UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF

INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

BILLY DUDLEY SENA DO VALLE

GESTÃO DOCUMENTAL, DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NO SETOR

EMPRESARIAL MODERNO:
singularidades, relações e sinergias

NITERÓI
2013
 BILLY DUDLEY SENA DO VALLE

GESTÃO DOCUMENTAL, DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NO SETOR

EMPRESARIAL MODERNO:
singularidades, relações e sinergias

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado

ao Curso de Arquivologia do Departamento de
Ciência da Informação da Universidade
Federal Fluminense, como requisito parcial
para a obtenção do grau de Arquivista.

Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves

NITERÓI
2013
 Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá

V181 Valle, Billy Dudley Sena do.

Gestão documental, da informação e do conhecimento no setor
empresarial moderno : singularidades, relações e sinergias / Billy Dudley
Sena do Valle. – 2013.
75 f.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 62-75.
1. Gestão do conhecimento. 2. Gestão da informação.
3. Gestão de documentos. I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II.
Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e
Comunicação Social. III. Título.
CDD 658.4038
 BILLY DUDLEY SENA DO VALLE

GESTÃO DOCUMENTAL, DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NO SETOR

EMPRESARIAL MODERNO: singularidades, relações e sinergias

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado

ao Curso de Arquivologia do Departamento de
Ciência da Informação da Universidade
Federal Fluminense, como requisito parcial
para a obtenção do grau de Arquivista.

Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves

Aprovado em:

BANCA EXAMINADORA

__________________________________________________________________________
Lindalva Rosinete Silva Neves (Orientadora)
(Universidade Federal Fluminense – UFF)

__________________________________________________________________________
Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
(Universidade Federal Fluminense – UFF)

__________________________________________________________________________
Regina de Barros Cianconi
(Universidade Federal Fluminense – UFF)

NITERÓI
2013
 Dedico este trabalho a Deus, a minha
esposa Taylanne e minha filhinha Tayla,
que sem dúvida são a força que me faz
seguir em frente todos os dias.
 AGRADECIMENTOS

Tenho muito a agradecer por este trabalho. Tarefa por demais rigorosa, na qual não
conseguiria obter êxito sem o auxilio de todos aqueles que me apoiaram nas horas de
dificuldade.
Primeiramente agradeço a Deus por me presentear com a chance de enfrentar os
desafios que escolho para minha vida. É ele que me guia todos os dias pelos melhores
caminhos, mesmo que eu não tenha a capacidade de percebê-los de imediato. Ele me
permite ter a serenidade para resolver meus problemas sem desespero, e me dá a força
necessária para superá-los. Agradeço a Deus, pois a minha fé nele me permite ter a certeza
de que a incógnita do amanhã é, tão e simplesmente, um motivo a mais para encarar o
futuro com esperança e entusiasmo.
Aos meus pais, Roberto Carvalho do Valle e Josélia da Silva Sena, que mesmo não
tendo desfrutado dos benefícios de uma educação avançada, me apoiaram
incondicionalmente em meus estudos, me incentivando a seguir em frente, acreditando em
meus sonhos quando mesmo eu tinha dúvidas.
À professora Lindalva, Coordenadora do Curso de Arquivologia da UFF, por me
receber como orientando em uma situação difícil, mesmo estando extremamente ocupada
com os recentes afazeres como coordenadora do curso. Agradeço muito por sua
compreensão, disponibilidade, esforço e orientação, sem os quais não teria conseguido
terminar este trabalho.
À professora Ana Célia Rodrigues, por me contagiar com seu entusiasmo pelo
estudo da Arquivologia, sentimento esse que me motivou a iniciar minha jornada pelas
inúmeras veredas dessa área do conhecimento.
A todos os professores com os quais eu tive o prazer de conviver em sala de aula.
Sua dedicação pela arte de ensinar foi a pedra fundamental que originou este trabalho.
Aos meus inúmeros colegas de curso, com os quais compartilhei os bons e maus
momentos de minha trajetória na graduação.
Aos meus amigos, companheiros de todas as horas. Aqueles que estiveram ao meu
lado para me fazer esquecer as tensões existentes durante preciosos momentos e aqueles
que compreenderam meus momentos de reclusão, muitas vezes me policiando e
incentivando a me dedicar mais a este trabalho.
À minha filhinha Tayla Dudley Pereira do Valle, por ela serei capaz de enfrentar
todos os desafios que surgirem em meu caminho.
Agradeço principalmente à minha esposa Taylanne da Silva Pereira, que, além atuar
diretamente na construção desse trabalho, muitas vezes ficando até tarde da noite
revisando os textos, foi a principal pessoa a me cobrar sua conclusão. Agradeço por me
amar e apoiar minhas realizações, incentivando meus sonhos e muitas vezes os tornando
muito maiores do que eu mesmo poderia imaginar. Você é a chama que trás calor a minha
vida, que me ilumina e me permite enxergar além da escuridão.
“Tudo o que temos de decidir é o que fazer com
o tempo que nos é dado.”
(J. R. R. Tolkien)

“Há um tempo em que é preciso

abandonar as roupas usadas, que já tem
a forma do nosso corpo, e esquecer os
nossos caminhos, que nos levam sempre
aos mesmos lugares. É o tempo da
travessia: e, se não ousarmos fazê-la,
teremos ficado, para sempre, à margem
de nós mesmos.”
(Fernando Pessoa)

“Entrego, confio, aceito e agradeço.”

(José Hermógenes de Andrade Filho)
 RESUMO

As inovações da chamada Era da Informação/Conhecimento1 motivadas

principalmente pela globalização e pelo exponencial desenvolvimento das tecnologias da
informação tem gerado no meio empresarial a necessidade de metodologias de gestão que
permitam uma administração eficaz dos chamados ativos informacionais2. Neste panorama
proliferam-se políticas direcionadas a sanar tal necessidade como a gestão da informação
(GI) e a gestão do conhecimento (GC). Tais políticas aproximam-se do campo de atuação
da gestão documental (GD) e muitas vezes se relacionam com suas práticas. O presente
trabalho aborda a importância das “gestões” citadas como recurso estratégico para a
consecução dos objetivos essenciais das empresas frente às modernas demandas advindas
da chamada Sociedade da Informação/Conhecimento. Para tanto se realizou uma
abordagem teórica dos termos gestão documental, gestão da informação e gestão do
conhecimento, estruturada com base em uma compilação/revisão de literatura que aborda
os temas, de forma a apontar as perspectivas teóricas válidas cientificamente para
estabelecer e analisar as relações e convergências existentes entre essas políticas e as
possíveis vantagens de seu uso conjunto.

PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Documentos. Gestão da Informação. Gestão do

Conhecimento.

1
Por não ser foco desse estudo, não serão abordadas as questões inerentes à pertinência dos termos
Sociedade da Informação e Sociedade do Conhecimento ou sobre a possível evolução entre estes no cenário
mundial.
2
Tidos como bases de dados e arquivos, documentação de sistema, manuais de usuário, material de
treinamento, procedimento de suporte ou operação, planos de continuidade, procedimentos de recuperação e
as informações armazenadas na instituição (ABNT ISO/IEC 17799/01, p.9, apud SANTOS, 2013, p.177).
 LISTA DE QUADROS

QUADRO 1. Eras da administração ..................................................................................... 12

QUADRO 2. Relação entre dados, informação e conhecimento .......................................... 23

QUADRO 3. Sistematização dos conceitos de informação a partir de autores

contemporâneos da área da Arquivologia e da Ciência da Informação ................................ 25

QUADRO 4. Sistematização dos conceitos de documento a partir de autores

contemporâneos da área da Arquivologia e da Ciência da Informação ................................ 30

QUADRO 5. Sistematização do conceito de documento arquivísticos a partir de autores

contemporâneos da Arquivologia e da Ciência da Informação ............................................. 34

QUADRO 6. Passos para o gerenciamento da informação .................................................. 47

QUADRO 7. Gestão de Documentos X Gestão da Informação X Gestão do Conhecimento 66

 LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1. Relação hierárquica entre dado, informação e conhecimento ........................... 26

FIGURA 2. Etimologia da palavra documento ..................................................................... 28

FIGURA 3. Ciclo informacional ........................................................................................... 44

FIGURA 4. Fluxo informacional .......................................................................................... 45

FIGURA 5. Modelo processual de administração da informação ........................................ 48

FIGURA 6. Bases conceituais da gestão do conhecimento ................................................ 49

FIGURA 7. A espiral de criação do conhecimento .............................................................. 49

FIGURA 8. Os processos de gestão do conhecimento ....................................................... 53

FIGURA 9. O ciclo do conhecimento .................................................................................. 54

FIGURA 10. Ciclo informacional e funções arquivísticas .................................................... 59

FIGURA 11. Proveniência e natureza das informações no organismo ................................ 60

FIGURA 12. Interseção entre a Gestão da Informação e do Conhecimento ....................... 62

FIGURA 13. Processos de gestão do conhecimento e funções arquivísticas ..................... 63

FIGURA 14. Gestão de Documentos, Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento . 65

 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

GC – Gestão do conhecimento
GD – Gestão documental ou gestão de documentos
GI – Gestão da informação
TIC – Tecnologias de informação e comunicação
 SUMÁRIO

CAPÍTULO I – CONSIDERAÇÕES INICIAIS ...................................................................... 12

1.1 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................. 16

1.2 OBJETIVOS................................................................................................................... 17

1.2.1 Objetivo geral .............................................................................................................. 17

1.2.2 Objetivos específicos .................................................................................................. 17

1.3 METODOLOGIA ............................................................................................................ 18

CAPÍTULO II – REFERÊNCIAL TEÓRICO ......................................................................... 19

2.1. O QUE É GESTÃO? ..................................................................................................... 19

2.2. DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO: INSUMOS INFORMACIONAIS PARA A

TOMADA DE DECISÃO ...................................................................................................... 21

2.3. DOCUMENTO E DOCUMENTO DE ARQUIVO: UMA TENTATIVA DE

CONCEITUAÇÃO ................................................................................................................ 23

CAPÍTULO III - CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL ...................................... 37

CAPÍTULO IV - CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO ................................. 43

CAPÍTULO V - CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO ............................. 49

CAPÍTULO VI - RELAÇÕES ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS, A GESTÃO DA

INFORMAÇÃO E A GESTÃO DO CONHECIMENTO NO SETRO EMPRESARIAL .......... 56

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................. 67

REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 69
 12

CAPÍTULO I – CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O fenômeno da globalização e o acelerado progresso das tecnologias de

comunicação e informação (TIC) são fatores chave para uma série de inovações culturais,
sociais, científicas, tecnológicas, organizacionais, econômicas e políticas ocorridas nas
últimas décadas. Tais inovações são guias que conduzem a informação e o conhecimento a
um papel de destaque. Neste panorama há um vertiginoso desenvolvimento em todas as
áreas do conhecimento, onde o volume de informações aumenta de forma exponencial. É
fácil notar a crescente importância atribuída aos chamados ativos intangíveis3 (neste
trabalho, exclusivamente representados pelos chamados ativos informacionais), em
detrimento dos outros recursos econômicos mais tradicionais, como: o capital financeiro, a
mão de obra e a terra.

Quadro 1. Eras da Administração

Fonte: Chiavenato (2000, apud silva, 2010, p. 59)

3
Segundo Beuren e Igarashi (2002) ativos intangíveis (também conhecidos como recursos) são bens
insubstanciais, difíceis de serem vistos, tocados, mas perceptíveis, como as pessoas, as marcas, a qualidade
administrativa, estratégias, a capacidade de interação com o mercado e com a sociedade, valores e preceitos
morais, é uma boa governança corporativa, é a habilidade de atrair e reter os melhores talentos, a capacidade de
inovação, informações de valor para os objetivos de uma organização, o estoque de conhecimentos, etc.
Independentemente de estarem contabilizados possuem valor e podem agregar vantagens competitivas.
 13

Autores como McGee e Prusak (1994, p.3), afirmavam que na década de 90 a

sociedade enfrentava uma transição de uma economia predominantemente industrial para
uma economia voltada para a informação. Para Albagli e Lastres (1999, p. 9) nela o poder
não estava limitado ao “[...] domínio dos meios materiais e dos aparatos políticos
institucionais [...]”, mas cada vez mais ligado ao “[...] controle sobre o imaterial e o intangível
[...]”, informações, conhecimento, ideias, gostos e desejos de indivíduos e coletivos.
As organizações4 estão inseridas em um cenário cada vez mais competitivo e
globalizado, que impõe elevado nível de concorrência e onde a agilidade na tomada de
decisões é fundamental para a sua sobrevivência e prosperidade dos negócios. Elas têm se
movimentado rumo à melhor sintonia com o mercado e a busca por excelência. Esse fato
contribuiu para a valorização da informação e do conhecimento como parte de um conjunto
de recursos estratégicos5 capazes de conceder vantagem competitiva diante da
concorrência.
Segundo Silva (2003) citado por Carvalho (2011), “destacadamente, a informação é
parte fundamental de qualquer organização que deseja entrar e competir no mundo
globalizado”.
Nesse novo contexto, os recursos “informação e conhecimento” são ativos
valiosíssimos das organizações e impõe-se como de essencial importância para a empresa
otimizar seus resultados, sendo fundamentais para o processo decisório organizacional,
fontes de inovação, e indispensáveis para a realização das atividades cotidianas.
Quanto às necessidades informacionais das organizações, e assumindo que neste
contexto o termo informação pode ser substituído por ativos informacionais, autores como
Rosseau e Couture (1998, p.63-65) argumentam que:

[...] qualquer organismo necessita de informações para existir,

funcionar e se desenvolver, independente de sua missão, setor de
atividade ou mesmo de seu tamanho. Todos os membros deste
organismo consequentemente necessitam de informação para
desempenhar suas funções, de forma que, arranjam essa informação
necessária interna ou externamente ao organismo. Essa informação
6
pode ser verbal, registrada em suportes diversos, orgânica , ou não-
orgânica.

4
“Entende-se por organização um sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e
padrões formais e informais de funcionamento, com vistas ao alcance de um ou mais objetivos” (SOUZA, 2009,
p. 1).
5
Segundo Silva (2010, p. 1) recursos estratégicos são aqueles cujo uso infere diretamente e de forma decisiva
para a consecução dos objetivos de uma organização.
6
Para Rousseau e Couture (1998, p. 63-64), informação orgânica é aquela elaborada, enviada ou recebida no
âmbito da sua missão (existente nos arquivos), e a informação não orgânica é aquela produzida fora desse
âmbito.
 14

Os mesmos autores apontam ainda que:

Inserida em um ambiente organizacional, a informação torna-se um

recurso vital. Uma organização não pode, atualmente, funcionar
eficazmente se m ela. Portanto, o processo do planejamento, controle
e utilização da informação é uma atividade importante, decisiva para
o sucesso ou fracasso do organismo. (ROUSSEAU; COUTURE, s.p.
1998, apud SOUSA, s.d, p.1)

Segundo Chiavenatto (1999, p. 01):

Numa avaliação sobre o ambiente informacional e organizacional de

uma instituição, as alternativas para o processo de elaboração de
estratégias mudam quando a informação passa a ser tratada como
um recurso de importância equivalente aos recursos de capital, mão-
de-obra e tecnologia.

É um fato que nesse novo cenário as atividades produtivas dependem da gestão

desses ativos informacionais, principalmente nas organizações onde a consecução de seus
objetivos exigem constantes insumos de informação científica e tecnológica. Nesse
panorama, onde é produzido e acumulado rapidamente um grande volume de informações
em decorrência das inúmeras atividades organizacionais, é essencial o acesso ágil a essas
informações como meio de redução das incertezas e diminuição dos riscos na tomada de
decisão. Entretanto, não basta o acesso rápido a essas informações, elas devem ser
confiáveis, consistentes e tratadas de maneira a configurarem como ferramentas
estratégicas para as organizações obterem sucesso em seus objetivos.

Asseveram Rousseau e Couture (1998, p.62) que:

[...] a organização que dispõe mais rapidamente das melhores

informações, pouco importando a sua proveniência, o seu suporte ou
tipo (livros, revistas, documentos de arquivos, bancos de dados, etc.),
é a que alcança maior performance e maior competitividade.

Em outras palavras, atualmente há mais informação do que se é capaz de assimilar,

e se torna obrigatório para as organizações a capacidade de diferenciar e selecionar de
forma eficaz e eficiente aquela informação de especial importância, recurso estratégico para
subsidiar os processos decisórios. Essa informação apenas configura elemento de valor
quando disponibilizada no momento certo, ao usuário correto, de forma segura, confiável e
adequada à sua interpretação. Seu excesso ou a sua insuficiência são altamente
prejudiciais para a agilidade e para a confiabilidade das informações, e tendem a causar
 15

maior dificuldade à tomada de decisão, causando consequentemente prejuízos sérios para a

organização.

Para Davenport (2000, p.17):

[...] ninguém pode negar que decisões baseadas em dados inúteis

têm custado bilhões de dólares em produtos encalhados, em
aquisições que não acrescentam lucratividade ao conjunto, em
processos redefinidos que não funcionam, em investimentos em
instalações ou equipamentos que não produzem.

Para Marchiori (2002, p. 73), há um “reconhecimento de que a informação, para ser

acessível, deve ser organizada e gerenciada.” Assim como é possível identificar que “as
necessidades de informação se tornam cada vez mais complexas e dependentes de
diferentes e múltiplas fontes – cuja correta avaliação e qualidade é fator crucial para os
processos de tomada de decisão” (MARCHIORI, 2002, p. 73).
Outra percepção insurgente na era da informação é a de que dispor dos ativos
informacionais de forma ágil, segura, efetiva e eficiente não basta para o sucesso
organizacional moderno. E sim, o adequado uso desses ativos para a geração de
conhecimento e para o aprimoramento de dispositivos que processem e/ou transmitam a
informação de forma a gerar melhoria contínua para todos os componentes desse ciclo.
Essa abundância de dados, informações e conhecimento existentes, aliada à
complexidade de gestão e uso desses ativos intangíveis obriga as organizações a efetuar
mudanças no seu comportamento. Elas precisam repensar estratégias, estruturas, e
modelos de gestão, assim como implementar práticas gerenciais modernas, capazes de
evitar deficiências decorrentes do trato desses recursos e induzir ambientes organizacionais
competitivos, voltados à inovação de processos e produtos. Há uma busca generalizada por
novas metodologias e políticas para particularizar as práticas, competências, e as
experiências, para o desenvolvimento dos processos de identificação, capacitação e
retenção do capital intelectual.
Há uma necessidade de novos modelos e instrumentais teóricos e metodológicos,
institucionais, normativos e reguladores que possam ser capazes de sanar as questões
advindas dessa nova realidade e oferecer soluções para a gestão, interação e troca desses
ativos informacionais. A resposta a essa necessidade acaba por gerar uma infinidade de
novas terminologias, ferramentas e abordagens gerenciais relacionadas às questões da
informação e do conhecimento nas organizações.
Ao longo das últimas décadas, os ativos informacionais tornaram-se objetos de
estudo de variadas áreas do conhecimento, que normalmente adotam uma ótica voltada
principalmente para o atendimento dos interesses organizacionais e para a promoção do
 16

seu desenvolvimento. Assim, neste panorama complexo de transformações termos como

gestão da informação (GI) e gestão do conhecimento (GC), tornaram-se conhecidos.

1.1 JUSTIFICATIVAS

Justifica-se esse trabalho, porque, como profissionais da informação inseridos em

um ambiente complexo, onde as organizações necessitam desenvolver modelos de gestão
eficientes para seus ativos informacionais como fator de inovação e competitividade
essencial para sua “sobrevivência”, o arquivista inevitavelmente se verá frente a demandas
que extrapolarão seu manancial teórico e prático e exigirão habilidades que irão além de seu
rol tradicional de atribuições.
Segundo expõe Jardim (1992, p.251) “[...] a chamada era da informação tem imposto
desafios com dificuldades e complexidades sem precedentes aos profissionais de
arquivologia e biblioteconomia as suas respectivas instituições de formação e a sua ação
profissional”.
Diante desses desafios, os arquivistas devem buscar formas diferenciadas de
atuação, sair de sua zona de conforto e atuar mais diretamente nos meios de criação e
compartilhamento desses ativos informacionais.
Por outro lado, a atuação dos arquivos7 (correntes e intermediários8) nas
organizações é ligada diretamente ao atendimento aos gestores em suas atividades
diversas, trabalhando para facilitar o acesso aos documentos e às informações orgânicas
contidas nestes. Os arquivos são recursos estratégicos que subsidiam a pesquisa,
recolhimento, seleção, organização e trato da documentação. Dessa forma, há uma óbvia
aproximação nos campos de atuação da gestão de documentos, da gestão da informação, e
da gestão do conhecimento.
Nesse contexto, fatalmente o profissional arquivista se verá obrigado a lidar com a
gestão da informação e com a gestão do conhecimento como meio de aprimorar as práticas
gerenciais, e em muitos dos casos será o responsável pelo planejamento, escolha e

7
Segundo Heredia (1991, p.89) ”Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for sua data, sua
forma e suporte físico, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no
transcurso de sua gestão, conservados, respeitando aquela ordem, para servir como testemunho e informação
para a pessoa ou instituição que os produz para s cidadãos ou para servir de fontes de história.”.
8
Conforme conceitua Santos (2013, p. 175), “Conhecido como a Teoria das Três Idades, este princípio
arquivístico identifica um ciclo de vida documental que envolve: a) a utilização corrente do documento, quando
está arquivado junto aos seus produtores; b) uma fase intermediária, quando os produtores, embora necessitem
dos documentos para consulta ou para garantir direitos, os utilizam com pouca frequência; c) e a fase
permanente, quando não têm mais utilização para os fins para os quais foram criados e na qual os produtores –
no caso de órgãos públicos -, pelo fato dos documentos estarem abertos à consulta pública, não possuem mais
ingerência sobre eles.”
 17

implementação dessas estratégias dentro da organização na qual trabalha. Entretanto, este

profissional se deparará com uma escassez de estudos que abordem os temas focando
uma aplicação organizacional integrada (apesar de serem abundantes os estudos ligados a
cada uma das políticas de gestão de forma individualizada). Ele se verá desamparado frente
aos problemas de ordem epistemológica e prática, à falta de consenso a respeito da
delimitação de cada área (marcada por ambiguidades e confusão sobre seus significados), e
uma semântica confusa e difusa, onde se proliferam conceitos diferenciados para o mesmo
termo.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo geral

Em virtude do exposto anteriormente, este estudo tem como objetivo geral

apresentar uma breve revisão conceitual das políticas de gestão selecionadas, com a
finalidade de estabelecer uma concordância entre os termos propostos e delinear as
fronteiras consensuais de sua atuação dentro das organizações.

1.2.2 Objetivos específicos

Como objetivos específicos pretendemos:

a) Compreender as políticas de gestão em foco sob uma ótica voltada para a sua
aplicabilidade dentro das organizações;
b) Demonstrar a importância das políticas de gestão em foco como recursos
estratégicos para as organizações obterem qualidade na gestão dos recursos
informacionais;
c) Analisar as possíveis relações existentes entre as políticas de gestão
documental, gestão da informação e gestão do conhecimento, sob uma
perspectiva voltada para a sua aplicabilidade junto às organizações;
d) Ponderar os possíveis benefícios alcançados pelas organizações com o
planejamento e implementação conjunta e consonante das políticas de gestão
em foco.
 18

1.3 METODOLOGIA

Pela grande quantidade de termos polissêmicos existentes neste trabalho, assim

como pela abordagem difusa destes temas por diversos autores e áreas de estudo, optamos
por realizar um levantamento de estudos onde as temáticas em foco são abordadas de
forma direta ou indireta.
Como era de se esperar, essa pesquisa resultou em uma grande compilação de
trabalhos de autorias diversas, advindos de múltiplas áreas do conhecimento. Ao analisar
esta compilação de trabalhos, podemos observar que, assim como é exposto por Silva
(2010, p.26), “existem estudos sobre o tema em profusão, mas são escassos os estudos
que abordam as inter-relações entre essas disciplinas” 9.
Devido a essa falta de material que aborde o tema principal de forma conjunta,
optamos por realizar uma análise e triagem dos trabalhos levantados, identificando
correntes de pensamento e conceitos utilizados mais comumente pelos autores. Após essa
revisão de literatura, tentamos estruturar essa “colcha de retalhos” composta por ideias e
conceitos variados, de forma a possibilitar um entendimento comum para os objetos
estudados. Utilizando essa base conceitual e ideológica, caminhamos para tentar alcançar
os objetivos definidos para esse estudo.

9
As exceções para esta pesquisa são os trabalhos de Silva (2010), Santos (2013), Pónjuan Dante (2005) e
RISSO
(2012).
 19

CAPÍTULO II - REFERÊNCIAL TEÓRICO

Os assuntos abordados neste estudo enfrentam algumas dificuldades conceituais,

parte delas originada na imprecisão do uso de termos como gestão, documentos,
informação e conhecimento. A relatividade com que estes termos são empregados é
baseada principalmente em uma variação constante advinda da definição adotada pela
interpretação do observador segundo as suas perspectivas e necessidades. Devido à ampla
utilização destes termos por segmentos sociais e profissionais diversos, é de suma
importância discorrer brevemente sobre eles de forma a não deixar dúvidas quanto às suas
delimitações e a forma como serão abordados neste estudo.

2.1. O QUE É GESTÃO?

Tendo em vista que os três objetos principais apresentados neste estudo são
relacionados às diferentes práticas, e/ou âmbitos de aplicação da gestão, é essencial
conhecer sua definição.
Para Nunes (2006, apud Souza, 2007, p.7) existe consenso de que a gestão deva
englobar um conjunto de tarefas que trabalhem para garantir o emprego eficaz de todos os
recursos disponibilizados por uma organização visando alcançar objetivos pré-
determinados.
O Dicionário Brasileiro (1986) e Mosimann (1999), citados por Gazzoni (2003, p. 23),
apontam a gestão como derivada do termo em latim gestione e significa gerir, gerência,
administração.
O Dicionário Aurélio citado por Souza (2007, p. 7) aponta o termo Gestão como o ato
de gerir ou gerência, e um sinônimo do termo administração.

Já Arantes (1998, apud GAZZONI, p. 23) afirma que:

A administração – ou gerência – não é um departamento nem um

cargo. Administrar é uma ação que existe em todos os departamentos
e em todos os níveis organizacionais, sendo usualmente relacionadas
às atividades de planejar, coordenar, organizar, dirigir, controlar,
motivar.

Para o autor citado por Gazzoni (2003) a essência de atuação da gestão é guiar os
empreendimentos para alcançar os resultados almejados e os instrumentos de gestão são o
conjunto de ferramentas que colaboram para a eficácia e eficiência da gestão.
 20

Segundo Boisvert (2000, apud GAZZONI 2003, p.24), a gestão é uma parte da
administração que está dentro das funções fundamentais da empresa enquanto Catelli
(1999, apud GAZZONI, 2003) complementa que “gerir é um processo baseado em um
conjunto de conceitos e princípios coerentes entre si, que visam conduzir a empresa rumo a
seus objetivos”, com qualidade e eficiente emprego de seus recursos.
Conforme expõe Souza (2007, p. 7), alguns autores entendem o vocábulo Gestão de
forma diferenciada do conceito de Administração, pois recentemente o primeiro passou a ser
compreendido como a atuação direta e ampla do gestor nos sistemas e procedimentos
empresariais.
Em outras palavras, a gestão pode ser entendida “como o gerenciamento do
conjunto de ações e estratégias nas organizações, de maneira holística, visando atingir seus
objetivos” (SOUZA, 2007, p. 7). Ela administra processo de tomada de decisão que
influencia a escolha do uso de recursos entre variadas alternativas, visando atingir os
objetivos e metas de uma empresa.
A gestão atua através do planejamento, liderança, organização, e controle dos
recursos disponíveis, primando pela eficiência e pela eficácia. Corresponde ao “conjunto de
normas e funções cujo objetivo é disciplinar os elementos de produção e submeter a
produtividade a um controle de qualidade, para obter um resultado eficaz” (Dicionário
Houaiss, 2006, p.27). Gerir envolve a elaboração de projetos, planos, relatórios e pareceres,
que abarcam a aplicação de conhecimentos específicos ligados ao conjunto de processos
geridos.
Delimitando o entendimento do termo para as necessidades desse estudo, a gestão
atua para aprimorar os processos com fins de otimização do funcionamento da organização.
Utiliza-se principalmente da tomada racional de decisões fundamentadas no recolhimento e
tratamento de dados e informações relevantes, de forma a colaborar para o
desenvolvimento, satisfazer os interesses de todos os seus colaboradores e/ou
proprietários, assim como para contribuir para a satisfação das necessidades de grupos
específicos ou da sociedade como um todo.
 21

2.2. DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO: INSUMOS INFORMACIONAIS PARA A

TOMADA DE DECISÃO

Segundo Valentim (2002, p. 1), dados, informações e conhecimento são ativos

invisíveis essenciais para auxiliar a tomada de decisão e importantes fatores de
competitividade nos diferentes tipos de organizações. Para a autora, o tratamento adequado
deste conjunto possibilita subsidiar várias atividades para a melhoria contínua, aumento da
produtividade e da qualidade do negócio da organização.
Há uma grande quantidade de reflexões acerca dos conceitos de dados, informação
e conhecimento, seja inter-relacionados ou não. Estes termos geralmente são apresentados
de forma hierárquica, ligados às várias vertentes do conhecimento, mas verifica-se que não
há consenso entre os diversos autores quanto a sua exata definição ou delimitação.
Em seu estudo, Davenport e Prusak (1998) ressaltam que mesmo que pareça
bastante simples identificar que dados, informação e conhecimento não são conceitos
iguais, é fundamental ter clareza ao diferenciá-los, para que se possa otimizar do uso destas
fontes de vantagem competitiva. Para as necessidades deste estudo, os conceitos de dado,
informação e conhecimento serão analisados segundo suas implicações no âmbito de
aplicação no interior das organizações.
Segundo Davenport (1998, p. 18, grifo nosso) as definições de dados, informação e
conhecimento são:

 Dados: Simples observações sobre o mundo, são facilmente

estruturados, obtidos por máquinas, frequentemente quantificados e
facilmente transferidos;

 Informação: Dados dotados de relevância e propósito, requer

unidade de análise, exige consenso em relação ao significado e
necessariamente exige mediação humana;

 Conhecimento: É a informação valiosa da mente humana, inclui

reflexão, síntese, contexto, além disso, é de difícil estruturação,
transferência e captura em máquinas, bem como é frequentemente
tácito.

Para os autores Beazley, Boenisch e Harden (2004, apud PRADA MADRID, 2008, p.
184, tradução nossa) a definição dos conceitos pode ser apontada como:

 Dados: Elemento constitutivo do conhecimento. Compreendem

feitos, representações e os mecanismos pelos quais é possível medir
e identificar algum aspecto de nosso mundo-realidade na qual nos
apresenta um universo de fontes e elementos factuais com a intenção
de que desenvolvamos as técnicas para medi-los e identifica-los, ou
seja, converte-los em dados- ;
 22

 Informação: Uma interpretação dos dados baseada em uma

mudança das condições e no passar do tempo, ademais, se gere ao
assinalar padrões, relações e significados aos dados.

 Conhecimento: Uma informação organizada dentro de um marco

conceitual, como uma visão do mundo, um conceito, um principio,
uma teoria ou qualquer outra base da necessária abstração
conceitual que nos permite compreender nosso meio, aprimorar
nossa capacidade de resolver problemas e tomar decisões. O
conhecimento trata do âmbito da compreensão segundo a qual atuam
os indivíduos. Ele se coloca como um fenômeno especial que, se por
um lado a informação pode ser abundante e opressiva, por outro lado
o conhecimento é escasso (BEAZLEY, BOENISCH e HARDEN, 2004
apud PRADA MADRID, 2008, p. 184, tradução nossa).

Para Setzer (1999, p. 1-2), apresentando uma visão dos termos segundo a ótica da
informática, a definição de dados, informação e conhecimento corresponde a:

● Defino dado como uma sequência de símbolos quantificados ou

quantificáveis. Portanto, um texto é um dado. Também são dados
fotos, figuras, sons gravados e animação, pois todos podem ser
quantificados a ponto de se ter eventualmente dificuldade de
distinguir a sua reprodução, a partir da representação quantificada,
com o original. Com essa definição, um dado é necessariamente uma
entidade matemática e, desta forma, é puramente sintático. Isto
significa que os dados podem ser totalmente descritos através de
representações formais, estruturais. Sendo ainda quantificados ou
quantificáveis, eles podem obviamente ser armazenados em um
computador e processados por ele.

● Informação é uma abstração informal [...] que está na mente de

alguém, representando algo significativo para essa pessoa. Se a
representação da informação for feita por meio de dados [...] pode ser
armazenada em um computador. Mas, atenção, o que é armazenado
na máquina não é a informação, mas a sua representação em forma
de dados. [...] não é possível processar informação diretamente em
um computador. Para isso é necessário reduzi-la a dados. Por outro
lado, dados, desde que inteligíveis, são sempre incorporados por
alguém como informação, porque os seres humanos (adultos)
buscam constantemente por significação e entendimento. A
informação pode ser propriedade interior de uma pessoa ou ser
recebida por ela. Uma distinção fundamental entre dado e informação
é que o primeiro é puramente sintático e a segunda contém
necessariamente semântica (implícita na palavra "significado" usada
em sua caracterização).

● Caracterizo Conhecimento como uma abstração interior, pessoal,

de algo que foi experimentado, vivenciado, por alguém. [...] o
conhecimento não pode ser descrito; o que se descreve é a
informação. Também não depende apenas de uma interpretação
pessoal, como a informação, pois requer uma vivência do objeto do
conhecimento. Assim, o conhecimento está no âmbito puramente
subjetivo do homem ou do animal. Parte da diferença entre estes
reside no fato de um ser humano poder estar consciente de seu
próprio conhecimento, sendo capaz de descrevê-lo parcial e
conceitualmente em termos de informação [...] A informação pode ser
inserida em um computador por meio de uma representação em
 23

forma de dados [...] o conhecimento não é sujeito a representações,

não pode ser inserido em um computador. [...] a informação pode ser
prática ou teórica, respectivamente; o conhecimento é sempre
prático. A informação foi associada à semântica. Conhecimento está
associado com pragmática, isto é, relaciona-se com alguma coisa
existente no "mundo real" do qual se tem uma experiência direta.

Dados, Informação e Conhecimento

Dados Informação Conhecimento

Simples observações Dados dotados de Informação valiosa da mente

sobre o estado do relevância e propósito humana
mundo Inclui reflexão, síntese, contexto

●Facilmente estruturado ●Requer unidade de ●De difícil estruturação

●Facilmente obtido por análise ●De difícil captura em máquinas
máquinas ●Exige consenso em ●Frequentemente tácito
●Frequentemente relação ao significado ●De difícil transferência
quantificado ●Exige necessariamente
●Facilmente transferível a mediação humana

Quadro 2. – Relação entre dados, informação e conhecimento.

Fonte: Davenport, Prusak (1998, p. 18).

“Os dados representam uma anotação bastante simples das observações, porque
tem pouco tratamento” (Bolsoni, 2011, p. 3) e “podem ser considerados como pontos de
partida para a geração da informação e do conhecimento” (SILVA, 2003, p. 24). Segundo
Bolsoni (2011, p. 4) eles podem ser “números, São “[...] fáceis de capturar, comunicar,
armazenar [...]”, e a sua observação pode ser realizada por “[...] pessoas ou por alguma
tecnologia”.
Para Davenport e Prusak (1998, p.2 apud BOLSONI, 2011, p. 4), “dados são um
conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos”. Para os autores, “dados nada
dizem sobre a própria importância ou irrelevância. Porém, os dados são importantes para as
organizações [...], por que são matéria prima essencial para a criação da informação”.
Assevera Bolsoni (2011, p. 3), que “a informação é o resultado de uma gestão dos
dados, ou seja, a coleta, filtragem, organização e análise, a fim de gerar significado”.
Segundo McGee e Prusak (1994, p. 23 apud BOLSONI, p. 3) “a informação não se
limita a dados coletados; na verdade a informação são dados coletados, organizados,
ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto”. O’Brien (1999 apud Silva,
2003, p. 26), define a informação como “um conjunto de dados aos quais seres humanos
deram forma para torná-los significativos e úteis”. Zabot e Silva (2002, p.67 apud Bolsoni,
2011, p. 3) apontam a informação como “um meio ou material necessário para extrair e
 24

construir o conhecimento, [...], e sempre está diretamente relacionada às ações humanas

para algum fim”.
A informação assume papéis diferenciados, de acordo com a área com a qual se
relaciona. Edgar Morin citado por Fonseca (2007, p. 13), afirma que “a informação é uma
noção nuclear, mas problemática. Daí toda a sua ambiguidade: não se pode dizer quase
nada sobre ela, mas não se pode passar sem ela”. Os indivíduos estão inseridos em um
ambiente que os inunda diariamente com informações supérfluas, mas as que realmente
têm valor são aquelas que podem ser empregadas de forma prática para sanar as
necessidades.
Para Aldo Barreto (2002, p. 2), informações são “estruturas simbolicamente
significantes, com a competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu
grupo, e na sociedade” “[...] está associada ao conceito de ordem e a redução da incerteza”.
Malheiros (2002, p. 20) conceitua a informação como um conjunto estruturado de
representações codificadas (símbolos, significantes) contextualizadas socialmente e
passíveis de registro em qualquer suporte material (papel, filme, disco magnético, óptico,
etc.) assim como possíveis de serem comunicadas em tempos e espaços diferenciados.
Em uma definição mais abrangente, Porat (1977, p.12) citado por Castells (1999, p.
62 apud BOJANOSKI; RONCAGLIO; SZVARÇA, 2004, p. 1) afirma que “informação são
todos os dados que são organizados e comunicados”.
McGarry (1994, p. 4 apud Valentim, 2002, s.p) considera que o termo 'informação'
possui os seguintes atributos:
Considerada como um quase sinônimo do termo fato;
 Um reforço do que já se conhece;
 A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem;
 A matéria-prima da qual se extrai o conhecimento;
 Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas
recebido passivamente;
 Definida em termos de seus efeitos no receptor;
 Algo que reduz a incerteza em determinada situação.

Lastres e Albagli (1999, p. 30 apud Valentim, 2002, s.p), afirmam que a informação e
o conhecimento:

[...] estão correlacionados, mas não são sinônimos. Também é

necessário distinguir dois tipos de conhecimentos: os conhecimentos
codificáveis - que, transformados em informações, podem ser
reproduzidos, estocados, transferidos, adquiridos, comercializados
etc. - e os conhecimentos tácitos. Para estes a transformação em
sinais ou códigos é extremamente difícil já que sua natureza está
associada a processos de aprendizado, totalmente dependentes de
contextos e formas de interação sociais específicas.
 25

Quadro 3. Sistematização dos conceitos de informação a partir de autores da Arquivologia e da Ciência da Informação.
Fonte: Rondinelli (2011, p. 102).
 26

Segundo Davenport e Prusak (1998, p. 5) conhecimento pode ser compreendido

como:

[...] uma mistura fluida de experiência condensada, valores,

informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona
uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências
e informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos
conhecedores.

Para Carvalho e Tavares (2001, p. 46), assim como a “Informação não é coletivo de
dados”, o “Conhecimento não é coletivo de informações”.
O conhecimento são argumentos e explicações, através de teorias, artigos e leis,
aplicadas a um determinado conjunto de informações. Conforme foi visto neste trabalho,
Setzer (1999, s.p.) complementa que o conhecimento abarca a teoria e a prática aliadas a
experiências e habilidades pessoais (conhecimento tácito), que são aplicados nas atividades
cotidianas. É um processo, exige a capacidade única de interpretação do homem, não pode
ser armazenado em computadores e não está sujeito a representações.

Figura 1. Relação hierárquica entre dado, informação e conhecimento.

Fonte: Beal, (2007) citado por Silva (2010, p. 45).
 27

Para Miranda (1999, p. 287, apud Valentim, 2002, s.p.) existem três diferentes tipos
de conhecimentos:

● conhecimento explícito é o conjunto de informações já elicitadas em

algum suporte (livros, documento etc.) e que caracteriza o saber
disponível sobre tema específico;
● conhecimento tácito é o acúmulo de saber prático sobre um
determinado assunto, que agrega convicções, crenças, sentimentos,
emoções e outros fatores ligados à experiência e à personalidade de
quem detém;
● conhecimento estratégico é a combinação de conhecimento
explícito e tácito formado a partir das informações de
acompanhamento, agregando-se o conhecimento de especialistas.

Este estudo tomará como base os conceitos de dados, informação e conhecimento

apresentados anteriormente pelos autores Davenport e Prusak (1998, p. 18), conforme
exposto no quadro 2.

2.3. O DOCUMENTO E O DOCUMENTO DE ARQUIVO: UMA TENTATIVA DE

CONCEITUAÇÃO

Assim como a informação e o conhecimento, o termo documento, e documentos

arquivísticos são abordados segundo acepções diferenciadas pelos diversos autores
estudados. Devido a isto, se faz necessária uma abordagem conceitual destes termos para
uma melhor compreensão dos intentos desse estudo. Todavia, não é objetivo deste trabalho
explorar exaustivamente os conceitos, abordados por inúmeros autores e abundantes nas
produções científicas das áreas da Ciência da Informação e da Arquivologia. O objetivo
principal da abordagem dos vocábulos documento e documento de arquivo é apenas o de
trazer uma compreensão básica sobre o entendimento dos vocábulos e da abordagem
destes adotada para este estudo.
Segundo Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004, p. 1), considera-se documento:

[...] qualquer suporte que registre informações. São documentos as

camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais
de civilizações desaparecidas, investigados pelos arqueólogos, os
registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e
sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou
públicos que são pesquisadas pelos historiadores. [...] a partir do
momento em que se fortalece a ideia de que tudo é história, todos os
registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para
orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa
ou fato.
 28

Em sua recente tese Rondinelli (2011, p. 27) estuda o conceito de documento e

documento arquivístico, apontando uma visão destes principalmente para a Arquivologia e
para a Ciência da Informação. Uma das muitas abordagens que a autora apresenta para o
termo documento é:
[...] pensamento humano [...] registrado por meio de sinais gráficos
(alfabeto, número, traço), em diferentes formas (textos avulsos, livros,
fotografias, esculturas, discos) e em vários tipos de suporte (pedra,
tecido, couro, papel, plástico, metal), num processo dinâmico de
comunicação de vivências, fatos e descobertas ao longo das
gerações. Em geral, tais registros são entendidos como documentos.

Conforme aponta Lopes Yepes (1977, p. 91 apud SAGREDO FERNÁNDEZ;

IZQUIERDO ARROYO, 1982, p. 71 apud RONDINELLI, 2011, p. 28), o termo documento
tem origem na palavra em latim documentum, que tem “[...] a mesma raiz de docere (grifo do
autor), ‘ensinar’, o que outorga ao documento o significado de ensino [...]”.
Segundo Rodriguéz Bravo (2002, p. 77 apud RONDINELLI, 2011, p. 28) o sufixo
mento, traz “[...] um sentido instrumental”, o que nos aproxima do entendimento de
documento de Buckland (1991 apud RONDINELLI, 2011, p. 28) onde o autor nos afirma que
“[...] ‘documento’ originalmente denotava um meio de ensinar ou informar, seja uma lição,
uma experiência ou um texto”.
Ainda de acordo com Sagredo Fernández e Izquierdo Arroyo (1982, p. 187-188),
citados por Rondinelli (2011, p. 28) outra origem para a palavra documento vem da palavra
grega endeigma, que “[...] carrega uma conotação diferenciada da de ensino (docere), qual
seja a de prova, testemunho”.

Figura 2. Etimologia da palavra documento.

Fonte: Rondinelli (2011, p. 29).
 29

Segundo Otled (1934) citado por Rondinelli (2011, p. 33) a definição mais geral para
documento e livro é:

[...] um suporte de uma certa matéria e dimensão [...] no qual se inclui

sinais representativos de certos dados intelectuais. E como exemplos
de documentos Otlet (1934, p. 43, n. 211. 3) inclui: [...] volumes,
folhetos, revistas, artigos, cartas, diagramas, fotografias, estampas,
certificados, estatísticas, discos, películas cinematográficas.

Para Briet (1951, p. 7) citada por Rondinelli (2011, p. 34) documento é: “[...] todo
índice concreto ou simbólico, conservado ou registrado com a finalidade de representar,
reconstruir ou demonstrar um fenômeno físico ou intelectual”.
No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 71) documento é
conceituado como “Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o
formato”.
Rondinelli (2011, p. 52-53) faz uma ótima relação de conceitos de documentos
abordados por ela em seu estudo:

● Cortes Alonso: registro da atividade humana;

● Heredia Herrera: registro de informação em qualquer forma, ou
seja, tudo o que pode transmitir conhecimento;
● Martín-Pozuelo Campillos: ferramenta de transmissão do
conhecimento;
● Rodríguez Bravo: portador de mensagem, entendida como
informação em potencial; dotado de função comunicativa;
● Duranti: informação registrada num suporte, dotada de forma e de
sintaxe, a ser comunicada no tempo e no espaço;
● [...] unidade constituída pela informação e seu suporte (CAMARGO;
BELLOTTO, 1996, p. 28);
● unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou
o formato (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73);
● uma unidade indivisível de informação constituída por uma
mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintática
estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”
(DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811);
● 1. Qualquer trabalho escrito ou impresso [...].- 2. informação ou
dado fixado em um suporte. – 3. Informação ou dado fixado em um
suporte o qual não faz parte do documento oficial [...]. – 4. Um
trabalho escrito ou impresso de natureza legal ou oficial que pode ser
usado como evidência ou prova [...] (PEARCE-MOSES, 2005);
● informação registrada ou objeto que pode ser tratado como uma
unidade (ARMA INTERNATIONAL, 2009) e
● informação registrada independentemente do suporte e
características (INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES, 2010);
 30

Quadro 4. Sistematização dos conceitos de documento a partir dos autores da área da Arquivologia e
da Ciência da Informação.
Fonte: Rondinelli (2011, p. 56-57).
 31

Rondinelli (2011, p. 53-54) apresenta ainda a definição de documento adotada pelo

glossário elaborado pelo Departamento de Serviços, Tecnologia e Administração do governo
de New South Wales na Austrália (EVIDENCE ACT, 1995 apud NEW SOUTH WALES).

Documento significa qualquer registro de informação, e inclui:

● qualquer coisa sobre a qual há um escrito, ou

● qualquer coisa sobre a qual há marcas, figuras, símbolos ou
perfurações com um significado para pessoa qualificada para
interpretá-los, ou
● qualquer coisa da qual sons, imagens ou escritos podem ser
reproduzidos com ou sem a ajuda de qualquer outra coisa, ou um
mapa, planta, desenho ou fotografia

Ao observar tamanha abrangência para o termo documento, e tendo em vista o

interesse desse estudo em apresentar uma visão dos objetos analisados segundo uma
perspectiva de empregabilidade dentro das empresas modernas, convêm considerar o
entendimento de documento segundo uma ótica mais voltada para sua produção,
organização, uso e destinação dentro das empresas. Ótica esta abarcada perfeitamente
pelo conceito de documento arquivístico, ou documento de arquivo, conceito este que no
Brasil é inerente à área da Arquivologia.
O glossário do Departamento de Serviços, Tecnologia Administração, do governo de
New Soulth Wales, Austrália (EVIDENCE ACT 1995 apud NEW SOUTH WALES apud
Rondinelli, 2011, p. 54) diferencia os documentos de arquivo de outros documentos:

Alguns documentos são documentos arquivísticos porque

participaram de uma transação de negócio, ou foram criados para
documentar essa transação. Inversamente, alguns documentos não
são documentos arquivísticos porque não funcionam como evidência
de uma transação de negócio.

De acordo com Belloto (2004, p. 37):

Os documentos de arquivo são produzidos por uma entidade pública

ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções
que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos
relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais
administrativos e legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar
alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou
audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é
variadíssima, assim como sua forma e suporte.

Para Duranti (2002, p. 11 apud RONDINELLI, 2011, p. 52), documentos arquivísticos

são “[...] todo documento criado por uma pessoa física ou jurídica no decorrer de atividades
práticas como instrumento ou sub-produto dessas atividades”. É uma “[...] informação
registrada [...]”, deve estar “escrito” em algum suporte, apresenta forma própria, é originado
 32

de uma vontade deliberada e deve ser dotado de uma sintaxe que torne possível sua
compreensão.
O conceito de documento de arquivo expressa um entendimento amplo em
decorrência de este ser “[...] um produto dos atos humanos com funções probatórias, de
conhecimento ou testemunho e que se confunde com o próprio conceito de arquivo”
(ALBUQUERQUE, 2006, p. 34). Tendo em vista a concepção de diversos autores
pesquisados, os documentos de arquivo podem variar segundo sua forma e/ou suporte10
onde a informação está registrada. Porém, se diferenciam de outros documentos devido a
características próprias.
Segundo Duranti (1994, p. 51-53 apud SOUZA, 2013, p. 107), essas características
são:
● a imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros.
As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as
circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o
caráter de prova e de fidedignidade aos fatos e ações;
● a autenticidade: “os documentos são autênticos porque são criados
tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são
mantidos como garantias para futuras ações ou para informação. [...]
Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e
conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares
que podem ser comprovados”. Duranti ressalta que mesmo aqueles
documentos produzidos à margem desses procedimentos
estabelecidos e regulamentados podem ser considerados autênticos,
tendo apenas o caráter fidedigno de prova documental comprometido;
● a naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados
artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações
de uma administração. “O fato de os documentos não serem
concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se
acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de
estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão
espontânea, ainda que estruturada”;
● o inter-relacionamento: “cada documento está intimamente
relacionado ‘com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual
está preservado e [...] seu significado depende dessas relações’.” O
documento, tomado na sua individualidade, não é um testemunho
completo dos atos e ações que o geraram, mas é na relação que ele

10
Material no qual são registradas as informações (DICIONÁRIO Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p. 159).
 33

estabelece com outros documentos e com a atividade da qual é

resultado que lhe é dado significado e capacidade de comprobatória.

Já Martín-Pozuelo Campillos, baseado em Vicenta Cortés e citado por Souza (2013,

p. 108) define cinco características diferenciadoras do documento de arquivo:

● o contexto em que é criado. “Todo documento de arquivo é produto

de um acúmulo de circunstância muito específicas que encadeadas
umas às outras lhe conferem um traço diferenciador do resto dos
documentos. [...] Dessa maneira, o valor informativo incluído em seu
conteúdo informacional ficaria desvirtuado se fosse separado dos
motivos de sua gênese”. Essa característica é, para a autora,
suficiente para distingui-los de outros objetos. E é dela que decorrem
os outros elementos;
● sua unicidade. “[...] para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que
os documentos vêm para povoar os arquivos como o homem veio
para povoar a Terra: do mesmo modo que não existem duas pessoas
iguais, nenhum documento é igual ao outro”. Essa característica é
derivada não da proximidade com a gênese do documento, mas de
sua gênese mesma;
● sua autenticidade. “em sua origem os documentos de arquivo não
são senão ferramentas de trabalho da administração, fato que, sem
dúvida, lhes confere a categoria de autênticos, convertendo-os,
depois, em testemunhos fiéis de momentos e situações específicas”;
● a heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da
informação nele contida. Independente da matéria ou assunto que
trate, cuja riqueza informativa-cultural é de alguma maneira
incalculável, um documento de arquivo contém uma informação
sempre indefinível e desde logo alheia ao objeto de sua criação. A
autora se refere a um tipo de informação considerada não literal e
cuja leitura é feita nas entrelinhas. O documento singular oferece uma
informação acerca do trâmite e das possíveis incidências do mesmo;
● a necessidade de que cada umas das características esteja sempre
presente. A ausência de uma das características invalide o resto.
34
 35

Quadro 5. Sistematização do conceito de documento arquivísticos a partir de autores

contemporâneos.
Fonte Rondinelli (2011, p. 194).

Para Souza (2013, p. 109-110) é perceptível:

[...] dois movimentos cumulativos e não excludentes: o contexto de

produção e a compreensão da informação veiculada. No primeiro
movimento, o documento é considerado como resultado de uma ação
administrativa. Dessa forma, ele é, ao mesmo tempo, resultado e
prova, testemunho dessa atividade.

E é o contexto de produção que permitirá a compreensão da

informação contida no documento de arquivo.

A produção/acumulação em decorrência das atividades de uma organização ou de

um indivíduo, ou ainda a sua relação orgânica com os outros documentos produzidos pela
entidade/indivíduo são traços que ressaltam a importância do conjunto documental
arquivísticos e não sua interpretação individual (apesar de existirem casos onde o
documento possa conter informações de valor). Acrescenta-se a essas delimitações sua
produção com fins específicos e seu uso primário de atender as variadas demandas de
informação, assim como sua posição como um dos agentes que atesta, explica, demonstra
e comprova as relações existentes junto às atividades produtoras. Enfim, o documento
arquivísticos serve de testemunho para a realidade que se busca compreender
independentemente desta ser a vida de uma pessoa ou as atividades de uma empresa
pública ou privada.
 36

Analisando os conceitos abordados neste capítulo, é possível visualizar uma estreita

aproximação entre eles. Esse fato se torna mais evidente ao contemplarmos os processos
organizacionais que se utilizam desses recursos como insumos, diretos ou indiretos, para a
consecução de seus objetivos gerais e/ou específicos. Tendo em vista essa aproximação,
abordaremos nos próximos capítulos as políticas de gestão voltadas para a administração
desses recursos informacionais no âmbito das organizações.
 37

CAPÍTULO IV - CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL – GD

Conforme abordado anteriormente, as organizações atualmente estão inseridas em

um cenário desconfortável e complexo, inconstante e imprevisível. Neste ambiente cada vez
mais competitivo, o documento arquivístico, instrumento, produto e testemunha dos
processos organizacionais e a informação Arquivística organizada e registrada exerce um
papel importante para o processo decisório e configura como uma importante ferramenta
para a sobrevivência dessas organizações.

Através dos milênios, os arquivos têm representado, alternada e

cumulativamente, os arsenais da administração, do direito, da
história, da cultura e da informação. A razão pela qual eles puderam
servir a tantas finalidades é que os materiais arquivísticos ou registros
documentais representam um tipo de conhecimento único: gerados
ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como
seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as
provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a
essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar,
eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções,
ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e
avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido (DURANTI,
1994, p. 49-50 tradução nossa).

Conforme aponta Souza (2013, p. 176), dentro do referencial teórico da Arquivologia,

a gestão de documentos é ponto de interesse principalmente para as organizações, devido
a sua atuação direta sobre as fases documentais onde se encontra a informação realmente
valiosa para o gestor.

A informação de interesse específico do administrador ou do

acumulador/produtor do documento encontra-se, predominantemente,
na primeira fase documental, ou seja, nos arquivos correntes –
preservando-se uma parcela na fase intermediária, porém, com
utilização reduzida. Essas duas fases são abrangidas pela gestão de
documentos.

Bojanoski, Szvarça e Roncaglio (2004, p. 1) afirmam que como procedimento

imprescindível para a vida de uma organização, a gestão documental estabelece um
conjunto de práticas que garante a recuperação de informações, a preservação da memória
institucional e subsidia a tomada de decisão através da organização e preservação dos
arquivos.
Conforme aponta Torrizela (s.d., p. 1) é enorme o acumulo diário de informações
dentro das organizações, e através de uma gestão adequada essas informações se
mostram essenciais para a estratégia competitiva organizacional.
 38

Segundo Moreno (2007, p. 9 apud TORRIZELA, s.d., p. 10) “a informação se tornou

indispensável para a empresa, deixando de ser apenas uma fonte e se tornando um
instrumento de desempenho, competitividade e estratégia organizacional”.
Neste contexto, o acumulo desordenado de documentos é um empecilho para o
acesso e para a recuperação eficiente do seu conteúdo informacional de interesse para a
tomada de decisão. Assim, o gerenciamento de documentos arquivísticos permite às
organizações a obtenção de maior controle sobre as informações produzidas ou recebidas,
racionalização de espaços de guarda documental e atendimento às demandas mais rápido e
eficaz. Uma massa documental bem gerenciada, tratada, armazenada e acessível de forma
eficiente converte-se em um instrumento para a melhoria do desempenho organizacional,
para o aumento da competitividade e para alcançar uma maior eficácia e melhores
resultados nos processos de tomada de decisão.

Assevera Risso (2012, p. 536) que:

Os Sistemas de Gestão Documental agrupam operações e técnicas

da gestão administrativa geral com o objetivo de coordenar e
controlar todas aquelas funções e atividades específicas que afetam
a criação, recepção, utilização, acesso e preservação dos
documentos, protegendo suas características estruturais e
contextuais com o objetivo de garantia sua autenticidade e
integridade ao decorrer do tempo; a integração dos processos e
controles documentais nos processos de trabalho deve ser o objetivo
principal de qualquer modelo de gestão de documentos.

Segundo afirma Moreno (2006, p. 87), o conceito mais difundido de gestão de

documentos remonta as reformas administrativas originadas no fim da década de 1940,
centradas principalmente no Canadá e nos Estados Unidos. Tais reformas visavam lidar
com a produção e acumulação documental crescente dentro das administrações assim
como trazer maior economia e eficácia à produção, à manutenção, ao uso e à destinação
final dos documentos.
Para Jardim (1992, p. 25 apud SILVA, 2010, p. 3), a necessidade da administração
pública em gerir de forma estratégica o seu crescente volume de documentação deu origem
a gestão de documentos. Destaca o autor que, “jamais se produziu, se armazenou e se
disseminou tanta informação como nas sociedades atuais. Da mesma forma, jamais tantos
recursos tecnológicos foram direcionados especificamente para a criação e a gestão de
informações”.
 39

Conforme afirma Duchein (1993, p.13) citado por Indolfo (2007, p. 28-60, tradução do
autor), a crise econômica da década de 30 e a segunda Guerra Mundial trouxeram
necessidades que demandaram aos arquivos métodos de tratamento capazes de lidar com
o drástico aumento da massa documental.

Na Europa, nesse mesmo período, o problema foi tratado

especialmente sob o ângulo do interesse histórico dos documentos,
com diversas formas de controle dos arquivistas-historiadores sobre a
seleção dos documentos a conservar e sobre a destruição do resto,
constituindo-se o que se tem denominado, ‘de maneira bastante
imprecisa’, às vezes, de pré-arquivamento.

A Gestão de Documentos, como uma nova área disciplinar, estreitamente vinculada

à administração, possui certo repúdio pela arquivística em seu viés historicista e “um
perigoso corte epistemológico entre diacronia e sincronia da informação social” (SILVA ET
AL., 1999, apud SILVA, 2010, p. 207).
Conforme aponta Silva (2010, p. 37), a consolidação da Gestão de Documentos
configura como um desafio para os gestores contemporâneos, tendo em vista a sua
abrangência de todo o ciclo vital e sua possível colaboração para “potencializar o uso dos
documentos e informações produzidas e recebidas”.
Segundo Jardim (1987 apud SILVA, 2010, p. 38), muitos fatores podem ser
relacionados ao surgimento da gestão de Documentos, entre eles destacam-se:

 no âmbito das organizações, consolidação de programas

globais de gestão da informação;
 o entendimento do tratamento da informação arquivística na
fase corrente e intermediária como questão estratégica;
 o estabelecimento da classificação, avaliação e descrição
adotada no momento da criação dos documentos
 a valorização da avaliação, do descarte criterioso, das
tabelas de temporalidade feitas na origem e do arquivamento
intermediário como solução barata pragmática;
 tratamento diferenciado aos documentos vitais em função de
seu grande valor para as organizações;
 uso do ciclo de vida dos documentos, baseado nas fases de
criação, de manutenção da vida e uso, de destinação aos
arquivos históricos ou descarte dos destituídos de valor.

Jardim (1987 apud SILVA, 2010, p. 38-39) aponta a consolidação da gestão de

documentos baseado nas seguintes contribuições desta para as funções arquivísticas;

o Garantia de documentação adequada das políticas e

atividades dos governos;
o Garantia de diminuição do número de documentos
transitórios e sem valor fossem reunidos a documentação
permanente;
 40

o Garantia de maior organização a documentação ao atingirem

a fase permanente;
o Inibição da eliminação de documentos de valor permanente;
o Garantia de uma criteriosa definição da parcela de
documentos que constituirão o patrimônio arquivístico de um
país.

Para Ponjuán Dante (2004, p. 129 apud SILVA, 2010, p. 41) podemos definir a
gestão de documentos como “[...] um processo administrativo” que tem a capacidade de “[...]
analisar e controlar sistematicamente [...]”, durante todo o ciclo de vida documental, “[...] a
informação registrada” produzida, recebida, mantida “[...] ou utiliza uma organização, em
consonância com sua missão, objetivos e operações”.

A Lei 8.159, de 08 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados define a gestão de documentos como:

[...] o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente (BRASIL, 1991).

Segundo Risso (2012, p. 535, tradução nossa):

[...] a GD atualmente compreende mais que uma readequação das

tarefas dos arquivistas, pode-se considerar um processo vital para
toda a organização devido a magnitude com que alcança a produção
documental, permitindo analisar e controlar sistematicamente como a
informação registrada é criada, recebida, mantida e utilizada.

A autora afirma ainda que:

[...] a GD não só intervém sobre a documentação gerada [...] mas nos

próprios ciclos documentais, começando no nível primário da
produção e nas relações que se devem produzir entre as diferentes
áreas e atividades de trabalho que resultam de alguma forma na
produção de documentos. A tarefa não só reside nas operações
produzidas sobre a documentação, mas também em definir como e
onde é gerada a documentação, o que implica no redesenho de
métodos e processos de trabalho e no estabelecimento de
procedimentos; (RISSO, 2012, p. 536, tradução nossa).

Assevera Rodrigues (s.d., p. 6) que:

A gestão documental se caracteriza como um conjunto de

procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos
durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida,
incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e
segunda idade, ou seja, na corrente e intermediária.
 41

Conforme nos aponta Rodrigues (s.d., p. 6), a gestão de documentos tem os

seguintes objetivos:
 Avaliação e seleção dos conjuntos de documentos que
devem ser preservados permanentemente e dos que podem
ser eliminados sem prejuízo de perda de informações
substanciais.
 Coordenação do sistema de arquivos do órgão, definindo
procedimentos para o funcionamento dos arquivos e
garantindo as transferências, recolhimentos e pleno acesso
aos documentos.
 Centralização normativa dos aspectos que envolvem a
produção documental do órgão.

James Rhoads (1983, apud RODRIGUES, s.d., p. 6), em seu estudo RAMP, aponta
três fases para a aplicação da gestão documental:

 Produção: fase em que se administram os elementos

específicos de um programa de controle e criação de
documentos, através da elaboração e gestão de formulários;
gestão da correspondência e dos relatórios; sistemas de
gestão da informação; gestão das diretrizes da preparação e
difusão da informação sobre as políticas e procedimentos e
aplicação das novas tecnologias a estes processos.
 Utilização e conservação: fase que corresponde ao controle,
utilização e armazenamento dos documentos necessários
para realizar ou facilitar as atividades de uma organização.
Compreende a implantação dos sistemas de arquivos e de
recuperação da informação; a gestão dos correios e
telecomunicações; seleção e uso de equipamentos
reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção
de programas de documentos vitais à administração e uso de
automação e reprografia nestes processos.
 Destinação (eliminação) – fase na qual se definem os
procedimentos para implantar as propostas de eliminação de
documentos, que envolve as atividades de identificação e
descrição das séries documentais; avaliação das séries de
valor permanente para os arquivos; eliminação periódica dos
documentos sem valor de guarda permanente; transferências
e recolhimentos.

Frente às necessidades informacionais da atualidade, o desenvolvimento das

atividades de gestão de documentos de uma organização, utilizando-se de procedimentos,
instrumentos, metodologias e ferramentais facilitadores da busca, recuperação e acesso às
informações produzidas e recebidas segundo as demandas, “passa a ser, numa perspectiva
contemporânea, uma ferramenta gerencial, valiosa para todos os processos organizacionais
que tem como insumo as informações contidas nos documentos de arquivo” (SILVA, 2010,
p. 60).
A característica de transversalidade da gestão documental, seu foco na vinculação
entre todas as atividades e o aumento do reconhecimento do valor primário do documento,
 42

concede a documentação um grande valor para a tomada de decisão. A utilização da gestão

documental em uma organização é garantia de uma “[...] informação de qualidade, com alto
valor agregado” (SILVA, 2010, p. 42), assim como colabora para a eficiência e eficácia da
organização, guarda, recuperação, uso de disseminação dessa informação.
Outro ponto a salientar é que o uso da gestão de documentos colabora diretamente:

“[...] para a criação do conhecimento no âmbito organizacional,

manutenção dos processos de trabalho, identificando com maior
facilidade os fatores críticos de sucesso, uma vez que permite
determinar quais requisitos serão considerados na sua criação,
classificação, registro, descarte e armazenamento (SILVA, 2010, p.
42).”

Esses, entre outros fatores, elevam a gestão documental a um alto patamar como
política de gestão de ativos informacionais, essencial para as organizações modernas
sobreviverem frente às demandas de informação da atualidade.
 43

CAPÍTULO V - CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO - GI

A gestão da informação como conhecemos atualmente, tem uma origem mais antiga
do que se imagina. Conforme aponta Barbosa (2008, p. 6-7), as bases teóricas da gestão da
informação se encontram na disciplina documentação. O autor aponta trabalhos que, na
década de 30, antes mesmo da disseminação dos computadores, já abordavam a temática.
Segundo afirma Dante (2008, p. 27), na década de 70 a gestão da informação passa
a configurar como um foco de estudo e trabalho para as organizações devido à
disseminação do uso dos computadores, ao auge da burocracia e a explosão informacional.
Mas, para a autora, foi apenas na década de 90 que a gestão da informação ganhou
realmente força, alcançando maior influência nas organizações, e em especial nas
empresas. Neste período, foram incorporadas definições sobre as funções e princípios
relacionados com o uso e tratamento da informação como recurso de valor.
A gestão da informação pode ser conceituada como a “administração do uso e
circulação da informação, com base na teoria ou ciência da informação” (ARQUIVO
NACIONAL, 2006, p.100) ou como:

[...] o correto exercício de controle sobre a aquisição, organização,

armazenamento, segurança, pesquisa, recuperação e disseminação
dos recursos de informação essenciais ao sucesso da execução das
atividades de uma instituição pública ou privada, incluindo
documentação, gestão de arquivos e infra-estrutura técnica (REITZ,
2007 apud SANTOS, 2013, p. 191 tradução do autor).

Para Wilson (1997) citado por Tarapanoff (2006, p. 22), configura-se como a
“aplicação de princípios administrativos à aquisição, organização, controle, disseminação e
uso da informação para operacionalização efetiva de organizações de todos os tipos”.
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística de Lisboa (INSTITUTO, 1993, p.
52-53 apud SERRA JÚNIOR, s.d., p. 6), a gestão da informação pode ser definida como:

“a implementação de um conjunto de medidas que visam à

racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados e informação
e a aplicação das teorias e técnicas da ciência da informação aos
sistemas de informação”.

De extrema importância para as organizações, a gestão da informação tem sua base

de ação no trabalho de conservação do aparelho organizacional, assim como na busca pela
obtenção de vantagem competitiva através do uso eficiente de sua cadeia de serviços.
Conforme expõe Torrizella (s.d., p. 8), a falta de uma boa estrutura informacional gera
 44

perdas na comunicação entre diferentes setores, dificulta o desenvolvimento das atividades

e tarefas além de prejudicar a tomada de decisão.
Para Serra Júnior (s.d. p. 3) “[...] a gestão da informação [...] deve ser compreendida
sob duas óticas: a informação como insumo para o processo decisório e a informação como
testemunho dos fatos decorrentes das ações da organização”.
Para Roedel (2005, p. 75, apud SERRA JÚNIOR, s.d. p. 3), a informação são dados
úteis apenas após serem dotados de significado, organizados e comunicados. Ela torna
possível “adquirir novos pontos de vista para a interpretação de eventos ou situações”, e é
considerada uma forma de extração e construção do conhecimento. Configurando assim um
valioso insumo para apoiar o processo de tomada de decisão.

Figura 3. Ciclo informacional.

Fonte: Pónjuan Dante (1998, apud Silva, 2010, p. 47)

Dentro das empresas é prioritário o gerenciamento das informações de forma

integrada, assim como o uso do conhecimento organizacional, fatores de aumento da
competitividade, insumo da criatividade e da pronta reação às mudanças. As organizações
consomem e geram informação no desenvolvimento de suas atividades, sejam ligadas à
 45

missão da instituição ou aos serviços de suporte. São informações internas ou externas,

verbais ou registradas em suportes, orgânicas ou não.
O planejamento, a implementação e o controle das operações de funcionamento de
uma empresa necessitam de informações. A falta de gestão, ou ineficiência ao se gerir
esses fluxos de informação, pode trazer consequências e diminuir o desempenho da
empresa.

A fragmentação impede que a informação seja percebida como

recurso fundamental da empresa. Não podendo ser observada de
maneira global, sua importância estratégica passa despercebida e a
direção da empresa não a identifica como algo que lhe seja relevante.
A administração da informação é então relegada aos “especialista” ou
simplesmente esquecida. Neste caso a informação passa a ser um
recurso potencial, mas totalmente negligente e de pouca
responsabilidade (LESCA; ALMEIDA, 1994, p.9 apud TORRIZELLA,
p. 10).

É de suma importância que a empresa se mantenha informada e antecipe ações

competitivas, e neste aspecto a gestão da qualidade dos fluxos de informação atua como
fator imprescindível de vantagem competitiva junto ao mercado na qual atua.

Figura 4. Fluxo informacional.

Fonte: Beal (2007, p. 29, apud Silva, 2010, p. 48)
 46

De acordo com Davenport (1998, p.27 apud BOLSONI, 2011, p. 5) dentro de uma
organização moderna existem quatro modalidades de informação:

 A informação não-estruturada, que requer muita mão-de-obra

especializada e sua coleta depende quase sempre de fontes
impressas, incluindo livros e jornais;
 O capital intelectual ou conhecimento, o qual se refere ao
conhecimento dos colaboradores;
 A Informação estruturada em papel, que é os registros e
documentos em papel, onde o volume e a complexidade da
informação em papel vêm simplesmente sobrecarregando os
métodos tradicionais, requerendo uma abordagem mais
ecológica;
 E a informação estruturada em computadores, que se tornou
a abordagem mais popular, por acreditar que a
informatização pode lidar com a inundação de papel;

Ressalta-se ainda que:

A gestão estratégica da informação é fundamental para as

organizações se tornarem competitivas. A falta de uma
estrutura organizacional sensível e atenta à gestão da
informação impede a sinergia entre os diferentes setores,
tanto em virtude do excesso como da falta de informação, ou
mesmo o acesso de forma inadequada aos conteúdos
informacionais pode levar os membros da organização a
trabalhar com elevados níveis de tensão e imprecisão.
(CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005, p.3 apud
TORRIZELA, s.d., p. 8).

Segundo Santos (2000, p. 1, apud TORRIZELLA, s.d. p. 8), são necessárias

informações relevantes para o tomador de decisões, mas este necessita antes de filtros que
amenizem as informações irrelevantes ao qual ele está exposto. Tal afirmação corrobora
para a valorização da gestão da informação nos contextos organizacionais devido a sua
capacidade de prover informações precisas.
Quanto ao tema gestão da informação, Beuren (2000, p.13), afirma que:

[...] os gestores precisam conhecer profundamente a organização que

está sob sua responsabilidade, bem como o ambiente competitivo
onde ela opera, a fim de avaliar o impacto da turbulência ambiental e
desenvolver o cenário para uma solução eficaz. Assim, fica nítida a
importância da informação, pois é por meio dela que os gestores
conseguem identificar tanto as oportunidades quanto as ameaças que
o ambiente oferece à empresa.

Segundo Torrizella (s.d., p. 9), além de um profundo conhecimento sobre a

organização, é importante uma cultura organizacional que possibilite aos indivíduos atuantes
nestas, adquirir conhecimento sobre “padrões, modelos e regras comuns”. Ainda segundo a
 47

autora, uma “boa interação entre os membros do espaço organizacional é essencial para o
bom funcionamento da empresa”.

Quadro 6. Passos para o gerenciamento da informação.

Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 175-199, apud Silva, 2010, p. 51).

É importante salientar que para a gestão da informação, os arquivos e a informação

orgânica configuram como importantes fontes, e é essencial que este tipo de informação
seja contemplada por seus procedimentos, apesar de serem necessárias ações específicas
para seu tratamento.
A gestão da informação orgânica, permitindo a pesquisa
retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de decisão,
aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo
de decisão. Cada vez mais organismos utilizam os seus documentos
nas suas pesquisas retrospectivas, a fim de melhor compreender o
presente (ROUSSEAU e COUTURE 1998, p. 65).

Conforme corrobora Souza (s.d, p. 1), citado por Torrizella (s.d, p. 9), há uma
equivocada maioria que trata apenas de dados e informações em computadores, deixando
de lado os arquivos institucionais, importantes fontes de informação orgânica.

Toda organização no desenvolvimento de suas atividades, definidas a

partir da missão, produz e recebe informações, que podem ser
verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magnética, o
vídeo, o disco ótico ou o microfilme. As principais características da
informação, que estamos procurando definir, é que ela deve ser
registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da
missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o
adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação
existentes nas organizações.
 48

Nas diversas áreas que lidam com a informação e com as formas de geri-la podem
ser observadas diferentes técnicas para esta gestão, adaptadas principalmente para os
conceitos de informação adotados e para as necessidades informacionais dessas áreas. Já
nas organizações, a informação registrada junto à capacidade de comunicação e raciocínio
coletivo são atores de destaque e propiciam a análise dos fatos, os quais contribuirão para o
processo de decisão e permitirão ações para auxiliar o alcance da missão institucional.
Dubois (1995, p. 340 apud SERRA JÚNOR, s.d., p. 4), aponta que o referencial
teórico sobre a gestão da informação compreende múltiplas abordagens, e que seu viés
ligado às teorias da comunicação enfocam prioritariamente os processos de produção e
transmissão de informações e o papel dos agentes nos processos de comunicação, não
levando em consideração o sentido do que é transmitido.

Figura 5. Modelo processual de administração da informação.

Fonte: Choo (2003, p. 404, apud Silva, 2010, p. 54).

Assevera Torrizella (s.d., p. 10-11), que “a organização deve ser constantemente

monitorada”, permitindo assim avaliar o seu próprio desempenho, fazendo comparações
com outras empresas e facilitando a busca por soluções para futuros problemas. Tendo em
vista esta necessidade, Miranda (1999, p.286 apud Torrizella, s.d., p. 10) ressalta a:

[...] importância de se formular ações estratégicas apoiadas na

informação. Considerando-se os recursos financeiros, humanos,
tecnológicos, materiais etc., para a obtenção de dados e informações
relevantes [...] fundamentais para melhorar os sistemas
organizacionais, em especial os sistemas de informações que
perpassam toda a organização.

Após análise da literatura que aborda a gestão da informação, é possível visualizar a

importância desta para as organizações, atuando diretamente sobre os processos
informacionais e colaborando diretamente para a eficiência do processo decisório.
 49

CONCEITUAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO

Com as demandas advindas da era do conhecimento/informação, onde o

conhecimento e a informação configuram elementos de grande valor para as organizações,
os administradores das empresas passaram a focar sua atenção na necessidade de gerir os
ativos informacionais, dentre eles o conhecimento.
Conforme sugerem Nonaka e Takeuchi (1997, p. 58, apud SILVA, 2010, p. 61), foi
nos anos oitenta que começaram a surgir novas teorias administrativas voltadas a gestão do
conhecimento, intimamente vinculadas à evolução tecnológica, mas em maioria estas não
se preocuparam em estudar a criação do conhecimento nas organizações ou mesmo entre
elas. Essas teorias se preocupavam basicamente com “a aquisição, acúmulo e utilização do
conhecimento existente nas organizações”. É importante salientar que mesmo hoje o
conceito de gestão do conhecimento ainda não está plenamente consolidado, tendo um
emprego diferenciado em muitos dos campos de estudo em que figura.

Figura 6. Bases conceituais da gestão do conhecimento.

Fonte: Alvarenga Neto (2008, p. 20 apud Silva, 2010, p. 70)
 50

Tendo em vista o conceito de conhecimento visto anteriormente em nosso estudo, é

possível visualizar que o este é uma agregação de elementos, tem sua carga intuitiva e
devido a isso é de difícil entendimento em termos lógicos. Ele “pode ser comparado a um
sistema vivo, que cresce e se modifica à medida que interage com o meio ambiente”
(DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p. 6).
Conceituando a gestão do conhecimento conforme nos apresenta Alvarenga Neto
(2008, p. 2):
A gestão do conhecimento passou a ser entendida como
inovação organizacional, requerendo assim uma nova forma
de olhar e pensar a organização, sendo reconhecida como
um fenômeno complexo e multifacetado; seu conceito
polêmico e controverso e sua expressão embora largamente
utilizada, apresenta ênfases, enfoques e interfaces
diferenciadas, merecedoras de análises mais meticulosas,
profundas e articuladas.

Para Valentim (2007, p. 35), a gestão do conhecimento compreende:

[...] conjunto de atividades que visa trabalhar a cultura

organizacional/informacional em ambientes organizacionais,
no intuito de propiciar um ambiente positivo em relação à
criação/geração, aquisição/apreensão,
compartilhamento/associação e uso/utilização de
conhecimento, bem como mapear os fluxos informais (redes)
existentes nesses espaços, com o objetivo de formalizá-los,
na medida do possível, a fim de transformar o conhecimento
gerado pelos indivíduos (tácito) em informação (explícito), de
modo a subsidiar a geração de ideias, a solução de
problemas e o processo decisório em âmbito organizacional.

Segundo conceitua Cruz (2007, p. 65):

Gerência de conhecimento, ou Knowledge Management (KM)

é composta por metodologias e tecnologias cuja finalidade é
criar condições para Identificar, Capturar, Integrar, Guardar,
Recuperar e Compartilhar conhecimento existente em
qualquer tipo de organização (CRUZ, 2007, p. 65).

Em termos organizacionais a Gerência do Conhecimento é

uma abordagem que reúne tecnologias e metodologias que
têm por objetivo ajudar às instituições de todos os tipos a
conhecerem-se e consequentemente a reconhecerem o que
elas sabem a fim de poderem fazer uso efetivo desse
conhecimento. Embora pareça tautológica, minha afirmação
decorre da constatação que a maioria absoluta das empresas
atuais: não sabem que sabem, o que sabem, o que precisam
saber, o que seus parceiros sabem, o que seus clientes
sabem e por fim, a maioria das organizações nem desconfiam
que existe todo este conhecimento necessitando ser
urgentemente reconhecido, assimilado, compartilhado e
utilizado (CRUZ, 2007, p. 65).
 51

Nonaka e Takeuchi (1997) foram os criadores da Teoria de Criação do

Conhecimento Organizacional. Para os autores esse conhecimento é dividido em: a) tácito,
um “habitante” da mente humana, é o conhecimento do mundo, as experiências vividas, é o
know-how adquirido devido às experiências e competências que o indivíduo adquiriu; e b)
explícito, configurando basicamente o conhecimento registrado em suportes, independente
de sua forma ou formato, em maioria fácil de acessar e de compartilhar. Mas, “raramente o
conhecimento é completamente tácito ou completamente codificado; normalmente, uma
parte do conhecimento situr-se-á em algum ponto do intervalo entre tudo o que é tácito ou
tudo o que é codificado” (ROBREDO, 2003, p. 21 apud SANTOS, 2013, p. 193).
Para Nonaka (2000, p. 34-35) citado por Souza (2013, p. 194), existem quatro formas
de criação do conhecimento em uma estrutura que remonta a uma espiral continua do
conhecimento:

 Do tácito ao tácito (socialização), quando uma experiência profissional é passada por

meio de treinamentos ou instruções práticas de forma a configurar um
compartilhamento de experiências, podem ocorrer por meio de seminários,
treinamento e brainstormings;
 Do tácito ao explícito (externalização), configura-se na explicitação do conhecimento
de uma pessoa através da conversão de modelos mentais em conceitos, metáforas e
analogias, e principalmente quando este é registrado para os demais indivíduos;
 Do explícito ao explícito (combinação), é a troca de informações já explicitadas,
onde, por meio da coleta de informação, análise de dados, estatísticas, relatórios,
etc. um individuo produz um novo documento fazendo uso do conhecimento explícito
existente;
 Do explicito ao tácito (internalização), ocorre quando é compartilhado o
conhecimento explícito, de forma a colaborar para os indivíduos entenderem,
ampliarem e reformularem seus próprios conhecimentos, tem base nas práticas
desenvolvidas pelos membros da organização.

Asseveram Nonaka e Takeuchi que (1997, p. 78), uma empresa necessariamente

precisa seguir a espiral do conhecimento, completando seu ciclo, para efetivamente se
tornar uma “empresa que gera conhecimento”. Esta espiral vai de tácito para tácito, de
explícito a explícito, de tácito a explícito, e finalmente, de explícito a tácito. Dessa forma, o
conhecimento passa a ser articulado, internalizado, e se tornará uma peça do alicerce de
conhecimento de cada indivíduo. Para os autores essa espiral se reinicia após sua
conclusão, mas passa a alcançar degraus mais altos, aumentando assim a aplicação e os
benefícios do conhecimento em outras áreas da organização.
 52

Figura 7. A espiral de criação do conhecimento.

Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997, apud Silva, 2010, p. 62)

Nonaka e Takeuchi (1997, p. 80) estabelecem que a transformação de conhecimento

tácito e explícito entre os membros de uma organização, assim como a transformação entre
os tipos de conhecimento, ou seja, a transformação de dados em informação, e de
informação em conhecimento está dividida em três fases:

 O processamento de dados, onde se faz uso de tecnologias

que transformam dados em informação;
 O processo de aprendizagem, onde a informação é
convertida em conhecimento; e
 A terceira fase, onde se tem o objetivo de transformar o
conhecimento adquirido em um suporte para a
competitividade das organizações, ou seja, aprimorar o “como
fazer” utilizando o processo de criação mental.

Stollenwerk (2001), citado por Silva (2010, p. 65-66), ao analisar os principais

modelos de gestão do conhecimento, aponta sete fases comuns para as distintas
abordagens:

 Identificação das competências essenciais, capacidades e

domínio de conhecimento necessário para cada uma delas;
 Captura, onde há a busca de fontes internas e externas,
formais e informais, documentando e formalizando o
conhecimento;
 53

 Seleção e validação: atribuição de valor ao conhecimento

capturado com o objetivo de torna-lo mais apropriado ao uso
organizacional;
 Armazenamento: alocação do conhecimento em bases de
dados internas e na memória organizacional;
 Compartilhamento e aplicação: estão relacionados à
indexação e disseminação do conhecimento, para facilitar a
recuperação e uso;
 Criação, ocorrida quando a organização percebe processos
inovadores que ampliam suas capacidades e domínios de
conhecimento previamente identificados.

Figura 8. Os processos da gestão do conhecimento.

Fonte: Stollenwerk (2001, apud Silva, 2010, p. 65)

Podemos, então, visualizar que através da gestão do conhecimento as informações

podem converter-se em conhecimento através de ações executadas por e entre indivíduos.
É possível distinguir também que, apesar de o conhecimento não ser equivalente a dado ou
à informação, ele está intimamente relacionado com ambos.
Davenport e Prusak (1998, p.7), elencam, entre outras, ações que compreendem a
transformação do conhecimento:

o Comparação, onde se coloca as informações sobre

determinada situação frente a outras informações conhecidas
de que forma gerar conhecimento;
o Consequências, de forma a posicionar as informações para
visualizar possíveis implicações destas para a tomada de
decisão e para as ações;
 54

o Conexões, que configura basicamente em analisar as

relações do novo conhecimento com os já existentes na
organização;
o Conversação, onde é exposta a visão do indivíduo sobre
determinada informação.

Figura 9. O ciclo do conhecimento.

Fonte: Choo (2006, p. 51, apud Silva, 2010, p. 50).

Usando como base o exposto por exposto por Valentim (2010, p. 38), temos que a
gestão do conhecimento, pode ser entendida como uma disciplina que se encarrega de
planejar, projetar e implementar um conjunto de práticas, utilizadas pelas organizações com
fins de apoio à identificação, criação, captura e compartilhamento do conhecimento tácito,
através do intercâmbio entre os indivíduos, assim como atuar na disponibilização do acesso
ao conhecimento da empresa como um todo, na forma de conhecimento explícito. Ela atua
no processo de obtenção, gerenciamento e compartilhamento da experiência e da
especialização dos indivíduos da organização, utilizando-se de técnicas e tecnologias de
forma cooperativa, tornando possível o acesso à melhor informação no tempo em que esta
se faz necessária, assim como para tornar possível o uso de qualidade do conhecimento
gerado e adquirido, com fins de alcançar de forma eficiente e eficaz os objetivos da
organização.
É importante salientar que, frente às novas exigências da sociedade do
Conhecimento/Informação, é essencial para as organizações que seus indivíduos se
comuniquem, se conheçam, desenvolvam práticas colaborativas e compartilhem seus
saberes e indiquem aquilo que não saibam.
 55

Além disso, conforme aponta NONAKA (2000, p. 30, apud SERRA JÙNIOR, s.d., p.
7), a gestão do conhecimento encontra no compartilhamento de insights um grande desafio,
em grande parte motivada pela ausência de ferramentas que sejam capazes de capturar a
experiência institucional e disponibilizá-la para o aprendizado da organização.o sucesso das
organizações no emprego do conhecimento como elemento de valor para alcançar os
objetivos da organização se dá pelo:

[...] reconhecimento de que a criação de novos

conhecimentos não é uma simples questão de
processamento de informações objetivas. Ao contrário,
depende do aproveitamento dos insights, das intuições e dos
palpites tácitos e muitas vezes altamente subjetivos dos
diferentes empregados, de modo a converter essas
contribuições em algo sujeito a testes e possibilitar seu uso
em toda a organização.

Conforme apontado por (ALVARENGA NETO, 2005, p. 1), a gestão do conhecimento

vai muito além da gestão da informação, “principalmente por incluir e incorporar outros
aspectos, temas, abordagens e preocupações, como questões inerentes à criação, uso e
compartilhamento de informações e conhecimentos”, assim como a criação de ambientes
organizacionais favoráveis à propagação dessas práticas no âmbito institucional. Tendo isso
em vista, ela é dependente de resultados multidisciplinares, advindos de ações na área de
gestão dos documentos e principalmente na área da gestão da informação como subsidio
para sua adequada atuação.

A gestão do conhecimento segundo Risso (2012, p. 546):

[...] é uma função dinâmica ou um conceito dinâmico,

relacionado com a gestão ou administração de um conjunto
de fluxos de conhecimentos (externos e internos, captados ou
criados, explícitos ou tácitos); o aprendizado é um processo
de transformação e de incorporação do conhecimento tanto a
nível pessoal, como grupal; e o capital intelectual é a medida
do valor criado que permite explicar a eficácia da
aprendizagem organizacional e avaliar, em suma, a eficiência
da gestão do conhecimento.

Analisando as concepções de gestão do conhecimento, e seu estudo pelos autores

abordados, é perceptível que a gestão do conhecimento é de extrema importância para
dinamizar os processos organizacionais, gerando conhecimento para aprimorar seus fluxos.
Ela atua diretamente sobre a gestão do aprendizado dos indivíduos da instituição,
aprimorando suas práticas e incentivando as práticas de criação, explicitação, transmissão e
guarda do conhecimento.
 56

CAPÍTULO VI - RELAÇÕES ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS, A GESTÃO DA

INFORMAÇÃO E A GESTÃO DO CONHECIMENTO NO SETOR EMPRESARIAL

Conforme Malheiro (s.d, p. 1) aponta, há um “nó górdio” que enlaça

equivocadamente os termos gestão, documento, informação, conhecimento e arquivística.
Tal panorama não é diferente no caso dos termos gestão documental, gestão da informação
e gestão do conhecimento, combinações de alguns dos termos anteriores, e com
dificuldades conceituais tão acentuadas quanto, se não maiores.
Ao se analisar os conceitos apresentados com foco em suas origens, evolução
teórica e aplicações primárias dentro das organizações, torna-se possível delimitar melhor
seus contornos específicos e visualizar suas zonas comuns de atuação. Conforme aponta
RISSO (2012, p. 546) observamos importantes diferenças entre os termos, e sua distinção
efetivamente vai além da semântica.
A gestão de documentos foca sua atuação na gestão da documentação e na relação
destas com o seu conjunto orgânico, ela age sobre os processos de produção, recepção,
manutenção, uso e destinação da documentação, assim como na gestão dos processos de
captura e preservação de evidências de informação sobre as atividades e transações
realizadas. Baseando-se em Schellenberg (2002, p. 79) a gestão da informação trata da
exploração da informação para a consecução dos objetivos da organização, assim como da
gestão da criação, aquisição, representação, processamento e difusão desta informação.
Conforme menciona Santos (2013, p. 196), “[...] a gestão da informação visa à informação
como um objeto, registrado – documento -, que é explícito e factual. [...] A gestão da
informação é [...] pragmática e tem o objetivo de suportar os processos internos
assegurando o desenvolvimento e a inovação contínuos da empresa”.
A gestão do conhecimento está em um nível de atuação superior, relacionado com
as políticas informacionais, indo além e incidindo diretamente na assimilação dessas
informações pelos indivíduos da organização. Ela tem seu “[...] foco voltado para o
conhecimento das pessoas e o objetivo de facilitar as relações internas e externas, além de
assegurar o desenvolvimento e a inovação contínuos da empresa” (SANTOS, 2013, p. 196).
Segundo Santos (2013, p. 196) “Em todos os itens relacionados a cada uma das
gestões, fica clara a abordagem bem diferenciada nos objetivos, embora não sejam
excludentes”.
 57

Em seu estudo Cianconi (2003, p. 231), apresenta diferenciações entre as gestões

da informação e do conhecimento:

[...] a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento diferem,

em especial, quanto aos objetivos: enquanto a Gestão da Informação
busca essencialmente organizar, controlar e tornar disponíveis as
informações registradas, com ênfase nos recursos, procedimentos,
metodologias e tecnologias, a Gestão do Conhecimento busca apoiar
a geração de novas ideias, a criação e compartilhamento do
conhecimento, a aprendizagem organizacional, requerendo um alto
grau de envolvimento humano e gestão de pessoas, além do suporte
tecnológico.

Conforme aponta Higgs (1996) citado por Jardim (1998, p. 35), e, por que não,
incluindo a gestão do conhecimento nesta argumentação:

[...] é necessário pontualizar que a prática Arquivística, a gestão de

documentos e a gestão informação não são sinônimas e, inclusive
possuem algumas circunstâncias incompatíveis. Ainda que possuam
em comum muitos princípios, as profissões de Arquivista, gestor de
documentos e gestor da informação não provém, necessariamente,
de um tronco ou tradição comum e os resultados finais de suas
atuações podem ser muito diferentes.

Considerando que os contornos entre as políticas de gestão foram minimamente

apontados e esclarecidos para os fins desse estudo, cabe a nós agora apontar a sua inter-
relação para hipoteticamente conceber o seu uso em conjunto.
A atuação das políticas de gestão apresentadas está ligada diretamente ao problema
base já citado neste estudo, os ativos informacionais constituem um capital de valor
reconhecido nas organizações, e estas necessitam “trabalhar para que os documentos, a
informação e o conhecimento que fluem entre seus integrantes, não se percam” (RISSO,
2012, p. 547, tradução nossa). Cabe agora analisar a possibilidade do uso conjunto das
políticas de gestão estudadas para lidar com tal problema, e se essa abordagem mais
interativa, confluindo atuações, “aparando arestas”, maximizando sua eficiência e eficácia,
pode gerar resultados mais expressivos que os conseguidos com a aplicação isolada de
qualquer uma delas.
Para Pónjuan Dante (2005, p. 3), cada uma das “gestões” apresentadas tem seu
próprio objeto de aplicação e tem como objetivo apoiar determinadas funções
organizacionais, mas não permitem alcançar resultados superiores aos almejados por seu
enfoque principal a menos que interajam e integrem-se aos outros “sistemas”.
É importante analisar que, se uma grande quantidade de documentos e conteúdos
de uma organização encontra-se não estruturado e organizado, os processos que utilizam a
informação contida nestes sofre perdas consideráveis. Dessa forma, segundo a afirmação
 58

de Risso (2012), é possível visualizar que é imprescindível, para o objetivo de gestão

eficiente dos ativos informacionais, adotar uma política capaz de integrar a documentação
estruturada com a documentação não estruturada, de forma a permitir que o capital
documental de uma organização canalize e agilize os processos informativos e a difusão da
informação através dos documentos, integrando um sistema de informação.
Se considerarmos a relação existente entre as gestões em foco, e como os
resultados individuais devem ser aproveitados para os processos desenvolvidos pelos
outros sistemas de gestão, fica visível que a gestão de documentos deve ser considerada a
fase básica do trabalho. É quase um consenso entre os autores que definir adequadamente
os fluxos de trabalho apontando onde e como se gera a documentação, e de onde esta
resulta, coloca a gestão de documentos como um alicerce onde devem ser assentados os
processos que almejem desenvolver-se dentro do paradigma das políticas de gestão de
ativos informacionais.
“É preciso esclarecer que os arquivos não se constituem em uma coleção de
documentos, mas sim em uma acumulação sucessiva, orgânica, natural de documentos”
(MORENO, 2006, p.16-17).
Conforme aponta Kurtz (1997, p. 94) citado por Silva (2010, p. 74), “[...] num mundo
onde se assiste a um aumento vertiginoso de produção de informações, ‘os arquivos
constituem-se órgãos de assessoramento e de pronta informação sobre documentos
produzidos; demonstram que é gestão antes de cultura e história’”.
Para Rosseau e Couture (1998, p. 65) a informação orgânica é de grande
importância para as organizações;

Reforçando a importância das informações no contexto

organizacional, pode-se afirmar que a informação orgânica é utilizada
pelas unidades do organismo, quer pelo seu valor primário, a fim de
decidir, de agir e de controlar as decisões e ações empreendidas, que
por seu valor secundário, a fim de efetuar pesquisas retrospectivas
que põem em evidência decisões ou ações passadas.

A gestão de documentos pode ser compreendida como um sistema de apoio para a

gestão da informação e consequentemente para a gestão do conhecimento. Tal perspectiva
eleva os arquivos ao patamar de instrumento indispensável para as políticas de gestão dos
ativos informacionais. Conforme aponta Barreto (2004, p. 32), a gestão de documentos entre
outros objetivos, visa mapear os “repositórios do conhecimento explícito incorporados em
documentos”, e objetiva a elaboração de metodologias e ferramentas para o registro,
controle e recuperação dos documentos e da informação neles contida. Ela permitirá a
utilização de uma metodologia uniforme, garantia de qualidade aos serviços e agilidade na
 59

recuperação das informações. Basicamente a gestão de documentos é essencial para a “[...]

criação dos mecanismos de apoio á recuperação da informação, de organização da
documentação e planejamento do trabalho futuro (BARRETO, 2002, p. 32)”, de forma a
tornar mais segura à tomada de decisão organizacional.

Desde um enfoque meramente prático, para conseguir uma boa

gestão da informação e do conhecimento, as empresas devem
organizar ou elaborar um bom sistema de gestão documental. Tentar
estabelecer estratégias ou programas de gestão do conhecimento
sem ter isto em foco, é como iniciar uma reforma em casa “sem
varrer”; o mais provável é que saia “muito pó” (BUSTELO RUESTA,
2000, apud RISSO, 2012, 547).

O grande desafio em questão é transformar a informação e a documentação em

recursos estratégicos para apoio à tomada de decisão e para aprimorar a reação às
transformações no panorama inserido. É necessário que elas possibilitem a descoberta e a
escolha de novas oportunidades de negócio, e aprimorem a gestão organizacional.

Figura 10. Ciclo informacional e funções arquivísticas.

Fonte: Silva (2010, p. 72).
 60

Consequentemente junto à gestão da documentação e da informação deve ser

implantado um eficiente sistema de informação para compartilhar o uso do conhecimento
explícito. Esse sistema de informação deverá integrar todos os tipos de arquivos, desde os
arquivos correntes, intermediários e permanentes, passando pelos que contêm os
documentos gerados eletronicamente, até os de fontes de informação, onde estão inseridas
as bibliotecas, um repositório do conhecimento de grande importância.

Figura 11. Proveniência e natureza das informações no organismo

Fonte: Rousseau e Couture (1998, p. 64, apud Silva, 2010, p. 78).
 61

Conforme aponta Cianconi (2003), é importante que um sistema de gerenciamento

de recursos informacionais seja implementado de forma interativa, em rede, baseado no
negócio da empresa, englobando: informações técnicas, informações administrativas,
acervo bibliográfico e informações informais.
Para Dante (1995, p. 4), mesmo que determinado sistema seja implementado em
uma organização com resultados excelentes, a organização precisará utilizar-se dos
recursos alcançados com a sinergia dos sistemas para superar a simples soma dos
resultados individuais destes. Utilizar a Gestão de Documentos para aprimorar o contexto
organizacional e a Gestão da Informação para aprimorar os processos que utilizam a
informação e seus fenômenos nas organizações dependerá da interação entre ambas as
gestões para resultados superiores:

[...] o que equivale a dizer que esta organização conseguirá um

controle adequado de sua informação para a tomada de decisões e
um respaldo documental para suas operações e para os sistemas de
gestão da informação que possua, bem como para operações,
vendas, inteligência organizacional, mercado e outros (PONJUAN
DANTE, 2005, p. 4, tradução nossa).

Em seu estudo, Santos (2013, p. 197), descreve resumidamente as relações entre a

gestão da informação e a gestão documental:

[...] em um fluxo crescente de amplitude, a gestão documental

contempla o tratamento e disponibilidade dos documentos e da
informação orgânica – produzidos exclusivamente em decorrência da
realização das atividades da instituição e armazenamento nos
arquivos -, e esta abordagem está contemplada pela gestão da
informação institucional como um todo que, além da informação
arquivística, abrange a informação bibliográfica (coleções adquiridas)
e alguns outros tipos de informação coletadas, por exemplo, na
Internet ou recebidas a partir de clippings de jornais.

Para Dante (2005, p. 4), a separação entre a Gestão da informação e a gestão

documental resulta em perdas no uso da informação, limitando a combinação de
informações devido à perda do respaldo dado pelas fontes.
As necessidades modernas exigem que as organizações administrem de maneira
sistemática e integrada os recursos informacionais, seja este informações externas ou a
informação gerada internamente.
Conforme apresenta Braga (2000, s.p.) “A Gestão da Informação tem como objetivo
apoiar a política global da organização, na medida em que torna mais eficiente o
conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem”.
 62

Valentim (2010, p. 151) aponta como objeto da gestão da informação, os fluxos

formais da informação, que podem ser observados em dimensões que envolvem os
processos, as pessoas, a tecnologia, a infraestrutura e os produtos e serviços, segmentos
que são típicos da organização.

Figura 12. Interseção entre a Gestão da Informação e do Conhecimento

Fonte: CIANCONI, 2003.

É importante lembrar que a informação é um recurso que tem sua orbita entorno das
pessoas, principalmente aquelas que necessitam desta informação para desempenhar de
forma adequada as suas atividades. Segundo Risso (2012, p. 4) toda pessoa é
potencialmente uma geradora/usuária de informações. Neste contexto, a gestão do
conhecimento aprimora esta informação absorvida pelos membros de uma organização e
tem como objetivo criar valor através do desenvolvimento desta. Ela é uma política de
gestão que visa aumentar a produtividade e a competitividade de uma organização ao criar
valor com base no capital intelectual11 através dos recursos humanos e se utilizando dos
ativos informacionais.

11
Segundo Dzinkowski (1998) citado por (COGO, PIRES, 2008, p. 15-16), o termo capital intelectual [...]
frequentemente utilizado como sinônimo de propriedade intelectual, ativos intelectuais ou ativos de
conhecimento, [...] esta forma de capital pode ser pensada como o estoque total de recursos de conhecimento
ou valor líquido baseado em conhecimento formalizado que a companhia possui e, como tal, pode ser o
resultado final de um processo de aplicação de conhecimento ou o próprio conhecimento utilizado sob a forma
de informação pelas organizações em seus métodos de produção. [...] complementa a autora, o capital
intelectual, em contraste com o capital físico e financeiro, inclui recursos de conhecimento que podem ser
utilizados pelas organizações e que, enquanto ativos imateriais, são passíveis de combinar, transformar,
explorar, mensurar, avaliar e receber um valor para fins de capitalização em função do seu potencial de uso
futuro.
 63

O nível de desempenho onde se localiza uma apropriada gestão do conhecimento

permite que a organização compartilhe o conhecimento, use de melhores métodos, e faça
com que o capital intelectual da empresa configure realmente como uma ferramenta para a
organização.
Conforme exposto por Davenport e Prusak (2003, p. 7) o “conhecimento deriva da
informação assim como a informação deriva dos dados”.

Figura 13. Processos de gestão do conhecimento e funções arquivísticas.

Fonte: Silva (2010, p. 78)

Segundo Risso (2012, p. 548), processos de recolhimento de informações, difusão,

sintetização, busca de conclusões, definição de métodos e fixação de uma cultura
organizacional para a agregação de valor aos conhecimentos de clientes e trabalhadores, só
é possível quando a informação encontra-se adequadamente tratada. Dessa forma, é visível
a relação existente entre a gestão do conhecimento e a gestão documental e da informação,
pois a primeira utiliza-se das metodologias de gestão das duas outras como base para sua
própria gestão de recursos.
 64

A gestão da informação apoiada pela gestão de documentos, acaba por voltar-se

para a elaboração e implementação de estratégias e para o provimento de ambientes
adequados para o compartilhamento do conhecimento tácito e a geração de novos
conhecimentos. Ou seja, já que a gestão do conhecimento cria valor a partir da informação
explicita e/ou tácita existente na organização, de forma a gerar mais conhecimento,
aumentar a criatividade, a capacidade de antecipação e inovação, é imperativo que esta
informação esteja imbuída dos benefícios alcançados com uma prévia gestão de
documentos e informação.
Para Nonaka (2000, p. 31-36 apud SERRA JÚNIOR, s.d., p. 8), é improvável que a
gestão do conhecimento seja implementada com um adequado grau de sucesso “sem que
práticas ligadas à gestão da informação estejam na pauta das ações relacionadas à
externalização do conhecimento, ou seja, a transformação do conhecimento tácito para o
explícito”.
Ponjuán Dante (2005, p. 5, tradução nossa) coloca que, “a sinergia entre esses
sistemas constitui uma condição e um requisito para um adequado trabalho com
documentos, informação e conhecimento organizacional”.
Para alguns autores os pilares da gestão do conhecimento são as pessoas, as
tecnologias e os processos de negócios. Lima (2003, s.p., apud SERRA JÚNIOR) em seu
artigo aponta algumas indagações sobre as necessidades de estruturação do que foi
chamado de processos de negócios:

(...) Por exemplo, como documentar e registrar

conhecimentos sobre o processo se o mesmo não está
minimamente estruturado? Como fazer uma otimização de
fluxos de informações se o processo não está adequado?
Realmente fica difícil.

A gestão do conhecimento por si só já deve trazer alguns

processos específicos também, como: compartilhar o
conhecimento internamente, atualizar o conhecimento,
processar e aplicar o conhecimento nas atividades, encontrar
o conhecimento internamente, adquirir conhecimento
externamente, reutilizar conhecimento, criar novos
conhecimentos e compartilhar o conhecimento com a
comunidade, registrar conhecimento entre outros (...)

Esses questionamentos reforçam a ideia de que uma eficiente gestão do

conhecimento a relaciona com as outras duas políticas de gestão, e aponta para uma quase
certeza de que, não é possível seu adequado funcionamento dentro das organizações sem
que seja realizada uma adequada gestão da informação e uma adequada gestão
documental.
 65

Conforme argumenta Risso (2012, p. 249), um sistema integrado onde exista uma
interação entre o a gestão do conhecimento, a gestão da informação e a gestão de
documentos, permite às organizações alcançar melhores resultados nos objetivos
almejados. E para Risso (2012, p. 249), o ponto comum existente entre as políticas de
gestão abordadas está situado justamente em torno do processo de conversão que
transforma o conhecimento tácito em conhecimento explicito.

Figura 14. Gestão de Documentos, Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento.

Fonte: Silva (2010, p. 76)

Corroborando com a centralização da transformação de conhecimento como ponto

chave de intercessão entre as gestões, estão as fases de transformação do conhecimento
em tácito e explicito assim como as transformações entre os tipos de conhecimento,
basicamente uma transformação que leva os dados, passando à informação até o
conhecimento e sua assimilação para geração de inteligência.
É importante lembrar que no processo de conversão do conhecimento tácito em
explicito, após a explicitação do conhecimento, a informação resultante deve ser gerenciada,
de forma a evitar lacunas na memória organizacional e perdas na recuperação da
informação. Para Santos (2013, p. 192) e Barreto (2003, p. 60) esse registro, resultante do
relato de experiência vivenciada (informação produzida) do indivíduo, com fins de
transferência para outros indivíduos, indo da esfera privada da criação até a esfera pública
da significação coletiva, nada mais é do que um documento, objeto da gestão documental.
 66

Quadro 7. Gestão de Documentos x Gestão da Informação x Gestão do Conhecimento

Fonte: Santos (2013, p. 195-196, apud Silva, 2010, p.74).

A partir do exposto neste estudo, e percebendo que documentos, informação e

conhecimento estão profundamente relacionados aos constantes fluxos informacionais das
organizações, podemos visualizar que a gestão de documentos, a gestão da informação e a
gestão do conhecimento, embora com praticas distintas e objetos claramente diferenciados,
configuram como processos que são parte de um único macroprocesso organizacional, e
conforme Santos (2013, p. 196) aponta, servem ao objetivo maior de otimizar as atividades
da organização, em busca de melhoria da eficiência e eficácia na sua realização.
Além do que, é possível afirmar que o resultado integrado das políticas de gestão
busca, além de suas competências básicas, produzir e difundir o saber, disseminar o talento
humano, a inteligência (individual ou organizacional), por toda a estrutura da organização.
 67

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A sociedade da informação/conhecimento reflete grandes mudanças para as

organizações modernas, e talvez a maior delas seja o reconhecimento do valor agregado
aos ativos intangíveis, principalmente para aqueles considerados como ativos
informacionais. Tal conscientização traz mudanças significativas para os modelos
gerenciais, fazendo com que as organizações passem a adotar uma visão integrada de
todos os recursos envolvidos em seus processos, como os ativos informacionais, as TICs,
os recursos humanos, entre outros, como forma de sobrevivência frente às exigências do
novo cenário mundial, caracterizado por uma extrema competitividade.
Conforme apontado por Pereira e Santos (2001, apud SILVA, 2010, p. 57) citados
por Silva (2010, p. 57), as necessidades diárias dos gerentes influenciam diretamente as
mudanças nas práticas de gestão, e demandam providências e práticas gerenciais que
possibilitem atender as novas demandas internas ou externas da organização. Para os
autores, reconhecer as mudanças é um requisito para a competitividade das organizações:

[...] muda a tecnologia, a estrutura social, mudam as

necessidades, as pessoas. Concomitantemente, alterações
profundas vão sendo verificadas no sistema cultural. A
mudança passa a ser sempre valorizada, a estabilidade
passa a ser vista como suspeita, e procura-se imaginar novos
tipos de estabilidade que atendam às necessidades geradas
pelas mudanças (PEREIRA; SANTOS, 2001, p. 28 apud
SILVA, 2010, p. 57).

A revisão de literatura, ora apresentada, corroborou para atestar que é prioritário que
as organizações utilizem os seus recursos informacionais (dados, informações e
conhecimentos) com destreza, inteligência, e criatividade, para a obtenção de vantagem
competitiva, assim como um meio de sanar as exigências advindas das necessidades
derivadas do novo panorama da Sociedade da Informação/Conhecimento. Para alcançar
este objetivo, as políticas de gestão de ativos informacionais abordadas configuram como
poderosas aliadas.
Conforme aponta Silva (2010, p. 76), fica claro perceber que uma abordagem
gerencial que faça uso das relações existentes entre as políticas de gestão abordadas “é de
grande importância para o aperfeiçoamento da gestão dos ativos informacionais e para
agregar valor aos processos” e produtos de uma organização.
Ao se aprofundar nos processos de gestão dos ativos intangíveis é fácil perceber a
sua complexidade. A gestão de documentos, a gestão da informação e a gestão do
conhecimento não são exceção quanto à complexidade de seus processos e a dificuldade
em seu manejo. Tal dificuldade é maximizada pela imprecisão conceitual e teórica dos
 68

termos, que vai desde os objetos de estudo, até as próprias políticas de gestão
mencionadas como área. Expressões que configuram como componentes de um conjunto
enorme de termos relacionados, muitos, imbuídos de tamanha incerteza conceitual, que
suas abordagens diferenciadas variam segundo a observação de determinada área de
estudo ou mesmo dentro de uma mesma área de estudo.
A grande profusão de termos relacionados, mas de significados obscuros, e pouco
delimitados, acaba por constituir um grande desafio para a realização dos esforços nas
áreas de gestão organizacional focadas neste estudo. Essa enorme variação de termos é
motivada pelo grande interesse dos estudiosos e das organizações pelo estudo dos ativos
intangíveis, dentre esses, em principal, a informação e o conhecimento. Entretanto, há uma
grande carência de estudos que abordem o seu uso conjunto dentro das organizações, e
que possibilitem compreender melhor as relações existentes entre elas e a forma como
essas relações podem ser exploradas pera melhor desenvolver os negócios de uma
organização.
Tendo o exposto em vista, buscou-se, além de demonstrar a importância dos ativos
informacionais e da sua adequada gestão para a sobrevivência das organizações no
panorama moderno, demonstrar que dados, documentos, informação e conhecimento são
fenômenos intimamente ligados, indissociáveis e complementares. A gestão desses ativos
exige o desenvolvimento de um olhar integrado, que possa visualizar os contornos de cada
uma das políticas de gestão, aproveitando-se das áreas de congruência existente entre elas,
e indo além da soma dos resultados somados para alcançar autos benefícios.
Consequentemente buscou-se mostrar que as políticas de gestão de documentos,
gestão da informação e gestão do conhecimento, apesar de possuírem objetos,
diversificados, estão intensamente relacionadas pelo seu objetivo maior de influir sobre a
qualidade das atividades da organização. Elas visam, segundo suas metodologias próprias,
trazer eficiência e eficácia para os processos ligados direta ou indiretamente aos seus focos
de gestão. Elas são indissociáveis e complementares, e visivelmente o emprego em sinergia
de suas teorias, ferramentas e práticas permitirá às organizações alcançar resultados
maiores do que os possíveis ao se fazer uso individual de cada gestão.
 69

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