:ao flsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
próprias a cada método.
Figura 15 Figura 16
Primeiro caso Segundo caso
~
(\
! Correspondentes efetivos Correspondentes efetivos
\ ____
"~===~' 1 _____.
74 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTÁO DE DOCUMENTOS 75
Exemplo de Índice alfabético No método numérico simples, pode-se aproveitar o número de urna
pasta que venha a vagar.
Figura 17 Por exemplo: em urna organizac;:ao existe urna pasta de nº X, ande se
Primeiro caso guarda a correspondencia de determinada firma. Por qualquer motivo a orga-
nizac;:ao termina suas relac;:oes comerciais com a referida fuma. Para que nao se
Villa Verde, Lúcia- M-1
conserve urna pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferencia
¡
' dos documentos - após análise e selec;:ao _: para o arquivo permanente, e apro-
Sao Pedro, Carlos- M-1 1
veita-se o mesmo número coro um novo cliente. Qganto a ficha do índice al-
;
Rodrigues, Walter-2
'
fabético, referente a primeira fuma, permanecerá no fichário acrescida de nova
Ribeiro, Luiz Carlos- 3 indicac;:ao do lugar ande se encontra no arquivo permanente. O novo cliente,
¡
Peixoto, Oswaldo- 5 que ocupa a pasta de nº X, terá também urna ficha no índice alfabético em seu
1 ;
Desvantagens: é um método indireto, abrigando duplicidade de pesquisa. dfgitos; expansiío equifibrada do arquivo distribuido em tr~ grandes grupos;
,,_
it¡l possibilidades de divis~o eqüitativa do trabalho entre os arquivistas.
11 Desvantagens: leitura riao-convencional dos números; disposic;:áo física dos do-
Dígito-terminal. Este método surgiu em decorr~ncia da necessidade de
,¡~
cumentos de acordo c6m o sistema utilizado na leitura.
serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, ¡
~ cujo elemento principal de identifica~ao é o número. Entre as institui~oes de
1~
1!
grande porte que precisam arquivar parte considerável de seus documentos Métodos por 4ssunto. Quase toda organizac;:ao dispóe de certo núme-
1
~~
por número podemos mencionar, entre outras, o INSS,- o Inamps, as compa- ro de documentos que !devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO -
os referentes a admini+rac;:ao interna e suas atividades-fim.
nhias de seguros, os hospitais e os bancos.
1
11 Os documentos sao· numerados seqüencialmente, mas sua leitura apre- Dependencia do¡ volume de documentos a serem guardados por assunto,
¡; senta urna peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos ero pode-se escolher méto4os mais ou menos complexos, capazes de atender as ne-
1 tr~s grupos de dais dígitos cada um, sao !idos da direita para a esquerda, for- cessidades. \
\
• mando _pares. O método de ahuivamento por assunto nao é, porém, de fácil aplica-
Decompondo-se, por exemplo, o número 829.319, t~m-se os seguintes c;:iío, pois depende de ~nterpretac;:áo dos documentos sob análise, além de am-
grupos: 82-93-19. plo conhecimento das !atividades institucionais. No entanto, é o mais aconse-
Como a leitura é feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o lhado nos casos de graAdes massas documentais e variedade de assuntos.
1 grupo 19 de primário, o grupo 93 de secundário e o grupo 82 de terciário. Comumente endontram-se pessoas que confundem assunto com tipo ff-
1
'"'--
Q!lando o número for composto de menos de cinco dígitos, serao colo- sico - espécie dos dd cumentos - e adotam como classificac;:iío de assuntos
1
cados zeros asua esquerda, para sua complementa~ao. Assim, o número 42.054 atas, correspond~ncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, tele-
1
~
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas é feíto considerando-
,,_,_ se ero primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundário e fmalmente ser adoradas como subdivisóes auxiliares. Por exemplo:
1 -
11 seguida, localiza as pastas cujo grupo secundário é o número 20 e finalmente Edifícios e salas 1
\_
a pasta desejada, de número 16. ' ' Contratos lde locac;:ao
- /1 Comparando-se a numera~ao dos métodos numérico simples e dígito- Atas de rehnióes de condominio
1
¡¡ terminal, tero-se a seguinte representa~ao:
1 •
56.212 21-87-03
w
~ para a Dir~toria
i 86.212 05-62-12
~
94.217 para o Departamento de Operac;:óes
08-62-12
•
1 218.703 09-42-17 para o De¡jlartamento Comercial
~ 1
1 672.789 97-26-89 É importante, pd,is, muita atenc;:áo por parte do responsável pela elabo-
1
972.689 67-27-89 rac;:áo do plano de classiflcac;:áo para evitar tais distorc;:óes.
1
1
"--'
78 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS
79
Nao existem esquemas padronizados de classific~iio por assunto, como Percebendo-se a necessidade de um detalhamento maior, os grupos fo-
acorre em rela¡;:iio a biblioteconomia - Classifica¡;:ao Decimal de Dewey ram divididos em subgrupos menores, possibilitando a ordena¡;:ao racional
(CDD) e Classifica¡;:ao Decimal Universal (CDU). dos objetos e artigos de forma a facilitar a sua distribui¡;:ao entre os interessa-
Assim, cada institui¡;:ao deverá, de acordo com suas peculiaridades, ela- dos.
borar seu próprio plano de classifica¡;:ao, ande os assuntos devem .ser grupados Como resultado desses estudos foi elaborado, entao, o seguinte plano:
sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se Vestuário
sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de roupas
detalhamento a ser estabelecido obedecerá as necessidades do próprio servi¡;:o. dehomem
A elabora¡;:iio desse esquema, índice, plano ou código de assuntos exige cam1sas
um estudo completo da organiza¡;:ao a que se destina {suas finalidades, funcio- cal¡;:as
namento etc.), o qual deve ser complementado por um levantamento minucio- melas
so da documenta¡;:ao arquivada. casacas
Recomenda-se que tal levantamento seja feíto em fichas para facilitar a paletós
fase posterior de reuniao dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de esco- de mulher
lha de termos significativos para representá-los e, finalmente, de op¡;:ao pelo SalaS
método a ser adotado. blusas
Objetivando a compreensao por parte de todos quantos ainda nao estao meias
familiarizados com este tipo de atividade, utilizam-se, no exemplo que se se- casacos
gue, termos conhecidos e assuntos bastante simples, de forma a ilustrar a dina- vestidos
mica a ser. obedecida no levantamento e na elabora¡;:ao dos esquemas de assun- de crian¡;:a
tos. recém-nascidos
. Suponha-se que, em decorrencia de urna campanha natalina, tenham de 1 a 4 anos
sido arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num gran- de 5 a 10 anos
de depósito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer espé- de 10 a 15 anos
cie de ordena¡;:ao. cal¡;:ados
Para que a distribui¡;:ao dos donativos fosse procedida racionalmente, a de homem
comissao organizadora da campanha sentiu a necessidade, em primeiro lugar, de mulher
de conhecer e classificar todo o material recebido. de crian¡;:a
Assim, depois de analisar o conteúdo do depósito, foram identificados
Obs.: tanto as roupas como os cal¡;:ados foram subdivididos por tamanho de
quatro grandes grupos: vestuário, roupas de cama e mesa, alimentos e medica- l.
manequim e número, dentro de cada categoría.
mentos. Havia ainda valores e alguns objetos que nao se enquadravam em ne-
nhum dos citados grupos, o que levou a comissao a criar um quinto grupo Roupas de cama e mesa
para donativos diversos. len¡;:óis
'Nurna segunda etapa, observou-se que o grupo de vestuário era consti- de solteiro
tuído de roupas e c;al¡;:ados para homens, mullieres e crian¡;:as, nos mais varia- de casal
dos tipos e tamanhos. fronhas
Os artigos de cama e mesa também apresentavam variedades de formas de solteiro
e tamanhos, o mesmo acontecendo em rela¡;:ao aos demais grupos. de casal
80 ARQUJVO: TEORJA E PRÁTICA GESTÁO DE DOCUMENTOS 81
colchas Pesquisas
de solteiro Psicología 1
de casal Aplicada Jo trabalho
de cobertura Aplicada ~ educa~ao
toalhas Ciencia polític4
de banho Administra~ao 1
derosto
Economía J
de mesa
Desenvolvtmento económico
cobertores
Custo de .J.ida
de solteiro 1
de casal Cursos
Forma~ao
Alimentos
Especiáliza~ao
massas
cereatS Pós-gradua~ao !
feijao Mestrado 1
arroz Doutoradd
1
farinha Publica~oes
enlatados Impressao
doces de livros
Medicamentos de periódiJos
vernllfugos Postos de vendaJ
antibióticos Exposi~oes 1
vitaminas
Nos exemplos forn~cidos procurou-se apenas demonstrar a linha de
Donativos diversos pensamento que, a partir ~o levantamento das atividades de urna institui~ao,
valores servirá de base para a constlru~ao de um plano ou esquema de assuntos, sobre
cheques o qual serao aplicadas as tétnicas do método de arquivamento escolhido como
letras de clmbio o mats. .m d'teado para cad a caso. 1
dinheiro em espécie No arquivamento po~ assunto podem ser adotados métodos alfabéticos
'. 1
jóias e numencos. 1
panelas
1 •
1
movers Métodos alfabéticds. Qy.ando o volume e a diversidade de assuntos
1
Aplicando os mesmos procedimentos, suponha-se, agora, que uma insti- da documenta~ao a ser ar~ivada sao pequenos, deve-se adotar um método al-
tuic;:ao voltada para a pesquisa, o ensino e a editorac;:ao de publicac;:oes técnicas fabético, que poderá obedech a ordem dicionária ou a ordem enciclopédica.
tenha optado pela organizac;:ao de seus arquivos por assunto. Feitos os estudos . Ña ordem dicionáriaj os assuntos isolados sao dispostos alfabeti=en-
e levantamentos preliminares, foram identificados, além dos assuntos de admi- te, obedecen do-se somente ai seqüencia das letras.
. \ .
nistrac;:ao interna, tr~s grupos que, por sua vez, foram subdivididos em sub- Exemplo: Cursos de ·.doutorado
grupos e divisoes assim distribuídos: Cursos de ~especializa~o
82 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 83
Cursos de formac;ao Conforme se pode observar, os assunt<?S já apresentados ero exemplo an-
Cursos de mestrado terior foram aquí dispostos alfabeticamente, obedecendo-se ora a ordem
Cursos de pó~-graduac;ao
dicionária, ora a ordem enciclopédica, de acordo coro o arranjo estabelecido
Exposic;óes de publi.cac;óes
ero cada uro desses métodos.
Impressao de livros
Impressao de periódicos
Pesquisas de administrac;ao Métodos numéricos. Os métodos numéricos ideográficos ou de as-
PesquisaS de ciencia política suntos mais conhecidos sao o duplex, o decimal e o unitermo, também conhe-
Pesquisas de custo de vida cido como indexac;ao coordenada.
Pesquisas de desenvolvimento economíco Sendo métodos numéricos, é indispensável que, além do esquema ou
Pesquisas de economía plano de classificac;ao, seja elaborado uro índice alfabético remissivo.
Pesquisas de psicología aplicada a educac;ao
Os métodos numéricos aplicados aclassifi.cac;ao por assunto facilitam as 1
Pesquisas de psicología aplicada ao trabalho
operac;óes, pois basta marcar, coro uro número (símbolo), cada papel para in-
Postos de vendas de publicac;óes
dicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Além disso, é muito mais fácil
Na ordem c:ncidopédica, os assuntos correlatos sao grupados sob titulos fixar uro número do que qualquer outro símbolo formado por letras.
gerais e dispostos alfabeticamente. Coro a ordenac;ao enciclopédica surgem os
primeiros esboc;os de esquemas de classificac;ao.
a) Método duplex
Exemplo: · Cursos
Especializac;ao Nesse método a documentac;ao é dividida em classes, conforme os as-
Formac;ao suntos, partindo-se do genero para a espécie e desta para a minúcia.
Pós-graduac;ao Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal re-
Doutorado lativamente a previsao antecipada de todas as atividades, pois o plano inicial
Mestrado nao precisa ir além das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes a
Pesquisas medida que outras necessidades forero surgindo. Embora .a quantidade de das-
Administrac;ao ses seja ilimitada, exige-se, porém, muito cuidado para nao serem abertas pas- L
Ciencia política tas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluídos ero subclasses. 1
Economía Exemplo: Urna instituic;ao é criada coro a fmalidade de promover pes-
Gusto de vida
quisas e cursos, e editar publicac;óes técnicas. Conseqüentemcmte, seu arquivo
Desenvolvimento economíco
terá inicialmente as seguintes classes principais:
Psicología
Aplicada a educac;ao l. Pesquisas
Aplicada ao trabalho 2. Cursos
3. Publicac;óes
PuhHcafóes
Exposic;óes Mais tarde, resolve prestar assistencia técnica a outr~ instituic;óes e de-
Impressao senvolver atividades de documentac;ao e informac;ao. Assim, ero decorrencia da
de livros ampliac;ao de seu programa de trabalho, surge a necessidade de serem criadas
de periódicos duas novas classes: 4. Assistencia Técnica e S. Documentac;ao e Informac;ao,
Postos de vendas pois nenhuma dessas duas matérias enquadra-se nas tres classes já existentes.
'
1
que o amplrou. H o¡e, e umvers al mente conh ec1'd o.
0
1-4-2-2 em Sao Paulo A Ciassifica~ao D~cimal de Dewey foi publicada em 1876, constando de
2 Cursos urna tábua ou tabela de~ assuntos e de um índice que permite a sua rápida
2-1 Forma~ao localiza~ao. 1
2-2 Especializa~ao Esta classifica~ao ¡divide o saber humano em nove classes principais e
2-3 Pós-gradua~ao urna décima reservada para os assuntos por demais gerais e que nao podem ser
2-3-1 Mestrado incluídos em urna das nJve classes preestabelecidas.
2-3-2 Doutorado Cada classe é divldida da mesma forma em subclasses e urna décima
3 Publica~5es para generalidades e assib sucessivamente, separando-se o número em classes
3-1 Impressao de tres algarismos por 9m ponto. A parte inteira do número é composta de
3-1-1 de periódicos tres algarismos. A parte¡ decimal pode nao existir, como pode ter um, dois,
3-1-2 de livros tres ou m~is_ ~garismos. 1 .
3-2 Pastos de vendas A drvrsao dos assuntos parte sempre do geral para o particular. ·
3-3 Exposi~oes Ainda nao há um1 classifica~ao universal para os arquivos. Assim, cada
4 Assistencia Técnica arquivo deverá fazer a s4a própria classifica~ao. Depois de um decido estudo
do sistema de Dewey, apltcamos somente sua técnica e nao a classificario.
4-1 Colabora~ao com outras institui~oes
4-2 Para que se torne possível levar a bom termo urna classifica~ao desta
1
Estágios em órgaos da empresa
ordem, é necessário fazer-se um estudo cuidadoso da institui~ao, familia ou
4-3 Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao técnicas
personalidade a que d~erá servir o arquivo, e estabelecer o plano geral da
S Documenta~ao e Informa~ao 1
é>¡
GESTAD DE DOCUMENTOS 87
86 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Figura 19 Exemplo:
Ficha-índice
20 col una o
29 col una 9 L
N" 0004 46 col una 6
objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em urna ficha-índice, sob a
o 1 2 3 ~ 5 6 7 8 9
forma de palavras-chave, quando os termos forem extraídos dos documentos 0110 0011 0172 00731 0004 0135 0126 0227 0076 0269
analisados, ou descritores, quando utilizadas palavras constantes de um ou 0140 0111 0242 0153 0124 0225 0136 0297 0166
mais Thesauritécnicos (vocabulário controlado). Para os assuntos deve ser cui- 0161 0252 0163 0164 0275 0196 0178
L
~..1...
dadosamente elaborada urna relac;ao de termos específicos, e, sobretudo, preci- 0271 0193 0265 0226 0246
....il~
sos, com as remissivas necessárias, a fim de se evitar o emprego de sinonimos e 0266 0256
palavras diferentes para expressar urna mesma idéia ou conceito.
Da ficha-índice devem constar áinda outras informac;óes complementa- REUNIÓES
Como seria impos~{vel determinar-se urna cor para cada letra do alfabe-
A aplica~ao da indexa~ao coordenada, se desaconselh~da para documen-
to, urna vez que seriam decessárias 26 cores distintas para representar o alfabe-
tos textuais em geral, é recomendável para arquivos fotográficos, sonoros e ou-
to, as cores da chave devdm ser atribuidas as projec;:óes das pastas em func;:ao da
tros arquivos constituídos de documentos especiais tais como projetos, plantas,
desenhos técnicos, catálogos industriais etc. segunda letra do nome d~ entrada e nao da inicial, a qual indicará a sec;:áo al-
fabética correspondente para sua ordenac;:áo. Assim, pode-se concluir que em
cada letra do alfabeto exiktiráo pastas nas cinco cores da chave.
Métodos padronizados Exemplo: 1
1
Com a evolu~ao das empresas, a intensifica~ao do comércio, o ata da in- Figura 22
dustrializa~ao e outros fatores, métodos novos foram surgindo para que os ar- 1
Aqui se abordará apenas o variadex por ser o mais conhecido e de uso Pontes, Armando 1 PQntos azul
Trota, Luiz 1 Trota palha
mais comum. O automático e o soundex nao tem aplica~ao prática nos arqui- 1
L_
R, S, T. U, V, W, X, Y, Z e atireviacoes palha to coadjuvante da pesquis~.
94 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 95
1
Método alfanumérico 65 To-Tu 78
t Om-Op = 52
Oq-Oz 53
Ro-Rp
Rq-Rs 66 Tv-Tz 79
t
¡ O método alfanumérico náo é nem considerado básico, pois foi conce-
bido a partir do alfabético nominal, e nem padronizado, urna vez que sua aplica-
~o independe de equiparnentos e acessórios especiais, tais como pastas, guias,
Pa-Pf
Pg-Ph
Pi-PI
54
SS
56
Rt-Rz
Sa-Si
Sj-SI
67
68
69
Ua-Ue
Uf..Uh
Ui-Um
80
81
82
1 projec;:óes etc.
Pm-Pp 57 Sm-So 70 Un-Uz 83
Conforme já foi assinalado, urna das vantagens do método alfabético
Pq-:Pz 58 Sp-St 71 Va-Ve 84
nominal é a possibilidade de arquivarnentos erróneos, que ocorrem náo só
Qa-Qu 59 Su-Sw 72 Vf..Vl 85
pela existencia de nomes e palavras com a mesma pronúncia e grafia seme-
Qv-Qz 60 Sx-Sz 73 Vm-Vz 86
lhante, mas nao igual, como pelo grande volume de documentos a serem ar-
Ra-Re 61 Ta-Te 74 Wa-Wz 87
quivados.
Rf-Rh 62 Tf:·TI 75 Xa-Xz 88
Tais dificuldades podem ser contornadas pelo uso de cores, conforme já
Ri-Rl 63 'Ij-TI 76 Ya-Yz 89
se viu no método variadex, ou ainda empregando-se números, como acontece
Rm-Rn = 64 Tm-Tn ·= 77 Z:a-Zz 90
com o método alfanumérico.
Este método trabalha com urna tabela constituida de divisóes do alfabe- Assim, as pastas individuais teriarn como notac;:áo os nomes colocados
to, previamente planejadas a critério do profissional responsável pela sua ela- após o número correspondente a sua divisáo alfabética.
borac;:áo e numeradas em ordem crescente. Usarn-se notac;:óes fechadas para se Exemplos: 1 -Acrísio, Paulo (Aa-M= 1)
evitar que, urna vez numeradas, as divisóes sejarn alteradas. 1 -Monseca, Joáo (Aa-M= 1)
Quaisquer arnpliac;:óes ou reduc;:óes na tabela implicaráo renumerac;:áo 2 -Almeida, Mário (Ag-Al =2)
de todos os documentos. 2 -Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2)
Exemplo: 3 -Amaral, Roberto (Am-As = 3)
4 -Atila, Jorge (At-Az = 4)
Aa-Af Ed-Eg 18 ]m-Jo 35
Ag-Al 2 Eh-El 19 Jp-Jz 36 Neste método, as pastas miscelanea teráo por nota~o apenas o número
Am-As 3 Em-Ep 20 Ka-Kz 37 correspondente a sua divisáo.
At-Az 4 Eq-Er 21 la-Le 38 Exemplo: 13-Di-Dl
Ba-Bl S Es-Ez 22 U-lli 39
Bm-Bz 6 Fa-Fl 23 U-Lo 40 Para se arquivar ou rearquivar urna pasta, procura-se inicialmente o nú-
Ca-Ch 7 Fm-Fz 24 Lp-Lr 41 mero da divisáo alfabética e, só entáo, dentro da divisáo, é que nos atemos a
Ci-Cl 8 Ga-Gi 25 ls-Lz 42 seqüencia alfabética, restringindo, assim, as possibilidades de erro.
Cm-Co = 9 Gj-GI 26 Ma-Me¡= 43 Sua desvantagem consiste na prévia determina~o do número de divi-
Cp-Cz 10 Gm-Gz = 27 Mf-Mi. = 44 sóes alfabéticas que deveráo compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso,
Da-De 11 Ha-Hi 28 Mj-Mo = 45 proceder a cuidadoso estudo sobre o grau de incidencia de nomes, letra por letra.
Df-Dh 12 Hj-Ho 29 Mp-Ms = 46
Di-DI 13 Hp-Hz 30 Mt-Mz = 47
1.3.2 Operagoes de arquivamento
Dm-Do = 14 Ia-lm 31 Na-NI = 48
Dp-Dr 15 In-Iz 32 Nm-Nz = 49 Antes de prosseguir, é oportuno fazer urna pausa nesta carninhada pelas
Ds-Dz 16 Ja-Jf 33 Oa-Oh so técnicas de arquivo para refletir um pouco sobre a razáo de tantos cbnceitos,
Ea-Ec 17 Jg-Jl 34 Oi-01 = 51 principios, métodos e rotinas de trabalho até aqui descritos.
96 AAQUJVO: TEOAJA E PAÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 97
mentos, bem como com a microfilmagem e a automacrao, e nenhuma, ou qua- Despacho: Arquive-se,l para arquivamento etc.
a
se nenhuma, atenc;:ao quanto carreta ordenac;:ao do acervo e um atendimento Rotina: Após a nul:nera¡;;:ao, o projeto será arquivado; a cópía azul
e~i~:Ute ao usu~o. Em g:ral, isto acorre quando os servic;:os de arquivo sao será arquiv~da em ordem cronológica etc.
dirig¡.d~s e exercrdos por letgos, sem nenhurna formac;:ao arquivística, que ocu-
Embora na maioría d~s vezes o destino dos documentos remetidos ao
arquivo seja o arquivament~, é índíspensável que se proceda aínspecrao, país
pam trus cargos no falso pressuposto de que arquivo é apenas bom senso.
O resultado é que o objetivo dos arquivos se perde na malha da buro-
acorre com certa freqüencíaique estes se dirijam ao arquivo para solicitar urna
cracia, transformando-os em meros depósitos de papelório, ou exposic;:ao per-
informa¡;;:ao, ser anexado ou ~pensado a outro, ou ainda para aguardar algurna
manente de equipamentos sofisticados.
exigencia.
Nao se deve temer, pois, afirmar que todas as ac;:oes desenvolvidas num
arquivo t&m urna única finalidade: recuperar rapidamente a informac;:ao devi-
damente organizada. Estudo
Assim, de nada adiantam ambientes requintados, equipamentos moder- Consiste na leitura culdadosa de cada documento para verificar a entra-
nos, métodos avanc;:ados, diversidade de controles, geralmente inúteis, se os do- da que lhe deverá ser atribu~da, a existencia de antecedentes, bem como a ne-
cumentos nao estao reunidos adequadamente e nao podem ser rapidamente cessidade de serem feítas ref~rencias cruzadas (figura 23).
localizados. i'
a
o arquivista exercerá suas tarefas visando sempre perfeita formac;:ao Classificagao 1
dos ~c.ervos e autilizacrao otimizada dos documentos pelo usuário, seja ele o i
administrador ou o pesquisador. Concluído o estudo qo documento, o arquivista pass a aetapa de classi-
Dentre essas tarefas, o arquivamento, isto é, a guarda propriamente dita fica¡;;:ao, que consiste na de}erminafáo da entrada e das referencias cruzadas
1 .
do documento, deve ser procedido com todo cuidado e atencrao, urna vez que que lhe serao atribuídas. 1 .
o futuro da documentacrao de urna instituicrao dependerá do bom ou do mau A classifica¡;;:ao se furldamenta basicamente na interpreta{áo dos docu-
tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente. mentos. Para isso, é indispe~sável conhecer o funcionamento e as atividades
P~; isso, ~t7s de se guardar os documentos no arquivo, isto é, nas pas- desenvolvidas pelos órgaos g'ue recebem e produzem os documentos remetidos
tas, doSSles e move1s correspondentes, o arquivista deverá obedecer a urna se- ao arquivo. Outro fator quelcontribui substancialmente para urna carreta chis-
qü&ncia de etapas. sifica¡;;:ao é a maneira pela qJal o documento será solicitado.
1
Da precisao com que estas forem cumpridas dependerá 0 carreta arqui- A observancia dessa orienta¡;;:ao é importante, especialmente quando se
vamento dos documentos. trata de arquivamento por aJsunto. i
Embora, na ~~~ca, tais etapas sejam vencidas urna ap6s outra sem que Resumindo, todos osi documentos de, para ou sobre urna pessoa, assun-
se perceba onde se llliClam e ande terminam, cada urna delas será aquí exami- to ou acontecimento deve~ estar classificados sob o mesmo título e arquiva-
nad,:" separadamente, a saber: inspec;:ao, estudo, elassificac;:ao, codificacrao, orde- dos juntos, formando, ass~, urna unidade de arquivamento, a qual denomi-
nac;:ao e guarda dos documentos. . namos dossie. ·
98 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 99
Figura 23
É preciso que se chame a atenc;:áo para a correlac;:áo existente entre classi-
ficac;:áo de assuntos e forrnac;:ao de dossies.
Corn o objetivo de facilitar os trabalhos de recuperac;:ao da inforrnac;:áo,
FOLHA DE REFERE:NCIA de análise e avaliac;:áo de documentos para guarda ou elirninac;:iio, recomenda-se
1 ANO que, dentro de urna rnesrna classificac;:áo de assuntos, sejam constituídos
. dossies próprios para cada caso específico, separando-os dos dernais que rra-
tern de generalidades.
CABEQALHO DO ASSUNTO
Suponha-se que, no plano de classificac;:áo adorado por urna instituic;:áo,
o código numérico para congressos e conferencias seja 920. O arquivista deve-
rá rnanter no arquivo urna pasta geral corn a notac;:áo 320- Congressos e Con-
o ferencias, onde seráo arquivados documentos relativos a· convites náo-aceitos,
ou nao-respondidos, para participar de eventos dessa natureza, folhetos e in-
ASSUNTO:
forrnac;:óes diversas sobre congressos e conferencias etc. Para cada congresso ou
conferencia promovido pela instituic;:áo o~ que contar corn a sua participac;:áo,
1
deverá ser constituido urn dossie especial.
Dentro da classificac;:iio, poder-se-á dispor os dossies em ordem alfabéti-
ca do título do evento ou ern ordem cronológica de sua realizac;:áo.
Dentro das gavetas do arquivo, as pastas seriam assirn dispostas:
DOCUMENTO:
Se adorada a ordem alfabética dos eventos:
N•
920- Congressos, conferencias (geral)
DATA
920- Conferencia de Docurnentac;:áo (1 °) 20 a 26-02-74
ESPÉCIE
920- Conferencia de Docurnentac;:áo (3°) 05 a 07-08-83
REMETENTE 920- Conferencia de Processamento de Dados (1 0°) 02 a 04-09-81 l.
j
- --·~·---------. . . . . . ."-=~·~=-~~····a
100 AROU/VO: TE ORlA E PRÁTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 101
Codificagaó
continua~o
pessoa ou sobre um mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao 12 Dar as buscas neqessárias para atender aos pedidos de antecedentes feítos
móvel arquivador. pelo setor de recepimento e classificac;iio ou a esclarecimentos solicitados
pelo setor de regi~tro e movimentac;:ao
13 Lavrar as certidoe$ mandadas fornecer pela autoridade competente
1
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)
derá o exito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar Esta é, sem dúvida, luma atividade nobre dos arquivos, urna vez que cor-
perdido, embora esteja "guardado" dentro do móvel. responde a própria essencla de sua formac;ao: servir a administra~ab e ahistória.
Todo trabalho arq~ivístico, do recebirnento ao arquivamento, é desen-
1.3.3 Rotinas volvido visando a recuper~c;ao rápida e completa da inforrnac;ao. É importan-
'
te, pois, que o arquivista hao se perca no meio do caminho e enverede pelos
Para que o arquivamento dos documentos se proceda de forma carreta, atalhos dos controles exJe~sivos, dos registros inúteis, da má utilizac;iio da
o arquivista deverá seguir determinadas rotinas, as quais se sugere como subsídio: tecnología moderna e tantos outros que possam desviá-lo do objetivo a ser al-
canc;ado. i
Passos Rotinas Assim, todas as opha¡;:5es efetuadas no curso do trabalho arquivístico
devem estar voltadas para la utilizac;iio racional das inforrnac;oes. Daí a impor-
1 Receber os documentos e examiná-los a fim de nao serem guardados
aqueles cujas a¡;:oes ainda nao tenham sido concluídas tancia do bom relaciona~ento entre arquivistas e usuários, urna vez que a efi-
2 Verificar a classifica~ao atribuída no ato do recebimento ratificando-a ou ciencia dos arquivos depe~de também destes últimos.
retificando-a ' . Na verdade, pode-s~ afirmar que nao só o usuário do arquivo · como
1
todos os demais serviciare~ de um¡¡_ instituic;iio interferem na sua constituic;ao.
1
102 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 103
Para ilustrar, sao citadas a seguir algumas situac;:óes do cotidiano: um di- Para facilitar sua cobranc;:a, deve ser instituido o fichário de lembretes
¡ retor que viaja levando documentos do arquivo e esquece de devolve-los; um ou vigilancia contínua (follow-up) para controle de prazos, que poderá ser or-
ganizado em diversas modalidades. A mais simples é constituida de 12 guias de
~
executivo que entrega a um especialista um dossie para ser examinado, sem
que seja cobrada sua restituü;:ao; urna secretária que, a pedido ou nao de seu projec;:oes centrais, com notac;:óes correspondentes aos meses, e mais 31 guias
superior, retém os documentos em lugar de remete-los ao arquivo, formando o com projec;:óes em cinco posic;:óes, correspondendo aos días do mes. Diariamente
1 que se costuma chamar de arquivos paralelos; um funcionário que retira pa- 0 fichário deverá ser consultado e cobrados efou renovados os empréstimos.
1 péis das pastas para duplicá-los e nao os repóe no devido lugar; um mensagei-
i ro que distribuí erradamente os papéis. ·
Essas ocorrencias provocam !acunas nos conjuntos documentais, muitas
1.4.1 Retinas
de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgáos Passos Rotinas
que os receberam ou produziram, aos órgáos encarregados das atividades a que
se referem os documentos e as autoridades superiores, na mesma linha hierdr- Atender as requisic;:oes oriundas dos vários órgaos
2 Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossie
quica. Por exemplo: urna folha de pagamento só deve ser emprestada aos fun-
3 Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo 1
Cionários do Servic;:o de Pessoal, ao diretor administrativo e ao presidente da 4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembre-
instituic;:ao. Suponha-se, entretanto, que o diretor de Produc;:ao Industrial soli- tes - follow-up -, em ordem cronológica para efeito de controle de pra-
cite ao Arquivo folhas de pagamento para realizar urn trabalho estatístico; o zos
Arquivo só poderá emprestá-las com a autorizac;:ao do Servic;:o de Pessoal, urna S Preencher e encaminhar o formulário Cobranc;:a de Dossie (figura 25}
vez ser este o órgáo responsável pela sua elaborac;:áo. quando a pasta nao tiver sido restituida no prazo estipulado
6 Arquivar a pasta e· eliminar a segunda via do recibo
Recomenda-se ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos 7 Apor o carimbo RESTITUÍDO (figura 26) na primeira via assinada pelo
jamais sejam retirados das pastas para empréstimo. Para facilitar a consulta, o requisitante e devolve-la
arquivista poderá assinalar na pasta, com urna tira de papel, onde se encontra
o documento desejado.
Figura 24
Quanto aos prazos para empréstimo de dossies, suger~-se que devam es- Recibo de dossie
tar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo, entretanto, ser renovados
mediante sua apresentac;:ao ao Arquivo.
Considerando-se as implicac;:óes éticas e os riscos que acompanham o ARQUIVO
empréstimo de documentos, é indispensável que se exerc;:a o seu controle, no RECIBO DE DOCUMENTAQAO
do respectivo empréstimo. Em caso de renovac;:ao, queira indicar o prazo e restituir este Essa seqüencia dd operac;:óes consiste em estabelecer o prazo de vida dos
formulário ao Arquivo Central.
documentos, de acordol com seus valores probatório ou informativo. Assim
como os museus nao cdnservam em seu poder todas as pinturas existentes, da
1
Renovar até:_ _ _ _ _ _ _ __ mesma forma torna-se destituído de lógica que urna instituic;:ao conserve inde-
'
finidamente todos os ddcumentos que receba ou produza.
Rio de Janeiro, de de19 Os museus de ahe fazem urna tri3;gem das pinturas a conservar, em
func;:áo do valor, e as in~tituic;:óes também devem verificar o valor de cada do-
cumento e determinar cls que seráo conservados ou eliminados- destruídos,
• 1
Os princípios básicos que deverao nortear o trabalho de análise da co- o se houver algum contrato, conservá-lo no arquivo permanente em caráter
missao consistem em verificar: definitivo.
o importancia do documento com rela¡;ao aos valores administrativo, 2. Conservaráo e obras
probatório ou histórico;
o recibos e documentos análogos sobre pagamentos.
o possibilidade e custo de reprodu¡;ao (microfllmagem);
o originais: arquivá-los por dois anos no arquivo corrente, transferin-
o espa¡;o, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
do-os após ao arquivo intermediário, onde serao preservados por
o prazos de prescri¡;ao e decadencia de direitos (legisla¡;ao vigente);
mais trés anos. Findo esse prazo seraó microfilmados e eliminados.
o número de cópias existentes e locais onde os dados sao anotados.
Os microfilmes serao conservados no arquivo permanente;
o cópias: conservá-las na Superintendencia dos Imóveis por dais anos.
Instrumentos de destinagao o or¡;amento: conservá-lo no arquivo corrente pelo prazo de trés anos para
confronta¡;oes, ehminando-o após.
Sao atos normativos elaborados pelas comisséies de análise, nos quais
o contratos.
sao fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.
o originais: conservá-los no arquivo permanente em caráter definitiva,
Há dois instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de el.iminaráo.
o cópias: conservá-las no arquivo corrente pelo prazo de trés anos, para
possíveis confrontas, eliminando-as após.
Tabela de temporalidade. É o instrumento de destina~ao que deter- o requisi¡;oes de servi¡;o e/ou pedidos de conserto.
mina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos cor- o originais: conservá-los por dais anos na Superintendencia dos Imó-
rentes efou intermediários, ou · recolhidos aos arquivos permanentes, estabele- veis para estudos sobre custos, podendo ser eliminados em seguida;
cendo critérios para microfllmagem e elimina¡;ao. o cópias: conservá-las por um ano nos órgaos requisitantes, eliminan-
A tabela de temporalidade só deve ser aplicada após sua aprova¡;ao pela do-asapós.
autoridad e competente. Nela os documentos sao descritos de forma clara para se 3. Documentos patrimoniais (escrituras e similares).
evitar interpreta¡;éies erradas, especialmente quando se tratar de sua elimina¡;ao.
o originais: microlilmá-los para atender as consultas e conservá-los, em caráter
Exemplos: permanente, na caixa-forte da institui~ao, sob a responsabilidade do tesou-
reiro e custódia do arquivo permanente.
Cartóes de ponto
o cópias. a;tenticadas em cartório (microfilme ou outra forma, segundo os
Conservar por sete anos no Servi¡;o de Pessoal, ou no Arquivo Interme- termos da leí): conservá-las no arquivo permanente, também em caráter de-
diário, eliminando em seguida, urna vez que, pelo ítem XXIX do artigo 7Q da finitivo.
1
Constitui¡;ao Federal, promulgada em 5-10-1988, os créditos trabalhistas pres-
4. Guarda e seguranra (acesso fora do horário de expediente). •
crevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. No caso de rescisao
o Memorandos e comunica¡;oes internas solicitando autorizJ¡;ao para entra-
de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite de dois anos os crédi-
da na institui¡;ab fora do horário de expediente, conservá-los por um ano
tos nao prescritos no decorrer do contrato.
no arquivo corren te e eliminá-los em seguida.
L ::o• roru=[o,
Edificios
Folhas de pagamento
1 l. Condominio e limf"'Z'
Considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de servi~o, as fo-
~o prazo de cmco anos no órgao, eliminando-os lhas de pagamento serao microfilmadas e conservadas no arquivo intermediá-
rio pelo prazo de, no mínimo, 40 ;¡nos. !
Folhas de informa<;:ao (cóplas) 1973-1979 6 pastas o documentos que se tomarem obsoletos e nao mais representarem interesse
Guias de bancos 1945-1980 294 pastas
para a adrinistrac;:ao. 1 ·
Notas de remessa de material 1947-1981 43 pastas
Presta<;:óes de cantas de malotes 1955-1977 348 pastas A aplicac;:ao desses crhérios deverá, acima de tudo, basear-se no bom sen-
Quadros de horários 1968-1972 15 pastas so e na prudencia. i
Recortes de jornais (duplicatas) 1965-1982 131 pastas Urna vez determinada ¡
a eliminac;:ao de documentos, devem ser prepara-
Seguros (apólices vencidas) 1947-1977 2 pastas
dos os termos de eliminar~o correspondentes, os quais devem conter, de for-
Teletones (pedidos de conserto) 1961-1981 52 pastas
Xerox (requisi<;:óes de cóplas) 1980-1981
ma sucinta, a identificac;:ao Idos conjuntos documentais, datas abrangentes, na-
5 pastas
tureza dos documentos e qÚ.antidade, bem como, se for o caso, a indicac;:ao do
instrumento de destinac;:aol (tabela de temporalidade ou lista de eliminac;:ao)
Para o preparo dos instrumentos de destinac;:áo a Comissáo de Análise que autoriza a destruic;:ao (figura 27).
de Documentos deve obedecer a determinados critérios de avaliac;:áo e selec;:áo O ato de eliminar, ptopriamente dito, deve ser feíto de forma racional.
que iráo orientar o complexo trabalho de retenc;:áo e/ou eliminac;:áo, a saber: Os processos mais indicado~ sao: a fragmentac;:ao, a macerac;:ao, a alienac;:ao por
venda ou doac;:ao. A incine~ac;:ao - processo condenado -, quer pelo aumento
Critérios que regulam a reten9ao de documentos do índice de poluic;:ao que 1provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem
do papel, nao deve ser adotfda.
Quanto a valores de prova: 1
O devem ser conservados documentos que provem como a instituic;:áo foi or- Considerayoes ge~ais
ganizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, rela- 1
tórios de atividades, normas, documentos fiscais etc.); A primeira grande se,ec;:ao de papéis deve ser feíta no arquivo corrente,
O devem ser conservados documentos que possam responder a questóes técni- quando da sua transferencia para o arquivó intermediário ou recolhimento
cas relativas as operac;:óes da organizac;:áo (pesquisas, projetos, material didá- para o arquivo permanente~ Esta tarefa deve ser realizada coro a assistencia e
tico ou publicac;:óes produzidas etc.). orieritac;:ao do arquivista-chcife e sempre de acordo coro os prazos estabelecidos
nos instrumentos de destin~c;:ao.
Quanto a valores de informac;:áo devem ser conservados documentos re-
ferentes a: A eliminac;:ao deve ~erecer atenc;:ao especial. Nos EUA, por exemplo, a
o pessoas: físicas e jurídicas; eliminac;:ao de documentos públicos é regida por lei.
GESTíiO DE DOCUMENTOS 111
110 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
~
AR.QUNO INTERMEDIARIO - Onde sao guardados os documentos de menor fre-
w qüencia de uso e que aguardam destinac;:ao final.
:2
::::> AR.QUNO PERMANENfE - Onde sao guardados os documentos cuja freqüencia de
()
oo uso é esporádica e que sao conservados em razao de seu valor histórico,
w
o probatório ou informativo.
o
•<(
É importante nao se chegar aerrónea conclusao de que os documentos
~ colocados no arquivo intermediário ou no arquivo permanente já nao tem va-
~
::J
w
lor. Se assim fosse, eles nao seriam guardados e sim eliminados, doados,
w vendidos, destruídos etc.
o
o A transferencia e o recolhimento sao feitos, pois, em razao da freqüen-
:2
a:
~ cia de uso e nao do valor do documento. Assim, corrente, intermediário e per-
manente sao gradac;:6es de freqüencia de uso e nao de valor de documento, em-
bora seja recomendável a prática da avaliac;:ao e selec;:ao nessa oportunidade.
A transferencia dos documentos do arquivo corrente para o intermediá-
rio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos -
facilita o arquivamento e a localizac;:ao de documentos, pois libera espac;:o e
economiza recursos materiais. .J
A transferencia e o recolhimento de documentos requerem planejamen-
o
(!) to cuidadoso, com vistas aescolha de método económico e eficiente.
o
'()
()
Tipos de transferencia
Há dais tipos básicos de transferencia: permanente e periódica.
Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
112 ARQUiVO: TEORIA E PRÁTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 113
sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferi-
do. Só é aplicada em casos especiais.
Periódica é a remo¡;:áo de documentos, em intervalos determinados. Ela
pode ser efetuada em urna etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perío- A
do determinado, senda esta última conhecida como periódica de mínimo e
máximo.
B-C
Na transferencia periódica em urna etapa, os documentos julgados de
valor sáo recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo perma-
nente. Neste caso, náo há arquivo intermediário e a transferencia recebe o neme D
específico de recolhimento.
Na transferencia periódica em duas etapas - também conhecida por
dupla capacidade, transferencia múltipla ou método do ciclo- os documen- E-G
tos sáo transferidos para o arquivo intermediário, ande permanecem durante
determinado período e, posteriormente, s.e julgados de valor, sáo recolhidos
em caráter definitivo para o arquivo permanente. Figura 30
Gavetas diferentes
Há instiruic;:óes, entretanto, que, pelas suas proporc;:óes, náo comportam
um arquivo intermediário. Nesses casos, a fim de náo congestionar os arquivos A-B F-H N-P S
correntes com documentos pouco consultados, mas que ainda náo podem ser
recolhidos para o arquivo permanente, pode-se separar essa documentac;:áo
em baterias, móveis ou gavetas diferentes, conforme ilustram as figuras 28, C-E 1-M Q-R T-Z
29 e 30.
Figura 28
Baterias diferentes
Arquivo corrente
Na transferencia ~-'"''~'v,u.-... de mínimo e máximo os documentos com-
1
1
preendidos dentro de data mínima e máxima sáo retirados das pastas e
transferidos, desde que 1 sido emitidos ou recebidos dentro do período
fixado.
rais
1
~
.!= A primeira delas éi a da Cidade Interministerial de Arquivos, em
1-
1
L _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __;¡_
' .J
118 GESTÁO DE DOCUMENTOS 119
AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
AROU\IVOS PERMANENTES
O destino dos arqu~vos é passar por urna lenta evolu~ao que os afasta
cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora di-
1
minua o seu valor administrativo, aumenta a sua importancia como docu-
1
menta~ao histórica. Nao s~ pode dividir o arquivo em dois compartimentos:
velho (o u histórico) e adrr\.inistrativo. N a realidad e, sao pura e simplesmente
1
micas. 1
1
Essa idéia de concentra~ao deve ser considerada de maneira ampla. Nao As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua for-
é simplesmente o recolhimento do material de que o órgao de origem deseja ma, origem funcional e conteúdo.
ver-se livre; esse recolhimento reclama inspe~ao, sele~ao para transferencia, in- As atividades físicas se referern a coloca~ao dos papéis nas galerías, es- J
clusive assistencia e orienta~ao ao órgao de origem na organiza~ao de seus ar- tantes ou caixas, seu empacotarnento, flxac;ao de etiquetas etc.
quivos correntes, visando a futura separa\=aO do material de valor permanente Há considerável diferenc;a entre o arranjo do arquivo corrente e o do ar-
daquele que nenhum valor possui. quivo permanente. Tais diferen~as decorrem das atribui~oes específicas de cada J
A expressao de uso nao-corrente aplica-se aos documentos nao mais ne- urn e, por isso, suscitarn situac;oes próprias e soluc;oes adequadas.
cessários em rela~ao as atividades rotineiras do órgao criador. T
Q!lanto aos arquivos intermediários, nao existem métodos ou princí-
Em países como os EUA e a Fran~a, o índice de preserva~ao de docu-
pios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. N es-
mentos produzidos pelo governo, em caráter permanente, é de 5 e 20%, respec-
ses arquivos, de guarda transitória, aplicarn-se apenas critérios racionais de dis- 1
tivamente.
posic;ao dos documentos em estantes ou armários.
O principal objetivo da reuniao dos arquivos ern órgao central é tomá- 1
A própria origem do material condiciona o tratarnento a lhe ser dispen-
los acessíveis e colocar a disposi~ao dos usuários a experiencia do passado, tan-
sado. No arquivo corrente a docurnenta\=ao é recente e provérn de setores pró-
to quanto ela se reflita em um documento. Cada conjunto de-documentos é
reservatório da experiencia humana, que só poderá ser adequadarnente utiliza- ximos, que a utilizarn com freqüencia. No arquivo permanente os documen-
da se estiver racionalmente arranjada e conservada. tos, procedentes dos arquivos correntes, já vem ordenados, segundo urn
O arquivo permanente, sendo o resultado da reuniao dos arquivos cor- método {alfabético, geográfico, numérico, cronológico ou por assunto).
rentes, recebe a docurnenta\=ao originária de diferentes setores e cresce ern No arquivo permanente, o arquivista nao se interessa apenas pelo arran-
grande propor\=ao. Sua administra~ao é, portanto, bem rnais complexa que a jo dos papéis de determinado setor, mas se ocupa da ordenac;ao de todos os
dos arquivos corrente e intermediário. documentos sob sua guarda e que provem de múltiplos órgaos, onde forarn
Classificarn-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo per- manipulados por inúrneros funcionários.
manente: Ao tratar a docurnentac;ao de uso nao-corrente, o arquivista obedecerá a
praveniéncia dos arquivos, principio básico da arquivologia, segundo o qual de-
l. Arranjo- reuniao e ordena~ao adequada dos documentos. ]
vem ser rnantidos reunidos, num mesmo fUndo, todos os documentos provenien-
2. DescripTo e pubh"cafáo - acesso aos documentos para consulta e divulga-
tes de urna mesma fonte geradora de arquivo. O principio da proveniencia
~ao do acervo.
corresponde a expressao inglesa provenance e a francesa respect des fónds, tam-
3. ConservafáO- medidas de prote~ao aos documentos e, conseqüentemente, l
bém muito usada no Brasil em virtude da forte influencia francesa na forma~
do local de sua guarda, visando a impedir sua destrui~ao.
c;ao proflssional dos arquivistas brasileiros.
4. Referéncia- politica de acesso e uso dos documentos.
Q!lando o fundo é constituído de documentos de generas diversos
corno filmes, fotograflas, fltas magnéticas, videoteipes, desenhos, material bi-
1. Atividades de arranjo 1
bliográfico e outros, estes podem ser fisicamente armazenados em local diver-
Ern arquivologia entende-se por arranj'o a ordena~ao dos documentos so, desde que sejam feitas as referencias correspondentes no fundo ao qual per- J
em fundos, a ordena~ao das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens tencem.
documentais dentro das séries. Urna das dificuldades encontradas na aplicac;ao do princípio da provr}-
O arranjo é urna das func;oes rnais importantes ern um arquivo e, por niencia refere-se a deterrninac;ao das unidades administrativas que irao se cons- J
isso, deve ser feíto por pessoa qualificada e especializada. tituir em fundos de arquivo. 1
As atividades desenvolvidas no arranjo sao de dois tipos: intelectuais e A escolha desses fundos deverá ser estabelecida de acordo com as. cir-
1
físicas. cunstancias e conveniencias, obedecendo a dois critérios.
)
124 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ARQUIVOS PERMANENTES 125
l. Estrutural, constituído dos documentos provenientes de urna mesma fonte possível, a ordem orig~ária. Só depois de uro levantamento poder-se-á jul-
geradora de arquivos. gar se é possível fazer-~e qualquer altera¡;:ao.
Exemplo: Ministério da Agricultura, Companhia Brasileira de Ali- o O arranjo original p¿de ser modificado de forma a corrigir desvíos de
1
mentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária, Empresa Brasileira de estrutura geral do conjunto, se esses deSVIos fioram atr1"bm'dos a enganos
•
Assistencia Técnica e Extensao Rural, Companhia de Financiamento da Pro- dos administradores o~ se sao o resultado de urna modifica~ao temporária
1
du~ao, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada urna dessas institui~oes de conserva~ao dos dof:umentos.
se constituirá num fundo. o No arranjo do conju~to, os interesses das pesquisas históricas sao conside-
rados secundários. 1
2. Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de urna fonte o Deve-se ter ero mente ~ue os documentos que contero as normas da organi-
geradora de arquivo, reunidos pela semelhan~a de suas atividades, mantido, b d
za~ao a que pertencera¡m constituem o arca ou~o o con¡unto.
1 • . 2
porém, o princípio de proveniencia. o Nenhum conjunto, ericadernado ou nao, deve ser desmembrado sem que
Exemplo: Agricultura, incluindo a documenta~ao do Ministério da se tenha investigado olmotivo de sua constitui~ao.
Agricultura, Companhia Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pes- o O desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados é
quisa Agropecuária, Empresa Brasileira de Assistencia Técnica e Extensao Ru- permissível; porém, ca1o sejam muito consultados, é preferível conservá-los
ral, Companhia de Financiamento da Produ~ao, Companhia Brasileira de Ar- reunidos. 1
mazenamento; neste caso, o fundo será Agricultura, atividade comum a todas o Os documentos espJsos que apresentem indica~oes, externas ou internas,
as institui~oes mencionadas. de terem previamentb formado parte de urna série ou dossie devem, se
possível, ser novamen~e incluídos nos referidos conjuntos.
Os fundos podem ser subdivididos ero séries e subséries, que refletem a o Documentos que nao: estavarn, originariamente, juntos, só devem ser com-
natureza de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional, ou até mesmo por binados se forero absÓlutamente da mesma natureza.
espécie documental.
o Instrumentos formaiJ, originais, nao importa quanto estragados estejam,
Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as séries de cada fundo, no ou quao pequenos seiam os seus fragmentos, nunca devem ser destruídos,
critério estrutural, corresponderao aos setores que integram a estrutura das ins- mesmo que existam d~plicatas, confirma~oes ou cópias autenticas.
titui~oes. Exemplo: cada Secretaria do Ministério da Agricultura, cada órgao o Se o documento orig~al está ero boas condi~oes, cópias esparsas (que nao
¡ da Companhia Brasileira de Alimentos etc. No critério funcional, as séries se- perten~af\1 a dossie ~u série alguma e sem valor paleográfico) podem ser
riam as próprias institui~oes, urna vez que o fundo é Agricultura, fun~ao prin- destruídos.
1 cipal dessas institui~oes.
1
o A fim de se completJr uro conjunto, deve-se preparar urna lista dos docu-
A escolha das séries e subséries obedecerá, portanto, amesma orienta~ao mentos que lhe faltarh, para facilitar a sua procura. Se eles nao mais existi-
1 adotada para os fundos, urna vez que estes se constituem ero parte dos fundos. rem, procurar transc+~oes dos originais ou cópias depositadas ero outros
A Associa~ao dos kquivistas Holandeses (1973), ero seu livro Manual conjuntos. i
de arranjo e descriráo de arquivos, cita várias regras para o arranjo dos docu- o Documentos que de~ois de terem desaparecido de uro conjunto a ele vol-
1
1\
mentos, das quais destacam-se as seguintes:
tarem, por dádiva ou fmpra, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara
o Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, ero ordem de: proceden- a sua origem. i
1
1
cia, data, número, assunto e nome. 1
1
,--
1. 1 Símbolos de nota¡;áo 1
o substancia, indicando-se unidade de organiza~ao, fun~oes, atividades, ope-
ra~óes, assuntos;
Os símbolos sáo de grande utilidade, urna vez que servem de elemento
de identifica~áo e localiza~áo dos fundos, séries ou subséries de documentos o estrutura, indicando-se esquema de classificac;:ao adotado, unidades de ar-
L
dentro do acervo. quivamento, datas abrangentes, classes ou tipos flsicos dos documentos,
quantidade. [
Podem ser puros, isto e, constituidos apenas de números ou letras, ou
mistos, com combina~áo de letras e números. Como toda codifica~áo ou Além de tomar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objeti- l.
simbología, sua escolba é meramente convencional. vam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Vários sao os 1
Para melbor compreensao do assunto, suponham-se alguns exemplos: instrumentos de que pode dispor um arquivo.
AG/Ar Com a fmalidade de colaborar com a AAB no sentido de normalizar,
1 (1-4) no Brasil, a elaborac;:ao desses instrumentos, será transcrito a seguir, com algu-
AG -Administra~áo Geral (Fundo) mas adapta~óes, o trabalho de Maria Amélia Porto Miguéis, Roteiro para ela-
L
A -Diretoria Administrativa (Série) . borafáO de instrumentos de pesquisa em arquivos de custódia (1976).
p -Servi~o de Pessoal (Subsérie)
1 -Número da caixa onde seráo conservados os documentos 2. 1 Tipos básicos de instrumentos de pesquisa
(1-4)-Número dos dossies dentro das caixas
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a dire~ao de seu
AG/F0-1 presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos.
20 (5-8) Após a compara~ao de suas estruturas, bem como dos termos usados para
AG -Administra~o Geral (Fundo) designá-los, tanto no Brasil, quanto no exterior, o grupo constatou - nao raras
F -Diretoria Financeira (Série) vezes- a imprecisao (quando nao a cohfusao) existente. Nao só o mesmo ter- -,
O -Servi~o de Or~ento (Subsérie) mo ou expressao é usado com diferentes acepc;:oes em diversos países, como o
-1 -Corresponde a urna subsérie especial de propostas or~amentárias é num mesmo país. A falta de urna normaliza~ao da terminología, cada autor
20 -Número da caixa dá ao seu trabalho a designa~ao que melhor lbe apraz. l
(5-8)-Número dos dossies ou pastas dentro das caixas Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros nao dispoe de ins-
trumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientac;:iio, o grupo
]
Os símbolos de nota~ao nas lombadas das caixas sao apenas os corres- selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:
pondentes ao fondo, st!rie, subst!rie e ao número da caixa; nao se indicam os l. Guia
números dos dossies e pastas. Entretanto, no inventário citam-se todos os ele- 2. lnventário
mentos que constituem a nota~o~
l
3. Catálogo
4. Repertório
2. Atividades de descric;:ao e publicac;:ao
o Assembléia-Geral \
o enderec;:o e relefone do arquivo; o Conselho Diretor i:.l
Fontes complementares 1
especiais da Presidencia. i
c;:ao X; contérn atas da Assernbléia Geral e dos Conselhos Diretor, Curador e 1
1 -
Técnico, relatórios anuais de suas atividades e prestac;:óes de contas, escudos so- ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRA<;AO (ENA)
bre reforma da organizac;:áo interna, regularnentos, acordos, contratos e conve- i
nios com diversas instituic;:óes nacionais e estrangeiras. O fundo inclui ainda Histórico 1
~-------·--
~
~
7 003 Relatórios anuais 1959-80 21 V. 18-28
"~ 1 011.2 Formac;:ao dJs primeiros conselhos 1944 2pt. AS/OC 1
8 010 Criac;:ao da Fundac;:ao X 1944-45 2pt. 29
2 011.2 Atas -Jivro 1 ?º 1944-50 1 V. 2
~
\
'---' 9 010 Escritura de constituic;:ao 1944 1 pt.
3 011.2 Correspondencia 1946 1 pt.
\,__,, 10 011.401 Correspondencia do presidente 1945,49-50 2 pt. AS/PF 29
4 011.2 Homenagemlao conselheiro
11 014.2 Filiac;:ao a instituic;:oes internacionais 1947-52 5 pt. 30 1
!i Eugenio Gud,in 1976 1 pt.
"- ! 12
13
044.2
351.D1
Doadores-fundadores
Preparo e lrnpressao do livro
cornernorativo dos 30 anos da
1944 15 pt. 31-34
*·A numeraijáO dos itens destina-se a facilitar sua localizaljáo no In dice que deverá comple-
3
Extinto em 1948, antes da ádo~ao do método de classifica~ao, razao pela qua! sua documen-
mentar o inventário. taijlio deixou de ser codifica4. ·
i
l!
L_
134 ARQUIVOS PERMANENTES 135
AROLJIVO: TEORIA E PRÁTICA
continua~ao
lnventário analítico
ltens Localiza~;ao
teúdo. Neste caso, é aconselhável a assessoria de especialista, por exigir domí- 7 003 Relatórios anuais
nio do tema a ser descrito. ldem, referente ao periodo 1959-80. Anexo ao relatório
de 1980 encontra-se relatório especial de C. Castro Uma
Para exemplificar e oferecer ao leitor oportunidade de confronto, será
sobre a situacao financeira da Funda¡;:ao.
apresentado a seguir o inventário analítico da Presidencia da Fundac;:ao X, AS/PF 18-28
21 V.
cujos itens foram descritos anteriormente de forma sumária.
8 010 Cria~;ao da Fundacao X T
Entrevista com a imprensa sobre a criacao da Funda¡;:ao;
INVENTÁRIO ANALfTICO DA SÉRIE DA PRESIDENCIA DA FUNDA<;:ÁO X, 1944-80 exposicao de motivos n° 2.697, de 29 de julho de 1944,
solicitando ao presidente da República isencao de
ltens Descrl~;ao Locaiiza~;ao
impostas federais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira
sobre aspectos legais a serem cumpridos para cria~;ao da
1 001 Comissao de reda~;ao dos estatutos
Funda¡;:ao; correspondéncia sobre composi~;ao dos
Antepro]eto dos estatutos e rela~;ao dos membros componen-
Conselhos Diretor e Curador, 1944-45.
tes da Comissao, 1944-45.
2pt. AS/PF 29
1 pt. AS/PF 1
2 002 Alvarás de localiza~;ao ·¡
Correspondencia trocada com os órgaos competentes para 18 520 Assistencia técnica- Universidade de Brasilia
1
obter e renovar anualmente os alvarás de localiza~;ao e funcio- Convenio assinado para eiabora~;ao de projeto referente a
namento, 1944-54. reorganiza~;ao administrativa da Universidade, 1962-63. T
1 pt. AS/PF 1 1 pt. AS/PF 38
1
3 002 Registro no Cadastro Geral dos Contribuintes 19 910 Comemora~;éies. 300 aniversário da Funda~;ao X
Correspondencia trocada com o Ministério da Fazenda, Correspondencia de felicita~;éies; discurso de Maurlcio 1
visando ao registro da Funda~;ao X no Cadastro Geral dos Lobo ao Inaugurar-se o busto do presidente; documentos
Contribuintes, 1957. diversos relativos a organiza~;ao dos festejos, 1973-74. J
1 pt. AS/PF 1 3pt. AS/PF 39/41
1
136 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ARQUIVOS PERMANENTES 137
- Cria9ii.0 da Funda¡;:~o X
2.2.3 Catálogo 9 Certidao de Registro do 5º Oficio de Registro de Titulas e
1
Documentos. Uvro A, nº 1, do Registro Civil de Pessoas Jurfdicas,
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cro- nº de ordem 203, nº dk protocolo 25.256. Rio de Janeiro, 15 de ja-
1
nológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, perten- neiro de 1945. 2 fls. 1 AS/PF 29
centes a um ou a mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. 10 Doadores-funpadores: governos de estados e territórios;
Caixa Económica Federal dos estados do Paraná, Rio de Janeiro
Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
e Sao Pauio; autarqJias. Contém correspondéncia e reia¡;:oes,
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que 1944-45. 1 pt. 1
1 •
AS/PF 31
digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num 11 Doadores-fundadores: Uvros de assinaturas, 1944. 4 v. AS/PF32-34
ou mais fundos. 12 Entrevista ca~ a imprensa sobre a cria¡;:ao da Funda¡;:ao,
em 20 de setembro d~ 1944; exposi9ii.o de motivos nº 2.697, de
A título de exemplo, segue-se um trecho do catálogo temático.
29 de julho de 1944, ~plicitando ao presidente da República isen-
¡;:ao de impostas fede/ais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira so-
CATÁLOGO DA DOCUMENTAQÁO REFERENTE A CRIAQÁO l
bre aspectos legais a ferem cumpridos para a cria¡;:ao da Funda-
DA FUNDAQÁO X
(Data oficial de cria9ii.o: 18 de setembro de 1944) r;ao. 1944-45. 2 pt. : AS/PF 29
13 Escritura de CflnStitui¡;:ao do 17º Offcio de Notas, tabeliao
ltens Descri9ao Localiza9ao dr. Luiz Cavalcanti. LiVro 476, lis. 6 v. Rio de Janeiro, 18 de setem-
bro de 1944. 1 pt. 1 AS/PF 29
Assembléia Gera/- ASIASS.G 1
-Estatutos
Atas da Assembléia Geral-livro nº 1, de mar9o de 1945
14 Estatutos da Funda9ii.o X: Comissao de Reda9ii.o dos Es-
a junho de 1960. 1 v.
2 Membros da 1ª- Assembléia Geral. Correspondéncia con-
AS/ASS.G 1
J
tatutos; anteprojeto e ersao final, 1944-45. 1 pt.
1
AS/PF 1
------~--------------------------------~-
AROUiVO: TEORIA E PRÁTICA
138 ARQUIVOS PERMANENTES 139
r
Já 0 trabalho de Rau &: Silva se caracteriza como catálogo, porqu~ o as- sil, Arquivo Nacional, 1972), cujo caráter seletivo é bem configurado pe-
sunto enfocado é o Brasil e os documentos foram arralados em sua totalidade. la nota explicativa ao afirmar que "arralamos somente documentos de
As autoras afirmam nao terem omitido sequer os documentos anteriormente maior importancia e elementos concretos que pudessem ser úteis aos estudio-
divulgados. Deram-lhes apenas tratamento menos detalhado. sos .. :• (p. 2).
Da mesma maneira que no trabalho precedente, Flavio Guerra relaciona
2.2.4 Repertório em sua obra apenas os documentos julgados "mais interessantes" (1962:14).
Exemplo:
2. Se isso acontecer, tleve-se primeiramente elaborar os meios de pesquisa
TABELA DE EQUIVALENCIA ENTRE AS NOTAQÓES DO INVENTARIO para aqueles núcl4os que nao disponham de nenhum instrumento an-
PRELIMINAR E AS DO INVENTARIO ANALITICO
tes de refazer-se osijá existentes, embora deficientes.
Símbolo anterior Símbolo atual 3. Em igualdade de \circunstancias, deve-se dar preferencia aos núcleos
XI 178 ASIASS.G 2 mais consultados belo seu valor intrínseco ou interesse público e nao
XII 221 ASICC aos que sao mais do agrado do arquivista.
XIII 233 ASICD 2 4. Colocar os instrurbentos de trabalho adisposic;:ao dos pesquis adores em
XIV 275 ASIPF salas e fichários, p~blicando, ou pelo menos duplicando, os que disse-
XIV 276 AS/PF 2 rem respeito aos n~cleos mais importantes e consultados.
XIV 277 ASIPF 3 5. Para facilitar a cori.sulta deve haver um guia de todos os instrumentos
de trabalho adisp¿sic;:ao do usuário.
XXXII 1.129 BAP 439 6. Todos os instruméntos de trabalho devem ter os respectivos índices e
urna introduc;:ao l,sobre a instituic;:a~ e seus núcleos documentais"
2.4 Recomenda96es quanto e/abora9aoa (1966:267-8). 1
do instrumento de pesquisa
O fundo, a série e a subsérie da documentac;:ii.o que se pretende divulgar 3. Atividades de conberva'rao
1 .
devem estar identificados e distribuidos pelos locais de guarda - arquivos, es- A conservac;:ao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
tantes, prateleiras - segundo um arranjo estabelecido conforme as normas da conseqüentemente, ao loba! de sua guarda.
arquivística. Para a construc;:ao ~e um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mí-
Isso se aplica tanto aos arquivos públicos, quanto aos privados. Somente nimo de umidade, em álea isolada, com previsao de ampliac;:ao futura e pre-
após estar a disposic;:ii.o física dos documentos devidamente caracterizada num cauc;:ao contra o fogo. O baterial a ser empregado, tanto quanto isso seja pos-
arranjo sistemático, caberá o planejamento do guia e, sucessivamente, dos de- sível, deve ser nao-inflamiivei, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.
mais instrumentos de pesquisa. A parte descritiva deve conformar-se, igual- A luz, o ar seco, a hmidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poei-
mente, as prescric;:óes arquivísticas. ra, gases e inúmeras prag~, a médio e longo prazos, sao altamente prejudiciais
No planejamento da tarefa, alguns elementos básicos devem ser levados aconservac;:ao do acervo documental.
em considerac;:ii.o:
Luz- A luz do dia deve Jer abolida na área de armazenamento, porque nao só
O natureza da documentac;:ii.o; acelera o desaparecimentb das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz
o sistema de arranjo; artificial deve ser usada c~m parcimónia.
O disponibilidade de recursos humanos e financeiros;
A.R. SECO - É outro fator de enfraquecimento do py.pel.
o adequac;:ii.o do tipo de instrumento ao objetivo que se visa alcanc;:ar. UMIDADE - Além de exerher o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolví-
No I Encontro de Bibliotecários e Arquivistas Portugueses, realizado em mento do mofo. O índicJ de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
Coimbra, de 1 a 3 de abril de 1965, Costa (1966) sintetiza as normas gerais TEMPERATURA- Nao develsofrer oscilac;:6es, mantendo-se entre 20 e 22o. O calor
sugeridas por diversos especialistas e organizac;:óes internacionais, das quais constante destrói as fibraá do papel. O ideal é a utilizac;:ao ininterrupta de apa-
transcrevem-se algumas adaptac;:óes: relhos de ar condicionadb e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Nao sendo viável tal prática,
1
" l. Nenhum núcleo documental deve estar privado dos indispensáveis ele-
1
L
AROU!VOS PERMANENTES
143
142 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
3.2 Limpeza J
3.4.2 Tecido
Em países desenvolvidos há instalac;óes especiais para a operac;ao de lim- Processo de reparac;ao em que sao usadas folhas de tecido muito fmo,
peza, que é a fase posterior a fumigac;ao. Na falta dessas instalac;óes usa-se um aplicadas coro pasta de arnido. A durabilidade do papel é aumentada conside- ¡¡
pano macio, urna escova ou um aspirador de pó. ravelmente, mas o emprego do arnido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a
3. 3 A/isamento legibilidade e a flexibilidade.
Co~sist: em colocar os docum~ntos em bandejas de ac;o inoxidável, ex-
pondo-os a ac;ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante 3.4.3 Silking
l
urna hora, em urna camara de umidificac;áo. Em seguida, sao passados a ferro,
Este método utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de gran-
folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado 1
de durapilidade, mas, devido ao uso de adesivo a base de arnido, afeta suas ·
1 de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressao mode-
1
l
ARQUIVOS PERMANENTES 145
144 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
3.4.4 Lamina9ao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com urna fo-
1
lha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa Rtaadesiva
hidráulica, sob pressao média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155°C.
O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, junta-
mente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades DOCUMENTO'
permanentes do papel sao asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibili- Pelfculas de
dade, tornando-o imune a a~o de fungos e pragas. Qualquer mancha resul- poliéster
tante do uso pode ser removida com água e sabao.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplica~ao,
por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenc;:ao. A fotografia
é simplificada e o material empregado na restaurac;:ao nao impede a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da lamina~ao
sao as que mais se aproximam do método ideal.
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da Ao terminar a opera~ao, corta-se o excesso de poliéster e arredondam-se
laminac;:ao mecanizada, embora nao empregue calor nem pressao, que sao as extremidades para que sb evitem acidentes com as pessoas que manipulam
substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transfor- os documentos e danos aoJ demais que !hes estiverem próximos. A encapsula-
ma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente ~ao é considerada um dos \mais modernos processos de restaurac;:ao de docu-
com o papel de seda.
mentos. . 1 • . •
A laminac;:ao manual, também chamada de laminac;:ao com solvente, Além das técmcas aqm descntas, apltcadas por especialistas na arte da
oferece grande vantagem aqueJes que nao dispóem de ri;!cursos para instalar restaurac;:ao, existem meios Ínais simples que podem ser empregados em peque-
equipamentos mecanizados. nos reparos pelos próprios \arquivistas no dia-a-dia de seu trabalho, tais como
usar papel de seda japonesa\- já existe similar no Brasil- e cola Carbox Metil
3.4.6 Encapsula9ao Celulose, em pó - oferecid~ no comércio a quilo. Preparar urna mistura com
20g deste pó e meio litro dJ água moma - filtrada e fervida - e bater até atin-
gir a consistencia de gelatin~ transparente. Aplicar o preparado no verso da fo-
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revesti-
mento.
lha, por meio de pincel - fesmo que contenha informac;:ao - e, em seguida,
O documento é colocado entre duas laminas de poliéster fixadas nas
aderir o papel de seda que, por ser transparente, nao omite o texto.
margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita !
146 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
4. Atividades de referencia
Viu-se também que arquivos especiais sao aqueles que tem sob sua guar-
da documentos_ em diferentes tipos de suportes e que, por esta raziio, merecem
tratamento especial nao apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
também ao registro, acondicionamento, controle e conservac;:ao. Ambos, entre-
tanto, arquivos especiais e especializados, estao perfeitamente inseridos no
campo da arquivologia, que dispóe dos principios e t~cnicas para a sua carreta
organizac;:ao.
T
148 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ARQUIVOS ESPECIAIS 149
:
U m jornal o u revista, urna esta~ao de TV o u de rádio, além de seu pró- Nestes casos o código ou o número servirao para identificar e localizar
prio arquivo como empresa, terá também um ou vários arquivos especiais, 1
nao urna, mas um grupp de fotos, que serao posteriormente arquivadas, jun-
contendo material informativo para pesquisa de seu corpo redatorial, bem tas, na mesnia pasta ou envelope. Procedimento identico será aplicado aos ne-
como para guarda de discos, filmes, titas áudio e videomagnéticas, recortes de • 1
ganvos. 1
jornais e fotografias, os quais deverao ser administrados, embora distintos, i
1
mente em cinco fases: recep~ao e identifica~ao, preparo, registro, arquivamento lista de termos específicos coro as remissivas necessárias, a fim de se evitar o
1
assunto - atribuído em func;io do assunto principal - ou um número de re- Janeiro, 22 de malo de 1975) Ediffcios
"- gistro - em ordem crescente, controlado em livro próprio - assinalados, em 1
Sales, Eliana Balbina Rora
7 fol. b/p, 21 pro~as e 7 negativos.
'-' lápis macio, no verso da fotografia e nas pastas ou envelopes em que será 1 Pestana, Marli Soares
acondicionada. 1
1 Pimenta
A experiencia demonstra que nem sempre há necessidade de se codifi- Informativo, 7{6):31-6, jun. 1975.
1
Riani, Eloisa Helena
'- car ou numerar cada foto. Q!tando se recebem cinco, 10, 20 ou mais fotos de 1
:
urna mesma cerimonia, acontecimento, local ou objeto, fotografados de angu-
"-
los diferentes, deve-se dar o mesmo código ou número de registro a cada urna
·~
l das fotos e negativos.
l
'
~
'-
''-'
150 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
AROUIVOS ESPECIAIS 151
L
Figura 37
Figura 35
Numérico simples: ficha principal Numérico simples: ficha de assunto
[
0525
0525
ARQUIVO CENTRAL r
lnstalac;:oes do Arquivo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de maio
lnstalac;:oes do Arqulvo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de malo L
de 1975.
de 1975.
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.
r
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.
L
152 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA ARQUIVOS ESPECIAIS 153
1
1.4.3 Álbum
i
Os álbuns que obbdecem a formatos e dimensoes nao-padronizados,
devem ser arquivados em ~eparado, horizontalmente, colocando-se no arquivo
' 1
velope de papel de pH neutro, em dimensóes especiais, ande será igualmente compositores, orquestras, tegentes, diretores etc.), datas, títulos (de conferen-
transcrito o número do registro. Esses envelopes seráo arquiVádos numerica- cias, congressos, músicas, ~lmes etc.) de lugares, acontecimentos, generas musi-
mente, em fichários tamanho 4 x 6". cais (tango, sinfonía, rack etc.).
Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os respectivos ne- Além dessas inform~c;:oes, as fichas deverao conter as especificac;:oes téc-
gativos, no lugar destes será feíta urna anota<;ao a fim de justificar a "aparen- nicas. No caso de litas auJiomagnéticas: o lado da fita (lado 1 ou 2), os núme-
te" falha na seqüencia nl1;1llérica. O mesmo procedimento deve ser mantido ros-limite que demarcam ~s registros gravados, o tempo de dura<;ao, a data da
quando acorrer caso inverso, isto é, quando os negativos forem encaminhados grava<;ao, o tipo de gravadd~ e suas características; no caso de filmes: o compri-
sem as fotos. 1
mento e a bitola do filme, se é sonoro ou silencioso, em cores ou em branco e
Há casos em que as fotografias sao remetidas acompanhadas de um nú- preto, o tempo de durac;:ao~ no caso de discos: a durac;:ao da execuc;:ao, o núme-
mero superior de negativos, cujas fotos correspondentes só dao entrada no Ar- ro de faixas de cada lado, a'¡ rotac;:ao do disco etc.
1
154 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
Nao se pode deixar de criticar a posic;:ao dos que apresentam a microfil- Assim, a implantac;:ro ou adoc;:ao da microfilmagem nao é tao simples
magem como soluc;:ao milagrosa para reduzir espac;:o, fundamentando sua ar- como pode parecer a prirr(eira vista.
gumentac;:ao na economía dela decorrente, sem considerar, deliberadamente Um bom servic;:o d~ microfilmagem pressupoe, em primeiro lugar, a or-
ou nao, os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenc;:ao de um ganizac;:ao arquivística dos documentos e o estabelecimento de um criterioso
sistema micrográfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessários ao prepa- programa de avalia~ao e selec;:ao do acervo documental.
ro da documentac;:ao para microfilmar. Urna vez organizadbs os arquivos e os documentos devidamente selecio-
A propósito, o especialista frances Michel Duchein {1981) - talvez o nados, o especialista, baseddo na análise da documentac;:ao a ser microftlmada,
mais conceituado arquivista contemporaneo- observa: "Na Franc;:a, há alguns deverá proceder a um estJdo de viabilidade económica, de acordo com as dis-
anos, realizou-se, com a participac;:ao de especialistas de microfilme, um estudo ponibilidades financeiras !da instituic;:ao, definindo e propondo, conforme o
1
comparativo dos prec;:os da microftlmagem de 100m lineares de documentos e caso, urna das seguintes opc;:oes ou a combinac;:ao de mais de urna delas:
da construc;:ao e instalac;:ao de um edificio para conservar os mesmos 100m de o contratar servic;:os de tlerceiros para realizar todas as fases da microfilma-
documentos. O estudo foi feíto por duas equipes distintas: urna do Arquivo gem: preparo, microftlrhagem, processamento e duplicac;:ao;
Nacional e outra de urna firma de material fotográfico. Cada equipe elaborou o microfilmar a docume~tac;:ao na própria instituic;:ao e contratar servic;:os de
seu trabalho de modo totalmente independente. A equipe do Arquivo Nacio- terceiros para as fuses d~ processamento e duplicat;:ao;
nal concluiu que a conservac;:ao dos documentos originais custaria tres vezes ' 1
o executar todas as fases 9a microfilmagem na própria instituic;:ao;
menos do que sua microfilmagem e a equipe da firma de material fotográfico o construir instalac;:6es aqequadas para arquivamento da documentac;:ao, ad:::-
concluiu que a microfilmagem custaria cinco vezes mais do que a construc;:ao tando-se a microfilmag~m apenas para documentos raros ou de significati-
de um edificio". vo valor histórico. \ ·
Da mesma forma, pode-se criticar aqueles que, a pretexto de preservar a
memória institucional, acumulam inutilmente papéis que, após cumprir sua De conformidade cdm a. opc;:ao escolhida, só en tao poder-se-á dimensio-
finalidade administrativa ou jurídica, poderiam, pelo valor meramente infor- nar o quadro de pessoal ~ecessário, os equipamentos, filmes e demais mate-
mativo de seu conteúdo, ser substituidos por microfilmes, ou, em muitos ca- riais e acessórios, as insta~ac;:oes para laboratório, arquivos de seguranc;:a e de
sos, simplesmente eliminados. consulta, tratamento técn!ico dos documentos e seu armazenamento, bem
A discussao entre os que advogam urna ou outra corrente de pensamento como estabelecer as norm~ de funcionamento de todo o sistema que for ado-
vem-se perpetuando inocuamente através dos tempos, porque a essencia da tado. 1
questao ainda nao foi devidamente colocada: o custo-benefício da microfilmagem. . Estes sao, em linhaslgerais, os pontos fundamentais que devem ser ana-
A opc;:ao pelo uso da micrográfica jamais poderá basear-se apenas no lisados e colocados em disoussao.
exame frío dos custos ejou economía decorrentes de sua implantac;:ao. Diri- Cada instituic;:ao deJerá encontrar a soluc;:ao que melhor atenda as suas
gentes e profissionais, além dos custos, deverao considerar, sobretudo, as vanta- peculiaridades, examinand~ todas as vantagens e desvantagens que envolvem a
gens da microfilmagem como instrumento tecnológico auxiliar nao só para microfilmagem, sem perdet de vista que os custos dela decorrentes devem ser
cons1'd erados como mvestunento
. · e nao como d espesa.
1
específicas, grandes volumes de documentos de guarda transitória. Na história da evol~c;:ao da humanidade, duas fantásticas invenc;:oes po-
O enfoque deformado da matéria tem sido responsável pelo insucesso dem ser apontadas como ~esponsáveis pelos progressos técnicos, científicos e
1
L
-----
158 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA AS TÉCNICAS MODERNAS A SERVIQO DOS ARQUIVOS 159
culturais alcan<rados pelo hornero desde a sua origem até os nossos dias: a im- Entre as mais recentes tecnologías produzidas no mundo encantado da
prensa, em meados do século XV, e a informática no século atual. informática podemos mencionar: o -tratamento digital de imagens, seu arma-
Dispensável arralar aqui as inúmeras modificac;:óes que foram sendo zenamento em disco óptico, que possibilita nao só sua rápida recuperac;:ao,
introduzidas no cotidiano das pessoas em decorrencia dessas descobertas e como sua visualizac;:ao em vídeo ou ainda sua impressao em papel, muitas ve-
seus desdobramentos em novas tecnologias, desenvolvidas num ritmo cada va. zes com qualidade superior aos originais; as técnicas de fluxo de trabalho
mais rápido, transformando-se num fenómeno complicado de administrar, ( workOoW), que, através de software adequado, criam urna auto-estrada eletrO-
visto que qualquer mudanc;:a requer um período próprio de assimilac;:ao e nica, onde as imagens dos documentos trafegam· veloz e automaticamente en-
adaptac;:ao. tre as estac;:oes de trabalho; a multimídia, que possibilita a combinac;:ao de
Certamente, esses fenomenos da modernidade- velocidade versus avan- sons, textos e imagens, em movimento ou nao, oferecendo recursos cada va. [
c;:os tecnológicos - invadiram o universo daqueles que tero a informac;:áo como maiores na área da informac;:ao, com reflexos imprevisíveis para o futuro da
matéria-prima de seu desempenho profissional, entre os quais estamos nós ar- humanidad e.
quivistas, bibliotecários, documentalistas, analistas de sistemas e tantos outros. É preciso, porém, lembrar que tais ayanc;:os tecnológicos, ao lado das
Essa nova realidade suscita nos espíritos curiosos e criativos inúmeras vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexao e .!
questóes, muitas delas ainda sem respostas, nao só sobre o papel dos arquivos exigem soluc;oes dentro de curto espac;:o de tempo, a saber: falta de respaldo le-
em face dos desafios tecnológicos do mundo contemporaneo como também gal, no Brasil, que assegure o valor probatório dos registros contidos em supor-
sobre o perfil do profissional capaz de enfrentar tais desafios. tes informáticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando ne-
É inquestionável o fato de que, queiramos ou nao, a tecnología rompeu cessária a transferencia periódica das informac;:oes para outros suportes;
com os esquemas tradicionais relacionados com a informac;:ao e coro o docu- obsolescencia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessá-
mento, como resultado dos avanc;:os obtidos na área das comunicac;:óes, da uti- rios a leitura das informac;:oes armazenadas; falta de padronizac;:ao na fabrica-
lizac;:ao de novos equipamentos e materiais distintos dos convencionais (o per- c;:ao de equipamentos e suportes, limitando ou mesmo inviabilizando a
gaminho e, principalmente, o papel), tais como: filmes, vídeos, fitas audio- interac;:ao dos recursos materiais disponíveis e, finalmente, os altos custos de
magnéticas, documentos informáticos etc. conservac;:ao e manutenc;:ao física de acervos informáticos.
Ao arquivista, como profissional, cabe a obrigac;:ao de conservar, admi- Entretanto, o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem precon-
nistrar e difundir toda e qualquer informac;:ao, independentemente de suas ca- ceitos, e os arquivistas devem estar preparados profissionalmente para utilizar
racterísticas físicas. todos os meios disponíveis para se obter, rapidamente, informac;:óes confiáveis, T
Sua responsabilidade pode ser considerada ainda maior em face dos ris- precisas e completas.
cos de perda das informac;:óes em virtude da fragilidade dos novas suportes, da As mudanc;:as continuarao ocorrendo e sempre coro grande velocidade,
falta de padronizac;:áo de equipamentos que permitam a recuperac;:áo das infor- o que nos impede de profetizar sobre o futuro.
mac;:óes no futuro e, sobretudo, do desconhecimento por parte daqueles que Se o século X1X caracterizou-se pela revoluc;:ao industrial, o século XX
criam esses novos documentos do valor que os mesmos representam para¡ a será, coro certeza, lembrado como o portal de entrada na era da revoluc;:áo da
história e o funcionamento das organizac;:óes. · infurmac;:ao.
A partir dos anos 80, a explosao do uso de microcomputadores em to-
das as suas versóes e aplicac;:óes, das mais simples, como a edic;:ao de textos, até j
as mais complexas, vem-se constituindo no mais fantástico de todos os instru-
mentos facilitadores do armazenamento, tratamento e recuperac;:áo de informa-
c;:óes. Em contrapartida, se inadequadamente utilizados, poderáo ser responsá-
veis pelo desaparecimento de registros e, conseqüentemente, colocar em risco a
integridade dos acervos arquivísticos. J
!
L
1
1 CAPÍTULO 8
Após tres décadas! de tentativas para dotar o Brasil de urna lei de arqui-
vos, foi fmalmente promulgada, ero 8 de janeiro de 1991, a Lei n2 8.159, que
dispoe sobre a política ~acional de arquivos públicos e privados, cabendo ao
Conselho Nacional de .Árquivos {Conarq), órgao vinculado ao Arquivo Nacio-
nal, definir essa política ¡como órgao central do Sistema Nacional de Arquivos
{Sinar), ambos criados ¡:JOr for~a de seu artigo 26 e regulamentados pelos de-
cretos n"' 1.173, de 29 dd junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
A cria~ao do CoJarq constituiu, sem dúvida, uro grande passo para o
estabelecimento de uro~ eficiente rede de arquivos públicos e privados, que
possibilitará o aperfei~o~mento das institui~oes, a sirnplifica~ao e a racionali-
za~ao de procedirnentosl a redu~ao dos custos de manuten~ao da burocracia
administrativa, o melho~ aproveitamento dos recursos humanos e materiais, o
desenvolvimento de programas participativos e, sobretudo; a ado~ao de uro
comportamento ético nJ gerencia da coisa pública, ero decorrencia do acessoi
democrático as informa~pes por parte dos cidadaos.
Dentre as compet~ncias do Conarq, destacam-se as seguintes:
o defmir normas gerais! e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento
do Sistema Nacional\de Arquivos (Sinar), visando agestao, apreserva~ao e
ao acesso aos documeptos de arquivo;
o promover o inter-rela~ionamento de arquivos públicos e privados, coro vis-
tas ao intercambio e aintegra~o sistemica das atividades arquivísticas;
162 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA A PO LIT! CA NACIONAL DE ARQUIVOS 163
o zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que nor- que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao siste-
teiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; ma mediante convenio com o órgáo central.
o estimular programas de gestao e de preserva~ao de documentos produzidos Compete aos integrantes do sistema:
e recebidos por órgaos e entidades, nos ambitos federal, estadual e munici- o promover a gestao, a preservac;ao e o acesso as informac;óes e aos documen-
pal, em decortencia das fun~oes executiva, legislativa e judiciária; tos na sua esfera de competencia, em conformidade com as diretrizes e
o subsidiar a elabora~ao de planos nacionais de desenvolvÚnento, sugerindo normas emanadas do órgao central;
metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; o disseminar, em sua área de atuac;ao, as diretrizes e normas estabelecidas
o estimular a implantac;ao de sistemas de arquivos nos poderes Legislativo e pelo órgao central, zelando pelo seu curnprimento;
Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios; o implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de forma a ga-
O declarar como de interesse público e social os arquivos privados que conte- rantir a integridade do ciclo documental;
nham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos o garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
termos do art. 13 da Leí nº 8.159/91. o apresentar sugestóes ao órgáo central para o aprimoramento do sistema;
Em razao das func;oes normativas atribuidas ao Conselho, a sua repre- o prestar informa~óes sobre suas atividades ao órgao central; J
sentatividade está assegurada nao apenas na esfera govemamental, como tam- o apresentar· subsidios ao órgao central para a elaborac;ao dos dispositivos le-
bém entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo diretor-geral gais necessários ao aperfeic;oamento e a implementac;ao da política nacio-
do Arquivo Nacional, o Conarq constituí-se de 16 membros conselheiros, re- nal de arquivos públicos e privados;
presentantes do Poder Executivo Federal, do Poder Judiciário Federal, do Po- o promover a integrac;ao e a modernizac;áo dos arquivos em sua esfera de
der Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras atuac;ao;
de cursos de arquivologia, dos arquivos públicos estaduais e municipais; da As- o propor ao órgao central os arquivos privados que possam ser considerados
sociac;ao dos Arquivistas Brasileiros e de instituic;oes nao-govemamentais que de interesse público e social;
atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservac;ao e/o u acesso a fontes docu- o comunicar ao órgao central, para as devidas providencias, atos lesivos ao
mentais. patrimonio arquivistico nacional;
o colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos públicos e priva- ~1
Sua.composi~ao, portante, espelha a convergencia de interesses do Esta-
do e da sociedade, de modo a compatibilizar as questoes inerentes a responsa- dos, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
bilidade do poder público perante a preserva~ao do patrimonio arquivístico arquivos;
brasileiro e o direito dos cidadaos as informa~oes. o possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras técnicas e comissóes
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacio- especiais constituidas pelo Conarq;
nalizac;ao do Sinar, foi prevista a críac;ao de camaras técnicas e de cornissoes o proporcionar aperfeic;oamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,
especiais com a incumbencia de elaborar estudos e normas necessárias a garantindo constante atualizac;áo.
implementa~ao da política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo Os integrantes do sistema, cabe ressalvar, seguirao as diretrizes e normas
ao Arquivo Nacional dar suporte técnico e administrativo ao Conselho. emanadas do órgáo central, sem prejuízo de suas subordinac;óes ou vincula-
O Decreto n 2 1.173, de 29 de junho de 1994, que "dispoe sobre a com- c;óes administrativas.
petencia e o funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq} e do
Sistema Nacional de Arquivos (Sinar}", estabelece, em seu artigo 12, como
membros natos do sistema, os arquivos federais dos poderes Executivo, Legisla-
tivo e Judiciário e os arquivos estaduais e municipais dos poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário, tendo como órgao central o Conarq. Preve também
ANEXO 1
EXERCÍCIOS*
1 Alfabético 1
2 Geográfico J
3 Numérico simples
4 Dígito-terminal 1
1
5 Dicionário i
6 Enciclopédic~ 1
7 Duplex e dec1mal
8 e 9 Decimal \
10 Numérico cronológico
r. ' .
11 Al1anumenco i
1
i
12 Variadex 1
l. MÉTODO ALFABÉUCO
1
) Amilcar Teixeira 1
) Joao Barbosa 1
) Alfredo Barbosa ¡
) A. Barbosa 1
L
166 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA
EXERCICIOS 167
L
168 ARQU!VO: TEORIA E PRÁTJCA
EXERCICJOS
169
1
( ) Aldo Diegues - 3 cartas
Assembléia Geral 1
( ) Paulo Barreto Filho - 7 cartas
Conselho Diretor 1
( ) Antonio Lourenc;o Neto - 12 cartas
Outros assuntos 1
4. DÍGITO-TERMINAL Férias .1
Pagamentos 1
Conservac;ao e recuperac;~o
001299 Angela de F. Rotholz
Inventários i
032.699 Vera Lucia Machado
Operac;oes bancárias 1
129.129 Nilza Maria Lobo
Patrimonio 1
159.544 Lia Temporal Malcher
Comunicac;oes
305.218 Lectícia dos Santos
306.818
483.920
Fernando Silva Alves
Lourdes Costa e Souza
6. MÉTODO ENCICLO~ÉDICO
1
588.029 Helena Correa Machado Organize um esquema d~ assuntos, em ordem enciclopédica, adotando como
784.020 Maria Amélia Gomes Leite classes principais: Organi.Zac;:ao, Pessoal, Orc;:amento, Material, Comunicac;:oes e
0
Patnmomo.A
0
1
984.120 Regina Alves Vieira 1
Regulamentos , 111
Organogramas
5. MÉTODO DICIONARlO
Admissao
Organize os assuntos a seguir em ordem dicionária. Aluguel de salas
Receita
Treinamento de pessoal
Correios
Aperfeic;oamento de pessoal
Condomínio
Assistencia técnica
Telex
Material permanente 1
Gratificac;:oes de func;:oes 1
Aquisic;ao de material de consumo
Aquisic;:ao de material J
Previdencia e assistencia social
Lirnpeza e conservac;:ao de prédios
Recrutamento de pessoal
Salários 1
Q!adros e tabelas de pessoal
Baixas de material 1
Relac;oes públicas 1
Mudanc;:as
170 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS
171
Aluguel de edificios
l. Contratar;;ao de tarefeiro Visitas. Visitantes
2. Pedido de transferencia para outro departamento Terrenos 1
~
crofllmagem Grupos de trabalho '
,_
1
¡
174 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERC(CIOS 175
Prestac;:ao de servic;:os de processamento de dados por terceiros l. Restituic;:ao de processo ·referente a requisic;:ao de José Valentim da Rocha
Pagamento de pessoal Júnior L
a) Correspondencia n• 1 b) Correspondencia n• 2
1
Rio de Janeiro, 26 de junho de 1983
Sao Paulo, 19 de maio de 1983
l CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO
Secretaria de Administra¡;:áo
Secretaria de Administra¡;:áo Nº 1.979
Nº790 Data: 29/6/83
Data: 21/5/83 Código: 920
Código: 150 Destino: DEP
Destino: Dep. Pessoal
limo. Sr. i
José Barbosa Neves 1
Atenciosamente,
1
Affonso Campos
Diretor Executivo
1
1
178 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS 179
e) Correspondencia n2 3 d) Correspondencia na 4
L
DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA MUSEU HISTÓRICO NACIONAL
DEPARTAMENTO. DE DOCUMENTAQÁO
Of. nº 971 l
DMF/DpD/15.435 Rio de Janeiro, 31 de agosto de 1983
Sáo Paulo, 28 de agosto de 1983
CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO Secretaria de Administrac;:ao
Secretaria de Administrac;:áo Nº 4.028
Nº 3.568 Data: 4/9/83
Data: 31/8/83 Código: 940
Código: 813 Destino: SA
Destino: DpD
1
Do: Diretor do. Museu Histórico Nacional
Senhor Chefe Ao: Secretário de Administragáo do Estado de Sáo Paulo
Tenho a honra de me dirigir a V. S11 para solicitar a cooperagáo téc- Senhor Secretário
a
nica dessa Secretaria Delegacia do Ministério da Fazenda.
Muito contribuiri~ para a melhor organizagáo de nossos arquivos a Tenho a honra de comunicar a V. Sª que, em data de 19 do corren-
colaboragáo de urna arquivista pelo periodo de um mes. te, assumi o cargo de di retor do Museu Histórico Nacional, anteriormente
Agradecendo desde já a aten9áo dispensada ao presente pedido, exercido pelo academice Ricardo Arruda.
aproveito a oportunidade para reiterar a V. S11 os protestos de minha alta Esperando continuar a merecer por parte de V. Sª o mesmo apoio e
consideragáo. cooperagáo com que sempre foi distinguido o meu antecessor, desejo in-
formar que esta instituigáo náo poupará esforgos para contribuir com sua
Crésio Mendonga cooperagáo em todos os setores que lhe dizem respeito, podendo V. Sª
Chefe do Departamento de Documentagáo contar com esta casa incondicionalmente dentro da sua condigao de mu-
seu.
limo. Sr.
Jacques Jones Netto Atenciosamente,
Chefe do Departamento de Documentagáo r
da Secretaria de Administragao do Estado de Sáo Paulo José Augusto Gomes da Silva
Di retor
1
180 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA EXERCICIOS 181
A capacidade das ministrantes e o inusitado interesse despertado Paulo Roberto Elian dos sabtos
nesta instituigáo serviram para que possamos incrementar as atividades Regina da Luz Moreira 1
pro postas.
Rogério Machado Riscado i
Aproveito e apresento o mais elevado conceito de estima e consi-
deragáo. Rosimary Cabral da Silva 1
~~-. -----..
---~--. -,---·
182 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
2agrupo:5,3,2,4, 1
Boaventura, Cidália
Oliveira, Luiz José de
Valério, Antonio Jardim r-
Velasques, Maria Angela '
Velasques, Maria Angelica
3agrupo:4,5,2,3, 1
Associa!fáo dos Arquivistas Brasileiros
Associa!fáo Comercial de Sao Paulo
Associated Press
J. C. Arantes & Cia.
l
Junta de Concilia!fáo Trabalhista
,_
184 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
RESPOSTAS 185
4Qgrupo:3,2,4, 1,5
Salvador - Bahia - Cainpos, Maria
1
O'Brien, Margaret
Olivier, Laurence (sir)
Uslar, Nair Von
3. MÉTODO NUMÉRido SIMPLES
a . - do arqwvp
)' oTganiZafaO .1 (atn"bux~ao
. de numeras
' aos correspond entes): 1, 2,
3, 4, M-1, 5, M-1, 6, 7, ?, M-1, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, M-2, 16, 17, M-2, 18,
5Qgrupo:3,4,2, 1,5
19, M-2, 20, 21. [
Conferencia de Arquivos e Bibliotecas (11'-) 1
Minas Gerais - Bdo Horizonte - Rotholz, Volf Del Rio, Carmen - M-1
Minas Gerais - Sabará - Figueiredo, Hugo Mariz de Diegues, Aldo - M-2
Paraná - Curitiba - Prochet, Robert Esteves, Ricardo - 1S. 1
Rio Grande do Norte- Natal- Medeiros, Joao Galvao de lmobiliária Panorama S/ Al-16
Leao, Alberto - M-1 1
1
4. DÍGITO-TERMINAL Inventários
Material permanente
a) Ordenac;ao dos dossíes:
Operac;oes bancárias
30.52.18 Lectícia dos Santos Outros assuntos
30.68.18 Fernando Silva Alves Pagamentos
48.39.20 Lourdes Costa e Souza Patrimonio
78.40.20 Maria Amélia Gomes Leite Prevídencia e assistencia social
98.41.20 Regina Alves Vieira Publicidade
58.8029 Helena Correa Machado ~adros e tabelas de pessoal
12.9129 Nilza Maria Lobo Relac;6es públicas
15.95.44 Lía Temporal Malcher Relatórios
00.12.99 Angela de F. Rotholz Salário-família
0326.99 Vera Lucia Machado Treinamento de pessoal
.1
b) Índice alfabético remissivo:
Alves, Fernando Silva 38.68.18 6. MÉTODO ENCICWPÉDICO
Leite, Maria Amelía Gomes 78.40.20 COMUNICACOES
Lobo, Nilza María 12.91.29 Correios
Machado, Helena Correa 58.80.29 Rádío
Machado, Vera Lucia 03.26.99 Satélite
Malcher, Lía Temporal 15.95.44 Telégrafos
Rotholz, Angela F. 00.12.99 Telex
Santos, Lectícia dos 30.52.1'8 MATERIAL
Sciuza, Lourdes Costa e 48.39.20 Aquisic;:io 1
Vieira, Regina Alves 98.41.20 Concorrencias. Lícitac;6es
L
Baixa
5. MÉTODO DICIONÁRIO OR<;AMENTO
Aperfeic;oamento de pessoal Despesa
Aquisic;ao de material de consumo Receíta
Assembléia Geral ORGANIZAc;AO
Assistencia psicológica· Organogramas
Assistencia técnica Regulamentos
Comunicac;oes PATRIMONIO
Conselho Díretor Prédíos e salas
Conservac;:io e recuperac;ao Aluguel
Correspondencia particular do diretor Condomínio
Estatutos Limpeza e conservac;:io .1
Exposic;oes Mudanc;as
Férias Terrenos
188 RESPOSTAS
ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA 189
---·-. --~--+---------------_.¡
190 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS 191
L
192 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS 193
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§o
DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA 790 150 tl
Servic;:o de !nativos e Pensionistas Militares N' DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO o
(')
21-5-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE e5
z·
PROCEDÉNCIA
ASSUNTO
Sao Paulo - SP
19-5-83
DATA DO DOCUMENTO
DMF/SIP. 8.948
N" DE ORIGEM
s
8
Restituí processo n9 9.720/43 referente a requisic;:ao de José Valentim da Rocha 8
Júnior.
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fe ~
INSTITUTO BRASILEIRO DE 1.979 920
ADMINISTRACAO N' DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
29-6-83 Carta
DATADEENTRADA 1 ESPÉCIE
26-6-83 CENTE-C-476/83
- ---- PROCEDÉNCIA----------Rio-de-Janeiro-- RJ----------·-· ----DATADO.DOCUMEiiiTO_____ "N"DFORIGEM·------------~-
ASSUNTO
(D
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......
co
OJ
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DELEGACIA 00 MINISTÉRIO DA 3.568 813
FAZENDA N• DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
31-8-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE
28-8-83 DMF/DpD/15.435
PROCED~NCIA Sao Paulo - SP DATA DO DOCUMENTO N°DEORIGEM
ASSUNTO
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MUSEU HISTÓRICO NACIONAL 4.028 940
N• DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
4-9-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE
31-8-83 971
PROCED~NCIA Río de Janeiro - RJ DATA DO DOCUMENTO N°DEORIGEM
ASSUNTO
José Augusto Gomes da Silva comunica sua posse no cargo de di retor do Museu Histórico
Nacional.
1• SA 4-9-83
2'
3'
4'
5' -
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA 5.829 920
Pró-Reitoria de Extensáo Universitária Nº DO PROTOCOLO CÓDIGO DO ASSUNTO
9-10-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPÉCIE
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PROCED~NCIA: DELEGACIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA
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UJ
o
UJ
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UJ
Documento
ASSUNTO N"
Protocolo·
Esp. e n2 Data
Of. DMF/
--
~ ~IP/8..9~.8.~ ~ ~~ 19-5~83~-- ~-Reª"tit!.!i. P!:QQ?.l1.l1.9~I?l~LE~nte..¡t.r.?quj.§i¡;:-ªº~º~~J.os~~"'ªl'ªntirru:!a_~·~· ·~·:n.
1\)
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--------
PROCEDtNCIA: INSTITUT~BRASILEIRO DE ADMINISTRA<;AO 2
Documento
ASSUNTO Ng
Esp. e n2 Data Protocolo
Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Remete conclúsoes do Seminário Universidade/Administrayao "TI
Pública 1.979 o
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PROCEDtNCIA: MUSEU HISTÓRICO NACIONAL
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Documento ~
ASSUNTO N•
Esp. e n• Data Protocolo
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PROCEDtNCIA:
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52
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA
Documento
ASSUNTO N"
Esp. e n• Data Protocolo
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CÓDIGO: 150 .e ASSUNTO: REQUISICAO DE FUNCIONÁRIOS ¡;::
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Documento en
PROCEDtNCIA N•
Esp. e n• Data Protocolo
Of.DMF/SIP/
..... _8.9.'1.8 ..... ·-· ..._19.::5=83~-·- ___ Oelegacia.do.Ministério.daEazenda:.~Serv..Jnativos.e._____ ~·-·
Pensóes Militares 790 .,
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01
r.--------------~----,-------------------------------------------········-······· ........,..___ _
CÓDIGO: 8'13 .e ASSUNTO: CESSÁO DE FUNCIONARIOS PARA PARTICIPAR DE ~
TRABALHOS TÉCNICOS.EM OUTRAS INSTITUICÓES
Documento
PROCEDJ:NCIA NO
Protocolo
Esp. e n2 Data
Of.DMF/DpO/
'15.435 28-8-83 Delegacia do Ministério da Fazenda - Departamento de
Documentagáo 3.568 -n
C'i
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1",-------- --- - - ~
Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Instituto Brasileiro de Administragáo '1.979
Of. 900 5-'10-83 Universidade Federal de Santa Maria- Pró-Reitoria -n
de Extensáo Universitária 5.829 C'i
I
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o
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d
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208 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA RESPOSTAS
209
a) Codifica'ráo de nomes.l
1
o
ou ro
~ C\J NO MES
~
D...
o
.,;
CODIFICA<;ÁO
(cores)
1
~::::>
::>
Ql
Rogério Machado Riscadd verde
({) 1
::> Rosimary Cabral da Silva 1
verde
U) :::2
U)
~
Sonia Maria da Rocha Abteu ouro
Virgínia Maria Spinelli H~ccz azul
Zilda Rodrigues de Souzal azul
C') 1
m ro
Oí
~
1
o i b) Ordena'ráo de nomes, inscritos em paseas, tiras de inser'ráo ou fichas, nas
e;; cores indicadas.
1
ae 1
1
(])
E
~ :::J A - Abreu, Sonia Maria/ da Rocha (ouro)
o 8
o . Aguinaga, Beatriz Pbdroza (rosa)
"<!"
Ol
~ ¡:::
Q)
Ol
C -C. Cacram & Cia. Jeda. (ouro)
o ci.
U)
()
(!J w
Carvalho, Maria Ri~a de (ouro)
iS
{)
ü Cascilhos, Ana Lucí~ Gomes de (o uro)
Cohen, Moysés (azril)
1
210 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA RESPOSTAS 211
Legisla~ao 1
\ ...
/
Decreto nº 82.308, de 25 dd setembro de 1978, institui o Sistema Nacional de
Arquivos. Revogado pelo D~creto nº 1.173, de 29 de junho de 1994.
1
1
214 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA BIBLIOGRAFIA 215
Decreto n2 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a Leí n 2 5.433, de 8 de ___. Ministério das Relac;oes Exteriores. Arquivo Histórico. Arquivo particu-
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais. lar de Rodrigo de Souza da Silva Pontes. 1967. 41p. mimeog.
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J
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cional de Arquivos.] 1973. 63p. J
-------
Jl._ -------~--~~------------------------------------~~
' '
220 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA
ÍNDICE ANALÍTICO
1
"'-' designa~oes da palavra 19
A
finalidade 20
Acesso aos documentos
fun~es 20
política de 146 1 na estrutura organizacional 37
Administra~o de arquivos i
normas de funcionamento 42
Ver Arquivos 1
objetivos 16
Álbuns fotográficos 1
organiza~o 35
Ver Arquivos especiais 1
análise da dados 36
Alfabeta~ao '
implanta~o e acompanbamento 51
regras 63 1
levantamento de dados 35
Aliena~ao de documentos 1
planejamento 36
~r Elimina~ao de documentos
origem da palavra 19
Alisamento de documentos! 142
Análise de documentos 1 ds surgimento 15
Arquivamento de documentos V. tb. Planejamento arquivístico;
métodos 40, 60 1
Proveniencia dos arquivos
nos arquivos correntes 160 Arquivos correntes
nos arquivos especiais 151 arquivamentó 60
opera~oes 95 1
atividades 54
V. tb. Métodos de arquiV:unento constitui~ao 54
.~ --____,------------------
224 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA fNDJCE ANALfTICO
225
- - - - - ~1
l.fr Instrumentos de pesquisa
..,
1