GUIA PRÁTICO

DE INTERAÇÕES
COM AGENTES
PÚBLICOS

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e saiba mais!
SUMÁRIO
• Comprometimento da Urba com o combate à corrupção ..................................... 3
• Abrangência ..........................................................................................................................4
• Objetivo ...................................................................................................................................4
• Para começar.........................................................................................................................5
O que é um órgão público?...................................................................................................5
Quem é considerado agente público?..................................................................................5
Você sabia que existem três tipos de interações com agentes públicos?...........................6
Interações Institucionais........................................................................................................6
Interações Procedimentais....................................................................................................6
Interações Não Procedimentais............................................................................................ 7

• Regras Fundamentais na Interação com Agentes Públicos....................................8

1 Utilização de canais de comunicação institucionais oficiais...............................................8
2 Clareza, objetividade e contexto...........................................................................................9
3 Utilização de dispositivos corporativos................................................................................9
4 Nunca esteja sozinho............................................................................................................9
5 Elaboração de ata.............................................................................................................. 10
6 Registro de ata.................................................................................................................... 10
7 Formalidade......................................................................................................................... 10
8 Mantenha-se restrito ao tema definido em pauta............................................................. 11
9 Atenção para reuniões......................................................................................................... 11
Se presenciais:....................................................................................................................... 11
Se virtuais:.............................................................................................................................. 11

• Para não ficar em dúvida..................................................................................................12

• Diretrizes gerais.................................................................................................................... 13
Confiltos de interesses............................................................................................................. 13
Oferta de benefícios, brindes e presentes a agentes públicos.............................................. 13
• No final do dia...................................................................................................................... 14
Por que preciso seguir essas orientações?............................................................................. 14
O que faço se presenciar uma conduta em desconformidade?........................................... 15
Quais as consequências para possíveis violações?............................................................... 16
Continuo com dúvidas, o que faço?....................................................................................... 16

• Para não esquecer...............................................................................................................17

• Documentos complementares........................................................................................ 18
• Referências............................................................................................................................ 18
• Anexo ..................................................................................................................................... 18
COMPROMETIMENTO DA URBA
COM O COMBATE À CORRUPÇÃO.

Na Urba estamos comprometidos com a ética, honestidade, integridade e

transparência nas relações entre colaboradores, fornecedores, agentes públicos
e demais stakeholders. Conduzimos nossos negócios com responsabilidade
social, ambiental e em conformidade com todas as leis aplicáveis, em especial
a legislação anticorrupção brasileira. Temos tolerância zero à corrupção e
acreditamos que o abuso de poder para obter vantagens pessoais não é uma
maneira justa de se fazer negócios.

Para ajudar a Companhia a se manter orientada com as melhores práticas de

prevenção e combate à corrupção, elaboramos para você esse Guia Prático de
Interações com Agentes Públicos e similares. Ele resume, de maneira simples,
direta e objetiva como alcançar o que a Companhia espera de cada colaborador:
interações íntegras, éticas e transparentes.

Convidamos você a conhecer o documento e multiplicar as orientações nele

descritas e, caso necessite, acione a área de Compliance para orientá-lo sobre
situações que porventura não estejam detalhadas no documento. Não se
esqueçam: “Opor-se à corrupção é um dever de quem acredita na capacidade
de construir uma vida digna. Aceitar a corrupção é deixar-se corromper por ela”.

Lembrem-se: Na dúvida, não faça!

Comitê de Governança, Riscos e Compliance

 ABRANGÊNCIA

Este guia se aplica a todos os administradores,

colaboradores, terceiros, parceiros de negócios,
fornecedores, representantes, consultores e
prestadores de serviços, atuando em nome ou nos
interesses da Companhia, especialmente àqueles
que tenham qualquer tipo de interação com
Agentes Públicos e similares, mesmo que o contato
não esteja diretamente ligado as suas atividades.

OBJETIVO

Estabelecer diretrizes gerais a serem seguidas

para interações com agentes públicos e similares
realizadas em nome da Companhia, buscando
esclarecer conceitos importantes e exemplificar
situações de forma a retratar a realidade da
Companhia.
PARA COMEÇAR...

O que é um órgão público?

É uma unidade de atuação, integrada por agentes públicos, que compõe a estrutura
da administração para tornar efetiva a vontade do Estado. São exemplos a prefeitura,
o ministério público, o tribunal de justiça, a secretária de meio ambiente, órgãos de
fiscalização.

Quem é considerado agente público?

É todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por
eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura
ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função pública. Equipara-se a agente público
quem trabalha para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a
execução de atividade típica da Administração Pública.

Alguns exemplos são:

• Agentes políticos:
prefeitos, governadores, presidente,
ministros, juízes, vereadores, senadores
e deputados;

• Agentes administrativos:
servidores públicos de prefeituras, estados
e governo federal, empregados públicos de ATENÇÃO!
estatais e de agências reguladoras;
Funcionários de cartório
• Agentes honoríficos: formalmente não são
considerados agentes
mesários eleitorais, membros dos conselhos
públicos, mas considerando
tutelares e membros do tribunal do júri;
a sensibilidade e o alto grau
de interação que a Urba
• Agentes delegados: possui com esse público,
concessionários, permissionários e adotamos os mesmos
autorizatários de serviços públicos, cuidados que temos com
tradutores públicos e leiloeiros; agentes públicos.

• Agentes credenciados:
representantes do Brasil
em eventos internacionais.
 VOCÊ SABIA QUE EXISTEM
TRÊS TIPOS DE INTERAÇÕES
COM AGENTES PÚBLICOS?

Interações Institucionais: Exemplo:

São interações que não envolvem Reunião para apresentação da Diretoria

nenhum tipo de negociação com
os agentes públicos e, portanto,
não existe a possibilidade de
alguma tomada de decisão.
da companhia, participação conjunta na
inauguração de espaços públicos, como
áreas de lazer e praças, participação no
evento de lançamento comercial dos
empreendimentos da URBA, participação
na entrega do loteamento ou condomínio
para a Prefeitura e/ou para os clientes.

Interações Não Procedimentais: Exemplo:

São interações onde não há um Reuniões para discussão sobre novo

procedimento a ser seguido. empreendimento para fins de emissão de
Nesse tipo de interação podem Diretrizes, reuniões para discussão sobre
existir negociações e é gerada a contrapartidas solicitadas, entre outros.
necessidade de tomada de decisão.
Interações Procedimentais: Exemplo:

São interações definidas, Assinatura de termos de compromisso,

controladas e especificadas em
processos formais e legais, cujos
atos da administração pública
são limitados a um protocolo ou
procedimento estabelecido por
lei ou procedimento normativo
do órgão público. Esse tipo de
interação exige que o colaborador
ou terceiro esteja legalmente
habilitado para representar a
Companhia, através de procuração
com poderes específicos para esta
representação.
inclusive ambientais, assinatura de
escrituras públicas para compra de
terrenos e instituição de servidões,
vistorias em obra, requererimento
de registro do loteamento ou da
incorporação, participação em nome
da companhia em audiência em um
processo judicial.

ATENÇÃO!

Em qualquer tipo de interação, caso seja necessário assumir um compromisso formal

em nome da Urba, a área responsável pelo assunto na Companhia deve estar ciente
e o colaborador deverá estar legalmente habilitado para tal, mediante procuração
elaborada pelo Jurídico concedendo poderes específicos para a assunção daquele
compromisso.
REGRAS FUNDAMENTAIS NA INTERAÇÃO
COM AGENTES PÚBLICOS

1. UTILIZAÇÃO DE CANAIS DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAIS OFICIAIS

• Caso precise se comunicar com agentes públicos, sempre utilize nossos canais
de comunicação institucionais oficiais;

• Busque sempre formalizar suas conversas através de e-mails institucionais ou

protocolo formal, ainda que sejam conversas por WhatsApp ou telefone.
2. CLAREZA, OBJETIVIDADE E CONTEXTO

• Adote linguagem clara, objetiva e com contexto

bem definido, evitando-se assim interpretações
equivocadas;

• Copie pelo menos mais um colaborador da

companhia, caso a comunicação seja via e-mail;
TÁ NA
• No caso de protocolos formais em vias físicas, DÚVIDA?
elabore um ofício explicando o que está sendo
solicitado ou esclarecido e liste a documentação Se tiver dúvida sobre
que está sendo protocolada. Sempre solicite ao a utilização de uma
recebedor do documento que assine uma cópia do expressão, reflita:
ofício atestando recebimento, com seu nome, órgão essa mensagem
e data de recebimento. Todos esses registros devem pode se tornar
ser arquivados em pasta que possa ser acessada por pública sem
colaboradores do seu setor; problemas?
As pessoas terão
• Contextualize todas suas mensagens e, se possível, dúvidas sobre o
cite bases legais para seu pedido ou explicação; real sentido da
e Informe sempre o nome do empreendimento mensagem?
qual está se referindo, número do processo
administrativo, da licença ou autorização, caso haja.

3. UTILIZAÇÃO DE DISPOSITIVOS CORPORATIVOS

Como boa prática, toda comunicação com agentes públicos deve ocorrer por
meio de equipamentos corporativos e contas institucionais que permitem o devido
monitoramento.

4. NUNCA ESTEJA SOZINHO

• Durante todas as interações com agentes

públicos os colaboradores devem estar
acompanhados de, no mínimo, mais um
colaborador.

• Caso a interação seja realizada por um terceiro,

este deve, obrigatoriamente, ser acompanhado por,
pelo menos, um colaborador da Companhia.
5. ELABORAÇÃO DE ATA

• As interações realizadas com agentes públicos

devem ser formalizadas por meio de ata, conforme
modelo disponibilizado no Anexo a este Guia.
Interações realizadas como rotina, como, por exemplo,
despachos e protocolos não necessitam obrigatoriamente de elaboração de
ata. No entanto, é recomendado que a área mantenha informações internas
para o rastreamento das tratativas, como boa prática.

• Em regra não há obrigatoriedade de assinatura na ata elaborada, mas o documento

sempre deve permanecer armazenado em pasta do setor que possibilite posterior
trabalho de auditoria da área de Auditoria Interna da Urba;

• Deve constar em ata o detalhamento de suspeita ou identificação de condutas que

contrariem o Código de Conduta Ética da Urba, Política Anticorrupção e demais
normativos ou legislações, de forma a possibilitar ação por parte da área de Compliance.

6. REGISTRO DE ATA

Caso na ata elaborada conste suspeita ou identificação de condutas que contrariem

o Código de Conduta Ética da Urba, Política Anticorrupção e demais normativos ou
legislações, ela deverá ser registrada junto a área de Compliance através do Fale
com Compliance Urba, conforme definido no Procedimento Operacional Padrão de
Interações com Agentes Públicos.

7. FORMALIDADE

Não utilize expressões informais que podem sugerir um comportamento indevido.

ALGUNS EXEMPLOS A NÃO UTILIZAR SÃO:

FICO TE DÁ UM QUANDO RELAXA,

ME QUEBRA RESOLVER,
DEVENDO ESSE GALHO JEITINHO NISSO TODO MUNDO
UMA PARA MIM TE PAGO FAZ ISSO
UM CAFÉ
8. MANTENHA-SE RESTRITO AO TEMA DEFINIDO EM PAUTA

• Sempre se mantenha restrito ao tema definido em pauta, evitando assunto diversos,

em especial de cunho pessoal ou político.

9. ATENÇÃO PARA REUNIÕES

Se presenciais:

• Devem ser realizadas nas dependências oficiais da entidade ou órgão da administração

pública e, somente em casos excepcionais, nas dependências da Companhia;
• Em caso de vistorias, as interações podem ocorrer nas obras da Companhia, sem
prejuízos aos demais procedimentos listados neste Guia. Nesses casos, o ideal é que o
colaborador que esteja acompanhando a vistoria faça um registro sobre o que foi tratado;
• Devem ser evitadas interações em horário não comercial e, caso se realizem durante
refeições, cada parte deve arcar com seus próprios custos;
• Recomenda-se a utilização do crachá da Companhia no caso de interações presenciais
com colaboradores.

Se virtuais:

• Devem ocorrer apenas por meio de plataformas de comunicação corporativas;

• Recomenda-se que no convite, além do dia e horário da reunião, conste a pauta a ser
discutida e que o gestor responsável pela área seja colocado em cópia;
• Recomenda-se que as reuniões virtuais sejam gravadas e arquivadas pela área.

ATENÇÃO!

A gravação só pode ser realizada com anuência expressa de todos os participantes! Caso
algum participante manifeste sua discordância, não grave e registre a negativa em ata.
PARA NÃO FICAR EM DÚVIDA...

• Posso enviar áudio pelo WhatsApp?

Se possível, evite! Um áudio pode ser utilizado

fora de contexto e sua fala pode ser questionada.
Busque sempre enviar mensagens por escrito, de
forma clara e objetiva.

• E se um agente público te enviar um e-mail

para sua conta pessoal?

Encaminhe imediatamente o e-mail para sua

conta institucional e o responda através dela.

• E se um agente público me ligar?

Caso um agente público te ligue, formalize toda a

conversa por e-mail ou por protocolo físico dentro
do processo administrativo. É importante que
todos os assuntos tratados fiquem registrados.
DIRETRIZES GERAIS
CONFLITOS DE INTERESSES

Caso o colaborador ou terceiro possua relacionamento pessoal, familiar ou afetivo

com agentes públicos, deverá realizar declaração de vínculos junto a área de
Compliance reportando a situação.

O vínculo será analisado e, caso seja constatado possível conflito de interesses, a

área de Compliance recomendará algumas medidas mitigatórias para proteção da
Companhia e do colaborador ou terceiro.

EM REGRA, O COLABORADOR OU TERCEIRO NÃO DEVE MANTER

INTERAÇÕES EM NOME DA URBA COM AGENTES PÚBLICOS COM OS QUAIS
MANTENHA RELACIONAMENTO PESSOAL, FAMILIAR OU AFETIVO.

OFERTA DE BENEFÍCIOS, BRINDES E PRESENTES A AGENTES PÚBLICOS

A Companhia veda que colaboradores, terceiros ou intermediários ofereçam brindes,

presentes ou quaisquer benefícios financeiros ou não a agentes públicos, se não
aqueles de caráter institucional e sem valor comercial como, por exemplos, folders,
canetas, cadernos e bloquinhos.

E SE APENAS ACELERARMOS UMA DECISÃO

QUE JÁ ACONTECERIA DE QUALQUER FORMA?

As decisões devem ser tomadas de acordo com

os ritos específicos e legislações apropriadas.
Dessa forma, ainda que a aprovação de um
empreendimento vá acontecer de qualquer
forma, por exemplo, os representantes da Urba
não podem, de forma alguma, oferecer algum
tipo de benefício a um agente público para que
a aprovação aconteça “um pouco mais rápido”.

LEMBRE-SE: A MAIOR META É ESTAR EM

CONFORMIDADE!
NO FINAL DO DIA...
POR QUE PRECISO SEGUIR ESSAS ORIENTAÇÕES?

Interações em desconformidade com as orientações desse Guia, Política Anticorrupção,

Código de Conduta Ética Urba e demais normativos, podem caracterizar um ato de
corrupção e gerarem responsabilização à Companhia e aos envolvidos.

PARA FICAR ATENTO...

Corrupção é toda ação, tentada ou consumada, direta ou indireta,
de autorizar, oferecer, prometer, solicitar, aceitar, entregar ou receber
vantagem ou benefícios indevidos, de natureza pecuniária ou não,
envolvendo agentes públicos e/ou particulares, com o objetivo de que
se pratique ou deixe de praticar determinado ato.
O QUE FAÇO SE PRESENCIAR UMA CONDUTA
EM DESCONFORMIDADE?

DENUNCIE!

A companhia incentiva que violações, suspeitas ou reais, aos

padrões de ética e integridade estabelecidos, por parte de
seus colaboradores, parceiros, fornecedores e demais grupos
de relacionamento, sejam imediatamente denunciadas.

Para isso, mantém o Canal Confidencial Urba, que pode ser

acessado das seguintes maneiras:

Site: canalconfidencial.com.br/urba/
Telefone do Canal Confidencial: 0800 042 4262
Atendimento de segunda a sexta-feira, das 08hrs às
18hrs e por secretária eletrônica 24 horas por dia.

A ligação é gratuita e a denúncia, tanto pelo site quanto

pelo telefone pode ser feita de forma anônima ou
identificada. Todas as denúncias apresentadas são sigilosas
e tratadas com a mesma seriedade pela área de Auditoria
Interna, que detém total autonomia e está diretamente
ligada ao Conselho de Administração, o que possibilita
uma apuração imparcial independente de quem for o
denunciado. Além disso, a Companhia mantém rígida
política de não retaliação, que garante segurança a todos
os denunciantes de boa-fé.
QUAIS AS CONSEQUÊNCIAS PARA POSSÍVEIS VIOLAÇÕES?

Violações a políticas, normas, procedimentos e orientações da URBA são aplicadas

considerando o tipo de violação e sua gravidade, as orientações do Comitê de
Governança, Riscos e Compliance da Companhia e a legislação aplicável, e sujeitam
os infratores a consequências, que incluem:

ADVERTÊNCIA AÇÕES
VERBAL JUDICIAIS
CABÍVEIS

ADVERTÊNCIA
POR ESCRITO

SUSPENSÃO

DEMISSÃO SEM
JUSTA CAUSA

OUTRAS
DEMISSÃO POR PREVISTAS
JUSTA CAUSA EM LEI

ATENÇÃO!

Nenhum colaborador, terceiro ou parceiro será penalizado por atrasos ou perda

de negócios resultantes de sua recusa de praticar quaisquer atos de corrupção.

CONTINUO COM DÚVIDAS, O QUE FAÇO?

Na dúvida, não faça!

Busque orientação com o seu líder e, se necessário, a área de Compliance estará
disponível para ajudá-lo. Dúvidas devem ser apresentadas via Fale com Compliance
e receberão retorno formal através de memorando.e receberão retorno formal através
de memorando.
 o m p o r ta mento
C
esperado

.
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Seja ético er
id a s e e v ite qualqu
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e n te s o li citações in entender que uma
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Rejeite exp nversação que pod c oncedida
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n h a d o d e, no mínim entes públicos.
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Esteja aco te as interações com
duran nce
a á re a d e Complia
nto eitas
im e d ia t amente ju a m s it u a ções susp
Registr e corre r
te r a ç õ es onde o la ç ã o e n ormativos
atas de in legis
r e a is d e violação a tivos.
ou corpora
Comportamento
inaceitável

Realizar oferta, pagamento,

promessa de
pagamento ou autorização
para pagamento de
qualquer quantia, presentes
ou objeto de valor a
qualquer agente público.

Pactuar vantagens indevida

s para obtenção e/
ou redução de prazos de alv
ará, autorização,
permissão, decisão etc.

Induzir agente público a pra

ticar qualquer ato
em violação dos seus deveres
legais.
Dificultar fiscalizações de órg
ãos de controle,
seja omitindo documentos ou
alterando
informações aos ficais.

Manter contatos informais co

m agentes
públicos em nome da Comp
anhia.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
• Código de Conduta Ética da Urba;
• Política Anticorrupção Urba;
• Procedimento Operacional Padrão de Interações com Agentes Públicos.

REFERÊNCIAS
• MINAS GERAIS. SEINFRA. Guia Prático de Relacionamento com agentes
privados. Versão 01/2021.

• BOSCH. Regulamento Interno nº 20: Guia para Interações com o Governo.

2018.

• LOG. Guia de Relacionamento com Agentes Públicos. 2022.

• MRV. POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO. 2017.

• ABNT NBR ISO37001:2017.

• VIGOR. Política de Interações com Agentes Públicos.

• AMBEV. Política Anticorrupção. 2020

• TELEBRAS. Política Anticorrupção. 2021

ANEXO
CLIQUE AQUI E BAIXE O MODELO DE ATA