UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

IACS – INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL

CURSO DE ARQUIVOLOGIA

NORMAN DE OLIVEIRA LIMA

ASPECTOS DA DESBUROCRATIZAÇÃO
E SUAS INFLUÊNCIAS NA GESTÃO
DOCUMENTAL

NITERÓI
2013
 NORMAN DE OLIVEIRA LIMA

ASPECTOS DA DESBUROCRATIZAÇÃO E SUAS INFLUÊNCIAS NA GESTÃO

DOCUMENTAL

Trabalho de Conclusão de Curso II apresentado, como

requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel do
Curso de Graduação em Arquivologia.

Orientador:M.Sc.. Lindalva Rosinete Silva Neves

Niterói - RJ
2013
L732 Lima, Norman de Oliveira.
Aspectos da desburocratização e seus reflexos na gestão documental /
Norman de Oliveira Lima. – 2013.
45 f.
Orientador: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 42-45.
1. Documento arquivístico. 2. Informação. 3. Gestão de documento.
I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense.
Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.

CDD 651.5
 NORMAN DE OLIVEIRA LIMA

ASPECTOS DA DESBUROCRATIZAÇÃO E SEUS REFLEXOS NA GESTÃO

DOCUMENTAL

Trabalho de Conclusão de Curso II apresentado, como

requisito para obtenção do grau de Bacharel do Curso de
Graduação em Arquivologia.

BANCA EXAMINADORA

__________________________________________________________________

Orientadora: Profª M.Sc. Lindalva Rosinete Silva Neves.

Universidade Federal Fluminense

__________________________________________________________________

Profª M.Sc. Margareth Silva.

Universidade Federal Fluminense

__________________________________________________________________

Profª M.Sc. Renata Regina Gouvêa Barbatho.

Universidade Federal Fluminense

NITERÓI
2013
 DEDICATÓRIA

Dedico esse trabalho aos meus familiares que estiveram comigo durante todo o tempo , me
incentivando na realização desse curso e especialmente sendo compreensíveis para que eu
pudesse elaborar esse estudo.
 AGRADECIMENTOS

Agradeço a todos que de alguma maneira contribuíram para a realização deste

trabalho e a todos que doaram um pouco de si para que a conclusão deste curso se tornasse
possível:

Em especial, agradeço a DEUS pela oportunidade que nos deu em compartilhar

desta experiência e, ao frequentar este curso, conceder-nos a oportunidade de realizar-nos
ainda mais.

Aos colegas de turma, de forma especial aqueles que contribuíram para a realização
desse estudo, trocando informações numa rara demonstração de amizade e companheirismo e
pelos momentos agradáveis de convívio.

Aos demais colegas de curso, por terem contribuído para a nossa formação.

Aos meus pais e demais familiares pelo apoio, compreensão e incentivo, para que
mais essa conquista fosse alcançada.

A todas essas pessoas, gostaria de dizer: Muito Obrigado!

Agir, eis a inteligência verdadeira. Serei o que quiser. Mas
tenho que querer o que for. O êxito está em ter êxito, e não
em ter condições de êxito. Condição de palácio tem
qualquer terra larga, mas onde estará o palácio se não o
fizerem ali?

Fernando Pessoa
 RESUMO

Este trabalho aborda alguns conceitos de burocracia que são fundamentais para se comentar sobre as
modificações realizadas a partir da legislação que determinou a desburocratização e consequentemente
a sua relação com a gestão de documentos. Isto implica em adentrar pela interdisciplinaridade que
caracteriza atualmente a Ciência da Informação, uma área do saber que tem reunido conhecimentos
advindos de várias áreas. O tema em questão se ocupa em comentar aspectos da desburocratização na
atualidade. Pois pode-se dizer que há em curso uma transição a construir novos espaços de trabalho e
novas configurações para todos os que lidam com o conhecimento e com as informações em geral.
Procurou-se desenvolver o objetivo maior desse estudo a partir do fenômeno da desburocratização na
perspectiva da Administração Pública indicando a mudança de política e de percepção da gestão de
documentos que determinou novos rumos para o trabalho na área pública. Neste contexto o
comportamento humano foi mencionado como um dos pontos de destaque no estudo da gestão de
informações, da mesma maneira que o conhecimento da cultura organizacional cuja diferença na
construção do trabalho torna-se fundamental para os estudos do perfil do usuário que se apresentam
como um ponto essencial para o avanço do conhecimento sobre o tema.

Palavras-chave: Documentos, Informação, Conhecimento, Arquivística.

 ABSTRACT

This paper discusses some concepts of bureaucracy that are fundamental to comment on the changes
made from the legislation that established the bureaucracy and hence its relationship with document
management. This involves entering the interdisciplinary that currently characterizes the science of
information, an area of knowledge that has gathered knowledge from several areas. The issue in
question is engaged in discuss aspects of bureaucracy today. It can only say that there is an ongoing
transition to build new workspaces and new settings for all who deal with the knowledge and
information in general. Sought to develop the main objective of this study from the phenomenon of
bureaucracy in perspective Public Administration indicating the policy change and perception of
management documents determined new ways to work in the public area. In this context human
behavior was mentioned as one of the highlights in the study of management information, the same
way that knowledge of the organizational culture in which the difference in the construction work is
fundamental to the study of user profile posing as an essential point for the advancement of knowledge
on the subject.
Keywords: Documents, Information, Knowledge, Archivist.
 SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 13

2 BUROCRACIA .................................................................................................................... 16

2.1 CONCEITO ........................................................................................................................ 16

2.2 DESBUROCRATIZAÇÃO NO BRASIL .......................................................................... 18

2.3 O ATUAL MODELO DE GESTÃO PÚBLICA ............................................................... 24

3 CIENCIA DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO ............................... 26

3.1 CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO ......................................................................................... 26

3.2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO .......................................................................................... 28

3.3. A RELAÇÃO ENTRE INFORMAÇÃO, DOCUMENTOS E ARQUIVOS. ................... 31

3.4 GESTÃO DE INFORMAÇÕES EM EMPRESAS ............................................................ 35

3.5 A IMPORTÂNCIA DOS ESTUDOS DE USUÁRIOS ..................................................... 37

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 40

REFERÊNCIAS..................................................................................................................... 42
 LISTA DE ABREVIATURAS

ABGD Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

American National Standards Institute. Sigla inglesa para o principal

ANSI
órgão normatizador dos Estados Unidos

CD-Rom Compact Disc Read-Only Memory.( Disco Compacto - Memória

Somente de Leitura)

DVD Digital Versatile Disc, (Disco Digital Versátil).

EC Emenda Constitucional

ESP Escola de Sociologia e Política

GESPUBLICA Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização

PTI Programa de Transparência Institucional da Receita Federal

 LISTA DE QUADROS

Quadro 1. Tipos de Sociedades na teoria Weberiana........................................................5

Quadro 2. Características do Princípio da Eficiência na Administração Pública.......19

Quadro 3. Conceituação de elementos do Arquivo...........................................................29

 13

1 INTRODUÇÃO

O tema deste trabalho aborda sucintamente o conceito de burocracia.

A burocracia foi uma das situações mais prejudiciais e combatidas no Brasil nos anos
80, mas que tende a retornar caso os profissionais da informação, principalmente o arquivista
deixar de se atualizar e de aplicar novas tecnologias de gestão.

O excesso de controle principalmente nos serviços públicos do país; ainda não está
totalmente expurgada, tendo em vista que a essência desse comportamento é a rigidez e a falta
de acesso a conhecimentos atualizados em relação aos procedimentos de gestão.

A constatação de que todos os setores sejam eles públicos ou privados dependem de

documentação, e infelizmente muitos ainda são reféns dos procedimentos burocráticos.

Justifica-se este trabalho ao discutir o comportamento arquivístico como essencial

ao desenvolvimento adequado das instituições em sua função primordial que é a de gerir a
documentação visando sua recuperação informacional imediata.

Inicialmente, entende-se que são nas organizações públicas ou privadas apesar de

existirem graus maiores ou menores de burocracia em relação a procedimentos e execução de
tarefas, são os sistemas de gestão de documentos que proporcionam a melhoria do
funcionamento organizacional.

Por outro lado a implantação dos sistemas de gestão permite que as organizações
desempenhem suas tarefas administrativas visando à tomada de decisões adequadas
permitindo aumentar o grau de eficiência de seus trabalhos e a eficácia administrativa.

A abordagem desse assunto surgiu com a experiência e observação de que até mesmo
alguns centros de documentação são reféns dos procedimentos burocráticos. O arquivo, sendo
uma peça fundamental de apoio das estruturas administrativas e tomada de decisão das
administrações, tem sido tratado como um elemento estático e desprovido de valor; o que
 14

acaba levando à criação de tarefas que visam expurgar o seu valor e a destituí-los de sua
função de consulta e suporte.

O excesso de burocracia causa entraves na fluência das tarefas e esses se refletem

tanto no desempenho dos profissionais quanto no atendimento ao usuário final, que ao cabo é
quem mais percebe a ineficiência da gestão adotada.

Assim, estudar a burocratização na área da Arquivologia significa lidar com

comportamentos humanos que tendem a estagnação e à acomodação de padrões, e ainda lidar
com sistemas de gestão antiquados e ineficientes. Trata-se neste trabalho, portanto, de
compreender como não retornar ao passado e reinstituir procedimentos obsoletos.

O objetivo deste trabalho é analisar alguns aspectos da burocracia e o fenômeno da

desburocratização bem como a aplicação de estratégias de gestão de documentos,
considerando o padrão de qualidade que as tecnologias atuais podem proporcionar.

Optou-se, neste estudo por dar maior ênfase a burocracia no âmbito das organizações
públicas por duas razões principais: a primeira é que os estudos sobre este assunto são mais
abrangentes, atuais e existe um a boa quantidade de fontes; a segunda razão é que foi no
âmbito do Estado, durante a existência do Ministério da Desburocratização o problema foi
estudado de maneira mais profunda.

Assim, como objetivos secundários e parte necessária do desenvolvimento do

trabalho mostrou-se importante seguir os seguintes passos:
Identificar a burocracia do ponto de vista de sua natureza administrativa;
Demonstrar o trabalho empreendido pelo Ministério da Desburocratização em
função da necessidade de modernização da gestão de documentos no país;
Descrever a Arquivologia e sua importância no tratamento dos documentos;
Introduzir a noção de comportamento humano como variável a ser considerada
no estudo da gestão de documentos;

Como metodologia adotou-se a pesquisa da literatura disponível incluindo revistas e

artigos publicados a partir de fontes confiáveis.

A metodologia se divide em duas pesquisas complementares: a) uma pesquisa da literatura

doutrinária e técnica que aborda o problema da Arquivologia e sua relação com a guarda de
documentos; b) um estudo dos procedimentos adotados pelo governo brasileiro, nos últimos
anos, para desburocratizar a Administração Pública.
 15

No que respeita ao problema da pesquisa a técnica de associar o estudo da

Arquivologia com o estudo da Desburocratização se mostrou útil e oportuna uma vez que
oferece a oportunidade de exame do tema em uma perspectiva real e como fonte de soluções
possíveis. Esta é a proporção que se deseja conseguir ao final, ou seja, estudar o problema do
ponto de vista da gestão atual.
 16

2 BUROCRACIA

2.1 CONCEITO

Falar sobre burocracia, logo nos remete ao excesso de normas e papelório, é uma das
teorias mais discutidas nos últimos tempos porque trouxe uma série de modificações voltadas
para o comportamento nas organizações.

A Teoria burocrática é a teoria de administração que mais teve aplicação na

administração pública. Seus princípios são aplicados em todas as empresas, mas, às
vezes, temos a nítida impressão que ela foi desenvolvida para ser aplicada na
administração pública. Weber (1864-1920).

Essa teoria enfatiza a solidez e a abrangência das organizações servindo de

parâmetro para o bom andamento das administrações. Para tanto, foi desenvolvido um quadro
para dar maior visibilidade à referida teoria.

A Teoria Burocrática de Weber tem como ponto forte de origem a necessidade de

uma abordagem generalista e integrada das organizações como pode ser observado a seguir.

Quadro 1. Tipos de Sociedades na teoria Weberiana

Sociedade Tradicional É a sociedade natural. Que provém do próprio

ambiente em que a pessoa está inserida. Pode ser
proveniente de vínculo sanguíneo ou dependência
patrimonial. Como a família, os patriarcas, senhores
feudais e monarcas absolutistas. Assim o poder é herdado
 17

ou delegado e aceito pela sociedade com base na tradição,

usos e costumes do povo.

Sociedade Carismática É aquela em que voluntariamente o indivíduo

resolve ingressar, motivado por ideologias. Como a Igreja
e partidos políticos. O poder é estabelecido com base no
carisma (poder de influência) e aceito pela população pelas
virtudes da liderança.

Sociedade Burocrática Defendida por Weber como sendo a ideal. Onde as

regras são impessoais e estão centradas em normas e
processos e não nas pessoas. Por isso são mais racionais e
menos pessoais. O poder é impessoal e estabelecido em
normas formais e aceito pela população por ser justa,
baseadas em critérios técnicos previamente estabelecidos.

Fonte: Weber (1920)

Weber (1920) definiu a burocracia não como um sistema social, mas como um tipo
de poder suficiente para que as estruturas organizacionais funcionem com eficácia.

Pautado na obra de Weber (1920), Chiavenato (2003, p. 260) destaca ainda, que
existem três fatores pontuais que favorecem o desenvolvimento da burocracia moderna, são
eles:

1. O desenvolvimento de uma economia monetária: a moeda não apenas facilita, mas

racionaliza as transações econômicas. Na burocracia, a moeda assume o lugar da
remuneração em espécie para os funcionários, permitindo a centralização da
autoridade e o fortalecimento da administração burocrática.

2. O crescimento quantitativo e qualitativo das tarefas administrativas do Estado

Moderno: apenas um tipo burocrático de organização poderia arcar com a enorme
complexidade e tamanho de tais tarefas.
 18

3. A superioridade técnica - em termos de eficiência - do tipo burocrático de

administração: que serviu como uma força autônoma interna para impor sua
prevalência. A razão decisiva da superioridade da organização burocrática sempre
foi unicamente sua superioridade técnica sobre qualquer outra forma de
organização.

De acordo com Lacombe ; Heilborn (2006, p. 473) as características principais da

burocracia, na administração Weberiana, são: divisão do trabalho; profissionalização e
competência técnica dos colaboradores; formalidade (obediência às regras e regulamentos);
hierarquização e impessoalidade”.

Já Chiavenato (2003, p. 265) destaca como vantagens da administração burocrática:

Racionalidade para alcançar os objetivos; Precisão na definição do cargo e

conhecimento dos deveres; Rapidez nas decisões (cada um conhece os trâmites);
Uniformidade de resposta (está prescrita na norma); Uniformidade de rotinas e
procedimentos, favorecendo a padronização, a redução de custos e erros, pois as
rotinas são definidas por escrito; Continuidade da organização na substituição de
pessoas; Redução de atrito entre as pessoas, todos conhecem os limites de
responsabilidade e o que é exigido da função; Confiabilidade, pois as decisões são
previsíveis e impessoais (seguem as normas); Benefícios para os funcionários, pois
são motivados a seguir carreira na organização.

E como desvantagens, Chiavenato (2003, p. 269 – 270) foca nos seguintes pontos:

Excesso de apego as normas e regulamentos; Excesso de formalismo e de papelório;

Resistência às mudanças; Despersonalização do relacionamento; Decisão nem sempre
tomada por quem mais conhece o assunto ; Criatividade e liberdade cedem lugar ao
estrito cumprimento das regras; Exibição de sinais de autoridade; Dificuldade no
atendimento a clientes e conflitos com o público.

2.2 DESBUROCRATIZAÇÃO NO BRASIL

 19

A Emenda Constitucional 19/98 incluiu também na Constituição o Princípio da

Eficiência, que embora estivesse presente de forma implícita, o legislador entendeu por bem
explicitar o seu significado.

Segundo interpretação de Silva Neto (2008) a eficiência já estava suposta no

funcionamento da Administração Pública exatamente no artigo 37, § 3º, da CRFB.

A redação originária do §3º do art. 37 estabelecia que “as reclamações relativas à

prestação de serviços públicos serão disciplinadas em lei”, agregando-se ao sistema
constitucional, por conseguinte, o valor “eficiência”, na medida em que, malgrado propusesse
disciplina em nível legal ressaltava a busca de serviços públicos mais eficientes, ainda que
fosse por meio de reclamação de parte dos usuários. (Silva Neto, 2008, p. 439-440).

Operou-se, assim, mera explicitação do termo eficiência, cujo significado já estava

inserido na prestação de serviços públicos. E, para o jurista acima citado o que se pretendeu
foi “(...) concitar os agentes públicos a atuarem de modo a prestar o serviço de forma mais
expedita e competente”. (Silva Neto, 2008, p. 440)

Este autor informa que o princípio se refere à realização máxima do interesse público
com o mínimo de tempo e recursos despendidos, deduzido também do princípio da
economicidade, ao qual se submete também a Administração Pública.

Meirelles (2002 apud Silva Neto, 2008, p.440) por sua vez, enfatiza como um dever
da Administração, que a mesma:

(...) impõe a todo agente público de realizar suas atribuições com

presteza, perfeição e rendimento funcional. É o mais moderno princípio da função
administrativa, que já não se contenta em ser desempenhada apenas como
legalidade, exigindo resultados positivos para o serviço público e satisfatório
atendimento das necessidades da comunidade e de seus membros. (...) Eficiência
funcional é, pois, considerada em sentido amplo, abrangendo não só a produtividade
do exercente do cargo ou da função, como a perfeição do trabalho e a sua adequação
técnica aos fins visados pela Administração (...)

A eficiência está, tanto nos aspectos quantitativos, de produção, quanto no aspecto

qualitativo que informa sobre a dimensão da operacionalização do serviço em tempo e com
recursos mínimos exigidos para seu desempenho.
 20

Explica Moraes (2007, p.316) que a eficiência traduz a atividade estatal que implica
direta ou indiretamente em consequências jurídicas, pois:

(...) existirão direitos e obrigações recíprocos entre o Estado-

Administração e o indivíduo-administrado e, consequentemente, esse, no exercício
de seus direitos subjetivos, poderá exigir da Administração Pública o cumprimento
de suas obrigações da forma mais eficiente possível. Como salienta Roberto Dromi,
o reconhecimento de direitos subjetivos públicos não significa que o indivíduo
exerça um poder sobre o Estado, nem que tenha parte do imperium jurídico, mas que
possui esses direitos como correlatos de uma obrigação do Estado em respeitar o
ordenamento jurídico.

E, para Di Pietro (1998), a observação do princípio impõe ao agente público a

atuação segundo resultados favoráveis à realização dos fins que cumprem ao Estado alcançar.
Como princípio, o autor também menciona que, a eficiência se soma aos demais, mas não se
sobrepõe, pois está limitado pelo princípio da Legalidade, em função da segurança do próprio
Estado.

Segundo Moraes (2007, p. 318) há interligação entre o princípio da Eficiência e o

princípio da Razoabilidade e da Moralidade, posto que sejam critérios razoáveis aqueles em
que se baseia o administrador na função discricionária e “(...) deve-se considerar com
imoralidade administrativa a ineficiência grosseira da ação da administração pública”.

O princípio da Eficiência deve fazer com que o Estado zele pelo bem comum,
consagrando a razão como fim maior, para além do emprego necessário de tecnologias e
estratégias de gerenciamento das ações e serviços.

Para maior compreensão dos elementos que compõem o princípio da Eficiência,

resume-se no Quadro 2, a seguir, suas características, segundo Moraes (2007).

Quadro 2. Características do Princípio da Eficiência na Administração

Pública 19
 21

Característica Descrição

Evitar a burocracia administrativa impessoal,

hierarquizada, com interesses próprios alheios à
legitimação democrática e aos interesses da população.
Desburocratização
Evitar agir segundo uma “Mentalidade de Especialistas”.
Evitar a demora na prestação dos serviços. Recusa do
Nepotismo.

Estar em consonância com o dispositivo

constitucional do artigo 3º, inciso IV, da promoção do bem
de todos, sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade
Efetividade do Bem
e quaisquer outras.
Comum
Trata-se de um vetor de interpretação para o
legislador ou para o Administrador na sua tarefa legislativa
de edição de atos e normas.

A eficácia material está no cumprimento das

competências ordinárias da Administração e na execução e
cumprimento dos objetivos legais. A eficácia formal da
Eficácia
administração é a que ocorre nos procedimentos
administrativos, ante a obrigatoriedade do impulso ou
resposta do ente administrativo a uma petição do cidadão.

Necessidade de salvaguardar o exercício da função

administrativa e do interesse público da influência de
interesses alheios à finalidade pública. A atuação eficiente
Imparcialidade da Administração Pública exige imparcialidade e
independência perante os interesses privados, individuais
ou de grupos, de interesses partidários e de interesses
políticos do próprio Governo.
 22

Significa agir com justiça, considerando todos os

Neutralidade interesses presentes, abstendo-se o Estado-administrador
de atitudes injustas ou de prevaricação.

Qualidade do serviço, otimização dos resultados

pela aplicação de certa quantidade de recursos ou esforços.
Qualidade Melhoria permanente. Treinamento e desenvolvimentos dos
agentes públicos, modernização, racionalização do serviço,
aplicação de programas de gestão adequados e modernos.

Informado pelo princípio da gestão participativa,

que se traduz pela intervenção dos órgãos de gestão dos
Participação dos
serviços de cidadãos, sem que isso signifique paralisação ou
cidadãos
prejuízo dos serviços. A participação está disciplinada em
lei.

Transparência dos órgãos e agentes públicos.

Especialmente nas ações de indicação, nomeação e
manutenção de cargos e funções públicas, observando-se
Transparência
fatores objetivos com mérito funcional e competência,
verificando a eficiência da prestação de serviços e afastando
favorecimentos ou discriminação.

Fonte: Moraes, Alexandre. Cap. 9 - Administração Pública, 2007, p. 319-321 (op. Cit.)

Quanto à desburocratização a nível federal existe o Decreto nº. 5.378, de 23 de

fevereiro de 2005, que instituiu o Programa Nacional de Gestão Pública e
Desburocratização, o Gespública, que implementa medidas integradas de transformação da
gestão pública, cujo objetivo é promover resultados que venham a consolidar a administração
pública profissional atendendo aos interesses do cidadão e aplicação de instrumentos e
abordagens gerenciais. Este instrumento será mais bem comentado no capítulo IV, quando se
abordará a questão da Gestão Pública especificamente.

Efetividade do bem comum tem relação com o princípio da Eficiência no que

concerne a finalidade última da Administração, que é a de atingir o bem estar social. Não
 23

basta impor objetivos e procedimentos administrativos, ou adotar modelos modernos de

gestão, mas é necessário que haja uma prestação final efetiva, solidamente percebida pelos
cidadãos.

O conceito de eficácia na Administração Pública tem relação com a eficiência do

controle interno sobre sua própria atuação. Trata-se do dever do Administrador de bem
atender e de prestar contas do trabalho público, o qual se relaciona estreitamente com o
problema da Qualidade na gestão do serviço público. Imparcialidade e Neutralidade
não têm o mesmo significado para a Administração. Enquanto a imparcialidade informa o
princípio de que é eficiente todo ato administrativo que não está viciado pelo abuso ou desvio
do servidor, a neutralidade tem relação com a execução justa do ato.

Quanto à participação do cidadão deve-se mencionar que este é um objetivo

idealizado na Constituição, em função da democratização das instituições públicas, que
servem em última instância ao povo brasileiro. Assim, justo e adequado ocorrerão com a
participação dos cidadãos de forma previsível e realista. É certo que essa participação não se
dá de forma abrupta e sem planejamento; e para isso concorrem várias formas de organização
da participação popular.

Por fim, a Transparência indica a honestidade e a lisura dos atos da Administração,

que devem estar expostos à observação e à crítica pública. Cita-se como exemplo o Anexo II
da Portaria SRF nº 1.150, de 3 de outubro de 2002, que instituiu o Programa de
Transparência Institucional da Receita Federal - PTI . Essa mudança de rumo na
Administração Pública, que tem sua origem no Decreto-Lei 200/67, marcou a passagem para
a modernidade.

Mas, ao mesmo tempo deve-se considerar que a modernidade estava inserida em um

contexto burocrático, e decisões sobre investimentos evocavam um pensamento estratégico
que colocava a burocracia estatal em vantagem com relação a administração privada.

Conforme Sennett (2006 p. 26-29) este momento da administração começa com Karl
Marx e vai de 1870 a 1970, caracterizando a estabilidade das corporações, a longevidade dos
negócios e o aumento do número de empregados.

Não foi o livre mercado que promoveu essa mudança estabilizadora; o papel mais
importante foi desempenhado pela maneira como os negócios passaram a ser internamente
organizados. Foram salvos da revolução pela aplicação ao capitalismo de modelos militares
 24

de organização (...) a posição dos servidores públicos foi elevada, isolando-se cada vez mais
as suas práticas burocráticas das oscilações políticas (...).

Para Weber(1920), todas essas formas de racionalização da vida institucional,

procedendo originalmente de uma fonte militar, levariam a uma sociedade cujas normas de
fraternidade, autoridade e agressão teriam caráter igualmente militar, embora os civis talvez
não se dessem conta de que estavam pensando como soldados. [...] Como economista político,
Weber(1920) sustentava que o exército constitui um modelo mais lógico da modernidade que
o mercado.

O princípio da Eficiência, portanto, está também comprometido com a

racionalização da vida institucional, como se verifica no quadro 2 apresentado, nos tipos de
objetivos que são traçados para a Administração, como a eficácia a desburocratização, o bem
comum, entre outros. Ressalta-se que o exposto é contemplado na visão do que deve ser o
modelo atual de gestão pública, como poderá ser visto em seguida.

2.3 O ATUAL MODELO DE GESTÃO PÚBLICA

O modelo da gestão pública possui dois aspectos: o estrutural e o gerencial, também

chamado de responsabilização. O aspecto estrutural está ligado à organização dos serviços e
tem como núcleo estratégico uma comissão organizadora do Estado, ou o encargo pode ser
submetido a um órgão específico, cujo aspecto estrutural significa entender o que será
delegado e que serviços podem ser terceirizados.

O aspecto organizacional do modelo da gerência pública significa trabalhar a

estrutura do Estado, e, portanto definir rumos políticos.

(...) nas democracias contemporâneas o Estado é, antes, o principal

instrumento de ação coletiva da sociedade: é a ferramenta básica que as sociedades
nacionais utilizam para alcançar seus objetivos políticos. As elites empresariais
continuam a ter uma grande influência, mas a classe média e mesmo os pobres têm
voz. Juntos, e apesar do conflito entre eles, eles constituem a nação, e quanto mais
 25

desenvolvido for um país ou Estado-nação, mais capaz será a nação de usar o Estado
como um instrumento para alcançar seus objetivos políticos (ordem social,
liberdade, bem-estar, justiça e proteção do meio ambiente) em uma economia
globalizada competitiva. Nas democracias modernas, o papel do Estado é em última
instância decidido pelos eleitores epelos políticos que eles elegem. Eles decidirão se
o Estado deve garantir os direitos sociais em termos de educação, assistência à
saúde, cultura e previdência social, e como o governo dará suporte ao
desenvolvimento econômico nacional. No entanto, é provável que eles não se
envolvam diretamente na discussão mais técnica sobre como o Estado deveria ser
organizado. (Bresser-Pereira, 2008, p. 394).

O Estado no cenário atual da Administração não é mais pensado de forma unitária,

mas como um conjunto de órgãos que realizam a administração pública, e que, portanto, tem
como finalidade última atender as necessidades dos administrados.

O aspecto organizacional da gerência pública tem também a função de realizar

atividades que envolvam a administração dos recursos do Estado, ou seja, receitas e impostos,
a administração da justiça, dos serviços sociais e científicos, bem como assistir à saúde,
educação, pesquisa cientifica, previdência social, entre outras.

Deve-se então reconhecer que a partir da década de 1990, as reformas ofereceram um

cenário mais transparente do ponto de vista do seu entendimento, tendo em conta
principalmente as contribuições do Direito Administrativo para o entendimento do papel dos
órgãos e da estrutura do Estado na vida política e econômica do país.

Essa mudança também fez com que se modificassem as relações com as informações
e com os procedimentos no serviço público.

Aquela antiga fórmula em que o Estado se apresentava como lento e desprovido de

ações capazes de satisfazer as necessidades de informações se mostra superada. Tal fato leva a
crer que a burocracia que exigia uma infinidade de procedimentos e uma grande dificuldade
de acesso à informação, e desenvolveu obstáculos à transferência de informações do Estado
aos cidadãos se dissolveu. No entanto, em contrapartida surgiu um modelo que abrange tanto
uma escolha política (democrática) quanto uma forma de gestão de informações que seja
eficiente.

No próximo capitulo será aberto um parênteses para abordar a ciência da informação

e sua influencia na cultura organizacional.
 26

3 CIENCIA DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO

3.1 CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

A perspectiva atual lançada pela gestão de informações parece ser o meio mais
eficiente de gerenciar informações seja qual for o suporte (impressos, papéis, fitas de vídeo,
periódicos, CD-room, DVD ou outros).

De certa forma há uma diferença entre falar de administrar informações e gerenciar

informações.

Segundo Arruda (2009) organizar o conhecimento implica tratar com o aumento

incessante de produção. Essa tarefa - que foi o motivo pelo qual a RM foi superada
atualmente implica em uma gama de conhecimentos técnicos e capacitação em ferramentas
atuais de informações e suportes diversos para informações.

Para que se atenda bem o usuário o profissional que lida com os documentos,
arquivos e com a informação precisa de um novo paradigma de conhecimentos que não mais
está na atividade técnica de classificação, armazenamento, manutenção e consulta. Ela vai
além e necessita de um conceito de gestão novo e de um novo objeto, mais abrangente.

O objeto de cuidados também se diversificou e pode-se, então, entender que há uma

ciência da informação que abarca tanto os documentos, quanto os meios de transmissão e o
conhecimento gerado pela produção de informações no mundo.

Certamente a gestão da informação tem que lidar com a característica da informação

entendida como objeto da Ciência da Informação que é a instabilidade e a possibilidade
inerente ao conhecimento de ser modificado em tempo mais acelerado do que antes.
 27

A “explosão da informação” como se referia Vannevar Bush ao acúmulo de

produções na década de 50 tem um valor político e estratégico que consiste em que a
informação tem conexões que não são possíveis de serem percebidas de antemão.

Assim a ciência da informação seria uma disciplina científica que tem por objetivo
“(…) investigar as propriedades e o comportamento da informação as forças que governam o
fluxo da informação e os meios de processamento da informação para otimizar a
acessibilidade e o uso”. (Arruda, 2009 apud Borges e Casado, p. 33).

E complementa:

Isto inclui a investigação das representações da informação nos sistemas naturais e

artificiais o uso de códigos para transmissão eficiente de mensagens e o estudo dos
recursos e técnicas de processamento da informação tais como computadores e
sistemas de programação. A Ciência da Informação, para Borko (1968) é uma
ciência interdisciplinar, derivada e relacionada com áreas como: matemática, lógica,
linguística, psicologia tecnologia do computador operação de pesquisa, artes
gráficas, comunicação, biblioteconomia, administração e outros campos similares.
Ela possui componentes de ciência pura e de ciência aplicada, em cuja área vem
desenvolvendo serviços e produtos.

A Ciência da Informação seria então uma nova ciência que tal qual a Ecologia que
também é uma ciência pós-moderna surge como resposta a necessidade de desenvolvimento
de estratégias que possam dar conta das falhas das ciências clássicas e do desenvolvimento de
tecnologias que precisam de um campo de conhecimentos como suporte (Wersig, 1993 apud
Arruda, 2009).

Uma das características da Ciência da Informação é aquela que justamente atende a

uma necessidade de estudos que é atual: não há grande diferença entre pesquisa e tecnologia.

Trata-se, assim, de uma nova área de estudos em que se realiza o encontro de

conhecimentos originados de diferentes disciplinas, onde se reúnem estudo e pesquisa,
pesquisa e tecnologia e onde se verifica a grande vantagem de ter um arcabouço teórico e
tecnológico à disposição de profissionais de diferentes áreas.

A respeito da natureza interdisciplinar dessa ciência Saracevic argumenta que ela se

fez e ainda assim permanece em decorrência de que os pioneiros possuíam formação
muito variada havendo nesse grupo: engenheiros, bibliotecários, químicos,
linguistas, filósofos, psicólogos, matemáticos, cientistas da computação, homens de
negócio e outros mais, vindos de diferentes profissões e ciências. Ainda que nem
 28

todos esses campos tenham influência efetiva, essa multiplicidade é um dado

significante. (ARRUDA, IN BORGES, CASADO, 2009, p. 35).

Chama atenção o recorrente dado de que os estudiosos e profissionais estão sempre

sendo chamados a complementarem o conhecimento e a aceitarem essa nova distinção entre
Ciência da Informação e conhecimento científico específico. O que na verdade surge como
pontual parece, antes, ser uma transição, onde o conhecimento passa pela penetração de
diferentes campos de saber específicos com a intenção de produzir um nível ótimo de
informações que possa constituir não um saber único, mas um saber mais geral.

Certamente, uma nova linguagem responde pela introdução de novos paradigmas

teóricos e epistemológicos, e suscita a reação a estes, tornando difícil sua aceitação e
operacionalização.

Alba (2003) ensina ainda que a dificuldade maior na concretização de um currículo

disciplinar decorre do fato de que há nele uma proposta político-educativo pensada por setores
com interesses diferentes, alguns dominantes e hegemônicos; outros, que resistem e se opõem
a essa hegemonia, criando assim pontos de crise dentro da própria proposição de conteúdos,
valores, hábitos e crenças que estão implicados na noção de disciplina.

Segundo Grundy (1991) a hegemonia da consciência tecnológica nas sociedades

ocidentais informa a necessidade de também desenvolver o interesse técnico. Esse interesse
tem consequências importantes para a prática no interior do ciclo ensino-aprendizagem.
Outrossim, este ciclo precisa ser implementado nas organizações para melhorar a
desburocratização.

É em função desse tipo de dispositivo que se pode afirmar que os paradigmas dessas
novas ciências irão definir na prática certas ações em defesa de interesses hegemônicos ou a
recusa dos mesmos.

3.2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Atualmente se trabalha com o conceito de gestão da informação, ou seja, “a

administração do uso e circulação da informação, com base na teoria ou ciência da
informação” (DICIONARIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005,
 29

p. 100) para indicar aqueles processos e atividades que buscam identificar classificar,
processar, guardar e disseminar informações em diferentes tipos de formato e meios de
transmissão.

A mais moderna tecnologia de gestão de informações pode ser indicada como a

metodologia Gerir que busca acesso à informação e ao conhecimento com redução de
atividades complexas e de riscos operacionais. A metodologia Gerir é especialmente indicada
para tratar de documentos e informações em sistema de Governança Corporativa
apresentando-se como um sistema normativo que acompanha os processos de trabalho,
identifica os riscos operacionais e as informações relativas a estes riscos.

Tanto pode ser um método aplicável à Gestão da Informação como também a Gestão
do Conhecimento e a Gestão de Documentos em meio físico (papel) ou eletrônico (digitais).

A arquivística pode ser conceituada como uma disciplina que objetiva o

conhecimento e classificação dos arquivos e abrange um conjunto de teorias
métodos e técnicas que devem ser observados na organização, desenvolvimento e
processamento dos arquivos de informações e conhecimentos (DICIONÁRIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996)

A proximidade entre arquivos e informações é uma relação de natureza. Garcia;

Junior (2002) enfatizam que a evolução do conceito de arquivística está ligada a quebra da
identidade entre arquivo e documento, pois atualmente se valoriza mais o conteúdo de
informações dos documentos.

Assim, para Lopes (1996, p.32) “os arquivos devem ser vistos como informações
reunidas em acervos, dado que estes se compõem de informações orgânicas originais que
neles estão contidas”, e completa com o seguinte argumento:

(...) documentos registrados em suporte convencional (atômicos) ou em suportes que

permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); e
produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do
desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico ou
científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos.

A organicidade da informação é que abriga a relação entre informação e destinatários

(pessoas ou organizações). Essa originalidade segundo Garcia ; Junior (2002) indica também
a exclusividade que suporta a ideia de informação específica.
 30

Ainda para Garcia ; Junior (2002), a informação arquivística, ou seja, a informação

orgânica e registrada tem ainda como peculiaridade a sua capacidade de ser avaliada em
termos de idade e de utilização.

Tanto a gestão da informação quanto a arquivística tem em comum o fato de que

ambas são atividades de suporte à tomada de decisões pelas pessoas que a consultam ou
detém.

O documento arquivístico é uma definição especifica, e diz respeito àquelas

informações que são produzidas por alguém no exercício de suas funções e
atividades; ou, por uma organização sendo conceituados como registros de
informação que independem da sua natureza podendo ser inclusive registros
magnéticos ou óticos que são guardados e mantidos por interessados no seu
conteúdo. (ROCHA et al, 2002).

Rocha et al (2002) oferece também uma série de outros conceitos importantes

reunidos no Quadro 1 abaixo:

QUADRO 3. CONCEITUAÇÃO DE ELEMENTOS DO ARQUIVO

ELEMENTO CONCEITO

Informação registrada, independente da forma ou do suporte,

produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma
instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui
elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas
Documento de arquivo
atividades. Tais elementos são: Suporte: base física do
documento;
Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de
letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo,
carimbo e outros; Anotações: urgente, arquive-se, ciente e
outros;
 31

Contexto jurídico Leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura

administrativo organizacional etc. relativos à instituição criadora do
documento.

Contexto
Regras de workflow, código de classificação, temporalidade,
documentário
assunto e outros.

Documento Eletrônico Documento em meio eletrônico, com um formato digital,

processado por computador.

Documento arquivístico processado por um computador.

No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos citados
acima, apresentam-se também: Forma: links, nome do
Documento
originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura
arquivístico eletrônico
digital e outros.
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de
anexos e outros. Contexto: contexto tecnológico (hardware e
software).
Fonte: Rocha et al.(2002)

Dentro da arquivística há muitas maneiras de se falar sobre o documento e sobre a

informação. No entanto, para fins deste trabalho o que importa é poder conhecer os termos e
elementos ligados à informação e aos documentos para que se possa adiante discutir a forma
de lidar com ambos sejam juntos ou separados. Por isso é importante compreender-se a
relação entre informação, documentos e arquivo, como será visto em seguida.

3.3. A RELAÇÃO ENTRE INFORMAÇÃO, DOCUMENTOS E ARQUIVOS.

 32

Lopes (1998) referiu-se às correntes e tendências da arquivística, como parte da

premissa da existência de três principais correntes do pensamento arquivístico. A tese clássica
é aquela que apresenta a associação entre arquivo e documento.

O Record Management (RM)1 que surgiu no período pós-guerra nos Estados Unidos,
não conseguiu trabalhar com a complexidade resultante do rápido aumento da quantidade de
documentos produzidos para então serem geridos, isso em se tratando, basicamente do
conceito e método da arquivística. (Lopes, 1996). No entanto, era uma maneira de entender o
arquivo como elemento a ser gerenciado para melhor armazenamento do acervo de
documentos. Neste momento, já se observava uma tendência entre separação de documento e
informação.

Lopes (1998, p.61) é um dos críticos desse método, pois para ele o RM consiste num
“conjunto de regras práticas, por vezes muito eficazes, mas que não possuem fundamentos
científicos rigorosos, abrindo a porta à improvisação”.

No entanto, para Silva et. al. (1999), foram os canadenses, franceses, espanhóis e
outros que traduziram a arquivística como a gestão de documentos, já na primeira idade do
documento, conhecida como arquivo corrente, ou seja, na fase de produção e tramitação, com
a finalidade de aplicar métodos eficazes de economia na gestão documental.

Segundo Garcia ; Junior (2002, p. 46):

(...) a arquivística integrada, desenvolvida no Canadá por Rousseau e Couture (1982,

1998), propõe uma arquivística que se preocupa com o tratamento da informação
desde seu nascimento até seu destino final. A arquivística é tratada como a disciplina
que agrupa todos os princípios, normas e técnicas que regem as funções de gestão
dos arquivos, tais como a criação, a avaliação, a aquisição, a classificação, a
descrição, a comunicação e a conservação.

Seguindo essa linha conceitual já se entende que no gerenciamento dos arquivos

começa a existir um tratamento diferente para a informação e para o documento.

De acordo com Rousseau; Couture (1998) a arquivística integrada implica em atingir

três objetivos essenciais, a saber:

1
Record Management (RM) é uma tecnologia surgida nos Estados Unidos que gerencia o ciclo de vida dos
documentos desde a sua criação até seu expurgo.
 33

(1)Garantir a unidade e a continuidade das intervenções do arquivista nos

documentos de um organismo e permitir assim uma perspectiva do princípio das três
idades e das noções de valor primário e secundário;
(2)Permitir a articulação e a estruturação das atividades arquivísticas numa política
de organização de arquivos;
(3)Integrar o valor primário e o valor secundário numa definição alargada de
arquivo.

Documentos de arquivo têm características peculiares que são a durabilidade e a

estabilidade, uma vez que a informação fica registrada em um suporte que pode ser guardado
em um acervo protegido por anos ou séculos. O uso ou manuseio destes documentos produz
informações adicionais sobre o documento que podem ser detectadas e empregadas na
Arquivologia como forma de caracterização.

Documentos eletrônicos, porém, são aqueles que quando manuseados não permitem
a detecção de qualquer vestígio de uso. Estes documentos são gerados no curso de atividades
de organização tanto pessoais quanto de organizações e, segundo Rocha et al. (2002) podem
ser:

(...) um problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro
da informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado sem deixar traço,
ou mesmo se tornar incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a
primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos
confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos
documentos eletrônicos.

Na medida em que foram se desenvolvendo os meios de conservação e tratamento de

documentos e informações a diferença entre estes ficou mais clara e o moderno conceito de
gestão de documentos ingressou no Brasil em 1991 através da Lei Nacional de Arquivos (Lei
nº. 8.159/91).

Além da conceituação de arquivos no artigo 2º da mencionada Lei; esta também traz

o conceito de gestão de documentos em seu artigo 3º que indica ser “(...) o conjunto de
procedimentos e operações técnicas (necessários) à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.” (Lei 8.159/91).

A Lei, citada anteriormente, também classifica as atividades de documentação em

fase corrente e intermediária que são importantes para acompanhar a Arquivologia e também
 34

são distintas das atividades que ocorrem na fase permanente, que é realizada especificamente
por instituições arquivísticas.

A gestão de documentos quando reconhecida na legislação permitiu que fosse

elaborado um código de classificação e uma tabela de temporalidade das atividades-meio da
Administração Pública Federal que são atualmente documentos essenciais à recuperação de
informações arquivísticas e para a racionalização da massa de documentos já armazenada.

Deve-se levar em conta que segundo Lopes (1997), qualquer procedimento relativo à
classificação tem repercussões sobre as demais atividades de tratamento das informações.
Esta produziria uma possibilidade de avaliação profunda, enquanto o alcance dos objetivos
estratégicos se manteria com as informações essenciais e descartaria as supérfluas, permitindo
dar início a um programa de descrição.

Herrera (1993) refere-se à classificação como uma dimensão intelectual que consiste
em separar ou dividir um conjunto de elementos, estabelecendo classes, de modo que, se
integrados, formem parte de um todo.

Já Rousseau; Couture (1998), no entanto, ressaltam que através da classificação

realizada nos arquivos correntes, a recuperação das informações torna-se mais fácil e rápida,
racionalizando seu armazenamento e sua conservação.

Segundo Inojosa (1991) a avaliação consiste num processo, onde os documentos são
analisados de modo que estabeleçam seu destino, considerando os valores que lhe são
atribuídos. E teria como resultado deste processo a produção de um instrumento básico para o
gerenciamento da documentação e dos arquivos, que permite não só a distinção das
informações supérfluas das essenciais, como também o reaproveitamento dos espaços de
armazenamento.

Lopes (1997), entretanto, discorda, pois para ele a construção de uma tabela de
temporalidade é, ao mesmo tempo, um procedimento classificatório, avaliativo e descritivo,
preso à questão do valor das informações.

Ainda, destaca que “dentro da perspectiva da arquivística integrada, a descrição

começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos
de busca mais específicos”. (Lopes 1996, p. 161).
 35

Ao considerar as operações de natureza intelectual Lopes (1996) explica que por

serem de natureza descritiva torna-se difícil separar a descrição dos outros dois procedimentos
fundamentais da prática arquivística.

Seguindo essa orientação, Garcia; Junior (2002 p. 43) concluem que um programa
descritivo, deveria então, iniciar-se de fato com a classificação, onde se alcançaria o primeiro
nível do processo, através dos planos, esquemas ou quadros de classificação.

Os autores supracitados acreditam que o segundo nível se daria com a avaliação

como, por exemplo: tabelas de temporalidade; e o terceiro nível, é apontado como sendo o
mais detalhado, ocorreria nos arquivos permanentes, como: guias e inventários.

Porém é preciso abordar questões como eficiência e eficácia relacionando-as ao

gerenciamento dos documentos, como será apresentado no próximo capítulo.

3.4 GESTÃO DE INFORMAÇÕES EM EMPRESAS

Por gestão se entende a abrangência de uma série de novas concepções que implicam
em democratização do acesso às informações, à organização do ambiente de armazenamento
de modo adequado, com redução de riscos.

As empresas modernizadas podem ser identificadas pelos seus modelos de gestão.

Dentro dos modelos praticados atualmente a Responsabilidade interna se encontra como o
mais atual paradigma para avaliação do investimento empresarial em seu público interno, ou
seja, o quanto os trabalhadores são valorizados e cuidados pelas empresas onde trabalham.

Palavras como cidadania, solidariedade, capital de conhecimentos e sustentabilidade

são algumas das que ingressaram no vocabulário técnico empresarial, e que fazem parte do
sistema de valores entre as companhias que se destacam no mercado nacional e internacional.

Conforme Ashley (2005 p. 17-18):

As racionalidades para a ética empresarial e a gestão da empresa cidadã podem ser

conhecidas a partir dos modelos de gestão para a responsabilidade social e das
normas de condutas expressas em códigos de ética e cartas de princípios (...). É para
gerar valor, e se perpetuar por meio dele, que companhias de todo o mundo se
reinventam quase diariamente, a fim de se adaptarem a um mercado cada vez mais
exigente, global e mutante. Entretanto, crescentemente, os empresários vêm
 36

tendo novas preocupações com a posição e a conquista de suas marcas no

mercado, fazendo com que suas estratégias empresariais recebam uma gama de
novos elementos, tais como ecologia, ética e cidadania, que orientarão as atitudes e
práticas da empresa perante o mercado.

Na dinâmica interna das grandes empresas pode-se verificar que não há uma
preocupação maior com os talentos que possuem, e que mecanismos de adaptação e
manutenção dessas pessoas especiais não são constantemente desenvolvidos a fim de evitar a
perda desses talentos. Algumas grandes empresas tem se destacado dentro do quadro nacional
na procura pela valorização do seu quadro funcional, através do oferecimento de inúmeros
benefícios pensados como parte da estratégia empresarial entre os quais se situam
experiências com gestão da informação ou com informação equivalente a conhecimento
construído com base no pragmatismo.

Práticas atuais como Banco de Talentos, programas especiais de Treinamento e

identificação de lideranças, entre outras vem sendo desenvolvidas com o objetivo de garantir
a sustentabilidade empresarial dentro de um quadro internacional extremamente competitivo.

Por outro lado, pode-se identificar certa confusão entre o tratamento dos
trabalhadores como “ativo empresarial” e a adoção de programas de gestão que considerem
esses mesmos trabalhadores dentro do quadro maior da qualidade de vida.

O bem-estar dos indivíduos que trabalham pode ser tomado sob diferentes enfoques,
e o que mais se verifica nos programas voltados para os trabalhadores é a associação entre
bem-estar e saúde física, cumprindo assim com a ideia que a redução do absenteísmo indicaria
uma boa saúde.

Outros indicadores como o sucesso profissional têm sido associados a uma

especialização e treinamentos contínuos, deixando de lado a compreensão do sucesso como
realização individual dentro dos projetos de vida singulares. A contribuição à empresa e os
resultados medidos quantitativamente são os critérios mais utilizados, minimizando, assim, a
preocupação e o investimento nas relações de trabalho satisfatórias.

Esse quadro aponta, ao cabo, para a necessidade de se desenvolverem tecnologias de

arquivística ajustadas às necessidades, adequadas aos meios de transmissão e com novos
modos de inserção da informação em acervos ou bancos de dados.

Chega-se, assim, a uma série de escolhas que tem que ser feitas para que a
arquivística possa seguir rumos novos e no contexto das empresas isso implica em saber qual
 37

a cultura da organização, como trabalham e como gerem as informações as pessoas que ali
estão, quais necessidades se pode identificar dentro de cada organização.

A cultura organizacional tem papel de relevo na escolha dos suportes de informação

e na adoção ou desenvolvimento de tecnologias de classificação, identificação e
armazenamento de informações. Uma empresa que se pauta por uma gestão democrática
apresenta uma cultura política que tende a ampliar a participação dos trabalhadores e
colaboradores em geral. Segundo Barquero (2001) ampliar essa participação tem relação com
o conhecimento de como as pessoas decodificam as normas e valores da organização e como
lidam com elas no seu cotidiano.

Assim, conhecer a cultura da organização pode ser a melhor maneira de identificar o

meio de informação e decodificação dos valores e normas gerais afetas a um grupo
organizado, seja sob a forma dos ideais políticos, seja sob as diretrizes econômicas
estabelecidas, seja sob o comando moral, seja, ainda, sob a forma da estrutura organizacional
que abrange um coletivo identificado pelos objetivos.

Está subentendido que a cultura organizacional reflete-se na maneira como cada

empresa se mantém no seu segmento de mercado, e nos resultados de seus negócios.

Por isso, essa valorização profissional precisa resistir, inclusive, em instituições

públicas. Essa talvez seja uma das grandes falhas do Estado para que ainda ocorram casos de
disfunção das características burocráticas.

3.5 A IMPORTÂNCIA DOS ESTUDOS DE USUÁRIOS

Deve-se por fim mencionar o usuário dos sistemas de arquivo e bancos de dados que,
segundo Arruda (apud Borges ;Casado 2009) precisa ter seu perfil estudado para dar
condições ao bibliotecário ou ao profissional de informações de melhor atendê-los.

Para Jardim (apud Oliveira 2006), é importante a realização de estudos de usuários

constantes para que se tenha perspectivas quanto a utilização das informações arquivísticas,
pois:
 38

O envolvimento dos usuários da informação arquivística nas políticas

arquivísticas é de fundamental importância, embora nem sempre fácil de ser
construído. Isso requer, por parte dos agentes públicos, promotores da
legislação arquivística, não apenas um conhecimento extensivo do universo
dos usuários dos arquivos, como também a oferta de mecanismos de
acessíveis de comunicação entre ambas as partes. As instituições e serviços
arquivísticos devem manter atualizadas as informações não apenas sobre
seus usuários, bem como sobre a parcela da sociedade que, por diversas
razões, não usufrui os serviços arquivísticos. Representantes do universo dos
diversos tipos de usuários – não apenas os acadêmicos – devem ser
estimulados a atuar na definição e desenvolvimento das políticas públicas
arquivísticas.

Em sua pesquisa Oliveira (2006), aborda vários aspectos tecnológicos, históricos e

culturais, que devem ser considerados para definir os tipos de usuários em um serviço de
arquivos, e conclui:

O arquivista ao realizar o tratamento intelectual de acervos deve perguntar-

se incessantemente para quem está organizando os acervos, qual forma mais
acessível de difundir os conteúdos desses acervos para o maior número
possível de usuários e quais os possíveis usos desses acervos. Cada um
desses aspectos refere-se ao contexto histórico em que o arquivista está
realizando seu trabalho. Dez anos mais tarde, possivelmente novas versões
para os conteúdos podem ser inscritas, uma vez que o contexto social já se
modificou.

Segundo Oliveira et al. (2009), existem duas maneiras de se realizar o estudo do

usuário. Pode-se realizar um estudo centrado nas bibliotecas e centros de informação com
foco nos procedimentos destas organizações em relação ao atendimento; ou, ainda estudos
centrados no usuário com foco na maneira como estes encontram as informações necessárias
aos seus trabalhos.

No longo estudo realizado por Oliveira et al (2009) estes investigaram os arquivos e

centros de informação em seus aspectos organizacionais e de gestão dos seus bancos (físicos e
digitais). Depois identificaram os usuários como sendo composto de 75% de alunos da –
Escola de Sociologia e Política – ESP, o que gerou em dados como percentual de frequência
por idade, por sexo, por demanda, por frequência semanal e mensal, frequência de salas, de
horários, utilização da infraestrutura, entre outros elementos que compuseram o estudo do
perfil.
 39

Encontram os pesquisadores uma massa de informações que possibilitou a

construção de um perfil. Para Oliveira et al. (2009) o usuário do centro de documentação da
ESP tem preferência por informações digitalizadas, deseja uma atualização do acervo com
aumento de títulos e de bibliografia básica. Quanto ao atendimento a instituição foi avaliada
como cordial oferta excelente de atendimento online (empréstimo, renovação, recuperação de
informações, entre outros).

Existem vários outros estudos sobre perfil de usuários de arquivos e de bancos de

dados, e isso leva a concluir que há um grande número de trabalhos dispersos que poderiam
ser reunidos para oferecer um embasamento maior sobre questões comuns a todos, como é o
caso da melhoria de bancos de dados, ou das consultas online.
 40

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Pode-se notar que nos últimos anos, houve um grande esforço no setor público em
promover a desburocratização do Estado, assim como, propostas para criar novas articulações
em termos de atendimento aos usuários de serviços públicos. Este esforço se enquadra hoje no
que se denomina gestão democrática da informação, que já não justifica mais procedimentos
que tenham como consequência afastar o usuário dos serviços de informação, seja esta uma
informação administrativa, ou informações decorrentes do conhecimento acumulado
científico, técnico e/ou tecnológico.

No que tange ao acesso às informações, principalmente no setor público, a

arquivística com sua interdisciplinaridade vem, aos poucos, ganhando seu espaço. Com
profissionais cada vez mais capacitados e aptos a disseminar cultura e conhecimento, usando
técnicas de organização e tratamento.

Nas organizações privadas há que se ressaltar a diferença de que todo o trabalho no

sentido de atendimento ao cliente final estará norteado pelo critério da lucratividade e da
economicidade de trabalho; e que, embora não se possa ter este mesmo critério para as
organizações públicas, se faz importante para a área de arquivística a direção do trabalho do
profissional seguir a política da transparência que é imposta a todos.

Com as práticas e as técnicas da arquivística é possível estabelecer regras e definir

espaços de maneira mais ágil e mais simplificada. Isto torna possível recuperar em menor
tempo a informação necessária e em qualquer momento Tal agilidade ocorrerá se for
conduzida por processos de classificação que auxiliam na manutenção dos arquivos e na
facilitação das estratégias e execução das atividades dos profissionais.

Estas práticas influenciam de maneira positiva o trabalho e a prestação de serviços das

empresas públicas à população - foco principal da Administração Pública, seguindo os
preceitos da organização e da praticidade.
 41

Sugere-se, enfim, que sejam realizados mais estudos sobre o perfil do usuário em
cada organização ou sistema, para que se possa adequar o trabalho do arquivista às
necessidades reais dos mesmos. Estes estudos contribuirão certamente para a redução dos
aspectos burocráticos.
 42

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