Manual do Sistema i-Broker Export

MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA
i-Broker Export
Atualizado em: Maio/2011

Atualizado por: Carlos Valotto
Versão: 4.0
Manual do Sistema i-Broker Export – v.4

BYSOFT - Soluções em Sistemas para Comércio Exterior
Rua Muniz de Sousa, 591 – Aclimação – São Paulo – CEP 01534-000 | +55 11 3585-6000
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ÍNDICE
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 3
REQUISITOS MÍNIMOS PARA INSTALAÇÃO ................................................................................................... 4
1. CADASTROS ........................................................................................................................................... 5
1.1. CADASTRO – GRUPO DE USUÁRIO ................................................................................................... 8
1.2. CADASTRO - USUÁRIO ...................................................................................................................... 9
1.3. CADASTRO – ITENS / DESPESAS ..................................................................................................... 12
1.4. CADASTRO DE CONTA FINANCEIRA ............................................................................................... 14
1.5. CADASTRO DE UNIDADE DE NEGÓCIO ........................................................................................... 15
1.6. SERVIÇO ........................................................................................................................................... 17
1.7. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES BÁSICAS ........................................................................... 19
1.8. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES ........................................................ 19
1.9. CADASTRO CLIENTES - CONTATOS ................................................................................................. 21
1.10. CADASTRO CLIENTES - ACESSO ....................................................................................................... 22
1.11. CADASTRO CLIENTES - HABILITAÇÃO ............................................................................................. 23
1.12. CADASTRO CLIENTES - SERVIÇOS ................................................................................................... 25
1.13. CADASTRO CLIENTES - DESPACHANTES ......................................................................................... 27
2. PARÂMETROS DO USUÁRIO ............................................................................................................... 28
3. PARÂMETROS DO SISTEMA – MÁSCARA DO PROCESSO ................................................................... 29
3.1. PARÂMETROS DO SISTEMA – DADOS COMPLEMENTARES ........................................................... 31
3.2. PARÂMETROS DO SISTEMA – VALORES E ALÍQUOTAS .................................................................. 32
3.3. PARÂMETROS DO SISTEMA – PARÂMETROS ITENS ...................................................................... 33
3.4. PARÂMETROS DO SISTEMA – APLICATIVOS EXTERNOS ................................................................ 34
3.5. PARÂMETROS DO SISTEMA - EVENTOS.......................................................................................... 35
4. ABERTURA DO PROCESSO .................................................................................................................. 36
5. MANUTENÇÃO DO PROCESSO............................................................................................................ 38
6. FOLLOW-UP DO PROCESSO ................................................................................................................ 39
7. LIBERADOR / CANCELAMENTO .......................................................................................................... 41
8. PROFORMA EXPORTAÇÃO.................................................................................................................. 42
9. TRANSFERÊNCIA PROFORMA X FATURA............................................................................................ 46
10. FATURA EXPORTAÇÃO ........................................................................................................................ 47
11. TRANSFERÊNCIA FATURA X PROCESSO EXPORTAÇÃO ...................................................................... 51
12. PROCESSO EXPORTAÇÃO .................................................................................................................... 52
13. REGISTRO DE EXPORTAÇÃO ............................................................................................................... 56
14. TRANSFERÊNCIA DO RE SISCOMEX .................................................................................................... 59
15. DECLARAÇÃO DE DESPACHO - DDE .................................................................................................... 60
16. TRANSFERÊNCIA DDE SISCOMEX ........................................................................................................ 62
17. PACKING LIST ...................................................................................................................................... 63
18. DECLARAÇÃO SIMPLIFICADO DE DESPACHO - DSE ............................................................................ 65
19. TRANSFERÊNCIA DSE SISCOMEX ........................................................................................................ 68
20. MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES BÁSICAS ...................................................................... 69

20.1. MODELO DE NOTA FISCAL – CONSULTA CAMPOS ......................................................................... 71
20.2. MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES DE CAPA .................................................................. 72
20.3. MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES DE ITENS.................................................................. 73
21. ENTRADA DE UMA NFE DIGITADA ..................................................................................................... 74
22. MONTANDO UMA NFR A PARTIR DE UMA NFE ................................................................................. 77
23. MONTANDO UMA NFS A PARTIR DE UMA NFE ................................................................................. 82
24. CONSULTAR / IMPRESSÃO DE UMA NF MONTADA .......................................................................... 87
25. BAIXA NFE / ESTOQUE ........................................................................................................................ 89
26. INTEGRAÇÃO NOTA FISCAL SINTEGRA ............................................................................................... 91
27. INTEGRAÇÃO DDNFe........................................................................................................................... 92
28. SOLICITAÇÃO DE NUMERÁRIO ........................................................................................................... 93
29. CONTAS A RECEBER ............................................................................................................................ 95
30. BAIXA CONTAS A RECEBER ................................................................................................................. 97
31. SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO .......................................................................................................... 98
32. MONTAGEM DE PAGAMENTO ........................................................................................................... 99
33. LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO ............................................................................................................ 100
34. CONTAS A PAGAR / BAIXAR ............................................................................................................. 101
35. CAIXA ................................................................................................................................................. 104
36. CONCILIAÇÃO FINANCEIRA ............................................................................................................... 105
37. TRANFERÊNCIA FINANCEIRA ............................................................................................................ 107
38. RESUMO FINANCEIRO ....................................................................................................................... 108
39. CONTA CORRENTE DO PROCESSO .................................................................................................... 109
40. FATURAMENTO DO PROCESSO ........................................................................................................ 110
41. RPS – GERAÇÃO E RETORNO ............................................................................................................ 112
42. REPORT DESIGN / DOCUMENTO DESIGN ......................................................................................... 113
43. GERA MENU REPORT ........................................................................................................................ 118
44. NOTA FISCAL DESIGN ........................................................................................................................ 119

INTRODUÇÃO
A implementação de um novo sistema abrange uma gama de mudança de conceitos e critérios
dentro de uma organização.
Para apoiar o uso de nosso produto, desenvolvemos o Manual de Operação para o Sistema i-
Broker Export, que têm por objetivo determinar o macro fluxo do sistema aliado à prática de uma
operação de importação.
Consideramos em nossa metodologia de implementação, as etapas que você deve percorrer para
obter o resultado almejado sobre o sistema. Salientamos que o objetivo focal está em prover a
gestão e automatizar a operação de sua empresa.
Bom Aproveitamento!
Grupo Bysoft

REQUISITOS MÍNIMOS PARA INSTALAÇÃO
Configuração mínima para a Aplicação e Banco de Dados instalado na Matriz com acesso pelas
Filiais:
Servidor de Aplicação
- Servidor bi processado: Processador Intel Pentium 2600 ou superior.
- Memória: Ao menos 2GHz da memória disponível (RAM), sendo que 1 GB é somente para o
JBoss, se instalar outros aplicativos deve aumentar a memória.
- Espaço em disco: 120Gb
- Java JRE – SDK – Compilador
Servidor de Banco de Dados

- Banco de Dados a escolha do cliente: Oracle, MS SQL2005, PostgreSQL
- Para outros Bancos de Dados contate seu fornecedor.
Estação de Trabalho do usuário

- Equivalente a: Pentium de Processador Intel, 1100 ou superior.
- Sistema operacional Windows 2000, XP ou 2003
- Capacidade de Memoria RAM Minima: 512MHz memória disponível
- Capacidade de Disco Minima: 100Mb de espaço disponível de disco
- Resolução de vídeo recomendada de 1024 x 768 definições do pixel ou superior
- Internet Explorer (IE6.0 ou superior)
- IWW para conexão com Siscomex
- Java JRE – Virtual Machine
Link de Comunicação
Independente do modelo de contratação escolhido, para que o acesso ao Sistema possa ser
efetuado por WEB de qualquer ponto de internet, há a necessidade de 02 mb de link dedicado ao
acesso e uso do Sistema, a fim de tornar mais rápida a consulta e movimentação de dados.

1. CADASTROS
Antes de iniciar a operação é necessária a preparação da base de dados com as principais
informações que serão utilizadas durante a operação.
Os cadastros possuem uma função muito importante no processo de implantação; quanto mais
completos estiverem cadastros, mais fácil, simples, rápida e segura será a operacionalização do
sistema.
Para tanto, algumas regras devem ser observadas como:
- Metodologia de Organização
- Padronização
- Restrições aos acessos
- Duplicidade de informação
No i-Broker Import, todos os cadastros estão dispostos num único menu – denominado “Tabelas” -
conforme figura abaixo:
Para facilitar seu trabalho tomamos o cuidado em manter um mesmo padrão, tanto no layout das
telas, como nas opções apresentadas.
Assim que você acessar uma opção no menu, será exibida uma lista com todos os registros já
cadastrados, conforme o exemplo abaixo:

Em cada tela disponibilizamos um conjunto de ferramentas trabalho:
O recurso de Busca ajudará você na localização de um registro já

cadastrado.
Também estão disponíveis os botões de operação. Por meio deles você pode:
Incluir novos registros.
Consultar ou Alterar um registro já existente.
Excluir um registro selecionado na lista principal.
Sair da tela que está (também através do botão localizado no canto superior direito da
tela).
Ao incluir um novo registro ou alterar um registro existente você encontra na parte inferior da
tela, os botões para:
DICAS!
Para agilizar ainda mais o seu trabalho, criamos uma forma de pesquisa avançada,
representada pelo botão . Através dele é fácil localizar um registro com maior
precisão. Quando acionado o sistema abre uma tela onde é possível informar um
conjunto de dados que serão utilizados na pesquisa.
6

IMPORTANTE!
Para melhor visualização das telas do sistema, recomendamos ajustar sua resolução de
vídeo para 1024 x 768.
Embora os cadastros do sistema sejam “auto-explicativos”. Vamos visualizar abaixo alguns deles,
ressaltando seus principais campos.

1.1. CADASTRO – GRUPO DE USUÁRIO
O Objetivo deste cadastro é criar um conjunto de regras para acesso ao sistema, estabelecendo
grupos ou equipes de trabalho.
À esquerda estão listados todos os módulos do sistema, e à direita as ações que podem ser
executadas em cada módulo selecionado (como incluir, alterar, calcular, etc.).
DICA!
Definir com precisão os acessos para os usuários facilita controle das informações e
permite uma melhor gestão das atividades da empresa.

1.2. CADASTRO - USUÁRIO
Após definir os grupos de acesso, você pode cadastrar os usuários do sistema e vincular cada um a
um grupo. Segue abaixo a tela onde este cadastro é realizado e uma breve explicação dos seus
campos disponíveis:
Número sequencial controlado pelo sistema para cada registro cadastrado.
Nome completo que será usado principalmente na impressão de documentos.
Unidade Operacional, onde se encontra o usuário.
Define o seu nível de acesso ao sistema.
Login utilizado para entrar no sistema.

A quem o usuário se reporta. Esta informação é muito importante para a gestão dos processos
que o usuário irá lidar.
Quando o usuário entra no sistema são exibidas na tela principal, em forma de quadros, conjuntos
de informações relacionadas às tarefas que ele executa (como a quantidade de processos em
aberto, ou a quantidade de contas a pagar, etc. Existem dez opções de quadros disponíveis para
exibição, sendo possível parametrizar até nove quadros simultaneamente.
É preciso também vincular ao cadastro de cada usuário a(s) Unidade(s) Operacional(s) e os clientes
a quem ele atende.
Outra possibilidade é a de no cadastro de usuários, configurar quais serão os clientes e as

unidades operacionais que irão trabalhar com o recurso do Mantra.
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DICA!
O sistema foi desenvolvido em tecnologia Web. Isso possibilita cadastrar os seus clientes
como usuários, para que ele tenha acesso aos processos. Importante lembrar que este
tipo de recurso depende de configurações no servidor (conforme manual de instalação)
e hoje este controle é feito em cima de apenas alguns módulos.
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1.3. CADASTRO – ITENS / DESPESAS
Neste cadastro você define todas as despesas/créditos/serviços de processos para emissão da
Solicitação de Numerário, Nota Fiscal Complementar e Custeio.
Caso o seu i-Broker Import tenha o módulo financeiro (i-Finance) você também cadastra as
despesas/receitas administrativas.
Deixará o registro disponível para consulta e seleção nos módulos do sistema.
A que tipo de utilização se destina esta despesa. Podendo ser:

- Administrativo: Não relacionadas a processos. Ex: Água, Luz, etc.
- Operacional: Que fazem parte dos processos de uma comissária (Ex: Armazenagem,
AFRMM, etc.)
- Financeiro: Impostos e outros lançamentos gerados única e exclusivamente pelos
módulos financeiros do sistema.
Determina como a despesa será rateada para os itens (No módulo de Custo Final). Existem quatro
possibilidades de rateio: Quantidade; Peso; Valor CIF; e Valor MLE.
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Organiza as despesas separando-as em grupos (ou por departamento, ou por célula ou até mesmo
por separação do organograma). Muito útil para emissão de relatórios.
Indica se a despesa fará ou não parte da base de cálculo do ICMS.
Indica se a despesa será somada e demonstrada na nota fiscal de entrada.
Determina se a despesa deverá ou não fazer parte do valor unitário da mercadoria na nota fiscal
de saída.
DICA!
Conforme a classificação do item despesa, o sistema habilita ou não o campo de centro
de custo (forma de divisão de despesas por grupo / departamento para controle
financeiro).
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1.4. CADASTRO DE CONTA FINANCEIRA
Este cadastro se refere às Contas Financeiras da empresa (sejam elas ou não tratadas como conta
bancária)
Facilita a identificação da conta na pesquisa, podendo ser o próprio número ou mesmo um apelido
como, por exemplo, Praça Tereza Cristina, etc.
São duas classificações possíveis:

- Banco: Conta que não teremos controle (apenas informativa).
- Caixa: Conta que teremos controle (entradas e saídas).
Unidade Operacional em que a conta poderá ser utilizada.
Modelo para impressão de cheques utilizados para esta conta.
Caso empresa separe as movimentações administrativas e operacionais o sistema não permitirá

que lançamentos não correspondentes sejam feitos na conta.
14

1.5. CADASTRO DE UNIDADE DE NEGÓCIO
Determinar as unidades de negócio que o sistema deverá controlar (filiais).
Usado para compor a referencia dos processos, caso este seja feito por unidade operacional.
Percentual do ISS do município em que a unidade está registrada, utilizado para emissão da nota
fiscal de prestação de serviço.
Já na tela de Nota abaixo você terá a possibilidade de configurar os modelos de documento para
faturamento (independente se o mesmo será eletrônico ou papel).
15

IMPORTANTE!
Assim que o sistema for instalado, uma unidade operacional (0001 – Bysoft) também é
instalada. Alterar os dados da unidade para a razão social da empresa.
16

1.6. SERVIÇO
Cada Serviço é composto por um conjunto de ações que devem ser executadas para que ele seja
realizado com qualidade. A estas ações chamamos de 'eventos'. Ao entrar no cadastro de serviços
temos a seguinte visualização:
Observe que o serviço selecionado (Importação marítima) possui uma sequência de eventos
(registro de abertura do processo, etc.) necessários à sua realização. Para configurá-la um serviço,
temos que observar alguns parâmetros conforme relatamos na figura abaixo:
Qual evento conclui a prestação do serviço em questão.
Controla a abertura de processos por tipo de serviço.
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Seqüência na qual o evento deve ser executado.
Impossibilita o avanço para o próximo evento antes da conclusão do atual.
Em caso de atraso, o sistema envia um e-mail comunicando:

- Analista do processo: O usuário que abriu o processo.
- Superior: O usuário superior ao analista responsável pelo processo.
- Analista + Superior: Ambos receberão o comunicado.
- Não Notificar: Caso a ação venha a atrasar o sistema não irá notificar nenhum usuário.
Assim como no campo anterior podemos configurar o sistema envia um e-mail, porém antes do
evento em questão atrasar para os seguintes usuários:
- Analista do processo: O usuário que abriu o processo.
- Superior: O usuário superior ao analista responsável pelo processo.
- Analista + Superior: Ambos receberão o comunicado.
- Não Notificar: Caso a ação venha a atrasar o sistema não irá notificar nenhum usuário.
Disponibilizamos esta flexibilidade afim de usuário informar manualmente o momento deseja

encerrar a consulta ao Mantra para o determinado processo, no Followup temos a opção ao incluir
um novo Evento ou mesmo Alterar um Evento já existente.
DICA!
Recomendamos que, no início, os cadastros de Serviços e seus eventos sejam feitos de
maneira simplificada, de modo que a empresa obtenha os benefícios que este controle
oferece, sem contudo, tornar morosa e burocrática a gestão. Também que considere este
controle de modo dinâmico, podendo revê-lo, alterá-lo, aprimorá-lo constantemente.
DICA!
As notificações enviadas por e-mail pelo sistema são definidas por eventos. Você deve
sempre se perguntar: é necessário receber notificação para este evento específico? Evite
aumentar ainda mais o seu volume de e-mail's com informações desnecessárias.
Agora que o conceito de serviço e evento foi esclarecido, vamos iniciar o cadastro de clientes.
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1.7. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES BÁSICAS
De extrema importância este cadastro armazena, além do endereço, todos os dados para gestão
dos processos da empresa, como as regras para o andamento dos processos, faturamento e tipos
de serviços prestados.
Informações Básicas onde:
Ao selecionar esta opção, o sistema bloqueará a utilização deste cadastro nos módulos
Operacionais. Também permite a inclusão de um possível cliente sem a necessidade do
preenchimento do CNPJ.
Específico para as unidades operacionais de São Paulo que utilizam o sistema de faturamento
eletrônico, através do RPS.
Controla a referência do processo por importador.
Campo utilizado para geração da Nota fiscal.
Campo para emissão de relatório.
1.8. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

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Veta a prestação de serviços, isto é, a abertura de processos e toda e qualquer operação que
envolva dinheiro (solicitação de pagamento, solicitação de numerário, etc.) sem autorização. Se a
restrição financeira estiver igual a SIM, o sistema direciona o processo para um liberador.
Para emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Atualmente o limite de faturamento para o
cliente é de R$ 5.000,00.
Limite para o uso dos recursos financeiros da comissária. O sistema exibirá um aviso de
advertência e enviará o processo para um liberador.
Impede que uma DI seja enviada para o Siscomex, se o cliente não possui crédito.
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1.9. CADASTRO CLIENTES - CONTATOS
Os dados informados nesta tela serão utilizados para emissão de documentos.
21

1.10. CADASTRO CLIENTES - ACESSO
Define e limita quais usuários atenderão o cliente e quais os processos serão visualizados pelos
usuários.
IMPORTANTE!
Como já citado anteriormente, apenas alguns módulos do sistema possuem controle
para esta opção.
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1.11. CADASTRO CLIENTES - HABILITAÇÃO
Nesta tela é necessário estabelecer quais Unidades Operacionais prestam serviços para o cliente e,
para cada Unidade relacionada deverão ser definidas as regras para faturamento, os tipos de
serviços prestados e os despachantes que irão tratar dos seus processos.
Qual conta será utilizada para realizar o faturamento dos processos.
Regras para emissão de Nota Fiscal de Serviços:

- Receitas + Despesas: Imprime na Nota tanto as despesas tributáveis como não
tributáveis (utilizada, por exemplo, no município de Santos).
- Apenas Receitas: Emite a Nota somente com os serviços prestados, deixando as
despesas para a Nota de Despesas ou Fatura de Serviços.
- RPS Receita + Despesas: Mesmo conceito do parâmetro “Receitas + Despesas” com
exceção que este caso só pode ser utilizado em São Paulo capital e influencia não só na emissão
do documento fisicamente como na geração do arquivo para integração com o Site da Prefeitura.
- RPS Apenas Receitas: Mesmo conceito do parâmetro “Apenas Receitas” com exceção
que este caso só pode ser utilizado em São Paulo capital e influencia não só na emissão do
documento fisicamente como na geração do arquivo para integração com o Site da Prefeitura.
23

Modelo de nota fiscal de entrada, complementar e filhote que será utilizado pelo cliente.
IMPORTANTE!
Sem o preenchimento correto e completo o sistema não permitirá a operação.
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1.12. CADASTRO CLIENTES - SERVIÇOS
Ao selecionar o botão você determinará os tipos de serviços prestados para o

cliente, por cada unidade operacional.
Informa se a Unidade de Faturamento do cliente é diferente da Unidade vinculada aos processos

(Ambas devem ser cadastradas).
Para débito automático dos impostos no registro da DI (pode ser alterada no momento da
confecção da DI).
Contrato de prestação de serviço entre despachante e importador.
Data de validade do contrato de prestação de serviço (se, no momento de abrir um processo, a

data estiver vencida, o sistema envia o processo para um liberador).
Determinar as despesas que farão parte da solicitação de numerário do cliente.
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Para casos em que o cliente solicita mais de um numerário, você pode relacionar as despesas da
primeira e das despesas das demais solicitações.
Refere-se às despesas e receitas que da solicitação de Faturamento do cliente.
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1.13. CADASTRO CLIENTES - DESPACHANTES
Informam quais despachantes podem fazer parte da distribuição do SDA.
Vincula ao cliente os despachantes cadastrados no sistema.
Identificação do despachante no sindicato.
Local onde o registro do despachante é válido.
Classificação do despachante na empresa.
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2. PARÂMETROS DO USUÁRIO
Para facilitar as operações no sistema, alguns parâmetros do usuário ficam disponíveis para
personalização. Ao acessar este menu, será exibida a seguinte tela:
Somente preencherá estes campos que possui o sistema iDrawback.
Caminho da impressora de cheque Ex: //<IP>/<nome compartilhamento>
Parâmetro exclusivo para o sistema i-Export.
Caminho para geração do arquivo de integração com o site da Secretaria da Fazenda.
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3. PARÂMETROS DO SISTEMA – MÁSCARA DO PROCESSO
Neste módulo encontraremos os principais parâmetros de personalização do sistema (conforme
realidade da empresa). Para facilitar seu entendimento, vamos dividir este módulo em cada uma
das telas do sistema iniciando pela mascara do processo.
Esta configuração tem como objetivo controlar a seqüência de abertura do processo, conforme
regra pré-determinado pelo usuário. Uma vez acionado, o sistema exibirá a seguinte tela:
Mascara genérica de como o sistema deverá compor a referência do processo.
Através das letras que se encontram na lista de composição da referência, o usuário poderá
montar sua referência informando a quantidade de letras para cada situação.
Conjunto de letras que servirá para qualquer processo independente da regra determinada.
Caso o embarque que está sendo aberto sofra variação sobre uma destas variáveis, o sistema
deverá iniciar uma nova seqüência numérica sempre iniciando pelo número um.
29

DICA!
Para manter o campo “Número do Processo“ aberto para digitação manter o campo em
branco e o sistema não seguirá a seqüência automaticamente.
30

3.1. PARÂMETROS DO SISTEMA – DADOS COMPLEMENTARES
Nesta tela, você poderá personalizar o quadro de informações complementares das DI´s que a
empresa registra. Uma vez selecionado você visualizará a seguinte tela:
Nesta coluna você terá a possibilidade de selecionar quais dados serão enviados para o quadro de
informações complementares automaticamente. Para isso, basta selecionar o campo , e a
informação será acrescida automaticamente no texto.
Com estes 2 botões, você poderá selecionar a ordem que as informações poderão aparecer no
quadro.
DICA!
Este recurso foi melhorado consideravelmente com o cadastro de modelo de
informações complementares, sendo que esta tela só irá funcionar se nenhum cadastro
foi configurado na habilitação do cliente.
31

3.2. PARÂMETROS DO SISTEMA – VALORES E ALÍQUOTAS
Nesta tela, todas as alíquotas poderão ser definidas para toda a empresa. Uma vez acionado o
sistema você visualizará a seguinte tela:
Campo utilizado para controle de radar.
Campo exclusivo para i-Export.
32

3.3. PARÂMETROS DO SISTEMA – PARÂMETROS ITENS
Essa configuração é muito importante, uma vez que, para as despesas relacionadas , o sistema irá
efetuar rotinas automáticas (como o cálculo de IRRF, ou mesmo o débito de um imposto no
processo). Como cada empresa pode criar um padrão de código diferenciado, é necessário
identificar o código criado com a despesa relacionada.
33

3.4. PARÂMETROS DO SISTEMA – APLICATIVOS EXTERNOS
Todos os aplicativos externos para geração de documentos referentes aos processos. São gerados
nesta tela.
34

3.5. PARÂMETROS DO SISTEMA - EVENTOS
A partir desses parâmetros o sistema irá efetuar rotinas automáticas como o registro da DI, ou
mesmo a solicitação de numerário. Para tanto é necessário identificar o código criado com a
despesa relacionada.
DICA!
Observe nesta tela que temos também eventos específicos para as rotinas do Mantra
através do grupo . Estes eventos poderão ser

preenchidos automaticamente no Follow-up do processo.
35

4. ABERTURA DO PROCESSO
Os cadastros estando prontos e as tabelas recuperadas, podemos dar inicio aos módulos
operacionais.
O Primeiro passo é a abertura do processo. Uma vez acionado, você visualizará a seguinte tela:
Lista de referências do importador.
Número do conhecimento master da DI. Campo não obrigatório.
Identificação resumida do processo.
DICA!
Um processo só pode ser aberto para um cliente em que a unidade operacional esteja
habilitada e os serviços disponíveis para utilização. Caso esta configuração não esteja
completa, o sistema não permitirá a abertura do processo.
36

Uma vez preenchido os dados da tela, basta você selecionar o botão onde será
informado o número do processo (para os casos em que o controle está sendo feito por ele) e
também verificar as regras do cadastro do cliente (como validade da procuração, validade da
proposta, restrições financeiras, etc.).
Efetuando o preenchimento corretamente será exibida uma mensagem “Processo Aberto com
sucesso” caso contrário o processo será aberto, porém a seguinte tela será exibida:
37

5. MANUTENÇÃO DO PROCESSO
Este módulo foi desenvolvido para que você alimente as informações referentes ao processo antes
da confecção da DI.
Seu objetivo é antecipar as informações, podendo consultar os dados e antecipando a digitação de

algumas informações do processo onde os dados serão utilizados novamente em outro módulo.
Motivo pelo qual o processo não foi aberto.
Usuário que abriu o processo.
Usuário que liberou o processo.
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6. FOLLOW-UP DO PROCESSO
Conforme os eventos configurados, todo o histórico de datas e andamento do processo será
exibido nesta tela. Ao acionar este módulo você visualizará a seguinte tela:
Onde:
São os eventos informados no serviço que o processo foi aberto.
De acordo com a data da abertura do processo, o sistema monta uma previsão de realização do
evento.
Campo aberto para digitação da data que o evento foi realizado.
Mostra qual a situação de cada evento (Atrasado, Realizado com atraso, Realizado, ETC).
Caso o evento não possa ser realizado no prazo, uma “justificativa” pode ser informada neste
campo para que todos na empresa saibam as ações que estão sendo tomadas.
39

DICA!
O campo de Observações varia de acordo com o campo, ou seja, caso preencha uma
observação no primeiro evento, quando posicionar o mouse no próximo, o sistema irá
“apagar” o conteúdo do campo de observações.
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7. LIBERADOR / CANCELAMENTO
Uma vez bloqueado o processo, o sistema não permite que seja utilizado a menos que um
procedimento seja executado. Este procedimento deve ser feito no módulo de Liberação.
Uma vez acionado, você visualizará a seguinte tela:
Motivo pelo qual o processo não foi aberto.
Botão para liberar o processo ao operacional.
Botão para Cancelar o processo caso tenha sido aberto por engano.
DICA!
No sistema não é possível excluir processo. É permitido cancelar o processo informando
uma justificativa, porém o registro do erro deve ser mantido.
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8. PROFORMA EXPORTAÇÃO
O Módulo de Proforma permite que você antecipe uma intenção de exportação e emita
documentos com valores previstos. Uma vez acionado o sistema irá exibir a seguinte tela:
Onde:
Número de identificação da Proforma de livre digitação do usuário
Define o tipo de comercialização que será aplicada a esta Proforma. Este campo pode ser
preenchido com 3 opções:
- Direta
- Indireta Representação
- Indireta Conta Própria
A medida que a Proforma for caminhando na negociação, o sistema irá trocando a informação
deste campo permitindo que relatórios de controle sejam emitidos
Campo livre para digitação do usuário. Este campo poderá ser utilizado para impressão caso
desejado.
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Através deste termo de pagamento, podemos definir quantidade de parcelas, enquadramento da
operação.
Este campo permite a configuração de um recurso de rateio do peso para os itens quando o
mesmo não encontra-se informado. Existem 2 opções de rateio: Quantidade ou Valor. Quando
informamos a opção de “Não Ratear”, o sistema irá somar o peso liquido informado em cada item
e transportá-lo para capa.
Assim como o peso liquido, o sistema também possui o recurso de rateio do Peso Bruto. A
diferença deste recurso para o anterior é a possibilidade de rateio pelo peso liquido (além das
opções de quantidade e valor).
Este campo permitirá que você informe despesa a serem agregadas ou não ao valor da
mercadoria. A opção de agregar ou não é possível através do campo . O sistema só irá
agregar o valor se este campo estiver marcado, caso contrário a despesa irá funcionar apenas
como demonstrativa.
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Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associado a um cadastro
mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 4 cadastros (Importador,
Agente de Carga, Transportador e Banco). Assim que você selecionar uma destas opções, o
sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente.
: Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão

associados a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7
cadastros (Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco,
Representante). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao
cadastro correspondente.
44

Cadastro de mercadoria. Através deste campo você pode agilizar seu trabalho e ganhar tempo na
digitação dos itens, além de permitir que não seja feita venda de produtos inexistentes no
estoque.
Vinculado ao módulo de estoque, o sistema efetua uma reserva de mercadoria no momento que a
Proforma é aprovada. O Status é de controle do sistema e não pode ser manipulado pelo usuário.
No momento que a mercadoria é selecionada do cadastro, o sistema alimenta este campo com o
saldo disponível em estoque.
A regra de precificação define como os campos Valor Dados de Aquisição serão preenchidos.
45

9. TRANSFERÊNCIA PROFORMA X FATURA
Uma vez aprovada a Proforma, é possível transferir os dados para o módulo de Fatura conforme
figura abaixo:
Os campos da parte superior, (excerto o numero da fatura) são de preenchimento opcional, pois
tratam-se apenas de facilitadores para localizar a Proforma desejada.
Uma vez que ela foi encontrada, basta selecionar o botão e o sistema irá exibir uma
tela com os itens da Proforma selecionada para que você possa definir qual a quantidade de cada
item deseja baixa.
46

10.FATURA EXPORTAÇÃO
O Módulo de fatura permite alterações antes da emissão do documento. Estas modificações ficam
salvas apenas no módulo de fatura. Uma vez acionado o sistema irá exibir a seguinte tela:
Onde:
Numero de identificação da Fatura.
Importador oriundo do cadastro.
Forma de pagamento da fatura. Este campo pode ser preenchido com 3 valores sendo eles:
Gráfica, Remeter ou Fatura.
Tipo do frete que será utilizado para esta fatura. Este campo pode ser preenchido com Prépaind
ou Collect.
47

Moeda que será utilizada para a Fatura.

operação.
Tabela Oficial do Siscomex.
48

Campo livre para digitação. Quando informado o termo de pagamento, o sistema
automaticamente preencherá este campo com a informação:
Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associado a um cadastro
Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão associados a
um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7 cadastros
(Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco, Representante).
Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro
correspondente.
49

estoque.
Vinculado ao módulo de estoque, o sistema efetua uma reserva de mercadoria no momento que a
Proforma é aprovada. O Status é de controle do sistema e não pode ser manipulado pelo usuário.
No momento que a mercadoria é selecionada do cadastro, o sistema alimenta este campo com o
saldo disponível em estoque.
A regra de precificação, define como os campos Valor Dados de Aquisição serão preenchidos.
50

11.TRANSFERÊNCIA FATURA X PROCESSO EXPORTAÇÃO
Assim como no módulo de proforma, temos a possibilidade de transferir uma Fatura para o
Processo de Exportação. Uma vez acionado este módulo, o sistema exibirá a seguinte tela:
A principal diferença neste módulo para o módulo de transferência da Proforma para a Fatura, é
que o sistema não exibe a tela de itens.
Neste caso, basta selecionar a fatura desejada através do campo e confirmar no botão
e o sistema irá efetuar a transferência de todos os itens para o processo de
Exportação.
51

12.PROCESSO EXPORTAÇÃO
Aqui, você será capaz de consolidar suas faturas em um embarque. Através dele vários
documentos poderão ser impressos além da geração do RE e base para envio de informações ao
Certificado, Packing List, etc. Uma vez acionado você irá encontrar a seguinte tela:
Forma de pagamento da fatura. Este campo pode ser preenchido com 3 valores sendo eles:
Gráfica, Remeter ou Fatura.
Tipo do frete que será utilizado para esta fatura. Este campo pode ser preenchido com Prépaind
ou Collect.
Com este campo, podemos definir qual o idioma do documento.
Importante ressaltar que no processo de exportação, o sistema não permite a edição das
informações oriundas da tela de abertura do processo não podem ser alteradas.
52

operação.
Este campo permitirá que você informe despesa a serem agregadas ou não ao valor da
mercadoria. A opção de agregar ou não é possível através do campo . O sistema só irá
agregar o valor se este campo estiver marcado, caso contrário a despesa irá funcionar apenas
como demonstrativa.
53

Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associados a um cadastro
Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão associados a
um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7 cadastros
(Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco, Representante).
Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro
correspondente.
Nome da Embarcação responsável pelo embarque.
54

estoque.
Através deste campo será possível que você selecione quais os itens deseja que sejam enviados
para o módulo de certificado de origem e quais os itens que não precisam ser enviados.
Uma automação do sistema. Se este campo estiver selecionado, no momento que o processo de
exportação for calculado, o sistema irá calcular a quantidade de embalagens para o item.
Campo necessário no Registro de Exportação. Informado aqui, o sistema irá efetuar o

agrupamento de itens baseado neste campo.
55

13.REGISTRO DE EXPORTAÇÃO
Após a digitação do processo, o sistema possui um botão na lista principal para geração do
RE s. Uma vez selecionado o processo de exportação irá exibir uma nota tela
com todos os itens agrupados ou não conforme regra definida no Modelo
de descrição do RE informado no cadastro do Cliente.
As telas do RE são iguais a do siscomex conforme mostramos nas figuras abaixo
Note que certos campos como o Importador, Exportador, CNPJ, não podem ser alterados na RE
uma vez que são informações oriundas do cadastro.
56

Nesta tela os campos oriundos do processo (como o Incoterm, Modalidade de transação, etc
seguem a mesma regra dos demais. Só podem ser alterados se o processo for alterado.
Além disso o cadastro de termo de pagamento, permite a automação do preenchimento de alguns

campos desta tela como a Periodicidade, Indicador, Valor da Parcela, etc.
Aqui temos os dados da Mercadoria. Conforme regras estabelecidas no cadastro de Modelo

Descrição o sistema irá agrupar ou não os itens do processo de exportação.
Além destas informações temos os campos pertinente ao detalhes do RE que podem ser
preenchidos com texto livre.
57

Por fim temos a ultima tela do RE. Aqui detalhes da mercadoria (agrupada ou não) podem ser
informados.
Segundo a mesma regra do siscomex, detalhes de fabricante só podem ser preenchidos nos casos
em que o usuário solicitar através do campo .
Importante ressaltar que estas informações também podem ser automatizadas, desde que o
usuário trabalhe com mercadorias previamente cadastrada.
Aqui, temos uma das principais novidades do sistema. Cada tela transmitida para o Siscomex fica
armazenada neste campo em forma de extrato. Assim podemos visualizar o que foi transferido e
copiar as telas sem a necessidade de entrar no Siscomex e copiar uma a uma.
58

14.TRANSFERÊNCIA DO RE SISCOMEX
É aqui uma das principais automações do sistema. Todas as informações coletadas serão
integradas com o IWW sem a necessidade de intervenção do usuário.
Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela:
Com o cursor, selecione o processo que deseja registrar e o sistema irá transferir todas as RE´s
geradas para o Siscomex.
Além desta forma, podemos também utilizar a geração de arquivo para o NovoEx conforme tela
abaixo:
59

15.DECLARAÇÃO DE DESPACHO - DDE
Uma DDE não necessariamente tem ligação com as RE´s de um processo.
Você pode integrar em uma DDE vários RE´s de processos diferentes, uma vez que vinculamos RE´s
de um processo conforme figura abaixo:
Note que todos os campos do DDE são bloqueados. Apenas o botão está
habilitados. Uma vez que você selecionar o sistema irá exibir a seguinte tela:
Selecione o RE desejado e o sistema irá automaticamente vinculá-lo ao DDE.
60

Como pode ver, os demais campos do sistema são iguais aos do Siscomex.
IMPORTANTE!
Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard.
61

16.TRANSFERÊNCIA DDE SISCOMEX
Como no RE, a DDE também pode ser integrada com o Siscomex sem a necessidade de re-
digitação. Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela:
Assim como no RE, basta selecionar o processo e depois o botão que o sistema irá transferir a
DDE para o Siscomex.
IMPORTANTE!
62

17.PACKING LIST
Ao contrário dos outros sistemas da Bysoft, que permitem você imprimir o documento de Packing
list de qualquer módulo, para o i-Broker Export esta lógica foi alterada, obrigando o usuário a
imprimir cada documento de seu respectivo módulo.
Com o módulo de Packing list, é possível o usuário mondar um documento informando desde a
embalagem primária até o contêiner, passando pelas embalagens secundárias. Para isso
precisamos incluir um processo no módulo de Packing List. Uma vez executada esta ação você irá
de deparar com a seguinte tela:
Selecione o processo desejado, e logo em seguida o botão . Note que o sistema exibirá uma
tela com todos os itens do processo para que você possa dividir as quantidades em cada uma das
embalagens necessárias para cada item.
Através dos campos , você pode informar a quantidade do item que deverá constar
na embalagem que deseja criar.
63

Após a definição da Embalagem, da quantidade de cada item com aquela
embalagem e da quantidade de embalagens , basta selecionar o
botão que o sistema automaticamente irá criar uma única linha na tela seguinte
.
Com as embalagens utilizadas formadas, basta repetir a operação na nova tela preenchendo os
mesmos campos que o sistema irá criar uma nova Linha na tela .
Este procedimento deve ser repetido até que o baú de metal seja informado. Assim quando for
emitir o Packing list, o sistema irá exibir todas as embalagens utilizadas até as dimensões do baú
de metal.
DICAS!
Cada item do processo, não necessariamente precisa ser colocado em uma mesma
embalagem. A Embalagem pode se repetir quantas vezes necessárias.
Não é necessário que você preencha as embalagens até o nível 4. Assim que conseguir
colocar todos os itens dentro do baú de metal a operação foi finalizada e você pode
gravar a operação.
64

18.DECLARAÇÃO SIMPLIFICADO DE DESPACHO - DSE
O Módulo de DSE foi desenvolvido pensando em algumas das principais dificuldades do Processo
de Exportação. A Primeira delas é a necessidade da geração de uma DSE partindo de uma Fatura /
Proforma.
Para estes casos, você irá seguir o fluxo normal do sistema, integrando a Fatura / Proforma em um
processo de exportação para a migração dos itens
Uma vez o processo criado, basta selecionar o botão no Processo de Exportação conforme
indicamos na figura abaixo:
Uma vez acionado, o sistema irá transferir todos os dados para o módulo de DSE, evitando assim
você tenha que redigitar dados comuns entre um módulo e outro.
Ao Abrir o módulo de DSE, o sistema irá apresentar a seguinte tela.
Note que sua DSE já irá aparecer disponível no módulo para digitação.
Importante lembrar que caso o processo de DSE não seja oriundo de uma Fatura / Proforma, você
tem a possibilidade de incluir , e executar o mesmo procedimento de inclusão de um processo
de exportação. Neste momento, os dados que foram informados no processo e forem comum
também serão migrados. As demais informações poderão ser digitadas normalmente.
Assim que editar um registro, você irá se deparar com a seguinte tela:
65

Onde:
Número de registro da DSE no Siscomex. Este número será preenchido automaticamente no

momento da transmissão da DSE.
Situação que a DSE encontra-se no Siscomex. Este campo será preenchido automaticamente no
momento da transmissão da DSE.
Quantidade total da DSE. No momento que a DSE for salva, o sistema irá comparar o valor dos
itens com o valor informado. Caso esteja diferente, o sistema irá efetuar a critica.
66

Aqui, temos uma das principais novidades do sistema. Cada tela transmitida para o Siscomex fica
armazenada neste campo em forma de extrato. Assim podemos visualizar o que foi transferido e
copiar as telas sem a necessidade de entrar no Siscomex e copiar uma a uma.
IMPORTANTE!
67

19.TRANSFERÊNCIA DSE SISCOMEX
Como no RE, a DSE também pode ser integrada com o Siscomex sem a necessidade de re-
digitação. Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela:
Assim como no RE, basta selecionar o processo e depois o botão que o sistema irá transferir a
DSE para o Siscomex.
IMPORTANTE!
68

20.MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES BÁSICAS
Como é do conhecimento de todos, cada importador tem um formulário de nota fiscal específico
(alguns variam no tamanho, outros em formas de cálculo).
Com o Objetivo de resolver este problema e tornar o sistema o mais flexível possível
desenvolvemos um cadastro de Modelo de nota fiscal onde todas as personalizações podem ser
feitas.
Uma vez acionado, o sistema exibirá a seguinte tela:
Onde:
Em cada um dos campos poderemos determinar um modelo para cada tipo de nota.
Com o Objetivo de utilizar o mínimo de formulários a descrição da mercadoria pode ser impressa
de 3 tipos diferentes:
- Trucar a descrição: Caso a descrição do item não caiba no ultimo formulário, o sistema
simplesmente irá apagar os caracteres a mais e finalizar a impressão do formulário.
- Continuar a descrição no próximo formulário: Caso a descrição do item não caiba no
ultimo formulário o sistema não totaliza preenchendo os campos com “XXXXXX” e continua a
69

impressão do item no próximo formulário.
- Jogar a descrição para o próximo formulário: Caso a descrição do item não caiba no
último formulário o sistema não imprime o item, deixa as linhas restantes em branco, totaliza o
formulário normalmente e imprime o item inteiro no próximo formulário.
O número da nota pode ser igual ao número do formulário (de forma seqüencial) ou um número
por embarque (um número por nota). Para esta segunda opção, o número do primeiro formulário
se repete para todos os formulários necessários para impressão dos itens do embarque mudando
a numeração apenas para o próximo embarque
Certos importadores penem para que a em casos onde a alíquota de ICMS seja impressa em um
único formulário mesmo que os itens tenham formulários diferentes.
IMPORTANTE!
70

20.1. MODELO DE NOTA FISCAL – CONSULTA CAMPOS
Neste módulo poderemos personalizar as colunas que serão impressas na nota. Uma vez acionado
o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Note que cada coluna que será impressa está relacionada a um campo dos itens da Nota.
Esta configuração serve para definir quais colunas serão impressas e também pode servir como
uma coluna de consulta onde durante o ajuste da nota.
IMPORTANTE!
71

20.2. MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES DE CAPA
Na tela de informações de capa, o sistema exibe todos os campos de totais da nota além de
permitir que você monte a fórmula desejada.
Note que na coluna você tem a liberdade de montar qualquer conta somando os
valores calculados nos itens ou mesmo comparando valores e imprimindo hora um informação
hora outro.
As fórmulas mais utilizadas são:
SomaItens(): Esta fórmula será responsável em totalizar o valor de um determinado campo do

item e salvar o valor total para posterior impressão.
IMPORTANTE!
72

20.3. MODELO DE NOTA FISCAL – INFORMAÇÕES DE ITENS
Na tela de informações de itens, o sistema exibe todos os campos de possíveis para cálculo de
uma nota fiscal, tanto valores totalizados (CIF, por exemplo) como valores individualizados ( como
valor do Frete).
Note que a mesma flexibilidade existente na Capa você encontra nos itens.
Uma vez personalizado o modelo, basta associá-lo ao cliente e montar uma nota conforme os
procedimentos que explicaremos na sequência.
IMPORTANTE!
73

21.ENTRADA DE UMA NFE DIGITADA
Com o objetivo de manter o banco de dados atualizado para geração do arquivo do Sintegra, o
sistema possui um módulo que permite a inclusão de uma NFE Digitada.
Já na abertura do módulo o sistema exibe uma lista com todas as NFE´s Digitadas. No canto
inferior direito um botão que uma vez acionado exibe a seguinte tela:
Onde:
Unidade Operacional que a nota fiscal foi dada entrada.
Após o preenchimento da primeira tela, basta você selecionar o botão e o sistema

exibirá a seguinte tela:
74

Seu objetivo é informar para o sistema dados que ele não possui (como valor dos impostos,
alíquotas predominantes, etc.).
Para os dados de alíquota, o sistema irá replicar esta informação para todos os itens (permitindo
que você altere em cada item se necessário).
Para os valores totais (como peso, impostos, etc.) o sistema irá efetuar o rateio facilitando a
digitação e agilizando a entrada dos dados no sistema.
Após a tela de facilitador, o sistema apresenta a tela de itens conforme figura abaixo:
75

Neta você possui todos os dados necessários para a digitação do item. Para isso, basta selecionar o
botão que o sistema irá repassar os dados da tela de facilitador permitindo que o
usuário entre com os dados.
Após a digitação dos itens basta você selecionar o botão que o sistema exibirá a
seguinte mensagem:
Pronto. Sua nota foi registrada no sistema e está pronta para ser integrada e utilizada como base
para um NFS.
IMPORTANTE!
76

22.MONTANDO UMA NFR A PARTIR DE UMA NFE
A Partir do momento que a nota fiscal de entrada (NFE) está montada (independente de ser uma
nota digitada ou uma nota impressa) o sistema permite que os dados desta nota sejam
aproveitados para uma nota fiscal de remessa. Para isso o primeiro passo seria baixar a nota fiscal
de entrada para a remessa conforme o modulo abaixo:
Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá uma lista com todas as notas com saldo e possíveis
de serem baixadas. Selecione um processo e logo em seguida o botão que o sistema exibirá a
seguinte tela:
Onde:
77

Remetente da NFR. Campo obrigatório uma vez que sem ele o sistema não conseguirá encontrar o
modelo de nota a ser utilizado.
Neste campo você poderá informar a quantidade desejada a ser baixada para a nota fiscal de
remessa (por item).
Existe um facilitador , pois uma vez selecionado o sistema entenderá que todos os
itens desta NFE deverão ser baixados para a NFR.
Para concluir a baixa, basta selecionar o botão e um novo formulário será criado no
módulo NFR.
Ao entrar no módulo de montagem de NFR, o sistema exibirá todas as notas prontas para serem
montadas. Uma vez selecionado o processo, basta acionar o botão que o sistema exibirá
a seguinte tela:
A partir desta tela, você terá domínio sobre todas as informações da nota NFR que deseja montar.
Os dados apresentados são na verdade cópia da NFE utilizada como base para criação desta NFR.
78

Após personalizar os dados de capa, basta selecionar o botão que o sistema
apresentará a seguinte tela:
Assim como na NFE, na NFR temos uma tela facilitadora, para que você não tenha que ficar
digitando os mesmos dados para cada item.
Além disso para alguns tipos de NFR, certos cálculos são necessários, Nesta tela centralizamos
todas as possíveis variáveis conhecidas para elaboração de uma NFR.
Preenchida a tela de facilitador, você pode selecionar o botão e o sistema o levará

para a tela de itens.
79

Assim como em todos os modelos de nota, a tela de itens permite que você faça a alteração de
qualquer informação para a NFR.
Por ultimo temos as informações do rodapé da nota com seus dados adicionais e as informações
específicas para integração com a nota fiscal eletrônica (Informações ao Fisco).
80

Ao selecionar o botão o sistema conclui a montagem da nota exibindo a tela a cima.
Assim com a NFE, você pode olhar o processamento das formulas através do botão
ou mesmo mudar o valor das parcelas calculadas através do botão
IMPORTANTE!
81

23.MONTANDO UMA NFS A PARTIR DE UMA NFE
A Partir do momento que a nota fiscal de entrada (NFE) está montada (independente de ser uma
nota digitada ou uma nota impressa) o sistema permite que os dados desta nota sejam
aproveitados para uma nota fiscal de remessa. Para isso o primeiro passo seria baixar a nota fiscal
de entrada para a saída conforme o modulo abaixo:
seguinte tela:
Onde:
82

Remetente da NFS. Campo obrigatório uma vez que sem ele o sistema não conseguirá encontrar o
modelo de nota a ser utilizado.
Neste campo você poderá informar a quantidade desejada a ser baixada para a nota fiscal de
remessa (por item).
Existe um facilitador , pois uma vez selecionado o sistema entenderá que todos os
itens desta NFE deverão ser baixados para a NFS
Para concluir a baixa, basta selecionar o botão e um novo formulário será criado no
módulo NFS.
Ao entrar no módulo de montagem de NFR, o sistema exibirá todas as notas prontas para serem
montadas. Uma vez selecionado o processo, basta acionar o botão que o sistema exibirá
a seguinte tela:
A partir desta tela, você terá domínio sobre todas as informações da nota NFS que deseja montar.
Os dados apresentados são na verdade cópia da NFE utilizada como base para criação desta NFS.
83

Após personalizar os dados de capa, basta selecionar o botão que o sistema
apresentará a seguinte tela:
Assim como na NFE, na NFS temos uma tela facilitadora, para que você não tenha que ficar
digitando os mesmos dados para cada item.
Além disso para alguns tipos de NFS, certos cálculos são necessários, Nesta tela centralizamos
todas as possíveis variáveis conhecidas para elaboração de uma NFS.
Preenchida a tela de facilitador, você pode selecionar o botão e o sistema o levará

para a tela de itens.
84

Assim como em todos os modelos de nota, a tela de itens permite que você faça a alteração de
qualquer informação para a NFS.
Por ultimo temos as informações do rodapé da nota com seus dados adicionais e as informações
específicas para integração com a nota fiscal eletrônica (Informações ao Fisco).
85

Ao selecionar o botão o sistema conclui a montagem da nota exibindo a tela a cima.
Assim com a NFE, você pode olhar o processamento das formulas através do botão
ou mesmo mudar o valor das parcelas calculadas através do botão
IMPORTANTE!
86

24.CONSULTAR / IMPRESSÃO DE UMA NF MONTADA
Assim que finalizamos a montagem da nota, o sistema permite visualizá-la antes de efetuar a
impressão. Uma vez selecionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Note que as informações que se encontram na tela são as mesmas que serão impressas (inclusive
na quantidade de linhas de cada item, valores, etc.)
Após uma análise em tela você tem a possibilidade de fazer uma última conferência antes da
impressão conforme tela abaixo:
Salvar: Antes de imprimir a nota, você tem a possibilidade de salvar os dados da nota em PDF, XLS,
etc. e mandar por e-mail para o cliente.
87

Enviar por e-mail: Uma vez selecionado este recurso o sistema abre a seguinte tela:
Mandar a nota para a impressora configurada no eglobal.dat.
IMPORTANTE!
88

25.BAIXA NFE / ESTOQUE
Em determinadas operações, faz-se necessária a baixa da mercadoria para estoque. Este
procedimento dever ser feito através do módulo abaixo:
seguinte tela:
Assim como em todos os módulos de baixa, através do campo você tem a

possibilidade de selecionar a quantidade do item que deseja estocar.
89

Importante ressaltar que no campo você deve selecionar um código
de mercadoria previamente cadastrado no sistema. Uma vez selecionado, basta escolher as
quantidades que deseja baixar. A validação é feita quando o sistema preenche o campo na coluna
.
IMPORTANTE!
90

26.INTEGRAÇÃO NOTA FISCAL SINTEGRA
Como já dissemos anteriormente esta integração gera o arquivo de notas fiscais conforme lay-out
definido pelo governo.
Uma vez acionado o módulo você irá de deparar com a seguinte tela:
Para a geração do arquivo, basta selecionar quais notas deseja que sejam gravadas através da
coluna .
Para facilitar, criamos algumas ferramentas como o intervalo

ou mesmo o botão .
Finalizada a seleção, basta você confirmar a integração que o sistema irá

gerar o arquivo.
IMPORTANTE!
91

27.INTEGRAÇÃO DDNFe
DDNFe é um produto da Bysoft que permite a integração da nota fiscal gerada pelo sistema com o
site do governo além da emissão dos documentos necessários. Para mais informações consulte
nosso departamento comercial.
Caso você já possua este produto, o processo de integração é muito simples. Uma vez acionado, o
sistema irá exibir a seguinte tela:
Através do Período e do tipo de nota fiscal
o sistema exibirá os processos prontos para serem migrados.
Assim que tiver selecionado a nota através da coluna e preenchido os campos Forma de
pagamento, tipo de arquivo, etc., o sistema irá gerar um arquivo no caminho especificado
.
Confirme a operação e proceda com a leitura do arquivo no sistema DDNFe.
IMPORTANTE!
92

28.SOLICITAÇÃO DE NUMERÁRIO
Uma vez configurado os dados no cadastro de clientes, assim que você acessar este módulo ele
encontrará todos os processos liberados para solicitação. Encontrando a seguinte tela será
exibida:
Na tela de detalhes de cada despesa, você tem a possibilidade de editar as informações conforme
os seguintes campos:
Além da possibilidade de alteração do valor , para fins de arredondamento, por exemplo , você
pode definir a conta que esta despesa deverá ser depositada. Uma conta pode ser classificada
como conta cliente e conta empresa permitindo montar dois tipos de totais no numerário.
DICA!
Caso a DI esteja calculada, o sistema irá preencher o valor automaticamente , caso
contrário o valor exibido será igual a zero, permitindo que você digite o valor.
93

Finalizada a confecção do numerário, você poderá imprimir um documento utilizando o botão .
Os recursos que explicamos na prévia da impressão, são válidos para todo o sistema (salvar em
arquivo, enviar por e-mail etc.).
IMPORTANTE!
94

29.CONTAS A RECEBER
Assim que a impressão do numerário for confirmada, o sistema executa uma rotina que alimenta
vários módulos como exemplificamos na figura abaixo:
Vamos iniciar pela explicação do recebimento de numerário, módulo contas a receber, que uma
vez acionado exibirá a seguinte tela:
95

Nesta tela temos todos os lançamentos a receber da empresa (independente do lançamento ser
administrativo ou operacional)
Para os casos de numerário o sistema automaticamente irá classificar como um lançamento

operacional .
Na tela de lançamentos temos os itens que correspondem a este lançamento (no

caso de um numerário, o registro do processo)
Porém podemos ter em uma empresa lançamentos a receber com .

Sempre que você entrar no módulo de contas a receber e selecionar o botão de incluir ,o
sistema entenderá como um lançamento administrativo (pois o mesmo não foi gerado por uma
ação operacional como uma solicitação de numerário ou uma nota fiscal de saída)
Além de editar as informações este módulo também serve como uma previsão do que a empresa
tem a receber e pode ser muito preciso utilizando o botão de filtro avançado .
Assim que o numerário for quitado, você poderá informar o sistema através do módulo de baixa.
IMPORTANTE!
Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced.
96

30.BAIXA CONTAS A RECEBER
O Objetivo deste módulo é informar ao sistema as ao valores quitados. Uma vez acionado o
sistema exibirá a seguinte tela:
Através dos campos da parte superior da tela (como a Unidade Operacional Vencimento, etc.)
você pode filtrar quais são os lançamentos que ainda estão em aberto. Uma vez informado basta
selecionar o botão .
Na coluna você poderá selecionar quais os lançamentos tem à receber, sendo que existe
um facilitador .
Antes de você é obrigado a informar e .
Uma vez Confirmada a baixa, o sistema irá entender que os lançamentos selecionados foram
recebidos e automaticamente irá atualizar o caixa da empresa.
IMPORTANTE!
97

31.SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
Como vimos no fluxo, após a solicitação de numerário o sistema gera no módulo de “ solicitação
de pagamento “ as despesas a serem pagas pelo despachante.
O Módulo de solicitação de pagamento uma vez acionado exibirá a seguinte tela:
Nela você terá acesso a todas as despesas podendo inclusive atualizar o valor e informar o
fornecedor que a despesa está em aberto.
Após a edição do pagamento, você terá que selecionar o botão para informar ao financeiro
quais as despesas devem ser quitadas.
IMPORTANTE!
98

32.MONTAGEM DE PAGAMENTO
Foi criado um módulo que permite a consolidação das contas a serem quitadas de um mesmo
fornecedor. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela:
Através dos campos da parte superior da tela (como a Fornecedor, Vencimento até, etc.) você
poderá filtrar quais são os lançamentos, a serem quitados. Uma vez informado basta selecionar o
botão .
Na coluna você pode selecionar quais os lançamentos serão quitados, sendo que
existe um facilitador .
Finalizada a seleção, basta você confirmar a ação através do botão .
DICA!
Neste momento o sistema valida as informações, havendo divergências será bloqueada a
montagem do pagamento, retornando ao módulo de liberação.
IMPORTANTE!
99

33.LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO
Tela de liberação de pagamento.
O objetivo deste módulo é controlar quais pagamentos podem e quais pagamentos não podem
passar pelas regrar de gestão definidas no cadastro de clientes.
Uma vez analisada a situação da montagem, um usuário com direito de acesso pode selecionar o
pagamento desejado e o botão .
Com esta ação o sistema irá liberar a montagem e o lançamento será criado no módulo de conta a
pagar.
IMPORTANTE!
100

34.CONTAS A PAGAR / BAIXAR
Assim que um pagamento é montado ele fica disponível para visualização no módulo de contas a
pagar.
Porém este módulo não se limita apenas a exibir os dados oriundos do módulo operacional mais
também permite um controle das despesas administrativas da empresa.
Assim como no módulo de contas a receber, quando você selecionar o botão , o sistema
entenderá como um lançamento administrativo. Sendo assim no mesmo módulo teremos uma
visão de todas as despesas a serem pagas independentes da origem.
Uma vez acionado você visualizará a seguinte tela:
Nela, você poderá personalizar o registro e para os casos operacionais, o sistema terá condições
de informar através da tela o que está sendo pago, caso exista a necessidade de
uma atualização de valor incluindo um acréscimo ou um desconto.
Após a conferência, é possível efetuar a atualização do caixa através da rotina de baixa conforme
tela abaixo:
101

Através dos campos da parte superior da tela (como a Unidade, Vencimento até, etc.) você poderá
filtrar quais são os lançamentos que deseja quitar. Uma vez informado basta selecionar o botão
Na coluna você poderá selecionar quais os lançamentos serão quitados.
Na parte inferior da tela é necessário preencher os dados de pagamento e de qual conta bancária
valor a será abatido.
Outro campo muito importante é . Pois dependendo a forma escolhida o

sistema terá uma ação diferente. Ex: Caso você selecione a forma de pagamento cheque, o
sistema irá solicitar a impressão da folha no mesmo momento confirme a operação.
Finalizada a seleção, basta você confirmar a ação através do botão .
DICA!
Caso no momento da baixa ocorra algum problema na emissão do cheque, você poderá
efetuar uma nova impressão.
102

IMPORTANTE!
103

35.CAIXA
Toda a movimentação financeira da empresa é consolidada neste módulo independente de ter
sido gerado um crédito ou um débito. Uma vez acionada, o sistema exibirá a seguinte tela:
O sistema sempre exibirá a movimentação financeira do dia , conforme podemos observar no

título da janela .
Caso você queira informações de outra data ou mesmo visualizar os registros de forma mais
objetiva, basta selecionar o filtro avançado . Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte
tela:
Além dos dados oriundos dos outros módulos é possível efetuar um lançamento direto no caixa
(como taxas bancárias ou mesmo lançamentos não previstos) esta operação deve ser feita através
do botão .
IMPORTANTE!
104

36. CONCILIAÇÃO FINANCEIRA
Como sabemos, o fato de uma conta ter sido baixada não significa que o valor foi debitado da
conta da empresa. O objetivo deste módulo é informar para o sistema quando o lançamento
realmente ocorreu. Para isso você deve incluir uma conciliação.
Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Os dados a serem preenchidos referem-se ao que você está conciliando. Uma vez informado,
selecione o botão e o sistema exibirá a seguinte tela:
Através da coluna você pode selecionar quais são os lançamentos que deseja conciliar.
105

DICA!
Todo lançamento cuja forma de lançamento for diferente de cheque, o sistema trará
selecionado, pois partimos do pré suposto que a operação é on line.
IMPORTANTE!
106

37.TRANFERÊNCIA FINANCEIRA
Em alguns casos, as empresas possuem mais de uma conta bancária e constantemente efetuam
transferências bancárias. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Basta você informar os dados solicitados e automaticamente o valor será debitado de uma conta e
creditado em outra sem a necessidade de inclusão de lançamentos.
IMPORTANTE!
107

38.RESUMO FINANCEIRO
O sistema gera de forma resumida os dados do módulo financeiro, conforme tela a seguir:
Além de visualizar os dados em tela, você poderá efetuar a impressão desse resumo.
DICA!
Caso a empresa tenha mais de uma conta bancária, basta deixar o campo em branco e o
sistema trará na lista de contas os dados de todas as contas que estiverem classificadas
como conta empresa.
IMPORTANTE!
108

39.CONTA CORRENTE DO PROCESSO
Nesta tela você terá acesso às despesas do processo:
Além de possibilitar a consulta de qualquer despesa relacionada ao processo, o sistema também

permite incluir uma despesa diretamente no processo (sendo que neste caso, nenhuma
movimentação financeira será feita. Este item será apenas exibido no faturamento do processo).
IMPORTANTE!
109

40.FATURAMENTO DO PROCESSO
Aqui, você tem a possibilidade de emitir os documentos necessários para o faturamento do
processo. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela:
Note que neste módulo fomos forçados a incluir um “Processo de Faturamento”. O/os Processo/s
que serão/ão faturado/s só iremos informar na tela de .
Uma vez incluso o processo de faturamento, podemos visualizar a tela abaixo:
Aqui, você terá a flexibilidade necessária para faturar um ou mais processos (faturamento
consolidado).
110

Para que os processos sejam exibidos na lista, basta selecionar o botão .
O sistema trará todos os processos abertos para faturamento bastando selecionar qual será
faturado.
No momento que o processo for importado, todas as despesas serão enviadas para a tela de
permitindo inclusive que você inclua mais itens a serem faturados.
A última tela funciona como um protocolo.
Finalizada a operação, através do botão você poderá emitir os documentos necessários para o
faturamento (nota de despesa / nota fiscal ou RPS).
Existe ainda a possibilidade de refaturar um processo. Este caso é utilizado quando o problema
foi encontrado antes de enviar a nota para o cliente.
IMPORTANTE!
111

41.RPS – GERAÇÃO E RETORNO
Para os clientes de São Paulo que trabalham com a nota fiscal eletrônica, existe a possibilidade de
gerar o arquivo de envio dos RTP´s emitidos no dia.
112

42.REPORT DESIGN / DOCUMENTO DESIGN
Para acessar a ferramenta de Report Design basta selecionar o menu Ferramentas – Configurações
– Reports Design que o sistema exibirá a seguinte tela:
Ferramentas que podem ser utilizadas:
Para criação de um novo relatório:
113

114

115

116

Algumas dicas de formatação de campos:
117

43.GERA MENU REPORT
Após a criação do documento, precisamos disponibilizá-lo no menu. Uma vez acionada esta opção,
o sistema exibirá a seguinte tela:
Para incluir um relatório, basta selecionar na coluna da direita qual relatório deseja imprimir e
logo em seguida pressionar o botão
O sistema automaticamente passará o relatório da direita para a esquerda, sendo que para
finalizar a operação basta você selecionar o botão
Os botões permitem organizar o relatório no menu.
O botão permite que um novo subgrupo seja criado.
118

44.NOTA FISCAL DESIGN
De nada valeria todas estas rotinas se o sistema não estivesse preparado para imprimir a nota no
formulário do importador.
Com este Objetivo a Bysoft criou o módulo de ajuste de nota fiscal ou Nota Fiscal Design. Uma vez
acionado o sistema exibe a seguinte tela:
Basicamente este módulo permitirá que você configure (como em um jogo de batalha naval) qual
a linha e a coluna e cada campo da nota que deverá ser impresso.
Para desenhar uma nota partindo de um formulário em branco é praticamente impossível. Sendo
assim a Bysoft disponibiliza modelos (XML) de vários tipos de nota.
Uma vez identificado o tipo da nota que deseja trabalhar e de posse do XML basta selecionar o
botão que o sistema abrirá uma tela para que você possa colar o conteúdo do XML recebido
da Bysoft.
Note que a tela sofrerá uma alteração enorme conforme ilustramos na figura abaixo:
119

Os campos e colunas pré- formatados aparecerão na tela, permitindo que você selecione cada um
deles e mova (mais para cima, mais para baixo, etc.) até que o campo esteja na posição desejada
na impressão do formulário.
Além disso, você tem a possibilidade de incluir novos campos (Por exemplo: para a montagem de
um quadro de dados adicionais automático. Para isso, basta você encontrar o campo desejado na
coluna da esquerda
Selecionar e “instanciar” no modelo da nota do lado direito da tela na linha e coluna desejada para
impressão.
120

DICA!
A maioria dos campos encontra-se codificado (CNCC1002, CNCD2001, etc.). Para

descobrir qual campo precisa ser instanciado, olhe no modelo de nota fiscal.
IMPORTANTE!
121


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MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA

Atualizado em: Maio/2011

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Servidor de Banco de Dados

Estação de Trabalho do usuário

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Para tanto, algumas regras devem ser observadas como:

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O recurso de Busca ajudará você na localização de um registro já

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Número sequencial controlado pelo sistema para cada registro cadastrado.

Nome completo que será usado principalmente na impressão de documentos.

Unidade Operacional, onde se encontra o usuário.

Define o seu nível de acesso ao sistema.

Login utilizado para entrar no sistema.

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Outra possibilidade é a de no cadastro de usuários, configurar quais serão os clientes e as

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Deixará o registro disponível para consulta e seleção nos módulos do sistema.

A que tipo de utilização se destina esta despesa. Podendo ser:

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Indica se a despesa fará ou não parte da base de cálculo do ICMS.

Indica se a despesa será somada e demonstrada na nota fiscal de entrada.

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São duas classificações possíveis:

Unidade Operacional em que a conta poderá ser utilizada.

Modelo para impressão de cheques utilizados para esta conta.

Caso empresa separe as movimentações administrativas e operacionais o sistema não permitirá

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Qual evento conclui a prestação do serviço em questão.

Controla a abertura de processos por tipo de serviço.

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Impossibilita o avanço para o próximo evento antes da conclusão do atual.

Em caso de atraso, o sistema envia um e-mail comunicando:

Disponibilizamos esta flexibilidade afim de usuário informar manualmente o momento deseja

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Informações Básicas onde:

Controla a referência do processo por importador.

Campo utilizado para geração da Nota fiscal.

Campo para emissão de relatório.

1.8. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

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Qual conta será utilizada para realizar o faturamento dos processos.

Regras para emissão de Nota Fiscal de Serviços:

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Sem o preenchimento correto e completo o sistema não permitirá a operação.

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Ao selecionar o botão você determinará os tipos de serviços prestados para o

Informa se a Unidade de Faturamento do cliente é diferente da Unidade vinculada aos processos

Contrato de prestação de serviço entre despachante e importador.

Data de validade do contrato de prestação de serviço (se, no momento de abrir um processo, a