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SENAI SUL
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
INTRODUÇÃO .............................................................................. 1
SCRIPT ..................................................................................... 10
Tipos de Script ...................................................................... 13
PASSO A PASSO: COMO MONTAR UM SCRIPT DE ATENDIMENTO AO
CLIENTE? ................................................................................. 14
Passo 1. Conheça o seu público e defina seus objetivos ................15
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INTRODUÇÃO
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ANTECEDENTES DO ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Isso significa que o cliente tinha que visitar a loja com o produto para obter
resoluções e informações sobre seus respectivos problemas.
Isso tem tornando todo atendimento muito cansativo, tendo em vista que qualquer
interação tinha de ser presencial.
Mas tudo isso mudou em 1894 com a invenção da central telefônica, também
chamada de switchboard.
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O atendimento telefônico é um dos recursos mais utilizados no setor de vendas.
Entretanto, ele não é 100% ideal para todos os casos, e embora a melhor maneira
de descobrir se ele é uma boa aposta para seu negócio seja testar é necessário
saber quais são as vantagens e desvantagens desse tipo de atendimento antes de
contratá-lo.
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VANTAGENS E DESVANTAGENS DO ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Vantagem — Comodidade
Uma das principais vantagens ao contratar um serviço externo de telemarketing é
a comodidade. Você solicita, faz os pagamentos e os poucos trâmites necessário e
logo sua operação estará em funcionamento.
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Caso contrário, fora a possibilidade de chamar uma nova equipe para o setor de
call center, a única chance seria deslocar funcionários de sua empresa para essa
função, o que pode gerar problemas na produtividade e falhas em áreas
importantes.
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TIPOS DE ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Toda empresa busca um SAC de qualidade, que seja rápido e eficiente, pois é
fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Já que manter um bom
relacionamento é fundamental para alcançar resultados com o consumidor atual,
independentemente do mercado. Para isso, é importante contar com diferentes
tipos de atendimento ao cliente.
Isso porque, com cada vez mais opções para se comunicar com as marcas e
empresas, as pessoas desejam rapidez, eficiência e qualidade ao serem atendidas
no canal de sua preferência, seja ele online ou mesmo offline.
Lembrando que clientes bem atendidos se tornam consumidores fidelizados, ao
passo que aqueles que vivem experiências negativas de atendimento, além de não
retornarem novamente, podem levar outros consumidores para longe da empresa
ao espalharem uma imagem negativa da marca.
Por isso, existem três tipos de atendimento ao cliente que podem ser
implementados em qualquer empresa de qualquer porte e segmento, de acordo com
suas necessidades é claro, que são eles: o atendimento robotizado, básico e
humanizado.
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Atendimento robotizado
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Atendimento básico
Esse tipo de atendimento pode ser prestado tanto por pessoas quanto por robôs, a
diferença está no suporte que será oferecido. Geralmente, este tipo de atendimento
é focado em volume, ou seja, focado para agilizar a fila de espera, sendo possível
atender o maior número de cliente em pouco tempo de forma que seja resolvido o
problema sem se aprofundar em outras questões ou necessidades, com o intuito
de finalizar a ligação o quanto antes para pegar o próximo.
Investir apenas no atendimento básico pode ser bastante arriscado, pois se o seu
cliente não sentir que seu problema foi resolvido, ou sentir que não foi ouvido,
certamente irá optar por recorrer ao seu concorrente na esperança de conseguir e
sentir-se satisfeito.
Por outro lado, o atendimento básico pode ser bom para os clientes que precisam
de resoluções rápidas e ágeis sem enrolação ou burocracia, o que é bastante
valorizado nos dias atuais.
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Atendimento humanizado
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SCRIPT
A maioria dos clientes prefere se relacionar com um humano durante relações mais
complexas com as empresas. Assim apurou uma pesquisa da IDC (International
Data Corporation).
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Com o script em mãos, é possível otimizar os atendimentos e reduzir os erros de
maneira significativa.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar o que é e como montar um
script de atendimento ao cliente em 5 passos descomplicados:
1. Conheça o seu público
2. Estruture as etapas do atendimento
3. Defina as “frases-chave”
4. Faça testes com o seu script
5. Ajuste o seu script e promova a melhoria constante
O script de atendimento ao cliente pode ser definido como um roteiro no qual contém
as etapas que o atendente deve seguir ao entrar em contato com os clientes da
empresa.
O script serve como um guia. Nele estão as recomendações sobre o que o atendente
deve dizer, quando dizer e como dizer para o cliente durante um atendimento.
Em muitos casos, esse roteiro também indica questões importantes que devem ser
respondidas para qualificar cada solicitação, realizar a triagem, coletar dados e
facilitar a resolução do problema apresentado pelo consumidor.
Seja no script de pós-vendas, de prospecção ou de suporte técnico, esse documento
funciona como uma base de apoio para os profissionais atendentes. Ele ajuda a
garantir maior fluidez ao atendimento e a diminuir os erros causados por informações
passadas de maneira incorreta.
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Sem o script, a qualidade do suporte depende da experiência, dedicação e
conhecimento técnico do atendente para elevar as chances de solucionar o caso e
deixar o cliente satisfeito. Com ele, podemos assegurar o mais alto nível para todas
as interações feitas nos canais de suporte.
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Tipos de script de atendimento ao cliente
Agora que sabemos o que é o script de atendimento ao cliente e temos uma ideia da
aplicação dessa ferramenta nas operações de suporte e venda, vamos conferir alguns
tipos de roteiro que são mais comuns para a rotina de uma marca, que são os
seguintes:
script de pós vendas: uma estratégia focada na satisfação do cliente não deixa
de incluir ações para o pós-venda, o que inclui ter um roteiro específico para
interagir com o consumidor nesse momento.
Em geral, esse tipo de script é voltado para avaliar o nível de satisfação de
entender detalhes sobre a experiência de cada cliente com a compra que foi
efetuada, servindo também para antecipar reclamações e reduzir eventuais
danos.
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PASSO A PASSO: COMO MONTAR UM SCRIPT DE ATENDIMENTO AO
CLIENTE?
Chegou a hora que mais esperava, vamos mostrar um passo a passo de como montar
um script de atendimento ao cliente.
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Passo 1. Conheça o seu público e defina seus objetivos
O script de atendimento vai depender, antes de tudo, do perfil de cliente para o qual a
empresa direciona seus produtos ou serviços.
Além disso, é recomendado que todo script tenha um objetivo ideal ou meta de
satisfação.
Dessa forma, o responsável por interagir com o cliente pode alinhar sua conduta de
acordo com o que foi definido como prioridade por aqueles que planejaram a
estratégia de suporte, melhorando o alinhamento geral entre as partes.
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Passo 2. Estruture as etapas do atendimento
Neste segundo passo, após entender o perfil dos seus clientes, deverá ser montada a
estrutura das etapas do atendimento. Aqui o script começa a ganhar forma.
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Obviamente, as etapas vão depender da natureza do atendimento. As etapas de um
script de pós-vendas vão ser diferentes daquelas observadas na prospecção de
vendas.
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Passo 3. Defina as “frases-chave”
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Passo 4. Faça testes com o seu script
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Passo 5. Ajuste o seu script e promova a melhoria constante
Pode ser que o seu script traga bons resultados iniciais, mas perca a efetividade com
o tempo. Isso acontece porque os problemas e o próprio consumidor acabam
mudando, trazendo novos interesses, motivações, expectativas e comportamentos.
Com base no que foi observado na etapa de teste e nas mudanças do seu cliente, faça
os ajustes necessários. Corrija as fragilidades do seu roteiro e valorize os pontos
fortes; convide os atendentes a participarem dessa etapa, tendo em vista que eles
estão na linha de frente.
É importante manter o script constantemente atualizado e otimizado sempre que
necessário. Para justificar essas alterações, mantenha um acompanhamento
dedicado do desempenho da sua equipe de suporte, avaliando dados quantitativos e
qualitativos.
Faça essa revisão periodicamente a fim de promover a melhoria constante do seu
script.
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Passo a passo resumido
Defina quem será atendido pelo roteiro e qual a meta ideal de cada interação
O que precisa ser apontado:
Perfil do público;
Linguagem e tom de voz;
Tipo de script.
Abertura
Confirmação de dados
Motivo do contato
Levantamento de dados internos
Consideração de soluções
Prosseguimento de resolução
Análise de satisfação
Finalização e feedback
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Quando o problema teve início?
Já realizou outras solicitações de suporte para esse problema?
Já tentou alguma solução imediata?
Qual sua expectativa principal ao solicitar suporte?
Taxa de sucesso;
Índice de satisfação;
Tempo de atendimento;
Qualidade das respostas obtidas.
Avalie os resultados dos testes, faça ajustes e atualize o script quando necessário.
Nenhum script deve ser definitivo, sua performance deve ser constantemente avaliada
e o modelo pode ser atualizado para acompanhar mudanças na sua marca ou no
próprio consumidor.
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Exemplos de script de atendimento ao cliente
Confira a seguir dois exemplos de script de atendimento, neles você pode observar
de maneira prática as etapas que foram apresentadas em nosso passo a passo:
Saudação
Boa tarde, meu nome é <nome do atendente>. Em que posso ajudar?
Poderia confirmar os seus dados, por favor? <diga quais dados você quer confirmar>
Se não for possível solucionar neste primeiro nível, passe para o atendente de nível
mais especializado.
Exemplo 2 – Pós-venda
Saudação e apresentação
Boa tarde! Meu nome é <nome do atendente> e gostaria de falar com <nome do
cliente>.
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Explicação do motivo do contato
Solicitação de feedback
Gostaríamos de saber o que você tem achado e se tem alguma sugestão a fazer.
Agradecimento e encerramento.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
https://www.neoassist.com/blog/conheca-a-historia-do-atendimento-
ao-cliente/
https://www.zendesk.com.br/blog/script-atendimento-ao-cliente/
https://www.ignicaodigital.com.br/quais-sao-as-vantagens-e-
desvantagens-do-telemarketing/
https://www.agendor.com.br/blog/tipos-de-atendimento-ao-cliente/
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JOINVILLE, 2023
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