Universidade Católica de Angola

Pe. Nunes Ndumba, sdb

A Pastoral Universitária,
Capelão e director do Centro Fé e Cultura
Centro Fé e Cultura
UCAN Um jornada de formação

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 O secretário/a
Quem é o secretário/a? Qual é a verdadeira mis-
são de um secretário/a?
Um secr et ário/a é alguém que exerce diversas
funções de confiança dentro de um escritório, empresa,
instituição ou outro tipo de organização, especialmente
no que diz respeito à elab oração e gest ão d e d ocum en-
tos, muitas vezes em nome de um superior específico, ao
qual atua como auxiliar.
Os nossos grupos têm um secretário que exerce as funções
colaborativas - auxiliar administrativo […], a fim de assegurar a
conformidade da ação administrativa do grupo a que se pertence
com as leis, o estatuto e os regulamentos do organismo geral
[Pastoral universitária e CFC]. O/a Secretaria/a depende funcional-
mente do diretor (Capelão).
Funções do secretário: supervisionar o desempenho e auxiliar
as funções dos coordenadores e coordena suas atividades, excepto
quando o director e capelão depois de ouvido conselho da pastoral
Universitária e do Centro Fé e Cultura, nomeia um coordenador
geral para as actividades.
O secretário também: participa com funções consultivas de
referência e assistencial nas reuniões do conselho da PU - CFC e no
conselho cuida das actas; O/a secretário/a cuida da burocracia do
Centro Fé e Cultura e da PU.
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 [Burocracia: de acordo com a sociologia das organizações, burocracia é uma
Minhas anotações organização ou estrutura organizativa caracterizada por regras e procedimentos
_________________________________________________________________ explícitos e regularizados, divisão de responsabilidades e especialização do
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_________________________________________________________________ trabalho, hierarquia e relações impessoais. ]
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_________________________________________________________________ O ambiente de trabalho
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_________________________________________________________________ Nós somos o nosso ambiente.
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_________________________________________________________________  Cuidar do ambiente de trabalho;
_________________________________________________________________  Limitar as pessoas na sala de trabalho;
_________________________________________________________________  Velocizar a produção dos documentos;
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_________________________________________________________________  Saber atender a tempo próprio as pessoas;
_________________________________________________________________  Prestar atenção aos telefonemas e responde-los a
_________________________________________________________________ tempo;
_________________________________________________________________  Evitar levar amigos e amigas no sector de trabalho;
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_________________________________________________________________  Cuidar das presenças no sector de trabalho; comuni-
_________________________________________________________________ car sempre que t iver que me ausentar;
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_________________________________________________________________ Burocracia ou administração
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_________________________________________________________________ A capacidade de organização racional da burocracia – o
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_________________________________________________________________ “silogeu contemporâneo”.
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_________________________________________________________________ [Silogeu: Casa onde se reúnem associações literárias ou científicas].
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_________________________________________________________________ 1. Recolher/apanhar apontamentos e organiza-los cronologica-
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_________________________________________________________________ mente; (documentação histórica, cronica do dia);
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_________________________________________________________________ 2. Notário e notariado - Oficial público que faz e conserva as no-
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tas ou traslados de escrituras e outros documentos autênticos.
_________________________________________________________________ [Profissional do direito a quem compete a verificação e autenticação de
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_________________________________________________________________ documentos, escrituras, registros públicos. 2. Local onde se exerce essa função.]
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3. Actas - Registro escrito do que foi dito em sessões de reuniões,
assembleias, convenções, reuniões administrativas ou outros even-
Arte. 6 – DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
tos de mesma natureza.
1. Estes Regulamentos entram em vigor no dia seguinte à data de
4. Cartorário - Cartório refere-se a uma repartição pública ou pri- publicação no Registro.
vada que tem a custódia de documentos ("cartas") e que lhes dá fé
pública.

5. Registe – Registe vem do verbo registar. O mesmo que: registre,

escreva, anote, aponte, consigne, inscreva, assente, transcreva.
[Pouco Uso] fazer uma declaração por extenso, por escrito; regis-
trar, anotar: registava acontecimentos no seu caderno. «tem a fun-
ção de dar à luz a um documento ou tema e a capacidade do conser-
var».

7. Verbais - Expresso em viva voz; comunicado através da voz,

geralmente usado em oposição ao que é escrito; oral: pedido verbal.

8. Comunicação – dialoga, conversa com o público em geral

(membros da pastoral ou não).

Segundo este ponto de vista que chamamos burocrático um se-

cretário/a tem inúmeras funções: criar, sistematizar, organizar e
por fim conservar qualquer documento institucional para os tornar
oficial. O secretário/a representa a instituição de que faz parte pe-
rante o grande publico, fala bem da mesma. Cuida do bom nome da Saber se comunicar com todos
mesma e a serve; dialoga, conversar com o publico em geral
(membros da pastoral ou não).
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consequentes actos dentro dos limites do que lhes é atribuível;
Documentação oficial
i) é responsável pela gestão e organização administrativa do Depar-
tamento; Os formulários

As datas (programação)
Arte. 3 – CONFERIR E DURAÇÃO DO CARGO DE SECRE-
As várias cartas oficiais;
TÁRIO PU E CFC
As fichas de inscrição;
1. O cargo de Secretário da PU e do CFC é designado pelo Secretá- As cronicas diárias;
rio-Geral, após consultar o Diretor do Departamento, a um funcio- As actas das reuniões;
nário administrativo em posse dos requisitos exigidos pela legisla- Os verbais (pedido verbal);
ção vigente. Comunicação com outros
departamentos de UCAN e não só;
2. A atribuição tem duração máxima de dois anos, podendo ser re-
Informação
novada, a fim de facilitar o rodízio do pessoal a quem o cargo de
secretário é conferido e das Estruturas onde a atribuição é realiza- Notícias;
Programação anual, mensal, semanal do grupo ou sector;
da.
As listas gerais dos membros

Arte. 4 – PROCEDIMENTO PARA NOMEAÇÃO DE SE-

CRETÁRIO da PU E CFC
O arquivo geral

Conservação dos documentos;

1. Para fins de nomeação de secretário num Departamento, seguire-
Conservação das listas dos membros;
mos as disposições que regem a UCAN no que tange a matéria; o
Documentar os eventos;
Secretário-Geral realizará uma interpelação destinada à aquisição
Guardar os materiais do meu sector;
de candidaturas.

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 REGULAMENTAÇÃO QUE REGE O CARGO DE SE-
CRETÁRIO NA PU E CFC
Arte. 1 - OBJETO DA REGULAMENTAÇÃO
1. Estes Regulamentos regem o objeto e a duração do cargo de se-
cretário na PU e CFC bem como os métodos de conferir essa tarefa.
2. Para efeitos deste Regulamento, qualquer referência ao
"Departamento" será entendida como estendendo-se também ao
"Pastoral Universitária e Centro Fé e cultura".
Arte. 2 – OBJETO DO CARGO DE SECRETÁRIO EM
QUALQUER GRUPO DA PU E CFC
1. Conforme previsto no Estatuto da Universidade Católica de An-
gola, o Secretário é responsável pela gestão e organização admi-
nistrativa do Departamento, auxilia o Diretor do Departamento no
desempenho de suas funções, prevê as obrigações necessárias pa-
ra garantir a execução das resoluções dos órgãos do Departamento
e é responsável por elas.
2. O Secretário/a será designado para as seguintes funções:
a)prepara a proposta de um orçamento anual e com base nas indica-
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ções do Diretor do Departamento;
b) participa das reuniões do Conselho e do Conselho com funções
consultivas e de verbalização, para as quais também pode ser as-
sistida por seus colaboradores;
c) é responsável pela correta manutenção das actas das reuniões dos
órgãos colegados do Departamento;
d) adopta todos os actos adequados para garantir a execução das
resoluções tomadas pelos órgãos colegiados do Departamento;
e) adopta todos os actos administrativos-contábeis relativos à estru-
tura a que pertencem, em virtude dos poderes de despesa e orga-
nização do pessoal reconhecido ao mesmo;
f) supervisiona a organização do trabalho do pessoal do Departa-
mento dedicado ao apoio administrativo-contábil após consulta
ao Diretor do Departamento;
g) colabora com o Diretor do Departamento para atividades volta-
das para o melhor funcionamento da estrutura, incluindo a organi-
zação de cursos, seminários, conferências.
h) exerce funções de coordenação em relação a todas as atividades
de contabilidade administrativa e assume a responsabilidade pelos