eBook

Produtividade em
clínicas: dicas para a
otimização da gestão
 1. Introdução
O cotidiano de trabalho de uma clínica costuma ser agitado. É
necessário dar atenção aos pacientes que chegam à recepção, tirar
dúvidas e marcar consultas pelo telefone e enviar mensagens para
confirmar os agendamentos, além de responsabilidades
administrativas e burocráticas relacionadas a planos de saúde,
manutenção do espaço físico, entre outras.

O sucesso do negócio depende ainda de ações estratégicas: gerir os

colaboradores, planejar e aplicar campanhas de marketing, melhorar
a experiência dos pacientes.

Em muitos casos, tarefas manuais e repetitivas acabam consumindo

uma parte muito significativa da jornada dos funcionários. Por conta
disso, atividades que poderiam impactar positivamente os resultados
do negócio acabam sendo deixadas em segundo plano.

Essa má gestão do tempo compromete não só a lucratividade –

essencial para a sobrevivência de qualquer negócio –, mas também o
bem-estar das pessoas, que é o foco de qualquer instituição de
saúde.

A resposta para dar conta de tudo que é necessário para o bom

funcionamento da clínica e ainda sobrar tempo para pensar em
estratégia está na produtividade. Trabalhando de maneira produtiva,
o centro médico consegue fazer mais em menos tempo.

Como aumentar a produtividade de clínicas é o tema deste ebook.

Nele você aprenderá, da teoria à prática, como otimizar a gestão do
seu negócio. O que é produtividade, qual sua importância e como
aplicar mudanças no dia a dia são alguns dos tópicos abordados.

Boa leitura!

Produtividade em clínicas: dicas para a otimização da gestão

A resposta para dar
conta de tudo o que é
necessário para o bom
funcionamento da clínica
e ainda sobrar tempo
para pensar em
estratégia está na
produtividade.
 Sumário

Introdução 2

O que é produtividade e qual sua importância? 6

Conceito de produtividade

Por que todo negócio deve pensar em 7

produtividade?

Por que os negócios da saúde devem 8

pensar ainda mais em produtividade?

Como medir a produtividade da clínica? 9

Entenda a jornada do paciente

Escolha os indicadores certos 10

Ouça os colaboradores 11

Encontre indicadores mensuráveis 11

Use boas ferramentas 12

O papel da recepção na produtividade 14

Como o trabalho da secretária interfere na
produtividade da clínica

Como tornar a recepção mais produtiva? 15

Produtividade em clínicas: dicas para a otimização da gestão

 Ferramentas para tornar a recepção mais 17
produtiva

Além da recepção: otimização da gestão de 19

clínicas
Comunique as mudanças para toda a equipe

Aproveite a tecnologia à favor da otimização 19

de tempo e recursos

Faça uma boa gestão de pessoas 20

Analise os processos com frequência 20

Conclusão 21

Doctoralia Clínicas 22

Doctoralia Phone 23

Contato 24

Produtividade em clínicas: dicas para a otimização da gestão

1. O que é produtividade e qual
sua importância?
Produtividade nada mais é do que
otimizar os afazeres do dia a dia.

Ou seja, fazer mais em menos tempo,

sem comprometer a qualidade das
1.1 Conceito de
entregas do negócio. produtividade
Atualmente, o tempo é um recurso
No contexto da economia, a definição de
valioso para qualquer empresa. Logo,
produtividade é "uma maneira de medir a
fazer essa otimização impacta
eficiência". Mas podemos dizer, também,
diretamente na rentabilidade. Por isso,
que produtividade consiste em obter
investir em ter produtividade é tão
resultados melhores com menos
importante, especialmente no caso
trabalho. Quando procuramos formas de
das clínicas, que precisam dar conta
ser produtivos, o que queremos é, na
de tarefas diversas, que vão da
verdade, alcançar nossos objetivos
administração ao pós-consulta.
focando nas tarefas que mais importam.

Neste primeiro capítulo, conheça o

Quando você pensa em uma pessoa
conceito de produtividade e saiba por
produtiva, qual imagem vem à mente?
que ela é tão importante nos negócios
Podemos pensar em alguém ocupado o
em geral e principalmente os do setor
tempo todo, alternando entre diferentes
da saúde.
tarefas e trabalhando com pressa para
dar conta de todas elas. Mas essa é uma
ideia errônea. Ser produtivo e estar
sempre ocupado não são sinônimos. Na
verdade, pode até ser o contrário.

Quem trabalha de forma produtiva, no

geral, não corre atrás de prazos, mas sim
está à frente deles. Lembre-se: todos
temos dias com a mesma duração de 24
horas. Trabalhar de forma produtiva
consiste em aproveitá-las da melhor
forma possível. Em outras palavras, não é
trabalhar mais, e sim trabalhar de
maneira mais inteligente.
1.2 Por que todo negócio deve pensar em
produtividade?
Qualquer empresa que deseja ser bem-sucedida precisa entender a importância da
produtividade no ambiente de trabalho. Trabalhar de maneira eficiente e otimizada traz
benefícios para o negócio, os colaboradores e os clientes:

Para os clientes: ter uma empresa Para os colaboradores: um ambiente

produtiva se traduz, para a
clientela, em um atendimento de
qualidade. Oferecer uma boa
experiência aos consumidores é a
chave para satisfazê-los e, como
consequência, fidelizá-los. Afinal,
quando uma pessoa é bem
atendida, ela tende a compartilhar
essa experiência positiva com
outras pessoas. Dessa forma, a
empresa também recebe novos
clientes sem ter investido
ativamente nessa aquisição.
produtivo ajuda a motivar os
colaboradores, melhorando o clima
organizacional. Além disso, o
sucesso de uma empresa produtiva
pode levar ao compartilhamento dos
bons resultados com os
colaboradores. Aumentos salariais,
comissões e outros benefícios são
algumas formas de fazer isso,
deixando-os ainda mais motivados.

Para a empresa: além da

fidelização de clientes e das
recomendações, o negócio
também se beneficia
financeiramente com uma equipe
produtiva. Isso porque os
colaboradores não deixam de ser
um investimento e, como tal,
devem trazer retorno. Outro
benefício é a competitividade no
mercado.

1.3 Por que os
negócios da saúde
devem pensar
ainda mais em
produtividade?
Consultórios, clínicas e hospitais são
empresas como quaisquer outras, mas
vivem uma realidade completamente
diferente.
Mais do que garantir a sobrevivência
do negócio, um centro médico
produtivo é responsável por melhorar
a qualidade de vida de mais pessoas,
reduzir o tempo de dor, identificar
problemas de saúde, evitar episódios
futuros e, nos casos mais extremos,
salvar vidas.
Visto que a maioria das pessoas não
frequenta um estabelecimento médico
por vontade própria e possivelmente já
chega com uma preocupação,
estresse ou dor, a experiência do
paciente - precisa ser excepcional. O
atendimento ao cliente é importante
independente do mercado de atuação,
mas no momento de vulnerabilidade e
sensibilidade do paciente, um detalhe
pode fazer toda a diferença.
Para tal, o desafio é gerenciar as tantas
atividades diferentes a serem realizadas
em uma instituição médica. Na recepção,
há questões administrativas,
burocráticas, de organização de agenda e
de auxílio ao especialista. Em paralelo,
existe a gestão estratégica da clínica,
que, muitas vezes, é feita pelo próprio
médico, que concilia a atividade com sua
agenda complexa de atendimentos.
O primeiro passo para ter uma clínica
eficiente, é identificar os gargalos de
produtividade enfrentados. Os centros
médicos costumam começar suas
atividades com uma equipe enxuta. O
problema é que muitos não se dão conta
de que deixaram de ser um profissional
autônomo e agora são, de fato, uma
empresa complexa. Há toda uma
estrutura em volta — recepção, financeiro,
administração.
Essa estrutura vai crescendo e,
comumente, o próprio profissional de
saúde vira o gargalo da sua clínica,
podendo impactar seu crescimento.
Manter um equilíbrio entre atendimento
aos pacientes, equipe a ser gerida e
infraestrutura crescente, tudo de forma
organizada e produtiva, apesar de ser
uma dificuldade, é essencial para o
funcionamento sustentável do
estabelecimento.
A boa notícia é que é possível dar conta
de toda essa carga de trabalho de forma
que pacientes, colaboradores e a
administração da clínica fiquem
satisfeitos. Vamos falar sobre isso mais
adiante.
2. Como medir a
produtividade da
clínica?
Antes de partir para as dicas de como aumentar a
produtividade, é importante que os gestores e
profissionais da saúde saibam identificar e analisar o
quão produtivo é o negócio hoje. Como mensurar essa
produtividade no dia a dia? É sobre isso que vamos falar
neste tópico.

2.1 Entenda a jornada do

paciente
O primeiro ponto é compreender a jornada do seu
paciente. A partir do momento que um paciente sente
uma dor ou reconhece uma necessidade, busca por
informações online, liga ou entra no consultório, quais são
os afazeres necessários para que esse processo seja
eficiente?

Quando se entende tudo o que é feito e os impactos de

cada ação, é possível criar um processo de priorização,
estabelecendo os principais focos da equipe. É claro que
o planejamento pode sair de controle, já que urgências
são comuns no ramo da saúde, então é fundamental
saber o que fazer primeiro para ser produtivo também
nesses casos.

Outra dica importante é ter um indicador atrelado a uma

meta. Não basta apenas mensurar o que se faz, sem ter
uma orientação de quais seriam os números ideais.
Existem diversas ferramentas no mercado que ajudam
com essa tarefa, mas um ponto essencial a ser observado
é a possibilidade de ter uma visão clara do que está
sendo medido e de onde você quer chegar.

Por exemplo, não adianta pensar no tempo de consulta

como uma métrica, compreendê-lo como ligado à
produtividade, mas não ter um objetivo específico a ser
alcançado. É preciso ler esse número para só então
pensar em estratégias que o ajudarão a atingi-lo.
2.2 Escolha os indicadores certos
Na saúde, o foco principal é o
atendimento ao paciente. Porém,
assim como qualquer empresa, é
preciso garantir um desenvolvimento
financeiro. Por isso, do ponto de vista
empreendedor, estabelecer
indicadores principais para medir a
produtividade é uma questão básica.
Se a clínica é, por exemplo, voltada
para cirurgias, pode-se medir o volume
de procedimentos desse tipo ou ainda
quantas consultas de fato resultaram
em cirurgias. Se é uma clínica geral,
focada em atendimento, é possível
pegar indicadores não só de volume de
consultas, mas também de qualidade,
como atrasos, tempo médio de
duração do atendimento, e até mesmo
indicadores de satisfação referentes a
atendimento, estrutura, efetividade do
tratamento, etc.
Esse acompanhamento qualitativo,
inclusive, pode ser útil para detectar
novos objetivos a serem traçados, já
que as opiniões e sugestões dos
pacientes indicam oportunidades de
melhoria que poderiam passar
despercebidas pelos gestores.
Vale pontuar que os indicadores de uma
clínica nem sempre funcionam para
outra. É comum que gestores busquem
referências no mercado, no entanto, as
especialidades atendidas, a localização
do negócio e até o perfil de público
atendido podem mudar as prioridades.
Para garantir assertividade, a instituição
de saúde deve ser analisada a partir de
duas perspectivas:
uma interna, observando suas
particularidades, tudo o que é feito,
qual é sua persona, dificuldades, e
colocando isso em forma de
indicadores;
e outra externa, transformando a
visão atual e expectativas do seu
paciente em métricas.
Combinando esses dois pontos de vista,
metrificar a sua produtividade vai ser
muito mais fácil.
2.3 Ouça os 2.4 Encontre
colaboradores indicadores
Dentro do setor de clínicas e hospitais, mensuráveis
a escuta ativa é uma questão muito
Às vezes, a clínica encontra o
importante. É indispensável entrar na
indicador perfeito, mas esquece de
recepção, entender as dificuldades
avaliar se ele é mensurável. Muitos
enfrentadas pela equipe e se mostrar
centros médicos sabem o que e por
aberto a receber sugestões de quem
que medir, mas falta um mecanismo
vive o dia a dia na prática. Muitas
adequado para isso.
vezes, é ali que se encontra uma
oportunidade valiosa de melhorar.
Por exemplo, como marcar o atraso?
Reflita se faz sentido ter alguém
Quem vivencia a frente de batalha
registrando o horário que o
costuma ter uma visão mais geral,
atendimento deveria começar e
tornando difícil enxergar onde estão
quando começou de fato, ou se existe
alguns gargalos. Sendo assim, os
alguma ferramenta que cumpre essa
colaboradores colaboram com muitas
função automaticamente.
informações ricas, que permitem ao
gestor entender o que medir e onde
É necessário que o processo se
chegar com essas métricas.
traduza na prática. O colaborador que
fizer essa mensuração deve receber
orientações práticas, inclusive, para
evitar que dedique tanto tempo
monitorando a ponto de prejudicar
suas demais atividades.

Isso não quer dizer que o controle de

resultados não deva ser feito de forma
vertical, mas sim tangível. Como usar
uma ferramenta de relatórios de um
software médico e consultar insights
uma vez a cada semana, por exemplo.
Isso porque estamos falando de uma
realidade complexa, em que os
colaboradores já têm diversas tarefas.
O ideal é que não precisem pensar em
como fazer esse acompanhamento.
Use boas ferramentas
É preciso encontrar ferramentas práticas para introduzir o hábito da mensuração
frequente para o dia a dia da equipe, que já lida com diversas outras responsabilidades.
A secretária, por exemplo, dificilmente conseguirá abraçar uma tarefa manual, como
anotar o horário que cada consulta começou para descobrir o nível de pontualidade,
sem comprometer o suporte ao paciente.

No mercado, existem diversas plataformas e softwares, gratuitos e pagos, voltados

para o mercado em geral e especificamente para a área da saúde. A escolha pela
solução ideal depende de acordo com as características e exigências de cada negócio.

Confira algumas opções abaixo:

Google Workspace: chamado anteriormente de G Suite, o pacote de

ferramentas para empresas do Google reúne diversos recursos em
um só lugar. Email profissional, agenda, documentos de texto,
planilhas, slides. Com o pacote, é possível editar diversos formatos
online de forma colaborativa. Assim os documentos não ficam
armazenados no computador local, e sim na nuvem, correndo menos
riscos de serem perdidos. Com mobilidade e segurança, a clínica dá
alguns passos na direção do trabalho produtivo.

Trello: o Trello é uma plataforma que serve para organizar as

demandas da empresa, usando o método kanban, que é bastante
visual. Nele, é possível criar listas de tarefas, como "a fazer",
"fazendo" e "concluído", e ir arrastando cada item na medida que ele
muda de status. É possível atribuir pessoas responsáveis por cada
ação, facilitando a distribuição de tarefas. Para os gestores, é uma
boa opção para ter uma visão global dos projetos em andamento.
Apesar de ter uma versão paga, suas funcionalidades gratuitas já são
bastante satisfatórias.
Slack: poder comunicar-se facilmente com qualquer pessoa da
equipe é outro ponto importante para alcançar a produtividade. Uma
ferramenta que pode ajudar nisso é o Slack. O aplicativo de
mensagens está disponível para computador e dispositivos móveis e
pode ser integrado a outras ferramentas, como o pacote do Google e
o Trello, facilitando o fluxo de informações. É possível criar grupos
para diferentes equipes e assuntos, como médicos e recepção, e
engajar os colaboradores. O Slack possui uma versão gratuita, com
alguns recursos limitados, como o histórico de mensagens, e uma
paga.

Doctoralia Clínicas: o software para centros médicos da Doctoralia

reúne em uma única plataforma uma série de funcionalidades criadas
para atender às especificidades do setor. Algumas de suas
ferramentas são: telemedicina, agendamento online de consultas,
agendas integradas, envio de lembretes automáticos e campanhas de
marketing, histórico dos pacientes, relatórios e análise de
faturamento. Com a solução, é possível economizar tempo na gestão,
reduzir faltas em consultas, fidelizar pacientes e mais.

Doctoralia Phone: o sistema de telefonia VoIP da Doctoralia garante

que todas as ligações para sua clínica sejam respondidas por meio de
um painel de controle organizado e funcional. Também ajuda a
monitorar a origem das chamadas e a obter outras estatísticas
inteligentes, que servem como guia para tomadas de decisão
estratégicas. Com isso, a clínica aumenta a receita, otimiza
campanhas de marketing e reduz custos.
3. O papel da recepção na
produtividade da clínica
A recepção é extremamente
importante na estrutura de uma
instituição de saúde, pois exerce um
papel crucial para a experiência do
paciente e é, muitas vezes, o primeiro
contato do público com o
estabelecimento.
É essa equipe que atende o telefone,
administra as agendas, é responsável
pela confirmação e cancelamento da
consulta e presta atendimento pessoal
para todos que chegam na recepção.
Esses profissionais costumam, ainda,
somar atividades administrativas.
O problema é que a sobrecarga pode
comprometer a reputação, fidelização
e, consequentemente, lucratividade da
sua clínica. Isso porque o sucesso do
negócio depende da experiência
oferecida ao paciente.
Portanto, se o seu objetivo é ter uma
clínica produtiva, a recepção deve
receber atenção especial. Neste
tópico, entenda a relação entre
recepcionistas e produtividade e veja
algumas dicas para tornar a área mais
eficiente.
3.1 Como o trabalho
da secretária
interfere na
produtividade da
clínica
O trabalho da secretária impacta
totalmente na produtividade da clínica, de
forma positiva ou negativa, a depender de
como é realizado.
Isso porque todos os envolvidos -
paciente, médico e administradores - se
relacionam com a equipe da recepção.
Por ter contato com todos nessa
estrutura, ela recebe funções diversas e
pode se tornar um gargalo.
E é aí que mora o desafio. Quantas
atividades a secretária é realmente capaz
de executar? Qual é o nível de qualidade
esperado? Será que não é possível dividir
ou otimizar essas tarefas? Aqui, a
capacitação é a palavra-chave. É preciso,
primeiro, entender se a secretária tem as
ferramentas necessárias e sabe executar
as tarefas da maneira ideal.
Na Doctoralia, por exemplo, boa parte
dos treinamentos realizados com as
instituições de saúde que são nossos
clientes é voltada para a equipe de
recepção e atendimento. Esses
colaboradores são peça-chave para tudo
dar certo, realmente conhecem o dia a
dia e são as pessoas que vão colocar as
estratégias em prática.
7
3.2 Como tornar a
recepção mais
produtiva?
A seguir, veja algumas dicas práticas
para ajudar os profissionais da
recepção a serem mais produtivos:
Automatize funções burocráticas:
cada vez mais é possível criar
impacto reduzindo as tarefas feitas
pelas secretárias. A partir do
momento que se adota uma
ferramenta capaz de automatizar
funções manuais ou ainda
simplificar ações corriqueiras, como
a organização de informações e a
digitalização da agenda, um valioso
espaço é liberado na rotina, fazendo
a roda inteira da clínica girar de
maneira mais eficiente.
A partir do momento que
se adota uma ferramenta
capaz de automatizar
funções manuais ou ainda
simplificar ações
corriqueiras, a roda
inteira da clínica passa a
girar de maneira mais
eficiente.
Capacite a equipe: a capacitação
vem no sentido de dar segurança
para que os colaboradores estejam
preparados para resolver problemas
rapidamente, sem levar muito tempo
buscando a melhor forma de fazer
isso — isso pode incluir a delimitação
do que é mais importante no dia a
dia, como priorizar atividades extra,
familiaridade com as ferramentas
adotadas, profundo conhecimento
sobre os serviços oferecidos na
clínica, acessibilidade de
informações, etc.
Invista em uma boa gestão: não
existe produtividade sem
investimento no gerenciamento dos
colaboradores. Não adianta, por
exemplo, os gestores encherem a
equipe de recepção de tarefas sem
oferecer recursos práticos para que
as executem com qualidade e
produtividade. Isso só deixaria o time
sobrecarregado.
Prefira ferramentas simples de Garanta o bem-estar da equipe:
usar: uma grande falha é tentar esses profissionais tão importantes
resolver a falta de produtividade da devem ser valorizados. Por isso,
clínica adotando ferramentas ouça-os atentamente para identificar
complicadas de usar. Assim, pontos de melhoria que podem
acaba-se trazendo uma carga de impactar na produtividade deles.
trabalho muito maior para a Além disso, garanta um espaço de
recepção. Quando você tem uma trabalho agradável, ergonômico e
rotina complexa e a ferramenta seguro, com equipamentos (como
exige ainda mais trabalho para ser computadores, softwares e materiais
atualizada, a tendência é que você de escritório) de qualidade. Sugira
dê menos atenção a ela e os dados ainda intervalos durante o expediente,
que ela fornece se tornem menos incentive a convivência entre os
confiáveis. membros do time e evite horas
extras, exceto quando for
Saiba o que não automatizar: as extremamente necessário.
ferramentas estão nas nossas
mãos. Por meio delas, é possível
otimizar processos que não têm
sua qualidade comprometida
quando feitos automaticamente,
ganhando tempo para o
atendimento humano. É importante
lembrar que estamos falando de
uma área que nunca vai ser 100%
automatizada. A automação é
somente um suporte que permite
aprimorar o cuidado com as
pessoas por meio da conversa,
escuta, compreensão e empatia. A
clínica não é uma indústria.
Produtividade, nesse contexto, é
aliviar a rotina complexa, tornando
a comunicação entre paciente e
médico mais tranquila, direta e
simples.
3.3 Ferramentas para tornar a
recepção mais produtiva
No mercado, temos desde ferramentas e softwares
gratuitos, até plataformas pagas e desenvolvidas
especificamente para a área da saúde. Essas últimas
entendem muito bem o dia a dia dos pacientes,
secretárias, gestores e médicos e, portanto, conseguem
entregar um serviço de maior valor.

O primeiro passo é entender as ferramentas que a sua

operação realmente precisa e de que forma elas serão
úteis. Como mencionamos no capítulo anterior, a análise
da jornada do paciente é que vai fornecer essas
respostas. O estudo deve identificar todos os pontos de
contato, desde o agendamento da consulta, sua
confirmação, a visita propriamente dita, o diagnóstico,
dentre outros, e quais apresentam oportunidade de
melhoria.

Na Doctoralia, oferecemos soluções para melhorar a

experiência em cada uma das etapas, utilizando a
tecnologia à favor da humanização. Por exemplo,
quando o paciente sente uma dor ou identifica uma
necessidade, ajudamos a garantir que ele encontre com
facilidade informações e opiniões sobre a clínica, escolha
o horário mais conveniente para sua consulta – presencial
ou por telemedicina –, e, caso prefira ligar, que seja
atendido com agilidade.

9
A seguir, conheça alguns dos nossos
produtos que ajudam a tornar a
recepção da clínica mais produtiva:
Sistema de telefonia VoiP:
o sistema de telefonia VoIP (Voice
over Internet Protocol, ou voz
sobre IP) permite receber e fazer
chamadas telefônicas por meio de
uma conexão com a internet no
lugar de uma linha telefônica
tradicional. Unindo essa tecnologia
a um poderoso software de
gerenciamento e monitoramento
de chamadas, bem como
acompanhamento de dados
inteligentes em tempo real, o
Doctoralia Phone é um super
aliado de recepções produtivas.
Entre as suas principais vantagens
estão: controle de cada ligação
feita ou recebida, segurança de
informações, simplicidade das
ferramentas, visão geral da
qualidade do atendimento
telefônico e potencialização de
resultados.
Software de gestão médica:
uma maneira de reduzir tarefas
manuais, facilitar a gestão dos
pacientes e principalmente aumentar
as chances de fidelização é usar um
software de gestão médica como o
Doctoralia Clínicas. A plataforma eleva
a produtividade do negócio a um novo
patamar por meio de ferramentas
funcionais e inteligentes – como
integração das agendas dos
especialistas, informações dos
pacientes, lembretes, chat, controle
financeiro, campanhas de marketing
via e-mail e SMS para bases
personalizadas e mais –, permitindo
uma comunicação mais próxima com
os clientes, com menos esforço. O
software pode ainda ser integrado ao
Doctoralia Phone, de que falamos
acima.
9
4. Além da
recepção:
mindset e
otimização da
gestão de
clínicas
Mais do que aparatos tecnológicos,
mudanças de hábitos também são
fundamentais para a otimização do
dia a dia na clínica. A ideia é que a
produtividade faça parte da cultura da
empresa, sendo um objetivo buscado
por toda a equipe. Isso inclui também
médicos e administradores, não
apenas a recepção.
A tecnologia por si só não trará
mudanças significativas caso o
comportamento dos colaboradores
não esteja orientado para a
produtividade. Toda ação aplicada na
gestão deve ter um motivo claro e um
resultado tangível.
Neste tópico, trazemos algumas dicas
de como otimizar a gestão de clínicas,
indo além da recepção.
4.1 Comunique as
mudanças para
toda a equipe
O primeiro passo para que ocorra uma
mudança na cultura da organização é
deixar claro para toda a equipe quais serão
as novas estratégias implementadas.
Quando as pessoas entendem o motivo
para fazer algo, as chances de que
realmente o façam são maiores.
4.2 Aproveite a
tecnologia à favor
da otimização de
tempo e recursos
Já demos algumas dicas ao longo do
material, mas vale reforçar que a tecnologia
é o principal aliado na otimização da sua
clínica.
A aplicação da tecnologia à área da saúde
facilita o gerenciamento das agendas, o
controle das finanças, a realização de
ações de marketing de atração e
fidelização e a experiência do paciente.
Além de tornar a rotina do médico mais
prática por meio de prontuários eletrônicos,
pagamento online, telemedicina, etc. Dessa
forma, todos ganham.
Softwares criados especialmente para
instituições de saúde costumam atender às
particularidades desses negócios, que
exigem um nível muito alto de segurança –
visto que trabalham com dados sensíveis e
sigilosos – e devem seguir as
recomendações e legislação, como a Lei
Geral de Proteção de Dados (LGPD).
11
4.3 Faça uma boa 4.4 Analise os
gestão de pessoas processos com
Uma empresa é tão boa quanto os frequência
talentos que a compõem. É claro que
Por mais que um processo tenha sido
ter uma boa infraestrutura e
implementado depois de muito estudo
ferramentas adequadas é importante,
e esteja funcionando bem, o
mas, no fim das contas, o maior
desenvolvimento do negócio – e do
diferencial são as pessoas.
mercado em geral –, pode criar novas
necessidades ou abrir espaço para
Isso é válido para qualquer negócio.
aperfeiçoamentos.
Entretanto, por lidar com o paciente
em um momento de vulnerabilidade ou
Portanto, faça uma análise periódica
dor, a área da saúde deve ter atenção
dos seus processos para encontrar
redobrada com a cordialidade,
pontos de melhoria. Durante a
capacitação e motivação dos
avaliação, procure entender como está
colaboradores.
o agendamento das consultas, a
recepção dos pacientes, o
É por isso que ter uma clínica
atendimento, trabalho dos médicos, a
otimizada e produtiva passa, também,
gestão financeira e o marketing, por
por fazer uma boa gestão de pessoas.
exemplo.
Isso inclui investir em capacitação da
equipe, dar feedbacks construtivos
Depois de verificar o que precisa de
constantemente e fazer pesquisas de
otimização, é hora de planejar e
clima interno, por exemplo.
executar as melhorias. Dessa forma,
pode-se eliminar pontos negativos,
como atrasos nas consultas ou
desperdícios com materiais.
5. Conclusão
Procuramos trazer, nesse material, os primeiros passos
para ter uma clínica produtiva. Para colocar as dicas em
prática, é recomendado que você busque ferramentas
profissionais, voltadas para as necessidades da área da
saúde e que atendam às particularidades do seu
negócio.

Na Doctoralia, desenvolvemos soluções que ajudam

centros médicos a terem mais produtividade no dia a
dia, além de diversos outros benefícios. Nossos
softwares permitem que instituições de saúde
automatizem tarefas manuais e tenham mais tempo
para o que importa: oferecer um bom atendimento ao
paciente.
Conheça mais sobre duas de nossas soluções que contribuem com a otimização e a
produtividade de instituições de saúde:

Doctoralia Clínicas
O software médico Doctoralia Clínicas otimiza pontos ao longo de toda a jornada do
paciente, desde o pré-consulta até agendamentos de retorno. Todas as funcionalidades
ficam reunidas em um só lugar, de forma fácil de usar, aumentando o engajamento da
equipe com a ferramenta.

O sistema inclui, entre outras funcionalidades:

Agendas de todos os especialistas Ferramenta de comunicação, para

integradas, que facilitam o controle
e atualização por parte das
secretárias.
Calendário integrado 360, que
permite agendamento em
diferentes canais, para não perder
nenhum paciente.
Fluxo automático via WhatsApp,
que confirma consultas
automaticamente, reduzindo a taxa
de cancelamento (no-show).
enviar campanhas para bases
segmentadas, por SMS e email.
Depois de ter tudo automatizado e
oferecer um bom atendimento em
diversos canais, é possível pensar
em ter mais pacientes, o que pode
ser feito usando o Marketplace, no
qual os especialistas ganham
avaliações e atraem
agendamentos.

17
Doctoralia Phone
O paciente digital deseja marcar consultas pela internet. Porém, o telefone ainda é um
canal de contato mais próximo, preferido por 54% dos usuários da Doctoralia, segundo
pesquisa interna.
Por isso, controlar de perto a qualidade das ligações e sua conversão em
agendamentos é tão importante, e o Doctoralia Phone, sistema de telefonia VoIP
voltado a clínicas, foi criado para ajudar nessa missão.

A ferramenta é fácil de usar, contendo:

Histórico de chamadas, gravações Dados sobre o tráfego de ligações,

e informações do paciente em uma exibindo o volume de chamadas
só tela. por hora do dia e da semana e
Estatísticas inteligentes sobre seu outros filtros.
atendimento telefônico, como o
percentual de chamadas
atendidas, conversão de consultas
agendadas, gráficos e mais.

17
Receba uma demonstração
personalizada
Caso deseje solicitar mais informações sobre qualquer
uma das tecnologias,

Clique aqui

Esperamos que tenha gostado das dicas apresentadas no

material, e que possa implementá-la em sua clínica para
ter mais produtividade.

Bom trabalho!
Obrigado!