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i-Traffic Import
INTRODUÇÃO......................................................................................................................................... 3
1. CADASTROS ....................................................................................................................................... 4
1.1. GRUPO DE USUÁRIO...................................................................................................................... 7
1.2. USUÁRIO....................................................................................................................................... 8
1.3. FINANCEIRO – ITENS / DESPESAS ................................................................................................. 10
1.4. CONTA FINANCEIRA .................................................................................................................... 12
1.5. UNIDADE OPERACIONAL ............................................................................................................. 13
2. CADASTRO CLIENTES – INFORMAÇÕES BÁSICAS ................................................................................ 14
2.1. INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES ............................................................................................. 15
2.2. CONTATOS .................................................................................................................................. 16
2.3. ACESSO ....................................................................................................................................... 17
2.4. HABILITAÇÃO .............................................................................................................................. 18
2.5. SERVIÇO...................................................................................................................................... 20
2.6. DESPACHANTES........................................................................................................................... 23
2.7. AGENTE INTERNACIONAL ............................................................................................................ 24
2.8. ARMADOR .................................................................................................................................. 27
2.9. COMPANHIA AÉREA .................................................................................................................... 28
2.10. CÁLCULOS REFERENTES AO RELATÓRIO IATA ............................................................................. 30
2.11. TRANSPORTADOR RODOVIÁRIO ................................................................................................ 32
2.12. EMPRESA ESTRANGEIRA ............................................................................................................ 33
2.13. CORRETORA DE CÂMBIO ........................................................................................................... 34
2.14. ARMAZÉM ................................................................................................................................ 35
2.15. FORNECEDOR ............................................................................................................................ 36
3. TABELA FRETE – FRETE IMPORTAÇÃO – FRETE IMPORTAÇÃO AÉREA .................................................. 38
3.1. FRETE IMPORTAÇÃO – FRETE IMPORTAÇÃO MARÍTIMA ............................................................... 39
3.2. FRETE IMPORTAÇÃO – TABELA RODOVIÁRIA EXTERIOR E PAÍS ..................................................... 41
4. TIPO DE CONTAINER ......................................................................................................................... 42
5. VENDEDOR....................................................................................................................................... 43
6. COTAÇÃO AGENCIAMENTO .............................................................................................................. 44
7. PROPOSTA AGENCIAMENTO ............................................................................................................. 46
8. HISTÓRICO COMERCIAL .................................................................................................................... 49
9. ABERTURA PROCESSO AGENCIAMENTO ............................................................................................ 50
10. INSTRUÇÃO DE EMBARQUE AÉREO ................................................................................................. 52
11. AGENCIAMENTO OPERACIONAL IMPORTAÇÃO AÉREA .................................................................... 53
12. INSTRUÇÃO DE EMBARQUE MARÍTIMA ........................................................................................... 55
A implementação de um novo sistema abrange uma gama de mudança de conceitos e critérios dentro de
uma organização.
Para apoiar o uso de nosso produto, desenvolvemos o Manual de Operação para o Sistema i-Traffic
Import, que têm por objetivo determinar o macro fluxo do sistema aliado à prática de uma operação de
importação.
Consideramos em nossa metodologia de implementação, as etapas que você deve percorrer para obter o
resultado almejado sobre o sistema. Salientamos que o objetivo focal está em prover a gestão e
automatizar a operação de sua empresa.
Bom aproveitamento!
Grupo Bysoft
Antes de iniciar a operação é necessária a preparação da base de dados com as principais informações que
serão utilizadas durante a operação.
Os cadastros possuem uma função muito importante no processo de implantação; quanto mais completos
estiverem cadastros, mais fácil, simples, rápida e segura será a operacionalização do sistema.
- Metodologia de Organização
- Padronização
- Duplicidade de informação
No i-Traffic Import, todos os cadastros estão dispostos em um único menu – denominado “Tabelas” -
conforme figura abaixo:
Para facilitar seu trabalho tomamos o cuidado em manter um mesmo padrão, tanto no layout das telas,
como nas opções apresentadas.
Sair da tela que está (também através do botão localizado no canto superior direito da tela).
Na parte inferior da tela, sempre o sistema irá exibir botões de controle. Caso você queira efetuar
alguma modificação basta ratificá-la selecionando o botão de gravar . Caso queira
apenas consultar ou abortar uma alteração indevida, basta selecionar o botão de cancelar
e o sistema irá automaticamente voltar para a lista de registros do módulo.
DICA!
Embora os cadastros do sistema sejam “auto-explicativos”. Vamos visualizar abaixo alguns deles,
ressaltando seus principais campos.
O Objetivo deste cadastro é criar um conjunto de regras para acesso ao sistema, estabelecendo grupos ou
equipes de trabalho.
À esquerda estão listados todos os módulos do sistema, e à direita as ações que podem ser executadas em
cada módulo selecionado (como incluir, alterar, calcular, etc.).
DICA!
Definir com precisão os acessos para os usuários facilita controle das informações e permite uma
melhor gestão das atividades da empresa.
Após definir os grupos de acesso, você pode cadastrar os usuários do sistema e vincular cada um a um
grupo. Segue abaixo a tela onde este cadastro é realizado e uma breve explicação dos seus campos
disponíveis:
A quem o usuário se reporta. Esta informação é muito importante para a gestão dos processos que o
usuário irá lidar.
Quando o usuário entra no sistema são exibidas na tela principal, em forma de quadros, conjuntos de
É preciso também vincular ao cadastro de cada usuário a(s) Unidade(s) Operacional(s) e os clientes a quem
ele atende.
DICA!
O sistema foi desenvolvido em tecnologia Web. Isso possibilita cadastrar os seus clientes como
usuários, para que ele tenha acesso aos processos. Importante lembrar que este tipo de recurso
depende de configurações no servidor (conforme manual de instalação) e hoje este controle é
feito em cima de apenas alguns módulos.
Neste cadastro você define todas as despesas/créditos/serviços de processos para emissão da Solicitação
de Numerário, Nota Fiscal Complementar e Custeio.
Caso o seu i-Traffic Import tenha o módulo financeiro (i-Finance) você também cadastra as
despesas/receitas operacionais e administrativas.
- Operacional: Que fazem parte dos processos de uma comissária (Ex: Armazenagem, AFRMM, etc.)
Determina como a despesa será rateada para os itens (No módulo de Custo Final). Existem quatro
possibilidades de rateio: Quantidade; Peso; Valor CIF; e Valor MLE.
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Determina se a despesa deverá ou não fazer parte do valor unitário da mercadoria na nota fiscal de saída.
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Este cadastro se refere às Contas Financeiras da empresa (sejam elas ou não tratadas como conta
bancária).
Facilita a identificação da conta na pesquisa, podendo ser o próprio número ou mesmo um apelido como,
por exemplo, Praça Tereza Cristina, etc.
Caso empresa separe as movimentações administrativas e operacionais o sistema não permitirá que
lançamentos não correspondentes sejam feitos na conta.
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Usado para compor a referência dos processos, caso este seja feito por unidade operacional. Para maiores
informações consulte o item 04 deste manual
Percentual do ISS do município em que a unidade está registrada, utilizado para emissão da nota fiscal de
prestação de serviço.
IMPORTANTE!
Assim que o sistema for instalado, uma unidade operacional (0001 – Bysoft) também é instalada.
Alterar os dados da unidade para a razão social da empresa.
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De extrema importância este cadastro armazena, além do endereço, todos os dados para gestão dos
processos da empresa, como as regras para o andamento dos processos, faturamento e tipos de serviços
prestados.
Ao selecionar esta opção, o sistema bloqueará a utilização deste cadastro nos módulos Operacionais.
Também permite a inclusão de um possível cliente sem a necessidade do preenchimento do CNPJ.
Específico para as unidades operacionais de São Paulo que utilizam o sistema de faturamento eletrônico,
através do RPS.
Controla a referência do processo por importador. Para maiores informações consulte o item 04 deste
manual.
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Veta a prestação de serviços, isto é, a abertura de processos e toda e qualquer operação que envolva
dinheiro (solicitação de pagamento, solicitação de numerário, etc.) sem autorização. Se a restrição
financeira estiver igual a SIM, o sistema direciona o processo para um liberador.
Para emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Atualmente o limite de faturamento para o cliente é
de R$ 5.000,00.
Limite para o uso dos recursos financeiros da comissária. O sistema exibirá um aviso de advertência e
enviará o processo para um liberador.
Impede que uma DI seja enviada para o Cismes, se o cliente não possui crédito.
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Define e limita quais usuários atenderão o cliente e quais os processos serão visualizados pelos usuários.
IMPORTANTE!
Como já citado anteriormente, apenas alguns módulos do sistema possuem controle para esta
opção.
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Nesta tela é necessário estabelecer quais Unidades Operacionais prestam serviços para o cliente e, para
cada Unidade relacionada deverão ser definidas as regras para faturamento, os tipos de serviços prestados
e os despachantes que irão tratar dos seus processos.
IMPORTANTE!
- Receitas + Despesas: Imprime na Nota tanto as despesas tributáveis como não tributáveis
(utilizada, por exemplo, no município de Santos).
- Apenas Receitas: Emite a Nota somente com os serviços prestados, deixando as despesas para a
Nota de Despesas ou Fatura de Serviços.
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- RPS Apenas Receitas: Mesmo conceito do parâmetro “Apenas Receitas” com exceção que este
caso só pode ser utilizado em São Paulo capital e influencia não só na emissão do documento fisicamente
como na geração do arquivo para integração com o Site da Prefeitura.
Modelo de nota fiscal de entrada, complementar e filhote que será utilizado pelo cliente.
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Cada Serviço é composto por um conjunto de ações que devem ser executadas para que ele seja realizado
com qualidade. A estas ações chamamos de 'eventos'. Ao entrar no cadastro de serviços temos a seguinte
visualização:
Observe que o serviço selecionado (Importação aérea) possui uma seqüência de eventos (registro de
abertura do processo, etc.) necessários à sua realização.
Para configurá-la um serviço, temos que observar alguns parâmetros conforme relatamos na figura abaixo:
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Controla a abertura de processos por tipo de serviço. Para maiores informações consulte o item 04 deste
manual
- Não Notificar: Caso a ação venha a atrasar o sistema não irá notificar nenhum usuário.
DICAS!
Recomendamos que, no início, os cadastros de Serviços e seus eventos sejam feitos de maneira
simplificada, de modo que a empresa obtenha os benefícios que este controle oferece, contudo
sem tornar morosa e burocrática a gestão. Também que considere este controle de modo
dinâmico, podendo revê-lo, alterá-lo, aprimorá-lo constantemente.
As notificações enviadas por e-mail pelo sistema, são definidas por eventos. Você deve sempre
se perguntar: é necessário receber notificação para este evento específico? Evite aumentar ainda
mais o seu volume de e-mail's com informações desnecessárias.
Agora que o conceito de serviço e evento foi esclarecido, vamos voltar para as explicações do cadastro de
clientes, tela de Serviços.
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Para débito automático dos impostos no registro da DI (pode ser alterada no momento da confecção da
DI).
Data de validade do contrato de prestação de serviço (se, no momento de abrir um processo, a data estiver
vencida, o sistema envia o processo para um liberador).
Para casos em que o cliente solicita mais de um numerário, você pode relacionar as despesas da primeira e
das despesas das demais solicitações.
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O Objetivo desse cadastro é inserirmos os agentes Internacionais onde vinculamos o agente nas rotinas de
tabelas de frete, abertura de processo, módulo operacional e módulo de análise de account.
Se nesse campo for informado que o agente account é próprio, no momento de efetuar o fechamento de
câmbio o código do agente a ser informado é o mesmo do processo.
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Nesse campo marcamos com a opção SIM para os agentes que possuem cálculo do Imposto.
Na opção dados bancários mencionamos os dados bancários relacionado ao cadastro desse agente.
Na aba de cálculo mencionamos para cada serviço e modal qual será forma de divisão do profit no
processo, e após fazer uma proposta/cotação, ou abertura de processo no operacional essa informação é
migrada automaticamente.
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- Valor Fixo Brasil: o valor a ser informado será o profit para o Brasil.
- Valor Fixo Agente: o valor a ser informado será o profit para o Brasil.
- Percentual Brasil: o valor a ser informado será o % de divisão do profit no processo para o Brasil.
- Percentual Agente: o valor a ser informado será o % de divisão do profit no processo para o
agente.
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Para esse cadastro não temos a necessidade de explicar os campos, pois não há campos que necessitem de
explicação detalhadas.
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Nesse campo informamos a sigla da companhia na IATA, dessa forma esse código é impresso na emissão do
conhecimento Master.
Informações referentes ao número de conhecimento fornecido pela companhia, essa informação somente
é utilizada para Exportação Aérea.
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Se a opção estiver marcada como SIM, o número do conhecimento seguirá conforme padronização e
cálculo da IATA.
Se solicitar a opção de Intervalo deverá ser informado o conhecimento inicial e final, dessa forma o sistema
calculara automaticamente a quantidade que fora disponibilizada pela Cia.
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Nesse cadastro informamos as parametrizações para emissão do relatório IATA, personalizados para cada
Cia aérea.
Informamos se o cálculo do OVER será feito sobre a tarifa do transportador NET ou NET/NET ou sobre a
tarifa aplicada no conhecimento.
Percentual para cálculo da comissão IATA relacionado ao valor do conhecimento ou a tarifa NET.
Nessa opção indicamos se o cálculo da comissão IATA será sobre o valor do conhecimento, ou o valor da
tarifa NET.
Na emissão do relatório IATA a conversão dos valores na moeda estrangeira, serão convertido para a
moeda nacional com base na Data de emissão do conhecimento Master, ou na data de embarque dos
processos.
Para cálculo do Imposto de Renda informamos como será cobrado o imposto a ser crédito, débito ou
demonstrativo.
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Informamos se na emissão do relatório IATA faturamos somente a comissão IATA e OVER, IATA e Over
separados, ou apena a comissão IATA.
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Nesse cadastro efetuamos o cadastro dos transportadores rodoviários que efetuam o transporte no país,
para serem vinculados na tabela de frete como transporte no Brasil e no exterior.
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Nesse cadastro vinculamos os Exportadores, Fabricantes no caso de estarmos trabalhando com o produto
de Importação, e no caso de trabalharmos com o produto de Exportação cadastramos os Importadores, e
selecionamos qual opção ele se enquadra.
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Nesse cadastro realizamos o cadastramento dos dados da corretora de câmbio, que serão visualizados no
momento de efetuar o fechamento de câmbio.
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Nesse cadastro efetuamos o cadastramento dos armazéns alfandegados, e esse cadastro estará disponível
no operacional de Importação Marítima para informar onde será a atracação e a descarga.
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Nesse cadastro efetuamos o cadastramento dos fornecedores onde estaremos efetuando o pagamento de
despesas, através da montagem de pagamento.
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Nesse cadastro realizamos o cadastramento das tabelas de frete aérea de Importação, onde informamos os
tarifários de frete, e as despesas elencadas pela companhia aérea, origem, destino e agente. Esse cadastro
é visualizado no módulo Comercial e operacional.
Nesse campo mencionamos as taxas que são cobradas por esta companhia.
A classificação Master indica que o valor de custo da taxa ficará disponível no comercial, porém no
operacional esse custo fica com o valor zero, dessa forma evitando que o usuário efetue uma venda menor
que o valor de custo.
A classificação por processo indica que o valor de custo ficará disponível no comercial e operacional.
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Nesse cadastro realizamos a inclusão das tabelas de frete aérea de Importação, onde informamos os
tarifários de frete, e as despesas elencadas pela companhia marítima, origem, destino e agente. Esse
cadastro é visualizado no módulo Comercial e operacional.
Tarifário de Frete LC
Tarifário de Frete FCL, onde mencionamos os valores de frete para os container que são amarrados ao
cadastro de tipo de container.
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A classificação Master indica que o valor de custo da taxa ficará disponível no comercial, porém no
operacional esse custo fica com o valor zero, dessa forma evitando que o usuário efetue uma venda menor
que o valor de custo.
A classificação por processo indica que o valor de custo ficará disponível no comercial e operacional.
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Nesse cadastro inserimos as tabelas de fretes relacionadas ao Frete Interno ou Frete no Exterior, no caso o
transportador rodoviário.
Opção para cálculo do frete. Na opção Intervalo de Peso você inclui o valor a cada faixa de peso. E na opção
valor /peso você informa o valor para cada peso informado.
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Nesse cadastro efetuamos o cadastramento de todos os tipos de containers, que serão visualizados na
instrução de embarque, operacional e módulo comercial.
O “Tipo de peso está relacionado ao tipo do container, deve-ser informado se o container é de 20”, 40 “ e
Tanque.
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Nesse módulo efetuamos o cadastro dos vendedores da aérea comercial, para serem vinculados no
cadastro e cliente e utilização no módulo comercial, como histórico e agenda comercial.
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Na Cotação realizamos a confecção de documento ao cliente que está cotando um embarque com apenas a
seleção de um serviço e produto, com isso demonstramos os valores de Frete fechado ( peso multiplicado
pela tarifa), os dados da cargas e as taxas que serão cobradas no embarque, bem como dados da
companhia aérea ou marítima. Essas informações são oriundas do cadastro da tabela de frete conforme
telas anteriores.
Tipo de Estufagem da carga, no caso de embarque aéreo essa opção sem é fixa como LCL, apenas nos
serviços marítimos que a opção pode ser modificada para FCL.
Percentual de divisão do Profit, caso essa informação tenha sido preenchida no cadastro de agente, esse
campo é preenchido automaticamente, podendo ser alterado se necessário.
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Botão de Incluir
Botão de alterar
Botão de duplicar
Botão de Excluir
Botão de Impressão do documento
Botão de aprovação da cotação, após selecionar o botão o sistema abre o cadastro de usuários do
sistema, onde após seleção de um usuário é enviado um email notificando que a cotação foi
aprovada. Após confirmação a cotação fica disponível na abertura do processo para vinculação a
um processo.
Botão de cancelamento, que deve ser acionado quando houver o cancelamento da cotação.
Botão de rejeição da cotação, que deve ser acionado quando o cliente não aceitar com a cotação.
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Na Proposta podemos inserir diversos tipos de serviço e produto para um cliente em prospecção, o
contrário da cotação que é necessário que o cliente já tenha efetuado outros embarques. Nesse
documento demonstramos apenas o tarifário de frete e as taxas que são cobradas pelo agente e
companhia aérea ou marítima. Informações oriundas da tabela de frete.
Na lista é visualizado as tabelas de frete que foram inseridas para o Serviço, no exemplo acima como está
posicionado em um serviço aérea, somente exibirá dados referentes ao modal. Conforme é alternado o
serviço essas listas serão modificadas conforme necessidade.
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Destino da Carga que está relacionado ao cadastro de terminal da carga onde você informará qual o
aeroporto ou porto de destino.
Nessa consulta o sistema filtrará todas as tabelas de frete com vigência até a data de vencimento da sua
Proposta e com base na origem e destino que informado.
Essa informação será preenchida de acordo com a parametrização feita no cadastro de agente, podendo
ser modificada se necessário.
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Botão de rejeição da cotação, que deve ser acionado quando o cliente não aceitar com a cotação.
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Nesse módulo inserimos histórico de contatos com clientes e fornecedores, através de visita, email entre
outros. Efetuamos o cadastro da agenda de visita de vendedores.
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Na abertura do processo criamos um embarque com vinculo a uma cotação ou proposta aprovada no
Módulo Comercial. Lembrando que para um embarque vinculamos uma cotação, e para uma proposta
podemos vincular a vários embarques.
Nesse campo será informado o transportador aéreo ou marítimo que efetuará o transporte da carga.
Ao selecionar o botão de pesquisa comercial, o sistema listará as cotações e propostas aprovadas, dentro
do filtro informado nos campos acima.
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Local onde deverá ser informado os dados da carga. Uma vez preenchido estes campos, o sistema irá
automaticamente calcular o valor do Frete com base na Tarifa de venda
DICA!
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Após preenchermos os dados nessa rotina é exibido os embarques gerados de acordo com o filtro
informado, selecionamos os registros na caixa denominada “Adicionar novos houses ao Master”, e após
pressionar o botão de OK, o sistema nos direciona para o master que acaba de ser criado.
Caso o master já esteja criado e você tem a necessidade de incluir um novo house, na caixa acima basta
informar o número do master que o sistema buscará todas as informações da consolidada, e listará os
processos que já estão no master e os novos processos que serão adicionados.
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Nesse botão efetuamos o cancelamento dos itens que foram solicitados os pagamentos.
Nesse botão efetuamos o fechamento do embarque, após a execução o processo é enviado ao
módulo de análise de account para fechamento de câmbio
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Permite que você selecione qual o tipo de estufagem do house, pois através deste campo o sistema irá
identificar qual tabela de frete deverá ser utilizada.
Local onde deverá ser informado os dados da carga. Uma vez preenchido estes campos, o sistema irá
automaticamente calcular o valor do Frete com base na Tarifa de venda
DICA!
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Após preenchermos os dados nessa rotina é exibido os embarques gerados de acordo com o filtro
informado, selecionamos os registros na caixa denominada “ Adicionar novos houses ao Master”, e após
pressionar o botão de OK, o sistema nos direciona para o master que acaba de ser criado.
Caso o master já esteja criado e você tem a necessidade de incluir um novo house, na caixa acima basta
informar o número do master que o sistema buscará todas as informações da consolidada, e listará os
processos que já estão no master e os novos processos que serão adicionados.
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Nesse botão efetuamos o cancelamento dos itens que foram solicitados os pagamentos.
Nesse botão efetuamos o fechamento do embarque, após a execução o processo é enviado ao
módulo de análise de account para fechamento de câmbio
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Conforme os eventos configurados, todo o histórico de datas e andamento do processo será exibido nesta
tela. Ao acionar este módulo você visualizará a seguinte tela:
Onde:
De acordo com a data da abertura do processo, o sistema monta uma previsão de realização do evento.
Mostra qual a situação de cada evento (Atrasado, Realizado com atraso, Realizado, ETC)
Caso o evento não possa ser realizado no prazo, uma “justificativa” pode ser informada neste campo para
que todos na empresa saibam as ações que estão sendo tomadas.
DICA!
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Uma vez bloqueado o processo , o sistema não permite que seja utilizado a menos que um procedimento
seja executado . Este procedimento deve ser feito no módulo de Liberação. Uma vez acionado, você
visualizará a seguinte tela:
Onde:
Botão para Cancelar o processo caso tenha sido aberto por engano.
DICA!
No sistema não é possível excluir processo. É permitido cancelar o processo informando uma
justificativa, porém o registro do erro deve ser mantido.
Além de editar as informações este módulo também serve como uma previsão do que a empresa tem a
receber e pode ser muito preciso utilizando o botão de filtro avançado .
Assim que o numerário for quitado, você poderá informar o sistema através do módulo de baixa.
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O Objetivo deste módulo é informar ao sistema aos valores quitados. Uma vez acionado o sistema exibirá a
seguinte tela:
Através dos campos da parte superior da tela (como a Unidade Operacional Vencimento, etc.) você pode
filtrar quais são os lançamentos que ainda estão em aberto. Uma vez informado basta selecionar o botão
Na coluna você poderá selecionar quais os lançamentos tem à receber, sendo que existe um
facilitador
Uma vez Confirmada a baixa, o sistema irá entender que os lançamentos selecionados foram recebidos e
automaticamente irá atualizar o caixa da empresa.
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Como vimos no fluxo, após a solicitação de numerário o sistema gera no módulo de “ solicitação de
pagamento “ as despesas a serem pagas pelo despachante. O Módulo de solicitação de pagamento uma vez
acionado exibirá a seguinte tela:
Nela você terá acesso a todas as despesas podendo inclusive atualizar o valor e informar o fornecedor que
a despesa está em aberto.
Após a edição do pagamento, você terá que selecionar o botão para informar ao financeiro quais as
despesas devem ser quitadas.
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Foi criado um módulo que permite a consolidação das contas a serem quitadas de um mesmo fornecedor.
Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela:
Através dos campos da parte superior da tela (como a Fornecedor, Vencimento até, etc.) você poderá filtrar
quais são os lançamentos , a serem quitados. Uma vez informado basta selecionar o botão .
Na coluna você pode selecionar quais os lançamentos serão quitados, sendo que existe um
facilitador .
DICA!
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O objetivo deste módulo é controlar quais pagamentos podem e quais pagamentos não podem passar
pelas regrar de gestão definidas no cadastro de clientes.
Uma vez analisada a situação da montagem, um usuário com direito de acesso pode selecionar o
pagamento desejado e o botão .
Com esta ação o sistema irá liberar a montagem e o lançamento será criado no módulo de conta a pagar.
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Assim que um pagamento é montado ele fica disponível para visualização no módulo de contas a pagar.
Porém este módulo não se limita apenas a exibir os dados oriundos do módulo operacional mais também
permite um controle das despesas administrativas da empresa.
Assim como no módulo de contas a receber, quando você selecionar o botão , o sistema entenderá
como um lançamento administrativo. Sendo assim no mesmo módulo teremos uma visão de todas as
despesas a serem pagas independente da origem. Uma vez acionado você visualizará a seguinte tela:
Nela, você poderá personalizar o registro e para os casos operacionais, o sistema terá condições de
informar através da tela o que está sendo pago, caso exista a necessidade de uma
atualização de valor incluindo um acréscimo ou um desconto.
Após a conferência, é possível efetuar a atualização do caixa através da rotina de baixa conforme tela
abaixo:
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quais são os lançamentos que deseja quitar. Uma vez informado basta selecionar o botão .
Na parte inferior da tela é necessário preencher os dados de pagamento e de qual conta bancária valor a
será abatido.
DICA!
Caso no momento da baixa ocorra algum problema na emissão do cheque, você poderá efetuar
uma nova impressão.
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Toda a movimentação financeira da empresa é consolidada neste módulo independente de ter sido gerado
um crédito ou um débito. Uma vez acionada, o sistema exibirá a seguinte tela:
O sistema sempre exibirá a movimentação financeira do dia , conforme podemos observar no título da
janela .
Caso você queira informações de outra data ou mesmo visualizar os registros de forma mais objetiva, basta
selecionar o filtro avançado . Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela:
Além dos dados oriundos dos outros módulos é possível efetuar um lançamento direto no caixa (como
taxas bancárias ou mesmo lançamentos não previstos) esta operação deve ser feita através do botão .
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Como sabemos, o fato de uma conta ter sido baixada não significa que o valor foi debitado da conta da
empresa. O objetivo deste módulo é informar para o sistema quando o lançamento realmente ocorreu.
Para isso você deve incluir uma conciliação. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Os dados a serem preenchidos referem-se ao que você está conciliando. Uma vez informado, selecione o
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DICA!
Todo lançamento cuja forma de lançamento for diferente de cheque, o sistema trará
selecionado, pois partimos do pré suposto que a operação é online.
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Em alguns casos, as empresas possuem mais de uma conta bancária e constantemente efetuam
transferências bancárias. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela:
Basta você informar os dados solicitados e automaticamente o valor será debitado de uma conta e
creditado em outra sem a necessidade de inclusão de lançamentos.
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O sistema gera de forma resumida os dados do módulo financeiro, conforme tela a seguir:
Além de visualizar os dados em tela, você poderá efetuar a impressão desse resumo.
DICA!
Caso a empresa tenha mais de uma conta bancária, basta deixar o campo em branco e o sistema
trará na lista de contas os dados de todas as contas que estiverem classificadas como conta
empresa.
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Além de possibilitar a consulta de qualquer despesa relacionada ao processo, o sistema também permite
incluir uma despesa diretamente no processo (sendo que neste caso, nenhuma movimentação financeira
será feita. Este item será apenas exibido no faturamento do processo).
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Aqui, você tem a possibilidade de emitir os documentos necessários para o faturamento do processo. Uma
vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela:
Note que neste módulo fomos forçados a incluir um “Processo de Faturamento”. O/os Processo/s que
serão/ao faturado/s só iremos informar na tela de . Uma vez incluso o processo de
faturamento, podemos visualizar a tela abaixo:
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O sistema trará todos os processos abertos para faturamento bastando selecionar qual será faturado.
No momento que o processo for importado, todas as despesas serão enviadas para a tela de
permitindo inclusive que você inclua mais itens a serem faturados. A última tela funciona
como um protocolo.
Finalizada a operação, através do botão você poderá emitir os documentos necessários para o
faturamento (nota de despesa / nota fiscal ou RPS).
Existe ainda a possibilidade de refaturar um processo. Este caso é utilizado quando o problema foi
encontrado antes de enviar a nota para o cliente.
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Para os clientes de São Paulo que trabalham com a nota fiscal eletrônica, existe a possibilidade de gerar o
arquivo de envio dos RTP’s emitidos no dia.
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Para facilitar as operações no sistema, alguns parâmetros do usuário ficam disponíveis para personalização.
Ao acessar este menu, será exibida a seguinte tela:
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Esta configuração tem como objetivo controlar a seqüência de abertura do processo, conforme regra pré-
determinado pelo usuário. Uma vez acionado, o sistema exibirá a seguinte tela:
Onde:
Máscara genérica de como o sistema deverá compor a referência do processo. Através das letras que se
encontram na lista de composição da referência, o usuário poderá montar sua referência informando a
quantidade de letras para cada situação.
Conjunto de letras que servirá para qualquer processo independente da regra determinada.
Caso o embarque que está sendo aberto sofra variação sobre uma destas variáveis, o sistema deverá iniciar
uma nova seqüência numérica sempre iniciando pelo número um.
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Para manter o campo “Número do Processo“ aberto para digitação manter o campo em branco e
o sistema não seguirá a seqüência automaticamente.
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Nesta tela, você poderá personalizar o quadro de informações complementares das DI´s que a empresa
registra. Uma vez selecionado você visualizará a seguinte tela:
Onde:
Nesta coluna você terá a possibilidade de selecionar quais dados serão enviados para o quadro de
informações complementares automaticamente. Para isso, basta selecionar o campo , e a informação
será acrescida automaticamente no texto.
Com estes dois botões, você poderá selecionar a ordem que as informações poderão aparecer no quadro.
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Nesta tela, todas as alíquotas poderão ser definidas para toda a empresa. Uma vez acionado o sistema você
visualizará a seguinte tela:
Onde:
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Essa configuração é muito importante, uma vez que, para as despesas relacionadas , o sistema irá efetuar
rotinas automáticas (como o cálculo de IRRF, ou mesmo o débito de um imposto no processo). Como cada
empresa pode criar um padrão de código diferenciado, é necessário identificar o código criado com a
despesa relacionada.
Recebimento de Fatura.
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Todos os aplicativos externos para geração de documentos referentes aos processos. São gerados nesta
tela.
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A partir desses parâmetros o sistema irá efetuar rotinas automáticas como o registro da DI, ou mesmo a
solicitação de numerário. Para tanto é necessário identificar o código criado com a despesa relacionada.
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Para acessar a ferramenta de Report Design basta selecionar o menu Ferramentas – Configurações –
Reports Design e o sistema exibirá a seguinte tela:
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Após a criação do documento, precisamos disponibilizá-lo no menu. Uma vez acionada esta opção, o
sistema exibirá a seguinte tela:
Para incluir um relatório, basta selecionar na coluna da direita qual relatório deseja imprimir e
logo em seguida pressionar este botão.
O sistema automaticamente passará o relatório da direita para a esquerda, finalizar a operação
basta selecionar este botão.
Estes botões permitem organizar o relatório no menu.
Este botão permite que um novo subgrupo seja criado.
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