/15

2
Já

Manual

Portal de

Oficinas

Novembrol/2017
 Sumário‘

Acessando o Portal ............................................................................................................................ 3

1. Menu HOME .............................................................................................................................. 5
Quadro de Avisos ........................................................................................................................... 5
Faturamento .................................................................................................................................. 6
I. Inclusão de Nota Fiscal ............................................................................................................... 6
AUTOMATICA................................................................................................................................. 7
DEMANDA ..................................................................................................................................... 7
MANUAL .......................................................................................................................................11
II. Nota Fiscal em conferência pela HDI – .......................................................................................13
III. Aguardando programação de pagamento ..............................................................................14
IV. Pagamento programado ........................................................................................................16
V. Nota Fiscal pendente de envio ..................................................................................................17
VI. Divergência nota fiscal...........................................................................................................18
VII. Nota Fiscal sem sinistro .........................................................................................................22
Fique Ligado......................................................................................................................................24
Lupa para consultar o orçamento ......................................................................................................25
Lupa para consultar dados faturamento ............................................................................................27
2. No menu ADMIN .......................................................................................................................28
Cadastro .......................................................................................................................................29
Usuários Cadastrados ....................................................................................................................30
Cadastrar Novo Usuário ................................................................................................................30
Atualizar Usuário...........................................................................................................................33
Alterar Senha ................................................................................................................................34
3. No menu SERVIÇOS ...................................................................................................................35
Consultar pagamentos ..................................................................................................................36
Forn. Peças ...................................................................................................................................38
Ordem Compra .............................................................................................................................44
Dados Emissão NF .........................................................................................................................46
Bloqueio .......................................................................................................................................46
Consultar Orçamentos ..................................................................................................................47
NF Pend de Envio ..........................................................................................................................48
Solicitar Vistoria Complementar ....................................................................................................48
4. Menu MANUAL .........................................................................................................................53
5. Boas Práticas e Código de Ética .................................................................................................54
 ‘

Acessando o Portal
Acesse o site da HDI www.hdi.com.br

 Clique no ícone prestador sinalizado na figura abaixo.

 Em seguida, acesse a aba Oficinas informe o CNPJ no campo Login e digite sua senha.
Atenção para o primeiro acesso – Informar o CNPJ/CPF no campo login (somente os
números), deixar a senha em branco e clicar em ENVIAR.

HDI Seguros 3
 ‘

Cadastre sua senha, clique no botão confirmar e realize o login no portal com sua nova
senha cadastrada.

Pronto, agora você já possui acesso ao Portal!

Você encontrará seis menus disponíveis:

1. Home;
2. Admin;
3. Serviços;
4. Manual;
5. Boas Práticas;
6. Código de Ética.

HDI Seguros 4
 ‘

Detalhamento das Informações:

1. No menu HOME, o sistema apresentará os seguintes quadros:

a) Quadro de Avisos;
b) Faturamento;
c) Fique Ligado.

a) Quadro de Avisos – apresentará os seguintes status:

o Fotos enviadas aguardando retorno da CIA – apresentará os sinistros com
vistoria complementar “com fotos” enviadas pela oficina, pendente de análise
pela HDI.
o Reparos Autorizados – serão apresentados os sinistros autorizados associados
para oficina.
o Reparos Não Autorizados – apresentarão os sinistros não autorizados associados
à oficina.
o Todos.

HDI Seguros 5
 ‘

b) Faturamento – Serão disponibilizados os sinistros autorizados para oficina realizar a

inclusão de notas fiscais e acompanhar o andamento do pagamento.

Neste quadro constaram os seguintes status:

I. Inclusão de Nota Fiscal - exibirá os sinistros autorizados para inclusão de nota.

Ao acessar está opção o sistema apresentará a figura abaixo com as seguintes opções:

Os dados do sinistro;
Lupa para consultar os dados de emissão;
Lupa para consultar o orçamento;
Opção Incluir NF na coluna Status.

HDI Seguros 6
 ‘

Opção Incluir NF

A) AUTOMATICA - Quando o município da oficina conter essa forma de captação da nota

fiscal eletrônica e ao clicar na opção “Incluir NF” o sistema apresentará a mensagem
abaixo:

Neste caso, a oficina deverá aguardar, pois a nota será captada automaticamente pela HDI e através
do Quadro Faturamento poderá acompanhar o andamento do pagamento da nota fiscal.

*Forma da captação AUTOMÁTICA: Nota Fiscal de Serviços (Nfe-s) será captada automaticamente.
Prestador precisa informar o número do sinistro no corpo da nota fiscal.

B) DEMANDA-No município da oficina a forma de captação da Nota eletrônica for desta

maneira, serão habilitados alguns campos para inclusão de dados. A partir das
informações digitadas, o sistema fará a busca da Nota fiscal na Prefeitura.

Observação: na tela de cadastro de nota fiscal eletrônica captada por DEMANDA, os campos
destacados em amarelo não necessitam de preenchimento, e também não é necessário realizar o

HDI Seguros 7
 ‘

upload de imagem, basta preencher apenas os campos indicado com a seta na figura abaixo e
pronto! A imagem da sua nota fiscal será captada automaticamente na prefeitura.

As informações a serem digitadas, estão disponíveis nas notas fiscais.

HDI Seguros 8
 ‘

Quando os campos são preenchidos corretamente, basta clicar em GRAVAR que irá apresentar a
mensagem “Cadastro realizado com sucesso”.

HDI Seguros 9
 ‘

Caso algum dado esteja incorreto, sistema apresentará a mensagem com erro. Exemplo:

Nesta situação a oficina deve VOLTAR, fazer a correção de erro apresentado e clicar em GRAVAR
novamente.

*Forma de captação DEMANDA: Nota fiscal eletrônica de serviços será captada pelo sistema, a partir
da digitação dos dados:

 Código verificação;
 Número da nota;
 Série;
 CNPJ Tomador.

HDI Seguros 10
 ‘

C) Manual – Ocorre quando no Município do Prestador a forma de emissão da Nota Fiscal

for tipo Talonário ou a prefeitura não disponibilizou a captação da nota fiscal eletrônica
por demanda ou automática, sistema apresentará a tela abaixo com os campos para
inserir os dados da nota fiscal e upload de imagem.

o As Notas Fiscais com mais de uma página, será necessário salvar o arquivo em
PDF e depois realizar a inclusão na lupa Upload NF.

Se no Cadastro da Nota Fiscal Manual o Prestador não realizar o Upload da imagem da nota, o
sistema não possibilitará concluir a ação e apresentará a mensagem abaixo:

HDI Seguros 11
 ‘

*Forma de captação Manual: Nota fiscal de serviços deverá ser cadastrada pelo prestador no portal
e a imagem deverá ser digitalizada.

OBSERVAÇÃO: Para as notas tipo TALONÁRIO, além de realizar o upload da imagem, a oficina
deverá encaminhar o documento físico via correio ou entregar em uma unidade HDI, conforme local
de ENVIO indicado no portal de oficinas.

Para as notas eletrônicas, basta apenas realizar o upload de imagem, não é necessário enviar o físico.

ATENÇÃO:
 A forma de captação de nota serviços automática está disponível apenas para os municípios
de São Paulo/SP e Blumenau/SC. Para os demais, a forma de captação poderá ser por
demanda ou manual (sistema identifica dependendo do Município da oficina e habilita a tela
correspondente para inclusão dos dados da nota);

 Antes de emitir as notas, consultar CNPJ da HDI correto para emissão e valores aprovados no
orçamento para peças e serviços;

 Informar sempre o número do sinistro e dados do veículo no corpo das notas;

 Para as oficinas que emitem DANFE, não é necessário incluir os dados desta nota fiscal no
portal de serviços, apenas os dados da Nota Fiscal de mão de obra, pois nosso sistema
captará direto do site da receita todas as DANFEs emitidas.

HDI Seguros 12
 ‘

II. Nota Fiscal em conferência pela HDI – serão apresentados os sinistros em que a HDI já
captou as notas fiscais, porém estão aguardando a validação das informações automáticas
para a integração da imagem da NF no processo.

Quando a oficina faz a inclusão da nota fiscal, ela pode acompanhar o andamento dos sinistros no
quadro Faturamento.

Nessa etapa, o sistema da HDI identifica a inclusão da nota fiscal e confere se os dados e valores
estão corretos.

Ao selecionar essa etapa, será apresentado o quadro dos sinistros em conferência, e ao clicar no
status destacado na figura abaixo, irá mostrar com detalhes os dados da NF

HDI Seguros 13
 ‘

III. Aguardando programação de pagamento: nesse status significa que a nota cadastrada
pela oficina já foi “integrada” no sistema da HDI e esta aguardando a programação do
pagamento.

Após selecionar o sinistro com esse status, apresentará a tela abaixo, e para verificar os detalhes da
nota é só clicar no status Integrada:

HDI Seguros 14
 ‘

HDI Seguros 15
 ‘

IV. Pagamento programado: Nesta etapa o sinistro já encontra-se com data de pagamento
programada

HDI Seguros 16
 ‘

V. Nota Fiscal pendente de envio: neste status, o sistema apresentará os sinistros destacado
em vermelho que estão sem inclusão de NF a mais de 70 dias, para inclusão de nota fiscal.

HDI Seguros 17
 ‘

VI. Divergência nota fiscal – serão apresentadas as notas fiscais recusadas pela HDI devido
divergência de dados.

Ao clicar neste status, o sistema apresentará a tela abaixo e para identificar o motivo da recusa da
NF, deverá acessar a opção “Resolver Pendência”.

HDI Seguros 18
 ‘

Na tela aberta ao acionar a opção “Resolver Pendência”, o sistema apresentará os dados da NF

recusada e o botão “CANCELAR NF”

HDI Seguros 19
 ‘

a) Para as notas fiscais de SERVIÇOS que forem Recusadas e a oficina acessar a opção “Cancelar
NF” o sistema apresentará a seguinte mensagem:

Assim que a nota fiscal for cancelada na prefeitura o sistema da HDI identificar essa informação,
a pendência do Portal será baixada automaticamente e o sinistro ficará disponível novamente no
status “Incluir NF” do quadro faturamento da oficina.

HDI Seguros 20
 ‘

b) Para as notas fiscais de PEÇAS que forem Recusadas e a oficina acessar a opção “Cancelar
NF” o sistema apresentará a seguinte mensagem:

Ao clicar no botão OK da mensagem apresentada, o sistema baixa a pendência do portal e o

sinistro ficará disponível no status “Incluir NF”.

HDI Seguros 21
 ‘

VII. Nota Fiscal sem sinistro – apresentará as notas captadas Automaticamente sem a
identificação do sinistro.

Ao acessar a opção “Nota fiscal sem sinistro” para fazer a vinculação da NF é necessário utilizar a
opção “Associar Sinistro”

HDI Seguros 22
 ‘

Na tela aberta a partir da opção “Associar Sinistro”, o sistema apresentará os dados da (s) nota (s)
que esta (ão) sem a identificação do número do sinistro e os botões:

 Gravar
 Recusar
 Fechar

Para associar a NF ao sinistro a oficina deverá preencher o campo sinistro e Confirmar no botão
GRAVAR.

Quando a oficina emitir uma NF em substituição á nota que esta pendente no status “NF sem
sinistro” do portal, ou seja, ao invés da oficina associar a nota ao sinistro, emitiu uma nova nota, para
baixar à pendência do portal a oficina deverá realizar a Recusa da Nota (opção RECUSAR.)

HDI Seguros 23
 ‘

c) Fique Ligado – é um quadro informativo da HDI para informar as novidades do portal.

HDI Seguros 24
 ‘

Lupa para consultar o orçamento: Ao clicar neste ícone , o sistema

apresentará o novo layout do orçamento HDI, simplificando a visualização das
informações. E através desse novo layout será possível:

 Painel Opções:
o Incluir Nota Fiscal: Atalho para inclusão de nota fiscal;
o Imagens: Serão apresentadas as fotos do veículo realizada na vistoria
incluídas dentro do sistema de orçamentação Orion/Audatex.
o Complemento: Atalho para solicitação de vistoria complementar;
o Imprimir: Por esta opção, a oficina terá a possibilidade de imprimir o
orçamento.
 Informações da vistoria: conforme figura abaixo, em um único acesso a
oficina visualizará todas as informações do orçamento, dentre elas
destacamos as seguintes:

o Dados de emissão;
o Peças Fornecidas pela HDI;
o Peças Fornecidas pela Oficina;
o Peças Recuperáveis;
o Resumo Orçamento;
o A faturar cliente;
o A faturar HDI.

Além disso, a informação do status do orçamento constará centralizada como marca d’agua.

STATUS:

 Autorizado - indica que os reparos foram analisados e autorizados pela CIA.

 Não Autorizado – indica que os reparos não foram autorizados pela CIA.
 Em Avaliação – processo em analise pela CIA.

HDI Seguros 25
 ‘

HDI Seguros 26
 ‘

Lupa para consultar dados faturamento: nesta opção a oficina tem acesso às
informações sobre os dados de emissão e envio de nota fiscal.

Observação: o envio de nota do deve ocorrer como o modelo for TALONARIO, para as notas
eletrônicas não é necessário o envio do físico.

HDI Seguros 27
 ‘

2. No menu ADMIN, o sistema permitirá a manutenção dos itens destacados na figura abaixo:

 Cadastro;
 Usuários Cadastrados;
 Cadastrar Novo Usuário;
 Atualizar Usuário;
 Alterar Senha.

HDI Seguros 28
 ‘

 Cadastro – neste menu a oficina terá acesso aos dados cadastrais e para qualquer
alteração, a solicitação deverá ser realizada através do campo “Outras Observações”

HDI Seguros 29
 ‘

 Usuários Cadastrados – permitirá a consulta dos sub_usuários cadastrados para ter

acesso ao portal e a possibilidade de Editar os dados cadastrais e Inativar o acesso do
usuário ao portal.

 Cadastrar Novo Usuário – permitirá o usuario com o perfil “Proprietário” realizar

cadastro de sub usuário para ter acesso ao portal.

Atenção: Somente o usuário com o perfil “Proprietário” que acessa o portal utilizando o
login CNPJ, terá acesso para cadastrar sub usuários, que poderão ter os seguintes perfis:
o Administrativo
o Orçamentista

No momento do cadastro do sub usuário, o “proprietario” deverá habilitar os acessos do

portal, através do “Menu de opções Deste Usuário”.

HDI Seguros 30
 ‘

O perfil “Administrativo” e “Orçamentista” não terão acesso para alterar e cadastrar

novos usuários, portanto os menus – Cadastrar Novo Usuário e Atualizar Usuários, não
deverão ser habilitados, pois somente o usuário com perfil “proprietário” terá ação para
estes itens.

HDI Seguros 31
 ‘

HDI Seguros 32
 ‘

 Atualizar Usuário – Permitirá o usuário atualizar os dados cadastrais

HDI Seguros 33
 ‘

 Alterar Senha – o usuário poderá alterar a senha de acesso ao portal.

HDI Seguros 34
 ‘

3. No menu Serviços , o sistema apresentará os seguintes menus:

a) Consultar Pagamentos;
b) Forn. Peças;
c) Ordem Compra;
d) Dados Emissão NF;
e) Bloqueio;
f) Consultar Orçamentos;
g) NF Pend de Envio;
h) Solicitar Vistoria Complementar.

HDI Seguros 35
 ‘

a) Consultar pagamentos – o usuário terá a possibilidade de acessar os pagamentos e

visualizar por:

 Sinistro;
 Placa;
 Nr° de nota fiscal;
 Por período de pagamento.

HDI Seguros 36
 ‘

Observação: ao realizar o filtro de sinistros pagos, o sistema apresentará os seguintes

icones:

 Ao clicar no icone será apresetando o termo de quitação do pagamento;

HDI Seguros 37
 ‘

 No icone o sistema apresentará os processos e notas fiscais pagas conforme figura

abaixo:

b) Forn. Peças – neste submenu o sistema permitirá a oficina consultar as peças

referente ao sinistro de sua responsabilidade, indicando o nome do fornecedor
(quando Fornecimento HDI) e o nome “Oficina” quando o fornecimento de peças for
de responsabilidade da oficina.

Além disso, a oficina conseguirá consultar os seguintes dados:

I. Descrição da Peça;
II. Previsão de entrega;
III. Histórico das alterações;
IV. Data efetiva da entrega.

HDI Seguros 38
 ‘

Detalhamento das informações:

I. Descrição da Peça

A ordem de exibição das peças é: 1° fornecedor HDI e 2° fornecedor oficina, ambos em

ordem alfabetica.

HDI Seguros 39
 ‘

II. Previsão de Entrega

Campo que só será preenchido após a confirmação do pedido de peças fornecidas pela HDI.

Quando a data prevista para entrega da peça estiver “vencida/expirada”, a informação ficará
destacada em vermelho, conforme exemplo abaixo.

HDI Seguros 40
 ‘

III. Historico das Alterações

Quando a data de previsão de entrega for modificada (alteração da data inicialmente prevista), o
sistema apresentará o histórico desta alteração. Para consultar acessar o símbolo (+) ao lado da data.

Se a peça estiver indisponível na montadora, no campo “Prev. Entrega” aparecerá a informação B.O
(Back Order) e no campo “Fornecedor” acessando o (+) será possível visualizar os dados da
montadora (nome, telefone do SAC e e-mail).

HDI Seguros 41
 ‘

Assim que a montadora informar uma data prevista para entrega da peça em B.O, na coluna
“Previsão de entrega” aparecerá este dado e ao lado da data ficará disponível o (+) para consultar o
histórico.

IMPORTANTE!! Quando se tratar de B.O, a data que aparece na linha da peça em B.O deverá ser
desconsiderada (normalmente lançam data futura, média 2 meses).

HDI Seguros 42
 ‘

IV. Data efetiva da entegra

Assim que a peça for entregue na oficina, o sistema apresentará a data no campo “entrega”

ATENÇÃO!! As informações referentes ao fornecimento de peças só serão apresentadas

quando no sinistro existir fornecimento próprio.
Caso contrario, exibirá a mensagem destacada na figura abaixo:

HDI Seguros 43
 ‘

c) Ordem Compra

Permitirá que a oficina tenha o acesso a ordem de compra feita pela HDI.

HDI Seguros 44
 ‘

HDI Seguros 45
 ‘

d) Dados Emissão NF -

Através deste submenu, a oficina terá a possibilidade de consultar os dados de emissão pela
pesquisa de:

 Sinistro;
 Placa.

e) Bloqueio -

Nesta opção, a oficina poderá informar o periodo que ficará indisponível para receber
veículos para atendimento.

HDI Seguros 46
 ‘

f) Consultar Orçamentos -

Através deste submenu a oficina conseguirá consulta o orçamento individual do sinistro:

HDI Seguros 47
 ‘

g) NF Pend de Envio -

Por está opção a oficina terá acesso aos sinistros pendentes de envio de NF a mais de 70
dias, para inclusão de nota.

h) Solicitar Vistoria Complementar

Nesta opção a oficina terá a possibilidade de solicitar vistoria complementar dos sinistros
que forem necessários.
Para realizar o agendamento da vistoria complementar, a oficina deverá informar o numero
do sinistro no campo abaixo e clicar no botao BUSCAR.

HDI Seguros 48
 ‘

O sistema apresentará a tela abaixo, já com a data de vistoria preenchida automaticamente

e com o campo motivo para oficina informar a necessidade do complemento.
Ao registrar o motivo da vistoria complementar, a oficina deverá clicar no botao GRAVAR.

Para os sinistros que forem de Unidades Bate Pronto, conforme figura abaixo, o sistema
pemitirá o envio de FOTOS do veiculo pelo portal para analise do complemento.

Para enviar as fotos, a oficina deverá clicar no botão OK

HDI Seguros 49
 ‘

O sistema apresentará a figura abaixo, para que o usuário possa realizar o upload das fotos.

Observação: Pelo navegador Explorer (IE), a seleção das fotos deverá ser uma a uma.
Para os demais navegadores, o usuário poderá selacionar mais de uma foto não
ultrapassando o limite maximo de 20 arquivos.

Após seleção das imagens, o usuário deverá clicar no botão “Carregar imagens” para
apresentação das fotos no portal, conforme demonstração na figura abaixo:

HDI Seguros 50
 ‘

Caso o usuário tenha realizado o upload de alguma foto indevidamente, através do botão
“Remover” será possivél excluir a foto:

Para concluir o envio das fotos, deve-se clicar no botão “Finalizar Envio”

HDI Seguros 51
 ‘

Após o envio das fotos, o sinistro ficará disponivél no status “Fotos enviadas aguardando
CIA” do Quadro de Avisos.

Ao clicar neste status, o sistema apresentará os sinistros cujo a vistoria complementar foi
agendada através do envio de fotos.
Assim que a analise das fotos da vistoria complementar for concluida, o sistema baixará
automaticamente o sinistro deste status.

ATENÇÃO:
Para os sinistros em que a oficina realizar o agendamento da vistoria complementar pelo
portal e o sistema identificar que não é de uma unidade Bate Pronto, o sistema não
permitirá o envio de fotos e a oficina deverá aguardar a visita do regulador.

HDI Seguros 52
 ‘

IMPORTANTE:
Enquanto a analise da vistoria complementar agendada pelo portal não for concluída, o
sistema não permitirá realizar um novo agendamento e na tentativa será apresentado a
seguinte mensagem:

4. No menu Manual, o sistema apresentará o submenu Manual Portal, e ao clicar neste

link o sistema apresentará o passo a passo de utilização do portal.

HDI Seguros 53
 ‘

5. Nos menus “Boas Práticas” e “Código de Ética” – constam os documentos com

orientações de bom uso da ferramenta e as regras de utilização do portal.

Para mais informação entrar em contato com os nossos canais abaixo:

Central de atendimento a oficinas: 11-4133-6522
E-mail: oficinas@hdi.com.br

HDI Seguros 54