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Desenvolvimento
Profissional em
Secretariado
FIEG - FEDERAÇÃO DAS INDÚSTRIAS DO ESTADO DE GOIÁS
SENAI - SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL
SESI - SERVIÇO SOCIAL DA INDÚSTRIA
DEPARTAMENTO REGIONAL DE GOIÁS
Paulo Afonso Ferreira

Presidente da Federação das Indústrias do Estado de Goiás
Presidente do Conselho Regional do SENAI e do SESI de Goiás
Diretor Regional do SESI de Goiás
Paulo Vargas
Diretor Regional do SENAI
Superintendente do SESI
Manoel Pereira da Costa

Diretor de Educação e Tecnologia do SESI e SENAI
Cristiane dos Reis Brandão Neves

Gerente de Tecnologia e Inovação do SENAI
Ítalo de Lima Machado

Gerente de Educação Profissional do SENAI
Ângela Maria Ferreira Buta

Gerente de Educação Básica do SESI
Para fazer inscrições ou obter informações sobre os cursos a distância contactar: www.sesigo.org.br e www.senaigo.com.br
Desenvolvimento
Profissional em
Secretariado
Rebeca Maria Olmos Avelino
Goiânia/GO
2010
© SESI - SERVIÇO SOCIAL DA INDÚSTRIA
Recurso didático elaborado pela docente Rebeca Maria Olmos Avelino, a ser utilizado na Rede SESI de Educação
Equipe técnica que participou da elaboração desta obra
Goiás Santa Catarina

Manoel Pereira da Costa FabriCo
Diretor de Educação e Tecnologia Revisão Ortográfica e Normatização
Ângela Maria Ferreira Buta Equipe de Recursos Didáticos do Núcleo de

Gerente de Educação Básica Educação a Distância- SENAI/SC em Florianópolis
Design Gráfico, Design Educacional, Diagramação e
Cristiane dos Reis Brandão Neves Ilustrações
Gerente de Tecnologia e Inovação
Ariana Ramos Massensini

Apoio Técnico
Ficha Catalografica
Para fazer inscrições ou obter informações sobre os cursos a distância contactar: www.sesigo.org.br e www.senaigo.com.br
Sumário Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
Carta ao aluno..............................................................................................................................7
Apresentação...............................................................................................................................9
Plano de estudos..........................................................................................................................11
Unidade 1 Origem da Função e Código de Ética do Profissional de Secretariado.....................13
Unidade 2 Perfil do Profissional de Secretariado.......................................................................49
Unidade 3 Características Importantes para o Profissional de Secretariado............................83
Unidade 4 Trabalho em Equipe e Comunicação.........................................................................115
Unidade 5 Técnicas e Rotinas Secretariais.................................................................................151
Sobre o autor . .............................................................................................................................185
Palavras do autor ........................................................................................................................187
Referências..................................................................................................................................189
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| Sumário Carta ao Aluno Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
Prezado aluno,
Na perspectiva de que somos convidados a buscar continuamente a aprendizagem, e tendo como re-
ferência inúmeras pesquisas indicando que pessoas com maior escolaridade têm diversas oportunida-
des no mercado de trabalho, o SESI/SENAI – Departamento Regional de Goiás, atento a essas deman-
das, desenvolve cursos de aperfeiçoamento profissional na modalidade Educação a Distância (EaD).
Com isso, objetivamos democratizar o acesso à educação, possibilitando uma aprendizagem efetiva e
autônoma, em que você, aluno, não precise se ausentar do trabalho ou de casa para ampliar seus co-
nhecimentos.Vale ressaltar que os cursos de Educação Continuada na modalidade EaD foram criados
tendo em vista as atuais demandas de qualificação. Por isso, oferecemos a você cursos de informática
básica, geo-história, novas regras ortográficas, empreendedorismo, educação ambiental e outros.
Dessa forma, este material foi preparado para auxiliá-lo em seus estudos, contribuindo como fonte de
pesquisa e consulta, estando disponível nas bibliotecas do SESI e do SENAI em Goiás.
Desejamos sucesso em sua caminhada e que você continue sendo parceiro na promoção contínua de
uma educação de qualidade.
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| Sumário | Carta ao Aluno Apresentação Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
Seja bem-vindo ao curso Desenvolvimento Profissional em Secretariado, que tem como

objetivo atender a necessidade de formação profissional do secretário e de consolidação das
habilidades e competências necessárias para a atuação nessa área, devido à crescente deman-
da do mundo do trabalho por profissionais capacitados e atuantes.
Em nosso cotidiano, percebemos que o secretário é um profissional que faz parte constante
do dia a dia da grande maioria das organizações. Antigamente, os secretários tinham a função
de meros recepcionistas, sem autonomia. Hoje, as empresas precisam de secretários para
assessoria de seus gerentes e executivos nesse mundo de trabalho ágil e globalizado.
No decorrer deste curso, você conhecerá a origem da profissão, o perfil do profissional e as

características importantes a serem trabalhadas. Também conhecerá técnicas e rotinas que
fazem parte do dia a dia desse profissional.
Que a sua aprendizagem aconteça por meio de descobertas e seja bastante significativa.
Bons estudos!
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| Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação Plano de Estudos Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
Geral
●● Desenvolver habilidades interpessoais e atividades inerentes à função de secretário.
Específicos
●●Conhecer as principais técnicas e rotinas utilizadas no dia a dia do profissional de secre-
tariado;.
●●Compreender a importância da aplicação prática do conteúdo estudado;.
●●Avaliar a mudança do perfil do profissional de secretariado.
METODOLOGIA DE ESTUDOS
Este curso está dividido em cinco módulos de estudos, cada um contendo cinco aulas. O
curso foi elaborado de forma a desenvolver suas habilidades e competências operacionais.
Assim, em todo o conteúdo, você encontrará os personagens do curso apresentando tópicos
importantes, que estarão disponíveis para explorar conceitos e aspectos centrais dos assuntos
estudados.
Deste modo, dedique momentos do seu dia para o estudo. Nossa sugestão é de no mínimo
uma hora por dia em local calmo e arejado. Lembre-se de fazer um pequeno intervalo de dez
minutos nesse momento de estudo.
Faça da sua aprendizagem uma construção significativa, utilizando a teoria para uma prática
profissional com excelência.
Prepare-se para iniciar esta trajetória e enriquecer seus conhecimentos!
11
Origem da Função
e Código de Ética
do Profissional em
1
Secretariado
Origem da Função e Código de Ética do Profissional em Secretariado Módulo 4
15
Desenvolvimento Profissional em Secretariado
16
Módulo 1| Origem da Função e Código de Ética do Profissional em Secretariado 17
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
●●conhecer a origem da função de secretário;

●●compreender as leis que regulamentam a profissão;
●●identificar as funções do secretário dentro do atual cenário das organizações;
●●analisar o código de ética do profissional em secretariado, com ênfase nos direitos e de-
veres desse profissional;
●●utilizar ferramentas para se apropriar das novas tendências;
●●analisar novos valores para se adequar à nova realidade.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Origem da função
Aula 2 – As funções do secretário
Aula 3 – Código de ética profissional
Aula 4 – Assimilando as novas tendências
Aula 5 – Novo mix de valores profissionais e pessoais do secretário

18 Desenvolvimento Profissional em Secretariado
PARA INÍCIO DE CONVERSA

Lembre-se das organizações que você conhece. Você vai perceber que a grande maioria das
empresas existentes possui um secretário em seu quadro profissional. Esse profissional é par-
te indispensável do mundo empresarial. Neste módulo, você verá como surgiu essa profissão,
sua regulamentação, seu código de ética e seus valores.
Bons estudos!
Aula 1
A ORIGEM DA FUNÇÃO
A origem da profissão de secretário nos remete à história das civilizações.
Você já assistiu a filmes de época?

Há centenas de anos, na civilização egípcia, na época dos faraós, surgiram os escribas, que
são definidos como os primeiros secretários. A função dos escribas era assim descrita no
Livro dos Provérbios:
“O escriba é o homem que domina a escrita, faz as contas, classifica os arqui-

vos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por
conseguinte, é naturalmente encarregado de sua execução.” (MSD Editora,
2003, p. 10)
Antigamente, era uma função normalmente realizada por homens. Hoje, percebe-se que, em
sua maioria, são mulheres que buscam a carreira de secretária.
Com o passar dos anos, ocorre a Revolução Industrial e o nascimento das empresas e indús-
trias em todo o mundo. Assim, ressurgiu a profissão de secretário.
No Brasil, a profissão surgiu na década

de 1950, juntamente com cursos profis-
sionalizantes da área, como datilografia
e técnico em secretariado. A profissão se
expandiu nos anos de 1960 e 1970, e nos
anos de 1980 foi regulamentada pela Lei
no 7.377, de 30 de setembro de 1985.
A regulamentação trouxe grandes avanços para a profissão, como o estabelecimento dos

critérios para atuar como secretário e a exigência de formação. Mas a lei também foi muito
criticada: ela só considerava secretário o profissional que exercesse a profissão há cinco anos
ininterruptos ou dez anos intercalados. Assim, a maioria dos secretários foi excluída e preju-
dicada pela lei de regulamentação de sua profissão. A referida lei foi alterada em 11 de janeiro
de 1996, por meio da Lei no 9.261, resolvendo esse impasse.
As referidas leis fazem as distinções entre os profissionais secretário executivo e o técnico em

secretariado, e estabelecem as atribuições destes.
No Brasil, os secretários também

possuem código de ética profissional
e sindicatos estaduais.
Poucos países no mundo possuem uma lei que regulamente essa profissão e código de ética1
específico. Isso é resultado da forte atuação do profissional brasileiro.
Esse enfoque inicial é importante, e você deve ter em mente esse contexto para sua formação,
pois somos seres históricos, produzimos história e somos produtos da história.
A profissão possui um código de ética e uma legislação que a regulamenta, sendo uma vitória
da organização da classe. A valorização profissional advém dessa organização que levou a
vitórias no decorrer do referido percurso histórico.
Na próxima aula, você acompanhará as funções do secretário no exercício de sua função e

suas atribuições no cotidiano profissional. Preparado para continuar explorando o conheci-
mento?
Então, vamos em frente!
1 Código de ética - instrumento que busca orientar as ações dos profissionais e explicar a postura social
da profissão.
Aula 2
AS FUNÇÕES DO SECRETÁRIO
Imagine que você conhece um secretá-

rio e já esteve em alguma organização,
e, enquanto aguardava, pôde observar
a rotina de trabalho desse profissional.
A rotina é um tanto dinâmica, mas, desde que organizada, pode ser realizada como tarefas
simples de serem executadas. Além das atribuições diárias, no decorrer do dia, o secretário se
depara com situações inesperadas nas quais terá que pensar rápido e inteligentemente para
sanar problemas inerentes à assessoria de seu superior e à sua própria função.
A globalização2 deixou o mercado e a dinâmica de trabalho complexos, novas exigências se

fazem presentes e traçam um novo perfil para as organizações e, consequentemente, novas
funções aparecem nesse contexto.
2 Globalização: processo de integração econômica, social, cultural e de política global.

São funções do secretário atual

a. Atuar como um filtro do seu chefe imediato.
b. Verificar diariamente a própria agenda e a do seu superior, alertando-o dos seus com-
promissos.
c. Marcar novos compromissos, de acordo com a agenda e com o respaldo de seu chefe.
d. Despachar a correspondência.
e. Redigir documentos solicitados, enviá-los quando necessário e receber documentos.
f. Atender telefonemas e passar as ligações mediante autorização do seu superior.
g. Fazer as ligações solicitadas.
h. Marcar e preparar reuniões.
i. Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização em todos os seus detalhes.
j. Conhecer a estrutura organizacional da empresa (do alto escalão ao baixo).
k. Dar opinião quando solicitado.
l. Tomar decisões quando autorizado.
m. Ter uma visão global do funcionamento da organização.
n. Saber comunicar-se bem.
o. Conservar o bom humor.
Entendendo as funções
Para atuar como um filtro é necessário destreza: você precisa saber os passos do seu supe-
rior dentro da organização e combinar com ele as situações que precisam ser passadas para
resolução e o que você pode resolver. Não são todas as pessoas e ligações que o seu chefe vai
atender, assim, é necessário atender bem e filtrar o que a pessoa deseja para encaminhar ou
não ao seu superior.
A primeira coisa a ser feita dia-

riamente é verificar as agendas.
Por que esse procedimento é importante?

E se seu chefe telefona para você e avisa que só vai chegar às 10h, mas na agenda tem uma
reunião com os diretores dos departamentos marcada para as 9h?
De posse da agenda, você pode

alertá-lo sobre esse compromisso. É
sua função saber dos compromissos
do seu superior.
Os compromissos devem ser agendados mediante autorização, sendo necessário observar se

já não existe algum compromisso no mesmo dia e horário. Se você é responsável pelo agenda-
mento do compromisso, seja bastante cuidadoso e observador para que não haja falhas.
As correspondências deverão ser diariamente selecionadas e despachadas ao seu superior.

Caso seja necessário responder alguma, também é sua função redigir e enviar a resposta. A
redação de documentos empresariais é uma das funções do secretário.
O atendimento ao telefone deve ser

minucioso: é necessário saber aten-
der bem e procurar descobrir as
necessidades do seu interlocutor.
Você mesmo poderá resolver diversas questões mediante poucas perguntas, assim, você atu-
ará como um filtro, passando ao seu superior somente as ligações que forem necessárias. É
interessante que você faça as ligações necessárias para seu superior e as transfira, informan-
do antes com quem ele vai falar e qual será o assunto.
Quando seu chefe pedir para você marcar uma reunião, não basta anotá-la na agenda. É ne-
cessário contatar e confirmar todas as pessoas que deverão estar presentes. O segundo passo
é organizar a sala para a reunião e cuidar para que a estrutura física e os materiais necessá-
rios estejam em ordem.
Imagine a seguinte situação:
Você é recém-contratado em uma em-

presa farmacoquímica para secretariar o
presidente. A única coisa que você sabe
sobre a empresa é que ela produz o re-
médio que você toma para dor de cabeça.
Uma semana após começar a trabalhar,
seu chefe recebe uma visita de empresá-
rios de outro estado, e, enquanto aguar-
dam, eles perguntam para você: “Quando
foi fundada a empresa? Qual é o medica-
mento mais vendido e em que tipo de
tratamento ele auxilia?” Nesse momento,
você vai lembrar apenas da sua dor de
cabeça.
Esteja sempre preparado para essas

situações: leia, pesquise, pergunte tudo
que puder para conhecer o tipo de ne-
gócio e toda a estrutura organizacional.
Sua opinião é importante e deve ser compartilhada, porém, saiba o momento certo de expô-
la. Ninguém gosta de pessoas inconvenientes, portanto, espere as oportunidades surgirem.
É necessário tomar certas decisões visando a manter o bom andamento do seu departamento.
Existem ocasiões em que você terá que decidir algo. Procure saber o perfil do seu superior,
converse com ele e verifique que tipos de decisões ele autoriza que sejam tomadas por você.
A comunicação é importante em todos os patamares sociais. Em uma organização, é funda-

mental uma comunicação clara e precisa para que não haja confusão e transtornos posterio-
res. Uma informação errada pode acarretar prejuízos. Comunicar-se bem engloba o domínio
de todos os meios de comunicação inerentes à sua função, incluindo as tecnologias de infor-
mação e comunicação.
Ter bom humor é fundamental para o convívio interpessoal. Sorrir também é importante.
O secretário que atenda as atuais de-

mandas de mercado deve ser poliva-
lente, saber assessorar, ser proativo,
flexível, responsável, possuir bom-
senso, ter iniciativa, ser dinâmico e
dominar as tecnologias inerentes ao
seu trabalho.
Conhecendo algumas das funções do secretário, você pode compreender melhor as novas
atribuições exigidas pelo mercado.
Percebeu o quanto é importante cum-

prir corretamente suas funções para
obter êxito no trabalho?
Na próxima aula, você conhecerá o código de ética e sua importância para a profissão. Reúna
entusiasmo e disciplina para prosseguir descobrindo novos conceitos.
Aula 3
CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL
Você sabia que a maioria das pro-

fissões regulamentadas possui um
código de ética?
Você sabe o que significa a palavra

“ética”?
Pense um pouco nesse termo e em seu significado na sua vida.
A palavra ética vem do grego ethos,

que pode ter duas traduções: costume
ou caráter.
É uma designação geral sobre aquilo

que é bom, principalmente para o co-
letivo. São os valores e princípios que
norteiam a conduta humana.
Nesta aula, você terá a oportunidade de conhecer o código e entender sua importância para o
dia a dia da sua profissão.
O código de ética dos profissionais em secretariado
A Federação Nacional dos Secretários e Secretárias publicou, em julho de 1989, o código de

ética do profissional de secretariado. Ele é dividido em oito capítulos: princípios fundamen-
tais, dos direitos, dos deveres, do sigilo profissional, das relações entre os profissionais, das
relações com a empresa, com entidades da categoria, e o último capítulo trata da obediência,
da aplicação e da vigência do código de ética.
O código de ética é uma importante ferramenta que dá o direcionamento correto à atuação

profissional. Se você já o conhece, terá a oportunidade de relembrá-lo; se não, vamos juntos
entendê-lo.
Sua função principal é fixar as normas

dos procedimentos profissionais na
realização de suas funções e nas rela-
ções com sua categoria, com o poder
público e com a sociedade.
O artigo primeiro diz que é considerado secretário a pessoa devidamente credenciada para
essa função, nos termos da lei. A profissão deve ser exercida respeitando os preceitos morais
e legais.
Os direitos dos secretários são:
Garantir e defender as atribuições

estabelecidas na Lei de Regulamentação
(em caso de dúvida, leia novamente
a aula anterior e consulte, em nossa
biblioteca, a Lei de Regulamentação).
Participar de entidades representativas

da categoria.
Participar de atividades, públicas ou

não, que visem a defender os direitos da
categoria.
Defender a integridade moral e social

da profissão, denunciando às entidades
da categoria qualquer tipo de alusão
desmoralizadora.
Receber remuneração equiparada

à dos profissionais de seu nível de
escolaridade.
Ter acesso a cursos e eventos de

treinamento e aprimoramento
profissional.
Praticar jornada de trabalho compatível

com a legislação trabalhista em vigor.
São deveres dos secretários:
Considerar a profissão um fim para a reali-

zação profissional.
Direcionar seu comportamento profissional

sempre a bem da verdade, da moral e da
ética.
Respeitar sua profissão e exercer suas ativi-

dades, sempre procurando aperfeiçoamen-
to.
Operacionalizar e canalizar adequadamente

o processo de comunicação com o público.
Ser positivo em seus pronunciamentos e

tomadas de decisões, sabendo colocar-se e
expressar suas atividades.
Procurar informar-se de todos os assuntos

a respeito de sua profissão e dos avanços
tecnológicos, que poderão facilitar o desem-
penho de suas atividades.
Lutar pelo progresso da profissão.
Combater o exercício ilegal da profissão.
Colaborar com as instituições que minis-

tram cursos específicos, oferecendo-Ihes
subsídios e orientações.
(FEDERAÇÃO... 1989).
Conforme o código de ética profissional, os secretários devem guardar sigilo das informações
e dos documentos que lhes são confiados e não podem assinar documentos que coloquem em
risco sua categoria profissional.
Também é de sua competência:
manter solidariedade e intercâmbio entre os colegas da profissão;
manter um clima agradável no local de trabalho, não permitindo discórdias;
saber respeitar as diferenças individuais e não discriminar cor, raça ou nível social;
respeitar seus superiores e buscar exercer a liderança com competência.
Quadro 1 - nome do quadro
O secretário deve, também, identificar-se com a filosofia da empresa e agir como facilitador
das relações interpessoais. Não lhe é permitido prejudicar outros profissionais, seja em seu
ambiente de trabalho ou em qualquer outro local.
É dever dos secretários cumprir o código, inclusive no que diz respeito a pagamento de taxas
e mensalidades legalmente estabelecidas. O não cumprimento pode acarretar penalidades
que vão desde advertência até cassação do registro profissional.
A partir de agora, você já sabe que

sua profissão possui um código de
ética e pode entender sua importância
para a categoria.
Percebeu, ainda, que existem direitos e deveres a serem cumpridos no exercício de sua fun-
ção.
Na próxima aula, o assunto será as novas tendências do mercado e de sua profissão. Prepare-
se para um novo passeio ao mundo do conhecimento.
Aula 4
ASSIMILANDO AS NOVAS TENDÊNCIAS
O mundo globalizado exige que as organizações se adaptem às novas tendências mundiais de
mercado, em virtude da grande concorrência. As fórmulas e padrões comerciais perderam
seu espaço e, o que percebemos atualmente, é um ambiente altamente desafiador e dinâmico.
Você, secretário, como peça fundamental das organizações, precisa se adequar a esse novo
contexto.
Mas de que maneira

isso pode ocorrer?
Renovando-se e atualizando-se de maneira contínua. Não basta mais ter uma visão operacio-
nal do trabalho, é preciso ter uma visão estratégica.
As mudanças mercadológicas3
As mudanças não ocorrem em um processo rápido: vários fatores, ao longo de muitos anos,
contribuíram pra isso.
3 Mercadológicas: ações voltadas para o mercado.

Alguns desses fatores são:
●●As diferentes guerras ocorridas no século XX.

●●Os avanços tecnológicos e científicos.
●●A reestruturação organizacional e os diferentes programas de qualidade inseridos nas
organizações, seja por imposição legal ou por simples modismo.
●●Terceirizações e quarteirizações.
●●Parcerias e fusões entre as grandes organizações.
●●Globalização.
●●Blocos econômicos.
●●Internet.
●●Valorização do capital intelectual.
Esses fatores levaram a alterações radicais no mundo do trabalho, alterando, inclusive, as

pessoas em sua essência e o perfil do profissional do século XXI.
Novas tendências para o secretário
O mercado de trabalho exige do secretário moderno que ele seja um profissional multifun-
cional. Isso requer o desenvolvimento de habilidades e competências para atuar, tais como:
domínio de idiomas (quanto maior o número de idiomas, melhor, mas é importante saber
principalmente inglês e espanhol) e domínio de novas tecnologias (softwares e sistemas in-
formatizados) para agilizar seu trabalho e melhor atender o cliente e o executivo.
Você sabia que existem empresas

que, para ganhar tempo e reduzir cus-
tos, fazem reuniões virtuais e telecon-
ferências?
Essas reuniões são organizadas pelo secretário.
Mudanças geram desconforto. É preciso que haja, por parte do secretário, a escolha e a von-
tade de mudar. Se você não se adequa às demandas emergentes, torna-se obsoleto e pode ser
facilmente substituído no mercado. É preciso se acostumar à constância das mudanças.
Lembre-se da velha máquina de escrever manual e das pilhas de correspondências que, com
o passar do tempo, foram substituídas pelo computador e pelo correio eletrônico, respectiva-
mente. Você pertence a essa revolução tecnoglobal e deve saber conviver com ela.
O mundo globalizado trouxe consigo inúmeras mudanças que exigem adequações pessoais e
profissionais para obter êxito nessa profissão.
Agora que você já sabe quais são as competências que o mercado exige, na próxima aula, verá
que essas novas tendências trouxeram consigo novos valores pessoais e profissionais para o
secretário. Vamos adiante?
Junte motivação e dedicação e faça da sua aprendizagem um processo de construção de co-

nhecimentos.
Aula 5
NOVO MIX DE VALORES PROFISSIONAIS E PESSOAIS
DO SECRETÁRIO
Você concorda que o que dife-

rencia os profissionais no mun-
do de trabalho atual são suas
habilidades comportamentais?
Você viu, anteriormente, que as habilidades e competências mudam conforme as necessida-

des do mercado. Contemporaneamente, as mais valorizadas são:
●●a arte de se comunicar;

●●independência;
●●adaptação;
●●liderança;
●●criatividade.
Também são atributos

importantes:
●●flexibilidade;
●●proatividade;
●●comprometimento com a organização;
●●ser ético;
●●não ser egoísta.
Mudança de valores sociais
Você já ouviu falar

em complexidade?
O mundo pós-moderno está assim sendo caracterizado: complexo. Ocorreram mudanças na

economia, na política e na cultura. Percebe-se, nesse contexto social, uma inversão ou perda
de valores. Atualmente, percebemos que a vida não mais se justifica pela busca da liberda-
de, da justiça, da verdade, da felicidade, e sim pelas exigências liberais de mercado, ou seja,
quem manda na sociedade atual é o lucro e o poder financeiro.
Inversão de valores no mundo das organizações
Até a década de 1990, o secretário era tratado como mero recepcionista, apenas cumpria tare-
fas e sua função era atender telefonemas, organizar agendas, organizar o escritório e cumprir
ordens do chefe. Atualmente, a profissão permite, aliás, exige a tomada de decisões, ou seja,
ter autonomia diante de determinados problemas.
Uma pesquisa revela como é o secretário das organizações atuais. Conheça agora o resultado:
Não deve fazer só o que foi solicitado, deve ir além do que lhe pedirem. É necessário ter
proatividade, surpreender seu superior e trabalhar com o conceito de excelência.
Pensar à frente, prever problemas, pensar nas possíveis crises e nas soluções antes mesmo
que essas ocorram.
Ter a mente voltada para soluções.
Saber redigir com perfeição e ter amplo domínio das tecnologias.
Ter cuidado ao dizer não, e saber como e quando dizê-lo.
Evitar atividades pessoais no trabalho. Se necessário, fazer com o máximo de discrição.
Quadro 2 - faltou nome quadro
O secretário moderno precisa

ser, antes de tudo, crítico des-
sa nova realidade e perceber
o que pode ou não ser feito.
Os valores humanos foram sendo substituídos pelos valores capitalistas, impostos pelo mer-
cado, como a necessidade de vencer sempre e levar vantagem em tudo. É necessário que você,
secretário, lembre-se de que os valores humanos são os que devem prevalecer.
Você nunca pode se esquecer de sua ética pessoal e profissional. Preocupar-se com o outro
não é deixar seus compromissos profissionais por ajudar alguém, é trabalhar em equipe, sa-
bendo ouvir e valorizando as opiniões dos membros de sua equipe. O comprometimento vale
tanto para a vida pessoal como para a vida profissional. Qualquer trabalho que você se dispõe
a fazer deve ser realizado com compromisso. Essa é a chave do trabalho bem sucedido!
A ordem capitalista mundial está fazendo com que o ser humano mude seus valores “hu-
manos” para valores de mercado. Porém, lembre-se de que existem valores de convivência,
respeito e solidariedade que não podemos deixar que se percam, a fim de evitar o caos social.
Para se tornar um profissional competi-

tivo, possuidor de habilidades e compe-
tências inerentes à sua profissão, mas
sem perder de vista os valores de conví-
vio social, éticos e morais, você precisa
atender as novas exigências de mercado
O próximo assunto será o perfil do profissional de secretariado. Com atenção, disposição e

disciplina, você poderá experimentar um novo aprendizado.
SAIBA MAIS
Para ampliar seus conhecimentos sobre

os assuntos estudados neste módulo,
confira as sugestões a seguir. Lembre-
se de que outras fontes de pesquisa são
importantes para o seu aprendizado!
●●Acesse: <http://www.fenassec.org.br/b_osecretariado_lei_regulamentacao.html#lei>
e consulte a Norma Regulamentadora Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985, e Norma
Regulamentadora Lei no 9.261, de 11 de janeiro de 1996. Você perceberá as distinções
entre os secretários de níveis técnico e superior, e verá as atribuições determinadas por
lei para esses profissionais.
●●Acesse: <http://www.fenassec.org.br/b_osecretariado_codigo_etica.html> e consulte o
Código de Ética Profissional do Secretariado.
COLOCANDO EM PRÁTICA
Chegou o momento de colocar em prática

os conhecimentos apreendidos. Acesse o
ambiente virtual de aprendizagem (AVA)
e realize as atividades que preparamos
para você. Faça desse momento uma
construção significativa do aprendizado.
RELEMBRANDO
Neste módulo, você conheceu a origem da função de secretário, as funções do secretário e o
código de ética profissional. Também percebeu a importância de assimilar as novas tendên-
cias e viu o novo mix de valores profissionais e pessoais do secretário.
Você aprendeu que a profissão possui um código de ética e uma legislação que a regulamen-
ta, e esse fato é uma vitória da organização da classe. A valorização profissional advém dessa
organização, que tem levado a vitórias no decorrer do percurso histórico dessa profissão.
A globalização deixou o mercado e a dinâmica de trabalho complexos, novas exigências se

fazem presentes e traçam um novo perfil para as organizações e, consequentemente, novas
funções aparecem nesse contexto. São várias as funções do secretário exigidas pelo mercado,
e é importante cumprir corretamente suas funções para obter êxito no trabalho.
Sobre o código de ética profissional, você verificou que ele é uma importante ferramenta que
dá o direcionamento correto à atuação profissional. Sua função principal é fixar as normas
dos procedimentos profissionais na realização de suas funções, nas relações com sua cate-
goria, com o poder público e com a sociedade. A profissão deve ser exercida respeitando os
preceitos morais e legais.
Você identificou que o mercado de trabalho exige que o secretário moderno seja um profissio-
nal multifuncional. Isso requer que ele desenvolva habilidades e competências para atuar.
O que diferencia os profissionais no mundo de trabalho atual são suas habilidades comporta-
mentais. E as habilidades e competências mudam conforme as necessidades do mercado. Por
isso, é preciso se adequar, no sentido de se tornar um profissional competitivo, possuidor de
habilidades e competências inerentes à sua profissão, mas sem perder de vista os valores de
convívio social, éticos e morais.
2
Perfil do Profissional
de Secretariado
Perfil do Profissional de Secretariado Módulo 4
51
52
Módulo 2| Perfil do Profissional de Secretariado 53
●●avaliar a importância de ser excelente no que faz.

●●avaliar a relação tempo x excelência.
●●compreender o conceito de marketing pessoal e sua importância no mundo de trabalho
contemporâneo.
●●compreender a importância da utilização do marketing pessoal como ferramenta para
qualificação e crescimento pessoal e profissional.
●●identificar a imagem pessoal como importante fator para o sucesso pessoal e profissional.
●●conhecer os principais aspectos considerados na apresentação pessoal.
●●compreender a importância do aprendizado continuado diante das constantes mudanças
de mercado.
Aulas
Aula 1 – Trabalhando a excelência
Aula 2 – Trabalhando seu marketing pessoal
Aula 3 – A importância da imagem do secretário
Aula 4 – A importância da formação
Aula 5 – Divulgando seus resultados


Neste módulo, você aprenderá a trabalhar a excelência profissional, a valorizar seu marke-
ting pessoal e usá-lo na formação da sua imagem profissional. Verá a importância da forma-
ção inicial e continuada e como divulgar o seu sucesso profissional.
Para aproveitar todo o conhecimento contido neste módulo, reúna motivação e disciplina
para que sua caminhada de aprendizagem seja bem explorada.
Bons estudos!
Aula 1
TRABALHANDO A EXCELÊNCIA
No módulo anterior, você viu que os novos valores de mercado ditam a dinâmica da socieda-
de. Você já deve ter ouvido a frase “Tempo é dinheiro”. A partir dela, o mundo das organiza-
ções tornou o tempo uma matéria-prima do capitalismo em busca de dinheiro e lucro.
O fator tempo deve ser observado para que, dentro da sua profissão, você não priorize o que
falta ser realizado em detrimento do já realizado. Aqui, o perfeccionismo pode se mostrar
uma armadilha.
Conceitos de tempo: você

já pensou nesse assunto?
No universo das organizações existem duas definições de tempo:
Linear Circular
corresponde ao refere-se ao tempo

tempo planejado, não planejado,
ou seja, a corresponde a
organização da situações que,
sua agenda e do mesmo não
executivo que previstas nas
você secretaria. agendas,
acontecem no
cotidiano.
É preciso ter cuidado para lidar com o tempo circular. Provavelmente, você não reserva
espaço na sua agenda para imprevistos, principalmente do ponto de vista emocional. Um dos
segredos dos profissionais de sucesso é a capacidade de juntar os dois tempos e adequá-los à
sua rotina diária.
É fundamental que o secretário saiba

enfrentar equilibradamente as mu-
danças que ocorrem diariamente.
Passos importantes para alcançar a excelência

1. Identificar prioridades
●●Organize, liste suas metas por prioridades.
●●Organize-se junto a seu executivo, compare as agendas de compromissos, entre em acor-
do com ele sobre o que pode e deve ser feito por você.
●●Comunique-se com seu chefe, mantenha-se informado sobre as atividades dele e deixe-o
informado sobre as suas. Dê informações precisas. Em caso de necessidade de se ausen-
tar, combine com outro secretário como deverá proceder nos trabalhos rotineiros e nos
urgentes.
2. Saber lidar com fatos e eventos desperdiçadores de tempo

●●Identifique os fatores que lhe fazem desperdiçar tempo, analise-os e adote uma postura
corretiva.
Compulsores e permissores:
Compulsor: o tempo não é suficiente Permissor: administra seu tempo

Fala rápido. Fala devagar para que todos possam entender.
Faz várias coisas ao mesmo tempo para Faz tudo de forma correta,, independentemen-
terminar tudo de uma vez. te do tempo, para que não precise repetir.
Concentra-se em cada atividade para que o
Faz algo pensando no que vai fazer depois.
trabalho saia bem feito.
Chega aos encontros antes da hora marca- Não há necessidade de chegar antes da hora
da. marcada, mas não chega atrasado.
Interrompe as pessoas antes de elas com- Pode não entender o que a pessoa quer dizer e
pletarem o que dizem. demonstrar falta de respeito.
Pede no momento certo aquilo de que neces-
Espera que percebam o que precisa.
sita.
Acha melhor morrer que voltar atrás. Ser flexível ajuda a não perder tempo.
Sempre dá mais informação do que pedem. É objetivo. Responde o que lhe perguntam.
Nunca sabe bem o que quer. Elabora metas possíveis: essa é uma maneira
eficaz de cumpri-las.
Pensa que poderia ter feito melhor. Lembra-se de que ninguém é perfeito.
Quadro 1 - Compulsores e permissores
Não se preocupe nem se desespere. Ex-

celência profissional se consegue com
exercícios diários e persistência. Come-
ce por controlar o emocional, analise os
fatores que o levam a desperdiçar tempo,
domine os seus pensamentos e adminis-
tre a sua ansiedade e a dos outros.
Perceba que possuir excelência profissional não significa abrir mão de desfrutar o que a vida
tem de bom: otimize o tempo, organize-se, busque ser competente, não perfeito. Ser compe-
tente significa ter êxito no que faz, ser perfeito significa nunca errar. O ser humano é passível
de erros, e nem tudo que acontece em seu trabalho depende de você: existem fatores externos
que também influenciam.
Veja que correr atrás do tempo não é suficiente. É necessário reavaliar suas rotinas se e orga-
nizar para cumprir satisfatoriamente todos os seus compromissos em seu local de trabalho.
Cumpra as suas funções com compromisso e organização, assim, estará mais próximo de
alcançar a excelência.
Na próxima aula, marketing pessoal será o assunto em pauta. Você tem cuidado com a sua
aparência? Sabe se comunicar? Sabe ser simpático com os clientes, tanto os internos como os
externos? Se você disse sim à maioria dessas questões, está no caminho certo.
Aula 2
TRABALHANDO SEU MARKETING PESSOAL
A todo momento, em nossas vidas, olhamos para o lado e nos deparamos com marketing: as
divertidas e curiosas propagandas de televisão, os telefonemas que recebemos das empresas
nos oferecendo produtos, as lindas imagens em outdoor, os panfletos que nos entregam nos
sinais de trânsito. Todas essas ações são frutos de estratégias de marketing.
Mas, na sua vida profissional, o que

é marketing para o profissional de
secretariado? Como trabalhar o nos-
so marketing pessoal?
Marketing pessoal
Define-se marketing pessoal

como um conjunto de estraté-
gias que pode levar o indivíduo
a atingir o sucesso pessoal e
profissional.
É a análise de como valores, comportamentos e atitudes influenciam em nossas conquistas, e

como podem ser transformados.
Você quer ser reconhecido,

respeitado e valorizado?
No mundo competitivo, busca-se sempre o sucesso pessoal e profissional. Assim, conclui-se

que marketing pessoal é uma ferramenta de transformação.
Essa transformação caracteriza-se por mudança de hábitos, atitudes, comportamentos, valo-

res e até mesmo desejos.
Você como produto mercadológico

No marketing pessoal nós somos o produto a ser vendido. E para que um produto possa ser
vendido, escolhido entre centenas de produtos idênticos no mercado, existem alguns fatores
determinantes para influenciar a decisão de compra do cliente. Vamos a eles?
A importância da imagem profissional

Ao comprar um produto, muitas vezes você faz opção por aquela embalagem que mais cha-
mou a atenção. Isso também acontece no meio pessoal e profissional: somos julgados a partir
da imagem que transmitimos para as pessoas. O que observamos primeiro em uma pessoa é
aquilo com que temos o primeiro contato: sua imagem.
Para o profissional de secretariado, essa preocupação deve ser primordial, pois ele é o cartão
de visitas da empresa. Ele é a primeira pessoa que os clientes vão conhecer ao chegarem à
empresa. E é a partir do secretário que os clientes vão chegar aos executivos e gerentes.
Confira algumas dicas importante

para que, no seu dia a dia, você
possa garantir um trabalho com
qualidade atendendo as exigên-
cias da empresa.
●●O secretário deve vestir-se bem e de modo formal: trajar-se com terno ou vestido tailleur
é a melhor recomendação para o cotidiano do trabalho.
●●Evitar exageros no uso de acessórios.
●●Tenha cuidado com a postura! Ande com a cabeça altiva e o tronco ereto: uma postura
elegante ao caminhar e se sentar demonstra credibilidade e segurança.
●●Preocupe-se com seu vocabulário, busque usar o português formal, sem gírias ou vícios
de linguagem. Lembre-se de que a leitura ajuda a aprimorar o seu modo de falar.
●●O tom de voz também deve ser observado.
●●Controle as emoções, evidenciando que elas são importantes em relação ao assunto que
está sendo tratado.
●●Tenha cuidado com o uso de celular, internet e e-mails inadequados ao ambiente de

trabalho.
●●Mantenha-se motivado.
Sua imagem pessoal, seus modos e comportamentos são peças-chave para o seu sucesso pro-
fissional, portanto, cuide de seu marketing pessoal e faça dele mais um diferencial no merca-
do competitivo.
Invista em você! Já sabe por

onde começar para melhorar
seu marketing pessoal?
Aula 3
IMPORTÂNCIA DA IMAGEM DO SECRETÁRIO
Você já percebeu que o marketing pessoal é fundamental para sua carreira. A imagem pes-
soal é parte importante do seu marketing pessoal, pois sua imagem é o seu cartão de visitas:
é por meio dela que todos o avaliam primeiramente. Vamos estudar esse assunto a partir de
agora?
Somos avaliados o tempo todo, em tudo que fazemos. Daí a importância de cuidar da sua
imagem, não só no trabalho, mas também no seu dia a dia. A maioria das pessoas não se
desvincula do seu jeito de ser no ambiente de trabalho: a Maria que vai ao supermercado é
a mesma Maria que é secretária de um executivo de uma multinacional. Isso não quer dizer
que você tenha de se vestir formalmente o tempo todo, mas é fundamental ter cuidados bási-
cos com sua aparência, com o modo de falar e com comportamentos, fatores que compõem a
sua imagem pessoal.
Como secretário, você representa

a sua empresa. Seguem algumas
dicas para trabalhar seu marke-
ting pessoal por meio da imagem
que você deseja transmitir.
Vestuário
●●Vista de forma discreta e elegante, tenha cuidado com cores fortes, contrastantes e com
estampas.
●●Mulheres: o ideal é usar vestidos, saia e casaco (tailleur) ou calça e blazer ou casaco.
●●Homens: o ideal é usar camisas sociais em consonância com a calça, a meia e o sapato e
gravata com nó bem feito.
●●Acessórios e bijuterias: devem ser delicados, discretos e não contrastar com a roupa.
●●Sapatos e sandálias devem ser elegantes, confortáveis e combinar com a roupa. Também
devem estar limpos, escovados e engraxados.
●●Os homens devem estar sempre com a barba feita, os cabelos cortados e limpos e as
unhas limpas.
●●Use roupas limpas e bem passadas.
●●Cuidado com a moda: quando se usa apenas peças da moda, corre-se o risco de ela não
combinar com seu tipo físico.
●●Simplicidade e bom gosto dispensam o luxo desnecessário.
Postura física
●●Mantenha o corpo ereto, esteja você parado ou andando.
●●Tenha cuidado para não se apoiar em gavetas.
●●Nunca se sente sobre a mesa do trabalho.

●●Quando prestar atendimento, não apoie o cotovelo na mesa para segurar a cabeça.
●●Não demonstre expressão de cansaço ou displicência.
●●Não coce a cabeça com a mão ou caneta e vá ao toalete sempre que precisar arrumar a
roupa. Não faça isso em público.
●●Cuidado ao sentar-se: não sente de pernas abertas e não fique de pé com os pés muito
afastados ou para dentro.
●●Evite arrastar os pés e fazer barulho ao andar.
Se você seguir essas orientações, estará sempre elegante e será profissional..
Atitudes que garantem uma boa apresentação pessoal

●●Prestar atenção quando for solicitado: parar e olhar para a pessoa que se dirigiu a você.
●●Tratar as pessoas com amabilidade, sorrir, mas sem exageros de familiaridade.
●●Cuidado ao tossir, bocejar, espirrar ou assoar.
●●Cuidado com o tom de voz: não fale alto nem dê gargalhadas.
●●Cuidado com os movimentos: não esbarre nos móveis nem tropece ou derrube objetos. É
claro que todos estão sujeitos a acidentes, apenas tenha atenção.
●●Linguagem: não use gírias ou palavras de baixo calão.

Comportamento
Conforme percebemos em diversos livros de etiqueta, existem comportamentos que não são
adequados ao local de trabalho: mascar chicletes, roer unhas, comer, pendurar-se ao telefone,
fazer fofocas, ter curiosidade excessiva, falar tocando no seu interlocutor, ser indiscreto.
As vestimentas, a postura, as atitu-

des e os comportamentos são mui-
to importantes para formar a con-
duta pessoal e, é claro, profissional.
Você, agora, já sabe como

se apresentar em seu am-
biente de trabalho?
Reflita sobre todas as dicas oferecidas, pois esses são cuidados básicos que devem fazer parte
de sua rotina diária em todos os ambientes. Um ponto importante é o bom-senso, que nunca
deve ser dispensado.
Na próxima aula, você verá como é importante investir em sua formação profissional e procu-
rar estar atento às mudanças e às novas exigências de mercado. A atualização é fundamental
para se manter competitivo no mundo de trabalho atual.
Aula 4
IMPORTÂNCIA DA FORMAÇÃO
A profissão de secretário tem evoluído nos últimos tempos, tomando novos rumos dentro das
organizações, confirmando sua importância. E você, como parte dessa história, busca crescer
e evoluir em competência profissional tal como a profissão exige.
Portanto, é necessário estar preparado para responder com sucesso às novas exigências. É
preciso saber que a aprendizagem e os diplomas possuem, atualmente, data de validade, po-
dendo também ser perecíveis em decorrência da velocidade e das mudanças constantes.
Do que você precisa

para ter um impulso
qualitativo?
●●Disposição para colocar seus sonhos em prática.
●●Alto nível de exigência consigo mesmo.
●●Autoconfiança.
●●Automotivação.
●●Capacitação profissional.
●●Vontade de aprender e assimilar as novas tecnologias de comunicação e informação.
●●Nunca pare de estudar! A educação continuada é uma ótima alternativa para se man-
ter atualizado.
Estudar e fazer reflexões cons-

tantes sobre o dia a dia profissio-
nal ajudam a entender o contexto
e a tomar decisões inovadoras.
Século do conhecimento
O século XXI vem sendo chamado de século do conhecimento, do saber, da tecnologia. A
produção de conhecimento nunca foi tão acelerada; a tecnologia nunca se fez tão presente e
indispensável à vida humana. E você precisa acompanhar essa evolução.
Para você, que tem iniciativa empreende-

dora, dois conselhos:
Utilize o máximo da sua capacidade de ab-

sorção e, de maneira disciplinada, busque
conhecer todas as novidades tecnológicas,
as novas tendências. VOE ALTO! Pesquise,
leia, conecte-se, navegue!
Alguém voando, lendo o acessando um computador
Diante das bruscas mudanças, é necessário estar aberto aos novos conhecimentos. Seja um
profissional crítico, capaz de perceber o que está ultrapassado.
Seja rápido, porque atrás de você

tem alguém, também empreende-
dor, que pode ser mais ousado e
criativo. Coloque em prática tudo
que aprendeu e busque a qualidade
baseada no seu talento verdadeiro.
O que o mercado
quer?
O mercado globalizado trouxe consigo novas tendências. Com o auxilio das novas tecnologias,
as organizações enxugaram a mão de obra e, assim, a profissão de secretário precisou espe-
cializar-se, buscando cursos de línguas, de informática e de comunicação. De acordo com os
estudos para as Diretrizes Curriculares Nacionais para o Curso de Graduação de Secretariado
Executivo, o mercado exige profissionais com:
sólida formação geral e humanística, com capacidade de análise, interpreta-

ção e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública
e privada, aptos para o domínio em outros ramos do saber, desenvolvendo
postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar
processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de de-
cisão, capazes para atuar nos níveis de comportamento microrganizacional,
mesorganizacional e macrorganizacional (BRASIL, 2010)
Diante da necessidade de melhorias profissionais, surgiram os cursos superiores de secreta-

riado e os cursos técnicos, que são uma forma rápida de reciclagem e acompanhamento das
tendências.
Os conteúdos que você precisa saber

Segundo as Diretrizes Curriculares para o Curso de Graduação de Secretariado Executivo, o
secretário precisa dominar os seguintes conteúdos:
I – Conteúdos Básicos: estudos relacionados com as ciências sociais, com as

ciências jurídicas, com as ciências econômicas e com as ciências da comunica-
ção e da informação;
II – Conteúdos Específicos: estudo das técnicas secretariais, da gestão secreta-

rial, da administração e planejamento estratégico nas organizações públicas e
privadas, de organização e métodos, de psicologia empresarial, de ética geral
e profissional, além do domínio de, pelo menos, uma língua estrangeira e do
aprofundamento da língua nacional;
III – Conteúdos Teórico-Práticos: laboratórios informatizados, com as di-

versas interligações em rede, estágio curricular supervisionado e atividades
complementares, especialmente a abordagem teórico-prática dos sistemas de
comunicação, com ênfase em softwares e aplicativos (BRASIL, 2010).
Agora você já sabe que dever estar em constante atualização, pois o mercado está em cons-
tante mudança. As habilidades e competências que hoje são exigidas de você podem estar
obsoletas em menos de dez anos. Por isso, é necessário manter-se informado e buscar sempre
inovar-se.
Na próxima aula, você aprenderá como divulgar seus resultados sem exageros e sem parecer
exibicionista. Preparado para um caminho de descobertas?
Aula 5
DIVULGANDO SEUS RESULTADOS
Até o momento, o que você estudou neste módulo foi a importância de trabalhar a excelência
e de manter-se atualizado, seu marketing pessoal e sua imagem. Agora, chegou o momento
de saber como divulgar seus resultados, perceber a necessidade de divulgar os seus feitos no
escritório e aprender a melhor maneira de fazê-lo.
Você se esforça para se tornar

um secretário de sucesso, mas
se intimida na hora de mostrar
seus resultados?
Nada adianta. Declare para as pessoas o que você está fazendo, comemore seus resultados,
não tenha vergonha de brilhar!
Distribuição do produto
A concorrência é acirrada. Se você fizer como todos os outros, será apenas mais um no mer-
cado competitivo. Portanto, para ter sucesso, é preciso se sobressair e mostrar os resultados
para obter reconhecimento.
No sentido profissional, “distribuição” é a forma de tornar visível seu potencial. A forma mais
correta de fazer sua distribuição é por meio da sua rede de contatos (networking).
Você tem a possibilidade de manter uma rede de contatos riquíssima, porque trabalha direta-
mente com pessoas o tempo todo.
Tenha sempre em mãos seu cartão de visitas para trocar com as pessoas com quem fizer con-
tato.
Dedique alguns minutos para anotar no verso do cartão alguns dados ou características que
lhe permitam identificar a pessoa.
Maria é uma profissional super competente e realiza com êxito todas as atribuições inerentes
ao seu trabalho. O departamento em que ela trabalha possui mais quatro secretárias. Ela está
à frente do seu tempo, prevê problemas e providencia para que não ocorram e, quando ocor-
rem, ela já tem a solução. Sua humildade pessoal não lhe permite mostrar para a organização
suas qualidades profissionais, ficando sempre o reconhecimento para toda a equipe ou para
ninguém.
É importante saber trabalhar em equipe, mas também é importante que todos percebam a
sua eficiência e eficácia diante de situações problemas e também nas tarefas cotidianas.
Competência não é só realizar com êxito as tarefas diárias: é fazer-se reconhecer por elas.
O produto é você
Você já sabe que é um produto: você vende a sua imagem, a sua intelectualidade, o seu profis-
sionalismo.
Quer conhecer algumas

dicas para alcançar o
sucesso?
Tome cuidado para não ser inconveniente: as pessoas não gostam de indiscrição, muito me-
nos de pessoas que se fazem o centro das atenções.
●●Tenha bom-senso. Mostre-se, faça-se notar, mas não abuse.

●●É fundamental conhecer pessoas, mas também é importante deixar-se ser conhecido.
●●Seja gentil, educado, solícito e atencioso.
●●Procure deixar sua marca.
●●Valorize as ideias dos outros.
●●Sorria: simpatia agrada sempre.
Como você percebeu, essas são ações básicas e simplesmente de boas maneiras e boa convi-
vência contextualizadas com o seu mundo profissional. São pequenas ações que mostram o
seu diferencial.
Agora, você já sabe que é necessário divulgar os resultados do seu trabalho e a melhor manei-
ra de fazê-lo. Faça ser reconhecido.
Adapte-se ao novo,
mude e busque ser
o melhor.
Outro ponto importante para o mercado global é a flexibilidade: aprender a ser flexível é o
tema do próximo módulo. Prepare-se para mais um desafio de aprendizagem.
SAIBA MAIS

●●COSTA, Sylvia Ignacio da; AZEVEDO, Ivanize. Secretária: um guia prático.

São Paulo: Senac Editora, 2000.

RELEMBRANDO
Trabalhar a excelência profissional, valorizar seu marketing pessoal e usá-lo na formação da
sua imagem profissional foi o que este módulo apresentou a você, além de levá-lo a perceber
a importância da formação inicial e continuada e a forma de divulgar o seu sucesso profissio-
nal.
Estudando a importância de buscar a excelência profissional, você pôde avaliar que, hoje,
correr atrás do tempo não é suficiente. É necessário reavaliar suas rotinas e organizar-se para
cumprir satisfatoriamente todos os seus compromissos em seu local de trabalho. Cumpra
suas funções com compromisso e organização. Assim, estará mais próximo de alcançar a
excelência!
Define-se marketing pessoal como um conjunto de estratégias que podem levar o indivíduo a
atingir o sucesso pessoal e profissional. É a análise de como valores, comportamentos e atitu-
des influenciam em nossas conquistas, e como podem ser transformados.
Para o profissional de secretariado, essa preocupação deve ser primordial: ele é o cartão de
visitas da empresa! É a primeira pessoa que os clientes vão conhecer ao chegar à empresa,
a partir dele é que os clientes vão chegar aos executivos e gerentes. Assim, imagem pessoal,
modos e comportamentos são peças-chave para o seu sucesso profissional.
O marketing pessoal é fundamental para sua carreira, e a imagem pessoal é parte importan-
te do seu marketing pessoal. Como secretário, você representa a sua empresa. Assim, deve
preocupar-se com cuidados básicos que devem fazer parte de sua rotina diária em todos os
ambientes. Um ponto importante é o bom-senso, que nunca deve ser dispensado.
O século XXI vem sendo chamado de século do conhecimento, do saber, da tecnologia. A

produção de conhecimento nunca foi tão acelerada e a tecnologia nunca se fez tão presente e
indispensável à vida humana. E você precisa acompanhar essa evolução.
Utilize o máximo da sua capacidade de absorção e, de maneira disciplinada, busque conhecer

todas as novidades tecnológicas e as tendências. Pesquise. Diante das bruscas mudanças, é
necessário estar aberto aos novos conhecimentos. Seja um profissional crítico, capaz de per-
ceber o que está ultrapassado. Coloque em prática tudo que aprendeu.
É necessário divulgar os resultados do seu trabalho e qual a melhor maneira de fazê-lo. Você
só vai ser notado se seus resultados se sobressaírem.
Características
Importantes para
o Profissional
3
de Secretariado
Módulo 3| Características Importantes para o Profissional de Secretariado Módulo 3
85
86
Módulo 3| Características Importantes para o Profissional de Secretariado 87
●●conhecer o conceito de flexibilidade.

●●adequar o conceito de flexibilidade ao seu cotidiano profissional.
●●avaliar a importância do termo proatividade.
●●compreender o conceito de profissionalismo.
●●aprender a ser ágil diante de situações adversas.
●●verificar que, em um mercado competitivo, é importante ter uma mentalidade competi-
tiva.
●●manter uma identidade profissional.
●●ampliar seu conceito de identidade profissional.
Aulas
Aula 1 – Flexibilidade
Aula 2 – Proatividade – atitude voltada para soluções
Aula 3 – Profissionalismo e qualidade
Aula 4 – Agilidade e mentalidade competitiva
Aula 5 – Cuidando de sua identidade profissional


Neste módulo, você vai estudar a importância de ser flexível no atual mercado de trabalho,
as vantagens de ser proativo, de atuar com profissionalismo e formas de trabalhar primando
pela qualidade, entendendo que é preciso ser competitivo e ter rapidez de raciocínio, além de
formas de cuidar de sua identidade profissional. Pronto para começar mais esse percurso em
busca de novos conhecimentos?
Bons estudos!
Aula 1
FLEXIBILIDADE
Você saberia responder

o que é ser flexível?
Você já estudou as mudanças que ocorrem rapidamente e sabe que precisamos nos adequar a
elas. Portanto, o mercado requer pessoas de fácil adaptação e que sejam flexíveis.
A importância de se adaptar
Podemos definir adaptação como adequação às mudanças. No mercado de trabalho, essa
ferramenta tem sido muito exigida, perdendo apenas para a comunicação. No mundo do
trabalho, as mudanças são vertiginosas: são novas tecnologias, novos setores, novos departa-
mentos, mudanças de produto e mudanças de mercado.
Por exemplo, após a fusão de grupos empresariais, muitos secretários, altamente competen-
tes, são demitidos por não se adaptarem ao novo estilo ou padrão empresarial.
Não adianta ter todas as prerro-

gativas para a função de secre-
tário, se você não estiver aberto
a adaptações.
A importância de ser flexível

Se você tem facilidade para se adaptar a mudanças, você, provavelmente, é uma pessoa flexí-
vel.
Ser flexível é aceitar o

diferente e, por que não,
quebrar paradigmas.
É a habilidade de realizar a mesma tarefa de maneira diferente, é saber aceitar críticas como
algo a ajudar seu crescimento profissional e não em detrimento pessoal. Você deve ser o pri-
meiro a aceitar o novo e a motivar o grupo. Você deve dar o exemplo.
A pessoa da foto acima tem 90 anos e apresenta essa flexibilidade corporal. Como? Pratican-
do, todos os dias, exercícios que mantenham seu corpo e suas articulações flexíveis. Assim,
deve-se proceder ao conceito de flexibilidade no mundo das organizações.
Você precisa exercitar sua ca-

pacidade de adaptação, a forma
como trata com o novo. Assim,
dia a pós dia, você se tornará
mais flexível perante o mercado.
Ser flexível tem o sentido de não quebrar, de contorcer-se diante de determinadas problemá-
ticas e de mudar direções para alcançar o sucesso.
Conhecer o conceito de flexibilidade e a importância de ser flexível no seu cotidiano profissio-

nal é essencial para seu crescimento profissional. O mercado exige profissionais que se ade-
qúem com facilidade, que sejam flexíveis, que saibam ouvir diversas opiniões, captar ideias e
unir todos esses fatores nas tomadas de decisões.
Na próxima aula, você vai entender a importância de ser proativo, de desenvolver atitudes
voltadas para soluções, sem esperar que os outros façam algo por você. Essa é mais uma com-
petência a ser desenvolvida pelo profissional secretário.
Aula 2
PROATIVIDADE – ATITUDE VOLTADA PARA SOLUÇÕES
O mercado é dinâmico, e sempre surgem novas exigências aos profissionais de secretariado.
Nessa aula, você conhecerá um termo novo que designa uma qualidade que todo chefe quer
encontrar no seu secretário.
Você deve se perguntar:

o que é ser proativo?
Muitos já consideram a proatividade uma virtude.

Entendendo o termo: proativo

Vamos à etimologia da palavra: “pró” é um prefixo que designa antecipação; “ativo”, segundo
o dicionário Larousse, quer dizer empreendedor. A pessoa dotada dessa qualidade e virtude
antecipa-se aos acontecimentos, tendo condições de planejar suas ações.
Vá com calma! Isso não significa sair correndo de qualquer forma: é necessário prever acon-
tecimentos, analisar os contextos e agir de forma planejada para garantir o sucesso.
Um exemplo prático de uma pessoa proativa:
Seu chefe pede para tirar cópias de um material a ser passado a todos do departamento: se
você, prontamente, faz as cópias e as distribui, você cumpre o que lhe foi solicitado com efici-
ência. Agora, se você sugere que é melhor escanear o material e enviá-lo por e-mail a todos,
demonstrando que, assim, estarão otimizando o tempo e reduzindo custos, você é proativo.
Ser proativo é ir além do simples ato de tomar iniciativas.

Proatividade: qualidade que garante o sucesso

Você, que quer ser proativo, deve, primeiramente, crer em seu potencial. Isso mesmo: pensar
em benefício próprio e de tudo à sua volta. Pessoas com esse tipo de pensamento preveem de-
terminadas situações e trabalham para evitá-las. A partir dessa definição, podemos concluir
que ser proativo é ter autocontrole e autoeficácia. Se você pensar que pode resolver proble-
mas e controlar as situações, terá maior facilidade de executar ações acertadas. Portanto, se
você quer ser proativo, não adianta somente ser flexível ou antecipar as mudanças: você pode
criar as mudanças.
O comportamento proativo pode levar a vários êxitos profissionais, como liderança e rendi-
mento profissional que, consequentemente, somam-se ao desempenho das organizações.
Comportamento proativo: como conseguir?
●●Buscar novas oportunidades.

●●Traçar objetivos voltados para mudanças.
●●Prever problemas e criar soluções.
●●Atuar de forma diferente do convencional.
●●Mesmo com incertezas, empreender novas ações.
Agora, você já sabe que ser proativo é determinante para competir e sobreviver no mercado
de trabalho.
As organizações estão procuran-

do pessoas que sejam flexíveis,
que possam se adaptar a dife-
rentes situações e que questio-
nem o incerto.
Você é responsável por administrar a sua profissão. Não espere que o emprego dos seus so-
nhos caia do céu. Não adianta reclamar: sem fazer nada para mudar, sua situação continuará
a mesma. É você quem muda os rumos de sua vida. Seja proativo tanto na sua vida pessoal
como na profissional.
Não se preocupe. A resposta para essa pergunta você encontrará na próxima aula. Então,
quer conferir? Vamos em frente.
E como usar a proatividade

em função da qualidade pro-
fissional?
Aula 3
PROFISSIONALISMO E QUALIDADE
Para você, o que é

ter profissionalismo?
É ter uma profissão? Ou apresentar competências na sua profissão? Você acorda e pensa:
“Como sou bom no que faço, chego à empresa contando essa vantagem?” Se a resposta a essa
última questão for sim, você deve rever alguns conceitos: o profissionalismo é reconhecido,
não autoproclamado.
Você demonstra profissionalismo

naturalmente no seu dia a dia
cumprindo com eficiência a sua
função e sendo proativo.
Profissionalismo
Para alcançar o profissionalismo, é necessária ampla competência técnica e domínio de co-
nhecimentos inerentes à sua profissão. Outro fator importante é assumir compromissos com
sua profissão e com os projetos do escritório/empresa em que você trabalha.
A junção da competência técnica com o compromisso na execução de projetos profissionais

traça o seu perfil profissional. Se você consegue agregar esses valores, associá-los a uma ética
profissional e a um empreendedorismo, com certeza, o seu profissionalismo será reconheci-
do.
Dicas de profissionalismo
Não existe receita para ser profissional. É no seu dia a dia que você descobrirá quais compe-
tências são necessárias e as construirá. Mas vale lembrar alguns detalhes importantes, veja:
Seja original, não copie ideias.

Faça planejamentos coerentes e observe os impactos que podem advir deles.
Pense no conjunto, no bem comum.
Faça-se respeitar por seus posicionamentos, por merecimento próprio.
Quadro 1 - quadro sem nome
Qualidade profissional
É importante ter certeza do que você quer e do que você gosta de fazer. Apresentam maior
qualidade profissional as pessoas que fazem aquilo de que gostam. No mercado competitivo,
tal qual se encontra, nem sempre conseguimos estar na profissão para a qual mais temos ap-
tidão. Pesquisas confirmam que as pessoas que trabalham no que realmente escolheram são
mais bem-sucedidas.
Busque conhecer-se: o autoconhecimento é muito importante. Estabeleça metas com objeti-

vos claros e prime pela qualidade em tudo que faz.
O que devo fazer no meu

dia a dia para melhorar a
minha qualidade profis-
sional?
Em busca da qualidade profissional,

procure sempre coragem, determi-
nação, ousadia, equilíbrio emocional
e, é claro, um ingrediente que cabe
em todo lugar: bom humor.
A figura a seguir demonstra a necessidade de integrar os elementos fundamentais na forma-

ção do profissionalismo:
Figura 1 - figura sem nome e sem autor

Fonte: Autor e ano
E o que sugere cada ele-

mento da figura acima?
Vamos ver?
●●Tempo: faça a gestão de seu tempo de forma a melhor aproveitá-lo.

●●Custos: não gaste desnecessariamente os recursos da empresa: economize e reduza gas-
tos com consciência ambiental.
●●Qualidade: faça cursos de formação e aprimoramento visando a investir em sua quali-
dade profissional.
●●Integração: sinta-se parte fundamental da organização em que você trabalha e integre-
se ao seu ambiente de trabalho.
●●Comunicações: saber comunicar-se é uma característica das pessoas de sucesso. Leia,
escreva, fale, faça cursos de oratória, enfim, busque aprimorar sua capacidade de comu-
nicação.
●●Riscos: busque oportunidades, arrisque-se, dedique-se e invista em seu profissionalis-
mo.
●●Escopo: tenha um projeto de vida, um plano, defina onde quer chegar e o que deve ser
feito para alcançar o que você almeja.
●●Recursos humanos: utilize sua rede de contatos a seu favor.
●●Aquisições: busque agregar valor a tudo o que você faz, procure sempre melhorar seus
procedimentos e rotinas e busque sempre adquirir conhecimentos.
Percebeu a importância de
concatenar qualidade em
função de alcançar seu
profissionalismo?
Persiga sempre a qualidade, seja profissional ou pessoal. Se você buscar a qualidade em tudo
que faz, alcançará melhores resultados finais nos seus projetos.
Lembre-se: profissionalismo se faz no dia a dia profissional. Busque ser o melhor, prime pela
qualidade, reduza custos, otimize o tempo, tenha boa comunicação, analise os riscos, integre
tudo isso e construa a sua qualidade profissional.
Na próxima aula, você verá como é importante ser ágil e possuir uma mentalidade competi-
tiva no atual mercado de trabalho. Vamos encarar mais esse desafio e fazer da aprendizagem
um processo prazeroso e significativo.
Aula 4
AGILIDADE E MENTALIDADE COMPETITIVA
É importante você ter em mente que agilidade é um diferencial no seu dia a dia profissional e
que uma mentalidade voltada para a competição o ajuda a ganhar espaço nas organizações.
Ter agilidade e uma mentalidade com-

petitiva significa ser rápido em “passar
a perna” no colega? Ou correr com os
compromissos, realizando-os de qual-
quer maneira para chegar à frente?
Lembre-se: ser competitivo não

é sair gladiando com todos; e ser
ágil não é imaginar-se o tempo
todo um atleta em uma corrida
de 100 metros.
Mundo global = velocidade

A história mostra quatro sociedades distintas: a primitiva, a agrícola, a industrial e a atual: a
sociedade do conhecimento. Cada uma dessas sociedades teve suas organizações social e de
trabalho distintas uma das outras.
Pode-se caracterizar a sociedade do conhecimento pelas revoluções tecnológicas, telecomuni-

cacionais, pelo homem “elevado” a status de capital, peça indispensável dessa sociedade e ve-
locidade de transformações e pelas produções de conhecimento. O poder da terra e da mão de
obra foi substituído pelo valor do conhecimento, que é considerado um recurso econômico.
São tantas transformações rápidas, que elas são velozmente integradas ao mundo das organi-
zações.
Você, profissional de secretariado, deve

acompanhar, adequar, integrar e domi-
nar na mesma velocidade da produção
de conhecimento.
O domínio de novos conhecimentos o coloca em igualdade de competição. Mas ser rápido no

mundo mercadológico não significa dominar os novos conhecimentos apenas: é necessário
ser ágil nas tomadas de decisões e deter conhecimento para poder ter poder de decisão em
tempo hábil.
Competição: atribuição natural do ser humano

Você é um ser competitivo por natureza. Isso faz parte do ser humano. Você precisou vencer
nove meses para nascer (o corpo da mãe entende o feto como estranho), precisou buscar ali-
mento, competindo com a própria natureza, nasceu dotado de movimentos reflexos como pri-
meiro instinto de sobrevivência. Na escola, competia pelo melhor lugar na sala, pela melhor
carteira, pela melhor nota; na família, pela atenção dos pais; no primeiro emprego, competia
com seu medo e com os fatores externos para se manter ali.
Este curso vai deixá-lo em possibilidade de competir com os demais da sua área profissional.
O ser humano é competitivo por natureza, como já foi dito, mas a competição mercadológica
é desumana na sua forma degradadora da mulher em relação ao homem.
E como vencer
essa competição?
Todas as pessoas possuem as mesmas necessidades: dinheiro, comida, vestimenta, lazer...

Algumas se contentam com menos, outras buscam o luxo. Estamos sempre correndo atrás de
satisfação pessoal, de poder. Todos os jogadores querem ganhar, independentemente do jogo.
Para ter sucesso no mundo das organiza-

ções, acredite e tenha convicção de que a
vitória é para o bem “do reino”, ou seja, de
todos. Lembre-se de que os outros joga-
dores também podem pensar como você,
portanto, não subestime o seu adversário.
Inteligência competitiva
A pessoa que tem inteligência competitiva é aquela que fornece “a informação
certa, no momento certo, a uma pessoa certa, para que tome a decisão acerta-
da” (TARAPANOFF, 2006, p. 77).
Possui domínio de gestão do conhecimento, da informação e das tecnologias de informação,

variando entre o obrigatório e o indispensável.
A inteligência competitiva permite organização das informações no âmbito das organizações

empresariais. Possibilita a otimização do funcionamento interno, facilidade nas tomadas de
decisões, coleta, análise e armazenamento de informações com máximo valor agregado. Tam-
bém dá condições para que as organizações mantenham-se competitivas.
No contexto da globalização, as organizações exigem profissionais rápidos e dotados de com-

petitividade inteligente. Não basta ser competitivo. Isso, todos são. É necessário ter artifícios
para competir, qualidades e inteligência. A noção de inteligência, aqui, vai muito além de
desenvolvimento cognitivo.
Se você juntar todos os conhecimen-

tos até aqui apresentados e colocá-los
em prática, em pouco tempo você terá
formado a sua identidade profissional,
tema da próxima aula. Sua identidade
profissional representa o que você é na
sua profissão.
Aula 5
CUIDANDO DE SUA IDENTIDADE PROFISSIONAL
Identidade profissional, será o assunto em pauta nesta aula, mas, primeiro, vamos conceituar
identidade.
O que é a identidade de uma pessoa?
Como se forma a identidade?
E como se forma essa tal identidade

profissional?
A identidade se forma em um processo complexo e cultural. Fala-se em processo porque a

identidade se forma no decorrer de toda a vida de uma pessoa. Esse processo se apresenta
complexo e depende de diversos fatores: variantes externas, histórias, relações pessoais,
entre outros. Todos esses aspectos sofrem influências culturais, para que, enfim, se possa ter
uma identidade formada.
Identidade profissional
Sua identidade pessoal é formada no

decorrer de toda sua vida. Ela se for-
ma no cotidiano de sua profissão, ao
longo dos anos de trabalho e também
sofre influências de diferentes fatores.
Do secretário da década de 1950 até os dias atuais, a profissão passou por inúmeras reformu-
lações e até mesmo por crises de identidade: foi da máquina de escrever até o potencial de
pertencer ao nível estratégico organizacional e chegou ao século XXI com status de secretário
executivo, de gerente, assessor executivo, entre outras denominações atuais.
A globalização, a reengenharia or-

ganizacional, a busca pela qualidade
total, as tecnologias, todos esses fa-
tores fazem parte da nova roupagem
do profissional secretário.
A profissão de secretário, hoje, tem regulamentação profissional, e as diretrizes curriculares

deixaram-na mais competitiva e adequada ao mercado contemporâneo.
Portanto, você deve estar preparado

para trabalhar com modelos novos de
gestão, desenvolver tarefas de assesso-
ria administrativa, ser receptivo e saber
trabalhar em equipe, entre todas as ou-
tras atribuições aqui já explicitadas.
Há teóricos de secretariado que julgam que esse excesso de atribuições e habilidades dificulta
a formação de uma identidade profissional para o secretário.
Se você atende a todas essas prerrogativas aqui citadas, você está no caminho, ou melhor,
formando a sua identidade profissional. Você é o que você faz; a sua identidade é o que você
faz perante as organizações.
No cotidiano do seu trabalho, você vai construir sua identidade profissional. É importante
cuidar para ser reconhecido pela sua identidade. Assim como na identidade pessoal, o proces-
so de formação é complexo e cultural. Complexo, porque engloba todos os fatores que envol-
vem a sua profissão; e cultural, porque pertence ao locus das culturas organizacionais. Nesse
processo de formação, é importante que você procure absorver o que há de melhor para ser
um profissional competente e uma pessoa melhor.
Reflita sobre a importância de ser um profissional flexível, proativo, ágil, com inteligência
competitiva e cuide da formação de sua identidade profissional.
SAIBA MAIS

●●PARKER PUBLISHING COMPANY. A secretária de sucesso. São Paulo, SP:

Summus Editorial,1981.

Chegou o momento de colocar em prática os conhecimentos apreendidos. Vamos acessar o

ambiente virtual de aprendizagem (AVA) e realizar as atividades? Será um belo momento de
RELEMBRANDO
Neste módulo, você estudou a importância de ser flexível no atual mercado de trabalho, as
vantagens de ser proativo, de atuar com profissionalismo e como trabalhar primando pela
qualidade. Além disso, entendeu que é preciso ser competitivo e ter rapidez de raciocínio e
viu como cuidar de sua identidade profissional.
Conhecer o conceito de flexibilidade e a importância de ser flexível no seu cotidiano profissio-

nal também foi assunto estudado. O mercado exige profissionais que se adeqúem com faci-
lidade, que sejam flexíveis, que saibam ouvir diversas opiniões, captar as ideias e unir todos
esses fatores nas tomadas de decisões.
Esperamos que você tenha percebido, também, a importância do comportamento proativo,

que engloba as seguintes atitudes:
●●buscar novas oportunidades;

●●ter objetivos voltados para as mudanças;
●●prever problemas e criar soluções;
●●atuar de forma diferente do convencional e, mesmo com incertezas, empreender novas
ações.
O comportamento proativo pode levá-lo a vários êxitos profissionais, como liderança e rendi-
mento profissional, que, consequentemente, soma-se ao desempenho das organizações.
Para alcançar o profissionalismo, é necessária ampla competência técnica e dominar conhe-

cimentos inerentes à sua profissão. Outro fator importante é assumir compromissos com sua
profissão e com os projetos do escritório/empresa em que você trabalha. A junção da com-
petência técnica com o compromisso na execução de projetos profissionais traça o seu perfil
profissional. Se você consegue agregar esses valores, associá-los à ética e ao empreendedo-
rismo, com certeza, o seu profissionalismo será reconhecido. Profissionalismo se faz no dia a
dia profissional. Busque ser o melhor, prime pela qualidade, reduza custos, otimize o tempo,
tenha boa comunicação, analise os riscos, integre tudo isso e construa a sua qualidade profis-
sional.
O mundo tem passado por muitas e rápidas transformações, que são velozmente integradas
ao mundo das organizações. Você, profissional de secretariado, deve acompanhar, adequar,
integrar e dominar na mesma velocidade da produção de conhecimento.
O domínio de novos conhecimentos o coloca em igualdade de competição. Mas ser rápido no

mundo mercadológico não significa dominar os novos conhecimentos apenas; é necessário
ser ágil nas tomadas de decisões e deter conhecimento para ter poder de decisão em tempo
hábil, de forma proativa.
No cotidiano do seu trabalho, você vai construir sua identidade profissional. É importante
cuidar para ser reconhecido pela sua identidade. O processo de formação da identidade é
complexo e cultural. Complexo, porque engloba todos os fatores que envolvem a sua pro-
fissão; e cultural, porque pertence ao locus das culturas organizacionais. Nesse processo de
formação, é importante que você procure absorver o melhor para ser um profissional compe-
tente e uma pessoa melhor.
Trabalho em Equipe
e Comunicação 4
Trabalho em Equipe e Comunicação Módulo 4
117
118
Módulo 4| Trabalho em Equipe e Comunicação 119
●●compreender a importância do trabalho em equipe;

●●aprender a trabalhar em equipe;
●●entender a importância da comunicação;
●●conhecer os princípios do networking e a importância de uma rede de contatos no atual
mercado de trabalho;
●●discutir as atuais tendências mercadológicas;
●●avaliar a importância do acompanhamento das tendências como meio para manter-se
atualizado no mercado de trabalho;
●●valorizar sua profissão;
●●confiar no seu potencial profissional.
Aulas
Aula 1 – A importância do trabalho em equipe
Aula 2 – A importância da comunicação para o secretário
Aula 3 – Networking como ferramenta de crescimento profissional
Aula 4 – Acompanhando as tendências de mercado
Aula 5 – Valorizando sua profissão e confiando em seu potencial


Neste módulo, você avaliará a importância do trabalho em equipe e de saber comunicar-se
bem no ambiente de trabalho e fora dele. Também estudará a necessidade de construir uma
rede de relacionamentos – networking – e as vantagens de acompanhar as tendências de
mercado. Você terá a oportunidade de conhecer maneiras de valorizar sua profissão usando
a confiança no seu potencial como ferramenta de competição. Junte dedicação e autonomia
para fazer da aprendizagem um processo rico de construção do conhecimento.
Bons estudos!
Aula 1
IMPORTÂNCIA DO TRABALHO EM EQUIPE
Em sua vida, você pertence a diferentes grupos sociais, nos quais interage com diferentes
pessoas. A empresa em que você trabalha representa um desses grupos, e as pessoas com as
quais você se relaciona diretamente nem sempre formam uma equipe.
Mas o que é trabalhar

em equipe?
Um grupo só se torna equipe quando possui objetivos comuns e todos trabalham em prol da
realização desses objetivos.
A finalidade do trabalho em
equipe é somar experiências
e responsabilidades na busca
por decisões acertadas.
Trabalhar em equipe pode, além do êxito do grupo, facilitar realizações profissionais indivi-
duais.
O que se espera dos integrantes de uma equipe

●●Integração com seus membros.
●●Interação com os membros de outros grupos.
●●Coparticipação nos resultados.
●●Corresponsabilidade pelas metas e objetivos.
●●Coesão.
●●Apoio mútuo.
É muito importante que haja confiança entre os membros de uma equipe: os problemas de-
vem ser compartilhados e resolvidos, nunca escondidos. Nem todo grupo consegue status de
equipe.
Um grupo só se torna equipe

quando está coeso, unido,
compartilhando missão e
responsabilidade coletivas.
O que cada integrante precisa

●●Autoconhecimento.
●●Conhecer a missão da empresa.
●●Ter em mente a sua missão.
●●Identificar e assumir a sua missão.
●●Respeitar o outro, tanto pessoal como profissionalmente.
●●Saber ouvir.
●●Saber dar opinião sem ser impositivo.

●●Construir um relacionamento aberto com seus colegas, sem fofocas no grupo.
●●Buscar constantemente conhecimentos.
●●Livrar-se dos preconceitos.
●●Preparar-se para as mudanças.
●●Trabalhar a empatia.
●●Compartilhar o sucesso.
Questões que orientam a estruturação de equipes

bem-sucedidas
Teóricos americanos desenvolveram questões que devem ser consideradas na hora de organi-
zar equipes:
●●Quem somos nós?
●●Por que estamos aqui?
●●Como estamos orientados?
●●Quais são as necessidades que devemos atender?
●●Quais são os caminhos?
●●Como podemos fazê-lo?

●●O que fazer e como fazer?
●●Como continuar a aprender?
●●O que foi feito, como e por quê?
●●Trabalho concluído com sucesso! Qual é o próximo?
Problemas que atrapalham as equipes

●●Em reuniões: atrasos, ultrapassagem do horário estabelecido, falta de objetividade, falta
de contribuição.
●●Falta de comprometimento com os objetivos organizacionais.
●●Rivalidade entre equipes, que transferem a culpa pelas metas não cumpridas.
●●Conflitos: estes devem ser administrados com diálogos abertos.
●●Confronto de personalidades: excesso de líderes.
Tenha em mente que as organizações prezam por profissionais que trabalham em equipe e
que são capazes de dar importantes contribuições com suas diferentes habilidades e compe-
tências.
Um único indivíduo não possui todas as

habilidades e competências necessárias
ao trabalho nas organizações. Assim, o
trabalho em equipe torna-se peça fun-
damental de sucesso se estiver distri-
buído entre os participantes.
A partir da diversidade de pensamentos, é possível enxergar os vários ângulos de um proble-

ma para chegar a uma solução.
Na próxima aula, serão abordados os princípios e as tendências dos recursos humanos, que,
como em todo o universo das organizações, acompanham as inovações de mercado. Vamos
adiante?
Aula 2
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO PARA O SECRE-
TÁRIO
Você sabe que todas as pessoas comunicam-se entre si. A palavra comunicação vem do latim,
e sua tradução mais simplificada é: o ato de compreender alguém e de se fazer entendido. É
por meio dela que você mantém seus relacionamentos familiares, sociais e profissionais.
No contexto empresarial, para se ter êxito, é necessário que os departamentos se comuni-

quem: os gerentes, você e seu executivo, os membros das equipes, as equipes entre si.
A comunicação só se
faz por meio da fala e
da escrita?
Não, a comunicação pode

ser verbal e não verbal.
Comunicação verbal e não verbal

Na comunicação verbal, há o uso de palavras faladas ou escritas; na comunicação não verbal,
incluem-se os gestos, as posturas, o silêncio e as expressões faciais.
Existem alguns elementos essenciais convencionados e necessários para a comunicação entre

pessoas. São eles:
●●O emissor é quem inicia a comunicação.
●●Conteúdo é a mensagem.
●●Receptor é aquele a quem o emissor se dirige.
●●O código é o meio pelo qual o emissor se faz entender pelo receptor. Pode ser uma men-
sagem escrita, oral ou um gesto.
A comunicação como ferramenta profissional

Você deve estar preparado para as diferentes formas de comunicação, e a sua comunicação
deve ser eficiente e responder às necessidades dos clientes, tanto internos como externos.
Para uma comunicação

verbal eficiente, você
precisa:
●●planejar a comunicação;
●●ter um vocabulário acessível, porém sem gírias, e procurar usar termos mais técnicos;
●●ter uma sequência lógica na transmissão da mensagem;
●●ter paciência para escutar e observar o cliente;
●●ter precisão ao falar;
●●ter uma atitude empática (identificar, conhecer os sentimentos e emoções do cliente).
Não existe uma fórmula que garanta uma comunicação eficiente, porém, existem alguns fato-
res a serem observados, como adequação da linguagem ao nível do interlocutor, ter clareza ao
expressar-se, não usar rodeios e mostrar interesse ao atender os clientes.
Feedback
Feedback é uma palavra inglesa que significa “retorno”, ou ainda, a capacidade de verificar o
próprio desempenho a fim de corrigi-lo. Sua tradução estrita é “retroalimentação”.
Mas onde essa pala-

vra se relaciona com
nossa comunicação?
No processo de comunicação, o feedback

liga o emissor ao receptor. Ao mesmo tem-
po em que o emissor envia mensagens, ele
também as recebe, podendo mudar a men-
sagem enviada. Em muitas conversas, você
já embute um pedido de feedback na men-
sagem enviada.
Uma comunicação eficiente pode não ocorrer em virtude da complexidade da mensagem. O

excesso de mensagens simultâneas pode distorcer o real conteúdo. Você deve dividir uma
mensagem complexa em partes para que possa explicá-la melhor.
Seja sempre atencioso, não tenha pressa, tenha voz agradável, redija textos coesos e coeren-
tes, elabore mensagens claras. Não precisa rebuscar, seja objetivo, adeqúe as palavras, dê um
tempo para que a pessoa entenda o que você quis dizer e escute com atenção.
Construa, no seu local de trabalho, uma comunicação eficaz e, com certeza, você terá êxito
nos processos comunicacionais dentro da organização.
Agora que você já sabe a importância de uma comunicação eficiente, na próxima aula, veja a
importância do networking para seu crescimento profissional.
Aula 3
NETWORKING COMO FERRAMENTA DE CRESCIMENTO
PROFISSIONAL
Você sabe o que significa

networking?
Networking é uma ferramenta que o ajudará a trabalhar seus relacionamentos com a finali-
dade de crescimento pessoal e profissional.
Construir uma rede de relacionamentos não significa simplesmente conhecer pessoas, mas
mantê-las próximas.
A tradução do termo inglês quer dizer “trabalhando sua rede de contatos”: networking
origina-se da união das palavras net = rede e working = trabalhando.
Trabalhando sua rede de contatos
Reflita por um momento:

quem são as pessoas que
você conhece?
Amigos, família, colegas de trabalho, professores e vizinhos. Todas essas pessoas fazem parte
de sua rede de contatos. Na infância, você possuía sua rede de contatos e, à medida que você
cresceu, esta se modificou, cresceu e evoluiu junto com você.
Pode-se considerar que a sua rede de contatos não é estática: à medida que conhece novas
pessoas, muda de emprego, você muda e amplia a sua rede. Muitos são deixados pelo cami-
nho, pela simples dinâmica da vida ou por falta de afinidade.
Portanto, networking pode ser interpretado como uma rede de contatos tanto pessoais como
profissionais de variados locais e interesses úteis nas nossas relações interpessoais.
No meio empresarial, é útil do ponto de vista de troca de experiências e informações e para

atualização profissional.
É necessário cultivar seu networking, pois estamos sempre precisando uns dos outros. Você
pode usar a sua rede a seu favor, a favor dos seus objetivos. Mas veja bem: não adiante tentar
ser cortês somente quando se precisa de algo. Sua rede deve ser construída e cultivada no seu
cotidiano profissional e pessoal.
Analise o exemplo:
No seu departamento, você tem um colega que nunca o cumprimenta, não faz o mínimo es-
forço para colaborar com você, mas pede sua ajuda quando não consegue concluir uma tarefa
sozinho. Você já deve ter presenciado uma situação assim em seu trabalho. Cuidado para não
se tornar essa pessoa, que só conversa quando precisa de ajuda. Seja sempre educado e dis-
ponível com seus contatos. Eles ficarão agradecidos e sempre o ajudarão quando solicitados.
Por que fazer

networking?
Agora você já sabe que o primeiro princípio para fazer seu networking é buscar conhecer pes-
soas: pode ser desde o padeiro até o presidente da empresa. Cumprimente e sorria sempre:
simpatia é fundamental.
Utilize essa ferramenta para sua atualização e desenvolvimento profissional.
Como?
Trocando informações de práticas de

sucesso. Um profissional só cresce na
carreira à medida que possui pessoas
para ajudá-lo, dar-lhe suporte, elegê-lo
e aplaudi-lo.
Saiba, ainda, que muitas indicações para contratações e promoções dentro das empresas
acontecem por meio do networking. Não perca essa oportunidade!
Confira algumas dicas importantes
Tenha cuidado para não ser inconveniente: evite ser o centro das atenções o tempo todo, dê
oportunidade para os outros falarem, não monopolize os diálogos.
●●Tenha bom-senso, mostre-se, faça-se notar, mas com discrição.

●●Conheça pessoas.
●●Deixe-as conhecerem você.
●●Seja solicito.
●●Mantenha sempre o bom humor.
Entenda que networking é criar, ampliar e manter sua rede de contatos e utilizá-la nos dife-
rentes aspectos de sua vida diária. Vale ressaltar que esta é mais uma ferramenta de aprimo-
ramento profissional.
Se você não tiver as competências

necessárias para o cargo que almeja,
não adianta possuir bom networking.
Use seu marketing pessoal, preocupe-se com sua imagem, aprimore constantemente seus
conhecimentos e divulgue seus resultados. São passos importantes que podem torná-lo um
secretário bem-sucedido.
Prepare-se, pois, na próxima aula, você acompanhará as tendências de mercado e a influência

dessas tendências em sua profissão. Que tal começar já a exploração do tema?
Aula 4
ACOMPANHANDO AS TENDÊNCIAS DE MERCADO
A idade contemporânea é caracterizada pela atração do novo, que surge cada vez mais rapida-
mente. Necessidades antes cada vez mais difíceis de atender estão cada vez mais acessíveis.
A atualidade é dominada pelas inovações

tecnológicas e por grandes transforma-
ções sociais que alteram, de maneira
significativa, os modos de produção e a
dinâmica da vida de um modo geral. Os
tempos entre o planejamento e a execu-
ção estão menores.
Mas o que você, secretário,

deve fazer? Acompanhar ou
esperar os resultados?
Infelizmente, você não pode esperar. As mudanças devem ser perseguidas e integradas antes
mesmo de se ter garantia de sucesso.
As mudanças tanto tecnológicas como administrativas não lhe dão alternativas, a não ser a de
segui-las na mesma velocidade que as caracteriza.
Novas tendências de mercado no mundo empresarial

Os modelos de gestão contemporâneos ditam, de certa forma, as mudanças nos segmentos
empresariais. As variações econômicas e tecnológicas deixam vulnerável o processo produti-
vo, e o progresso vai se construindo em meio a inovações e quebra da continuidade.
Você trabalha, atualmente, em meio a mudanças e deve estar disposto a enfrentar rápidas
e complexas alterações; deve se adaptar a confrontar ambiguidades e compreender que se
fazem necessários novos produtos e serviços. Você deve procurar novas direções em meio
à vulnerabilidade e não pode perder a calma diante das perdas de coisas que você ajudou a
construir.
Como você pode ver, o presente é tur-

bulento, e o futuro, incerto. Não se sinta
confortável com o status quo, com sua
situação atual. Persiga a inovação como
garantia de sobrevivência.
“A inovação tornou-se a força básica da empresa e do cotidiano de seus gerentes e funcioná-

rios” (MOTTA, 2001, p. 26).
Contextualizando as mudanças
O período em que estamos vivendo está sendo denominado de pós-modernidade. Este se
fundamenta nas intensas transformações nos âmbitos sociais, econômicos, políticos e, até
mesmo, administrativos. É possível verificar as diferenças entre “as práticas de uma socieda-
de industrial e pós-industrial para ressaltar uma nova era administrativa (Ibid., p. 11). Como
exemplo, temos a passagem da produção de bens e serviços, na organização industrial, para
uma organização que se baseia na tecnologia, na informação e no consumo.
Presencia-se uma época em que a prática gerencial encontra-se fragmentada, descentrali-

zada, flexível e de livre comunicação. Verifica-se, também, ausência de valores na forma do
sistema produtivo e nas relações de trabalho das organizações.
As atuais propostas pós-modernas

podem ser organizadas da seguinte
maneira:
1. Falta de finalidade e de ideal administrativo: “não há um ponto de chegada nem uma

verdade última”.
2. Fragmentação das organizações e culturas particulares: as culturas estão sendo legiti-
madas por seus próprios princípios, não existindo mais valores administrativos univer-
sais.
3. Cotidiano gerencial organizando o futuro: rejeita-se a perspectiva de progresso; não
existe verdade absoluta, todas as proposições são verdadeiras.
4. Sociedade com estilo: as pessoas estão buscando autoafirmação pessoal por meio dos
bens de consumo, dando espaço aos designers e a imagens de produtos.
5. Materialismo consumista: as pessoas se expressam por meio da liberdade de escolha e
possuem estilos de vida guiados pela publicidade. Não existe uma distinção clara entre
moral e imoral, real e irreal.
Preparando-se para a mudança

Procure sempre inovar: faça um esforço adicional e envolva-se em tarefas novas. Tenha
iniciativa para buscar o novo, persistência no entusiasmo, mesmo em momentos incertos, e
desenvolva habilidades para enfrentar riscos, resistências adicionais e conflitos.
Conceda-se a oportunidade de ser criativo e permita aos outros a mesma oportunidade.
Desafie o óbvio e o normal.
Tenha cuidado com velhos hábitos, aventure-se.
Seja otimista perante a vida.
Aja diante dos problemas e procure ser útil.
Enquanto você estudou o que preparamos para você, vários novos conhecimentos foram
produzidos, seja nas universidades, nos diferentes laboratórios de pesquisas e nas próprias
organizações. Portanto, não recuse o novo, mescle expectativas positivas e não tenha receio
de novas tarefas dentro da organização.
Na próxima aula, você verá formas de valorizar sua profissão e de confiar no seu potencial
para poder colocar em prática o conteúdo desta aula e das demais. Para que você mude, é
preciso confiança em si mesmo.
Aula 5
VALORIZANDO SUA PROFISSÃO E CONFIANDO EM
SEU POTENCIAL
Todas as profissões passaram por várias lutas, e algumas ainda lutam pelo reconhecimento,
primeiramente, legal e, em segundo plano, social.
Você é o primeiro que deve

valorizar a sua profissão.
Como
valorizar?
Reconhecendo a sua importância no mundo das organizações e explicitando isso em pala-

vras e ações. Para que isso ocorra, é necessário que haja autoconfiança, ou seja, confie no seu
potencial profissional, sinta-se capaz. Afinal, você está buscando qualificação e vai colocar em
prática tudo que aprendeu. E mais: vai buscar outras fontes de conhecimento também e estar
em constante formação e preparo profissional.
Apenas você pode responder a essa pergunta. Analise-se sempre, veja onde você pode melho-
rar, construa sua carreira como secretário.
Você está preparado para

o mercado de trabalho?
Valorização da profissão
A competitividade levou à evolução da profissão, ou seja, quanto mais talentos você tiver,
mais em nível de competição você está. O mercado exige profissionais com características
multiprofissionais, para não dizer multifuncionais.
Busque ser criativo, comprometido,

conhecer bem a empresa em que
trabalha, ser motivado e ter várias
qualificações.
Na atual dinâmica de mercado, não cabem mais as especializações da sociedade industrial.

Você deve reconhecer suas atribuições e contribuir com sua capacidade intelectual para o
crescimento da empresa.
A profissão foi depreciada devido o mau uso do termo “secretário”, que acabou por desmere-
cer a profissão. A profissão de secretariado é, hoje, a mais requisitada no meio corporativo,
ganhou legislação própria, regulamentos e possui curso superior de formação para secretá-
rios.
Valorizando seu potencial
Parta do princípio de que, se você não se

achar bom, quem poderá achar? Se você
não se achar bom, fará um bom traba-
lho? Conseguirá destaque profissional?
Se você está investindo em você, é porque confia em seu potencial. Valorize-se, você é capaz.
Por trás de todo executivo de sucesso, há um secretário bem-sucedido. Você pertence a uma
organização e, dela, é parte fundamental.
Com as mudanças, você deixou de reproduzir para produzir; você não obedece ordens, ga-
nhou poder de decisão. No meio organizacional, você precisa ter ideias e ser proativo, como
já viu anteriormente.
Construa-se
Não adianta buscar apenas formação técnica. A formação de cunho humanístico e social
também é muito importante: busque conhecer-se melhor e entender como se dão os relacio-
namentos humanos. Reconheça que existem diferenças e que são elas que nos fazem únicos e,
porventura, especiais.
Construímo-nos a cada dia, tanto pessoal como profissionalmente. Nossas características

pessoais podem ser trabalhadas e melhoradas, mas isso deve partir de autoconhecimento.
Onde posso melhorar para ser simpático? Por que não sorri hoje? Problemas todas as pessoas
têm, mas não deixe que seus problemas pessoais levem a problemas profissionais.
Valorize-se como profissional, valorize a

sua profissão e confie no seu potencial
produtivo. Você deve valorizar-se, para
ser valorizado. Se você não acreditar na
sua capacidade, realmente de nada vai
adiantar fazer cursos, renovar-se, dominar
técnicas. É necessário reconhecer suas ca-
pacidades, todos têm limitações, mas não
faça delas desculpas para não crescer.
A partir do momento em que você se valorizar estará valorizando sua profissão e buscando
ser o melhor. Assim, você aprenderá a confiar em seu potencial e crescer na profissão que
você escolheu.
No próximo módulo, você conhecerá as técnicas e rotinas do dia a dia do secretário.
SAIBA MAIS

●●LINKEMER, Bobbi. Secretária eficiente. São Paulo, SP: Nobel, 1999.

●●MAERKER, Stefi. Secretária: uma parceira de sucesso.. São Paulo, SP: Gente, 1999.

RELEMBRANDO
Neste módulo, a importância do trabalho em equipe e de saber comunicar-se bem no am-
biente de trabalho e fora dele foi assunto explorado. Além disso, você estudou a necessidade
de construir uma rede de relacionamentos – networking – e as vantagens de acompanhar
as tendências de mercado. Visualizou maneiras de valorizar sua profissão e de como usar a
confiança no seu potencial como ferramenta de competição.
A finalidade do trabalho em equipe é somar experiências e responsabilidades na busca por

decisões acertadas. Trabalhar em equipe pode, além do êxito do grupo, facilitar realizações
profissionais individuais.
Para comunicar-se com eficiência, o secretário precisa: planejar a comunicação; ter um vo-
cabulário acessível, porém, sem gírias, e procurar usar termos mais técnicos; ter uma sequ-
ência lógica na transmissão da mensagem; ter paciência para escutar e observar o cliente; ter
precisão ao falar; ter uma atitude empática (identificar, conhecer os sentimentos e emoções
do cliente). Construir em seu local de trabalho uma comunicação eficaz é fundamental para o
êxito nos processos comunicacionais dentro da organização.
Networking é criar, ampliar e manter sua rede de contatos e utilizá-la nos diferentes aspectos
de sua vida diária. Vale ressaltar que esta é mais uma ferramenta de aprimoramento profis-
sional. Se você não tiver as competências necessárias para o cargo que almeja, não adianta
possuir bom networking.
Use seu marketing pessoal, preocupe-se com sua imagem, aprimore constantemente seus
conhecimentos e divulgue seus resultados. Esses são passos importantes que podem torná-lo
um secretário bem-sucedido.
Procure sempre inovar, faça um esforço adicional e envolva-se em tarefas novas: tenha ini-
ciativa para buscar o novo; tenha persistência no entusiasmo mesmo em momentos incertos;
desenvolva habilidades para enfrentar riscos, resistências adicionais e conflitos. Conceda-se
a oportunidade de ser criativo e permita aos outros a mesma oportunidade. Desafie o óbvio e
o normal. Tenha cuidado com velhos hábitos, aventure-se. Seja otimista perante a vida. Aja
diante dos problemas e procure ser útil.
Você deve valorizar-se para ser valorizado. Se você não acreditar na sua capacidade, realmen-
te, nada vai adiantar fazer cursos, renovar-se, dominar técnicas. É necessário reconhecer suas
capacidades. Todos têm limitações, mas não faça delas desculpas para não crescer.
A partir do momento em que você se valorizar, estará valorizando sua profissão e buscando
ser o melhor. Assim, você aprenderá a confiar em seu potencial para crescer na profissão que
você escolheu.
Trabalho em Equipe
e Comunicação 4
Técnicas e Rotinas Secretariais Módulo 5
153
154
Módulo 5| Técnicas e Rotinas Secretariais 155
●●descrever a importância de uma boa recepção às pessoas;

●●organizar reuniões;
●●avaliar a importância do atendimento pessoal;
●●saber atender seus clientes internos e externos;
●●manusear a agenda e o follow-up;
●●organizar e construir arquivos;
●●compreender a importância de documentos bem redigidos e que escrever e digitar bem
são um diferencial;
●●controlar o uso dos materiais de consumo do cotidiano;
●●aprender o uso correto do material do escritório para otimização dos custos.
Aulas
Aula 1 – Organizando reuniões
Aula 2 – Atendimento pessoal, telefônico e eletrônico
Aula 3 – Agenda, follow-up e organização de arquivos
Aula 4 – Captação, digitação e diagramação de textos e correspondências
Aula 5 – Controle do material de escritório e materiais de consumo necessários ao desenvol-

vimento das atividades do secretário

Neste último módulo, você vai aprender como organizar sua rotina de trabalho, desde as
reuniões até o controle de material de seu uso no atributo de suas funções. É essencial a qua-
lidade nos processos em que o secretário está envolvido, buscando a excelência e a melhoria
contínua.
Agora, com atenção e determinação, você é convidado a trilhar um novo caminho de aprendi-
zagem.
Bons estudos!
Aula 1
ORGANIZANDO REUNIÕES
O mercado profissional exige do secretário perfil empreendedor que possibilite sua partici-
pação na organização, no planejamento e na execução de eventos empresariais. Os eventos
representam a imagem da empresa e, em sua maioria, têm por objetivo principal a divulgação
da empresa e de seus produtos e serviços no mercado a que pertence.
Ao organizar uma reunião, você deve se preocupar com o tema a ser desenvolvido e com os
objetivos que deseja alcançar.
Seguindo a premissa da democracia, mas principalmente da descentralização de decisões no

meio organizacional, as reuniões mostram-se como um fator de otimização, criado para obter
resultados por meio do consenso geral.
Você sabe como orga-

nizar uma reunião?
Acompanhe os procedimentos
1. Quando seu chefe é convocado para uma reunião:

●●Quando seu chefe participar de alguma reunião, anote em sua agenda e na agenda dele.
●●Consulte-o sobre a necessidade de preparar um dossiê com documentos e informações
das quais ele possa precisar, providenciando cópias como medida de segurança.
●●Confirme a reunião e a participação do chefe por escrito ou por telefone.

●●Consulte-o sobre a necessidade de sua participação na reunião; se você for participar,
prepare-se conversando com ele.
●●Recorde seu chefe do compromisso, na véspera ou no dia, com horas de antecedência.
●●Caso seu chefe não vá à reunião convocada, pergunte-lhe o que você deve dizer para jus-
tificar a ausência. Depois, redija um e-mail ou documento e envie aos participantes, ou o
faça por telefone, conforme normas institucionais.
2. Se seu chefe convocou a reunião:

●●Antes da reunião
●●Acerte com o seu chefe o dia e a hora da reunião, verifique quem deverá participar e como
será feita a convocação. O tema da reunião deverá ser comunicado aos participantes.
●●Elabore a pauta de reunião.
●●Faça a convocação.
●●Informe-se se serão requeridas dos participantes pastas documentais, para que constem
na convocação.
●●Reserve a sala de reunião, se necessário.
●●Verifique que materiais eletrônicos deverão constar na sala (computador, projetor de
slides, aparelhos de DVDs, TVs etc.
3. No dia da reunião ou na véspera

●●Verifique a reserva da sala de reuniões.
●●Verifique se os equipamentos estão na sala, se estão funcionando e se o número de ca-
deiras é suficiente.
●●Confirme por telefone a presença dos participantes. Se for o caso, avise ao chefe da au-
sência de algum.
●●Consulte seu chefe sobre a necessidade de sua participação na reunião. Se você for parti-
cipar, prepare-se, organizando sua fala e os documentos necessários.
4. Na reunião
●●Recepcione os participantes de acordo com as normas estabelecidas, indicando-lhes um
lugar à mesa.
●●Providencie para que sejam servidos café e água.
5. Durante a reunião
●●Tenha os cuidados necessários para que a reunião não seja interrompida.
●●Não interrompa a reunião para falar com seu chefe. Se for necessário, escreva um bilhete,
coloque-o na frente dele e aguarde a resposta.
●●Sugere-se que você sente-se ao lado de seu chefe. Emita opiniões, se solicitadas, e leve
caneta, papel e prancheta.
6. Após a reunião
●●Providencie o arquivamento dos documentos utilizados por seu chefe na reunião; pro-
videncie, também, a limpeza do local e a entrega de materiais que não pertençam à sala.
●●Reuniões formais exigem a elaboração de ata. Se for o caso, prepare-a.
Viu? Não é difícil organizar

uma reunião e portar-se
bem nesse contexto.
Lembre-se: para facilitar a organi-

zação, devemos fazer um checklist
de tudo que precisamos providen-
ciar para que não haja risco de es-
quecer de algum passo importante.
Na próxima aula, conheça algumas dicas de como se portar nos atendimentos pessoal, telefô-
nico e eletrônico.
Aula 2
ATENDIMENTO PESSOAL, TELEFÔNICO E ELETRÔNICO
Você sabia que uma qualidade

muito apreciada no secretário é
saber relacionar-se bem, seja com
executivos, auxiliares, colegas e
visitantes?
O relacionamento interpessoal no trabalho é o que ajuda a construir seu networking.
Reflita e responda sinceramente:
As pessoas que chegam a sua sala são recebidas com um sorriso seguido de um “Em que pos-
so ajudá-lo?”
As pessoas são atendidas no horário marcado?
Os prazos e compromissos são sempre lembrados?
Você avisa com antecedência quando seu chefe ou você não poderão atender alguém?
O objetivo das empresas, normalmente, é atingir resultados financeiros: o lucro. Alcançar

esses resultados depende da vontade, qualidade e competência do serviço de cada funcioná-
rio. Você, secretário, no exercício de sua função, relaciona-se com diferentes pessoas, com
diversas personalidades. E, por mais difícil que seja atender alguém, o seu público espera da
empresa, que também é representada por você, um atendimento educado, eficiente é ágil.
Você representa a imagem da empresa em que trabalha.
Pré-requisitos para um bom atendimento
Qual é o tratamen-
to que se deve dar
à informação?
●●Verifique o que, por que, para que, para quem e para quando pedem a informação.
●●Saiba se o assunto pertence à sua área de atuação.
●●Saiba se a resposta é da sua competência.
●●Determine um prazo para a resposta.
●●Em caso de espera por atendimento, ofereça acomodação adequada, dê atenção perso-
nalizada.
●●Se chegar alguém e você estiver ao telefone, cumprimente-o com um aceno ou movimen-
to de cabeça, para que a pessoa saiba que foi notada.
●●Seja amável, mas sem intimidades.
●●Demonstre interesse no assunto que está sendo tratado.
●●Se precisar anotar recado, faça-o imediatamente e em formulário próprio.
Lembre-se: o bom atendimen-

to não é dispensado apenas
aos clientes externos, mas aos
clientes internos também.
Ao telefone
As pessoas reagem de diferentes formas ao uso do telefone: as pessoas que não gostam de
atender telefone correm o risco de prestar um mau tratamento aos seus interlocutores e de
não retornar recados. Com o crescimento do telemarketing, surgiram múltiplas possibili-
dades. Produtos podem ser apresentados pelo telefone e cobranças e pesquisas podem ser
realizadas.
A comunicação telefônica deve ser

feita em linguagem que possibilite
o máximo de resultados por meio
desse instrumento.
Alguns procedimentos garantem o uso eficaz ao telefone. Veja-os.
●●Use linguagem correta, clara e precisa.
●●Jamais use tratamentos como “querido”, “meu amor”.
●●Se precisar de tempo para responder uma pergunta, diga simplesmente “aguarde, um
minuto por gentileza”.
●●Atenda prontamente. Não deixe o telefone tocar por mais de três vezes.
●●Identifique-se ao seu interlocutor: nome, empresa, cargo e assunto.
●●Não permita que o diálogo crie cunho pessoal.
●●Saiba, antecipadamente, quais são as pessoas que seu chefe poderá atender.
●●Não forneça informações sem autorização. Seja claro e preciso, tenha tato e discrição.
Atendimento eletrônico
A Internet é uma rede de informações conectadas, ou melhor, interligadas. Duas ferramen-
tas são importantíssimas: a www e TCP/IP. WWW são as iniciais de World Wide Web: a
teia mundial cuja finalidade é interligar os computadores para permitir que textos e imagem
sejam exibidos na tela. TCP/IP quer dizer Transfer Control Protocol: é um tipo de protocolo
de comunicação que permite aos computadores a mesma linguagem.
Uma vez conectado, existe uma infinidade de possibilidades de navegação, ou seja, uma
variedade de informações disponíveis. Ao fazer uma assinatura, você adquire uma conta de
e-mail, que é um mecanismo de envio e recebimento de mensagem individual. No trabalho,
provavelmente você tenha a conta de e-mail da empresa, a qual agiliza a comunicação inter-
na.
Veja, agora, alguns cuidados

com a Internet.
●●A Internet deve ser utilizada como instrumento de trabalho. Não acesse sites impróprios.
●●Tenha cuidado ao usar o seu e-mail particular; use o do trabalho.
●●Nunca faça um atendimento pessoal com os olhos no computador.
●●Algumas empresas utilizam chats para facilitar a comunicação interna/externa. Cuidado

para não utilizá-lo com finalidade pessoal.
●●Como você pode ver, o atendimento possui regras básicas, que partem do um bom senso
no local de trabalho. Educação é fundamental, simpatia e bom humor também. Esses são
inerentes às três formas de relacionamento que você conheceu nesta aula.
Você quer aprender como utilizar

com eficiência a agenda e a orga-
nizar arquivos? Este será o assun-
to da próxima aula. Vamos juntos?
Aula 3
AGENDA, FOLLOW-UP E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
Manusear com eficiência a agenda, entender a importância do follow-up2, construir e organi-
zar arquivos com eficiência é o que você vai aprender nesta aula. Essas ferramentas facilitam
o seu dia a dia do escritório e, se bem utilizadas, ajudam a otimizar seu tempo e seu trabalho.
A agenda
2 Follow-up: acompanhamento.
É por meio da agenda que você

organiza, controla e planeja
compromissos, tarefas, reuniões
e até mesmo pagamentos.
Você não deve confiar apenas em sua memória. Para isso, você possui ferramentas para
lembrá-lo de suas atividades. Tenha a agenda como seu guia e reconheça que, na sua ausên-
cia, alguém da sua equipe poderá realizar o que lá estiver descrito.
É importante sempre
consultar a agenda na
primeira hora do dia!
E, no transcorrer do dia, elimine os compromissos que já tiverem sido realizados, anotando,

imediatamente, os compromissos que forem surgindo.
Sugestões do que anotar na agenda

●●Compromissos diários e semanais do seu executivo, seja com clientes ou com a equipe.
●●Todas as reuniões, convocadas pelo seu executivo, e as para as quais ele for convocado.
●●Mensalidades e contas a pagar, vencimentos de assinaturas.
●●Atividades sociais, aniversários.
Sugestões para facilitar seu trabalho

●●Destaque os feriados e as possíveis emendas (em caso de feriados prolongados).
●●Saiba sugerir horários convenientes para ambas as partes.
●●Anote o telefone e demais dados da pessoa que está marcando o compromisso.
●●Reserve intervalos entre um compromisso e outro para suprir eventuais atrasos e com-
promissos urgentes.
Você sabe como aproveitar

a agenda eletrônica?

A agenda eletrônica é ágil, segura e lhe dá maior liberdade em relação ao relógio, pois o avi-
sará do compromisso na hora programada. O software mais utilizado é o Microsoft Outlook.
Essa ferramenta é de fácil manuseio: permite fácil visualização dos compromissos e mostra
várias informações ao mesmo tempo.
Riscos: quedas de energia, problemas de conexão com a Internet, problemas na rede local.
Infelizmente, ainda não substitui a agenda manual devido a esses possíveis incidentes.
Follow-up
Esta é uma expressão oriunda da língua inglesa e significa acompanhamento. Essa ferramen-
ta de trabalho é utilizada como acompanhamento da agenda, é uma lista de assuntos penden-
tes do dia, da semana ou do mês.
Exemplo de assuntos pendentes:
●●Cartas, memorandos, e-mails, lembretes e manuscritos que precisam ser respondidos.

●●Contas a pagar.
●●Respostas a assuntos que estão em andamento.
●●Projetos.
●●Compromissos assumidos com clientes em reunião.
●●Providências resolvidas em despachos.
●●Contratos a serem assinados.
●●Outros assuntos que envolvam a equipe.
Arquivo
Arquivo é um conjunto organizado de documentos. Ele não simplesmente guarda documen-

tos, mas o faz de forma que possam ser localizados facilmente.
A organização do arquivo deve

proporcionar segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso.
Para dar condições de segurança, é importante cuidar do sigi-

Segurança
lo de documentos confidenciais.
Precisão Deve assegurar a localização.
Simplicidade Deve ser simples e de fácil compreensão.
Deve acompanhar o crescimento da empresa ajustando-se ao

Flexibilidade aumento e à complexidade dos documentos a serem arquiva-
dos.
Acesso Deve oferecer condições de consulta imediata.
Quadro 1 - quadro sem nome

Não abarrote gavetas e pastas. Prefira

clipes e grampos de plástico para evitar
danos aos documentos. Papéis rasgados
devem ser consertados com fita adesiva.
Lembre-se: o arquivo deve ser funcional,

não bonito.
Essas dicas de organização do seu cotidiano podem ajudá-lo na otimização do tempo e do tra-
balho. A agenda é de sua obrigação e o follow-up também, mas o arquivo terá mais acessos.
Observe que aquilo que é acessível para você pode não ser para os outros. A praticidade deve
ser um consenso entre todos.
Redigir textos e correspondências também é fundamental para você. Por isso, prepare-se
para estudar esse assunto na próxima aula.
Aula 4
CAPTAÇÃO, DIGITAÇÃO E DIAGRAMAÇÃO DE TEXTOS
E CORRESPONDÊNCIAS
Saiba que os vícios de escrita, principalmente os oriundos da geração dos chats, devem ser
eliminados dos seus textos e correspondências empresariais.
Você se lembra das cobranças das

professoras de português na época
da escola?
Mas uma redação comercial/empresarial vai muito além das aulas de português. O português
oficial é indispensável, é claro, mas existem documentos que possuem formas próprias de
serem redigidos, ou seja, você deve seguir um padrão.
Qual é a importância de
uma redação adequada?
Dominar as técnicas de redação empresarial pode abrir muitas portas. Você deve suprir even-
tuais falhas redacionais no seu setor e deve dar suporte ao seu executivo.
O estilo comercial deve ser claro,

coerente, conciso, preciso e correto.
Use de cortesia e bom-senso. Siga
estes passos:
●●Planeje a redação.
●●Visualize o seu receptor, forme uma imagem mental do leitor.
●●Utilize expressões gentis.
●●Evite palavras desnecessárias.
●●Simplifique a redação.
●●Tenha agilidade ao digitar.
Ao concluir um documento, e-mail ou carta, observe não só as questões gramaticais, mas

eventuais erros de digitação e formate o texto adequadamente. Observe se o logotipo da
empresa deverá constar no documento a ser redigido ou se ele já consta no papel que será
impresso.
Justifique o texto e não use letras

exageradas nem pequenas demais.
As fontes sugeridas são Times New
Roman ou Arial e o tamanho da
fonte 12 é o mais recomendado.
Negrite o que precisar destacar, mas
sem exageros. Use espaçamento
que facilite a leitura: 1,5 ou 2,0.
Correspondência
A correspondência é caracterizada pela troca de informações entre emissor e receptor. Os
tipos são:
informações com conteúdos de cunho

Particular pessoal.
informações trocadas com órgãos

Oficial públicos das diferentes esferas:
municipal, estadual e federal.
troca de informações com pessoas

jurídicas com conteúdo que trate de
Comercial
assuntos administrativos ou
comerciais entre os diferentes ramos.
Ao receber a correspondência
●●Verifique se na carta constam os dados do envelope (endereço, telefone etc.). Caso não
conste, grampeie o envelope na carta ou transcreva esses dados.
●●Caso se mencionem anexos que não foram remetidos, entre em contato com o remetente
antes de dar encaminhamento à correspondência.
●●Leia todas as correspondências (se autorizado pelo executivo), assinalando com marca-
texto as partes importantes.
●●Se a correspondência citar alguma anterior já recebida, anexa-a antes de passá-la ao
executivo.
●●Faça uma triagem das correspondências.
Ao emitir a correspondência
●●Confira a correspondência antes de emiti-la. Verifique ortografia e todas as informações.
●●Tenha disponível um dicionário e uma gramática.
●●Controle para não enviar as correspondências com atraso.
●●Lembre-se de que fax e e-mail são ferramentas de trabalho: use-os de maneira eficiente
e otimize seu trabalho.
Assim como dominar a oratória, é necessário dominar a escrita no meio empresarial. Além de
conhecer a gramática, é necessário conhecer a melhor forma de utilizar seu editor de texto.
Digitar com eficiência faz com que você ganhe tempo, assim como com as dicas de como ma-
nusear as correspondências.
Outro assunto importante é o controle de material de escritório e os materiais de consumo

necessários ao desenvolvimento de suas atividades. Mas isso você verá na próxima aula. Siga
em frente!
Aula 5
CONTROLE DO MATERIAL DE ESCRITÓRIO E MATE-
RIAIS DE CONSUMO
Você já está chegando ao final deste curso e não poderia concluí-lo sem antes ver uma ques-
tão que, normalmente, é tratada sem muita importância.
Você otimiza o uso de papel no

escritório? Desliga a luz ao sair
para o almoço ou no final do dia?
São pequenos detalhes do seu dia a dia que, se observados, podem otimizar custos e gerar
economia do ponto de vista financeiro. Essas são atitudes com foco em responsabilidade
socioambiental.
Então, como
otimizar?
Essas preocupações surgiram a partir dos Programas de Qualidade Total, em que são traça-
das regras para economia, limpeza e organização do ambiente de trabalho.
●●Otimize o uso de papel para que não haja gasto desnecessário.
●●Crie um sistema de rascunhos: quando for imprimir documento para correção, use um
papel já utilizado.
●●Mantenha luzes desnecessárias desligadas.
●●Otimize o uso dos copos descartáveis.
●●Cuide da conservação dos móveis.
●●Oriente a limpeza.
●●Observe torneiras e descargas do seu departamento. Se apresentarem algum problema,

chame a manutenção.
Esses e outros procedimentos devem ser observados por você para manter o bom funciona-
mento do seu ambiente de trabalho. Cuide para isso não ser mais um motivo de aumento de
custos.
Observe que pequenos procedimentos no seu cotidiano de trabalho fazem a diferença e cons-
tituem pontos da sua identidade profissional.
Leve para o escritório formas de

economia utilizadas por você na sua
vida. Seja prudente ao organizar-se.
Seja profissional em todos os pontos: separe a vida pessoal da vida profissional, procure ter
equilíbrio e bom-senso, estude sempre e esteja atento a todas as inovações tecnológicas e da
profissão que possam, por ventura, facilitar seu trabalho. Tenha um aproveitamento integral
dos conteúdos aqui apresentados, que, somados aos seus conhecimentos prévios, nortearão a
sua carreira.
SAIBA MAIS

Acesse os sites indicados a seguir e explore todas as informações disponíveis.
●● http://www.secretariando.com.br
●●http://www.tudosobresecretariado.com.br

RELEMBRANDO
Organizar a rotina de trabalho e planejar reuniões foram assuntos abordados neste módulo,
além da importância do atendimento, seja ele pessoal, telefônico ou eletrônico. Você também
aprendeu como utilizar a agenda, o follow-up e o arquivo como mecanismos de planejamen-
to, organização e controle. Você também teve oportunidade de descobrir aspectos importan-
tes de captação, digitação e diagramação de textos e correspondências e viu a relevância do
controle de material de escritório no atributo de suas funções.
Uma qualidade muito apreciada no secretário é saber relacionar-se bem, seja com executivos,
auxiliares, colegas e visitantes. O relacionamento interpessoal no trabalho é o que te ajuda
a construir o seu networking. O objetivo das empresas, normalmente, é atingir resultados
financeiros: o lucro. Alcançar esses resultados depende da vontade, da qualidade e da com-
petência do serviço de cada funcionário. Você, no exercício de sua função, relaciona-se com
diferentes pessoas, com diversas personalidades. E, por mais difícil que seja atender alguém,
o seu público espera da empresa, que também é representada por você, um atendimento edu-
cado, eficiente é ágil. Você representa a imagem da empresa em que trabalha.
Assim como dominar a oratória, é necessário dominar a escrita no meio empresarial. Além de
conhecer a gramática, é necessário conhecer a melhor forma de utilizar seu editor de texto.
Digitar com eficiência faz com que você ganhe tempo, assim como as dicas de como lidar com
as correspondências.
Uma questão muito importante tratada foi a responsabilidade socioambiental: pequenos

detalhes do seu dia a dia, se observados, podem otimizar custos, gerar economia do ponto de
vista financeiro e são atitudes com foco em responsabilidade socioambiental.
| Sumário | Apresentação | Plano de Estudos | Carta ao Aluno Sobre o Autor Palavras do Autor | Referências |

REBECA MARIA OLMOS AVELINO – É graduada em Secretariado Executivo Trilíngue pela
Pontifícia Universidade Católica (PUC) de Goiás. Atua como gerente de relacionamento de
Pessoa Física do Banco do Brasil S.A. em Goiânia/GO. Atuou como secretária executiva da
Gerência de Informática do Banco Itaú S.A. e como secretária executiva da Diretoria do Servi-
ço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Goiás (SEBRAE/GO).
185
| Sumário | Apresentação | Plano de Estudos | Carta ao Aluno | Sobre o Autor Palavras do Autor Referências |
Caro Aluno,
Você chegou ao final do curso Desenvolvimento Profissional para Secretariado. Neste curso,
você conheceu a origem da função e o Código de Ética do Profissional de Secretariado, estu-
dando desde sua gênese até as técnicas de rotinas de um escritório e aprendeu a cuidar de seu
marketing pessoal para esse mercado emergente, dinâmico e altamente competitivo que exige
um novo perfil de secretário.
O mercado busca por secretários que atendam as atuais demandas, que sejam polivalentes,
que saibam assessorar, que sejam proativos, flexíveis, responsáveis, tenham bom-senso, ini-
ciativa e, ainda, que dominem as tecnologias inerentes ao seu cotidiano.
Você não deve parar por aqui. A produção de conhecimento também se tornou vertiginosa, e
você deve ficar a par das inovações, pois sua profissão exige renovação constante. A educação
continuada é uma das vertentes pós-modernas que podemos utilizar como alternativa para
adquirir novos conhecimentos.
Sucesso na caminha profissional!
187
| Sumário | Apresentação | Plano de Estudos | Carta ao Aluno | Sobre o Autor | Palavras do Autor Referências
ANTUNES, Maria Thereza Pompa. Capital intelectual. São Paulo, SP: Atlas, 2000.
ALMEIDA, Rosana. Os territórios de uma profissão: secretariado executivo. Revista

Eletrônica Gestão e Serviços, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 26-36, jan-jul, 2010. Disponível
em: <https://www.metodista.br/revistas/revistas-metodista/index.php/REGS/article/
viewPDFInterstitial/1859/1832>. Acesso em: 20 maio 2010.
BRASIL. Diretrizes curriculares. Parecer do Conselho Nacional da Educação e Câmara

da Educação Superior. CES 146/2002. Disponível em: <http:// portal.mec.gov.br/sesu/
arquivos/pdf/14602dceacthsemdtd.pdf>. Acesso em: 10 maio 2010.
BRASIL. Lei de regulamentação da profissão de secretária(o). Lei 7.377 de 30.9.1985

modificada pela Lei 9.261 de 10.1.1996. Disponível em: <http://www.fenassec.org.br/lei.
htm>. Acesso em: 15 maio 2010.
BRASIL. Estudo para as diretrizes curriculares nacionais para o curso de graduação de

secretariado executivo. Disponível em: <www.portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/CES0102.
pdf>. Acesso em: 5 ago. 2010.
CHIAVENATO, Idalberto. Gerenciando com as pessoas. Rio de Janeiro, RJ: Elsevier, 2005.
GARCIA, Edméia; D’ELIA, Maria Elizabete Silva. Secretária executiva. São Paulo, SP: IOB-
Thomsom, 2005.
GRIFFIN, Gerard R. Maquiavel na administração: como jogar e ganhar o poder na empresa.

São Paulo, SP: Atlas, 1994.
GUIMARÃES, Márcio Eustáquio. O livro azul da secretária moderna. 19. ed. São Paulo, SP:
Érica, 2001.
HARDINGHAM, Alison. Trabalhando em equipe. São Paulo, SP: Nobel, 2002.
LACOMBE, Francisco. Recursos humanos: princípios e tendências. São Paulo, SP: Saraiva,
2005.
189
Atendimento Telefônico
LAROUSSE, Borda. Grande dicionário Larousse Cultural da língua portuguesa. São Paulo,
SP: Nova Cultural, 1995.
MONTANA, Patrick j; CHARNOV, Bruce H. Administração. 2. ed. São Paulo, SP: Saraiva,
2005.
MOSCOVICI, Fela. Equipes dão certo. 9. ed. Rio de Janeiro, RJ: José Olympio, 2004.
MOTTA, Paulo Roberto. Transformação organizacional: a teoria e prática de inovar. Rio de

Janeiro, RJ: Qualitymark, 2001.
PETRONI, Cathia. A reconstrução do papel e da atuação dos profissionais de secretariado –

de executor a gestor de processos. Sumaré revista acadêmica eletrônica, Sumaré, 1.ed. 1 sem.
2009. Disponível em: <http://www.sumare.edu.br/raes/ edicoes /ed01/raesed01_artigo02.
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TARAPANOFF, Kira (org). Inteligência, informação e conhecimento. Brasília: IBICT,

UNESCO, 2006.
190

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DEPARTAMENTO REGIONAL DE GOIÁS

Paulo Afonso Ferreira

Manoel Pereira da Costa

Cristiane dos Reis Brandão Neves

Ítalo de Lima Machado

Ângela Maria Ferreira Buta

Equipe técnica que participou da elaboração desta obra

Goiás Santa Catarina

Ângela Maria Ferreira Buta Equipe de Recursos Didáticos do Núcleo de

Ariana Ramos Massensini

Unidade 1 Origem da Função e Código de Ética do Profissional de Secretariado.....................13

Unidade 2 Perfil do Profissional de Secretariado.......................................................................49

Unidade 3 Características Importantes para o Profissional de Secretariado............................83

Unidade 4 Trabalho em Equipe e Comunicação.........................................................................115

Unidade 5 Técnicas e Rotinas Secretariais.................................................................................151

Sobre o autor . .............................................................................................................................185

Palavras do autor ........................................................................................................................187

Seja bem-vindo ao curso Desenvolvimento Profissional em Secretariado, que tem como

No decorrer deste curso, você conhecerá a origem da profissão, o perfil do profissional e as

Rebeca Maria Olmos Avelino

Prepare-se para iniciar esta trajetória e enriquecer seus conhecimentos!

●●conhecer a origem da função de secretário;

Aula 1 – Origem da função

Aula 2 – As funções do secretário

Aula 3 – Código de ética profissional

Aula 4 – Assimilando as novas tendências

Aula 5 – Novo mix de valores profissionais e pessoais do secretário

PARA INÍCIO DE CONVERSA

Você já assistiu a filmes de época?

“O escriba é o homem que domina a escrita, faz as contas, classifica os arqui-

No Brasil, a profissão surgiu na década

A regulamentação trouxe grandes avanços para a profissão, como o estabelecimento dos

As referidas leis fazem as distinções entre os profissionais secretário executivo e o técnico em

No Brasil, os secretários também

Na próxima aula, você acompanhará as funções do secretário no exercício de sua função e

Então, vamos em frente!

Imagine que você conhece um secretá-

A globalização2 deixou o mercado e a dinâmica de trabalho complexos, novas exigências se

2 Globalização: processo de integração econômica, social, cultural e de política global.

São funções do secretário atual

A primeira coisa a ser feita dia-

Por que esse procedimento é importante?

De posse da agenda, você pode

Os compromissos devem ser agendados mediante autorização, sendo necessário observar se

As correspondências deverão ser diariamente selecionadas e despachadas ao seu superior.

O atendimento ao telefone deve ser

Imagine a seguinte situação:

Você é recém-contratado em uma em-

Esteja sempre preparado para essas

A comunicação é importante em todos os patamares sociais. Em uma organização, é funda-

O secretário que atenda as atuais de-

Percebeu o quanto é importante cum-

Você sabia que a maioria das pro-

Você sabe o que significa a palavra

Pense um pouco nesse termo e em seu significado na sua vida.

A palavra ética vem do grego ethos,

É uma designação geral sobre aquilo

O código de ética dos profissionais em secretariado

A Federação Nacional dos Secretários e Secretárias publicou, em julho de 1989, o código de

O código de ética é uma importante ferramenta que dá o direcionamento correto à atuação

Sua função principal é fixar as normas

Os direitos dos secretários são: