Gatewit Market Report:

Boas Práticas para

Consumíveis
de Impressão
_
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

Índice

1. Contexto 03
2. Relatório gratuito e análise on-demand 04
3. Consumíveis para impressão 05
a) Conceitos Básicos 06
4. Check-list inicial para a aquisição de Consumíveis de impressão 09
a) Poupança 10
b) Universalidade e compatibilidade 11
c) Parque de máquinas de impressão e universalidade 11
d) Vinculação 12
e) Desmaterialização e redução 12
f) Frequência de compra 13
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g) Externalização da função de impressão 13

h) Capacidade 14
i) Reciclagem e compatibilidade de consumíveis 15
5. Modelo para compra de consumíveis 16
6. Análise de preços 17
a) Toners 18
b) Tinteiros 21
7. Boas práticas 24
8. Ficha técnica 28

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#1 Contexto

Na sequência da publicação de um conjunto de análises produzidas pela Gatewit

em matéria de aquisição de standard goods no ano de 2014, procura este dossier
de relatórios sobre categorias servir como orientação prática e conferir suporte aos
profissionais que têm por missão a aquisição dos ditos bens, de forma indistinta quanto
à natureza da sua organização.

Baseado no conceito de que a estratégia de aquisição destes bens (de utilização genérica
e massiva) promove uma filosofia de “one-size-does-not-fit-all” é importante, acima de
tudo, a explicitação dos conceitos e das variáveis que são intrínsecas à aquisição e,
ainda mais importante, o seu domínio, com objetivo de deteção de oportunidades de
poupança pela via do domínio técnico sobre a compra.

Neste caso, são exploradas as características técnicas dos produtos e as cláusulas

contratuais associadas à respetiva contratação são mencionadas abaixo e consideradas
“boas práticas” na aquisição de consumíveis para impressão.
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

#2 Relatório gratuito e
análise on-demand
O Relatório aqui reproduzido não tem qualquer custo. Esperamos que
retire dele o máximo proveito para a preparação do seu processo de
compra de consumíveis para impressão!

A Gatewit tem ainda disponíveis outros relatórios feitos para esta

categoria, à medida, que englobam:

a) Relatórios de outras categorias ( já publicado o Relatório de

Compra de Papel);

b) Definição de Estratégia de compra de consumíveis para impressão

baseado nas caraterísticas específicas de:

i. Universalidade e compatibilidade
ii. Parque de máquinas de impressão e universalidade
iii. Vinculação
iv. Desmaterialização e redução
v. Frequência da compra
vi. Externalização da função de impressão
vii. Capacidade
viii. Reciclagem e compatibilidade de consumíveis de impressão

c) Análise de outros tipos de variáveis identificados pela sua empresa.

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#3 Consumíveis para Impressão

Se lhe dissermos que o seu tinteiro tem um custo de aproximadamente 20€ ou 30€
é bem possível que não nos dê nenhuma atenção por si só. Deixe-nos, então, chocá-
lo/a. Um litro deste precioso líquido pode, por vezes, e facilmente atingir os 3 000€,
sabendo que cada tinteiro tem em alguns casos apenas uma quantidade de 5ml (!).
Temos a sua atenção?

Por outro lado, este é também, em regra, uma das fontes de receita das empresas
de equipamentos de impressão, já que o custo inicial do equipamento acaba por ser
residual face ao retorno em consumíveis. Há, assim, que analisar com mais detalhe
este tipo de aquisições…

A compra de materiais e consumíveis para impressão está genericamente

integrada na aquisição de bens de consumo corrente os quais, nomeadamente
em organizações com inexistência de procedimentos formalizados de requisição
e compra contribuem, grosso modo, para engrossar a fileira das despesas fora do
controlo da gestão, sem estrutura aparente, ad-hoc, e ainda que recorrentes.

A este tipo de aquisições – amplamente conhecidas como “Maverick”, definidas pelas

caraterísticas já apresentadas – junta-se ainda o conceito da necessidade de gestão
da designada “tail-spend”, isto é, o volume de compras que, pelo seu baixo valor,
é desconsiderado em processos de análise de despesa, ficando referenciado como
não relevante nos projetos estratégicos das organizações e como tal não integrada
na análise efetuada. A verdade é, que pela acumulação de aquisições deste tipo,
este tipo de despesa é cada vez mais relevante. Algo que acontece genericamente
nos consumíveis para impressão…

É pois, importante perceber, e manter sob rastreio, toda a despesa associada aos
consumíveis de impressão para, de forma ambivalente a) proporcionar poupanças,
potenciando a redução de custos com eles e, sobretudo, b) através do conhecimento
das suas propriedades e da afinação de estratégias de compra dedicadas.

E, acredite, mesmo que seja um simples consumidor final, interessar-lhe-á o domínio

de alguns conceitos que partilhamos consigo.

Começando pelo início…

 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

1. Conceitos Básicos

Pergunta-chave:
O que sei acerca dos consumíveis para impressão que irei comprar?

Consumíveis
Genericamente, os consumíveis para impressão dividem-se entre:

Tinteiros – São os consumíveis para impressão mais comuns e aqueles

destinados a um consumo pessoal voltado para os equipamentos de
impressão de menores dimensões, usualmente domésticos ou de pequenos
escritórios, cuja impressão é feita mediante a aposição de um jato de tinta
sobre a superfície a imprimir. São compostos por tinta líquida e são, em
regra, fabricados para adequação a um tipo ou a um conjunto de tipos
de equipamentos de impressão, adotando o nome de tinteiros dedicados
ou compatíveis, respetivamente. Podem ainda ser adquiridos originais ou
reciclados, consoante sejam novos ou reenchidos e reintroduzidos na
impressora, respetivamente, conforme exploraremos abaixo. Finalmente
podem encontrar-se tinteiros eletromagnéticos ou térmicos, cuja única
diferença reside na forma de aposição de tinta sob a superfície a imprimir.
No caso dos tinteiros térmicos, há ainda que ter em conta a necessidade de
substituição das cabeças de impressão.

Toners – Em conjunto com os tinteiros são igualmente os consumíveis com

maior popularidade no segmento doméstico e, sobretudo, empresarial. São
utilizados em impressoras de laser, sendo compostos por um preparado
de pó de tinta seco que através da sua introdução nos cilindros aquecidos
do equipamento (drum) faz a passagem da informação para a superfície a
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imprimir. Possuindo em regra uma durabilidade maior têm também um custo

e um rendimento maior. Podem também ser, tal como os tinteiros, originais
ou reciclados e dedicados ou compatíveis.

Tambores (Drums) – Em alguns equipamentos de impressão a Laser com

toner, o tambor é o equipamento, usualmente cilíndrico, que juntamente
com o toner, permite a impressão, já que é o componente responsável pela
aposição da tinta que recebe do toner. Na generalidade dos casos, o tambor
e o toner são um componente único, pese embora existam equipamentos
em que os mesmos são substituídos individualmente.

Existem ainda outros tipos de consumíveis de impressão como cabeças de

impressão (para os tinteiros térmicos) e fitas para impressão, os quais, por
representarem apenas uma pequena fatia do mercado de consumíveis não lhe
iremos votar atenção neste relatório.

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Esquema de Cor
Em regra, as cores disponíveis nos consumíveis de impressão correspondem ao
sistema de quadricromia CMYK presente nos equipamentos, ou seja, composto
pelas cores primárias Ciano (C), Amarelo (Y), Magenta (M) e Preto (K de Key).
Não obstante, existem outros equipamentos que admitem outros consumíveis,
com outros tons.

Formato
Os consumíveis para impressão acima referidos podem ser encontrado em, ge-
nericamente, dois formatos: combinado ou exclusivo. Os primeiros referem-se
à coexistência no mesmo consumível de várias cores, ao passo que os segun-
dos apenas têm uma determinada cor, havendo a necessidade, em caso de ne-
cessidade de substituição, de repor apenas a cor em falta e não todo o tinteiro.

Por outro lado, existem ainda equipamentos de impressão que admitem a pos-
sibilidade de introdução de consumíveis XL, isto é, com uma capacidade maior,
à partida, com uma durabilidade maior, sendo simultaneamente mais baratos,
proporcionalmente.

Capacidade/Rendimento
Um dos conceitos primários que o Comprador deve ter em atenção na aqui-
sição de consumíveis de impressão prende-se com o rendimento/capacida-
de de cada consumível de impressão. Como veremos adiante, o rendimento
dos equipamentos está em linha com os standards definidos pela International
Standard Organization (ISO) para esta matéria, cujos cálculos permitem a com-
paração entre consumíveis, sendo seguidos pelos Fabricantes de consumíveis
para impressão.

Por outro lado, há ainda que ter em atenção que o rendimento apresentado ao
Comprador, normalmente em páginas, pode ser resultado de um rendimento
individual (por cor primária ou consumível de impressão) ou um rendimento
composto (o alcance decorrente da combinação de todas as cores primárias no
mesmo consumível de impressão).

Como também já referimos (e não é uma contradição), nunca espere o

mesmo rendimento que lhe é apresentado. Tal deve-se ao facto de que
será praticamente impossível reproduzir no seu local de impressão todas as
condições que levaram à definição desse rendimento padrão. Falamos de
fatores como Condições ambientais, Densidade de impressão a cores relativa
à impressão monocromática, Conteúdo das páginas impressas, Tamanho do
trabalho de impressão e outras definições do documento, Modo de impressão,
entre outros.
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Consumíveis Originais vs. Reutilizados

As marcas que produzem equipamentos de impressão têm também, como
já explicado, linhas de consumíveis de impressão (originais) dedicados aos
equipamentos atrás, em regra mais caros que os seus componentes sucedâneos,
compatíveis ou reutilizados.

Por outro lado, a reutilização dos componentes dos equipamentos de impressão

preparada por entidades não pertencentes aos fabricantes do equipamento
original define-se pelo reenchimento dos tinteiros originais e pela sua
reintrodução no mercado. Como estas entidades não estão dependentes de
qualquer princípio de necessidade de retorno associado à coerência entre os
equipamentos de impressão e seus consumíveis originais, acaba tal por resultar
numa prática de preços mais baixos. Em regra, a reutilização dos componentes
dos consumíveis, permitem atingir uma poupança na ordem dos 60% a 95%
como mais adiante demonstramos.

Não obstante, o critério qualidade, sempre subjetivo, é também chamado

para a contenda. Se dúvidas existirem sobre esta qualidade, por exemplo,
relacionada com a composição química da tinta ou outras, procure informar-
se e comparar outros fatores como a densidade, pressurização, viscosidade da
tinta, índice de acidez (pH), aditivos, tensão superficial, podendo estes serem
subcritérios de avaliação no seu processo de compra.

Consumíveis Exclusivos vs. Compatíveis

Como já explicámos acima, os consumíveis de impressão exclusivos ou
dedicados são aqueles produzidos pela mesma empresa que cria o equipamento
de impressão, sendo estes conhecidos como originais ou exclusivos.

Por outro lado, os consumíveis de impressão compatíveis, são componentes

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em tudo semelhantes aos originais, sendo os componentes de “marca branca”,

comparativamente com os seus equivalentes originais. São fabricados de
raiz com as mesmas especificidades dos originais face ao equipamento de
impressão.

Também estes poderão, mais tarde vir a ser reciclados/reutilizados.

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 Gatewit Market Report 9

Descoberta
Pergunta-chave:
Existem, de facto, piores resultados usando um tinteiro/toner
reciclado ou compatível face a um original?

A grande resposta a esta questão tem a ver com o posicionamento de mercado das
empresas. Ou seja, tendo já explorado o conceito da compatibilidade e partindo
do pressuposto que a qualidade das tintas e componentes é controlada em ambos
os lados (empresas que fabricam originais e empresas que se dedicam a reciclar ou
reencher consumíveis de impressão), então estamos apenas perante uma questão
de margens de mercado.

Para que tenha a certeza da sua adequação, deverá conhecer a fundo os critérios da
tinta. Já adiantámos alguns, como a densidade, pressurização, viscosidade da tinta,
índice de acidez (pH), aditivos, tensão superficial, etc. No entanto, e para responder
integralmente a esta questão e para que o produto final seja equiparado a um
produzido com consumíveis originais, há ainda que avaliar outras duas perspetivas:

1. O estado e obsolescência do equipamento de impressão;

2. Experiências de utilização anterior do mesmo binómio equipamento vs.

consumível de impressão compatível/reciclado (existem reviews e opiniões de
utilizadores na Internet que o podem auxiliar nesta tarefa).

#4 Check-list inicial para a aquisição

de Consumíveis de Impressão
A Lista abaixo apresentada resume um conjunto de questões para as quais
todos os Compradores de Consumíveis para impressão deverão, na nossa
ótica, ter as respostas para uma estratégia otimizada de compra.
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a) Poupança

Pergunta-chave:
Quero começar a poupar. Quando é que tal acontece?
No que diz respeito aos consumíveis de impressão, a poupança começa
antes mesmo de ser confrontado com a necessidade de substituir o seu
toner ou tinteiro. Diríamos até que ela começa com a decisão de aquisição
de um equipamento de impressão e com o cálculo do Custo Total de Posse
do dito bem, ao longo da sua vida útil.

Descoberta
Pergunta-chave:
Como calculo o Custo Total de Posse (TCO) do meu
equipamento de impressão?
Vai precisar desde logo de alguns fatores, nomeadamente:

A. Custo inicial do equipamento (em euros)

B. Valor associado aos consumíveis inseridos no equipamento novo
(se existentes, em euros)
C. Custos dos consumíveis de substituição (em euros, preto, magenta,
ciano e amarelo)
D. Rendimento previsto de cada tinteiro (em páginas, individual ou
composto)
E. Estimativas de utilização anual (preto, magenta, ciano e amarelo,
em páginas)
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F. Estimativa de vida útil do equipamento, em anos (em regra, 3 anos)

TCO (€) = ( A-B+ (( Cp

Dp
x Ep +) ( Cm
Dm
x Em + ) ( Cc
Cc ) (
x Ec +
Ca
Da
x Ea ))) xF

Apesar de arriscarmos um modelo – digamos, simplista, não sendo nossa

intenção a reinvenção da roda neste domínio – há ainda que tomar em
linha de conta outros coeficientes, como a perda de rendimento do
próprio consumível, os gastos energéticos, as características da superfície
de impressão, entre outros.

Serve assim este modelo para ajudar o Comprador a construir uma

matriz de comparação entre equipamentos e custos totais de posse,
nomeadamente pesando o custo dos consumíveis.

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b) Universalidade e compatibilidade

Pergunta-chave:
Será que obtenho o mesmo rendimento de um tinteiro
compatível/reciclado face a um original?
A pergunta é legítima e a resposta pouco consensual. Existem algumas normas da
International Standard Organization (ISO) como a ISO/IEC 19752:2004 para cálculo
do rendimento de consumíveis monocromáticos e a ISO 19798:2006 para cálculo
do rendimento de consumíveis policromáticos.

Genericamente, e mais recentemente, todos os fabricantes de consumíveis de

impressão seguem estes referenciais, sendo que até esse momento cada fabricante
optava pelo seu método de cálculo de rendimento, sendo mais injusto para o
consumidor uma vez que não permitia comparações. Há no entanto que ter em
conta que estes referenciais servem para calcular uma estimativa do rendimento
médio de um determinado tinteiro quando associado a um equipamento de
impressão específico.

A forma de medição do rendimento das páginas é através da impressão contínua de

páginas padrão, definidas pela ISO (na ISO para teste de rendimento monocromática
e a cores definem-se os modelos de documentos que devem servir de suporte aos
testes, compostos por texto mais ou menos denso e ainda imagens e gráficos). O
tinteiro atingirá a sua vida útil quando as páginas ficarem com indícios de falta de
tinta ou quando as impressoras param de forma automática por deteção do fim da
vida útil.

Normalmente o rendimento indicativo obtém-se através da média de consumos

registados na utilização de 9 tinteiros ou componente de impressão, permitindo
fixar uma média de consumos, de acordo com a ISO, podendo ser o cálculo do
rendimento individual (por cada cor que compõe o tinteiro) ou o rendimento
composto (sendo a média de todas as cores).

Finalmente importa ainda realçar algo óbvio: a necessidade de comparar o

comparável. Ou seja, tenha em atenção se o que está a comparar diz respeito ao
rendimento composto ou ao rendimento individual do consumível (ver conceitos
básicos).

c) Parque de máquinas de impressão e universalidade

Pergunta-chave:
Como é constituído o meu parque de máquinas?
A convergência dos equipamentos de impressão e dos seus consumíveis permitem
o atingimento de um princípio básico em Compras: a agregação de necessidades
(economias de escala).
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

A dispersão da tipologia e especificidades de cada equipamento de impressão devem

caminhar para uma racionalização do tipo de consumíveis e equipamentos para que
uma aquisição de consumíveis seja o mais homogénea possível, para que também
tenha margem de negociação pela via da maior quantidade comprada do mesmo
consumível.

d) Vinculação

Pergunta-chave:
Estou contratualmente obrigado a adquirir unicamente
consumíveis originais?
Alguns parques de equipamentos de impressão das organizações, pela via da sua
contratualização, estão obrigados a recorrer a consumíveis de impressão originais e,
em regra, da mesma marca dos equipamentos de impressão.
Este é, por outro lado, o primeiro passo que deve verificar na aquisição destes
equipamentos e, seguidamente, a possibilidade de adquirir consumíveis menos
dispendiosos.

e) Desmaterialização e redução

Pergunta-chave:
Preciso - ou a minha organização precisa - mesmo desta
aquisição?
Na senda de organizações cada vez mais amigas do ambiente, a compra de consu-
míveis tem um impacto ambiental relevante. Não só pelo seu processo de fabrico a
montante, como também pela necessidade de tratamento adequado dos resíduos
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gerados.

Assim, não é de todo descontextualizado fazer a questão: é mesmo necessário com-

prar os consumíveis? Ser-lhe-á dado o uso expetável em face da cada vez maior
veiculação de documentos por meios eletrónicos? Estará na altura de encetar uma
política documental paper-free?

Tal como publicado em reports preparados pela Gatewit, também à Categoria de

consumíveis para impressão estará associada uma estratégia de compra dos mesmos
baseada na tipologia da aquisição a efetuar, que partilhamos em seguida consigo:

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 Gatewit Market Report 13

f) Frequência da compra

Pergunta-chave:
É frequente a compra de consumíveis para impressão?
Pergunta-chave:
Consigo agregar e planear necessidades?
Como já mais acima havíamos apontado, a compra de consumíveis para impressão
deverá estar o mais planeada e organizada possível para que se possam obter
benefícios pela aquisição concentrada destes componentes.

Especialmente relevante será a capacidade que a organização de concentrar estas

aquisições para que – mais uma vez – possa beneficiar de preços unitários mais
baixos e assim conseguir estabelecer uma poupança que é por si só sustentável.

g) Externalização da função de impressão

Pergunta-chave:
O meu volume de impressões tem expressão para que
possa equacionar o recurso ao Outsourcing da minha
função de impressão?
Este é o principal desafio da gestão, na aquisição de consumíveis para impressão e
na gestão do parque de equipamentos de impressão. O ponto de equilíbrio entre
a alimentação do sistema internamente ou a possibilidade de o externalizar recai
sobretudo na expressão que o mesmo tem.

Existem no mercado empresas preparadas para otimizar a sua função de impres-

são, desde a manutenção dos seus equipamentos de impressão, até à reposição do
nível de consumíveis nomeadamente de papel e tinteiros/toners, passando por um
espaço na Cloud para a organização do acervo documental, por exemplo, digita-
lizado e até mesmo à reengenharia da função de impressão e formação dos seus
colaboradores.

As vertentes de Managed Print Services ou Renting são cada vez mais exploradas
pelo óbvio corte de custos ao estritamente necessário e pela capacidade que é
dada à empresa contratante de, ainda assim, controlar o serviço.

Se esta for uma opção viável na sua entidade, aconselhamos a preparar um proces-
so de pedido de informação ou pedido de orçamento (RFI/RFQ) em que irá avaliar
a) a adequação deste serviço à sua realidade e b) a intenção dos fornecedores
consultados em realizar este serviço. Aconselhamos igualmente a que reúna os
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

dados dos seguintes indicadores, já que eles serão a base para a apresentação de
uma proposta comercial ou, mais superficialmente, de informação adicional deste
serviço:

• Nº de páginas a preto e branco a imprimir, por ano

• Nº de páginas a cores a imprimir, por ano
• Nº de equipamentos a disponibilizar
• Tipologia de equipamentos a disponibilizar (multifunções [scanner,
fotocopiadora, fax e impressora] de grande capacidade, multifunções
domésticas, impressoras standard, etc.)
• Formatos das impressões a realizar, por ano (A4, A3, etc.)
• Período pelo qual está disposto a contratar o serviço

g) Capacidade

Pergunta-chave:
O meu equipamento de impressão permite a compra de
tinteiros com alta capacidade (XL)?
Esta análise poderá permitir importantes poupanças na aquisição esporádica de
consumíveis, isto é, através da aquisição de consumíveis para impressão com ca-
pacidade superior (os vulgares “XL”), onde o custo por mililitro tende a diminuir
quanto maior a sua capacidade.

Obviamente que tal questão só lhe será possibilitada se o seu equipamento de im-
pressão admitir estes consumíveis.
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Descoberta
Pergunta-chave:
Sabia que os consumíveis que vêm com a sua impressora
são diferentes daqueles que compra como consumíveis de
substituição?
Normalmente, os equipamentos de impressão adquiridos trazem consigo
consumíveis de impressão que são de menor capacidade que os seus substitutos.
Estes consumíveis (designados de introdução) têm uma vida útil mais baixa que
os seus substitutos.

Tais distinções poderão ser verificadas na etiqueta do artigo, onde a designação

“introductory”, “small”, “initial” entre outros indiciam estes tinteiros.

Finalmente importa referir que para efeito de reciclagem ou reutilização de

componentes, estes podem não ser aceites pelas empresas de reenchimento
de tinteiros pela ausência de compatibilidade ou pelo baixo valor comercial do
componente.

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 Gatewit Market Report 15

i) Reciclagem e compatibilidade de consumíveis

Pergunta-chave:
Posso usar tinteiros reciclados ou compatíveis?
Existem atualmente algumas oportunidades de redução de custos por via da ex-
ploração de alternativas aos consumíveis para impressão dos fabricantes originais,
como já fomos apontando.

Já analisámos anteriormente a diferença entre tinteiros compatíveis e reciclados/

reutilizáveis e importa agora desfazer alguns mitos e dar uma resposta clara, explo-
rando as respostas a esta questão:

Número de vezes que um consumível pode ser reaproveitado:

A reciclagem/reutilização do tinteiro depende sobretudo da manutenção da
integridade do componente ou componentes que o compõem, nomeadamente
se o mesmo contém uma esponja de absorção de tinta no reservatório e o seu
estado, se tem ou não cabeças de impressão integradas (o que a acontecer poderá
significar uma inutilização mais rápida pela via do entupimento de injetores,
por exemplo), etc. Aconselhamos por isso a que esta análise seja feita antes do
reenchimento ou da reutilização, fazendo perguntas que lhe permitam perceber
se os componentes elétricos e plásticos do consumível são testados ou que tipos
de testes são encetados.

Qualidade da Tinta:
A qualidade da tinta é outra das questões apresentadas, já que o custo inferior
denota, para o senso comum, o recurso a componentes de baixo custo. A
factualidade, porém, confirma que este preço é obtido pela universalidade da
tinta, permitindo ganhos de escala mais expressivos e com isso um custo unitário
inferior. A mesma tinta é, regra geral, produzida com os mesmos padrões de
qualidade face às tintas originais dos fabricantes de equipamentos de impressão.

Já ouviu falar do sistema contínuo de tinta (também designado por Bulk)?

É um sistema de abastecimento contínuo de tinta para tinteiros que, através da
ligação dos reservatórios às cabeças de impressão ou aos reservatórios por via
de pequenas mangueiras, permite o aumento do desempenho da mesma. Por
norma, o sistema bulk é adquirido como um pack (em que encontra normalmente
1 litro de cada tinta primária e preto, e ainda os acessórios para fazer o processo
de reenchimento) e partilha o princípio do “faça-você-mesmo”, isto é, todas
as adaptações e reenchimentos serão feitas pelo utilizador. Como grande
parte do trabalho é feita por este, e como o sistema de tinta não depende do
equipamento usado, consegue obter-se poupanças na ordem dos 90%, segundo
alguns fabricantes destes sistemas. Importa, claro, referir que nem todos os
equipamentos de impressão permitem a adequação deste sistema.
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

#5 Modelo de compra para Consumíveis

Tal como publicado em reports preparados pela Gatewit, também à Categoria
de consumíveis para impressão estará associada uma estratégia de compra dos
mesmos baseada na tipologia da aquisição a efetuar, que partilhamos em seguida
consigo:

Modelo de Compra de Consumíveis para Impressão

Prepara os indicadores Conduz a análise de

para o pedido de propostas propostas e inicia o serviço
(RFP) e conduz o processo

SIM

Junção de NÃO
Necessidades
A agregação de
necessidades
permite a exploração da
possibilidade de Managed
SIM Print Services?

Necessidades NÃO NÃO SIM Analisa as características

de Compra de CI técnicas do equipamento
Agregação Tem algum tipo Está disponível de impressão
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ou Planeamento de vinculação para avaliar

de necessidades aos consumíveis consumíveis
possível? da marca da sua reciclados ou
impressora? compatíveis?
Avalia tecnicamente
os consumíveis reciclados
SIM NÃO ou compatíveis e
fornecedores disponíveis

Nota de Encomenda
ou compra de
consumíveis originais Efectiva a Compra

Modelo 1 - Modelo de compra de consumíveis para impressão

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 Gatewit Market Report 17

#6 Análise de Preços
Na comparação de preços de consumíveis para impressão, e dada a diversidade do
mercado, a Gatewit fará uma apreciação dos valores de mercado dos consumíveis
mais populares, dando assim primazia aos tipos de consumíveis para impressão
mais comuns.

Assim serão analisados os preços dos consumíveis mais populares, pela perspetiva
da disponibilidade no mercado.

Reforçamos, não obstante, que a Gatewit promove este mesmo research para a sua
realidade com a necessária adequação ao conjunto de equipamentos que detém,
valorando outras opções como a já referida opção de Managed Print Services ou
Renting.

Serão assim apresentados os preços mínimos e máximos, bem como os preços

médios, apontando para as margens de poupança existentes em tipos de
consumíveis mais comuns.
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

A. Toners
a) Toner original vs. Toner compatível preto para equipamentos multifunções,
com rendimento superior a 2 500 páginas

Toner Original vs. Toner Compatível (Preto)

Equipamentos multifunções, com rendimento superior a 2500 páginas

250,00

193,33
200,00

150,00
Preço ( € )

100,00 71,59

50,00

0,00

Cor Preto Toner Laser Original Toner Compatível

Gráfico 1 - Preço médio de um Toner original vs. Toner compatível preto para equipamentos multifunções,
com rendimento superior a 2 500 páginas
GTW_DCS_M_139_Gatewit Market Report - Consumíveis para Impressão_P_1.0

Margem de poupança identificada:

63 %

A margem de poupança identificada prende-se, tão-somente, com a utilização

de toners não produzidos pelos fabricantes de consumíveis para impressão
originais, mas antes por serem produzidos de forma compatível com os originais,
como já explicámos.

Consulte os conceitos básicos para perceber a sua diferença!

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 Gatewit Market Report 19

b) Preço médio de toner original composto (preto, amarelo, ciano e magenta)

para equipamentos multifunções, com rendimento superior a 2 500 páginas

Preço Médio de Toner Original Composto

(CMYK: ciano, magenta, amarelo e preto)
Equipamentos multifunções, com rendimento superior a 2500 páginas

800,00 781,47

700,00

600,00

500,00 472,97
451,83

400,00

300,00 281,54
231,22
Preço ( € )

200,00

100,00

0,00

Cor CMYK Oki Epson Kyocera Canon Konica Minolta

Gráfico 2 - Preço médio de toner original *composto (preto, amarelo, ciano e magenta ou comercialmente
apresentado em pack multicolor) para equipamentos multifunções, com rendimento superior a 2 500 páginas

Da análise inicial aos preços médios dos toners coloridos compostos, que
partilham o seu rendimento, destino e propriedades cromáticas, destacamos
acima alguns dos valores médios obtidos da amostra recolhida.

Há, especialmente, que ter em conta o custo total de posse dos equipamentos
e avaliar o custo dos consumíveis a longo prazo, nomeadamente a sua forma de
compra e contratualização.
 Consumíveis para Impressão Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

c) Top 17 de Toners, pretos, por marca, e comparação com preços destes

consumíveis reciclados a preços de mercado

Preço Médio do Top 17 de Toners Pretos por Marca

Preços de consumíveis reciclados vs. preços originais de mercado

350,00

300,00
295,08

250,00
Preço ( € )

200,00

158,45
150,00 140,69

48,38 37,81
50,00 30,61

0,00

Marcas Brother HP Kyocera

Preço médio original Preço médio reciclado

Gráfico 3 - Preço médio do Top 17 de Toners, pretos, por marca, e comparação com preços
destes consumíveis reciclados a preços de mercado
GTW_DCS_M_139_Gatewit Market Report - Consumíveis para Impressão_P_1.0

Margem de poupança identificada:

79 %

A margem de poupança média é baseada na tomada de decisão de compra de

toners reciclados os quais, por regras exclusivamente associadas às condições de
mercado, se comercializam por valores em regra muito inferiores aos praticados
pelos fabricantes de consumíveis para impressão originais.

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 Gatewit Market Report 21

B. Tinteiros
a) Preço médio de um tinteiro original vs. tinteiro compatível Preto para
equipamentos de impressão de tipo doméstico, com rendimento superior a 2000
páginas

Preço Médio de Tinteiro Original vs. Tinteiro Compatível Preto

Equipamentos de impressão de tipo doméstico,
com rendimento superior a 2000 páginas

100,00

81,08
80,00

60,00
Preço ( € )

40,00

20,00 13,76

0,00

Cor Preto Tinteiro de jato de tinta Tinteiro compatível

Gráfico 4 - Preço médio de um tinteiro original vs. tinteiro compatível Preto

para equipamentos de impressão de tipo doméstico, com rendimento superior a 2 000 páginas

Margem de poupança identificada:

83 %

A margem de poupança identificada não deverá, a este momento de

desenvolvimento do relatório, constituir uma surpresa para o leitor. 83% de
poupança média foram obtidos através da comparação de consumíveis com as
propriedades acima referidas.
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b) Preço médio de tinteiro colorido original composto para equipamentos de

utilização doméstica, com rendimento superior a 500 páginas

Preço Médio de Tinteiro Colorido Original Composto*

Equipamentos de utilização doméstica, com rendimento superior a 500 páginas

100,00

80,00
70,03

60,00 57,25 55,92

48,68
Preço ( € )

42,26
40,00

20,00

0,00

Cor Composto Brother Canon Epson HP Lexmark

Gráfico 5 - Preço médio de tinteiro colorido original composto*

para equipamentos de utilização doméstica, com rendimento superior a 500 páginas
GTW_DCS_M_139_Gatewit Market Report - Consumíveis para Impressão_P_1.0

À semelhança do realizado anteriormente para os toners, estudámos também o

comportamento dos tinteiros originais mais relevantes com base na sua marca
a preços de mercado.

Mais uma vez, recordamos a necessidade de uma análise de custo total de posse
compreensiva.

* Tinteiros com qualquer combinação colorida, exceto preto

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 Gatewit Market Report 23

c) Top 12 de Tinteiros, pretos, por marca, e comparação destes com consumíveis

homólogos reciclados ou compatíveis a preços de mercado

Top 12 de Tinteiros Pretos por Marca

Preços de consumíveis homólogos reciclados ou compatíveis
vs. preços originais de mercado

50,00
42,29
39,33
40,00 36,38 97%
95%
31,69
72%
30,00 92%
Preço ( € )

20,00

10,00
1,82 2,6 1,18 11,84

0,00

Marcas Brother Canon Epson HP

Preço médio original Preço médio compatível/reciclado Valor de Poupança possível (%)

Gráfico 6 - Top 12 de tinteiros, pretos, por marca,

e comparação destes com consumíveis homólogos reciclados ou compatíveis a preços de mercado

Margem de poupança identificada:

89 %

Comparámos o top 13 de tinteiros pretos, com base na sua popularidade e na

multiplicidade dos preços de mercado, para as propriedades e marcas acima, e
o valor de poupança fala por si.

89% é o valor médio que pode poupar através da opção por consumíveis
(tinteiros, no caso), reciclados ou compatíveis.
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#7 Boas práticas
1) Desafiamo-lo a...

1º Verifique a referência do seu toner ou tinteiro;

2º Verifique a fatura de quanto pagou por ele;
3º Faça uma pesquisa na internet pela referência do seu consumível,
adicionando-lhe as palavras “reciclado” ou “compatível”.
Não precisará de procurar muito ou de fazer cálculos complexos para
perceber quão perto se encontra a oportunidade de poupança desta
aquisição.

2) Negociar é uma alternativa? Definitivamente.

Especialmente se tiver contratos on-going, convidamo-lo a renegociar

os seus contratos, já que daí poderá obter margens de poupança muito
significativas em face dos valores médios praticados de consumíveis
sucedâneos àqueles que usa e a utilizar esses valores como argumento.
Prepare-se, não obstante, para que o seu vendedor lhe apresente todos
os defeitos das tintas compatíveis ou recicladas e da manutenção dos
próprios consumíveis. Aconselhamos então a que junte também estas
respostas ao seu processo de negociação...

3) Uma gestão adequada de Garantias…

Não se esqueça que ao fazer uma compra contínua ou esporádica

está a fechar um contrato que tem, em regra, uma garantia associada.
GTW_DCS_M_139_Gatewit Market Report - Consumíveis para Impressão_P_1.0

Todas as aquisições de bens móveis gozam, em regra, e no espaço

europeu, de um prazo de garantia contra defeitos de fabrico pelo
período de dois anos. Por acordo entre as partes, poderá este prazo ser
reduzido a um ano (vd. nº 1 e 2 do art. 5º do Decreto-Lei n.º 84/2008
de 21 de maio que republica o Decreto -Lei n.º 67/2003, de 8 de abril
e transpõe o artigo 5º da Diretiva 1999/44/CE do Parlamento Europeu
e do Conselho de 25 de maio). É comum esta redução ocorrer em bens
móveis usados, como serão, por exemplo, os seus toners ou tinteiros
compatíveis/reciclados.
Regras diferenciadas podem, no entanto, ser aplicadas a contratos
celebrados à distância ou fora de estabelecimentos comerciais
(DL 24/2014 de 14 de fevereiro, na sua versão mais atual).

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 Gatewit Market Report 25

4) Sou uma entidade pública. Que boas práticas devem ser seguidas?

A mais importante de todas: especificar. Deverá no Caderno de

Encargos do seu procedimento de aquisição especificar ao máximo
as caraterísticas daquilo que pretende para que, na submissão do
seu procedimento à concorrência, poder obter respostas e produtos
comparáveis. Elabore uma grelha de avaliação dos consumíveis
propostos pelos concorrentes e faça a sua avaliação à luz daquilo
que necessita. Obviamente que estamos com isto a dizer que deverá
sempre evitar o critério de adjudicação do mais baixo preço. Opte pelo
critério da proposta economicamente mais vantajosa e operacionalize
os seus critérios, nomeadamente respondendo à pergunta “O que é
para a minha entidade a qualidade esperada desta aquisição?”.

5) Consulta a vários fornecedores

A globalidade dos mercados e a disponibilidade de meios eletrónicos

tem vindo a aproximar a procura e oferta de bens e serviços. Este
contexto de facilidade na comunicação contribuiu para uma maior
competitividade e para uma seleção mais eficiente das empresas
com maior capacidade de resposta técnica e financeira. Não descarte
novas prospeções de mercado e considere sempre novos orçamentos.
Provavelmente existem empresas de consumíveis de impressão
bastante competitivas que ainda não conhece.

6) E outros benefícios?

Explore os benefícios decorrentes da associação dos seus consumíveis

à marca do equipamento de impressão, se a isso estiver obrigado,
nomeadamente a possibilidade de benefícios por atingimento de
níveis de consumo em serviços ou consumíveis adicionais, reduções
de preço, etc. Tudo serve (à execção de descurar a qualidade) para, no
final, reduzir a fatura.

7) Total Cost of Ownership (Custo Total de Posse)

Já apresentámos um modelo simples de análise do custo total de

posse anteriormente. Esta é uma boa prática (até de gestão) que
deverá tomar em consideração para evitar surpresas ao longo da vida
útil do equipamento dde impressão.
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8) Tratamento de resíduos

Existem empresas que, pela valorização de resíduos de tinteiros, toners

e outros componentes, fazem a recolha dos componentes usados,
valorizando-os. Por outro lado, representa também uma oportunidade
de poupança para o vendedor já que esta recolha tem associado um
valor de compra, pelo que ainda pode ganhar algum dinheiro com a
venda dos seus componentes de impressão.

9) Organize-se…

Explore eventuais economias de escala que possa ter na aquisição

de consumíveis para impressão. Certamente que a condução de uma
agregação de necessidades se revelará, uma vez mais, no caso dos
bens móveis de especificações pouco voláteis, uma grande mais-valia
na redução dos preços unitários. Se, por outro lado, for um consumidor
final, faça uma previsão a médio-longo prazo das suas necessidades
de consumo e faça um investimento neste tipo de componentes, já
que os mesmos mantêm as suas propriedades inalteradas por largos
períodos de tempo se devidamente acondicionados.

10) Se não tem uma empresa, mas ainda assim compra consumíveis para sua
casa…

Certamente não vai conseguir utilizar todos os mecanismos de

negociação que já fomos apresentando. Não se preocupe. As suas
oportunidades de poupança estão num sítio amplamente conhecido
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e cada vez mais frequente para fazer compras: a Internet. Procure

encontrar os consumíveis que deseja (originais ou compatíveis),
informe-se o máximo possível sobre as suas propriedades e, quando
tiver a certeza do que pretende adquirir, efetue a compra online.
Ainda que tenha, por vezes, que assegurar os portes de envio dos
bens, o cálculo final ainda compensará face a uma compra numa loja
tradicional de consumíveis.

11) Rendimento e capacidade dos tinteiros

Na análise que vier a fazer ao rendimento (como já identificámos acima)

do consumível (em regra, em páginas) que detém - ou equaciona
adquirir - lembre-se que quanto maior o rendimento combinado ou
composto também menor será o custo por página. Analise também
consumíveis com maior capacidade (os conhecidos “XL”) já que o custo
por mililitro será inferior.

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 Gatewit Market Report 27

12) Compra de consumíveis com cores não combinadas

Encontre o ponto de equilíbrio entre comprar equipamentos com

consumíveis compostos (multicolor em que os reservatórios não são
passíveis de substituição individual) ou individuais. Estes últimos têm
a vantagem de permitir apenas a substituição do consumível que se
encontra em falta e não de todos as cores que fazem parte do tinteiro,
uma vez que a utilização do tinteiro composto não é uniforme, logo
podendo estar a gerar desperdícios.

13) Colocar código na impressão

Especialmente útil em ambientes corporativos, a utilização do truque

de colocação de código na sua impressão no momento em que
manda imprimir o documento e da posterior introdução do código
no equipamento de impressão para concretizar a mesma, poderá
trazer ganhos a médio e longo prazo na redução de consumíveis de
impressão, promovendo uma redução eficaz do desperdício. É, não
obstante, uma verificação que tem que fazer no momento da compra
do equipamento, já que nem todos os equipamentos de impressão
integram esta funcionalidade.

14) Sistemas Bulk de tinta contínua

Já fomos explorando este conceito, mas nunca é demais recordar que

esta técnica, fortemente conhecida no domínio industrial, tem a grande
vantagem da possibilidade de compra de uma quantidade maior de
tinta e ir reenchendo o reservatório à medida que este vai ficando
vazio, permitindo igualmente poupanças de grande monta, a juntar-
se a outras vantagens no domínio ambiental, já que a reutilização é
garantida por defeito.

A única desvantagem prende-se com questões de compatibilidade

técnica e até de falta de conhecimento do sistema, visto que más
utilizações podem originar trabalhos de impressão desastrosos.

Fica a dica de que deverá perceber se o sistema é compatível com

o seu sistema, através de uma pesquisa simples na internet. Se sim,
prepare-se para poupar (muito!).
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#8 Ficha Técnica
A amostra utilizada para a realização deste estudo correspondeu a um universo de
4 904 consumíveis para impressão, entre toners, tinteiros convencionais, tinteiros
de tinta de gel, cabeças de impressão com tinta e ainda Kits de reenchimento e
reservatórios de tinta.

Carateriza-se abaixo a amostra utilizada:

Formato Amostra

Toners Originais 834

Toners Compatíveis 183

Outros Toners 4

Tinteiros Originais 2870

Tinteiros Compatíveis/Reciclados 191

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Outros Tinteiros 641

Kit de reenchimento/reservatório de tinta 23

Cabeças de Impressão 158

Nota: Quando necessário, foi aplicada a taxa de câmbio de 1 Libra Esterlina para 1,25583 Euros.

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Maio 2014