INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.

REFERENCIAL DE FORMAÇÃO
Organização em Unidades Capitalizáveis

Área de Formação

346. Secretariado e Trabalho Administrativo

Itinerário de Formação

34601. Práticas Administrativas

Saída Profissional

Designação: Assistente Administrativo/a

Nível de Qualificação: 2

Modalidade de Formação

Cursos de Educação e Formação

As condições de acesso variam de acordo com o definido para cada tipologia de percurso.

Observações

Referencial de Formação homologado, no âmbito do Sistema Nacional de Certificação Profissional, para a

rede do IEFP
(Certificado n.º 37/04/ADG/SA/DCR-IEFP)

REFERENCIAL DE FORMAÇÃO Saída Profissional: Assistente Administrativo/a y Nível 2 FP-OF y Junho 2007
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Índice

1. Perfil de Saída 3

2. Matriz Curricular 4

3. Metodologias de Formação 5

4. Desenvolvimento da Formação 6

4.1. Unidades de Formação Capitalizáveis

x 1 – Correspondência comercial e arquivo 7

x 2 – Atendimento e documentação 10

x 3 – Rotinas de contabilidade e informática 14

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1. PERFIL DE SAÍDA

Descrição Geral

O/A Assistente Administrativo/a é o profissional que, com base nos procedimentos e técnicas
adequados, bem como nas normas de segurança, higiene, saúde e ambiente, executa tarefas
administrativas relativas ao funcionamento das organizações (empresas ou serviços públicos) seguindo
com as normas e as orientações previamente estabelecidas.

Actividades Principais

• Preparar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral das organizações, de acordo com
procedimentos estabelecidos.

• Preencher e conferir documentação de apoio à actividade das organizações.

• Registar e actualizar dados necessários à gestão das organizações.

• Atender e encaminhar o público interno e externo das organizações.

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2. MATRIZ CURRICULAR

Organização em Unidades de Formação Capitalizáveis (UC)

Código SGFOR UNIDADES CAPITALIZÁVEIS

(válido para o IEFP)

3460110 1. Correspondência comercial e arquivo 300 horas

3460120 2. Atendimento e documentação 330 horas

3460130 3. Rotinas de contabilidade e informática 255 horas

TOTAL 885 horas

A esta carga horária total acrescem, em função da modalidade de desenvolvimento, as cargas horárias relativas
às componentes de formação sociocultural, científica e prática em contexto real de trabalho.

Percurso Formativo

PRECEDÊNCIAS ITINERÁRIO DE QUALIFICAÇÃO

(A considerar no traçado de (Percurso formativo recomendado)
percursos formativos alternativos)

1.
Correspondência comercial e arquivo

2.
1
Atendimento e documentação

3.
2
Rotinas de contabilidade e informática

z
Assistente Administrativo/a

Nível de Qualificação: 2

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3. METODOLOGIAS DE FORMAÇÃO

A organização da formação com base num modelo flexível, como o dos percursos formativos assentes
em unidades capitalizáveis visa facilitar o acesso dos indivíduos a diferentes percursos de aprendizagem,
bem como a mobilidade entre níveis de qualificação. Esta organização favorece o reingresso, em
diferentes momentos, no ciclo de aprendizagem e a assunção por parte de cada cidadão de um papel
mais activo e de relevo na edificação do seu percurso formativo, tornando-o mais compatível com as
necessidades que em cada momento são exigidas por um mercado de trabalho em permanente mutação
e, por esta via, mais favorável à elevação dos níveis de eficiência e de equidade dos sistemas de
educação e formação.

A nova responsabilidade que se exige a cada indivíduo na construção e gestão do seu próprio percurso
impõe, também, novas atitudes e competências para que este exercício se faça de forma mais
sustentada e autónoma.

As práticas formativas devem, neste contexto, conduzir ao desenvolvimento de competências

profissionais, mas também pessoais e sociais, designadamente, através de métodos participativos que
posicionem os formandos no centro do processo de ensino-aprendizagem e fomentem a motivação para
continuar a aprender ao longo da vida.

Devem, neste âmbito, ser privilegiados os métodos activos, que reforcem o envolvimento dos formandos,
a auto-reflexão sobre o seu processo de aprendizagem, a partir da partilha de pontos de vista e de
experiências no grupo, e a co-responsabilização na avaliação do processo de aprendizagem. A
dinamização de actividades didácticas baseadas em demonstrações directas ou indirectas, tarefas de
pesquisa, exploração e tratamento de informação, resolução de problemas concretos e dinâmica de
grupos afiguram-se, neste quadro, especialmente, aconselháveis.

A selecção dos métodos, técnicas e recursos técnico-pedagógicos deve ser efectuada tendo em vista os
objectivos de formação e as características do grupo em formação e de cada formando em particular.
Devem, por isso, diversificar-se os métodos e técnicas pedagógicos, assim como os contextos de
formação, com vista a uma maior adaptação a diferentes ritmos e estilos de aprendizagem individuais,
bem como a uma melhor preparação para a complexidade dos contextos reais de trabalho. Esta
diversificação de meios constitui um importante factor de sucesso nas aprendizagens.

Revela-se, ainda, de crucial importância o reforço da articulação entre as diferentes componentes de

formação, designadamente, através do tratamento das diversas matérias de forma interdisciplinar e da
realização de trabalhos de projecto com carácter integrador, em particular nas formações de maior
duração, que contribuam para o desenvolvimento e a consolidação de competências que habilitem o
futuro profissional a agir consciente e eficazmente em situações concretas e com graus de complexidade
diferenciados. Esta articulação exige que o trabalho da equipa formativa se faça de forma concertada,
garantindo que as aprendizagens se processam de forma integrada.

É também este contexto de trabalho em equipa que favorece a identificação de dificuldades de

aprendizagem e das causas que as determinam e que permite que, em tempo, se adoptem estratégias de
recuperação adequadas, que potenciem as condições para a obtenção de resultados positivos por parte
dos formandos que apresentam estas dificuldades.

A equipa formativa assume, assim, um papel fundamentalmente orientador e facilitador das

aprendizagens, através de abordagens menos directivas, traduzido numa intervenção pedagógica
diferenciada no apoio e no acompanhamento da progressão de cada formando e do grupo em que se
integra.

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4. DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO

Unidades de Formação Capitalizáveis

1. Correspondência comercial e arquivo 300 horas

1.1 Estrutura organizacional da empresa 60
1.2 Documentação administrativa 75
1.3 Correspondência e circuito de documentos comerciais – língua portuguesa e
inglesa 105
1.4 Técnicas de arquivo 60

2. Atendimento e documentação 330 horas

2.1 Atendimento presencial e encaminhamento 30
2.2 Comunicação presencial e telefónica 60
2.3 Legislação laboral 60
2.4 Direito comercial e fiscal 60
2.5 Cálculo comercial 45
2.6 Documentação comercial e administrativa 75

3. Rotinas de contabilidade e informática 255 horas

3.1 Peças contabilísticas - património, inventário e balanço 30
3.2 Rotinas de contabilidade – escrituração comercial 30
3.3 Rotina contabilística mensal – plano oficial de contabilidade 60
3.4 Escritório electrónico 30
3.5 Aplicações informáticas na actividade administrativa 75
3.6 Meios informáticos utilizados na comunicação empresarial 30

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Unidade de Formação 1. Correspondência comercial e arquivo

Itinerário Saída Profissional

Práticas Administrativas Assistente Administrativo/a

Objectivos
ƒ Identificar a organização, a classificação e o funcionamento das empresas.
ƒ Executar e arquivar correspondência comercial e administrativa em língua portuguesa e inglesa.

Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

1.1. Estrutura A empresa e a produção

organizacional da x Organização: conceitos e tipos
60 horas empresa x Empresa
- Conceito
Identificar e classificar a - Objectivos e papel na sociedade
empresa, enquadrando a - Elementos constitutivos
produção na actividade x Classificação das organizações
comercial - Forma jurídica
- Dimensão
- Propriedade
- Ramo de actividade
x Produção na actividade comercial
- Meio envolvente
- Elementos de produção
- Produção e consumo

Identificar e interpretar a Organização empresarial: estrutura e funções

estrutura organizacional e
as principais funções da
empresa
x Modelos organizacionais
- Conceito e tipos
- Representação gráfica
- Análise
x Funções da empresa
- Produção
- Comercial
- Recursos humanos
- Financeira e contabilística
- Planeamento estratégico

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Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

1.2. Documentação Técnicas de digitação

administrativa x Posição correcta de sentar face ao posto de trabalho
75 horas x Teclado
Identificar e aplicar as - Utilização
técnicas de digitação - Tipos de teclado
x Método decadactilar
- Vantagens e desvantagens
- Diagrama do esquema digitativo
x Digitar na fila guia
- Distribuição dos dedos pelo teclado: as teclas-guias
- Capacitar a prática da pulsação
- Usa o controlo da barra de espaços
x Digitar nas filas superior inferior
- Ginástica digitativa
- Incorporação de letras, sílabas e palavras
x Digitar nas filas superior, guia e inferior
- Ginástica digitativa
- Incorporação de letras, sílabas e palavras
- Incorporação do teclado numérico
x Normalização
- Principais normas
. NP 17; NP 5; NP 6; NP 9; NP 950

Aplicar as técnicas de Organização e gestão do posto de trabalho

organização do posto de x Organização do posto de trabalho
trabalho x Noções de ergonomia
x Equipamento de escritório
x Materiais e utensílios do escritório e sua manutenção

1.3. Correspondência e Técnicas de escrita em língua portuguesa

circuito de documentos
105 comerciais – língua
horas portuguesa e inglesa
Identificar e aplicar as
técnicas de elaboração de
correspondência
x Conceito de correspondência
x Funções da correspondência
x Técnicas de elaboração da correspondência
x Importância da correspondência na comunicação empresarial
x Tratamento da correspondência
x Correspondência confidencial
x Correspondência pessoal
x Cartas/Ofícios
x Circulares e convocatórias
x Memorandos e comunicações internas
x Relatórios
x Certidões e procurações
x Documentos bancários
x Faxes
x Correio electrónico
x Normalização
- Normas portuguesas de carácter administrativo
- Regras para elaboração de cartas e ofícios
- Regra dos 3 Cs (clareza, correcção e concisão)
- Fórmulas iniciais e finais
- Cartas de apresentação da organização
- Pedidos de informações, estações, condições de venda
- Notas de encomenda
- Cartas de reclamação e de adjudicação

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Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

1.3. Correspondência e Técnicas de escrita em língua inglesa

circuito de documentos x Documentos comerciais e contabilísticos
comerciais – língua x Documentos bancários
portuguesa e inglesa x Frases comerciais

Identificar as técnicas de
elaboração de
documentos à língua
inglesa.

Identificar as diferentes Correspondência comercial

fases do circuito da x Recepção, classificação, registo, distribuição e expedição
correspondência na x Diferentes formas de expedição
empresa.

1.4. Técnicas de arquivo Arquivo e classificação de documentos

x Estrutura organizacional do arquivo
60 horas Identificar as técnicas do - Noção
arquivo e os processos de - Recolha
classificação de - Selecção
documentos - Classificação
- Ordenação
- Conservação
- Consulta
x Classificação de documentos
- Alfabético
- Cronológico
- Geográfico
- Numérico
- Ideológico
- Outros

Identificar, utilizar e gerir Organização e manutenção de arquivos

ficheiros e arquivos x Equipamentos de arquivo
x Plano de arquivo
- Quanto à forma
- Quanto à frequência de consulta
- Quanto à utilização
x Actualização de arquivo
x Prazo de conservação de documentos
x Microfilmagem
- Noções e suportes
- Vantagens e invonvenientes
- Legislação
x Organização de diversos ficheiros
- Contactos
- Mercadorias
- Contas correntes
- Pessoal
- Confidenciais
- Outros

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Unidade de Formação 2. Atendimento e documentação

Itinerário Saída Profissional

Práticas Administrativas Assistente Administrativo/a

Objectivos
ƒ Identificar os princípios básicos da comunicação empresarial.
ƒ Sistematizar os direitos e deveres nas relações laborais.
ƒ Aplicar noções básicas de direitos e deveres nas relações laborais.
ƒ Preencher documentação comercial, fiscal e administrativa.
ƒ Efectuar cálculos comerciais.

Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

2.1. Atendimento presencial Acolhimento e encaminhamento

e encaminhamento x Noção de atendimento e qualidade de serviço
30 horas x Procedimento a adoptar no acolhimento e encaminhamento
Identificar e desenvolver x Aspectos comportamentais no atendimento
as técnicas e - Colocação da voz
procedimentos - Postura correcta
necessários ao - Apresentação cuidada
atendimento - Atitudes gestuais
- Saber ouvir
x Linguagem
- Correcção linguística
- Clareza na exposição
- Expressões a utilizar e a evitar
x Interlocutores
- Tipos de personalidade
x Aspectos positivos e negativos de cada tipo.
x Atitudes adequadas face a cada um deles.
- Importância dos interlocutores
x Responsáveis/Dirigentes
x Entrevistas com hora marcada
x Visitantes de improviso
x Clientes frequentes
x Vendedores
x Outros
x Encaminhamento
- Apresentação
- Forma de tratamento
- Encaminhamento
- Ser prestável

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Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

2.2. Comunicação Comunicação empresarial

presencial e telefónica x Linguagem como instrumento de comunicação
60 horas x Atitudes comunicacionais e seus efeitos no interlocutor
Aplicar as atitudes x Atitudes a cultivar e a desenvolver
adequadas na x Atitudes a evitar
comunicação a x Expressões a evitar
estabelecer com o público x Expressões alternativas
interno e externo x Vantagens
x Inconvenientes
x Encadeamento de ideias
x Expressões a usar
x Expressões a evitar
x Telefone/Telemóvel
x Atendedor de Chamadas
x Telebip
x Serviço de telecópia
x Serviço de vídeo - conferência
x Apresentação
x Receber e encaminhar mensagens
x Oferecer ajuda
x Tomar notas
x Ficheiros de contactos telefónicos
x Utensílios para uma gestão eficaz

Identificar e aplicar os Atendimento telefónico

procedimentos do
atendimento telefónico
x Sistemas de serviços nas telecomunicações
x Comunicação telefónica
- Linguagem
- Colocação da voz
- Clareza
- Cuidados a ter em conta
- Terminologia a utilizar
- Saber ouvir
x Mensagens recebidas ou emitidas
- Pontos fundamentais
- Registo de dados
- Verificação de dados
- Transmissão em tempo útil
x Suportes fundamentais
- Listas telefónicas das várias zonas geográficas
- Telefones de utilização frequente
- Endereços
- Horários de chegadas e partidas
- Mapas e roteiros
- Restaurantes

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Subunidades de Formação
N.º / Designação /
Duração Objectivos Específicos
2.3. Legislação laboral
60 horas Enunciar os princípios
gerais do Direito de
Trabalho
Descrever as
componentes do contrato
de trabalho, as condições
de cessação e as normas
de Segurança Social
subjacentes
2.4. Direito comercial e
fiscal
60 horas
Enunciar os fundamentos
gerais do direito comercial
e as várias formas de
comércio, assim como as
condições para o
exercício da actividade
REFERENCIAL DE FORMAÇÃO Saída Profissional: Assistente Administrativo/a y Nível 2
Conteúdos programáticos
Introdução ao direito do trabalho
x Noções fundamentais de direito
- Fontes de direito
- Características da norma jurídica
- Distinção entre direito público e privado
x Noção de direito do trabalho
x Sujeitos da relação jurídica do trabalho
Contratos de trabalho
x Noção de contrato de trabalho
x Tipos de contratos
x Duração
x Retribuição
x Férias
x Faltas
x Formas de cessação do contrato
x Despedimentos
x Rescisão do contrato por iniciativa do trabalhador
x Após cessação do contrato.
x Direitos e deveres do trabalhador
x Direitos e deveres da entidade patronal
Contratos comerciais e títulos de crédito
x Noção de comércio
x Função económica
x Agentes económicos
x Comércio interno e externo
x Noção e âmbito do Direito Comercial
x Principais características do Direito Comercial
x Legislação comercial mais importante
x Tipos de comerciantes
x Empresas
x Obrigações dos comerciantes
x Quem pode exercer o comércio
x Empresas singulares e colectivas
x Obrigações especiais dos comerciantes
x Noção de contrato
x Requisitos de validade e forma
x Classificação dos contratos
x Cumprimento e incumprimento dos contratos
x Noção de sociedade comercial
x Processo de constituição das sociedades comerciais
x Sociedades em nome colectivo
x Sociedades por quotas
x Sociedades anónimas
x Sociedades em comandita
x Cooperativas
x Títulos de crédito
- Noções e tipos
- Cheque
- Letra
- Liderança
FP-OF y Junho 2007 12/16
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Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

2.4. Direito comercial e Os impostos e a empresa

fiscal x Conceito de direito fiscal
x Fontes do direito fiscal
Reconhecer os conceitos x Aplicação da lei fiscal no tempo e no espaço
e a aplicação do direito x Conceito de imposto
fiscal x Classificação dos impostos
x Fases do imposto
x Noção de taxa
x IVA
x IRS e IRC
x Imposto de selo
x IMI

2.5. Cálculo comercial Cálculo comercial – médias, percentagens e proporcionalidades

x Cálculo comercial
45 horas Efectuar cálculos - Média aritmética simples
comerciais necessários - Média aritmética ponderada
ao desenvolvimento da - Proporcionalidade directa
actividade da empresa - Proporcionalidade inversa
- Percentagem sem preço de venda.
- Percentagem sem preço de compra
- Descontos sucessivos

2.6. Documentação Tipos de documentos de apoio à actividade comercial

comercial e x Noção de documento
75 horas administrativa x Partes constitutivas de um documento
x Nota de encomenda, requisição, nota de venda, etc.
Identificar e caracterizar a x Guia de remessa
os diferentes documentos x Factura
de apoio à actividade x Documentos rectificativos
comercial x Recibo
x Cheque
x Letra
x Livrança
x Proposta de desconto
x Proposta de cobrança
x Fichas de abertura de contas bancárias
x Guias de depósito
x Cadernetas de cheques
x Conta corrente e extracto de conta

Preencher documentação Tipos e preenchimento de documentos administrativos

administrativa de carácter x Registo simples
geral x Aviso de recepção
x Telegrama
x Vale postal nacional
x Elaboração e preenchimento da folha de vencimentos
x Preenchimento dos recibos de vencimentos

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Unidade de Formação 3. Rotinas de contabilidade e informática

Itinerário Saída Profissional

Práticas Administrativas Assistente Administrativo/a

Objectivos

ƒ Classificar a documentação contabilística de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade (POC).

ƒ Registar as operações que constituem as rotinas diária e mensal das pequenas e médias empresas.
ƒ Utilizar software, na execução de tarefas administrativas.
ƒ Manusear aplicações informáticas específicas para as comunicações e para os ficheiros de contactos.

Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

3.1. Peças contabilísticas – Património, inventário e balanço

património, inventário e x Contabilidade
30 horas balanço - Funções da contabilidade
- Divisões da contabilidade
Identificar os conceitos - Princípios contabilísticos e características da informação
fundamentais da contabilística.
contabilidade aplicando- - A normalização contabilística e o POC
os em situações práticas x Principais conceitos contabilísticos
- Património
- Inventário
- Pauta
- Balanço

3.2. Rotinas de Estudo geral da conta, escrituração comercial e lançamentos

contabilidade - x Variação das contas
30 horas escrituração comercial - Noção de conta
- Aspectos qualitativos e quantitativos da conta
Caracterizar e - Tipos de contas
movimentar diversos tipos - Saldo da conta
de contas, registando
- Fecho e reabertura de uma conta
diferentes factos
patrimoniais
- Leis de movimentação das contas
x Escrituração comercial e lançamentos
- Factos patrimoniais permutativos
- Factos patrimoniais modificativos
- Lançamentos contabilísticos

3.3. Rotina contabilística Classes do Plano Oficial de Contabilidade

mensal – plano oficial x Classe 1 – Disponibilidades
60 horas de contabilidade x Classe 2 – Terceiros
x Classe 3 – Existências
Classificar documentos x Classe 4 – Imobilizações
contabilísticos em x Classe 5 – Capital
diversas contas e x Classe 6 – Custos e perdas
subcontas x Classe 7 – Proveitos e ganhos
x Classe 8 – Resultados

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Subunidades de Formação
N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

3.3. Rotina contabilística Livros e mapas contabilísticos

mensal – plano oficial x Diário
de contabilidade - Lançamentos
x Razão
Preencher livros e mapas - Escrituração
contabilísticos - Estornos
x Balancetes
- Noção
- Classificação
x Demonstração dos resultados
- Noção
- Análise dos resultados

3.4. Escritório electrónico Racionalização do escritório electrónico, segurança e partilha de

ficheiros
30 horas Sistematizar as x Organização e gestão do escritório electrónico
componentes do - Noção
escritório electrónico, - Vantagens da informatização
caracterizando o - Sistemas de informação apoiadas em diferentes tecnologias.
equipamento e as - Internet e a informação
comunicações e
- Correio electrónico
racionalizando a sua
organização
- Vídeo-conferência
- Racionalização dos equipamentos

3.5. Aplicações informáticas Aplicações informáticas em gestão comercial, recursos humanos e

na actividade contabilidade
75 horas administrativa x Aplicações informáticas
- Aplicações informáticas e as organizações
Identificar e utilizar - Possibilidades das aplicações informáticas
aplicações informáticas x Aplicações informáticas específicas
na área administrativa - Apresentação do software
- Módulo de facturação, gestão de vendas e clientes
- Módulo de gestão de compras e fornecedores
- Módulo de gestão de pessoal e salários
- Módulo de gestão de bancas e tesouraria
- Módulo de gestão de contabilidade

Utilizar, de forma Aplicações informáticas integradas

integrada, as aplicações x Conceito de integração
informáticas adquiridas x Vantagens
nas subunidades x Inconvenientes
anteriores x Configuração
x Parâmetros de integração

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N.º / Designação / Conteúdos programáticos
Duração Objectivos Específicos

3.6. Meios informáticos Correio electrónico

utilizados na x Criação e gestão de base de dados
30 horas comunicação x Correio electrónico
empresarial

Utilizar o correio
electrónico como meio de
comunicação e de
sistematização de dados

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