REDAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

As Comunicações Oficiais
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço
público (emissor), o que se comunica é sempre algum assunto relativo às
atribuições do órgão que comunica. O destinatário da comunicação oficial é o
público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública tanto do
Poder Executivo como dos outros Poderes.

NOTE QUE: A necessidade de empregar determinado nível de

linguagem nos atos e nos expedientes oficiais decorre do próprio caráter
público e da sua finalidade, sempre prezando pela clareza e objetividade.

A Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige

comunicações oficiais e atos normativos. Ela não é necessariamente ária e
contrária à evolução da língua, nas deve seguir certos parâmetros de maneira
diversa daquela de literatura, texto jornalístico, correspondência particular, etc.
Os atributos da redação oficial são:

1. Clareza e Precisão;
2. Objetividade;
3. Concisão;
4. Coesão e Coerência;
5. Impessoalidade;
6. Formalidade e Padronização; e
7. Uso da Norma Padrão.

A base legal para os atributos da Redação Oficial é disposta no art.

37 da CF (LIMPE – legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e
eficiência).

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, para

obtenção de clareza, sugere-se: utilização de palavras e expressões simples,
em seu sentido comum, exceto quando o texto versas sobre assunto técnico;
Usar frases curtas, bem estruturadas na ordem direta e evitar intercalações
excessivas (utilizando a ordem inversa para evitar ambiguidade, se
necessário); buscar uniformidade do tempo verbal e não utilizar
regionalismos nem neologismos; pontuar adequadamente o texto e explicitar o
significado da sigla na primeira referência a ela e utilizar palavras e expressões
em outro idioma apenas quando indispensáveis.

A precisão complementa a clareza, e caracteriza-se pela articulação

da linguagem, manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas
palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico
e escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto.

É indispensável a releitura de todo o texto redigido, para avaliar o

seu nível de compreensão, é necessário ainda explicitar os termos
técnicos e conceitos específicos que não possam ser dispensados.

O texto da redação oficial deve ser conciso, isto é, transmitir o máximo

de informações com o mínimo de palavras, eliminando palavras inúteis,
detalhes irrelevantes e redundâncias, EVITANDO caracterizações, comentários
supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis e subordinação excessiva.

Exemplo de redação oficial mal construída:

“Apurado, com impressionante agilidade e precisão, naquela tarde de

2009, o resultado da consulta à população acreana, verificou-se que a
esmagadora e ampla maioria da população daquele distante estado
manifestou-se pela efusiva e indubitável rejeição da alteração realizada pela
Lei n° X. Não satisfeita, inconformada e indignada, com a nova hora legal
vinculado ao terceiro fuso, a maioria da população do Acre demonstrou que a
ela seria melhor regressar ao quarto fuso, estando cinco horas a menos que
em Greenwich.”

Correção do trecho acima:

“Apurado o resultado da consulta à população acreana, verificou-se que

a maioria da população se manifestou pela rejeição da alteração realizada pela
Lei n° X. Não satisfeita com a nova hora legal vinculada ao terceiro fuso, ela
demonstrou que a ela seria melhor regressar ao quarto fuso horário, estando
cinco horas a menos que em Greenwich.”
 Aspectos Estruturais
Tradicionalmente, o emprego de pronomes de tratamento adota a
segunda pessoa do plural (vós), de maneira indireta, para referenciar atributos
da pessoa à qual se dirige.

Na redação oficial, é necessário atenção para o uso dos pronomes de

tratamento em 3 momentos distintos:

1. Endereçamento (envelope);
2. Vocativo (início do texto); e
3. Corpo do texto.

No vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento. No

corpo, pode-se empregar pronomes de tratamento em sua forma
abreviada ou por extenso. O endereçamento é o texto utilizado no envelope
que contém a correspondência oficial.

No endereçamento se utiliza “A Sua Excelência o Senhor”, só no

caso de ser militares de outros postos que não seja o oficial general das forças
armadas se utiliza “Ao senhor”.

No vocativo, para o Presidente da República, Presidente do Congresso

Nacional e o Presidente do Supremo Tribunal, utiliza-se Excelentíssimo
Senhor Presidente X (considere-se X como o local de onde é presidente).
Para os demais, o vocativo utilizado será “Senhor X (podendo ser esse X:
secretário executivo, vice-presidente, ministro, senador, militares, etc.).

Para o tratamento no corpo do texto, utiliza-se “Vossa Excelência”,

exceto para militares diversos que se utiliza Vossa Senhoria.

Não se utiliza abreviatura do termo Vossa Excelência (v. Exa.) para

os presidentes.
 Decreto n° 9.758/2019

OBS: O decreto veda os pronomes de tratamento previstos na 3ª

Edição do Manual de Redação da Presidência da República. A partir da
publicação, apenas “senhor” e suas flexões serão admitidos como
pronome de tratamento adequado à comunicação com agentes públicos
federais.

Art. 1° Este Decreto dispõe sobre a forma de tratamento empregada na

comunicação oral ou escrita, com agentes públicos da administração pública
federal direta e indireta, e sobre a forma de endereçamento de comunicações
escritas a eles dirigidas.

§ 1° O disposto neste Decreto aplica-se às cerimônias das quais o

agente público federal participe.

§ 2° Aplica-se o disposto neste Decreto:

I – Aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo;

II – Aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares;

III – Aos empregados públicos;

IV – Ao pessoal temporário;

V – Aos empregados, conselheiros, diretores e presidentes de empresas

públicas e sociedades de economia mista;

VI – Aos empregadores terceirizados que exercem atividades

diretamente aos entes da administração pública federal;

VII – Aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança;

VIII – Às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os

Ministros de Estado; e

IX – Ao Vice-presidente e ao Presidente da República.

§ 3° Este decreto NÃO se aplica:

I – Às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades

estrangeiras ou de organismos internacionais; e

II – Às comunicações entre agentes públicos da Administração Pública

Federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do
Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros
entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra
parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes
dos cargos.

Art. 2º O ÚNICO pronome de tratamento utilizado na comunicação com

agentes públicos federais é “senhor”, independentemente do nível
hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.

Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o

feminino e para o plural.

Art. 3° É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso

das formas de tratamento, ainda que abreviadas:

I Vossa Excelência ou Excelentíssimo;

II Vossa Senhoria;

III Vossa Magnificência;

IV Doutor;

V Ilustre ou Ilustríssimo;

VI Digno ou digníssimo; e

VII Respeitável.

§ 1° O agente público federal que exigir o uso dos pronomes de

tratamento de que trata o caput, mediante invocação de normas especiais
referentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo modo.

§ 2° É vedado negar a realização de ato administrativo ou admoestar o

interlocutor nos autos do expediente caso haja erro na forma de tratamento
empregada.

Art. 4° O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes púbicos

federais NÃO CONTERÁ pronome de tratamento ou o nome do agente
público.

Parágrafo único. Poderão constar o pronome de tratamento, na forma

deste Decreto, e o nome do destinatário nas hipóteses de:
 I a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser
insuficiente para a identificação do destinatário; ou

II a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico.

Concordância com os pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto às
concordâncias verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram â segunda
pessoa gramatical, levam a concordância para terceira pessoa.

Exemplo:

“Vossa Senhoria designará seu substituto.” Forma Correta

“Vossa Senhoria designará vosso substituto.” Forma Errada

Note que: apesar do vossa ser 2° pessoa, a concordância se dará com o

pronome possessivo da 3° pessoa (seu).

OBS: No caso de concordância de adjetivos, deve-se concordar com

o sexo da pessoa a que se refere, por exemplo, se for dirigir-se a um homem:
“Vossa Excelência está atarefado”. Note que a palavra atarefado não concorda
com Vossa Excelência visto que é uma palavra considerada feminina pela
norma padrão, ou seja, deveria ser atarefada, mas NÃO É.

Vossa Excelência X Sua Excelência

Quando se fala em “Vossa Excelência” está falando com a pessoa, já

quando se fala em “Sua Excelência” está falando sobre a pessoa.

SIGNATÁRIO
Signatário é quem escreve o texto. Na sua identificação, é possível
utilizar os termos interino e substituto, conforme as situações a seguir:

Interino – É aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo

público durante a vacância.

Substituto – É aquele designado para exercer as atribuições do cargo

público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou
regulamentares do titular.
 Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo sem
hífen nem vírgula e em minúsculo.

Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo

feminino deve ser flexionado no gênero feminino.

Grafia de Cargos Compostos

Escrevem-se com hífen:

1. Cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral, relator-geral;

2. Postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-
secretário;
3. Postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente;
4. Cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-
presidente, diretor-adjunto, diretor-executivo, editor-assistente;
5. Cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;
6. Cargos formados pelo prefixo “ex” ou “vice”: ex-diretor, ex-primeira-
dama, vice-diretor.

ATENÇÃO: Nomes compostos com elemento de ligação preposicionado

(a, de, com, por, para, em) não utilizam hífen, por exemplo, general de
exército, tenente-brigadeiro do ar.

O novo acordo ortográfico tornou opcional o uso de inicial maiúsculas

em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para cargos e títulos
(exemplo: o Presidente francês ou o presidente francês). Porém em palavras
COM hífen, após escolher se a grafia será com maiúscula ou minúscula,
deve-se manter a escolha para todos os elementos hifenizados, veja:

Vice-Presidente Forma Correta

Vice-presidente Forma Errada

vice-Presidente Forma Errada

vice-presidente Forma Correta

RESUMINDO: Tudo maiúsculo ou tudo minúsculo.

 Vocativo
O vocativo é uma forma linguística para chamamento do interlocutor
(quem ouve). é um termo que não faz parte nem do sujeito e nem do
predicado, serve para chamar a atenção.

Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de

vírgula.

Exemplo:

“Excelentíssimo Senhor Presidente da República,”

“Senhora Senadora,”

Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo

Senhor ou Senhora, e a forma utilizada pela instituição para referir0se ao
interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor, etc.

Exemplo:

“Senhora Beneficiária,”

“Senhor Contribuinte,”

Ainda, quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se

utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular (“Senhor Fulano,”) ou
utilizar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.

Em comunicações oficias está abolido o uso do Digníssimo (DD) ou

Ilustríssimo (Ilmo.). Evitar o uso de “doutor” indiscriminadamente, tendo
em vista que só deve ser utilizada quando se tem a titulação acadêmica.

Padrão Ofício
Partes do documento

1. Cabeçalho;
2. Identificação de expediente;
3. Local e data do documento;
4. Endereçamento;
5. Assunto;
6. Texto do documento.
 O cabeçalho é utilizado na primeira página do documento, centralizado
na área determinada pela formatação. Nele devem constar: brasão de armas
da República no topo da página, nome do órgão principal e dos órgãos
secundários, quando necessários, e espaçamento entrelinhas simples (1,0).

Os dados do órgão tais como endereço, telefone, endereço de correspondência

eletrônica, sítio eletrônico oficial pode ser informado no rodapé do documento, centralizados.

Note que: O uso de marca da instituição deve ser evitado na

correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da
República.

Na identificação do expediente deve conter a seguinte estrutura: OFÍCIO

N° XXX/YYYY/AAA/BB/CC onde xxx é o número, yyyy é o ano, e os demais
são as siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior
hierarquia separados por barra. O alinhamento deve ser à margem
esquerda.

Exemplo: OFÍCIO N° 652/2018/SAA/SE/MT.

Na grafia de datas em um documento o conteúdo deve constar da

seguinte forma: composição local e data do documento. Já a informação do
local deve ser: nome da cidade em que foi expedido o documento, seguido de
virgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do
nome da cidade. No primeiro dia do mês se utiliza número ordinal (1º) e nos
demais, números cardinais (2, 3, 4, etc.) O nome do mês deve ser escrito com
inicial minúscula e coloca-se ponto final depois da data. O alinhamento deve
ser à margem direita da página.

O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o

expediente. O alinhamento é na margem esquerda. Nele devem constar os
seguintes elementos:

I. O VOCATIVO;
II. Nome do destinatário; cargo do destinatário;
III. Endereço Postal (dividido em 2 linhas: na 1° deve constar a
informação de localidades/ logradouro ou no caso de mesmo
órgão o setor. Na 2°: CEP e cidade/unidade de federação. Na
 separação entre cidade e unidade de federação pode ser
substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de
ofício ao mesmo órgão não é obrigatório o CEP, podendo apenas
finar a cidade/unidade de federação).

EXEMPLO:

À Sua Excelência o Senhor Vocativo

[NOME] Nome
Ministro do Estado de Justiça Cargo
Esplanada dos Ministérios Bloco T Setor
70064-900, Brasília/DF CEP + cidade +
UF

O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma
sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte maneira:

Assunto: XXX de ZZZ

A palavra assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do

documento, seguido de dois pontos. A descrição do assunto deve ser uma
frase escrita com a inicial maiúscula e não se deve utilizar verbos, sugere-se
utilizar de 4 a 5 palavras. Todo o texto referente ao assunto, inclusive o título
deve ser destacado em negrito. Coloca-se ponto final depois de assunto e o
alinhamento é à margem esquerda.

O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de

estrutura:

Nos casos em que não seja usado encaminhamento de documentos:

introdução, desenvolvimento e conclusão. E nos casos em que forem usados
para encaminhamento de documentos a estrutura é modificada.