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TRESE Manual Processo de Trabalho Contratacoes Stic
TRESE Manual Processo de Trabalho Contratacoes Stic
DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE
CONTRATAÇÕES DE STIC
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Versão 1.0
Dezembro 2015
Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
HISTÓRICO DE VERSÕES
SUMÁRIO
1. OBJETIVO.....................................................................................................................5
2. ABRANGÊNCIA.............................................................................................................5
3. GESTOR DO PROCESSO............................................................................................5
5. TERMOS E ABREVIAÇÕES.........................................................................................6
8. DETALHAMENTO DO PROCESSO............................................................................11
9. ANEXOS......................................................................................................................18
10. REFERÊNCIAS.........................................................................................................19
Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
1. OBJETIVO
Este processo visa detalhar os procedimentos que antecedem as contratações de bens e
serviços de tecnologia da informação e comunicação (TIC) no âmbito do Tribunal
Regional Eleitoral de Sergipe (TRE-SE), a partir da concepção e elaboração do Plano de
Contratações de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (PCSTIC),
conforme disciplinado na Resolução CNJ nº 182, de 17 de outubro de 2013, que regula
contratações dessa natureza na esfera do Poder Judiciário.
2. ABRANGÊNCIA
Este Manual de Processo aplica-se aos magistrados e servidores (efetivos, requisitados,
cedidos, removidos ou ocupantes de cargos em comissão) do Tribunal Regional Eleitoral
de Sergipe que estejam no efetivo exercício dos respectivos cargos, funções ou
atividades equivalentes.
3. GESTOR DO PROCESSO
A Assessoria de Planejamento e Gestão da Secretaria de Tecnologia da Informação
(ASPAN-STI) é a unidade responsável pela gestão do processo, cabendo-lhe
acompanhar, controlar e melhorar o processo. As dúvidas e sugestões de melhoria serão
enviadas à ASPLAN-STI para análise e providências necessárias.
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
5. TERMOS E ABREVIAÇÕES
Na tabela a seguir estão listados os termos e abreviações utilizadas neste documento:
Item Descrição
Acrônimo do inglês Business Process Model and Notation –
(Notação e modelo de processos de negócio) – é uma
abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar,
BPMN documentar, implantar, medir, monitorar, controlar e melhorar
processos de negócio com o objetivo de alcançar resultados
consistentes e alinhados com as estratégias de uma
organização.
Todo trabalho que é realizado em uma organização. Pode ser
Atividade um processo, subprocesso, tarefa, projeto, etc. Normalmente,
é aquilo que se deseja controlar.
Processo Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que
transformam entradas em saídas. Usualmente, possui
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Item Descrição
características de repetitividade.
É uma atividade elementar do último nível de decomposição de
Tarefa
um processo.
É algo que "ocorre" durante o curso de um processo. Eventos
Evento indicam o fluxo do processo e, usualmente, possuem uma
causa (gatilho) ou um impacto (resultado).
Representa uma visão geral de um conjunto de processos.
Macroprocesso Normalmente, é o maior nível na estrutura de processos de
uma organização ou unidade de negócio.
Um conjunto complexo de organização, infraestrutura e
Negócio pessoas que existem para entregar valor para um grupo de
clientes e gerar retorno para um grupo de interessados.
Conjunto de atividades que produzem valor para um grupo de
Processo de negócio
interessados.
Processo de negócio interfuncional, que serve clientes
Processo de negócio
determinados e entrega valor para eles. Representa a
finalístico ou primário
essência de uma organização.
Processo de apoio ou de Apoia a realização dos processos finalísticos. Não gera valor
suporte direto para os clientes.
Processo gerencial ou É utilizado para definir, medir, monitorar e controlar um negócio
estratégico visando atingir os objetivos de uma organização.
Plano de Contratações de Soluções de Tecnologia da
PCSTIC
Informação e Comunicação.
A unidade responsável pela solicitação da aquisição e, no caso
de despesas de manutenção, pela consolidação da demanda
Unidade solicitante
por determinado material, obra ou serviço no âmbito do TRE.
(vide Instrução Administrativa 23 - IA23)
A unidade que manifesta o interesse pela aquisição de
Unidade interessada determinado material, obra ou serviço à unidade solicitante.
(vide Instrução Administrativa 23 - IA23)
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
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7. REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DO PROCESSO
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8. DETALHAMENTO DO PROCESSO
O processo de Elaboração do Plano de Contratações de Soluções de Tecnologia da
Informação e Comunicação (PCSTIC), cujo produto principal é o "Plano de Contratações
de STIC" aprovado pela Presidência do TRE-SE, inicia-se a partir da ocorrência de três
eventos possíveis.
O segundo evento (denominado fluxo alternativo neste manual) que pode dar início ao
processo são as solicitações de contratações de TIC pelas áres de negócio do TRE-SE
(incluíndo a própria Secretaria de Tecnologia da Informação - STI), que por algum motivo
não foram identificadas no momento da elaboração da proposta orçamentária anual, ou
seja, essas necessidades não constam da proposta orçamentária, tampouco do
orçamento em vigor.
O outro evento (também denominado fluxo alternativo neste manual) que pode ensejar a
execução do processo é a comunicação, por parte da Seção de Licitações e Contratos
(SELIC), de que alguma contratação de TIC não prosperou, cabendo, portanto, decidir
acerca da conveniência e oportunidade de se realizar uma nova contratação,
considerando diversos aspectos, conforme será melhor detalhado nas seções seguintes.
Em primeiro lugar será detalhado o fluxo de tarefas desencadeado pelo primeiro evento
descrito anteriormente, ou seja, pela chegada do mês de novembro do ano anterior à
realização das contratações pretendidas.
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Valida PCSTIC
Objetivo:
Validar o PCSTIC antes de disponibilizá-lo para assinatura do
Presidente do TRE-SE.
Responsável:
Diretor-Geral
Entradas:
• Minuta do Plano de Contratações de STIC
Descrição das tarefas:
• A minuta do plano de contratações de STIC será avaliada, preliminarmente, pelo
Diretor-Geral, quanto à conveniência e oportunidade da contratação dos itens
pretendidos;
• Caso sejam necessárias alterações, a minuta do plano deverá ser enviada de
volta para a ASPLAN-STI efetuar os ajustes necessários.
• Assim que o plano for aprovado pelo Diretor-Geral, deverá ser disponibilizado
para assinatura do Presidente do TRE-SE.
Observações:
• Não se aplica.
Saídas:
• Minuta do plano de contratações de STIC validada pelo Diretor-Geral.
Referências:
• Não se aplica
Materiais/Sistemas auxiliares:
• Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Ajusta PCSTIC
Objetivo:
Adequar a minuta do PCSTIC às recomendações feitas pelo Diretor-
Geral.
Responsável:
ASPLAN-STI
Entradas:
• Solicitação de alterações na Minuta do Plano de Contratações de STIC.
Descrição das tarefas:
• Efetuar as inclusões, exclusões ou alterações na minuta do PCSTIC, conforme
determinado pelo Diretor-Geral.
Observações:
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Ajusta PCSTIC
• Realizados os ajustes necessários, submeter novamente a minuta do PCSTIC
para apreciação do Diretor-Geral.
Saídas:
• Minuta do plano de contratações de STIC ajustada.
Referências:
• Não se aplica
Materiais/Sistemas auxiliares:
• Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Aprova PCSTIC
Objetivo:
Formalizar Plano de Contratações de Soluções de Tecnologia da
Informação e Comunicação, mediante assinatura do Presidente do
TRE-SE.
Responsável:
Presidente
Entradas:
• Minuta do Plano de Contratações de STIC aprovada pelo Diretor-Geral.
Descrição das tarefas:
• Após análise preliminar e aprovação do Diretor-Geral, o Presidente do TRE-SE
apõe sua assinatura no PCSTIC, formalizando-o;
• O processo de Planejamento de Contratações de TIC é encerrado.
Observações:
• A assinatura será realizada eletrônicamente no sistema SEI.
Saídas:
• Plano de Contratações de STIC assinado pelo Presidente.
Referências:
• Não se aplica
Materiais/Sistemas auxiliares:
• Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Nesta seção do manual serão descritas as tarefas relacionadas aos dois eventos
adicionais que desencadeiam a execução do presente processo, ou seja, as
necessidades de contratação de bens e serviços de TIC não identificadas no momento da
elaboração da proposta orçamentária do TRE-SE e a comunicação, por parte da SELIC,
de que alguma licitação de informática foi mal-sucedida.
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Avalia solicitação
Objetivo:
Avaliar a necessidade de se iniciar um processo licitatório,
considerando o bem ou serviço de TIC requerido.
Responsável:
Secretaria de Tecnologia da Informação
Entradas:
• Consulta da unidade interessada, via sistema SEI, endereçada ao Secretário de
Tecnologia da Informação, nos casos previstos no item 8.2, alínea "a", deste
manual;
• Mensagem da Seção de Licitações e Contratos (SELIC) informando a respeito de
contratações de bens ou serviços de informática que não prosperaram.
Descrição das tarefas:
• A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) deverá avaliar a necessidade de
se iniciar uma nova contratação
◦ Se a STI puder atender a demanda com recursos próprios, a solicitação da
unidade interessada deverá ser tratada pelo processo "Cumprimento da
Requisição", responsável pelo atendimento das solicitações rotineiras, isto é,
não necessitam ser contratadas.
◦ Caso a STI não possa atender a demanda, deve submetê-la, via SEI, para
análise do Diretor-Geral, da conveniência e oportunidade de se realizar uma
nova contratação. O mesmo procedimento se aplica às contratações dos bens,
cujos processo licitatórios foram frustrados (comunicação da SELIC).
• Enviar, via sistema SEI, despacho solicitando aprovação do Diretor-Geral, para
inclusão dos bens ou serviços em questão no PCSTIC.
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Observações:
• A solicitação para inclusão de bens ou serviços no PCSTIC deverá ser realizada
mediante envio de Comunicação Interna (CI), cujo modelo encontra-se disponível
no sistema SEI, detalhando os motivos que a ensejaram;
• Tratando-se de contratação mal-sucedida (comunicada pela SELIC), a submissão
do pedido de inclusão no PCSTIC será realizada pela própria STI, devendo a
unidade solicitante ser consultada previamente, se a demanda permanece válida,
ou seja, se a necessidade pelo bem ou serviço perdura;
◦ Convém destacar que, se houver viabilidade de se contratar o bem ou serviço
no mesmo ano (em que a licitação foi mal-sucedida), não será necessário
alterar o PCSTIC, uma vez que ele já consta do referido plano.
• O despacho que solicita a inclusão dos bens ou serviços no PCSTIC deverá ser
enviado pelo Secretário de Tecnologia da Informação, ou quem ele delegar, para
aprovação do Diretor-Geral, devendo o documento fazer referência às
informações/documentos que desencadearam os pedidos;
• Além da referência às informações das unidades solicitantes, deverá ser anexada
ao processo, se for o caso, a ata de resultado do pregão, cujo objeto não pôde ser
adquirido.
Saídas:
• Solicitações de contratações das unidades interessadas avaliadas quanto à
possibilidade ou não de atendimento por parte da STI;
• Despacho, destinado ao Diretor-Geral, solicitando a inclusão de bens ou serviços
de informática no PCSTIC, se for o caso.
Referências:
• Não se aplica
Materiais/Sistemas auxiliares:
• Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
• Comunicação Interna (modelo disponível no sistema SEI).
Analisa solicitação
Objetivo:
Diretor-Geral avalia quanto à conveniência e oportunidade de se incluir
bem/serviço no PCSTIC.
Responsável:
Diretor-Geral
Entradas:
• Requisição de inclusão de bem/serviço no PCSTIC enviado pela STI.
Descrição das tarefas:
• O Diretor-Geral avaliará a conveniência e oportunidade de se incluir o bem ou serviço de
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Manual do Processo de Trabalho de
Elaboração do PCSTIC
Analisa solicitação
informática no PCSTIC do ano atual ou no plano do ano seguinte;
◦ Se a solicitação for acatada, o fluxo do processo retorna para execução da tarefa
"Gera minuta PCSTIC", seguindo o fluxo principal do processo.
◦ Caso contrário, a solicitação é indeferida pelo Diretor-Geral, encerrando-se o
processo.
Observações:
• Independentemente da deliberação do Diretor-Geral, a STI deverá dar ciência à unidade
solicitante, sobre a decisão.
Saídas:
• Decisão do Diretor-Geral quanto à inclusão ou não de bem ou serviço no PCSTIC.
Referências:
• Não se aplica
Materiais/Sistemas auxiliares:
• Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
• Despacho (modelo disponível no sistema SEI).
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9. ANEXOS
Prazo de Entrega
Vínculo com o PDTI, PETIC ou
Item Despesa Agregada Objetivo da Contratação Breve Justificativa Estudos Termo de Fonte de Valor em R$
PEI
Preliminares Referência Recurso
Contratação de suporte do programa Power Design
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 41.499,88
utillizado pela SEADA.
Contratação de serviço de suporte para correio
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 60.000,00
eletrônico corporativo.
Aquisição de licenças de Corel Draw Graphics Suite
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 7.500,00
para elaboração de layouts e design da ASCOM.
Aquisição de licenças de Microsoft Office Professional
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 10.000,00
para atendimento necessidades da SAO e ASCOM.
Aquisição de licença de 3D Issue App para elaboração Melhoria da Infraestrutura e
1 Aquisição de software Licenças de uso de software
material de divulgação para plataformas móveis pela 01/03/16 31/03/16 4490.39.93 1.600,00 Governança de TIC
ASCOM.
Aquisição de licenças de Prezi Desktop para
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 1.100,00
elaboração material de divulgação pela ASCOM.
Aquisição de licenças para o serviço Adobe Creative
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 10.000,00
Cloud.
Aquisição de licenças de ferramenta para apoio ao
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 34.996,12
desenvolvimento de software em Java.
Aquisição de licenças de acesso para Windows Server
01/03/16 31/03/16 4490.39.93 16.000,00
2012.
Contratação de serviços de implantação de fibra ótica
Despesas de Melhoria da Infraestrutura e
2 Implantação fibra óptica interligando os switches da rede lógica de todas as 01/02/16 27/05/16 3390.39.97 116.400,00
Teleprocessamento Governança de TIC
unidades da sede do TRE-SE.
Aquisição de impressora térmica para impressão de
Impressora 04/04/16 29/04/16 4490.52.35 4.800,00
etiquetas na SECAD.
Aquisição de monitores de vídeo para substituição dos
equipamentos defeituosos e para acompanharem os
Monitor de vídeo 04/04/16 29/04/16 4490.52.35 45.099,71
computadores DATEN adquiridos pelo TSE sem
monitor.
Aquisição de notebooks para atualização dos
Equipamentos de Notebook 04/04/16 29/04/16 4490.52.35 28.000,00 Melhoria da Infraestrutura e
3 equipamentos em uso no Tribunal.
informática Governança de TIC
Aquisição de scanner para atendimento das
necessidades da COGIN e aquelas decorrentes da
Scanner 04/04/16 29/04/16 4490.52.35 44.004,00
implantação do Sistema Eletrônico de Informações
(SEI).
Aquisição de storages departamentais para
Storage atendimento das demandas de suporte da SEAPU e 04/04/16 29/04/16 4490.52.35 6.000,00
SESOP.
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10. REFERÊNCIAS
• Apostila do curso "Notação BPMN e Ferramenta Bizagi" ministrado pela equipe do
Escritório de Processos do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, disponível em:
http://intranet.tre-se.gov.br/institucional/escritorio-de-processos/slides;
• BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.521/2003-TCU-Plenário;
• Business Process Model and Notation (BPMN), Versão 2.0;
• Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM: uma referência para implantação
prática / Roquemar Baldam, Rogerio Valle, Henrique Rozenfeld. - 1 ed. - Rio de
Janeiro: Elsevier, 2014.
• Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação:
riscos e controles para o planejamento da contratação /Tribunal de Contas da
União. – Versão 1.0. – Brasília: TCU, 2012;
• Instrução Administrativa nº 23 do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, Versão 4,
de 04/11/2015;
• ITIL 2011, biblioteca de boas práticas em Gerenciamento de Serviços de TI; (ITIL
Strategy, 2011), (ITIL Design, 2011), (ITIL Operation, 2011), (ITIL Improvement,
2011), (ITIL Transition, 2011);
• Manual do Escritório de Processos do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe,
Versão 1.1, Dezembro de 2014;
• Planejamento Estratégico do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe 2015-2020,
instituído pela Resolução TRE-SE 161/2014;
• Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (PETIC) do
Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, instituído pela Portaria TRE-SE nº
485/2015;
• Resolução CNJ Nº 182, de 17 de outubro de 2013, que dispõe sobre diretrizes para
as contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação pelos
órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de
Justiça (CNJ).
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