ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO DA TRANSFORMAÇÃO DIGITAL PARA

PROMOVER A EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL

(CASES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO PARANÁ)
STRATEGY TO IMPLEMENT DIGITAL TRANSFORMATION PROMOTING
ORGANISATIONAL EFFICIENCY
(CASES OF THE PARANÁ PUBLIC ADMINISTRATION)

ADRIANE QUOOS1
FERNANDO MISATO2
LEODEMAR LIMA SENDESKI3
GUTEMBERG RIBEIRO4

Resumo: Este artigo aborda o tema Transformação Digital e tem como objetivo demonstrar a sua
importância como forma de aumentar a produtividade e a competitividade nas organizações, bem como,
conhecer as práticas adotadas na implementação da transformação digital na Administração Pública
do Paraná, para que se possa identificar qual a estratégia mais apropriada. Para tanto, foram
pesquisados conceitos sobre o tema abordado na literatura recente, coletados dados por meio
documentos disponibilizados e realizados estudo de casos em três Instituições Públicas do Estado do
Paraná. Para auxiliar na identificação das estratégias utilizadas em cada uma das instituições
estudadas, realizou-se entrevistas não estruturadas com os responsáveis por cada projeto, que
relataram como eles foram implementados. Tanto a literatura estudada quanto os depoimentos obtidos
nas entrevistas revelam que na prática a tecnologia por si só não basta para a implementação da
transformação digital, há que considerar aspectos inerentes ao ser humano no que se refere a
resistência às mudanças, e para que ela possa acontecer muitos desafios precisam ser superados.
Através deste estudo constatou-se alguns fatores importantes para o sucesso de uma implementação
da transformação digital: a comunicação eficaz partindo do topo da hierarquia; o engajamento tanto da
gestão quanto dos demais colaboradores; a sensibilização dos envolvidos e a capacitação de todos,
tais fatores são determinantes, porém não são suficientes para que a mudança na cultura
organizacional ocorra.

Palavras-chave: Transformação Digital. Estratégia. Eficácia Organizacional. Cultura Organizacional.

Competitividade.

1 INTRODUÇÃO
O tema do presente trabalho versa sobra a transformação digital, dado o uso
crescente de novas tecnologias que estão cada vez mais presentes no cotidiano das
pessoas, bem como das organizações, agindo como facilitadores para conectar
empresas aos clientes, instituições de todos os segmentos aos seus respectivos
usuários que se utilizam de alguns parâmetros de comparação, como a facilidade de
interação, respostas mais rápidas e transparência nos processos como forma de
medir a qualidade dos serviços públicos. Com vista a atender as exigências dos

1 Pós-graduanda em Gestão e Negócios, IFPR, adrygq@yahoo.com.br.

2 Pós-graduando em Gestão e Negócios, IFPR, fernando.misato@gmail.com.
3 Pós-graduando em Gestão e Negócios, IFPR, leodemar.sendeski@gmail.com.
4
Doutor em administração, IFPR, gutemberg.ribeiro@ifpr.edu.br.
cidadãos quanto à eficácia, eficiência, transparência e celeridade, é imprescindível a
adoção da Transformação Digital também na Administração Pública. Entretanto, é
notório o atraso do poder público neste aspecto que gera grande morosidade na
prestação dos serviços, por outro lado, há uma grande resistência das pessoas no
que se refere as mudanças, em se tratando dos servidores públicos de forma geral.
Apesar da resistência, é crescente a demanda por tecnologia na prestação de serviços
públicos e as dificuldades parecem também ser grandes no que tange à forma de
como implementar estas tecnologias. Desta forma, o problema a ser investigado no
presente trabalho é: qual a estratégia mais apropriada para a implementação da
Transformação Digital de forma eficaz nas Instituições públicas?
Objetiva-se com esta pesquisa identificar a estratégia mais apropriada que
possa contribuir para a Implementação da Transformação Digital em Instituições
Públicas, de forma mais rápida e efetiva.
Esta pesquisa se justifica pela abrangência e relevância do assunto, seja para
os cidadãos, seja para as organizações de todas as áreas, e se destina à
Administração Pública em todas as esferas. Com base na literatura sobre o assunto,
pode-se observar que a transformação digital tem um papel fundamental como agente
determinante no progresso das organizações que buscam melhorar o seu
desempenho, reduzir custos, otimizar processos e ampliar os resultados. A
transformação digital é o caminho para o aumento da eficiência econômica do Brasil
e o Estado brasileiro precisa ser o protagonista dessa mudança. Segundo o
documento “Estratégia Brasileira de Transformação Digital” (2018) a digitização que é
a transformação de processos manuais ou físicos em processos digitais, dos serviços
prestados pelo Governo pode aumentar o PIB do país em 5,7% e economizar 97%
dos custos de atendimentos públicos. Além da eficiência econômica, a melhoria da
qualidade nos serviços públicos resultaria em uma população mais confiante e
satisfeita com seu governo.
O objeto de estudo desta pesquisa foi conhecer as estratégias utilizadas na
implementação da Transformação Digital na Administração Pública do Paraná com o
intuito de identificar a estratégia mais apropriada. Para o alcance do objetivo procurou-
se: 1) Relacionar os fundamentos e conceitos sobre a Transformação Digital e as
tecnologias utilizadas, Estratégia e Eficácia Organizacional; 2) Conhecer as principais
recomendações do Governo Federal e Estadual para a adoção da Transformação
Digital na Administração Pública; 3) Identificar as estratégias utilizadas na
implementação da Transformação Digital das Instituições Públicas investigadas no
Paraná, em 3 projetos: GED (e-Protocolo Digital / Gestão Eletrônica de Documentos)
implementado na PM-PR; TCE-PR Digital implementado no TCE-PR; Inquérito Digital
implementado no TJ-PR integrado com o Ministério Público do Paraná (MP-PR),
Polícia Militar do Paraná (PM-PR) e a Polícia Civil do Paraná (PC-PR).

2 REFERENCIAL TEÓRICO
Inicialmente buscou-se na literatura as informações mais atualizadas sobre os
fundamentos e conceitos centrais e históricos da Transformação Digital, Planejamento
Estratégico, Eficiência Organizacional, Estratégia e Cultura Organizacional.
As definições sobre transformação digital possuem diferentes enfoques, uma
vez que possuem muitos conceitos e interpretações que não tratam sobre tecnologia
no sentido estrito, e são objeto de estudos de vários autores.

2.1 Fundamentos e Conceitos da Transformação Digital

No intuito de compreender qual o posicionamento e as determinações atuais
do governo em relação a transformação digital, analisou-se o documento e-Digital
emitido pelo Governo Federal, coordenado pelo Ministério da Ciência, Tecnologia,
Inovações e Comunicações, que apresenta as diretrizes Governamentais para a
Transformação Tecnológica no Brasil (e-Digital, 2018). Na
perspectiva desse artigo, pretende-se apresentar os procedimentos utilizados, os
desafios enfrentados e as estratégias empregadas pela Policia Militar (PM-PR),
Tribunal de Justiça do Paraná (TJ-PR) e Tribunal de Contas do Estado (TCE-PR)
durante o processo de implementação da Transformação Digital em seus respectivos
processos.
Conforme estudo elaborado pela Gartner Group (2018, apud Deloitte
Insights, 2017), empresa de consultoria focada na área de tecnologia, entre 2010 e
2016 mais de 200 novas tecnologias foram mapeadas, e em um único ano cerca de
50 novas soluções tecnológicas surgiram. Vive-se hoje uma era de revolução
tecnológica, informativa e de comunicação, com enormes implicações para o
desenvolvimento e o futuro das economias e da sociedade. Essas mudanças
oferecem oportunidades transformadoras para o desenvolvimento dos negócios,
porém, igualmente, elas apresentam novos desafios e oferecem riscos significativos
para aqueles que a desconhecem ou não aplicam. Cada dia mais as empresas estão
sentindo a pressão e a necessidade de se transformarem digitalmente. Essa
transformação é uma demanda urgente, imperativa e mandatória para a manutenção
da competitividade. Mas em termos conceituais, fica a questão elementar, o que é
transformação digital afinal? Os estudos para a apresentação desta pesquisa irão
exibir diferentes perspectivas na definição da transformação digital, demonstrando
alguns descompassos e visões conflitantes dentre os autores na conceituação dos
fundamentos básicos do fenômeno.
Para Resniak (2002), o surgimento de novas tecnologias digitais, sua adoção
e utilização por si só, representam a transformação digital. Com um olhar mais amplo,
outra corrente de autores acredita que a transformação digital não é um evento único,
pelo contrário, é um processo de aprendizado social que envolve diversas partes
interessadas com o objetivo atender às prioridades, necessidades e aspirações
socioeconômicas (HANNA 2016).
Na visão de Rogers (2017), especialista em estratégia digital, a transformação
digital não tem a ver com tecnologia e sim com novas estratégias e maneiras de
pensar. Para Mazzone (2014, p.8) “Transformação Digital é a evolução digital
deliberada e contínua de uma empresa, de um modelo de negócio, processo, ideia ou
metodologia, todos estrategicamente e taticamente interligados”.
Kane et al. (2015) argumentam que utilizar apenas as tecnologias digitais para
impulsionar o processo de transformação digital não é suficiente; é necessário que
também sejam consideradas a estratégia, a cultura da empresa e o desenvolvimento
de talentos internos por meio de um processo progressivo e contínuo que deve ser
desdobrado por toda a organização ao longo do tempo.
Com base nas diferentes abordagens conceituais sobre Transformação Digital
é possível notar semelhanças e diferenças nas reflexões dos autores, porém um
conceito em comum é que a transformação digital é mais uma questão de estratégia
do que apenas uma adoção de novas tecnologias; é um desafio de gestão. Segundo
estudo do MIT Sloan Management Review - Massachusetts Institute of Technology
(2015), a estratégia é identificada como o principal impulsionador da transformação
digital. As empresas precisam renovar seus conceitos e enxergar que a
Transformação Digital é uma oportunidade de crescimento, porém requer um
planejamento claro e coerente uma vez que envolve mudanças que irão impactar todo
o modelo do negócio.

2.2 Tecnologias Utilizadas nos Projetos Analisados

De acordo com o Cartilha de Tendências de Transformação Digital (2018)
elaborada pelo Sebrae, existem atualmente pelo menos 25 tendências de ferramentas
tecnológicas que podem ser utilizadas para a transformação digital das empresas.
Buscou-se na literatura existente, a descrição das três tecnologias abordadas no
âmbito desta pesquisa.

2.2.1 Certificação Digital

Um dos aspectos mais relevantes da Certificação Digital, do ponto de vista da
credibilidade, é o reconhecimento legal de documentos e assinaturas digitais. O
embasamento jurídico no Brasil começa a partir da edição da Medida Provisória n.º
2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que cria, em seu artigo primeiro, a Infraestrutura
de Chaves públicas Brasileira (ICP-Brasil) com a finalidade de validar documentos,
assinaturas digitais e transações eletrônicas (Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de
agosto de 2001).

2.2.2 Cloud Computing

Cloud computing é o armazenamento de dados na nuvem, via internet, que
dispensa o investimento em servidores físicos e manutenção de hardware. O serviço
inclui, além do armazenamento, sistemas operacionais e programas que auxiliam e
otimizam a gestão, com a vantagem de poder ser acessado remotamente de qualquer
dispositivo ligado à internet (SEBRAE, p. 42)

2.2.3 Gestão Eletrônica de Documentos - GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê
um meio de armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos
e dados eletrônicos, durante todo o seu 'Ciclo de Vida'” (VALLE e BALDAM, 2002).

2.3 Conceitos de Gestão

Para que as organizações se tornem mais competitivas, sejam elas
governamentais ou não, é necessário entender que transformar uma operação ou uma
instituição digitalmente não é apenas adotar novas soluções de TI, mas saber como
identificar oportunidades tecnológicas no mercado que, se usadas de forma
estratégica, otimizarão os resultados, garantindo maior competitividade. Um esquema
de como deve ocorrer uma transformação digital é apresentada na Figura 1.

Figura 1: Esquema da Transformação Digital

Fonte: os autores (2019).

Na prática, a transformação digital é um processo que muda a mentalidade

da gestão, e requer o envolvimento direto da liderança, determina mudança de cultura
do corpo de funcionários e demanda a aplicação de estratégias claras e objetivas.
O conceito de estratégia tem diferentes conotações em diferentes contextos,
quer no campo acadêmico, quer no meio empresarial. A abrangência e complexidade
do termo impedem a elaboração de um conceito único, entretanto, sobram definições
reconhecidamente válidas.
Segundo Cabral (1998), o conceito de estratégia por sua abrangência, exige
a integração de uma série de teorias e enfoques, o que dificulta uma definição precisa
de seus conceitos e abordagens. Dependendo do contexto no qual é empregada, a
estratégia pode ter o significado de políticas, objetivos, táticas, metas, programas,
entre outros, numa tentativa de exprimir os conceitos necessários para defini-la
(MINTZBERG e QUINN, 1991).
Michel (1990, p. 252-271) partilha uma visão mais operacional do conceito de
estratégia, definindo-a como “a decisão sobre quais recursos devem ser adquiridos e
usados para que se possam tirar proveito das oportunidades e minimizar fatores que
ameaçam a consecução dos resultados desejados”.
 Para Lodi (1969, p.6), “estratégia é a mobilização de todos os recursos da
empresa no âmbito nacional ou internacional visando atingir objetivos a longo prazo”.
O fator Cultural é de fundamental importância a ser considerado em todo
processo de mudança, principalmente em projetos que envolvam Transformação
Digital, alguns autores enfatizam a importância do desenvolvimento de uma cultura
organizacional na implantação de estratégias e mudanças organizacionais. A cultura
é fator fundamental na formulação e sucesso da implementação de novas estratégias
(FARJOUN, 2002). De acordo com Davenport e Prusak (1998), a cultura de partilha
de conhecimento e de suporte organizacional é a base fundamental da gestão do
conhecimento.
Segundo Maximiano (2004), a eficiência na utilização dos recursos e a
eficácia na realização dos objetivos são critérios para avaliar o desempenho das
organizações, além de eficientes e eficazes, elas precisam ser competitivas porque
enfrentam outras organizações que perseguem os mesmos objetivos. Uma
organização eficiente, eficaz e competitiva evidencia uma administração de alto
desempenho. A caracterização dos desempenhos de uma organização e de sua
administração é apresentada na Figura 2.

Figura 2 – O desempenho de uma organização é reflexo do desempenho de sua administração.

Fonte: Maximiano (2004, p. 98).

Duas expressões são usadas para indicar que uma organização possui alto
grau de desempenho: eficiência e eficácia.
De acordo com Maximiano (2004) eficiência significa realizar tarefas de
maneira econômica, empregando a menor quantidade possível de recursos. Eficiência
é um princípio da administração de recursos, e consiste em basicamente fazer mais
com menos.
Ainda de acordo com Maximiano (2004), eficácia é a capacidade de realizar
resultados e resolver problemas, ou seja, fazer o que tem que ser feito. Portanto, obter
eficácia é atingir os objetivos propostos, independente dos recursos utilizados para
atingir esses objetivos.
Deste modo, quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais eficaz
é a organização. Quanto mais eficaz uma organização, mais competitiva ela se torna.
Conclui-se, portanto, para que a transformação digital ocorra de forma efetiva
dentro das organizações tornando-as mais competitivas, fatores como eficiência e
eficácia precisam ser considerados.

3 METODOLOGIA
São procedimentos sistemáticos, pré-determinados para a realização da
pesquisa científica. O método utilizado foi o indutivo, que segundo Marconi e Lakatos
(2009), parte da análise de premissas particulares para, para em seguida chegar-se a
conclusões gerais sobre um assunto.
Quanto aos procedimentos, caracteriza-se como pesquisa bibliográfica, para
Cervo e Bervian (2009), a pesquisa bibliográfica procura na literatura teorias que
possam explicar o problema em questão, ainda quanto aos procedimentos,
caracteriza-se como pesquisa documental e de acordo com os autores acima, os
documentos são investigados com o objetivo de entender procedimentos, comparar
os resultados obtidos e suas peculiaridades. Caracteriza-se também como estudo de
caso, de acordo Marconi e Lakatos (2009), o estudo de caso visa obter informações
sobre um problema ou fenômeno no local onde eles ocorrem de forma empírica.
Quanto à abordagem, caracteriza-se como pesquisa qualitativa, pois
conforme Horn e Diez (2005), a pesquisa qualitativa utiliza interpretações de natureza
subjetiva e não dados numéricos.
As técnicas utilizadas foram a coleta documental e entrevista não estruturada,
segundo Marconi e Lakatos (2009), as técnicas são os processos utilizados para a
obtenção dos dados ou informações de forma prática, tais como o questionário e a
entrevista.
Foram realizadas pesquisas bibliográficas sobre transformação digital e as
tecnologias utilizadas, conceitos de gestão como estratégia, eficiência organizacional,
produtividade e competitividade, analisados documentos fornecidos pelos
responsáveis pela implementação e disseminação da cultura digital na Administração
Pública do Paraná, bem como as diretrizes de Informatização dos serviços públicos
na esfera federal, elaboradas pelo Ministério da Ciência e Tecnologia e de
Planejamento.
A fim de se esclarecer quais foram as estratégias utilizadas na implementação
da transformação digital naquelas instituições, também foram realizadas em ambas
uma entrevista não estruturada com as pessoas responsáveis por cada projeto que
nos revelaram como eles foram desenvolvidos, adaptados e implementados, quais as
dificuldades encontradas e de que forma obtiveram êxito nesses processos.

4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Na pesquisa empírica foram coletadas informações sobre 3 projetos para
Transformação Digital ocorridas no Governo do Estado Paraná, especificamente na
Policia Militar (PM-PR), Tribunal de Justiça do Paraná (TJ-PR) e no Tribunal de Contas
do Estado (TCE-PR). Um projeto analisado foi de GED (e-Protocolo Digital / Gestão
Eletrônica de Documentos) implementado na PM-PR. Outro foi o TCE-PR Digital
implementado no TCE-PR. O terceiro projeto analisado foi Inquérito Digital
implementado no TJ-PR e que teve integração com o Ministério Público do Paraná
(MP-PR), Polícia Militar do Paraná (PM-PR) e a Polícia Civil do Paraná (PC-PR).
Estes projetos tiveram seus materiais disponibilizados por seus gestores para
a equipe de pesquisa e estão em pleno uso, proporcionando benefícios para seus
usuários e principalmente para os cidadãos.

4.1 Projetos Analisados

Nesse tópico foram apresentadas as descrições de cada projeto e seus
respectivos resumos sobre o cenário da implementação da Transformação Digital,
considerando a situação anterior, dificuldades encontradas, estratégias utilizadas e
benefícios obtidos com a mudança.

4.1.1 e-Protocolo – Polícia Militar do Paraná

O e-Protocolo Digital é o sistema padrão de gestão de processos em todos os
órgãos do Poder Executivo do Estado do Paraná e está regulamentado pelo Decreto
5389 de 2016 (Regulamentação e-Protocolo Digital, 2016).
O e-Protocolo é ferramenta integrada à internet que propiciará a absorção e
integração de todos os processos e procedimentos realizados no âmbito da
administração pública.
 O processo de tramitação de documentos era realizado fisicamente, havia um
enorme volume de documentos transitando entre vários órgãos estaduais, em todo o
Estado, dentre eles o Tribunal de Justiça do Paraná. Perdia-se muito tempo até que
esses documentos chegassem aos vários destinos e em alguns casos ainda havia o
problema com extravios. Também havia a dificuldade em acompanhar tais processos
em relação ao status, para se saber em que situação estava e com quem estava
parado.
De acordo com relatos a primeira dificuldade foi a falta de conhecimento sobre
os sistemas e as tecnologias, bem como a falta de um departamento específico para
informatização. Depois foi a dificuldade encontrada para adaptar um sistema genérico
desenvolvido pela Companhia de Tecnologia da Informação e Comunicação do
Paraná CELEPAR, para utilização em uma entidade com tantas especificidades. E
por fim, como toda mudança, houve grande resistência dos servidores, pessoas que
sentiram que seu cargo ou funções estavam ameaçadas, em todos os níveis, até
mesmo no alto escalão do Comando da PM.
Não há documento de planejamento de implementação do projeto. O
comandante geral nomeou um profissional para conduzir o processo. Este profissional
tratou de estudar a ferramenta e traçar os requisitos necessários para obter sucesso.
Este profissional responsável estabeleceu critérios próprios para a implementação.
Considerando a resistência, inclusive na alta gestão, escolheu-se a seguinte tática:
Iniciou pelo próprio setor de tecnologia utilizando essa equipe para validar os
processos e conhecer integralmente o software. Depois foi buscada a colaboração do
departamento de Recursos Humanos com as atividades que envolvem diretamente
os interesses dos servidores. Sendo assim, eles se obrigariam ser usuários da nova
tecnologia e se familiarizariam com os novos procedimentos. O passo seguinte foi
escolher os departamentos mais receptivos a adoção de novas tecnologias e
processos de negócio.
O sistema e-Protocolo Digital assegurou maior rapidez e segurança na
tramitação de documentos, aumentando a acessibilidade e transparência. A gestão
documental integrada também garante a redução de custos com materiais, mão de
obra, serviços de malote e espaço para armazenamento e da burocracia na máquina
pública. Esse sistema já está sendo utilizado em várias pastas do Governo do Estado
do Paraná.
4.1.2 Inquérito Digital – Tribunal de Justiça do Paraná
O Inquérito Digital (100% dos inquéritos das polícias do Paraná são digitais,
2009) é uma ferramenta de integração dos Sistemas da Justiça do Estado do Paraná,
Ministério Público (MP-PR) e Tribunal de Justiça (TJ-PR), com a Polícia Militar (PM-
PR) e Polícia Civil (PC-PR). Essa solução permite aos agentes públicos dos diferentes
órgãos, que atuam nos processos criminais, agilidade na elaboração dos instrumentos
jurídicos e conferir maior racionalidade às rotinas e aos procedimentos relacionados.
A solução moderniza a tramitação das informações entre as instituições consolidando
a integração do sistema criminal.
Antes da adoção do Inquérito Digital os processos eram realizados todos por
trâmite em papel com pareces via assinatura de pessoas e esse procedimento exigia
que esses documentos tramitassem fisicamente entre os órgãos envolvidos. Cada
processo possuía uma tramitação diferente conforme os envolvidos, pontos de origem
e destino para conclusão que podia varia conforme o decorrer do processo.
Outro fator agravante era a incompatibilidade de alguns órgãos. O Tribunal de
Justiça e o Ministério Público já possuíam ferramentas para registrar processos
eletrônicos. As polícias Militar e Civil ainda estavam com esses processos em papel.
Nessas condições os processos quando iniciados nas polícias acabavam tendo que
ser digitalizados para que tivessem continuidade nos órgãos da Justiça.
O maior dos desafios foi reunir e coordenar equipes multidisciplinares.
Diversos órgãos que precisaram ser envolvidos para trabalhar no desenvolvimento e
também nos testes do software do Inquérito Digital. As equipes do Detran, da Celepar
(Empresa de Processamento de Dados do Governo do Paraná), do Departamento
Penitenciário (Depen), da Secretaria Justiça, da Família e Trabalho, do Ministério
Público, do Poder Judiciário e a da Defensoria Pública estavam alinhadas para o
mesmo objetivo, mas possuem necessidades diferentes apesar das informações
serem complementares.
O primeiro passo foi garantir que o alto escalão dos órgãos envolvidos
estivesse sintonizado para demonstrar a importância dessa integração para a Justiça
do Paraná. Participaram desde o lançamento e nas reuniões de apresentação do
projeto o presidente do Tribunal de Justiça do Paraná, o procurador-geral do Ministério
Público do Paraná, o chefe da Casa Militar, o diretor-geral do Departamento
Penitenciário do Paraná, o diretor-geral da Polícia Científica, o presidente da Celepar,
o presidente da Agência Paraná de Desenvolvimento, além de diretores, policiais e
funcionários da Secretaria de Segurança.
O projeto teve um comitê de participantes para definir as regras de negócio,
definir necessidades do projeto e as estratégias de trabalho. Também foi montado um
grupo para o planejamento de Treinamento e suporte para as equipes envolvidas na
integração e uso do Sistema da Polícia Civil de Procedimento de Polícia Judiciária
Eletrônico (PPJe), do Sistema da Polícia Militar (Eproc), da Coordenação de
atendimento.
Para garantir a qualidade do sistema, equipes específicas para testes
reportavam ajustes e correções para a Gerencia de Sistemas de Informação A (GSI-
A) e para Coordenação de Sistemas de Informação A7 (COSIN-A7), ambos setores
da Celepar, empresa responsável pelo desenvolvimento dos sistemas.
O projeto trouxe 3 principais benefícios, conforme descrito no informativo do
lançamento do Inquérito Digital (100% dos inquéritos das polícias do Paraná são
digitais, 2009). Um desses benefícios é o fim do papel da nova plataforma de trabalho.
Os procedimentos feitos pela polícia judiciária passam a ser totalmente digitais. Os
processos iniciam com os registros de lavraturas, passam pelos termos
circunstanciados e seguem para comunicação com os juizados de maneira eletrônica.
Algumas ações e alguns trâmites podem acontecer simultaneamente colaborando
para a celeridade do processo.
O programa desonera o governo, eliminando a impressão de documentos e o
deslocamento físico de processos até o Judiciário. Outro importante benefício foi a
possibilidade de inclusão de vídeos nas oitivas que é a possibilidade de juntar ao
Inquérito Policial os vídeos das oitivas, permitindo maior fidedignidade na hora do
julgamento de criminosos. Os advogados foram beneficiados com o Inquérito Digital
através da integração ao Processo Eletrônico do Judiciário do Paraná (Projudi), onde
os representantes de acusação e defesa terão acesso imediato aos elementos do
Inquérito.

4.1.3 TCE-PR Digital – Tribunal de Contas do Estado do Paraná

O Programa TCE-PR Digital foi projeto que sacramentou a substituição do uso
de papel nos processos internos e de integração com outras instituições. O descritivo
do projeto é claro (Descritivo do Projeto, 2009). “Prover as soluções necessárias à
substituição do uso de documentos impressos por documentos digitais, buscando
celeridade e sustentabilidade no exercício do controle externo”. Graças a esse
programa o TCE-PR é hoje um dos mais digitalizados tribunais de contas estaduais
do Brasil.
O Tribunal de Contas do Estado do Paraná caracterizava-se por acumular
anualmente um grande volume de papel. O estudo apresentado no Descritivo do
Projeto (Descritivo do Projeto, 2009) no quadro do tópico “Cenário anterior à
implantação do Programa”, o TCE-PR gerava em média de 4 (quatro) milhões de
folhas para arquivamento por ano e aproximadamente 2 (dois) milhões de folhas
impressas por ano.
Esse grande volume de papel gerava muitos problemas: Dificuldade para
manipulação; muito tempo para análise e acompanhamento dos processos; demora
para a conclusão dos processos; ato custo para tramitação/transporte dos
documentos físicos dos diversos locais do estado; necessidade de local para
armazenamento; perda de documento; alto custo de impressão.
A Transformação Digital no TCE-PR exigiu a superação de diversos desafios,
conforme descrito no Propósito do Programa (Descritivo do Projeto, 2009). Um dos
principais foi o que o TCE-PR chamou de Suporte Legal. Trata-se da validação do
processo eletrônico dentro das normativas estaduais e federais. Também houve a
preocupação em disponibilizar novas ferramentas, adequar sistemas, digitalizar
documentos, gerar índices e dar destinação a aproximadamente 10 (dez) milhões de
folhas que constituíam o estoque de processos e demais documentos da corte
naquele tempo. Além disso, havia a preocupação de preparar e comprometer
servidores e jurisdicionados com o sucesso do programa. Ainda do ponto de vista
legal, havia a necessidade de adotar novas ferramentas para certificação digital, que
permitem assinar documentos e atos processuais diretamente no computador com a
eficácia probatória de documentos originalmente eletrônicos, sem precisar gerar e
assinar cópias impressas.
A equipe de implementação descreve que o sucesso do programa foi a
estratégia de trabalho que incluiu definir as regras e a necessidade de
comprometimento, "grande parte do sucesso obtido deve-se a dois aspectos
fundamentais da abordagem adotada: a abrangência do programa e a estrutura de
governança", (Descritivo do Projeto, 2009).
 A Estrutura de Governança foi descrita para garantir prioridade da gestão
estratégica da instituição e comprometimento da Direção Geral. Esse posicionamento
fortaleceu o comprometimento dos níveis tático e operacional. A estrutura de
governança instituiu uma gestão de projetos para planejar, integrar e executar os
projetos. Instituiu também um Comitê de Governança, composto por representantes
efetivos das principais funções da administração, com a atribuição de tomar as
decisões estratégicas, decidir em casos de conflitos e de receber o relatório de
andamento dos projetos integrantes do programa.
O Comitê de Governança definiu a Abrangência do Programa para que as
soluções não se restringiriam ao processo eletrônico, mas alcançariam também as
rotinas administrativas. Novos processos, como prestações de contas, registro de
admissões e aposentadorias, consultas, denúncias etc. e as respectivas petições
intermediárias deveriam ser encaminhados pela internet, portanto, como arquivos
digitais devidamente assinados com certificado digital. Outra definição do comitê foi a
de incluir no programa a digitalização do acervo de processos e documentos existente,
mesmo os processos já encerrados que aguardavam cumprir temporalidade.
O tópico "Abrangência - Escopo" do Descritivo do Programa (Descritivo do
Programa, 2009), descreve a Comunicação do Programa com um fator relevante e
que se justifica por causa das profundas mudanças nas rotinas internas e no
relacionamento com as entidades fiscalizadas. “A comunicação desempenhou papel
de relevância. Inicialmente produzia um boletim semanal do andamento do programa
que, a partir de algumas edições tornou-se o boletim semanal institucional".
A primeira percepção dos resultados do programa TCE Digital é visual,
conforme descrito no tópico Benefícios Esperados e Alcançados, "transformação dos
espaços, melhorias nas condições de saúde ambiental e as transformações potenciais
nos processos de trabalho, uma vez removidas as limitações dos autos impressos,
que só podiam estar em um lugar em cada tempo", (Descritivo do Projeto, 2009,
pag.7). O ambiente físico ganhou em limpeza e liberação de espaço
Entretanto, o maior benefício é a Democratização do acesso aos processos
(Descritivo do Projeto, 2009, pag. 8). "A principal contribuição poderá vir em favor do
controle social e da transparência. Uma vez que os processos estão digitais, poderão
ser vistos a qualquer momento e de qualquer lugar. Hoje, esta facilidade está
disponível apenas às partes dos processos e a seus procuradores. Os demais
cidadãos podem solicitar cópias que lhes serão fornecidas, em meio digital, desde que
autorizadas pelo relator". Os processos são compartilhados simultaneamente por
todos os partícipes liberados para acesso.
Outro aspecto descrito no mesmo trecho do documento relata a agilidade
obtida na tramitação com a redução de tempo da entrega da prestação de contas
pelas entidades fiscalizadas. Além da agilidade, o descritivo ressalta o volume de
entregas dessa prestação de contas no prazo limite com um percentual acima de 93%.
As entidades municipais entregaram os documentos em meio eletrônico no portal de
contas do TCE Digital.
O descritivo ainda ressalta outros benefícios que dizem respeito a celeridade,
a mobilidade e a segurança dos processos. Houve redução drástica da quantidade de
solicitação de cópias dos processos, redução no tempo necessário para executar uma
intimação e aumento na garantia de continuidade de operação com eliminação dos
extravios de documentos dos processos.

4.2 Principais Fatores para o Sucesso da Implementação

As três instituições analisadas, PM-PR, TJ-PR e TCE-PR, apresentaram
características distintas para as estratégias de implementação. O TCE-PR foi o que
reuniu os melhores procedimentos de plano de trabalho de implementação. Mesmo
assim, esta estratégia foi pontual. O Tribunal possui conceitos mais maduros de
Gestão de Projetos, mas a sua condução depende muito de cada profissional
responsável.
A PM-PR não possui procedimento formal para uma estratégia de
implementação de Projetos de Transformação Digital. Os projetos foram comandados
para os seus responsáveis técnicos e cada um seguiu um trabalho informal para troca
de experiência entre os profissionais envolvidos.
O Projeto do Inquérito Digital foi muito peculiar. Precisou da participação direta
de pelo menos 5 órgãos diferentes, TJ-PR, MP-PR, PC-PR, PM-PR e Celepar. Cada
um com um nível diferente de maturidade para implementação de Transformação
Digital e principalmente diferentes plataformas de infraestrutura para desenvolvimento
de sistemas. Nesse projeto não havia um plano individual de cada órgão para a
estratégia de implementação e consequentemente também não havia para o projeto
realizado em grupo.
 Independente da cultura hierárquica dos órgãos de governo analisados, civil
ou militar, ficaram evidentes alguns fatores em comum aos projetos que foram
determinantes para a obtenção de sucesso na implementação: 1) Comunicação Eficaz
da Alta Gestão; 2) Engajamento direto da Alta Gestão; 3) Sensibilização dos
envolvidos; 4) Mudança de cultura através da capacitação; e 5) Engajamento do corpo
de colaboradores. Sendo assim, esses fatores identificados foram os mais
significativos para mudar a Cultura organizacional em vigor.

4.2.1 Comunicação Eficaz da Alta Gestão

A comunicação eficaz da alta gestão é o primeiro fator que percebemos em
comum nas Instituições Públicas analisadas. Constatou-se que a deliberação para a
implementação sempre partiu de uma pessoa pertencente ao quadro da direção da
instituição que demonstrou claramente o interesse pelo projeto. As informações foram
apresentadas inicialmente em uma reunião com a presença dos envolvidos
responsáveis pela implementação e com os principais beneficiados diretos com a
solução proposta. Essas apresentações foram também formalizadas via documento
interno estabelecendo poderes aos executores.
No decorrer do prazo de execução dos projetos, percebeu-se em todos os
casos analisados, que a alta gestão comunicou e defendeu os interesses dos
mesmos, agindo sempre para que os planos que os integravam tivessem sempre a
prioridade e os recursos necessários, na medida adequada.
Os resultados de estudos empíricos indicam que os fatores críticos que
contribuem para o sucesso de um projeto incluem o engajamento da alta Gestão,
comunicação eficaz, clareza de propósitos e objetivos do projeto, e participação das
partes interessadas (OFORI, 2013)

4.2.2 Engajamento direto da Alta Gestão

Tão importante quanto a Determinação da Alta Gestão, a participação efetiva
dessa mesma alta gestão nas atividades dos projetos foi outro fator comum que
identificamos nas implementações de sucesso. Os projetos selecionados tiveram a
participação da alta gestão principalmente nas reuniões de acompanhamento de
evolução. Os gestores dos projetos entenderam essas ações como importantes para
reforçar o interesse da instituição pelo sucesso da implementação.
Os profissionais especialistas em gestão de projetos identificam claramente o
envolvimento da Alta Direção como um importante fator para o sucesso de um projeto,
conforme ressalta Vezzoni et al. (2013) à revista de Gestão e Projetos aonde ele
reforça que o envolvimento da alta administração devido ao seu poder de decisão,
aumenta a probabilidade de projetos atingirem sucesso.
Em documento elaborado pela UFRGS durante o XX SEMEAD Seminários
em Administração (2017) são tratados os principais FCS – Fatores Críticos de
Sucesso em Projetos e dentro os 25 autores mencionados no relatório, 20 mencionam
que o envolvimento da alta gestão é mandatório para a obtenção de sucesso na
realização de um projeto.

4.2.3 Sensibilização dos envolvidos

A existência de ações de sensibilização é um fator importante para agregar
engajamento e dedicação dos envolvidos. Percebemos que alguns projetos, mesmo
alguns que não foram aqui analisados, apresentavam a necessidade de uma
sensibilização imediata para que os envolvidos se empenhassem para a sua
implementação.
Os projetos selecionados foram sensibilizados pela ação da alta gestão e seus
principais responsáveis que expuseram a importância do projeto e construíram o
envolvimento da equipe a partir de reuniões onde foram apresentados os impactos da
implementação e principalmente a situação sem a ferramenta de Transformação
Digital. O TCE-PR fez uma explanação clara do tamanho do problema com a gestão
dos processos em papel e os impactos que na vida dos profissionais da instituição. A
PM-PR ressaltou a necessidade de redução de custos e tempo no atendimento dos
processos. Além disso, interrompeu alguns processos internos manuais do
departamento de Recursos Humanos que passaram a ser somente pelas vias digitais.
O TJ-PR praticamente usou a comoção pública a favor da sensibilização de sua
equipe. Essa sensibilização criou um Fator de Conscientização que aproximou os
times de outras secretarias também envolvidas no processo: SESP (Secretaria de
Segurança Pública) e MP-PR (Ministério Público do Paraná).
Ficou claro através do estudo destes três casos que, o engajamento dos
envolvidos e a sensibilização foram os diferenciais para o sucesso dos projetos.
Segundo Montes (2017), não engajar as pessoas em seus projetos é similar
a trilhar seu caminho sozinho. Sem a ajuda de alguém, é praticamente impossível
alcançar grandes realizações.
 Para Beringer et. al. (2013) o engajamento das partes interessadas é crítico
para o sucesso do gerenciamento do portfólio de projetos, e reflete diretamente na
eficiência no gerenciamento.

4.2.4 Capacitação e engajamento dos colaboradores.

Segundo Sutherland (2014), um dos criadores do método Scrum, o
desenvolvimento e o treinamento da equipe são fatores primordiais para o sucesso de
um projeto. Scrum é uma metodologia ágil de gestão de projetos bastante utilizada
em ambientes de extrema incerteza, como projetos de tecnologia da informação.
Contudo, vem sendo aplicada em outras áreas, pois facilita o entendimento do fluxo
de desenvolvimento do projeto.
O método Scrum dentro de sua abordagem gerencial de recursos humanos,
propõe inicialmente um Release Planning onde todas as áreas ligadas ao projeto são
convidadas a participar do planejamento para se sentirem protagonistas das
mudanças. A cada reunião denominada Sprint, há uma dosagem de motivação,
fazendo com que o time trabalhe com um único objetivo final. Durante o Sprint inicial,
são mapeadas todas as necessidades de treinamentos e especialização dos membros
da equipe de desenvolvimento do projeto para que estejam aptos a realizar as tarefas
propostas durante o projeto e replica-las após a sua finalização. Esse sentimento de
pertencimento associado à capacitação promove a sensibilização e o engajamento da
equipe trazendo produtividade e agilidade aos projetos.
A Transformação Digital requer mudança de Cultura e neste âmbito essa
mudança foi superada pela PM, pelo TJ e pelo TCE em alguns aspectos por meio do
engajamento da gestão, da sensibilização dos colaboradores e da capacitação de
todos os envolvidos na sua implementação.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Transformação Digital é inevitável, pois atua como impulsionadora da
eficiência e da produtividade organizacional, corrigindo distorções e falhas nos
processos e aumentando o desempenho no atendendo às exigências dos clientes e
usuários. Entretanto, o processo de implementação ainda é uma barreira a ser
vencida. Existem muitas tecnologias que não conseguem ser utilizadas em sua
plenitude ou simplesmente não saíram do projeto, apesar da disponibilidade de
recurso financeiro, do enorme esforço de pessoas e da necessidade evidente pela
solução. Por isso, o presente trabalho analisou projetos implementados com sucesso
na Administração Pública para identificar fatores comuns e fundamentais que
pudessem levar a uma estratégia eficaz para a implementação de uma transformação
digital.
A correta análise dos projetos de implementação requer um conhecimento
maior das informações e dos conceitos relacionados à transformação digital. Por esse
motivo, estudou-se conceitos gerais da administração que definem produtividade e
efetividade. Também foram analisados os conceitos dos agentes transformadores e
algumas das principais tecnologias da transformação digital utilizadas nos projetos.
Outro grupo importante de informações estudado foi o das recomendações
governamentais, sobretudo as do Governo Federal. Existem estudos que apresentam
recomendações específicas para a Transformação Digital. Somente após esse
embasamento foram analisadas as estratégias de projetos realizados em 3
Instituições da Administração Pública do Governo do Paraná: Polícia Militar (PM-PR),
Tribunal de Justiça do Paraná (TJ-PR) e Tribunal de Contas do Estado (TCE-PR).
O estudo dos projetos do Governo do Paraná permitiu a constatação de que
as soluções implementadas trouxeram melhorias significativas na qualidade dos
serviços prestados ao cidadão. Mais que simples melhoria de processos e serviços,
constatou-se que no TJ-PR e PC-PR a tecnologia salvou vidas agilizando soluções de
segurança pública. A transformação digital garantiu ao TCE-PR maior poder de
auditoria que significa mais recursos para a população por permitir transparência nas
contas públicas minimizando desvio de verbas e beneficiando prestação de contas
dos gestores dedicados e corretos. A PM-PR melhorou seu foco na segurança pública
reduzindo esforço e custo burocrático na gestão dos processos. Menos pessoas
envolvidas em tramitação de documentos e maior o efetivo de policiais trabalhando
para a defesa do cidadão.
Em relação a pergunta problema: qual a estratégia mais apropriada para a
implementação da Transformação Digital de forma eficaz nas instituições públicas? a
resposta foi obtida, pois ao serem relacionados os fundamentos e os conceitos,
conhecidas as recomendações do Governo e identificadas as estratégias utilizadas
nos projetos implementados com sucesso, pode-se concluir que 4 fatores são
fundamentais para uma implementação de transformação digital de sucesso: 1)
Comunicação Eficaz – Determinação contínua principalmente pela alta gestão
exaltando o propósito e delegando poderes para os responsáveis; 2) Engajamento
direto da Alta Gestão – Participação efetiva junto aos envolvidos no projeto para
manutenção do entusiasmo da equipe; 3) Capacitação – A formação dos envolvidos
na implementação e dos usuários é muito importante para identificar a necessidade
de ajustes e tirar melhor proveito do uso da ferramenta; e 4) Sensibilização – Atuação
conjunta principalmente dos responsáveis pela implementação para destacar o
importante propósito e os benefícios que serão produzidos pela tecnologia.
A vasta disponibilidade de informações sobre o tema Transformação Digital,
principalmente sobre seu impacto positivo, e a disponibilidade de material sobre a sua
importância de aplicação na administração pública, sugeria um caminho claro para
conhecer os principais fatores de sucesso de uma implementação de transformação
digital. Entretanto, percebe-se uma significativa distância entre os conceitos aplicados
da administração moderna no mundo corporativo e as realidades da administração
pública, sobretudo no cenário de projetos acessados do Governo do Paraná, onde o
êxito aconteceu mais pela combinação de empenhos individuais de pessoas afins
entre si do que pela gestão do projeto.
Os materiais disponíveis sobre os projetos analisados são superficiais e
destinam maior atenção à capacitação de usuários e descritivos das funcionalidades
das tecnologias, praticamente não há material sobre o planejamento da
implementação. Mesmo as orientações do Governo Federal sobre a importância da
transformação digital são também focadas em conceitos e pouco descrevem sobre
requisitos de projeto para uma implementação com sucesso.
Os 4 fatores identificados são fundamentais, porém, não são suficientes para
garantir o sucesso, a missão é árdua, a mudança de cultura está quase sempre
envolvida na implementação de novas tecnologias. Por isso, a improvisação, como
método, deveria ser exceção na implementação de transformação digital.
Sendo assim, as instituições deveriam trabalhar no desenvolvimento de um
manual de melhores práticas para que essas inteligências possam ser compartilhadas
em um comitê de melhoria contínua. Mais importante que conter melhores práticas,
este documento precisa ser para a definição de recursos e poderes para a realização
dos trabalhos. Os projetos devem iniciar somente após definidos claramente que
existem os requisitos mínimos para sua realização.
 Contudo fica evidente nesta pesquisa que, dificilmente uma instituição
alcançará os resultados esperados em processos de mudanças, seja ela pública ou
privada, sem levar em consideração a Cultura Organizacional, a qual sugere-se uma
pesquisa complementar aprofundada sobre o tema.

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