Análise do Processo de Implantação do eSocial em uma Fundação de Apoio a

Universidades Federais
Renê Roberto De Conto
Graduado em Ciências Contábeis
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
rene236@hotmail.com

Wendy Beatriz Witt Haddad Carraro

Pós-doutora em Empreendedorismo e Inovação
Professora do Departamento de Ciências Contábeis e Atuariais
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
wendy.carraro@ufrgs.br

Iniciação Científica

RESUMO
Em meados de 2006, se iniciou um projeto para unificar todas as informações prestadas pelo
empregador/contribuinte, uma ideia que fazia parte da implantação do Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED). Desse projeto nasceu o eSocial, que tem a finalidade de agregar
as informações fornecidas pelos empregadores e contribuintes a respeito do trabalhador. O
estudo tem por objetivo analisar como a implantação do eSocial afetou as áreas de Recursos
Humanos e Contabilidade em uma fundação de apoio a Universidades Federais. A pesquisa é
classificada como qualitativa, descritiva e um estudo de caso. Através de entrevistas com
gestores dos setores de contabilidade e recursos humanos, bem como análises de mercado, foi
possível verificar os procedimentos necessários à realização de uma transição gradual e
progressiva para o novo sistema. Os resultados apontam que, além da maneira como os
procedimentos de elaboração e gestão da informação ocorrem, a área de tecnologia da
informação deveria ser totalmente reestruturada para se adequar à nova realidade; na mesma
medida, desempenha um papel fundamental na comunicação entre os setores, e propicia uma
ferramenta confiável de gestão da informação. Este estudo sobre o e-Social traz como
contribuição, tanto para a literatura, quanto para instituições privadas, diretrizes que irão
auxiliar no processo de implantação do e-Social, assim como apresentar sugestões e
informações que auxiliem as empresas a operacionalizar o programa de forma mais eficiente.

Palavras-chave: eSocial. Fundação de apoio. Estudo de caso. SPED. Governo eletrônico.

1
1 INTRODUÇÃO

A forma das empresas declararem suas informações relativas aos seus empregados para
o Estado sempre foi uma preocupação do governo. Nos esforços para as entidades se
empenharem na elaboração de declarações e documentos importantes ao controle
governamental sobre as mesmas, seja por motivos de arrecadação de impostos ou para
proporcionar os devidos direitos aos trabalhadores, o governo tem adotado diversas medidas
punitivas – as quais abrangem desde a implantação de multas à proibição das empresas
funcionarem. (MARTINS et al., 2012). Pode-se dizer que, desde o governo de Getúlio Vargas,
os órgãos governamentais aumentaram a fiscalização das organizações gradativamente
(NEGRUNI, 2013).
Porém, com o surgimento da Internet e dos avanços tecnológicos surgiu a necessidade
do governo brasileiro de acompanhar a velocidade com que as informações são trocadas em um
cenário mundial cada vez mais conectado, e nesse cenário que nasceu o Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED) (HOCHSPRUNG et al., 2011). O SPED, no âmbito da Receita
Federal, faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira
(PMATA) que consiste na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação
integrados, tecnologia da informação e infraestrutura logística. O SPED possui diversos
projetos e entre eles se encontra o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais,
Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social), considerado o maior e mais complexo projeto do
SPED (RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2018)
O eSocial, ponto de estudo neste artigo, possui uma importância social, uma vez que é
o projeto responsável por armazenar as informações trabalhistas e previdenciárias dos
empregados, sendo assim, um instrumento de apoio para que o trabalhador tenha seus direitos
resguardados (DUARTE, 2013).
O eSocial é o novo sistema de registro das obrigações trabalhistas, previdenciárias e
fiscais devidas pelas empresas. Abarcará, de forma padronizada e simplificada, diversas
obrigações ainda feitas através de diferentes declarações, que muitas vezes contêm as mesmas
informações. Os principais objetivos do eSocial são desburocratizar a maneira como as
informações são prestadas, reduzir os custos e o tempo para elaboração das declarações
contábeis, melhorar a fiscalização das obrigações trabalhistas e, principalmente, armazenar
todas as informações em um banco de dados único (VELLUCCI, 2017).
Este estudo sobre o e-Social justifica-se pela necessidade de trazer uma contribuição ao
processo de implantação do e-Social, assim como apresentar sugestões e informações que
auxiliem as empresas a operacionalizar o programa de forma mais eficiente. Tendo em vista
que muitas empresas ainda encontram dificuldades em lidar com este programa devido a
problemas de logística, falta de profissionais capacitados e pouco referencial teórico sobre o
tema apresentando neste estudo (VELLUCCI et al., 2018).
Diante do exposto, a questão que norteia essa pesquisa é: “Como a implantação do
eSocial afetou as áreas de recursos humanos e contabilidade em uma fundação de apoio a
universidades federais?”. Para responder a essa questão problema, este artigo tem como
objetivo analisar como a implantação do eSocial afetou as áreas de recursos humanos e
contabilidade em uma fundação de apoio a universidades federais.
Diversos estudos têm sido publicados recentemente na área de contabilidade e de
recursos humanos, dentre esses estudos, alguns abordam, especificamente, o tema eSocial.

2
Martins (2017) analisou as mudanças na cultura organizacional com a implantação do eSocial,
Zanin et al. (2017) estudaram os fatores dificultadores na fase pré-implantação do eSocial na
concepção de instituições comunitárias de ensino superior de Santa Catarina, Vellucci et al.
(2018) estudaram os desafios da implantação do eSocial e Reichert et al. (2014) estudaram a
implantação do eSocial para os profissionais de escritórios de contabilidade.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Neste tópico, será apresentada a fundamentação teórica utilizada para analisar o impacto
da implantação contábil do eSocial em uma fundação de apoio. Assim, a seguir será falado
sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

2.1 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

Em 2007 foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), através do

Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007, como instrumento para unificar as atividades de
recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a
escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou
isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. O SPED foi instituído como
parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e
representou um grande avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes
(RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2018).
Por se tratar de um grande projeto, o SPED foi implementado em etapas, sendo que a
primeira foi a Nota Fiscal Eletrônica (NFE), colocada em funcionamento a partir de 2007. A
partir da NF várias outras etapas entraram em vigor como a escrituração fiscal, escrituração
contábil e apuração de tributos federais diretos (RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2018).
O SPED inclui os seguintes módulos: CT-e; ECD; ECF; EFD Contribuições; EFD
ICMS IPI; EFD-Reinf; e-Financeira; eSocial; MDF-e; NFC-e; NF-e; NFS-e (BRASIL,
2018).

2.2 SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS E

PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS

Em meados de 2007, se iniciou um projeto para unificar todas as informações prestadas

pelo empregador/contribuinte, uma ideia que fazia parte da implantação do SPED. Esse projeto
tinha como foco não apenas reunir os dados elaborados para o governo, mas também facilitar
o acesso a estes para diversos órgãos governamentais, como: Caixa Econômica Federal, Fundo
de Garantia do Tempo de Serviço, Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social e
Receita Federal (BRASIL, 2018). A Figura 1 apresenta o esquema de representação dos órgãos
governamentais envolvidos no processo do eSocial.

3
 Figura 1 – Órgãos associados ao eSocial

Fonte: Portal do eSocial (2018)

Dentre os órgãos citados, a Receita Federal foi a que teve maior influência na elaboração
do projeto, devido à grande autonomia e competência para desenvolver uma iniciativa desta
magnitude. Destaca-se, portanto, a estrutura que esse órgão possui, tanto em termos de pessoal
quanto de tecnologia de informação, para lidar com eficiência com um grande número de
informações (MARTINS, 2017).
Assim, no ano de 2014, o Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração
Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse
sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as
informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de
pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e
informações sobre o FGTS (BRASIL, 2018).
O eSocial, conforme definição apresentada no manual oficial da iniciativa:

[…] é um projeto do Governo Federal, que tem por objetivo desenvolver um sistema
de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente
Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva
utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do
FGTS (BRASIL, 2018).

Segundo Duarte (2014), um dos maiores especialistas em SPED no Brasil:

[…] o eSocial é o maior projeto vinculado ao Sistema Público de Escrituração Digital

(SPED), pois abrange cerca de 12 milhões de empregadores, 37 milhões de
empregados com carteira assinada, 7 milhões de funcionários públicos, 6,5 milhões
de empregados domésticos e 19 milhões de autônomos, dentre outros.

A implantação do eSocial foi realizada em duas etapas no ano de 2018. A partir de 1º de

janeiro de 2018 a apresentação do eSocial é obrigatória para contribuintes com faturamento
apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões e, a partir de 1º de julho de 2018, a
obrigatoriedade foi para todos os demais empregadores, independentemente do valor de
faturamento anual, exceto para os entes públicos, cujo prazo previsto é janeiro de 2019
(BRASIL, 2018)
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 Assim, empregadores, em geral, tiveram que se adaptar às exigências do eSocial,
independente do porte contribuinte ou da sua finalidade lucrativa, ou não. Coma implantação
do eSocial, diversos documentos e declarações elaborados pelos empregadores/contribuintes
foram substituídos, o que implicou numa série de alterações na forma como as informações
trabalhistas, previdenciárias, tributárias, fiscais e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
(FGTS) são repassadas ao Governo Federal. Tais mudanças almejam intensificar o
detalhamento e garantir a veracidade das informações prestadas aos órgãos competentes. Com
esse sistema, o governo poderá exercer controle mais efetivo sobre as empresas no que se refere
a questões relativas aos empregados (BRASIL, 2018)
O eSocial é um dos subprojetos elaborados pelo Governo Federal que integram o SPED,
segundo Sasso, Rosa e Barbosa (2011) “[...] o SPED é uma solução tecnológica fornecida pela
Receita Federal que oficializa os arquivos digitais gerados pelas escriturações fiscais e
contábeis dentro de um formato específico e padronizado.”.
Até então, as empresas eram obrigadas a preencher diversas declarações e documentos,
muitas vezes com as mesmas informações, como o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS
e Informações à Previdência Social (SEFIP), a Guia de Recolhimento do FGTS e de
Informações à Previdência Social (GFIP), o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS) e
o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) (MATAVELLI, 2014).

2.2.1 Estrutura do eSocial

A estrutura do eSocial já consta no manual do sistema, disponível no site oficial do

projeto. As informações a serem prestadas foram divididas em “eventos” e agrupadas em quatro
categorias: eventos iniciais; tabelas; eventos não periódicos; eventos periódicos.

Cada evento é codificado pela letra “S”, hífen e uma ordem numérica com quatro
dígitos. Por exemplo: S-1000, que indica o cadastro das Informações do
Empregador/Contribuinte/Órgão Público. No manual será encontrado um leiaute para
cada evento específico. Para ver quais são os campos pedidos em cada um dos leiautes,
consulte os Leiautes do eSocial v2.4, disponíveis no site do eSocial (REZENDE;
SILVA; GABRIEL, 2017, p. 18).

O Artigo 3o do Decreto n. 8373, de 11 de dezembro de 2014, instituiu o Sistema de

Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O
documento contém as premissas básicas do eSocial e os princípios que regem o sistema, listados
a seguir:

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias
e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte
(BRASIL, 2018).

Matavelli (2014) define o eSocial como o Sistema de Escrituração Fiscal e Digital das
Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – uma espécie de SPED (Sistema Público de
Escrituração Digital) que proporciona o envio de informações trabalhistas, fiscais e
previdenciárias em uma plataforma “online”. Logo, verifica-se que os processos poderão ser
5
aprimorados, diminuindo os documentos físicos exigidos e a burocracia, além de concentrar em
única plataforma online as informações exigidas pelo Governo Federal.
Em consonância com o que está apresentado no portal do programa, quando for
implantado em sua totalidade, o eSocial será estendido aos demais empregadores, pessoas
físicas e jurídicas, trazendo diversas vantagens em relação à sistemática atual, tais como:
a) atendimento a variados órgãos do governo por meio de uma única fonte de
informações, cumprindo uma série de obrigações trabalhistas, previdenciárias e
tributárias;
b) integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do
eSocial, viabilizando a automação na transmissão das informações dos
empregadores;
c) padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos
órgãos participantes do projeto.
Conforme Roberto Plá, um dos responsáveis pelo projeto do eSocial do Serviço Federal
de Processamento de Dados (SERPRO), o sistema está sendo dimensionado para operar com
mais de 10 milhões de empregadores, registrar o cadastro de mais de 65 milhões de empregados
e receber mais de 200 milhões de eventos por mês. Plá explica ainda que “o governo terá
instrumentos muito eficientes para controlar a receita previdenciária, tributária e de FGTS, além
de ter muitas informações para a fiscalização trabalhista” (SERPRO, 2015).

2.2.2 Processo de implantação do eSocial

O processo de implantação do eSocial é um ponto que merece destaque, pois envolve

praticamente todos os setores e profissionais das organizações que precisam aderir ao programa.
De acordo com Rezende, Silva e Gabriel (2017):

[...] os empregadores de todo o Brasil terão muito trabalho, que não se concentrará
apenas nos setores de Recursos Humanos (RH). Praticamente todas as áreas das
empresas terão que se envolver neste projeto, com destaques para RH, Financeiro e
Contabilidade, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico e equipe de Tecnologia
da Informação (TI).

Nessas circunstâncias, percebe-se que o eSocial será o maior desafio na área de

escrituração digital já enfrentado pelo setor de recursos humanos. Exigirá total remodelagem
na prestação de informações e reestruturação dos sistemas de informações gerenciais da
empresa, que deverão, necessariamente, se comunicar com outras áreas da organização com
uma maior frequência (REICHERT, 2015).
Com a implantação do eSocial, setores que antes não se envolviam em demasia na área
de recursos humanos, como o jurídico e o de Saúde e Segurança do Trabalho, terão
envolvimento contínuo no setor – o primeiro porque terá de exercer um papel de assessoria
permanente, considerando a complexidade e extensão da legislação trabalhista de nosso país, e
o segundo devido às novas exigências governamentais. Além, é claro, da área de TI, pois o
Monitoramento da Saúde do Trabalhador foi criado especificamente para englobar os eventos
desta, conforme cita Fantoni (2017, p. 34).
Segundo pesquisa realizada pela PricewaterhouseCoopers (2015), 43% dos
entrevistados apontaram o RH como a área que mais demandará cuidados. Em seguida,
apareceram Segurança e Saúde do Trabalho (16%), Tecnologia da Informação (11%), Fiscal e
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Jurídico (3%) (REZENDE; SILVA; GABRIEL, 2016).

2.2.3 Sistemas de informação

Assim, é importante que haja uma descentralização das atividades, refletida no software
utilizado pela empresa. Sobre isso, Fantoni (2017, p. 74) afirma:

A descentralização, muitas vezes, só será possível, caso o software mantenha rotinas,

pelo menos, acessíveis remotamente. O ideal é que o software fosse full web. A
diferença básica entre acesso remoto e full web é que, enquanto o primeiro sempre
necessita de pré-instalação de dispositivo nos equipamentos de onde será acessado o
sistema, para o segundo, basta que o equipamento esteja conectado à internet e possua
um navegador web.

O sistema full web facilita o trabalho de envio e busca de informações, pois se o

equipamento for danificado, os colaboradores não precisam aguardar o conserto, bastando
apenas que realizem os ajustes em outro equipamento.
Sobre isso, Turban et al. (2005) acrescentam que “a infraestrutura de tecnologia de
informações de uma organização consiste nas instalações físicas, componentes de TI, serviço
de TI e gerência de TI, que oferecem suporte à organização interna”.
Ferreira (2006), igualmente, se posiciona a respeito do tema, reiterando que “uma
empresa só será mais dinâmica, mais agressiva e mais atuante que outras na medida em que
utilizar de sistemas de informações de ponta e, por consequência, pessoas capacitadas para
manusear tais”.
Não obstante, também representará um momento importante às organizações e,
principalmente, aos seus setores de recursos humanos, pois exigirá que as empresas
automatizem suas tarefas, eliminando papéis e informatizando seus dados com o apoio da TI.
Para isso, será não só recomendável, mas indispensável, que as organizações adquiram sistemas
de informação ERP (Enterprise Resource Planning), Valmir Neves (2013, p. 22) ressalta a
importância desse tipo de sistema para as organizações, segundo ele a burocracia existente no
Brasil demanda um software capaz de lidar com um alto volume de informações além da
necessidade de realizar cálculos tributários, trabalhistas e previdenciários, o autor também
aponta a baixa adesão das empresas brasileiras a ERP’s: menos de 1% das organizações.
Segundo Dias (2008), os investimentos governamentais baseados em TI nos últimos
anos estão influenciando significativamente o modo como os governos se comunicam com as
organizações dentro de um país, essa transformação no modo de lidar com as informações
exigirá que as empresas se adaptem a um novo contexto para se manterem no mercado.
Entretanto, será necessário um esforço considerável das empresas antes da implantação
desses sistemas informatizados. Não basta implantar um sistema ERP sem prévio ajustamento
entre os setores de uma empresa e a forma de elaboração de seus processos como um todo. Esse
fato é bem observado por Mauro Negruni (2013, p. 93) quando afirma que é comum as empresas
adquirirem um sistema ERP com a ideia de que o sistema vai resolver os problemas de forma
independente. É necessário que as empresas ajustem o sistema de acordo com suas necessidades.
Logo, recomenda-se a organização de uma equipe (que pode ser composta pelos
próprios encarregados dos setores) para a elaboração de um planejamento estratégico que vise
a consagrar todas as necessidades e peculiaridades de cada setor. E, após realizada esta etapa,
apresentá-la ao time de TI encarregado de implementar o sistema ERP na organização
(BORGES; SOARES; MARTINS, 2013).
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 Os setores deverão estabelecer meios para assegurar que as informações não se percam
e sigam um mesmo caminho até sua adição aos livros contábeis. É fundamental que as contas
nas quais essas informações devem ser inseridas sejam previamente acordadas entre os setores
envolvidos na operação, pois a função sistema ERP se limita a receber, organizar e apresentar
as informações, porém, o trabalho e a responsabilidade de decidir como os dados serão
apresentados cabem ao contador, conforme o entendimento de Duarte (2013, p. 119):

The transactions bookkeeping is generated by the company’s management system

(ERP). The accounting office receives electronic files with accounting/tax movements
and performs the adjustments and entries for the closing process. The accountant is
still responsible to generate the SPED files using the systems of his office.

Com esta afirmação, o autor reitera o papel de decisão do contador na elaboração e em

todo o processo de fechamento das demonstrações contábeis.

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O problema abordado neste trabalho foi tratado de forma qualitativa, uma vez que foi a
abordagem utilizada para verificar e compreender o processo de implantação do eSocial e a
visão das pessoas que utilizarão esse sistema, segundo conceito de (GIL 2007). Também
segundo Martins e Theóphilo (2009), na pesquisa qualitativa busca-se descrever, compreender
e interpretar os fatos e fenômenos de uma população e, na pesquisa quantitativa, quantificam-
se os dados para aplicação de técnicas ou testes estatísticos.
Quanto aos objetivos, o estudo caracteriza-se como exploratório, pois verifica como a
implantação do eSocial afetou as áreas de recursos humanos e contabilidade em uma fundação
de apoio a universidades federais. Segundo Gil (2007) a pesquisa exploratória é realizada com
o objetivo de uma análise macro de um determinado fato, ainda pouco explorado.
Em relação aos procedimentos a pesquisa caracteriza-se como sendo um estudo de caso.
De acordo com Raupp e Beuren (2003), o estudo de temas específicos em determinada área da
contabilidade possibilita uma visão mais detalhada e, por consequência, mais profunda do caso
estudado, fornecendo reflexões amplas e sistemáticas. Além disso, segundo Gil (2007), esta
modalidade de pesquisa é amplamente usada nas ciências sociais.
A pesquisa foi desenvolvida contando com a participação dos departamentos
pessoais/recursos humanos e de contabilidade de uma fundação privada, localizada em Porto
Alegre. Foram analisados documentos da instituição, realizadas entrevistas semiestruturadas e
também aplicado questionário junto aos gestores da área de Contabilidade e de Recursos
Humanos e realizada observação participante (YIN, 1994).
O instrumento de coleta de dados da entrevista semiestruturada, teve por objetivo
compreender o significado que os gestores atribuem às questões relacionadas à implementação
do eSocial. O instrumento encontra-se no apêndice e teve por base os cinco passos propostos
por Rezende, Silva e Gabriel (2009). Foram propostas duas questões para cada um dos passos.
De acordo com Gil (2007), as entrevistas semiestruturadas são adequadas para que que
ocorra uma coleta de informações adequada a respeito do ambiente em que o entrevistado está
inserido. Sendo assim, essa abordagem se mostra adequada esse estudo, pois vai ao encontro
do objetivo principal inicialmente definido, que visa analisar a implantação do eSocial segundo
a percepção dos entrevistados.

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 Após a coleta dos dados junto aos gestores, inicialmente, as informações foram
transcritas, de modo a organizar os dados para posterior análise e discussão dos resultados. Por
fim, e seguindo o entendimento de Prodanov e Freitas (2009) foi elaborada uma análise de
conteúdo de acordo com a abordagem do problema.

4 ANÁLISE DOS DADOS

Nesta seção analisados e apresentados os resultados da pesquisa. Foi realizada uma

entrevista com gestores do setor de recursos humanos e contabilidade de uma fundação de apoio
a universidades. Ambos os gestores possuem ensino superior completo, sendo que o gestor do
setor contábil possui formação em Ciências Contábeis e a gestora de recursos humanos em
Administração. Rezende, Silva e Gabriel (2017, p. 112) propõem cinco passos para a
implantação do eSocial: planejamento do projeto, diagnóstico do cenário atual, aderência às
normas trabalhistas e previdenciárias, revisão dos processos e políticas de RH e saneamento
dos dados. A seguir, serão analisados cada um dos passos mencionados.

4.1 IMPLEMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO E DIAGNÓSTICO DO PROJETO

Para que a fundação tenha êxito na implantação do eSocial, não é apenas necessário que
o projeto seja estudado e os profissionais capacitados: é preciso uma total reestruturação interna
para que os setores possam trabalhar com integração e, ao mesmo tempo, mantenham sua
autonomia. Ou seja, a organização terá de promover um empowerment (descentralização de
poderes).
Para o planejamento do projeto recomenda-se a elaboração de um planejamento
estratégico elaborado por uma equipe intersetorial que represente todos os setores da fundação.
Além disso, a governança (diretores e envolvidos na alta administração) devem estar cientes da
extensão do projeto, podendo discutir as melhores formas de implementação do sistema com
seus gestores. O auxílio de uma consultoria especializada é amplamente recomendado neste
caso.
Na etapa de diagnóstico do cenário atual Rezende, Silva e Gabriel (2017, p. 121) citam
que “[...] é preciso identificar os sistemas envolvidos no processo do eSocial dentro da
organização, se precisam ser atualizados, se existe uma nova versão disponível, verificar se o
fornecedor do software possui uma solução que atenda ao projeto, etc.”.
Assim, será necessário que o empregador mapeie os processos que geram as
informações e como eles podem ser redefinidos para que fiquem de acordo com os formatos
indicados no manual do eSocial.
Ao serem questionados sobre como o eSocial foi recebido o gestor de contabilidade
afirmou que primeiramente houve um certo receio, pois estava claro que muitas rotinas e
processos iriam ser alterados, mas foi possível acompanhar o desenvolvimento do projeto com
cursos e palestras. A gestora de recursos humanos indicou que desde o início eles perceberam
que seria necessário profissionais qualificados e, por isso, a capacitação passou a ser
incentivada dentro da organização.
Assim, os entrevistados estão alinhados nas respostas, pois ambos indicaram que devido
a magnitude do sistema e das áreas que seriam afetadas direta e indiretamente, houve a
necessidade de organizar uma reestruturação da fundação e seus setores para se adequar à
legislação, além da necessidade de realizar cursos, treinamentos e palestras voltados a esta

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demanda. A necessidade capacitação contínua para fazer frente a este projeto já havia sido
apontada por diversos autores e estudos, entre eles Zanin et al. (2017) e Reichert (2015).
Os gestores foram questionados em relação a como se deu o início do processo de
implantação e que medidas foram tomadas. O profissional da contabilidade relatou que houve
demora para a instituição começar a se preparar para realizar a transição de sistemas e que o
processo de capacitação apenas iniciou quando o eSocial já estava em processo de finalização.
A gestora de RH, porém,afirma que a fundação elaborou um planejamento estratégico para
fazer frente ao eSocial, no entanto, devido aos inúmero ajustes e adiamentos por parte do
Governo Federal foi difícil haver precisão sobre o que seria exigido e quais as medidas que
deveriam ser tomadas.
O que se percebe é que, basicamente, não há um consenso entre os entrevistados,
refletindo assim que não houve um planejamento muito elaborado para realizar esta transação,
ou seja, a entidade foi adequando suas rotinas conforme a necessidade que se fazia presente
Ao serem questionados se a fundação teve que promover mudanças nas rotinas para se
adequar ao eSocial e quais os setores que estariam mais envolvidos o gestor de contabilidade
afirmou que a aproximação com o RH foi marcante, pois a troca de informações com esse setor
não era algo rotineiro antes do eSocial. A gestora de RH afirma que os processos precisaram
ser revistos, pois a comunicação diária com o setor de contabilidade se tornou necessária, além
do auxílio mais frequente de outros setores, como TI e Jurídico.
Assim, os entrevistados apontam que haverá uma maior aproximação de outros setores,
inclusive do setor contábil, com o setor de recursos humanos, o que não ocorria anteriormente.
Essa observação está consonância com o estudo deque aponta a necessidade da aproximação
de outros setores das empresas com o setor de recursos humanos ou departamento pessoal
(REICHERT, 2015).
Quando questionados sobre quais as rotinas mais afetadas o gestor contábil afirmou
queforam as mudanças no envio de obrigações acessórias, os relatórios fornecidos ao setor de
RH e o cadastro de fornecedores mais completo, tanto pessoa física quanto jurídica, o que exigiu
alterações profundas no sistema de informação utilizado pela entidade. A gestora de RH afirma
que foi necessária a implantação do módulo “Segurança e Medicina” no sistema Folha, pois os
dados estavam centralizados na empresa terceirizada, responsável pelo PCMSO, além de haver
necessidade de adequação dos eventos à tabela de eventos do eSocial.
Assim, há consenso entre os gestores que houve mudanças significativas no sistema de
informação utilizado na organização. Esse fato reforça a necessidade de um bom sistema de
informação nas organizações para que elas se mantenham competitivas, dinâmicas e atuantes
num cenário cada vez mais competitivo, além de pessoas capacitadas para usá-los.
(FERREIRA, 2006). Além disso, a necessidade de investimentos em TI já havia sido prevista
por Fantoni (2017), que ainda sugere a implantação de sistemas full web e de mensageria
(controle de envios e retorno dos arquivos gerados) dentro das organizações.

4.2 ADERÊNCIAS ÀS NORMAS E PROCESSOS

O atendimento às normas trabalhistas e previdenciárias exigirá que as organizações

interrompam alguns procedimentos realizados internamente e que fogem ao descrito na
legislação – os tais “acordos informais”, muito comuns no pagamento de férias.
A organização dos dados cadastrais dos colaboradores não poderá ser postergada, tendo
em vista que inconsistências serão apontadas. A respeito disso, Fantoni (2017, p. 103) lembra

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que o governo cruzará as informações cadastrais enviadas pelas empresas com as informações
já existentes no banco de dados de órgãos públicos e possíveis não conformidades serão
informadas, assim é aconselhável iniciar os processos de qualificação cadastral o quanto antes,
pois em alguns casos os ajustes ficarão a cargos dos próprios trabalhadores e pode levar até
meses para a conclusão.
As bases para comparar as informações prestadas são o Cadastro de Pessoa Física
(CPF), o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e o Fundo de Garantia do Tempo
de Serviço (FGTS). Rezende, Silva e Gabriel (2017, p. 124) afirmam que com essas
comparações será difícil atender aos “acordos informais”, comuns nas organizações atualmente.
Por isso, é recomendado que os setores busquem cursos e palestras sobre o tema, visto
que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é algo novo para a área de recursos
humanos – embora não para o setor contábil, que já realizava a escrituração das informações
contábeis e fiscais.
A fase de revisão de processos, sistemas e políticas de RH visa à correção de possíveis
falhas que possam vir a ocorrer nos sistemas de informações gerenciais da empresa e dos
processos internos após a adesão à legislação em vigor. Rezende, Silva e Gabriel (2017, p. 125)
propõem algumas atividades nesta etapa, tais como adequar os processos para o eSocial, rever
as políticas de RH, acompanhar as atualizações/aquisições de sistemas e adquirir, se necessário,
um sistema de mensageria.
Ao final destes passos, a equipe do projeto terá como resultado processos críticos
identificados, tratamento dos riscos envolvidos nos eventos e nos processos internos que
possuem impacto direto no eSocial, políticas de RH revisadas para garantir a qualidade das
informações e os prazos legais e sistemas atualizados.
Os gestores foram questionados sobre as principais mudanças que a fundação terá que
realizar para aderir às normas trabalhistas e previdenciárias. O gestor de contabilidade afirmou
que as principais mudanças foram percebidas no sistema de informação, pois o eSocial é um
projeto totalmente online, o que praticamente dispensa o uso do papel. A gestora de RH afirmou
que a principal mudança se deu na área de TI e por isso essa área tem tido mais importância e
investimentos da organização.
Assim, ambos os entrevistados citam a importância da área de TI para se adequar às
normas trabalhistas e previdenciárias, afinal, por se tratar de um sistema totalmente
informatizado e online será necessária uma reestruturação do sistema de informação ou ERP
para fazer frente à exigência, fato esse já observado nos estudos Zanin et al. (2017) e Reichert
(2015). Além desses autores, a necessidade de um sistema ERP já foi levantada por Borges,
Soares e Martins (2013) pois, segundo eles, sistemas de apoio à gestão empresarial são uma
ferramenta valiosa para a organização, porém irá trazer desafios para os profissionais da área
contábil.
Quando questionados sobre como os dados trabalhistas e previdenciários serão tratados
no novo sistema o gestor de contabilidade afirmou que no setor contábil foi necessário o estudo
dos eventos presentes no manual do eSocial, pois todas as rotinas estão baseadas dessa forma.
A gestora de RH indica a necessidade de que todos os cadastros de empregados sejam revistos
e corrigidos antes de serem inseridos no sistema, pois como os dados se cruzam com outros
órgãos do governo, tal como CEF, é imprescindível se certificar de que não haja omissão de
dados, duplicidade ou erros no cadastro.
Os entrevistados indicam a importância de seguir o manual do eSocial criteriosamente,
afinal, o setor de recursos humanos é o responsável por garantir os direitos trabalhistas e

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previdenciários dos empregados, tais como: folha de pagamento mensal, férias, rescisões,
admissões, possuindo, assim, uma função social importante. Para que essas garantias sejam
mantidas os entrevistados tiveram que se guiar pelo manual do eSocial que organizou as rotinas
trabalhistas em eventos iniciais, periódicos e não periódicos. Esse método de organizar as
rotinas trabalhistas já havia sido percebido no estudo de Da Silveira (2014).
Ao serem questionados sobre quais conhecimentos foram necessários para
revisar/alterar rotinas para a implantação do eSocial o gestor de contabilidade afirmou que será
exigido mais experiência com sistemas de informação, pois não será possível trabalhar sem
conhecimentos nessa área e a gestora de contabilidade indicou a necessidade de estar atento a
legislação trabalhista, além de conhecimentos em informática.
Os entrevistados são unânimes em afirmar que conhecimentos de informática e sistemas
de informação, assim como conhecimento em legislação, principalmente legislação trabalhista,
serão essências para uma boa utilização do eSocial. Afinal, o conhecimento em sistemas de
informação é devido ao programa ser totalmente digital e online, o que praticamente irá eliminar
o uso de papel, e o conhecimento em legislação é importante porque se houver erros na inclusão
de informações o sistema apontará, não sendo possível proceder até que o erro seja sanado.
Sobre como esses conhecimentos foram adquiridos, o gestor de contabilidade afirmou
que além do manual do eSocial foi necessário cursos específicos para a área contábil, como
capacitação para trabalhar com o EFD-Reinf, a gestora de RH afirmou que a necessidade dos
funcionários do setor de RH de expandirem seus conhecimentos na legislação trabalhista é uma
realidade, ou seja, não basta que o profissional de RH seja especializado apenas em cálculos
trabalhistas, rescisões ou benefícios, e sim que tenha, pelo menos, uma noção geral de todas as
áreas.
Os entrevistados reconhecem que apenas a leitura do manual do eSocial não é suficiente
para fazer frente à esta demanda. A formação continuada e a busca permanente por qualificação
se fazem necessárias. Aliás, essa tendência, da multidisciplinaridade do contador já vem sendo
sentida nos últimos anos, o contador do futuro precisará ser muito mais dinâmico e possuir
conhecimentos em legislação, TI, administração, línguas e etc. (ROSA, 2014).

4.3 SANEAMENTO DOS DADOS E DEMAIS PROPOSTAS DE IMPLANTAÇÃO

Esta parte carece de uma força-tarefa dos setores da organização para que os dados
sejam verificados e corrigidos, se necessário. É um trabalho árduo, que exige determinação dos
envolvidos, mas fundamental para evitar problemas futuros.
Na etapa de saneamento dos dados é necessário atualizar os cadastros dos empregados
junto aos órgãos do governo, tais como CPF, CNIS, data de nascimento e nome, além dos dados
pessoais dos seus dependentes, as informações dos contratos dos empregados (salário, cargo,
local de trabalho etc.), o cadastro de trabalhadores sem vínculo e as informações do próprio
empregador. Além disso, é importante observar que a estrutura com que as informações serão
prestadas deverão estar de acordo com o manual do eSocial (REZENDE; SILVA; GABRIEL,
2017, p. 127).
Além da etapa de saneamento de dados, há outras que também são sugeridas para uma
boa implementação do programa, uma das propostas mais difundidas para uma implantação
consciente do eSocial é a aquisição de um sistema de mensageria, almejando um maior contato
entre empregadores e empregados. Fantoni (2017, p. 206) explica por que este sistema pode ser
útil à organização, segundo ele, esse software pode indicar de imediato erro de informações,

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objetivando, por parte dos usuários, ações corretivas para que seja enviado novo arquivo ao
eSocial.
Ao serem questionados sobre como foi feita a migração de dados para o novo sistema,
o gestor de contabilidade afirmou o setor de contabilidade apenas prestou auxílio nesta etapa,
pois como são informações de pessoal coube ao RH realizar o “grosso” desta etapa. A gestora
de RH, por sua vez, afirmou que foi uma tarefa trabalhosa, que demandou ajuda de todos os
funcionários que estavam relacionados direta e indiretamente com o setor de RH.
Os entrevistados afirmam que foi necessário que os setores se comunicassem e
organizassem uma “força-tarefa” a fim de revisar todos os dados cadastrais que não estavam
atualizados e corrigir irregularidades encontradas. Essa ação conjunta para revisão dos dados
antes de inseri-las no sistema demandou auxílio, principalmente, do setor de TI para reorganizar
os dados nos sistemas de informação já existentes na empresa e do setor jurídico para verificar
se as normas estavam sendo cumpridas, além do apoio dos profissionais de Saúde e Segurança
do Trabalho.
Independentemente do método de implantação adotado pela organização, é importante
salientar que uma boa implementação depende de um planejamento estratégico adequado, que
envolva todos os setores da fundação, principalmente contabilidade e recursos humanos, e que
todos os controles internos sejam remodelados.
Afinal, como já apontado por Fontes (2014) o eSocial demandará dos empregados,
empresas e contadores mais do que apenas uma revisão dos processos e sim uma reorganização
da entidade, pois a maioria dos procedimentos exigidos pela legislação atual não são cumpridos.
Quando questionados sobre as dificuldades encontradas, o gestor contábil chega a afirmar
que, devido à algumas tarefas que pertenciam ao setor de RH serem transferidas para o setor
contábil foi necessária a contração de mais funcionários e a gestora de RH cita a importância
de rever os processos para que os prazos sejam cumpridos e reorganizar as tarefas.
Assim, os gestores indicam a necessidade de manter os dados atualizados, os prazos sob
controle e as rotinas bem definidas. Essa tendência de reorganizar as tarefas e rever os processos
comprova a necessidade de uma gestão atuante e com conhecimentos multidisciplinares como
apontam alguns autores como Borges, Soares e Martins (2013) e Negruni (2013).

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Considerando os resultados adquiridos neste estudo, é possível concluir que os objetivos

foram atendidos com a realização da entrevista com os gestores dos setores contábil e de RH
de uma fundação de apoio às universidades e sua análise com os passos propostos para a
implantação do RH proposto por Rezende, Silva e Gabriel (2017). Com base nos resultados
apresentados, pode-se considerar que os entrevistados estão preparados para fazer frente ao
eSocial nos seus respectivos setores, como de fato já está ocorrendo, e que o sistema de
informação têm sido uma ferramenta essencial nesta transição, assim como os conhecimentos
multidisciplinares já citados anteriormente. Os resultados apontaram que os entrevistados,
embora não possuam um plano claro e pré-definido de implantação, demonstram ter uma noção
clara das adequações necessárias para o desenvolvimento do eSocial na organização estudada.
Ressalta-se a necessidade de capacitação permanente que será essencial para os
profissionais que trabalham nas áreas que envolvem as ciências contábeis. Essa necessidade,
importante salientar, não se deve apenas ao eSocial ou qualquer outro projeto criado pelo
Governo, mas sim a necessidade dos profissionais de contabilidade se atualizarem

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permanentemente e buscarem conhecimentos em outras áreas, contribuindo assim para a
multidisciplinaridade do profissional contábil.
Quanto ao problema de pesquisa inicialmente proposto, este estudo responde à questão
levantada de maneira satisfatória, uma vez que se coletou informações dos setores de recursos
humanos e de contabilidade de uma fundação de apoio a universidades federais acerca da
percepção da implantação do programa eSocial. Os resultados orientam, sobretudo para uma
reestruturação e aumento do quadro de funcionários, desenvolvimento de sistemas de
informação que contribuam para aperfeiçoar os processos, tais como sistemas de ERP,
mensageria e programas full web, a necessidade de capacitação contínua para os colaboradores,
além da ampliação da área de conhecimentos dos profissionais que trabalham com o programa,
o que foi possível verificar através das necessidades apresentadas pelos gestores através da
entrevista semiestruturada aplicada.
A limitação que se verificou neste estudo se refere a escassez de pesquisas,
principalmente empíricas, sobre o projeto de implantação do eSocial, além de vícios
apresentados dentro do ambiente de trabalho das empresas, tal como barreiras de comunicação
entre os profissionais e setores de uma mesma organização. Espera-se que este estudo sirva para
que outras organizações, e não apenas fundações, possam ter um referencial de quais as
melhores práticas de implantar e manter o eSocial funcionando de forma eficiente nas empresas.
Nessas circunstâncias, é essencial que as organizações providenciem um planejamento
estratégico anterior à introdução de sistemas informatizados. Afinal, analisando a organização
dos setores da fundação, percebe-se que não há um processo que envolva a totalidade das áreas
e atividades realizadas no âmbito interno. Os setores são independentes e, quando necessário,
o contato para dirimir dúvidas ou solucionar possíveis problemas é feito por telefone ou e-mails
informais. Como sugestão de pesquisas futuras, recomenda-se a realização de estudos do
eSocial e suas implicações nos entes públicos, que deverão aderir ao eSocial a partir de janeiro
de 2019.

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APÊNDICE A - (ROTEIRO DE ENTREVISTA)

1. Como o eSocial foi recebido?

2. Quando iniciou os processos de implantação e quais as medidas tomadas?
3. A fundação teve que promover mudanças nas rotinas para se adequar ao eSocial? Quais os
setores mais envolvidos?
4. Quais as rotinas mais afetadas no seu setor?
5.Quais as principais mudanças que a fundação terá que realizar para aderir às normas
trabalhistas e previdenciárias?
6.Como os dados trabalhistas e previdenciários serão tratados no novo sistema?
7.Quais conhecimentos foram necessários para revisar/alterar rotinas para a implantação do
eSocial?
8. Como esses conhecimentos foram adquiridos?
9. Como foi feita a migração de dados para o novo sistema?
10. Quais as dificuldades encontradas?

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