PROPOSTA TÉCNICA

Cliente: Organização B

Belo Horizonte, 25 de julho de 2020

(Validade 60 dias)
 1. APRESENTAÇÃO
A Organização E é uma Associação Civil sem fins lucrativos, criada há 35 (trinta e
cinco) anos pelos alunos do curso de Graduação de Administração - da Faculdade C. Essa
Empresa possui como foco a melhoria da gestão pública no Estado de Minas Gerais,
buscando imprimir a qualidade que atenda a capacidade financeira dos órgãos públicos dos
três poderes. Dentre nossos clientes estão os órgãos públicos do governo do Estado de Minas
Gerais, como as Secretarias de Estado e a Fundação João Pinheiro (FJP), também nossa
parceira, além de prefeituras municipais de Minas Gerais, órgãos da Administração Federal
e consultorias juniores.
Nossos projetos são executados e coordenados pelos alunos do curso, que contam
com a orientação e apoio dos professores/profissionais da Faculdade C. Com isso, tornamo-
nos uma Empresa apta a atuar no Setor Público com excelência.

2. INTRODUÇÃO
A Organização B, visando estabelecer um planejamento de médio e longo prazo para
promover seu crescimento e uma melhor gestão interna, apresentou demanda referente à
gestão de documentos da empresa. Dessa maneira, a consultoria citada, como organização
formada por estudantes universitários que objetivam o desenvolvimento profissional, a
aquisição de experiência e a prestação de serviços à comunidade, demonstra interesse em
aprimorar sua estrutura, definir suas ações futuras e destacar-se no mercado.
A Organização E, então, se apresenta como instituição responsável pelo desenvolvimento
desse projeto, com o apoio dos membros da Organização B que nos fornecerão as
informações necessárias para realizarmos com excelência o escopo definido adiante nesta
Proposta Técnica.

Nosso público alvo é toda a equipe da Organização B, ou seja, todos os seus 150
membros. Cremos na efetividade do nosso produto e na sua possibilidade de ser próspero
para todas as áreas da organização, assim, sendo útil aos trabalhadores técnicos, aos da
área de venda, aos do financeiro, do sistema de controle financeiro e encaminhamento de
processos. Uma vez que os impactos primeiros que serão gerados principalmente no setor
financeiro e de sistema financeiro, e no setor de encaminhamento de processos gerará
impacto em todos os demais setores da organização, tornando o trabalho de todos os
membros o mais fluído e efetivo possível.

3. OBJETO E OBJETIVO
O objeto a ser desenvolvido com a empresa em questão é referente à gestão de
documentos. A partir da situação que nos foi detalhada, analisamos que o setor financeiro da
Organização B apresenta alguns erros e falhas, como erros de lançamento e documentos
não localizados, que vem prejudicando o funcionamento do setor e a realização das
atividades de forma correta e eficiente. Tais questões, além de prejudicarem o setor
financeiro, afetam os demais setores, como os fornecedores de materiais. Sendo
assim, devido aos diversos problemas apresentados, após uma análise organizacional, é
evidente a necessidade de uma gestão de documentos para promover mudanças nessa
organização.

A partir dos problemas relatados, será necessário realizar uma Gestão de

Documentos, que se caracteriza como o desenvolvimento de fluxos de documentos ativos,
com o intuito de garantir que os documentos e os arquivos estejam organizados, codificados
e completos. Espera-se que esse produto possibilite um funcionamento eficiente e alinhado
das atividades. Parte-se da ideia que essa gestão poderá otimizar determinados processos,
agilizar a tomada de decisões e reduzir as falhas e os erros relacionados a uma gestão de
documentos ineficiente.

Nesse sentido, os problemas levantados na descrição do caso, como demora na liberação

do pagamento e confusão no encaminhamento e arquivamento da documentação, falta de
clareza sobre a correta utilização dos documentos internos dentro dos processos, arquivos
desordenados e incompletos e, por último, documentos que tramitam no processo sem
regulamentação e controle, poderão ser corrigidos depois da tipificação e mapeamento dos
fluxos dos documentos desejados

Portanto, o objeto desta proposta visa a padronização e otimização dos fluxos dos
documentos. Dessa maneira, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da
massa documental do setor financeiro. E vale também ressaltar a redução de retrabalhos ou
gargalos no setor financeiro da Organização B .

4. METODOLOGIA
O projeto realizar-se-á em 5 (cinco) fases e terá duração de 13 (treze) semanas, com
início previsto para a data de assinatura do contrato.

Fase I – Sensibilização da equipe, levantamento do arcabouço teórico e de

informações, reconhecimento dos documentos

• Preparação dos integrantes da equipe e definição dos instrumentos de trabalho;

• Apresentação da equipe de trabalho aos responsáveis pelo projeto dentro da

organização demandante, Organização B;

• Visita a Organização B para identificação dos documentos que serão organizados,

assim como o reconhecimento das funções e do modo de preenchimento dos formulários
e qual o seu fluxo e controle;

• Elaboração de um Relatório Diagnóstico contendo todo o levantamento realizado,

indicando o estudo feito sobre arquivamento de documentos públicos.
 Fase II: Documentos Arquivados

• Triagem de documentos;

• Categorização;

• Sumarização;

• Estabelecer, juntamente à organização, após um estudo de legislação, o melhor

formato de rotulação, o tempo e as devidas condições de arquivamento.

Fase III: Documentos Ativos

• Estabelecimento de fluxos dos documentos;

• Mapeamento dos fluxos de documento;

• Redesenho dos fluxos.

Fase IV: Padronização e Organização

• Elaboração dos POP´s.

Fase V: Conclusão

• Elaboração do Relatório Propositivo;

• Treinamento da metodologia de gestão dos documentos.

5. PRODUTOS
Os produtos advindos deste projeto são:

• Relatório Diagnóstico;

• POP’s;

• Relatório Propositivo

O relatório diagnóstico consistirá em um documento com a apresentação do problema,

os processos de pesquisa utilizados, os resultados alcançados e seus efeitos, pautado na
garantia de clareza e rigor do levantamento da Fase I.
 Os documentos de Procedimento Operacional Padrão (POP’s) conterão o roteiro das
tarefas a serem desenvolvidas, como forma de indicar um padrão de qualidade e garantir
resultados consistentes.

Por fim, em suma, o Relatório Propositivo conterá a síntese do resultado do processo,

além do novo fluxo da gestão de documentos de forma detalhada.

6. CRONOGRAMA
Segue o cronograma proposto para o presente projeto acima descrito:

Fases Semanas

1ª 2ª 3ª 4ª 5ª 6ª 7ª 8ª 9ª 10ª 11ª 12ª 13ª

Fase I X X

Fase II X X X X

Fase III X X X

Fase IV X X

Fase V X X

A previsão de duração do projeto é de aproximadamente 13 (treze) semanas. Este

cronograma é uma previsão para a consecução das atividades, sendo que pode sofrer
pequenas alterações em decorrência das particularidades do projeto.

Toda e qualquer mudança em escopo, tempo e prazos deve ser submetida ao processo
de controle de projetos da Organização E e aprovada pela Organização B.
 7. EQUIPE TÉCNICA
A equipe técnica será composta por 1 (um) contador, 1 (um) arquivista e 3 (três)
consultores, totalizando assim 5 (cinco) membros. A função do arquivista será de

responsabilização pela identificação, organização avaliação e armazenamento dos

documentos, assim, instruindo os membros da organização sobre como armazenar de
maneira que facilite a localização e arquivamento destes, além de auxiliar em todos os
processos que estão a desejar na organização dos arquivos. O contador será responsável
pelas atividades contábeis, sendo assim, responsável pelo controle das finanças e
principalmente do processo dos pagamentos. Os consultores estarão a todo momento
disponível a auxiliar o arquivista e o contador, tornando o processo o mais rápido e efetivo
possível. Além disso, a empresa se responsabiliza pela qualidade do trabalho ofertado pela
equipe, havendo espaço para o contratante avaliar o processo em todas as fases de evolução
do mesmo.

8. ORÇAMENTO E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

O valor total do projeto é de R$ 1800,00 a ser custeado pelo órgão requisitante.

Tal valor será utilizado para arcar com o valor do salário hora dos consultores,
contador e arquivista envolvidos na realização do trabalho durante as treze semanas. Além
disso, parte é destinada aos custos de transporte e alimentação dos nossos profissionais
durante o levantamento dos dados e da infraestrutura do treinamento de funcionários. Por
fim, o restante do valor será utilizado para o desenvolvimento da consultoria e manutenção
de seu funcionamento.

O pagamento pode ser feito de forma integral em até 5 (cinco) dias úteis após a
assinatura do contrato ou poderá ser dividido em 3 (três) parcelas no valor de R$ 600,00
(seiscentos reais), seguindo o plano de pagamento abaixo:

• 1ª parcela - Em até 5 (cinco) dias úteis após a assinatura do contrato.

• 2ª parcela - Em até 5 (cinco) dias úteis após a entrega da primeira parte do projeto.

• 2ª parcela - Em até 5 (cinco) dias úteis após a entrega da última etapa do projeto.

9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para êxito do projeto ressalta-se a necessidade de colaboração da Organização B,
fornecendo as informações necessárias em poder dessa e dando apoio e suporte à equipe
de consultores. É preciso que os funcionários estejam dispostos a cooperar e dialogar com
nossa equipe.
 A Diretoria Executiva da Organização E se coloca à disposição para quaisquer
esclarecimentos e reitera o comprometimento e o empenho desta Empresa com a prestação
do presente serviço. Para tal, seguem formas de contato:

• Telefone: (31)98436-1293

• E-mail: organizacaoe@organizacaoe.com.br

• Endereço: Alameda E, número 2.

Belo Horizonte, 25 de junho de 2020

______________________________
Lara Pires
Vice-presidente