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SISTEMAS E
MÉTODOS
GRADUAÇÃO
Unicesumar
Reitor
Wilson de Matos Silva
Vice-Reitor
Wilson de Matos Silva Filho
Pró-Reitor de Administração
Wilson de Matos Silva Filho
Pró-Reitor de EAD
William Victor Kendrick de Matos Silva
Presidente da Mantenedora
Cláudio Ferdinandi
Impresso por:
Em um mundo global e dinâmico, nós trabalha-
mos com princípios éticos e profissionalismo, não
somente para oferecer uma educação de qualida-
de, mas, acima de tudo, para gerar uma conversão
integral das pessoas ao conhecimento. Baseamo-
-nos em 4 pilares: intelectual, profissional, emo-
cional e espiritual.
Iniciamos a Unicesumar em 1990, com dois cur-
sos de graduação e 180 alunos. Hoje, temos mais
de 100 mil estudantes espalhados em todo o
Brasil: nos quatro campi presenciais (Maringá,
Curitiba, Ponta Grossa e Londrina) e em mais de
300 polos EAD no país, com dezenas de cursos de
graduação e pós-graduação. Produzimos e revi-
samos 500 livros e distribuímos mais de 500 mil
exemplares por ano. Somos reconhecidos pelo
MEC como uma instituição de excelência, com
IGC 4 em 7 anos consecutivos. Estamos entre os
10 maiores grupos educacionais do Brasil.
A rapidez do mundo moderno exige dos educa-
dores soluções inteligentes para as necessidades
de todos. Para continuar relevante, a instituição
de educação precisa ter pelo menos três virtudes:
inovação, coragem e compromisso com a quali-
dade. Por isso, desenvolvemos, para os cursos de
Engenharia, metodologias ativas, as quais visam
reunir o melhor do ensino presencial e a distância.
Tudo isso para honrarmos a nossa missão que é
promover a educação de qualidade nas diferen-
tes áreas do conhecimento, formando profissio-
nais cidadãos que contribuam para o desenvolvi-
mento de uma sociedade justa e solidária.
Vamos juntos!
Seja bem-vindo(a), caro(a) acadêmico(a)! Você está
iniciando um processo de transformação, pois quando
investimos em nossa formação, seja ela pessoal ou
profissional, nos transformamos e, consequentemente,
transformamos também a sociedade na qual estamos
inseridos. De que forma o fazemos? Criando oportu-
nidades e/ou estabelecendo mudanças capazes de
alcançar um nível de desenvolvimento compatível com
os desafios que surgem no mundo contemporâneo.
O Centro Universitário Cesumar mediante o Núcleo de
Educação a Distância, o(a) acompanhará durante todo
este processo, pois conforme Freire (1996): “Os homens
se educam juntos, na transformação do mundo”.
Os materiais produzidos oferecem linguagem dialógica
e encontram-se integrados à proposta pedagógica, con-
tribuindo no processo educacional, complementando
sua formação profissional, desenvolvendo competên-
cias e habilidades, e aplicando conceitos teóricos em
situação de realidade, de maneira a inseri-lo no mercado
de trabalho. Ou seja, estes materiais têm como principal
objetivo “provocar uma aproximação entre você e o
conteúdo”, desta forma possibilita o desenvolvimento
da autonomia em busca dos conhecimentos necessá-
rios para a sua formação pessoal e profissional.
Portanto, nossa distância nesse processo de cresci-
mento e construção do conhecimento deve ser apenas
geográfica. Utilize os diversos recursos pedagógicos
que o Centro Universitário Cesumar lhe possibilita.
Ou seja, acesse regularmente o Studeo, que é o seu
Ambiente Virtual de Aprendizagem, interaja nos fóruns
e enquetes, assista às aulas ao vivo e participe das dis-
cussões. Além disso, lembre-se que existe uma equipe
de professores e tutores que se encontra disponível para
sanar suas dúvidas e auxiliá-lo(a) em seu processo de
aprendizagem, possibilitando-lhe trilhar com tranqui-
lidade e segurança sua trajetória acadêmica.
AUTORA
SEJA BEM-VINDO(A)!
Caro(a) acadêmico(a), seja bem-vindo(a)!
É com muita satisfação que lhe apresento o livro da disciplina de Organização, Sistemas
e Métodos – OSM. Este é um livro de suma importância para o seu processo de forma-
ção, pois, por meio dele, será tratada da instrumentalidade de processos básicos para
uma boa gestão organizacional.
Com o intuito de contextualizar sobre o assunto, na unidade I, intitulada “O Gestor Orga-
nizacional e a empresa contemporânea”, iniciaremos a discussão tratando de aspectos
básicos das organizações. Assim, serão apresentados os principais pontos que caracteri-
zam o gestor organizacional, o papel de gerente e o processo de administrar.
Falar-se-á, ainda na primeira unidade, sobre as mudanças e transformações vividas nas
organizações e a evolução das teorias organizacionais. Essa “retomada” das teorias orga-
nizacionais se faz necessária para, assim, compreendermos de que forma as atividades
organizacionais estão relacionadas com as de OSM. Ao final, trataremos sobre os sis-
temas administrativos, de forma que compreendamos as organizações como sistemas
abertos.
Na unidade II, que tem como título “Gestão de processos: gráficos de organização e
controle”, as discussões se concentrarão em tratar da importância dos processos or-
ganizacionais e das formas de controlá-los adequadamente. Observaremos que as or-
ganizações estão permeadas por processos que precisam ser estudados, analisados e
controlados em um contexto de boa gestão. Com esse fim, na segunda unidade, serão
apresentados os principais gráficos de controle utilizados em uma organização, sendo
eles: formulários, fluxograma, funcionograma e lotacionograma.
Para que seja clara a compreensão sobre o assunto, caro(a) acadêmico(a), conhecere-
mos os principais tipos e modelos de fluxograma, ilustrando as principais simbologias
e significados utilizados em sua elaboração. Será apresentada, ainda, a representação
gráfica do funcionograma e lotacionograma, como também destacada a contribuição
dos formulários para o bom funcionamento dos sistemas e métodos administrativos.
Na unidade III, que traz como título “Estrutura Organizacional, departamentalização e
organograma”, trataremos sobre os elementos que compõem a estrutura de uma orga-
nização. Para isso, serão apresentadas as diferenças entre estrutura formal e informal,
bem como as suas vantagens e desvantagens. Conheceremos, assim, o significado das
classificações de estrutura mecanicista e orgânica.
Como nessa terceira unidade estaremos discutindo sobre estrutura das organizações,
serão expostos os seus componentes, níveis de influência e abrangência. É necessário
que o analista de OSM compreenda tais elementos, pois, somente assim, será possível
estudar adequadamente a organização que se deseja analisar. Desse modo, conhece-
remos as formas de estruturação que podem ser utilizadas pelas organizações, como
também os principais tipos de organograma para representá-las.
APRESENTAÇÃO
UNIDADE I
15 Introdução
43 Considerações Finais
UNIDADE II
53 Introdução
81 Considerações Finais
SUMÁRIO
UNIDADE III
89 Introdução
90 Estrutura Organizacional
106 Departamentalização
117 Organograma
UNIDADE IV
135 Introdução
UNIDADE V
165 Introdução
195 CONCLUSÃO
197 REFERÊNCIAS
Professora Me. Patrícia Rodrigues da Silva
I
O GESTOR ORGANIZACIONAL
UNIDADE
E A EMPRESA
CONTEMPORÂNEA
Objetivos de Aprendizagem
■■ Descrever o que são organizações e seus componentes.
■■ Apresentar os principais aspectos que caracterizam o gestor
organizacional, o papel de gerente e o processo de administrar.
■■ Explicitar sobre as mudanças e transformações vividas nas
organizações e a evolução das teorias organizacionais.
■■ Compreender como as atividades organizacionais estão relacionadas
com as de OSM.
■■ Conhecer os principais sistemas administrativos existentes nas
organizações.
Plano de Estudo
A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade:
■■ Organizações, administração e o gestor organizacional.
■■ Teorias da administração e surgimento da área de organização,
sistemas e métodos (OSM).
■■ Organizações vistas como sistemas abertos.
15
INTRODUÇÃO
Introdução
I
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
ORGANIZAÇÕES, ADMINISTRAÇÃO E O GESTOR
ORGANIZACIONAL
Dessa forma, identificamos que as pessoas são parte essencial de todo tipo
de organização. E é a partir do desempenho em suas atividades que os objetivos
estabelecidos para as organizações são alcançados. Perceba, caro(a) acadêmi-
co(a), que aqui já notamos o primeiro vestígio do papel do administrador/gestor
na estrutura organizacional: conduzir as pessoas adequadamente para que os
objetivos sejam atingidos.
Complementando essa ideia, Daft (2015) afirma que os principais elementos
das organizações são as pessoas e os seus relacionamentos. Ou seja, as organiza-
ções só existem a partir do momento em que as pessoas interagem, desenvolvem
as suas funções, para, assim, alcançar as suas metas.
Daft (2015) ainda ressalta que, mesmo que o trabalho seja estruturado em
departamentos separados, ou mesmo em conjunto de atividades específicas, as
organizações contemporâneas já mostram um esforço para que haja maior coor-
denação horizontal das atividades relacionadas ao trabalho. Isso quer dizer que
diminuem as fronteiras rígidas entre os departamentos e aumenta o trabalho
em equipe, o que torna as organizações mais flexíveis e aptas a responderem às
mudanças do ambiente externo com mais agilidade e segurança.
Essa necessidade de as organizações se mostrarem mais flexíveis frente às
pressões externas é abordada por Chinelato Filho (2011) ao dizer que as organi-
zações são compostas por pessoas e estão voltadas a um público consumidor em
constante mutação, por esse motivo, não podem, em hipótese alguma, ser estáticas.
Percebemos, até aqui, que as pessoas são o principal recurso das organiza-
ções, assim sendo, como o administrador/gestor deve conduzir o seu traba-
lho para “aproveitar ao máximo” as pessoas na organização?
Fonte: a autora.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
principais componentes de uma organização, bem como as características do
processo de administrar o contexto organizacional. Por esse motivo, tratarei, a
seguir, dos principais componentes das organizações.
Funcionamento das organizações: principais componentes
Vimos que nem todas as organizações são empresas, mas perceberemos, ao
longo de nossas discussões, caro(a) acadêmico(a), que a estrutura de funciona-
mento das organizações é constituída de componentes existentes também no
contexto empresarial.
Oliveira (2010) destaca que as organizações se constituem sobre duas perspec-
tivas importantes: (1) tangível e (2) intangível. A perspectiva tangível corresponde
ao espaço físico e a elementos estruturais, enquanto a intangível, àquela que
somente pode ser visualizada quando representada em manuais, regulamen-
tos, indicadores, gráficos e outros documentos, pois diz respeito aos elementos
implícitos da organização, como os valores dos seus fundadores, por exemplo.
Llatas (2012) complementa, ainda, que, ao tratar dos componentes de uma
organização, estes podem ser abordados como estrutura formal e informal. A
estrutura formal é a definição explícita do papel de cada um na organização,
apresentada no organograma e demais manuais administrativos (falaremos
sobre esse assunto posteriormente). Enquanto a estrutura informal se consti-
tui de forma espontânea e improvisada por meio das relações interpessoais dos
membros da organização.
não ser visualizadas. Aos elementos que podem ser visualizados, damos o nome
de aspectos explícitos, representados pelos elementos da estrutura formal da
empresa, tais como descrição de cargos, manuais, regulamentos, estrutura física,
organogramas etc. Já os elementos que não podem ser visualizados são aqueles
decorrentes da estrutura informal, denominados implícitos. Estes são “invisíveis
aos olhos” e constituídos a partir dos relacionamentos, definindo hábitos, atitu-
des, julgamentos e percepções dos membros da organização.
Assim, prezado(a) aluno(a), notamos que uma organização também é cons-
tituída e influenciada pelas subjetividades produzidas em seu cotidiano. Essas
subjetividades são as questões implícitas e não materializadas, parte da estru-
tura informal da empresa.
Uma forma de representação “formal” da cultura organizacional de uma
empresa acontece na elaboração do planejamento estratégico organizacional,
pois neste são apresentados elementos importantes para o funcionamento de
uma organização, como: missão, visão e valores, que exprimem a identidade
organizacional.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
gos/35095/missao-visao-e-valores>.
Fonte: a autora.
RECURSOS OBJETIVOS
HUMANOS
MATERIAIS PROCESSOS DE
TRANSFORMAÇÃO PRODUTOS
FINANCEIROS
DIVISÃO DO SERVIÇOS
INFORMAÇÃO
ESPAÇO TRABALHO
TEMPO
definidos.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
em contextos organizacionais e, também, na identificação de algumas compe-
tências essenciais para fazê-lo (MOTTA, 2002; MAXIMIANO, 2004).
Maximiano (2004) subdivide as competências gerenciais em intelectuais e
interpessoais, técnicas e intrapessoais. Vamos conhecer as suas características
principais:
■■ Competências intelectuais: as formas de raciocinar de todo gestor, utili-
zadas para elaborar conceitos, fazer análises, planejar, definir estratégias
e tomar decisões.
■■ Competências interpessoais: utilizadas pelo gerente/administrador para
liderar a sua equipe, trabalhar com seus pares, superiores e clientes, bem
como relacionar-se com a sua rede de contados. Assim, a capacidade de
comunicação tem importante papel.
■■ Competências técnicas: abarca conhecimento no que diz respeito à ati-
vidade específica do gerente/administrador, da equipe e da organização.
São as competências específicas de cada profissão, no caso das pessoas, e
de cada ramo de atividade e atuação, no caso de organizações.
■■ Competência intrapessoal: capacidade de introspecção, ou seja, a capaci-
dade de cada pessoa em fazer reflexão sobre si mesma, como: autoanálise,
autocontrole, autoconhecimento, administração do próprio tempo etc.
COMPETÊNCIAS INTELECTUAIS
As formas de raciocinar de todo gestor, utilizadas para
elaborar conceitos, fazer análises, planejar, definir estratégias
e tomar decisões.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
COMPETÊNCIAS INTERPESSOAIS
Utilizadas pelo gerente/administrador para liderar a sua
equipe, trabalhar com seus pares, superiores e clientes, bem
como relacionar-se com a sua rede de contados. Assim a
capacidade de comunicação detém importante papel.
COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
Abarca conhecimento no que diz respeito à atividade especí-
fica do gerente/administrador, da equipe e da organização.
São as competências específicas de cada profissão no caso
das pessoas, e de cada ramo de atividade e atuação, no caso
de organizações.
COMPETÊNCIA INTRAPESSOAL
Capacidade de introspecção, ou seja, a capacidade de cada
pessoa em fazer reflexão sobre si mesma, como: autoanálise,
autocontrole, autoconhecimento, administração do próprio
tempo, etc.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
“Ser dirigente é como reger uma orquestra, onde as partituras mudam a
cada instante e os músicos têm liberdade para marcar seu próprio compas-
so. A organização será melhor se seus dirigentes forem melhores”.
Fonte: Motta (2002, p. 28).
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
e controle das atividades do escopo organizacional. Era necessário criar ferra-
mentas que possibilitassem o acompanhamento das atividades desenvolvidas na
organização e, consequentemente, o controle sobre essas atividades.
Complementando essa ideia, Araújo (2011) ressalta que OSM é uma ativi-
dade de assessoria e aconselhamento dentro da organização e, ao cumprir esse
papel, presta assistência aos administradores/gestores nos mais diversos aspec-
tos que envolvem a organização, tendo como enfoque a eficiência do trabalho.
Dessa forma, o órgão de OSM tem uma posição de staff e não de linha na
estrutura organizacional, isso quer dizer que esse órgão não tem autoridade de
“mandar” no contexto organizacional, mas sim de assessorar os gerentes de linha
no exercício de sua função (ARAÚJO, 2011). Falaremos sobre isso de maneira
específica posteriormente, mesmo assim, percebo como importante mencionar
essa características do órgão de OSM nesse momento.
Existem os casos, também, de não haver um órgão específico de OSM na
organização, o que ocorre na maioria das vezes segundo Cury (2012), mas sim
a presença de analistas de OSM em outros órgãos, como recursos humanos,
suprimentos, serviços gerais etc. Esses analistas atuam, então, como assessores
das atividades desenvolvidas e, em termos estruturais, são subordinados à alta
cúpula da organização.
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Processos - Cultura organizacional;
organizacionais - Burocracia x adhocracia;
- Introdução de novas tecnologias;
ANÁLISE
ADMINISTRATIVA - Estrutura organizacional;
- Enfoque sistema aberto.
- Estudo de tempos e movimentos.
- Análise e racionalização do trabalho;
- Fluxogramas;
Processos & - Projetos de layout;
métodos de - Formulários: análise e delineamento;
trabalho - Comunicações administrativas;
- Quadros de distribuição do trabalho
(QDT).
Essas medidas foram fundamentais para sanar muitos dos problemas estrutu-
rais da época e, observando os seus aspectos instrumentais, muito se assemelham
as técnicas de OSM como formas de simplificação do trabalho, acompanhamento
e controle das atividades. Mas os problemas identificados na época também eram
estruturais, assim, os estudos e experimentos de Fayol se mostraram essenciais.
De acordo com Araújo (2011), diferentemente de Taylor que tinha os seus
estudos voltados para a linha de produção (chão de fábrica), Fayol voltava os
seus estudos para a alta cúpula e focava a estrutura central e superior da organi-
zação. A ação de administrar para Fayol envolvia: prever, organizar, comandar
e controlar. Notamos, assim, a sua preocupação com a gestão da organização e,
consequentemente, os primeiros sinais da importância do planejamento no con-
texto organizacional.
Sob essa perspectiva, podemos dizer, caro(a) acadêmico(a), que o surgimento
dos estudos de OSM aconteceu paralelamente, se não conjuntamente, com os
primeiros estudos da Administração, por meio dos trabalhos e das conclusões
realizadas por Taylor e Fayol, institucionalizados durante a Escola Clássica. O
que leva a concepção de que os comportamentos e características requisitados
àqueles que estão à frente das organizações refletem o contexto organizacional
e os modelos de gestão predominantes.
É por esse motivo que, ao estudar sobre as atividades de OSM, é necessário
tratar, mesmo que brevemente, sobre as teorias da administração, mencionando
as suas características principais.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
que a orienta e, no das teorias da administração e surgimento da área de OSM,
são as próprias transformações da sociedade e do mundo do trabalho. Vamos
compreender essa perspectiva ao abordar, brevemente, a evolução do pensa-
mento administrativo. Vamos lá!
Outra figura marcante desse período foi Henri Fayol, que contribuiu de maneira
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
diferente de Taylor, voltando-se mais às atividades da organização, e não ao
processo produtivo. Para Fayol, administrar uma organização envolvia as ativi-
dades de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar (ARAÚJO, 2011).
Essas atividades são, posteriormente, constituintes das denominadas funções
do administrador/gestor.
Essa preocupação de Fayol com a organização foi expressa nos 14 Princípios
da Administração elaborados por ele e apresentados no quadro a seguir, con-
forme Araújo (2007):
DIVISÃO DO
Autoridade
TRABALHO
UNIDADE DE
Subordinação dos interesses particulares ao interesse geral
DIREÇÃO
REMUNERAÇÃO Centralização
HIERARQUIA Ordem
Em termos de contribuição para a função de OSM, o autor Araújo (2011) faz uma
observação importante ao dizer que Fayol contribuiu para OSM no prisma estru-
tura, enquanto Taylor, no prisma metodológico. Traduzindo, a sigla OSM seria:
Organização = Fayol e Métodos = Taylor, a inclusão do termo “sistemas” ocorreu
frente à própria evolução das organizações. Falaremos sobre isso posteriormente.
Cury (2012) acentua que o movimento da Escola Clássica apresentava algu-
mas doutrinas centrais, conforme segue:
■■ Rígida separação entre política e administração.
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Vimos, então, que, nesse período, a busca nas organizações era por uma melhor
engenharia humana, ou seja, a racionalização da forma como o trabalho se con-
cretizava para, assim, aumentar a produção (CURY, 2012). Nesse contexto, a
Experiência de Hawthorne teve seu marco histórico, pois foi o “despertar” para
elementos que iam além da estrutura organizacional e racionalização do traba-
lho, os elementos subjetivos que constituíram a base para os princípios da Escola
de Relações Humanas.
Experiência de Hawthorne
Nasceu de um famoso experimento realizado em uma fábrica da Western
Electric na cidade de Chicago no Estados Unidos, entre os anos de 1927 a
1933. Por meio desse experimento, percebeu-se que o desempenho das
pessoas era determinado não somente pelos métodos do trabalho, como
acontecia na administração científica, mas também por elementos com-
portamentais, como o relacionamento com as chefias e com os grupos de
trabalho. No link a seguir é possível conhecer mais sobre os trabalhos reali-
zados durante este estudo:
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
<http://www5.fgv.br/ctae/publicacoes/Ning/Publicacoes/00-Artigos/Jogo-
DeEmpresas/Karoshi/glossario/ESTUDOS.html>.
Fonte: a autora.
A Abordagem Estruturalista
Pode-se dizer, caro(a) acadêmico(a), que o estruturalismo representou a renova-
ção dos postulados da Escola Clássica e das Relações Humanas. De acordo com
Araújo (2011), essa abordagem estabeleceu variáveis da organização formal e
informal para constituição do todo organizacional e contou com a contribuição
de Max Weber rumo à organização burocrática das organizações.
É importante enfatizar que a burocracia na abordagem estruturalista teve
o seu sentido original como direcionador, indicando uma forma de organiza-
ção que “se baseia na racionalidade das leis. A conotação negativa dos papéis
e regulamentos tem sua origem nas disfunções das organizações burocráticas”
(MAXIMIANO, 2004, p. 60).
Assim, a burocracia com conotação negativa, caracterizada pelo excesso de
papelório, regras e morosidade de processos de trabalho, não descreve a essên-
cia do pensamento burocrático. Maximiano (2004) destaca que as ideias centrais
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
notação um reflexo da própria concepção da burocracia. Mas por que isso
acontece? Se fizermos uma reflexão a respeito dos pressupostos do pen-
samento burocrático de Weber, perceberemos que OSM é uma atividade
estruturada, que exige disciplina e que se desenvolve considerando um
contexto organizacional.
O livro publicado pelo Conselho Federal de Administração traz a primeira
versão traduzida em português do livro de Max Weber, que pode ser acessa-
da no link a seguir: <http://www.cfa.org.br/servicos/publicacoes/o-que-e-a-
-burocracia/livro_burocracia_diagramacao_final.pdf>.
Fonte: a autora.
Objetivos
Controle e avaliação
Entropia
Retroalimentação
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Figura 2: Componentes de um sistema
Fonte: Oliveira (2013, p. 34).
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Uma das ideias mais importante do moderno enfoque sistêmico é a noção
de que a natureza dos sistemas é definida pelo observador. Para enfrentar
a complexidade, é preciso ter a capacidade de entendê-la. Quem pretende
utilizar o enfoque sistêmico deve aprender a enxergar sistemas e sua com-
plexidade. Para enxergar sistemas, é preciso educar-se para perceber os ele-
mentos da realidade como parte de sistemas.
Fonte: Maximiano (2004, p. 66).
SUBSISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Os sistemas de informação gerenciais (SIG’s) podem ser vistos sob duas pers-
pectivas: a primeira que leva em conta os aspectos organizacionais, humanos
e tecnológicos de tais sistemas, no intuito de otimizar o seu uso; e a segunda,
considerada mais específica, por identificar esses sistemas como instrumentos
que auxiliam os gerentes de nível médio a consolidar dados rotineiros, gerando,
assim, relatórios gerenciais (LLATAS, 2011).
É importante mencionar ainda que os SIG´s têm diversos desdobramentos. A
constituição de um sistema de informações gerenciais em uma organização deve
levar em consideração as suas áreas funcionais e as relações interdepartamentais
existentes. “O sistema de informações é representado pelo conjunto de subsiste-
mas, visualizados de forma integrada e capazes de gerar informações necessárias
ao processo decisório dos executivos das empresas” (OLIVEIRA, 2013, p. 57).
Observamos, assim, que os SIG´s oferecem condições para a tomada de deci-
sões nas organizações. Atualmente, existem softwares exclusivos para ramos de
atividades, áreas funcionais específicas, como também personalizados de acordo
com a organização. Mas a funcionalidade desses sistemas de informação não se
limita ao uso adequado do software, mas sim, da visualização por parte do admi-
nistrador/gestor, da organização enquanto grande sistema.
Agora que conhecemos as principais características que envolvem a ativi-
dade de OSM, vamos conhecer sobre a sua operacionalização no contexto das
organizações. Assim sendo, será necessário compreender sobre o funcionamento
da estrutura organizacional, ou seja, sobre os seus processos. Assunto que será
abordado na próxima unidade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Foram evidenciados nesta primeira unidade aspectos que envolvem todo o pro-
cesso de gestão de organizações, como também a atuação do administrador/
gestor nos cenários organizacionais. Trato como cenários, caro(a) acadêmico(a),
pois, por meio das discussões propostas, você pôde compreender que as práti-
cas de gestão não se voltam somente a contextos empresariais, mas a todo tipo
de instituições constituídas com um fim específico.
A evolução da teoria da administração, que foi mencionada, teve o intuito
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Considerações Finais
I
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Considerando V para verdadeiro e F para falso, as afirmações I, II, III, IV, V e VI são,
respectivamente:
a. V-F-V-V-F-V.
b. F-F-F-V-V-V.
c. V-V-F-F-V-V.
d. F-V-F-V-F-V.
e. V-V-V-F-F-F.
2. A cultura organizacional representa todo o conjunto de características que
formam o “todo” organizacional, que podem ou não ser visualizadas. Sobre os
aspectos implícitos da cultura organizacional, pode-se afirmar que:
a. São os elementos que podem ser visualizados, representados pelos elementos
da estrutura formal da empresa.
b. São facilmente visualizados, já que são expostos nos manuais e regulamentos
da empresa.
c. Representam os elementos formais da empresa, representados graficamente
pelo organograma.
d. Representam um conjunto de características decorrentes do tipo de estrutura
física que a empresa tem.
e. São decorrentes da estrutura informal e constituídos a partir dos relaciona-
mentos, definindo hábitos e atitudes dos membros da organização.
Tempos Modernos
Sinopse: O filme conta a história de um operário de uma linha
de montagem que, testando uma “máquina revolucionária” para
evitar o horário de almoço, é levado à loucura pelas atividades
repetitivas e monotonia do seu trabalho.
Comentário: Apesar de antigo, o filme é muito utilizado em
disciplinas que tratam da evolução das teorias organizacionais
para retratar a linha de montagem e a falta de atenção e/
ou cuidados com os empregados. O foco estava somente em
produzir e em exercer controle absoluto sobre os funcionários e o
processo de produção.
A necessidade de visão sistêmica é um dos imperativos nas organizações atuais. Para que as
atividades de OSM tenham efeito positivo sobre a organização, é necessário que essa concepção
seja absorvida por todos desse meio. Você compreendeu bem o que significa visão sistêmica? O
vídeo apresentado a seguir pode ajudar.
Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=QXj493_whA4>. Acesso em: 26 nov. 2015.
Material Complementar
Professora Me. Patrícia Rodrigues da Silva
II
GESTÃO DE PROCESSOS:
UNIDADE
GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO
E CONTROLE
Objetivos de Aprendizagem
■■ Descrever a importância e compreender o significado da gestão de
processos para as organizações.
■■ Apresentar o fluxograma como gráfico de organização e controle dos
processos organizacionais.
■■ Conhecer os principais tipos e modelos de fluxogramas.
■■ Ilustrar as principais simbologias e significados utilizados na
elaboração de fluxogramas.
■■ Explicitar sobre a contribuição dos formulários para o bom
funcionamento dos sistemas e métodos administrativos.
Plano de Estudo
A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade:
■■ Estudo do ambiente organizacional
■■ Gestão de processos e organizações
■■ Gráficos de organização e controle dos processos: formulários,
fluxograma, funcionograma e lotacionograma.
53
INTRODUÇÃO
Introdução
II
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
ESTUDO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL
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resistências individuais e grupais na organização. Por esse motivo, na etapa zero
(sensibilização) ocorrem encontros, reuniões, workshops e outros eventos, com
o objetivo de elucidar sobre as perspectivas e elementos do projeto, mas, princi-
palmente, promover a participação dos envolvidos em sua execução.
Por vezes, uma reunião curta, ao longo do expediente, manhã ou tarde,
pode conduzir o grupo ao processo de mudança, sem maiores conse-
quências. A conversa franca, a apresentação do projeto em meio às fa-
ses ou etapas que fecham a estratégia a ser desenvolvida, a tecnologia
ou as tecnologias a serem utilizadas, são o caminho certo para o escla-
recimento dos procedimentos direcionados a todo o estudo (ARAUJO,
2011, p. 30).
ETAPAS CARACTERÍSTICAS
É da maior importância a definição correta do objeto
de estudo, principalmente para que seu responsável
não tenha incertezas sobre o que será realizado. O
DEFINIÇÃO DO OBJETO DE objeto de estudo pode ser qualquer elemento ou
ESTUDO processo organizacional, tais como: distribuição
do trabalho em uma unidade específica, fusão ou
eliminação de unidade ou a gestão da organização
como um todo.
Serve para aumentar o grau de certeza sobre o que
foi definido na etapa anterior. É uma fase de con-
firmação da real necessidade de estudar o que foi
definido. Assim, essa etapa envolve: visualização dos
GERAÇÃO DE UMA
processos organizacionais, observação do ambiente
PESQUISA PRELIMINAR
interno, levantamento de informações de estudos já
realizados, estudo de documentações, contato com
pessoas envolvidas com o que será estudado, estudo
de projetos anteriores etc.
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cionalizado. Assim que o responsável vá ao campo
EXECUÇÃO DO PROJETO de trabalho e acompanhe o desenvolvimento de
atividades, utilizando-se para isso de entrevista,
questionário e/ou observação.
Nesta etapa, o responsável e os participantes do
ALINHAMENTO DOS projeto devem estar preparados para identificar
PRINCIPAIS PROBLEMAS E deficiências e promover o alinhamento do que foi
NECESSIDADES inicialmente planejado. É uma etapa importante
para dar lógica ao esforço da etapa seguinte.
Encontrar alternativas de ação e despender esforços
FORMULAÇÃO E ESCOLHA para a escola da melhor opção. É um momento de
DE ALTERNATIVAS DE dialogar com os envolvidos no projeto para encon-
AÇÃO trar a melhor alternativa para o problema identifica-
do.
São ações que permitem gerenciar o desenvolvi-
MUDANÇA,
mento do projeto, visto que, por mais bem elabo-
ACOMPANHAMENTO,
rado que seja o projeto, sempre são necessários
INTRODUÇÃO DE
pequenos ou eventualmente grandes ajustes. É
MECANISMOS
importante então acompanhar a mudança, objeti-
REGULATÓRIOS
vando o sucesso do projeto como um todo.
Deve ser implementada algum tempo após o encer-
ramento da fase anterior. Assim, é preciso escolher
REAVALIAÇÃO
o momento adequado para reflexão sobre o que foi
implantado.
Quadro 4: Etapas do projeto de estudo organizacional
Fonte: adaptado de (2011).
realizado dentro da organização, mas sim como uma maneira de criar parâme-
tros que oferecem orientação aos desenvolvedores e executores do projeto. A
figura a seguir apresenta um resumo destas etapas.
Identificação dos
principais problemas
e necessidades
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GESTÃO DE PROCESSOS E ORGANIZAÇÕES
1 2 3 4 5
Identificação Levantamento Análise crítica Redesenho Implantação
do processo detalhado do processo do processo do novo
problemático do processo processo
Figura 4: Etapas da reengenharia de processos
Fonte: adaptada de D´Ascenção (2007).
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como também por um profissional indicado pela alta direção. O importante é
que seja claramente definido o “owner” do processo que ficará responsável pela
sua preparação, execução e avaliação.
A partir dessas perspectivas, é possível visualizar a quantidade de proces-
sos que existem em uma organização. Por exemplo, quando são definidas metas
de venda para o trimestre ou semestre em uma empresa, é necessário ter cla-
reza sobre o processo que precisará ser operacionalizado, para que essas metas
sejam alcançadas.
Assim sendo, é necessário um planejamento no qual estejam apresentadas
as etapas (passo a passo), o prazo, os profissionais e os ambientes envolvidos, ou
seja, toda a estrutura da atividade. Além disso, é necessário definir como deverá
ser o envolvimento das pessoas que participarem do processo, pois um elemento
fundamental para que o objetivo seja atingido é o cumprimento das etapas esta-
belecidas. O planejamento pode ser representado nos projetos organizacionais,
dos quais tratarei posteriormente.
de maneira adequada.
Sobre esse assunto, Oliveira (2013) destaca que o
controle dos processos diz respeito a uma função admi-
nistrativa, com o intuito de medir e corrigir o desempenho
para assegurar o cumprimento dos objetivos organizacio-
nais, como também dos planos estabelecidos como forma
de alcançá-los.
Controle é uma função do processo administrativo [...] com a finali-
dade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam
corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do pro-
cesso administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos
desafios e os objetivos estabelecidos (OLIVEIRA, 2013, p. 402).
Dessa forma, é necessário que a etapa controle e avaliação seja realmente efe-
tivada dentro das organizações, pois é dessa maneira que os processos podem
ser devidamente avaliados. Sobre o controle e a avaliação, Cury (2012, p. 301)
diz que correspondem a uma prática que permite revelar “as vantagens ou os
defeitos existentes nos novos métodos de trabalho, permitindo correções finais”.
Complementando essa ideia, sobre as fases (etapas) do processo de controle
e avaliação, Oliveira (2013) diz que deve seguir a seguinte sequência: (1) esta-
belecimento de padrões de medida e avaliação; (2) medida dos desempenhos
apresentados; (3) comparação do realizado com o esperado; (4) ação corretiva.
Oliveira (2013) ainda afirma que o controle dos processos pode ser exercido
em três estágios diferentes:
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Com a descrição apresentada sobre os estágios de controle, notamos que esses
são independentes entre si, mas todos com igual importância para que os pro-
cessos levem a resultados satisfatórios. O importante aqui, caro(a) acadêmico(a),
é que os gestores/administradores tenham consciência sobre a necessidade de
controlar e avaliar constantemente os processos organizacionais.
Já ao se tratar do relatório final, controle e avaliação dos processos, é neces-
sário que ele seja elaborado com o máximo de informações possíveis, estimando,
inclusive, a avaliação do sistema implantado ou do processo analisado. As revi-
sões dos sistemas administrativos, dos processos organizacionais, dos métodos,
das normas e dos procedimentos podem ser ocasionais ou periódicas. As revisões
ocasionais ocorrem quando se julgar que as alterações do ambiente invalidam as
premissas preestabelecidas, já as revisões periódicas, durante o funcionamento
das atividades, de modo a requerer processos mais eficientes e eficazes (CURY,
2012; OLIVEIRA, 2013).
É comum, ainda, que as pessoas apresentem resistências ao controle e avaliação
dos processos, que pode ocorrer pelos seguintes motivos: falta de conhecimento
sobre o sistema de controle, padrões de controle inadequados, avaliações incor-
retas, ações corretivas com críticas pessoais (OLIVEIRA, 2013). Assim, notamos
a necessidade do analista de OSM de conhecer de maneira aprofundada o pro-
cesso de que controle e avaliação será operacionalizado.
Notamos, assim, que as organizações são compostas por um conjunto de
processos organizacionais. E como sabemos que OSM é uma área que privile-
gia a eficiência, ou seja, a melhor maneira de desenvolver as atividades em uma
GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,FuncionogramaeLotacionograma
II
Formulários administrativos
De acordo com Cury (2012), os formulários adquiriram importância devido ao
crescimento das organizações. Isso porque se mostram excelentes veículos de
transmissão de informações, além de serem indispensáveis para o planejamento,
a execução e o controle das atividades desenvolvidas na organização.
Em uma perspectiva de OSM, os formulários têm como objetivo permitir que
as informações sejam eficazmente tratadas, devendo, dessa forma, o responsável
por sua elaboração dar especial atenção para a sua elaboração, processamento
e controle. Assim, os formulários devem ser conceituados como documentos
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padronizados e estruturados de acordo com a sua finalidade específica, para uti-
lização em todas as unidades da empresa (CURY, 2012).
A partir dessas concepções do autor, notamos que o foco dos formulários
administrativos está em padronizar e estruturar a descrição e a análise dos pro-
cessos organizacionais. Ressalto, caro(a) aluno(a), que o intuito não está em
engessar o processo ou torná-lo mais dificultoso, mas sim em profissionalizar
o ambiente organizacional, de maneira a reduzir ao máximo as falhas e, assim,
otimizar os resultados.
Ainda sobre o formulário, Cury (2012, p. 372) afirma que a sua estrutura
deverá possuir:
[...] características e campos apropriados, destinado a receber, preser-
var e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para
definir a natureza ou cobrir um fluxo de trabalho, desde seu início até
sua conclusão.
Outro ponto destacado por Cury (2012, p. 371) é o fato de que “quanto mais
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GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,FuncionogramaeLotacionograma
II
após o momento em que elas se tornam disponíveis, ou seja, após a situação ter
sido finalizada. Dessa forma, os formulários auxiliam no armazenamento ade-
quado e na preservação de informações sobre os processos organizacionais.
Analista de formulários
Não é muito comum, mas algumas organizações detêm em sua estrutura o
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cargo de analista de formulários. Este profissional absorve a função de ana-
lisar formulários da empresa, codificá-los ou decodificá-los, otimizar os pro-
cessos, promover planejamento eficaz, verificar a efetividade de formulários
existentes, etc.
Fonte: adaptado de Araújo (2013).
Vamos tratar, agora, de outra ferramenta utilizada na gestão dos processos orga-
nizacionais: o fluxograma.
necessário seguir uma rotina que esteja claramente definida e seja compreendida
pelos envolvidos no processo. Daí a importância do fluxograma.
O fluxograma, de acordo com Llatas (2011), é uma representação gráfica
da sequência (etapas) de um trabalho, caracterizando as suas operações, os res-
ponsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas, tendo também um fim
analítico. Buscando apresentar as vantagens do fluxograma, Llatas (2011, p. 95)
afirma que esse gráfico permite:
■■ Descrição de qualquer tipo de processo.
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Assim, o fluxograma não apenas descreve a ordem das atividades, mas também
possibilita a avaliação e o redesenho de sua operacionalização.
Cury (2012) afirma que os trabalhos de análise administrativa levam à racio-
nalização de métodos, processos e à implantação de novos sistemas, ou seja, os
projetos de mudança dos ambientes organizacionais. Tal análise de rotinas visa
identificar falhas, corrigi-las e promover melhorias nos processos executados
na organização.
Assim sendo, é necessária uma percepção clara acerca das etapas dos pro-
cessos organizacionais. Para isso, Cury (2012) destaca que se faz necessário que
os relatórios expressos somente em palavras sejam substituídos e/ou comple-
mentados por uma representação esquemática, que possibilite a visualização do
cenário e dos eventos que estão sendo analisados.
Complementando as nossas discussões, Chinelato Filho (2011) ressalta que
o fluxograma é um importante instrumento para que haja compreensão e aná-
lise do funcionamento dos sistemas administrativos, já que, por meio dessa
ferramenta, torna-se possível visualizar a sequência, a eficiência e as falhas nas
operações do sistema. Uma das falhas apontadas pelo autor é a duplicidade de
operações, que, quando existentes, precisam ser corrigidas.
GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,FuncionogramaeLotacionograma
II
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Assim, é necessário compreender que existem diferentes formas de elaborar esses
fluxos de trabalho, que são os tipos de fluxograma.
ETAPAS CARACTERÍSTICAS
As chefias envolvidas partilham com os emprega-
1. COMUNICAÇÃO
dos a realização do trabalho e seus objetivos.
Busca por informações que serão fornecidas pelos
2. COLETA DE DADOS executores do trabalho. Para isso, é importante ter
em mãos um roteiro de entrevista pré-elaborado.
Depois dos dados coletados, é o momento de
escolher o tipo de fluxograma que será utilizado
3. FLUXOGRAMAÇÃO e elaborar já o primeiro rascunho. Este deverá ser
analisado e, havendo incoerências, novas entrevis-
tas deverão ser realizadas e ajustes realizados.
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GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,FuncionogramaeLotacionograma
II
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a construir uma linguagem corrente entre os profissionais que os utilizam. O
importante é que as expressões simbólicas permitam ampliar, esclarecer e/ou
interpretar os diferentes passos dos processos organizacionais.
Dessa forma, os autores Araújo (2011), Cury (2012) e Oliveira (2013) expli-
citam que, para melhor compreensão dos fluxogramas, a sua simbologia deve
estar associada ao tipo de fluxograma apresentado. Dessa forma, vamos seguir
essa concepção em nossas discussões, ou seja, as simbologias serão apresenta-
das a partir de cada tipo de fluxograma.
Segundo Oliveira (2013), os principais tipos de fluxogramas que podem ser
utilizados pelos analistas de OSM são: (a) fluxograma vertical; (b) fluxograma
parcial ou descritivo; (c) fluxograma global e de coluna. Vamos conhecer as espe-
cificidades de cada um deles.
a) Fluxograma vertical
É um tipo de fluxograma também denominado folha de análise, folha de sim-
plificação do trabalho ou diagrama do processo (OLIVEIRA, 2013). É o tipo
mais utilizado para identificar as rotinas de um setor de trabalho específico e
tem maior utilidade para trabalhos de levantamento, devendo ser traçado em
formulário próprio com colunas verticais (ARAÚJO, 2011; LLATAS, 2011). As
figuras a seguir representam a simbologia e o exemplo desse tipo de fluxograma:
Análise ou
operação
Execução
inspeção
Demora
SÍMBOLOS
ou atraso
Arquivo
provisório
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Arquivo
definitivo
Transporte
Figura 5: Simbologia do fluxograma vertical
Fonte: Llatas (2011, p. 96).
Análise ou operação 3 De
Atual X recep-
Rotina ção de
mate-
Execução inspeção 2 Proposta rial
Unidade Organizacional:
Símbolos
Em ____ de ____ de
Arquivo definitivo 3 20____
Transporte 9 Assinatura
Unidades
Ordem Símbolos Organiza- Descrição dos Passos
cionais
Recebe do fornecedor
1 Recepção Nota Fiscal (NF) e
Material
EmiteeAviso
GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,Funcionograma de Recebi-
Lotacionograma
2 mento (AR) em quatro
vias
To
Sím
Arquivo provisório 2 Estudado por:
II
Em ____ de ____ de
Arquivo definitivo 3 20____
Transporte 9 Assinatura
Unidades
Ordem Símbolos Organiza- Descrição dos Passos
cionais
Recebe do fornecedor
1 Recepção Nota Fiscal (NF) e
Material
Emite Aviso de Recebi-
2 mento (AR) em quatro
vias
Arquiva 4ª via do AR em
3 ordem numérica
crescente
Remete NF e 1ª via do
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4 AR para o setor de
Contas a Pagar
Remete a 2ª via do AR
5 para o Setor de
Compras
Remete a 3ª via do AR
6 e material para o
Almoxarifado
Contas a Recebe NF e 1ª via do
7 Pagar AR
8 Confere NF com AR
Registra entrega de
12 material pela 2ª via
do AR
Remete 3ª via do AR
13 para o Setor de Contabi-
lidade - Controle de
Estoques
14 Recebe 2ª via do AR
14 Recebe 2ª via do AR
Verifica exatidão do AR
18 e material recebido
Arquiva 3ª via do AR em
19
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ordem cronológica
Figura 6: Exemplo de fluxograma vertical
Fonte: Oliveira (2013, p. 276).
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II
Terminal Operação
Executante ou Documentário
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responsável
Arquivo Decisão
Conferência Conector de
Página
Sentido de
Conector Circulação
Documentos
Informações
Orais
Material
Para a construção desse tipo de fluxograma, Llatas (2011) diz que o analista de
OSM pode se utilizar de softwares ou, então, fazê-lo manualmente. Vale men-
cionar que o uso de softwares facilita o trabalho e proporciona maior rapidez,
além de não deixar dúvidas no que diz respeito aos símbolos. Mesmo assim, o
elaborador deverá ser conhecedor das etapas e atividades para que a represen-
tação gráfica seja fidedigna.
Llatas (2011) ainda destaca que esse tipo de fluxograma é muito utilizado
para representar graficamente rotinas administrativas da organização. Descrever,
por exemplo, os processos de recrutamento e seleção, de treinamento e desen-
volvimento, de compra e pagamento de matéria prima, de cobrança de clientes,
de pesquisa e prospecção de clientes, dentre outros.
Recebe pedido de um
cliente que deseja efetuar Confere se o cliente tem
a compra por meio de registro no SERASA ou
financiamento no SPC Nota
fiscal
Recomenda a condição
de pagamento compatível Término
com o perfil do cliente
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II
Funcionograma e lotacionograma
Neste último tópico, caro(a) aluno(a), vamos tratar de duas ferramentas de con-
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trole dos processos organizacionais, mas que nem sempre recebem a devida
importância por parte dos gestores, mas que se mostram indispensáveis sempre
que se faz necessária a análise organizacional. Essas ferramentas são o funcio-
nograma e o lotacionograma.
O funcionograma, segundo Cury (2012), é um gráfico de controle restrito
aos órgãos adotantes e tem como finalidade o detalhamento das atividades que
compõem uma função específica, que originará um órgão (departamento) na
empresa. Por meio de sua utilização, é possível visualizar a distribuição das ati-
vidades entre os empregados, as atividades que precisam ser desenvolvidas e,
assim, verificar a sua efetividade.
Sobre o funcionograma, Chinelato Filho (2011) afirma que a sua utilização
volta-se a apresentar de maneira detalhada às atribuições de um departamento
da empresa, denominada também de unidade organizacional. O autor ainda res-
salta que, geralmente, o uso desse gráfico de controle, é interno no órgão do qual
se originou, coadunando, assim, com o autor anterior. A figura a seguir traz um
exemplo de funcionograma:
Departamento de
marketing
GráficosdeOrganizaçãoeControledosProcessos:Formulários,Fluxograma,FuncionogramaeLotacionograma
II
DEPARTAMENTO DE MARKETING
PROSPECÇÃO DE
Fonte: a autora.
SETOR VENDAS RELAÇÕES PÚBLICAS TOTAL
CLIENTES
Previs- Real Ausên- Previs- Real Ausên- Previs- Real Ausên- Previs- Real Ausência
CARGO to cia to cia to cia to
01 01 - 01 01 - 01 01 - 03 03 -
ANALISTA
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considerações Finais
II
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discussões aqui abordadas. Caso necessário, faça uma releitura. As atividades de
autoestudo e aulas conceituais também vão te ajudar. Entusiasmo!
1. Foi estudado que os projetos organizacionais são importantes para uma gestão
organizacional mais adequada, com eficiência e eficácia. Dessa forma, leia as afir-
mativas a seguir considerando os seus objetivos:
Considerando V para verdadeiro e F para falso, as afirmações I, II, III e IV são, res-
pectivamente.
a. F-F-V-V.
b. V-F-V-V.
c. V-V-F-F.
d. F-V-F-V.
e. V-V-V-F.
3. Os gráficos de controle são ferramentas utilizadas para mapeamento, represen-
tação gráfica e análise dos processos organizacionais. Sendo assim, analise aten-
tamente os excertos apresentados a seguir.
III
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL,
UNIDADE
DEPARTAMENTALIZAÇÃO E
ORGANOGRAMA
Objetivos de Aprendizagem
■■ Descrever os elementos que compõem a estrutura organizacional.
■■ Apresentar as diferenças entre estrutura formal e informal, bem como
as suas vantagens e desvantagens.
■■ Conhecer as classificações de estrutura mecanicista e orgânica.
■■ Expor os componentes da estrutura organizacional, os seus níveis de
influência e abrangência.
■■ Conhecer e ilustrar as formas de estruturação que podem ser
utilizadas pelas organizações.
■■ Conhecer e ilustrar os principais tipos de organograma..
Plano de Estudo
A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade:
■■ Estrutura organizacional.
■■ Departamentalização.
■■ Organograma.
89
INTRODUÇÃO
Introdução
III
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Neste tópico, falaremos sobre os elementos que compõem a estrutura organiza-
cional. Para isso, primeiramente, apresentarei os seus aspectos básicos, que vão
desde os modelos e componentes da estrutura organizacional, até os níveis de
abrangência e influência.
Veremos que a estrutura de uma organização está além de sua representa-
ção gráfica, que acontece por meio do organograma, pois, abarca uma série de
elementos que influenciam e são influenciados diretamente pela dinâmica orga-
nizacional. Por dinâmica organizacional, entendemos as articulações necessárias
para o funcionamento da organização. Nelas, estão envolvidas as relações entre
os diversos recursos da organização, tais como: humanos, financeiros, tecnoló-
gicos etc.
Mas qual a importância da estrutura organizacional? Para Cury (2012), a
estrutura organizacional atende a três funções básicas: (1) atingir metas orga-
nizacionais; (2) regulamentar as variações individuais sobre a organização; (3)
determinar a ordem pela qual as decisões são tomadas e onde são executadas as
atividades da organização.
Por meio dessa concepção do autor supracitado, notamos que a estrutura de
uma organização precisa estar alinhada e em sintonia com os seus objetivos. Já
que é por meio dos estudos da estrutura organizacional que serão definidos os
departamentos, níveis hierárquicos e relações de autoridade. “Estrutura organiza-
cional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e
decisões das unidades organizacionais de uma empresa” (OLIVEIRA, 2013, p.88).
O autor Oliveira (2013) ressalta, ainda, que uma estrutura organizacional
Estrutura Organizacional
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Dada a importância desses dois tipos de estrutura, de que forma o gestor/
administrador pode promover a sua coexistência, de maneira que pessoas e
organizações saiam ganhando?
Fonte: a autora.
Outro ponto que vale ressaltar é que a estrutura formal, por ser explícita e repre-
sentada em documentos, manuais, gráficos e outras formas de descrição, permite
maior visualização por parte do analista de OSM. Em contrapartida, vimos que a
estrutura informal surge das relações estabelecidas entre os membros da organiza-
ção e, por esse motivo, está relacionada a aspectos implícitos das relações sociais.
Esses aspectos implícitos podem surgir por diversas causas e precisam ser
considerados e analisados em profundidade, já que podem ser bons ou ruins para
a organização. Segundo Oliveira (2013), do ponto de vista negativo, os aspectos
informais podem representar resistência ou alteração das ordens formais, como
também cumprimento da tarefa diferente do desejado.
Por outro lado, a estrutura informal pode também beneficiar a organização,
tornando-se um bom lugar para líderes formais se desenvolverem, por exemplo.
Como a comunicação e os relacionamentos são a base para a constituição desse
tipo de estrutura, líderes formais que têm dificuldades em desenvolver empa-
tia com as suas equipes podem ter sucesso explorando esses relacionamentos
(OLIVEIRA, 2013).
Complementando as nossas discussões, Cury (2012) destaca que a estru-
tura formal tem aspectos que devem ser devidamente manipulados em busca
VANTAGENS DESVANTAGENS
Proporciona maior rapidez no Provoca desconhecimento da realidade
processo decisório; empresarial pelas chefias;
Reduz distorções existentes na Dificuldade de controle;
estrutura formal; Possibilidade de atrito entre as pessoas.
Complementa a estrutura formal;
Reduz a carga de comunicação
dos chefes;
Motiva e integra as pessoas da
empresa.
Quadro 7: Vantagens e desvantagens da estrutura informal
Fonte: adaptado de Oliveira (2013, p. 86).
Estrutura Organizacional
III
Notamos que a estrutura informal possui mais vantagens que desvantagens, não
é mesmo? O que influenciará nesse contexto será a forma como tal estrutura será
gerenciada, considerando para isso os elementos da estrutura formal. Assim, é
importante que os gestores/administradores administrem a estrutura formal e
informal, de modo que ambas tenham reciprocidade de aspectos e interesses, ou
seja, se articulem trazendo benefícios às pessoas e à organização.
Vamos falar, na sequência, dos modelos de estrutura organizacional.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Ao tratar dos modelos de estrutura organizacional, é necessário sempre levar em
consideração os aspectos que envolvem o negócio, a organização. Não há um
modelo de estrutura perfeito para todo tipo de organização, é necessário buscar
aquela que melhor se adéqua à realidade em que será constituída.
Cury (2012) explicita que projetar ou mudar uma estrutura organizacional
é um processo complexo que exige manipulação adequada de diversos aspectos
ligados ao ambiente da organização, tais como: elementos estratégicos, táticos e
operacionais (internos e externos) e a cultura da organização.
Em busca de um modelo de orientação a ser utilizado na elaboração ou pro-
cesso de mudança de estrutura, Cury (2012) descreve a sua realização em cinco
etapas, conforme segue:
1. Fixação de objetivos estratégicos da empresa: essa ação pressupõe a pre-
visibilidade das consequências e resultados que se esperam alcançar.
2. Identificação dos maiores obstáculos para a empresa: fase em que é fun-
damental a plena participação dos diretos e altos gerentes para, assim,
realizar um exame minucioso dos obstáculos ou dificuldades da orga-
nização, fazendo emergir elementos importantes para a constituição da
estrutura.
3. Elaboração de estruturas alternativas: permite à alta cúpula da organiza-
ção inferir sobre a possibilidade de mais soluções de estrutura, visto que
não há estrutura perfeita, inclusive pelas influências que a organização
sofre de seus ambientes interno e externo.
A partir das etapas apresentadas, notamos que o analista de OSM tem condições
de definir sobre o tipo de estrutura que irá reger a organização. É importante que
haja clareza quanto a isso, pois é a partir da estrutura definida que serão cons-
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Estrutura Organizacional
III
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do que individual, na qual as pessoas se comunicam “transitando” pelas hierar-
quias existentes. Ou seja, aquela comunicação formal, diretiva e hierarquizada
percebida na estrutura mecanicista não é percebida. Ao abordar as característi-
cas desse tipo de estrutura, Daft (2015) destaca:
■■ Ênfase na necessidade de mudança e propensão ao risco.
■■ Objetivos organizacionais definidos com ampla participação de todos os
membros da organização.
■■ A liderança adota um estilo democrático e a fonte de autoridade é o
conhecimento.
■■ O processo decisório é compartilhado entre chefes e subordinados.
■■ Nível de especialização reduzido.
■■ Critérios de departamentalização heterogêneos, voltados a atender as
diferentes operações e missão da organização.
COMPONENTES DA ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
Estrutura Organizacional
III
a) Sistemas de responsabilidade
Os sistemas de responsabilidade referem-se às obrigações que os empregados
têm de fazer alguma coisa dentro da organização. Isso quer dizer que quando
uma pessoa assume uma função, tem obrigações e deve prestar contas ao supe-
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rior hierárquico que lhe atribuiu a responsabilidade (OLIVEIRA, 2013).
Entendemos, assim, que o sistema de responsabilidade é um componente
da estrutura organizacional que define o conjunto de atribuições que os empre-
gados detêm, a partir do momento que fazem parte de um departamento e
exercem uma atividade específica. Oliveira (2013) destaca, ainda, que os siste-
mas de responsabilidade são resultado da alocação de atividades na estrutura
organizacional e constituídos por: especialização do trabalho, departamentali-
zação, órgãos de linhas e assessoria.
Sobre esses elementos, segundo Robbins (2005), a especialização do tra-
balho volta-se a indicar o quanto as tarefas estão subdivididas na estrutura
organizacional, em funções isoladas. Por funções isoladas, entendemos aqui as
subtarefas ou etapas delegadas a diferentes pessoas, para cumprimento de um
processo específico.
Ao realizá-las, as pessoas responsáveis pelas tarefas tornam-se especialistas
nelas. Seria a responsabilidade específica por uma única atividade. Em contrapar-
tida, existem pessoas que desenvolver várias atividades em um mesmo processo
organizacional, sendo assim, as suas responsabilidades são diferentes (ROBBINS,
2005). Sobre a departamentalização e os órgãos de linha e assessoria, trataremos
posteriormente de maneira específica.
b) Sistemas de autoridade
Existem dois tipos de autoridade que devem ser mencionados: formal e infor-
mal. Segundo Oliveira (2013), a autoridade formal é aquela estabelecida pela
Estrutura Organizacional
III
c) Sistemas de comunicação
Os sistemas de comunicação são componentes da estrutura organizacional por
demonstrarem como acontece ou deve acontecer o fluxo de comunicação den-
tro da organização. A comunicação é vista como um processo interacional entre
pessoas ou departamentos e, para que esse processo aconteça com fluidez, é
necessário que não haja barreiras e/ou dúvidas quanto ao seu funcionamento.
Segundo Oliveira (2013), os sistemas de comunicação correspondem a rede
de informações da organização, que permite o funcionamento da estrutura orga-
nizacional de maneira integrada, eficaz. Para isso, nos sistemas de comunicação
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
devem ser considerados:
■■ O assunto a ser comunicado (o que).
■■ A forma de comunicação (como).
■■ O momento (quando).
■■ O emissor da mensagem (de quem deve vir a informação).
■■ O receptor da mensagem (para quem deve ir a informação).
■■ O motivo (por que).
■■ A frequência (quanto deve ser comunicado).
Analisando esses aspectos, notamos que existe toda uma influência dos sistemas
de comunicação na estrutura organizacional, por esse motivo, os esquemas de
comunicação devem ser claramente definidos. Seguindo a mesma lógica apre-
sentada anteriormente, o sistema de comunicação de uma organização pode ser
formal e informal.
O formal como aquele planejado, controlado e que segue uma corrente de
comando baseada na escala hierárquica. E o informal como aquele que surge
espontaneamente na estrutura organizacional, a partir de relações estabelecidas
e necessidades de seus membros (OLIVEIRA, 2013).
No que diz respeito ao fluxo da comunicação, Oliveira (2013) destaca que pode
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d) Sistemas de decisão
Estão relacionados à forma como são realizadas as análises sobre um assunto
específico dentro da organização, ou seja, a identificação do “caminho” percor-
rido pelas informações antes que a tomada de decisão aconteça. “Considera-se
a tomada de decisão como a busca de alternativas que satisfaçam a determinado
nível mínimo objetivo, não buscando, necessariamente, a maximização dessa
situação” (OLIVEIRA, 2013, p. 56).
Notamos, assim, que os sistemas decisão se alinharão aos outros compo-
nentes da estrutura organizacional, podendo facilitar ou dificultar a vida do
gestor/administrador no contexto organizacional. Isso porque a decisão sempre
dependerá de outros elementos, como os sistemas de autoridade de comunica-
ção, por exemplo.
Estrutura Organizacional
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
■■ Implantação da alternativa selecionada.
■■ Avaliação da decisão (alternativa selecionada).
Estrutura Organizacional
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
das diretrizes, com lógica no sistema aberto. É o nível que define ‘o que fazer’”
(CURY, 2013, p. 175).
No nível tático, também conhecido como administração setorial, estão
os responsáveis pela interpretação das estratégias definidas pela alta cúpula da
empresa, tomando, assim, as decisões sobre os meios, para que essas sejam exe-
cutadas. São os gestores de departamentos quem definem como fazer (CURY,
2013). O planejamento tático, então, que é realizado e definido nesse nível, tem
por finalidade otimizar uma área específica da organização, o departamento de
produção, por exemplo (OLIVEIRA, 2013).
Compreendemos, assim, que, no nível tático, estão aqueles responsáveis por
uma área específica da organização, que são os gerentes de áreas e/ou departa-
mentos. Vale ressaltar ainda, caro(a) acadêmico(a), que, dependendo dos sistemas
de responsabilidade e realidade da organização, nesse nível, podem estar, ainda,
coordenadores, supervisores e outros profissionais.
Já o nível operacional é aquele responsável pela execução das atividades
da empresa, o denominado “chão de fábrica”. De acordo com Oliveira (2013, p.
106), nesse nível, “o planejamento operacional cria condições para a adequada
realização dos trabalhos diários da empresa”.
A figura a seguir permite a visualização desses níveis da estrutura organiza-
cional e a sua relação com os tipos de planejamento.
Estrutura Organizacional
III
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DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Departamentalização
III
1) Departamentalização funcional
Representa o tipo de departamentalização mais utilizada, sendo as atividades agru-
padas de acordo com as funções existentes na organização. Segundo Llatas (2011)
esse tipo agrupa os empregados de acordo com as suas funções desempenhadas,
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apresentando como vantagem a especialização de mão de obra e a sua contri-
buição para a melhora do desempenho e da qualidade de produtos e serviços.
Em contrapartida, Llatas (2011) e Oliveira (2013) ressaltam algumas desvan-
tagens para esse tipo de departamentalização, tais como: a divisão por funções
pode contribuir para o isolamento dos departamentos, reduzindo a interação,
a comunicação deficiente e centralizada nos níveis mais altos, a visão parcial da
organização, a insegurança das pessoas, a baixa adaptabilidade, a resistência à
inovação e o pior cumprimento de prazos e orçamentos pelo foco estar na exe-
cução da tarefa. A figura a seguir expõe esse tipo de departamentalização:
Departamentalização
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Figura 13: Departamentalização por localização geográfica
Fonte: a autora.
organização, já que posiciona o órgão de staff juntos aos gerentes de linha. Essa
característica pode ser observada na figura a seguir:
Departamentalização
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Departamentalização
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Fonte: adaptada de Oliveira (2013).
9) Departamentalização matricial
Esse tipo de departamentalização surgiu em decorrência dos problemas gerados
pelos modelos tradicionais, frente às demandas mais complexas do ambiente.
Nesse caso, “há sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização sobre
a mesma pessoa, geralmente, essa sobreposição refere-se à fusão entre a estru-
tura funcional e a estrutura por projetos” (OLIVEIRA, 2013, p.131).
Dessa forma, caro(a) acadêmico(a), notamos que a departamentalização
matricial representa uma estrutura híbrida da organização, os gerentes de proje-
tos assumem por completo a responsabilidade sobre as áreas funcionais, mesmo
que, para isso, tenha que lidar com a resistência dos gerentes dessas áreas.
Assim sendo, Oliveira (2013) destaca que, na departamentalização matri-
cial, como a responsabilidade é compartilhada, exige-se um nível de confiança
mútua, como também capacidade de improvisação na solução de problemas.
Caso isso não ocorra, fica comprometida a clareza sobre as atribuições e auto-
ridade de cada elemento da estrutura, aumentando, desse modo, os conflitos e
comprometendo os resultados.
A departamentalização matricial pode ser visualizada na figura a seguir:
Departamentalização
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Figura 20: Departamentalização matricial
Fonte: adaptada de Oliveira (2013).
ORGANOGRAMA
Organograma
III
Para que esses pontos destacados por Araújo (2011) sejam cumpridos, é impor-
tante que haja conhecimento por parte de gestores/administradores, no que diz
respeito à elaboração do organograma. Por esse motivo, na sequência, falare-
mos sobre a elaboração.
Elaboração do organograma
Primeiramente, quero ressaltar que a elabora-
ção (desenho) do organograma é resultado de
todo o processo de estudo da estrutura orga-
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
nizacional e é realizada a partir do tipo de
departamentalização escolhido para a orga-
nização. O organograma pode representar o
todo organizacional, no caso de organizações
menos departamentalizadas e de estrutura
mais simples, por exemplo.
Por outro lado, o organograma pode representar, também, um departamento
específico e as suas subdivisões ou, então, diferentes filiais de uma mesma orga-
nização, no caso de uma departamentalização por processos, por clientes ou por
localização geográfica, por exemplo. O importante aqui, caro(a) acadêmico(a),
é que entendamos que organograma não é a mesma coisa que departamenta-
lização, mas sim um gráfico complementar ao processo de representação visual
da organização.
As características apresentadas a seguir representam técnicas utilizadas na
elaboração de um organograma, a partir da concepção de Araújo (2011):
■■ No alto da folha, obrigatoriamente, deve constar o título da organização
ou departamento representado.
■■ O retângulo representa a fração organizacional, ou seja, o departamento.
Eventualmente, poderá significar o cargo, ocorrendo em situações isola-
das de cargos diferenciados, como auditor, consultor etc.
■■ A representação gráfica pode ocorrer tanto no sentido horizontal quanto
no vertical.
Perceba, prezado(a) aluno(a), que essas são concepções gerais no que diz res-
peito à elaboração do organograma. Tais concepções representam aspectos que
precisam ser seguidos, no sentido de tornar o organograma o mais claro possível
para quem o visualizar. Pode haver que, ao analisar uma estrutura organizacio-
nal, surjam elementos que não foram aqui mencionados, mas que precisam fazer
parte da representação gráfica da empresa. Assim sendo, eles devem ser incor-
porados, mas não se esqueça de mencioná-los na legenda, de modo a explicitar
a sua função no organograma.
Organograma
III
Tipos de organograma
Ao tratar dos tipos de organograma, observe que utilizei a palavra: “principais”.
Isso porque existe uma gama de modelos de organograma, mas trataremos, aqui,
daqueles que são mais utilizados pelas organizações, conforme as concepções de
Chinelato Filho (2011), Llatas (2011) e Araújo (2011).
Para esses autores, os principais tipos de organograma são: Organograma
Clássico ou vertical; Organograma horizontal; Organograma circular ou radial;
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Organograma funcional; Organograma matricial. Vamos conhecer as caracte-
rísticas de cada um desses modelos.
2) Organograma horizontal
A lógica hierárquica é a mesma, no entanto a representação do fluxo de autoridade
é da esquerda para a direita, e não de cima para baixo, como na representação
anterior. Observe tal representação na figura a seguir.
Organograma
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Figura 23: Exemplo de organograma clássico ou horizontal
Fonte: adaptado de Chinelato Filho (2011); Llatas (2011).
Assim, notamos que esse tipo de organograma pode ser de difícil leitura e
interpretação, mas representa um organograma utilizado por organizações con-
temporâneas e/ou por departamentos nos quais as linhas de autoridade, embora
existam, não precisam ser explicitamente visualizadas.
Organograma
III
4) Organograma funcional
Esse é um tipo de organograma também muito utilizado pelas organizações de
pequeno porte, em que existem poucas chefias – hierarquias –, mas uma série de
atividades – funções (ARAÚJO, 2011). Assim, a sua representação gráfica volta-
-se apenas às funções da organização e às relações estabelecidas entre elas. Em
alguns casos, a organização opta, inclusive, por colocar o nome da pessoa que
desempenha a função indicada (CHINELATO FILHO, 2011; LLATAS, 2011).
Vejamos a sua representação:
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
5) Organograma matricial
Segundo Chinelato Filho (2011), esse é um tipo de organograma bastante utili-
zado quando os órgãos da organização não têm uma definição precisa. Assim,
esses órgãos são mais bem representados em conglomerados de grupos de tra-
balho por projetos, nos quais estão diversos especialistas que realizam tarefas
ou atividades específicas.
Complementando o exposto, Araújo (2011) destaca que a estrutura matri-
cial é resultante da estrutura tradicional e da de projetos. Assim, a organização
em matriz representa um tipo de concepção estrutural recente e contemporâ-
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Organograma
III
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Dessa forma, finalizamos mais uma unidade de nosso livro. Quero ressaltar,
caro(a) acadêmico(a), que, ao se tratar de estruturação organizacional, é neces-
sário que seja realizado um estudo minucioso sobre os aspectos que envolvem
o contexto da organização. Não há como “escolher” um tipo de organograma
ideal, pois esse será decorrente da realidade do negócio, da estrutura da empresa
e do seu tipo de departamentalização.
Na próxima unidade, aprofundaremos os nossos estudos sobre a análise
organizacional, tratando do arranjo físico, da análise da distribuição do traba-
lho e dos manuais organizacionais.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considerações Finais
1. Tendo por base o que foi estudado sobre a estrutura organizacional, marque V
(verdadeiro) e F (falso) nas sentenças a seguir e assinale a alternativa que apre-
senta a sequência correta:
a. F-V-F-F-V-V-V.
b. F-F-F-V-V-V-V.
c. V-V-F-V-F-F-V.
d. V-F-V-F-V-V-F.
e. F-F-V-V-V-F-F.
Material Complementar
Professora Me. Patrícia Rodrigues da Silva
IV
ARRANJO FÍSICO (LAYOUT) E
UNIDADE
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO
DOS TRABALHOS
Objetivos de Aprendizagem
■■ Descrever a importância dos estudos de layout dos contextos
organizacionais.
■■ Conhecer as principais técnicas de layout utilizadas e a sua
importância para o analista de OSM.
■■ Identificar as etapas para estudo do layout.
■■ Descrever os principais tipos de layout utilizados pelas organizações.
■■ Conhecer os aspectos principais dos Quadros de distribuição do
trabalho (QDT).
Plano de Estudo
A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade:
■■ Estudo do layout e estrutura organizacional.
■■ Técnicas e tipos de layout.
■■ Estudo da distribuição do trabalho.
135
INTRODUÇÃO
analista de OSM. Além disso, serão identificadas etapas que podem ser seguidas
pelos profissionais para a realização desses estudos nos ambientes organizacionais.
Falaremos, também, sobre a identificação da necessidade de realizar o estudo
do arranjo físico/layout, tendo por base alguns princípios básicos, e sobre os
principais tipos de layout utilizados pelas organizações, que são: (1) layout em
corredor, (2) layout em espaço aberto, (3) layout panorâmico, (4) layout de escri-
tório, (5) layout de fábricas, (6) layout pelo processo, (7) layout pelo produto.
Para fechar as discussões sobre esta unidade, será abordada a análise da
distribuição do trabalho nos ambientes organizacionais, que tem como foco asse-
gurar que o tempo de operacionalização das atividades da organização atendam
as suas necessidades, ao mesmo tempo em que as pessoas sejam alocadas ade-
quadamente em seus cargos e funções.
Nesse contexto, o Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) será men-
cionado como ferramenta de instrumentalização utilizada pelo analista de OSM
quando da realização da análise da distribuição do trabalho, como forma de
visualizar e analisar as diversas atividades que são distribuídas a cada unidade
organizacional.
Mais uma vez, espero que os conteúdos aqui abordados contribuam para o
seu processo de formação. Boa leitura!
Introdução
IV
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
ESTUDO DO LAYOUT E ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Qual a importância de escolher adequadamente o layout de uma empresa?
A escolha do layout está associada também à competitividade. Quando
o layout de uma empresa é ideal, ele atende, também, ao mercado com-
petitivo no qual ela se encontra. Dessa forma, o layout tem uma série de
diversificações que podem, inclusive, ser observadas em um mesmo am-
biente organizacional. O importante é analisar adequadamente o ambiente
e, posteriormente, escolher o layout que melhor se adapta à necessidade e
ao contexto da organização. Conheça mais sobre a relação do layout com a
competitividade acessando o link a seguir: <http://www.unisalesiano.edu.
br/encontro2009/trabalho/aceitos/CC28207504862.pdf>.
Fonte: a autora.
Mas de que forma pode ser implantado um projeto de layout? Cury (2012) afirma
que isso pode acontecer por etapas, vamos conhecê-las:
■■ Etapa 1 – levantamento de informações: fase em que o analista de OSM
deve familiarizar-se com o plano e com os procedimentos adotados pela
organização.
■■ Etapa 2 – análise (crítica) do levantamento: fase de examinar as princi-
pais dificuldades para a consecução dos objetivos, com atenção especial
às defasagens existentes entre o prescrito e o que realmente é executado,
ou seja, encontrado na prática.
Com base nessas etapas, caro(a) aluno(a), notamos que implantar um pro-
jeto de layout não é tarefa simples. É necessário envolver todas as pessoas da
organização, desde a alta administração e,
principalmente, os usuários do novo layout.
Nesse ínterim, o analista de OSM ou a equipe
responsável deve estar preparada para reuni-
ões de esclarecimento, negociações, ajustes na
estrutura proposta e muita orientação sobre
o que será primeiramente proposto e, depois,
implantado.
No intuito de facilitar o entendimento
sobre as atividades a serem desenvolvidas
pelo analista de OSM em cada etapa, o qua-
dro a seguir, elaborado a partir de Oliveira
(2013), pode auxiliar.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
operações, estudo da adequação do uso de máquinas e equipamentos.
Análise do ambiente para execução das atividades, considerando: tem-
peratura, umidade, ventilação, espaço, ruído, tipo e cores das pinturas,
poeira e iluminação.
Preparação da lista de checagem, que pode ser apresentada de formas
simples, mas elencando todos os itens a serem considerados no estudo e
na implementação do novo arranjo físico.
Preparação de miniaturas dos móveis e equipamentos, considerando para
isso a escala de planta baixa.
Considerar medidas padrão para o desenvolvimento dos trabalhos.
Conhecimento dos seguintes aspectos: recursos e características da em-
Estudo e planeja- presa, natureza do trabalho ou serviço desenvolvido pela empresa, como
mento das soluções também pela área em que atua.
alternativas Considerar as interligações preferenciais para o arranjo físico.
Considerar as interligações preferenciais entre as várias unidades organi-
zacionais da empresa.
Consolidação da Consolidação e apresentação do arranjo físico, utilizando-se de: dese-
solução escolhida nhos, maquetes, planta baixa e cronograma de implantação.
nistrador deve estar atento a alguns sinais que podem indicar a necessidade de
reorganização do seu ambiente físico de trabalho.
Os autores Oliveira (2013) e Araújo (2011) sinalizam alguns aspectos que
indicam a necessidade de estudos de layout, que são:
■■ Demora excessiva no desenvolvimento das atividades.
■■ Acúmulo e concentração excessiva de pessoas e formulários.
■■ Confusão no fluxo de trabalho.
■■ Projeção inadequada dos locais de trabalho.
■■ Desconforto na execução das atividades e baixa produtividade.
■■ Perda de tempo (lentidão) no deslocamento de uma unidade à outra.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
De acordo com Araújo (2011), quando é identificada a necessidade de realizar
o estudo do arranjo físico/layout, faz-se necessário também considerar alguns
princípios básicos, tais como:
■■ As unidades organizacionais com funções similares e relacionadas devem
ser colocadas perto umas das outras. Isso influenciará na redução do
tempo e distância de transporte.
■■ Grupos de serviços centrais, como expedição e recebimento de corres-
pondência, secretarias etc., devem ser localizados próximos às unidades
organizacionais que os utilizam com maior frequência.
■■ Nas unidades organizacionais, o trabalho deve seguir um fluxo contínuo
para frente, o mais próximo possível em linha reta.
■■ Os móveis e os equipamentos devem ser arrumados em linha reta ou em
simetria.
■■ Deve ser evitada a colocação de postos de trabalho frontais (frente a frente).
■■ Espaços de trabalho devem ser adequados às necessidades e conforto dos
funcionários para desenvolverem as suas atividades.
■■ As mesas devem ser dispostas de modo que nenhuma pessoa fique con-
tinuamente voltada para uma fonte de luz intensa.
■■ Móveis e equipamentos de tamanho uniforme ou mesma marca permitem
maior flexibilidade no remanejamento e aproveitamento de espaço, melhor
aparência estética, além de redução no custo de compra e manutenção.
Mais uma vez, notamos que o estudo do arranjo físico de uma empresa tem o
intuito de facilitar e/ou otimizar as atividades que são desenvolvidas em sua
estrutura. Daí a sua importância. Sobre os princípios citados pelo autor, esses
vão influenciar no tipo de layout proposto/ implementado na organização.
Alguns dos autores que tratam do assunto, tais como Cury (2012), Araújo
(2011) e Oliveira (2013), afirmam que existe uma diversidade de tipos de layout
a serem utilizados pelas organizações. Pode haver, inclusive, tipos diferentes de
layout em uma mesma organização, dependendo da sua necessidade e estrutura.
Para organizar os nossos estudos na disciplina de Organização, Sistemas e
Métodos, com base nos autores supracitados, vamos nos delimitar a tratar dos
seguintes tipos: (1) layout em corredor, (2) layout em espaço aberto, (3) layout
panorâmico, (4) layout de escritório, (5) layout de fábricas, (6) layout pelo pro-
cesso, (7) layout pelo produto. Vamos conhecer as principais características de
cada um deles.
LAYOUT EM CORREDOR
Para Araújo (2011), esse layout é considerado um tipo de bom para incentivar as
relações de grupo, principalmente se as atividades exigirem formação de equi-
pes de trabalho. Isso porque as pessoas ficam dispostas em pequenos grupos e
podem interagir diretamente ao desenvolverem as suas atividades.
Nesse tipo de arranjo físico, as desvantagens envolvem o preço que se paga
pelas divisórias e o espaço perdido na distribuição das salas (ARAÚJO, 2011).
Mesmo assim, é um tipo de layout muito utilizado. A figura a seguir é um exem-
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
plo desse modelo:
Layout em corredor
Figura 26: Exemplo de layout em corredor
Fonte: Hessel (1985 apud ARAÚJO, 2011, p. 102).
LAYOUT PANORÂMICO
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Layout panorâmico
LAYOUT DE ESCRITÓRIO
O layout de escritório é citado por Cury (2012) como aquele adequado ao espaço
em que existe um fluxo racional de trabalho. O espaço deve ser apropriado ao
desenvolvimento de atividades de forma que sejam evitados descolamentos des-
necessários, de papéis, documentos, clientes ou empregados.
Nesse sentido, Cury (2012) ainda ressalta que, quanto à disposição de móveis
e espaços de trabalho, estes devem ser definidos de forma que não ocorram con-
gestionamentos. A localização deve levar em consideração as fontes de iluminação
e instalações, respeitando sempre a adequação a cada tipo de organização, ou
seja, não existe um único padrão a ser definido. A figura a seguir traz um exem-
plo de layout de escritório:
Vão
Chefia
Adjunto
e Secretaria
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Entrevista
Recepção
LAYOUT DE FÁBRICAS
Nesse tipo de layout, Cury (2012) ressalta que devem ser considerados alguns
pontos antes de sua elaboração, que são:
■■ Estudar o programa de produção.
■■ Fazer uma relação dos materiais e partes que integrarão o produto.
■■ Relacionar as operações necessárias para a fabricação.
■■ Programar as operações de cada unidade organizacional.
■■ Decidir sobre a capacidade desejada da fábrica e dos equipamentos.
■■ Programar as operações para as unidades de produção.
■■ Decidir sobre a capacidade desejada da fábrica e dos equipamentos.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Esses pontos citados a partir do autor Cury (2012) representam alvos de aten-
ção do gestor/administrador antes de “desenhar” o seu layout de fábrica. Assim,
o desenho desse tipo de layout deve se iniciar com a análise do produto fabri-
cado e a avaliação da sequência das operações.
Notamos, assim, que no layout por processo é seguida uma sequência racional
das operações, para que seja otimizado o resultado alcançado ao final da ativi-
dade. A figura a seguir traz um exemplo desse tipo de layout:
1 3 2
5 4
1 4 6
2 3 5 6
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Segundo Cury (2012), o layout pelo produto é utilizado pelas organizações quando
o processo de produção é contínuo e também os equipamentos para manuseio
e movimentação de materiais fazem parte das unidades de processamentos e as
máquinas tem uma sequência lógica, tendo como parâmetro o produto.
É um tipo de layout muito adotado por indústrias de produção contínua,
de linha de produção, nas quais os equipamentos estão dispostos ao longo de
uma linha, tendo como parâmetro a sequência de operações, desde a chegada da
matéria prima até a saída do produto finalizado (CURY, 2012). A figura a seguir
ilustra esse tipo de layout:
1 2 3 4 5 6
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Figura 31: Exemplo de layout pelo produto
Fonte: Cury (2012, p. 405).
Neste tópico, vamos abordar o estudo da distribuição do trabalho, que tem como
foco assegurar que o tempo de operacionalização das atividades da organização
atendam as suas necessidades, ao mesmo tempo em que as pessoas sejam alo-
cadas adequadamente em seus cargos e funções.
mais diversos tipos de tomada de decisão. Para isso, é necessário analisar como
essas ações podem ser instrumentalizadas, que são por meio da elaboração do
Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT).
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
análise da distribuição do trabalho. De acordo com Araújo (2011), o QDT diz
respeito a uma técnica utilizada justamente para visualizar a distribuição do tra-
balho, que tem uma análise facilitada por fazer uso do gráfico demonstrativo.
Para Cury (2012), o QDT é um instrumento que tem por objetivo analisar
as diversas atividades que são atribuídas a cada unidade organizacional, utilizan-
do-se do diagnóstico das tarefas executadas por seus empregados, com o intuito
de verificar a carga de trabalho de sua distribuição. Observamos, assim, que o
QDT pode auxiliar, inclusive, na elaboração da Política de Cargos da organização.
Sobre os benefícios da elaboração do QDT, Oliveira (2013, p. 336) diz que
é um instrumento de estudo que possibilita:
■■ Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na unidade organizacional;
■■ Análise comparativa das tarefas executadas pelos diferentes funcionários;
■■ Análise comparativa da duração das tarefas;
■■ Verificar se a capacitação profissional dos funcionários está sendo efi-
cientemente utilizada;
■■ Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos
funcionários;
■■ Verificar o grau de especialização das tarefas;
■■ Verificar o critério utilizado para a distribuição do trabalho entre os
funcionários da unidade organizacional: natureza, similaridade ou com-
plementaridade das tarefas;
Com base nesses pontos apresentados, notamos que QDT torna-se útil tanto para
o analista de OSM, como para gestores/administradores, porque possibilita uma
visão global sobre as atividades de cada departamento. Mas de que forma o QDT
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pode ser elaborado? Para Llatas (2011), a elaboração do QDT acontece por meio
de duas ações: (1) a coleta de dados, (2) a listagem das atividades.
Para a coleta de dados, são utilizados formulários que auxiliam no direcio-
namento das informações relevantes à elaboração do QDT. O quadro a seguir
traz exemplos de questões que podem ser feitas:
UNIDADE ORGANIZACIONAL
Quadro 10: Exemplo de questionário para levantamento de dados das atividades individuais e
organizacionais
Fonte: Llatas (2011, p. 156).
No que diz respeito à listagem de atividades, Oliveira (2013) afirma que ocorre
após a identificação das tarefas que cada pessoa realiza. Assim, estas são agrupa-
das em atividades e relacionadas em ordem de importância. Aquelas atividades
de pequena importância podem ser agrupadas no item denominado “diversos”,
de forma a facilitar o trabalho de identificação.
“Ao elaborar a lista de atividades da unidade organizacional, é interessante
colocar a duração de cada uma, bem como a participação percentual delas no
tempo total necessário à execução de todas as atividades” (OLIVEIRA, 2013, p.
336). Por meio dessas especificações, notamos que a lista de atividades forne-
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
cerá as informações relevantes à elaboração do QDT.
Vale ainda ressaltar que a lista de atividades, segundo Cury (2012), para
melhor visualização e organização, pode ser feita utilizando-se de formulários
que listem as tarefas individuais, semanais e/ou as atividades de maneira geral,
conforme quadros a seguir.
Atividades
Número Tarefas Diárias regulares ou
esporádicas (indicar
% dia)
Divisão: Seção:
Nome do responsável: Cargo/funções: Assinatura: Data:
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480min=08:00hs
TOTAL
CONSIDERAÇÕES FINAIS
OSM a área que oferece ferramentas e possibilidades para que esse controle real-
mente aconteça. Não foi diferente nesta quarta unidade.
Evidenciamos a importância da realização dos estudos sobre arranjo físico,
de maneira a otimizar os processos da organização e atingir os objetivos definidos
da melhor maneira possível. Assim, espero que tenha ficado clara a importância
de organização e planejamento também para o ambiente físico da organização,
visto que a disposição de móveis, maquinários ou outros itens influencia e muito
nos resultados da organização.
Tratamos dos principais tipos de layout, mas quero destacar a importância
de sempre estudar o ambiente organizacional para saber qual ou quais tipos se
mostram mais adequados. Mas, então, uma organização pode ter tipos de layout
diferentes? Pode sim, caro(a) acadêmico(a). Daí a necessidade de conhecimento
sobre esse assunto e, também, sobre os elementos da organização.
Por fim, tratamos da análise da distribuição do trabalho, de maneira espe-
cial sobre a elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) como a
ferramenta que auxiliará o analista de OSM na visualização e análise das ativi-
dades que compõem a estrutura organizacional. Para isso, foram apresentados
alguns exemplos de QDT, visando facilitar o entendimento sobre o assunto.
Acredito que você tenha percebido a importância desses assuntos dentro da
nossa disciplina de Organização, Sistemas e Métodos. Para reforçar o aprendi-
zado, vamos às atividades de autoestudo.
Considerações Finais
1. Em nossas discussões, vimos a importância dos estudos de layout para as orga-
nizações, devendo o gestor/administrador estar apto a realizar estudos sobre o
ambiente físico e optar pelo layout mais adequado. Assim sendo, são objetivos
do layout:
I. Otimizar as condições de trabalho do pessoal nas diversas unidades orga-
nizacionais.
II. Racionalizar os fluxos de fabricação ou de tramitação de processos e a
disposição física dos postos de trabalho, aproveitando todo o espaço útil
disponível.
III. Minimizar a movimentação de pessoas, produtos, materiais e documentos
dentro da ambiência organizacional.
IV. Ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.
V. Proporcionar redução da fadiga do funcionário no desempenho da tarefa,
incluindo o isolamento contra ruídos.
a. Somente as afirmativas I, II e III estão corretas.
b. Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas.
c. Somente as afirmativas III e IV estão corretas.
d. Somente as afirmativas I e V estão corretas.
e. Todas as afirmativas estão corretas.
Como as nossas discussões nesta unidade tiveram como foco os estudos sobre arranjo
físico (layout) para a melhoria dos processos organizacionais, este artigo acaba por enri-
quecer e muito as nossas discussões. Os autores tiveram como objetivo apresentar uma
proposta de utilização da metodologia de Manufatura Enxuta aplicada ao projeto de
layout de uma fundição de alumínio. Para isso, realizaram um trabalho em etapas que
foram desde a identificação dos pontos de melhoria, o estudo de soluções para as restri-
ções encontradas e, posteriormente, a elaboração de um plano de ações de segregação
que envolvia pessoas, equipamentos móveis, máquinas em movimento e metal quente.
Para alcançar tal feito, os autores fizeram uma contextualização sobre os fatores que
envolvem o ambiente das fábricas, que, nesse caso, era o lócus da pesquisa, tais como,
segurança, redução e eliminação de acidentes, diminuição de perdas de produção etc.
Ao apresentarem o processo produtivo, demonstraram graficamente fluxo dos proces-
sos da fundição. Essa demonstração evidencia assuntos importantes sobre a atividade
de OSM, que discutimos não somente nesta unidade de estudo, mas ao longo de nosso
livro didático. As propostas de melhoria começaram a ser tratadas a partir da represen-
tação gráfica do layout inicial da fundição e propostas de ação para a execução das me-
lhorias. É apresentado na sequência o layout final da fundição.
A pesquisa realizada e apresentada pelos autores é realmente enriquecedora para as
discussões sobre layout aqui propostas.
Você pode acessar o artigo na íntegra acessando o link abaixo:
<http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/anais_13/artigos/150.pdf>.
Fonte: Menezes; Monteiro; Rodrigues (2006, online).
161
Considerações Finais
Professora Me. Patrícia Rodrigues da Silva
V
MANUAIS ADMINISTRATIVOS
UNIDADE
E DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL
Objetivos de Aprendizagem
■■ Apontar a importância dos manuais organizacionais.
■■ Apresentar os principais tipos de Manuais utilizados, destacando o
seu papel para a implementação da mudança.
■■ Descrever as características para a gestão da mudança nas
organizações.
■■ Identificar a importância de o analista de OSM estudar o
desenvolvimento organizacional (DO).
■■ Conhecer as ferramentas contemporâneas para OSM.
Plano de Estudo
A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade:
■■ Uso de manuais nas organizações.
■■ Gestão da mudança e desenvolvimento organizacional.
■■ Novos desenhos e ferramentas para OSM.
165
INTRODUÇÃO
não dizer na maioria das vezes) é visto com bons olhos. Isso acontece porque
erroneamente as pessoas enxergam o uso dos manuais como uma forma de
engessamento das atividades e processos organizacionais. Veremos que muito
pelo contrário.
Implementar e incentivar o uso de manuais de organização ajudam a orga-
nização a desenvolver as suas atividades de maneira orientada e com muito mais
possibilidades de acerto. Ademais, veremos que existem tipos de manuais dife-
rentes, cada qual com a sua finalidade, dando suporte ao gestor/administrador
no alcance de resultados.
Em um segundo momento, serão descritas as características que compõem o
processo de gestão da mudança nas organizações. Dessa forma, identificaremos
a importância de o analista de OSM estudar e ter como perspectiva a aborda-
gem do desenvolvimento organizacional (DO). O intuito é percebermos que,
mesmo a mudança sendo o “combustível” para a resistência, é possível (e neces-
sário) superá-la.
Por fim, serão abordadas algumas tendências para OSM, sempre no intuito
de identificarmos aquela ou aquelas que se mostram mais eficazes para o estudo
de nossas organizações. Assim, discutiremos sobre: arquitetura organizacional,
benchmarking e empowerment.
Espero que esta última unidade venha fechar com “chave de ouro” os nos-
sos estudos sobre o assunto. Boa leitura! Boas reflexões!
Introdução
V
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
USO DE MANUAIS NA ORGANIZAÇÃO
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Por “tomos”, o autor entende os tópicos (assuntos) que podem ser abordados
nos manuais. Observamos, a partir de sua concepção, que eles se constituem em
objetos instrucionais para os empregados e/ou demais pessoas que tiverem con-
tato com a organização. Mas como os manuais devem ser elaborados? O autor
Cury (2012, p. 429) considera a seguintes etapas básicas:
1ª reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a em-
presa ter Manuais de Organização; no caso, foram escolhidos três tipos
diferentes;
Para compreender melhor a finalidade dos manuais, vamos tratar dos prin-
cipais tipos utilizados pelas organizações, bem como os seus objetivos, com base
na concepção de Cury (2012), Llatas (2011) e Oliveira (2013), que são:
■■ Manual da organização.
■■ Manual de políticas e diretrizes.
■■ Manual de normas e procedimentos.
■■ Manual de instruções especializadas.
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■■ Manual do empregado.
■■ Manual de finalidade múltipla.
MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
Objetivos e características Conteúdos
Comunicar aos gerentes de todos os níveis as Objetivos gerais e setoriais da
linhas de autoridade de toda a empresa, como empresa.
também retratar o seu plano organizacional. Organograma.
Documentar a forma como a empresa está Funções principais das unidades
organizada, informando no devido tempo as organizacionais.
alterações que possam ocorrer.
Relações de linha e assessoria.
Fazer com que os documentos da organização
Níveis hierárquicos e amplitude de
sejam elaborados em conformidade com as
controle.
políticas e objetivos gerais da empresa.
Grau de autoridade.
Identificar o plano organizacional da empresa,
incluindo a sua filosofia de gestão de atuação. Aspectos de centralização e des-
centralização.
Identificar, de maneira formal e clara, a forma
como a empresa está organizada. Interação com sistemas de co-
municações, de informações e de
Servir de base para a avaliação do plano orga-
tomada de decisão.
nizacional da empresa.
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Criar condições para melhor avaliação do plano
organizacional.
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Objetivos e características Conteúdos
Descrever as atividades que interessam aos Normas: quem executa ou pode
diversos órgãos da empresa e explicitar como executar os trabalhos do processo
elas devem ser desenvolvidas. administrativo.
Descrever as atividades que envolvem as Procedimentos: como devem ser
diversas unidades organizacionais da empresa, executados os trabalhos.
como também transmitir detalhes sobre a sua Formulários: indicação de docu-
operacionalização. mentos que circulam no processo
Veicular instruções aos preparadores das infor- administrativo.
mações que serão processadas nos centros de Fluxogramas: indicação de gráficos
serviços. representativos dos procedimentos
Proporcionar métodos que possibilitem a exe- descritos.
cução uniforme dos serviços. Anexos.
MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
Objetivos e características Conteúdos
Possibilitar treinamento e capacitação otimiza- Objetivos básicos.
dos a um grupo específico de funcionários. Informações sobre cargo e função.
Servir de guia de trabalho e consulta para o Descrição das tarefas básicas.
grupo profissional.
Interação das tarefas básicas com
as de outros cargos e funções da
empresa.
Instruções básicas para a execução
das tarefas.
Instruções básicas para avaliação
das tarefas.
MANUAL DO EMPREGADO
Objetivos e características Conteúdos
Propiciar ao novo contratado rápido entendi- Atividades desenvolvidas pela
mento sobre a empresa. empresa.
Propiciar clima agradável e interação entre o Resumo do histórico da empresa.
empregado e a empresa. Objetivos gerais da alta adminis-
Descrever direitos e deveres do empregado tração.
para com a empresa. Explicações sobre os sistemas de
Facilitar a realização de treinamento com o autoridades.
novo contratado. Políticas de incentivo.
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Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
manuais organizacionais.
No próximo tópico, trataremos do desenvolvimento de projetos de mudança
nas organizações.
Iniciaremos este tópico realizando uma reflexão, caro(a) aluno(a): o que é mudança
para você? Tal reflexão se faz necessária justamente pelo fato de que, apesar de
reconhecermos a existência da mudança no atual contexto em que vivemos, nem
sempre sabemos e/ou conseguimos lidar com ela.
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
Diante das ideias do autor, notamos que a mudança organizacional diz respeito
a toda e qualquer alteração necessária e existente na organização, mas que deve
ser devidamente “pensada” e planejada para que obtenha sucesso. É necessá-
rio, assim, que gestores/administradores estejam preparados para gerenciar os
processos de mudança adequadamente, para que cheguem a resultados que bene-
ficiem pessoas e organização.
Ainda para Araújo (2011), a aceitação da mudança pode se constituir em
um problema, pois sugere alterações na organização e nem sempre as pessoas as
aceitam facilmente. Dessa forma, a gestão de processos que sejam destinados à
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mudança deve ser e estar articulada com o todo organizacional e nunca aconte-
cer isoladamente ou para atender interesses pessoais ou pouco representativos
das reais demandas da organização.
Sobre os tipos de mudança, Chiavenato (2014) diz que podem ser: na estrutura
organizacional, na tecnologia, nos produtos/serviços ou na cultura organizacio-
nal. Apesar das tipologias, todas elas têm um único foco que é o desempenho
organizacional melhorado. A seguir, apresentarei características dos tipos de
mudança, conforme a percepção desse autor:
■■ Mudanças na estrutura organizacional: redesenho da organização,
mudança do formato do trabalho, nova configuração do negócio.
■■ Mudanças na tecnologia: novos equipamentos, novos processos e rede-
senho do fluxo de trabalho.
■■ Mudanças nos produtos/serviços: novos produtos, novos serviços, desen-
volvimento de produtos, novos clientes.
■■ Mudanças na cultura organizacional: novas atitudes, percepções, expectati-
vas, nova mentalidade, novas habilidades e competências, novos resultados.
Complementando as nossas discussões,
Oliveira (2013, p. 466) afirma que “as mudan-
ças organizacionais podem provocar uma
série de efeitos sobre as pessoas e, com base
nessa situação, pode-se ter o início de um
processo de resistência a mudanças”. Essa per-
cepção do autor reforça a ideia anterior de
■■ Insegurança pessoal.
■■ Receio de perder os benefícios atuais.
■■ Dependência de outra pessoa.
■■ Necessidade de ser “do contra”.
Mudanças
Organizacionais
Efeitos Pessoais
Características Grau de
Pessoais -Econômicos Poder
-Organizacionais
-Sociais
Analisando esses elementos, podemos pensar que não é possível superar a resis-
tência à mudança e as suas caraterísticas. Mas, ainda para Oliveira (2013), existem
alguns processos que podem ser desenvolvidos pelo gestor/administrador para
auxiliar na redução da resistência às mudanças, que são:
■■ Informar às pessoas sobre fatos, necessidades, objetivos e possíveis efei-
tos da mudança.
■■ Persuadir a respeito de fatores que levaram à decisão da mudança.
■■ Solicitar colaboração no diagnóstico, na decisão e também no planejamento.
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Expostos esses conceitos sobre a mudança organizacional, vamos tratar agora da
sua implementação. Ao longo de nossas discussões no nosso livro didático, você
notou que falamos muito em planejamento, organização e controle de atividades?
Pois é, essa é uma característica da atividade de OSM e, no caso da mudança,
não é diferente. Por isso, falaremos agora da implementação da mudança por
meio de projetos.
De acordo com Araújo
(2011), para o desenvolvi-
mento de um programa de
mudança, são apontados
sete pontos de observação.
O autor enfatiza que esses
pontos não representam
uma forma rígida de execu-
tar a mudança, mas servem
de orientação para a sua rea-
lização. O analista de OSM
pode adotar esses pontos,
como também adaptá-los e/
ou inová-los de acordo com
o contexto que está sendo
modificado. Os pontos cita-
dos pelo autor são:
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Quando uma organização tem o DO como parâmetro, os processos de mudança
acontecem de maneira espontânea, pois a mudança já não é um problema a ser
resolvido, mas sim um elemento que faz parte do todo organizacional. As pes-
soas estão acostumadas com a mudança.
De acordo com Robbins (2005), o DO compreende um conjunto de técnicas
desenvolvido no intuito de entender, mudar e desenvolver a força de trabalho
de uma organização, com a finalidade de melhorar os seus resultados, ou seja,
aumentar a sua eficácia.
Assim, o DO deve se pautar em valores democráticos e humanistas e enfati-
zar o enfrentamento de problemas e conflitos entre os indivíduos que compõem
os grupos de trabalho, como também os conflitos intergrupais. Devem ser enfati-
zados nesse processo o conjunto de valores subjacentes, atribuindo, dessa forma,
grande importância ao crescimento humano e organizacional (ROBBINS, 2005).
Complementando o exposto, Chiavenato (2014) diz que DO diz respeito a
uma abordagem moderna, democrática e variada ao desenvolvimento planejado
das organizações. Para esse autor, o DO corresponde a uma soma entre os estu-
dos do comportamento humano nas organizações com técnicas utilizáveis para
tornar essas organizações mais eficientes.
Além dos estudos sobre conflito abordados por Robbins (2005), de acordo
com Chiavenato (2014), o DO deve levar em consideração as variáveis: ambiente,
organização, grupo e indivíduo. Assim, o processo de desenvolvimento deve
envolver os diversos cenários e elementos que compõem o todo organizacio-
nal, já que somente dessa forma conseguirá se atingir os objetivos almejados.
Além disso, Oliveira (2013) afirma que o DO traz como características básicas:
■■ Constitui-se em uma estratégia educacional que visa à mudança organi-
zacional planejada.
■■ As mudanças devem estar relacionadas com exigências ou necessidades
da empresa, não das pessoas.
■■ O agente de mudanças será o analista de OSM e, na maioria das vezes,
não faz parte do quadro de funcionários.
■■ Necessário alto nível de relacionamento, colaboração e respeito profis-
sional entre o agente de mudança e as pessoas envolvidas no processo.
■■ O agente de mudança deve ter clara e bem definida sua filosofia de atua-
ção sobre o contexto analisado.
Em termos de resultados alcançados pelo DO, apresentarei alguns dos que são
apontados também por Oliveira (2013):
■■ Desenvolvimento da competência interpessoal.
■■ Mudança de valores das pessoas.
■■ Desenvolvimento de crescente compreensão dentro dos grupos de tra-
balho envolvidos.
■■ Clima de aceitação e receptividade para o diagnóstico e a solução de
problemas.
■■ Criação de clima favorável para o estabelecimento de objetivos.
DOENÇAS SINTOMAS
• Retorno nulo ou irrisório sobre o capital investido.
Econômicas
• Retorno baixo sobre o ativo total.
• Despesas financeiras elevadas.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Financeiras • Alta necessidade de capital de giro.
• Alta influência de capital de terceiros.
• Alto nível de reclamações e devoluções de clientes.
Técnicas
• Alta dependência tecnológica externa.
• Processo de distribuição inadequado.
• Preços inadequados para os produtos vendidos.
Mercadológicas
• Falta de competitividade no mercado.
• Baixo retorno nas campanhas promocionais.
• Inadequada utilização de recursos disponíveis.
Administrativas
• Trabalhos repetidos.
• Falta de motivação.
• Baixo nível de coesão.
Comportamentais
• Alto nível de atritos.
• Alto nível de rejeição às mudanças.
Quadro 12: Exemplos de doenças e sintomas empresariais
Fonte: Oliveira (2013, p.459).
Neste último tópico, vamos falar sobre algumas das ferramentas contemporâ-
neas para OSM.
Vimos, ao longo do nosso livro didático, que a atividade de OSM é de suma
importância para a organização. Dessa forma, gestores/administradores preci-
sam estar preparados para identificar e escolher dentre as ferramentas e práticas
existentes qual, ou quais, melhor se adapta a sua realidade organizacional.
Além das estratégias que já foram mencionadas, tais como departamen-
talização, gráficos de controle, estudo de arranjo físico, uso de manuais etc., é
necessário buscar práticas diferenciadas, inovadoras, que venham dar suporte
às decisões tomadas no ambiente organizacional e, consequentemente, otimi-
zar os resultados e o valor do negócio. Ou seja, romper com velhos modelos,
quebrar paradigmas.
Segundo Araújo (2008), as organizações precisam saber lidar com o cená-
rio de mudança do qual fazem parte, de forma a revisar parâmetros que regem
os seus processos e métodos de trabalho. “A empresa moderna precisa de agili-
dade para tornar-se mais responsiva às expectativas mutantes de seus clientes”
(ARAÚJO, 2008, p. 60).
ARQUITETURA ORGANIZACIONAL
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
A arquitetura de uma organização diz res-
peito ao modelo que representa o seu ciclo
de vida. Para os autores Gurgel e Rodriguez
(2014), a arquitetura organização diz respeito
a forma pela qual o espaço organizacional é
modelado, de modo a satisfazer aos objetivos
da organização, como também às necessida-
des e aspirações humanas.
Assim, os autores destacam que está base-
ada na distribuição de responsabilidade e de poder entre as pessoas dentro da
organização e a explicitação do modo como esse poder flui nos canais de comu-
nicação e espaços organizacionais. Ou seja, a arquitetura organizacional diz
respeito aos possíveis caminhos do poder, presentes em cada etapa ou local da
organização (GURGEL; RODRIGUEZ, 2014).
Complementando, Araújo (2008, p. 99), diz que:
A arquitetura organizacional surgiu como uma abordagem que prima
pelo aperfeiçoamento do formato empresarial, procurando otimizar fa-
tores considerados chaves como o próprio negócio da organização, as
pessoas que o executam e as regras que o regem [...] visa à construção
de projetos empresariais complexos, capazes de responder ao quadro de
acirrada competitividade global dos primeiros tempos do século XXI.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
Ainda considerando os elementos que compõem a arquitetura organizacional,
Araújo (2008) afirma que as organizações precisam criar sistemas de trabalho
diferenciados. Dessa maneira, administradores/gestores precisam imaginar e
descobrir formas alternativas de processar o trabalho dentro da organização. É
nesse contexto que se situa o STAD.
O STAD – Sistema de Trabalho de Alto Desempenho – é compreendido como
uma metodologia nova que tem por intuito oferecer oportunidades de aperfei-
çoamento que sejam extraordinárias para as organizações, que definam uma
nova arquitetura organizacional, pautada nos elementos-chave tratados ante-
riormente: trabalho, pessoas, organização formal e informal (ARAÚJO, 2008).
Ainda para Araújo (2008), estão presentes nos STADs as seguintes
características:
■■ Ênfase na adequação entre todas as variáveis do desempenho empresa-
rial como princípio primordial a ser respeitado.
■■ Princípios específicos que guiam escolhas dos gestores organizacionais.
■■ Medidas genéricas que servem de instrumental no trabalho de projeção
organizacional.
■■ Estilos diversos de projetos organizacionais, como equipes autônomas,
hierarquias horizontais etc.
BENCHMARKING E EMPOWERMENT
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
do que se vê precisa ser adaptado, quando não
superado, por aquele que “observa”.
O autor Camp (1998) diz que o processo
de benchmarking é visto como uma tecnologia e se inicia com o diagnóstico da
empresa, avaliando as suas forças e fraquezas e comparando-as com as de empre-
sas concorrentes e não concorrentes. Por meio da comparação, chega-se a um
cenário com parâmetros de comparação que permitem a incorporação das melho-
res práticas com base no próprio negócio e, também, nas empresas observadas.
Assim, utilizando métricas que permitam mensurar e comparar variações
de desempenho, podem ser estabelecidas metas (superiores) a serem atingidas,
em busca de uma posição superior em relação ao concorrente (CAMP, 1998).
Podemos dizer assim que a aplicação do benchmarking está relacionada à busca
pela qualidade total nas organizações.
O autor Camp (1998) identifica quatro tipos de benchmarking, que são:
interno, competitivo, funcional e genérico.
■■ Benchmarking interno: caracterizado pelo uso da ferramenta dentro da
própria organização, departamentos, gerências, setores e unidades ope-
racionais cujas práticas tenham se revelado melhores.
■■ Benchmarking competitivo: tem como foco a investigação voltada para
os concorrentes diretos dos produtos de uma empresa.
■■ Benchmarking funcional: o intuito está em identificar líderes em fun-
ções, quaisquer que sejam os ramos de atuação em que se encontram.
■■ Benchmarking genérico: identifica o melhor em qualquer atividade ou
lugar, não havendo, assim, limitações, busca-se o melhor.
Vale destacar, ainda, conforme Camp (1998), que o benchmarking não se constitui
em um “livro de receitas”, um programa, um modismo ou cópia a ser realizada.
Como dito anteriormente, deve ser observado como uma tecnologia, uma fer-
ramenta de gestão que objetive a melhora do desempenho e dos resultados da
organização como um todo.
Vamos falar, agora, sobre o empowerment. Também conhecido como “empo-
deramento”, podemos dizer que, assim como o benchmarking, corresponde a
uma estratégia de gestão utilizada pelas organizações, na qual o poder de tomada
de decisão é distribuído na estrutura organizacional.
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
organização, no intuito de
estimular e aproveitar melhor
a sua criatividade e outras
características individuais,
além, é claro, de mantê-las
ativamente engajadas com
a arquitetura organizacio-
nal. Assim, essa ferramenta
busca: “parceria entre chefias
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
e subordinados [...] viabili-
zando o crescimento das
pessoas e, por via de consequência, da organização” (ARAÚJO, 2008, p. 326).
Outras práticas de gestão que merecem ser mencionadas, mesmo que breve-
mente, são: o Open Book Management – Gestão com livro aberto – e a “Gestão
e Organização Reversa”. As suas principais características são apresentadas no
quadro a seguir:
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998.
atuação do gestor/administrador é fundamental para a conscientização sobre a
importância e uso de manuais.
Falamos, também, sobre a mudança organizacional como toda e qualquer
alteração necessária e existente na organização e, para que se obtenha sucesso, é
necessário planejá-la adequadamente. Paralelamente ao processo de mudança,
está o desenvolvimento organizacional (DO).
O DO foi estudado como uma filosofia de gestão, um panorama de aná-
lise do gestor/administrador. Isso porque, quando essa concepção é trabalhada
dentro da organização, o processo de mudança tende a ser menos “doloroso”,
ou seja, as pessoas estão mais adaptadas à necessidade de mudança e inovação.
Por fim, mas não menos importante, tratamos de algumas tendências para
OSM. Assim sendo, foram explicitadas características sobre arquitetura organiza-
cional, benchmarking e empowerment. É importante que vejamos tais ferramentas
como estratégias que vão auxiliar o analista de OSM no desenvolvimento de
suas atividades.
O meu intuito aqui foi levá-lo à reflexão e possibilidades de colocar em prá-
tica esses pontos que se mostram tão importantes para fechar as discussões sobre
a nossa disciplina de Organização, Sistema e Métodos. Espero ter alcançado tal
feito. Mais uma vez, para reforçar o aprendizado sobre o conteúdo, vamos às ati-
vidades de autoestudo.
193
MOTTA, P. R. Gestão contemporânea: a ciência e a arte de ser dirigente. 13. ed. Rio
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OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 21.
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ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo: Saraiva, 2005.
SILVA, R. O. Teorias da administração. São Paulo: Thompson Learning, 2008.
WANZELER, M. dos S.; FERREIRA, L. M. L.; SANTOS, Y. B. I. Padronização de processos
em uma empresa do setor moveleiro: um estudo de caso. In.: ENCONTRO NACIONAL
DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 30., 2010. São Carlos. Anais... São Carlos, 2010.
199
GABARITO
UNIDADE I
1. A.
2. E.
3. D.
4. C.
UNIDADE II
1. E.
2. B.
3. A.
UNIDADE III
1. A.
2. C.
3. E.
UNIDADE IV
1. E.
2. D.
3. B.
GABARITO
UNIDADE V
1. D.
2. A.
3. E.