Apostila - MS Project

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Apostila - Design Thinking 3
Quem somos
13
Uma empresa de Educação e Consultoria criada para
compartilhar conhecimento de excelência na prática. A FM2S
foi escolhida para ocupar o Parque Tecnológico da UNICAMP, anos de
mercado
uma das universidades mais conceituadas do país. Já são mais
de 70 mil profissionais que aceleraram suas carreiras conosco.
75491
Como um dos maiores centros de aperfeiçoamento do Brasil, alunos
contamos com diversos cursos nas áreas de: Gestão de
Processos; Lean; Visualização de Dados; Gestão de Projetos;
Carreira & Liderança e Lean Six Sigma. 80
cursos
Nossos instrutores têm experiência prática para projetar
e conduzir aulas e projetos essenciais, com ensinamentos
135
técnicos, de liderança e outros fatores importantes para o seu projetos
crescimento. Eles são formados nas melhores universidades realizados
do país e já atuaram em cargos de liderança e de consultoria
em grandes projetos. 45562
certificados
Com essa bagagem, queremos ajudar você a alcançar seus emitidos
objetivos profissionais, conquistando a posição que almeja
na carreira. E isso é muito mais do que oferecer cursos,
entregamos nossa experiência para que os profissionais sejam
respeitados na sua empresa, na comunidade e na sociedade
como um todo.
Nosso propósito
Acelerar o crescimento profissional de nossos alunos por meio de uma experiência
educacional única, fundamentada em conceitos sólidos, linguagem simples,
ferramentas e exemplos práticos.
Site FM2S EaD FM2S LinkedIn Facebook Instagram YouTube Soundcloud Spotify Twitter
FM2S.COM.BR
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)
Apostila MS Project [livro eletrônico]. --

Campinas, SP : FM2S Educação e Consultoria, 2022.
PDF
ISBN 978-65-80624-47-8
1. Gerenciamento de projetos 2. MS-Project

(Programa de computador) 3. Microsoft Project
(Programa de computadores) 4. Sistemas de informação
5. Software aplicativo - Estudo e ensino.
22-137641 CDD-005.1068
Índices para catálogo sistemático:
1. Microsoft Project : Software : Projetos :

Gerenciamento : 005.1068
Henrique Ribeiro Soares - Bibliotecário - CRB-8/9314

SUMÁRIO
1. Introdução 5
2. O que é MS Project? 5
3. Case 6
4. Vantagens de usar o Project 9
5. Instalando o Microsoft Project 9
6. Conhecendo o Microsoft Project 15
7. Configurações e Setup 20
8. EAP - Estrutura Análitica do Projeto 24
9. Pacote de Trabalho e Tarefas 26
10. Sequenciamento e Duração das atividades 28
11. Restrições 33
12. Calendários 36
13. Planejamento de recursos e associações entre tarefas e recursos 37
14. Adicionando linha base 41
15. Cronograma 43
16. Monitoramento e Controle do Projeto 44
17. Criando e apresentando relatórios no Project 46
18. Metodologias Ágeis 52
19. Dicas e Boas Práticas 56
20. Revisão 57
FIGURAS
Figura 1 - Estrutura MS Project 6
Figura 2 - Atraso no processo 7
Figura 3 - Atividades do reflorestamento 8
Figura 4 - Exemplo para instalação Passo 2 9
Figura 5 - Exemplo opção “Project Plano 3” 10
Figura 6 - Exemplo para instalação - Passo 3 10
Figura 7 - Exemplo para instalação Passo 4 11
Figura 15 - Principal interface 15
Figura 16 - Exemplo opção Arquivo 16
Figura 17 - Exemplo janela de opções 16
Figura 18 - Exemplo menu rápido 17
Figura 19 - Exemplo opção Gráfico de Gantt 17
Figura 20 - Exemplo aba Recursos 18
Figura 21 - Exemplo aba Relatórios 18
Figura 22 - Exemplo aba Projetos 19
Figura 23 - Exemplo aba Exibir 19
Figura 24 - Exemplo configurações 20
Figura 25 - Exemplo para alterar formato de visualização 21
Figura 26 - Exemplo escolha do tipo de calendário e a moeda corrente 21
Figura 27 - Exemplo seleção de datas 22
Figura 28 - Exemplo configuração correção ortográfica 22

Figura 29 - Exemplo de seleção da pasta para salvar 23
Figura 30 - Exemplo configuração idioma e avançadas 23
Figura 31 - Exemplo para personalizar a Barra de Ferramentas 24
Figura 32 - Exemplo para nomear o projeto 25
Figura 33 - Exemplo para preencher as tarefas do projeto 25
Figura 34 - Exemplo para indexar tarefas do projeto 26
Figura 35 - Exemplo para inserir tarefa selecionada 26
Figura 36 - Exemplo para indexar a tarefa principal 27
Figura 37 - Exemplo de como adicionar tarefas vinculadas 27
Figura 38 - Exemplo de como inserir as análises de mercado 28
Figura 39 - Coluna para acrescentar a duração das atividades 29
Figura 40 - Exemplo passos para sequenciar as tarefas 30
Figura 41 - Exemplo campo ID para sequenciar as tarefas 31
Figura 42 - Exemplo Função de Conclusão 31
Figura 43 - Exemplo opção de Conclusão para Início 32
Figura 44 - Exemplo da opção Conclusão para Início no Gráfico Gantt 32
Figura 45 - Exemplo atualização de prazos 33
Figura 46 - Exemplo identificando restrições 34
Figura 47 - Exemplo de como colocar tarefas como marco 34
Figura 48 - Exemplo data em destaque 35
Figura 49 - Exemplo de como inserir informações do calendário 36
Figura 50 - Exemplo de como consultar os horários das jornadas 36
Figura 51 - Inclusão de Recursos - Passo 1 37
Figura 55 - Exemplo de como gerenciar os recursos 39
Figura 56 - Exemplo para analisar os recursos 40
Figura 57 - Identificando as sobrecargas dos recursos 40
Figura 58 - Exemplo de como ajustar cargas de trabalho 41

Figura 59 - Exemplo de como adicionar a linha base 41
Figura 60 - Adicionando linha base - Passo 1 42
Figura 61 - Adicionando linha base - Passo 2 42
Figura 62 - Exemplo de como elaborar cronograma 43
Figura 63 - Ferramenta do Calendário 44
Figura 64 - Acesso a Tabela controle 45
Figura 65 - Utilizando o Project para acompanhamento - Passo 2 46
Figura 66 - Exemplo de como gerar relatório 47
Figura 67 - Exemplo da Descrição Geral 47
Figura 68 - Exemplo de como gerar relatório de recursos 48
Figura 69 - Visão Geral do Recurso 48
Figura 70 - Exemplo de como gerar relatório de custo de recursos 49
Figura 71 - Visão Geral do Custo de Recursos 49
Figura 72 - Exemplo de como gerar relatório de custo de tarefas 50
Figura 73 - Visão Geral do Custo da Tarefa 50
Figura 74 - Exemplo de como exportar relatórios 51
Figura 75 - Exemplo de como gerar relatórios personalizados 52
Figura 76 - Project para acompanhamento de Metodologias Ágeis - Passo 1 53
Figura 78- Project para acompanhamento de Metodologias Ágeis - Passo 3 55

1. Introdução
Olá aluno(a), nesta apostila veremos os conteúdos sobre MS Project, um

importante software de gestão de projetos. Veja a seguir os principais temas que serão
abordados:
● O que é MS Project;
● Configuração/Setup do MS Project;
● Definição dos pacotes de tarefas;
● Estimativas de Duração (ou Esforço);
● Sequenciamento de Atividades;
● Restrições;
● Calendários;
● Planejamento de Recursos;
● Custos;
● Cronograma;
● Monitoramento e Controle de Projetos;
● Relatórios, Filtros, Grupos e Modos de Exibição.
Todas as empresas possuem um setor projetizado e pensando nisso, este curso

busca fornecer todos os conhecimentos essenciais para que você consiga aplicá-los no
seu trabalho, alavancando sua carreira profissional. Animados? Vamos lá! Bons estudos!
2. O que é MS Project?
É um software de gestão de projetos que permite o controle de atividades,
recursos, tempo e custos. Utilizando o gráfico de Gantt é possível realizar o
acompanhamento de projetos.
O MS Project facilita a gestão de projetos à medida que centraliza todos os
recursos, a sua estrutura é baseada nas tarefas associadas aos recursos, gerando assim
FM2S Treinamento em Desenvolvimento Profissional e Gerencial LTDA - ME

Av. Alan Turing, 345 - sala 06 - Edifício Vértice
Cidade Universitária - Campinas - SP - CEP: 13083-898
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5
as suas atribuições como de tempo, mão de obra e custo, facilitando na leitura do
andamento de um projeto.
Figura 1 - Estrutura MS Project
Deve-se atentar que o MS Project é usado no gerenciamento de projeto e não de

processos. A principal diferença entre projeto e processo está na temporalidade, ao
mesmo tempo em que o projeto é temporário e único, o processo é repetitivo e contínuo.
3. Case
Uma empresa de consultoria ambiental foi contratada para aplicar um plano de

recuperação de área degradada em um município atingido por um desastre ambiental. O
novo gestor ambiental contratado teve como desafio maximizar os lucros, pois o gestor
anterior não tinha um controle muito organizado sobre as tarefas e custos e no contrato
anterior houve uma perda de 85% do lucro.
O primeiro desafio foi descobrir de onde veio o prejuízo no contrato anterior para
não repetir o erro.
● O cronograma do contrato anterior estava em excel;
● O novo gestor percebeu que as tarefas no cronograma no Excel estavam
desatualizadas impossibilitando auditoria dos dados.
Depois de muito trabalho analisando a planilha ele percebeu que a etapa de

reflorestamento foi executada no período seco e a rega das mudas foi feita de forma

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ineficaz; Além disso, o pagamento era por etapas executadas e os atrasos nas tarefas
acabaram atrasando o cronograma de pagamento, por esse motivo a empresa não tinha
aporte financeiro para as próximas atividades.
Na planilha excel não existia o controle de horas que cada pessoa dedicava a
tarefas recorrentes, como reuniões, por exemplo; O contratante também exigia relatório
mensal e o gestor percebeu que iria perder muito tempo fazendo os relatórios e criando
apresentação.
1. O novo gestor passou a usar o MS Project para controle das tarefas;
2. Ele colocou restrições nas tarefas para serem executadas no período chuvoso da
região;
3. Também fixou as datas de pagamento, pois mesmo sofrendo atrasos em algumas
tarefas o cronograma será ajustado automaticamente de forma a garantir o
pagamento na data correta.
No MS Project os relatórios e fluxo de caixas eram atualizados em tempo real
sobrando mais tempo para as demandas da equipe assim o gestor passou a ter controle
detalhado sobre as horas que cada equipe trabalha, inclusive as horas em reuniões.
Vamos agora acompanhar esse projeto no Project.
É possível, na Figura 2 a seguir, notar o atraso no processo de “Caracterizar a
Área” o que acarretou em um atraso geral no projeto.
Figura 2 - Atraso no processo

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Na Figura 3, a seguir, notamos que o período do reflorestamento foi realizado em
uma temporada de seca, gerando o problema não programado da necessidade da
irrigação das plantas.
Figura 3 - Atividades do reflorestamento
O resultado
● O reflorestamento no período chuvoso diminuiu em 90% a necessidade de
replantio;
● Reduziu em 100% os custos com rega;
● Todos os pagamentos foram realizados nas datas previstas, garantindo aporte
financeiro para a execução das próximas etapas do projeto;
● Relatórios atualizados em tempo real;
● O contratante gostou tanto dos relatórios que contratou a empresa para mais dois
contratos;
● O gestor ambiental foi promovido.

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4. Vantagens de usar o Project
Temos a seguir as principais vantagens de utilizar o MS Project no dia-a-dia do

seu projeto:
● Ter visão do todo - Visualizar o projeto do início ao fim;
● Eliminar rotas que geram perdas (recursos, tempo, pessoas);
● Pode ser aplicado em diversas áreas;
● Cria trilhas de tarefas, permitindo sequenciamento das atividades;
● Verificar caminhos críticos no cronograma;
● Gerenciar custos e prazos;
● Emitir relatórios;
● Aplicar metodologias ágeis.
5. Instalando o Microsoft Project
Vamos agora ao passo a passo da instalação do Microsoft Project (Versão de

Teste Gratuita por 1 mês).
1. Digite em seu navegador: office.microsoft.com/project (ou acesse o seguinte link:
https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/project/project-management-softwar
e?legRedir=true&CorrelationId=415ac93b-d542-4030-b4ac-abbd3b840951&rtc=1
2. Clique na área “Planos e preços” e selecione a opção “Project Plano 3”;
Figura 4 - Exemplo para instalação Passo 2

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Figura 5 - Exemplo opção “Project Plano 3”
3. Clique no tópico “Experimente gratuitamente por um mês”;
Figura 6 - Exemplo para instalação - Passo 3
4. Insira seu e-mail no campo “Email” e clique em “Próximo”;

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Figura 7 - Exemplo para instalação Passo 4
5. Neste passo será verificado se você precisa de uma nova conta. Se assim for
necessário, clique em “Próximo”;
6. Para criar/configurar sua conta, clique em “Configurar conta”;

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7. Insira os dados necessários e clique em “Próximo”;
8. Insira seu número de telefone e escolha um dos dois tipos de verificação e clique
em “Enviar código de verificação”. Em seguida, insira o código de verificação e
clique em “Verificar”;

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9. Insira seu nome de usuário, seu domínio e crie uma senha. Em seguida, clique
em “Próximo”;

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10. Insira o restante das informações e clique em “Salvar”;
11. Revise os detalhes de confirmação.

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6. Conhecendo o Microsoft Project
Vamos agora nos aprofundar no funcionamento do MS Project, que é uma

ferramenta do pacote Office, sendo assim, algumas funções e utilidades você
provavelmente já está familiarizado, bem como a interface do programa, o que facilita na
familiarização e implementação da ferramenta.
A Figura 15 a seguir mostra a principal interface do programa:
Figura 15 - Principal interface
Ao clicar na opção Arquivo você terá as opções: salvar, salvar como, imprimir,
exportar, fechar. E também de iniciar um projeto a partir de um modelo já utilizado.

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Figura 16 - Exemplo opção Arquivo
Na aba Arquivo também é possível acessar a janela de Opções, onde você

poderá definir formatações e personalizações para utilização da ferramenta como:
formato da data, tipo de calendário, moeda utilizada etc.
Figura 17 - Exemplo janela de opções

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No canto superior direito você encontrará o Menu Rápido onde estão as opções
de salvar, copiar, colar, desfazer, refazer. Estas opções podem ser personalizadas
também de acordo com a necessidade do usuário.
Figura 18 - Exemplo menu rápido
Já na aba Tarefas é possível clicar na opção Gráfico de Gantt para selecionar o

tipo de gráfico ou de apresentação de dados que será utilizado.
Figura 19 - Exemplo opção Gráfico de Gantt

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A aba Recursos é utilizada para trabalhar com os recursos utilizados durante o
projeto.
Figura 20 - Exemplo aba Recursos
A aba Relatórios é uma ótima ferramenta em que é possível gerar diversos tipos
de relatórios como o de recursos, de custos, de tarefas em andamento, atividades
atrasadas, e também de exportar estes relatórios para outros programas.
Figura 21 - Exemplo aba Relatórios

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Na aba Projetos é onde você terá uma visão geral do projeto e ao clicar em
informações do projeto é possível editar as informações referentes ao projeto. Também é
possível vincular projetos e elaborar calendários personalizados.
Figura 22 - Exemplo aba Projetos
Na aba Exibir teremos uma série de recursos que podem ser utilizados conforme
a necessidade.
Figura 23 - Exemplo aba Exibir

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7. Configurações e Setup
Por que esta etapa é importante? No MS Project temos opções de diversas

configurações que precisamos “setar” e que impactam diretamente no diagrama de rede.
Ou seja, o mesmo projeto “setado” diferente fará o monitoramento e controle de forma
diferente, até mesmo o próprio cálculo do cronograma será diferente.
Ao iniciar o Project vá até a aba Arquivo e selecione a função Opções.
Figura 24 - Exemplo configurações
Ao clicar em Geral é possível alterar o formato de visualização e também o nome

do utilizador da ferramenta.

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Figura 25 - Exemplo para alterar formato de visualização
Ao clicar em Visualização você poderá selecionar o tipo de calendário a ser

utilizado e a moeda corrente, base do projeto.
Figura 26 - Exemplo escolha do tipo de calendário e a moeda corrente
Na aba Agenda, selecione a data de início da semana, início do ano fiscal,

jornada de trabalho, entre outros.

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Figura 27 - Exemplo seleção de datas
Já na aba Verificação Linguística é possível configurar as correções ortográficas.
Figura 28 - Exemplo configuração correção ortográfica
Na aba Guardar é possível selecionar a pasta em que o projeto será salvo, bem
como selecionar a opção de salvamento automático.

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Figura 29 - Exemplo de seleção da pasta para salvar
Na aba Idioma você poderá configurar o idioma utilizado e nas Configurações

Avançadas é possível fazer uma série de ajustes conforme as necessidades do projeto.
Figura 30 - Exemplo configuração idioma e avançadas

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Na aba Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é possível personalizar as
ferramentas que ficarão fixadas na Barra de Ferramentas.
Figura 31 - Exemplo para personalizar a Barra de Ferramentas
8. EAP - Estrutura Análitica do Projeto
A EAP é um diagrama que organiza o escopo do projeto de forma visual,

hierárquica e em partes menores (pacotes de trabalho). Ela organiza o trabalho que será
realizado no projeto, representando graficamente e simplificadamente o escopo.
A EAP pode ser definida como uma ferramenta de projetos que auxilia no
planejamento de projetos preditivos. Diante da infinidade de projetos tradicionais,
observar boas práticas na elaboração da EAP é imprescindível para o sucesso do
projeto.
A primeira boa prática que deve ser levada em consideração é que o importante
dos pacotes de tarefas é entender que o que vai na EAP não é a tarefa em si, e sim o
que será entregue naquela atividade.
Boas ferramentas para estruturar a EAP: Powerpoint; Canva; Lucidchart; WBS
CHART PRO (exporta para o MS project).

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A EAP é como nós conseguimos separar o projeto em tarefas principais e tarefas
secundárias, assim é possível indexar tarefas secundárias vinculadas a tarefas principais,
sendo possível gerenciá-las de forma isolada.
O primeiro passo consiste em inserir na primeira linha o Título do Projeto.
Figura 32 - Exemplo para nomear o projeto
As linhas abaixo você deverá preencher com as demais tarefas do projeto.
Figura 33 - Exemplo para preencher as tarefas do projeto
O próximo passo é o de indexação das tarefas no projeto, para isso você deve
selecionar as tarefas (1) e clicar na opção de Avançar Tarefa (2).

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Figura 34 - Exemplo para indexar tarefas do projeto
Por fim você terá a estrutura básica do projeto.
9. Pacote de Trabalho e Tarefas
Agora que já temos uma EAP organizada, vamos incluir os pacotes de trabalhos e
tarefas. Inicialmente você precisará inserir linhas abaixo da tarefa selecionada, para isso
você deverá clicar com o botão direito na linha (1) e selecionar a opção inserir tarefa
(2), ou você pode usar a tecla “Insert” do seu teclado.
Figura 35 - Exemplo para inserir tarefa selecionada

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A seguir você deverá selecionar a linha (1) clicar em informações (2). Inserir um
título para a tarefa (3), salvar (4) e indexar à tarefa principal (5).
Figura 36 - Exemplo para indexar a tarefa principal
O próximo passo é adicionar às tarefas vinculadas à tarefa anterior (análise de

mercado). Para isso você deverá inserir as linhas abaixo desta tarefa. Uma outra forma
de adicionar linhas e como mostra o esquema abaixo.
Figura 37 - Exemplo de como adicionar tarefas vinculadas
Você deverá inserir todos os passos vinculados à análise de mercado (1) e

depois indexá-los à tarefa acima (2).

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Figura 38 - Exemplo de como inserir as análises de mercado
Assim você deverá seguir estes passos para inserir todas as tarefas do projeto do
case apresentado criando os pacotes de tarefas. Todas as atividades estarão vinculadas,
atente-se usamos substantivos para os grupos de tarefas e verbos para as ações.
10. Sequenciamento e Duração das atividades
Em um projeto, as atividades são sequenciadas, ou seja, algumas tarefas

dependem de outras para serem executadas, ou elas podem ser executadas
paralelamente, isso dependerá do tipo de atividade do seu projeto.
Contudo antes de fazer o sequenciamento é importante que você coloque a
duração e esforço. As tarefas podem ser definidas de 3 maneiras:
● Trabalho Fixo - tarefa que só depende da quantidade de serviço/trabalho (Ex:
Erguer 20m² de muro de tijolos);
● Duração Fixa – a tarefa não muda de duração em função da quantidade de
recursos (Ex: Reunião de status);
● Unidade Fixa – as unidades de recursos são fixas e tudo mais (trabalho e
duração) varia (Ex: Jogar 1 partida de tênis).

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Algumas definições para saber:
● Duração (tempo): hora, dias, semanas, meses, etc.
● Trabalho (esforço): hora de recursos
● Unidade (de recursos): número de recursos
Ao fixar o tipo, as outras variáveis são calculadas pela fórmula:
Fórmula Trabalho = Duração x Unidade
O próximo passo é organizar o sequenciamento das tarefas, com a definição dos
prazos. Para isso você deverá organizar a duração (1) tempo de cada ação (2). No
Project, nós trabalhamos com duração fixa, logo a duração de cada atividade deve ser
estimada pelo gerente de projetos.
Figura 39 - Coluna para acrescentar a duração das atividades
ATENÇÃO: Nunca coloque a duração em células em negrito (pois aqui temos

pacotes de trabalho e não atividades.)
Após o preenchimento completo da duração das atividades visualmente na lateral
direita da tabela gerando os gráficos, a seguir iremos sequenciar as tarefas, o processo
de sequenciar é importante para identificar tarefas que devem acontecer

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simultaneamente ou as que dependem da finalização de uma tarefa para início de uma
seguinte.
Como no exemplo a seguir você deverá selecionar a linha da tarefa em
questão (1), clicar em informação (2) na tela informação da tarefa selecionar a aba
predecessoras (3).
Figura 40 - Exemplo passos para sequenciar as tarefas
No campo ID (1), inserir o número da tarefa predecessora (número da linha),

selecionar o tipo (2) e confirmar (3).
No Project temos 4 tipos de sequenciamento: TI (término a início), TT (término a
término), IT (início a término), II (Início a início). Essa é a nomenclatura para o project
versão português do Brasil, caso você use o Project na versão Português de Portugal, a
nomenclaturas para os tipos será conforme nos prints que se seguem.

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Figura 41 - Exemplo campo ID para sequenciar as tarefas
Ao selecionar a função de conclusão, note que as duas tarefas estão ocorrendo

simultaneamente.
Figura 42 - Exemplo Função de Conclusão
Outra funcionalidade é selecionar a opção De conclusão para início, onde uma

tarefa dependerá da conclusão de outra para ter o seu início.

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Figura 43 - Exemplo opção de Conclusão para Início
Repare que, ao utilizar esta finalidade, no gráfico de Gantt uma tarefa tem início
após a outra.
Figura 44 - Exemplo da opção Conclusão para Início no Gráfico Gantt
Assim, você deverá seguir definindo as predecessoras de todas as tarefas

contidas no case que acompanha o curso. Como a imagem a seguir, os prazos estarão
atualizados sendo possível ter uma melhor visualização do projeto.

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Figura 45 - Exemplo atualização de prazos
11. Restrições
Agora iremos identificar e aplicar as restrições que podem existir na execução

das tarefas. Você deverá selecionar a tarefa com restrição (1) entrar no menu de
informações (2) clicar na aba avançadas (3) selecionar o tipo de restrição (4) e
confirmar (5).

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Figura 46 - Exemplo identificando restrições
Uma outra funcionalidade é a de colocar tarefas como marcos no projeto, estes

marcos são datas importantes que marcam algum momento importante, como uma
reunião, um evento, etc. Para isso você deve selecionar a tarefa (1) abrir o menu
informações (2) selecionar a aba avançadas (3) marcar a opção: Marcar tarefa como
marco (4) e finalizar (5).
Figura 47 - Exemplo de como colocar tarefas como marco
Note como a data em questão ficará em destaque dentro do gráfico.

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Figura 48 - Exemplo data em destaque
12. Calendários
Após montar a estrutura e sequenciar é necessário entender o calendário e

ajustar as datas dentro do calendário, considerando feriados, férias de funcionários etc.
Esse é um momento importante de ajuste dos prazos considerando o calendário da
empresa, do município, etc. Para inserir informações do calendário vá até a opção
Alterar tempo útil (1), acrescente os feriados (2) e confirme (3).

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Figura 49 - Exemplo de como inserir informações do calendário
Outro procedimento importante para ser considerado são os horários das

jornadas de trabalho, e isso poderá ser consultado ao selecionar a opção detalhes (1) e
verificar as informações na tabela (2).
Figura 50 - Exemplo de como consultar os horários das jornadas

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13. Planejamento de recursos e associações entre
tarefas e recursos
Agora seguiremos o processo com a inclusão dos recursos, e para isso é

necessário selecionar a opção Gráfico de Gantt (1) e selecionar folha de recursos (2).
Figura 51 - Inclusão de Recursos - Passo 1
Ao abrir a folha de recursos você deverá preencher os dados na tabela, a

ferramenta apresenta três tipos diferentes de recursos que são: trabalho, custo e
material).

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O próximo passo será alocar os recursos nas tarefas, para isso você deverá abrir
o menu Informação.
Ao abrir a janela Informação da Tarefa, selecione a opção Recursos (1), e

insira os recursos que serão necessários para a execução da tarefa (2), e confirme
(3).

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Vamos agora compreender como gerenciar os recursos dentro do projeto. O

ícone vermelho indica que eu tenho recursos alocados para tarefas que ocorrem
simultaneamente.
Figura 55 - Exemplo de como gerenciar os recursos
Para analisar os recursos você deverá alterar a apresentação do Gráfico de

Gantt (1) e selecionar a opção Gráfico de Recursos (2).

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Figura 56 - Exemplo para analisar os recursos
Ao gerar o gráfico de recursos você conseguirá identificar as necessidades de

cada recurso identificando as sobrecargas dos recursos indicando a necessidade de
novos recursos ou de uma reavaliação da carga de trabalho.
Figura 57 - Identificando as sobrecargas dos recursos
Para reajustar a carga de trabalho de um recurso é necessário abrir o menu

informações da tarefa, aba recursos e reduzir as unidades, desta forma você estará
indicando que determinado recurso dedica determinada parte do dia para a execução da
tarefa. 1.0 equivale a uma unidade de determinado recurso, neste caso equivale a um
profissional.
Ao reduzir a unidade para menos deste valor é necessário lembrar que o total
deverá ser igual a 1.0, Esta nivelação ajuda a diminuir os custos do projeto.

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Figura 58 - Exemplo de como ajustar cargas de trabalho
14. Adicionando linha base
Para adicionar a linha base selecione a aba projeto (1), definir linha base (2) e
novamente, definir linha base (3).
Figura 59 - Exemplo de como adicionar a linha base
Depois, siga os passos a seguir:

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Figura 60 - Adicionando linha base - Passo 1
Ao criar a linha base será possível visualizar o andamento das tarefas, para isso
utilize a função Gantt de Controle. Para atualizar o status do projeto selecione a aba
projeto (1), Data do Estado (2), e informe a data que será atualizada (3).
Figura 61 - Adicionando linha base - Passo 2

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15. Cronograma
Com o projeto todo estruturado, é possível elaborar os cronogramas e analisar os

recursos alocados em todas as atividades.
Figura 62 - Exemplo de como elaborar cronograma
Ao abrir a ferramenta do calendário é possível acompanhar as atividades a serem

realizadas no dia-a-dia. Essa ferramenta é muito importante para o gerente de projeto
acompanhar o andamento do projeto e as tarefas a serem executadas.

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Figura 63 - Ferramenta do Calendário
16. Monitoramento e Controle do Projeto
A seguir vamos entender como utilizar o Project para realizar o acompanhamento

dos projetos e execução de tarefas. O primeiro passo é criar novas colunas que ajudarão
no gerenciamento das tarefas.
Vá no menu Exibir → Tabela → Tabela controle conforme Figura 64.

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Figura 64 - Acesso a Tabela controle
Conforme Figura 65, acrescente as colunas: Início Real, Conclusão Real,

Duração Real, Duração Restante e Tipo. Na coluna tipo você deverá identificar as
atividades de duração fixa e unidade fixa. Esta diferenciação ajudará a organizar um
relatório final.

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Figura 65 - Utilizando o Project para acompanhamento - Passo 2
Em seguida você deve salvar essa nova coluna clicando no menu Exibir → Tabela
→ Salvar campos como nova Tabela, conforme Figura 64, salve com um nome que você
reconheça, por exemplo, ‘Minha Tabela Controle”.
Agora, sempre que você for realizar o monitoramento do projeto deve abrir essa
nova tabela e colocar o início real da tarefa e também a estimativa de tempo restante e o
Project irá calcular o progresso do seu projeto.
17. Criando e apresentando relatórios no Project
Ao termos um projeto rodando, é necessário realizar o seu acompanhamento,

identificar os atrasos, gastos de recursos, quais são as tarefas atrasadas. Vamos agora
conhecer as oportunidades que o Project nos dá para a elaboração dos calendários.
Para realizar o monitoramento é muito importante realizar as atualizações do
projeto colocando as datas de início e conclusão de tarefas.Para gerar um relatório vá
até a aba Relatório (1), selecione a opção Dashboards (2) e Descrição Geral do
Projeto (3).

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Figura 66 - Exemplo de como gerar relatório
Ao gerar a Descrição Geral do Projeto você terá informações importantes como a

porcentagem do projeto que já está concluída, os marcos que estão para vencer e as
tarefas em atraso.
Figura 67 - Exemplo da Descrição Geral
Para gerar um relatório de recursos, clique em Recursos (1) e Descrição Geral

de Recursos (2).

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Figura 68 - Exemplo de como gerar relatório de recursos
Ao selecionar esta opção você poderá identificar a utilização dos recursos e

acompanhar o status de trabalho podendo identificar aqueles recursos que já foram
utilizados em sua totalidade e pode ser dispensado do projeto para assumir novas
responsabilidades.
Figura 69 - Visão Geral do Recurso
Para gerar relatório de custo de recursos selecione a opção Custos (1) e

Descrição Geral do Custo de Recursos (2).

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Figura 70 - Exemplo de como gerar relatório de custo de recursos
Com este relatório é possível identificar os custos que já foram gastos e os custos
ainda previstos.
Figura 71 - Visão Geral do Custo de Recursos
Para gerar o relatório de Custo de Tarefas selecione a opção Custos (1) e

Descrição Geral do Custo de Tarefas (2).

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Figura 72 - Exemplo de como gerar relatório de custo de tarefas
Ao selecionar esta opção você terá um relatório referente aos custos das tarefas
do projeto, valores já gastos, gastos previstos, custos extrapolados, etc.
Figura 73 - Visão Geral do Custo da Tarefa
Para exportar relatórios para o Excel ou para o Visor selecione a opção

Relatórios Visuais (1) e selecione o programa que você irá utilizar e qual relatório
deseja exportar (2).

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Figura 74 - Exemplo de como exportar relatórios
Para gerar relatórios personalizados clique em Novo Relatório (1) e selecione o

formato que deseja trabalhar. (2)

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Figura 75 - Exemplo de como gerar relatórios personalizados
18. Metodologias Ágeis
Metodologias ágeis nos traz ferramentas para acompanhar os projetos por meio
do SCRUM, ferramenta usada para melhorar projetos de negócios com base nos
princípios da metodologia ágil que pode ser utilizada em comunicação com o Project.
● Dificuldade de entender os passos dentro do projeto;
● Compreender ferramentas usadas;
● Visualização do todo;
● Acompanhar equipes.
Por exemplo, imagine que uma empresa possui um aterro sanitário e também
aluga caçambas de diversos modelos e, possui uma metalúrgica para fabricação e
manutenção destas caçambas e outros projetos.
Recentemente o gerente da metalúrgica tem sentido que a qualidade e duração
das pinturas destas caçambas não estão conforme desejado. Verificou-se que não há

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um padrão formalizado de duração e qualidade e o gerente quer conhecer os dados
atuais do processo e implantar melhorias. Objetivo: Melhorar a qualidade e durabilidade
da pintura das caçambas.
Como controlar esse projeto no Project? Vamos agora entender como utilizar o
Project para o acompanhamento de Metodologias Ágeis. No MS Project vamos criar um
novo projeto selecionando a opção “Projeto de Sprints”como na imagem abaixo.
Figura 76 - Project para acompanhamento de Metodologias Ágeis - Passo 1
Ao selecionar esta opção você terá a opção de gerar o Gráfico de Gantt,

Calendário, Folha de Recursos e as demais funções que vimos anteriormente.

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Para criar novos Sprints basta ir até a aba Sprints (1) e selecionar a opção
Planejamento (2).

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Para acompanhar o andamento das tarefas dentro dos Sprints, selecione a opção
Sprint (1), Quadro do Sprint Atual (2).
Para criar uma nova tarefa no Sprint clique em Nova Tarefa (1), insira o nome da
tarefa e clique em adicionar (2).

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Com a tarefa criada é possível arrastá-la para as colunas conforme o seu

andamento, o próprio sistema irá identificar a data de alteração do Status da Tarefa.
19. Dicas e Boas Práticas
O nosso treinamento está todo baseado em boas práticas de utilização do MS

Project, pense em sempre considerar uma folga de tempo na duração das tarefas, é
importante salvar o arquivo do planejamento como um arquivo base e depois fazer as
alterações em um arquivo secundário (cópia).
Principais causas de atrasos em projetos:
● Prazos mal estimados;
● Erros na alocação de pessoas;
● Aporte financeiro em um único momento.
A seguir é apresentado um checklist dos pontos de atenção ao executar um
projeto a fim de evitar transtornos:
EAP está correta? Contém todas as entregas?

Todos os Marcos (Milestones) estão definidos?

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O nível de detalhe das tarefas está correto (duração entre 1% e 10% da
duração do projeto)?
Sequenciamento
Todas as tarefas têm predecessoras?
Todas as tarefas têm sucessoras?
As restrições estão definidas?
Todos os Recursos foram definidos?
Todas as atividades possuem Recursos alocados?
As exceções de Calendário estão definidas?
Existe Linha de Base definida?
20. Revisão
Parabéns pelo seu esforço de chegar até aqui! Ao iniciar o trabalho com um novo
software muitas vezes encontramos muitas dificuldades, porém ao detalharmos o passo
a passo para a elaboração do projeto dentro do MS Project conseguimos explorar melhor
as ferramentas e funcionalidades deste programa.
Para finalizar, podemos refletir um pouco mais sobre as palavras de Jean-Paul
Sartre, filósofo e escritor francês, sobre a relação entre um projeto e uma pessoa:
“O homem não é senão o seu projeto, e só existe na medida em que se realiza. “

(Jean-Paul Sartre,1905-1980)
Com esse conteúdo finalizamos o curso de MS Project. Para conhecer mais o

assunto, confira os cursos da FM2S de Gestão de Processos.

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Apostila MS Project [livro eletrônico]. --

1. Gerenciamento de projetos 2. MS-Project

1. Microsoft Project : Software : Projetos :

Henrique Ribeiro Soares - Bibliotecário - CRB-8/9314

4. Vantagens de usar o Project 9

5. Instalando o Microsoft Project 9

6. Conhecendo o Microsoft Project 15

8. EAP - Estrutura Análitica do Projeto 24

9. Pacote de Trabalho e Tarefas 26

10. Sequenciamento e Duração das atividades 28

13. Planejamento de recursos e associações entre tarefas e recursos 37

14. Adicionando linha base 41

16. Monitoramento e Controle do Projeto 44

17. Criando e apresentando relatórios no Project 46

18. Metodologias Ágeis 52

19. Dicas e Boas Práticas 56

Figura 1 - Estrutura MS Project 6

Figura 2 - Atraso no processo 7

Figura 3 - Atividades do reflorestamento 8

Figura 4 - Exemplo para instalação Passo 2 9

Figura 5 - Exemplo opção “Project Plano 3” 10

Figura 6 - Exemplo para instalação - Passo 3 10

Figura 7 - Exemplo para instalação Passo 4 11

Figura 8 - Exemplo para instalação - Passo 5 11

Figura 9 - Exemplo para instalação - Passo 6 12

Figura 10 - Exemplo para instalação - Passo 7 12

Figura 11 - Exemplo para instalação - Passo 8 13

Figura 12 - Exemplo para instalação - Passo 9 13

Figura 13 - Exemplo para instalação - Passo 10 14

Figura 14 - Exemplo para instalação - Passo 11 14

Figura 15 - Principal interface 15

Figura 16 - Exemplo opção Arquivo 16

Figura 17 - Exemplo janela de opções 16

Figura 18 - Exemplo menu rápido 17

Figura 19 - Exemplo opção Gráfico de Gantt 17

Figura 20 - Exemplo aba Recursos 18

Figura 21 - Exemplo aba Relatórios 18

Figura 22 - Exemplo aba Projetos 19

Figura 23 - Exemplo aba Exibir 19

Figura 24 - Exemplo configurações 20

Figura 25 - Exemplo para alterar formato de visualização 21

Figura 26 - Exemplo escolha do tipo de calendário e a moeda corrente 21

Figura 27 - Exemplo seleção de datas 22

Figura 28 - Exemplo configuração correção ortográfica 22

Figura 30 - Exemplo configuração idioma e avançadas 23

Figura 31 - Exemplo para personalizar a Barra de Ferramentas 24

Figura 32 - Exemplo para nomear o projeto 25

Figura 33 - Exemplo para preencher as tarefas do projeto 25

Figura 34 - Exemplo para indexar tarefas do projeto 26

Figura 35 - Exemplo para inserir tarefa selecionada 26

Figura 36 - Exemplo para indexar a tarefa principal 27

Figura 37 - Exemplo de como adicionar tarefas vinculadas 27

Figura 38 - Exemplo de como inserir as análises de mercado 28

Figura 39 - Coluna para acrescentar a duração das atividades 29

Figura 40 - Exemplo passos para sequenciar as tarefas 30

Figura 41 - Exemplo campo ID para sequenciar as tarefas 31

Figura 42 - Exemplo Função de Conclusão 31

Figura 43 - Exemplo opção de Conclusão para Início 32

Figura 44 - Exemplo da opção Conclusão para Início no Gráfico Gantt 32

Figura 45 - Exemplo atualização de prazos 33

Figura 46 - Exemplo identificando restrições 34

Figura 47 - Exemplo de como colocar tarefas como marco 34

Figura 48 - Exemplo data em destaque 35