República de Moçambique

Autoridade Nacional
da Função Pública Editado: Centro de Documentação e Informação de Moçambique - CEDIMO Periodicidade: Trimestral • Maputo, Setembro de 2007• 2ª Edição• Ano I

EDITORIAL VEJA NESTA EDIÇÃO

O papel dos arquivos nas

estruturas governamentais Para a gestão de documentos e arquivos do Estado

Os arquivos, vistos na sua definição Governo aprova novos

como o conjunto de
produzidos e ou recebidos por uma
documentos
instrumentos normativos
pessoa singular ou colectiva de direito
público ou privado em resultado do
exercício das suas actividades
específicas, quando organizados e bem
geridos assumem um papel muito
preponderante na estrutura do governo
de qualquer país.

Com efeito, os arquivos, nos moldes

acima referido prestam um valioso apoio
ao património, educação, informação e
governação de qualquer país. Neste
contexto, arquivos preservam a história e
a identidade cultural dos povos, Arquivo da Administração Marítima de Inhambane, um exemplo da preservação
da memoria institucional
providenciam a informação para o
desenvolvimento e tomada de decisões.
Os arquivos providenciam orientações,
Função Pública
supervisão e formação e conduzem os
governos à lealdade, transparência e boa
Formação de formadores em
governação. técnicas de gestão de documentos
Contudo, para que isto deixe de
constituir apenas um sonho, os arquivos
Em Dar- Es-Salam
precisam de ser bem apetrechados em
recursos (materiais e financeiros) que CEDIMO participa no encontro da
garantam o seu pleno funcionamento, e
que os seus técnicos sejam formados e
ESABRICA
 2 Destaque
Para a gestão de documentos e arquivos do Estado

Governo aprova novos instrumentos normativos

O Conselho de Ministros aprovou os níveis, garantindo assim a arquivo e determina o destino final
durante a 19ª sessão ordinária harmonização nas diversas fases dos mesmos. O Classificador de
daquele órgão, realizada no passado da gestão de documentos. O informações classificadas vai permitir
dia 24 de Julho do corrente ano, Sistema Nacional de Arquivos do a classificação de documentos que
novos instrumentos normativos para Estado surge como resultado da contém informação considerada
a área de Documentação e Arquivos alteração do Sistema Nacional de sigilosa.
do Estado. Trata-se do Sistema Arquivos criado pelo Decreto Na sua estrutura, o SNAE integra
Nacional de Arquivos do Estado nº33/92, de 26 de Outubro em
os seguintes órgãos: Órgão director
(SNAE), Plano de Classificação de resultado da inoperância
central, órgãos centrais, provinciais e
Documentos para as actividades – demonstrada por este sistema,
distritais. O Órgão director central é
meio, Tabela de Temporalidade e durante os quinze anos da sua
constituída pela entidade que
destinação de documentos para vigência, aliada à inadequação de
superintende na Administração
actividades – meio da Administração alguns dos seus preceitos à
Pública e, os órgãos centrais,
Pública e o Classificador de realidade actual.
provinciais e distritais compreendem,
informações classificadas. O plano de Classificação, a cada um e ao seu nível, pelas
Este acto, vem concretizar o Tabela de Temporalidade e o seguintes estruturas: Arquivo
preconizado na Estratégia Nacional Classificador de informações corrente, Unidades de gestão de
para a Gestão de Documentos e c l ass i fic a da s , tra tam -s e de documentos dos arquivos
Arquivos do Estado, aprovada pelo instrumentos de operacionalização intermediários e comissões de
Conselho de Ministro a 26 de do SNAE. Neste contexto o Plano avaliação de documentos.
Outubro de 2006. de Classificação vai permitir a
Os presentes instrumentos,
A aprovação destes instrumentos uniformização na classificação de
entrarão em vigor em todos os
normativos vem preencher um vazio documentos referentes às
órgãos e instituições da
que desde a independência do país actividades - meio, ou seja aquelas
Administração Publica, passados
em 1975, vem se verificando na área que são comuns em todos os
seis meses após a sua aprovação
de Documentação e Arquivos do órgãos e instituições da
pelo Conselho de ministros mas, a
Estado. Administração Pública do país,
anteceder este acto, decorre desde o
enquanto que a Tabela de
O SNAE é um instrumento que dia 13 de Agosto do corrente ano,
Temporalidade visa, entre outros
visa manter integrados e articulados um ciclo de palestras com vista a
divulgação destes instrumentos nos
FICHA TÉCNICA
Direcção: Catarina Matsinhe órgãos e instituições da
Propriedade
Editor: CEDIMO
Administração Publica.
Autoridade Nacional da Função Pública Revisão: Humberto Pereira e Adelina Maposse

Rádio Moçambique, nº112 Redacção: Fabiao Nhatsave, Santos Jaieie e Humberto Pereira
Fotografia: Francisco Munia
Contacto
Telefax: 21-311246
Impressão: CEDIMO F. Nhatsave e S. Jaieie

SALVAGUARDEMOS A MEMORIA INSTITUCIONAL

Para melhor servir o cidadão
Arquivos 3
Aprenda algumas técnicas de gestão de particular/público, ostensivo/sigiloso,
documentos nos arquivos correntes em seguida faz-se a distribuição dos
documentos de natureza particular e
Os arquivos correntes são por A gestão de documentos na
se encaminha os de carácter sigiloso
definição o conjunto de documentos, fase corrente implica um conjunto
aos respectivos destinatários. Abrir
em tramitação ou não, mas que em de procedimentos e operações
os d o c u me n t o s de carácter
razão do seu valor primário (legal, técnicas que entre outros aspectos
ostensivos, verificando a existência
fiscal e administrativo) constituem visam aumentar a eficácia
de antecedentes dos documentos a
objecto de consulta frequente pela administrativa e garantir a
serem autuados (protocolados) e,
entidade que os produziu ou os recuperação rápida da informação.
caso afirmativo, providenciar a
recebeu. Neste contexto, estes A gestão de documentos nos
juntada, em caso negativo, proceder
arquivos são regra geral constituídos arquivos correntes envolve uma
a classificação;
por documentos que ainda tramitam série de actividades que podem se
nos órgãos, ou seja por documentos resumir em actividades de A classificação é uma operação
intelectual que consiste em analisar e
determinar o assunto de um
documento, de escolher conforme o
Código ou Plano de Classificação de
documentos por assunto adoptado, a
categoria de assunto na qual será
classificado o documento, atribuindo

FOTO o respectivo código numérico de

referência que permitirá recuperar tal
documento posteriormente;

Registo, autuação e
movimentação: apor (pôr junto) na
capa de processo o carimbo de
Pormenores de um arquivo corrente minimamente organizado
protocolo, número, e data de
assuntos ainda não têm desfecho, A actividade de Protocolo é entrada, anotar o código, o resumo
sendo por isso que o seu tratamento composta pelas seguintes do assunto e proceder a primeira
requer uma atenção muito especial. operações técnicas: recebimento; distribuição; Preparar as fichas de

Neste pequeno artigo, apresentamos classificação; registo, autuação e protocolo em três vias. A ficha de

alguns procedimentos adequados movimentação e; expedição. protocolo, geralmente deve conter os

para o tratamento de documentos em O recebimento é uma operação seguintes dados: número de

arquivos correntes, para permitir que que implica receber os documentos protocolo, data da entrada, origem,

o acesso à informação neles contido procedentes de outras entidades ou espécie, número e data do

seja rápido, tendo em conta que remetidos por pessoas físicas e documento, código e resumo de

estes documentos são de consulta efectuar a separação dos mesmos assunto, primeira distribuição;

frequente. quanto aos seguintes aspectos: encaminhar os documentos através

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 4 Conceitos documentos estiverem Classificação: caso não se trate
classificados e devidamente de um documento já classificado
protocolo do estafeta) utilizadas a fim
guardados. ocorrerá nesta etapa de pré-arquivo.
de proceder a actualização e controlo
da movimentação (tramitação) dos O arquivamento de documentos Ordenação: dispor os

documentos e prestar, quando na fase corrente envolve várias documentos de acordo com a

solicitado, informações sobre a sua fases e o cuidado dispensado a codificação; estes podem ser

localização. cada uma delas depende o bom separados em pilhas, por guias de
atendimento ao utente. ordenação (ficha), em escaninhos ou
Expedição: receber a
em classificadores.
correspondência para expedição; Inspecção: faz-se a leitura do

verificar se não faltam folhas ou último despacho verificando se, de Arquivamento: inserir o

anexos; numerar e datar a facto, o documento destina-se ao documento na unidade de

correspondência no original e nas arquivamento ou se deverá arquivamento pré-estabelecida pelo

cópias, separar o original das cópias, obedecer a uma rotina de trâmite método adoptado; recomenda-se

preparar os envelopes, expedir o pré-estabelecido. Lembre-se que muito cuidado nesta etapa, pois um

original e encaminhar as cópias ao nem sempre os documentos são documento arquivado de forma

sector de arquivamento. encaminhados ao arquivo com a inadequada pode ficar

finalidade de serem arquivados, irreversivelmente perdido, muito
A actividade de arquivamento é
mas sim para serem anexados ou embora esteja guardado.
uma tarefa arquivística de maior
apensados a outros, ou
importância, uma vez que, como se Empréstimo: retirada do dossier
simplesmente para ser fornecida do arquivo para o empréstimo,
sabe, a função primordial dos
uma informação; fornecimento de informações ou
arquivos é disponibilizar as
informações contidas nos Análise: examina-se sob que efectuar uma juntada. Para estes

documentos para a tomada de codificação deverá ser arquivado o casos é aconselhável a utilização de

decisões e comprovação de direitos documento, que referências guias-fora em substituição do

Para acabar com o burocratismo

estará tecnicamente subordinado a
Conheça alguns conceitos básicos este.
Sistema de Arquivos: Conjunto
da Gestão Documental (Cont.) de arquivos que, independentemente
e obrigações, o que só se torna da posição que ocupam nas
efectivamente possível se os cruzadas serão necessárias e se
respectivas unidades administrativas,
há antecedentes.
Movidos sempre pelos nossos funcionam de modo integrado e
objectivos de manter o funcionário central de um país, articulado na persecução de
público informado em matéria de independentemente da forma do objectivos comuns.
gestão de documentos e arquivos, governo adoptado.
Actividades -fim: Conjunto de
decidimos continuar neste número a Arquivo sectorial: conjunto de operações que uma instituição leva a
apresentar alguns conceitos básicos documentos acumulados por um a cabo para o desempenho das suas
ligados a esta área. determinado sector ou serviço de atribuições específicas e que resulta
uma administração; Unidade na acumulação de documentos de

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carácter substantivo para o seu documentos do arquivo corrente
Arquivos 5
funcionamento. para o arquivo intermediário.
dados gerais do órgão recolhedor,
Actividades - meio: Conjunto de Recolhimento: Termo arquivístico
quantificação, datas-limite e
operações que uma instituição usado para designar a passagem de
descrição sumária do conteúdo dos
desenvolve para auxiliar e viabilizar o documentos do arquivo intermediário
documentos.
para o arquivo permanente.
desempenho das suas competências
Termo de recolhimento:
específicas e que resulta na Guia de transferência:
Instrumento jurídico que determina a
acumulação de documentos de Instrumento jurídico que estabelece
entrada de documentos para a
carácter instrumental e acessório. o período em que o documento
guarda no arquivo permanente e
deve permanecer sob a guarda do
Trâmite documental: Percurso estabelece as obrigações das partes
arquivo intermediário, as formas de
seguido pelo documento desde a sua
acesso, bem como obrigações das
produção ou recepção até ao seu
partes envolvidas no processo de
arquivamento na fase corrente ou
transferência.
expedição, visando o cumprimento
Guia de recolhimento:
ARQUIVOS:
de sua função administrativa.
Transferência: Termo arquivístico Formulário onde são anotados o Tesouro Nacional
usado para designar a passagem de número de registo de entrada dos

Em Dar- Es-Salam

CEDIMO participa no encontro da ESABRICA

Uma delegação do Centro de moçambicana foi ainda responsáveis pela área de

Documentação e Informação de representada pela Secretária Documentação e Arquivos nos

Moçambique (CEDIMO), composta Permanente da provincia de países membros da ESABRICA e

pela respectiva directora (Catarina Inhamabane (Manuela Rico) e o tinha na agenda os seguintes pontos:

Matsinhe), chefe do Departamento director do Arquivo Histórico de Panorama histórico da ESABRICA,

de Documentação (Adélio Moçambique (Joel Tembe). incluindo a Declaração de Cape

Manguana) e um técnico (Santos O encontro teve lugar num dos Town; o papel dos Secretários

Jaieie) participou no passado dia 19 Hotéis de Dar-Es-Salam e contou Permanentes na gerência de

de Junho do corrente ano na também com a participação dos documentos no âmbito da Reforma

Reunião de Secretários Permanentes representantes de outros países do Sector Público e; o lugar das

responsáveis pela área de membros da ESABRICA, instituições arquivísticas nas

Documentação e Arquivos da nomeadamente Angola, estruturas do Governo.

ESABRICA , ramo do Conselho Botswana, Lesotho, Malawi, Em relação ao panorama histórico,

Internacional de Arquivos da Africa Namíbia, Quénia, Suazilândia, incluindo a Declaração de Cape
Austral e Oriental – The Eastern and Tanzânia, Zâmbia, Zanzibar e Town, frisou-se que desde a sua
Southern Africa Region Branch of the Zimbabué. criação em 1969, a ESABRICA tem
Internacional Council of Archives vindo a desenvolver acções no seio
A reunião durou apenas um dia
(ESABRICA), do qual Moçambique é de todos os países membros,
e foi preparado especialmente
membro. Para além de nomeadamente capacitação dos
para os secretários permanentes

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 6 Arquivos ção particularmente contida em PC dos arquivos nos dias que correm,
e laptop, que raramente está onde constatou-se que hoje em dia,
institucional através do
disponível para os secretários dos os arquivos servem aos governos e
encorajamento de parcerias e;
dirigentes; Colocar a gestão transitam de arquivos fechados para
Promoção de workshops sobre as
documental na agenda, isto é, os arquivos abertos, da preservação da
actividades práticas a serem
Secretários Permanentes devem memória governamental para a
desenvolvidas na área de
contemplar nas suas agendas a preservação da memória da
documentação e arquivo dos países
questão de gestão de documentos sociedade alargada, da simples
membros. Quanto ao papel dos
e arquivos, mesmo em encontros guarda de documentos para uma
secretários permanentes na gerência
que não estejam primacialmente função activa e das elites para
de documentos nas Reformas do
orientados para o efeito porque clientes populares.
Sector Público sublinhou-se o
caso contrário, os documentos e os E por fim, o encontro deixou
seguinte: a necessidade de se
arquivos podem ficar esquecidos. algumas recomendações para todos
redefinir o papel das instituições
arquivísticas nacionais, passando No que concerne ao lugar das os arquivos dos países membros da

duma perspectiva histórica para uma instituições arquivísticas nas ESABRICA que se resumem no

perspectiva integrante de sistema e estruturas do governo, sublinhou-se seguinte: os arquivos nacionais

procedimentos que correm no dia a que os arquivos servem para o devem ter no mínimo um estatuto

dia do aparelho do Estado; património, educação, informação e directorial; em qualquer instância

Reconfigurar a base de recursos governação. Neste contexto, os onde se localizem os arquivos devem

para as actividades de gestão arquivos preservam a evidência manter um forte relacionamento com

documental que na essência significa histórica e a identidade nacional; os outras instituições patrimoniais; os

a descentralização na alocação dos arquivos servem como recursos documentos do Conselho da

fundos para o funcionamento dos educativos, providenciam a Organização da Unidade Africana

arquivos não deve ser concentrado informação para o desenvolvimento devem ser considerados arquivos

nos arquivos nacionais dos países e conduzem os governos à públicos e devem ser custodiados

mas sim a nível de cada um dos lealdade, transparência e boa pelo Arquivo Público da Tanzânia, o

arquivos afectos aos ministérios, governação. qual deverá ser técnica e

departamentos, entre outros; Ainda no âmbito da questão do financeiramente apoiado para a

Transformar o uso da informação em lugar dos arquivos na estrutura do preservação e acesso ao arquivo do

Função Pública
Formação de formadores em técnicas de Gestão de Documentos e Arquivos

O Centro de Documentação e e arquivística, que deverão nos nal da Função Pública, órgão da qual
Informação de Moçambique próximos meses levar a cabo uma o CEDIMO se subordina, e o Fundo
(CEDIMO) em coordenação com o formação de funcionários distritais Bibliográfico de Língua Portuguesa.
CIDOC-Instituto Médio de Ciências na área de documentação e
Deste curso, participaram
Documentais formou , entre os dias 28 arquivos. A realização desta
funcionários de todas as províncias,
de Maio e 21 de Junho, 53 formadores formação resultou da assinatura do
dos ministérios e instituições
em acordo de parceria entre a

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