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Responsável Administrativo e Financeiro

1. Título da função
Responsável da Administração e das Finanças (RAF)
2. Posicionamento na organização
O/A RAF é membro do Comité de Gestão do Escritorio de Coordenação da SWISSAID na Guiné-Bissau
(BuCo-GB). É supervisionado/a pelo Representante da SWISSAID na Guiné-Bissau (RP). O/A RAF
supervisiona o/a Encarregado/a Administrativo, Logístico e Recursos Humanos (EALRH) do BuCo-GB e
a Contabilista do BuCo-GB.
3. Missão
O objetivo da posição é assegurar a eficiência e transparência das operações administrativas e
financeiras do BuCo-GB, contribuir para o estabelecimento e manutenção de um ambiente de trabalho
seguro e motivador, promover e garantir os princípios e regras da SWISSAID e assim apoiar a
implementação e desenvolvimento da Estratégia e Programa da SWISSAID na Guiné-Bissau.
4. Responsabilidades
Principais responsabilidades:
O/A RAF é responsável pela gestão financeira do Programa, a gestão administrativa do BuCo-GB de
acordo com as diretrizes da SWISSAID. Apoia o pessoal e parceiros da SWISSAID na Guiné-Bissau no
planeamento e gestão administrativa e financeira.
Gestão Financeira:
• Gerir as finanças do Programa;
• Organizar, gerir e supervisionar a contabilidade do Programa e dos projetos;
• Desenvolver o orçamento de funcionamento do Programa;
• Assegurar o acompanhamento, controlo e atualização do orçamento de funcionamento do
Programa e dos orçamentos dos projetos;
• Organizar a elaboração dos relatórios financeiros periódicos do Programa e dos projetos, revê-los,
validá-los e enviá-los para a sede;
• Rever, documentar e validar os relatórios financeiros do projeto;
• Preparar e coordenar auditorias de programas e projetos, assegurar a implementação e
acompanhamento das recomendações de auditoria;
• Organizar, realizar (se necessário) e supervisionar a realização de missões de apoio e controlo no
domínio financeiro e contabilístico com as organizações parceiras da SWISSAID;
• Supervisionar e validar os processos de aquisição de bens e serviços do Programa e dos projetos;
• Definir e controlar as modalidades de pagamento aos fornecedores de bens e serviços do BuCo-
GB;

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• Organizar e controlar o arquivamento físico e eletrónico dos documentos financeiros e
contabilísticos do Programa e dos projetos;
• Rever, desenvolver, atualizar e divulgar formulários e modelos de documentos BuCo-GB
relacionados com a gestão financeira e contabilística do Programa;
• Rever as diretrizes de gestão financeira da SWISSAID, consultar o pessoal sobre as mesmas e
propor alterações conforme necessário;
• Assumir as responsabilidades da contabilista do BuCo-GB na sua ausência;
• Aconselhar e apoiar o pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras na gestão financeira e
contabilidade de projetos;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras na preparação de regulamentos e
formulários financeiros e contabilísticos;
• Identificar e testar ferramentas (em particular ferramentas informáticas) relacionadas com a
gestão financeira e apoiar o seu desenvolvimento, adaptação e utilização no âmbito dos projetos
sob a sua responsabilidade e das atividades das organizações parceiras.
Gestão administrativa:
• Organizar e gerir os recursos humanos do Programa, incluindo as seguintes tarefas
o Elaboração de contratos de trabalho e sua eventual adenda;
o Elaboração, revisão e actualização dos termos de referência;
o Actualização do organigrama;
o Controlo dos montantes e pagamento de salários;
o Controlo das declarações da segurança social e dos impostos;
o Gestão de pagamentos antecipados e empréstimos;
o Verificação e validação dos ficheiros individuais do pessoal do Programa;
o Organizar e documentar as avaliações do pessoal do Programa;
o Organização e documentação da formação do pessoal do Programa;
o Controlo do horário de trabalho;
o Gestão de ausências.
• Verificar a forma e conformidade das Instruções de Serviço (IS) emitidas pelo RP e, se necessário,
traduzi-las para português; divulgar as IS junto ao pessoal do BuCo-GB para verificar a sua total
compreensão do conteúdo das IS; assegurar o arquivamento das IS.
• Verificar e validar a forma e o conteúdo dos contratos entre o BuCo-GB e fornecedores de bens e
serviços para o Programa e projetos;
• Controlar a gestão da manutenção do equipamento e das infraestruturas do BuCo-GB;
• Controlar a gestão dos veículos do BuCo-GB;
• Supervisionar a gestão do "correio em papel" e da correspondência confidencial;
• Rever, desenvolver, atualizar e divulgar formulários e modelos de documentos BuCo-GB para
gestão administrativa;
• Rever as diretrizes de gestão administrativa da SWISSAID, consultando o pessoal sobre estas e
propondo alterações sempre que necessário;

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• Organização e monitorização do inventário BuCo-GB;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras em matéria de inventário;
• Organizar e controlar o arquivamento físico e eletrónico dos documentos administrativos do
Programa e dos projetos;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras no desenvolvimento de regras e
formulários administrativos;
• Identificar e testar ferramentas (em particular ferramentas informáticas) relacionadas com a
gestão administrativa e apoiar o seu desenvolvimento, adaptação e utilização no âmbito dos
projetos sob a sua responsabilidade e das atividades das organizações parceiras.
Apoio na concepção, implementação e avaliação dos projetos:
• Aconselhar o pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras sobre o desenvolvimento e
monitorização dos orçamentos dos projetos;
• Divulgar e explicar as normas de gestão financeira, contabilística e administrativa da SWISSAID
para projetos ao pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras;
• Assistir o pessoal e consultores da BuCo-GB e das organizações parceiras na concepção,
implementação e capitalização de projetos ou atividades nos domínios administrativo e financeiro
(por exemplo, elaboração de planos financeiros, especificações).
• Comunicar imediatamente por escrito ao RP quaisquer anomalias detetadas na gestão dos fundos
dos programas e projetos, bem como do pessoal, serviços e bens financiados pelos seus fundos.
Responsabilidades adicionais:
As responsabilidades e tarefas enumeradas abaixo não são exaustivas. Como tal, a RAF pode assumir
outras tarefas adicionais relacionadas com o seu nível de competências e experiência e de acordo com
as necessidades do BuCo-GB e da SWISSAID. Em particular, o/a RAF assumirá as responsabilidades do
CALRH do BuCo-GB na sua ausência.
5. Recursos
O/A RAF gere o orçamento atribuído para o funcionamento do Programa.
6. Relações internas e externas
Internamente, o/a RAF faz a ligação com o pessoal da sede da SWISSAID responsável pela
administração e finanças. A nível externo, o/a RAF estabelece contactos com parceiros do BuCo-GB e
contrapartes relevantes em questões administrativas, financeiras e contabilísticas (por exemplo,
consultores, auditores, funcionários governamentais).
7. Local de trabalho
O/A RAF está basedo/a no Gabinete de Coordenação da Swissaid na Guiné-Bissau (BuCo-GB). Poderá
ser-lhe pedido que realize missões no terreno na Guiné-Bissau, bem como que participe em atividades
noutros países.
8. Educação, experiência profissional e competências exigidas
Educação:
Diploma universitário avançado de uma instituição acreditada em gestão administrativa, financeira e
contabilística.

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Experiência:
• Pelo menos oito anos de experiência na gestão administrativa, financeira e contabilística de
programas e projetos de desenvolvimento.
• A experiência de trabalho deve incluir experiência em organizações internacionais, grandes
organizações não governamentais, e de preferência atuando no domínio do desenvolvimento
rural.
• Conhecimento profundo da gestão financeira e dos princípios e instrumentos contabilísticos.
• Experiência comprovada na preparação, acompanhamento e monitorização de auditorias.
Competências técnicas:
• Capacidade de conceber orçamentos de programas e projetos;
• Capacidade de conceber regras e instrumentos administrativos e financeiros;
• Comunicação escrita clara, sucinta e convincente em português e em francês (ou inglês);
linguagem altamente profissional, equilibrada e diplomática;
• Proficiência em Excel;
• Experiência e conhecimento da utilização de software especializado de gestão financeira e
contabilidade; o conhecimento do software “Banana” seria uma mais-valia;
• Proficiência geral no Microsoft Office, incluindo Teams, e capacidade de aprender rapidamente
novas ferramentas digitais;
• O conhecimento e a experiência de sistema de gestão informatizada de veículos serão uma
vantagem.
Aptidões comportamentais:
• Ouvir os outros de forma atenta, eficaz e ativa;
• Ser proativo/a e reativo/a;
• Excelente capacidade de resolução de problemas e de organização;
• Excelentes capacidades interpessoais, capazes de comunicar com colegas a todos os níveis, num
ambiente de trabalho multicultural;
• Excelentes capacidades de apresentação e comunicação.
Competências transversais:
• Competências de gestão de riscos; Conhecimentos especializados na identificação e avaliação de
riscos e responsabilidades relacionados com as atividades da SWISSAID; Capacidade demonstrada
para gerir estes riscos, aconselhando a gestão sobre estratégias de prevenção e mitigação;
• Fluência em português; bom nível de francês ou de inglês;
• Conhecimento de Crioulo desejável;
• Capacidade de organizar e facilitar atividades de grupo (reunião, seminário).
9. Outras informações
• Duração do contrato: Contrato de duração determinada
• Termos e condições: Contrato local

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• Como candidatar-se? Por favor, envie uma carta de apresentação e um curriculum vitae por e-
mail para o.coulibaly@swissaidgb.org copiando f.moreira@swissaidgb.org.
• Apenas os/as candidatos/as selecionados serão contactados.
• As candidaturas femininas são fortemente encorajadas.
• Prazo de candidatura: 10 de Março de 2023

Bissau, ao 17/02/2023